ROTEIRO PARA ENVIO DE AVISOS AUTOMTICO

O sistema permite a criao de avisos automticos para serem enviados aos funcionrios, chefes, supervisores ou terceiros. Segue as informaes necessrias para este processo:

1 Passo:
No cadastro dos usurios do aplicativo, menu Cadastros | Segurana | Usurios | aba Identificao, no campo Email deve ser informado o endereo eletrnico do destinatrio que receber a mensagem.

2 Passo:
Parametrizao do servidor de e-mails pelo menu Opes | Parmetros | Globais | aba Envio de E-mails:

Parmetros da Coligada Atual: Informe os dados para os parmetros que sero utilizados na coligada em uso. Estes dados iro prevalecer sobre os dados informados nos Parmetros Default (ao lado). Servidor SMTP (para envio de e-mails): Informe o nome do servidor SMTP, isto , o servidor de correios eletrnicos a ser utilizado na empresa para o envio dos e-mails nesta coligada. Exemplo: servidor.empresa.com.br Ateno: Este campo deve ser preenchido com o nome do servidor de correio eletrnico usado pela empresa (Exchange, LotusNotes, Linux). O servidor SMTP pode ser interno ou externo. No caso de servidor interno, consulte o administrador interno da rede para se informar do nome do servidor SMTP. No caso de servidor externo, o nome do servidor SMTP deve ser informado pelo provedor da empresa. Exige autenticao do servidor de e-mails: Se esta opo estiver marcada ser exigida do servidor a autenticao dos e-mails, isto , ser necessrio que o servidor valide o usurio e a senha do usurio que est enviando o e-mail. Usurio: Informe o nome do usurio que ser utilizado para se realizar uma conexo com o servidor SMTP. Observaes: O usurio que ser utilizado no precisa ser necessariamente o usurio de acesso base de dados, mas sim o usurio da rede que tem acesso e permisso para realizar o envio de e-mails no servidor de e-mails que estiver informado no campo Servidor SMTP (para envio de e-mails). Senha: Informe a senha do usurio que ser utilizado para se realizar uma conexo com o servidor SMTP (campo no obrigatrio). Nmero de e-mails: Informe o nmero de e-mails que sero enviados de cada vez, quando for disparado automaticamente o envio dos e-mails. Um nmero alto indica que o sistema, ao disparar o envio de e-mails, demorar mais tempo realizando a operao, mas a fila ser esvaziada mais rapidamente. Um nmero baixo indica que o sistema, ao disparar o envio de e-mails ser mais gil (em vista de um nmero pequeno de e-mails a enviar), mas a fila ser esvaziada de maneira mais lenta. Intervalo (minutos): Informe de quantos em quantos minutos a aplicao ir enviar os e-mails que esto na fila. Testar parmetros para envio de e-mail's : A funo deste boto verificar se as configuraes feitas para envio de e-mail esto funcionando corretamente. Parmetros Default Informe os dados para os parmetros que sero utilizados por todas as coligadas quando estes no forem informados nos Parmetros da Coligada Atual. Observaes: Os parmetros so os mesmos para a Coligada Atual. Se todas as coligadas possurem o mesmo servidor, basta preencher os campos dos Parmetros Default. Se apenas uma coligada possuir um servidor diferente, para esta coligada, preencha apenas os campos dos Parmetros da Coligada Atual. Se cada coligada possuir um servidor diferente, preencha para cada coligada os campos dos Parmetros da Coligada Atual e no preencha os campos dos Parmetros Default.

3 Passo:
Outros parmetros para o Envio de e-mail so encontrados no menu Opes / Parmetros / RM Labore / Aba Parmetros / Outros Parmetros:

Avisos Automticos Ativar envio de avisos automticos: Selecionando esta opo, o sistema ativar o envio de Avisos automticos que esto programados no menu Utilitrios | Avisos Automticos. Ativa log do aviso automtico: Selecionando esta opo o sistema habilitar o log de execuo dos Avisos Automticos. Este log ser criado na pasta onde se encontra instalado o sistema. Utilizar e-mail do seguinte cadastro Funcionrio: Marcando esta opo, o sistema considerar como o endereo eletrnico do funcionrio aquele informado em seu cadastro no menu Cadastros | Funcionrios | aba Identificao, no campo e-mail; Usurio: Marcando esta opo, o sistema considerar como o endereo eletrnico o do usurio do funcionrio aquele cadastrado em Cadastros | Segurana | Usurios, no campo e-mail. Intervalo gerao dos avisos Digite o intervalo de tempo (em minutos) em que o sistema ir gerar e enviar os avisos automticos. Observao 1: Para usurios que possuem uma base maior devero usar um tempo menor, para que assim o sistema envie as mensagens com maior rapidez. Observao 2: Para melhor desempenho, considere na definio do intervalo de tempo de gerao dos avisos os parmetros estabelecidos em Opes | Globais | aba Envio de e-mails | quadro Parmetros da Coligada atual .

E-mail do remetente Digite o endereo eletrnico de quem est enviando a mensagem. Observao: Se este parmetro no for definido, avisos de forma de envio por e-mail no sero gerados.

4 Passo:
Verifique se foram cadastrados os chefes e os supervisores para as sees existentes na empresa. O cadastro efetuado pelo menu Cadastros | Tabelas Auxiliares | Chefes e Supervisores.

Caso no tenha chefes ou supervisores cadastrados, dever faz-lo, pois se desejar enviar os avisos automticos a chefes e supervisores o sistema far a considerao deste cadastro.

5 Passo:
Incluir os avisos automticos pelo menu Utilitrios | Avisos Automticos .

Aba Parmetros da Programao: Aviso Descrio: Informe a descrio do Aviso automtico. Tipo: Sero definidos os tipos de avisos conforme constados no campo *.
* Tipos de Aviso: 1 - Escala de ferias Ser enviado um aviso automtico pelo RM Labore toda vez que um (ou mais) funcionrios estiverem para tirar frias (incio de gozo prximo). Este aviso tem como finalidade notificar os chefes da devida falta que aquele funcionrio possa fazer e possivelmente, providenciar mudanas estruturais para minimizar o impacto (caso necessrio). O nmero de dias de antecedncia que ser enviado o aviso controlado pelo Nro. Dias Referncia. 2 - Trmino de Contrato de trabalho Ser enviado um aviso automtico pelo RM Labore toda vez que um (ou mais) funcionrios estiverem com contratos a vencer (data de trmino de contrato prxima). Este aviso tem como finalidade notificar os chefes com antecedncia de modo que estes possam se preparar para a contratao ou demisso do(s) funcionrio(s) em questo. O nmero de dias de antecedncia que ser enviado o aviso controlado pelo Nro. Dias Referncia 3 - Frias em dobro Ser enviado um aviso automtico pelo RM Labore toda vez que um (ou mais) funcionrios estiverem para vencer frias em dobro (data de vencimento de frias anterior a um ano da data atual). Este aviso tem como finalidade notificar os chefes de que eles tero de pagar as frias dobradas ao funcionrio caso este no tire frias imediatamente. 4 - Alterao de Salrio Ser enviad8 um aviso automtico pelo RM Labore toda vez que um (ou mais) funcionrios tiverem o salrio alterado. Este aviso tem como finalidade notificar os chefes das alteraes de salrio e avisar aos funcionrios o novo salrio. 5 - Alterao de Funo Ser enviado um aviso automtico pelo RM Labore toda vez que um (ou mais) funcionrios sofrerem alterao na funo. Este aviso tem como finalidade notificar os chefes qualquer alterao da funo do funcionrio alocado na empresa. 6 - Demisso Ser enviado um aviso automtico pelo RM Labore toda vez que um (ou mais) funcionrios forem demitidos. 7 - Solicitao alterao dados bancrios Ser enviado um aviso automtico pelo RM Labore toda vez que um (ou mais) funcionrios solicitarem a alterao de dados bancrios via QUIOSQUE ou RM Labore.net. 8 - Confirmao alterao dados bancrios Ser enviado um aviso automtico pelo RM Labore toda vez que o usurio realizar a aprovao dos Dados em Rotinas|Aprovaes de Alteraes Cadastrais ou realizar a liberao de Competncia, dependendo assim do Parmetro "Enviar direto para o cadastro de funcionrios" em opes | parmetros | rmlabore.net | grupo de acesso ao rmlabore.net | pasta parmetros do grupo de acesso ao rmlabore.net . 9 - Outros O tipo de mensagens "Outros" foi criado para permitir que os clientes peam customizaes do comportamento do envio de mensagens, permitindo equipe de desenvolvimento uma flexibilidade maior para a implementao destes cdigos.

Tipo de Anotao pessoal: Este campo determina os tipos de anotaes pessoais constados no campo. Observao: Este campo ser habilitado para usurios que optarem pelo tipo de Aviso "Anotao Pessoal" Tipo de Funcionrio (Trmino de Contrato): Este campo determina os tipos de funcionrios com trmino de contrato constados no campo. Observao: Este campo ser habilitado para usurios que optarem pelo tipo de Aviso "Trmino de Contrato". N dias Referncia: Este parmetro serve para determinar o intervalo de tempo em dias que uma programao ir gerar uma mensagem para determinado destinatrio tendo como referncia data de ocorrncia do evento menos o nmero de dias de referncia. Exemplo: Um funcionrio vai tirar frias no dia 01/06/2002, se colocarmos o valor "30" no campo dias de referncia, ser gerada uma mensagem para o grupo selecionado quando fizer 30 ou menos dias do dia que ele tirar frias, ou seja, 01/05/02. Observao: O sistema s verifica esta data para os Avisos "Escala de Frias" e "Trmino de contrato".

Informa usurio responsvel: Esta opo permite identificar o cdigo do usurio do RM Labore que disparou o fato gerador do aviso. Dessa forma, aparecer no corpo da mensagem do aviso a frase "Usurio responsvel pela alterao: XXX", onde XXX o cdigo do usurio do RM Labore. Observao: A opo "Informa usurio responsvel" no estar disponvel nas seguintes situaes: a) quando o tipo de aviso for "Escala de Frias", "Trmino de Contrato" ou "Frias em Dobro", pois o fato gerador dessas categorias depende de circunstncias de prazos e no da ao direta de um usurio. b) quando a forma de montagem for outra diferente da opo "Padro (agrupamento por funcionrio)". Ativo Este campo permite habilitar/desabilitar um determinado aviso sem a necessidade de excluso. Freqncia de execuo Periodicidade Marque qual ser a periodicidade dos envios dos avisos. Executar novamente Informe a quantidade de dias da execuo do envio. Prxima execuo: Este campo serve para indicar qual ser a prxima data (calendrio) que o aviso ser executado. Exemplo: Periodicidade= diria Prxima Execuo = 25/04/2008 Executar novamente = 1 O aviso ser processado diariamente, e a data e prxima execuo ser alterada para 26/04/2008. Periodicidade= mensal Prxima Execuo = 25/04/2008 Complemento = 1 O aviso ser processado mensalmente, e a data e prxima execuo ser alterada para 25/05/2008. Seleo das frmulas Cdigo da frmula para o cabealho: Informe frmula que ser executada antes dos detalhes de uma mensagem. Cdigo da frmula para o detalhe: Informe a frmula que ser executada para cada um dos funcionrios encontrados dentro de um determinado grupo. Cdigo da frmula para o rodap: Informe a frmula que ser executada antes de terminar o e-mail Exemplo para agrupamento de funcionrios: Frmula para Cabealho: CONCAT('Prezado(a) ', TABFUNC('NOME', 'S')) Frmula para detalhe: CONCAT('O seu salrio foi alterado para:' ,STR(RC,'0000.00')) Frmula para rodap: 'Parabns!' Com as frmulas acima ser enviada a seguinte mensagem ao funcionrio: Prezado(a) CARLOS VICENTINO MORAES O seu salrio foi alterado para 1000.00. Parabns! Observao: 1) - Normalmente os dizeres das mensagens so diferenciados de acordo com o Agrupamento utilizado, neste caso dever ser criado outros Avisos com o mesmo cdigo alterando o Tipo de agrupamento as frmulas e/ou os relatrios utilizados. Opes de envio Forma de envio E-Mail: Marcando esta opo, informe um ou mais endereos eletrnicos para os quais sero enviadas as mensagens alm dos destinatrios do agrupamento.

Mensagem na Tela: Se marcada esta opo, o campo acima mudar o nome para Usurio(s) de terceiro(s). (Separado(s) por ponto e vrgula). Informe um ou mais usurios para os quais sero enviadas as mensagens alm dos usurios do agrupamento Forma de montagem Esta opo ir montar a mensagem a ser enviada para o grupo de destinatrios. Padro (agrupamento por funcionrio): O sistema enviar a mensagem padro, cadastrada internamente no aplicativo. Frmula: Os avisos automticos sero montados de acordo com o contedo das frmulas informadas nos campos, Cdigo da frmula para o cabealho, Cdigo da frmula para o detalhe e Cdigo da frmula para o rodap. Gerador de Relatrios: Os avisos automticos sero montados de acordo com o relatrio previamente criado no Gerador de Relatrios, sendo que o relatrio (menu Relatrios | Gerador) dever ter campo Tipo do Relatrio = Aviso Automtico e o Tipo de Sada = Texto.

Campos do Relatrio:

No cadastro do Aviso Automtico, selecionando este campo Gerador de Relatrios o sistema habilitar uma nova pasta, denominada "Forma de montagem Gerador de Relatrios". Interno do sistema, onde devero ser selecionados os filtros do relatrio que poder usar a imagem abaixo como padro:

Destinatrio(s) Agrupado por Funcionrio: Quando agrupado por funcionrio, os e-mails sero enviados para o(s) Funcionrio(s), sendo possvel tambm o envio de mensagens para o(s) Supervisor, Chefe e Terceiro. Exemplo "Prezado CARLOS VICENTINO MORAES, o seu salrio foi alterado para R$ 1000.00." Supervisor Quando agrupado por Supervisor, os e-mails sero enviados para o(s) Supervisore(s) do(s) funcionrio(s) de acordo com o Cadastro da tabela de Cadastros de Chefes e Supervisores, neste agrupamento ser possvel enviar a mensagem tambm para o Chefe. Chefe Quando agrupado por chefe, os e-mails sero enviados somente para o(s) Chefe(s) do(s) funcionrio(s) de acordo com o Cadastro da tabela de Cadastros de Chefes e Supervisores , e deve-se definir a quebra por chefe. Seo Quando agrupado por seo, os e-mails sero enviados para o(s) Chefe(s) da seo e/ou para terceiros e deve-se definir a quebra de seo. Enviar para Funcionrio: A mensagem ser enviada para o funcionrio. Chefe(s): Marque esta opo para que a mensagem seja enviada tambm para o chefe do funcionrio alem do agrupamento definido. Esta opo s ficar habilitada quando o agrupamento for por Supervisor/Funcionrio. Exemplo: Agrupamento por funcionrio. A mensagem ser enviada apenas para o funcionrio e se marcar esta opo ser enviada tambm para o chefe do mesmo. Supervisor Marque esta opo para que a mensagem seja enviada tambm para o supervisor do funcionrio observando o agrupamento definido. Exemplo:

Agrupamento por funcionrio. A mensagem ser enviada apenas para o funcionrio e se marcar esta opo ser enviada tambm para o supervisor(s) do mesmo. E-mail(s) de terceiro(s): (Separados por ponto e vrgula) Informe um ou mais endereos eletrnicos para os quais sero enviadas as mensagens alm dos destinatrios do agrupamento. Quebra por Chefe Quando o agrupamento for por chefe, deve-se definir a quebra de Chefe do(s) Funcionrio(s) de acordo com a tabela Cadastros de Chefes e Supervisores. Quebra por Seo Quando o agrupamento for por Seo, deve-se definir a quebra de Seo que deseja ser enviado o e-mail.

6 Passo:
Envio do Aviso Aps parametrizado o envio do aviso, conforme o passo acima, o mesmo ser enviado automaticamente ao processar o tipo de aviso desejado (demisso, alterao salarial, alterao de funo...) ou poder ser enviado acessando o cadastro do Aviso, menu Utilitrios | Avisos Automticos, e selecionando o cone Enviar Aviso.

Aps o envio do aviso por e-mail, o histrico poder ser visualizado no menu Utilitrios | Histrico de E-mails enviados.