UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA Faculdade de Filosofia e Cincias Campus de Marlia Departamento de Cincia da Informao

Introduo ao Planejamento

Profa. Marta Valentim

Marlia 2011

Conceitos de Planejamento
"Funo ou tcnica dinmica de administrao. considerado

um dos melhores mtodos de preparar uma organizao para as mudanas contnuas que ocorrem em seu ambiente" (MEGGINSON; MOSLEY; PIETRI JR., 1998).
"Planejamento o esboo do futuro e a criao e seleo de

meios para atingi-lo" (ACKOFF, 1996).

"Planejar decidir antecipadamente o que deve ser feito, um

plano, uma linha de ao pr-estabelecida" (NEWMAN, 1991).

" um processo que comea com a determinao de objetivos,

define estratgias, polticas, e detalha planos para conseguilos" (STEINER, 1997).

" o processo que implica na formulao de um conjunto de

decises sobre as aes futuras. Planejar antecipadamente, o que fazer" (FARIA, 1997).
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decidir,

Definies de Planejamento
"Planejamento definido como ato ou processo de elaborar ou

implementar planos, estabelecendo metas, objetivos, polticas e procedimentos, para uma unidade social ou econmica" (WEBSTER, 2000).
" a aplicao sistemtica do conhecimento humano para prever e

avaliar cursos de ao alternativos, com vistas tomada de decises adequadas e racionais que sirvam de base para a ao futura" (FERREIRA, 2006).
"Planejar escolher um curso de ao e decidir adiantadamente o que

deve ser feito, em que seqncia, quando e como. O bom planejamento procura considerar a natureza do futuro em que as decises e as aes de planejamento visam a operar, bem como o perodo corrente em que so feitos os planos" (MEGGINSON; MOSLEY; PIETRI JR., 1998).
"Funo primordial a ser desempenhada. O planejamento determina os

objetivos a atingir e os tipos de controle necessrios que a administrao da empresa dever adotar. E, como tal, o planejamento tem caractersticas prprias e definidas" (FARIA, 1997).
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Importncia do Planejamento
Prever o futuro e dar opes de direes; Contrabalanar a incerteza nas decises e as modificaes do ambiente; Concentrar a ateno nos objetivos e metas que devem ser atingidos; Assegurar o funcionamento econmico, bem como ter mecanismos de controle; Identificar e isolar as aes presentes e seus resultados buscando melhoria para o futuro; Gerenciar a competio interna com melhor resultado; Visualizar e acompanhar as mudanas tecnolgicas, sociais e econmicas; Amenizar a falta de inovao; Estabelecer novos paradigmas para a organizao e para as pessoas; Estar em sintonia com as polticas internas e externas; Conhecer os pontos fortes e fracos da organizao, bem como seus gargalos e oportunidades.

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Natureza e Propsito do Planejamento

Quatro funes essenciais para a qualquer tipo de unidade de trabalho:
1. 2. 3. 4. Organizao; Direo; Controle; Planejamento.

gesto

de

Seis perguntas planejamento:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

essenciais

para

elaborar

um

O que fazer? Como fazer? Quando fazer? Onde fazer? Com que meios fazer? Para que fazer?

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Caractersticas Gerais do Planejamento

1. Processo ou conjunto de subprocessos; 2. No aleatrio, sistematizado e proporciona maior eficincia s metas e objetivos propostos; 3. Contm um conjunto de fases (subprocessos) pelas quais se realizam suas atividades e operaes; 4. Apresenta relaes de interdependncia entre as partes que o compe; 5. Tpico processo que auxilia a tomada de deciso; 6. Planejamento , portanto, um processo permanente e metdico de abordagem racional e cientfica para a resoluo de problemas; 7. Permanente, pois uma ao construda sobre um conjunto dinmico de variveis em determinado momento histrico; 8. Metdico, porquanto uma sequncia de atos decisrios, ordenados em fases definidas e baseadas em conhecimentos cientficos e tcnicos.
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Caractersticas Gerais do Planejamento

9. um processo permanente e contnuo:
Em outros termos, o planejamento realizado continuamente dentro da uma organizao e no se esgota na simples montagem de um plano de ao. Muitos autores preferem dizer que o planejamento mais uma questo de mentalidade da administrao, do que propriamente um elemento de programas e planos de ao.

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Caractersticas Gerais do Planejamento

10. Est sempre voltado para o futuro:
O planejamento est intimamente ligado com a previso, embora no se confunda com ela. O aspecto de temporalidade e de futuro est implcito no conceito de planejamento. No fundo, o planejamento uma relao entre coisas a fazer e o tempo disponvel para isso. Como o passado j se foi e o presente est sendo, com o futuro que o planejamento se preocupa.

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Caractersticas Gerais do Planejamento

11. Visa a racionalidade da tomada de deciso:
Ao estabelecer esquemas para o futuro, o planejamento funciona como um meio de orientar o processo decisrio, dando-lhe maior racionalidade e subtraindo a incerteza subjacente a qualquer tomada de deciso. Em certo sentido, o planejamento limita as alternativas de deciso e retira razovel parcela de liberdade para decidir, mas em compensao imprime maior dose de segurana e consistncia das escolhas feitas.

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Caractersticas Gerais do Planejamento

12. Visa selecionar entre vrias alternativas um curso de ao:
O planejamento um curso de ao escolhido dentre vrias alternativas de caminhos potenciais. Quando se escolhe um curso de ao, deixa-se de lado todas as demais alternativas que foram rejeitadas por algum motivo ou razo. O curso de ao selecionado pode ter uma durao imensamente varivel desde curto a longo prazo , e pode ter uma amplitude igualmente varivel abrangendo toda a organizao ou apenas uma determinada unidade de trabalho , mas sua escolha deve ser baseada em funo das consequncias futuras e das possibilidades de execuo e realizao.
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Caractersticas Gerais do Planejamento

13. sistmico:
O planejamento abrange o todo (se o planejamento for feito envolvendo todos os nveis organizacionais estratgico, ttico e operacional) ou apenas uma unidade de trabalho (se for feito apenas no nvel de execuo), ou seja, o planejamento deve considerar a totalidade da organizao, rgo ou unidade para o qual est sendo feito, sem omitir as relaes internas e externas. O planejamento deve considerar tanto o sistema como os subsistemas que o compem, bem como as relaes e compromissos internos e externos.

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Caractersticas Gerais do Planejamento

14. interativo:
Como o planejamento se projeta para o futuro, ele deve ser flexvel para aceitar ajustes e correes, isto , o planejamento deve ser dinmico, pois pressupe avanos e recuos, alteraes e modificaes em funo de novos ou diferentes eventos que ocorram, tanto no ambiente interno, quanto no ambiente externo.

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Caractersticas Gerais do Planejamento

15. uma tcnica de alocao de recursos:
O planejamento visa, tambm, alocar recursos de diferentes naturezas: humanos, materiais, equipamentos, mobilirio, layout etc. da organizao, de uma forma antecipadamente estudada e decidida. De certa forma, a situao existente em determinado momento atual ou futuro dever assumir importncia preponderante na deciso a ser tomada, porm o planejamento dever refletir a otimizao no futuro para suas operaes.

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Caractersticas Gerais do Planejamento

16. uma tcnica cclica:
medida que o planejamento executado e realizado passa a ser fato, isto , realidade. Alm disso, conforme vai sendo executado e realizado, o planejamento permite condies de avaliao e mensurao para novos planejamentos, com informaes e perspectivas mais assertivas e corretas.

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Caractersticas Gerais do Planejamento

17. uma funo dinamicamente: administrativa que interage

O planejamento est intimamente relacionado com as demais funes administrativas: organizao, direo e controle, visto que influenciado por todas elas, a todo momento e em todos os nveis da organizao. Por isso mesmo, o planejamento influenciado pelos dirigentes e pelas condies que afetam o controle da organizao, assim pode sofrer adequaes e ajustes durante a sua execuo.

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Caractersticas Gerais do Planejamento

18. um mtodo de coordenao:

O planejamento permite a coordenao de vrias atividades, no sentido da realizao das metas e objetivos de maneira eficiente. A eficcia organizacional nada mais do que a obteno das metas e objetivos almejados, portanto, necessrio que as atividades dos diferentes nveis organizacionais sejam integradas e sincronizadas para a consecuo dos objetivos finais. O planejamento permite essa integrao e sincronizao.

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Caractersticas Gerais do Planejamento

19. uma tcnica de mudana e inovao:
O planejamento uma das melhores maneiras de se introduzir deliberadamente mudana e inovao no ambiente organizacional, sob uma forma previamente definida e escolhida e devidamente programada.

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Processo de Planejamento
EFICINCIA = EFICCIA
FLEXIBILIDADE = COERNCIA GLOBALIDADE = CONTINUIDADE PREVISO = RACIONALIDADE COORDENAO = UNIDADE

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Barreiras ao Planejamento
a) Incapacidade de prever efetivamente; b) Dificuldade repetitivas; de planejar operaes no

c) Tendncia inflexibilidade na gesto dos planos;

d) Custo-benefcio negativo;

e) Possvel supresso de iniciativa no mbito organizacional.

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Barreiras ao Planejamento
a) Incapacidade de prever efetivamente:
Prever tudo com exatido total muito difcil. Nem sempre possvel prever uma mudana poltica ou o prprio comportamento das pessoas. necessrio estar em sintonia com todos os ambientes e variveis que possam afetar de alguma forma o plano. Conhecer a realidade e saber onde se quer chegar o primeiro passo, mas preciso que o planejador esteja ligado a todo tipo de informao.

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Barreiras ao Planejamento
b) Dificuldade repetitivas: de planejar operaes no

O planejamento um conjunto de aes, e entre elas existem as aes repetitivas que objetivam o controle e a padronizao. Para elabor-las necessrio conhecer muito bem as rotinas e/ou fluxos de trabalho, caso contrrio poder haver repetio de tarefas e retrabalho.

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Barreiras ao Planejamento
c) Tendncia inflexibilidade na gesto de planos
O planejamento implementado conforme estabelecido em um cronograma inicial, elaborado sem considerar novas variveis que podem ocorrer no meio do processo. necessrio que o plano seja flexvel para absorver as variveis no previstas.

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Barreiras ao Planejamento
d) Custo-benefcio negativo
Planejar e implementar aes, envolvem recursos de todos os tipos. Cabe ao planejador elaborar um estudo de custo-benefcio para sua viabilizao.

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Barreiras ao Planejamento
e) Possvel supresso de iniciativa no mbito organizacional
O plano de ao j vem pronto e, muitas vezes, pode inibir alguns indivduos na organizao no momento de tomarem decises ou terem iniciativa prpria para alguma ao inovadora e/ou complementar. Por isso, necessrio sempre envolver todas as pessoas na elaborao de um plano, bem como necessrio estabelecer contato com todos os envolvidos no plano e obter feedback, objetivando melhorias continuamente.

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Fases do Planejamento
1. Conhecimento da Realidade

Consiste em pesquisar e identificar os principais fatores que afetam uma situao, e com base nesse conhecimento propor a transformao da situao.

1.1 Diagnstico

Fotografia da realidade, ou seja, aps a observao e conhecimento da realidade, obtm-se a partir da anlise dos indicadores sobre uma determinada situao ou realidade.

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Fases do Planejamento
2. Prognstico
a interpretao e anlise dos dados em relao a

situaes futuras, como tambm a previso de problemas que possam ocorrer no futuro.

3. Deciso
Escolha

entre as diversas alternativas solucionar uma situao/problema.

para

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Fases do Planejamento
4. Ao
Refere-se a implantao das decises tomadas. a

fase operacional do processo.

5. Crtica
Constitui-se

do conjunto acompanhamento, controle determinada ao/operao.

de e

processos avaliao

de de

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Fases do Planejamento
Avaliao Controle Implantao Formulao Objeto do Planejamento Diagnstico

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Fonte Adaptada: Barbalho; Beraquet, 1995

Vantagens do Planejamento
Minimiza custos, pela sua nfase em operaes eficientes; Substitui atividades fragmentadas e no coordenadas por um esforo de grupo; Substitui o fluxo desigual de trabalho por um fluxo uniforme; Substitui julgamentos bruscos e irrefletidos por decises premeditadas; Traz segurana e favorece a produtividade; Faz o tempo trabalhar a favor da organizao; Facilita o controle.
c2011, Valentim Fonte: Almeida, 2000

Reagir ou Planejar
Ambiente
Reagir Reagir

Ambiente

Planejar

Planejar
Ambiente

Ambiente

Administrao
Ambiente

Administrao

Reagir

Reagir

Planejar

Planejar

Administrao reagindo passivamente

Administrao adaptando-se dinmica, ativa e criativamente

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Fonte: Megginson; Mosley; Pietri Jr., 1998

Referncias
ACKOFF, R. L. A empresa democrtica. Lisboa: DIFEL, 1996.

ALMEIDA, M. C. B. de. Planejamento de bibliotecas e servios de informao. 2.ed. Braslia: Briquet de Lemos, 2005. 144p.
BARBALHO, C. R. S.; BERAQUET, V. S. M. Planejamento estratgico para unidades de informao. So Paulo: Polis/APB, 1995. 69p. (Coleo Palavra-Chave, 5) FARIA, J. C. Administrao: introduo ao estudo. 3.ed. So Paulo: Thomson/Pioneira, 1997. 168p. FERREIRA, A. B. de H. Novo dicionrio Aurlio. 3.ed. Rio de Janeiro: Positivo, 2006. 2120p. MEGGINSON, L. C., MOSLEY, D. C., PIETRI JR., P. H. Administrao: conceitos e aplicaes. 4.ed. So Paulo: Harbra, 1998. 614p. NEWMAN, W. H. Ao administrativa as tcnicas de organizao e gerncia. 4.ed. So Paulo: Atlas, 1991. 432p. STEINER, G. A. Strategic planning: what every manager must know. New York: Free Press, 1997. WEBSTER'S third new international dictionary. 3.ed. Springfield, Merriam-Webster, 2000. 2783p. CD-ROM
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