Importancia de aplicacin de E-procurement en las organizaciones Lic.

Heidy Beatriz Tamayo Palma Tutor: Javier Armando Gomez Barcena Universidad Tec Milenio Mrida, Yucatn a 4 de Marzo de 2011

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INDICE

Capitulo 1 Resumen Introduccin Marco contextual Antecedente Planteamiento del problema Objetivos Justificacin Marco terico -Definicin de E-procurement -Modelos -Ventajas y desventajas de su aplicacin CAPITULO 2 Desarrollo Resultados CAPITULO 3 Conclusin Bibliografa

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RESUMEN El desarrollo de las tecnologas de informacin ha permitido mejorar la comunicacin dentro y fuera de las organizaciones de una manera significativa. Un objetivo importante de las empresas es lograr la integracin y colaboracin de sus proveedores como parte de una estrategia para obtener un buen posicionamiento en la industria, procesos con tiempos de ciclo ms cortos, reduccin de costos de operacin y administracin, eliminacin de excesos de inventario,

aprovechamiento de espacio manteniendo niveles de inventarios menores de cinco das, entrega de materia prima justo a tiempo, control de material en trnsito, evitar paros de lneas de produccin por falta de materiales, etc. Para ello han surgido tecnologas que permiten la procuracin electrnica de materiales utilizando el internet (e-procurement), la cual es parte de una estrategia de negocios de plataforma electrnica (e-business). INTRODUCCION La globalizacin, competitividad y desarrollo tecnolgico son conceptos actuales que demandan procesos, dentro de las organizaciones, ms cortos y flexibles, los cuales ofrezcan mayor aprovechamiento de recursos, y manejo de informacin actualizada para que las empresas proveedoras de productos y servicios puedan competir y liderar en el segmento de la industria en el que se desenvuelven. La figura economa e industria exige cada vez mas empresas con filosofa innovadora no solamente en productos y servicios, sino de igual manera en los procesos internos, rea de procesos en la cual podran existir ms oportunidades de aplicar las nuevas tecnologas para lograr ventajas competitivas que les permitan el xito. Los modelos tecnologicos de informacin son parte fundamental de la actual administracin de negocios, pues permiten planear, organizar, y mantener comunicacin e integracin de los procesos en tiempos reales y datos internos

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de la empresa ms exactos y eficientes, al igual que sistemas para la administracin de la cadena de suministros y de administracin de las relaciones del cliente. Estos modelos han permitido desafiar los nuevos retos originados por el desarrollo de la industria y la evolucin de los procesos. Los modelos dirigidoa hacia el manejo electrnico de la materia prima (eProcurement) es una de las muchas aplicaciones que han surgido para complementar las tecnologas de informacin anteriores y robustecer el nuevo esquema de negocios electrnicos (e-business) utilizando las ventajas del Internet. MARCO CONTEXTUAL Innovacin tecnolgica: actual propulsor de las economas mundiales, innovaciones tales como el Internet, desde su aplicacin comercial en los aos 90s ha sido uno de los inventos que ms ha aportado al desarrollo econmico tanto de los pases de primer mundo como los pases en vas de desarrollo, ya que se han desarrollado sistemas basados en esta tecnologa dedicados al comercio. En los 90s se desarrollaron tecnologas que permitieron tener catlogos emprendedores de productos online, los cuales han ido sustituyendo a los sistemas de stock tradicionales, estos catlogos se hicieron parte de los sitios Web, y representaron un gran cambio ya que la informacin de los inventarios o catlogos de las empresas podan ser consultados a cualquier hora, desde cualquier parte del mundo donde se encontrara una computadora, y conexin a Internet. Hoy por hoy se cuenta no solo con sistemas online, sino que tambin se tiene un sin fin de servicios que se han adaptado de manera electrnica, ya sea facturacin, inventarios, compras, etc. Dentro de los modelos de sistemas electrnicos para la misin empresarial se encuentra el e-procurement, sistema que procura recortar tiempos y ahorrarse grandes cantidades de dinero. Pero tambin nos arroja preguntas, tales como;

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Pueden sobrevivir microempresas en un mundo globalizado, sin tener estas herramientas?, Cmo influye el e-procurement a la economa actual?, el alcance de este proyecto no solo busca investigar el e-procurement, si no, el proveer ejemplos reales de empresas que utilizan estos modelos y de esta manera fomentar sus beneficios a microempresas que no han podido sobrevivir en el mar de la globalizacin. Ahora bien en los ltimo aos, se ha presentado un crecimiento tecnolgico enorme alrededor de todo el mundo, actualmente es algo primordial el contar con un avance tecnolgico dentro de todas las empresas y debido a que cada vez ms el mercado exige mayores ventajas competitivas es necesario procurar innovaciones modernas que apoyen el desarrollo empresarial en micro, medianas y grandes empresas. ANTECEDENTES Las races del comercio electrnico se dieron en los aos posteriores a la segunda guerra mundial, en especifico en el ao de 1948, cuando la unin sovitica, que controlaba el este de Alemania, decidi cortar las comunicaciones por carretera, tren, y martima, entre la parte oeste de Alemania y las partes de Berln controladas por los aliados. El ejrcito de los Estados Unidos realizo un puente areo entre Alemania del oeste y Berln para abastecerla. El ejrcito tena un problema para actualizar el inventario de los suministros desplegados en Berln, el sistema de papel que tradicionalmente usaban era muy lento e ineficaz. La solucin creada para resolver estos inconvenientes fue propuesta por el sargento Edward A. Guilbert, el cual desarrollo un sistema de mensajes combinando telfono, telex y teletipo para mantener actualizados los inventarios de dichos suministros. El mismo Guilbert colabor aos ms tarde a principios de los aos 60s con Du Pont a desarrollar un sistema de mensajes electrnicos para mandar informacin logstica a sus proveedores.

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Para principios de los aos 70s varias empresas dedicadas al negocio de la logstica decidieron crear el comit de coordinacin de datos de transporte (TDCC), el cual cre el primer sistema electrnico de intercambio de datos EDI por sus siglas en ingls (electronic data interchange). Ya para los aos ochenta, muchos negocios pedan a sus proveedores utilizar el sistema EDI, y para 1991, ms de 12 mil negocios usaban el sistema en Estados Unidos. Con la llegada de Internet a principios de los noventa, se adaptaron los sistemas EDI para trabajar en lnea, esto dio paso al comercio electrnico ya de manera formal, debido a que se empezaron a aceptar tarjetas de crdito para realizar pagos online, y as mismo se dio la llegada de sistemas ms completos de gestin empresarial como SAP y ORACLE, los cuales permitieron mejorar la productividad, y hacer mas eficiente el manejo de los inventarios, las compras y la facturacin en sistemas todo en en mismo paquete ,y es ah donde nace la procuracin electrnica. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA En el siguiente proyecto se plantean las caractersticas principales del eProcurement y se razona su importancia econmica y estratgica para el desarrollo de la e-Administracin en particular y de la sociedad de la informacin en general. A continuacin, se analiza el estado actual de su implantacin, as como las principales barreras y requisitos para su generalizacin y

aprovechamiento al final se concluye con una serie de consideraciones estratgicas a manera de ejemplos de empresas de xito que han implementado el e-procurement, analizando si su aplicacin es eficiente y sus alcances.

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OBJETIVOS Objetivo general: Comprender las principales ventajas de E-procurement y la direccin de sus avances.

Objetivos especficos: Analizar las ventajas que presenta ste modelo y nombrar ejemplos de su eficiencia en casos reales. Investigar sus desventajas y riesgos. Hacer un anlisis de la factibilidad de aplicar e-procurement en las empresas. JUSTIFICACION La razn por la cual se realizo este estudio es debido a que actualmente dentro del mercado global en el que se encuentran las empresas existe poca informacin detallada en un lenguaje sencillo del significado de e-procurement y por tanto sus ventajas y desventajas de aplicacin no logran tener un alcance mayor, es decir, empresas pequeas y medianas tendran la capacidad de aplicar este modelo en busca de mejorar sus procesos de compra siempre y cuando logren tener informacin precisa y clara, entendiendo el concepto abiertamente. Haciendo de este proyecto una clara explicacin a manera de ejemplos en casos reales de empresas tanto mexicanas como internacionales impulsando a pequeas y medianas empresas a valorar el uso de modelos modernos electrnicos.

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MARCO TEORICO E-procurement: Es la integracin atracez de internet de los procesos de aprovisionamiento de la empresa con sus proveedores de manera que se permita una negociacin agil entre ambas partes (Daniel, S 2005) Para poder entender los beneficios del e-Procurement, entendamos que es la cadena de suministro tradicional, la cual es la secuencia de proveedores que contribuyen a la creacin y entrega de una mercanca o un servicio a un cliente final. La Cadena de Suministro de una compaa se nutre de distintos departamentos; desde las unidades de compra de materiales, hasta las unidades de Atencin al Cliente. Esta incluye actividades asociadas con los inventarios, adquisicin de materiales, almacenamiento, produccin, trnsito y entrega a clientes. Las actividades son planificadas, ejecutadas y monitorizadas bajo las reglas establecidas por la empresa y deben estar en lnea con los niveles de Servicio al Cliente que se hayan establecido, as como con otros objetivos fijados -Gestin de materiales Suministro y recepcin de materias primeras o productos semi-elaborados para uso posterior. -Sistema de Flujo de Materiales La habilidad de planificar la fabricacin de productos terminados, para que estn disponibles.

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-Distribucin Fsica La entrega de los productos terminados al cliente. Como podemos observar la cadena de suministro involucra todos estos procesos en relacin de la empresa con proveedores y clientes. De lo anterior se vio la necesidad de incrementar la eficiencia de la cadena de suministro tanto interna como externamente para la compaa mediante el uso de nuevas tecnologas como: Intercambio Electrnico de Datos (EDI) internet, intranet, extranet comunicacin / informacin inalmbrica teleconferencia y teleconexin Cdigo de barras E-procurement es la automatizacin de procesos internos y externos relacionados con el requerimiento, compra, suministro, pago y control de productos utilizando Internet como medio de comunicacin entre el cliente y el proveedor. Todos estos sistemas son una comunicacin a travs de los sistemas EDI (Electronic Data Interchange) que ha proporcionado distintas posibilidades para conectar los sistemas de gestin entre empresas utilizan lo que se conoce como soluciones B2B (Bussiness to Bussiness) y B2C (Bussiness to Consumer, b to c) en donde acortan distancias y tiempos en el procesamiento de rdenes y manejos de inventarios, el objetivo del EDI es el comunicar en tiempos de reales la informacin para agilizar la cadena de suministro al igual que la transferencia de datos estructurada por estndares de mensajes acordados, entre dos computadoras por medios electrnicos.

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Los beneficios son: -Reduccin de tiempo de ciclo de orden -Reduccin de costos -Respuestas rpidas -Facturacin exacta y pago por EDI -Beneficios Indirectos -Reduccin de los inventarios -Mejora del flujo de caja -Oportunidades de negocio con clientes grandes es una inversin -Enganche de clientes por medio de EDI Modelos E-procurement Bussines to bussines -Implica que vendedores y compradores son corporaciones de negocios. -Permiten que un negocio establezca relaciones electrnicas con sus distribuidores, revendedores, proveedores y otros socios. Sectores donde se utiliza el modelo bussines to bussines (B2B): Computadoras, electrnicos, utilidades y aplicaciones (software),

embarques, almacenes, vehculos, petroqumica, papelera y productos para oficina, alimentos y agricultura son algunos de los sectores en donde ms se utiliza el B2B.

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-B2B ofrece a las empresas la siguiente informacin: Productos: Especificaciones, precios e histrico de ventas Clientes: Histrico y pronstico de ventas Proveedores: Productos en lnea, tiempos de entrega, trminos y condiciones de venta Produccin: Capacidades, compromisos, planeacin Transportacin: Lneas de transporte, tiempos de entrega, costos Rapidez en servicio y entregas Comodidad de compra Trato individual Precio adecuado y alta calidad

Los beneficios Reduce el costo de comunicacin, mejora el servicio al cliente, reduce y elimina papel Expande los negocios al mbito nacional e internacional Reduce los costos de crear, procesar, distribuir, almacenar y recuperar informacin basada en papel Permite la operacin de cadenas de valor en modo Pull iniciando con

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la orden del cliente en JIT El proceso tipo Pull permite una personalizacin extensa con ventaja competitiva (Dell) Reduce el tiempo entre la salida de capital y la recepcin de productos y servicios Permite arrancar proyectos de reingeniera para mejora de la productividad (seguros, reparto) Reduce el costo de comunicacin, mejora el servicio al cliente, reduce el tiempo de ciclo, elimina papel El e-procurement es una nueva forma de hacer negocios que puede convertirse en una ventaja competitiva para una empresa en el mercado Global si sabe disear una estrategia de e-procurement acorde con su estrategia de internacionalizacin, en muchos casos esta falta de estrategia convierte esta ventaja en una amenaza o una debilidad para la propia empresa. Limitaciones Altos costos internos de desarrollo y falta de experiencia Falta de seguridad, confiabilidad y algunos estndares Insuficiente ancho de banda de telecomunicaciones Herramientas de desarrollo de software todava en evolucin Dificultades para integrar el software de comercio electrnico con los

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sistemas operativos normales en la empresa Los proveedores requieren servidores Web y redes Seguridad y privacidad en ambientes B2B Falta de confianza y resistencia del consumidor, no conoce a los vendedores ni sus instalaciones fsicas Vacos legales y falta de regulaciones; falta de servicios de soporte; falta de masa crtica de consumidores en algunas reas; puede resultar en ruptura de las relaciones humanas; falta de acceso al Internet Los negocios electrnicos Facilidad de navegacin y uso Facilidad de publicacin de contenido Nuevos modelos de distribucin Paradigma de cmputo centrado en las redes Sirve para atraer nuevos clientes con mercadotecnia y publicidad Mejor atencin de clientes por servicio y soporte remoto Interaccin con clientes y bsquedas de informacin Nuevas formas de relaciones con el cliente

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Desarrollo de nuevos mercados y canales de distribucin para productos existentes Peridicos y revistas on line Distribucin de software Muestras de msica y juegos Desarrollo de productos basados en la informacin Bsqueda de personas, negocios, objetos (switchboard) MODELO BUSINESS TO CONSUMER B2C El modelo Business to commerce son las ventas que van directamente desde el productor hasta el cliente sin intermediarios. Este modelo evita tener inventarios ya que el producto viaja directamente del proveedor al cliente final, (DELL) lo que al no tener intermediarios da una ventaja al consumidor.

SOFTWARE Y PROVEEDORES Los Software y tecnologa que se utiliza en la industria as como los

diferentes proveedores de servicios, estos cada vez mas buscan una oferta integral para la empresa como

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SAP: El cual ofrece todo un sistema de ERP el cual administra y controla toda la empresa dando la ventaja de interactuar con las otras compaas que cuentan con el mismo sistema. Levicom: Es un sistema de EDI lo nico que se encarga es de ser el intermediario entre cliente y proveedor para el intercambio de datos, a diferencia de SAP que es un ERP este proveedor solo se encarga de recibir y enviar informacin en tiempo real del tipo B2B WEBLOG Edicom es un proveedor de informacin y facturas electrnicas, esta empresa labora actualmente con Wal Mart Beneficios para los compradores: Se aceleran los procesos de compra. Reduccin en los costos de transaccin y operacin. Aumenta el control de los procesos y el flujo definido para los mismos. Aumenta la visibilidad de la informacin relacionada con compras. Facilita la labor de control de gastos al aprovechar las economas de escala. Evita que se hagan transacciones fuera de los acuerdos comerciales de la compaa (Centralizacin). Beneficios para los proveedores: Disminuyen los costos de transaccin. Disminuyen los tiempos de procesamiento de pedidos.

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Se facilita el manejo de catlogos personalizados de clientes y la actuacin Sobre dichos catlogos. Disminuyen los costos relacionados con fallos humanos en el ingreso de pedidos.