CONTROL INTERNO El control interno constituye directrices bsicas para el funcionamiento de una empresa o unidades que la conforman.

Regulan, guan y limitan las acciones a desarrollar, prescriben una lnea de conducta general y aseguran uniformidad de procedimientos para actividades similares llevadas a cabo por diferentes empleados o unidades. El control lo entendemos como la norma de cualquier disposicin tendiente a regular la conducta y las acciones humanas. Es el modelo, la pauta o referencia que sirve como base, con la que se han de confrontar hechos y realidades. El Control Interno de una entidad y organismo del sector pblico comprende su plan de organizacin y el conjunto de mtodos y medidas adoptados por sus ms altas autoridades para salvaguardar los recursos institucionales, verificar la exactitud y veracidad de su informacin, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observancia de la poltica prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados. Control Interno es la expresin utilizada con el objeto de describir todas las medidas adoptadas por los propietarios y directores de empresas y negocios para verificar la correccin, eficiencia, efectividad y economa de las operaciones de sus entidades. Las tcnicas especficas empleadas para ejercer control sobre las operaciones y recursos varan de una empresa o entidad a otra, segn la magnitud, naturaleza, complejidad y dispersin geogrfica de las operaciones de la entidad.

CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO: 1 PLANIFICACION Y PROGRAMACION Las acciones de la empresa deben responder a criterios de previsin establecidos en una planificacin y a una formulacin previa de objetivos y metas y deben detallarse en un programa anual de operaciones. La planificacin debe efectuarse con oportunidad en el marco de la poltica general de la empresa; debe ser continua, flexible y sujeta a evaluacin. Los objetivos debern formularse de manera clara, breve, precisa y factible. Los resultados que se deseen alcanzar en un perodo dado, se concretarn en metas cualitativas o cuantitativas, segn corresponda.

La programacin de operaciones deber ser concordante con las estrategias y polticas definidas en la empresa 2 ORGANIZACIN Se establecer una estructura de la organizacin que defina claramente las competencias y responsabilidades de cada unidad administrativa y de cada empleado, los niveles de autoridad, las lneas de mando y comunicacin. Definir las metas y las actividades de las unidades que conforman la empresa La organizacin, debe ser adecuada a sus objetivos, a su misin y su quehacer especfico. A esto se le denomino Teora o En foque de la Contingencia la cual postula que el grado de estructuracin y organizacin depende de las caractersticas del trabajo a ser ejecutado. 3 ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION La documentacin que respalda las operaciones financieras y administrativas, ser archivada por cada entidad siguiendo un orden lgico y de fcil acceso y utilizacin. La documentacin de las transacciones, especialmente los comprobantes de contabilidad deber mantenerse durante el tiempo que las disposiciones legales determinen, con la seguridad necesaria que los protejan de los riesgos a que pueden hallarse sometidos, tales como: incendio, robo o cualquier otro siniestro. La aplicacin de procedimientos adecuados para el manejo de los archivos permite la ubicacin rpida de la documentacin y posibilita su mejor utilizacin. 4 SELECCION DE PERSONAL Las entidades seleccionarn su personal teniendo en cuenta los requisitos exigidos de capacidad tcnica y profesional, experiencia, honestidad, y que no exista impedimento legal o tico para el desempeo del cargo. Para tal efecto, se verificarn los requisitos de cada puesto que establezca las cualidades y aptitudes que debe poseer la persona para desempearlo con eficiencia. La seleccin del personal se efectuar mediante un anlisis cuidadoso del cumplimiento de los requisitos mnimos por parte de los aspirantes a ocupar el cargo, para lo cual se realizar un concurso de mritos y conocimientos, teniendo en cuenta particularmente la habilidad de los candidatos.

5 CONTROL DE ASISTENCIA En la empresa se establecern normas y procedimientos que permitan el control de asistencia, permanencia en el lugar de trabajo y puntualidad de sus trabajadores. La unidad de personal ser la encargada de establecer el sistema de control de personal. El control ser ejercido por el jefe inmediato superior. Los registros de asistencia, permanencia y puntualidad servirn de ayuda para evaluar el desempeo. 6 ROTACION DE PERSONAL Cada entidad pblica establecer en forma sistemtica la rotacin de los empleados vinculados con la administracin, custodia y registro de sus bienes y recursos. Los empleados rotados para que puedan desempearse con eficiencia en los nuevos cargos debern estar adecuadamente capacitados. La rotacin se efectuar entre el personal con tareas o funciones afines. La rotacin del personal posibilita la ut,l,acin efectiva de varios servidores en un mismo puesto y evita su acomodamiento y desgano. Dicha rotacin deber hacerse previa capacitacin adecuada del personal rotado. La rotacin del personal, especialmente en las reas fzancieras, dismiiuye el riesgo de errores, deficiencias admistrativas y utiliacin idebida de recursos y evita adiestrar constantemente a nuevo personal. Debe ser establecida en forma sistemtica entre e? personal de una unidad con tareas o funciones afiies. Los cambios peridicos de tareas a los servidores con funciones similares de admilstracin y registro de recursos materiales y fiancieros permiten que ellos estn capacitados para cumplir tal o cual funcin en forma eficiente. Se dismiiuye el riesgo de encubr viento, de fraude o males admi.i,istrativos y se evita el tener que adiestrar constantemente el nuevo personal. Las vacaciones anuales deben ser obliqatorias asegurando, as mismo, que ningn servidor se convierta en kidispensab/e NTCI No. 120-06 REMUNERACIONES Se retribuir a los servidores de tal manera que se compensen las tareas realizadas en el puesto de trabajo y de acuerdo a las responsabilidades de cada cargo. Es importante que cada entidad procure un sistema de remuneraciones equitativo, de modo que, a las mismas funciones y responsabilidades corresponda el mismo salario. La remuneracin acorde a las responsabilidades del cargo permitir que el servidor mantenga rectitud y honestidad si,i tentaciones o privaciones.

NTCI No. 120-07 SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Cada entidad est obligada a cumplir las disposiciones legales vigentes en materia de seguridad social, y a cumplir con las normas de seguridad industrial. Seguridad en el trabajo implica el conjunto de medidas tcnicas, educacionales, mdicas y psicolgicas, empleadas para prevenir accidentes, eliminar las condiciones inseguras del ambiente e instruir o convencer a las personas sobre la implantacin de medidas preventivas, para evitar incurrir en costos mayores por concepto de pago de subsidios, incapacidades del personal, pagos de prestaciones, como consecuencia de accidentes o enfermedades profesionales. Seguridad ocupacional es poner en prctica mecanismos y medios para prevenir accidentes, con e/propsito de proteger la vida e 7tegridad fsica y psquica de los servidores pbilcos, para propender en ellos un estatus motivacional que les permita un desempeo ms eficiente de sus labores. La salud ocupacional es el estado o nivel de estabilidad corporal como resultado de una buena condicin general. Usualmente, el concepto de salud total deber comprender para los servidores pblicos, la salud fsica y la salud mental. El mantener con salud fsica y mental, lo mismo que mantener las condiciones mnimas de seguridad, nplica que los servidores pbilcos tendrn las ptimas posibilidades de ejercer un eficiente y eficaz trabajo. NTCI No. 120-08 EVALUACION El trabajo de los servidores pblicos ser evaluado permanentemente; su rendimiento deber ser igual o mayor a los niveles de eficiencia previamente establecidos para cada funcin tarea o actividad. El jefe de cada unidad ser el responsable de la evaluacin del personal a su cargo. La sola presencia fsica del personal en las horas laborables no significa que su desempeo sea satisfactorio; es necesario el cumplimiento efectivo de las tareas encomendadas. Los titulares de cada entidad, por intermedio de los jefes inmediatos y de la unidad de Recursos Humanos, realizarn las mediciones de desempeo del personal, usando tcnicas apropiadas, por lo menos una vez al ao. CONTROL INTERNO FINANCIERO: La informacin y datos de/os recursos humanos sirven para orientar la toma de decisiones en la administracin de personal de la oryan,acin formal, as como para aprovechar su potencial dentro de la organizacin no formal. 130-00 EFECTIVO NTCI No. 130-01 FONDOS CIRCULANTES DE CAJA CHICA (FCCCH) Las entidades pblicas, de acuerdo con sus necesidades, establecern fondos fijos de caja chica para hacer pagos en efectivo por gastos menores, exclusivamente para fines de la entidad. Estos fondos no podrn utilizarse para pagar fraccionadamente compras mayores que excedan los lmites autorizados.

El fondo ser mantenido mediante reembolsos de conformidad con los comprobantes que para el efecto se presenten. En ningn momento su valor exceder del lmite establecido por los funcionarios que determine la ley. Para fijar su lmite se tendr en cuenta el flujo mensual del movimiento operacional de gastos menores. Los reembolsos se efectuarn a nombre del encargado, cuando est por agotarse el fondo o por lo menos una vez al mes. NTCI No. 130-02 RESPONSABLE DEL FONDO CIRCULANTE DE CAJA CHICA El responsable del Fondo Circulante de Caja Chica ser un servidor independiente del cajero y de otros servidores que manejen dinero o efecten labores contables u otras funciones financieras. Los deberes del encargado del fondo estarn claramente definidos por escrito, adems de sus deberes normales del puesto de trabajo. El encargado del fondo, debe ser ajeno al cumplhniento de otras funciones f7ancieras. La independencia del responsable del fondo evita confusiones en su util&acin, logra comprobaciones giles del movimiento efectuado y mantiene un adecuado control #erno. NTCI No. 130-03 MANEJO DE LOS FONDOS CIRCULANTES DE CAJA CHICA Los pagos con el Fondo Circulante de Caja Chica se efectuarn a la presentacin de comprobantes fuente, debidamente preparados y autorizados. Sus reembolsos se efectuarn una vez que los comprobantes hayan sido revisados y veriflcados por parte de los servidores responsables del control previo sobre gastos. Dichos comprobantes sern invalidados o anulados al momento de efectuarse el reembolso. El descargo de responsabilidades sobre el manejo del fondo cfrculante de caja chica se efecta nicamente con base en comprobantes de soportes legalizados y verificados; es por esto, que el responsable del fondo cfrculante debe exiqir que se cumplan las disposiciones referentes a su manejo. NTCI No. 130-04 INGRESOS PARA DEPOSITOS Todos los ingresos en efectivo o valores que perciban las entidades pblicas sern debidamente revisados, registrados y depositados intactos dentro de las 24 horas hbiles siguientes a su recepcin. En todos los casos se otorgar el correspondiente recibo. Por ningn concepto el dinero proveniente de los ingresos se emplear para cambiar cheques personales, efectuar desembolsos de la Institucin o cualesquiera otros. Se entiende por efectivo: monedas, billetes, cheques y cualquier otra forma de orden de pago inmediato. El hecho de efectuarse los depsitos intactos garanti>a cualquier tioo de revisin y facilita las labores de auditor/a para el rea de efectivo. Adems constituye una medida de seguridad y proteccin para los recaudadores de igresos. NTCI No. 130-05 ARQUEO DE FONDOS

Todos los fondos y valores de las entidades pblicas, cualquiera sea su origen, estarn sujetos a comprobaciones fsicas mediante arqueos peridicos sin previo aviso. Los arqueos sern efectuados sobre todos los fondos y valores propiedad de la entidad, en forma simultnea, incluyendo los que se encuentran en poder de recaudadores o agentes. Se dejar constancia escrita y firmada por las personas que participan en los arqueos conforme a la ley. Los arqueos sern practicados por la unidad de auditora interna o por servidores independientes de quienes tienen la responsabilidad de custodia o registro. En el uso corriente, el arqueo apilcado en forma aislada no constituye suficiente prueba ni evidencia cierta para satisfacer la responsabilidad profesional del auditor, si esta prctica no va acompaada de otras evidencias logradas por medio de la aplicacin de distiitas tcnicas y prcticas que se consideren necesarias y de utilidad en las circunstancias de cada examen, de acuerdo a la discrecin y juicio profesional del responsable de una auditora. NTCI No. 130-06 FONDOS CIRCULANTES DE MONTO FIJO. Fondo circulante de monto fijo es una cantidad fija asignada para un proyecto, programa o propsito especfico; este concepto no incluye el fondo circulante de caja chica. Todo fondo circulante o rotativo circulante, ser mantenido en cuenta corriente bancaria a nombre de la entidad, identificando el proyecto, programa o propsito especfico. El nmero de fondos rotativos circulantes debe ser restringido al mnimo posible. Para determinar el responsable y el manejo del Fondo Circulante de Monto Fijo se aplicar lo establecido para el Fondo Circulante de Caja Chica. El responsable o encargado de esta clase de fondos deber ser seleccionado por su solvencia moral, honradez, integridad y conoc,;niento de las normas apilcables a la admiistracin f,,anciera y control de los recursos del Estado. 131-00 BANCOS NTCI No. 131-01 APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS Toda cuenta bancaria ser abierta exclusivamente a nombre de la entidad u organismo, y el nmero de cuentas se limitar al estrictamente necesario. Las oficinas regionales, departamentales, sucursales o agencias, abrirn sus cuentas con el nombre oficial de la entidad seguido de su denominacin especfica. Es recomendable el uso y mantenimiento del mnno de cuentas bancarias. IVormalmente, es recomendable la utilizacin de dos cuentas bancarias, una para las operaciones generales y otras para el pago de remuneraciones. Mientras ms reducido sea el nmero de cuentas bancarias de cada entidad, se podr mantener un mejor control interno sobre las mismas. NTCI No. 131-02 MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS Las entidades pblicas acreditarn por escrito ante los bancos depositarios, a sus servidores, titulares y suplentes, autorizados para el movimiento de sus fondos, de lo cual darn aviso inmediato a la Corte de Cuentas de la Repblica.

En ningn momento o circunstancia deber mezciarse recursos diferentes a los que estrictamente deben manejarse en dichas cuentas bancarias, que son estrictamente del Estado. Los funcionarios autorizados para representar a la entidad ante el banco, no debern ejercer las siguientes funciones: 1- Manejo de ingresos a caja; 2- Manejo de registros principales y auxiliares de contabilidad; 3- Recepcin o distribucin de inventarios, materiales y suministros. Si se produjera la vacante de algn funcionario autorizado, se comunicar al banco dentro de las 24 horas posteriores. Se reglamentar la emisin de cheques, obligndose a dos firmas de acuerdo al monto de las erogaciones. Para el efecto se establecern cuadros de niveles de autoridad y responsabilidad en forma escrita. NTCI No. 131-03 DESEMBOLSOS CON ChEQUE Todos los desembolsos se efectuarn por medio de cheques emitidos a nombre del beneficiario, expedidos contra las cuentas bancarias de la entidad, a excepcin de los pagos por caja chica y de los casos en que la ley permita hacerlo en efectivo. La propiedad, legalidad, veracidad y conformidad de las erogaciones deben quedar perfectamente establecidas en cada documento que soporte un desembolso con cheque, para facilitar su identificacin y revisin posterior. Los pagos por concepto de sueldos o salarios se ajustarn a esta norma. An cuando la emisin de cheques es probablemente ms costosa que e/pago en efectivo, es knportante hacer mencin de los peligros i.herentes a los desembolsos en efectivo, por lo que es ms conveniente que todo pago se haga por medio de cheques. Son muchas las ventajas que trae consiqo el uso de cheques: 1- Se obtiene un recibo del beneficiario en el momento que se endosa el cheque. 2- La facultad de pagar se centraliza en pocos funcionarios, en nicamente las personas autorizadas para firmar y emitir cheques. 3- La cantidad de dihero en efectivo en caja queda sustancialmente reducida. Es importante que todos los cheques estn previamente numerados y utilizar todos los nmeros de la s rie; los cheques prenumerados no usados deben estar bien custodiados para evitar su mal uso; los cheques cancelados debi n anularse, para ehminar la posibilidad de cualquier uso posterior y archivarse en la secuencia regular de los cheques pagados; la cantidad que ampara el cheque deber inprinfrse siempre mediante mquina protectora o utilizando computadora; esta prctica impide alterar el importe de un cheque. Los funcionarios autorizados para firmar cheques debern revisar los documentos que justifican el pago y perforarlos al ffrmar los cheques, para evitar que se los presente nuevamente. NTCI No. 131-04 SUSCRIPCION DE CHEQUES EN BLANCO Y/O AL PORTADOR Por ningn concepto se firmarn cheques en blanco o al portador, o a nombre de personas diferentes a las que suministran el bien o servicio a la entidad.

Cumplir la prohibicin de firmar cheques en blanco o emitirlos al portador, dismiuye el uso idebido de los fondos pbilcos y hmita malversaciones del efectivo disponible. NTCI No. 131-05 CONCILIACIONES BANCARIAS Las conciliaciones bancarias se efectuarn dentro de los ocho primeros das hbiles del mes siguiente, de manera que faciliten revisiones posteriores, y sern suscritas por el seridor que las elabor. La conciliacin de una cuenta bancaria constituye parte del control interno contable, su propsito es comparar el movimiento registrado por el banco con el de los registros contables, a fin de asegurar la veracidad del saldo y revelar cualquier error o transaccin no contabilizada, ya sea por parte del banco o de la entidad. La oportunidad con que se realice la conciliacin bancan permite la adopcin de decisiones a tiempo y si fuere menester la aplicacin de acciones correctivas. NTCI No. 131-06 INDEPENDENCIA AL ELABORAR LA CONCILIACION BANCARIA La conciliacin bancaria ser elaborada por un servidor de la entidad que no tenga funciones de preparacin o firma de cheques, manejo de efectivo, registro contable de efectivo, deudores y acreedores. La responsabilidad de preparar y aprobar las conciliaciones bancarias asiqnadas a servidores independientes de las actividades de procesamiento y registro de efectivo, deudores y acreedores, evita la oportunidad de maniou/aciones y suministra un medio para detectar errores. Los estados del banco deben ser conciiidos por un servidor que no particioe en la autoriacin o tramitacin de las transacciones en efectivo o en el manejo de efectivo. Es knportante que los estados de! banco lleguen dfrectamente al empleado encargado de efectuar/a conciliacin, sin abrir previamente los sobres. NTCI No. 131-07 CONFIRMACION DE SALDOS EN BANCOS En cualquier fecha se comprobar el movimiento y se confirmarn en forma independiente los saldos de las cuentas bancarias mantenidas por la entidad. Con el propsito de mantener la confiabilidad de la informacin es necesario que peridicamente se comprueben y confirmen directamente con los bancos el movimiento y saldos de las cuentas corrientes. Esto previene cualquier alteracin y asegura la exactitud en la contabilizacin oportuna de los ingresos; y adems, posibilita identificar y comprobar el registro de partidas conciliatorias no corrientes. 132-00 VALORES A COBRAR NTCI No. 132-01 SISTEMA DE REGISTRO En cada entidad se establecern registros detallados y clasificados por concepto o tipo de valores a cobrar. Los mayores auxiliares de valores a cobrar debern estar de acuerdo con la naturaleza de los ingresos a percibir.

Cada entidad establecer, de conformidad con el sistema contable, los registros necesarios para asegurar un adecuado manejo y control de sus valores a cobrar. En sentido amplio, las cuentas por cobrar icluyen no solamente las reclamaciones a cargo de las personas por la venta de bienes o servicios, sino tambin una gran variedad de reclamaciones diversas, tales como anticioos a los funcionarios o empleados de acuerdo con la Ley, anticipos a los proveedores o contratistas y otros. Un elemento bsico del Control Interno consiste en la subdivisin de obliqaciones. Aplicado a documentos por cobrar, este princioio requiere que: 1- El custodio de documentos por cobrar no tenga acceso a la caja o a los registros generales de la contabilidad. 2- La aceptacin y renovacin de documentos se autorice por escrito por un funcionario responsable que no tenga la custodia de los documentos. 3- La cancelacin de documentos vencidos no cobrados sea aprobada por escrito por funcionarios responsables, y que, finalmente, se adopten procedimientos efectivos para continuar el cobro de los documentos vencidos. NTCI No. 132-02 CONSTATACION PERIODICA Se efectuarn constataciones sorpresivas de valores a cobrar por lo menos una vez al ao, por intermedio de servidores independientes de su custodia, registro contable y del manejo del efectivo. Podrn realizarse constataciones parciales cuando el volumen de los valores a cobrar as lo exija. Se comprobar la legalidad de los documentos de respaldo y la existencia de las salvaguardas fsicas necesarias segn las circunstancias (bvedas, cajas fuertes, etc.). NTCI No. 132-03 CONCILICION Se efectuar en forma peridica la conciliacin de los auxiliares con las cuentas del mayor general de valores a cobrar por un servidor independiente de su registro y manejo. La conciliacin ser realizada por una persona ajena a las funciones de registro en los auxiliares y en el mayor general e independiente del cajero. De la conciliacin se debe dejar constancia. Cada entidad determinar la periodicidad de las conciliaciones, siendo recomendable realizarlas mensualmente. La conciliacin de valores a cobrar consiste en verificar que los saldos de los auxiliares respaldan el saldo de la cuenta de control del mayor general. NTCI No. 132-04 ANLISIS Y EVALUACION Se realizarn peridicamente anlisis y evaluaciones de los valores a cobrar por un servidor independiente del manejo de efectivo, de la aprobacin de crditos o de la determinacin tributaria, establecindose la antigedad de los saldos vencidos. El anlisis y evaluacin de los valores a cobrar se efectuar peridicamente, de preferencia en forma mensual, para probar la eficiencia de las recaudaciones y la cobrabilidad de las cuentas vencidas. 133-00 INVERSIONES EN VALORES

NTCI No. 133-01 SISTEMA DE REGISTRO Se mantendrn registros que resuman las caractersticas de las inversiones realizadas y que permitan mantener confiabilidad en la informacin presentada. El sistema de registro de las inversiones debe ser consistente, a fin de permitir comprobaciones y comparaciones giles y su evaluacin y proyeccin. La oportunidad en el registro de las inversiones proporciona informacin necesaria para la adopcin de decisiones. Los registros con el detalle completo de todos/os va/ores que se poseen, y cualesquiera otros va/ores que se guarden para otros, son esencia/es para un sistema satisfactorio de control interno. Los elementos principales de un sistema adecuado de control interno sobre los va/ores son los siguientes: 1- Separacin de obligaciones entre el ejecutivo que autoriza la compra y la venta de valores, el encargado de la custodia de los valores, y la persona que lleva el registro de las inversiones. 2- Registros completos y detallados de todos los valores que se poseen, y el rendimiento respectivo en itereses y dividendos. 3- Autorizacin de todas las transacciones de compra y venta por funcionarios responsables. 4- Inspeccin fsica peridica de valores por el auditor iterno o un servidor que no tenga responsabilidad en cuanto a la autorizacin, custodia o registro contable de las inversiones. NTCI No. 133-02 CUSTODIA Y MANEJO Se aplicarn procedimientos idneos para la autorizacin de operaciones relativas a las inversiones en valores, as como para su custodia, salvaguardas fsicas y registro. Las responsabilidades para iniciar, aprobar y evaluar las operaciones referidas a inversiones en valores, estarn segregadas de las funciones contables. La responsabilidad de la custodia de valores u otros documentos que evidencien la propiedad de inversiones debe ser asignada a un servidor que no tenga funciones de contabilidad u otras de tipo financiero. Se establecern salvaguardas fsicas sobre valores y otros documentos contra todo tipo de riesgos. Generalmente las salvaguardas f,sicas son: bvedas de doble combinacin, archivadores a prueba de incendios o cajas de seguridad para depsitos de ttulos valores u otros documentos de inportancin institucional. Frecuentemente/a segregacin de las funciones de custodia y registro contable se logra por medio de un agente guarda valores indep endiente. Como el agente independiente no tiene contacto directo con el empleado responsable de llevar los registros contables de las inversiones en valores, las posibilidades de ocultacin do un fraude medinnte la falsificacin de las cuentas so reducen grandemente. NTCI No. 133-03 CONSTATACION FISICA

En cada entidad se realizarn constataciones fsicas peridicas de las inversiones en valores por parte de servidores independientes de su custodia y contabilizacin y se conciliarn los registros auxiliares con las cuentas del mayor general. Cada entidad efectuar constataciones fsicas en forma peridica do las inversiones en valores y otros documentos representativos de los mismos, cuando menos trnestralmente. Al efecto el auditor h#erno u otro empleado independiente deber, a intervalos frecuentes, inspeccionar los valores en existencia, comparar los nmeros de las series y otros datos de identificacin de los valores examinados con los registros contables, y conciliar los registros auxiliares de valores con la cuenta de control del mayor. Este procedimiento complementa el control interno inherente en la separacin de las funciones de autorizacin, registro contable y custodia. 134-00 INVENTARIOS NTCI No. 134-01 SISTEMA DE ABASTECIMIENTO El sistema de abastecimiento en cada entidad pblica deber diferenciar las atribuciones de solicitar, autorizar el inicio, y llevar a cabo la contratacin o adquisicin de bienes. Es necesario que el sistema posibilite la identificacin de los responsables de la contratacin y adquisicin con relacin a la calidad de los suministros, a la oportunidad de su provisin y la competitividad del precio. Los procedimientos administrativos especficos para la adquisicin o contratacin se sujetarn a las disposiciones que para el efecto prevea la ley. NTCI No. 134-02 PROGRAMACION DE ADQUISICIONES Las entidades pblicas establecern mnimos y mximos de existencias de materiales y suministros, a efecto de programar y efectuar oportunamente las adquisiciones. Las entidades mantendrn registros actualizados de proveedores y cotizaciones, seleccionados a base de concursos de ofertas y/o licitaciones, con el objeto de disponer de informacin para realizar nuevas adquisiciones. El titular, el comit o junta de licitaciones o la unidad encargada de adquisiciones, segn el caso, sern responsables de la aprobacin de la cotizacin, concurso de oferta o licitacin. Adems, ser el encargado de dictar las normas y procedimientos que deban adoptarse para adquisiciones en el mercado interno o externo, si tal atribucin no estuviera conferida a algn otro rgano del poder pblico. Normalmente, la programacin de las adquisiciones tienen como antecedentes la programacin institucional de operaciones y se concreta en la determinacin de los bienes materia/es requeridos para el cumplimiento de las actividades de la entidad, su cuanta y oportunidad, as como la fuente de la que se podr obtener la provisin. NTCI No. 134-03 SOLICITUD Y APROBACION Toda adquisicin de bienes contar con la pertinente solicitud que estar debidamente fundamentada en el pedido justificado del responsable del rea o unidad administrativa.

Antes de surtir efecto, la solicitud debe ser aprobada por el nivel jerrquico competente. La necesidad de los bienes es oriqi?ia/mente identificada en las unidades administrativas usuarias de los mismos. Su provisin es generalmente precedida por una solicitud formulada en dicha unidad, sea para que se los abastezca de las existencias de bodega, sea tambin para que se desencadene e/proceso de adquisicin. NTCI No. 134-04 UNIDAD DE ADQUISICIONES Toda entidad dispondr de una unidad en la que se centralice el proceso de adquisiciones. La centralizacin de las compras implica que las adquisiciones de todos los recursos materiales, cualesquiera sean su cantidad, valor y naturaleza estn bajo el control de esta unidad. Esta norma no es aplicable a entidades pequeas o geogrficamente desconcentradas. El control terno adecuado sobre el sistema de abastecniento requiere, prinero que todo, de una estructura de la organizacin que atribuya a una unidad por separado, la autoridad exclusiva de la entidad para realizar todas las adquisiciones de bienes y servicios. Las funciones de compra, recibo y regitro, deben estar claramente separadas y localizadas en distintas unidades. En las entidades pequeas o geogrficamente desconcentradas, tal operacin puede llevarse a cabo a travs de una persona responsable de todas las transacciones de compra. El proceso de abastecniento implica la participacin de mlt,;oles unidades administrativas de la entidad: las unidades usuarias de los bienes, los niveles jerrquicos de autorizacin, las unidades de almacenamiento y distribucin, las unidades de registro de los bienes y su pertinente pago, etc. Connotacin especial tiene en el proceso de abastec,nento la unidad de adquisiciones a la que, generalmente, corresponde efectuar las cotizaciones, recibir las ofertas, elaborarlos cuadros comparativos de las mismas y formular la recomendacin para seleccionar la oferta ms ventajosa en trminos de caildad, precio y oportunidad. NTCI No. 134-05 CONSTANCIA DE RECEPCION DE BIENES Las entidades pblicas recibirn los bienes adquiridos dejando constancia escrita de sus principales condiciones, especialmente de su cantidad y calidad. Todos los bienes adquiridos por la entidad pbilca, sin excepcin alguna, deben recibirse por conducto de una unidad de recibo que sea independiente del resto de las unidades de la entidad. Esta unidad es responsable de: la determinacin de las cantidades de bienes recibidos; el sealamiento de bienes daados o defectuosos; la preparacin de un informe de lo recibido; y, el envo inmediato de los bienes recibidos para su almacenamiento. La constancia escrita que la entidad otorga por la recepcin de los bienes adquiridos es un importante elemento del control interno. Sirve como documentacin sustentatoria en el proceso de desembolsos, en el registro contable de las operaciones y posibilita identificar al custodio y responsable de los mismos.

NTCI No. 134-4)6 SISTEMA DE REGISTRO Se establecern procedimientos de control contable de las existencias de bienes, que incluyan registros por unidades de iguales caractersticas y valores. Los inventarios estn constituidos por productos recibidos para el consumo interno, para transformacin en otros bienes o para la venta. Cada entidad establecer la codificacin que permita identificar los materiales y artculos de su propiedad, as como al depositario o custodio responsable de los mismos. El sistema diseado debe facilitar la identificacin de existencias obsoletas, la toma fsica del inventario y la adopcin de decisiones para adquisiciones.

Los registros de iventario constituyen una parte muy importante del sistema de control interno. Estos registros muestran las cantidades de bienes en existencia, proporcionan una informacin esencia/para reahar nuevas compras, para las ventas y para la formulacin de po/fricas a utiifrarse en la planeacin de la produccin. Con estos antecedentes es posible guiar la gestin, estableciendo puntos de cantidades m,nbnas y mximas para cada artculo almacenado. NTCI No. 134-4)7 ALMACENAMFENTO, CUSTODIA Y UTILIZACION Cada entidad pblica establecer un sistema para el almacenamiento, custodia y utilizacin de los bienes, los mismos que estarn bajo el cuidado de un servidor caucionado, responsable de su correcto manejo. Los bienes se destinarn exclusivamente a los propsitos institucionales que motivaron su adquisicin. El titular o mxima autoridad de la entidad, por intermedio de la unidad administrativa respectiva, ser responsable de establecer un sistema apropiado para la conservacin, administracin y uso de los bienes en existencia. El servidor encargado del ingreso y entrega del material es, en ltima instancia, el responsable de su manejo y de su perfecta conservacin, por lo cual deber rendir una caucin que respalde la ejecucin de sus funciones. La unidad de recibo correspondiente, a travs del servidor encargado del kigreso y entrega del material, inspeccionar y acusar recibo por todos los bienes recibidos, debiendo notificar a la unidad de contabilidad sobre las cantidades de bienes recibidos y colocados en existencia. Esta prctica constituye una aportacin frnportante al control general de inventarios; pues, al firmar por los bienes recibidos, el servidor fe/a su propia responsabilidad; y al notificar a la unidad de contabilidad sobre los bienes realmente almacenados, proporciona verificacin del trabajo de la unidad de recepcin. NTCI No. 134-08 SEGURIDAD DE LOS BIENES Bajo la responsabilidad del titular, o mxima autoridad de la entidad, las entidades pblicas establecern sistemas de seguridad que protejan los bienes contra eventuales siniestros. Adecuada medida de control interno, tendiente a la seguridad de los bienes contra riesgos y siiiestros que puedan ocurrir, es la contratacin de seguros que los protejan de los mismos. Aams de esta sana prctica, las entidades deben

adoptar las medidas necesarias de salvaguarda fsica que garanticen su conservacin. NTCI No. 134-09 CONSTATACION FISICA Se efectuarn constataciones fsicas contra los registros existentes, por lo menos una vez al ao, a fin de verificar la existencia real de los inventarios de materiales. Quienes hagan la toma fsica de inventarios sern personas ajenas a las encargadas del control de tarjetas y registro de contabilidad de los bienes materiales de la entidad. La unidad de auditora interna participar en la planificacin y observar la toma fsica de inventarios en existencia, por lo menos una vez al ao, para garantizar la aplicacin de los procedimientos diseados al efecto. Se practicarn inventarios fsicos parciales, peridicos y selectivos. NTCI No. 134-10 OBSOLESCENCIA PERDIDA O DAO Se justificar y autorizar debidamente la baja o descargo de bienes materiales de una entidad, por obsolescencia, prdida o dao. Cada entidad pblica aplicar estrictamente las disposiciones reglamentarias para la baja o descargo de bienes por obsolescencia, prdida o dao; en todos estos casos, sin excepcin alguna, se contar con las justificaciones requeridas. 135-00 ACTWO FIJO NTCI No. 135-01 ADQUISICIONES Y REPARACIONES Todas la adquisiciones y reparaciones de activos fijos debern realizarse con base en solicitudes debidamente documentadas, autorizadas y aprobadas, en concordancia con los programas, proyectos y presupuestos y segn lo establezca la Ley. Los activos fijos de las entidades estn compuestos por bienes de valor significativo, utilizados de manera permanente en su gestin. En las adquisiciones de activos fijos, el titular de la entidad, por intermedio de la unidad correspondiente, es el responsable final de cumplir y vigilar el cumplimiento de las disposiciones legales. NTCI No. 135-02 USO Y MANTENIMIENTO Las entidades pblicas deben utilizar sus activos fijos en los fines institucionales previstos, elaborar y ejecutar un programa de mantenimiento preventivo de los mismos, y emplear todos los medios que permitan prolongar hasta el mximo posible la vida til de los activos fijos institucionales. El activo fj/o institucional representa un rubro importante de la formacin de capital del sector pblico. Dadas las lnitaciones financieras que caracterizan a este sector es altamente conveniente tratar de prolongar la vida til de los activos fi/os mediante la ejecucin de programas de mantenimiento preventivo, y correctivo si fuere menester.

La vida til probable de los bienes slo constituye una medida aproxinada respecto a la vida real de los mismos, en la que influyen los siguientes factores: a) El uso a que estn sometidos y su regular funcionamiento. b) El mantenimiento y reparaciones que se les preste. c) La obsolescencia por los avances tecnolgicos, cambios de modas y costumbres, etc. La estimacin de la vida til probable est en la experiencia o se halla regulada por las d/sposfr,,&s Iegdies o por las normas tcnicas correspondientes. NTCI No. 135-03 SISTEMA DE REGISTRO Las entidades pblicas mantendrn registros de activos fijos que permitan su correcta clasificacin y el control oportuno de su ingreso, uso, disposicin o consumo. Los registros detallados, incluirn la siguiente informacin: 1- Descripcin del activo, ubicacin y nmero de identificacin; 2- Fecha de compra y costo de adquisicin; 3- Depreciacin aplicada, vida til estimada y valor residual cuando sea aplicable; 4- Monto acumulado por las provisiones de depreciacin. Los registros detallados deben permitir el control de retiros, traspasos y mejoras sobre los activos fijos, adems de su conciliacin con las cuentas del mayor general, por una persona independiente de su registro y custodia. Las causas ms importantes de depreciacin son las siguientes: 1.- El desgaste por el uso de tales bienes; 2.- El envejecimiento por la accin del tiempo; 3.- Las deficiencias producidas por su utilizacin y funcionamiento; 4.- La falta de conservacin y mantenimiento apropiados; 5.- La obsolescencia tcnica. NTCI No. 135-04 CODH?ICACION Las entidades pblicas establecern una codificacin que permita el control de todos sus activos fijos. Cualquier tipo de codificacin que se establezca se har de acuerdo a las caractersticas de la entidad y considerando las normas que se emitan para este efecto. Todo activo fijo llevar impreso el cdigo correspondiente, en una parte visible. 1e modo que permita su identificacin. NTCI No. 135-05 CUSTODIA Y PROTECCION Las entidades determinarn por escrito las personas responsables de la custodia de los activos fijos asignados a cada unidad administrativa. Del mismo modo, dictarn normas y establecern procedimientos para contratar seguros sobre los activos fijos en los casos necesarios. La salvaguarda fsica de las propiedades de la entidad debe contribuir sustancialmente al control sobre los activos fijos susceptibles de prdida por descuido, robo, dao, o uso inadecuado. Cada entidad deber establecer de acuerdo a sus necesidades la delimitacin de responsabilidades del personal encargado de la custodia de activos fijos.

Los titulares de la entidad sern los responsables de emit- por escrito, las disposiciones necesarias para determiar los encargados de la custodia de los activos fijos asignados a cada unidad administrativa. NTCI No. 135-06 CONSTATACION FISICA Se efectuarn verificaciones fsicas de los activos fijos de cada entidad sobre una base peridica o sobre una base de rotacin. La responsabilidad para la toma peridica de los inventarios fsicos de acthos fijos recaer en un servidor que no tenga ingerencia en su custodia ni en los registros contables. Debern efectuarse verificaciones fsicas peridicas por lo menos una vez al ano, coiiparando la informacin contenida en los registros contables de activos fijos con los resultados de la constatacin fsica. Las verificaciones fsicas de los bienes en forma peridica, tienen como fialldad pricipal la de comprobar su existencia y buenas condiciones de uso. La toma de inventarios sobre una base peridica es un inventario fsico completo de todo el activo fijo efectuado siiultneamonte. La toma fsica sobre una base de rotacin es la realiacin de varios inventarios fsicos parciales tomados en un perodo de tiempo, de tal manera que durante dicho perodo se logra una verificacin completa de todos los activos fi/os. NTCI No. 135-07 USO DE VEHICULOS Los vehculos se utilizarn para el servicio exclusivo en las actividades propias de la entidad. Todos los vehculos llevarn en un lugar visible el distintivo que identifique la institucin a que pertenece. Los vehculos de la entidad se guardarn al final de cada jornada en los garages o lugares indicados por la administracin; aquellos que se encuentren en comisin fuera de la sede, debern regirse por las normas que se dicten para el efecto. Se exceptan del alcance de esta norma los vehculos que por medida de seguridad deben prescindir de la utilizacin del distintivo, previa autorizacin por escrito del titular de la entidad. La exclusividad del servicio de los vehculos consiste en destiarlos y utiiiarlos nicamente para los [bies propios de la entidad, salvo las excepciones permitidas por las disposiciones legales. NTCI No. 135-08 ENAJENACION DE ACTiVOS FIJOS Cuando sea necesaria la venta de activos fijos, propiedad de la entidad, sta deber efectuarse por medio de subasta pblica, de conformidad con las disposiciones legales aplicables y con los procedimientos establecidos para el efecto. Para los dems casos de enajenacin se observarn las normas y procedimientos pertinentes. A la subasta de los activos fijos deber preceder un valo previo que determine el valor del bien. Tanto del valo como de la enajenacin del bien se dejar constancia en un acta que ha de practicarse para el efecto.

Debe existir una autorLacin formal para la venta de activos fi/os. Esta autorLacin requiere de un estudio previo o plan general dentro de la entidad, a fi de determinar la conveniencia do la venta. La decisin o autonzacin deber emanar del titular de la entidad o de quien disponga la ley.