MINIT MESYUARAT KETUA UNIT AUTO TRADER ENTERPRISE

BERSAMA PENGURUS BESAR AUTO TRADER ENTERPRISE

BAGI MAJLIS MALAM AMAL

BIL. 2/2008
13 februari 2008

1.0PEMBUKAAN
1.1. Tuan Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua kakitangan
yang hadir.

1.2. Tuan Pengerusi memaklumkan kepada kakitangan agar membuat

pembentangan yang berkaitan dengan matlamat atau sebarang
strategi yang menjurus kepada elemen yang telah ditetapkan bagi
mencapai misi syarikat pada tahun ini.Auto Trader haruslah turut
serta dalam menjayakan matlamat tersebut.

1.3. Tuan Pengerusi juga memaklumkan bahawa salinan perutusan dan

bajet akan diedarkan dalam jangka masa yang terdekat.Perincian
akan dibuat dari semasa ke semasa dan semua kakitangan akan
terlibat dalam bajet yang tersebut.

1.4. Penggunaan peruntukan hendaklah dirangka dalam masa 1 bulan

dengan menjalankan aktiviti-aktiviti yang menepati bajet tersebut.
Perincian peruntukan bergantung kepada setiap unit iaitu merancang
sebarang aktiviti dan bajet yang akan dibuat bersesuaian dengan
bilangan yang hadir.

1.5. Tuan Pengerusi meminta setiap unit mengusulkan aktiviti-aktiviti yang

akan dijalankan dalam masa yang terdekat dan perancangan bagi
perlaksanaannya dengan lebih awal. Aktiviti yang bakal dilaksanakan
hendaklah menepati kehendak syarikat bagi meningkatkan imej,
produktiviti dan kualiti syarikat.
.

2.0PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

2.1. En. Azman Bin Zahari mencadangkan agar minit mesyuarat disahkan.

2.2. Cadangan pengesahan minit mesyuarat tersebut disokong oleh En.

Ahmad Nor Hafiz Bin Mansor

1
3.0 PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

3.1. Pengerusi mencadangkan agar waktu majlis malam amal tersebut

dipercepatkan dari pukul 8.45 mlm di tukarkan kepada pukul 8.00
mlm pada hari sabtu 1 mei 2008

Tindakan : Mohd Aifil Asyaraf Bin Abd

Rahman
Status : tutup

4.0AGENDA

4.1. Laporan Aktiviti Malam Amal

4.1.1.Pengurusan

Laporan Pengurusan Malam Amal

4.1.1.1. Encik Mohd Hafiz Bin Samsudin menyatakan bahawa bajet yang diperuntukan pada
majlis malam amal adalah sebanyak RM 70 000.

4.1.1.2. Mendapat wang sebanyak RM50 000 dari Bendahari dan akan
menberikan wang yang diperuntukan bagi setiap unit.

4.1.1.3. Encik Mohd Hafiz Bin Samsudin akan menempat beberapa tabung derma di setiap
sudut bagi tujuan menderma dan menempatkan polis bantuan dari balai polis
terdekat seramai 10 orang di tempat berkenaan bagi menggelakan perkara yang
tidak di ingini berlaku dan telah mendapat persetujuan daripada pihak polis daripada
balai yang berdekatan(ASP Mohd Hanan Bin Yusof).

4.1.1.4. Bagi malam amal tersebut, Syarikat Auto Trader Enterprise mendapat tajaan bagi
peralatan audio set daripada sebuah syarikat rakaman iaitu Syarikat MZ Enterprise
dan kita perlu menyediakan lori bagi unit peralatan bagi mengambil dan menghantar
peralatan tersebut. Peruntukan sebanyak RM1000 bagi penyewaan tersebut

4.1.1.5. Antara artis-artis jemputan adalah seperti kumpulan nasyid Raihan,kumpulan

Kristal dan kumpulan Spider.

2
4.1.1.6. Setiap kumpulan akan di bayar sebanyak RM5000 seperti yang dipersetujui oleh
kedua-dua pihak.Pembayaran di buat pada hari berlangsungnya majlis
tersebut.deposit telah di beri sebanyak RM2000.

Tindakan : En. Mohd Hafiz Bin

Samsudin
Status : buka

4.1.2.Jemputan

Laporan Jemputan Malam Amal

4.1.2.1. Encik Mohamad Hazuan Bin Mohamud menyatakan seramai 2000 orang dijemput
terdiri daripada kakitangan, anak-anak yatim dan VIP dan kad jemputan sedang di
cetak bagi majlis tersebut. Di jangka akan siap pada 3 mac 2008 dan akan di
edarkan pada 7 mac 2008

4.1.2.2. Bajet yang digunakan sebanyak RM7000

• Bil kakitangan seramai 40, anak-anak yatim seramai 200 orang, para wartawan
dan fotografik seramai 10 yang terdiri daripada pihak akhbar Utusan,Sinar
Harian dan akhbar Harian.VIP seramai 5 buah keluarga dan turut menjemput
beberapa syarikat-syarikat lain:

• Kad dijangka siap pada 3mac dan akan diedarkan oleh setiausaha pada 7 mac
2008

Tindakan : En. Mohamad Hazuan Bin Mohamud

Status : buka

3
4.1.3.Peralatan

Laporan Peralatan Malam Amal

4.1.3.1. Encik Ahmad Nor Hafiz Bin Mansor menyatakan peralatan yang
digunakan adalah tajaan Syarikat Mz Enterprises seperti sistem
audio.

4.1.3.2. Manakala kerusi dan meja disewa dari pihak dewan Jubli Perak
Kerusi dan meja yang di sewa dari pihak dewan Jubli Perak sebanyak 300 buah
meja dan 3000 buah kerusi.

4.1.3.3. Encik Ahmad Nor Hafiz Bin Mansor mencadangkan penambahan bilangan ahli bagi
mengguruskan segala peralatan yang di perlukan.

4.1.3.4. Bajet yang diperuntukan bagi unit peralatan sebanyak RM10 000 termasuk
penyediaan lori bagi mengambil dan menghantar peralatan tersebut.

4.1.3.5. Peruntukan adalah sebanyak RM1000 bagi penyewaan lori

tersebut.

Tindakan : En. Ahmad Nor Hafiz Bin

Mansor
Status :buka

4.1.4. Pemakanan

Laporan pemakanan Malam Amal

4.1.4.1. Penyediaan makanan diuruskan oleh pihak katering termasuklah peralatan seperti
pinggan, cawan, sudu, garpu dan alas meja pada majlis tersebut.

Menu makanan adalah seperti berikut:

• Nasi minyak, nasi beriani,

• Kuih-muih seperti karipap, kuih seri muka, mufin dan lain-lain.
• Minuman yang disediakan adalah minunan berkarbonat dan oren jus.
• Menyediakan minuman panas seperti kopi dan teh.

4
Makanan dan minuman disediakan secara buffe dan bagi VIP,makanan akan disediakan di atas
meja VIP dan setiap meja VIP mempunyai seorang pelayan @ waiter yang diupah oleh Pihak
Katering Hasnol.

4.1.4.2. Peruntukan wang sebanyak RM18 000

• Makanan untuk 3000 orang makan termasuklah kuih-muih dan minuman yang
disediakan.
• Terdiri daripada kakitangan, anak-anak yatim dan para VIP.Bil kakitangan
seramai 40, anak-anak yatim seramai 200 orang, para wartawan dan fotografik
seramai 10 yang terdiri daripada pihak akhbar Utusan,Sinar Harian dan akhbar
Harian.VIP seramai 5 buah keluarga dan turut menjemput beberapa syarikat-
syarikat lain

Tindakan : En.
Azman Bin Zahari
Status : buka

4.1.5.Bendahari

Laporan Kewangan Malam Amal

4.1.5.1. Encik Afandi Bin Mohamad menyatakan anggaran bajet yang diperutukan pada
majlis malam amal kepada adalah sebanyak RM 70 000 dan dipersetujui oleh Tuan
Pengerusi.

4.1.5.2. Encik Afandi Bin Mohamad akan menyerahkan wang kepada Unit pengurusan
sebanyak RM50 000 bagi menjalankan majlis malam amal.

4.1.5.3. Encik Mohd Hafiz Bin Samsudin akan menggunakan wang sebanyak RM15 000
bagi Unit Pergurusan dan akan menyerahkan wang kepada Unit peralatan sebanyak
RM10 000 bagi membuat bayaran kepada Pihak dewan atas
penyewaan dewan, kerusi dan meja yang di sewa.

4.1.5.4. Encik Mohd Hafiz Bin Samsudin akan menyerahkan wang sebanyak RM18 000
kepada Unit Pemakanan bagi membuat bayaran kepada Pihak Katering yang
ditempah iaitu Hasnol Katering Enterprises.

4.1.5.5. Encik Mohd Hafiz Bin Samsudin akan menyerahkan wang yang di peruntukan
kepada Unit Jemputan RM7 000 bagi membuat bayaran untuk tempahan kad
jemputan yang sedang di tempah.

4.1.5.6. Jumlah peruntukan bagi majlis adalah RM50000 dan jumlah

anggaran bagi bajet adalah RM70 000. Baki lebihan akan di
masukkan ke dalam akaun tabung derma pada malam tersebut.

5
Perancangan

4.1.5.6 Encik Afandi Bin Mohamad akan mengemas kini perbelanjaan syarikat.

4.1.5.7 Encik Afandi Bin Mohamad akan merancang target dan strategi syarikat pada masa
akan datang.

4.1.5.8 Encik Afandi Bin Mohamad mencadangkan agar pengurangan pengeluaran modal.

Tindakan : En. Affandi Bin Mohamad

Status : buka

5.0HAL-HAL LAIN

5.1. Tuan Pengerusi meminta agar cadangan aktiviti malam amal tersebut
yang terperinci diserahkan kepada pihak pengurusan untuk dipantau
bagi memastikan aktiviti dapat dijalankan secara seragam.

Tindakan : En. Mohd Hafiz Bin Samsudin

Status : buka

5.2.Tuan Pengerusi mengingatkan semua kakitangan agar membuat

perancangan untuk aktiviti malam amal tersebut bagi memastikan
prestasi kerja semua kakitangan dapat berjalan dengan lebih lancar.

Tindakan : Semua kakitangan

Status
: Buka

6.0PENUTUP
6.1. Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 5:30 petang kepada tarikh yang
akan diberitahu kelak.

Disediakan oleh: Disahkan oleh:

_______________________ ______________________

6
Mohd Saifullah Sabri Mohd Aifil Asyaraf Bin Abd
Rahman