Manual 1

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS COORDINACIN DE COMUNICACIN SOCIAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Tuxtla Gutirrez, Chiapas, Junio 2006.
NDICE CONTENIDO
Autorizacin Introduccin Organigrama Procedimientos Coordinacin de Comunicacin Social CCS /01 Audiencia con el C. Coordinador CCS /02 Control de correspondencia CCS /03 Convenios con empresas publicitarias y medios de comunicacin rea de Informtica CCS AI / 01 Desarrollo del Sitio Web Oficial CCS AI / 02 Mantenimiento del Sitio Web Oficial CCS AI / 03 Desarrollo de Sistemas de informacin administrativos CCS AI / 04 Mantenimiento de Sistemas de Informacin administrativa CCS AI / 05 Mantenimiento preventivo de la infraestructura informtica CCS AI / 06 Mantenimiento correctivo de la infraestructura informtica Unidad de Apoyo Administrativo CCS UAA / 01 Pagos de facturas por servicios de publicaciones oficiales CCS UAA / 02 Informacin de la partida presupuestal 3602 Publicaciones Oficiales rea de Recursos Humanos CCS UAA/ARH/01 Tramite de seleccin de personal CCS UAA/ARH/02 Alta de personal de confianza CCS UAA/ARH/03 Alta del trabajador ante el IMSS CCS UAA/ARH/04 Pago a travs de nmina electrnica CCS UAA/ARH/05 Declaracin patrimonial CCS UAA/ARH/06 Baja de personal CCS UAA/ARH/07 Baja del derechohabiente ante el IMSS CCS UAA/ARH/08 Retencin de sueldos CCS UAA/ARH/09 Reintegro de sueldos CCS UAA/ARH/10 Descuentos disciplinarios CCS UAA/ARH/11 Permisos econmicos CCS UAA/ARH/12 Vacaciones del personal CCS UAA/ARH/13 Control de nminas CCS UAA/ARH/14 Incapacidad mdica CCS UAA/ARH/15 Capacitacin del personal CCS UAA/ARH/16 Prstamos a caja de ahorro para personal de confianza CCS UAA/ARH/17 Promocin del personal de confianza CCS UAA/ARH/18 Licencia con goce de sueldo para personal sindicalizado CCS UAA/ARH/19 Reorganizacin estructural CCS UAA/ARH/20 Actualizacin de manuales administrativos
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rea de Recursos Financieros CCS UAA/ARF/01 Anteproyecto anual de presupuesto CCS UAA/ARF/02 Pago a proveedores y prestadores de servicio CCS UAA/ARF/03 Control presupuestal CCS UAA/ARF/04 Adecuaciones presupustales CCS UAA/ARF/05 Fondo revolvente CCS UAA/ARF/06 Pago de viticos CCS UAA/ARF/07 Conciliaciones bancarias CCS UAA/ARF/08 Estados financieros y cuenta publica CCS UAA/ARF/09 Seguimiento cualitativo y cuantitativo del programa operativo anual rea de Recursos Materiales y Servicios Generales CCS UAA/ARMSG/01 Compra menor CCS UAA/ARMSG/02 Compra por licitacin CCS UAA/ARMSG/03 Inventario de bienes muebles e inmuebles CCS UAA/ARMSG/04 Alta de bienes muebles CCS UAA/ARMSG/05 Baja de bienes muebles CCS UAA/ARMSG/06 Mantenimiento de bienes muebles CCS UAA/ARMSG/07 Resguardo de vehculos CCS UAA/ARMSG/08 Alta de vehculos CCS UAA/ARMSG/09 Baja de Vehculos CCS UAA/ARMSG/10 Control y mantenimiento de vehculos CCS UAA/ARMSG/11 Siniestro por accidente de vehculos CCS UAA/ARMSG/12 Robo de vehculos CCS UAA/ARMSG/13 Control de servicios bsicos Direccin de prensa CCS DP/01 Insercin de publicidad en medios de comunicacin impresa Departamento de Sntesis y Anlisis CCS DP/DSA/01 Sntesis informativa local CCS DP/DSA/02 Sntesis informativa regional y nacional CCS DP/DSA/03 Resumen de columnas locales y revistas nacionales CCS DP/DSA/04 Archivo histrico de la Coordinacin de Comunicacin Social CCS DP/DSA/05 Informacin de temas especficos Departamento de Diseo e Imagen Institucional CCS DP/DDII/01 Diseo de folletos para el Ejecutivo CCS DP/DDII/02 Diseos internos CCS DP/DDII/03 Diseo de banners, super-imposiciones y cintillos CCS DP/DDII/04 Diseo de esquelas CCS DP/DDII/05 Diseo de trpticos CCS DP/DDII/06 Revisin de publicaciones impresos CCS DP/DDII/07 Tramite para produccin televisiva y radiofnica CCS DP/DDII/08 Pautas para radio y televisin CCS DP/DDII/09 Gestin de entrevistas de radio y televisin Departamento de Informacin y Redaccin CCS DP/DIR/01 Informacin de las acciones del Gobernador del Estado CCS DP/DIR/02 Difusin de boletines de las dependencias o Entidades del Gobierno del Estado CCS DP/DIR/03 Difundir fotografas de actividades oficiales del gobernador del Estado
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Departamento de Monitoreo y Evaluacin de la Informacin en Medios Electrnicos CCS DP/DMEIME/01 Monitoreo de medios electrnicos CCS DP/DMEIME/02 Monitoreo de Internet Corresponsala de prensa CCS DP/CP/01 Cobertura de actividades en delegaciones del Gobierno del Estado CCS DP/CP/02 Monitoreo de medios electrnicos de la corresponsala CCS DP/CP/03 Sntesis de prensa de la corresponsala Glosario de trminos Grupo de trabajo
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Primera Emisin 01/07/2000
Actualizacin 01/06/2006
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INTRODUCCIN
La Coordinacin de Comunicacin Social es un rgano encargado de integrar y difundir acciones y programas de gobierno para mantener informada a la sociedad, a travs del uso eficiente de los medios de comunicacin. El presente Manual de Procedimientos nos da a conocer de manera integral la operatividad de cada rgano administrativo de la Coordinacin, y contiene bsicamente los siguientes apartados: Propsito, alcance y polticas Descripcin del procedimiento
El propsito fundamental de la elaboracin del Manual de Procedimientos es servir como auxiliar a los colaboradores de la Coordinacin de Comunicacin Social en la realizacin de las funciones que se les confiere.
Primera Emisin Agosto 2000
Actualizacin 01 Junio 2006
Prxima Revisin 01 Junio 2007
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ORGANIGRAMA
COORDINACIN DE COMUNICACIN SOCIAL
REA DE RECURSOS HUMANOS
REA DE RECURSOS FINANCIEROS
UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO
AREA DE INFORMATICA
REA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
DIRECCIN DE PRENSA
DEPARTAMENTO DE SNTESIS Y ANLISIS
DEPARTAMENTO DE DISEO E IMAGEN INSTITUCIONAL
DEPARTAMENTO DE INFORMACIN Y REDACCIN
DEPARTAMENTO DE MONITOREO Y EVALUACION DE INF. EN MEDIOS ELECTRONICOS
RGANOS DESCONCENTRADOS
CORRESPONSALA DE PRENSA EN PALENQUE
CORRESPONSALA DE PRENSA EN SAN CRISTBAL
CORRESPONSALA DE PRENSA EN TAPACHULA
CORRESPONSALA DE PRENSA EN COMITN
RESUMEN DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIN
CCS 01 Audiencias con el C. Coordinador CCS 02 Control de correspondencia CCS 03 Convenios con empresas publicitarias y medios de comunicacin
Cdigo del procedimiento CCS 01
Nombre del procedimiento: Audiencia con el C. Coordinador
Propsito: Atender las solicitudes de audiencia de personas, organismos pblicos y privados con el C. Coordinador
Alcance: Desde la solicitud personal o telefnica, hasta la entrevista con el C. Coordinador
Responsable del Procedimiento: Coordinacin de Comunicacin Social
Polticas: 1. Las personas, organismos pblicos o privados que soliciten audiencia con el C. Coordinador, debern presentar sus datos personales, telfono y asunto a tratar
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Cdigo del procedimiento CCS 01 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 2 3 4 5 6 Actividad Recibe solicitud de personas u organismos pblicos o privados para entrevistarse con el C. Coordinador Anota nombre completo, nmero telefnico y asunto a tratar del Formato: control de llamadas recibidas. solicitante Informa al C. Coordinador de la solicitud de audiencia, establece fecha para la audiencia Confirma va telefnica al solicitante fecha de la audiencia Recibe al solicitante en fecha establecida para la audiencia Efecta la audiencia Nota: En caso de que sea imposible que el titular de la dependencia atienda al solicitante, lo canaliza al rgano administrativo afn al asunto a tratar Documento de Referencia / observaciones
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Nombre del procedimiento: Control de correspondencia
Propsito: Llevar el registro de los documentos oficiales que se reciben y se enven en la Coordinacin
Alcance: Desde la recepcin del oficio hasta la verificacin de que ste fue atendido por el rgano administrativo correspondiente
Polticas: 1.- Para la recepcin de correspondencia la Coordinacin de Comunicacin Social verificar: Que el destinatario corresponda al C. Coordinador Si contiene anexos No se recibir facturas No se recibir documentos con fechas o datos que no correspondan 2.- La Coordinacin de Comunicacin Social turnar la correspondencia original a los rganos administrativos correspondientes 3.- Para la contestacin de la correspondencia de lo solicitado a la Coordinacin, los rganos administrativos que ejecutan la accin debern turnar copia de respuesta al C. Coordinador
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Cdigo del procedimiento CCS 02 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 2 3 4 5 Actividad Recibe correspondencia dirigida al titular de la Coordinacin Sella correspondencia e ingresa al formato de Control de Correspondencia Revisa correspondencia con el C. Coordinador Fotocopia correspondencia y turna al rgano administrativo correspondiente Da seguimiento a la correspondencia turnada a las rganos administrativos Formato de control de documentos recibidos Documento de Referencia / observaciones
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Nombre del procedimiento: Convenios con empresas publicitarias y medios de comunicacin
Propsito: Establecer convenios con empresas publicitarias y medios de comunicacin para difundir las campaas institucionales y acciones de gobierno
Alcance: Desde la definicin de la informacin a difundir, hasta el cumplimiento del convenio
Polticas: 1.- La Coordinacin de Comunicacin Social deber apegarse a: Peridicos fiscales de Normas Presupuestarias Acuerdo Delegatorio de Funciones, de fecha 4 de febrero del 2004 Lineamientos en materia de comunicacin
2.- Para la suscripcin de convenios, la Coordinacin de Comunicacin Social deber tomar en cuenta que: El prestador del servicio cumpla con todos los requisitos fiscales El prestador del servicio ofrezca servicio y calidad
3.- Para la firma del convenio de difusin, la Coordinacin de Comunicacin Social deber contar con el presupuesto autorizado a la partida
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Cdigo del procedimiento CCS 03 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 2 3 4 5 6 Actividad Define la informacin a difundir y el prestador de servicio Verifica el presupuesto autorizado a la partida correspondiente con la Unidad de Apoyo Administrativo Establece contacto con prestadores de servicio para conocer la viabilidad de realizar convenios de difusin Acuerda y firma convenio de difusin con el prestador de servicio Turna a la Unidad de Apoyo Administrativo y a la Direccin de Prensa el convenio firmado para su administracin Recibe confirmacin de que el convenio de difusin se est cumpliendo Documento de Referencia / observaciones
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RESUMEN DE PROCEDIMIENTOS DEL REA DE INFORMTICA
CCS AI/01 Desarrollo del sitio Web oficial CCS AI/02 Mantenimiento del Sitio Web oficial CCS AI/03 Desarrollo de Sistemas de informacin administrativos CCS AI/04 Mantenimiento de Sistemas de Informacin administrativos CCS AI/05 Mantenimiento preventivo de infraestructura informtica CCS AI/06 Mantenimiento correctivo de la infraestructura informtica
Cdigo del procedimiento CCS AI/01
Nombre del procedimiento: Desarrollo del Sitio Web Oficial.
Propsito: Desarrollar y mantener en Internet un recurso de comunicacin permanente entre el Gobierno del Estado, la sociedad y los diversos medios de comunicacin.
Alcance: Desde la solicitud de creacin del Sitio Web Oficial hasta su publicacin en Internet.
Responsable del Procedimiento: rea de Informtica.
Polticas: El presente instrumento se sustentar en: Normatividad de Internet en las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo, emitida por la Direccin de Internet de la Secretara de Administracin. Normatividad Informtica para Regular la Gestin de Tecnologas de Informacin y el Desarrollo Tecnolgico en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo, emitida por la Direccin de Desarrollo Tecnolgico de la Secretara de Administracin. Polticas informticas y de comunicaciones emitidas por la Coordinacin de Comunicacin Social. Criterios generales emanados por la Titularidad de la Coordinacin de Comunicacin Social.
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Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 Documento de referencia / observaciones
Actividad
Recibe memorando en original y copia en el cual se solicita Debe sealar los criterios la creacin del Sitio Web Oficial para la Coordinacin de generales de los contenidos del Comunicacin Social. Sitio Web Oficial. Sella y escribe la fecha y hora de recepcin en ambos documentos, Archiva original. Atiende la solicitud y acuerda, conjuntamente con el solicitante, fecha y hora de reunin para definir: plan general de trabajo, criterios generales, contenidos, estructura, cronograma, as como los rganos administrativos y operativos que habrn de involucrarse en el desarrollo del Sitio Web Oficial. Rene e informa a los Titulares de los rganos involucrados sobre el proyecto de desarrollo del Sitio Web Oficial, sealando requerimientos y el papel a desempear por cada uno de stos durante el desarrollo de dicho sitio. Elabora el proyecto de desarrollo del Sitio Web Oficial de la Coordinacin de Comunicacin Social en original y tres copias, de acuerdo a los estndares sealados en la normatividad correspondiente. Elabora oficio dirigido al Titular de la Direccin de Internet en el cual informa sobre el proyecto de desarrollo del Sitio Web Oficial de esta Coordinacin, firma, fotocopia y distribuye de la siguiente forma: Direccin de Internet - Original del oficio. - Original del proyecto. Coordinacin de Comunicacin Social - 1 Fotocopia del oficio. - 1 Copia del proyecto. Normatividad de Internet en las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo, emitida por la Direccin de Internet de la Secretara de Administracin
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Descripcin del procedimiento No. de actividad Documento de referencia / observaciones
Actividad Direccin de Prensa - 2 Fotocopia del oficio. - 2 Copia del proyecto. Expediente del proyecto - 3 Fotocopia del oficio. - 3 Copia del proyecto. Archivo consecutivo - 4 Fotocopia del oficio.
Inicia desarrollo del proyecto realizando la codificacin y pruebas de nomenclaturas, bases de datos, formularios, tablas, vnculos e ilustraciones, con el objeto de evaluar y asegurar que el Sitio Web Oficial no presenta fallas y funciona de acuerdo a los requerimientos y criterios establecidos. Realiza presentacin preliminar del Sitio Web Oficial ante el Titular de esta Coordinacin y los respectivos Titulares de los diversos rganos de la misma, con el objeto de conocer la evaluacin y sugerencias de stos y toma nota. Realiza las modificaciones sugeridas.
De ser necesario, durante la etapa de desarrollo y validacin se solicitarn las asesoras necesarias a la Direccin de Internet.
Concluidas las modificaciones, repetir la actividad nmero 8. En caso de existir ms sugerencias, se repite esta actividad.
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Libera el Sitio Web Oficial y elabora el acta de liberacin correspondiente, recaba firma del C. Coordinador y de los Titulares de los rganos involucrados en el proyecto.
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Elabora manual tcnico del Sitio Web Oficial para facilitar futuras modificaciones al mismo. Imprime manual tcnico en original y dos copias. Engargola.
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Actividad
Genera respaldo del manual tcnico y del cdigo fuente del Sitio Web Oficial en medio fotomagntico (CD) en original y dos copias. Elabora oficio en original dirigido al Titular de la Direccin de Internet para informar la conclusin del proyecto del Sitio Web Oficial de la Coordinacin y la liberacin de ste, as mismo, le solicita su publicacin en la Web. Firma, fotocopia y distribuye de la siguiente forma: Direccin de Internet - Original del oficio. - Original del manual tcnico. - Original del respaldo en CD. Coordinacin de Comunicacin Social - 1 Fotocopia del oficio. - 1 Copia del manual tcnico. - 1 Copia del respaldo en CD. Direccin de Prensa - 2 Fotocopia del oficio. - 2 Copia del manual tcnico. - 2 Copia del respaldo en CD. Expediente del proyecto - 3 Fotocopia del oficio. - 3 Copia del manual tcnico. - 3 Copia del respaldo en CD. Archivo consecutivo - 4 Fotocopia del oficio.
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Nombre del procedimiento: Mantenimiento del Sitio Web Oficial.
Propsito: Establecer los mecanismos necesarios que faciliten el mantenimiento y actualizacin del sitio web oficial, permitiendo con ello mantener un medio electrnico de comunicacin confiable, atractivo y actualizado entre el Gobierno del Estado, la sociedad en general y los diversos medios informativos.
Alcance: Desde la solicitud de mantenimiento emitida por alguno de los rganos administrativos y operativos de la Coordinacin de Comunicacin Social hasta su publicacin en Internet una vez actualizado.
Polticas: El presente instrumento se sustenta en: Normatividad de Internet en las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo, emitida por la Direccin de Internet de la Secretara de Administracin. Normatividad Informtica para Regular la Gestin de Tecnologas de Informacin y el Desarrollo Tecnolgico en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo, emitida por las Direcciones de Desarrollo Tecnolgico e Internet de la Secretara de Administracin. Polticas Informticas y de comunicaciones emitida por la Coordinacin de Comunicacin Social. Criterios generales emanados por la Titularidad de la Coordinacin de Comunicacin Social.
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Actividad
Recibe en original y copia modificacin y/o actualizacin ms rganos administrativos elementos que habrn de eliminarse.
memorando de solicitud de del sitio web oficial de uno o y/u operativos, sealando los agregarse, actualizarse y/o
Sella de recibido ambos documentos, sealando adems, la fecha y hora de su recepcin, devolviendo la copia al solicitante. Evala los cambios y/o actualizaciones al sitio web oficial, y define, las acciones a seguir as como los tiempos estimados para concretar el mantenimiento solicitado. Realiza y concluye los cambios y/o actualizaciones al sitio web oficial e informa de los resultados obtenidos a l o a los solicitantes, archiva el memorando de solicitud. Nota: En el dado caso de que las modificaciones solicitadas requieran de especial atencin por su impacto y/o la complejidad de las mismas, el Titular del rea de Informtica informar a l o a los solicitantes sobre las acciones que habrn de tomarse y del tiempo estimado para su conclusin. De ser necesario, se solicitar el apoyo correspondiente a la Direccin de Internet de la Secretara de Administracin.
Realiza cambios en el Manual tcnico del sitio web oficial y genera los respaldos correspondientes en CD en original y tres copias. Elabora oficio en original y cuatro copias dirigido al Titular de la Direccin de Internet en el que informa los cambios realizados al sitio web oficial, as mismo, solicita su publicacin en su versin actualizada.
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Actividad
Enva oficio y distribuye de acuerdo al siguiente orden: Direccin de Internet: - Original de oficio. - 1 Copia del Manual tcnico del sitio web oficial. - 1 Copia del respaldo del sitio web oficial en CD Oficina del C. Coordinador: - 1 Copia del oficio. - 2 Copia del Manual tcnico del sitio web oficial. - 2 Copia del respaldo del sitio web oficial en CD Direccin de Prensa: - 2 Copia del oficio. - 3 Copia del Manual tcnico del sitio web oficial. - 3 Copia del respaldo del sitio web oficial en CD Archivo: - 3 Copia del oficio para archivar en el consecutivo. - 4 Copia del oficio para archivar en la carpeta de Proyectos. - Original del Manual tcnico del sitio web oficial para archivar en la carpeta de Proyectos. - Original del respaldo del sitio web oficial en CD para archivar en la carpeta de Proyectos.
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Nombre del procedimiento: Desarrollo de Sistemas de Informacin Administrativos.
Propsito: Establecer los mecanismos necesarios que faciliten el desarrollo de sistemas de informacin integrales que permitan a los distintos rganos administrativos y operativos cumplir con su propsito y objetivos de la Coordinacin.
Alcance: Desde que se recibe solicitud para el desarrollo de un sistema de informacin hasta su implementacin y puesta en marcha en el rgano administrativo u operativo solicitante.
Polticas: El presente instrumento se sustenta en: Normatividad Informtica para Regular la Gestin de Tecnologas de Informacin y el Desarrollo Tecnolgico en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo, emitida por la Direccin de Desarrollo Tecnolgico de la Secretara de Administracin. Polticas informticas y de comunicaciones emitidas por la Coordinacin de Comunicacin Social. Criterios generales emanados de la Titularidad de la Coordinacin de Comunicacin Social.
Primer Emisin Agosto 2000
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Actividad Recibe memorando en original y copia de uno o varios rganos administrativos y/u operativos solicitando el desarrollo e implementacin de un sistema de informacin administrativo, sealando los requerimientos que habrn de cubrirse. Sella de recibido ambos documentos, seala fecha y hora de recepcin y devuelve copia sellada al solicitante. Determina fecha y hora de reunin conjuntamente con l o los solicitantes para definir el plan general de trabajo, los criterios generales y los rganos administrativos y operativos que tienen relacin en el desarrollo del sistema de informacin requerido. Define los requerimientos y el alcance del sistema as como el plan de trabajo y el cronograma de desarrollo del mismo de acuerdo a los elementos bsicos sealados en el memorando de solicitud.
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Formatos: Anteproyecto de Desarrollo de Sistemas y Calendario Anual de Proyectos de Desarrollo Correspondiente al Ao, de la Direccin de Desarrollo Tecnolgico.
Rene a los Titulares de los diversos rganos administrativos y/u operativos involucrados e informa sobre el proyecto, sealando los requerimientos de informacin y el papel a ser desempeado por cada uno de stos durante el desarrollo de dicho sistema. Elabora el proyecto de desarrollo del sistema de informacin Normatividad Informtica para solicitado, de acuerdo a los lineamientos de la Normatividad Regular la Gestin de Informtica Institucional, en original y tres copias. Tecnologas de Informacin y el Desarrollo Tecnolgico en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo, emitida por la Direccin de Desarrollo Tecnolgico. Elabora oficio dirigido al Titular de la Direccin de Desarrollo Tecnolgico en el cual informa sobre el proyecto de desarrollo de un sistema de informacin, en original y cuatro copias.
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Actividad
Enva oficio y distribuye de acuerdo al siguiente orden: Direccin de Desarrollo Tecnolgico: - Original de oficio. - Original del proyecto. Oficina del C. Coordinador: - 1 Copia del oficio. - 1 Copia del proyecto. Direccin de Prensa: - 2 Copia del oficio. - 2 Copia del proyecto Archivo: - 3 Copia del oficio para archivar en el consecutivo. - 4 Copia del oficio para archivar en la carpeta de Proyectos. - 3 Copia del proyecto para archivar en la carpeta de Proyectos.
Inicia el anlisis y desarrollo del sistema de informacin, realiza la codificacin y pruebas de nomenclaturas, estructuras de bases de datos, formularios de captura, tablas, reportes, vnculos entre bases de datos y tablas, con el objeto de evaluar la operatividad y funcionalidad. Nota: De ser necesario, se solicitar a la Direccin de Desarrollo Tecnolgico apoyo con asesoras que faciliten el desarrollo adecuado del sistema de informacin.
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Presenta el sistema de informacin desarrollado ante los Titulares de la Direccin de Prensa y del rgano u rganos beneficiados con dicho sistema con el objeto de conocer la evaluacin y sugerencias de stos. Atiende sugerencias y peticiones de modificaciones al sistema de informacin recin desarrollado, stas sern atendidas y resueltas antes de ser liberado dicho sistema. Procede de la misma manera que las actividades 9 y 10.
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Actividad
Concluye el desarrollo del sistema de informacin y acuerda su implementacin y liberacin con l o los rganos administrativos y/u operativos involucrados. Elabora el acta de liberacin correspondiente y firma el Titular Formato del Acta de Liberacin de la Coordinacin as como los Titulares de los diversos rganos administrativos y/u operativos involucrados. Elabora el Manual tcnico y el Manual del usuario.
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Imprime el Manual tcnico en original y tres copias, y engargola. Imprime el Manual de usuario en original y cuatro copias, y engargola. Genera respaldo tanto de los manuales como del sistema de informacin desarrollado en cdigo fuente y en su estructura para instalacin, en medio fotomagntico (CD) en original y tres copias. Genera respaldo del sistema en su estructura para instalacin nicamente, en medio fotomagntico (CD). Establece los acuerdos necesarios con los rganos involucrados y beneficiados con el sistema de informacin desarrollado, procede a la instalacin e implementacin del sistema y capacita al personal usuario del mismo. Llena y firman l o los rganos administrativos y/u operativos Original del Acta de Liberacin. solicitantes, el complemento del acta de liberacin correspondiente a la aceptacin del sistema de informacin desarrollado. Genera tres fotocopias simples de dicha acta.
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Actividad
Elabora en original y tres copias oficio dirigido al Titular de la Direccin de Desarrollo Tecnolgico en el cual informa la conclusin del proyecto de desarrollo del sistema de informacin y la liberacin de ste, as mismo, solicita su intervencin para el registro de ste ante la Direccin de Patrimonio. Recaba firma en el oficio y distribuye de la siguiente manera: Direccin de Desarrollo Tecnolgico: - Original de oficio. - 1 Fotocopia del Acta de Liberacin del Sistema. - Original del Manual tcnico del sistema. - Original del Manual de usuario del sistema. - CD original del respaldo del sistema de informacin en cdigo fuente y en su estructura para instalacin. Oficina del C. Coordinador: - 1 Copia de oficio. - 2 Fotocopia del Acta de Liberacin del Sistema. - 1 Copia del Manual tcnico del sistema. - 1 Copia del manual de usuario del sistema. - 1 Copia del respaldo del sistema de informacin en cdigo fuente y en su estructura para instalacin, en CD. Direccin de Prensa: - 2 Copia de oficio. - 3 Fotocopia del Acta de Liberacin del Sistema. - 2 Copia del Manual tcnico del sistema. - 2 Copia del Manual de usuario del sistema. - 2 Copia del respaldo del sistema de informacin en cdigo fuente y en su estructura para instalacin, en CD. Archivo: - 3 Copia de oficio. - Original del Acta de Liberacin del Sistema. - 3 Copia del Manual tcnico del sistema. - 3 Copia del Manual de usuario del sistema. - 3 Copia del respaldo del sistema de informacin en cdigo fuente y en su estructura para instalacin, en CD.
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Descripcin del procedimiento No. de actividad Nota: Todos estos documentos y respaldos en CD se archivan en la carpeta de Proyectos. Organo solicitante. - 4 Copia del Manual de usuario del sistema. Nota: Por cada rgano administrativo y/u operativo en el cual sea implementado y liberado el sistema de informacin desarrollado, se generar y entregar a cada uno de stos una copia del Manual de usuario para su consulta. Documento de referencia / observaciones
Actividad Original del respaldo del sistema en su estructura para instalacin nicamente.
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Nombre del procedimiento: Mantenimiento de Sistemas de Informacin Administrativos
Propsito: Establecer los mecanismos necesarios que permitan mantener en condiciones de operatividad y funcionalidad a los sistemas de informacin en produccin, facilitando a los distintos rganos administrativos y/u operativos usuarios de stos cumplir con su propsito y objetivos de la Coordinacin.
Alcance: Desde la recepcin de la solicitud de mantenimiento hasta la puesta en puesta en marcha del sistema actualizado en o los rganos administrativos y/u operativos solicitantes.
Responsable del Procedimiento: rea de Informtica
Polticas: El presente instrumento se sustenta en: Normatividad Informtica para Regular la Gestin de Tecnologas de Informacin y el Desarrollo Tecnolgico en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo, emitida por la Direccin de Desarrollo Tecnolgico de la Secretara de Administracin. Polticas informticas y de comunicaciones emitidas por la Coordinacin de Comunicacin Social. Criterios generales emanados de la Titularidad de la Coordinacin de Comunicacin Social.
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Actividad
Recibe memorando en original y copia de uno o varios rganos administrativos y/u operativos solicitud de modificacin de un sistema de informacin administrativo en produccin, sealando las necesidades de modificacin. Sella de recibido ambos documentos, sealando fecha y hora de su recepcin y devuelve la copia del memorando de solicitud al solicitante. Define la fecha y hora de reunin para analizar las modificaciones requeridas, conjuntamente con l o los solicitantes. Definen las acciones a ejecutar, el alcance de las Formatos: Anteproyecto de modificaciones, el plan de trabajo y el cronograma de Desarrollo de Sistemas y ejecucin de dichas modificaciones. Calendario Anual de Proyectos de Desarrollo Correspondiente al Ao, de la Direccin de Desarrollo Tecnolgico. Inicia las acciones de modificacin del cdigo fuente correspondiente, Realiza las pruebas necesarias y suficientes de los cambios realizados, y evala la operatividad y funcionalidad del sistema modificado para asegurarse que ste no presente fallas y funcione de acuerdo a los requerimientos solicitados. Nota: De ser necesario, se solicitarn las asesoras necesarias a la Direccin de Desarrollo Tecnolgico.
Presenta el sistema de informacin actualizado ante l o los solicitantes con el objeto de conocer la evaluacin y sugerencias de stos.
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Actividad
Atiende y resuelve las sugerencias y peticiones de modificaciones al sistema de informacin recin actualizado. Da por concluido los trabajos de modificacin del sistema Manual tcnico. actualizado y realiza las actualizaciones correspondientes al Manual tcnico y al Manual de usuario. Manual de usuario. Imprime el Manual tcnico actualizado en original y tres copias, y engargola. Imprime el Manual de usuario actualizado en original y cuatro copias, y engargola. Genera respaldo tanto de los manuales como del sistema de informacin actualizados en cdigo fuente y en su estructura para instalacin, en medio fotomagntico (CD) en original y tres copias. Genera respaldo del sistema actualizado en su estructura para instalacin nicamente, en medio fotomagntico (CD). Establece los acuerdos necesarios con los rganos involucrados y beneficiados con el sistema de informacin actualizado, procede a la reinstalacin y puesta en marcha de ste y capacita al personal usuario del mismo. Llena y firman l o los rganos administrativos y/u operativos Acta de solicitantes, el Acta de Actualizacin del Sistema. Genera tres sistemas. fotocopias simples de dicha acta. Elabora oficio en original y tres copias, dirigido al Titular de la Direccin de Desarrollo Tecnolgico en el que informa las actualizaciones realizadas a un sistema de informacin en produccin. Recaba firma en el oficio y anexa reimpresiones de los manuales tcnico y de usuario, respaldos fotomagnticos (CD), y distribuye de la siguiente manera:
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Actividad Direccin de Desarrollo Tecnolgico: - Original de oficio. - 1 Fotocopia del Acta de Actualizacin del Sistema. - Original del Manual tcnico del sistema actualizado. - Original del Manual de usuario del sistema actualizado. - CD original del respaldo del sistema de informacin en cdigo fuente y en su estructura para instalacin actualizado. Oficina del C. Coordinador: - 1 Copia de oficio. - 2 Fotocopia del Acta de Actualizacin del Sistema. - 1 Copia del Manual tcnico del sistema actualizado. - 1 Copia del Manual de usuario del sistema actualizado. - 1 Copia del respaldo del sistema de informacin en cdigo fuente y en su estructura para instalacin actualizado. Direccin de Prensa: - 2 Copia de oficio. - 3 Fotocopia del Acta de Actualizacin del Sistema. - 2 Copia del Manual tcnico del sistema actualizado. - 2 Copia del Manual de usuario del sistema actualizado. - 2 Copia del respaldo del sistema de informacin en cdigo fuente y en su estructura para instalacin actualizado. Archivo: - 3 Copia de oficio. - Original del Acta de Actualizacin del Sistema. - 3 Copia del Manual tcnico del sistema actualizado. - 3 Copia del Manual de usuario del sistema actualizado. - 3 Copia del respaldo del sistema de informacin en cdigo fuente y en su estructura para instalacin, actualizado. - Original del respaldo del sistema en su estructura para instalacin nicamente, actualizado.
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Descripcin del procedimiento No. de actividad Nota: Todos estos documentos y respaldos en CD se archivan en la carpeta de Proyectos. Organo solicitante. - 4 Copia del actualizado. Nota: Por cada rgano administrativo y/u operativo en el cual sea implementado y liberado el sistema de informacin actualizado, se generar y entregar a cada uno de stos una copia del Manual de usuario para su consulta. Documento de referencia / observaciones
Actividad
Manual
de
usuario
del
sistema
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Nombre del procedimiento: Mantenimiento preventivo de la infraestructura informtica.
Propsito: Establecer los mecanismos que permitan la ejecucin de acciones orientadas a mantener en condiciones de operatividad y funcionalidad la infraestructura informtica de la Coordinacin de Comunicacin Social facilitando con ello el cumplimiento de su propsito y objetivos.
Alcance: Desde la elaboracin del calendario de mantenimiento preventivo hasta su ejecucin y cumplimiento.
Polticas: El presente instrumento se sustenta en: Normatividad Informtica para Regular la Gestin de Tecnologas de Informacin y el Desarrollo Tecnolgico en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo, emitida por la Direccin de Desarrollo Tecnolgico de la Secretara de Administracin. Polticas informticas y de comunicaciones emitidas por esta Coordinacin. Criterios generales emanados por la Titularidad de la Coordinacin de Comunicacin Social. Trminos de las garantas de los equipos de cmputo, impresoras, no-brakes y dems equipamiento informtico que an se encuentren vigentes, los cuales slo sern sujetos de limpieza exterior y de los servicios de mantenimiento lgico a discos duros.
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Actividad
Define dentro de los primeros 15 das del mes de diciembre, el Calendario de Servicios de calendario anual de servicios de mantenimiento preventivo a la Mantenimiento Preventivo a la infraestructura informtica de la Coordinacin de Infraestructura Informtica. Comunicacin Social correspondiente al siguiente ejercicio, e imprime en original y quince copias. Elabora Circular con el objeto de difundir y dar a conocer el calendario de servicios de mantenimiento preventivo en original y quince copias, misma que distribuye de la siguiente manera: Oficina del C. Coordinador. - 1 Copia de circular. - 1 Copia del Calendario de Servicios de Mantenimiento Preventivo a la Infraestructura Informtica. Direccin de Prensa. - 2 Copia de circular. - 2 Copia del Calendario de Servicios de Mantenimiento Preventivo a la Infraestructura Informtica. Departamento de Informacin y Redaccin. - 3 Copia de circular. - 3 Copia del Calendario de Servicios de Mantenimiento Preventivo a la Infraestructura Informtica. Departamento de Monitoreo y Evaluacin de la Informacin en Medios Electrnicos. - 4 Copia de circular. - 4 Copia del Calendario de Servicios de Mantenimiento Preventivo a la Infraestructura Informtica. Departamento de Sntesis y Anlisis. - 5 Copia de circular. - 5 Copia del Calendario de Servicios de Mantenimiento Preventivo a la Infraestructura Informtica. Departamento de Diseo e Imagen Institucional. - 6 Copia de circular. - 6 Copia del Calendario de Servicios de Mantenimiento Preventivo a la Infraestructura Informtica.
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Actividad
Unidad de Apoyo Administrativo. - 7 Copia de circular. - 7 Copia del Calendario de Servicios de Mantenimiento Preventivo a la Infraestructura Informtica. Area de Recursos Humanos. - 8 Copia de circular. - 8 Copia del Calendario de Servicios de Mantenimiento Preventivo a la Infraestructura Informtica. Area de Recursos Materiales. - 9 Copia de circular. - 9 Copia del Calendario de Servicios de Mantenimiento Preventivo a la Infraestructura Informtica. Area de Recursos Financieros. 10 Copia de circular. 10 Copia del Calendario de Servicios de Mantenimiento Preventivo a la Infraestructura Informtica. Asesor Jurdico. - 11 Copia de circular. - 11 Copia del Calendario de Servicios de Mantenimiento Preventivo a la Infraestructura Informtica. Corresponsala de Prensa de Tapachula. - 12 Copia de circular. - 12 Copia del Calendario de Servicios de Mantenimiento Preventivo a la Infraestructura Informtica. Corresponsala de Prensa de San Cristbal. - 13 Copia de circular. - 13 Copia del Calendario de Servicios de Mantenimiento Preventivo a la Infraestructura Informtica. Corresponsala de Prensa de Comitn. - 14 Copia de circular. - 14 Copia del Calendario de Servicios de Mantenimiento Preventivo a la Infraestructura Informtica.
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Actividad Corresponsala de Prensa en Palenque: - 15 Copia de circular. - 15 Copia del Calendario de Servicios de Mantenimiento Preventivo a la Infraestructura Informtica. Archivo: - Original de circular. - Original del Calendario de Servicios de Mantenimiento Preventivo a la Infraestructura Informtica. Nota: Los documentos originales se archivan en la carpeta correspondiente.
Supervisa el seguimiento al calendario de servicios de Calendario de Servicios de mantenimiento preventivo e informa con una semana de Mantenimiento Preventivo a la anticipacin al Titular del rgano administrativo u operativo Infraestructura Informtica. que recibir los servicios de mantenimiento preventivo. Da seguimiento y cumplimiento al calendario de servicios de Calendario de Servicios de mantenimiento preventivo consistiendo en: Mantenimiento Preventivo a la Infraestructura Informtica. Registra los servicios brindados a cada uno de los equipos Ficha de Servicios atendidos en las fichas de servicios de mantenimiento Mantenimiento Preventivo. preventivo. de
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Nombre del procedimiento: Mantenimiento correctivo de la infraestructura informtica.
Propsito: Establecer los mecanismos que permitan la ejecucin de acciones orientadas a mantener en condiciones de operatividad y funcionalidad la infraestructura informtica de la Coordinacin de Comunicacin Social facilitando con ello el cumplimiento de su propsito y objetivos.
Alcance: Desde la recepcin de la solicitud de mantenimiento correctivo hasta su atencin, ejecucin y cumplimiento.
Polticas: El presente instrumento se sustenta en: Normatividad Informtica para Regular la Gestin de Tecnologas de Informacin y el Desarrollo Tecnolgico en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo, emitida por la Direccin de Desarrollo Tecnolgico de la Secretara de Administracin. Polticas informticas y de comunicaciones emitidas por esta Coordinacin. Criterios generales emanados por la Titularidad de la Coordinacin de Comunicacin Social. Trminos de las garantas de los equipos de cmputo, impresoras, no-brakes y dems equipamiento informtico que an se encuentren vigentes, los cuales slo sern sujetos de limpieza exterior y de los servicios de mantenimiento lgico a discos duros, sin embargo, en caso de que algn componente del equipamiento informtico asignado a un usuario presente fallas, ste debe reportarlo a su jefe inmediato para que ste ltimo lo reporte al rea de Informtica a travs de un memorando en original y copia, en el cual seale brevemente la falla reportada, el proveedor ser notificado para hacer valer la garanta correspondiente.
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Actividad
Recibe el momerando en original y copia, sella de recibido ambos documentos, regresa la copia al solicitante del servicio de mantenimiento correctivo y turna el original a Soporte Tcnico. Evalua la solicitud recibida, verifica contra la base de datos del Inventario inventario de bienes informticos para determinar si el bien Informticos. informtico reportado con fallas an est en garanta o no. Nota: En caso de que el bien informtico reportado se encuentre en garanta, ste es concentrado al rea de Informtica, procede a evaluar la falla y reporta al proveedor para hacer vlida la garanta. El equipo fallado que an est en garanta y que fue reportado al proveedor, es entregado a ste y se le explica la falla en el Pase de salida emitido por el momento de apersonarse e identificarse, as mismo, le es rea de Recursos Materiales. solicitado al rea de Recursos Materiales y de Servicios la emisin del correspondiente pase de salida de dicho bien para que el proveedor lo traslade a sus instalaciones. de Bienes
Acude al rgano administrativo u operativo solicitante, revisa y diagnostica el tipo de falla del bien informtico para determinar las acciones de mantenimiento correctivo a realizar cuando ste se encuentra fuera de garanta. Nota: Si la falla puede corregirse in situ, se procede a ello, en caso contrario es informado el usuario y el bien informtico es trasladado al rea de Informtica.
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Brinda el mantenimiento correctivo correspondiente. Solicita la adquisicin del componente de repuesto a travs de Solicitud de requisicin. la Solicitud de requisicin al rea de Recursos Materiales si es necesario
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Actividad
Informa al usuario y le asigna temporalmente otro equipo hasta que el bien informtico en mantenimiento le sea devuelto. Recibe el componente solicitado, procede a su instalacin y ejecuta las pruebas de operacin correspondientes. Nota: El bien informtico, que para efectos de garanta fue recogido por el proveedor y que es devuelto por ste ya reparado, se recibe por Soporte Tcnico y ejecuta las pruebas de operacin y funcionalidad necesarias. En caso de que el bien informtico no presente ninguna falla, se le recibe al proveedor junto con la copia de servicio emitida por ste, en caso contrario no se le recibe.
Devuelve el bien informtico al usuario quien firma de Ficha de Servicios conformidad la Ficha de Servicios de Mantenimiento Mantenimiento Correctivo Correctivo emitida. Retira el bien informtico que le temporalmente en prstamo al usuario. fue proporcionado
de
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Archiva la Ficha de Servicios de Mantenimiento Correctivo firmada de conformidad por el usuario.
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RESUMEN DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO
CCS UAA/01 Pago de facturas por servicios de publicaciones oficiales CCS UAA/02 Informacin de la partida presupuestal 3602 Publicaciones oficiales
Cdigo del procedimiento CCS UAA/01 Nombre del procedimiento: Pago de facturas por servicios de Publicaciones Oficiales.
Propsito: Cubrir gastos generados por la difusin de las actividades del Gobierno del Estado, a travs de los medios masivos de comunicacin como prensa, radio, internet y televisin.
Alcance: Desde que se recibe la orden de ministracin de recursos, hasta el envo de control de saldos mensuales y acumulados al rea de Recursos Financieros.
Responsable del Procedimiento: Unidad de Apoyo Administrativo.
Polticas: - La recepcin de facturas enviadas por la Direccin de Prensa sern de lunes a viernes de 8:00 a 14:00 horas. - Recoger rdenes de ministracin emitidas por la Secretaria de Planeacin y Finanzas. - Los gastos relativos a servicios de publicacin, deber apegarse a lo establecido en el Peridico Oficial No. 338, de fecha 28 de Diciembre del ao 2005, en el capitulo VII articulo 82, fracciones del I al IV, con sus incisos. - Los procedimientos para ejercer la partida 3602 Publicaciones Oficiales, deber apegarse a lo establecido en las Normas y Procedimientos emitidos por la extinta Secretaria de Hacienda en el Oficio Circular No. SHE/04559/95, en el capitulo III, nmero 2,3, 6, 8 y 11. - Las dependencias y entidades debern contar con recursos para solventar el gasto a originar, segn lo establecido en las Normas y Procedimientos emitidos por la extinta Secretaria de Hacienda en el Oficio Circular No. SHE/04559/95, en el capitulo II, nmero 9. - Para el pago de Publicaciones Oficiales deber apegarse a lo siguiente: * Copia del memorandum de orden de tramite de pago, autorizado por la direccin de prensa. * La factura, deber cumplir con los requisitos establecidos por el Cdigo Fiscal de la Federacin vigente, que establece para estos. En caso que no se cumpla con lo antes mencionado se devuelve la factura a la Direccin de Prensa. * Oficio de Solicitud de Difusin (nicamente para Dependencias y Entidades). * Testigo, verificar que sea correcta la fecha de la publicacin difundida segn el Oficio de Solicitud emitida por la Dependencia y/o Entidad; excepto en el caso de radio y televisin que de manera selectiva por su importancia e impacto social queda en custodia del depto. de Monitoreo y Evaluacin de Informacin en medios electrnicos. * Para el trmite de pago de la factura de la prestacin de servicios de comunicacin, el proveedor deber presentar Constancia de No Adeudo de Obligaciones Fiscales. - La Unidad de Apoyo Administrativo deber apegarse al formato T IV 13 Carta de Autorizacin o formato T IV 18 Aviso de Cambio de cuentas bancarias que establezca la Tesorera de la Secretaria de Planeacin y Finanzas, establecidos en la normatividad contable y financiera vigente.
Primera Emisin Agosto 2000 Actualizacin 01 Junio 2006 Prxima Revisin 01 Junio 2007 Pgina 1
Cdigo del procedimiento CCS UAA/01 Descripcin del procedimiento Documento de referencia / observaciones
No. de actividad 1
Actividad Solicita calendarizacin anual del presupuesto autorizado a la partida 3602 Publicaciones Oficiales a la Secretaria de Planeacin y Finanzas. Recoge las rdenes de Ministracin mensualmente en el Departamento del Ejercicio Presupuestal de la Secretaria de Planeacin y Finanzas. Verifica en banca electrnica que el recurso haya sido depositado a la cuenta de Publicaciones Oficiales. Registra los recursos autorizados de las rdenes de Ministracin para el control de saldos, en el anlisis de publicaciones. Enva la actualizacin de saldos disponibles con que cuentan cada una de las Dependencias y Entidades a la Direccin de Prensa. Recibe originales de memorandums y facturas de medios de comunicacin enviadas por la Direccin de Prensa, para trmite de pago. Verifica la documentacin soporte que contenga lo siguiente: Copia del memorandum de orden para tramite de pago Factura original. Oficio de Solicitud de Difusin (nicamente para Dependencias y Entidades). Testigo (peridico); excepto radio y televisin. Constancia de No Adeudo de Obligaciones Fiscales. Acude a la Dependencia o entidad, a validar la factura mediante sello y firma del titular o funcionario facultado. Elabora cheques o speuas, firma y recaba firma del Titular de la Coordinacin de Comunicacin Social. Turna cheques o speuas al rea de Recursos Materiales y Servicios Generales, para deposito, en cuentas bancarias proporcionadas por los prestadores de servicios, en el formato TIV 13 Carta de Autorizacin TIV 18 Aviso de Cambio, previa presentacin de la Constancia de No Adeudo de Obligaciones Fiscales.
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Formato de anlisis de publicaciones oficiales. Formato de Saldos acumulados de publicaciones oficiales Ver polticas.
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Speuas, movimiento realizado a travs de la Institucin bancaria Formato TIV 13 y TIV 18 establecidos en los lineamientos normativos emitidos por la Secretaria de Planeacin y Finanzas.
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/01
Actividad Elabora relacin de los cheques y speuas, expedidos durante el mes, as mismo el anlisis mensual y control de saldos acumulados y turna al rea de Recursos Financieros. Archiva memorandums, plizas de Cheques y documentacin soporte.
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Nombre del procedimiento: Informacin de la partida presupuestal 3602 Publicaciones Oficiales.
Propsito: Informar los movimientos realizados durante cada mes, con cargo a la partida 3602 Publicaciones Oficiales a la Secretaria de Planeacin y Finanzas.
Alcance: Desde la captura de la informacin del gasto ejercido hasta el envi de la misma a la Secretaria de Planeacin y Finanzas.
Responsable del Procedimiento: Unidad de Apoyo Administrativo.
Polticas: - Deber apegarse al formato TIV 19 SPF-TE-CF-PRPS-0040 pagos realizados a prestadores de Servicios que emite la Tesorera de Secretaria de Planeacin y Finanzas, segn la normatividad contable y Financiera vigente. - Deber entregar informacin del formato TIV 19 SPF-TE-CF-PRPS-0040 Pagos realizados a prestadores de Servicios, que establecen las polticas de Tesorera vigente. - La informacin que se envi en reportes de pagos del gasto ejercido mensualmente, a la Secretaria de Planeacin y Finanzas, deber contener los siguientes requisitos: - nmero de la orden de insercin y con cargo dependencias o entidades. - Registro Federal de Contribuyentes. - Nombre del prestador de servicios - Numero de factura. - Fecha. - Monto a pagar en pesos. - Se enviaran reportes de pagos los das viernes y horas hbiles de cada semana a las dependencias y entidades, segn lo establecido en el Peridico Oficial No. 338, de fecha 28 de Diciembre del ao 2005, en el capitulo VII articulo 80.
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Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 Documento de referencia / observaciones Formato de Reporte de Pagos. Ver polticas.
Actividad Captura informacin correspondiente al gasto ejercido por la prestacin de servicios en medios de comunicacin en el formato de Reportes de Pagos. (Estos se obtienen de las facturas pagadas). Elabora oficios y anexa el reporte de pago original y firma en los documentos; y distribuye de la siguiente manera: Dependencia o entidad/Unidad de Apoyo Administrativo. - Original del Oficio - Original del Reporte Titular de la Dependencia o Entidad. - 1era. Copia del Oficio. - 1era. Copia del Reporte Coordinacin de Comunicacin Social. - 2. Copia del Oficio. Archivo. - 3era. Copia del Oficio. - 2era. Copia del Reporte.
Elabora oficio y firma, y anexa copia del reporte de pago, y distribuye de la siguiente manera: Secretaria de Contabilidad. Planeacin y Finanzas/Direccin de
- Original del Oficio - 3a. Copia del Reporte de Pago. Coordinacin de Comunicacin Social. - 1. Copia del Oficio. Archivo. - 2a. Copia del Oficio. 4 Concilia los movimientos realizados en la partida 3602 publicaciones oficiales con cada una de las dependencias y entidades. Captura informacin en el formato TIV 19 SPF-TE-CF-PRPS0040 Informe de Pagos a prestadores de servicios de medios de comunicacin, imprime y antefirma. Elabora Oficio y firma, y anexa el formato TIV 19 SPF-TE-CFPRPS-0040 Pago a prestadores de servicios de medios de comunicacin y distribuye de la siguiente manera:
Primera Emisin Agosto 2000 Actualizacin 01 Junio 2006 Prxima Revisin 01 Junio 2007
Formato TIV 19 SPF-TECF-PRPS-0040, Emitido por la Secretaria de administracin
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Actividad
Secretaria de Planeacin y Finanzas. Tesoreria - Original del Oficio - Original del Formato TIV 19 SPF-TE-CF-PRPS-0040 Coordinacin de Comunicacin Social. - 1. Copia del Oficio. - 2. Copia del formato TIV 19 SPF-TE-CF-PRPS-0040 Archivo. - 2a. Copia del Oficio. - 3era. Copia del formato TIV 19 SPF-TE-CF-PRPS-0040
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RESUMEN DE PROCEDIMIENTOS DEL REA DE RECURSOS HUMANOS
CCS UAA/ARH/01 Trmite de seleccin de personal CCS UAA/ARH/02 Alta de personal de confianza CCS UAA/ARH/03 Alta del trabajador ante el IMSS CCS UAA/ARH/04 Pago a travs de nmina electrnica CCS UAA/ARH/05 Declaracin patrimonial CCS UAA/ARH/06 Baja de personal CCS UAA/ARH/07 Baja del derechohabiente ante el IMSS CCS UAA/ARH/08 Retencin de sueldos CCS UAA/ARH/09 Reintegro de sueldos CCS UAA/ARH/10 Descuentos disciplinarios CCS UAA/ARH/11 Permisos econmicos CCS UAA/ARH/12 Vacaciones del personal CCS UAA/ARH/13 Control de nminas CCS UAA/ARH/14 Incapacidad mdica CCS UAA/ARH/15 Capacitacin del personal CCS UAA/ARH/16 Prstamo a caja de ahorro para personal de confianza CCS UAA/ARH/17 Promocin del personal de confianza CCS UAA/ARH/18 Licencia con goce de sueldo para personal sindicalizado CCS UAA/ARH/19 Reorganizacin estructural CCS UAA/ARH/20 Actualizacin de manuales administrativos
Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARH/01
Nombre del procedimiento: Trmite de seleccin de personal
Propsito: Enviar al candidato a examen de seleccin al Instituto de Profesionalizacin del Servidor Pblico
Alcance: Desde que recibe propuestas de candidatos a ocupar el puesto vacante del rgano administrativo, hasta la recepcin del dictamen de seleccin del candidato
Responsable del Procedimiento: rea de Recursos Humanos
Polticas: 1.- Para realizar el trmite de seleccin el rea de Recursos Humanos deber apegarse a: Acuerdo Delegatorio de Funciones Ley del Servicio Civil del Estado y los Municipios de Chiapas Ley Federal del Trabajo Ley de Responsabilidades del Servidor Pblico Manual de Organizacin de la Coordinacin 2.- El rgano administrativo que tenga la plaza vacante deber enviar al rea de Recursos Humanos, el candidato que cubra el perfil profesiogrfico 3.- Se enviar a examen de seleccin al Instituto de Profesionalizacin del Servidor Pblico a todo candidato que rena el perfil profesiogrfico, excepto aquellos casos que por la categora no aplique
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARH/01 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 2 Actividad Recibe renuncia del trabajador para dar trmite de baja ante la Secretara de Administracin Recibe candidatos del rgano administrativo que tiene la plaza vacante, con la siguiente documentacin: - Solicitud de empleo requisitada y con foto - Copia del acta de nacimiento - Copia de constancia de estudios - Original de currculum vitae Entrevista al candidato, revisa currculum toma en consideracin disponibilidad de tiempo, conocimientos tericos-prcticos en funcin del puesto a ocupar Requisita formatos Solicitud de Evaluacin y Perfil del puesto, recaba firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, y del jefe del rgano administrativo que tiene la plaza vacante obtiene fotocopia Enva documentos mencionados en la actividad 2, al Instituto de Profesionalizacin del Servidor Pblico, con el original de los formatos Solicitud de Evaluacin y Perfil del Puesto, para la calendariazacin de la evaluacin y entrevista, archiva fotocopia de formatos Recibe Dictamen de Seleccin del candidato por parte del Instituto de Profesionalizacin del Servidor Pblico, presenta resultados al rgano administrativo que solicit la seleccin Informa al candidato elegido de su resultado Nota: En caso de que el rgano administrativo que tiene la plaza vacante no enve candidatos, se revisa en el archivo la existencia de algn currculum de candidatos acorde al perfil profesiogrfico para ocupar la plaza vacante o solicita candidatos a la bolsa de trabajo del Instituto de Profesionalizacin del Servidor Pblico y del Servicio Estatal de Empleo Solicitud de evaluacin y perfil del puesto emitido por el INPROSEP, circular IPSP/DRSP/007/04 Documento de referencia / observaciones
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Nombre del procedimiento: Alta de personal de confianza
Propsito: Tramitar el alta de personal en nmina de Gobierno del Estado
Alcance: Desde la recepcin de la documentacin del personal seleccionado hasta la recepcin de la copia del movimiento nominal operado por el Departamento de Administracin de Personal de la Secretara de Administracin
Polticas: Para el alta de personal de confianza deber apegarse a lo siguiente: 1. Ser requisito indispensable para la contratacin, la acreditacin del examen de seleccin ante el Instituto de Profesionalizacin del Servidor Pblico, excepto en los casos de las categoras que no apliquen 2. Ley del Servicio Civil del Estado de Chiapas y los Municipios 3. Lineamientos y requisitos para la aplicacin de movimientos nominales del personal adscrito a las dependencias del poder ejecutivo, vigente con fecha 26 de mayo 2005 4. Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del estado de Chiapas 5. Reglamento de Escalafn de los Trabajadores de Base del Poder Ejecutivo 6. Cdigo de tica, Contralora General del Gobierno del Estado 7. Para la elaboracin de la alta ante el IMSS deber sujetarse al Convenio de Incorporacin de Trabajadores de Confianza del Gobierno del Estado de Chiapas ante el Instituto Mexicano del Seguro Social, de fecha 23 de Septiembre de 1998. 8. Manual de Organizacin de la Coordinacin de Comunicacin Social.
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARH/02 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 2 Documento de referencia / observaciones Lineamientos y requisitos para la aplicacin de movimientos nominales del personal adscrito a las dependencias del poder ejecutivo vigentes al 26 de mayo de 2005 Formato de Aviso de Inscripcin al IMSS, de pliza de seguro y de cuestionario mdico Formato de Movimiento Nominal de Alta y Sistema de captura en nomina de Gobierno del Estado emitido por la Secretaria de Administracin
Actividad Informa al personal de nuevo ingreso los requisitos que deber presentar para su trmite de alta Recibe documentacin del personal nuevo, revisa que est completa, y le regresa el original de acta de nacimiento, comprobante de domicilio, credencial del IFE, CURP y constancia de estudios Proporciona al personal de nuevo ingreso los formatos de Aviso de Inscripcin al IMSS, Pliza de Seguro y Cuestionario Mdico para que los llene y firme, verifica que contenga todos los datos solicitados Requisita el Movimiento Nominal de Alta y captura en el Sistema de Nomina de Gobierno del Estado ( Sisnomi); basndose en los datos del acta de nacimiento, comprobante de domicilio, cuestionario mdico y listado analtico Imprime movimiento nominal de alta, oficio de envi, reporte de captura y guarda informacin en diskette, derivado del Sistema de Nomina de Gobierno del Estado (Sisnomi), verifica datos capturados, turna a la Unidad de Apoyo Administrativo para firma del jefe de la Unidad y el C. Coordinador Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo movimiento nominal, oficio de envi y reporte firmado, junto con el diskette y lleva oficio de envi, reporte y diskette al Departamento de Administracin de Personal de la Secretara de Administracin Recibe previo, copia de oficio de envi y reporte de captura sellados por la Direccin de Administracin de Personal de la Secretara de Administracin, y archiva de la siguiente forma: Expediente del trabajador: 1. Copia del reporte de captura, copia de movimiento nominal de alta y copia de la documentacin requisitada Expediente por tipo de movimiento nominal 2. Movimiento nominal de alta original y copia de reporte de captura Nota: si se trata de alta por modificacin del tipo de relacin laboral (de confianza a base) la documentacin que se archiva es la siguiente: Dictamen emitido por la Comisin Mixta de Escalafn Certificado mdico expedido por el Instituto de Seguridad Social de los Trabajadores del Estado de Chiapas
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Nombre del procedimiento: Alta del trabajador ante el IMSS
Propsito: Tramitar alta del trabajador ante el Instituto Mexicano del Seguro Social
Alcance: Desde la recepcin de la documentacin del personal seleccionado hasta que recibe la documentacin de alta sellado por el IMSS (Hoja Rosa)
Polticas: Para la elaboracin de la alta ante el IMSS deber sujetarse a: Convenio de Incorporacin de Trabajadores de Confianza del Gobierno del Estado de Chiapas ante el Instituto Mexicano del Seguro Social, 23 de septiembre de 1998. Lineamientos y requisitos para la aplicacin de movimientos nominales del personal adscrito a las dependencias del poder ejecutivo, vigente con fecha 26 de mayo 2005 Circular de la tarjeta de identificacin patronal, emitido por la Secretaria de administracin en fecha 12 de Agosto del 2002 Formato AFIL-02 Aviso de Inscripcin ante el IMSS
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARH/03 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 Documento de referencia / observaciones
Actividad Proporciona al personal de nuevo ingreso Pliza de Seguro y Cuestionario Mdico para que los llene y firme, verifica que contenga todos los datos solicitados
Requisita formato AFIL-02 aviso de inscripcin al IMSS; Formato AFIL -02 Aviso basndose en los datos de la tarjeta de identificacin patronal y de Inscripcin al IMSS datos del expediente, recaba firma del trabajador Elabora oficio de entrega a nombre del Departamento de Afiliacin y Vigencia, recabando firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo Enva Oficio de entrega anexando Formato AFIL-02 Aviso de Inscripcin al IMSS y Cuestionario medico, al departamento de Afiliacin y Vigencia del IMSS Recibe Acuse de recibo del oficio y hoja rosa, y copia de cuestionario medico y archiva de la siguiente forma Trabajador: - hoja rosa entregada por el IMSS Expediente del trabajador: 1. Copia del cuestionario medico 2 Copia de la hoja rosa
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Nombre del procedimiento: Trmite de ingreso a nmina electrnica
Propsito: Pago de sueldo a travs de tarjeta electrnica
Alcance: Desde la solicitud de la copia del taln de cheque del trabajador, hasta que recibe nmero de cuenta bancaria asignada al trabajador por parte de la institucin bancaria
Polticas: 1. Para ingresar a todo trabajador del Gobierno del Estado al Sistema de Nmina Electrnica, deber apegarse al Oficio Nmero SH/T/0503/2003, emitido por la Secretara Hacienda (hoy Planeacin y Finanzas), en donde se establece la obligatoriedad de ingresar a todo trabajador del Gobierno del Estado al Sistema de Nmina Electrnica 2. Oficio Nmero SPF/T/DCF/0901/2004, de fecha 22 de julio del 2004, emitido por la Secretara de Planeacin y Finanzas, en donde establece que se proporcionar espacio a la Institucin Bancaria para la asesora a trabajadores de nuevo ingreso en nmina electrnica, quienes a su vez deben proporcionar copia de credencial de elector y comprobante de domicilio actualizado 3. Normatividad Contable y Financiera, emitida por la Secretara de Planeacin y Finanzas 4. Manual de Usuario para ingreso, bajas y modificacin en Nmina Electrnica, Secretara de Planeacin y Finanzas
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Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 2 Documento de referencia / observaciones
Actividad Solicita copia del taln de cheque del trabajador Fotocopia credencial del IFE y comprobante de domicilio actualizado, que se encuentra archivado en el expediente del trabajador
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Captura datos del trabajador en el Sistema de Nomina Manual de usuario y Electrnica de acuerdo a la gua del Manual, y en base a la Sistema de Nomina documentacin anterior Electrnica, emitido por la Secretara de Planeacin Imprime formato Alta en Nmina Electrnica, verifica datos del y Finanzas trabajador, guarda informacin en Disket, archiva temporalmente Imprime oficio de Ingreso en Nmina electrnica, recaba firma Formato de oficio del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo Ingreso en Nmina Electrnica Fotocopia oficio original y formato de Alta en Nmina Electrnica, extrae del archivo el disket con datos del trabajador y distribuye de la siguiente forma: Secretara de Planeacin y Finanzas/ Tesorera - Oficio Original y disket - Formato original de Alta en nmina electrnica - Copia de credencial del IFE - Copia de comprobante de domicilio actualizado - Copia de taln de cheques Unidad de Apoyo Administrativo - 1. Copia del oficio Archivo - 2. Copia del oficio y toda la documentacin
Recibe oficio de respuesta de la Secretara de Planeacin y Finanzas, indicando institucin bancaria asignada al trabajador, nmero de cuenta, y notificacin verbal de la fecha de entrega de la tarjeta electrnica por la institucin bancaria, notifica al trabajador Recibe nmero de cuenta asignado al trabajador por parte de la institucin bancaria, archiva en su expediente Nota: para la baja en Nmina Electrnica se realiza de la actividad 3 a la 6, cambiando el formato a Baja en Nmina Electrnica, enva oficio y disket, con las copias correspondientes.
Nombre del procedimiento: Declaracin Patrimonial
Propsito: Que el personal obligado a presentar declaracin patrimonial cumpla ante la Contralora General del Estado
Alcance: Desde que causa alta el trabajador en una categora, cuya obligacin es presentar declaracin patrimonial, hasta la recepcin de la copia de acuse de recibo de su declaracin.
Polticas: Ley de Responsabilidad de los Servidores Pblicos, artculo 76, 77, 78 y 79 Cdigo de Etica, Contralora General del Estado Manual de Organizacin de la Coordinacin El trabajador obligado a declarar deber proporcionar copia del acuse de recibo de la misma, as como de las modificaciones correspondientes
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARH/05 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 Documento de referencia / observaciones Recibe copia de movimiento nominal de alta del trabajador por Ley de Responsabilidades Servidor Pblico, parte de la Secretara de Administracin, verifica categora y del artculo 77 grado de responsabilidad dentro de la dependencia Actividad Elabora memorndum informando al trabajador la obligacin de Pagina de Internet presentar su declaracin patrimonial va Internet , distribuye de la www.contraloria.chiapas.gob.mx siguiente forma: Trabajador obligado - Original del memordum Contralora General de Gobierno/ Contralora Interna de Responsabilidad y Registro Patrimonial - 1. Copia del memorandum Coordinacin de Comunicacin Social/ Unidad de Apoyo Administrativo - 2. Copia del memorandum Archivo/expediente - 3. Copia de memorndum 3 Recibe copia del acuse de recibo de la declaracin por parte del trabajador, archiva en su expediente Nota: Se sigue el mismo procedimiento para declaracin de modificacin patrimonial y baja del trabajador y de la actividad 24 para la declaracin anual de Mayo
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Nombre del procedimiento: Baja de personal
Propsito: Tramitar la baja del personal en la nmina del Gobierno del Estado
Alcance: Desde que recibe renuncia del trabajador, hasta la recepcin del diskette de movimientos operados de baja por la Secretara de Administracin.
Polticas: Para tramitar la baja de personal deber sujetarse a: Ley del Servicio Civil del Estado y los Municipios de Chiapas Ley de Responsabilidad del Servidor Pblico del Estado de Chiapas Lineamientos y requisitos para la aplicacin de movimientos nominales del personal adscrito a las dependencias del poder ejecutivo, vigente con fecha 26 de mayo 2005 Condiciones Generales de los Trabajadores de Base al Servicio del Poder Ejecutivo del Estado de Chiapas Manual de Organizacin de la Coordinacin de Comunicacin Social
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARH/06 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 2 Verifica que la renuncia corresponda al nombre del trabajador, a la categora y adscripcin en el Listado Analtico de la dependencia y archiva la renuncia temporalmente 3 Requisita el movimiento nominal de baja y captura en el Sistema Formato de Movimiento de Nomina de Gobierno del Estado (Sisnomi), basndose en los Nominal de Baja y datos del listado analtico Sistema de Nomina del Gobierno del Estado; emitidos por la Secretara de Admn. Imprime movimiento nominal de baja, oficio de envi, reporte de captura y guarda informacin en diskette, derivado del Sistema de Nomina de Gobierno del Estado (Sisnomi), verifica datos capturados, turna a la Unidad de Apoyo Administrativa para firma del jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y del titular de la Coordinacin Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo movimiento nominal de baja, oficio de envi y reporte firmado, junto con el diskette y lleva oficio de envi, reporte y diskette al Departamento de Administracin de personal de la Secretara de Administracin Recibe previo, copia de oficio de envi y reporte de captura sellados por la direccin de personal de la Secretara de Administracin y archiva de la siguiente forma: Expediente del trabajador: - 1. Copia del reporte de captura, copia del movimiento nominal de baja - Renuncia original o copia de cese y acta administrativa segn sea el motivo de baja Expediente por tipo de movimiento nominal - Movimiento nominal de baja original - 2 Copia del reporte de captura Actividad Recibe del rgano administrativo, renuncia original del trabajador o fotocopia de cese y acta administrativa segn sea el motivo de baja. Documento de referencia / observaciones
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Nombre del procedimiento: Baja del derechohabiente ante el IMSS
Propsito: Tramitar la baja del trabajador ante el Instituto Mexicano del Seguro Social
Alcance: Desde que recibe la renuncia del trabajador hasta que recibe la documentacin de baja sellados por el IMSS
Polticas: Para la elaboracin de la baja ante el IMSS deber sujetarse a: Convenio de Incorporacin de Trabajadores de Confianza del Gobierno del Estado de Chiapas ante el Instituto Mexicano del Seguro Social, 23 de septiembre de 1998. Programa de Modificacin de Salarios, Bajas y Reintegros en Dispositivo Magntico, Coordinacin de Afiliacin Vigencia, Instituto Mexicano del Seguro Social (DISPMAG) Lineamientos y requisitos para la aplicacin de movimientos nominales del personal adscrito a las dependencias del poder ejecutivo, vigente con fecha 26 de mayo 2005 Tarjeta de identificacin patronal, emitida por el IMSS Para requisitar el formato de baja ante el IMSS deber sujetarse al formato de aviso de inscripcin del trabajador, emitido por la Secretara de Administracin Los formatos SAIIA 04 y AFIL 06, se deber ser certificados por el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, y debern contener los siguientes datos: 1. Nombre completo del derechohabiente 2. Categora y adscripcin 3. Fecha de baja
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARH/07 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 2 3 Actividad Recibe del rgano administrativo renuncia del trabajador, fotocopia y archiva temporalmente Extrae copia de hoja rosa del expediente del trabajador para conocer su nmero de afiliacin ante el IMSS Captura datos del trabajador y de la dependencia en el DISPMAG, Coordinacin Programa (DISPMAG) Modificacin de Salarios, Bajas y de Afiliacin Vigencia Reingreso en Dispositivo Magntico del Instituto Mexicano del IMSS, Manual del Usuario Seguro Social Graba archivo en disco magntico, y lo resguarda, imprime Comunicado de Bajas y Comunicado de Bajas y SAIIA-01 y verifica datos con la hoja SAIIA-01, Manual del rosa y la archiva Usuario Firma Comunicado de Bajas y recaba firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo en el Comunicado y en el formato SAIIA-01 Recibe formatos firmados de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia, integra tarjeta de identificacin patronal y disco magntico con la informacin de bajas y los lleva al IMSS Recibe del IMSS copia de formato Comunicado de Bajas y SAIIA-01 sellado, original de formato SAIIA 04 y disco magntico con informacin actualizada Verifica en el formato SAIIA 04 si los movimientos fueron aceptados. En caso de no ser as, requisita el formato AFIL 04 AFIL 04, Aviso de baja del trabajador Documento de referencia / observaciones
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Verifica el contenido del disco magntico, abre el archivo Si el movimiento no es OPEN para imprimir el formato AFIL O6 correcto, el archivo open indica la causa del error Certifica la baja del derechohabiente en los formatos SAIIA 04 y Ver polticas de este AFIL 06,. firma en el formato AFIL 06 y SAIIA 04 y recaba firma procedimiento del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo Integra la documentacin: Copia del SAIIA 01, Copia de Comunicacin de Bajas de Asegurados, Original del AFIL 06 Original del SAIIA 04 y fotocopia toda la documentacin Archiva la documentacin de la siguiente manera: Expediente de Bajas ante el IMSS - 1. Copia. Expediente del trabajador: - 2. Copia.
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Esta actividad se enlaza con la actividad nmero 5 del procedimiento Dep. CCS 201 01 UAA/ARH/05 y forma parte de la documentacin que se menciona en el mismo
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARH/08 Nombre del procedimiento: Retencin de sueldos
Propsito: Suspender el pago de sueldos del trabajador que causa baja
Alcance: Desde que recibe la renuncia o cese y acta administrativa del trabajador hasta que se realiza la retencin en la nmina de sueldos
Polticas: Lineamientos y requisitos para la aplicacin de movimientos nominales del personal adscrito a las dependencias del poder ejecutivo, vigente con fecha 26 de mayo 2005 Ley del Servicio Civil del Estado y los Municipios del Estado de Chiapas Normatividad Contable y Financiera emitida por la Secretara de Planeacin y Finanzas Manual de Organizacin de la Coordinacin de Comunicacin Social Calendario de actividades conjuntas del Departamento de Nminas, Dependencias y Delegaciones Hacendarias, emitido por la Secretara de Planeacin y Finanzas Para elaborar el oficio de retencin de sueldos es necesario anotar: 1. Nombre completo del trabajador 2. Nmero de enlace del Listado Analtico de Recursos Humanos 3. Fecha a partir de la cual causa baja 4. Motivo de la retencin (baja, suspensin)
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Actividad Recibe renuncia o cese y acta administrativa del trabajador del rgano administrativo, se entera y resguarda para trmites posteriores
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Localiza nmero de enlace del trabajador en el Listado Analtico Listado Analtico de Recursos Humanos Recursos Humanos Elabora oficio de retencin de pago dirigido al Departamento de Formato de oficio de Nminas y Retenciones de la Secretara de Planeacin y retencin de sueldos Finanzas Recaba firma en el oficio del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y distribuye de la siguiente manera: Secretara de Planeacin y Finanzas/ Departamento de Nminas y Retenciones - Original del oficio Secretara de Administracin/ Direccin de Remuneraciones y Retenciones - 1. Copia Coordinacin de Comunicacin Social Unidad de Apoyo Administrativo - 2. copia Minutario - 3. copia
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Recibe nmina de sueldos de la Secretara de Planeacin y Finanzas, verifica que el sueldo del trabajador que renunci aparezca retenido, archiva nominas Recibe actas de cheques cancelados emitido por la Secretara de Planeacin y Finanzas, coteja con las retenciones efectuadas Elabora oficio para enviar el importe total de actas por cheques cancelados, recaba firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y enva a la Secretara de Administracin Recibe oficio de acreditacin de actas de cheques cancelados por parte de la Secretara de Administracin, archiva
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Nombre del procedimiento: Reintegro de sueldos
Propsito: Identificar los pagos indebidos y tramitar su reintegro al presupuesto de la Coordinacin
Alcance: Desde que recibe nmina de sueldos y cheques emitidos de manera errnea hasta la entrega de la documentacin comprobatoria del depsito al rea de Recursos Financieros Responsable del Procedimiento: rea de Recursos Humanos
Polticas: 1. La aplicacin de reintegros ser por pagos indebidos 2. El rea de Recursos Humanos ser la encargada recabar la firma en la nmina de sueldo y solicitar al trabajador el endoso del cheque, para efectuar el depsito y reintegro a la partida de la coordinacin en la Cuenta de la Secretara de Planeacin y Finanzas 3. El rea de Recursos Humanos ser la responsable de comunicar al trabajador que cobra en nmina electrnica la cantidad a reintegrar 4. El trabajador est obligado a reintegrar los sueldos indebidos que le lleguen a su cuenta a ms tardar dos das despus de la notificacin
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARH/09 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 2 3 Actividad Recibe nmina de sueldos con pago indebido, as como cheque Extrae cheque o taln de cheque, y entrevista al trabajador para recabar la firma en la nmina y el endoso en el cheque Recibe cheque endosado o taln de cheque del trabajador, fotocopia y resguarda temporalmente. Nota: en el caso de nmina electrnica, se le comunica al trabajador que deber retirar la cantidad aproximada a reintegrar por el pago indebido. 4 Requisita formato Solicitud de clculo a reintegro con los datos del cheque endosado o taln de cheque, especificando la causa del reintegro e imprime Anexa copia del cheque endosado o taln de cheque al formato de Solicitud de clculo a reintegro Recaba firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo en el formato, fotocopia la documentacin y distribuye de la siguiente forma: Secretara de Administracin/Direccin de Remuneraciones y Retenciones - Original del formato - Copia de cheque endosado o taln de cheque Unidad de Apoyo Administativo - 1. Copia del formato Archivo - 2. Copia del formato - Copia de cheque endosado o taln de cheque 8 Recibe clculo a reintegro de la Direccin de Administracin de Personal de la Secretara de Administracin, fotocopia y resguarda temporalmente Informa al trabajador que se le pag va nmina electrnica, la cantidad oficial a reintegrar, o en su caso, cambia cheque endosado Recibe del trabajador la cantidad a reintegrar y deposita la cantidad estipulada en el Clculo de Reintegro a la cuenta de la Secretara de Planeacin y Finanzas Recibe del banco ficha de depsito al carbn, fotocopia y resguarda temporalmente
Documento de referencia / observaciones
Formato de Solicitud de clculo a reintegro, emitido por la Secretara de Administracin
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Actividad Entrega copia del Clculo a Reintegro y de la ficha de depsito al trabajador, as como la diferencia en efectivo si la hubiera Requisita formato 11 Reintegro para solicitar la elaboracin del Recibo Oficial a la Secretara de Planeacin y Finanzas Anexa al Formato 11 Reintegro, original del Clculo de Reintegro y copia al carbn de ficha de depsito, recaba firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo Fotocopia y distribuye de la siguiente manera:
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Formato 11, Reintegro, Secretara de Planeacin y Finanzas
15 Secretara de Planeacin y Finanzas - Original y 1. copia de formato 11 Reintegro - Original y 1. Copia de clculo de reintegro - Copia al carbn y 1. fotocopia de ficha de depsito Coordinacin de Com. Social/Unidad de Apoyo Administrativo - 2. copia de formato 11 Reintegro - 2. Copia de clculo de reintegro - 2. Copia de ficha de depsito Unidad de Apoyo Administrativo/Area de Recursos Financieros - 3. copia de formato 11 Reintegro - 3. Copia de clculo de reintegro - 3. Copia de ficha de depsito Expediente - 4. copia de formato 11 Reintegro - 4. Copia de clculo de reintegro - 4. Copia de ficha de depsito 16 17 Recibe de la Secretara de Planeacin y Finanzas, recibo oficial por el depsito efectuado Fotocopia recibo oficial, turna copia al rea de Recursos Financieros y archiva original en el expediente
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Nombre del procedimiento: Descuentos disciplinarios
Propsito: Aplicar las sanciones por incidencias al personal adscrito a la Coordinacin
Alcance: Desde que verifica la incidencia del trabajador hasta el descuento en nmina de sueldos Responsable del Procedimiento: rea de Recursos Humanos
Polticas: 1.- Para la aplicacin de sancin por incidencias se apegar a: Ley del Servicio Civil del Estado y los Municipios de Chiapas Condiciones Generales de los Trabajadores de Base al Servicio del Gobierno del Estado Lineamientos Generales en materia de Recursos Humanos Manual de Organizacin Manual de Induccin Cdigo de Etica emitido por la Contralora General de Gobierno Circular No. UAA/ARH/027/2004, de fecha 13 de septiembre del 2004 2.- Se considerar incidencia cuando el trabajador incurra en lo siguiente: Inasistencia al lugar de trabajo Cuando el trabajador no registre entrada o salida Retardo despus de los 15 minutos de tolerancia El registro de checado despus de los 30 minutos del horario de entrada, o la acumulacin de 3 retardo en un periodo de 15 das, se considerar falta 3.- Ser motivo de baja cuando el trabajador acumule: 8 retardos en un periodo de un mes a partir de la fecha del primer retardo Ms de tres faltas consecutivas o seis acumuladas en un periodo de treinta das 4.- Ser motivo de sancin administrativa quin se sorprenda checando una tarjeta de asistencia que no le corresponda 5.- Los trabajadores firmarn la tarjeta de asistencia nicamente de la quincena que inicia, a la entrega de su taln de cheque 6.- Las justificaciones de inasistencia debern ser tramitadas por el trabajador a ms tardar dos das despus de ocurrido el evento 7.- Los retardos y las omisiones por entrada no sern justificados 8.- Se justificar el checado despus de la hora de entrada, hasta por un mximo de 3 horas, nicamente por servicio mdico. Para ello anexar al justificante firmado por su jefe inmediato, un comprobante de su ausencia. 9.- No se permitir que las tarjetas de control de asistencia contengan observaciones de personas ajenas al rea de Recursos Humanos 10.- El rea de Recursos Humanos requisitar todas las tarjetas de asistencia del personal de la quincena que iniciar incluyendo: nmero de tarjeta, nombre completo del trabajador, quincena que corresponda. As mismo, recabar firma autgrafa del trabajador el da de su pago.
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Descripcin del procedimiento No. de actividad
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Actividad
Asigna tarjeta de control de asistencia al trabajador de nuevo ingreso Elabora memorndum para informar al trabajador el nmero de tarjeta y horario de labores, firma y distribuye de la siguiente forma: Trabajador Memorndum original y tarjeta de asistencia Unidad de Apoyo Administrativo 1. Copia rgano Administrativo al que est adscrito el trabajador 2 copia Expediente/minutario 3. copia
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Requisita quincenalmente las tarjetas de asistencia, recaba firma autgrafa del trabajador el da de pago Recoge las tarjetas de asistencia del tarjetero despus del horario de tolerancia y seala las incidencias en la tarjeta de control de asistencia con el objeto de indicarlas al trabajador Recibe las justificaciones por omisin, permisos econmicos, incapacidades o comisiones de los trabajadores y archiva de acuerdo a la clasificacin Concentra las tarjetas que presentan incidencias al final de la quincena y coteja con las justificaciones recibidas Determina las incidencias del personal que no tienen justificante Requisita reporte quincenal de Descuentos Disciplinarios, captura en Sistema de Nomina de Gobierno del estado, graba en disquette elabora oficio de envi y recaba firmas del jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y del Titular Enva reporte de captura , oficio de envi y disqutte derivado del Sistema de Nomina del Gobierno del Estado, fotocopia y distribuye de la siguiente forma: Secretara de Administracin/Direccin de Remuneraciones y Retenciones Original del oficio Reporte de captura de movimientos nominales y descuentos disciplinarios y disquette Coordinacin de Comunicacin Social/ Unidad de Apoyo Administrativo 1, copia del oficio Expediente Descuentos Disciplinarios 2. Copia del oficio y del reporte
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Reporte quincenal de Descuentos Disciplinarios, Secretara de Administracin
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Recibe nmina quincenal de sueldo de la Secretara de Planeacin y Finanzas y verifica los descuentos disciplinarios operados por la Secretara de Administracin, archiva la documentacin
Nombre del procedimiento: Permisos econmicos
Propsito: Controlar los permisos econmicos del personal adscrito a la Coordinacin
Alcance: Desde la solicitud del formato de permisos econmico del trabajador hasta la anotacin en la tarjeta de asistencia
Polticas: 1.- Para la aplicacin de permisos econmicos se apegar a: Ley del Servicio Civil del Estado y los Municipios de Chiapas Condiciones Generales de los Trabajadores de Base al Servicio del Gobierno del Estado Lineamientos y requisitos para la aplicacin de movimientos nominales del personal adscrito a las dependencias del poder ejecutivo, vigente con fecha 26 de mayo 2005 Circular No. UAA/ARH/027/2004, de fecha 13 de septiembre del 2004 Sern tramitados por el trabajador con al menos un da de anticipacin o dos posteriores a la ausencia Tendrn derecho a tres das los trabajadores que tengan ms de seis meses de antigedad en la dependencia Para solicitar tres das consecutivos debern ser autorizado por su jefe inmediato y por el jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARH/11 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 2 3 4 5 6 7 9 10 11 Documento de referencia / observaciones
Actividad Recibe solicitud verbal del trabajador para justificar su inasistencia
Entrega formato de permiso econmico o justificacin por Formato Justificacin y formato de Permiso omisin de entrada o salida Econmico Recibe formato del trabajador, firmado por el y por su superior inmediato Verifica que el formato est bien requisitado y que corresponda a la incidencia de la tarjeta de asistencia, firma de conocimiento. Contabiliza los permisos econmicos en el Concentrado, si se Concentrado de Permisos Econmicos de los trata de estos Trabajadores Turna formatos de permiso econmicos o justificacin al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo para su autorizacin Recibe las justificaciones por omisin o permisos econmicos autorizado de la Unidad de Apoyo Administrativo Fotocopia justificacin y entrega al trabajador Anota justificacin en la tarjeta de asistencia y archiva formato Actualiza concentrado de permisos econmicos
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Nombre del procedimiento: Vacaciones del personal
Propsito: Controlar los periodos vacacionales del personal
Alcance: Desde la recepcin de la circular emitida por la Secretara de Administracin indicando los periodos vacacionales, hasta la verificacin de que no existan pendientes
Polticas: 1.- Para la aplicacin de periodos vacacionales se apegar a: Ley del Servicio Civil del Estado y los Municipios de Chiapas Condiciones Generales de los Trabajadores de Base al Servicio del Gobierno del Estado Lineamientos y requisitos para la aplicacin de movimientos nominales del personal adscrito a las dependencias del poder ejecutivo, vigente con fecha 26 de mayo 2005
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Descripcin del procedimiento No. de actividad Actividad Documento de referencia / observaciones
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Recibe circular del periodo vacacional de la Secretara de Administracin, se entera y archiva Elabora circular en el que indica el periodo vacacional y a su vez solicita la validacin y programacin del mismo de cada trabajador adscrito al rgano administrativo que corresponda Elabora Concentrado Vacacional por rea de adscripcin, en el Concentrado de periodo que anota: nombre del trabajador, fecha de alta, categora vacacional numero de das a gozar y un apartado en blanco para anotar la fecha probable a sus vacaciones y firma el concentrado Recaba firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo en la circular y en el concentrado Turna circular y Concentrado Vacacional en original a los mandos medios, recaba sello de recibido en la copia Recibe Concentrado Vacacional de cada rgano administrativo, en el que indica fechas probables de vacaciones de su personal Recibe solicitud de parte del trabajador para gozar sus Formato Solicitud de vacaciones vacaciones Entrega formato Solicitud de vacaciones al trabajador Recibe formato requisitado y firmado por el trabajador, y autorizado por su jefe inmediato Verifica que el formato est requisitado y que se apegue a lo establecido en el Concentrado de Vacacional Anota en el formato de Solicitud de Vacaciones, en el espacio de Observaciones, si el periodo vacacional se toma completo o proporcional, rubrica el formato Turna el formato original al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo para su autorizacin Recibe formato original autorizado por el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y entrega copia al trabajador Archiva original del formato en el expediente Vacaciones Verifica en el Concentrado Vacacional que todo el personal haya gozado su periodo vacacional Comunica de manera econmica al titular del rgano administrativo la existencia de personal que no ha gozado su periodo vacacional
Primera Emisin Agosto 2000 Actualizacin 01 Junio 2006 Prxima Revisin 01 Junio 2007
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Esta actividad remite a la actividad del 7 al 14 de este mismo procedimiento

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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARH/13 Nombre del procedimiento: Control de Nminas
Propsito: Controlar el pago de sueldos del personal
Alcance: Desde la recepcin del oficio para la designacin del habilitado ante la Secretara de Planeacin y Finanzas hasta la devolucin y archivo de nminas Responsable del Procedimiento: rea de Recursos Humanos
Polticas: 1.- Para efectuar los pagos de sueldos a los trabajadores se apegar: Ley del Servicio Civil del Estado y los Municipios de Chiapas Condiciones Generales de los Trabajadores de Base al Servicio del Gobierno del Estado Lineamientos Generales en materia de Recursos Humanos Circular de la Secretara de Planeacin y Finanzas en la que dice que el pago debe ser por nmina electrnica Oficio de asignacin del habilitado de la dependencia para recibir las nminas de sueldo Calendario anual de actividades conjuntas del Departamento de Nminas, dependencias y entidades del Gobierno del Estado 2.- Los trabajadores tendrn la obligacin de acudir al rea de Recursos Humanos el da de quincena, para recibir su taln o cheque pago, de acuerdo a la circular No. CCS/UAA/ARH/027/2004 emitida por la Unidad de Apoyo Administrativo 3.- El rea de Recursos Humanos tendr la obligacin de efectuar los pagos de sueldo el da de quincena, en horario de 08:30 a 17:15, con el objeto de que los trabajadores de los diferentes turnos puedan acudir al cobro de su sueldo dentro de su horario de labores 4.- Se consideran causa justificada para no acudir por sus talones de pago el da de quincena si el trabajador se encuentra: - Comisionado fuera de la ciudad - Vacaciones - Gozando permisos autorizados 5.- El trabajador se har acreedor a exhorto si no acude a recibir su taln de cheque en la quincena sin causa justificada. 6.- Una vez acumulados tres exhortos, el trabajador se har acreedor a NOTA DE EXTRAAMIENTO 7.- El rea de Recursos Humanos recibir nminas de sueldos por concepto de: Personal de nuevo ingreso con cheques anexos Personal activo con talones de cheques Prstamos de Caja de Ahorro con cheques y recibos anexos Devolucin de Caja de Ahorro del personal que caus baja con cheques Pago proporcional a la quincena trabajada del personal que caus baja y cheques Aguinaldo normal con taln Aguinaldo proporcional con cheque Incentivos Nminas forneas pagadas en las corresponsalas 8.- El rea de Recursos Humanos devolver al Departamento de Nminas y Retenciones de la Secretara de Planeacin y Finanzas, las nminas que no corresponden a pago de sueldos de personal activo, como son: Prstamo en Caja de Ahorro, Devolucin de Caja de Ahorro. Estas nminas se devolvern con la certificacin de la Unidad de Apoyo Administrativo de que los cheques fueron entregados a sus beneficiarios.
Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARH/13 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 Actividad Recibe oficio de designacin de habilitado de la Coordinacin de Comunicacin Social ante la Secretara de Planeacin y Finanzas para recibir quincenalmente las nminas de sueldo Elabora oficio designando al habilitado y lo enva a la Secretara de Planeacin y Finanzas Acude por las nominas de sueldos al Departamento de Nminas Calendario de Actividades y Retenciones de la Secretara de Planeacin y Finanzas, de Conjuntas del Departamento de acuerdo al calendario de recepcin que establece la Tesorera Nminas, dependencias y Recibe nminas de sueldos, cheques, talones de cheque para su delegaciones hacendarias verificacin, y circular del Departamento de Nminas y Retenciones de la Secretara de Planeacin y Finanzas, en la que se establece la fecha de pago de nminas y consideraciones generales para la siguiente emisin de cheques para su verificacin Contabiliza los cheques recibidos, coteja con las hojas de Recibos de nminas y cheques que emite la Secretara de Planeacin y Finanzas Verifica que la nmina que recibe contenga los movimientos nominales operados en la quincena, las retenciones del personal inactivo, sueldos del personal activo, nminas forneas pagadas, as como prstamos, devolucin de caja de ahorro y sueldos proporcionales de trabajadores que causaron baja Identifica cheques emitidos en forma errnea por la Secretara de Planeacin y Finanzas y anota observacin de cancelado en la nmina Firma de recibido en la hoja Recibos de Nminas y Cheques del Departamento de Nminas y Retenciones de la Secretara de Planeacin y Finanzas, traslada cheques y talones a la coordinacin Organiza las nminas de sueldo del personal activo, archiva las nminas forneas pagadas, separa los cheques que fueron emitidos de forma errnea y resguarda temporalmente Entrega talones de cheque o cheques al personal de la dependencia, en la fecha que establece las circulares de la Secretara de Planeacin y Finanzas y la del horario indicado por la Unidad de Apoyo Administrativo mediante circular Circular No. UAA/027/2004, de fecha 27 de septiembre, emitida por la UAA Ver actividad 16 de este mismo procedimiento Documento de referencia / observaciones
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARH/13 Descripcin del procedimiento No. de actividad 10 Actividad Ordena y resguarda talones de cheques o cheques del personal que no acudi a recibirlos por causa justificada, para pagarlos posteriormente Elabora memorndum de exhorto al personal que no acudi a recibir sus talones de cheque sin causa justificada, firma, fotocopia y distribuye de la siguiente forma: Trabajador - Original del memorndum Unidad de Apoyo Administrativo - 1. Copia Asesor Jurdico de la dependencia - 2. Copia Jefe Inmediato del trabajador - 3. Copia Expediente del trabajador - 4. Copia 12 13 Entrega talones de cheque al personal que no acudi oportunamente a recibirlos sin causa justificada Elabora oficio de devolucin de nmina de sueldos dirigido al Departamento de Nminas y Retenciones de la Secretara de Planeacin y Finanzas, en el cual comunica la forma en que se pagaron y resguarda temporalmente Requisita Formato de Devoluciones de Cheques Cancelados, en caso de que hubiera sueldos emitidos de manera errnea del personal que caus baja o pagos duplicados de personal activo, y firma el formato Cancela cheques para reintegro o custodia, anexa al formatoDevolucin de Cheques Cancelados y resguarda temporalmente Certifica las nminas de pago de Prstamo en Caja de Ahorro y Devolucin de Nminas, en caso de que lo hubiere Integra al oficio de devolucin de nminas de sueldos, formato de Devolucin de Cheques Cancelados, nminas de Prstamo en Caja de ahorro y Devolucin de Caja de Ahorro Las nminas de Prstamo en Caja de Ahorro y Devolucin de Caja de Ahorro se reciben los das 15 de cada mes Formato de Devolucin de Cheques Cancelados, Secretara de Planeacin y Finanzas
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARH/13 Descripcin del procedimiento No. de actividad Actividad Fotocopia la documentacin y distribuye de la siguiente forma: Secretara de Planeacin y Finanzas/ Departamento de Nminas y Retenciones - Original del Oficio - Original del Formato de Devolucin de Cheques - Original de Nminas de Prstamo de Caja de Ahorro - Original de Devolucin de Caja de Ahorro - Cheques originales cancelados para custodia o reintegro Unidad de Apoyo Administrativo - 1. Copia del oficio Archivo - 2. copia del oficio - Copia del Formato de devolucin de cheques - Copia de las nminas devueltas - Copia de cheques cancelados para reintegro o custodia - Nminas de sueldos originales 18 Recibe acta de cheques cancelados del Departamento de Nminas y Retenciones de la Secretara de Planeacin y Finanzas Coteja las actas con el formato 09 Devolucin de Cheques Cancelados y verifica que estn correctos Elabora oficio de notificacin de actas de cheques cancelados y reintegro de sueldos de personal, dirigido a la Direccin de Administracin de Personal de la Secretara de Administracin Recaba firma del jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y distribuye de la siguiente manera: Secretara de Administracin/Direccin de admn.. de Personal - Original del oficio Unidad de Apoyo Administrativo - 1. Copia Area de Recursos Financieros - 2. Copia Archivo - 3. copia 22 Recibe oficio con la Cdula del Impuesto sobre Nminas correspondiente al bimestre emitido por Direccin de Administracin de Personal de la Secretara de Administracin, con la notificacin de la aplicacin de las cancelaciones y reintegros y archiva
Documento de referencia /observaciones
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Esta actividad se relaciona con la actividad nmero 24 de este mismo procedimiento
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARH/14 Nombre del procedimiento: Incapacidad mdica
Propsito: Controlar la ausencia del personal por motivos de salud
Alcance: Desde la recepcin del aviso de inscripcin al IMSS del personal confianza de nuevo ingreso o al ISSTECH para personal que se basifica, hasta la notificacin al superior inmediato sobre la incapacidad del trabajador Responsable del Procedimiento: rea de Recursos Humanos Polticas: 1.- Para incapacidades mdicas, los trabajadores se apegarn a: Ley del Servicio Civil del Estado y los Municipios de Chiapas Condiciones Generales de los Trabajadores de Base al Servicio del Gobierno del Estado Lineamientos Generales en materia de Recursos Humanos Decreto No. 02, del 18 de noviembre de 1997, P.O. 157 del 19 de noviembre de 1997, en la que se faculta al Ejecutivo para establecer convenios de seguridad social Convenio entre IMSS-Gobierno del Estado Convenio ISSTECH-Gobierno del Estado 2.- Para recibir el servicio mdico, el trabajador deber: Tramitar de manera personal su carnet de citas en la clnica mdica que le corresponda, previa entrega del comprobante de alta por el rea de Recursos Humanos 3- Para la justificacin de inasistencia por motivos de salud, el trabajador deber presentar incapacidad mdica expedida por el IMSS (personal de confianza) o el ISSTECH (personal de base) 4.- La incapacidad mdica debe contener: Nombre completo del trabajador, fecha de expedicin nmero de afiliacin, nombre y firma del mdico que la expide sello original de la institucin mdica 5.- No son aceptadas las incapacidades mdicas particulares, salvo que el trabajador an no cuente con su hoja rosa o afiliacin al ISSTECH 6.- La incapacidad por maternidad solo ser autorizada si es de la institucin mdica que le corresponda 7.- El trabajador deber enviar la incapacidad mdica por lo menos un da despus de ocurrido, o notificar por telfono a su superior inmediato 8.- Las incapacidades mdicas son contabilizadas en das naturales
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARH/14 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 Actividad Recibe hoja rosa de afiliacin del IMSS del trabajador de confianza que ingresa en nmina de gobierno del estado, u oficio del ISSTECH o IMSS con el primer taln de cheque para el trabajador de base, para tramitar su carnet de citas mdicas Fotocopia documentos y entrega al trabajador indicndole que acuda a recibir su carnet a la clnica que le corresponda Recibe incapacidad mdica del trabajador, expedido por la institucin mdica que le corresponda Fotocopia incapacidad, sella de recibido y entrega copia al trabajador Elabora memorndum informado al jefe inmediato del trabajador, los das que abarca la incapacidad, anexa copia de incapacidad, firma, fotocopia y distribuye de la siguiente forma: Jefe del trabajador o Memorndum original o 1. copia de incapacidad Unidad de Apoyo Administrativo - 1. Copia del memorndum Expediente del trabajador - 2, copia del memorndum - Original de la incapacidad mdica Archivo - 3. Copia del memorndum 6 Registra en la tarjeta de asistencia del trabajador la incapacidad recibida
Documento de Referencia / observaciones
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARH/15 Nombre del procedimiento: Capacitacin del personal
Propsito: Tramitar la capacitacin del personal ante el Instituto de Profesionalizacin del Servidor Pblico
Alcance: Desde la deteccin de necesidades de capacitacin del personal hasta la entrega del informe de resultados del curso ante el Instituto de Profesionalizacin del Servidor Pblico
Polticas: Para efectuar los trmites de capacitacin al personal deber apegarse a: 1. Ley del Servicio Civil del Estado y los Municipios de Chiapas 2. Condiciones Generales de los Trabajadores de Base al Servicio del Gobierno del Estado 3. Oficio nmero SA/IPSPN/04/04 del Instituto de Profesionalizacin, en donde enve polticas a seguir para efectuar la capacitacin 4. Minuta de trabajo de la Coordinacin para la capacitacin especializada, de fecha 18 de marzo de 2004 5. La capacitacin especializada: Se sujetar a la disponibilidad presupuestal de la dependencia Ser autorizada en funcin al aprovechamiento del trabajo Sern autorizados por el Instituto de Profesionalizacin del Servidor Pblico y solicitados por lo menos con 15 das de anticipacin 6. El trabajador est obligado a asistir a todas las sesiones de la capacitacin en el horario establecido 7. En el caso de la capacitacin especializada se reciba en otra ciudad, el trabajador estar obligado a proporcionar copia del documento comprobatorio del curso e informe de resultados, con el objeto de que sea integrado a su expediente y enviado al Instituto de Profesionalizacin del Servidor Pblico 8. El rea de Recursos Humanos tramitar ante: rea de Recursos Materiales y Servicios Generales la necesidad de material didctico, cofee break y saln donde se llevar a cabo Departamento de Diseo e Imagen Institucional diplomas, invitaciones, diseo de carpetas de trabajo, gafetes, personificadotes y dems material de imagen rea de Informtica: equipo informtico Departamento de Informacin y Redaccin: fotografas del evento 9. El rea de Recursos Humanos presidir la ceremonia de inauguracin-clausura y aplicar la documentacin siguientes: Evaluacin de la Formacin, Encuesta del Facilitador, Cdula del Participante 10. El material que se utilizar para el curso se fotocopiar y entregar a los participantes
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARH/15 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 2 3 4 Actividad Detecta necesidades de capacitacin anual del personal de la Coordinacin y calendariza Elabora oficio y requisita formato de Programa de Capacitacin Formato de Programa de Capacitacin Especializada Anual del personal, e imprime Especializada Anual, Recaba firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, en INPROSEP los dos documentos y fotocopia Enva oficio original y concentrado de necesidades de capacitacin al Instituto de Profesionalizacin del Servidor Pblico, archiva copia Recibe oficio de respuesta del Instituto de Profesionalizacin del Servidor Pblico y archiva Recibe solicitud de capacitacin especializada con nombre y nmero de participantes del rgano administrativo Verifica con el rea de Recursos Financieros la disponibilidad presupuestal Contacta al proveedor de la capacitacin para requisitar los formatos del Instituto de Profesionalizacin del Servidor Pblico, resguarda temporalmente Elabora oficio de envo de solicitud de capacitacin dirigido al Instituto de Profesionalizacin del Servidor Pblico Integra oficio y formatos originales, recaba firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y fotocopia Enva original del oficio y formatos de solicitud de capacitacin al Instituto de Profesionalizacin del Servidor Pblico, archiva copia Recibe oficio de respuesta de validacin de curso de capacitacin, por parte del Instituto de Profesionalizacin del Servidor Pblico y fotocopia Enva fotocopia al rea de Recursos Financieros para la afectacin presupuestal y archiva original en el expediente Comunica al proveedor de la capacitacin: Fecha, horario y lugar del curso Nmero de Participantes Material didctico a utilizar Material de apoyo
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Si no hay disponibilidad se informa al rgano administrativo la improcedencia de su solicitud Proveedores/ Datos Propuesta Tcnica Justificacin, INPROSEP
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARH/15 Descripcin del procedimiento No. de actividad 15 16 17 Actividad Enva al instructor a la Unidad de Apoyo Administrativo para la elaboracin del contrato de prestacin del servicio Elabora memorndums de invitacin al curso de capacitacin Debe contener nombre del curso, fecha, horario, para personal designado por el rgano administrativo direccin y objetivo de la Enva memorndums de solicitud de requerimientos del curso a capacitacin las reas de: Recursos Materiales y Servicios Generales, Ver poltica nmero 8 de Informtica y al Departamento de Diseo e Imagen Institucional este procedimiento Recibe el requerimiento solicitado de los rganos administrativos Fotocopia material de apoyo y formatos de Evaluacin de la Formacin, Lista de Participantes, Encuesta del Facilitador, Formatos proporcionados Cdula del Participante, de acuerdo al nmero de participantes, por el INPROSEP resguarda temporalmente Asigna personal para la atencin de las necesidades del curso Recibe al instructor y personal a capacitar el da del curso, en el lugar donde se efecta el evento Entrega material didctico y Cdula del Participante, mediante lista de asistencia Recibe el formato de Cdula del Participante requisitado por el trabajador, resguarda temporalmente e inaugura el evento Enva lista de asistencia para la rotulacin de los reconocimientos de participacin en el curso Recibe reconocimientos rotulados del curso de capacitacin por parte Departamento de Diseo e Imagen Institucional Recaba firma en los reconocimientos del dependencia y del instructor del curso titular de la
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Fotocopia reconocimientos, resguarda temporalmente Aplica examen a los participantes al final del curso Entrega reconocimientos de participacin al personal capacitado, toma fotografa y clausura el evento Canaliza al instructor a la Unidad de Apoyo Administrativo para el pago de sus honorarios
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARH/15 Descripcin del procedimiento No. de actividad 31 Actividad Elabora informe de resultados del curso de capacitacin especializada dirigido al Instituto de Profesionalizacin del Servidor Pblico, mismo que anexa la siguiente documentacin: - Copia de diplomas de participacin - Cdula del Participante - Encuesta del Facilitador - Evaluacin de la formacin - Lista de asistencia - Fotografas del evento 32 33 Recaba firma del jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo en el informe Fotocopia toda la documentacin y enva al Instituto de Profesionalizacin del Servidor Pblico, y archiva la segunda copia en el expediente de cada trabajador.
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARH/ 16 Nombre del procedimiento: Prstamo a Caja de Ahorros para Personal de Confianza
Propsito: Tramitar los prstamos a caja de ahorros del personal de confianza ante la Secretara de Administracin
Alcance: Desde que recibe oficio de asignacin de recursos para efecto de prstamos por parte de la Secretara de Administracin, hasta que devuelve la nmina de Prstamo de Caja de Ahorro ante la Secretara de Planeacin y Finanzas
Polticas: 1. Para que el rea de Recursos Humanos pueda tramitar prstamos a Caja de Ahorro a los trabajadores de confianza, deber apegarse a: Oficio de autorizacin de recursos anual para prstamos a Caja de Ahorros, emitido por la Secretara de Administracin Calendario de recepcin de prstamos emitido por la Secretara de Administracin 2. Para que el trabajador pueda tener acceso a prstamo a Caja de Ahorros, deber: Tener un mnimo de 6 meses de antigedad en la dependencia Proporcionar copia del ltimo taln de cheque, sin que aparezca ningn descuento por el concepto 24 Requisitar formato de solicitud de prstamo a Caja de Ahorros, emitido por la Secretara de Administracin Reintegrar el prstamo en un mximo de 36 quincenas 3. La solicitud de prstamo a Caja de Ahorros deber contener: Nombre completo y firma del trabajador R.F.C. Domicilio y telfono particular Nmero de enlace Cantidad solicitada Plazo a reintegrar Categora del trabajador Fecha de ingreso al Gobierno del Estado Nombre y direccin de la dependencia Nombre y firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo Lugar y fecha de expedicin Sello de la Unidad de Apoyo Administrativo 4.- De acuerdo a la antigedad, el trabajador podr solicitar: De 6 a once meses $ 2,000.00 De 1ao a 1 ao 11 meses $ 3,000.000 De 2 aos a 2 aos 11 meses $ 5,000.00 De 3 aos a 3 aos 11 meses $ 7,000.00 De 4 aos en adelante $ 10,000.00
Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARH/16 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 Actividad Recibe oficio de asignacin de recursos anual para Prstamos a Caja de Ahorro y Calendario de Recepcin de Solicitudes de Prstamo, por parte de la Direccin de Administracin de Personal de la Secretara de Administracin, archiva Publica anuncio de la fecha y hora en que se recepcionarn las solicitudes de prstamo a Caja de Ahorro en lugar visible e indica el requisitado Recibe formato requisitado en la fecha y hora publicada y copia del ltimo taln de cheques del trabajador, verifica datos Suma las solicitudes hasta llegar a la cantidad mensual asignada por la Secretara de Administracin Elabora oficio de envo de prstamos a Caja de Ahorro, adjunta el formato de Prstamo en Caja de Ahorro y copia del ltimo taln de cheque del trabajador Recaba firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo en el oficio y en el formato de prstamo a Caja de Ahorro, sella ambos documentos Fotocopia oficio y anexos, enva la documentacin original a la Secretara de Administracin y archiva copia Recibe nomina de prstamo a Caja de Ahorro del Departamento de Nminas y Retenciones de la Secretara de Planeacin y Finanzas Comunica al trabajador pase a recibir su prstamo a Caja de Ahorro Recaba firma del trabajador en el Recibo y en la nmina de Prstamo a Caja de Ahorro, entrega el cheque y le explica qu cantidad se le descontar quincenalmente Certifica la nmina de prstamo, indicando que los cheques fueron entregados a sus beneficiarios, anota el nombre del jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo e integra el Recibo del Prstamo Elabora oficio dirigido al Departamento de Nminas y Retenciones de la Secretara de Planeacin y Finanzas, para devolver la nmina y recibo de prstamo Recibo de prstamo a Caja de Ahorros, Secretara de Planeacin y Finanzas
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARH/16 Descripcin del procedimiento No. de actividad 14 15 16 Actividad Turna a la Unidad de Apoyo Administrativo oficio, recibo y nmina de Prstamo a Caja de Ahorro para firma Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo oficio y nomina firmada, y recibo anexo Fotocopia toda la documentacin recibida y enva el original al Departamento de Nminas y Retenciones de la Secretara de Planeacin y Finanzas, archiva copia Documento de referencia / observaciones
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARH/17 Nombre del procedimiento: Promocin del personal de confianza
Propsito:
Tramitar el movimiento nominal de promocin del personal de confianza ante la Secretara de Administracin
Alcance: Desde la identificacin de una plaza vacante susceptible a ser cubierta por personal de la Coordinacin, hasta la recepcin del movimiento nominal operado por la Secretara de Administracin.
Polticas: 1. Para la promocin de personal de confianza deber apegarse a lo siguiente: Ley del Servicio Civil del Estado de Chiapas y los Municipios Lineamientos Generales de Administracin de Personal, Secretara de Administracin Lineamientos y requisitos para la aplicacin de movimientos nominales del personal adscrito a las dependencias del Poder Ejecutivo, vigente con fecha 26 de mayo 2005 Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado de Chiapas Manual de Organizacin
9. Deber estar vacante la plaza, en la que desea realizar la promocin 10. El trabajador deber aprobar el examen de seleccin, en los casos que aplica el Instituto de Profesionalizacin del Servidor Pblico. 11. No se exonerar del examen de seleccin a ningn candidato cuya plaza deba ser evaluada, de acuerdo a los Lineamientos emitidos por la Direccin de Administracin de Personal y el Instituto de Profesionalizacin del Servidor Pblico
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Cdigo del procedimiento CCS 201 01/UAA/ARH/17 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 2 3 Actividad Recibe notificacin de renuncia de un trabajador y propuesta de promocin por parte del rgano administrativo Entrevista al trabajador que va a ser susceptible de la promocin para darle los pormenores de la plaza vacante Requisita formatos Solicitud de Evaluacin y Perfil del puesto, Solicitud de Evaluacin y Perfil del Puesto, emitido recaba firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, por el INPROSEP obtiene fotocopia de la documentacin Enva al trabajador al Instituto de Profesionalizacin del Servidor Pblico con el original de los formatos Solicitud de Evaluacin y Perfil del Puesto para la aplicacin del examen, y archiva fotocopia de los formatos Recibe Dictamen de Seleccin aprobatorio del trabajador por parte del Instituto de Profesionalizacin del Servidor Pblico, presenta resultados al rgano administrativo que solicit la promocin y resguarda temporalmente Informa al trabajador elegido de su resultado Proporciona al trabajador seleccionado el formato Aviso de Modificacin ante el IMSS, para que lo requisite y firme Recibe del trabajador el aviso de modificacin ante el IMSS requisitado y firmado, verifica que contenga todos los datos solicitados, resguarda temporalmente Requisita el movimiento nominal de promocin y captura en el Formato de Movimiento Sistema de Nomina de Gobierno del Estado (Sisnomi), Nominal Sistema de Nomina de Gobierno del basndose en los datos del listado analstico Estado, emitido por la Imprime movimiento nominal de promocin, oficio de envi, Secretara de reporte de captura y guarda informacin en diskette, derivado del Administracin Sistema de Nomina de Gobierno del Estado (Sisnomi), verifica datos capturados, turna a la Unidad de Apoyo Administrativo para firma del Jefe de la Unidad y el C. Coordinador Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo movimiento nominal de promocin, oficio de envi y reporte firmado, junto con el diskette y lleva oficio de envi, reporte y diskette al Departamento de Administracin de personal de la Secretaria de Administracin Recibe previo, copia de oficio de envi y reporte de captura sellados por el Departamento de Administracin de personal de la Secretaria de Administracin y archiva de la siguiente forma:
En este caso el INPROSEP ya no pide documentacin del trabajador
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARH/17 Descripcin del procedimiento No. de actividad Documento de referencia / observaciones
Actividad Expediente del trabajador: - 1. Copia del reporte de captura, - 2 Copia del movimiento nominal de promocin - 3 Copia del dictamen segn sea el caso Expediente por tipo de movimiento nominal 4. Original del movimiento nominal de promocin
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Nombre del procedimiento: Licencia con goce de sueldo para personal sindicalizado
Propsito: Controlar las licencias con goce de sueldo otorgadas al personal sindicalizado
Alcance: Desde la notificacin de licencia con goce de sueldo del trabajador sindicalizado hasta que registra en la tarjeta de asistencia la licencia autorizada Responsable del Procedimiento: rea de Recursos Humanos
Polticas: 1.- Para la aplicacin de licencias con goce de sueldo al personal sindicalizado se apegar a: Condiciones Generales de los Trabajadores de Base al Servicio del Gobierno del Estado Lineamientos y requisitos para la aplicacin de movimientos nominales del personal adscrito a las dependencias del poder ejecutivo, vigente con fecha 26 de mayo 2005 Manual de Organizacin 2.- El trabajador sindicalizado deber solicitar por lo menos con 5 das de anticipacin, el formato de solicitud de licencia con goce de sueldo a su Sindicato y notificar a su jefe inmediato 3.- El trabajador no podr gozar su licencia hasta que la dependencia reciba la notificacin por parte de la Secretara de Administracin 4.- El formato de licencia con goce de sueldo deber ser firmado por el jefe inmediato del trabajador 5.- El trabajador sindicalizado tendr la obligacin de proporcionar copia del oficio de la solicitud ante el sindicato y de la licencia con goce de sueldo al rea de Recursos Humanos, para su registro en la tarjeta de control de asistencia 6.- El jefe inmediato deber verificar con el rea de Recursos Humanos que el trabajador no haya gozado en el ao el derecho de licencia con goce de sueldo, antes de firmar 7.- Los 20 das de permiso econmico se contabilizarn como das naturales
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Actividad
Recibe notificacin del trabajador sindicalizado de tomar sus 20 das de licencia con goce de sueldo Verifica que el trabajador no haya gozado durante el ao ese derecho Notifica al jefe inmediato del trabajador la solicitud de licencia con goce de sueldo y su viabilidad Recibe copia de solicitud de licencia requisitada por el trabajador sindicalizado y sella de recibido Recibe copia del oficio de la Unidad de Asuntos Jurdicos de la Secretara de Administracin, en la que notifica al trabajador la licencia con goce de sueldo Registra en la tarjeta de asistencia del trabajador sindicalizado, la licencia otorgada
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARH/19 Nombre del procedimiento: Reorganizacin estructural
Propsito: Proponer las adecuaciones de plantilla de personal ante la Secretara de Administracin
Alcance: Desde la deteccin de la necesidad de reorganizacin estructural y funcional hasta la recepcin del dictamen autorizado por parte de la Secretara de Administracin Responsable del Procedimiento: rea de Recursos Humanos
Polticas: Lineamientos en materia de Recursos Humanos Lineamientos en materia de Administracin de Personal Manual de Organizacin Presupuesto de Egresos Clasificador por Objeto del Gasto Poltica del Gasto Ley Orgnica de la Administracin Pblica
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Actividad
Detecta la necesidad de reorganizacin de la Coordinacin Analiza la necesidad de reorganizacin administrativo sus funciones y actividades y solicita al rgano
Elabora proyecto de reorganizacin con la justificacin pormenorizada, resguarda temporalmente Nota: en caso de haber plazas de nueva creacin, recategorizacin, cancelacin o transferencia de plazas, incluir: categora, sueldo e impacto presupuestal de las plazas
Rene, conjuntamente con el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, a los rganos administrativos para intercambiar opinin de la propuesta, depura y acuerda la justificacin Elabora oficio de envo del proyecto de reestructuracin dirigido a la Secretara de Administracin, anexa proyecto Turna el oficio y el proyecto a la Unidad de Apoyo Administrativo para su visto bueno y para que recabe la firma del titular de la Coordinacin Recibe oficio y proyecto de reestructuracin firmado, fotocopia y enva a la Secretara de Administracin y archiva copia Realiza reunin con personal de la Direccin de Desarrollo Administrativo de la Secretara de Administracin, para llegar a acuerdos sobre la propuesta de reorganizacin, previa solicitud de la Direccin Recibe oficio de autorizacin y dictamen de Reorganizacin autorizado, fotocopia, turna al rea de Recursos Financieros y archiva la original Nota: En caso de haber impacto o reduccin presupuestal en la Reorganizacin, se elabora conjuntamente con el rea de Recursos Financieros la Memoria de Clculo para el ajuste presupuestal por parte de la Secretara de Planeacin y Finanzas.
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARH/20 Nombre del procedimiento: Actualizacin de Manuales Administrativos
Propsito: Actualizar los Manuales Administrativos de la Coordinacin
Alcance: Desde que hay una reorganizacin de la Coordinacin hasta la difusin del Manual autorizado Responsable del Procedimiento: rea de Recursos Humanos
Polticas: Ley Orgnica de la Administracin Pblica Acuerdo delegatorio de funciones otorgado al Titular de la Dependencia de fecha Manual de Organizacin Guas tcnicas para la elaboracin de Manuales Administrativos
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Actividad
Recibe oficio y dictamen de reorganizacin autorizados por parte de la Secretara de Administracin Verifica si existen modificacin estructural en los rganos administrativos Elabora oficio de solicitud de asesora para la actualizacin de manuales administrativos, dirigido a la Direccin de Desarrollo Administrativo de la Secretara de Administracin Recaba firma del jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y enva a la Direccin de Desarrollo Administrativo de la Secretara de Administracin, archiva copia Recibe oficio de respuesta de la Direccin de Desarrollo Administrativo de la Secretara de Administracin y notificacin de fecha de reunin para firma de la minuta y cronograma de trabajo Rene a los representantes de los rganos administrativos y realiza la reunin con personal de la Direccin de Desarrollo Administrativo de la Secretara de Administracin Acuerdan, firman minuta y cronograma de trabajo, fotocopia, entrega originales al personal de la Direccin de Desarrollo Administrativo de la Secretara de Administracin y archiva fotocopia Recibe asesora por parte del personal de la Direccin de Desarrollo Administrativo de la Secretara de Administracin, para la actualizacin de los manuales Recibe informacin de los rganos administrativos correspondiente a la actualizacin de los manuales Analiza y corrige la informacin conjuntamente con los rganos administrativos y la Unidad de Apoyo Administrativo Integra la informacin de los rganos administrativos correspondiente a la actualizacin del manual Elabora oficio, anexa el manual impreso y en CD, recaba firma del jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo en el oficio Fotocopia y enva original del oficio, Manual actualizado en documento y CD a la Direccin de Desarrollo Administrativo de la Secretara de Administracin, archiva fotocopia Recibe oficio y Manual Administrativo revisado, analizado y con las observaciones en CD por parte de la Direccin de Desarrollo Administrativo Corrige Manual Administrativo, imprime e integra, y turna a la Unidad de Apoyo Administrativo para recabar la firma de autorizacin del titular de la Coordinacin
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Actividad
Recibe Manual Administrativo autorizado por parte del titular de la Coordinacin Elabora circular dirigido a los representantes de los rganos administrativos, anexa copia del Manual Administrativo impreso Recaba firma del jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia, enva a los representantes de los rganos administrativos para difundir entre el personal a su cargo Elabora oficio, recaba firma del jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y fotocopia Anexa CD al oficio original, enva a la Direccin de Desarrollo Administrativo de la Secretara de Administracin y archiva fotocopia
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RESUMEN DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS FINANCIEROS
CCS UAA/ARF/01 Anteproyecto anual de presupuesto CCS UAA/ARF/02 Pago a proveedores y prestadores de servicios CCS UAA/ARF/03 Control presupuestal CCS UAA/ARF/04 Adecuaciones presupuestales CCS UAA/ARF/05 Fondo revolvente CCS UAA/ARF/06 Pago de viticos CCS UAA/ARF/07 Conciliaciones bancarias CCS UAA/ARF/08 Estados financieros y cuenta pblica CCS UAA/ARF/09 Seguimiento cualitativo y cuantitativo del Programa Operativo Anual
Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARF/01 Nombre del procedimiento: Anteproyecto Anual del Presupuesto
Propsito: Planear y organizar los gastos para el prximo ejercicio.
Alcance: Desde la elaboracin del anteproyecto anual de presupuesto de Egresos de la Coordinacin hasta la presentacin a la Secretara de Planeacin y Finanzas. Responsable del Procedimiento: rea de Recursos Financieros
Polticas: 1.- Para la formulacin del Anteproyecto de Egresos, deber apegarse: Lineamientos normativos establecidos por la Secretara de Planeacin y Finanzas Manual de Organizacin de la Coordinacin de Comunicacin Social
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARF/01 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 Documento de referencia / observaciones Instrumentos normativos para la formulacin del Anteproyecto de presupuesto de egresos.
Actividad Acude a reunin, previa invitacin por escrito de la Secretara de Planeacin y Finanzas, recibe instrucciones sobre modificaciones en los Instrumentos Normativos para la Formulacin del Anteproyecto del Presupuesto de Egresos y recepcin del techo Financiero
Convoca a reunin a los rganos administrativos para dar a Memoria de calculo del conocer el calendario de actividades para la elaboracin del capitulo 2000 y 3000. Anteproyecto de Presupuesto de la Coordinacin Recibe informacin de los rganos administrativos e integra las Memoria de calculo por partidas presupuestales para determinar los importes, mediante partida formato establecido por la Secretara de Planeacin y Finanzas Elabora memorias de clculo por partida y proyecto, describiendo los conceptos requeridos, integrar en borradores el Anteproyecto con el comportamiento de gastos, memorias de clculo, cotizaciones y documentacin comprobatoria Captura en el Sistema de Anteproyecto de Presupuesto de Egresos (SAPE) de los captulos 1000, 2000 y 3000, respalda informacin en CD e imprime en dos tantos Elabora oficio para envo del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos, anexa informacin impresa, turna a la Unidad de Apoyo Administrativo para recabar la firma del Titular y responsables de los proyectos
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARF/01
Recibe el Anteproyecto de Presupuesto de Egresos y oficio de Instrumentos normativos envo firmado, fotocopia oficio, anexa CD, distribuye de la para la formulacin del siguiente forma Anteproyecto de presupuesto de egresos. Secretara de Planeacin y Finanzas: - Original del oficio - Original del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos - Discos magnticos. Secretara de Planeacin y Finanzas/ Subsecretaria de Egresos: -1. Copia del oficio. Secretara de Planeacin y Finanzas/ Direccin de Presupuestos -2. Copia del oficio. Secretara de Planeacin y Finanzas/ Direccin de Poltica del Gasto -3. Copia del oficio. Unidad de Apoyo Administrativo, Coord. De Com. Social -4. Copia del oficio. Archivo: - 5. Copia del oficio.
Recibe de la Secretara de Planeacin y Finanzas, el Anteproyecto autorizado para validar la calendarizacin de ministracin de recursos Contina con las actividades 6 y 7
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARF/02 Nombre del procedimiento: Pago a proveedores y prestadores de servicios
Propsito: Realizar los pagos en tiempo y forma a los proveedores y prestadores de servicios
Alcance: Desde la recepcin, hasta el pago de la factura y/o recibo
Responsable del Procedimiento: rea de Recursos Financieros
Polticas: 1.- Para el pago de facturas y recibos se debern apegar a: Ley de Impuesto sobre la Renta Art. 85 y 86 Cdigo Fiscal de la Federacin Art. 29 y 29 Decreto de Presupuestos de Egresos del Estado de Chiapas, establecidos por la Secretara de Planeacin y Finanzas Libro Cuarto Presupuesto, Gasto, Contabilidad y Deuda Pblica. Normatividad Contable y Financiera. Manual de organizacin de la Coordinacin de Comunicacin Social Circular de pagos y recepcin de facturas vigente
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARF/02 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 2 Documento de referencia / observaciones Recibe original de factura o recibo del Area de Recursos Anexo con la relacin de las facturas justificadas. Materiales y Servicios Generales, para el tramite de pago Actividad Verifica que la factura o recibo cumpla con los requisitos fiscales y que no exista duplicidad de pago. Nota: si no cumple con algn requisito, es devuelto a travs de memorndum al Area de Recursos Materiales y Servicios Generales Requisita el cheque-pliza, contabiliza de acuerdo al Catlogo Catlogo de Cuentas, Direccin de Contabilidad de Cuentas y Evaluacin de la Secretara de Planeacin y Finanzas. Registra pliza en el formato Relacin de cheques emitidos y Formatos Relacin de cheques emitidos archiva copia Firma de revisado en la pliza-cheque, recaba firma del jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y del Titular de la dependencia. Protege el cheque en el sistema bancario. Entrega el cheque, al proveedor o prestador de servicios, Sistema Contable emitido archiva el original de pliza junto con la documentacin por la Secretara de Planeacin y Finanzas. comprobatoria y captura en el Sistema Contable.
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARF/03 Nombre del procedimiento: Control presupuestal
Propsito: Llevar el control del presupuesto autorizado
Alcance: Desde el registro de la cdula de comprobacin de Gasto Corriente, hasta la emisin de Estado Presupuestal
Polticas: 1.- Para el control presupuestal deber apegarse a: Decreto de Presupuestos de Egresos del Estado de Chiapas, emitidos por la Secretara de Planeacin y Finanzas Libro Cuarto Presupuesto, Gasto, Contabilidad y Deuda Pblica. Normatividad Contable y Financiera Manual de organizacin de la Coordinacin de Comunicacin Social
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARF/03 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 Documento de referencia / observaciones Verifica el estado presupuestal, para conocer la disponibilidad de Sistema presupuestario de la partida de gasto corriente para su afectacin. la Secretaria de Planeacin y Finanzas. Actividad Registra datos del proveedor o prestador de servicio, en los Formato de registro de borradores de cdulas cdula de gasto. Captura datos del proveedor y prestador de servicios, en el Sistema de Control Presupuestal e imprime Cdula de Sistema presupuestario de Comprobacin del Gasto para su revisin y correccin la Secretaria de Planeacin y Finanzas. Revisa Cdula de Comprobacin del Gasto, elabora oficio de envo en original y copia Recaba la firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo en el oficio de envo y diskette y distribuye de la siguiente forma: Secretaria de Planeacin y Finanzas/ Direccin de Presupuesto: -Original del oficio -Discos magnticos. Archivo: -Copia al archivo.
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARF/04 Nombre del procedimiento: Adecuaciones presupuestales
Propsito: Realizar trmites de ampliacin o reduccin presupuestal de acuerdo a las necesidades de la Coordinacin
Alcance: Desde el trmite de adecuacin presupuestal hasta la autorizacin de la Secretara de Planeacin y Finanzas
Polticas: 1.- Para las adecuaciones presupuestarias deber apegarse a: Normalidad contable y financiera. Libro cuarto presupuesto, gasto, contabilidad y deuda pblica. Decreto de presupuestos de egresos del estado de Chiapas, emitidos por la Secretara de Planeacin y Finanzas Manual de organizacin de la Coordinacin de Comunicacin Social
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARF/04 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 2 Documento de referencia / observaciones Estado Presupuestal
Actividad Revisa los saldos para determinar la adecuacin presupuestal
Elabora concentrado en borrador de las partidas sobregiradas o Registro de cdulas de que sean propuestas para la reduccin, para anlisis y validacin gastos. de la Unidad de Apoyo Administrativo y de la Direccin de Prensa Determina el monto total de la adecuacin presupuestal, Sistema de Control cancela las rdenes de ministracin y/o la adecuacin con sus Presupuestal. respectivas memorias de clculo por partida, imprime y respalda informacin en disco Elabora oficio de solicitud de ampliacin o reduccin presupuestal, recaba firmas del Coordinador y del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia, anexa impresin y cd y distribuye de la siguiente manera: Secretara de Planeacin y Finanzas: -Original y discos magnticos. Secretara de Planeacin y Finanzas/ Subsecretaria de Egresos: -1. Copia del oficio. Secretara de Planeacin y Finanzas/ Direccin de Presupuesto -2. Copia del oficio. Archivo: -3. Copia del oficio.
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Recibe oficio autorizacin de la adecuacin y actualiza los datos presupuestales. En caso de que no se autorice la adecuacin, reinicia el procedimiento del 1 al 4.
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARF/05 Nombre del procedimiento: Fondo revolvente
Propsito: Cubrir los gastos menores urgentes
Alcance: Desde la creacin, reembolso y cancelacin del fondo revolvente
Polticas: 1.- Para los Movimientos de fondo revolvente se apegara a: Decreto de Presupuestos de egresos del estado de Chiapas, emitidos por la Secretara de Planeacin y Finanzas Libro Cuarto Presupuesto, Gasto, Contabilidad y Deuda Pblica. Normalidad Contable y Financiera emitido por la Secretara de Planeacin y Finanzas Manual de organizacin de la Coordinacin de Comunicacin Social Lineamientos emitidos por el C. Coordinador para el manejo del Fondo Revolvente
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARF/05 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 Documento de referencia / observaciones Solicita creacin de fondo revolvente a inicio del ejercicio a la Normatividad contable y Direccin de Contabilidad y Evaluacin de la Secretaria de financiera Planeacin y Finanzas. Actividad Recibe autorizacin por parte de la Secretaria de Planeacin y Finanzas para la creacin del fondo revolvente solicitado Elabora memorando para dar a conocer la creacin del fondo revolvente otorgado a los rganos administrativos correspondientes Elabora cheque a nombre del responsable del rgano administrativo que tendr asignado cada fondo revolvente Recibe peridicamente documentacin comprobatoria del gasto efectuado para su revisin Emite cheque por el importe de la documentacin que cumpli con los requisitos, para su reembolso a nombre del solicitante Turna cheque para firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, y el C. Coordinador Solicita la devolucin en efectivo del fondo y por escrito a los responsables de los rganos administrativos, al trmino del ejercicio, para su depsito a la Tesorera de la Secretara de Planeacin y Finanzas Requisita Formato de Solicitud de Recibos Oficiales, anexa ficha de depsito, recaba firma de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y enva la Tesorera de la Secretara de Planeacin y Finanzas, archiva copia Recibe original del recibo oficial de ingresos de la Tesorera de la Secretara de Planeacin y Finanzas y fotocopia, entrega copia a cada responsable del fondo revolvente Emite pliza de diario para cancelacin del fondo revolvente, anexa recibo oficial de ingresos original Formato de Solicitud de Recibos Oficiales, Secretara de Planeacin y Finanzas
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARF/06 Nombre del procedimiento: Pago de Viticos
Propsito: Cubrir el pago de viticos del personal comisionado
Alcance: Desde la solicitud, hasta el pago de viticos
Polticas: 1.- Para el pago de viticos, se apegar a: Decreto de Presupuestos de Egresos del Estado de Chiapas, emitidos por la Secretara de Planeacin y Finanzas Libro Cuarto Presupuesto, Gasto, Contabilidad y Deuda Pblica. Normas y Tarifas para la Aplicacin de Viticos y Pasajes, Secretara de Planeacin y Finanzas Normalidad Contable y Financiera, Secretara de Planeacin y Finanzas Manual de organizacin de la Coordinacin de Comunicacin Social
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARF/06 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 Documento de referencia / observaciones Recibe memorando del rgano administrativo solicitante, a Normas y tarifas para la travs de la Unidad de Apoyo Administrativo, para el trmite de aplicacin de viticos y pasajes viticos al personal comisionado Actividad Revisa los datos de la solicitud de viticos, y calcula el monto a Tabulador de viticos nacionales e pagar internacionales, emitidos por las Secretarias de Requisita el formato nico de comisin en original y entrega al Planeacin y Finanzas y Administracin. comisionado, para que recabe el sello del lugar de la comisin Emite el cheque a nombre del comisionado, turna para firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y del Titular de la Coordinacin Entrega cheque al comisionado, recaba firma en original y copia de la pliza de cheque Entrega al comisionado, al trmino de su comisin, el formato de Informe de Actividad para que sea requisitado, adjuntando el formato Unico de Comisin Recibe Formato Unico de Comisin sellado o firmado, e Informe Lineamiento interno y circular 30, de fecha de Actividades requisitado, por el comisionado 30/09/04. Adjunta ambos formatos a la pliza de cheque, archiva
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARF/07 Nombre del procedimiento: Conciliaciones bancarias
Propsito: Conocer la disponibilidad financiera
Alcance: Desde el registro de cheques hasta el reporte bancario
Polticas: 1.- Para las conciliaciones bancarias, se apegar a lo siguiente: Decreto de Presupuestos de Egresos del Estado de Chiapas, emitidos por la Secretara de Planeacin y Finanzas Libro Cuarto Presupuesto, Gasto, Contabilidad y Deuda Pblica, de la Secretara de Planeacin y Finanzas Normalidad Contable y Financiera de la Secretara de Planeacin y Finanzas Manual de organizacin de la Coordinacin de Comunicacin Social
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARF/07 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 2 3 4 5 Documento de referencia / observaciones Normatividad contable y financiera.
Actividad Recibe mensualmente estados de cuenta bancarios
Concilia saldos de cuentas bancarias con el reporte de cheques Reporte de Cheques Emitidos emitidos Registra los cheques en circulacin, los depsitos y cargos indebidos o faltantes, e imprime conciliacin bancaria Firma la conciliacin de bancaria y recaba firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo. Anexa conciliacin bancaria a los estados financieros del mes Procedimiento No. 8 Del Estado Financiero y que corresponda. Cuenta Pblica.
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARF/08 Nombre del procedimiento: Estados Financieros y Cuenta Pblica.
Propsito: Producir sistemtica y estructuralmente informacin que permita apoyar la toma de decisiones.
Alcance: Desde el registro contable de las plizas hasta la elaboracin de Estados Financieros.
Polticas: 1.- Los Estados Financieros y cuenta publica se apegaran a: Decreto de Presupuestos de Egresos del Estado de Chiapas, emitidos por la Secretara de Planeacin y Finanzas Libro Cuarto Presupuesto, Gasto, Contabilidad y Deuda Pblica, de la Secretara de Planeacin y Finanzas Normalidad Contable y Financiera de la Secretara de Planeacin y Finanzas Manual de organizacin de la Coordinacin de Comunicacin Social
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Registra pliza en el sistema de contabilidad, instalado por la Sistema de contabilidad Secretara de Planeacin y Finanzas, e imprime instalado por la Secretaria de Planeacin y Finanzas. Revisa y corrige los registros contables en el sistema Normatividad contable y financiera Punto 2.6.3.4.
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Llena formatos para la integracin de la cuenta pblica mensual Formatos del Sistema. o trimestral, en su caso Imprime informacin financiera y contable mensualmente y Normatividad contable y Cuenta Pblica trimestral financiera, punto 2.6.3.4 Integra documentacin contable y recaba firma de la Unidad de Apoyo Administrativo y del C. Coordinador y distribuye de la siguiente forma: Informacin mensual: Secretara de Planeacin y Finanzas/ Direccin de Contabilidad. - Original del oficio - Original de la informacin financiera - Discos compactos. Secretara de Planeacin y Finanzas/ Sub secretaria de Egresos. 1. Copia del oficio Secretara de Planeacin y Finanzas/ Direccin de Presupuesto. 2. Copia del oficio Archivo 3 copia Informacin trimestral: Secretara de Planeacin y Finanzas -Original del oficio -Original de la cuenta pblica -Discos compactos Secretara de Planeacin y Finanzas/ Subsecretaria de Egresos. 1. Copia del oficio.
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARF/08 Descripcin del procedimiento No. de actividad Documento de referencia / observaciones
Actividad Secretara de Planeacin y Finanzas/ Direccin de Contabilidad. 2. Copia del oficio Secretara de Planeacin y Finanzas/ Direccin Poltica del Gasto. 3. Copia del Oficio Secretara de Planeacin y Finanzas/ Direccin de Presupuesto. 4. Copia del oficio Archivo. 5. Copia del Oficio Recibe mensualmente estados de cuenta bancarios
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARF/09 Nombre del procedimiento: Seguimiento cualitativo y cuantitativo del Programa Operativo Anual
Propsito: Evaluacin y seguimiento al programa operativo anual
Alcance: Desde el inicio de las actividades hasta el alcance de las metas establecidas
Polticas: 1.- Se apegaran a lo siguiente: Plan Estatal de Desarrollo 2001-2006. Programa Sectorial Gobierno 2001-2006 del comit de Planeacin para el Desarrollo del Estado. Programa Gua tcnica metodolgica de la reforma al sistema presupuestario Decreto de Presupuestos de Egresos del Estado de Chiapas, emitidos por la Secretara de Planeacin y Finanzas Libro Cuarto Presupuesto, Gasto, Contabilidad y Deuda Pblica, de la Secretara de Planeacin y Finanzas Normalidad Contable y Financiera de la Secretara de Planeacin y Finanzas Manual de organizacin de la Coordinacin de Comunicacin Social Para la autorizacin del Programa Operativo Anual, deber ser autorizado y firmado por los integrantes del Grupo Estratgico
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Solicita informacin de las metas alcanzadas trimestralmente a Anteproyecto de los rganos administrativos de la Coordinacin. Presupuestos Recibe la informacin, analiza y captura en el Sistema de Control Presupuestal, los indicadores de desempeo y estratgicos Imprime el formato de Estrategia y Cartula Institucional, revisa y Formatos de Estrategia y corrige, e imprime en forma definitiva Cartula Institucional. Elabora oficio y adjunta los formatos de la estrategia y cartula institucional, recaba firma del Coordinador General, el Coordinador, Subcoordinador del Grupo Estratgico y lderes de proyectos, y distribuye de la siguiente manera: Secretaria de Planeacin y Finanzas. - Original del oficio - Avance de desempeo institucional por estratgicos. - Avance de desempeo por proyecto institucional. - Discos compactos.
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indicadores
Secretaria de Planeacin y Finanzas/ Sub Secretaria de Egresos - 1. Copia del oficio Secretaria de Planeacin y Finanzas/ Direccin de Poltica del Gasto. - 2. Copia del oficio - Copia del avance de desempeo institucional por indicadores - Avance de desempeo por proyecto institucional - Original del oficio - Anlisis funcional en disco. Secretaria de Planeacin y Finanzas/ Direccin de Contabilidad. - 3. Copia. -Original del Anlisis funcional -Disco compacto. Copia: - Avance de desempeo institucional por indicadores estratgicos. - Avance de desempeo por proyecto institucional. Archivo: - 4. Copia.
RESUMEN DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
CCS UAA/ARMSG/01 Compra menor CCS UAA/ARMSG/02 Compra por licitacin CCS UAA/ARMSG/03 Inventarios de bienes muebles e inmuebles CCS UAA/ARMSG/04 Alta de bienes muebles CCS UAA/ARMSG/05 Baja de bienes muebles CCS UAA/ARMSG/06 Mantenimiento de bienes muebles CCS UAA/ARMSG/07 Resguardo de vehculos CCS UAA/ARMSG/08 Alta de vehculos CCS UAA/ARMSG/09 Baja de vehculos CCS UAA/ARMSG/10 Control y mantenimiento de vehculos CCS UAA/ARMSG/11 Siniestro por accidente de vehculos CCS UAA/ARMSG/12 Robo de vehculos CCS UAA/ARMSG/13 Control de servicios bsicos
Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARMSG/01 Nombre del procedimiento: Compra Directa.
Propsito: Proveer de Material a los diversos rganos Administrativos.
Alcance:
Desde que se recibe la Requisicin de Compra de los rganos Administrativos, hasta la entrega del mismo.
Responsable del Procedimiento: rea de Recursos Materiales y Servicios Generales
Polticas:
Para las compras menores debern apegarse a :
La Ley Orgnica de la Administracin Publica del Estado de Chiapas, del Titulo Segundo, Capitulo Primero de la Competencia de las Dependencias Publicas, Articulo 31, prrafos III, VIII y XV. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes Muebles y Contratacin de Servicios para el Estado de Chiapas, Titulo III, Capitulo I, Articulo 21, Fraccion II, Inciso a). Los Organos Administrativos pasarn sus requerimientos los das lunes de cada semana de 8:00 a.m. a 15:00 hrs. Justificando por escrito la compra, debidamente firmados y autorizados por sus jefes inmediatos. La Solicitud de compra se sujetar al presupuesto disponible. Las compras menores se realizarn cuando el monto este comprendido hasta 750 salarios mnimos generales vigentes en el Estado de Chiapas. El lmite de entrega de material de oficina ser de cuatro das, para el material de consumibles de cmputo, refacciones menores y material didctico en quince das. Se recibirn facturas los das mircoles de cada semana. Los proveedores debern sujetarse al tiempo de entrega que marcan en su cotizacin, de lo contrario se les cancelar el pedido.
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARMSG/01 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 Documento de Referencia / observaciones Recibe formato original de Requisicin de Compra de tiles de Requisicin de Compra oficina, consumibles de computo, refacciones menores, didctico, y fotogrfico, sellado de los rganos Administrativos y con visto bueno del Jefe de Unidad de Apoyo. Actividad Revisa y solicitado. verifica en almacn la inexistencia del material
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Elabora oficio de solicitud de disponibilidad de presupuesto firmada en original y copia, turnndose al rea de Recursos Financieros. Recibe la notificacin del rea de Recursos Financieros de la disponibilidad presupuestal. Requisita formato de cotizacin y se enva por fax a los Solicitud de Cotizacin. proveedores Recibe cotizaciones de cuando menos tres proveedores, elabora Cuadro Comparativo el cuadro comparativo para verificar si rene las caractersticas de Proveedores. tcnicas de lo solicitado y se determina al proveedor. Requisita la Orden de Compra, se enva por fax al proveedor Formato de Compra. para que surtan el material y se resguarda copia. Recibe material por parte del proveedor, verifica el material en base a la Orden de Compra Menor y sella factura original del proveedor. Requisita formato de contra recibo, firma y sella, se entrega original al proveedor.. Anexa a la Factura Original: Formato de Requisicin de compra, Orden de Compra Menor, Cuadro Comparativo, Cotizaciones y Copia de Contra Recibo. anexa la Requisita formato de solicitud de pagos a proveedores, anexa Se documentacin soporte, obtiene fotocopias; turna original al rea documentacin que se hace mencin en el punto de Recursos Financieros y archiva copias. No.10. Orden de
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARMSG/02 Nombre del procedimiento: Compra por Licitacin.
Propsito: Proveer de material y servicios, a los diversos rganos administrativos.
Alcance:
Desde que se recibe la Requisicin de Compra y servicio de los rganos Administrativos hasta la entrega del material y/o proveer el servicio.
Responsable del Procedimiento: rea de Recursos Materiales y Servicios Generales
Polticas: Para las compras bajo licitacin deber apegarse a los siguientes lineamientos. Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de Chiapas, en el Titulo Segundo, Capitulo Primero de la competencia de las Dependencias Pblicas, Art.31, Prrafos lll, Vlll y XV. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes Muebles y Contratacin de Servicios para el Estado de Chiapas: Titulo I, Capitulo I Articulo 2 Fracc. VII. Capitulo II, Articulo 9,10,11. Titulo III, Capitulo I, Articulo 19, 21 (Fraccin II, inciso a y c), 22,23,24. Capitulo II, Artculo 36 y 38. Los rganos Administrativos debern presentar sus requerimientos con un mes de anticipacin en base a los siguientes incisos: a) Nombre del proyecto (deber ser en funcin a los objetivos del proyecto). b) Antecedentes c) Nombre del lder del proyecto (nombre del Jefe del rgano Administrativo que presente dicha solicitud). d) Objetivo del proyecto (enunciar lo que se pretende lograr con la implantacin del proyecto, estos debern ser orientados a la simplificacin y/o automatizacin de procesos). e) Descripcin del proyecto (esta deber ser una descripcin clara y completa, de cmo se desarrollar y se implementar el proyecto para lograr los objetivos planteados). f) Diagnostico.- (en este, dar a conocer un anlisis y descripcin de la situacin actual del rgano Administrativo, que esta originando la necesidad de implantar el proyecto) g) Inventario de hardware y software (en caso de solicitar equipo de bienes informticos). h) Plan de trabajo: (descripcin de la programacin de acciones y tiempos para alcanzar las metas). i) Beneficios (en este se dar a conocer los beneficios que la Dependencia obtendr y que proporcionar ) j) Presupuesto estimado (dar a conocer la cantidad aproximada del proyecto). k) Descripcin tcnica del equipo. l) Anexos.
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARMSG/02 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 Documento de Referencia / observaciones Recibe formato original de la Requisicin de Compra, y/o Formato dado por la servicio, junto con proyecto tcnico de los rganos Secretara de Administraadministrativos, con visto bueno del jefe de la unidad de apoyo cin, actividad 1. administrativo. Actividad Revisa solicitud, elabora memorando de disponibilidad de presupuesto en original y copia, firma, turna al rea de recursos financieros y archiva copia. Recibe respuesta y verifica disponibilidad presupuestal del rea de recursos financieros. Convoca a reunin a todos los integrantes del subcomit, realiza Manual de Polticas y el acuerdo de autorizacin del inicio del proceso licitatorio. Procedimientos del Sistema de Adquisiciones Prepara la documentacin requerida por la Direccin de Capitulo Noveno, Titulo Adquisiciones de la Secretara de Administracin. Segundo, de las Facultades y Obligaciones Elabora oficio, recaba firma del jefe de la Unidad de Apoyo de las Dependencias y Administrativo y del titular de la dependencia en toda la Entidades documentacin y la enva a la Direccin de Adquisiciones de la (Actividades Nos. 4,5 y 6). Secretaria de Administracin y archiva copia. Convoca al subcomit para llevar a cabo el proceso de licitacin Capitulo Dcimo Octavo y acuerdos establecidos en el Manual, Ley de Adquisiciones y su de los Tiempos de reglamento. Proceso por Modalidad de Licitacin, Inciso b) y la Ley de Adquisiciones Artculos 36 y 38. (actividad: 7 y 13) Recibe el material (en almacn) o servicio, verifica con la orden Vale de de pedido, a la vez que se verifica la factura del proveedor que Almacn. deber corresponder con lo solicitado e importes de precios. Llena formato de salida de almacn, entrega el material y firma el Jefe del rgano Administrativo solicitante. Nota: Si el material es un bien mueble o Inmueble, se har entrega junto con su resguardo. Salida de
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARMSG/02 Descripcin del procedimiento No. de actividad 10 Documento de Referencia / observaciones Elabora el resguardo, llena formato con base a la copia de la Sistema otorgado por la de factura que le turna el almacenista, recaba firma del jefe del Secretaria rgano administrativo solicitante y entrega el material o Administracin (actividad No. 10 y 13). proporciona el servicio. Actividad Anexa a la factura original, requisicin de compra, orden de pedido, copia del acta de adjudicacin y fallo, cuadros comparativos y cotizaciones Relaciona las facturas originales en el formato de solicitud de pago a proveedores, junto con sus anexos. Obtiene copias de toda esta documentacin para el archivo de Formato dado por la compras y turna la documentacin original al rea de recursos Secretaria de Administracin, actividades 11 Y 12 financieros para el pago. Enva copia de Facturas y formato del programa SISMOB a la Secretaria de Administracin, para el control de No. de Inventario de Mobiliario y Equipo de Oficina.
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARMSG/03 Nombre del procedimiento: Inventario de bienes muebles e inmuebles
Propsito: Verificar la existencia y el estado fsico de los bienes muebles e inmuebles.
Alcance: Desde la notificacin a los rganos administrativos de realizar inventario fsico de bienes muebles e inmuebles, hasta la recepcin del documento validado por la Direccin de Patrimonio de la Secretaria de Administracin.
Responsable del Procedimiento: rea de Recursos Materiales y Servicios Generales.
Polticas: Deben cumplir los Servidores Pblicos adscritos a la Coordinacin, con las disposiciones siguientes: Funciones inherentes a los recursos materiales y servicios generales, correspondientes a cada rgano Administrativo de la Coordinacin sealadas en el Manual de Organizacin. Con los artculos: 5, 13, 17, del acuerdo que establece los lineamientos sobre la Creacin, Adquisicin, Asignacin y Uso de los Bienes Muebles adscritos al Poder Ejecutivo del Estado ,Publicado en el Peridico Oficial No.064 de fecha 15 de Diciembre de 1999. Disposiciones Especificas establecidas en el punto No. 1 Mobiliario y Equipo de Oficina y Equipo de Computo de los Lineamientos Normativos en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales, emitidos por la Unidad de Apoyo Administrativo en el mes de Marzo del 2004.
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARMSG/03 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 Documento de Referencia / observaciones
Actividad Elabora circular notificando que se llevar a cabo el inventario fsico general, recaba firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, enva a todos los rganos administrativos, archiva copia. Visita los rganos administrativos, verifica si todos los bienes se encuentran etiquetados. Nota : En caso de no existir etiqueta en el bien, se asigna un nmero.
Extrae del archivo informacin de aos anteriores y verifica que todos los bienes se encuentren registrados y Archiva momentneamente. Nota: En caso de que faltara algn bien, se notifica al titular del rgano administrativo, para que presente copia del documento, el cual especifica si el bien caus baja o se transfiri.
Actualiza el Sistema de Mobiliario (SISMOB), imprime el reporte formato Resguardos Personales en dos tantos y recaba firma del titular del rgano administrativo correspondiente. Recibe el formato Resguardos Personales firmado por los rganos administrativos. Elabora oficio y recaba firma del jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo as como en los formatos Resguardos Personalesy distribuye de la siguiente manera: Secretaria de Administracin - oficio original - formatos Resguardos Personales - Diskets (respaldo de la base de datos del SISMOB) Archivo - 1. Copia del oficio
Sistema de Mobiliario (SISMOB) emitido por la Secretara de Administracin.
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Actividad
Recibe oficio y formato Resguardos Personalesvalidado de la Secretaria de Administracin, obtiene fotocopias del formato y distribuye de la siguiente manera: Expediente : - Original de oficio - Original del formato rgano Administrativo responsable: - 1. Copia de formato Archivo : - 2. Copia de Formato
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARMSG/04 Nombre del procedimiento: Alta de bienes muebles
Propsito: Registro de bienes muebles.
Alcance: Desde la recepcin de la factura y el bien mueble, hasta la entrega fsica del mismo al resguardatario. Responsable del Procedimiento: rea de Recursos Materiales y Servicios Generales.
Polticas: Deben cumplir los Servidores Pblicos adscritos a la Coordinacin, con las disposiciones siguientes: Acuerdo que establece los lineamientos sobre la Creacin, Adquisicin, Asignacin y Uso de los bienes muebles adscritos al Poder Ejecutivo del Estado en los Artculos 1, 5, 18 fraccin VIII, Publicado en el Peridico Oficial No.064 de fecha 15 de diciembre de 1999. Disposiciones Especficas establecidas en el punto No. 1 Mobiliario y Equipo de Oficina y Equipo de Computo de los Lineamientos Normativos en materia de Recursos Materiales y Servicios Generales, emitidos por la Unidad de Apoyo Administrativo en el mes de Marzo del 2004.
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARMSG/04
Descripcin del procedimiento No. de actividad Actividad Documento de Referencia / observaciones
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Recibe original de la factura de compra y el bien mueble, Verifica el bien mueble, fotocopia la factura y distribuye de la siguiente manera: rea de Recursos Financieros - copia certificada. Expediente - Original de factura
Actualiza el Sistema de Mobiliario (SISMOB), imprime el reporte SISMOB, emitido por la Secretara de formato Resguardos Personales en dos tantos , recaba firma Administracin. del resguardatario y entrega el bien mueble. Elabora oficio y recaba firma del jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo as como en los formatos Resguardos Personalesy distribuye de la siguiente manera:
Secretara de Administracin
- oficio original - formatos Resguardos Personales - Diskets (respaldo de la base de datos del SISMOB)
Archivo
1. Copia del oficio Recibe oficio y formato Resguardos Personalesvalidado de la Secretaria de Administracin, obtiene fotocopias del formato y distribuye de la siguiente manera: Expediente : - Original de oficio - Original del formato Resguardatario: - 1. Copia de formato Archivo : - 2. Copia de Formato
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARMSG/05 Nombre del procedimiento: Baja de bienes muebles
Propsito: Tramitar baja de bienes muebles ante la Secretara de Administracin.
Alcance: Desde que recibe la solicitud de los rganos administrativos, hasta la entrega del bien en Almacenes Generales de la Secretara de Administracin.
Responsable del Procedimiento:
rea de Recursos Materiales y Servicios Generales
Polticas: Deben cumplir los Servidores Pblicos adscritos a la Coordinacin, con las disposiciones siguientes: Acuerdo que establece los lineamientos sobre la Creacin, Adquisicin, Asignacin y Uso de los Bienes Muebles adscritos al Poder Ejecutivo del Estado en los Artculos 1, 5, 21 y 22. Publicado en el Peridico Oficial No.064 de fecha 15 de diciembre de 1999.
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARMSG/05
Descripcin del procedimiento No. de actividad Actividad Documento de Referencia / observaciones
Recibe memorando original de los diferentes rganos administrativos, donde solicita la baja, informando el estado fsico en que se encuentra el mobiliario y equipo de oficina. Verifica el estado fsico del bien mueble, elabora una relacin de los muebles y equipo sujetos a baja. Elabora oficio dirigido a la Direccin de Patrimonio de la Secretara de Administracin, para informar la baja. Recaba firma del jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, obtiene fotocopia y distribuye de la siguiente manera: Secretara de Administracin / Direccin de Patrimonio - Original de Oficio Oficina del C. Coordinador - 1. Copia Expediente - 2. Copia Minutario : - 3. Copia
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Recibe notificacin va telefnica de la Direccin de Patrimonio de la Secretara de Administracin, para fijar fecha de verificacin fsica del bien mueble sujeto a baja. Atiende al personal tcnico de la Direccin de Patrimonio de la Secretara de Administracin, verifican las condiciones en que se encuentran los bienes sujetos a baja. Recibe oficio y formato Cedula de Registro de Bienes Muebles de la Direccin de Patrimonio, en donde especifica la baja Formato Cedula de definitiva de los bienes muebles Registro de Bienes Muebles emitido por la Traslada los bienes muebles a Almacenes Generales de Secretara de Gobierno , recaba sello en el formato Cedula de Registro de Administracin Bienes Muebles y distribuye de la siguiente manera: Secretara de Administracin / Direccin de Patrimonio
- Original del formato
Expediente
- 1. Copia
Minutario
- 2. Copia
Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARMSG/06 Nombre del procedimiento: Mantenimiento de bienes muebles
Propsito: Mantener en buen estado los bienes mubles a travs de acciones de conservacin y mantenimiento.
Alcance: Desde la recepcin de la solicitud de mantenimiento de bienes muebles de los rganos administrativos; hasta la entrega de los mismos.
rea de Recursos Materiales y Servicios Generales.
Polticas: Deben cumplir los Servidores Pblicos adscritos a la Coordinacin, con las disposiciones siguientes: Acuerdo que establece el Programa de Racionalidad y disciplina Presupuestaria de la Administracin Pblica del Estado de Chiapas para el perodo 2000 2006. Lo establecido en el Artculo 17 fraccin III, del acuerdo que establece los lineamientos sobre la Creacin, Asignacin y Uso de Bienes Muebles adscritos al Poder Ejecutivo del Estado, Publicado en Peridico Oficial No. 064 de fecha 15 de Diciembre de 1999. Disposiciones Especificas establecidas en el punto No. 1 Mobiliario y Equipo de Oficina y Equipo de Computo de los Lineamientos Normativos en materia de Recursos Materiales y Servicios Generales, emitidos por la Unidad de Apoyo Administrativo en el mes de Marzo del 2004. Es condicin para poder contratar Arrendamientos, Servicios y Adquisiciones de bienes, solicitar a los prestadores de servicios la Constancia de no Adeudo de Obligaciones Fiscales. Con base a la Circular No. CCS/UAA/032/2004 de fecha 23 de Noviembre del 2004, emitida por la Unidad de Apoyo Administrativo, con fundamento en el Art. 203-A del Cdigo de la Hacienda Pblica para el Estado de Chiapas.
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARMSG/06 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 2 Documento de Referencia / observaciones Formato Solicitud de Servicio.
Actividad
Recibe formato solicitud de servicio del rgano administrativo solicitante, para dar mantenimiento a los bienes muebles. Verifica personalmente las condiciones en que se encuentra el bien, si es procedente el mantenimiento cotiza e informa al jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo. Requisita y recaba firma en formato Orden de Trabajo, del jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y resguarda temporalmente.
Formato Orden de Trabajo.
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Requisita formato Vale de Salida de Bienes Muebles, comunica Formato Vale de Salida de Bienes Muebles. al prestador de servicio, se presente a recoger el bien. Entrega el bien mueble y formato Vale de Salida de Bienes Muebles al prestador de servicio, a cambio recibe firma de este en formato Orden de Trabajo. Recibe el bien mueble , verifica que se haya realizado el mantenimiento de acuerdo a lo solicitado Recibe factura original del prestador de servicio, requisita formato contra recibo, firma, sella y entrega. Elabora y firma memorando de solicitud de pago del servicio solicitado; anexa los formatos: Solicitud y Orden de Trabajo, cotizacin y factura original. Obtiene fotocopia del toda la documentacin, turna al rea de Recursos Financieros, para el pago correspondiente y archiva copia. Formato contra recibo
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARMSG/07 Nombre del procedimiento: Resguardo de vehculos
Propsito: Asignacin de vehculos a los rganos administrativos.
Alcance: Desde la instruccin del C. Coordinador, hasta la entrega fsica del vehculo al resguardatario.
Polticas: Deben cumplir los Servidores Pblicos adscritos a la Coordinacin, con las disposiciones siguientes: Acuerdo que establece los lineamientos sobre la Creacin, Adquisicin, Asignacin y Uso de los Bienes Muebles adscritos al Poder Ejecutivo del Estado en el Artculo 18 fraccin II, Publicado en el Peridico Oficial No.064 de fecha 15 de diciembre de 1999. La asignacin de los vehculos se efectuar en los trminos establecidos en el Artculo. 34 del acuerdo por el que se expiden las Normas Presupuestarias para la Administracin Publica del Estado de Chiapas, publicado en el Peridico Oficial No. 158 de fecha 05 de Marzo del 2003 Los vehculos debern permanecer los das y horas inhbiles en los espacios destinados para su resguardo, segn consta en circular No. CG/002714/2004 de fecha 14 de enero del 2004, emitida por la Contralora General. Disposiciones Especficas establecidas en el punto No. 2 Equipo de Transporte de los Lineamientos Normativos en materia de Recursos Materiales y Servicios Generales, emitidos por la Unidad de Apoyo Administrativo en el mes de Marzo del 2004.
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Actividad
Recibe documento del C. Coordinador a travs del jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, en el que autoriza la asignacin de vehculo a determinado rgano administrativo. Solicita licencia de conducir vigente y datos de la persona que se le asigna el vehculo. Recibe licencia de conducir vigente y captura en el Sistema de Vehculos (SISVEH), en el formato Resguardo de control vehicular, imprime en dos tantos y recaba firma del resguardatario. Elabora oficio y anexa formato Resguardo de Control Vehicular, recaba firma del jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y del C. Coordinador, respectivamente y distribuye: Formato Resguardo de Control Vehicular generado por el SISVEH. emitido por la Secretaria de Administracin.
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Secretaria de Administracin / Direccin de Patrimonio

- Original del Oficio. - Originales del formato Resguardo de Control Vehicular en dos tantos..
Unidad de Apoyo Administrativo

- 1. Copia de oficio
Expediente
- 2. Copia de oficio Recibe oficio original de validacin y formatos Resguardos de Control Vehicular sellado por la Direccin de Patrimonio de la Secretara de Administracin y archiva.
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARMSG/08 Nombre del procedimiento: Alta de vehculos
Propsito: Realizar los trmites para el alta de vehculos.
Alcance: Desde la recepcin del inventario del vehculo, emitido por Almacenes Generales de la Secretara de Administracin, hasta la entrega fsica de la unidad al resguardatario.
Polticas: Deben cumplir los Servidores Pblicos adscritos a la Coordinacin, con las disposiciones siguientes: Polticas sealadas en el Procedimiento Resguardo de Vehculos con cdigo No. CCS 201 01/UAA/ARMSG/07. Artculo 19 del acuerdo que establece los lineamientos sobre la Creacin, Adquisicin, Asignacin y Uso de los Bienes Muebles adscritos al Poder Ejecutivo del Estado, Publicado en el Peridico Oficial No.064 de fecha 15 de diciembre de 1999.
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Actividad Recibe copia del inventario de vehculo (nuevo), de los Almacenes Generales, requisita el formato resguardo de control vehicular, recaba firma del resguardante, jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y titular de la Coordinacin. Elabora oficio original, solicitando factura certificada del vehculo, recaba firma del jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, anexa original formato Resguardo de Control Vehicular y enva a la Direccin de Patrimonio de la Secretaria de Administracin y archiva. Tramita tarjeta de circulacin, placas y tenencia del vehculo, ante la Secretaria de Planeacin y Finanzas Delegacin Tuxtla Gutirrez. Acude con documentacin recibida del vehculo a Almacenes Generales de la Secretara de Administracin, presenta la documentacin, verifica datos con el vehculo y lo recibe.
Recibe oficio original, copia certificada de la factura , un tanto del formato Resguardo de Control Vehiculary respaldo magntico, de la Direccin de Patrimonio de la Secretara de Administracin, integra expediente y archiva.
Da de alta al vehculo nuevo en el Sistema Vehicular, obtiene y turna copia de la documentacin recibida al rea de Recursos Financieros y archiva. Entrega el vehculo al resguardatario.
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARMSG/09 Nombre del procedimiento: Baja de vehculos
Propsito: Realizar trmite de baja de vehculos asignados a la Coordinacin, de acuerdo a lineamientos establecidos para tal efecto.
Alcance: Desde la solicitud de mantenimiento o recepcin del estado fsico del vehculo, hasta el movimiento de baja en el Sistema Vehicular.
rea de Recursos Materiales y Servicios Generales.
Polticas: Deben cumplir los Servidores Pblicos adscritos a la Coordinacin, con las disposiciones siguientes: Al acuerdo que establece los lineamientos sobre la Creacin, Adquisicin, Asignacin y Uso de los bienes muebles adscritos al Poder Ejecutivo del Estado en los Artculos 1, 5 18 fraccin III, 21, 22 prrafo I y 30, Publicado en el Peridico Oficial No.064 de fecha 15 de diciembre de 1999. Disposiciones Especificas establecidas en el punto No. 2 Equipo de Transporte de los Lineamientos Normativos en materia de Recursos Materiales y Servicios Generales, emitidos por la Unidad de Apoyo Administrativo en el mes de Marzo del 2004.
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Actividad Solicita y recibe informe de los resguardantes, sealando los servicios y reparaciones que requiere el vehculo a su cargo, as como el estado fsico en que se encuentra. Analiza la informacin , verifica datos en bitcora de mantenimiento y elabora relacin de unidades con mayor deterioro por su constante uso o antigedad.
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Solicita presupuesto de manera econmica por lo menos con Lineamientos emitidos por tres prestadores de servicio. la Secretara de Administracin. Recibe presupuestos y determina la incosteabilidad de la reparacin de las unidades vehiculares que rebasa el 60% del valor comercial e informa al jefe de Unidad de Apoyo Administrativo. Elabora oficio de solicitud de baja, anexa documentos diversos en original, recaba firma del jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y distribuye de la siguiente manera:
Secretara de Administracin / Direccin de Patrimonio

- Oficio original - Solicitud de baja - Inventario del vehculo - Fotografas del vehculo - Acta administrativa - 3 presupuestos de reparacin - Placas y tarjeta de circulacin
Oficina del C. Coordinador

- 1. Copia del oficio 6
Expediente
- Copia de toda la documentacin enviada a la Secretara de Administracin
Recibe notificacin va telefnica de la Direccin de Patrimonio de la Secretara de Administracin, para fijar fecha de verificacin fsica del bien mueble sujeto a baja. Atiende al personal tcnico de la Direccin de Patrimonio de la Secretara de Administracin, verifican las condiciones en que se encuentran los bienes sujetos a baja.
Actividad
Recibe oficio, anexo con el original inventario correspondiente en donde autoriza la baja la Direccin de Patrimonio de la Secretara de Administracin, indicando el traslado del vehculo a los Almacenes Generales de la Secretara de Administracin. Entrega Vehculo a los almacenes generales, firma inventario y recibe copia de este. Recibe oficio, resguardo cancelado y respaldo magntico, de la Secretara de Administracin, obtiene y turna fotocopia al rea de Recursos Financieros, da baja en el Sistema Vehicular y Archiva.
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARMSG/10 Nombre del procedimiento: Control y mantenimiento de vehculos
Propsito: Mantener en ptimas condiciones los vehculos asignados a la Coordinacin.
Alcance: Desde la recepcin de solicitud de servicio del vehculo, hasta el tramite de pago del mismo.
Polticas: Deben cumplir los Servidores Pblicos adscritos a la Coordinacin, con las disposiciones siguientes: . Acuerdo que establece el Programa de Racionalidad y disciplina Presupuestaria de la Administracin Pblica del Estado de Chiapas para el perodo 2000 2006. Disposiciones Especificas establecidas en el punto No. 2 Equipo de Transporte de los Lineamientos Normativos en materia de Recursos Materiales y Servicios Generales, emitidos por la Unidad de Apoyo Administrativo en el mes de Marzo del 2004. Condicin para poder contratar Arrendamientos, Servicios y Adquisiciones de bienes, solicitar a los prestadores de servicios la Constancia de no Adeudo de Obligaciones Fiscales. segn consta en Circular No. CCS/UAA/032/2004 de fecha 23 de Noviembre del 2004, emitida por la Unidad de Apoyo Administrativo, con fundamento en el Artculo 203-A del Cdigo de la Hacienda Pblica para el Estado de Chiapas
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Actividad
Recibe formato original de Solicitud de Servicio del vehculo Formato de Solicitud de Servicio. asignado a los rganos Administrativos. Se entera. Obtiene informacin en bitcora correspondiente al vehculo y verifica su estado fsico. Nota: En caso de no proceder el servicio, se le informa de manera oficial al resguardatario.
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Enva el vehculo al prestador de servicio, para solicitar diagnostico y conocer el servicio a realizar. Recibe diagnostico y cotizacin del Servicio, se entera si es mantenimiento o reparacin. Nota: Siempre y cuando el valor del presupuesto no rebase el 60% del valor de la unidad.
Informa al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo para su Formato Orden de autorizacin. Requisita, firma y recaba firma en formato Orden Trabajo. de Trabajo. Lleva y entrega el vehculo al Prestador de Servicio, de quien recaba firma de recibido en formato Orden de Trabajo. Recibe vehculo y factura original del Prestador de Servicios, requisita formato Contra Recibo y entrega. Formato Contra Recibo
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Actividad
Elabora memorando de solicitud de pago y anexa documentacin soporte, firma y distribuye de la siguiente manera: rea de Recursos Financieros - Original de Memorando - Original de Factura - Original de Solicitud de Servicio, Cotizacin y Orden de Trabajo. Unidad de Apoyo Administrativo - 1. Copia del Memorando Expediente - 2. Copia del Memorando - Copia de toda la documentacin anexa Minutario - 3. Copia del Memorando.
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARMSG/11 Nombre del procedimiento: Siniestro por accidentes de vehculos
Propsito: Tramitar los siniestros que ocurran en vehculos de la Coordinacin ante el Comit Administrador del FOINVER.
Alcance: . Desde la recepcin del aviso por el siniestro ocurrido al vehculo, hasta que se entregue reparado al resguardante.
Polticas: Deben cumplir los Servidores Pblicos adscritos a la Coordinacin, con las disposiciones siguientes: Reglamento Interno del Comit Administrador del FOINVER, publicado en el peridico oficial No. 072 de fecha 30 de Diciembre de 1998. Circular No. 009/2001 de fecha 16 de Abril de 2001, emitida por el presidente del Comit Administrador del FOINVER, es condicin para atender los siniestros el deposito que realice la dependencia por aseguramiento de su parque vehicular ante el FOINVER, as como enva las Reglas de Operacin del citado FONDO.. Lo establecido en el Artculo 28 del acuerdo de los lineamientos sobre la Creacin, Asignacin y Uso de Bienes Muebles adscritos al Poder Ejecutivo del Estado, Publicado en Peridico Oficial No. 064 de fecha 15 de Diciembre de 1999. Los usuarios de vehculos asignados a la Coordinacin, tiene que portar licencia de conducir vigente, de acuerdo a las disposiciones especificas establecidas en el punto No. 2 Equipo de Transporte de los Lineamientos Normativos en materia de Recursos Materiales y Servicios Generales, emitidos por la Unidad de Apoyo Administrativo en el mes de Marzo del 2004. Verificar que el vehculo cuente con la tarjeta de circulacin respectiva, de acuerdo a las disposiciones especificas establecidas en el punto No. 2 Equipo de Transporte de los Lineamientos Normativos en materia de Recursos Materiales y Servicios Generales, emitidos por la Unidad de Apoyo Administrativo en el mes de Marzo del 2004. Ofrecer la documentacin para el tramite de siniestro por accidente vehicular en un termino de 5 das hbiles a partir de la fecha del siniestro, en cumplimiento al art. 18 del Reglamento Interno del Comit Administrador del FOINVER, publicado en el peridico oficial No. 072 de fecha 30 de Diciembre de 1998.
Actualizacin 01 Junio 2006 Prxima Revisin 01 Junio 2007 Pgina 1
Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARMSG/11 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 2 Documento de Referencia / observaciones
Actividad
Recibe aviso del usuario, para comunicar el siniestro ocurrido al vehculo. Da indicaciones al usuario, de permanecer junto con el vehculo sin moverlo del lugar, hasta que llegue el personal (ajustador) del FOINVER, dependiente de la Secretara de Administracin. Comunica al FOINVER, del siniestro ocurrido y al asesor jurdico de COCOSO, para levantar el acta respectiva. Reglamento Interno del Comit Administrador del FOINVER.
Recibe Acta del Asesor Jurdico de COCOSO, para anexarla a la Artculo 18 documentacin que refiere en el Reglamento Interno del FOINVER. Elabora oficio y anexa documentacin sealada en actividad No 04, recaba firma de la persona indicada en el Reglamento Interno del FOINVER, enva al Comit Administrador del FOINVER y archiva copia en expediente. Recibe oficio notificando la resolucin del siniestro, emitido por el Comit Administrador del FOINVER. Notifica al usuario la resolucin del siniestro, emitido por el Comit Administrador del FOINVER. Recibe comprobante de depsito por parte del usuario, por el importe fijado, en caso de que la resolucin del Comit Administrador del FOINVER lo indique. Elabora oficio y anexa comprobante de depsito en copia al carbn, recaba firma, enva al Comit Administrador del FOINVER y archiva copia en expediente. Recibe pase de reparacin del vehculo siniestrado por parte del FOINVER Traslada el vehculo siniestrado, para su reparacin en el taller que indique el pase, copia de orden de trabajo y contra entrega recibe inventario del taller. Artculo 7, fracc. III. Artculo 18, inciso A
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Actividad
Recibe del taller y entrega de conformidad el vehculo reparado, al resguardante, archiva copia del pase y orden de trabajo en expediente
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARMSG/12 Nombre del procedimiento: Robo de vehculos
Propsito: Tramitar el robo de Vehculos.
Alcance: Desde la recepcin de Aviso por el robo ocurrido del vehculo, hasta la resolucin del Ministerio Publico o la recuperacin fsica de la unidad.
Polticas: Deben cumplir los Servidores Pblicos adscritos a la Coordinacin, con las disposiciones siguientes: Reglamento Interno del Comit Administrador de FOINVER, publicado en el peridico oficial No. 072 de fecha 30 de Diciembre de 1998. Circular No. 009/2001 de fecha 16 de Abril de 2001, emitida por el presidente del Comit Administrador del FOINVER, con la que enva las Reglas de Operacin del FOINVER. Artculos 17 fraccin IX, 18 fraccin VI, 25, 26 y 28, del acuerdo que establece los lineamientos sobre la Creacin, Adquisicin, Asignacin y Uso de los Bienes Muebles adscritos al Poder Ejecutivo del Estado, Publicado en el Peridico Oficial No.064 de fecha 15 de diciembre de 1999. Disposiciones Especificas establecidas en el punto No. 2 Equipo de Transporte de los Lineamientos Normativos en materia de Recursos Materiales y Servicios Generales, emitidos por la Unidad de Apoyo Administrativo en el mes de Marzo del 2004.
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARMSG/12 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 2 Documento de Referencia / observaciones
Actividad
Recibe aviso del usuario, para comunicar el robo del vehculo. Indica al usuario acuda a la Agencia del Ministerio Pblico y espere al Asesor Jurdico de COCOSO, para hacer la denuncia correspondiente. Comunica al FOINVER del robo ocurrido y al asesor jurdico de COCOSO, para asesorar al usuario en la denuncia ante la Agencia del Ministerio Publico, as como Transito del Estado y Polica Federal Preventiva. Recibe acta administrativa y copia de denuncia ante la Agencia del Ministerio Publico; por parte del Asesor Jurdico de COCOSO, para anexar a la documentacin que refiere en el Reglamento Interno del FOINVER. Elabora oficio y anexa documentacin sealada en actividad No 04, recaba firma de la persona indicada en el reglamento interno del FOINVER, enva al Comit Administrador del FOINVER y archiva copia en expediente. Recibe oficio notificando la resolucin del vehculo robado, emitido por el Comit Administrador del FOINVER. Notifica al usuario la resolucin del vehculo robado, emitido por el Comit Administrador del FOINVER. Recibe comprobante de depsito por parte del usuario, por el importe fijado, en caso de que la resolucin del Comit Administrador del FOINVER lo indique. Elabora oficio y anexa comprobante de deposito en copia al carbn, recaba firma, enva al Comit Administrador del FOINVER y archiva copia en expediente. Elabora oficio solicitando el estado en que se encuentra la denuncia del vehculo robado, recaba firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, enva a la Agencia del Ministerio Publico y archiva copia. Artculo 7, fracc III. Reglamento Interno del Comit Administrador del FOINVER. Artculos 18 y 19.
Artculo 18, inciso A.
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Actividad
Recibe notificacin del Ministerio Pblico, que contina el proceso o concluye por la recuperacin del vehculo o por agotada las diligencias administrativas por no encontrarse la citada unidad.
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Cdigo del procedimiento CCS UAA/ARMSG/13 Nombre del procedimiento: Control de servicios bsicos
Propsito: Tramitar oportunamente los servicios bsicos, para garantizar que la Coordinacin cuente con los mismos.
Alcance: Desde que recibe la factura del servicio correspondiente, hasta el pago de la misma.
Polticas: Deben cumplir los Servidores Pblicos adscritos a la Coordinacin, con las disposiciones siguientes: : Acuerdo que establece el Programa de Racionalidad y disciplina Presupuestaria de la Administracin Pblica del Estado de Chiapas para el perodo 2000 2006. Servicio Telefnico: Registrarse en el control de llamadas y reintegrar las llamadas no Oficiales, de acuerdo con la Circular No. CCS/UAA/RMS/006/2004, emitida por la Unidad de Apoyo Administrativo el 04 de Junio del 2004. Es condicin para poder contratar Arrendamientos, Servicios y Adquisiciones de bienes, solicitar a los prestadores de servicios la Constancia de no Adeudo de Obligaciones Fiscales, con base a la Circular No. CCS/UAA/032/2004 de fecha 23 de Noviembre del 2004, emitida por la Unidad de Apoyo Administrativo, con fundamento en el Artculo 203-A del Cdigo de la Hacienda Pblica para el Estado de Chiapas. Es responsabilidad del rea de Recursos Materiales y Servicios Generales el cumplimiento de los puntos 3.9, 3.10, 3.12, 3.13, de acuerdo a las disposiciones especificas establecidas en los Lineamientos Normativos en materia de Recursos Materiales y Servicios Generales, emitidos por la Unidad de Apoyo Administrativo en el mes de Marzo del 2004.
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Actividad Recibe factura o recibo original de los prestadores de servicios, por los servicios bsicos brindados (agua, energa elctrica, telfono, etc.). Se entera. Verifica datos de factura o recibo como: nombre, RFC, y domicilio de la Coordinacin, importe (nmero y letra), fecha de vencimiento, periodo de servicio, etc. Elabora memorando en original y 2(dos) copias , anexo factura o recibo original, firma y distribuye de la siguiente manera:
rea de Recursos Financieros

- Original de Memorando - Original de Factura o Recibo del servicio
Unidad de Apoyo Administrativo

- 1. Copia del Memorando.
Expediente
- 2. Copia del Memorando - Copia de factura o recibo del servicio
Minutario
- 3. Copia del Memorando. 4 Recibe cheque y factura o recibo original del rea de Recursos Financieros. Realiza el pago. Obtiene fotocopia, remite original de la documentacin al rea de Recursos Financieros y archiva copia.
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RESUMEN DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN DE PRENSA
CCS DP/01
Insercin de publicidad en medios de comunicacin impresa
Cdigo del procedimiento CCS DP/01 Nombre del procedimiento: Insercin de publicidad en medios de comunicacin impresos
Propsito: Mantener informada a la sociedad sobre los avances de los programas, acciones y obras de gobierno.
Alcance: Desde la recepcin de solicitud de publicacin en medios impresos por parte de dependencias y entidades, hasta la tramitacin de su pago. Responsable del Procedimiento: Direccin de Prensa Polticas: 1.Deber apegarse a: Ley Orgnica de la Administracin Pblica Acuerdo delegatorio de funciones otorgadas al titular de la Coordinacin, de fecha 4 de febrero del 2004. Manual de Organizacin de la Coordinacin
2. Para atender las solicitudes de publicaciones oficiales por parte de las dependencias y/o entidades del Gobierno del Estado, la Direccin de Prensa deber enviar, va fax, a los medios de comunicacin, orden de insercin y material a publicar. 3. Para realizar el trmite de pago de facturas por concepto de difusin institucional, solicitada mediante rdenes de insercin y va convenios a los medios de comunicacin, los proveedores debern cumplir los siguientes requisitos: Proporcionar copia de constancia de no adeudos fiscales Proporcionar copia de la orden de insercin emitida por la Direccin de Prensa 4. La factura que se reciba por la prestacin del servicio, deber reunir los siguientes requisitos: - Ser original - No presentar tachaduras ni enmendaduras. - Razn Social - Domicilio - Importe en nmero y letras - Sello y firma de la empresa - Anexar soporte de lo publicado (peridico o revista) 5. La Direccin de Prensa recibir facturas y soportes de la publicacin en medios impresos, de lunes a viernes, en horario de 09:00 a 13:00 horas, a excepcin de los medios forneos y nacionales. 6. La Direccin de Prensa enviar memorando y relacin de facturas y soportes de las publicaciones, a la Unidad de Apoyo Administrativo, los das lunes y mircoles de cada semana, en horario de 09:00 a 14:00 horas, para que se realice el trmite de pago correspondiente. 7 Las Dependencias y Entidades del Gobierno del estado que soliciten publicaciones en medios impresos, debern enviar a la Coordinacin de Comunicacin Social oficio de solicitud original, con las especificaciones siguientes: Espacio en el que se insertar la publicacin Fechas a publicar Anexar material a publicar en disco e impreso
Cdigo del procedimiento CCS DP/01
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Actividad
Recibe oficio de solicitud y material a publicar, en disco e impreso, por parte de la dependencia y/o entidad del Gobierno del estado Verifica que la dependencia o entidad solicitante cuente con recursos dentro de la partida 3602 (publicaciones oficiales), para autorizar y tramitar su solicitud de publicacin ante los medios impresos que correspondan.
Requisita formato de orden de insercin con nmero de folio, firma y adjunta publicacin en disco e impreso. Enva orden de insercin y material a publicar en el medio de comunicacin, va fax y correo electrnico. Verifica, va telefnica, con el medio de comunicacin, si recibe sin problemas, a travs de correo electrnico y fax, el material y/o informacin a publicar. Verifica, al da siguiente, que el material y/o informacin haya sido publicado, con base en los trminos de la respectiva orden de insercin emitida al medio de comunicacin correspondiente. Nota: en caso de que el medio no haya publicado lo solicitado, se cancela la orden de insercin y se informa a la dependencia o entidad que corresponda, a travs de un oficio en el que se explican las causas argumentadas por el medio impreso.
Ver polticas
Ver polticas
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Formato de orden de insercin en medios
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Recibe factura original, soporte de publicacin y copia de orden de insercin, en da y horario estipulado. Verifica que la documentacin recibida, del medio impreso, se ajuste a los trminos de la orden de insercin. Elabora memorando mediante el cual tramita el pago de las facturas emitidas por la publicacin solicitada, anexando relacin de las mismas, firma memorando y fotocopia toda la documentacin, la cual es turnada a la Unidad de Apoyo Administrativo y archiva copia. Nota: Cuando la dependencia o entidad solicitante no cuenta con suficiencia presupuestal en la partida 3602, mediante oficio se le comunica la improcedencia de su solicitud.
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RESUMEN DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SNTESIS Y ANALISIS
CCS DP/DSA/01 Sntesis informativa local CCS DP/DSA/02 Sntesis informativa regional y nacional CCS DP/DSA/03 Resumen de columnas locales y revistas nacionales CCS DP/DSA/04 Archivo histrico de la Coordinacin de Comunicacin Social CCS DP/DSA/05 Informacin de temas especficos
Cdigo del procedimiento CCS DP/DSA/01
Nombre del procedimiento: Sntesis informativa local
Propsito: Elaborar sntesis informativa relevante de prensa local
Alcance: Desde la recepcin de los peridicos hasta el envo de la sntesis Responsable del Procedimiento: Departamento de Sntesis y Anlisis
Polticas: El Departamento de Sntesis: Cerrar la recepcin de peridicos a las 5:30 AM, dejando fuera los que hayan salido despus de esa hora, para entregar la sntesis a las 6:30 AM. Los peridicos que lleguen despus que se haya cerrado la recepcin, no sern incluidos en la Sntesis El titular de la Coordinacin autorizar la relacin de funcionarios a quienes se entregar la sntesis
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Cdigo del procedimiento CCS DP/DSA/01 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 2 Actividad Documento de referencia / observaciones
Recoge los peridicos locales diariamente, en las casas editoriales. Selecciona las notas informativas relevantes de temas como: Gobernador, IDH, Educacin, Salud, Legislativo, Poltica, Dependencias, entre otros, as como columnas polticas y editoriales Sintetiza y captura el resumen de las notas seleccionadas, de acuerdo al formato de Referencias y vaciado de notas, Integra las notas capturadas e imprime en el formato de Captura de Sntesis Recorta y pega las notas seleccionadas, anota referencia de pgina y tema Fotocopia las primeras planas de los peridicos, as como las notas pegadas en el formato, ordena por importancia de temas. Integra la informacin de la siguiente manera: -Portada -Informacin capturada -primeras planas de los peridicos locales -soporte de notas -editoriales -columnas Integra paquetes de peridicos, adjunta la sntesis y coloca fajilla Fajillas personalizadas personalizada en los paquetes Enva paquetes y los peridicos al Gobernador del Estado y al Bitcora de entrega de sntesis y Peridicos Coordinador de Comunicacin Social, registra bitcoras Contina el procedimiento 4 Formato de referencias y vaciado de notas" Formato de captura de Sntesis Estatal Formato Estatal de Sntesis
Formatos pegado de Notas (por cada uno de los peridicos)
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Nombre del procedimiento: Sntesis informativa regional y nacional
Propsito: Integrar sntesis informativa relevante de prensa regional y nacional.
Alcance: Desde la recepcin de la informacin hasta el envo de la Sntesis
Responsable del Procedimiento: Departamento de Sntesis y Anlisis
Polticas: El Departamento de Sntesis y Anlisis: Entregar la sntesis informativa nacional y regional a las 7:00 AM Acceder va Internet a la informacin de prensa nacional de las agencias noticiosas contratadas a ms tardar a las 06:20 AM Recibir informacin de prensa regional de las corresponsalas de prensa, por correo electrnico y fax, a ms tardar a las 06:00 AM El titular de la Coordinacin autorizar la relacin de funcionarios a quienes se entregar la sntesis Para la elaboracin de sntesis nacional debern contratarse servicios con agencias noticiosas
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Cdigo del procedimiento CCS DP/DSA/02 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 Accesa diariamente nacional en formato va fax y correo Corresponsalas de en ambos casos Actividad Documento de referencia / observaciones
va Internet PDF de las electrnico Prensa, as
al soporte de notas informativas agencias noticiosas contratadas, al soporte de notas de las como captura de la informacin
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Imprime la informacin e integra por orden de importancia, los temas que contiene Fotocopia la informacin y separa la seccin de Gneros de Opinin. Integra la informacin nacional y regional de la siguiente manera: -Portada -Informacin capturada -primeras planas de los peridicos nacionales o regionales -soporte de notas Integra la seccin de gneros de opinin con Gneros de Opinin. portada titulada Formato de Gneros de opinin
Enva sntesis nacional, regional y gneros de opinin al Bitcora de entrega de Gobernador del Estado y al Coordinador de Comunicacin Social sntesis y peridicos y anota en bitcora
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Nombre del procedimiento: Resumen de columnas locales y revistas nacionales
Propsito: Elaborar resumen de columnas de informacin relevante en prensa local y en artculos de revistas nacionales
Alcance: Desde la recepcin de prensa local y revistas nacionales, hasta el envo del resumen de columnas y revistas
Polticas: El Departamento de Sntesis y Anlisis: Entregar resumen de columnas a las 7:00 a.m. al titular de la Coordinacin y al Gobernador del Estado Entregar resumen de revistas a las 9:00 a.m.al titular de la Coordinacin y al Gobernador del Estado El titular de la Coordinacin autorizar la relacin de funcionarios a quienes se entregar el resumen de columnas locales y de revistas nacionales
Primera emisin Agosto 2000
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Cdigo del procedimiento CCS DP/DSA/03 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 Actividad Documento de referencia / observaciones
Recibe peridicos locales y revistas nacionales de los diferentes medios de comunicacin, con los que analiza y resume, todas las columnas publicadas en la prensa local y los artculos de las revistas nacionales Captura la informacin, segmentando por temas el contenido de la Formato de resumen de misma, en los formatos de resumen de columnas y de anlisis de columnas Formato de anlisis de revistas nacionales revistas nacionales Integra la informacin de la siguiente manera: -Portada -Informacin capturada -Soporte de columnas (para prensa local, no revistas) Enva resumen de columnas y anlisis de revistas nacionales al Gobernador del Estado y al Coordinador de Comunicacin Social. NOTA: en el caso del anlisis de los artculos en revistas, este se elabora semanalmente y para prensa local, diariamente
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Nombre del procedimiento Archivo histrico de la Coordinacin de Comunicacin Social
Propsito: Actualizar archivo histrico de la informacin relevante en prensa local y nacional Alcance: Desde la recepcin de los peridicos y sntesis, hasta el archivo temtico de los mismos
Polticas: Archivar temticamente la informacin contenida en las sntesis elaboradas por el departamento. Archivara, todos los peridicos locales y nacionales publicados en el da.
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Cdigo del procedimiento CCS DP/DSA/04 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 Actividad Documento de referencia / observaciones
Selecciona y clasifica informacin de la sntesis elaborada en el da, copia del soporte de notas locales y nacionales diariamente por temas especficos, como: Actividades del Gobernador, Magisterio, Educacin, etc. Archiva en carpetas temticas Llena el formato de fajilla de peridicos locales, as como de nacionales con la informacin correspondiente y archiva un juego de cada uno Fajilla de peridicos locales Fajilla de peridicos nacionales
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Nombre del procedimiento: Informacin de temas especficos
Propsito: Proporcionar a las dependencias y entidades que los soliciten, informacin relevante de temas de su inters
Alcance: Desde la recepcin, hasta la entrega de la informacin
Polticas: - Toda informacin deber ser solicitada mediante oficio, o personalmente con el titular del departamento Si la informacin solicitada comprende notas de ms de un da, se deber reponer las hojas que sean utilizadas en las fotocopias.
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Cdigo del procedimiento CCS DP/DSA/05 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 2 3 Actividad Documento de referencia / observaciones
Recibe solicitud de informacin de inters de las dependencias o entidades, de manera personal o va oficio Determina el tipo de informacin solicitada y el tiempo en el que entregar la informacin Localiza en carpetas temticas la informacin solicitada.
Fotocopia y entrega la informacin a la instancia solicitante contra Formato de entrega de entrega de las hojas utilizadas y previa firma en el formato de informacin relevante entrega.
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RESUMEN DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DISEO E IMAGEN INSTITUCIONAL
CCS DP/DDII/01 Diseo de folletos para el ejecutivo CCS DP/DDII/02 Diseos internos CCS DP/DDII/03 Diseo de banners, super-imposiciones y cintillos CCS DP/DDII/04 Diseo de esquelas CCS DP/DDII/05 Diseo de trpticos CCS DP/DDII/06 Revisin de publicaciones e impresos CCS DP/DDII/07 Trmite para produccin televisiva y radiofnica CCS DP/DDII/08 Pautas para radio y televisin CCS DP/DDII/09 Gestin de entrevistas de radio y televisin
Cdigo del procedimiento CCS DP/DDII/01
Nombre del procedimiento: Diseo de folletos para el Ejecutivo
Propsito: Informar a la sociedad de las acciones del Ejecutivo
Alcance: Desde la instruccin verbal o escrita para la elaboracin de un folleto hasta la impresin de tiraje y entrega del folleto a la Unidad de Apoyo Administrativo para su reparto.
Responsable del Procedimiento: Departamento de Diseo e Imagen Institucional
Polticas: 1. Quienes soliciten el diseo de algn folleto debern proporcionar informacin de manera oportuna para su elaboracin, para que a su vez el Departamento entregue en tiempo y forma lo solicitado 2. El Departamento de Diseo e Imagen Institucional entregar el original del folleto en CD a Talleres Grficos del Estado para la impresin del mismo 3. El Departamento de Diseo e Imagen Institucional deber apegarse a los criterios del Manual de Identidad de la Coordinacin de Comunicacin Social y del Gobierno del Estado, y de la campaa de que se trate el folleto que dicte el C. Coordinador 4. El oficio dirigido a Talleres Grficos del Gobierno del Estado, deber contener lo siguiente: Tipo de papel Cantidad de tiraje Tipo de impresin Medidas
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Cdigo del procedimiento CCS DP/DDII/01 Descripcin del procedimiento No. de actividad Actividad Recibe solicitud verbal o escrita de la oficina del C. Coordinador para la elaboracin de folleto con las especificaciones Verifica el tipo de solicitud para realizar el diseo Disea el folleto con las especificaciones requeridas Solicita fotografas que apoyen el texto Departamento de Informacin y Redaccin Recibe fotografas y selecciona contraportada e interiores del folleto una del la folleto al Documento de referencia / observaciones
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para
portada,
Elabora el folleto e imprime prueba para revisin del C. Coordinador y/o Ejecutivo, guarda el archivo en la computadora para cualquier cambio. Entrega folleto de prueba a la oficina del C. Coordinador para revisin Recibe folleto autorizado con las correcciones Realiza las correcciones al folleto, guarda el archivo definitivo en la computadora y en CD Elabora oficio a Talleres Grficos del Gobierno del Estado informando las especificaciones de la impresin y firma Anexa CD al oficio, fotocopia oficio y entrega a Talleres Grficos del Gobierno del Estado para su impresin y archiva copia Recoge folletos impresos en Talleres Grficos del Gobierno del Estado, revisa que la impresin corresponda a la solicitud Entrega folletos a la Unidad de Apoyo Administrativo para su distribucin, segn el criterio que establezca el C. Coordinador
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Nombre del procedimiento: Diseos internos
Propsito: Apoyar a los rganos administrativos con diseos que permitan el logro de sus objetivos
Alcance: Desde que recibe la solicitud del titular del rgano administrativo hasta que se imprime la cantidad solicitada del diseo
Responsable del Procedimiento: Departamento de Diseo e imagen Institucional
Polticas: 1. El Departamento de Diseo e Imagen Institucional realizar los diseos de acuerdo a las especificaciones recibidas
2. El Departamento de Diseo e Imagen Institucional presentar impreso el diseo al rgano administrativo para su correccin y posterior impresin 3. Como diseos internos se entender: diplomas, invitaciones, tarjetas de presentacin, credenciales de identificacin, gafete para eventos, portadas para carpetas y para sntesis y monitoreo, CD, DVD, entre otros 4. Quienes soliciten los diseos debern proporcionar de manera oportuna la informacin para su elaboracin, para que a su vez el Departamento pueda entregar en tiempo y forma el diseo. 5. El Departamento de Diseo e Imagen Institucional, deber apegarse a los criterios del Manual de Identidad de la Coordinacin.
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Cdigo del procedimiento CCS DP/DDII/02 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 2 3 4 5 Actividad Recibe solicitud verbal del rgano administrativo, para la elaboracin de un diseo Verifica los datos o tema a disear y determina si necesita imgenes Busca imgenes para el diseo, segn sea el caso Elabora el diseo con las especificaciones que determina el rgano administrativo Entrega prueba de diseo (dummie) al rgano administrativo, para revisin o correccin, guarda el archivo en la computadora para cualquier cambio Recibe prueba de diseo autorizado con las correcciones Realiza las correcciones al diseo, guarda el archivo definitivo en la computadora Imprime la cantidad solicitada por el rgano administrativo Entrega de manera econmico impresiones al rgano administrativo Documento de referencia / observaciones
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Cdigo del procedimiento CCS DP/DDII/03 Nombre del procedimiento: Diseo de banners, super-imposiciones y cintillos
Propsito: Informar mediante grficos animados las acciones del Gobierno del Estado a travs de internet, televisin y prensa mon Social podr obtener otra informacin mediante l Alcance: Desde que recibe orden verbal e informacin del diseo (banner o cintillo) hasta la entrega del mismo a las reas correspondientes, y en el caso de televisin, hasta la transmisin de la super-imposicin (cintillo)
Polticas: 1. El Departamento de Diseo e Imagen Institucional: Respetar las medidas establecidas por el rgano administrativo solicitante, en la elaboracin de los banner, cintillos o super-imposicin Para el manejo de la imagen institucional en banners o cintillos, se apegar al Manual de Identidad del Gobierno del Estado y de la Coordinacin de Comunicacin Social Verificar la transmisin de la super-imposicin en televisin Para solicitar a las televisoras la transmisin de super-imposiciones (cintillos), deber especificar: - Canal - Programa - Horario - Nmero de impacto - Duracin 2. El rgano administrativo solicitante, revisar el diseo antes de que sea enviado para su difusin
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Cdigo del procedimiento CCS DP/DDII/03 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 Actividad Recibe solicitud verbal del rgano administrativo para la elaboracin del diseo de banners en internet, cintillos para prensa y super-imposicin (cintillo) en televisin Solicita informacin resumida de manera verbal al rgano El diseo no debe administrativo para la elaboracin del diseo contener mucho texto Recibe informacin del rgano administrativo solicitante y elabora el diseo de banner, cintillos o super-imposicin (cintillo) de acuerdo a las medidas solicitadas Busca imgenes para aplicarlas al diseo o en su caso, coloca el texto con un fondo a color Termina el diseo del banner o cintillo para internet o superimposicin para televisin y conjuntamente con el rgano administrativo solicitante, verifica y corrige en la computadora. En el caso de cintillo para peridicos, imprime prueba y lo turna a la Direccin de Prensa para su revisin Recibe cintillo de la Direccin de Prensa con correcciones y autorizado Corrige el diseo, guarda el archivo definitivo en la computadora y copia informacin en CD Elabora oficio dirigido a la televisora, firma, fotocopia, anexa CD y distribuye de la siguiente forma: Televisora: - Original del oficio - CD con el diseo de la super-imposicin Area de Informtica: - Banner o cintillo por va internet Direccin de Prensa: - Cintillo para prensa (impreso o va internet) Archivo: - Fotocopia del oficio 9 Acude a la televisora para verificar el previo de la superimposicin, realiza observaciones si las hubiera, y autoriza transmisin Verifica la transmisin de la sper-imposicin (cintillo) en la televisora correspondiente
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La eleccin de la televisora en que se transmitir es de acuerdo a la cobertura
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Nombre del procedimiento: Diseo de esquelas
Propsito: Difundir las condolencias del Gobierno del Estado de manera pblica, por el fallecimiento de una figura destacada en el mbito poltico-social, o un familiar del mismo.
Alcance:
Desde que recibe la instruccin para disear la esquela, hasta la entrega del mismo al rgano administrativo solicitante.
Polticas: El Departamento de Diseo e Imagen Institucional se apegar a lo siguiente: 1.- Verificar los datos de la persona fallecida 2.- Respetar las medidas establecidas para el diseo esquela 3.- Disear la esquela en escala de grises 4.- Al Manual de Identidad del Gobierno del Estado de Chiapas 5.- Acuerdo Delegatorio de Funciones, publicado en el peridico oficial No. 219, de fecha 4 de febrero del 2004, artculo primero, fraccin VII. 6.- Acuerdo del Ejecutivo del Estado por el que se crea la Gubernatura y la Coordinacin de Comunicacin Social, artculo primero fraccin X
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Cdigo del procedimiento CCS DP/DDII/04 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 Actividad Recibe solicitud e informacin necesaria de la Direccin de Prensa, para el diseo de esquela de condolencias por el fallecimiento de figura poltica-social o familiar de ste Determina el modelo y disea esquela en base a la informacin recibida Imprime dommie de esquela en escala de gris y lo turna a la Direccin de Prensa para su revisin Recibe de la Direccin de Prensa dommie de esquela corregido y autorizado Corrige diseo, guarda el archivo en la computadora, imprime esquela y la turna a la Direccin de Prensa Documento de referencia / observaciones
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Cdigo del procedimiento CCS DP/DDII/ 05
Nombre del procedimiento: Diseo de trpticos
Propsito: Informar a la sociedad sobre acciones que se realizan en el Gobierno del Estado
Alcance: Desde la solicitud de la dependencia o entidad con la informacin del tema a publicar hasta la entrega del trptico a la institucin solicitante. Responsable del Procedimiento: Departamento de Diseo e imagen Institucional
Polticas: 1.- Para el diseo de trpticos, el Departamentos de Diseo e Imagen Institucional se apegar a lo siguiente: Manual de Identidad del Gobierno del Estado Acuerdo Delegatorio de Funciones, publicado en el peridico oficial No. 219, de fecha 4 de febrero del 2004, artculo primero, fraccin VII. Acuerdo del Ejecutivo del Estado por el que se crea la Gubernatura y la Coordinacin de Comunicacin Social, artculo primero fraccin X. Disear de acuerdo al tema requerido. Respetar la medida de los formatos e ilustrar con imgenes Revisar la ortografa Clasificar las fotos de acuerdo al tema Elaborar oficio dirigido a Talleres Grficos de Gobierno del Estado, especificando: 1. Tiraje de impresin 2. Tipo de papel 3. Con cargo a qu dependencia o entidad deber facturar 4. Fecha de entrega 6. Para las dependencias y entidades que soliciten el diseo de trpticos, debern apegarse a lo siguiente: a. Enviar solicitud por escrito o correo electrnico adjuntando cd o disket conteniendo la informacin para la elaboracin del trptico b. Nombre del tema y medidas del diseo c. Recoger tiraje impreso en Talleres Grficos del Gobierno del Estado
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Cdigo del procedimiento CCS DP/DDII/ 05 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 2 3 4 5 6 7 8 Actividad Recibe solicitud e informacin del diseo de trptico, por escrito o correo electrnico de la dependencia o entidad Busca imgenes para ilustrar el diseo de acuerdo al tema solicitado Disea trptico de acuerdo a las especificaciones contenidas en la solicitud Imprime dommie (prueba de impresin) en papel fotogrfico para revisin del C. Coordinador o del Director de Prensa Recibe dommie autorizado con las correcciones Corrige diseo en el programa, guarda el archivo del mismo en la computadora y realiza una copia en CD Elabora oficio a Talleres Grficos de Gobierno del Estado, informando las especificaciones de la impresin y firma Fotocopia oficio y anexa CD, distribuye de la siguiente forma: Talleres Grficos de Gobierno del Estado - Original del oficio - Cd con el diseo del trptico Dependencia o entidad solicitante - Copia del oficio Archivo - Copia del Oficio 9 Acude a Talleres Grficos del Gobierno del Estado, recibe previo de impresin, revisa que la impresin corresponda a la solicitud y autoriza tiraje Informa va telefnica a la dependencia o entidad solicitante para que reciba el tiraje de impresin en fecha sealada en el oficio Nota: en caso de que la impresin de trpticos sea para el Gobernador del Estado, el procedimiento estar a cargo de la Coordinacin. Ver polticas Documento de referencia / observaciones
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Nombre del procedimiento: Revisin de publicaciones e impresos
Propsito: Unificar la imagen del Gobierno del Estado en publicaciones e impresos que genere.
Alcance: Desde que recibe el oficio de solicitud de validacin por parte de dependencias y entidades hasta que entrega tarjeta informativa con los resultados de la revisin.
Polticas: 1.- El Departamento de Diseo e Imagen podr validar publicaciones e impresos como: Libros Revistas Folletos Posters Espectaculares Lonas, entre otros 2.- El Departamento de Diseo e Imagen institucional: Revisar el material Informar al titular de la Coordinacin sobre los resultados de la revisin a la publicacin o impresin Para las publicaciones e impresiones se apegar al Manual de Identidad del Gobierno del Estado 3.- Las impresiones o publicaciones sern validadas por el C. Coordinador 4.- Para la revisin de publicaciones o impresiones, se apegar a los siguientes documentos: Manual de Identidad del Gobierno del Estado Manual de Organizacin Acuerdo Delegatorio de Funciones, publicado en el peridico oficial No. 219, de fecha 4 de febrero del 2004, artculo primero, fraccin VII. Acuerdo del Ejecutivo del Estado por el que se crea la Gubernatura y la Coordinacin de Comunicacin Social, artculo primero fraccin X.
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Cdigo del procedimiento CCS DP/DDII/06 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 2 Actividad Recibe oficio de solicitud de validacin de la publicacin o impresin y anexo la impresin o publicacin en disket o CD Revisa ortografa, diseo y manejo de la imagen institucional del material recibido y coteja con el Manual de Identidad de Gobierno del Estado, anota observaciones por aparte Elabora tarjeta informativa dirigida al Coordinador, en donde enumera errores, sugerencias y comentarios del contenido de la publicacin o impresin y firma tarjeta Anexa material revisado a la tarjeta y la turna a la Oficina del C. Coordinador para su validacin o modificacin Recibe copia del oficio con el que la Coordinacin de Comunicacin Social enva la validacin de la publicacin o impresin y archiva Documento de referencia / observaciones
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Cdigo del procedimiento CCS DP/DDII/07 Nombre del procedimiento: Trmite para produccin televisiva y radiofnica
Propsito: Dar a conocer a la poblacin a travs de la televisin y la radio del Gobierno del Estado los logros, campaas o eventos realizados por el Gobierno del Estado
Alcance: Desde la recepcin de la solicitud de la dependencia o entidad para la elaboracin de la produccin televisiva o radiofnica, hasta la entrega de la produccin.
Responsable del Procedimiento: Departamento de Diseo e imagen Institucional Polticas: 1. El Departamento de Diseo e Imagen Institucional podr solicitar al Sistema Chiapaneco de Radio y Televisin, la produccin televisiva o radiofnica, previa revisin o elaboracin del guin correspondiente de: Documentales Cpsulas informativas Spots televisivos Spots radiofnicos 2. El Departamento de Diseo e Imagen Institucional mantendr comunicacin constante con el Sistema Chiapaneco de Radio y Televisin, para el seguimiento de las solicitudes de produccin. 3. Para la recepcin de la produccin solicitada al Sistema Chiapaneco de Radio y Televisin, se considerar: En Radio: 1 da En Televisin: De 1 a 5 das hbiles 4. Las dependencias y entidades que requieran la produccin televisiva o radiofnica, debern apegarse a: Solicitar mediante oficio la produccin televisiva o radiofnica Proporcionar la informacin para la elaboracin del guin, en caso de que no lo haya elaborado Proporcionar el material necesario para guardar la produccin solicitada, segn sea el caso: 1. Video VHS 2. Betacam 3. Minidv 4. Cd 5.- Para el trmite de produccin televisiva o radiofnica, el Departamento de Diseo e Imagen Institucional se apegar a los siguientes documentos: Manual de Identidad del Gobierno del Estado Manual de Organizacin Acuerdo Delegatorio de Funciones, publicado en el peridico oficial No. 219, de fecha 4 de febrero del 2004, artculo primero, fraccin VII. Acuerdo del Ejecutivo del Estado por el que se crea la Gubernatura y la Coordinacin de Comunicacin Social, artculo primero fraccin X.
Cdigo del procedimiento CCS DP/DDII/07 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 2 Actividad Recibe oficio e informacin de la dependencia o entidad para la produccin de spot televisivo o radiofnico Revisa la solicitud, verifica la informacin a difundir y guin Nota: en caso de que la dependencia o entidad no enve el guin, lo elaborar el departamento. 3 4 Revisa guin, hace modificaciones para dejarlo comprensible y con tiempo justo. Elabora oficio dirigido al titular de la Radio o Televisin del Sistema Chiapaneco de Radio y Televisin, para solicitar la produccin del spot en radio o televisin Anexa al oficio guin para la produccin, firma el oficio, fotocopia y enva los originales a la Direccin correspondiente del Sistema Chiapaneco de Radio y Televisin, archiva copia Comunica a la dependencia o entidad solicitante que la produccin esta en proceso Verifica con el titular de la Radio o la Televisin del Sistema Chiapaneco de Radio y Televisin, si est terminada la produccin Comunica va telefnica a la dependencia o entidad que la produccin est terminada e informa que deber proveer del material necesario para guardar el trabajo elaborado Entrega material para grabar la produccin a la Televisin Radio y Documento de referencia / observaciones
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Recibe de la Radio y Televisin la produccin televisiva o radiofnica, revisa y entrega el material a la dependencia o entidad solicitante
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Cdigo del procedimiento CCS DP/DDII/ 08 Nombre del procedimiento: Pautas para radio y televisin
Propsito: Dar a conocer el quehacer gubernamental de los diversos sectores, con el apoyo que brinden las imgenes para constatar lo realizado a travs de la televisin y la simultaneidad que proporciona la radio.
Alcance: Desde que recibe la solicitud de la dependencia o entidad para la elaboracin de un spot hasta la verificacin de la transmisin de lo pautado. Responsable del Procedimiento: Departamento de Diseo e Imagen Institucional.
Polticas: El Departamento de Diseo e Imagen Institucional se apegar a lo siguiente: 1.- Para la difusin del spot de radio y televisin deber apegarse a los convenios existentes con los medios de comunicacin 2.- El envo de spots a televisoras o radiodifusoras, deber contener: 1. 2. 3. 4. 5. Nombre de la campaa Dependencia que solicita la campaa Fechas de transmisin Duracin de la campaa Nmero de impactos al da
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Cdigo del procedimiento CCS DP/DDII/08 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 Actividad Recibe oficio de solicitud e informacin para transmitir spots o campaas de las dependencias o entidades del gobierno del estado Analiza la informacin recibida para la elaboracin del guin Verifica y determina el medio conveniente para su difusin Elabora oficio, dirigido al titular de la radiodifusora o televisora del Sistema Chiapaneco de Radio y Televisin, anexa guin para su produccin, firma, fotocopia y distribuye de la siguiente manera: Televisora o radiodifusora - Oficio original - Guin a producir Direccin de Prensa - 1. Copia del oficio - 1. Copia del guin Archivo - 2 Copia del oficio - Copia del guin 5 Recibe spot por parte de la televisora o radiodifusora del Formato Pauta para Sistema Chiapaneco de Radio y Televisin, elabora pauta de Radio y Televisin difusin radiofnica Nota: de las producciones hechas en televisin no siempre nos llega copia del spot. Cuando es para televisin privada, elabora pauta. 6 Elabora oficio dirigido a los titulares de la radio y la televisin Ver polticas segn convenios, para solicitar la difusin del spot, anexa spot y pauta de difusin, firma, fotocopia y distribuye de la siguiente manera: Titulares de la radio y televisin: Oficio original Pauta de difusin Spots en el formato que corresponda
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Cdigo del procedimiento CCS DP/DDII/08 Descripcin del procedimiento No. de actividad Direccin de Prensa - 1 Copia del oficio - 1 Copia de la pauta Archivo 7 2 Copia del oficio 2 Copia de la pauta Actividad
Monitorea la transmisin de los spots solicitados en fechas, tiempos establecidos mediante oficio de solicitud Nota: en caso de que la dependencia o entidad solicite insercin en medios privados, se le informar al C. Coordinador, si l lo autoriza los pasos a seguir son: 6 y 7 y se elaborar pauta para radio y televisin.
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Nombre del procedimiento: Gestin de entrevistas en radio y televisin
Propsito: Apoyar a las dependencias y entidades en la gestin de entrevistas en radio y televisin, para la difusin de lo que promueven
Alcance: Desde que recibe solicitud de la dependencia o entidad para gestionar entrevistas en radio y televisin, hasta la verificacin de la realizacin de stas
Departamento de Diseo e Imagen Institucional.
Polticas: 1. La televisora y radiodifusoras del Sistema Chiapaneco de Radio y Televisin y privadas, debern respetar las fechas y espacios programados para las entrevistas, de acuerdo a convenios establecidos 2. En caso de existir cambios en la programacin del Sistema Chiapaneco de Radio y Televisin, o radiodifusoras y televisoras privadas, se comunicarn mutua y oportunamente.
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Cdigo del procedimiento CCS DP/DDII/09 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 2 Actividad Recibe va telefnica solicitud de gestin de entrevista, en radio o televisin de las dependencias y entidades Solicita espacio para entrevista va telefnica a las televisoras o radiodifusoras privadas y del Sistema Chiapaneco de Radio y Televisin Recibe notificacin de la televisora o radiodifusora, fecha y hora establecida para la realizacin de la entrevista Programa espacios de acuerdo a los tiempos recibidos por las televisoras o radiodifusoras Notifica fecha, programa y horario asignado por la televisora o radiodifusora para la realizacin de la entrevista a la dependencia o entidad solicitante Monitorea la transmisin de la entrevista
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RESUMEN DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO INFORMACIN Y REDACCION
CCS DP/DIR/01 Informacin de las acciones del Gobernador del Estado CCSDP/DIR/02 Difusin de boletines de las dependencias o entidades del Gobierno del Estado CCS DP/DIR/03 Difundir fotografas de actividades oficiales del Gobernador del Estado
Cdigo del procedimiento CCS DP/DIR/ 01
Nombre del procedimiento: Informacin de las acciones del Gobernador del Estado
Propsito: Emitir informacin de los eventos pblicos o privados del Gobernador del Estado
Alcance: Desde la notificacin del evento del Gobernador del Estado hasta que confirma que la informacin haya sido difundida en los medios de comunicacin
Responsable del Procedimiento: Departamento de Informacin y Redaccin
Polticas: 1.- El C. Coordinador de Comunicacin y el Director de Prensa: Revisarn los comunicados de prensa Autorizarn la informacin a difundir 2.- El Departamento de Informacin y Redaccin ser responsable de: Confirmar que los boletines hayan llegado a los medios de comunicacin La informacin redactada por las corresponsalas para su difusin 3.- El formato de los boletines deber sujetarse al: Manual de Identidad del Gobierno del Estado Manual de Identidad de la Coordinacin 4.- El responsable del envo de los boletines de prensa, va correo electrnico, ser el rea de Informtica
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Cdigo del procedimiento CCS DP/DIR/01 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 2 3 4 5 6 Documento de referencia / observaciones
Actividad Recibe notificacin de la actividad del Gobernador del Estado por parte de la Direccin de Prensa Notifica al reportero(a) la actividad correspondiente, as como la hora y lugar Acude el reportero al acto pblico, quien cubre la informacin correspondiente Toma nota y graba los pronunciamientos o fragmentos de los discursos ms destacados durante el acto. Graba las entrevistas o conferencias de prensa ofrecidas por el Gobernador o funcionarios de los sectores pblico o privado Redacta la informacin con base en los datos ms relevantes del evento oficial y a la vez transcribe versiones estenogrficas de los discursos y entrevistas. Inserta la informacin en una plantilla en el sistema de cmputo Turna boletn a la Direccin de Prensa para su autorizacin Recibe autorizacin de la Direccin de Prensa y asigna un nmero consecutivo de boletn para su envo Requisita el formato de envo de boletines, donde se especifica el nmero autorizado y el orden en la pgina de internet Autoriza y turna al rea de Informtica el boletn para emitirlo a los medios de comunicacin Imprime el boletn para su envo, va fax y mensajera, a los medios de comunicacin Confirma, va telefnica, que la informacin haya llegado a los medios de comunicacin Revisa que el comunicado de prensa haya sido difundido en el medio de comunicacin seleccionado
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Formato de comunicado de prensa
Formato de envo de boletines
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Cdigo del procedimiento CCS DP/DIR/01 Descripcin del procedimiento No. De actividad 16 Documento de referencia / observaciones
Actividad Archiva en el banco de datos la informacin generada NOTA: En el caso de la cobertura de eventos oficiales de dependencias o entidades, el Jefe del Departamento autoriza el envo de los boletines generados a los medios de comunicacin. En ese caso, los discursos y entrevistas no son archivados
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Cdigo del procedimiento CCS DP/DIR/02
Nombre del procedimiento: Difusin de boletines de las dependencias o entidades del Gobierno del Estado
Propsito: Difundir informacin relevante que impacte en la vida social, econmica, poltica y cultural de Chiapas.
Alcance: Desde que recibe informacin de las diferentes dependencias o entidades del Gobierno del Estado hasta la confirmacin de difusin en medios de comunicacin.
Polticas: 1.- La informacin deber ser autorizada por el jefe del departamento y en casos especiales por el Director de Prensa. 2.- El formato de los boletines deber sujetarse al Manual de Identidad del Gobierno del Estado y de la Coordinacin 3.- Los boletines emitidos por las dependencias o entidades de Gobierno se ajustarn a las correcciones gramaticales y ortogrficas del departamento. 4.- El responsable del envo de los boletines, va correo electrnico, ser el rea de Informtica. 5.- El Departamento de Informacin y Redaccin ser el responsable de confirmar que la informacin haya llegado a los medios de comunicacin impresos y electrnicos. 6.- La informacin deber ser resguardada continuamente, de manera que se pueda tener acceso a esta permanentemente. 7.- La responsabilidad del contenido de la informacin de los boletines recae sobre la dependencia que la emita.
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Cdigo del procedimiento CCS DP/DIR/02 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Documento de referencia / observaciones
Actividad Recibe informacin de las dependencias y entidades, a travs de correo electrnico, fax, cd o diskettes. Analiza el contenido de la informacin, para ver la conveniencia de emitirla a los medios de comunicacin Inserta la informacin en una plantilla del sistema de cmputo Corrige la informacin y se le asigna un nmero consecutivo de boletn. Aprueba el boletn para difundirlo a los medios de comunicacin Requisita el formato de envo de boletn, donde se especifica el nmero autorizado y el orden en la pgina de internet Autoriza y turna al rea de Informtica para emitirla a los medios de comunicacin Imprime la informacin para su envo, va fax y mensajera, a los medios de comunicacin Revisa que el boletn haya sido difundido en el medio de comunicacin seleccionado Archiva en el banco de datos la informacin generada
Formato de comunicado de prensa
Formato de envo de comunicados
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Cdigo del procedimiento CCS DP/DIR/03 Nombre del procedimiento: Difundir fotografas de actividades oficiales del Gobernador del Estado
Propsito: Realizar tomas fotogrficas de los eventos pblicos o privados del Gobernador del Estado para difundirlas en los medios de comunicacin.
Alcance: Desde la notificacin del evento del Gobernador del Estado hasta la confirmacin de la publicacin de las fotografas en los medios de comunicacin.
Polticas: 1.- Las fotografas debern ser revisadas por el Director de Prensa y en algunos casos por el Coordinador de Comunicacin Social. 2.- La seleccin de las fotografas queda a criterio del Departamento de Informacin y Redaccin, o bien, de la Direccin de Prensa. 3.- Las fotografas seleccionadas debern someterse obligatoriamente a un proceso de retocado 4.- La responsabilidad del envo de las fotografas a los medios de comunicacin ser el rea de Informtica. 5.- El Departamento de Informacin y Redaccin ser el responsable de confirmar que las fotografas se hayan publicado en los medios de comunicacin.
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Cdigo del procedimiento CCS DP/DIR/03 Descripcin del procedimiento
No. De actividad Actividad Documento de Referencia / observaciones
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Recibe notificacin de la actividad del Gobernador del Estado por parte de la Direccin de Prensa Notifica al fotgrafo (a) asignado (a) la actividad correspondiente, as como fecha, hora y lugar Acude el fotgrafo al acto pblico y realiza toma fotogrfica del gobernador y funcionarios de los sectores pblico o privado Integra al sistema de cmputo la informacin fotogrfica digital recopilada durante el acto oficial Nota: en caso de que el equipo fotogrfico utilizado no sea digital, lleva los rollos de pelcula fotogrficas al laboratorio, para su correspondiente revelado e impresin y donde posteriormente recibe las fotografas impresa y las escanea
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Selecciona las fotografas que deben ser publicadas en medios de comunicacin impresos Retoca las fotografas donde existe la necesidad de mejorarlas Turna las fotografas a la Direccin de Prensa para su autorizacin Recibe autorizacin y asigna un nmero consecutivo correspondiente a las fotografas seleccionadas, de acuerdo al boletn. Requisita el formato de envo de fotografas, donde se especifica el nmero y el orden en la pgina de Internet Autoriza y turna al rea de Informtica las fotografas para emitirlas a los medios de comunicacin impresos, va correo electrnico. Confirma va telefnica que las fotografas hayan llegado a los medios de comunicacin impresos Archiva en el banco de datos las fotografas tomadas durante el (los) acto (s) del Gobernador del Estado. NOTA: En el caso de la cobertura de eventos oficiales de dependencias o entidades, el Jefe del Departamento autoriza el envo de las fotografas.
Formato de envo de fotografas
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RESUMEN DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE MONITOREO Y EVALUACIN DE LA INFORMACION EN MEDIOS ELECTRNICOS
CCS DP/DMEIME/01 Monitoreo de Medios Electrnicos CCS DP/DMEIME/02 Monitoreo de internet
Cdigo del procedimiento CCS DP/DMEIME/01
Nombre del procedimiento: Monitoreo de Medios Electrnicos
Propsito: Proveer de informacin relevante al titular de la Coordinacin de Comunicacin Social al momento en que esta se genera para la toma de decisiones en funcin de la imagen pblica del Gobierno del Estado.
Alcance: Desde el monitoreo de noticieros hasta la elaboracin de reportes informativos Responsable del Procedimiento: Departamento de Monitoreo y Evaluacin de Informacin en Medios Electrnicos
Polticas: 1. Ley Orgnica de la Administracin Pblica 2. Acuerdo Delegatorio de Funciones, artculo X 3. Circular No. CCS/DST/01/04, de fecha 18 de febrero del 20044. Para el desempeo de sus actividades del Departamento de Monitoreo y Evaluacin de la Informacin y Medios Electrnicos debern: Proporcionar informacin a las dependencias y entidades en el mbito de competencia de su sector.
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Cdigo del procedimiento CCS DP/DMEIME/01 Descripcin del procedimiento No. de actividad 01 02 03 Documento de referencia / observaciones
Actividad
Sintoniza frecuencias o canales de radio y televisin local, nacional o internacional para escuchar y grabar los noticieros. Inicia elaboracin de resumen informativo en el formato de reporte de monitoreo. Detecta informacin de relevancia al momento en que se genera y notifica al titular de la Coordinacin, Direccin de Prensa y a los jefes de prensa de las dependencias y entidades segn sea el mbito de su competencia. Elabora tarjeta informativa o versin estenogrfica para su envo previo a la conclusin del noticiero. Termina resumen informativo en el formado de reporte de monitoreo y enva al titular de la Coordinacin de Comunicacin Social, Direccin de Prensa y a las Dependencias y Entidades segn sea el mbito de su competencia. Archiva resumen de monitoreo, tarjetas informativas o versiones estenogrficas, audio o video generados en cada noticiero. Formato de tarjetas informativas o de versiones estenogrficas Formato de reporte de monitoreo
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Nombre del procedimiento: Monitoreo de Internet
Propsito: Proveer de informacin relevante al titular de la Coordinacin de Comunicacin Social al momento en que sta se genera para la toma de decisiones en funcin a la imagen pblica del Gobierno del Estado.
Alcance: Desde la ubicacin de pginas de Internet hasta la impresin de notas y elaboracin de resumen Responsable del Procedimiento: Departamento de Monitoreo y Evaluacin de Informacin en Medios Electrnicos
Polticas: 1. Ley Orgnica de la Administracin Pblica 2. Acuerdo Delegatorio de Funciones, artculo X 3. Circular No. CCS/DST/01/04, de fecha 18 de febrero del 2004 4. Para el desempeo de sus actividades del Departamento de Monitoreo y Evaluacin de la Informacin y Medios Electrnicos debern: Avisar de inmediato a la jefatura de departamento toda la informacin de relevancia, focos rojos o temas de seguimiento especial al momento en que esta es detectada en cualesquiera de los espacios monitoreados.
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Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 2 3 4 5 Documento de referencia / observaciones
Actividad
Ubica portales de Internet preestablecidos y los que se generen en el rastreo. Identifica notas sobre Chiapas o temas de relevancia nacional o internacional. Copia notas de portales de Internet en formato de notas de Formato de notas de internet Internet . Actualiza resumen diario en formato de resumen de Internet Notifica de inmediato notas de relevancia, focos rojos o temas de seguimiento especial al titular de la coordinacin de Comunicacin Social y a la Direccin de Prensa. Archiva formato de Internet y notas para posteriores consultas. NOTA: en este caso, las notas solamente se envan a Dependencias previa autorizacin del titular de la Coordinacin o direccin de prensa dado que son pginas de agencia pagadas no de acceso pblico gratuito. Formato de resumen de internet
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RESUMEN DE PROCEDIMIENTOS DE LA CORRESPONSALA DE PRENSA
CCS DP/CP/01 Cobertura de actividades en delegaciones del Gobierno del Estado CCS DP/CP/02 Monitoreo de medios electrnicos de la Corresponsala CCS DP/CP/03 Sntesis de prensa de la Corresponsala
Cdigo del procedimiento CCS DP/CP/01
Nombre del procedimiento: Cobertura de actividades en delegaciones del Gobierno del Estado
Propsito: Cubrir eventos pblicos o privados en delegaciones o dependencias del Gobierno del Estado que no cuentan con estructura de comunicacin social y difundirlos en los medios de comunicacin.
Alcance: Desde la solicitud de difusin hasta, el envo de la informacin del acto a los medios de comunicacin.
Responsable del Procedimiento: Corresponsalas de Prensa
Polticas: El corresponsal revisar la informacin redactada por el reportero La informacin que enven las Corresponsalas a la Direccin de Prensa, se sujetar a la autorizacin por parte de este rgano Todas las actividades de difusin estarn sujetas a los criterios de la Direccin de Prensa.
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Cdigo del procedimiento CCS DP/CP/01 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 Documento de referencia / observaciones
Actividad Recibe solicitud de difusin del evento a realizar, va oficio, correo electrnico, fax o va telefnica de la delegacin o entidad responsable Asigna al reportero la actividad correspondiente, as como la fecha, hora y lugar. Convoca a los medios de comunicacin para que asistan al evento, va telefnica, en caso, que as lo solicite la delegacin responsable. Acude el reportero al sitio del acto pblico o privado de la delegacin o entidad Recopila la informacin generada en el evento, de manera escrita, grabada y en su caso, entrevista al funcionario que presida el evento y toma fotografas. Regresa a la oficina de la Corresponsala, redacta la informacin con base en los datos ms relevantes del evento
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Inserta la informacin en el Formato de Comunicado de Prensa Formato de Comunicado en el sistema de cmputo y revisa la informacin Selecciona fotografas del evento y las enva anexando el comunicado de prensa al Departamento de Informacin y Redaccin Recibe autorizacin para la difusin de la informacin por parte del Departamento de Informacin y Redaccin Enva informacin autorizada a los medios de comunicacin por correo electrnico o fax y archiva el original en el banco de datos
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Nombre del procedimiento: Monitoreo de medios electrnicos de la Corresponsala
Propsito: Conocer oportunamente la informacin que es difundida a travs de la radio y televisin de la Corresponsala
Alcance: Desde la grabacin y redaccin de la informacin generada por los medios electrnicos, hasta su reporte al Departamento de Monitoreo y Evaluacin de la Informacin en Medios Electrnicos
Responsable del Procedimiento: Corresponsala de Prensa
Polticas: La informacin que se obtiene de los medios electrnicos deber ser reportada al Departamento de Monitoreo en el momento que ocurra La Corresponsala de Prensa dar seguimiento a cada programa nuevo que se transmita
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Cdigo del procedimiento CCS DP/CP/02 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 2 3 4 5 6 7 Concluye el monitoreo y lo enva al Departamento de Monitoreo y Evaluacin de Informacin en Medios Electrnicos va correo electrnico o fax Archiva casette de audio de los programas as como informacin electrnica en la computadora e impresos en el banco de datos Analiza semanalmente la informacin generada por los medios, para conocer el manejo que cada medio de comunicacin le da a la informacin que se difunde Enva el anlisis a la Direccin de Prensa va correo electrnico y archiva original Documento de referencia / observaciones
Actividad
Relaciona todos los espacios informativos y de comentarios de la radio y televisin con horarios precisos. Graba los programas completamente Trascribe simultnea la informacin en el formato de monitoreo Reporta inmediatamente la informacin de relevancia al Departamento de Monitoreo y evaluacin de informacin en medios electrnicos Formato de Monitoreo
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Nombre del procedimiento: Sntesis de Prensa de la corresponsala
Propsito: Conocer informacin que se publica a travs de los medios impresos en el municipio de la Corresponsala
Alcance: Desde la obtencin de los diarios hasta el envo de la sntesis al Departamento de Sntesis y Anlisis
Responsable del Procedimiento: Corresponsalas de Prensa
Polticas: La sntesis de informacin que se obtiene de los medios impresos del municipio deber ser enviada al Departamento de Sntesis y Anlisis antes de las 6 de la maana
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Cdigo del procedimiento CCS DP/CP/03 Descripcin del procedimiento No. de actividad 1 2 3 4 5 6 7 Documento de referencia / observaciones
Actividad
Elabora bitcora de recorrido para obtener los diarios Realiza el recorrido para recoger los diarios Selecciona notas importantes publicadas en los medios impresos. Recorta y pega notas en formato de Pegado de Notas Elabora resumen de sntesis en formato Sntesis Enva soporte de notas va fax y resumen de sntesis va correo electrnico al Departamento de Sntesis y Anlisis Verifica que la informacin haya llegado oportunamente al Departamento de Sntesis y Anlisis, archiva soportes de notas y resumen de la Sntesis Formato de pegado de notas Formato de Sntesis
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GLOSARIO DE TERMINOS
B BANNER: Anuncio publicitario en una pgina de internet, que a la vez permite acceder a otra informacin ms especfica. (Formato solo para internet) C CINTILLO: Insercin en medida especfica, que generalmente se ubica en el lado inferior de la pgina. D DOMMIE: Prueba de impresin E ESTADO FINANCIERO: Documento que muestra la situacin financiera de la coordinacin. F FAJILLA: Tira de papel que envuelve al peridico y la sntesis FOINVER: Fondo de Inversin para cubrir el costo de las reparaciones por siniestro que ocurran a vehculos propiedad de Gobierno del Estado y daos a terceros que estos ocasiones G GUIONES: Escritos que plantean el desarrollo de un producto audiovisual o multimedia. L LOGISTICA: previsin de acciones y requerimientos, tanto tcnicos como financieros y humanos, que son indispensables para el logro de un proyecto M MINISTRACION: Disponibilidad de los recursos financieros a travs de las cuentas bancarias.
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N NOTA INFORMATIVA: Es el gnero primordial del periodismo, el que nutre a todos los dems y cuyo propsito es dar a conocer los hechos de inters colectivo. Su redaccin debe ser clara y responder a las siguientes preguntas: qu, quin, dnde, cundo, por qu y para qu. R RETOCADO: Correccin de la fotografa S SAPE: Sistema de Anteproyecto de Presupuesto de Egresos SERAPE: Sistema de Entrega y Recepcin de la Administracin Pblica Estatal SISMOB: Sistema de Mobiliario SISVEH: Sistema vehicular SPEGUAS: Sistema de pago electrnico de uso ampliado SUPER-IMPOSICIN: Transmisin de un mensaje en video, generalmente de 10 segundos, que siempre se transmite en el lado inferior de la pantalla. T TARJETA INFORMATIVA: Documento informativo breve que contiene la trascripcin de una nota destacada que, por su importancia, se pasa inmediatamente al funcionario indicado para su atencin. TEASSER: es el resumen de notas que cada noticiero da al inicio como un avance de todo lo que plantear en el transcurso del mismo donde se destaca la informacin ms relevante contemplada por el mismo
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GRUPO DE TRABAJO
Coordinacin C. Edras de Jess Gonzlez Reyes Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo de la Coordinacin de Comunicacin Social Desarrollo del Documento Por la Coordinacin de Comunicacin Social:
C. Elizabeth Hernndez Borges Secretaria Particular C. Gildardo Figueroa Vzquez Jefe del rea de Recursos Humanos C. Jorge Alberto Mijangos Aguilar Analista C. Mara Guadalupe de la Crz Prez Analista C. Aureliano Martn lvarez Caaveral Analista C. Mnica Bautista Hernndez Enlace C. Lourdes Berenice Casanova Villamonte Enlace C. Mario Alberto Macas Hernndez Asesor C. Gerardo Morales Aquino Jefe del Departamento de Monitoreo y Evaluacin en Medios Electrnicos C. Lorena Candelaria Tipacam Nuricumbo Jefe del Departamento de Diseo e Imagen Institucional C. Sergio Rafael Snchez Dvalos Jefe del rea de Informtica C. Mara Guadalupe Meja Girn Secretaria C. Vctor Hugo Muoz Garca Analista C. Liliana Figueroa Pinto Jefe del Departamento de Sntesis y Anlisis C. Nolberto Cham Solar Director de Prensa
Asesora Por la Secretara de Administracin C. Mirna Sofa Corts Herrera Directora de Desarrollo Administrativo C. Mara Guadalupe Camacho Abada Jefa del Departamento Sector Desarrollo y Comunicacin Social C. Esther Ortega Hernndez Analista
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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS COORDINACIN DE COMUNICACIN SOCIAL

Tuxtla Gutirrez, Chiapas, Junio 2006.

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS COORDINACIN DE COMUNICACIN SOCIAL

Primera Emisin 01/07/2000

Prxima Revisin 01/06/2007

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS COORDINACIN DE COMUNICACIN SOCIAL

1-3 1-2 1-2 1-2 1-2 1-2 1-2 1-3 1-2

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS COORDINACIN DE COMUNICACIN SOCIAL

1-2 1-2 1-2 1-2 1-2 5 7

Primera Emisin 01/07/2000

Prxima Revisin 01/06/2007

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS COORDINACIN DE COMUNICACIN SOCIAL

Primera Emisin Agosto 2000

Actualizacin 01 Junio 2006

Prxima Revisin 01 Junio 2007

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS COORDINACIN DE COMUNICACIN SOCIAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ORGANIGRAMA

COORDINACIN DE COMUNICACIN SOCIAL

REA DE RECURSOS HUMANOS

REA DE RECURSOS FINANCIEROS

UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO

REA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO DE SNTESIS Y ANLISIS

DEPARTAMENTO DE DISEO E IMAGEN INSTITUCIONAL

DEPARTAMENTO DE INFORMACIN Y REDACCIN

DEPARTAMENTO DE MONITOREO Y EVALUACION DE INF. EN MEDIOS ELECTRONICOS

CORRESPONSALA DE PRENSA EN PALENQUE

CORRESPONSALA DE PRENSA EN SAN CRISTBAL

CORRESPONSALA DE PRENSA EN TAPACHULA

CORRESPONSALA DE PRENSA EN COMITN

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS COORDINACIN DE COMUNICACIN SOCIAL

RESUMEN DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIN

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS COORDINACIN DE COMUNICACIN SOCIAL

Nombre del procedimiento: Audiencia con el C. Coordinador

Alcance: Desde la solicitud personal o telefnica, hasta la entrevista con el C. Coordinador

Responsable del Procedimiento: Coordinacin de Comunicacin Social

Primera Emisin Agosto 2000

Actualizacin 01 Junio 2006

Prxima Revisin 01 Junio 2007

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS COORDINACIN DE COMUNICACIN SOCIAL

Primera Emisin Agosto 2000

Actualizacin 01 Junio 2006

Prxima Revisin 01 Junio 2007

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS COORDINACIN DE COMUNICACIN SOCIAL

Nombre del procedimiento: Control de correspondencia

Responsable del Procedimiento: Coordinacin de Comunicacin Social

Primera Emisin Agosto 2000

Actualizacin 01 Junio 2006

Prxima Revisin 01 Junio 2007

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS COORDINACIN DE COMUNICACIN SOCIAL

Primera Emisin Agosto 2000

Actualizacin 01 Junio 2006

Prxima Revisin 01 Junio 2007

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS COORDINACIN DE COMUNICACIN SOCIAL

Nombre del procedimiento: Convenios con empresas publicitarias y medios de comunicacin

Alcance: Desde la definicin de la informacin a difundir, hasta el cumplimiento del convenio

Responsable del Procedimiento: Coordinacin de Comunicacin Social

Primera Emisin Agosto 2000

Actualizacin 01 Junio 2006

Prxima Revisin 01 Junio 2007

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS COORDINACIN DE COMUNICACIN SOCIAL

Primera Emisin Agosto 2000

Actualizacin 01 Junio 2006

Prxima Revisin 01 Junio 2007