MANUAL DE USUARIO MANTENIMIENTO DE BENEFICIARIO

MANUAL DE USUARIOS MANTENIMIENTO DE BENEFICIARIOS

ndice de Contenido

Introduccin3

Objetivos..4

Normas Generales....5

Descripcin General del Desarrollo Informtico..6

Operacin del Desarrollo Informtico........7

MANUAL DE USUARIOS MANTENIMIENTO DE BENEFICIARIOS

Introduccin

El presente documento se desarroll con la finalidad de ser una herramienta de apoyo y texto de obligatoria consulta, la cual orienta eficientemente a los usuarios finales en el manejo y operacin de la aplicacin: Mantenimiento de Beneficiarios, del desarrollo informtico Sistema Integrado de Gestin y Control de las Finanzas Pblicas. (SIGECOF).

Esta aplicacin, permite a todos los responsables de las Unidades Administradoras que forman parte de la Administracin Financiera del Sector Pblico brindar un conocimiento prctico acerca del registro de Mantenimiento de Beneficiarios.

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Objetivos

Orientar a los usuarios en el manejo de cada uno de los procesos para el Registro de los Beneficiarios.

Servir como herramienta facilitadora de las funciones a las unidades administradoras y ejecutoras locales en la actualizacin del presupuesto del gasto.

Disponer de un documento que facilite el proceso de induccin al personal.

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Normas Generales

La Oficina Nacional de Contabilidad Pblica administra el SIGECOF, lo cual comprende el mantenimiento, la integridad y la seguridad, as como la capacitacin y adiestramiento de los funcionarios de los organismos y entes integrados a la referida herramienta informtica (Art. 31 Reglamento N 4 LOAFSP).

La mxima autoridad de los rganos de la Repblica y de sus entes descentralizados funcionalmente, designa a los funcionarios

responsables del registro, autorizacin, creacin de usuario y clave de de acceso al SIGECOF (Art. 41 Reglamento N 4 LOAFSP).

Cada usuario del SIGECOF tendr clave nica, personal e intransferible para el acceso a los diferentes mdulos de la citada herramienta, segn su perfil. El uso indebido de estos atributos acarrear responsabilidad, conforme a las disposiciones legales vigentes (Art. 38 Reglamento N 4 LOAFSP).

La informacin que se ingrese al sistema es de absoluta responsabilidad del usuario.

El presente manual de usuario es intransferible y de uso exclusivo del personal de las dependencias adscritas al Organismo. Queda

expresamente prohibida su reproduccin total o parcial, por cualquier medio o soporte, sin la debida autorizacin de sus autores.

Cualquier inconveniente que se presente en el manejo del sistema, debe ser canalizado, a travs del Centro de Atencin al Usuario del SIGECOF, o por la pgina Web http://sigecof2006.mf.gov.ve
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Descripcin General del Desarrollo Informtico

La administracin financiera de los organismos de la Administracin Pblica Nacional careci durante mucho tiempo de una herramienta eficiente para el registro de todos los hechos econmicos financieros, la inexistencia de un instrumento que permitiera la realizacin de los registros de la administracin de los recursos as como la obtencin de informacin confiable al respecto generaron la creacin del SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN Y CONTROL DE LAS FINANZAS PBLICAS (SIGECOF).

Esta herramienta cuenta con aplicativos para cubrir las necesidades de todos los niveles de la Administracin Pblica; uno de ellos es el mdulo Mantenimiento del Beneficiario el cual permite al usuario con el rol de Analista II realizar el registro en el SIGECOF de los datos bsicos y cuentas bancarias de los beneficiarios a los cuales se le van a ordenar los compromisos y pagos de la Nacin.

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Operacin del Desarrollo Informtico

Mdulo Mantenimiento de Beneficiarios

Para ingresar al sistema Integrado de Gestin y Control de las Finanzas Pblicas SIGECOF, escriba la siguiente direccin electrnica:

http://sigecof2006.mf.gov.ve

http://sigecof2006.mf.gov.ve

Ingrese direccin

A continuacin, se despliega la pantalla principal de acceso al SIGECOF, el usuario responsable de ejecutar la operacin debe realizar las siguientes acciones: Presione el botn () de despliegue del campo Organismo, automticamente se muestra una pantalla emergente con la lista de todos los Organismos Ordenadores de Compromisos y Pagos conectados al sistema. Seleccione de la lista desplegable el organismo al cual pertenece y contine. (Si conoce el cdigo del organismo si lo conoce). Posicione el cursor en el campo Usuario e ingrese el cdigo de usuario que le ha sido asignado por el administrador de flujo de trabajo, ejemplo: AAZUAJE. Posicione el cursor en el campo Clave e ingrese la clave de acceso asignada por el Administrador de Flujo de Trabajo.
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Presione la opcin Entrar para continuar.

1) Seleccione el Organismo 2) Ingrese clave de identificacin 3) Ingrese clave de validacin 4) Presione

Una vez que haya realizado el procedimiento de acceso al sistema, el Desarrollo Informtico le muestra la pantalla principal de la Interfaz Negociadora de Tareas, cuyo objetivo es permitir seleccionar la operacin que usted desee realizar y mantener el control de las tareas ejecutadas. Es importante sealar que esta pantalla es de carcter general para navegar en todas las opciones del SIGECOF.

Posicione el cursor sobre la opcin de Procesos y seleccione de la lista desplegable el proceso que desea ejecutar.

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Presione

Automticamente el sistema muestra la pantalla de seleccin de Procesos. Coloque el cursor sobre el botn de despliegue del campo Proceso, presione el botn izquierdo del ratn. El aplicativo muestra el listado de todos los procesos que tiene asociados el usuario.

Ingrese en el campo de Referencia de la Operacin una frase corta que identifique la operacin a realizar, su registro es muy importante ya que permite localizar el expediente en las bandejas de tareas de la Interfaz Negociadora del Flujo de Trabajo.

Describa en el campo de Observaciones una informacin ampliada en caso de requerir detalles respecto al registro realizado.

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Coloque el cursor en el campo Confirmar Clave e ingrsela.

Presione la opcin Crear Proceso para continuar y validar la operacin a realizar.

Presione Ingrese

Ingrese

Ingrese la Clave Presione

Automticamente el sistema genera y asigna un expediente y lo coloca en la bandeja de Tareas Pendientes, el usuario debe verificar los datos ingresados y seguidamente realizar las siguientes acciones:

Ingrese en el recuadro que aparece en la pantalla la Clave de Conformacin y proceda a realizar la operacin que desea: Iniciar una Tarea Anular un Expediente

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Posicione el cursor sobre la opcin Iniciar Tarea y presione el botn izquierdo del ratn. A continuacin el Desarrollo Informtico le despliega la siguiente pantalla, para indicarle que usted est iniciando la tarea seleccionada en el flujo de trabajo.

Si desea eliminar el expediente, coloque el cursor sobre la opcin Anular Expediente y presione el botn izquierdo del ratn. De esta manera se elimina el expediente seleccionado de su bandeja de tareas.

Ingrese Clave

Presione

A continuacin el sistema le muestra la lista de expedientes que tiene pendientes en su bandeja que han sido creados hasta la fecha.

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Seleccione el expediente que corresponde al proceso que desea ejecutar en ese momento.

Presione

El desarrollo informtico muestra la pantalla de bienvenida a la aplicacin:

Presione el botn Siguiente para continuar.

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Una vez en el aplicativo, el sistema muestra automticamente el cdigo y nombre del Organismo, el ejercicio presupuestario, el nmero de expediente y la fecha.

El usuario debe seleccionar la operacin que desea realizar y el Tipo de Beneficiario que desea registrar. El sistema muestra dos tipos: Persona Natural. Persona Jurdica.

Al marcar cualquiera de los dos tipos, el sistema despliega las clases de beneficiarios: Persona Natural: Firma Personal, Sin Firma y Funcionario. Persona Jurdica: Proveedores.
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IMPORTANTE: En caso que requiera registrar un beneficiario Persona Natural/ Firma Personal ejecute las siguientes acciones:

Seleccione el tipo de beneficiario. Presione el botn Siguiente.

Seleccione

Presione

Seguidamente el sistema muestra la pantalla de datos personales del beneficiario, donde el usuario debe llenar los siguientes campos:

Nombres Apellidos Nacionalidad Cdula de Identidad

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Pasaporte RIF

Presione el botn Siguiente, una vez ingresado todos los datos para continuar, de estar incorrectos los datos del formato del nmero de RIF el sistema emite el siguiente mensaje.

Presione Aceptar para volver a la pantalla de datos y modificar el formato de nmero de RIF.

Presione

Presione Siguiente para continuar con el proceso.

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Ingrese los Datos Bsicos

Presione

El sistema muestra la pantalla de datos bsicos donde el usuario debe llenar los campos de la manera siguiente: Posicione el cursor sobre el botn de despliegue del campo Pas, presione el botn izquierdo del ratn para desplegar la lista de valores y seleccinelo. Coloque el cursor sobre el botn de despliegue del campo Entidad Federal, presione el botn izquierdo del ratn, el sistema apertura una ventana con el listado de las entidades federales, seleccione la que corresponda. Coloque el cursor sobre el botn de despliegue del campo Municipio, presione el botn izquierdo del ratn, el sistema apertura una ventana con el listado de los Municipios correspondientes a la entidad federal seleccionada, seleccinelo. Escriba el nombre de la Ciudad, Cdigo Postal, Correo Electrnico, Telfono, Fax y Direccin Presione el botn Siguiente, para continuar.

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Seleccione

Ingrese los Datos Bsicos Seleccione

Presione

El sistema presenta la pantalla Agregar Cuentas, ejecute las siguientes acciones:

Presione Agregar para agregar la cuenta bancaria.

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Presione

Automticamente el sistema muestra la ventana que permite agregar los datos de la cuenta bancaria.

Seleccione la Institucin Financiara, para ello coloque el cursor sobre el campo de Institucin Financiera y despliegue la lista de valores.

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Presione Ingrese

Seleccione

Seguidamente el sistema muestra la ventana de Lista de Instituciones Financieras; si conoce su denominacin, agregue el nombre de manera manual; si no, presione el recuadro buscar y el sistema presentar todas las instituciones registradas.

Ingrese

Presione

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Seleccione la Agencia Bancaria, si la conoce agregue el nombre de manera manual; de no ser as, presione el botn de bsqueda y el aplicativo automticamente muestra una ventana con todas las agencias asociadas.

Presione

Ingrese el Nmero de Cuenta.

Presione

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Colquese sobre el botn de despliegue del campo Tipo de Cuenta, presione el botn izquierdo del ratn y seleccione.

Seleccione

En caso de serlo, mrquela como Cuenta Principal. Si la intencin es inhabilitar la cuenta marque el campo Inhabilitar Cuenta. Presione Aceptar para agregar la cuenta.

Una vez culminada la carga de la cuenta bancaria, el sistema permite al usuario eliminarla marcando en el recuadro y presionando el botn Eliminar, para luego Agregar la cuenta bancaria correcta, siguiendo el procedimiento antes indicado.

Presione el botn Guardar, el sistema muestra el correspondiente mensaje de confirmacin indicando que el beneficiario ya est registrado, culminando as el proceso de Registro de Beneficiario con xito.
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Marque Presione

Presione

En caso que decida no procesar la informacin, presione el botn Cancelar y el aplicativo regresa a la pantalla de inicio de la aplicacin.

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En caso que requiera registrar un beneficiario Persona Natural/Sin Firma ejecute las siguientes acciones:

Seleccione el tipo de beneficiario y presione el botn Siguiente.

Presione Presione

Presione

Seguidamente el sistema muestra la pantalla de datos personales del beneficiario, donde el usuario debe llenar los siguientes campos:

Nombres Apellidos Nacionalidad Cdula de Identidad Pasaporte

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23

Una vez ingresado los datos presione Siguiente para continuar

Ingrese

Presione

El sistema muestra la pantalla de Datos Bsicos donde el usuario debe llenar los campos tal y como se explica en el proceso de registro de beneficiario Persona Natural/ Firma Personal.

Presione Siguiente para continuar por el proceso.

Automticamente el aplicativo muestra la pantalla de Agregar Cuenta Bancaria, asocie las mismas al beneficiario tal y como se explica en el proceso de Registro de Beneficiario Persona Natural/ Firma Personal.

Presione Siguiente. Presione Guardar para concluir con el proceso.

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24

En

caso

que

requiera

registrar

un

beneficiario

Persona

Natural/Funcionario ejecute las siguientes acciones:

Seleccione el tipo de beneficiario y presione el botn Siguiente.

Presione

Presione

Seguidamente el sistema muestra la pantalla de datos personales del beneficiario, donde el usuario debe llenar los siguientes campos:

Nombres Apellidos Nacionalidad Cdula de Identidad Pasaporte

Una vez ingresado los datos presione Siguiente para continuar.

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25

Ingrese

Presione

Seguidamente el sistema muestra la pantalla de Datos del Funcionario, ejecute las siguientes acciones:

Presione sobre el recuadro el tipo de funcionario si es Responsable de Caja Chica, Cuentadante o Liquidador.

En caso de ser Responsable de Caja Chica:

Ingrese los datos del nmero de Documento de Designacin.

En caso de ser Cuentadante:

Ingrese los siguientes datos: Nmero de Gaceta Oficial, Nmero de Resolucin, Fecha de Gaceta y Fecha de Resolucin.

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En el caso de ser Liquidador:

Ingrese los siguientes datos Nmero de Gaceta Oficial, Nmero de Resolucin, Fecha de Gaceta y Fecha de Resolucin. Presione Siguiente para continuar.

Ingrese Ingrese Ingrese

Ingrese

Ingrese

Presione

El sistema genera la pantalla de Seleccin de Unidad Administradora, ejecute las siguientes acciones:

Presione Agregar para cargar los datos del funcionario.

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27

Presione

El aplicativo muestra una ventana que permite cargar los Datos del Funcionario.

Presione sobre el recuadro de Unidad Administradora y seleccione la que va asociar al beneficiario. Ingrese la denominacin del Cargo del Funcionario. Ingrese la Fecha de Inicio del cargo. Ingrese la Fecha de Culminacin del cargo. Seleccione si es Cuentadante, liquidador o Responsable de Caja Chica.

Presione Aceptar para agregar la informacin.

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Ingrese Presione Presione

Presione

Presione Siguiente para continuar con el proceso.

El sistema muestra la pantalla de Datos Bsicos, donde el usuario debe llenar los campos tal y como se explica en el proceso de Registro de Beneficiario Persona Natural/ Firma Personal.

Presione Siguiente para continuar.

Automticamente el aplicativo muestra la pantalla de Agregar Cuenta Bancaria, asocie las mismas al beneficiario tal y como se explica en el proceso de Registro de Beneficiario Persona Natural/ Firma Personal.

Presione Siguiente. Presione Guardar para concluir con el proceso.

En

caso

que

requiera

registrar

un

beneficiario

Persona

Jurdica/Proveedor ejecute las siguientes acciones:

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Seleccione el tipo de beneficiario y presione el botn Siguiente.

Presione

Presione

El sistema muestra la pantalla de Datos de Persona Jurdica/Proveedor donde el usuario debe ingresar los siguientes datos:

Ingrese la Razn Social. Ingrese el nmero de RIF. Seleccione el Tipo de Proveedor. Ingrese el Nmero de NIF. Ingrese el nmero de Registro Nacional de Contratista.

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30

Ingrese Presione

Ingrese

Presione

Presione Siguiente para continuar por el proceso.

El sistema muestra la pantalla de Datos Bsicos donde el usuario debe llenar los campos tal y como se explica en el proceso de Registro de Beneficiario Persona Natural/ Firma Personal.

Presione Siguiente para continuar.

Automticamente el aplicativo muestra la pantalla de Agregar Cuenta Bancaria, asocie las mismas al beneficiario tal y como se explica en el proceso de Registro de Beneficiario Persona Natural/ Firma Personal.

Presione Siguiente. Presione Guardar para concluir con el proceso.

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