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Julio, 2007
OEP-06MA.O03
Informe Mensual Nº 20
Julio 2007
ADM-Planning Consultores Pagina 1
Proyecto Traslado Tres Puentes Informe Mensual Nº20
Julio, 2007
INFORME MENSUAL Nº 20
REVISION - A
Julio 2007
Fecha Vº Bº
Preparado por ADM Planning Control de proyectos
Revisado por Patricio Herrera Jefe Proyecto
Aprobado por Patricio Herrera Jefe Proyecto
INDICE
1.-..........................................................................DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO.....3
1.2.-...........................................................................OBJETIVOS DEL PROYECTO .....6
1.3.-...........................................................................ALCANCES DEL PROYECTO .....8
1.4.-...............................................................REFORMULACIÓN DEL PROYECTO . . .13
1.5.-...................................................................METAS E HITOS DEL PROYECTO . . .18
2.-.........................................................................................RESUMEN EJECUTIVO. . .19
2.1.-....................................................EVENTOS DESTACADOS DEL PROYECTO . . .19
2.2.-...............................................................................................................PLAZOS. . .19
2.3.-....................................................................................COSTOS DE INVERSIÓN. . .20
2.4.-....................................................................................RESUMEN DE AVANCES. . .21
2.5.-........................................................................ADMINISTRACION DE RIESGO . . .23
2.6.-...............................................................................LECCIONES APRENDIDAS . . .27
3.-...................................................................................................VISION GLOBAL . . .28
3.1.-..........................................................................VISIÓN GLOBAL POR ÁREAS . . .29
3.1.1.-...........................................................................................................BULNES . . .29
3.1.2.-...........................................................................................................LAREDO . . .30
3.1.3.-.................................................................................................CABO NEGRO . . .31
4.-.......................................................................................CONTROL DE AVANCES. . .37
4.1.- AVANCE FISICO............................................................................................37
4.1.1.-.........................................................................Avance Físico Total Proyecto. . .37
4.1.2.- Avance Físico por Areas............................................................................42
4.1.3.- Tabla de Hitos.............................................................................................42
4.2.-........................................................................................AVANCE FINANCIERO. . .44
5.-......................................................................................CONTROL DE CAMBIOS . . .48
6.-.........................................................................................................CONTRATOS . . .50
7.-.....................................................................COMUNICACIONES RELEVANTES . . .57
8.-.....................................................................................ASPECTOS DE CUIDADO. . .58
ANEXOS .................................................................................................................59
CONTROL DE COSTOS ........................................................................................64
ESTRUCTURA DESCOMPOSICIÓN PROYECTO................................................60
PLAN DE CUENTAS...............................................................................................62
PROGRAMA DETALLADO POR SERVICIO.........................................................76
PROGRAMA MAESTRO DETALLADO.................................................................70
PROGRAMA MAESTRO RESUMEN ....................................................................68
RUTA CRITICA PROYECTO ..................................................................................66
TABLA CONTROL DE HITOS DEL PROYECTO REFORMULADO.....................74
Este proyecto requiere llevar a cabo un traslado optimizado desde las diferentes
áreas, tanto operativas como administrativas, de Tres Puentes, a las
instalaciones propias en distintos sectores del área de Punta Arenas,
concretándose éstas en Laredo y Cabo Negro, para el área operativa, y hacia el
área Bulnes, ubicada en el interior de la ciudad de Punta Arenas, donde
aprovechando esta instancia se ha decidido concentrar la administración de Tres
Puentes y la ubicada actualmente en los pisos 7º y 8º del Edificio El Libertador a
un Nuevo Edificio Administrativo, ubicado en el área mencionada.
Por otro lado se ha considerado además la venta de los pisos séptimo y octavo
del edificio el Libertador, actualmente ocupados por profesionales de ENAP. El
personal de estas instalaciones se trasladaría en su totalidad a las instalaciones
de Bulnes. Cabe señalar que las instalaciones existentes en el área de Bulnes
se encuentran actualmente desocupados por la Enap, y que en el desarrollo del
Proyecto se tomará la determinación de remodelar sus instalaciones o de
construir un nuevo edificio.
Objetivo General
Objetivos Específicos
AREA BULNES
De acuerdo a las conclusiones establecidas por el estudio de arquitectura de
factibilidad y aprovechamiento de las instalaciones existentes, se concluye que
el alcance que el área debe considerar:
AREA LAREDO
El alcance del proyecto en las instalaciones del área Laredo, a la fecha, y tras
definiciones consensuadas por los distintos involucrados del proyecto,
correspondería a lo siguiente:
GENERALES
AREA OPERATIVA
AREA TECNICO-ADMINISTRATIVA
GENERALES
AREA TECNICO-ADMINISTRATIVA
CUADRO Nº 1.1
DOTACIÓN
Locación Actual Proyecto
Nota: La diferencia entre la dotación actual y futura del proyecto, se debe a un aumento
en los requerimientos de personal, según informe técnico del proyecto.
INTRODUCCIÓN
Por otro lado al realizar esta reformulación permite llevar a cabo un mejor seguimiento
del proyecto, ya que se podrán apreciar de mejor forma las posibles desviaciones que
surjan del proyecto, ya que los parámetros de control tanto para plazos como para
costos, serán más ecuánimes con la realidad del proyecto.
De esta forma, se ha preparado una nueva versión de la ficha del proyecto, donde se
señalan los principales parámetros de acuerdo con los nuevos plazos y costos
presentados en la reformulación, la cual es la que se muestra en el apartado 1.1 del
presente informe.
PLAZOS
Por otro lado, para llevar a cabo la remodelación de las Naves Nº3 y Nº4 en el área de
Laredo, existieron atrasos producto de indefiniciones por parte de las áreas usuarias,
las cuales repercutieron en el tardío comienzo de la ingeniería y la finalización de la
arquitectura. Posteriormente la duración del proceso de licitación y el inicio de la
construcción, fue superior al programado inicialmente.
100%
DIC - 06
90%
80%
70%
% AVANCE FISICO
60%
50%
40%
34,7%
30%
20%
10%
0%
COSTOS
Los incrementos en las proyecciones de los costos totales del proyecto, se deben
básicamente a que el presupuesto original se elaboró en base a una ingeniería que se
encontraba a nivel conceptual
Por otro lado, a causa del aumento en el plazo total del proyecto, existe un incremento en
los costos asociados a las distintas asesorías que esta actualmente están dando servicios
al proyecto.
A continuación se presenta cuadro resumen de los costos totales del proyecto producto
de la reformulación de los costos.
5.500
DIC - 06
5.000
4.500
4.000
3.500
KUS$
3.000
2.500
2.000
1.500
1.000
1.113
500
REFORMULACION REAL /
METAS E HITOS AUTORIZADO
MARZO-07 PROYECTADO
Inversión estimada a
2.946 KUS$ 5.805 KUS$ 6.175 KUS$
Marzo 2007
Término Proyecto 26/09/2007 15/11/2007 15/01/2008
Término Bulnes 26/09/2007 15/11/2007 15/01/2008
Término Laredo 20/11/2006 17/05/2007 30/11/2007
Término Cabo Negro 24/10/2006 26/02/2007 28/11/2007
Dotación Movilizada 240 236 236
2.2.- PLAZOS
Producto de nuevos requerimientos de las áreas usuarias, ha sido necesario llevar a cabo
nuevas obras en el área Laredo, las cuales están siendo desarrolladas en el contrato
“Obras Menores para Traslado de Tres Puentes a Bahía Laredo- Cabo Negro”.
Para el próximo periodo se tendrá mayor certeza de los costos adicionales producto de la
detención de obras en el edificio Bulnes, lo que incrementará el costo total de la
construcción del Edificio Bulnes y por consiguiente la proyección total de costos del
proyecto.
Las siguientes tablas presentan el avance físico y el avance de inversión total del
proyecto, teniendo en consideración que están basadas tanto en la comparación del
Programa Ooriginal, Pprograma rReprogramado, así como en el Presupuesto oOriginal y
pPresupuesto rReprogramado.
A continuación se presenta análisis de las diferencias tanto para el avance físico como
para el avance de inversiones.
Respecto al avance físico, para el mes de julio se presenta un leve retraso respecto del
avance reformulado, las principales causas son:
En cuanto a los costos reales estimados para el mes de control, éstos se encuentran por
debajo de la proyección de costo reprogramado, cuya desviación fue generada
principalmente por el desfase en la presentación de los estados de pago por parte de los
contratistas de las obras de Cabo Negro y Laredo.
Medidas de Mitigación
En este sentido, se debe velar, con especial atención, por una adecuada
comunicación a las partes involucradas, para que éstas se comprometan
y participen, asumiendo la factibilidad del cambio, con sugerencias de
optimización y mejoras y procurando la no ocurrencia de desmedros o
deficiencias operativas o de actividades. Para ello ENAP deberá elaborar
un Plan Comunicacional en el que por medio del contacto con los
trabajadores explique y clarifique los alcances y motivaciones del cambio,
asegurando además otras ventajas que pueden incluso repercutir en
mejoras para la calidad de vida y del trabajo de los afectados. Todo ello
dentro del ámbito de los plazos y compromisos establecidos en la
planificación del proyecto.
Medidas de Mitigación
En caso de estar comprometidos los plazos y fechas de entrega a la
Armada, podrá elaborarse un plan de contingencia que contemple
entregas parciales de edificios ya desocupados en Tres Puentes de tal
manera que esa institución pueda comenzar a implementar sus áreas.
Medidas de Mitigación
Es especialmente relevante la influencia de los plazos considerados
según los procedimientos administrativos de ENAP, por lo que la
posibilidad de utilización de otros mecanismos que acorten la duración de
las adjudicaciones de los contratos repercutirán positivamente en el
desarrollo final del Proyecto. En este sentido y sobre la base de la
urgencia detectada puede recurrirse a mecanismos de adjudicación
directa o a la evaluación de adjudicación de contratos tipo “Llave en
Mano” y que incluyan bajo una sola responsabilidad empresarial la
ingeniería a desarrollar, la gestión de compras y la construcción y entrega
final de lo ejecutado según el alcance desarrollado.
Medidas de Mitigación
Esta situación debe ser considerada a la hora de efectuar las
contrataciones para la construcción con objeto de que los contratistas
tengan en cuenta dicho aspecto y que este no sea posteriormente tratado
por medio de reclamos por paralizaciones o lucro cesante, con el
consiguiente encarecimiento de dichos contratos y por tanto del proyecto
general.
• Como factores de riesgo que involucran los costos del proyecto, cabe
mencionar los correspondientes a los diferentes resultados de las ofertas
económicas de los proveedores de servicios de Ingeniería/Arquitectura y
Construcción. En este sentido el mercado laboral actual del área
constructiva es muy cambiante y la disponibilidad de mano de obra puede
poner en riesgo las actividades a ejecutar dada la demanda existente de
personal para grandes proyectos del norte chileno sobre todo los
involucrados en áreas mineras. Ello puede encarecer los precios del valor
hh incorporados en los servicios.
Medidas de mitigación
Se debe contar con el suficiente respaldo y holguras de precios, dadas
por benchmarking, a la hora de presupuestar los costos.
Los precios a utilizar para las diferentes partidas deben estar lo más
actualizados posibles y deben considerar tanto factores técnicos como
geográficos.
• Otro factor que involucra riesgo en los costos del proyecto es el área
geográfica donde éste va a ser ejecutado. La influencia de las distancias
con relación a otras zonas del país y los escasos medios de transporte,
vinculados preferentemente a la modalidad aérea, hacen que no deba
subestimarse el posible encarecimiento sobre todo en relación a las
adquisiciones a realizar, ya que en ellas tiene influencia no solo el costo
de lo adquirido sino también el trasporte desde las zonas de fabricación y
el traslado además de personal asociado a dichas compras como pueden
ser montadores y técnicos al efecto. Debe tenerse en consideración,
además la variabilidad de las tarifas aéreas no solo asociadas a
volúmenes a desplazar sino a costos de combustible y épocas del año en
que se realizan los traslados.
Medidas de Mitigación
Se debe contratar para las construcciones requeridas en el proyecto a
empresas instaladas en la zona, que posean prestigio y experiencia a
nivel nacional y que tengan un suficiente parque de maquinaria también
en la zona para evitar así traslados que encarezcan los costos del
proyecto.
En el desarrollo del proyecto al presente mes, hemos podido apreciar, la relevancia que
han tenido las áreas usuarias en la definición del alcance de las instalaciones,
principalmente en el área de Laredo.
En esta área, la demora en las definiciones de los futuros trabajos a desarrollar, los
nuevos requerimientos para el alcance de la construcción por parte del HSEQ, generó
que recién a fines del mes de agosto del año pasado, se pudiera dar por iniciada la
licitación de construcción para esta área.
Como lección aprendida se debería generar un plan comunicacional para los usuarios
del edificio administrativo de Tres Puentes y los usuarios del Edificio el Libertador, que
son los que a futuro se trasladarán al nuevo edificio de Bulnes, con el objetivo de
disminuir posibles cambios por parte de los usuarios, que podrían repercutir en un
mayor plazo en la ejecución del proyecto Bulnes.
Como Lección Aprendida, se debería mejorar a futuro los procesos asociados a los
plazos de las licitaciones, así como es recomendable seguir desarrollando licitaciones
privadas para optimizar estos procesos.
En el cuadro adjunto se detalla el avance físico y de costos global del proyecto, así como
los avances de cada área física.
En los puntos siguientes se entrega un análisis detallado del estado del proyecto por cada
de sus áreas definidas.
3.1.1.- BULNES
General
Análisis de Desviaciones
Los costos reales de esta área difieren de los costos programados, esta diferencia es
producto de lo real pagado y los costos programado para el contrato de construcción.
El avance físico del Area Bulnes presenta un atraso menor, producto de la reformulación
de avance físico que se desarrollo durante este periodo para el contrato de construcción.
Sin embargo, cabe mencionar que el plazo a término está siendo afectado por la lenta
partida que han tenido las obras, por lo cual se estima que la finalización de las obras van
a sobrepasar el plazo original del contrato, previsto para Diciembre del presente año.
Para el próximo periodo se espera que la empresa constructora entregue a la ITO, una
reprogramación de la carta gantt, considerando la detención de las obras, cuando esta
información este disponible se podrá tener una mayor certeza de la proyección de termino
del contrato.
Aspectos de cuidado
3.1.2.- LAREDO
General
Se desarrollan Obras del contrato “Obras Menores para Traslado de Tres Puentes a
Bahía Laredo-Cabo Negro", por parte de las empresas Juan Valezquez M., y C & M
San Pascual
• Por otro lado, la empresa Ingeniería Austral finalizó las obras adicionales del
contrato “Ampliación y habilitación de Nave Nº3 y Nº4 en Bahía Laredo”.
• Se dio inicio a las obras del contrato "Obras Menores para Traslado de Tres
Puentes a Bahía Laredo-Cabo Negro", por parte de la empresa Juan Velásquez
M. a la fecha se presenta un avance real de 46% y un avance programado de
28,2%.
• Se dio inicio a las obras del contrato "Obras Menores para Traslado de Tres
Puentes a Bahía Laredo-Cabo Negro", por parte de las empresa C&M San
Pascual a la fecha se presenta un avance real de 23,8% y un avance programado
de 36,5%,
Análisis de Desviaciones
Se presenta una desviación del avance físico producto del atraso de las obras en
comparación con su programa original. Debido a esto, , con lo cual se proyecta como
fecha de término para las obras de esta área el mes de julio de 2007, e,en el caso de las
obras en las Naves 3 y 4, y para septiembre de 2007, la finalización de las Obras
adicionales que actualmente se encuentran en desarrollo.
Existe una desviación en el avance financiero de este subproyecto, producto del desfase
entre los cobros programados y los cobros reales para esta área.
Aspectos de cuidado
General
Análisis de Desviaciones
Se observa que los costos reales son menores a los costos reformulados, producto del
principalmente de los atrasos en las obras, ya que no existen cobros por parte de la
empresa VHF.
Aspectos de Cuidado
100%
JUL - 07
90%
DIC - 07
80%
70%
56,90%
% AVANCE FISICO
60%
54,74%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
100%
JUL-07
90%
87,38%
80%
70%
% AVANCE FISICO
60%
50%
40%
30%
18,86%
20%
18,57%
10%
0%
80%
70%
% AVANCE FISICO
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
100%
100% 99,35%
100%
90%
JUL - 07
80%
70%
% AVANCE FISICO
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
En la siguiente tabla se indican los hitos más destacados del proyecto con sus fechas
programadas (color azul), fechas reales (color rojo) para las actividades ya
desarrolladas y fechas proyectadas (color verde).
En Anexo 7, se presenta la tabla de control de hitos, ésta permite apreciar las distintas
variaciones de fechas que pudiesen sufrir los hitos en el desarrollo del proyecto,
comparándola con los meses anteriores y futuros.
7.000
JUN - 07 DIC - 07
6.500
6.000
5.500
5.000
4.500
4.000
3.681
KUS$
3.500
3.460
3.000
2.500
2.000
1.500
1.000
500
3000
JUL-07
2500
2000
KUS$
1500
1000
500
78
75
0
2250
2000
1.694
1750
1500
1.521
KUS$
1250
1000
750
500
250
1500
1250
1.059
KUS$
1000
876
750
500
250
6.- CONTRATOS
ANEXOS
ANEXO 1
ESTRUCTURA
DESCOMPOSICIÓN
PROYECTO
ADM-Planning Consultores
Proyecto Traslado Tres Puentes Informe Mensual Nº20
Julio, 2007
Proyecto
OEP-06MA.O03.01 US$ 1.623.816 OEP-06MA.O03.02 US$ 761.486 OEP-06MA.O03.03 US$ 655.568 OEP-06MA.O03.04 US$ 324.871 OEP-06MA.O03.05 US$ 152.044
ANEXO 2
ANEXO 3
CONTROL DE COSTOS
ANEXO 4
RUTA CRITICA
PROYECTO REFORMULADO
ANEXO 5
PROGRAMA MAESTRO
PROYECTO REFORMULADO
ANEXO 6
ANEXO 7
ANEXO 8
PROGRAMA DETALLADO
POR SERVICIO