APOSTILA: Administrao Sistema de Informao.

INTRODUO Independentemente do tamanho, cada vez mais as organizaes necessitam dos sistemas de informao para reagir aos problemas e oportunidades do ambiente de negcios globais de hoje. Os sistemas de informao esto transformando a maneira como o trabalho conduzido e como os produtos e servios so produzidos. Os sistemas de informao tambm esto dando aos indivduos novas ferramentas para melhorar suas vidas e suas comunidades. Os Sistemas de Informao podem ser definidos como uma combinao de recursos humanos e computacionais que inter-relacionam a coleta, o armazenamento, a recuperao, a distribuio e o uso de dados com o objetivo de eficincia gerencial (planejamento, controle, comunicao e tomada de deciso), nas organizaes. Adicionalmente, os Sistemas de Informao podem tambm ajudar os gerentes e usurios a analisar problemas, criar novos produtos e servios e visualizar questes complexas. O estudo de Sistemas de Informao bem como o seu desenvolvimento, envolve perspectivas mltiplas e conhecimentos multidisciplinares, que incluem diversos campos do conhecimento como: cincia da computao, cincia comportamental, cincia da deciso, cincias gerenciais, cincias polticas, pesquisa operacional, sociologia, contabilidade, dentre outros. POR QUE ESTUDAR SISTEMA DE INFORMAO ? (FINALIDADE) Por que voc deveria se preocupar com sistema de informao? Isso no assunto para pessoal tcnico? Como sociedade estamos envolvidos em uma competio econmica global por recursos, mercados e receitas com outras naes, tanto da Europa quanto da sia. Para Adam Smith, o economista escocs do sculo XVIII que iniciou o estudo da economia moderna com seu livro "A Riqueza das Naes", a riqueza de uma nao dependia de como a sociedade organizava a produo em suas fbricas nacionais. Hoje est claro que nossa sociedade ter que organizar mercados globais, corporaes internacionais e foras de trabalho multinacionais se quiserem manter e melhorar nosso padro de vida. Precisaremos de sistemas de informao para fazer isso com eficincia e sucesso. Em segundo lugar, precisaremos de uma ampla compreenso sobre sistemas de informao para atingir nveis mais altos de produtividade e eficcia em nossas fbricas e escritrios nacionais. Ser simplesmente impossvel operar com eficincia mesmo uma pequena empresa sem investimentos significativos em sistemas. Os desafios colocados por novos clientes, concorrncia, tecnologia, relaes polticas, condies econmicas, regulamentaes governamentais e aspectos sindicais pedem muitos tipos de mudanas, tais como tcnicas mais aperfeioadas de produo, novos produtos e servios, novos sistemas administrativos e novas habilidades dos empregados. Voc deve saber como identificar problemas e oportunidades e como usar os sistemas de informao para aumentar a capacidade de reao da organizao. Finalmente, sua eficcia como profissional ou empresrio depender de como voc se dedica tarefa de compreender os sistemas de informao. Se voc deseja ser um artista

grfico, um msico profissional, um advogado, um administrador de empresas ou o dono de um pequeno negcio, voc estar trabalhando com e atravs de sistemas de informao.

Pesquisa americana publicou a relao de requisitos/exigncias das grandes empresas ao contratar seus executivos:

resultado - o executivo tem que ser eficiente ao trazer resultados ($$$) para os scios; viso sistmica - ou seja, requerido que o executivo tenha uma viso "panormica" da empresa para que possa melhor tomar decises; Este item importante para nossa disciplina! trabalho em equipe - necessrio que o executivo tenha facilidade em trabalhar com outras pessoas, assim consegue obter mais informaes e fazer com que a produo do conjunto de pessoas amplie-se; liderana - pelo mesmo motivo, um lder consegue maior participao do corpo de funcionrios para eventuais (e freqentes) mudanas; conhecimento tcnico - item importante sobre o conhecimento do executivo, mas, curiosamente no includo nos primeiro 4 mais importantes;

Para entender o que viso sistmica necessrio, antes, entender o conceito de sistema. Definio de Sistema " o conjunto de partes interagentes e interdependentes que juntas formam um todo unitrio com uma finalidade comum" Exemplos:

sistema de transporte sistema de sade sistema hospitalar sistema circulatrio sistema digestivo esqueleto (sistema de suporte) sistema reprodutivo

Vamos analisar se um liquidificador pode ser considerado um sistema. 1. Ele pode ser subdividido em partes: motor, copo, corpo, cabo e plug, boto de controle, tampa, etc. 2. Suas partes esto integradas, o corpo reveste o motor, o boto de controle est instalado no cabo de energia, a tampa adapta-se ao copo, etc 3. Este conjunto de partes integradas tem uma finalidade nica, comum a todos, ou seja triturar alimentos. As trs condies acima nos garantem que se trata de um sistema.

Repare que se uma das condies no fosse contemplada, ento NO teramos um sistema. Por exemplo, se o copo fosse de uma marca (Walita!) e o corpo de outra (Arno!) ento no haveria integrao. No poderamos chamar o conjunto de sistema - e nem seria possvel cham-lo de "liquidificador". Se fosse comprado nesta condio seria imediatamente devolvido para a loja!!! Os sistemas englobam sempre um conjunto de partes at um determinado ponto, sendo que outras partes ficam de fora do sistema. Por exemplo o cabo e o plug de energia pertencem ao liquidificador. Mas a tomada de energia no pertence a ele. Est fora daquilo que chamamos de abrangncia do sistema. importante perceber que cada um de ns enfatiza sempre uma parte do sistema. Por exemplo, ao tratar do sistema circulatrio, um aluno que tenha problemas de circulao dar maior ateno s artrias e veias. J um aluno com problemas de corao dedicar a este rgo maior ateno. Concluso - para entender adequadamente um sistema precisamos: 1. 2. 3. 4. entender a finalidade do sistema; compreender quais so as suas partes; entender como se relacionam entre si; buscar consultar vrios usurios para poder ter uma viso sem vcios de nfase que ocorreria se consultssemos apenas um usurio; 5. definir qual exatamente a "abrangncia" do sistema A compreenso dos sistemas que so utilizados nas empresas ser melhor realizada quando nos habituarmos a utilizar, de forma freqente, o conceito de sistema e tambm fizermos uso de uma abordagem de anlise. O processo de anlise que estamos utilizando tem os seguintes passos: 1. listar as partes que consideramos pertencerem ao sistema sob anlise; 2. analisar e discutir se estas partes pertencem realmente ao sistema; 3. entender o significado de cada palavra usada, por exemplo: BOLSA tem um significado no contexto de sistema financeiro ("bolsa de valores") e um significado completamente diverso no contexto de empresa de moda ("bolsa feminina"); 4. entender como cada parte listada se relaciona com as demais; 5. finalmente tentar escrever a finalidade efetiva do sistema, para isso baseando-se nas utilidades das partes e seus relacionamentos e tambm aceitando as colaboraes dos demais participantes do processo de anlise. Ao final do processo esperamos ter um diagrama que represente o sistema, suas partes e frase(s) com sua finalidade. Outro subproduto deste processo que teremos conseguido determinar mais claramente a abrangncia do sistema. Entenderemos aquelas partes que, embora essenciais para o funcionamento do sistema, no pertencem a ele. Por exemplo, AR e ALIMENTOS so

importantes para o funcionamento do sistema CORPO HUMANO, mas no pertencem a ele. Esto fora de sua abrangncia. Importante! Repare que a cada dia um sistema est mais compreendido que na vspera, mas NUNCA um sistema est completamente compreendido. Assim devemos ter em mente que sempre que fizermos um diagrama ele poder (e dever) ser aprimorado por sugestes, colaboraes ou outras consideraes. Nem mesmo Einstein compreendeu totalmente a "Teoria da Relatividade", ele criou um sistema de equaes e compreendeu muito da teoria, mas ao longo dos anos foi aprimorando e melhorando seu conhecimento. No nosso dia-a-dia isto significa que os diagramas que fazemos devem ser sempre considerados rascunhos de um novo diagrama que ser feito amanh. Estamos sempre no meio de um processo de evoluo. Exemplo de um sistema bancrio:

Repare nos possveis relacionamentos:

os acionistas se relacionam com o banco porque dispem de aes do banco - so scios do banco; as agncias se relacionam com o banco porque pertencem a ele e seguem suas normas; os correntistas, embora tenham contrato com o banco, tambm se relacionam com as agncias pois nelas que obtm o talo de cheques, preenchem seu carto de assinatura, etc.

A definio de cada relacionamento requer ateno, cuidado e bastante trabalho. Muitas vezes passam-se dias sem que consigamos compreender realmente o relacionamento. Por exemplo, haveria uma relao entre Correntistas e Funcionrios, para consultas sobre adequao de um determinado seguro? Uma forma de analisar seria criar uma nova "parte" chamada "gerente da agncia" e estabelecer a relao como "gerente", outra forma seria relacionar o correntista aos funcionrios (sendo o gerente um deles). Ambas as formas so possveis, a forma mais adequada depende de nosso interesse na representao do sistema.

Componentes/atividades de um sistema Os objetivos, que se referem tanto aos objetivos dos usurios do sistema, quanto aos do prprio sistema. O objetivo a prpria razo de existncia do sistema, ou seja, a finalidade para a qual o sistema foi criado; As estradas dos sistema, cuja funo caracteriza as foras que fornecem ao sistema o material, a informao e a energia para a operao ou processo, o qual gerar determinadas sadas do sistema que devem estar em sintonia com os objetivos estabelecidos; O processo de transformao do sistema, que definido como a funo que possibilita a transformao de um insumo (entrada) em um produto, servio ou resultado (sada). Este processador a maneira pela qual os elementos componentes interagem no sentido de produzir as sadas desejadas; As sadas do sistema, que correspondem aos resultados do processo de transformao. As sadas podem ser definidas como as finalidades para as quais se uniram objetivos, atributos e relaes do sistema. As sadas devem ser, portanto, coerentes com os objetivos do sistema; Feedback, que corresponde a sada que retorna os meios adequados de correo do sistema.

Sistemas abertos X fechados Um sistema fechado aquele na qual o sistema no possui nenhuma interao com o meio que o cerca. Ao contrrio, um sistema aberto um sistema que possui interaes com o ambiente.

Na realidade no existe um sistema completamente fechado. Sempre h interaes com o ambiente. Um exemplo de sistema fechado seria um tubo-de-ensaio onde colocamos ingredientes para uma reao qumica e desejamos medir/pesar os componentes gerados. um sistema muito fechado, mas, na abertura superior h contato com o exterior que permite interaes, os ingredientes recebem calor e luz vindo do exterior, etc. O conceito de sistema fechado muito usado teoricamente para simplificar o entendimento dos sistemas. Por exemplo, ao estudarmos o movimento de objetos costume ignorar interaes dos objetos com o meio. Frases do tipo: "considere um objeto em movimento sem atrito" simplificam nosso estudo, mas obviamente no existe movimento sem atrito (nem no espao) e tambm nunca podemos esquecer que todos os corpos sofrem ao da gravidade (mas para o estudo do movimento, costumamos, deliberadamente esquecer disto). Uma empresa um sistema aberto por excelncia. Sempre possui inmeras interaes com o ambiente: clientes, fornecedores, fisco, etc. Sistema de informao Um sistema dito "de informao", quando, pelo menos uma de suas partes componentes um dado ou informao.

Vamos analisar alguns exemplos:

um ventilador - um sistema de informao porque no boto de controle existe indicadores de velocidades (lento, mdio e rpido) que se dedicam a comunicao de informao entre o ventilador e ns; um carrinho-de-mo - no possui nenhum item componente que seja informao ou dado, portanto NO um sistema de informao; um termmetro - possui uma rgua de temperatura, que a codificao sob a forma de dados para que possamos interpretar corretamente a temperatura medida. Ento um sistema de informao; a injeo eletrnica dos carros - um aparelho que analisa o comando do acelerador e calcula qual a melhor mistura de ar-gasolina para maior eficincia do motor.

Embora ns humanos no recebamos externamente informao (apenas sentimos o deslocamento do carro), dentro do aparelho inmeros dados so interpretados e utilizados como informao. Assim, mais 0,65 cm de acelerao na 4a. marcha indica que deve ser colocado mais 0,765 cm3 de gasolina numa mistura......bl-blbl.... O aparelho pois um sistema de informao. O sistema de informao de maior utilidade para ns o das empresa: todas as empresas possuem funcionrios que tratam e ligam com dados e informaes. IMPORTANTE - ns, pessoas, podemos obter informaes de sistemas que no so sistemas de informao. Por exemplo, um viaduto no um sistema de informao, mas ns, analisando o viaduto podemos saber que ele est velho, precisa de reparo, ou est saturado para o trfego atual. Ou seja, um sistema deve ser analisado como sistema de informao sem levar em conta o ambiente externo (pessoas que os observamos). Um sistema de informao pode ser definido como um conjunto de componentes interrelacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informao com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenao, a anlise e o processo decisrio em empresas e outras organizaes. Os sistemas de informao contm informao sobre pessoas, lugares e coisas de interesse no ambiente ao redor da organizao e dentro da prpria organizao. Os sistemas de informao essencialmente transformam a informao em uma forma utilizvel para a coordenao de gerentes a tomar decises, analisar e visualizar assuntos complexos resolver outros tipos de problemas. Os sistemas de informao fazem isso atravs de um ciclo de trs atividades bsicas: entrada, processamento e sada. (LAUDON, LAUDON; 1999) Dado X Informao Dado pode ser considerado os fatos brutos, o fluxo infinito de coisas que esto acontecendo agora e que aconteceram no passado. Informao vem da palavra latina informare, que significa dar forma. Neste caso informao o conjunto de dados que os seres humanos deram forma para torn-los significativos e teis. Sistemas informatizados Sistemas informatizados so sistemas de informao (SI) nos quais existe o uso de um computador. Assim, um caixa de supermercado, que um SI, pode ser informatizado se fizer uso de um computador ou no ser informatizado - se usar somente uma caixa registradora manual. Diversos sistemas, informatizados ou no, so utilizados por uma empresa tpica, por exemplo:

folha de pagamento; contas a pagar contas a receber controle de estoque sistema de divulgao, comunicao empresaria e marketing cadastro de clientes etc...

Seja uma empresa de servios ou uma indstria, em geral ela possui o mesmo conjunto de sistemas, com pequenas variaes. Conhecer estes sistemas e sua integrao em um sistema maior, alias "sistema empresarial", traz ao administrador uma viso de conjunto que propicia enormes ganhos nos momentos de tomada de deciso. Fbrica de pizzas. Para efeito de conhecer o sistema empresarial imaginemos uma empresa que fabrica pizzas atravs de pedidos, com capacidade para produzir, digamos, 1000 pizzas por dia, de vrios sabores, calabresa, 4 queijos, rcula com tomate seco, etc. Para entender a empresa vamos iniciar pensando em sua "parte" mais importante: o cliente! Os clientes se relacionam com a empresa atravs da realizao de pedidos (por formulrio, por internet ou por telefone). Ex.:

cliente A - 38 pizzas de muzzarela, 62 de chocolate e 18 de calabresa cliente B - 72 pizzas de muzzarela, 20 de calabresa, 6 de chocolate, 8 portuguesas

A figura a seguir mostra o relacionamento (as ligaes) existente entre os sistemas da empresa:

Para melhor compreender os sistemas vamos supor que cada sistema representado por um setor ou rea da empresa e que h um responsvel pelo seu funcionamento. Assim vamos usar o termo rea como sinnimo de sistema. 1. Os pedidos recebidos dos clientes so enviados para uma rea (ou sistema) de planejamento de produo (normalmente associado rea de estoque). 2. A rea de planejamento efetua um plano indicando quantas pizzas, e de qual tipo, devem ser produzidas pela fbrica que, nesta empresa, conhecida como "cozinha". Saber efetuar este planejamento de grande importncia e representa a diferena entre o sucesso e o fracasso da empresa.

Para efetuar o planejamento, o responsvel leva em considerao diversos itens:

quantas pizzas de calabresa no total devem ser produzidas? para quando devem ser produzidas? existe material suficiente no estoque? se comandar muitas pizzas pode ser que a cozinha se "afogue" ou que haja perda de material porque vai ficar muito tempo fora do freezer.

3. A cozinha (fbrica), de posse deste plano efetua a fabricao das pizzas. Percebe-se que ela precisa obter o material do estoque - esta ligao no foi registrada no diagrama!! As pizzas produzidas devem ser entregues aos clientes e talvez devam ser mantidas em uma rea de entrega refrigerada...isto tambm no est mostrado no diagrama! 4. A quantidade de pizzas fabricadas informada rea (sistema) de contas a receber, para que emita a fatura e cobre os clientes. Repare que tambm necessrio que "contas a receber" possua dados sobre os clientes e sobre os pedidos efetivamente realizados - estas informaes poderia ser enviadas pelo sistema de planejamento de produo. 5. Agora vamos pensar no depsito, que dispem de um sistema de controle de estoques. medida que percebe haver possibilidade de faltas de produto, aciona o sistema de compras. 6. "Compras" seleciona um fornecedor dentre aqueles que possui em seu "cadastro de fornecedores" e emite uma "ordem de compra" que uma espcie de autorizao para o fornecedor entregar as mercadorias necessrias. 7. O fornecedor, ao receber a ordem ou pedido de compra, providencia a entrega e emite uma fatura de cobrana que enviada para a rea de contas a pagar de nossa empresa. 8. Repare que para analisar a fatura que chega, a rea de compras precisa de diversas informaes: (i) se a cobrana coincide com o que foi solicitado pela ordem de compra, (ii) se o material efetivamente chegou no estoque e estava correto e sem defeitos. Para autorizar o pagamento necessrio considerar tambm se h $$$$ disponvel, para tanto deveria haver uma relao com a tesouraria (no mostrada no desenho). 9. Repare que existem dois ciclos bsicos, um de cobrana, envolvendo "contas a receber" e outro de pagamento envolvendo "contas a pagar" e que so muito semelhantes. 10. Diversos outros sistemas poderiam ser acrescidos a este diagrama, por exemplo, a contabilidade, que precisa registrar todo o movimento financeiro da empresa. Este diagrama e sua descrio, obviamente possuem uma viso parcial e incompleta dos sistemas de uma empresa, mas consegue dar uma idia bastante clara do relacionamento entre os diversos sistemas. Para efeito de compreenso geral sugere-se ao aluno:

conhecer bem este diagrama; utiliz-lo em comparao com algumas empresas que conhece para verificar onde ele coincide ou se diferencia de empresas reais;

Para que um Sistema de Informao (SI) seja considerado informatizado necessrio que possua pelo menos um computador sendo utilizado. Pode-se, a ttulo de comparao, considerar um determinado sistema como totalmente informatizado, parcialmente informatizado ou levemente informatizado, dependendo da nfase dada no uso dos computadores. Para o gestor de SI necessrio compreender os componentes de um SI e assim poder atuar para extrair o melhor resultado do SI. Componentes:

HARDWARE

SOFTWARE

PESSOAS PROCEDIMENTOS REDE BANCO DE DADOS

hardware - so todos os computadores, impressoras, teclados, mouses, leitores de cdigos de barras, scanner, etc que so utilizados nos SI. software - so os programas que do "vida" aos computadores, podendo ser: o operacional - que controla as operaes bsicas do computador; o automao de escritrio - editores de texto, planilhas, agendas, etc que apiam o funcionamento dos escritrios o aplicativos especficos - que apiam alguma atividade especfica da empresa, como "contas a receber", "controle de estoque", etc. o workflow - so programas que auxiliam no controle do fluxo de processos internos s empresas; o ferramentas- so programas utilitrios de apoio, como compactadores de arquivos, bloqueio de segurana, etc

internet - so programas que apiam o acesso Internet, como browser (Internet Explorer, Netscape, Opera, etc), leitores de e-mails, leitores de newsgroups, etc redes so as linhas de conexo que permitem aos computadores trocar dados entre si. Existem dois tipos que requerem ateno: o rede local que integra os computadores em uma regio pequena, normalmente dentro da empresa; o internet que integra os computadores em uma rede mundial; bancos de dados - so um conjunto de dados sobre atividades da empresa e organizados de uma maneira adequada nos discos rgidos dos computadores de forma que sua recuperao (leitura e gravao) seja bastante eficiente e til. Um banco de dados pode ser imaginado como sendo um armrio com fichas magnticas e com um mecanismo de procura e recuperao muito inteligente: basta pedir a ficha dos funcionrios com os maiores salrios e, voil, as fichas so apresentadas imediatamente; pessoas- so os analistas, programadores, digitadores, pessoal de suporte e usurios que utilizam os SI; procedimentos- so um componente importantssimo dos SI informatizados, pois, todos os sistemas dependem de uma estrutura bem organizada de procedimentos (regras, calendrio de operaes, etc.) para que o resultado geral seja satisfatrio;
o