ATA Conceito Documento de valor jurdico, que consiste em registro narrativo fidedigno e decises do que passou em uma assemblia,

sesso ou reunio. Pode ser lavrada em livro prprio, autenticado, com pginas numeradas e rubricadas pela autoridade que redigiu os termos de abertura e de encerramento. Pode ser tambm elaborada em folhas soltas, digitadas, com pginas numeradas, rubricadas e assinada pelo relator. No pode ter modificaes posteriores a sua aprovao. Deve conter a assinatura de todos os participantes da reunio. Forma e estrutura 1. Timbre da Instituio. 2. Ttulo: nmero de ordem da reunio, nome do rgo/setor, data, local, nome dos participantes e pauta dos assuntos a serem discutidos. 3. Texto: deve ser escrito seguidamente, sem pargrafos, alneas, rasuras ou emendas. As abreviaturas e siglas devem ser evitadas, os nmeros devem ser escritos por extenso. Quando lavrada em livro, qualquer erro na redao, dever ser retificado empregando-se a expresso digo (entre vrgulas). Os enganos constatados aps a redao devero ser retificados usando-se a expresso Em tempo (seguida de dois pontos), acompanhada da emenda. Validade do documento Permanente. Publicao No obrigatria. Sugestes 1. Linhas numeradas, a partir do texto, para facilitar a recuperao da informao desejada. 2. Como verso menos formal da Ata pode-se utilizar o Relatrio de Reunio (ver doc.3.8).
ALVAR Alvar o documento firmado por autoridade competente, certificando, autorizando ou aprovando atos ou direitos.

2. CERTIDO (caixa alta, por extenso) e centralizada sobre o texto. 3. Prembulo: aluso ao fato que determinou a expedio do documento e meno, quando for o caso, do documento ou livro que a certido est sendo extrada. 4. Texto: transcrio do documento original ou descrio do que foi encontrado. Deve ser escrito seguidamente, sem pargrafos, alneas, sem rasuras ou emendas. 5. Fecho: termo de encerramento, identificao funcional e assinatura dos funcionrios que intervieram no ato (quem lavrou e quem conferiu). 6. Local e data da expedio do documento. 7. Visto da autoridade que autorizou a lavratura da certido. Validade do documento Permanente para o requerente. Publicao No se publica. CIRCULAR Conceito Correspondncia de carter interno da Instituio, expedida simultaneamente a diversos destinatrios, com o objetivo de transmitir rotinas, orientaes, procedimentos, esclarecer o contedo de leis, normas e regulamentos ou dar publicidade a uma informao. Pode ser apresentada sob a forma de ofcio-circular, memorandocircular, carta-circular, telegramacircular, conforme a sua finalidade. A circular no dever ser utilizada para regulamentar atos oficiais como: Norma de Servio, Determinao de Servio. A emisso de Circular privativa das unidades de hierarquia igual ou superior a Diviso ou a Departamento Universitrio, ou seus equivalentes. Forma e estrutura 1. Timbre da Instituio. 2. CIRCULAR (caixa alta, por extenso), precedida do tipo do documento, sigla do rgo emitente e numerao cardinal crescente e anual, especfica para a circular. 3. Data de expedio. 4. Destinatrio, aps /Ao: 5. Assunto. 6. Vocativo. 7. Texto: desenvolvimento do assunto tratado. Os pargrafos devem ser seguidamente numerados, exceto o primeiro, com algarismos arbicos. 8. Fecho. 9. Assinatura: nome e cargo ou funo da autoridade que expede a circular. Validade do documento Definida pelo contedo. Publicao No obrigatria. Observao 1. Seguir o mesmo padro no que tange emisso, composio e ao encaminhamento formulados para memorando, ofcio, carta, etc.

CERTIDO Conceito Documento fornecido pela administrao ao interessado, afirmando a existncia de ato ou assentamentos constantes de processo, livro ou documentos que se encontrem nas reparties pblicas. Pode ser de inteiro teor transcrio integral, tambm chamada traslado ou resumida, desde que exprima fielmente o contedo do original. A certido autenticada tem o mesmo valor probatrio do original, como documento pblico, e seu fornecimento gratuito por parte da administrao pblica que a expediu; conforme artigo 5, XXXIV b da Constituio da Repblica Federativa do Brasil 1998. Forma e estrutura 1. Timbre da Instituio.

para atender ao que nela se estabelece. DECRETO Ato administrativo destinado a prover situaes gerais e individuais, abstratamente previstas de modo expresso, ou implcito na lei. So da competncia exclusiva dos chefes do Executivo. O Decreto pode ser: regulamentar, visando a explicar a lei e a facilitar a sua execuo; individual ou coletivo, relacionando-se a situaes funcionais. Suas partes componentes so: 1. Prembulo 1.1. Ttulo (a palavra DECRETO), nmero e data de expedio em letras maisculas. 1.2. Ementa da matria do Decreto, em letras maisculas e direita da pgina. 1.3. A palavra CONSIDERANDO em letras maisculas, seguida de dois pontos esquerda. Abaixo dela, as consideraes discriminadas. 1.4. A palavra DECRETA, em letras maisculas e negrito, esquerda, seguida de dois pontos. 2. Ordem de Execuo Texto: exposio do contedo do Decreto, constitudo de tantos artigos quantos forem necessrios, todos numerados. Os artigos podem conter pargrafos, itens e alneas. A expresso "pargrafo nico" deve ser grafado por extenso. 3.Encerramento 3.1. Clusula de vigncia. 3.2. Clusula revogatria. 4. Fecho 4.1. Local e data, por extenso. 4.2. Assinatura do Chefe de Governo.,

EDITAL Conceito Instrumento de comunicao utilizado pela Administrao Pblica para fins de abertura de concorrncia e de concurso pblico, provimento de cargo pblico, convocao de servidor, licitaes e divulgao de atos deliberativos. Forma e estrutura 1. Timbre da Instituio. 2. Ttulo, nmero de ordem e data. 3. Autoria, fundamento legal e considerando da autoridade. 4. Ementa: assunto do edital. No obrigatria, mas aparece em editais de concorrncia pblica e tomadas de preo. 5. Texto: desenvolvimento do assunto. A natureza do edital que determina os elementos especficos que dever conter. 6. Assinatura, nome, cargo e funo da autoridade competente. Validade do documento Permanente. Publicao Obrigatria na Imprensa Oficial, na imprensa privada de maior circulao e no Boletim de Servio.

MEMORANDO Conceito Comunicao interna utilizada pelas chefias ou servidores autorizados, na qual se expe qualquer assunto referente atividade administrativa. Pelas suas caractersticas de certa informalidade, o memorando deve ser elaborado com simplicidade e conciso. Forma e estrutura 1. MEMORANDO (caixa alta, por extenso), seguido de numerao (seqencial crescente e anual ). 2. Emissor: sigla do setor emitente e respectivas vinculaes hierrquicas, precedidas por barras, precedido de Do/Da . 3. Data: dever figurar na mesma linha do nmero e identificao. 4. Destinatrio: menciona-se o cargo ocupado, precedido de /Ao. 5. Assunto: teor da comunicao. 6. Texto: contedo do documento, com pargrafos numerados na margem esquerda do texto, com exceo do primeiro e o fecho. 7. Fecho: frmula de cortesia. Respeitosamente, para autoridades superiores e Atenciosamente, para autoridades de mesma hierarquia ou hierarquia inferior. 8. Nome e cargo do emitente: assinatura do servidor que emitiu o memorando, sobreposta a seu nome, o cargo e funo , apostos a carimbo. Validade do documento Definida pelo contedo. Publicao No se publica. Observaes 1. O memorando dever ser emitido em 02 (duas) vias, que sero encaminhadas ao setor de destino, o qual reter o original e devolver a cpia ao emitente, para seu arquivo, fazendo as observaes relativas ao recebimento, na cpia. 2. A assinatura no poder ficar em pgina isolada. 3. Visto do chefe imediato/superior. 4. No incluir despacho ou informao no verso do documento. 5. Evitar o uso de rubrica, quando ocorrer, apor carimbo para dar conhecimento de quem emitiu o documento. 6. Consultar sempre que necessrio, a listagem: Organizao Hierrquica dos rgos da UFF, emitida pelo NTI , para a correta utilizao das siglas dos rgos. 7. No texto do memorando poder se empregada, a 1 pessoa do singular ou a 1 pessoa do plural. 8. Ver DESPACHO (doc. 3.11). Sugesto 1. Quando o memorando for encaminhado atravs de Guia de Remessa de Documentos e Processos (GRDP), utilizar MODELO (02) OFCIO Conceito

Comunicao que as autoridades fazem entre si, entre subalternos e superiores, e entre a Administrao e particulares, em carter oficial. o tipo mais comum de correspondncia oficial. Embora normalmente o contedo do ofcio seja matria administrativa, pode tambm vincular matria de carter social, relativa ao relacionamento do agente administrativo em decorrncia do seu cargo ou funo. de competncia do Reitor, PrReitores, Diretores de Diviso, Chefes de Departamentos. Forma e estrutura 1. Timbre da Instituio. 2. OFCIO (caixa alta, por extenso), sigla do rgo expedidor com sua vinculao hierrquica, numerao (seqencial crescente e anual) e data . 3. Assunto: teor da comunicao. 4. Vocativo e funo do destinatrio. 5. Texto: contedo do documento,com pargrafos numerados na margem esquerda do texto, com exceo do primeiro e do fecho. 6. Fecho: frmula de cortesia. Segundo a Instruo Normativa n 4, de 06 de maro de 1992, limita a dois os fechos para qualquer modalidade de comunicao oficial: Respeitosamente, para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica, e Atenciosamente, para autoridade da mesma hierarquia ou inferior. 7. Assinatura, nome, cargo ou funo do remetente. 8. Pronome de tratamento e designativo do cargo ou funo do destinatrio. Validade do documento Definida pelo contedo. Publicao No se publica. Observaes 1. Atualmente, costuma-se mencionar o nome do destinatrio, sempre que conhecido. 2. No caso de necessidade de continuidade do texto, ser utilizada uma outra folha para seu prosseguimento. Sugesto 1. Para facilitar posteriormente o arquivamento, tratar um assunto em cada ofcio. PORTARIA Conceito Ato administrativo que define competncias estabelece normas e procedimentos, disciplina matria no regulada em lei. Define situaes funcionais e aplica medidas de ordem disciplinar. A portaria de competncia exclusiva do Reitor. Forma e estrutura 1. Timbre da Instituio. 2. PORTARIA (caixa alta, por extenso), numerao crescente independente do ano de emisso e data, por extenso . 3. Ementa: assunto de que trata o ato. 4. Prembulo. 5. RESOLVE (caixa alta, por extenso),seguida de dois pontos.

6. Texto, com pargrafos numerados e estes subdivididos em letras. 7. Fecho: Publique-se, registre-se e cumpra-se. 8. Assinatura, ttulo da autoridade. Validade do documento Permanente. Publicao Obrigatria, em Boletim de Servio (BS). Observaes 1. Utiliza-se a sigla PT. 2. A PT dever ser emitida em 05 (cinco) vias, com a seguinte destinao: 1 via - interessado; 2 via - Gabinete do Reitor; 3 via - Departamento de Pessoal (pasta funcional); 4 via - processo, se houver; 5 via - Setor de Preparo do Boletim de Servio. 3. A matria dever ser encaminhada em disquete, atravs de Guia de Remessa de Documentos e Processos (GRDP), contendo apenas o ato a ser publicado. 4. S ter vigncia a partir de sua publicao no BS. REQUERIMENTO Conceito Documento pelo qual o interessado, solicita ao poder pblico algo a que se julga com direito, ou para se defender de ato que o prejudique. Pode ser um requerimento escolar ou administrativo. Forma e estrutura 1. Vocativo e ttulo completo da autoridade a quem se destina. 2. Prembulo: nome do requerente (em maisculas), seguido de outros dados de identificao: nacionalidade, estado civil, filiao, idade, naturalidade, domiclio, residncia, etc. O nmero de dados de identificao depende do objeto do requerimento e da situao do requerente em relao ao rgo a que est requerendo. Se for funcionrio do rgo, os dados de identificao funcional bastam. 3. Texto: exposio do pedido, de forma clara e objetiva. 4. Fecho: parte que encerra o documento. Usam-se as seguintes frmulas, por extenso ou abreviadas: *Nestes Termos, *Pede deferimento *N.T. *P.D. *Espera deferimento *E.D. *Aguarda deferimento *A.D. *Pede deferimento *P.D 5. Local e data, por extenso. 6. Assinatura do requerente. Validade do documento Como usualmente parte integrante de processo, a validade dever ser definida pelo contedo do processo administrativo. Publicao No se publica.

Envelope e Endereamento de Correspondncia Oficial Forma e estrutura Os envelopes para a correspondncia externa, ou daquela entre setores internos da Universidade situados em localidades diversas a do remetente, devero conter os seguintes elementos: 1. Forma de tratamento. 2. Nome do destinatrio, sempre que possvel, ou do rgo ao qual se destinar. 3. Designao do cargo do destinatrio, se houver. 4. Rua, nmero, e bairro ou caixa postal, quando existir. 5. Cdigo de endereamento postal, localidade e Estado 6. Nome do rgo remetente, por extenso e respectivo endereo, no rodap do verso do envelope. Observaes 1. Para a remessa da correspondncia sero utilizados envelopes adequados a cada tipo de documento, dispensado o seu uso nos seguintes casos: - remessa de memorandos, a no ser quando dirigidos unidade sediada em municpio diferente daquele do emitente, ou quando se tratar de processo reservado; - encaminhamento de ofcios internos de natureza simples, entre setores sediados na mesma localidade.

Funo A funo bsica do arquivo tornar disponveis documental as informaes sob contidas sua no acervo guarda.

Para que os arquivos possam desempenhar suas funes, torna- se indispensvel que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usurio com e preciso e rapidez. A metodologia a ser adotada devera atender as necessidades da instituio a que serve, como tambm a cada estgio de evoluo por que passam os arquivos. Tipos de arquivos Essas fases so definidas por JeanJacques Valette (1973) com as Trs Idades do Arquivo: corrente, intermedirio, permanente. Arquivo de 1 idade ou corrente:

constitudo de documentos em curso ou consultados frequentementes, conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso. Arquivo de 2 idade ou intermedirio:

ARQUIVOLOGIA
Definio Antigamente, o arquivo era conceituado como um depsito de documentos e papeis de qualquer espcie, tendo sempre relao com os direitos das instituies ou indivduos. Surge ento a idia de arquivo administrativo e arquivos histricos. A

constitudos de documentos que deixaram de ser frenquentemento consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit los, para tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. No h necessidade de serem conservados prximos dos escritrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. Por isso, so tambm chamados de limbo ou purgatrios. Arquivo de 3 idade ou permanente: constitudos de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. A cada uma dessas fases corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, consequentemente, uma organizao adequada.

conceituao moderna define arquivo como um conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma no decorrer de suas atividades, arquivados e

conservados por se e seus sucessores para efeitos futuros. Segundo o autor (SOUZA, 1950, apud PAES, 2004, p. 19). O termo arquivo pode tambm ser usado para conjuntos mvel para de guarda de designar: documentos; documentos;

local onde o acervo documental devera ser conservado; rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guarda e conserva a documentao ; ttulos de peridicos geralmente no plural virgula devido a influncia inglesa e francesa

Histria
So Jos dos Pinhais Os primeiros europeus que circularam por terras paranaenses eram portugueses e espanhis em busca de riquezas naturais. Foi de So Paulo que partiram vrias expedies para os sertes brasileiros em busca de ouro ou de ndios para o trabalho escravo. Uma delas descobriu pequena quantidade de ouro no litoral paranaense e como conseqncia ali se formou um pequeno povoado. Pouco tempo depois, em janeiro de 1649, era instalada a Vila de Nossa Senhora do Rosrio de Paranagu. Procurando descobrir ouro em outras localidades paranaenses, partiram de Paranagu duas expedies, uma em 1649 e outra em 1651. O resultado foi animador, pois bano Pereira, chefe das duas expedies, registrava em um relatrio a descoberta de ouro em rios do planalto. A notcia da descoberta de ouro nestes rios provocou o surgimento do Arraial Grande, um pequeno povoado situado junto ao rio do Arraial. Foi ele o primeiro povoado portugus das terras sojoseenses. At ento, o espao onde atualmente se localiza o municpio de So Jos dos Pinhais, foi ocupado por grupos das sociedades indgenas. Primeiramente por povos caadores e coletores e na poca da chegada dos portugueses por grupos que pertenciam s famlias lingsticas dos J e TupiGuarani. O crescimento do Arraial Grande aconteceu de uma forma rpida e desordenada, pois nele os portugueses pretendiam permanecer somente enquanto houvesse ouro para explorar. Na mesma poca do surgimento deste povoado, diversos portugueses se tornaram proprietrios de grandes extenses de terras no espao hoje ocupado pelo Municpio. Entre eles, estava o Padre Joo da Veiga Coutinho que se tornou dono das fazendas guas Bellas e Capocu. A Fazenda guas Bellas possua uma excelente localizao, pois era cortada por importantes caminhos percorridos pelos primeiros colonizadores. Foi nesta Fazenda, provavelmente junto a sua sede, que no ano de 1690 ocorreu a inaugurao da Capela de Bom Jesus dos Perdes. A presena da Igreja Catlica era importante para o lugar, isto porque na poca, a Igreja fazia parte do processo administrativo de colonizao. Com a inaugurao desta Capela, o espao so-joseense passou a ter uma autoridade que representava o Governo Portugus. Pouco tempo depois, no ano de 1721, o Ouvidor Geral Raphael Pires Pardinho solicitava a eleio das primeiras autoridades para a Freguesia de So Jos. Na organizao administrativa colonial, as freguesias eram povoaes que contavam com uma autoridade eclesistica local e possuam representantes junto administrao pblica da vila a que pertenciam. Esta Freguesia possua um enorme territrio, com uma pequena e pobre populao. A maioria vivia de uma agricultura de subsistncia e poucos se dedicavam ao comrcio das Casa de Venda, que comercializavam alguns alimentos, tecidos e utenslios para o lar e a lavoura. Eram trs os principais caminhos que cortavam as terras da Freguesia de So Jos: Caminho do Arraial, que ligava o litoral ao planalto; Caminho dos Ambrsios fazia a ligao com o litoral catarinense; Caminho de So Jos Curitiba, usado por

moradores da Freguesia e viajantes dos outros dois caminhos. O ouro era pouco e por volta de 1750, sua explorao estava praticamente extinta. Sem outra atividade econmica lucrativa, o crescimento populacional foi muito lento. Durante todo o sculo XVIII e a primeira metade do sculo XIX, a Freguesia de So Jos possua uma populao pobre e dispersa, onde a grande maioria vivia de uma agricultura de subsistncia. Embora fosse esta freguesia uma das maiores da regio, ela foi abandonada pelas autoridades locais (Cmara Municipal da Vila de Nossa Senhora da Luz dos Pinhais de Curitiba), como tambm pelas autoridades regionais (Capitania de So Paulo e depois Provncia de So Paulo). No dia 16 de julho de 1852, foi sancionada a Lei n 10 da Provncia de So Paulo, criando o Municpio de So Jos dos Pinhais. A sua instalao e a posse solene dos primeiros vereadores ocorreu no dia 08 de janeiro de 1853. A mesma lei definia que a sede do novo Municpio ficaria na ento tambm criada Villa de So Jos dos Pinhais. Em 27 de dezembro de 1897, esta vila recebeu a categoria de cidade. Assim, a sede do Municpio passou a ser a Cidade de So Jos dos Pinhais. Bandeira A Lei 20 de 03 de setembro de 1971, criou a bandeira do municpio de So Jos dos Pinhais, com as seguintes caractersticas: compe-se a mesma de um quadriltero azul piscina, tendo no centro o braso municipal, contendo um pinheiro circundado por uma engrenagem, em um fundo azul celeste e verde claro. direita do Braso, um ramo de ervamate e esquerda, um ramo de trigo. Na parte superior do Braso, uma faixa branca com os dizeres: Municpio de e na parte inferior, outra faixa branca com os dizeres S. Jos dos Pinhais 08 de Janeiro de 1853, figurando na parte central, ao p do braso, um ramo branco. O tamanho padro da bandeira normalmente de 1,00m x 0,45cm de largura.

Feriados Municipais Aniversrio: 08 de Janeiro Padroeiro: 19 de Maro (So Jos)

Histria Etnias
Colonizada inicialmente por portugueses e posteriormente por poloneses, ucranianos, italianos, japoneses, rabes, alemes e srio-libaneses, que formaram vrias colnias, das quais muitas ainda perduram, mantendo os costumes e as origens de seus antepassados, como Murici, Marcelino, Zacarias, Cachoeira, Malhada, Agara, Campo Largo da Roseira, Cotia, Contenda, Faxina, Accioli, Rio Pequeno e Castelhanos. Poloneses (Colnias Murici e Zacarias); Italianos (Colnias Barro Preto, Santo Antnio, Campo Largo da Roseira e Rio Grande);

Alemes (Colnias Afonso Pena, Murici e Zacarias); Suecos; Japoneses; Belgas; Ucranianos (Colnia Marcelino); Portugueses e outros.