Contenido Contenido .................................................................................................................................. 1 1. Introduccin ........................................................................................................................ 2 2. Herramientas y Tcnicas del Proyecto ............................................................................... 3 2.1.

Mapa de Herramientas y Tcnicas utilizadas por rea de conocimiento ..................... 3 3. Acta de Constitucin del Proyecto ..................................................................................... 5 3.1 Acta de Constitucin del Proyecto ............................................................................... 5 3.1.1 Ttulo del Proyecto .............................................................................................. 5 3.1.2 Gerente del Proyecto ........................................................................................... 5 3.1.3 Patrocinador del Proyecto ................................................................................... 5 3.1.4 Descripcin del Proyecto .................................................................................... 5 3.1.5 Justificacin del Proyecto ................................................................................... 5 3.1.6 Objetivos del proyecto y criterios de medicin del xito ................................... 5 3.1.7 Requerimientos principales (Alto nivel) ............................................................. 6 3.1.8 Riesgos Iniciales ................................................................................................. 6 3.1.9 Resumen del Cronograma de hitos ..................................................................... 6 3.1.10 Presupuestos resumidos (Orden de Magnitud) ................................................... 6 3.1.11 Requerimientos de aprobacin del proyecto ....................................................... 6 3.2 Registro de Interesados ................................................................................................ 8 3.2.1 Organigrama Boticas Per S.A. .......................................................................... 8 3.2.2 Organigrama del Equipo del Proyecto de Consulting Asociados ....................... 8 3.2.3 Informacin de los interesados ........................................................................... 8 4. Plan de Gestin del Proyecto ............................................................................................ 10 4.1 Situacin final del Plan de Gestin del Proyecto ....................................................... 10 5. Plan de Gestin del Alcance ............................................................................................. 11 5.1 Plan de Gestin del Alcance ....................................................................................... 11 5.1.1 Descripcin de la Gestin del Alcance del Proyecto. ....................................... 11 5.1.2 Clasificacin de los cambios del alcance del proyecto. .................................... 13 5.1.3 Procedimiento de Control de Cambios al Alcance. .......................................... 13 5.1.4 Responsables de aprobar los cambios al Alcance ............................................. 14 5.1.5 Definicin de cambios que pueden ser aprobados sin revisiones ..................... 14 5.1.6 Integracin del control de cambios del alcance con el control integrado de cambios .............................................................................................................. 15 5.1.7 Requerimientos para solicitud de cambios al alcance del proyecto .................. 15

1. Introduccin

Consulting Asociados, es concebida como proveedora de servicios de software y soluciones de tecnologa en general. Especialmente est orientada a la automatizacin de procesos de las diferentes reas de la empresa. Para el desarrollo del plan de definicin de los procesos clave de negocio y desarrollo del Plan de Gestin de Proyectos se tom como base los lineamientos del PMBOK (Project Management Body of Knowledge) del PMI (Project Management Institute). El presente trabajo comprende el proceso de gestin del desarrollo del software, solucin diseada para el rea de logstica de una cadena de boticas, el mismo que automatiza desde la solicitud de compra de productos farmacuticos a los proveedores de la cadena hasta el despacho y distribucin de los pedidos a sus cincuenta y seis (56) locales distribuidos a nivel nacional. El software a desarrollar se denominar Sistema Integral de Logstica SIL, el mismo que ser integrado con el sistema corporativo de la empresa cliente, ERP-Oracle Financial, utilizando las interfaces del propio sistema corporativo. Para el desarrollo del sistema se considerar el uso del lenguaje de programacin java, frameworks: spring e ibatis y base de datos Oracle 10g. Se cuenta con personal profesional y tcnico de experiencia comprobada para la implementacin e implantacin de este tipo de sistemas. Con el desarrollo del Proyecto lo que se busca es mejorar la competitividad en este sector a travs de estrategias de negocio, rediseo de procesos y adquisicin de tecnologa, buscando siempre alcanzar altos ndices de rentabilidad.

2. Herramientas y Tcnicas del Proyecto 2.1. Mapa de Herramientas y Tcnicas utilizadas por rea de conocimiento

rea de Conocimiento Gestin de la Integracin Gestin de Costos

Herramientas Utilizadas Juicio experto. Historia de proyectos anteriores. Metodologa de direccin de proyectos. Juicio experto. Historia de proyectos anteriores. Descomposicin. Metodologa de la organizacin. Procesos de la organizacin. Entrevista Formales e informales. Cuestionarios. Juicio experto. Tcnica de Descomposicin. Tcnica de diagramacin de precedencias y determinacin de dependencias. Tcnica de nivelacin de recursos y anlisis de alternativas. Estimacin por analoga. Estimacin por tres valores. Reservas de Contingencia. Anlisis de Red. MS Project. Estimacin por analoga. Anlisis de Reserva. Valor Ganado. Suma de Costos. Juicio Experto. MS Project. Auditoras de Calidad. Anlisis de Procesos. Lista de Control de Calidad. Asignacin previa. Adquisicin. Anlisis de los Interesados. Juicio Experto. Anlisis de Requisitos de comunicacin. Modelos de Comunicacin. Mtodos de Comunicacin.

Gestin del Alcance

Gestin del Tiempo

Gestin de la Calidad

Gestin de Recursos Humanos Gestin de las Comunicaciones

rea de Conocimiento Gestin de riesgos

Herramientas Utilizadas Herramientas para la distribucin de la informacin. Habilidades Interpersonales. Habilidades de Gestin. Anlisis de Variacin. Mtodos de Proyeccin. Sistemas de Informes. Reuniones de Planificacin y Anlisis. Tcnicas de Recopilacin. Anlisis de Listas de Control. Anlisis de Supuestos. Juicio Experto. Evaluacin de Probabilidad e Impacto. Matriz de Probabilidad e Impacto. Categorizacin de Riesgo. Anlisis de Hacer o Comprar. Juicio Experto. Tipo de Contrato. Estimaciones Independientes. Negociacin con Postores. Criterios de Seleccin. Revisin del Desempeo de las adquisiciones. Sistema de Control de Cambios. Auditoria de Adquisiciones.

Gestin de las Adquisiciones

3. Acta de Constitucin del Proyecto

3.1 Acta de Constitucin del Proyecto

3.1.1

Ttulo del Proyecto Fortalecimiento del Sistema de Archivo Central del Ministerio Pblico (FSACMP).

3.1.2

Gerente del Proyecto Secretario General del Ministerio Pblico Presidente de la Comisin de Gestin del PFSACMP.

3.1.3

Patrocinador del Proyecto Dra. Gladys Echaiz y Carmen Condorchua.

3.1.4

Descripcin del Proyecto Proyecto de Mejora del sistema de Archivo central a travs de la aplicacin de mejores prcticas de gestin archivstica y de la implementacin de una solucin informtica de digitalizacin.

3.1.5

Justificacin del Proyecto El archivo central de nuestra Institucin debe enmarcarse en las normas del Archivo General de la Nacin (AGN), el cual es un organismo pblico descentralizado del Ministerio de Justicia, siendo el rgano Rector del Sistema Nacional de Archivos. El 18 de agosto del 2008 el AGN remite con Oficio N 1014-2008-AGN/J, el diagnstico situacional archivstico, propuesta tcnica y econmica del fondo documental del MP. Ello evidencio la necesidad de mejorar el sistema archivstico de nuestra institucin.

3.1.6

Objetivos del proyecto y criterios de medicin del xito o o o o o o Implementacin de la lnea de microformas. Sistema de Apoyo a la cadena de custodia. Implementacin del Archivo de Microformas. Produccin de microformas y metadata Implementacin de una solucin que gestione la Informacin Organizacin del Proyecto.

3.1.7

Requerimientos principales (Alto nivel) Ver Registro de Interesados

3.1.8

Riesgos Iniciales a. Que los usuarios no sean claros al momento de dar sus requerimientos para la implementacin del sistema. b. Riesgo que la Organizacin no realice los pagos en los plazos establecidos en el contrato. c. Falta de compromiso de los interesados para proporcionarnos la informacin necesaria para la implementacin del sistema. d. Resistencia al cambio por parte de los usuarios que van a usar el sistema. e. Desinters de la plana mayor de la Organizacin hacia el proyecto. f. Rotacin del personal clave de la empresa cliente. g. Rotacin del personal clave de nuestra empresa h. Que no nos proporcionen la informacin necesaria para realizar la integracin del sistema con el ERP-Oracle Financial. i. Que la empresa no tenga una documentacin precisa de todos sus procesos de negocios lo cual puede provocar que el sistema no contemple todas las reglas de negocio. j. Que la organizacin proporcione estndares de programacin demasiado rigurosos para la puesta en produccin y/o pruebas.

3.1.9

Resumen del Cronograma de hitos

3.1.10 Presupuestos resumidos (Orden de Magnitud)

Total

295, 000 (dlares americanos)

Costo incluye impuestos de ley.

3.1.11 Requerimientos de aprobacin del proyecto

El acta deber estar firmada por la Comisin de Ministerio designada para el Proyecto.

3.2 Registro de Interesados

3.2.1

Organigrama Boticas Per S.A.

Organigrama de la empresa Boticas Per (Con respecto al Proyecto)

GERENTE GENERAL

GERENTE DE LOGISTICA (Augusto Coello Rojas)

GERENTE DE FINANZAS (Teresa Villavicencio)

GERENTE DE MARKETING (Lorena Torrealva G.)

GERENTE DE VENTAS (Locales)

GERENTE DE SISTEMAS (Ivn Vargas Santos)

GERENTE DE PROYECTO

JEFE DE ALMACEN (Julio Martnez Dvila)

JEFE DE COMPRAS (Sara Dvila)

CONTADOR GENERAL (Jackeline Ortiz)

JEFE DE SEGURIDAD DE INFORMACION (Raul Santamara M.)

LIDER USUARIO Julio Martnez Dvila (Jefe del Almacn)

SUPERVISOR - 1

COMPRADOR - 1

SUPERVISOR - 2

COMPRADOR - 2

Grafico 1: Organigrama de la empresa Boticas Per S.A. 3.2.2 Organigrama del Equipo del Proyecto de Consulting Asociados

Comite de Proyecto
Jefe de Proyecto Responsable de RRHH Responsable Adquisiciones Coordinador LPM Supervisor de QC Supervisor de Captura Operarios de Captura Coordinador SACC Operarios de SACC Coordinador AM Coordinador Archivo

Operario de Archivo

Operarios de QC

3.2.3 Nro.

Informacin de los interesados Interesado Cargo en la Organizacin Ubicacin Rol en el proyecto

Dra. Gladys Echaiz Carmen Condorchua

Fiscal de la Nacin Secretaria General Gerente de Oficina de Proyectos Miembro Comisin 1 Miembro Comisin Jefe de Archivo Fiscales Jefe del ML

Patrocinador Patrocinador Patrocinador Miembro Comisin Miembro Comisin Cliente Cliente Cliente Cliente Usuario

Jefe de AGN

Jefe del Comit evaluador de documentos Empresa certificadora

Aprobador de eliminacin de documentos Aprobador de eliminacin de documentos Certificadora de LPM, AM y SACC

4.

Plan de Gestin del Proyecto

4.1 Situacin final del Plan de Gestin del Proyecto

Plan de Gestin

Estado

Revisin

Fecha Revisin

Plan de Gestin de Integracin

Elaborado

1.0

05/ 2010 05/ 2010

Plan de Gestin del Alcance

Elaborado

1.0 1.0 05/ 2010

Plan de Gestin del Cronograma

Elaborado 1.0 05/ 2010

Plan de Gestin de Costos

Elaborado 1.0 05/ 2010

Plan de Gestin de Calidad

Elaborado 1.0 05/ 2010

Plan de Gestin de Personal

Elaborado 1.0 05/ 2010

Plan de Gestin de Comunicaciones

Elaborado 1.0 05/ 2010

Plan de Gestin de Riesgos

Elaborado 1.0 05/ 2010

Plan de Gestin de Adquisiciones

Elaborado

5.

Plan de Gestin del Alcance

5.1 Plan de Gestin del Alcance

5.1.1

Descripcin de la Gestin del Alcance del Proyecto. Para la elaboracin del alcance del proyecto se han identificado las entradas y salidas para cada uno de siguientes procesos: 5.1.1.1 Proceso de recoleccin de requerimientos Entradas Acta de Constitucin del proyecto. Registro de interesados. Descripcin del proceso En reuniones de levantamiento de informacin del equipo del Proyecto del Fortalecimiento del archivo central, se tomar como base el documento denominado diagnstico, anlisis y seleccin de alternativa para la modernizacin del archivo central del ministerio pblico y se documentarn las necesidades de los interesados. Las necesidades Identificadas sern analizadas, revisadas y transformadas en requerimientos especficos para el sistema en desarrollo en un nivel de detalle en el que puedan ser medidos. Se usarn como herramientas para la identificacin de requerimientos los resultados del Diagnostico y adems reuniones de trabajo programadas. Salidas Documentacin de requerimientos. Plan de Gestin de requerimientos. Matriz de Trazabilidad de requerimientos. 5.1.1.2 Proceso de Definicin del Alcance Entradas Acta de Constitucin del proyecto. Documentacin de Requerimientos. Descripcin del proceso En el proceso de definicin del Alcance se definirn el alcance del producto y del proyecto. Dentro del alcance del producto se debern considerar las caractersticas, especificaciones y funciones del producto. Se usarn las siguientes herramientas: juicio experto, anlisis de producto.

Salidas Enunciado del alcance.

5.1.1.3

Proceso de creacin del EDT Entradas Enunciado del alcance. Documentacin de Requerimientos. Descripcin del proceso Se identificarn y analizarn los principales mdulos y componentes de gestin del proyecto. Una vez identificados los principales mdulos y componentes de gestin, se estructurar y analizar el EDT hasta un nivel de detalle nivel que nos permita controlar el entregable. Se usar como herramienta la descomposicin.

Salidas EDT. Diccionario de la EDT. Lnea base de alcance.

5.1.1.4

Proceso de verificacin del Alcance Entradas Plan de gestin de proyecto. Documentacin de requerimientos. Matriz de Trazabilidad de requerimientos. Entregables validados Descripcin del proceso Los entregables debern ser presentados a la Comisin designada para la administracin del Proyecto para su revisin y aprobacin. Una vez aprobados sern implementados. Se usar como herramienta la inspeccin. Salidas Entregables Aceptados. Solicitudes de cambios.

5.1.1.5

Proceso de Control del Alcance Entradas: Plan de gestin de proyecto. Informacin sobre el desempeo del trabajo. Documentacin de Requerimientos. Matriz de Trazabilidad de requerimientos. Descripcin del proceso

Este proceso asegurar que todos los cambios solicitados y las acciones correctivas recomendadas se procesen a travs del proceso de control de cambios del proyecto. Ver Anexo II: Procedimiento Control Integrado de cambios. Para poder efectuar la solicitud de cambio se deber llenar el formulario establecido, especificando como impacta dicho cambio a lo planificado inicialmente, sealando su importancia, describiendo detalladamente en qu consiste y cul es la razn por la cual es solicitado. Salidas Medidas de Desempeo del trabajo. Solicitudes de cambio. 5.1.2 Clasificacin de los cambios del alcance del proyecto. Toda solicitud de cambio ser clasificada segn su complejidad la cual estar en funcin al tiempo que tome desarrollarla: Clasificacin Porcentaje de tiempo adicional en las actividades involucradas segn solicitud de cambio > 20% > 15% - 20% > 10% - 15% > 5% - 10% 0 -5%

Muy alta Alta Moderado Bajo Muy bajo

5.1.3

Procedimiento de Control de Cambios al Alcance. Para efectuar una solicitud de cambio se deber llenar el formulario establecido, especificando como impacta dicho cambio a lo planificado inicialmente, sealando su importancia, describiendo detalladamente en que consiste y cul es la razn por la cual es solicitado. El procedimiento para el control integrado de cambios se muestra en el Anexo II: Procedimiento Control Integrado de Cambios. Los tiempos de respuesta a cada una de las etapas incluidas en el proceso de solicitudes de cambio, se muestran en el siguiente cuadro: Proceso Duracin Mxima (das) 1 1 3 1.0

Verificar solicitud de cambio. Priorizar solicitud. Analizar impacto de la solicitud. Evaluar: a. Si el cambio ha sido aprobado: Registrar cambio, Actualizar Lnea Base, Registrar Lecciones aprendidas,

comunicar cambio a los interesados. b. Si el cambio no ha sido aprobado: Registrar lecciones aprendidas, comunicar decisin a los interesados. Duracin Total Mxima del Proceso de Control de cambios 5.1.4 Responsables de aprobar los cambios al Alcance

La responsabilidad de aprobar los cambios recae directamente sobre la Comisin designada para el administracin del Proyecto, a menos que, sea considerado de categora baja en cuyo caso, podra ser aprobado directamente por el Jefe del Proyecto. El comit de control de cambios est formado por: Comit de Control de Cambios Cargo en MPFN Nombre Cargo en el Proyecto Sec. General del MP Dr. Aldo Len Patio Presidente

Presidente de la Junta de Fiscales Dr. Pedro Superiores del Chavarry Vallejos Distrito Judicial de Lima.

Miembro

Gerente de la Oficina de Proyectos y Cooperacin Tcnica Internacional. Gerente de la Oficina de Seguridad y Archivo Central 5.1.5

Lic. Carmen Condorcha Vidal

Coronel PNP(r) Marco Antonio Roldan Bazn

Definicin de cambios que pueden ser aprobados sin revisiones

Se aprobarn cambios que tengan una duracin menor o igual a 1 da, que no sean parte de la ruta crtica, que no requieran el uso de ms de un recurso y que no involucren un costo adicional en el presupuesto (costo cero). 5.1.6 Integracin del control de cambios del alcance con el control integrado de cambios El procedimiento para el control integrado de cambios del alcance est contemplado como parte del control integrado de cambios del proyecto y siguen el mismo flujo de trabajo. 5.1.7 Requerimientos para solicitud de cambios al alcance del proyecto Los requerimientos de solicitud sern: a. Formulario de solicitud de cambios correctamente llenado. b. La solicitud sigue el flujo de solicitud de cambios establecido.