USO DE EXCEL Y ACCESS PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES ADMINISTRATIVAS EMPRESARIALES ACTIVIDAD 1 UNIDAD 1

INTRODUCCION

Hoy en da vivimos en un mundo que funciona con base a la informacin que se distribuye, se genera y se produce en uno y en otro lugar. Es as que a travs de la televisin, la radio, la prensa, la telefona mvil y la Internet la informacin viaja, se transmite y se retroalimenta en nuestros hogares, oficinas, sitios de diversin, educacin, etc. En fin la informacin se ha convertido en un elemento ms de nuestro diario vivir, sin percatarnos de la importancia que tiene su impacto en nuestra vida personal. El uso que le damos a la informacin se diferencia entre cada individuo, cada uno la usa segn como le convenga, por ejemplo: quien desea salir de casa sin carro a un lugar de su ciudad, se percata de consultar cual va a ser el estado del tiempo durante el da, con el fin de tomar la medida necesaria, llevar un paraguas. Otro en cambio podr consultar el hotel ms adecuado y conveniente al que pueda llegar y hospedarse en aquella ciudad a la que nunca antes ha conocido. Bueno la idea es usar la informacin para nuestro beneficio. Actualmente es imposible concebir la idea de vivir en un lugar al cual no est en contacto con el mundo, es decir, un lugar donde no exista la televisin, la radio, la prensa, la telefona mvil y mucho menos la Internet. Eso es inimaginable!, es desolador y puede causarle mucha tristeza, sentirse abandonado y como si estuviera fuera de este mundo. Realmente pensar que ese lugar no existe, pues eso precisamente puede sucederle a su negocio o empresa, el no contar con los canales de informacin suficientes que le ayuden a mantener su negocio conectado con el mundo mediante el uso adecuado de la informacin. La informacin se ha convertido en el Activo numero 1 de cualquier empresa o negocio, pues a travs de ella se puede establecer canales de comunicacin tanto al interior como al exterior de la misma que nos permitan detectar las debilidades y fortalezas, con el fin de crear estrategias de solucin para disminuir riesgos, fortalecer nuestras potencialidades y tener a nuestro favor varias ventajas competitivas con respecto a las dems empresas o negocios de nuestro ramo. Adems de proteger como si fuera nuestro mayor tesoro la informacin confidencial de nuestro negocio o empresa que se constituye en la base y pilar de nuestra actividad comercial y/o empresarial.

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IDENTIFICACION DE LA TI Y SI EN UN NEGOCIO O EMPRESA

SURTIDORA DE CARNES: SURTICARNES PANAMERICANA La surtidora se identific los siguientes sistemas de informacin: 1. Registro de compra/venta Cada producto exhibido en la vitrina de ventas est catalogado con un cdigo en la base de datos del sistema. El registro de compra/venta inicia desde que el cliente ingresa al almacn, el vendedor recibe el pedido ingresando la informacin a travs de una Palm PC, luego ste se lo enva al cajero mediante tecnologa Bluetooth quien recibe en el sistema de informacin el producto solicitado, la cantidad (peso en libras o litros) y tipo de producto que va a comprar (segn el pedido), entonces el cajero oprime un botn para ingresar mediante ste el cdigo correspondiente del producto a la base de datos de registro de compra y venta con el fin de registrar la transaccin solicitada. As pues el cdigo identifica al producto, luego el sistema despliega los dems datos relacionados con el mismo. Posteriormente se determina finalmente el valor que debe cancelar el cliente por la compra mediante la impresin del recibo de pago. Tecnologa: Palm PC Entradas: Base de datos en la que registra el pedido mediante la interfaz con la Palm PC Proceso: Verificacin desde la base de datos mediante un botn que internamente comprueba si el producto es parte del inventario del almacn. Si el producto existe el sistema devuelve los dems datos correspondientes al producto. Almacenamiento: Cuando se acepte la transaccin solicitada se procede a almacenarla en la base de datos del sistema de informacin. Salidas: Imprime recibo de pago (2) con copia al cliente para que pueda hacer algn reclamo del producto en el transcurso de las prximas 24 horas. Este recibo indica el producto, la cantidad, y los datos del cliente. Como contribuye al negocio: Tener control de pedidos para verificar si se hizo efectiva la venta desde el momento de solicitar el pedido hasta la cancelacin y compra del producto.

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Le permite tener un control sobre las ventas para determinar las ganancias producidas cada da, semana, mes, ao. Control de inventarios para determinar la cantidad de productos existentes tanto en la vitrina de ventas como en bodega. Tener un control sobre los productos para obtener la cantidad de veces que cada producto es vendido durante un da y determinar cual se vende con mayor frecuencia por da, semana, mes y ao.

2. Registro de clientes preferenciales Una vez registrada la compra el cajero solicita al cliente la cdula para verificar si el cliente existe en el sistema de registro de clientes preferenciales, si as lo fuera, este cliente recibe un punto para que pueda participar en el sorteo que la empresa realiza cada mes para todos sus clientes, si los puntos superan los 20 el cliente recibe el doble de puntos, incrementando las posibilidades de ganar el premio del mes. Si el cliente no est registrado todava (es nuevo) se le solicita el permiso de ingresarlo al sistema y si autoriza se digitan sus datos como cedula, nombres, apellidos, direccin y telfono para su ubicacin posterior en el caso de ganar un premio. Y se le abonan 5 puntos de obsequio. Tecnologa: Computador de escritorio, base de datos clientes preferenciales. Entradas: Base de datos en la que almacenan los clientes que autorizan otorgar sus datos al almacn. Proceso: Verificacin desde la base de datos para comprobar si el cliente existe o no en la base de datos y as activar el campo de puntaje obtenido, el cual es acumulable en la medida que realice ms compras en el almacn. Almacenamiento: Despus del proceso si el resultado devuelve que el cliente existe en la base de datos se acumular un punto ms a los que tena anteriormente, de lo contrario el cajero podr realizar el ingreso de los datos del cliente como cdula, nombres, apellidos, direccin, telfono y/o mvil e ingresar automticamente el campo puntaje inicialmente con 5 puntos a su favor por ser nuevo cliente. Salidas: Al Imprimirse el recibo de pago (2) de la transaccin efectuada en este se indicar entre los datos de la misma el puntaje obtenido por la compra del producto. Como contribuye al negocio: Tener control de clientes para verificar la frecuencia con que un determinado cliente realiza compras en este almacn y la preferencia del mismo (negocio) en la comunidad, lo que implica un aumento de la popularidad del negocio.

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Le permite mantener la clientela mediante actividades legales que son motivacin tanto para clientes como para el personal que trabaja en el almacn.

3. Sistema de seguridad monitoreo con cmaras de seguridad Mediante cmaras de seguridad ubicadas en puntos estratgicos del almacn que muestran imgenes dentro y fuera del mismo, y conectadas a una computadora que almacena en videos todos los movimientos del almacn durante las 24 horas de los 7 das de la semana, para enviar reporte a travs de internet una estacin de polica en caso de robo o atraco al mismo o se incurra en otra actividad criminal efectuada en el almacn. Apoyada con alarmas, detectores de metales y guardia de seguridad. En caso de que suenen las alarmas la computadora registra este elemento y automticamente alerta al guardia y las puertas se cierran para evitar una posible fuga. Tecnologa: Cmaras de seguridad, alarmas, detectores de metal y computador de escritorio (monitoreo) Entradas: Las cmaras de seguridad se conectan a un sistema de informacin de la computadora (monitoreo de seguridad) mediante una interfaz, en la que se registra continuamente cada persona que ingresa o sale del almacn, de igual forma los detectores de metal y las alarmas si emiten o detectan algo extrao alertan al sistema y este registra lo sucedido en el sistema. Proceso: Verificacin de informacin recibida continuamente para detectar algo extrao y as activar el sistema de alerta para emitir la orden de cerrar las puertas del almacn y realizar los procedimientos necesarios segn el caso. Almacenamiento: Continuamente el sistema almacena la filmacin que emiten las cmaras de video del almacn para poder posteriormente una revisin futura cuando se presente una situacin de robo, atraco o secuestro, dentro o fuera del almacn. Salidas: archivos de video y de registro de alertas que se pueden consultar en cualquier momento para buscar anomalas o casos extraos de los movimientos diarios en el almacn o que sean solicitados por parte de la polica.. Como contribuye al negocio: Tener control de seguridad mediante la grabacin clara de individuos que ingresan y salen del almacn mediante videos tomados de varias cmaras ubicadas en puntos estratgicos. Contribuye tambin para investigaciones legales en caso de atraco, perdida de dinero, productos o secuestros de personas que asisten a dicho lugar.

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Le permite mantener un status alto en la sociedad por la confiabilidad y seguridad que brinda a la clientela mediante una seguridad monitoreada mediante tecnologas como el internet, cmaras de seguridad, alarmas y detectores de metales, todos controlados por computador. Estos sistemas estn clasificados dentro de los de los Sistemas de apoyo a Operaciones como Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS), porque registran los datos resultantes de las transacciones (pedidos mediante Palm PC), y stos se procesan en tiempo real (de forma inmediata se registran las transacciones), tambin efectan actualizaciones (clientes existentes se actualizan los puntos acumulados por las compras para rifas mensuales), permitiendo la toma de decisiones (Premios efectua la empresa).

Para lograr una ventaja competitiva con negocios iguales requiere el uso de: El uso de varias Palm Pc para registrar pedidos desde la recepcin del almacn. Pagina web mediante la cual permita registrar la recepcin de pedidos que los clientes soliciten a domicilio o para recoger la compra despus de un tiempo determinado en dicho almacn. Para la cancelacin a domicilio el vendedor cuenta con una Palm PC para registrar la compra y recibir el dinero correspondiente al valor de la factura. El cliente deber imprimir el recibo desde internet para que sea firmado por el vendedor en el momento de cancelar su pedido.

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CONCLUSION

An en la actualidad vemos que hay empresas o negocios que no han adoptado las tecnologas de informacin como una herramienta bsica para su desarrollo y competencia. Las Tecnologas de Informacin agilizan los procesos en la toma de decisiones, pues permite la descentralizacin de las mismas, con el fin de que la informacin fluya ms rpidamente logrando en poco tiempo una solucin a diversos problemas o eventualidades que tenga la empresa, por que disminuye la intermediacin o tramitologa que debe superar la informacin en su trayecto pasando por los niveles jerrquicos desde los altos ejecutivos hasta el personal operativo. Adems las Tecnologas de Informacin permiten a una empresa o negocio mejorar el manejo e integracin de los datos procesados en los diferentes sistemas de informacin y unidades funcionales para consolidar dichos datos e incrementar la flexibilidad y coordinacin de la informacin otorgando a la empresa una ventaja competitiva, en lo concerniente a la reduccin de costos de operacin, flexibilidad organizacional, rapidez en la fluidez de la informacin y en la toma de decisiones tomando a la organizacin como un todo y no como un conjunto de unidades funcionales separadas e individuales, sin importar su ubicacin fsica. Las Tecnologas de Informacin son importantes en una empresa o negocio, pues le ayudan a mejorar la productividad de todas las funciones que se desarrollan en la empresa, y adems mejora y controla el flujo de informacin dentro de la misma y entre las dependencias o unidades que tenga el negocio. Una empresa o negocio que no explore estas tecnologas queda relegada del sistema econmico, comercial y organizacional, pues no es reconocida y tiende a desaparecer, en otras palabras puede ir al quiebre sino implementa un valor agregado a la organizacin, las reconocidas mundialmente Tecnologas de la informacin, ya que actualmente todos hacemos parte de la Era de la Informacin.

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