MINIT MESYUARAT KHAS MAJLIS MAKAN MALAM PIBG SJK (TAMIL) MENTAKAB BIL 5/ 2010 Tarikh Masa Tempat

: : : 28.10.2010 3.00 petang Bilik gerakan

Kehadiran : 1. En. P. James (Guru Besar) 2. En. M. Muniandy (Pengerusi) 3. En. Purushotaman (N. Pengerusi) 4. Pn.S. Anbarasi (Setiausaha) 5. Pn. K. Mageswary (GPK 1) 6. Pn. G. Sugandhi ( GPK HEM) 7. Pn. V. Tamilselvey (GPK KK) 8. Pn. S. Shanthini 9. En. R. Tamil selvan 10. En. P. Manoharan 11. En.L. Kannan Reddy 12. En. N. Nagarajan 13. Pn. L. Ambiga 14. Pn. Junainah 15. En. K. Vikneswaran 16. En. S. Suresh Rajah 17. En. M.P. Manivaasagam 18. En. J. Jayashri Selvendran 19. Cik. P. Kalaivani 20. Pn. S. Latha 21. Pn. K. Pushpa Tidak hadir 1. 2. 3. 4. 5. 6. :

Pn. D. Gnanam En. Gnanasekaran En. Ganesan Pn. Agalya Devi En. Rengganathan. En. Subramaniam

1. Ucapan Pengerusi 1.1 Pengerusi mengatakan bahawa masa untuk Jamuan Makan Malam tidak lama lagi dan perlu memerhatikan pekembangan dari masa ke semasa. 1.2 Semua persiapan harus diperhatikan sepenuhnya supaya tidak timbul masalah sebelum dan semasa jamuan Makan Malam berlangsung.

2. Persiapan majlis makan malam 2.1 Buku program telah disiapkan oleh AJK yang ditugaskan. Masih ada maklumat yang handak ditambah. Buku program yang lengkap akan dibentangkan pada mesyuarat akan datang iaiti pada 2hb November 2010. Tindakan : Pn. S. Anbarasi 2.2 En. Selvendran mengatakan bahawa LCD dan Projektor perlu disediakan untuk persembahan slide show. Beliau memberi cadangan bahawa, boleh menggunakan LCD dan Projektor yang sedia ada di dewan dan perlu meminta kebenaran dan membayar sewa kepada pihak sekolah. Beliau akan menghubungi En. Benjamin untuk tindakan seterusnya. Tindakan : En. Selvendran 2.3 2 meja makan akan dihias khas untuk VVIP makanan juga disediakan di meja . Bunga hiasan untuk meja akan disediakan oleh pihak sekolah.Atur cara akan dipaparkan di setiap meja makan berserta dengan menu makanan. Ini akan disediakan oleh pihak catering.10 orang telah dicadangkan untuk duduk di setiap meja VVIP. Pn. Junainah menyatakan bahawa makanan sudah ditetapkan . Harga untuk stand meja adalah RM 1.20 dan 140 stand diperlukan Tindakan : Pn. Junainah 2.4 Setiap meja akan diberi nombor supaya tidak berlaku kekeliruan semasa jamuan . Tatamu akan duduk mengikut nombor meja yang diberi. 2 kanopi dan 30 buah meja diperlukan oleh Golden Catering untuk memudahkan kerja meraka. Tindakan : En. Manoharan 2.5 Kuthu Vilakku yang besar diperlukan untuk agenda menyalakan pelita. Perlu pinjam dari Kuil Subramaniam dan perlu dihias cantik. Tindakan : Pn. Shanthini. 2.6 Kolam yang cantik dan menarik perlu ada untuk menghiasi tempat letak kuthu vilakku supaya nampak cantik dan menarik. Tindakan : Pn. Anbarasi 2.7 AJK untuk keselamatan telah diwujudkan supaya menjaga keselamatan di dewan. Tugasnya adalah menguruskan tempat parking untuk VVIP dan juga orang awam. AJK Keselamatan perlukan bantuan RELA atau pun Kadet Polis SMK Hwa Lian. En. Tamilselvan dilantik sebagai AJK Keselamatan dan beliau perlu menghubungi pihak SMK Hwa Lian untuk bantuan tersebut. Tindakan : En. Tamil Selvan 2.8 Roset dan kalungan malai disediakan untuk YB Dato Hj Saifudin Bin Hj Abdullah sebagai tanda penghargaan dan menghormati beliau.

2.9 Guru Besar memberi pandangan bahawa ada cadangan untuk untuk memanggil Pegawai Pelajaran Daerah , En. Puspanathan dan En. Poobalan untuk memeriahkan lagi majlis makan malam. 2.10 En. Selvendran memberitahu pelan A tatapi bahan untuk melaksanakannya belum dapat lagi dan En. Suresh Rajah pula memberitahu tentang pelan B. Pelan B pula dibuat secara gimik . AJK pelancaran mencadangkan cadangan yang unik dan menarik untuk memeriahkan majlis. Tindakan : AJK Pelancaran 2.11 Pengerusi menyuruh AJK Publisiti untuk menukar tempat Banner supaya boleh dilihat oleh orang ramai dengan jelas. En. Selvendran menyatakan saiz banner yang digantungkan semasa majlis adalah 17 x 5 kaki dan harganya RM 300. Warna banner ditukar dan banyak maklumat perlu ditambah. Sijil Kluster akan dipaparkan dalam banner tersebut. AJK publisiti juga bertanggungjawab untuk mempromosikan berita ini di surat khabar Malaysia Nanban, Makkal Osai, dan Sinaran. Tidak ketinggalan juga stesen radio seperti Minnal FM dan THR Raaga. Keratan Promosi juga akan diselitkan dalam surat khabar . Tindakan: AJK Publisiti 2.12 En. Selvendran mengatakan bahawa tiket untuk 113 meja telah dijual dan ditempah. 2.13 Persembahan pula adalah baratham, tarian kebudayaan, tarian 1 malaysia dan tarian bekas pelajar. Baju akan dipinjam dari sekolah berdekatan dan RM 100 diperlukan untuk membeli aksesori dan bahan solekan. Tindakan : AJK Persembahan 2.14 Pengerusi memutuskan bahawa 2 hb November 2010 mesyuarat terakhir untuk majlis ini. Segala persiapan perlu dibentangkan di mesyuarat nanti. Keputusan terakhir akan diputuskan dengan sebulat suara. 2.15 Baju Koperat untuk YB dan juga AJK PIBG perlu ditempah.

2.16 Scroll sebagai tanda penghargaan akan diberi kepada semua yang memberi sumbangan yang banyak. 2.17 AJK Fotografi adalah En. Gnanasekaran . Beliau harus membuat persiapan untuk mengambil gambar di jamuan. 3.0 Hal-hal lain 3.1 Pengerusi bertanya mengenai bilangan komputer yang masih beroperasi. Cik. Kalaivani mengatakan bahawa 16 komputer masih beropersi dan 4 lagi sedang diperbaiki. 3.2 AJK kecil perlu bermesyuarat untuk mengetahui perkembangan mereka. 3.3 11bh November 2010 adalah raptai penuh di dewan pada pukul 3.00 petang.

3.4 En. Manoharan mengatakan lagu lama dan baru akan dimainkan di dewan semasa jamuan dijalankan. Skrip untuk DJ juga perlu diberi awal untuk memudahkan beliau. 3.5 Pn. Junainah memberi cadangan bahawa satu frame boleh disediakan untuk YB menurunkan tandatangan dan ia juga boleh disimpan sebagai kenangan bersejarah. 4.0 Penutup Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 4.45 petang.

Disediakan oleh ,

Disahkan oleh,

---------------------, (PN. S. ANBARASI)

----------------------------(EN. MUNIANDY A/L MUNUSAMY)