Apostila de Compras

4
1.
1.1 CONCEITO
ADMINISTRAO DE COMPRAS
Comprar significa: procurar, adquirir e providenciar a entrega e recebimento de materiais, para a manuteno, a expanso e o funcionamento de uma Empresa. 1.2 OBJETIVOS
A identificao dos objetivos, depender do nvel de abrangncia perante a prpria Empresa. inerente como atividade de linha espera ser acionada pelas vrias Unidades da Empresa. Filosofia de Atuao Adquirir bens e/ou servios: deve atuar como um rgo Prestador de Servios. na qualidade desejada; no momento preciso; pelo menor preo possvel; na quantidade desejada. 1.3 ORGANIZAO DA REA DE COMPRAS
1.3.1 Centralizao / Vantagens maior poder de presso do comprador, junto ao fornecedor, em razo de forte economia de escala, na fabricao e venda dos produtos; uniformizao dos preos entre todas as unidades da Empresa; melhor gesto de estoque; homogeneidade dos procedimentos gerais de compras.
1.3.2 Descentralizao / Vantagens maior afinidade do comprador, com os problemas locais de fornecimento; maior agilidade no atendimento das necessidades de sua prpria unidade; maior autoridade e responsabilidade para a administrao local;
Elaborada por: Wanderley Pimenta - Av. Conselheiro Furtado, no. 3520 apto. 804 S. Braz Belm Par Fone:091-xx-242-5261/242-5265 E-mail: wkp@interconect.com.br
5 COMPRAS
1.3.3 Relaes Internas x Externas forte relacionamento tanto interno com externo; emite e recebe informaes de todas as partes; um rgo assessor para todas as unidades da Empresa; tem total independncia nas suas decises, porm deve trabalhar coeso na ao com os demais rgos da Empresa.
Finanas Marketing Transportes
Produo
COMPRAS
Materiais
Fornecedores Governo
Mercado
1.3.4 Compras no Contexto do Planejamento Tomada de Decises: Exigem tcnicas mais apuradas No podem ser tomadas isoladamente Tem que fazer parte do contexto organizacional Deve refletir o que a Empresa deseja do Depto. de Compras
Posio Estratgica na Empresa:
Alta fonte geradora de lucros Deve ser informada sobre tudo o que se passa na Empresa; Tem que participar da formulao do planejamento global da Empresa.
6 COMPRAS
1.3.5 Organograma (Modelo simplificado)

Gerente de Compras
Comprador Pleno
Comprador Pleno
Auxiliar de Compras
Auxiliar de Compras
NO PERMITIR QUE ELEMENTOS EXECUTEM AS MESMAS ATIVIDADES, INDEPENDEMENTE DO CARGO QUE OCUPAM. Sntese das Funes Auxiliar de Compras: Datilografia de Pedidos Cobrana de Propostas Auxlio ao Follow-Up Atendimento Superficial a Fornecedores Arquivo em Geral Protocolos Elaborao de Pedidos Simples Comprador: Negociao com Fornecedores Follow-Up Comparao de Propostas Negociao dos Itens de Valores Significativos Anlise Financeira de Propostas mais Complexas Desenvolvimento de Produtos / Fornecedores Visitas Tcnicas Elaborao de Pedidos Complexos
Comprador Senior:
Gerente de Compras:Planejamento / Organizao / Gesto de Pessoal Orientao Permanente / Controle Negociao Itens Especiais / Relacionam. Interno e Externo
COMPRAS
1.3.6 Hierarquizao de Competncias

DI R E T O RI A DI R E T O R G E R. C O M P R A S G E R. I N D U ST R. G E R E N T E R E A S U PE R V. C O M P R A S S U PE R V. P C P S U P E R V. R E A
COMPETNCIA DE DECISES
Gerncia de Suprimentos
(em US$)
REQUISITAR AQUISIO DE MATERIAIS Produtivos: - at 30.000 ............................................................................................................. - de 30.001 at 300.000........................................................................................... - acima de 300.000..................................................................................................
X X X
Improdutivos: - at 2.000 ............................................................................................................... - de 2.001 at 20.000 ............................................................................................ - de 20.001 at 200.000 ....................................................................................... X - acima de 200.000.................................................................................................. X Destinados ao Ativo Fixo: - at 1.000 ............................................................................................................... - de 1.001 at 10.000 ............................................................................................ X - acima de 10.000.................................................................................................... X
X X
AUTORIZAR COMPRA DE MATERIAIS (Pedidos) Produtivos: - at 500 ..................................................................................................................

- de 500 at 2.000 ................................................................................................................. - de 2.001 at 100.000 ........................................................................................................... X X
- de 100.001 at 500.000 ...................................................................................... X - acima de 500.000.................................................................................................. X -
Improdutivos: - at 200 .................................................................................................................. - de 201 at 2.000 ................................................................................................ - de 2.001 at 50.000 ............................................................................................. X - de 50.001 at 200.000.......................................................................................... X - acima de 200.000 ................................................................................................. X Destinados ao Ativo Fixo: - at 800 .................................................................................................................. - de 801 at 20.000 .............................................................................................. X - de 20.001 at 150.000 .......................................................................................... X - acima de 10.000.................................................................................................... X
8 COMPRAS Manual de Normas e Procedimentos
Identificao de Fluxos Padronizao de Atividades Treinamento de Pessoal Aprimoramento de Funes
1.4
FLUXO BSICO DE UMA REA DE COMPRAS
COMPRAS
1.5
MODALIDADES ALTERNATIVAS DE COMPRAS 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 Compras de Pequeno valor Compras em Fornecedores Locais Compras por Contrato de Fornecimento Compras de Material Importado Compras de Material sob Desenho
1.6
1.6.1
QUALIFICAO DE FORNECEDORES Aspectos da Capacitao
1.6.2 Jurdica Comercial Tcnica Financeira
1.6.2 Critrios de Pontuao Qualidade = x pontos Preo = y pontos Atendimento = z pontos
10 COMPRAS
Exerccio prtico: Informar qual a melhor opo de fornecimento, de acordo com os dados abaixo: 1 - Pontuao: Qualidade Preo Atendimento 40 pontos 35 pontos 25 pontos
2 Dados Estatsticos de fornecimento de 1 kg de ferro fundido:

FORNECEDOR QUALIDADE LOTE LOTE RECEBIDO ACEITO PREO ATENDIMENTO
A B C
30 42 25
27 40 20
4,50 5,50 6,00
85% 90% 95%
1o. Passo: Estabelecer o % de aceitao e no. de pontos correspondente ao item QUALIDADE: % de Aceitao Fornec. A: 27 / 30 * 100 = 90% Fornec. B: 40 / 42 * 100 = 95% Fornec. D: 20 / 25 * 100 = 80% Nmero de Pontos Fornec. A: 90% * 40 = 36 Fornec. B: 95% * 40 = 38 Fornec. D: 80% * 40 = 32
2o. Passo: Estabelecer o nmero de pontos correspondente ao item PREO: Fornecedor A = 4,50 Fornecedor B = 5,50 Fornecedor C = 6,00 Se A o menor preo, ento: A = 35 Clculo de B:4,50 x 35 / 5,50 B = 28,6 Clculo de C:4,50 x 35 / 6,00 B = 26,2 pontos pontos pontos
3o. Passo: Estabelecer o nmero de pontos correspondente ao item ATENDIMENTO: Fornecedor A = 85% Fornecedor B = 90% Fornecedor C = 95%
ITEM QUALIDADE PREO ATENDIMENTO TOTAL DE PONTOS
Clculo de A: 85 x 25 / 95 A = 22,4 pontos Clculo de B: 90 x 25 / 95 B = 23,7 pontos Se C o melhor atendimento, ento: C = 25 pontos
FORNEC. A 36.0 35.0 22.4 93.4 FORNEC. B 38.0 28.6 23.7 90.3 FORNEC. C 32.0 26.2 25.0 83.2
Ser o Fornecedor B, a melhor opo? Analisar, levando em considerao, a QUALIDADE do Fornecedor B.
11 COMPRAS
1.7
SELEO DE FORNECEDORES
1.7.1 Quanto ao Aspecto Classificatrio Classe do Item A B C X Y Z Quanto ao Valor Quanto Essencialidade
Item tipo X - no interfere na produo ou operao da Empresa; Item tipo Y - interfere proporcionalmente; Item tipo Z - Interfere diretamente. No pode faltar. Assim, temos: 1 Produto que combine as classificaes: A e Z Requer muito cuidado no processo seletivo Considerar capacitaes: Comercial Tcnica Financeira 2 Produto que combine as classificaes: C e X Requer muito pouco ou nenhum cuidado no processo seletivo Considerar capacitao: Comercial
1.7.2 Quanto Capacidade de Produo Neste caso, deveremos considerar: As necessidades (quantitativas) da Empresa; Capacidade de produo do Fornecedor ; Necessidades dos demais Clientes deste Fornecedor. Lembremo-nos que:
NENHUM FORNECEDOR VAI PRODUZIR, EXCLUSIVAMENTE, PARA UM NICO CLIENTE
12 COMPRAS
1.7.3 Formas Simples de Seleo O Comprador recebe a Requisio de Compras e escolhe, a seu livre critrio, quais os Fornecedores que apresentaro cotao; O Comprador recebe a Requisio de Compras e uma Lista de Fornecedores habilitados, indicados pelo Setor de Cadastro de Fornecedores; com base nesta Lista, o Comprador selecionar aqueles que apresentaro cotao; O Comprador recebe a Requisio de Compras e a indicao de Fornecedores que devero ser consultados. Neste caso, ele no poder indicar outros Fornecedores; 1.7.4 Consulta ltima Compra O Comprador dever considerar o Fornecedor e os parmetros da ltima compra.
1.8
SOLICITAO DE PROPOSTAS
1.8.1 Solicitao x Apresentao da Proposta Verbal Tipos de itens: C e X 1.8.2 Solicitao Verbal x Apresentao por Escrito Tipos de itens: B e Y 1.8.3 Solicitao x Apresentao da Proposta por Escrito Tipos de itens: A e Z
13 COMPRAS
1.9
AVALIAO DE PROPOSTAS
1.9.1 Dados Mnimos Necessrios na Proposta Descrio do Material Quantidade a ser adquirida Nome do Fornecedor Preo Unitrio Impostos Preo Total Condies de Pagamento (*) Prazo de Entrega Validade da Proposta Condies de Reajuste de Preos Custo de Frete, Embalagem, etc. (**)
(*) Condies de Pagamento: DD = Dias da Data DFM = Dias Fora o Ms DFQ = Dias Fora a Quinzena DFS = Dias Fora a Semana Custo de Frete, Embalagem, etc.. FOB = Free on Board CIF = Cost, Insurance, Freight C&F = Cost and Freight
(**)
1.9.2 Momento do Pagamento

Antecipado No Pedido Contra-Apresentao Vista Com Identificao de Prazo = 30; 60; 45; 30/60/90
1.9.3 Quanto Exeqibilidade do Preo

FORNEDOR A B C D PREO UNIT. 2.750,00 3.225,00 2.990,00 1.550,00 PAGAMENTO 15DDL 30DDL 30DDL 60DDL ENTREGA 40 dias 30 dias 25 dias 30 dias
Dever-se- adquirir sumariamente do Fornecedor D, em razo do menor preo e da melhor condio de pagamento?
14 COMPRAS
1.10
TICA NA REA DE COMPRAS
1.10.1 Estabelecer Rodzio entre Compradores Evitar a convivncia permanente com os mesmos Vendedores, das mesmas Empresas e sempre dos mesmos tipos de Materiais; Manter a motivao inicial; Possibilidade de abertura de novos horizontes; Melhoria do desempenho profissional, em benefcio da organizao;
1.10.2 Relacionamento Interno e Externo Manter postura de confidencialidade com pessoal no pertencente rea de Compras; Manter, permanentemente, atitude de seriedade, no relacionamento, com Fornecedores e demais pessoas externas Empresa; No fazer solicitaes com intuito de proveito prprio ; Assegurar a confidencialidade das condies comerciais dos demais Fornecedores e Prestadores de Servio;
1.11
COMO OBTER LUCRO EM UMA REA DE COMPRAS $ $ $ $ $ $ $ $ Evitar as compras de Emergncias Estabelecer especificaes corretas Buscar parcerias com Fornecedores, evitando futuras falhas Identificar e eliminar a burocracia excessiva Eliminar ingerncias de outras reas Melhorar Negociao e Controlar Ganhos Reduzir prazos de entrega Reduzir Lead-time
15 COMPRAS
2.
2.1 CONCEITO
NEGOCIAO
o processo atravs do qual, as partes envolvidas se deslocam de suas posies originais, inicialmente divergentes, para um ponto no qual o acordo possa ser realizado. 2.2 2.3 ASPECTOS CHAVES EM UMA NEGOCIAO Definio conjunta do problema Considerao dos aspectos tangveis e intangveis Personalidades das negociaes Relacionamento anterior entre as partes Local da negociao Criatividade para se encontrar solues PLANEJAMENTO PARA A NEGOCIAO Defina suas prprias metas Antecipe as metas da outra parte Determine as reas de provvel acordo Desenvolva alternativas para conciliar reas de provvel discordncia Definir claramente: preo, prazos, qualidade, etc...
LEMBRE-SE:
O ACORDO BOM, QUANDO BENEFICIA AMBAS AS PARTES (GANHA x GANHA)
Todos devem ganhar! Sentir-se vencedor - Empresa e Cliente ou Fornecedor. Por isso NO ENGANE; NO MINTA; NO D ORDENS.
16
COMPRAS
2.4
FECHAMENTO DA COMPRA / VENDA
No decorrer da negociao, existem vrios momentos em que se pode tentar fechar a compra / venda. Essa etapa ocorre naturalmente, quando se realizou uma boa abordagem ao Cliente, que realmente necessita do nosso produto. O fechamento da compra / venda, normalmente ocorre quando fazemos uma pergunta ao Cliente na qual se confirma que ele concorda e vai comprar o que realmente oferecemos a ele. Muitas vezes no se tem 100% de certeza de que o Cliente est no ponto de fechar a compra / venda. Nesses casos, para se checar, usa-se frases mais ou menos assim: Se resolvermos o preo, o Senhor leva o produto? Tudo bem? Posso mandar preparar o produto para a entrega?
2.5
DICA
Aps o fechamento NO continue a vender o seu produto. Trate de amenidades (evite assuntos polmicos como: religio, poltica, futebol, etc..).
17 COMPRAS
3.
ADMINISTRAO DE MATERIAIS
Planejamento de Materiais - A Base do Sistema de Compras de uma Empresa
1.
Estimativa com o custo de materiais na Empresa
DESEMBOLSOS ANUAIS
MATERIAIS R$ .........% PESSOAL R$ ..........% OUTROS

TOTAL
R$ ......... %
R% 100 %
Obs.: As despesas com materiais, podero variar de 30 a 60% nas despesas da Empresa.
18 COMPRAS
O LUCRO DE UMA EMPRESA COMEA PELO SEU DEPARTAMENTO DE COMPRAS.
Quanto melhor a Administrao dos Materiais da Empresa, mais eficiente ser o desempenho do Departamento de Compras e, por extenso, menor sero os custos com estoque na Empresa e maior o seu lucro. 3.1 Objetivos da Administrao de Materiais Assegurar a maior disponibilidade de material na Empresa, com menor aplicao de Capital; Considerar no suprimento do material: - prazo - qualidade - quantidade - preo Otimizar os custos administrativos da rea de materiais; Otimizar os custos operacionais da rea: - transporte - estocagem - conservao - distribuio 3.2 Definio dos Objetivos da Administrao de Materiais Para se definir os objetivos da Administrao de Materiais, necessrio conhecer:
1.1 1.2 1.3
A importncia da rea de Materiais, para o sucesso da Empresa; As principais funes e tarefas da rea; O inter-relacionamento com outras reas
19 COMPRAS
3.3
Definio das Funes da Administrao de Materiais Para se definir as funes da Administrao de Materiais, necessrio conhecer: 3.1 Aspectos fsicos do material; 3.2 Aspectos administrativos e fiscais; 3.3 Aspectos do fluxo de informaes, que devem acompanhar toda a
transao.
3.4
Inter-relacionamento da Administrao de Materiais
20
GERNCIA DE SUPRIMENTOS
PLANEJAMENTO DE MATERIAIS
ADMINISTRAO DE MATERIAIS
RECEBER / ESTOCAR / DISTRIBUIR
PLANEJAMENTO
COMPRAS
CONTROLE
21 COMPRAS
3.5
A Importncia do Estoque Para avaliarmos a importncia da presena de um item no estoque, faz-se necessrio conhecermos: 5.1 Qual o custo para a Empresa, de um dia de parada de produo, quando falta material? 5.2 Quanto representa para a Empresa, o volume de descontos que ela pode obter dos Fornecedores, quando um bom Planejamento de Compras de Materiais, evita compras de emergncia e evita o volume planejado de produo? 5.3 Qual o significado da economia de mo-de-obra que se obtm, quando a organizao dos estoques acompanha os processos da Organizao?
DEVEMOS BUSCAR A ENTENDER, AS POSSIBILIDADES DE OTIMIZAO DA REA DE PLANEJAMENTO DE COMPRA DE MATERIAIS, VISTO QUE, INFLUENCIANDO DIRETA OU INDIRETAMENTE EM TODAS AS REAS DA EMPRESA, SIGNIFICA QUE O SEU BOM OU MAU DESEMPENHO TEM, NORMALMENTE, GRANDES CONSEQNCIAS PARA A EMPRESA.
22 COMPRAS
3.6
PLANEJAMENTO DE NECESSIDADES DE MATERIAIS
Para estabelecermos as Necessidades de Compra de Materiais, necessrio, em primeiro lugar, que se conhea a natureza do tipo de demanda do tem. 3.6.1 Tipos de Demanda Segundo a natureza do item, sua demanda poder ser: 1. 2. demanda dependente demanda independente
Para a demanda dos itens dependentes, a Gesto dever ser feita utilizando-se a tcnica de MRP (Planejamento de Necessidades de Materiais). Para a demanda dos itens independentes, a Gesto dever ser feita utilizando-se tcnicas estatsticas (de maior ou menor grau), conforme as necessidades da Empresa. Caractersticas da Demanda Dependente: derivada de um outro item / evento componentes de um produto materiais aplicados em uma obra materiais usados em manuteno preventiva produtos em uma Central de Distribuio para filiais
Caractersticas da Demanda Independente: no relacionada com outro item / evento produtos acabados itens de manuteno corretiva
23
COMPRAS
3.6.2 A Previso da Demanda Previso da Demanda dos Itens Dependentes - MRP A aquisio efetuada, considerando-se a Quantidade a Produzir de um determinado produto e o percentual de participao de cada item naquele produto. Vamos supor que desejamos produzir-se 1.000 T do produto X, que, para sua elaborao, apresenta a seguinte composio: Item A Item B Item C Item D Item E 25% 15% 30% 40% 20%
Logo, a quantidade a entrar no processo, seria: Item A Item B Item C Item D Item E 25% 15% 30% 40% 20% x x x x x 1.000 = 250 T 1.000 = 150 T 1.000 = 300 T 1.000 = 400 T 1.000 = 200 T
Para determinarmos as quantidades a comprar de cada item, necessitamos conhecer a situao de cada item no estoque. Assim, ao consultarmos a ficha de cada item, encontramos, por exemplo, a seguinte situao: ITEM A B C D E ESTOQUE DE SEGURANA 50 30 60 80 40 QUANTIDADE NO ESTOQUE 100 50 80 80 60 REQUISIO DE COMPRAS (RC) 0 50 100 0 0
Aplicando-se a frmula do MRP (Lgica do Algoritmo), teremos: QC = (% do Item x Quantidade a Produzir) + ES - ESTOQUE RC QC(A) = (25% X 1.000) + 50 - 100 QC(B) = (15% X 1.000) + 30 0 = 200 80
50 - 50 =
QC(C) = (30% X 1.000) + 60 - 80 - 100 = 180 QC(D) = (40% X 1.000) + 80 - 80 0 = 400
24
QC(E) = (20% X 1.000) + 40 - 60 -
0 = 200
25 COMPRAS
Previso da Demanda dos Itens Independentes - Tcnicas estatsticas A aquisio efetuada, considerando-se um determinado Consumo Mdio, partir do registro histrico do consumo daquele item. Em funo desse histrico, a forma de demanda poder ter um dos seguintes formatos: Forma de Eixo ou Grfico de Serra
E
ES T
Com este formato, a reposio efetuada no nvel PR (Ponto de Ressuprimento). As quantidades retiradas, variam intermitentemente (85, 120, 70,...) Forma de Forjado
ES T
Com este formato, a reposio efetuada no nvel ES (Estoque de Segurana). As quantidades retiradas, so conhecidas e padronizadas(100, 100, 100,...).
26 COMPRAS
Estabelecendo consideraes sobre:
Estoque de Segurana Lote de reposio Tempo de Reposio

Ponto de Reposio Simples
(Atingiu o nvel, ressupre)
PR ES
TR
= Estoque Disponvel
ES = Estoque de Segurana PR = Ponto de Reposio D = Demanda ou Consumo Mdio Mensal (CMM) TR = Tempo de Reposio ou Prazo Mdio de Recebimento (PM) IR = Intervalo de Ressuprimento ou Intervalo de Cobertura (IC) Q = Lote de Reposio PR = ES + (D x TR)
Q = D x IR
27 COMPRAS
Uma outra forma de calcularmos os nveis de estoque, pode ser representado pela seguinte parametrizao:
E(Max) ES PR CMM PM IR = Estoque Mximo ou Estoque Disponvel (E) = Estoque de Segurana = Ponto de Reposio = Consumo Mdio Mensal ou Demanda = Prazo Mdio de Recebimento ou Tempo de Reposio (TR) = Intervalo de Cobertura ou Intervalo de Ressuprimento (IR)
E(max) = [(PM x k) + PM + IC] x CMM
PR
PR
= [(PM x k) + PM] x CMM

= E(max) - IC
ou:
ES ES
= PM x k x CMM = PR - PM
ou:
Exerccio: Calcular os estoques mximo, mnimo e de reposio, considerando: Consumo Mdio Mensal Prazo Mdio de Recebimento Intervalo de Cobertura Mdia de dias de atraso (k) = = = = 1 (uma unidade por ms) 4 meses 3 meses 12 dias => 0,4 do ms (12/30 = 0,4)
28 COMPRAS
Na previso de demanda, devemos ainda considerar: 1. FUTURO INDEPENDE DO PASSADO Nesse caso, efetuar seguintes tcnicas, de preferncia, combinadas: Pesquisa de Mercado Integrao com Clientes / Vendedores Indicadores Setoriais / Macroeconmicos 2. PASSADO O MELHOR INDICATIVO DO FUTURO Nesse caso, atuar utilizando-se: Tcnicas Estatsticas 3. ELEMENTOS DA DEMANDA Sazonal Tendncia Irregular Eventual ESTATSTICA Mdia Aritmtica Mdia Ponderada Mdias Mveis Mnimos Quadrados Curvas de Sazonalidade Frmulas Simples Uniforme Sazonalidade Uniforme Tendncia Sazonalidade Sazonalidade com Tendncia HISTRICO PARA PREVISES Sadas Sadas Tcnicas nas Faltas Correo de Dias teis no Mes Desconsiderar: Sadas anormais Sadas promocionais Crises / greves
4.
5.
29
COMPRAS
CLCULO DA DEMANDA
MDIA ARITMTICA
Exemplo: Item = 2121.4213 - 4

PERODO CONSUMO TOTAL DO TRIMESTRE MDIA ARITMTICA MDIA MVEL TRIMESTRAL JAN 17 FEV 20 51 17 17 MAR 14 ABR 20 54 18 17.5 MAI 8 42 14 16.3 JUN 5 33 11 15 JUL 26 39 13 14.6 AGO 32 63 21 15.7 SET 14 72 24 16.8
30
COMPRAS
3.7
NVEIS DE ESTOQUE - CONCEITOS DE MANUTENO
PRINCIPAIS ARGUMENTOS PARA AUMENTAR O NVEL DOS ESTOQUES Maiores estoques, menor probabilidade de falta; Clientes tero mais chances de receberem os itens no exato momento das suas compras; Vendas e lucro aumentam; Probabilidade de no futuro, os clientes fazerem compras adicionais.
MAIOR ESTOQUE
MELHOR SERVIO
PRINCIPAIS CUSTOS DE SE MANTER ESTOQUES EM NVEIS MAIS ELEVADOS

Aumento de exigncia de capital, para financiar estoque adicional; Instalaes para armazenar estoque adicional; Maior obsolescncia; Investimentos em equipamentos; Mo-de-obra para trabalho burocrtico; Armazenamento; Embalagens; Limpeza e proteo do estoque; Seguro.
31 COMPRAS
SINTOMAS DE UMA GESTO DE ESTOQUES INEFICIENTE
Faltas freqentes de materiais; Falta de espao para armazenamento Atrasos freqentes no atendimento das solicitaes Baixa rotatividade dos estoques Grande nmero de compras urgentes; Grande flutuao de Capital de Giro, empregado nos estoques; Atritos freqentes entre o pessoal da empresa por problemas de material.
REFLEXOS DE UMA GESTO DE ESTOQUES EFICIENTE
Reduo das compras de emergncia Reduo nas perdas, devido obsolescncia Cumprimento dos prazos de entrega Maior giro dos estoques Melhor servio ao Cliente / Usurio
32 COMPRAS
3.8
CLASSIFICAO DE MATERIAIS
3.8.1 CUIDADOS NO CADASTRAMENTO Mltiplo Critrio Classificatrio Codificao Item Significativo x No Significativo Dgito Verificador Alfa Numrico x Numrico
Descries Padro de Descrio Sumariada Especificao Tcnica
Referncia de Fabricantes Aplicao Informaes para Gesto Demandas Previstas Criticidade Quantidades mnimas por Retiradas Sugesto de Estoque (ou no)
3.8.2
CLASSIFICAO QUANTO AO TIPO DE APLICAO
3.8.2.1 Quanto ao Tipo Matria-prima Componentes Material em Processo Produto Acabado Material para Operao Material para Manuteno Material de Expediente
33
COMPRAS
3.8.2.2 Quanto ao Valor determinado pela Curva A B C. Exemplo: Classe A B C No. de Itens 5% a 15% 20% a 30% 55% a 75% Valor 60% a 90% 10% a 30% 5% a 10%
3.8.2.3 Quanto Criticidade
Determinando a acuracidade do item:

ITEM 0225 0 1576 1 3023 2 4255 3 4276 4 5455 5 5678 6 5980 7 SISTEMA (INFORMADO) 125 1.066 45 456 6.789 2 345 678 FSICO (CONTADO) 125 1.066 43 457 6.788 2 336 655 PERCENTUAL DE ACERTO 100,00% 100,00% 95,50% 100,21% 99,98% 100% 97,39% 96,61%
34
TOTAIS: 9.506 9.472 99,64%
COMPRAS
3.9
CODIFICAO DE MATERIAIS
3.9.1 OBJETIVOS Desenvolver mtodos de codificao para, de uma maneira simples, racional, metdica e clara, identificar os materiais; Definir instrues tcnicas de Controle de Estoque e indispensveis ao bom desempenho das unidades de trabalho; Permitir as atividades de Gesto de Estoques e Compras; Facilitar a padronizao de materiais; Evitar duplicidade de itens em estoque; Facilitar o controle contbil dos estoques. Compras,
3.9.2 PRINCPIOS DA CODIFICAO Dividir o universo de materiais em grandes grupos, de acordo com a sua classificao, numerando-os de 01 a 99; Exemplo: 01 02 12 15 material de escritrio material de segurana material eltrico metais, etc....
Dividir os grupos em sub-grupos de materiais com caractersticas semelhantes e genricas, numerando-os de 01 a 99; Exemplo: do grupo 15 metais, dividimos: 01 - metais ferrosos 02 - metais no ferrosos Dividindo-se o novo sub-grupo, teremos: Exemplo: do grupo 1502 metais no ferrosos, poderemos dividir em: 01 2 3 4 bronze lato chumbo antimnio, etc....
35 COMPRAS
O ltimo grupo de nmeros, ser o identificador do material, representado pela seqncia crescente de 001 a 999; Exemplo: do grupo 150203 metais - no ferrosos - chumbo, temos: 001 - chumbo em lingote. 002 - chumbo em lenol de 0,50m de largura x 3,18mm (1/8) de espessura. 003 - chumbo em lenol de 0,50m de largura x 4,86mm (3/16) de espessura 004 - chumbo em lenol de 0,50m de largura x 6,35mm (1/4) de espessura antimnio, etc....
3.9.3 Montagem do Cdigo Material: chumbo em lenol de 0,50m de largura x 3,18mm (1/8) de espessura. Cdigo: 15 02 03 002
Grupo : Metais
Sub-grupo : Metais no Ferrosos Classe : Chumbo
Nmero identificador
36 COMPRAS
3.10
PADRONIZAO DE MATERIAIS
3.10.1 OBJETIVOS Diminuir o nmero de itens em estoque; Simplificao dos materiais; Permitir as compras em grandes lotes; Diminuir o volume de trabalho do Compras; Diminuir os custos de estocagem; Reduzir a quantidade de itens estocados; Substituir materiais de preos elevados por outros de menor preo; Adquirir os materiais com maior rapidez; Evitar a diversificao de materiais de mesma aplicao; Economizar nos consertos e substituio de peas; Obter maior Qualidade e Uniformidade.
3.10.2 NORMAS PARA PADRONIZAO 3.10.2.1 Levantamento de Dados Catlogo de Materiais Almoxarifados Usurios Compras Simplificao Verificar se o material realmente apresenta interesse para a padronizao; Analisar se as informaes fornecidas pelos setores que procederam os levantamentos de dados, foram obtidos de forma eficiente; Solicitar os teste, se for o caso, a serem efetuados pelos rgos tcnicos e demais setores envolvidos, de forma a se obter todas as informaes necessrias para a perfeita simplificao dos materiais; Com as informaes e resultados dos testes, o Setor de Planejamento de Compras e os rgos envolvidos, preenchero o Relatrio de Simplificao de Materiais, definindo o material a ser padronizado. Especificao do Material Padronizado Ser clara, precisa e concisa; Fornecer todos os elementos necessrios a facilitar o recebimento do material; No conter caractersticas desnecessrias que aumentem o preo do material e a dificuldade de sua aquisio; Evitar, com a descrio do material, a restrio do nmero de concorrentes; Corresponder s especificaes comerciais e industriais de uso corrente.
3.10.2.2
3.10.2.3
37 COMPRAS
3.11
AVALIAO DE PERFORMANCE
3.11.1 QUANTO AO INVESTIMENTO Estoque Mdio

E EM = N
Cobertura (Base Futuro)

C = N E = DP1 + DP2 + DP3 + ....+ DPN
Cobertura (Base Passado)

E C = DM
Giro (Base Anual)

DR G = EM
N E EM E
= Nmero de perodos = Estoque no Perodo = Estoque Mdio = Somatrio dos Estoques
DP = Demanda Prevista DR = Demanda Real (anual) DM = Demanda Mdia
38 COMPRAS
3.11.2 QUANTO AO ATENDIMENTO Nvel de Servio (por encomenda)

PEDIDOS ATENDIDOS NA DATA PROMETIDA NS = PEDIDOS PROMETIDOS PARA O PERODO x 100
Nvel de Servio (do Estoque)

OCORRNCIA DE ITENS C/ ESTOQUE NO PERODO NS = DIAS TEIS x No. DE ITENS x 100
ITENS
DIAS TEIS S T
X X
TOTAIS
Q
X X X
Q
X X X X X
S
X X X X
S
X X X X
Q
X
S
X X X X X
S
X X X X X
T
X X X X X
S
X
T
X X X X
Q
X X X X
Q
X X X X
S
X X X X
20 15 20 18 20 13 86
1755 4321 6969 8118 9536 TOTAIS
X X
X X X
X X X X
X X X X
X X X X
X X X X
X X X X
X X X X
X X
X X
X X
X = Dias com estoque > 0 (zero)
39
COMPRAS
AVALIAO DE PERFORMANCE
3.11.3 QUANTO CONFIANA NOS CONTROLES
Nvel de Exatido nos Estoque

NMERO DE INFORMAES CORRETAS ACURACIDAE = NMERO DE INFORMAES VERIFICADAS x 100
Lucratividade do Investimento
LUCRO RETORNO SOBRE = O INVESTIMENTO (ROI) x 100 INVESTIMENTO
LUCRO = VENDAS - CUSTOS INVESTIMENTO = IMOBILIZADO + DISPONVEL + ESTOQUE

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Finanas Marketing Transportes

Posio Estratgica na Empresa:

1.3.5 Organograma (Modelo simplificado)

1.3.6 Hierarquizao de Competncias

AUTORIZAR COMPRA DE MATERIAIS (Pedidos) Produtivos: - at 500 ..................................................................................................................

- de 100.001 at 500.000 ...................................................................................... X - acima de 500.000.................................................................................................. X -

8 COMPRAS Manual de Normas e Procedimentos

Identificao de Fluxos Padronizao de Atividades Treinamento de Pessoal Aprimoramento de Funes

FLUXO BSICO DE UMA REA DE COMPRAS

QUALIFICAO DE FORNECEDORES Aspectos da Capacitao

1.6.2 Jurdica Comercial Tcnica Financeira

1.6.2 Critrios de Pontuao Qualidade = x pontos Preo = y pontos Atendimento = z pontos

2 Dados Estatsticos de fornecimento de 1 kg de ferro fundido:

4,50 5,50 6,00

85% 90% 95%

Ser o Fornecedor B, a melhor opo? Analisar, levando em considerao, a QUALIDADE do Fornecedor B.

NENHUM FORNECEDOR VAI PRODUZIR, EXCLUSIVAMENTE, PARA UM NICO CLIENTE

1.9.2 Momento do Pagamento

1.9.3 Quanto Exeqibilidade do Preo

TICA NA REA DE COMPRAS

O ACORDO BOM, QUANDO BENEFICIA AMBAS AS PARTES (GANHA x GANHA)

FECHAMENTO DA COMPRA / VENDA

Estimativa com o custo de materiais na Empresa

MATERIAIS R$ .........% PESSOAL R$ ..........% OUTROS

O LUCRO DE UMA EMPRESA COMEA PELO SEU DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

Inter-relacionamento da Administrao de Materiais

RECEBER / ESTOCAR / DISTRIBUIR

PLANEJAMENTO DE NECESSIDADES DE MATERIAIS

QC(C) = (30% X 1.000) + 60 - 80 - 100 = 180 QC(D) = (40% X 1.000) + 80 - 80 0 = 400

QC(E) = (20% X 1.000) + 40 - 60 -

Estabelecendo consideraes sobre:

Estoque de Segurana Lote de reposio Tempo de Reposio

E(max) = [(PM x k) + PM + IC] x CMM

= [(PM x k) + PM] x CMM

Exemplo: Item = 2121.4213 - 4

NVEIS DE ESTOQUE - CONCEITOS DE MANUTENO

PRINCIPAIS CUSTOS DE SE MANTER ESTOQUES EM NVEIS MAIS ELEVADOS

SINTOMAS DE UMA GESTO DE ESTOQUES INEFICIENTE

REFLEXOS DE UMA GESTO DE ESTOQUES EFICIENTE

Descries Padro de Descrio Sumariada Especificao Tcnica

CLASSIFICAO QUANTO AO TIPO DE APLICAO

3.8.2.3 Quanto Criticidade

Determinando a acuracidade do item:

Sub-grupo : Metais no Ferrosos Classe : Chumbo

3.11.1 QUANTO AO INVESTIMENTO Estoque Mdio

Cobertura (Base Futuro)

Cobertura (Base Passado)

Giro (Base Anual)

= Nmero de perodos = Estoque no Perodo = Estoque Mdio = Somatrio dos Estoques

DP = Demanda Prevista DR = Demanda Real (anual) DM = Demanda Mdia

3.11.2 QUANTO AO ATENDIMENTO Nvel de Servio (por encomenda)

Nvel de Servio (do Estoque)

1755 4321 6969 8118 9536 TOTAIS

X = Dias com estoque > 0 (zero)

3.11.3 QUANTO CONFIANA NOS CONTROLES

Nvel de Exatido nos Estoque

LUCRO = VENDAS - CUSTOS INVESTIMENTO = IMOBILIZADO + DISPONVEL + ESTOQUE

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