A FUNO GERENCIAL NA BIBLIOTECA UNIVERSITRIA

Alba Costa Maciel Marlia Alvarenga Rocha Mendona1 UFF/IACS/Departamento de Documentao Rua Prof. Lara Vilela, 126 Niteri, RJ, Brasil E-MAIL = <alba@megaline.com.br> e marilia@interclub.com.br RESUMO

Comenta sobre o fato de as bibliotecas universitrias serem consideradas organizaes que interagem constantemente com o meio ambiente que as cerca, o que exige dos bibliotecrios conhecimentos e habilidades especficas, que os permitam atuar com eficincia neste cenrio mutante e economicamente instvel. Constata que, apesar de se caracterizarem como uma organizao sem fins lucrativos, esta turbulncia ambiental lhes confere algumas caractersticas semelhantes s das empresas privadas. Faz referncia s teorias administrativas, principalmente Teoria Contingencial, objetivando informar sobre as tendncias gerenciais para as organizaes contemporneas neste tempo de mudanas Apresenta a abordagem clssica para as funes gerenciais, mostrando a existncia de outras abordagens, especialmente a dos papis gerenciais de Mintzberg. Tenta mostrar que caractersticas preconizadas pelo contingencialismo podem ser adotadas tambm pelas unidades de informao, apresentando duas experincias ocorridas em bibliotecas universitrias brasileiras. Palavras-chave: Gerncia de biblioteca universitria. Funes gerenciais. Organizao hologrfica. INTRODUO

As mudanas que vm ocorrendo na sociedade contempornea, a um ritmo cada vez mais acelerado obriga-nos a refletir sobre como estas mudanas esto afetando o gerenciamento das bibliotecas universitrias brasileiras.

Professora do Departamento de Documentao/Mestre em Cincia da Informao. Professora do Departamento de Documentao/ Mestranda em Administrao.

Preocupa-nos, de maneira especial, o comportamento dos bibliotecrios-gerentes, face s necessidades de se atualizarem, com vistas a acompanhar as mudanas impostas pela ambincia.

Torna-se

importante

aos

gerentes,

conhecer

as

tendncias

administrativas

contemporneas, como tambm as teorias administrativas que as fundamentam, para que possam ser adaptadas e aplicadas s bibliotecas universitrias, pois, apesar de serem organizaes sem fins lucrativos, as turbulncias ambientais lhes confere algumas caractersticas semelhantes s das empresas privadas.

No entanto faz-se necessrio conhecer as funes de um gerente, para que se possa repensar as funes do gerente-bibliotecrio, como forma de introduzir melhorias em seu desempenho.

AS ORGANIZAES CONTEMPORNEAS

As bibliotecas universitrias no so organizaes autnomas, e sim organizaes dependentes de uma organizao maior - a Universidade, portanto sujeitas a receberem influncias externas e internas do ambiente que as cercam.

Mudanas acontecem cada vez mais rpidas no cenrio mundial, nacional, regional, local e organizacional, como conseqncia do desenvolvimento da cincia e tecnologia que vm colocando no mercado cada vez mais globalizado e competitivo, tecnologias que afetam as organizaes no tocante s estruturas e s formas de gerncia.

A histria da administrao tem mostrado que o desenvolvimento das organizaes est ligado histria da humanidade e reflete as mudanas ocorridas na sociedade, ao mesmo tempo em que aponta para a necessidade de se criar tcnicas administrativas condizentes com as necessidades emergentes destes cenrios.

Assim, pressionada pela Revoluo Industrial, a administrao comeou a se desenvolver: surgiu o grupo racionalista com as escolas Clssica e a Burocracia; a Teoria das Relaes Humanas como uma reao abordagem formal clssica; o Comportamentalismo promovendo a transio entre o movimento das relaes humanas e os que se seguiram; o Estruturalismo e a Teoria dos Sistemas e a tendncia de estudarem as organizaes sob o ponto de vista totalizante. E num cenrio em que a incerteza uma constante, provocada pela instabilidade econmica, poltica e social, surgiu a Teoria Contingencial que herdou da Teoria dos Sistemas a nfase dada ambincia, como fator importante e propulsor das mudanas na estrutura e funcionamento das organizaes. Flexibilidade e adaptao tornam-se palavras chave do contingencialismo e, ao mesmo tempo em que mostra uma reao ao ambiente, sugere uma adaptao a esse ambiente.

Segundo Motta (1993, p, 111): "(...) tornou-se necessrio reverter as prticas organizacionais existentes para conquistar novas idias de flexibilidade, mais ajustveis s mudanas, ambigidades e contradies do mundo contemporneo".

Numa perspectiva ps-contigencialista, j se critica o excesso de contingencialismo, ou seja, considerado negativo tanto os antigos excessos de estrutura quanto a pouca estrutura. Verificou-se tambm que, por mais mutvel que seja o ambiente, existem algumas condies em que ele se mantm estvel por um perodo mais demorado.

Sobre este aspecto, Motta (1993, p.117) comenta que: "(...) a estrutura de uma organizao determina, em parte quais os fatores ambientais que sero percebidos no meio ambiente - que influenciado pela prpria ao da organizao".

Para conviver com este cenrio em que a incerteza uma constante, as organizaes em geral, e as bibliotecas universitrias em particular, resguardadas suas peculiaridades, precisam se adequar situao vigente, principalmente aquelas organizaes calcadas em propostas que apresentam uma rigidez estrutural, capaz de provocar um choque com uma realidade que no as permitam mais atender aos propsitos para os quais foram criadas.

MODELO CONTEMPORNEO DE ORGANIZAO

Tem-se constatado que, modernamente, no existe, em princpio, uma melhor maneira de se estruturar uma organizao, tornando-se necessrio considerar formas alternativas de estruturas que permitam s organizaes se adaptarem s constantes provocaes da ambincia.

A organizao hologrfica surge como um modelo de organizao que apresenta propostas para se enfrentar esta era de incertezas, e segundo Moscovicci (1988, p. 108): "(...) a abordagem holstica preconiza o modelo hologrfico como o caminho apropriado da transformao organizacional para a realidade emergente da mudana do sculo XX para o sculo XXI".

Considerando que a estrutura dependente do ambiente, e que este muda no tempo e no espao, conclui-se que a estrutura deveria ser igualmente varivel e fosse fruto de uma adaptao constante a essas mudanas.

Ao mesmo tempo uma organizao no pode sobreviver na dependncia absoluta de variaes ambientais. Precisa de alguma regularidade estrutural para enfrentar todas essas incertezas e que seja, ao mesmo tempo, simples e flexvel.

Esta simplicidade viria, segundo Motta (1995, p. 122) atravs de uma descentralizao administrativa e da adoo de sistemas de informao mais geis e acessveis a todos da organizao, caracterizado como "(...)um modelo de organizao descentralizada, com unidades autnomas que refletem, a princpio, o todo organizacional".

Seriam organizaes projetadas com base em equipes de trabalho, com menos hierarquia em sua estrutura, responsabilidade compartilhada, com redundncia funcional e predominncia de um sistema intensivo de comunicao, podendo contribuir para se conseguir a flexibilizao necessria s organizaes contemporneas.

FUNES GERENCIAIS OU ADMINISTRATIVAS

As funes gerenciais em uma biblioteca so aquelas de cunho administrativo e responsveis pela ativao de todas as funes meio ou fim e pelo seu direcionamento e ajuste s metas e objetivos do sistema.

A complexidade dos sistemas de informao e todas as mudanas e modernidades a que esto sujeitos hoje em dia, exigem que os bibliotecrios conheam bem as funes administrativas que lhes so afetas.

Sabe-se que um administrador se encontra a todo momento planejando, organizando, dirigindo, coordenando e avaliando. um processo ininterrupto, constitudo por atividades interligadas, justapostas e contnuas, no obedecendo a nenhuma ordem hierrquica (Pires & Gaspar, 1981, p 31).

Este conjunto de atividades - planejamento, organizao, coordenao, direo e controle pertence chamada abordagem clssica da administrao, identificada por Henri Fayol em 1916.

Segundo Dias (1985, p.39) , essa abordagem clssica "(...) teve enorme influncia, atestada por uma srie de outras abordagens dela derivadas, bem como pela sua utilizao na organizao de cursos e textos de administrao e na prtica dos administradores".

Seguindo ainda esta linha clssica, Arantes (1998, p. 131) distingue trs funes como componentes do processo gerencial: o planejamento, a direo e o controle, caracterizando-as como:

a) planejamento: processo que antecede ao, exige reflexo e auxilia a tomada de deciso. Estabelece, para cada parmetro em questo, os resultados que se pretende atingir no futuro, levando o administrador a definir, previamente, o que, por que, como, quem deve fazer, o quanto, quando e onde deve ser feito.

b) direo: a funo responsvel pela implementao dos planos e pelo acompanhamento de sua execuo: (ibid.) Inclui desde a designao at a

capacitao dos responsveis pela execuo dos planos, responsabilizando-se tambm pela coordenao da execuo, para que os resultados sejam satisfatrios, atravs da adequada alocao dos recursos e da aplicao dos mtodos mais corretos.

c) controle: a funo destinada a verificar se os resultados planejados esto sendo alcanados atravs das operaes executadas. Permite adotar aes corretivas visando corrigir os desvios detectados durante a avaliao.

No entanto, existem outras abordagens para as funes gerenciais. Segundo Dias (1985, p. 37), "uma abordagem moderna de grande impacto a dos papis gerenciais, desenvolvida por Mintzberg".

Mintzberg tenta mostrar que os gerentes no so aquelas pessoas meditativas e disciplinadas conforme consta de inmeros livros didticos, o que comprovado por ele atravs de estudos realizados que mostram os gerentes envolvidos com questes dirias "(...) colhendo suas prprias informaes, tomando rpidas e s vezes apressadas decises" (Mintzberg, 1977, p.23).

Segundo esta teoria, Mintzberg

(ibid., p.27-29) trabalha com 3 (trs) categorias

bsicas, representada por papis gerenciais, classificados como:

papis interpessoais papis informacionais papis decisrios

Os papis interpessoais decorrem do status e autoridade inerente aos cargos administrativos, so, em grande parte, de natureza social e legal, implicando no relacionamento do gerente com representantes da organizao, com os subordinados e com indivduos ou grupos externos organizao.

Os papis informacionais esto diretamente ligados s informaes recebidas pelos gerentes, com a finalidade de se inteirar do que acontece na organizao, e posteriormente transmitidas aos subordinados ou quando se torna o porta-voz da unidade/organizao, falando em seu nome.

Os papis decisrios relacionam-se s tarefas de tomar decises, seja atravs das atividades de planejamento, solucionador de problemas, alocador de recursos, negociador, dentre outras.

Dias (1985, p.45-46) comenta ainda que esses papis bsicos so usados por todos os tipos de administrao, ressaltando a possibilidade de existirem outros, desempenhados por grupos especficos de administradores, e que sofrem influncia, principalmente, da rea de atuao do gerente.

Importante considerar tambm as mudanas que a introduo de novas tecnologias informacionais vm provocando nos servios meios e fins das bibliotecas universitrias e na

necessidade de seus gerentes se adaptarem a elas, pois, segundo Oliveira (1994, p. 417) a automao nos servios bibliotecrios est alterando no s a distribuio destes servios mas a criao de muitos outros o que tem "(...) forado a redefinio de algumas funes, influenciando organizacional". relacionamentos interpessoais, repercutindo seriamente na estrutura

Ao gerente ainda so apontadas na literatura, algumas caractersticas que o capacitariam a desempenhar com eficcia sua funo, caractersticas estas condizentes com o contexto atual, como por exemplo flexibilidade, ser inovador, participativo, comunicativo dentre outras.

MUDANAS BRASILEIRAS

ORGANIZACIONAIS

EM

BIBLIOTECAS

UNIVERSITRIAS

medida que as organizaes se desenvolvem e se tornam mais complexas, faz-se necessrio uma preocupao maior com a sua administrao.

Segundo Dias (1985, p. 52), a preocupao com a administrao de bibliotecas s comeou a acontecer recentemente e recomenda: "H uma grande necessidade de se dar mais ateno administrao de bibliotecas como um meio de enfrentar os problemas, sempre presentes de escassez de recursos, e tambm para aumentar a eficcia nesse aspecto do trabalho do bibliotecrio".

Considerando o cenrio atual em que as bibliotecas universitrias esto inseridas, j se encontram informaes sobre a preocupao em ajust-las s necessidades impostas pela sociedade.

Assim que, atravs de comunicaes encontradas na literatura da rea, principalmente em anais do Seminrio Nacional de Bibliotecas Universitrias, publicados na dcada de 90, nota-se a preocupao da utilizao do planejamento estratgico como forma de lidar com as ameaas e oportunidades oferecidas pela ambincia.

Como experincia prtica no tocante a mudana estrutural, existe a da UERJ Universidade do Estado do Rio de Janeiro, em que

"(...)evidenciou-se a necessidade de uma reavaliao da estrutura para adequar o Sistema de Bibliotecas - SISBI s novas demandas informacionais de uma comunidade cada vez mais exigente, em termos de rapidez e eficincia explorando suas potencialidades e otimizando a sua estrutura organizacional sistmica" (UERJ, 1997, p.1). A nova estrutura proposta pela UERJ (ibid. p.155-156) tem a forma de rede - a REDE SIRIUS - e tem como filosofia de trabalho "(...) o cooperativismo e o compartilhamento que caracterizam a atuao de redes (...)", estando as bibliotecas reunidas em grandes reas que correspondem aos Centros Universitrios, acompanhando as tendncias contemporneas da administrao, e cujas

"aes relativas aquisio, processamento tcnico, indexao, servios e produtos de informao dependem, essencialmente da demanda da comunidade de usurios especializados e diferentes umas das outras, na nova estrutura proposto um comit coordenador...e com representante de cada biblioteca dos respectivos centros...".

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Outra mudana significativa foi a ocorrida na Biblioteca da Faculdade de Sade Pblica/USP que promoveu uma reorganizao e reestruturao, visando, segundo Andrade et al. (1998, p.311) "(...) alcanar prestao de servios de qualidade ao usurio do meio acadmico e profissional em face das novas tecnologias de informao e comunicao e dos novos processos de trabalho". Implantada em incios de 1977, foi planejada procurando atender s necessidades de se criar um modelo que considerasse o cliente como foco central da organizao e com uma nova estrutura organizacional capaz de permitir a flexibilidade necessria aos tempos atuais (ibid.).

Adotou-se a organizao horizontal, modelo que, segundo Andrade et al. (ibid.), j vem sendo tratado na literatura com aplicaes em bibliotecas, tendo por princpio bsico o trabalho em equipes e a participao da alta gerncia, num compartilhamento de responsabilidade e objetivo.

um modelo de gesto que envolve a integrao de recursos, apoia-se em equipes autogerenciadas que trabalham em conjunto fazendo parcerias e, de tempos em tempos feito rodzio nas equipes, compartilham espao fsico e recursos tecnolgicos e materiais.

No entanto, Andrade et al. (ibid., p. 316) comentam que:

"O impacto dessas mudanas foi muito forte, o que trouxe dificuldade de adaptao ao meio fsico, exatamente oposto ao que se estava habituado salas sem portas, visibilidade total entre as atividades de atendimento ao usurio e de trabalho, mas que deveria propiciar melhores facilidades para implantao do novo modelo organizacional e de gesto."

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CONCLUSES

As bibliotecas universitrias, como todas as organizaes contemporneas, esto sentindo o reflexo que a turbulncia ambiental lhes vm transmitindo. Seus usurios precisam acompanhar o ritmo das mudanas para se sentirem adaptados ao mundo que se apresenta e poderem atuar com eficincia em seus campos de trabalho.

Sentimos que possvel s bibliotecas universitrias se aproveitarem de experincias vividas pelas empresas privadas, desde que essas experincias sejam devidamente adaptadas considerando suas caractersticas especficas.

A flexibilizao das estruturas, o trabalho em equipes, o compartilhamento e o cooperativismo j esto presentes em algumas bibliotecas universitrias brasileiras, apesar de sabermos que envolvem uma mudana considervel de comportamento, sendo, por isso, um processo lento na obteno dos resultados.

notrio, entretanto, que mudanas so necessrias e que o bibliotecrio-gerente precisa estar preparado para realiz-las no momento oportuno. Conhecendo as funes de um moderno gerente e as transformaes necessrias biblioteca, com vistas a oferecer servios adequados s necessidades informacionais de seus usurios, estar apto a exerc-la com eficincia.

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ABSTRACT

Academic libraries, as organization which keep a constant interaction with internal and external environement, demand out librarians with expertise and special habilities in order to act with effectiveness in a changing economic scenary. In spite of Academic libraries being non-profit organizations, they have some characteristics similar to private organizations. Administrative theories, mainly the Contingencial Theory are visited in order to inform library managers about contemporary administrative tendencies. Classical approach to gerencial functions and Mintzberg's functions are discussed. Two recents brazilian academic libraries experiences are shown in order to prove that the use of existing models is possible in information units. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

ANDRADE, M. T. D. de et al. Mudanas e inovaes: novo modelo de organizao e gesto de biblioteca universitria. Ci. Inf., Braslia, v. 27, n. 3, set./dez. 1998. ARANTES, N. Sistemas de gesto empresarial: conceitos permanentes na administrao de empresas vlidas. 2. ed. So Paulo: Atlas, 1998. 439p. DIAS, E. J. W. A abordagem dos papis gerenciais de Mintzberg e sua aplicao a bibliotecas e centros de informaes. R. Esc. Bibliotecon. UFMG, Belo Horizonte, v. 14, n. 1, p. 37-54, 1985. MINTZBERG, H. As atribuies do administrador, fico e realidade. Dilogo, v. 10, n. 1, 1977. MOSCOVICCI, F. Renascena organizacional. Rio de Janeiro: Livros Tcnicos e Cientficos, 1988. Cap. 6: A organizao hologrfica, p. 105-109. MOTTA, P.R. Gesto contempornea: a cincia e a arte de ser dirigente. 9. ed. Rio de Janeiro: Record, 1998. 256 p. OLIVEIRA, S. M. de. Impacto da tecnologia no estilo gerencial de unidades de informao. In: CONGRESSO LATINO-AMERICANO DE BIBLIOTECONOMIA E DOCUMENTAO, 2/ CONGRESSO BRASILEIRO DE BIBLIOTECONOMIA E DOCUMENTAO, 17, Belo Horizonte, 1994. Anais... Belo Horizonte: Associao dos Bibliotecrios de Minas Gerais/ Escola de Biblioteconomia da UFMG, 1994. 820p. p. 415-428.

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PIRES, J. de G., GASPAR FILHO, W. Elementos de administrao: uma abordagem brasileira. 2. ed. Rio de Janeiro: Ed. Rio, 1981. 296 p. UERJ. Grupo Especial de Trabalho. Proposta de nova estrutura do sistema de bibliotecas da UERJ. Rio de Janeiro, 1997. 2v.

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