Nicols Snchez Acevedo Universidad EAN - Maestra en Gestin de Proyectos Electiva OPM3 (Organizational Project Management Maturity Model)

) Escrito Gestin de Programas 4 de noviembre de 2011

Gestin de integracin y comunicaciones: claves en el xito de la gestin de programas

En el prctica de la gestin de proyectos, definida bajo los parmetros del PMI, y (Project Management Institute) plasmados en el PMBoK (Project Management Body of Knowledge), se pueden encontrar y articular nueve reas de conocimiento que permiten a los gestores, gerentes y/o participantes de un proyecto, identificar las reas en las que se debe hacer nfasis durante la gestin del mismo, unas en mayor medida que otras, dependiendo de las caractersticas del proyecto. Sin embargo, en general todas las nueve reas mencionadas, de acuerdo con el criterio del autor de este escrito, cobran una relevancia igual de importante en el manejo de un proyecto.

De igual forma, al analizar el estndar definido por el PMI para la gestin de programas, entendiendo estos como el conjunto de proyectos interrelacionados, se pueden encontrar reas de conocimiento propias de esta prctica, nueve tambin para ser precisos. Sin embargo, se quiere destacar en esta ocasin la gran relevancia, nuevamente bajo criterio del suscrito autor, de dos reas de conocimiento en particular de la gestin de programas: la gestin de la integracin y la gestin de las comunicaciones.

Teniendo en cuenta que un programa es una iniciativa caracterizada por la operacin y ejecucin de varios proyectos particulares y relacionados, queriendo decir que puede existir un impacto directo de cada uno de los proyectos a uno o ms de los dems, la gestin de la integracin puede ser considerada uno de las reas que requiere mayor foco, atencin y buena gerencia, ms que en la gestin de proyectos. Dicha rea de conocimiento propende por la integracin de las actividades y procesos tal vez ms importantes de la gestin de un programa, como el desarrollo de un plan de gestin, la ejecucin coordinada de los proyectos del programa, el manejo eficaz y eficiente de los recursos y el monitoreo y seguimiento del desempeo conjunto de los proyectos frente a la consecucin de beneficios, hasta la finalizacin y cierre del programa. Analizando los procesos relacionados anteriormente, es claro que la gestin de la integracin de un programa est presente y abarca todo el ciclo de vida de un programa, sin dejar espacio a vacos o debilidades en alguno de ellos, a riesgo de fallar en una o ms de las dems reas de conocimiento y poniendo en riesgo los objetivos y beneficios del programa.

Por su parte, la gestin de las comunicaciones en el desarrollo de un programa, cobra una relevancia importante al establecer y proveer los medios necesarios para identificar, dar a conocer y comunicar adecuada y oportunamente los aspectos relevantes de cada proyecto, hacia los dems proyectos y hacia una posible PgMO (Program Management Office Oficina de Gestin de Programas); dichos aspectos, soportados por los procesos tendientes a la generacin de un plan de comunicaciones, distribucin de informacin y el reporte del desempeo del programa, sern los habilitadores para la toma oportuna de decisiones y la anticipacin de posibles acciones que pueden evitar o mitigar riesgos del programa y desviaciones en tiempo, costos o alcance de los proyectos del mismo.

En conclusin, tanto la gestin de las comunicaciones como la gestin de la integracin, reas de conocimiento que cuentan con participacin en los diferentes grupos de procesos definidos por el PMI, pueden ser consideradas para la gestin de programas, las reas de conocimiento a las que mayor importancia, atencin y esfuerzo debera destinar un gerente o director de programa.