UNIVERSIDAD NACIONAL JOS FAUSTINO SNCHEZ CARRIN FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES ECONOMICAS Y FINANCIERAS ESCUELA ACADMICO PROFESIONAL DE CIENCIAS

CONTABLES Y FINANCIERAS

LIBROS Y REGISTROS VINCUALDOS CON ASUNTOS TRIBUTARIOS

Apellidos y Nombres: Ramos Santiago Marco Antonio

HUACHO PERU 2010

DEDICATORIA El presente trabajo est dedicado a todas las personas que deseen conocer las normas vigentes con relacin a los libros y Registros Contables y su importancia.

INTRODUCCION

El presente trabajo est orientado al adecuado cumplimiento con la obligacin de llevar los Libros y Registros Contables de acuerdo a las normas tributarias vigentes, ya que los mismos constituyen una herramienta fundamental para obtener informacin, evaluar la

eficiencia, desempeo de las diversas reas y cumplir adecuadamente sus obligaciones. As, en funcin a la informacin anotada en los libros y registros se elaboran los Estados Financieros, permitiendo cubrir las necesidades comunes de informacin de una amplia gama de usuarios. En efecto, dado que en ellos se anotan las operaciones realizadas por los contribuyentes, se proporciona a la Administracin Tributaria evidencia documentaria constituyndose tambin en una herramienta al momento de realizar sus laborares de fiscalizacin y verificacin. En atencin a dichas razones, resulta sumamente importante que los contribuyentes cumplan adecuadamente con su obligacin de llevar los libros y registros que exigen las normas tributarias segn resulten obligados en funcin a su forma de constitucin, actividad nivel de ingresos entre otros parmetros, cumpliendo con los requerimientos legales, a fin que los mismos ofrezcan garanta y tengan validez para efectos legales.

NDICE

Pgina

CARTULA DEDICATORIA INTRODUCCIN

CAPTULO I LIBRO Y REGISTROS 1.1 Inventario y Balance. 1.2 Libros y Registros Auxiliares 06 08

CAPTULO II LIBROS Y REGISTOS VINCULADOS A ASUNTO TRIBUTARIOS 2.1 Facultad de la SUNAT 2.2 Importancia y Principales Obligaciones 2.3 Libros y Registros Obligatorios 2.4 Sistema de Contabilidad. 2.5 Normas Relacionadas. 11 12 14 16 19

CAPTULO III CONTABILIDAD COMPLETA Y SIMPLIFICADA 3.1 Contabilidad Completa. 3.2 Contabilidad Simplificada 22 23

CAPTULO IV CONTENIDO DE LA RESOLUCION 234-2006/SUNAT 4.1 Legalizacin. 25

4.2 Empaste de los Libros y Registros en Hoja Suelta y Continuas. 29 4.3 Plazo Mximo de Atraso de los Libro y Registro. 4.4 Requisitos Generales en llevanza de los Libros y Registros. 29 30

CAPTULO V FORMATO E INFORMACION VIGENTE A PARTIR 01.07.2010

5.1 Antecedentes. 5.2 Sistema de llevados de Libros y Registros. CAPITULO VI APLICACIN PRCTICA 6.1 Enunciado Caso Prctico CONCLUSIONES BIBLIOGRAFA

34 35

36 42 43
5

CAPITULO I LIBROS Y REGISTROS Como Anteriormente lo mencionamos los Libros y Registros constituyen una Herramienta fundamental para obtener Informacin, evaluar la eficiencia y desempeo de las diversas reas y cumplir adecuadamente sus obligaciones por lo que; el artculo 33 del Cdigo de Comercio establece que en general todo negocio (sea una persona natural o jurdica) debe llevar necesariamente, con la finalidad de proteger los intereses que confluyen en la empresa, los siguientes libros contables: Inventarios y Balances, Diario, Mayor (Libros Principales) y los dems libros que ordenen las leyes especiales (Libros y Registros Auxiliares obligatorios). De esta forma, en general, a manera de resumen se puede decir que todo negociante debe llevar los siguientes libros y registros: Libros y registros que debe llevar todo negocio libros principales: Diario, Mayor, Inventarios y Balances. Libros auxiliares obligatorios: Registro de Compras, Registro de Ventas, Libro Caja y Bancos, Registros de Control de Inventario (kardex en unidades o valorizado), Registro de Control de Bienes del Activo Fijo, Registro del Rgimen de Retenciones, Registro del Rgimen de Percepciones, entre otros.

 Libros auxiliares voluntarios: Registro de control de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, libro bancos, libro de caja chica, etc.

1.1 LIBROS PRINCIPALES 1.1.1 INVENTARIOS Y BALANCES. Este libro de conformidad con el artculo 37 del cdigo de comercio se constituye al iniciar las operaciones conteniendo la relacin detallada del inventario inicial, es decir: La relacin exacta del Activo: Dinero, Valores, crditos, efectos por cobrar, bienes muebles e inmuebles, mercaderas y efectos de todas clases, registrados a su valor real. La relacin exacta del pasivo: deudas, y toda clase de obligaciones pendientes. La relacin exacta del Patrimonio: diferencia entre el activo y el pasivo que viene a ser el capital, con el que inicia sus operaciones Asimismo anualmente al final el ejercicio se registrara en este libro el inventario de cierre, es decir, los saldos detallados en la cuenta del Balance General a la fecha de cierre del ejercicio. (Activo, Pasivo y Patrimonio)

1.1.2 LIBRO DIARIO Se trata de un libro cuyo primer asiento registra el inventario inicial, que segn el artculo 38 del Cdigo de Comercio registra seguidamente en orden cronolgico, da por da. Todas las operaciones, que sern transferidas al libro Mayor. 1.1.3 LIBRO MAYOR En este libro se traslada cada asiento de Diario por orden riguroso de fechas, Conforme a lo establecido por el Art 39 del cdigo de comercio a cada una de las cuentas empleadas. Se abre en forma de cuenta, trasladando las cifras al debe o al haber segn corresponda.

1.2 LIBROS Y REGISTROS AUXILIARES 1.2.1 REGISTROS AUXILIARES OBLIGATORIOS Son los Libros en las cuales se detallan y desarrollan las cuentas y anotaciones que se lleva en los registros Principales y cuyas cuentas anotaciones guardan una intima relacin con las cuentas del mayor, o que sirvan de preparacin para las anotaciones del Libro Diario. Estos registros deben ser llevados en forma obligatoria, segn las leyes o reglamento que correspondan. Entre otros tenemos los siguientes: Libro caja.
8

 Registro de Venta. Registro de Compra Registro de Inventario Permanente en Unidades y/o valorizado. Libro de retenciones Inciso e) y f) del artculo 34 del TUO LIR, de ser el caso. Planilla de Pagos. Registro, Tarjeta o sistema de Control de Activo Fijos.

1.2.2 REGISTRO AUXILIAR VOLUNTARIOS Cualquier otro que una empresa lleve. Es decir, son aquellos que se podrn llevar en forma voluntaria para mantener o mejorar la marcha de la empresa y administracin de un negocio. Podramos incluir lo siguiente: Caja Chica. Libro bancos. Libro de documentos por Cobrar. Libros de documentos por pagar. Libro de cuenta Corrientes. Libro analtico de Gastos.

CAPITULO II LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS Los libros contables tienen una doble funcin toda vez que constituyen las herramientas fundamentales para obtener la informacin, evaluar la eficiencia y el desempeo de las diversas areas y cumplir adecuadamente sus obligaciones, pero tambin proporcionan a la Administracin Tributaria la evidencia documentaria por lo que constituyen una herramienta al momento de realizar las labores de fiscalizacin y verificacin. Con la finalidad de facilitar la funcin Fiscalizadora de la Administracin Tributaria, el artculo 87 del Cdigo Tributario requiere dentro de las obligaciones de los Administrados, entre otros, llevar los Libros de contabilidad u otros Libros y Registros exigidos por las leyes, reglamentos, o por Resolucin de

Superintendencia de la SUNAT conforme a lo establecido en las normas pertinentes y conservarlo mientras que los tributos no se encuentren prescritos; dicho de otra forma el cumplimiento de un deber contable.

10

2.1 FACULTAD DE LA SUNAT PARA ESTABLECER CONDICIONES Y REQUISITOS EN LOS LIBROS CONTABLES Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS Conforme a lo ya mencionado, el sustento para que la administracin Tributaria regule los aspectos relacionados con las obligaciones que deber cumplir el contribuyente en los Libros y Registros Vinculados a asuntos tributarios se encuentra en las siguientes normas: Numeral 16 Articulo 62 TUO del Cdigo Tributario: La SUNAT, mediante Resolucin de Superintendencia, establecer el procedimiento para autorizar libros, actas, registros contables u otros libros. Asimismo, sealara los requisitos, formas, condiciones y dems aspectos en que debern ser llevados los libros y registros, as como establecer los plazos mximos de atrasos. Numerales 4 y 7 articulo 87 TUO del Cdigo Tributario: Los deudores Tributarios deben de llevar los Libros Contables u otros libros y registros de acuerdo a las normas establecidas, en castellano y en moneda nacional. Asimismo, debern almacenar, archivar y conservarlo Libros y Registros mientras el tributo o este prescrito y comunicar a la SUNAT, en un plazo de 15 das, la prdida o destruccin de los mismos.
11

En virtud a dicha facultad, la SUNAT emiti la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT (30.12.2006) regulando respecto a los Libros y Registros vinculados a Asuntos Tributarios en un solo cuerpo legal, el procedimiento de autorizacin de dichos libros y registros y otras formalidades a cumplir tal como esquemticamente se muestra a continuacin:

2.2 IMPORTANCIA Y PRINCIPALES OBLIGACIONES El objetivo de la formulacin de Estados Financieros confiables, es que reflejen la verdadera y real situacin financiera de la empresa, en base a la cual los socios o terceros podrn tomar decisiones eficientes; Justamente, uno de los terceros

interesados en revisar tanto los libros y registros como los

12

Estados Financieros, es el Estado. Por lo tanto, dado que en los libros y registros se anotan las operaciones realizadas por los contribuyentes, stos proporcionan a la administracin tributaria evidencia documentaria constituyndose tambin en una

herramienta al momento de realizar sus laborares de fiscalizacin y verificacin. En efecto, con la finalidad de facilitar la funcin comprobadora de la Administracin Tributaria el artculo 87 del Cdigo Tributario requiere dentro de las obligaciones de los administrados, entre otros, llevar los libros de contabilidad u otros libros y registros exigidos por las leyes, reglamentos, o por Resolucin de la SUNAT conforme a lo establecido en las normas pertinentes y conservarlos mientras que los tributos no se encuentren prescritos; dicho de otra forma exige el cumplimiento de un deber contable que muchas veces es ms gravoso que la obligacin principal que ha de plasmarse en un libro o registro y a su vez debe de ceirse a ciertas caractersticas formales que se establezcan. En atencin a dichas razones, resulta sumamente importante que los

contribuyentes cumplan adecuadamente con su obligacin de llevar los libros y registros que exigen las normas tributarias segn resulten obligados en funcin a su forma de constitucin, actividad.
13

2.3 LIBROS Y REGISTROS OBLIGATORIOS El Anexo 1 de la Resolucin N 234-2006/ SUNAT en adelante la Resolucin detalla la relacin de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, que debern llevar los contribuyentes en tanto resulten obligados y que por ende deben ser legalizados As, respecto al Impuesto a la Renta, se regula la obligacin de llevar libros y registros en funcin al tipo de renta que genere el contribuyente y para el caso de Rentas de Tercera Categora, segn el rgimen en el cual se encuentra. A continuacin se muestra grficamente los libros y registros que se deben llevar segn tipo de contribuyente:
CUADRO N 1: LIBROS Y REGISTROS QUE SE DEBEN LLEVAR TIPO DE RENTA CONDICIONES O PARAMETROS LIBRO Y/O RGISTRO En el ejercicio gravable anterior a en el curso del ejercicio hubieran SEGUNDA percibido rentas brutas que excedan CATEGORIA las 20UITs. LIBRO DE INGRESO Y (Articulo 65 Es decir, para el ejercicio 2010 haber GASTO TUO LIR) percibido en el ejercicio anterior renta brutas superiores a S/72,000.00 Ingresos Brutos a 150 UIT: CONTABILIDAD COMPLETA a. Contribuyentes del Rgimen General Ingresos Brutos Anuales TERCERA (Articulo 65 TUO LIR). hasta 150 UIT: CATEGORIA CONTABILIDAD SIMPLIFICADA b. contribuyentes del RER Registro de Ventas y (Articulo 120 TUO LIR) Registro de Compras CUARTA CATEGORIA Aplicable a todos los generadores de LIBRO DE INGRESO Y (Articulo 65 rentas de cuarta categora sin GASTO TUO LIR) excepcin

14

As

como

se

ha

establecido

una

obligacin

dispuesta

expresamente por la Ley del Impuesto a la Renta, se puede afirmar que la Ley del Impuesto General a las Ventas (en adelante, LIGV) posee sus propias exigencias tal como se advierte del artculo 37 del TUO de la LIGV donde se seala que los contribuyentes del Impuesto estn obligados a llevar un Registro de Ventas e Ingresos y un Registro de Compras, en los que anotarn las operaciones que realicen, de acuerdo a las normas que seale el reglamento. Adems, se exige la obligacin de llevar un Registro de Consignaciones respecto a contribuyentes que realicen Ventas en Consignacin. Tngase presente que tambin constituyen libros y registros

vinculados a asuntos tributarios, los libros societarios: Actas de la Junta General de Accionistas, Actas del Directorio, Matrcula de Acciones y el libro de Actas de la EIRL, as como la Planilla Electrnica. Adicionalmente, el mencionado Anexo 1 contempla otros registros vinculados con algunas actividades especficas y que de resultar obligados a llevarlos los mismos tambin tendrn que ser legalizados, tal como es el caso del Registro de Huspedes.

15

2.4 SISTEMAS DE CONTABILIDAD Uno de los primeros pasos que debe seguir toda unidad empresarial a efectos de registrar las operaciones comerciales en forma ordenada y diligente y que sirvan de utilidad tanto para la propia empresa, as como proveedores, clientes, accionistas y el Estado mismo, consiste en elegir el Sistema de Contabilidad a travs del cual se llevarn los libros y registros vinculados a asuntos tributarios. Los Sistemas de Contabilidad que pueden ser empleados son tanto el Sistema Manual como el Sistema Computarizado. Sobre el particular debe tenerse en cuenta que el Sistema Contable, viene determinado segn la llevanza de los Libros Principales, es decir, Diario, Mayor e Inventarios y Balances, el que deber ser comunicado a la SUNAT al momento de inscribirse en el RUC. Ello implica que, los libros y registros distintos a los libros principales, tales como Registros de Compras y Ventas, y otros puedan llevarse mediante un sistema diferente no teniendo que adecuarse estos

necesariamente al sistema empleado para los Libros Principales. Al respecto el Tribunal Fiscal en la RTF N 10064-99 (29.11.99) ha sealado que los Registros de Compras y Ventas son registros auxiliares cuya informacin se

encuentra recogida en los libros principales de Contabilidad,

16

por lo que el hecho que la recurrente lleve en otro sistema los mismos no significa que hubiera cambiado el sistema de contabilidad de los Libros Principales. Es importante sealar que una vez adoptado el sistema en que sern llevados los Libros principales no podr ser variado en el curso del ejercicio sino hasta el ejercicio siguiente de conformidad a lo sealado en la Resolucin Directoral N 010DGC (13.02.70). En este supuesto, se requiere que se comunique a la Administracin Tributaria el cambio que debe efectuarse necesariamente al inicio de cada ejercicio que conforme a lo establecido en el artculo 24 de la Resolucin de Superintendencia N 210-2004/SUNAT (18.09.2004) tiene como plazo los 5 das hbiles siguientes, utilizando para tal efecto el Formulario N 2127: Solicitud de modificacin de Datos; o a travs de SUNAT Virtual utilizando para tal efecto el Sistema SOL, SUNAT Operaciones en Lnea debiendo contar para tal efecto con su Cdigo de Usuario y su clave Sol, en la opcin Modificacin de Datos RUC de Trmites y Consulta de RUC.

17

2.5 NORMAS RELACIONADAS CON LOS LIBROS Y REGISTROS

2.5.1 TEXTO NICO ORDENADO DEL CDIGO TRIBUTARIO. Dispone que los administrados deben emitir y/u otorgar, con los requisitos formales legalmente establecidos y en los casos previstos por las normas legales, los comprobantes de pago o los documentos complementarios a estos, los que debern portarlos cuando las normas legales as lo establezcan; llevar libros de contabilidad u otros libros y registros exigidos, entre otros, por las leyes y reglamentos, registrando las actividades u operaciones que se vinculen con la tributacin conforme a lo establecido en las normas pertinentes; y conservar los libros y registros, llevados en sistema manual, mecanizado o

electrnico, as como los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos

susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estn relacionadas con ellas, mientras el tributo no est prescrito, cuya prdida, destruccin por siniestro, asaltos y otros, el deudor tributario deber comunicar a la Administracin Tributaria, en un plazo de 15 das hbiles (numerales 3,4 y 7 del artculo 87, respectivamente); entre otros.

18

Asimismo, establece que constituyen infracciones tributarias relacionadas con la obligacin de llevar libros y registros, el omitir llevar los libros de contabilidad u otros libros y/o registros exigidos, entre otros, por las leyes y reglamentos; omitir registrar ingresos, rentas, patrimonio, bienes, ventas, remuneraciones o actos gravados o registrarlos por montos inferiores; usar comprobantes o documentos falsos, simulados o adulterados, para respaldar las anotaciones en los libros de contabilidad u otros libros o registros exigidos, entre otros, por las leyes y reglamentos; y, el llevar con atraso mayor al permitido por las normas vigentes los mencionados libros y registros (numerales 1, 3, 4 y 5 del artculo 175, respectivamente).

2.5.2 TEXTO NICO ORDENADO DE LA LEY DEL IMPUESTO A LA RENTA Mediante este dispositivo se establece que los perceptores de rentas de tercera categora cuyos ingresos brutos anuales no superen las 150 Unidades Impositivas Tributarias debern llevar como mnimo un Registro de Ventas, un Registro de Compras y Libro Diario de Formato Simplificado de acuerdo con las normas sobre la materia; y que los dems perceptores
19

de rentas de tercera categora estn obligados a llevar contabilidad completa. Asimismo, dispone que los perceptores de rentas de cuarta categora deben llevar el Libro de Ingresos y Gastos, y en qu caso los que perciben rentas de segunda categora deben llevar este mismo libro. (Artculo 65).

2.5.3 TEXTO NICO ORDENADO

DE LA LEY DEL

IMPUESTO GENERAL A LAS VENTAS E IMPUESTO SELECTIVO AL CONSUMO Este dispositivo indica que los contribuyentes del Impuesto estn obligados a llevar un Registro de Ventas e Ingresos y un Registro de Compras, en los que anotarn las operaciones que realicen, de acuerdo a lo que seale el Reglamento (artculo 37). 2.5.4 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N. 234-

2006/SUNAT Esta norma regula los aspectos vinculados a los libros y registros relacionados con los asuntos tributarios. Establece, entre otros, aspectos: Procedimiento de autorizacin de libros y registros.
20

lineamientos sobre los siguientes

 La forma en que debern ser llevados los libros y registros vinculados a asuntos tributarios. Los plazos mximos de atraso de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios Procedimiento a seguir en caso de prdida o destruccin de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios y otros antecedentes de operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estn relacionados con ellas. La informacin mnima a ser incluida en los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, as como los formatos que los integran; incluido lo referido al Registro de Activos Fijos.

21

CAPITULO III CONTABILIDAD COMPLETA Y CONTABILIDAD SIMPLIFICADA 3.1 CONTABILIDAD COMPLETA De conformidad con el artculo 65 del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta para algunos contribuyentes generadores de rentas de tercera categora existe la obligacin de llevar Contabilidad Completa, regulndose en dicho artculo que mediante Resolucin de Superintendencia se definiran los libros y registros que la comprenden; lo que ocurri con la publicacin de la Resolucin N 234-2006/SUNAT (30.12.2006), en cuyo artculo 12 vigente a partir del 01.01.2009, se detalla los libros y registros contables que la integraran.

3.1.1 LIBROS PRINCIPALES Y AUXILIARES OBLIGATORIOS: Libro Caja y Bancos. Libro de Inventarios y Balances. Libro Diario. Libro Mayor. Registro de Compras. Registro de Ventas e Ingresos.

22

3.1.2 LIBROS Y REGISTROS AUXILIARES EXIGIBLES DE CORRESPONDER SU LLEVADO: Libro de Retenciones incisos e) y f) del artculo 34 de la Ley del Impuesto a la Renta. Registro de Activos Fijos. Registro de Costos. Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas. Registro de Inventario Permanente Valorizado.

3.2 CONTABILIDAD SIMPLIFICADA A raz de la modificatoria efectuada al artculo 65 de la Ley del Impuesto a la Renta por el artculo 2 del Anexo del TUO de la Ley de MYPES (aprobado por Decreto Supremo N 007-2008TR), se regula que los perceptores de rentas de tercera

categora (sin hacer distingo de la calidad de persona, es decir sea persona natural o jurdica) cuyos ingresos brutos anuales no superen las 150 UIT debern llevar como mnimo: Registro de Ventas, Registro de Compras y Libro Diario de Formato Simplificado.

23

De acuerdo a las normas de la materia, el artculo 38 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta, seala que para determinar los ingresos referidos en el artculo 65 se considerarn los ingresos obtenidos en el ejercicio gravable anterior y la UIT correspondiente al ao en curso. En el caso que inicien actividades generadoras de rentas de tercera categora en el transcurso del ejercicio considerarn los ingresos que se presuman se obtendrn en el mismo. Para el ejercicio 2010, 150 UIT equivalen a S/. 540,000.

24

CAPITULO IV CONTENIDO DE LA RESOLUCIN N 234-2006/SUNAT Y SU VIGENCIA. En funcin a la estructura antes referida, se aprecia que a partir del 01.07.2010, rige la regulacin dispuesta en el artculo 13 respecto a los formatos e informacin mnima a incluir en cada libro o registro. A continuacin, en el presente numeral referimos algunos alcances relacionados con los aspectos que regula la Resolucin N 234-2006/SUNAT y que se encuentran vigentes.

4.1 LEGALIZACIN Para que los libros y registros adquieran validez stos deben legalizarse, en tanto se lleven bajo el sistema manual o computarizado (2), estableciendo el artculo 3 de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT que stos deben ser legalizados ANTES de su uso, por un Notario quien certificar la apertura de libros u hojas sueltas de actas de contabilidad y otros que la Ley seale, o a falta de stos, los jueces de paz letrados o jueces de paz, quines sellarn todas las hojas del libro o registro, las mismas que debern estar debidamente foliadas No existe un plazo mximo propiamente dicho para efectuar la legalizacin, sin embargo teniendo en cuenta el plazo mximo de atraso permitido para anotar las operaciones; se puede advertir
25

en funcin a la fecha en que se legaliza si se haba observado o no dicho plazo. Segn el numeral 2.4 del artculo 2 de la Resolucin, en ningn caso el nmero de legalizacin, folios o de registros podr contener adicionalmente caracteres distintos, tales como letras.

4.1.1 PROCEDIMIENTO PARA LEGALIZACIN En el supuesto que el contribuyente haya optado por el Sistema Computarizado, el procedimiento a seguir sera el siguiente: 4.1.1.1 PLAZOS A CONSIDERAR. Tal como se ha referido, los libros y/o registros contables vinculados a asuntos tributarios deben ser legalizados antes de su uso, vale decir antes de que se efecte la impresin de las operaciones que comprendan los mismos. Al respecto, debemos sealar que dado que existe un plazo mximo de atraso (Anexo 2 de la Resolucin) para anotar (incluye impresin) las operaciones en los libros y/o registros vinculados a asuntos tributarios, la Administracin Tributaria tiene como criterio aplicar dicho plazo tambin para efectos de la legalizacin.
26

4.1.1.2 PROYECCIN DE HOJAS A UTILIZAR. En principio, los contribuyentes que opten por llevar sus registros y libros vinculados a asuntos tributarios en forma computarizada deben efectuar una adecuada proyeccin del nmero de hojas continuas que se van a legalizar de acuerdo a la frecuencia con que planifiquen que vayan a efectuar dichas legalizaciones. Se debe tener en cuenta: El volumen de Operaciones que realiza la empresa de acuerdo a su giro o actividad. Eleccin del papel adecuado para cada tipo de libro y/o registro, de acuerdo al nmero de columna que estos contienen, segn el tipo de impresora. Fallas durante la impresin.

Errores del personal encargado de la impresin. Errores del sistema al momento de la impresin. Referencia del nmero de hojas en el ejercicio anterior complementado con las expectativas del crecimiento de la empresa. 4.1.1.3 FOLIACIN. Una vez determinado el nmero de hojas continuas a legalizar, se deber proceder a su foliacin, vale decir a
27

la numeracin de cada uno de los folios que constar el libro y/o registro contable llevado en forma

computarizada. 4.1.1.4 TRATAMIENTO DE LAS HOJAS INUTILIZADAS. Pueden producirse errores, fallas de impresin o cualquier otra situacin que en inutilice estas una hoja

previamente

legalizada,

circunstancias,

conforme al ltimo prrafo del numeral 5.3 del artculo 5 de la Resolucin N 234-2006/SUNAT, se deber incluir las hojas anuladas dentro del periodo que se empastar. Entendiendo que, la anulacin se realizar tachndolas o inutilizndolas de manera visible. Sobrantes Conforme con el numeral 5.3 del artculo 5 de la Resolucin N 234-2006/SUNAT las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma denominacin, que no hubieran sido utilizadas para el registro de operaciones del ejercicio en que se trate, podrn emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente. En este caso, de producirse el empaste en varios tomos, cada uno incluir como primera pgina una fotocopia del folio

28

que contenga la legalizacin del libro o registro al que corresponde.

4.1.2 LEGALIZACIN LIBROS.

DEL

SEGUNDO

SIGUIENTES

Para la legalizacin del segundo y siguientes libros y registros vinculados a asuntos tributarios, de una misma denominacin, el artculo 4 de la Resolucin establece que se deber tener en cuenta lo siguiente: Utilizando hojas sueltas o continuas: Se deber presentar el ltimo folio legalizado por notario del libro o registro anterior. Llevados en forma manual: Se deber acreditar que se ha concluido con el anterior. Dicha acreditacin se efectuar con la presentacin del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalizacin y del ltimo folio del mencionado libro o registro.

4.2 EMPASTE DE LOS LIBROS Y/O REGISTROS LLEVADOS EN HOJAS SUELTAS O CONTINUAS.
29

En caso existan hojas sobrantes y no se desee utilizarlas en el ao siguiente, las mismas debern ser anuladas e incluidas en el empaste a realizar.

4.3 PLAZO MXIMO DE ATRASO DE LOS LIBROS Y REGISTROS. La anotacin de las operaciones implica asentar una operacin a travs del correspondiente registro contable ya sea en forma manual o computarizada. El plazo mximo de atraso, se regula en el anexo 2 de la Resolucin N 234-2006/ SUNAT (30.12.2006). En el caso de sistema computarizado, se entiende que dentro del plazo mximo de atraso debe efectuarse la legalizacin, anotacin y posterior impresin.

4.4 REQUISITOS GENERALES EN LA LLEVANZA DE LOS LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS

TRIBUTARIOS. La Resolucin N 234-2006/SUNAT establece en su artculo 6, las siguientes condiciones que deben llevar los libros y registros vinculados a asuntos tributarios: 4.4.1 RESPECTO AL LIBRO.

30

En lo que concierne al contenido, en general stos deben tener como Datos de Cabecera lo siguiente: Denominacin del libro o registro. Periodo y/o Ejercicio al que corresponde la informacin registrada. Nmero de RUC del deudor tributario, Apellidos y nombres, denominacin y/o razn social de ste. Esta informacin slo ser necesaria en el primer folio de cada periodo o ejercicio en caso de ser llevado en forma manual el libro o registro, se entiende que deber ser consignada en todos los folios o pginas de ser llevado en forma computarizada. Incluir los registros o asientos de ajuste, reclasificacin o rectificacin que corresponda, as como las operaciones que se omitieron registrar en meses o ejercicios respecto de los cuales ya se realiz la totalizacin

correspondiente. Contener folios originales, no admitindose la adhesin de hojas o folios, salvo disposicin legal en contrario (3). Como una Regla Especfica, se dispone que en el caso del Libro de Inventarios y Balances se consigne

31

la firma al cierre de cada periodo o ejercicio gravable, segn corresponda, por: Deudor tributario o su representante legal. Contador Pblico Colegiado (CPC) o Contador Mercantil, responsable de su elaboracin.

4.4.2 RESPECTO DE LAS OPERACIONES CONTENIDAS EN LOS LIBROS. De manera general establece las siguientes cinco (5) condiciones: Orden cronolgico y correlativo. Legibilidad y confiabilidad. Empleo del Plan Contable General vigente en el pas. Para el ejercicio 2010, puede utilizarse el PCGR o el PCGE, segn la opcin que tome el contribuyente. A partir del ejercicio 2011, obligatoriamente se debe utilizar el PCGE. No obstante, dada la existencia de ciertos sectores econmicos con caractersticas propias que se encuentren obligados a emplear un Plan de Cuentas, Manual de Contabilidad u otro similar distinto, en cuyo caso debern utilizar estos ltimos.

32

 Totalizacin de los importes por cada folio, columna o cuenta contable. Expresado en moneda nacional y en castellano, salvo la excepcin dispuesta en el numeral 4 artculo 87 del Cdigo Tributario referida a contribuyentes autorizados a llevar Contabilidad en Moneda Extranjera. Lo expresado anteriormente, no resulta aplicable para los siguientes libros regulados en normas especiales: Libro de Actas de la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada. Libro de Actas de la Junta General de Accionistas. Libro de Actas del Directorio. Libro de Matrcula de Acciones. Libro de Planillas..

33

CAPITULO V FORMATOS E INFORMACIN MNIMA VIGENTE A PARTIR DEL 01.07.2010 5.1 ANTECEDENTES A travs de la Resolucin de Superintendencia N 2392008/SUNAT (31.12.2008) y vigente a partir del 1 de enero 2009, se produjeron modificaciones a la Resolucin N 2342006/ SUNAT relacionadas con el Libro Diario de Formato Simplificado, la informacin mnima y de algunos formatos del Libro de Inventarios y Balances. Producido los cambios referidos, a partir del 01.01.2009; entraron en vigencia el artculo 12 (que regula sobre Contabilidad Completa) y 13 (Informacin Mnima y Formatos) de la Resolucin. No obstante, a travs de la Resolucin de Superintendencia N 017-2009/SUNAT (24.01.2009) se suspende en forma

excepcional a partir del 25 de enero y hasta el 31 de diciembre de 2009, la aplicacin de lo previsto en el artculo 13 de la Resolucin, con excepcin de lo establecido en el inciso 5-A (Libro Diario de Formato Simplificado) y el numeral 13.4. (Registro de Inventario Permanente en Unidades). Sin embargo, con la dacin de la Resolucin de Superintendencia N286- 2009/SUNAT (31.12.209) se prorroga la suspensin de
34

la vigencia del artculo 13 hasta el 30.06.2010. Por lo cual, su vigencia ocurre a partir del 1 de julio 2010, en forma obligatoria. 5.2 SISTEMAS DE LLEVADO DE LIBROS Y REGISTROS: MANUAL, COMPUTARIZADO Y/O SISTEMA ELECTRNICO A partir del 01.07.2010 tambin entra en vigencia el sistema de llevado de libros y registros en forma electrnica pero en forma opcional, por lo cual corresponder a cada

contribuyente evaluar la opcin a utilizar. Inclusive pueden coexistir ambos sistemas (Manual o Computarizado con el Sistema Electrnico), ya que la opcin para este ltimo sistema (electrnico) puede ser solo para un Libro o Registro.

35

CAPITULO IV APLICACIN PRCTICA 6.1 ENUNCIADO CASO PRCTICO La empresa comercial HE-MAN SAC, contribuyente actual del Rgimen General, con ingresos superiores a 150 UIT, ha efectuado el da 8 de mayo una revisin respecto a los libros y registros que se encuentra obligado a llevar, encontrando respecto a cada uno de ellos la situacin siguiente: 1. Registros de Ventas y Compras: Se presenta el registro legalizado en el mes de marzo 2010 habindose consignado las operaciones desde el mes de enero a marzo 2010. La fecha de impresin de los perodos enero y febrero 2010 corresponde al 23.03.2010. 2. Libro Diario, Mayor y Caja y Bancos: Se presentan los libros cerrados y empastados hasta el ejercicio 2009. No existen folios sobrantes. 3. Libro de Inventarios y Balances: Se presentan los libros cerrados y empastados hasta el ejercicio 2009. No existen folios sobrantes. 4. Registro de Activos Fijos y Registro de Inventario Permanente Valorizado: Se presentan los libros cerrados y empastados hasta el ejercicio 2009. Existen folios sobrantes que se utilizarn para el

36

ejercicio 2010; a la fecha respecto al Registro de Inventario Permanente Valorizado se ha impreso Enero 2010. Adems, se ha verificado que respecto de cada uno de ellos se han observado las formalidades y condiciones exigidas, considerando que no ha tomado la opcin de aplicar el artculo 13 de la Resolucin N 234-2006/SUNAT para el presente ejercicio. En funcin a ello, se consulta si se ha incurrido en la Infraccin Tributaria referida a llevar los libros y registros con un plazo de atraso mayor al permitido y en tal caso a cunto ascendera la multa que resulte aplicable si se conoce que los Ingresos Gravables y no Gravables consignados en la Declaracin Jurada Anual del ejercicio 2009, en el rubro Estado de Ganancias y Prdidas asciende a S/. 7'435,600.00.

Solucin: En el caso planteado, se aprecia que el contribuyente se encuentra obligado a llevar Contabilidad Completa puesto que sus ingresos superan las 150 UIT. Sobre el particular, se entiende que se est cumpliendo con llevar los libros y registros que le corresponden segn su actividad, ingresos obtenidos y operaciones desarrolladas; ya que en caso contrario, en un proceso de fiscalizacin efectuado por la Administracin Tributaria, podra encontrarse incurso en la infraccin
37

tipificada en el numeral 1 del artculo 175 antes analizada. Adems se refiere que se estn llevando los libros y registros observando las formalidades y condiciones exigidas, situacin que implica que no se haya incurrido en la infraccin tipificada en el numeral 2 del artculo 175. 1. Anlisis del status de los Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios Establecidas las premisas anteriores, procederemos a continuacin a analizar si se ha tipificado o no la infraccin de llevar con un plazo de atraso mayor al permitido los libros y registros vinculados a asuntos tributarios. Para ello, resulta necesario contrastar la situacin de los libros y registros respecto a la oportunidad de la anotacin de las operaciones con el plazo mximo de atraso permitido segn el anexo 2 de la Resolucin N 234-2006/SUNAT. 2. Configuracin de la infraccin tipificada en el numeral 5 del artculo 175 De acuerdo al cuadro presentado, se aprecia que los Registros de Ventas y Compras se han llevado con un atraso mayor al permitido habindose a la fecha subsanado ello; adicionalmente se observa que los Libros Diario, Mayor y Caja y Bancos, tambin se estn llevando con un atraso mayor al permitido a la fecha de revisin (08.05.2010). Al respecto, cabe indicar que para la con figuracin
38

de la infraccin resulta indistinto el nmero de libros que el contribuyente lleve con atraso, asimismo dado que se trata de una infraccin de carcter continuado la misma se mantiene en el tiempo hasta que se proceda a actualizar los libros y/o registros. Por lo cual, la infraccin por llevar los libros con atraso mayor al permitido se mantiene hasta que se proceda a actualizar los libros Diario, Mayor y Caja y Bancos. Es importante recalcar que la actualizacin implica efectuar la anotacin de las operaciones realizadas, por lo cual la sola legalizacin no implica que se est subsanando la infraccin. 3. Determinacin de la Multa y Gradualidad aplicable Para el caso planteado. la sancin de multa aplicable corresponde al 0.3% de los Ingresos Netos del ejercicio gravable anterior, no pudiendo ser en ningn caso menor al 10% de la UIT ni mayor a 12 UIT. Por Ingresos Netos se entiende los Ingresos Gravables y No Gravables informados en la Declaracin Jurada Anual al momento de la configuracin o deteccin de la infraccin, siendo aplicable para el caso en consulta la informacin de la Declaracin Jurada Anual 2009. La gradualidad aplicable sera del 90%, si HE-MAN S.A. cumple con subsanar la infraccin en forma voluntaria, es decir, antes de cualquier

39

notificacin efectuada por SUNAT y procede en dicha oportunidad, al pago de la multa con los intereses moratorios correspondientes. 4. Clculo de la Multa. Para el caso planteado asumiremos los datos supuestos siguientes: Legalizacin de las hojas continuas: 11.05.2010 Impresin de operaciones anotadas del perodo enero 2010: 14.05.2010 (la actualizacin se efectuar en esta fecha) Ingresos gravables y no gravables del ejercicio 2009 segn DJA: 7`435,600.00 En funcin a dichos datos procederemos al clculo de la multa, tal como se muestra a continuacin, considerando que el pago se efectuar tambin el da 14.05.2010.

Determinacin de la multa Infraccin Sancin UIT Vigente 2010 Ingresos Netos 2009 Multa (0.3% x S/. 7`435,600) Comparacin
40

Art. 175 numeral 5 0.3% de los IN 3,600.00 7`435,600.00 22,306.80

No menor a 10% de la UIT Ni mayor a 12 UIT (Nota 11 del CT) Multa Multa rebajada Multa aplicable Rebaja (90% x S/. 22,306.80) Multa rebajada al 14.05.09

360.00 43,200.00

22,306.80

22,306.80 (20,076.12) 2,230.68

Dado que la infraccin se configura el da 14.05.2010, fecha en la que se procede a la actualizacin de los libros y registros, y bajo la premisa que se efectuar la respectiva cancelacin; no surgir el clculo de Intereses moratorios.

41

CONCLUSIONES

Los libros y registros constituyen una herramienta fundamental para la elaboracin de los Estados Financieros y por

consiguiente la Toma de decisiones. Los Libros y registros reflejan las Operaciones que realiza la Empresa. La principal ventaja que ofrecen los libros contables a la empresa es conocer la situacin financiera del negocio, as mismo como su funcionamiento para una adecuada toma de decisiones. Una adecuado cumplimiento de las obligaciones formales relacionada con los Libros y Registros Vinculado a Asuntos Tributario evitara posibles perjuicios para las empresas. Los libros y Registros constituyen una Herramienta til para las Labores de verificacin o fiscalizacin de la Administracin Tributaria, razones por la cual los administrados deben de cumplir con llevar los libros y registros conforme a lo establecido a las normas pertinentes y conservarlos mientras que los tributos no se encuentren prescritos.

42

BIBLIOGRAFA

CPC Rosa Arteaga Salavarria Ana Pecherres Racuay.

Libros y Registros Edicin 2010

Libros y Registros Vinculado a Asunto Tributarios

Resolucin 234-2006/SUNAT Publicado el

30.12.2006

Ley del Impuesto a la Renta 2004

Decreto Supremo N 79-

(08.12.04) y Modificatorias.

Cdigo de comercio

Promulgado el 15.02.1902

43