CDIGO DE COMERCIO LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE ARTCULO 48.

<CONFORMIDAD DE LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE A LAS NORMAS COMERCIALES - MEDIOS PARA EL ASIENTO DE OPERACIONES>. Todo comerciante conformar su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Cdigo y dems normas sobre la materia. Dichas normas podrn autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmacin, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo ser permitida la utilizacin de otros procedimientos de reconocido valor tcnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios. <LIBROS DE COMERCIO - CONCEPTO>. Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entendern por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aqullos. ARTCULO 50. <CONTABILIDAD - REQUISITOS>. La contabilidad solamente podr llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujecin a las reglamentaciones que expida el gobierno. ARTCULO 51. <COMPROBANTES Y CORRESPONDENCIA - PARTE DE LA CONTABILIDAD>. Harn parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, as como la correspondencia directamente relacionada con los negocios. ARTCULO 52. <OBLIGATORIEDAD DE ELABORAR PERIDICAMENTE UN INVENTARIO Y UN BALANCE GENERAL>. Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al ao, todo comerciante elaborar un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situacin de su patrimonio. <OBLIGATORIEDAD DE CONSERVAR LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL>. El comerciante deber dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relacin con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duracin de la copia. Asimismo, conservar la correspondencia que reciba en relacin con sus actividades comerciales, con anotacin de la fecha de contestacin o de no haberse dado respuesta. ARTCULO 53. <ASIENTO DE LAS OPERACIONES MERCANTILES - COMPROBANTE DE CONTABILIDAD CONCEPTO>. En los libros se asentarn en orden cronolgico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden. El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operacin y en el cual se indicar el nmero, fecha, origen, descripcin y cuanta de la operacin, as como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarn los documentos que lo justifiquen. ARTCULO 54. <OBLIGATORIEDAD DE CONSERVAR LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL>. El comerciante deber dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relacin con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duracin de la copia. Asimismo, conservar la correspondencia que reciba en relacin con sus actividades comerciales, con anotacin de la fecha de contestacin o de no haberse dado respuesta. ARTCULO 55. <OBLIGATORIEDAD DE CONSERVAR LOS COMPROBANTES DE LOS ASIENTOS CONTABLES>. El comerciante conservar archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud. ARTCULO 56. <LIBROS - HOJAS REMOVIBLES - OBLIGATORIEDAD DE NUMERAR>. Los libros podrn ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estn numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentacin del Gobierno. ARTCULO 57. <PROHIBICIONES SOBRE LOS LIBROS DE COMERCIO>. En los libros de comercio se prohbe: 1) Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que stos se refieren; 2) Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuacin de los mismos; 3) Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisin se salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere; 4) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y 5) Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros. ARTCULO 58. <SANCIONES POR VIOLACIONES A LAS PROHIBICIONES SOBRE LOS LIBROS DE COMERCIO>. La violacin a lo dispuesto en el artculo anterior har incurrir al responsable en una multa hasta de cinco mil pesos que impondr la cmara de comercio o la Superintendencia Bancaria o de Sociedades, segn el caso, de oficio o

a peticin de cualquier persona, sin perjuicio de las acciones penales correspondientes. Los libros en los que se cometan dichas irregularidades carecern, adems, de todo valor legal como prueba en favor del comerciante que los lleve. Cuando no pueda determinarse con certeza el verdadero responsable de estas infracciones, sern solidariamente responsables del pago de la multa el propietario de los libros, el contador y el revisor fiscal, si ste incurriere en culpa. ARTCULO 59. <CORRESPONDENCIA ENTRE LOS LIBROS Y LOS COMPROBANTES>. Entre los asientos de los libros y los comprobantes de las cuentas, existir la debida correspondencia, so pena de que carezcan de eficacia probatoria en favor del comerciante obligado a llevarlos. ARTCULO 60. <CONSERVACIN DE LOS LIBROS Y PAPELES CONTABLES - REPRODUCCIN EXACTA>. <Ver Notas del Editor> Los libros y papeles a que se refiere este Captulo debern ser conservados cuando menos por diez aos, contados desde el cierre de aqullos o la fecha del ltimo asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrn ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio tcnico adecuado garantice su reproduccin exacta. Adems, ante la cmara de comercio donde fueron registrados los libros se verificar la exactitud de la reproduccin de la copia, y el secretario de la misma firmar acta en la que anotar los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproduccin. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prev en este artculo, se har constar el cumplimiento de las formalidades anteriores. ARTCULO 62. <SANCIONES POR VIOLACIN DE RESERVA DE LOS LIBROS>. El revisor fiscal, el contador o el tenedor de los libros regulados en este Ttulo que violen la reserva de los mismos, ser sancionado con arreglo al Cdigo Penal en cuanto a la violacin de secretos y correspondencia, sin perjuicio de las sanciones disciplinarias del caso. ARTCULO 63. <EXHIBICIN O EXAMEN DE LIBROS DE COMERCIO ORDENADO DE OFICIO>. Los funcionarios de las ramas jurisdiccional y ejecutiva del poder pblico, solamente podrn ordenar de oficio la presentacin o examen de los libros y papeles del comerciante en los casos siguientes: 1) Para la tasacin de los impuestos a fin de verificar la exactitud de las declaraciones; 2) Para la vigilancia de los establecimientos de crdito, las sociedades mercantiles y las instituciones de utilidad comn; 3) En la investigacin de delitos, conforme a las disposiciones del Cdigo de Procedimiento Penal, y 4) En los procesos civiles conforme a las normas del Cdigo de Procedimiento Civil. ARTCULO 64. <EXHIBICIN Y EXAMEN GENERAL DE LIBROS>. Los tribunales o jueces civiles podrn ordenar, de oficio o a instancia de parte, la exhibicin y examen general de los libros y papeles de un comerciante en los casos de quiebra y de liquidacin de sucesiones, comunidades y sociedades. ARTCULO 65. <EXHIBICIN PARCIAL DE LIBROS>. En situaciones distintas de las contempladas en los artculos anteriores, solamente podrn ser examinados los libros y papeles de comercio, mediante exhibicin ordenada por los tribunales o jueces, a peticin de parte legtima, pero la exhibicin y examen se limitarn a los libros y papeles que se relacionen con la controversia. La exhibicin de libros podr solicitarse antes de ser iniciado el juicio, con el fin de pre constituir pruebas, u ordenarse dentro del proceso. El solicitante acreditar la calidad de comerciante de quien haya de exhibirlos. ARTCULO 66. <FORMA DE PRACTICAR LA EXHIBICIN>. El examen de los libros se practicar en las oficinas o establecimientos del comerciante y en presencia de ste o de la persona que lo represente. El juez o funcionario har constar los hechos y asientos verificados y, adems, del estado general de la contabilidad o de los libros, con el fin de apreciar si se llevan conforme a la ley, y en consecuencia, reconocerles o no el valor probatorio correspondiente. ARTCULO 67. <RENUENCIA A LA EXHIBICIN DE LOS LIBROS>. Si el comerciante no presenta los libros y papeles cuya exhibicin se decreta, oculta alguno de ellos o impide su examen, se tendrn como probados en su contra los hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para esos hechos es admisible la confesin. Quien solicite la exhibicin de los libros y papeles de un comerciante, se entiende que pone a disposicin del juez los propios. DE LAS CMARAS DE COMERCIO ARTCULO 78. <DEFINICIN DE CMARA DE COMERCIO>. Las cmaras de comercio son instituciones de orden legal con personera jurdica, creadas por el Gobierno Nacional, de oficio o a peticin de los comerciantes del territorio donde hayan de operar. Dichas entidades sern representadas por sus respectivos presidentes. ARTCULO 79. <INTEGRACIN Y JURISDICCIN DE LAS CMARAS DE COMERCIO>. Cada cmara de comercio estar integrada por los comerciantes inscritos en su respectivo registro mercantil. Tendr una junta de directores compuesta por un nmero de seis a doce miembros, con sus respectivos suplentes, segn lo determine el Gobierno Nacional en atencin a la importancia comercial de la correspondiente circunscripcin. El Gobierno Nacional determinar la jurisdiccin de cada cmara, teniendo en cuenta la continuidad geogrfica y los vnculos comerciales de los municipios que agrupare, dentro de la cual ejercern sus funciones.

ARTCULO 80. <INTEGRACIN DE LAS JUNTAS DIRECTIVAS>. El Gobierno Nacional estar representado en las juntas directivas de las cmaras de comercio hasta en una tercera parte de cada junta. Por decreto reglamentario se sealar el nmero de miembros de la junta directiva de las cmaras de comercio y el de los representantes del Gobierno. ARTCULO 81. <ELECCIN DE DIRECTORES>. Con excepcin de los representantes del Gobierno, los directores de las cmaras sern elegidos directamente por los comerciantes inscritos en la respectiva cmara, de listas que se inscribirn en la alcalda del lugar, aplicando el sistema del cociente electoral. Sin embargo, cuando una cmara de comercio tenga ms de trescientos comerciantes inscritos en el registro mercantil, la eleccin de los directores que le correspondan se har por los comerciantes afiliados, siempre que el nmero de stos sea superior al diez por ciento del total de inscritos. El Gobierno le determinar a cada cmara el porcentaje de afiliados que se requerir para la eleccin, en proporcin al nmero total de inscritos, de modo que dicho porcentaje sea suficientemente representativo de stos.

DECRETO 1798 DE 1990 ARTICULO 14. ESPACIOS EN BLANCO. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrnicos no se consideran "espacios en blanco" los renglones no utilizados, siempre que al terminar los listados sus totales de control permitan establecer que se a cumplido con el sistema de partida doble. ARTICULO 15. REGISTRO EN LIBROS AUXILIARES. El registro en los libros auxiliares se har con base en los comprobantes de contabilidad o en los documentos de soporte. En este ltimo caso, los comprobantes de contabilidad podrn elaborarse por resmenes peridicos, a lo sumo mensuales. ARTICULO 16. COMPROBANTE DE CONTABILIDAD. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artculo 53 del Cdigo de Comercio, los comprobantes de contabilidad debern llevara una numeracin consecutiva y guardarn la debida correspondencia con los asientos de los libros auxiliares y aquel en que se asienten en orden cronolgico todas las operaciones. PARAGRAFO. Cuando la contabilidad se lleve en la forma prevista en el artculo 11 del presente Decreto, los comprobantes podrn ser elaborados por el mismo equipo o por cualquier otro medio, y la descripcin de la transaccin podr efectuarse por palabras, cdigos o smbolos numricos, caso en el cul el comerciante deber registrar en el auxiliar respectivo el listado de cdigos o smbolos utilizados, segn el concepto a que correspondan. Los cambios que se hagan en las cuentas mayores o de resumen cumplirn con este requisito. ARTICULO 17. SOPORTES DE CONTABILIDAD. Los documentos que justifiquen los comprobantes de contabilidad podrn adherirse a stos o conservarse archivados en orden cronolgico que permita su verificacin, caso en el cual deber dejarse la indicacin respectiva en cada comprobante.

ARTICULO 21. REGISTR DE INVENTARIOS DE MERCANCIAS. Al terminar Cada ejercicio, los inventarios de mercancas debern efectuarse de acuerdo con las siguientes reglas: 1. Se har una relacin detallada de las existencias con indicacin de su costo Unitario y total. 2. Cuando la cantidad y diversidad de artculos dificulte el registro detallado, ste Podr efectuarse por resmenes o grupos de artculos, siempre y cuando Aparezcan discriminados en registros auxiliares. PARAGRAFO. Dicho inventario deber ser certificado por contador pblico para Que preste mrito probatorio, a menos que se lleve un libro debidamente Registrado para tal efecto.