INSTITUTO SALVADOREO DE CONTADORES PUBLICOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Julio 2008

CONTENIDO
Pgina No.

1. Objetivo del manual.................................................................................................................4 1.1 General..................................................................................................................................4 1.2 Especficos............................................................................................................................4 2. Responsabilidades...................................................................................................................4 3. Anexos....................................................................................................................................4 4. Actualizacin del Manual.......................................................................................................4 4.1 Lineamientos para modificar el Manual...............................................................................5 5. Estructura de control interno...................................................................................................6 6. Ingresos y Egresos..................................................................................................................8 6.1 Requerimientos bsicos de control ......................................................................................8 6.2 Polticas de operacin...........................................................................................................8 6.2.1 Ingresos..........................................................................................................................8 6.2.2 Egresos............................................................................................................................9 6.2.2.1 Procedimiento para la emisin y pago con cheque.................................................9 7. Caja Chica.............................................................................................................................18 7.1 Requerimientos bsicos de control....................................................................................18 7.2 Polticas de operacin........................................................................................................18 8. Adquisicin de Bienes y/o Servicios No Profesionales y Contratacin de Servicios Profesionales..............................................................................................................................21 8.1 Requerimientos bsicos de control......................................................................................21 8.2 Polticas de Operacin.........................................................................................................21 9. Activos Fijos.........................................................................................................................25 9.1 Requerimientos bsicos de control......................................................................................25 9.2 Poltica de Operacin...........................................................................................................25 10. Planillas................................................................................................................................28 10.1 Requerimientos bsicos de control....................................................................................28 10.2 Polticas operativas............................................................................................................28 11. Viticos y gastos de viaje.....................................................................................................30 11.1 Requerimientos bsicos de control....................................................................................30 11.2 Polticas operativas ...........................................................................................................30 12. Administracin de personal.................................................................................................33 12.1 Requerimientos bsicos de control....................................................................................33 12.2 Polticas operativas............................................................................................................33 13. Conflicto de intereses y confidencialidad de la informacin..............................................33 13.1 Requerimientos bsicos de control....................................................................................33 13.2 Polticas de operacin........................................................................................................33 14. Declaracin de No drogas ni Armas....................................................................................37 14.1 Requerimientos bsicos de control....................................................................................37 14.2 Polticas de operacin........................................................................................................37 Anexos

Anexo I - Solicitud para actualizar el Manual de Procedimientos Administrativos Anexo II Comprobante de ingresos Anexo III Factura de Consumidor Final Anexo IV Comprobante de Crdito Fiscal Anexo V Voucher Anexo VI Orden de Compra Anexo VII Quedan Anexo VIII Conciliacin Bancaria Anexo IX Vale de Caja Chica Anexo X Liquidacin de Caja Chica Anexo XI Requisicin de Bienes y Anlisis de Ofertas Anexo XII Tarjeta de control de activo fijo Anexo XIII Traslado de Activo Fijo Anexo XIV Planilla de sueldos Anexo XV Solicitud de viticos y gastos de viajes Anexo XVI Liquidacin de viticos Anexo XVII - Declaracin de conflicto de intereses

Anexo XVIII El lugar de trabajo libre de drogas y armas

1. Objetivo del manual

1.1 General Documentar los principales procedimientos administrativos, que garanticen y evidencien la existencia de una adecuada estructura de control interno, como parte integral de la administracin de operaciones del Instituto. 1.2 Especficos Definir las polticas generales en los que se basan los procedimientos administrativos. Establecer requisitos mnimos que debe cumplir la documentacin que respalda las operaciones realizadas, que revelen la transparencia, oportunidad y responsabilidad en cada transaccin.

2. Responsabilidades La responsabilidad de velar porque todo procedimiento se cumpla recae sobre la Direccin Ejecutiva. Es responsabilidad de cada empleado del Instituto el cumplimiento de los procedimientos establecidos en este manual. El cumplimiento de las disposiciones del Manual de Procedimientos deber ser monitoreado constantemente. Los incumplimientos o desviaciones sern comunicados a la Direccin Ejecutiva oportunamente, a fin de aplicar las correspondientes acciones correctivas. 3. Anexos Al final de cada apartado se incluyen los modelos de los formularios a utilizar. Estos deben modificarse en la medida que las operaciones o regulaciones externas lo requieran, debiendo someter los cambios a la respectiva aprobacin y actualizacin del manual. Al final de ste documento se presentan diversos formularios, los cuales podran utilizarse o tomarse de referencia para ser aplicados en circunstancias especficas. 4. Actualizacin del Manual Este apartado describe los lineamientos bsicos a tomar en cuenta para realizar modificaciones al presente Manual. Se presenta adems, una explicacin sobre el uso del formulario diseado para documentar modificaciones o incluir secciones, segn sea necesario. Cualquier ajuste o cambio en el mismo tendr que someterse a la aprobacin del nivel a que corresponda, antes de ser publicadas y puestas en prctica.

4.1 Lineamientos para modificar el Manual Los cambios en el entorno y la naturaleza misma de las operaciones que desarrolla el Instituto obligan a realizar evaluaciones peridicas del contenido del Manual. Ningn cambio correspondiente. debe operativizarse sin que exista la aprobacin

Si los cambios requieren la supresin total o parcial de una pgina, sta se reemplazar por la hoja con modificaciones. El procedimiento para efectuar cambios es el siguiente: Cuando se considere necesario modificar el contenido del Manual, el empleado o funcionario que solicita el cambio preparar y llenar el formulario SOLICITUD PARA REALIZAR ACTUALIZACIONES AL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (Anexo I), donde se especificar los cambios propuestos, la justificacin de los mismos, la fecha de solicitud y el nombre del empleado/a que lo solicita. Si el espacio existente para explicar los cambios es insuficiente, se incorporarn a este anexo las hojas necesarias. Todos los cambios o modificaciones propuestos deben ser conocidos y analizados previamente por el Administrador, para luego ser sometidos al conocimiento y aprobacin de la Junta Directiva Central. Las actualizaciones deben ser aprobadas en reuniones de Comit de Administracin. Cuando las modificaciones hayan sido aprobadas, sern notificadas por medio de Memorando a todos los empleados. La Junta Directiva Central, por medio de nota de remisin, enviar las modificaciones a la Direccin Ejecutiva, quien se asegurar de su incorporacin al Manual y el correspondiente archivo.

Anexo I - Solicitud para actualizar el Manual de Procedimientos Administrativos

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SOLICITUD PARA ACTUALIZAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 1. MODIFICACIONES PROPUESTAS ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 2. JUSTIFICACION ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 3. FECHA: ______________________________________________________________________ 4. NOMBRE DEL SOLICITANTE: __________________________________________________ 5. FIRMA: _______________________________________________________________________

PARA USO DEL COMISION DE ADMINISTRACION APROBADO: SI __________ NO__________ RAZONES: _____________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ FECHA DE REUNION COMISION DE ADMON: ____________________________________ FIRMAS COMISION DE ADMON: ____________________________ ___________________________ ______________________ ____________________________ ___________________________ ______________________

5.

Estructura de control interno

Control interno es un proceso, efectuado por la Junta Directiva y Direccin Ejecutiva de una entidad, gerencias y otro personal, diseado para proveer seguridad razonable respecto del logro de objetivos en las siguientes categoras: Efectividad y eficiencia de operaciones Confiabilidad de la informacin financiera Cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables.

Entre los objetivos especficos del control interno para asegurar una buena gestin se encuentran: Proteger los activos del Instituto, evitando prdidas por fraudes o negligencias. Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la Direccin para la toma de decisiones. Promover la eficiencia en las operaciones Estimular el seguimiento de las prcticas ordenadas por la Direccin. Promover y evaluar la seguridad, calidad y mejora continua. Procurar el cumplimiento de leyes, normas, polticas y regulaciones aplicables al quehacer del Instituto.

Entre los elementos de un buen sistema de control interno se tiene: Plan de organizacin que proporcione una apropiada distribucin funcional de la autoridad y la responsabilidad. Plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contable sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos. Procedimientos eficaces para ejecutar lo proyectado. Personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de estar en equilibrio con sus responsabilidades.

El ISCP ha considerado mantener una moderna estructura de control, que incluye el reconocimiento de los siguientes componentes: Ambiente de Control Se reconoce que el centro de cualquier entidad es su gente - sus atributos personales, incluyendo integridad, valores ticos y competencia - y el ambiente en que ellos operan; son el ingenio que conduce la entidad y el fundamento sobre el cual todas las cosas descansan. Evaluacin del Riesgo - El Instituto es conocedor de los distintos riesgos a los cuales se enfrenta. Estos riesgos deben ser constantemente identificados, evaluados y el Instituto toma las acciones necesarias para gestionar las distintas acciones que permiten evitar, reducir, transferir, aceptar o rechazar dichos riesgos, con el fin de dar continuidad al logro de los objetivos institucionales. Actividades de Control - Las polticas y procedimientos de control deben ser establecidos y ejecutados para ayudar a garantizar que las acciones

identificadas por la Junta Directiva Central, como necesarias para dirigir el logro de los objetivos de la entidad, son efectivamente cumplidos. Informacin y Comunicacin - Circundantes de estas actividades, estn los sistemas de informacin y comunicacin. Estos permiten al personal del Instituto capturar y convertir la informacin necesaria para conducir, manejar y controlar sus operaciones. Supervisin - La totalidad de los procesos deben ser supervisados, y efectuar las modificaciones que sean necesarias. En esta forma el sistema de control puede reaccionar dinmicamente, respondiendo por el cambio de condiciones. A continuacin la aplicacin del sistema de control interno para reas especficas: 6. Ingresos y Egresos

6.1 Requerimientos bsicos de control El Instituto mantendr registros contables en los cuales se detallan los ingresos en efectivo provenientes de las actividades que desarrolla el Instituto, tales como: cobro de membresa (cuota social), venta de capacitaciones, venta de libros y donaciones (eventos especficos). Se llevar control de los egresos, para ello ser indispensable el uso de cheques y en casos especiales otro tipo de documentos tales como Transferencias Bancarias (de ventanilla o electrnicas), tanto para pagos directos como para reembolsos internos de caja chica. Los egresos sern controlados, adems, por medio de las partidas. Ser responsabilidad de la Direccin Ejecutiva el dar seguimiento al presupuesto del Instituto, debiendo informar a Junta Directiva Central sobre las desviaciones, inconsistencias o cualquier observacin importante identificada.

6.2 Polticas de operacin 6.2.1 1. 2. 3. Ingresos

Los fondos recibidos, debern ser depositados en cuentas bancarias especficas. Los fondos sern depositados a ms tardar el da hbil siguiente a su recepcin. Los fondos sern conciliados mensualmente con los saldos del Banco, a ms tardar 15 das despus de finalizado el mes. Todo ingreso en caja debe estar respaldado por el comprobante INGRESO DE CAJA prenumerado, en original y 2 copias (Anexo II).

4.

Para el caso de fondos recibidos en calidad de Donacin, deber completarse el formulario COMPROBANTE DE DONACION. 6.2.2 Egresos

1. Se entender por egresos, los diferentes desembolsos que se efecten

para cumplir con los compromisos adquiridos en el desarrollo normal de las operaciones del Instituto, y debern ser efectuados segn presupuesto aprobado y respaldado por documentos de pago originales. firmados por dos de las cuatro ms personas autorizadas. paguen por caja chica o por operaciones electrnicas.

2. Los cheques emitidos sern efectivos nicamente cuando hayan sido 3. Los egresos deben ser hechos mediante cheques, excepto los que se 4. Todo pago efectuado debe corresponder a la adquisicin de bienes y/o
servicios no profesionales y la contratacin de servicios profesionales.

5.

La Contadora preparar semanalmente, la programacin de pagos por medio de cheques, con base en los compromisos adquiridos, conforme a dicha programacin, elaborar los cheques, adjuntar los comprobantes a fin de ser autorizados por las firmas que correspondan. cheque del Banco

6. La documentacin de pago se archivar correlativamente, por nmero de 7. Los pagos con fondos de caja chica y los de planillas de sueldos, se
efectuarn conforme a las polticas y/o procedimientos establecidos para cada caso. Procedimiento para la emisin y pago con cheque

6.2.2.1

1. No deben firmarse cheques en blanco, ni dejar incompleta informacin del talonario de la chequera. 2. Por todo cheque emitido debe haber un VOUCHER (Comprobante de Cheque) (Anexo V), que demuestre las firmas autorizadas para que sea pagado. 3. Cuando sea necesario anular un cheque, deber sellarse de anulado, archivndose para su control, a fin de mantener la secuencia numrica. 4. Toda la documentacin que respalde un egreso por medio de cheque deber ser estampada con un sello de PAGADO, el cual debe mostrar el nmero del cheque, fecha de emisin, nombre del banco al que pertenece la cuenta. 5. Al recibir la documentacin para tramitar un pago por compra de bienes y/o servicios, debe revisarse que contenga ORDEN DE COMPRA (Anexo VI) y

Factura/Comprobante de Crdito Fiscal destinado para el Adquirente de los bienes o servicios originales. Al recibir estos documentos se emitir el QUEDAN respectivo (Anexo VII). La distribucin del quedan ser original para el proveedor y copia para Administracin, a fin de controlar los pagos pendientes. 6. Antes de emitir el cheque para el pago debe revisarse: Que la factura cumpla con los requisitos fiscales, y no tenga enmendaduras, tachaduras, borrones, etc. Que la factura o comprobante se encuentre emitida a nombre del Instituto. Que la mercadera o servicio recibido sea de la calidad y precio convenido con el proveedor. Que la mercadera haya sido recibida en buenas condiciones. Si es compra de servicio que ste haya sido prestado segn los trminos convenidos. 7. 8. Previo a la elaboracin del cheque, debe revisarse la disponibilidad de fondos en el Banco. Al presentar el proveedor el QUEDAN original y hacerle entrega del cheque, previa identificacin formal, debe exigirse la firma de recibido en el VOUCHER. Una vez que el cheque ha sido entregado al proveedor, tanto el VOUCHER como la documentacin que respalda el pago debe trasladarse a Contabilidad para su registro.

9.

10.A mas tardar 15 das de finalizado el mes, preparar la CONCILIACIN BANCARIA entre registros contables y estado de cuenta bancario. (Anexo VIII). 11.Los cheques que no sean retirados por el Proveedor, en un perodo de un mes posterior a su emisin, a pesar de haber avisado oportunamente a los beneficiarios, sern anulados por Contabilidad. 12. Los cheques pagados deben ser devueltos a Contabilidad dentro de los siguientes cinco das despus de su pago a fin de evitar cualquier atraso en el flujo de documentacin y en la contabilidad misma.

10

Anexo II Comprobante de ingresos

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Av. Olmpica, Pasaje La Unin No. 112, Col. Escaln Tel.: 2245-4503/04 Telefax: 2224-2628, 2298-2024

INGRESO DE CAJA

No
.

San Salvador, ______________ de _________________________ del ______________

Recibimos de: ____________________________________________________________________________________________________________ La suma de: _______________________________________________________________________________________________________________ EN CONCEPTO DE CUENTA SUB CUENTAENTA PORMENORES VALORES PARCIALES TOTALES

TOTAL

HECHO POR

REVISADO POR

RECIBIDO POR

11

Anexo III Factura de Consumidor Final

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Institucin Gremial sin Fines de Lucro
Av. Olmpica, Pasaje La Unin No. 112, Col. Escaln Tel.: 2245-4503/04 Telefax: 2224-2628, 2298-2024
FILIAL SANTA ANA 1. Calle Pte Local 305 Centro de Santa Ana Edif. Salvadoreo, Santa Ana Telefax: 2447-2030 FILIAL SONSONATE 5. Calle Oriente Continuo a No 3-3 Bo. El Angel, Sonsonate Telefax: 2429-1587 FILIAL SAN MIGUEL 12 Calle Pte. No. 404 Bo. San Francisco, San Miguel Telefax: 2660-6997

FACTURA
06SD000F

No.
NIT: 0614-200798105-9

Registro No.: 109551-0

______________________________________ Fecha: _ Cliente Direccin NIT o DUI del cliente: Venta a Cuenta de: Ventas Exentas

CANT.

DESCRIPCION

Precio Unitario

Ventas afectas

SON:

Sumas Venta exenta Sub Total (-) IVA Retenido Venta Total
Original (Blanco: Duplicado (Amarillo): Triplicado (Celeste): Emisor Cliente Contabilidad

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Anexo IV Comprobante de Crdito Fiscal

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Institucin Gremial sin Fines de Lucro
Av. Olmpica, Pasaje La Unin No. 112, Col. Escaln Tel.: 2245-4503/04 Telefax: 2224-2628, 2298-2024
FILIAL SANTA ANA 1. Calle Pte Local 305 Centro de Santa Ana Edif. Salvadoreo, Santa Ana Telefax: 2447-2030 FILIAL SONSONATE 5. Calle Oriente Continuo a No 3-3 Bo. El Angel, Sonsonate Telefax: 2429-1587 FILIAL SAN MIGUEL 12 Calle Pte. No. 404 Bo. San Francisco, San Miguel Telefax: 2660-6997

COMPROBANTE DE CREDITO FISCAL

No. Registro No.: 109551-0 NIT: 0614-200798-105-9

Seor: Direccin: Municipio: Departament o: CIP (DUI): Nota de remisin:

Fecha: Registro No.: Giro: NIT: Condiciones de pago:

CANT.

DESCRIPCION

Precio Unitario

Ventas Exentas

Ventas afectas

SON:

Sumas IVA

Nombre: CIP o DUI: Entregado Firma de Recibido

Nombre: CIP o DUI: Firma de

SUB TOTAL VENTAS EXENTAS VENTA TOTAL

Original Cliente:

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Anexo V Voucher
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Fecha: PAGUESE A LA ORDEN DE: LA SUMA DE:

DOLARES

Cheque No.: Banco: No. Cuenta: Concepto: Cdigo de Cuenta Concepto de la transaccin Cargos Abonos

Totales:

Hecho por

Revisado por

Autorizado por Firmantes Cta. ISCP

Recib conforme

Contabilidad

Direccin Ejecutiva

Suministrante

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Anexo VI Orden de Compra

INSTITUTO SALVADOREO DE CONTADORES PUBLICOS ORDEN DE COMPRA No.

LUGAR Y FECHA: SEORES FAVOR SUMINISTRAR LO SIGUIENTE: CANTIDAD ORDENADA DESCRIPCION COSTO UNITARIO VALOR TOTAL

TOTAL VALOR EN LETRAS:

Elaborada por:

Autorizada por:

15

Anexo VII Quedan

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NIT: 0614-200798-105-9
Av. Olmpica, Pasaje La Unin No. 112, Col. Escaln Tel.: 2245-4503/04 Telefax: 22242628, 2298-2024

QUEDAN No. _________________

Quedan en nuestro poder, F/____________________________ CF/ A nombre de: Que da cancelaremos el

Por valor de ($)

San Salvador,

Fechas de entregas: Quedan: Martes

Cheques: Viernes

Sello

F:

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Anexo VIII Conciliacin Bancaria

INSTITUTO SALVADOREO DE CONTADORES PUBLICOS CONCILIACION BANCARIA AL __________________________ BANCO AGRICOLA CUENTA CTE No. ____________________ (En dlares) SALDO SEGN ESTADO DE CUENTA BANCARIO SALDO SEGN CONTABILIDAD (-) CHEQUES PENDIENTES DE COBRO $ $ $

(+) REMESAS Y N/A NO CONTABILIZADAS

(-) NOTAS DE DEBIDO NO CONTABILIZADAS

TOTALES

Elaborador por: _____________________________ _________________________

Revisado por:

17

7. 7.1

Caja Chica Requerimientos bsicos de control

A fin de agilizar las operaciones institucionales, se establecer un fondo de caja chica para la adquisicin de bienes y/o servicios, que requieran de pago inmediato, y solventen necesidades urgentes y de menor cuanta. 7.2 1. 2. Polticas de operacin Todo fondo de caja chica que se establezca debe ser autorizado por Junta Directiva Central. Encargada de Caja Chica, puede ser cualquier persona que se designe para tal actividad, y a su nombre debe emitirse el cheque de apertura del fondo y los reembolsos respectivos. El monto del fondo de caja chica ser establecido por un valor que est de acuerdo a las necesidades propias del Instituto. El monto mximo de cada pago ser de hasta el 15% del monto total del fondo. Todo pago por caja chica debe estar respaldado por Factura de Consumidor Final (Anexo III), Comprobante de Crdito Fiscal (Anexo IV) o recibo de sujeto excluido, emitidos a nombre del Instituto, que no tenga tachaduras ni borrones. Adems, deber estamparse el sello de CANCELADO. La caja chica debe ser liquidada o reembolsada al agotar un 50% de la misma y obligatoriamente al final del ejercicio contable, a efecto de contabilizar los gastos del periodo. Las solicitudes de LIQUIDACION DE CAJA CHICA deben ser preparados en formato establecido (Anexo X). Los vales anulados debern formar parte de los comprobantes soportes de la liquidacin. Encargada de Caja Chica, controlar la existencia de los comprobantes de caja chica y los resguardar apropiadamente. Peridicamente, y sin previo aviso (una vez por mes como mnimo), la (el) Contador, deber practicar un arqueo de los fondos de caja chica, con el propsito de verificar que se cumpla con las normas y polticas establecidas.

3.

4.

5.

6. 7. 8. 9.

Anexo IX Vale de Caja Chica

18

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NIT: 0614-200798105-9
Av. Olmpica, Pasaje La Unin No. 112, Col. Escaln Tel.: 2245-4503/04 Telefax: 2224-2628, 22982024

VALE DE CAJA CHICA No.

Recib de: La cantidad de: En concepto de: San Salvador Recibido por: Autorizado por:

POR $

F:

F:

19

Anexo X Liquidacin de Caja Chica

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Liquidacin de Caja Chica Oficina Central Al Cdigo Detalle Valor

Total

Responsable de Caja Chica

Contabilidad

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8. Adquisicin de Bienes y/o Servicios No Profesionales y Contratacin de Servicios Profesionales Este apartado requiere atender particularmente lo establecido en el Manual de Normas y procedimientos para la adquisicin de bienes y/o servicios no profesionales y la contratacin de servicios profesionales 8.1 Requerimientos bsicos de control El Instituto, mantendr registros contables por la adquisicin de bienes y/o servicios no profesiones, y la contratacin de servicios profesionales. Toda compra que se proponga, deber ser canalizada a travs de la Encargada de Compras, quien ser la responsable de suministrar los bienes y/o servicios no profesionales y contratacin de servicios profesionales, dichas compras, sern suministradas en el tiempo oportuno y conforme las necesidades de las mismas. 8.2 Polticas de Operacin 1. Se podr adquirir bienes y/o servicios no profesionales y contratacin de servicios profesionales, de acuerdo a las necesidades, atendiendo la disponibilidad de fondos. 2. Los bienes pueden ser consumibles o destinados para activo fijo. Son consumibles los de uso inmediato o de corta duracin, tales como: papelera y tiles, material desechable, etc., estos podrn ser cargados directamente como costos/gastos, o diferir su cargo a estas cuentas conforme se consuman, dependiendo de las cantidades adquiridas y el periodo en que se consuman. Son bienes de activo fijo los que por su naturaleza son de vida til prolongada. 3. Toda compra se inicia con una REQUISICIN DE BIENES Y ANLISIS DE OFERTAS (Anexo XI), la cual deber ser aprobada por la Direccin Ejecutiva. 4. Para la adquisicin de bienes y/o servicios no profesionales, y la contratacin de servicios profesionales, se deber proceder segn las siguientes modalidades y lo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos para la adquisicin de bienes y/o servicios y la contratacin de servicios profesionales: Adquisicin de Bienes y/o servicios no profesionales Monto Modalidad Hasta $300.00 Adquisicin Directa De $300.01 a Comparacin de Precios $1,000.00 De $1,000.01 en Libre Gestin adelante De $ - $ Licitacin Privada Autoriza Directora Ejecutiva Comit de Compras Junta Central Junta Directiva Directiva

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De $

en adelante

Licitacin Pblica

Central Junta Central

Directiva

Contratacin de servicios profesionales Monto Modalidad Autoriza Cualquier monto Contratacin de Junta Directiva servicios profesionales Central 5. Para formalizar las compras de bienes y/o servicios no profesionales se emitir una RDEN DE COMPRA (Anexo VI) debidamente autorizada, de acuerdo a la modalidad de compra que se aplique. 6. Las cotizaciones por escrito deben permitir evaluar las ofertas que mas conviene a los intereses del Instituto. En este criterio se incluyen las contrataciones de servicios profesionales. 7. Es obligatorio ser diligente en el anlisis de las cotizaciones antes de definir la adjudicacin al proveedor, debiendo considerar entre otros: calidad, precio, condiciones de entrega y de pago, garantas, etc. Para ello, deber completarse en la REQUISICION DE BIENES la informacin sobre ANLISIS DE OFERTAS (Anexo XI). 8. Las facturas o recibos pagados deben ser emitidos a nombre del Instituto. 9. Los bienes y/o servicios no profesionales y los servicios profesionales adquiridos, deben ser de la calidad y precio convenido con el Proveedor.

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Anexo XI Requisicin de Bienes y Anlisis de Ofertas

INSTITUTO SALVADOREO DE CONTADORES PUBLICOS REQUISICION DE BIENES Y ANALISIS DE OFERTAS

FECHA: SOLICITAN TE: REQUISICION
Proveedor 1 Cantidad Descripcin Precio Unitario Total

ANALISIS DE OFERTAS
Proveedor 2 Precio Unitario Total Proveedor 3 Precio Unitario Total

Totales
Firma Solicitante Firma Autorizado: Observacio nes:

Adjudicado a: Justificacin:

Aprobado por:

23

24

9.

Activos Fijos

9.1 Requerimientos bsicos de control El Instituto deber mantener registros contables sobre los activos fijos adquiridos, los cuales debern ser controlados a travs de una correcta clasificacin, codificacin, y ubicacin. 9.2 Poltica de Operacin 1. El control de los activos fijos estar a cargo de Contabilidad, quien con base en la factura, comprobante de crdito fiscal o documento equivalente, registrar el valor de los mismos. El control podr llevarse a travs de tarjetas manuales (Anexo XII Tarjeta de control de activo fijo) o en forma mecanizada. 2. Los activos fijos (muebles) deben ser identificados con un cdigo, mediante vietas o cualquier otro medio. 3. Las bajas y retiros de activos fijos del Institucin solo podrn hacerse por medio de Acta que debe levantarse para tal efecto, aprobada por Junta Directiva Central. 4. Si se sufren prdidas, robos o daos sobre las propiedades, deber levantarse acta suscrita por la Directora Ejecutiva. 5. Los TRASLADOS DE ACTIVOS FIJOS que se efecten debern documentarse (Anexo XIII). 6. El uso de los activos fijos estar limitado exclusivamente a los propsitos del Instituto. 7. Deben efectuarse inventarios de los activos fijos por lo menos una vez al ao, debiendo realizar los ajustes contables que correspondan.

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Anexo XII Tarjeta de control de activo fijo

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TARJETA DE CONTROL DE ACTIVO FIJO
No. TIPO DE MOBILIARIO Y EQUIPO: CODIGO

CARACTERISTICAS DEL MOBILIARIO Y EQUIPO

MARCA MODELO O SERIE COLOR OTRAS

LOCALIZACION: ASIGNADO: FORMA DE ADQUISICION: FECHA DE ADQUISICION: PERIODO ESTIMADO DE EXISTENCIA UTIL: VALOR ORIGINAL: OBSERVACIONES: FECHA MES VALOR A DEPRECIAR DEPRECIACION DEL PERIODO ACUMULADA VALOR ACTUAL FECHA EN QUE COMENZO A USARSE: VALOR RESIDUAL:

DIA

AO

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Anexo XIII Traslado de Activo Fijo INSTITUTO SALVADOREO DE CONTADORES PUBLICOS MOVIMIENTO DE ACTIVO FIJO
FECHA: No.

A. CAUSA DEL MOVIMIENTO: TRASLADO: ASIGNACION ORIGINAL ACTIVO FIJO: CODIGO: DEPARTAMENTO: EMPLEADO: ACTIVO FIJO: CODIGO: DEPARTAMENTO: EMPLEADO: PRESTAMO: NUEVA ASIGNACION

B. BAJA O SALIDA: ACTIVO FIJO: CODIGO: EMPLEADO: MOTIVO DE LA BAJA O SALIDA:

OBSERVACIONES:

ENTREGA

RECIBE

AUTORIZA

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10. Planillas 10.1 Requerimientos bsicos de control El Instituto mantendr registros contables sobre el pago de sueldos de los empleados. Se deben mantener expedientes actualizados del personal y controles internos que permitan la determinacin de las remuneraciones correspondientes. 10.2 Polticas operativas 1. Las PLANILLAS DE SUELDOS deben elaborarse quincenalmente y estar listas a ms tardar dos das antes de la fecha de pago (Anexo XIV). 2. La planilla deber contar, como mnimo, con las firmas del responsable de su elaboracin y de aprobado. Asimismo, se debe obtener la firma del empleado como evidencia de haber recibido su pago, ya sea en planilla o boleta individual segn se establezca. 3. Los sueldos sern pagados por medio de depsito en cuenta de cada empleado. 4. Los pagos por prestaciones laborales y las retenciones de sueldo que se efecten a los funcionarios y empleados, debern estar de acuerdo a lo establecido en las leyes vigentes respectivas. 5. Todo descuento adicional a los establecidos ordinariamente en la ley, deber estar debidamente aprobado y documentado.

Anexo XIV Planilla de sueldos

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PLANILLA DE SUELDO CORRESPONDIENTE AL PERIODO:
No . 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Hor as Car go Sueld o Diario Sueldo Quince nal Comision es Horas extras Total devenga do Otros descuen tos Liquido a pagar

NOMBRES

Das

ISSS

AFP

Renta

Suma Total

ELABORADO POR

APROBADA POR

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11. Viticos y gastos de viaje 11.1 Requerimientos bsicos de control El Instituto deber mantener registros contables y un adecuado sistema de control para la asignacin, pago y liquidacin de viticos, los cuales por definicin incluyen: gastos de alimentacin, transporte y alojamiento, al interior del pas o fuera de l. 11.2 Polticas operativas 1. Cuando la naturaleza de las actividades realizadas demande la movilizacin del personal fuera de la Oficina Central, sern reconocidos viticos, gastos de viaje y transporte. Cuando se requiera que sus funcionarios y empleados viajen fuera del pas, se reconocer un porcentaje del monto total o en su defecto que tem sern reconocidos o cubiertos entre: boleto areo o terrestre, alimentacin, hospedaje, taxis, propina, impuestos y otros gastos. Para tal efecto, se deber elaborar la SOLICITUD DE VITICOS (Anexo XV) para su aprobacin y posterior desembolso. 2. Antes de aprobar las solicitudes de viticos y gastos de viaje debe verificarse que existe disponibilidad de fondos. 3. Para salir de viaje o realizar una misin fuera del lugar de trabajo se requiere de autorizacin de Junta Directiva Central, lo cual se evidencia con la correspondiente firma en la solicitud. 4. Los anticipos para viticos y gastos de viaje deben ser liquidados a ms tardar 8 das hbiles siguiente de finalizado el viaje respectivo. Se incluirn en la liquidacin los comprobantes originales correspondientes, utilizando para ello el formulario LIQUIDACION DE VIATICOS (Anexo XVI). Esta liquidacin debe ser revisada por la Contadora. 5. Si al hacer la liquidacin, el valor gastado es mayor que el anticipo, se reembolsar lo gastado en exceso por el viajero, caso contrario, si el valor gastado es menor que el anticipo, el empleado o funcionario devolver el sobrante para ser remesado al Banco. En el primer caso, la causa del exceso debe ser justificado.

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Anexo XV Solicitud de viticos y gastos de viajes

INSTITUTO SALVADOREO DE CONTADORES PUBLICOS

SOLICITUD DE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE No. FECHA DEPARTAMENTO CONCEPT O
TRANSPORTE VIATICOS COMBUSTIBLE REFRIGERIO OTROS PERSONAS (S) QUE VIAJA(N) Y CARGO(S) QUE OCUPA(N): 1 2 3 4 5 6 DESTINO/PROCEDENCIA: MEDIO DE TRANSPORTE: ESTADIA: FECHA DE SALIDA: FECHA DE REGRESO: ACTIVIDAD A DESARROLLAR:

OBSERVACIONES:

LUGAR Y FECHA:

SOLICITANTE

APROBADO POR

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Anexo XVI Liquidacin de viticos INSTITUTO SALVADOREO DE CONTADORES PUBLICOS LIQUIDACION DE VIATICOS
NOMBRE: CARGO:

Fecha

Concepto del gasto

TOTAL

TOTAL

LUGAR Y FECHA:

SOLICITANTE

AUTORIZADO

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12. Administracin de personal 12.1 Requerimientos bsicos de control El Instituto dispondr del Manual de Organizacin, en donde se presenta la estructura organizacional, las descripciones y perfiles de cada uno de los puestos que la integran.

12.2 Polticas operativas 1. El proceso de seleccin y contratacin de personal, se ejecutar atendiendo las regulaciones que establece el Cdigo de Trabajo vigente y Manual de Organizacin, Polticas de Conflicto de Intereses y Declaracin de no consumo de drogas. 2. Con el fin de efectuar una adecuada seleccin y contratacin de personal, se cuenta con el Manual de Organizacin, el cual contiene la descripcin y perfiles de los puestos que existen. 3. 4. Todo personal contratado para los distintos puestos del Instituto ingresar bajo un perodo inicial de prueba de tres meses. Para la seleccin y contratacin de personal se verificar los requisitos de los cargos, los estudios efectuados por los candidatos, la experiencia, historial salarial del candidato. Con esta informacin se abrir y se mantendr un expediente por cada persona que trabaje en el Instituto, el cual puede llevarse de manera documental o electrnica. 5. Las dems disposiciones sobre personal, estn contenidas en el Manual de Organizacin.

13. Conflicto de intereses y confidencialidad de la informacin 13.1 Requerimientos bsicos de control El Instituto tiene como norma el hacer que todo el personal que ingresa a laborar, firm un compromiso en el que manifieste que acata toda accin que conlleve a conflictos de intereses.

13.2 Polticas de operacin

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1.

El objetivo de la poltica de conflicto de intereses y confidencialidad de la informacin es dictar y regular la conducta que deben guardar los Directores, Miembros de Comits y Comisiones, Ejecutivos, Empleados y Personal bajo contrato que tomen decisiones; para evitar cualquier conflicto entre sus propios intereses y los intereses y objetivos del Instituto con respecto a los siguientes aspectos: Uso de bienes y fondos Suministro de bienes y servicios Uso de la informacin propiedad del Instituto El secreto profesional con relacin a los socios.

2.

Ser responsabilidad de la Junta Directiva Central, el ampliar, modificar o adoptar procedimientos que refuercen la efectividad de la poltica. En aquellos casos de compaas pertenecientes, asociadas a directores o empleados que pretendan ser suministrantes de bienes y/o servicios debern evitar los casos de conflicto de intereses. Queda terminante prohibido utilizar informacin para beneficio de directores, miembros, empleados o de terceras personas, cuando esta sea de carcter confidencial o de uso restringido. Para cumplir con la poltica de conflicto de intereses se requiere que todos los ejecutivos y empleados completen el formulario de DECLARACION DE CONFLICTO DE INTERESES(Anexo XVII), al momento de su incorporacin al Instituto.

3.

4.

7.

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Anexo XVII - Declaracin de conflicto de intereses

CONFIRMACION DE CONFLICO DE INTERESES

(ESTRICTAMENTE CONFICENCIAL)

I. OBJETIVO La poltica con respecto a conflictos de intereses, requiere que los Directores, funcionarios y todos los dems empelados eviten cualquier conflicto entre sus propios intereses personales y los intereses del Instituto al tratar con: proveedores, clientes y cualquier otra organizacin o personas que negocian o desean negociar con el Instituto. Ms an, la poltica requiere que todas esas personas eviten cualquier conflicto entre sus propios intereses y los interese del Instituto, para llevar a cabo sus asuntos personales.

II. INSTRUCCIONES 1. Antes de llenar el cuestionario, cercirese de que conoce la poltica para evitar conflicto de inters. 2. Si tuviera alguna duda asesrese con la Direccin Ejecutiva. 3. Llnela con sus datos generales, a mquina o a tinta. 4. Esta informacin ser de carcter confidencial, para uso exclusivo del Instituto y bajo ninguna condicin ser puesta a la disposicin de terceros sin la autorizacin de Junta Directiva Central. 5. Los cuestionarios estarn bajo la custodia de la Direccin Ejecutiva.

III.

INFORMACION GENERAL

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Nombre ________________________________________________________________________ Cargo: ________________________________________ Fecha de

completo:

ingreso:

__________________________

IV. 1.

CONFIRMACION DE INTERESES Conoce la poltica: No ________________ Si

____________ 2. Segn su criterio, sus actividades personales pueden ocasionar un conflicto de intereses. ________________ 3. Si ____________ No

Indique si usted tiene alguna relacin de decisin con empresas con las cuales el Instituto requiere de sus servicios: ____________ (Indique cuales) No ________________ Si

_____________________________________________________________________________________ __ _______________________________________________________________________________________ 4. Indique en que empresas es usted accionista, miembro de la Junta Directiva o tiene funciones de tipo administrativo. Nombre de la empresa Actividad empresa Tipo de relacin

5.

Anote el nombre de las empresas en las cuales tiene o ha tenido conflicto de intereses:

Nombre de empresas

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Fecha: ________________________

________________________________________ Firma del funcionario o empleado

14. Declaracin de No drogas ni Armas 14.1 Requerimientos bsicos de control Toda persona que trabaje para el Instituto o en sus filiales, est en la obligacin de cumplir con la poltica SIN DROGAS NI ARMAS EN EL LUGAR DE TRABAJO, para ello deber firmar un compromiso a su ingreso a la institucin.

14.2 Polticas de operacin 1. Toda persona, al ingresar al Instituto, deber firmar una declaracin donde manifieste que sabe y entiende que esta es una condicin para ser aceptado como empleado ya sea en el Instituto en sus filiales. 2. Se prohbe reportarse al trabajo bajo la influencia de bebidas alcohlicas, drogas o narcticos. Se prohbe portar armas, explosivos o similares, salvo en aquellos casos que as lo requieran por la naturaleza del cargo que desempee o por autorizacin expresa de la Junta Directiva. 3. No est permitido la fabricacin dispensacin, venta, posesin o uso de sustancias controladas, armas o similares dentro de las instalaciones del Instituto o en los lugares donde se realizan eventos de capacitacin. 4. La violacin a esta poltica dar lugar a que la persona sea suspendida o despedida. 5. El encargado de la administracin del recurso humano o quien haga sus funciones, debe ser notificado de cualquier situacin delincuencial ocurrida en el lugar de trabajo y relacionada con las prohibiciones establecidas, a ms tardar 5 das despus de sucedido los incumplimientos. Todo el personal que conozca sobre incumplimientos a esta poltica es responsable de comunicar estos asuntos a la administracin. 6. Para un lugar de trabajo libre de drogas y armas, todos los empleados estn requeridos a revisar la poltica y firmar una declaracin de entendimiento. Esta declaracin ser archivada en el expediente de personal.

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7. Como condicin de empleo, se debe notificar a la Administracin cualquier accin indicada en contra de esta. Con alternativa a suspensin o despido, la organizacin puede requerir que el empleado participe satisfactoriamente en programas de rehabilitacin aprobado para este propsito. 8. Para un lugar de trabajo libre de drogas y armas, las siguientes acciones se deberan considerar: -Todos los empleados recibirn una copia de esta poltica y se requiere que firmen de recibido y declaren haberlas comprendido segn el formulario EL LUGAR DE TRABAJO LIBRE DE DROGAS Y ARMAS (Anexo XVIII), el documento original ser archivado en el expediente del empleado y una copia ser para l. -Una explicacin de la poltica y peligros del abuso de drogas, as como del uso de armas ser parte de la induccin a nuevo personal. -Todos los empleados sern informados sobre los contenidos de esta poltica, los peligros, penalidades y la disponibilidad de conserjera y rehabilitacin. -Cuando la Junta Directiva Central sea notificada de una accin judicial referente a drogas que haya ocurrido en este Instituto, tomara una de las siguientes acciones dentro de 30 das de recibir la noticia: o Requerir que el empleado participe satisfactoriamente en programas de asistencia para el abuso de drogas o programas de rehabilitacin. o Tomar la correspondiente accin disciplinaria o de despido. o Si un empleado es obligado a participar satisfactoriamente en un programa de rehabilitacin, aprobar un tiempo de ausencia sin pago. Siempre que el empleado complete satisfactoriamente el programa de rehabilitacin, no perder derechos laborales acumulables.

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Anexo XVIII El lugar de trabajo libre de drogas y armas

INSTITUTO SALVADOREO DE CONTADORES PUBLICOS

EL LUGAR DE TRABAJO LIBRE DE DROGAS Y ARMAS

Yo

______________________________________________,

con

DUI

No.

_____________,

certifico que he ledo y entendido la poltica de INSTITUTO SALVADOREO DE CONTADORES, sobre UN LUGAR DE TRABAJO LIBRE DE DROGAS Y ARMAS, como condicin de empleo con dicha organizacin, por lo que entiendo que:

Reportarse al trabajo bajo la influencia de bebidas alcohlicas y/o drogas ilegales y narcticas o la fabricacin ilegal, distribucin, dispensacin, venta, posesin o uso de una sustancia controlada esta prohibida en el lugar de trabajo. Asimismo, portar armas, explosivos o similares cuando no sean necesarias para el desempeo de mi cargo, tambin es una falta. La violacin de esta poltica ME SUJETARIA a suspensin o despido.

La Junta Directiva Central debe ser notificada de cualquier accin jurdica iniciada por drogas que ocurra en el lugar de trabajo inmediatamente despus de la iniciacin de una accin judicial. San Salvador, a los ________ das del mes de ____________ del ao _________.

Firma: ________________________________

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