Informatizao e gesto documental na formao de professores indgenas: a experincia do Projeto 3 Grau Indgena na UNEMAT Elias JANURIO* Fernando Selleri

SILVA**

Introduo

Neste artigo propomos discorrer acerca do processo de catalogao e de informatizao do acervo documental do Projeto 3 Grau Indgena, objetivando compartilhar um pouco da experincia vivenciada junto equipe tcnicoadministrativa, no desenvolvimento, implementao e atualizao da base de dados, alm de levar a pblico uma experincia que proporcionou resultados positivos e que poder servir de referncia para outros projetos similares1. O Projeto Memria do Acervo do 3 Grau Indgena, nome atribudo a experincia realizada, surgiu da necessidade de organizar a quantidade considervel de documentos produzidos no contexto dos Cursos de Licenciatura Especficos para a Formao de Professores Indgenas, implementadas no campus da UNEMAT em Barra do Bugres, numa parceria entre a SEDUC/MT, FUNAI, UNEMAT e Povos Indgenas, contando com o apoio do MEC, FUNASA e Prefeitura de Barra do Bugres. A proposta de organizao do acervo foi espelhada na experincia do setor de Documentao da FUNAI de Braslia, sendo um desdobramento das aes implementadas pelos servidores desse setor, com algumas adaptaes
Professor do Depto. de Histria da Universidade do Estado de Mato Grosso (UNEMAT). Coordenador Pedaggico do 3 Grau Indgena. Endereo eletrnico: eliasjanuario@terra.com.br. ** Professor do Depto. de Cincia da Computao da Universidade do Estado de Mato Grosso (UNEMAT). Coordenador Adjunto do 3 Grau Indgena. Endereo eletrnico: selleri@topbarra.com.br. 1 Entende-se por acervo a totalidade de documentos sob custdia de um arquivo (MATO GROSSO APMT, 2002, p.91).
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realidade do Projeto 3 Grau Indgena, objetivando a organizao da enorme quantidade de documentos produzidos, evitando tambm que essa rica documentao fosse perdida ou extraviada com o tempo. O acervo que se faz referncia nessa comunicao trata-se de documentos pessoais dos acadmicos e funcionrios, avaliaes, planejamentos, relatrios, atividades pedaggicas, livros, fitas de vdeo e K7, CDs e DVDs, fotos, artesanatos, listas de presenas, cartazes, desenhos, pinturas, ofcios, e-mails, documentos tcnicos, entre outros, produzidos no contexto das aes desenvolvidas nas etapas do projeto. O armazenamento de dados se faz necessrio em qualquer empresa, seja ela privada ou pblica, para que se possa alcanar os objetivos traados de forma mais rpida e satisfatria. Com o uso do computador, conforme aponta Alcade, Garcia e Punuela (1991), o armazenamento de dados e a manipulao dos arquivos foram automatizados, e o arquivo em papel, quando no substitudo, foi ao menos auxiliado pelo arquivo eletrnico de dados ou banco de dados. O sistema informatizado de banco de dados amplia a capacidade de organizar os dados armazenados e oferece maneiras diferentes de se localizar fatos especficos. Formular uma definio nica para o conceito de banco de dados informatizado torna-se uma tarefa complexa, uma vez que so vrias as definies encontradas nos mais diversos livros da rea. Uma das definies pesquisadas, que talvez se aproxime do contexto a do livro Sistemas de Informao, que retrata banco de dados como sendo: [...] um grupo de arquivos relacionados, mais especificamente, uma coleo de dados organizados para parecerem estar em um s local de modo que possam ser acessados e utilizados em muitas aplicaes diferentes (LAUDON, 1999, p.375). As demais definies observadas tambm ressaltam essa caracterstica do banco de dados informatizado, de facilitar o acesso e a manipulao dos dados nele contidos.

No Projeto de Formao de Professores Indgenas 3 Grau Indgena tambm existe, desde o incio, essa necessidade de armazenar e manipular informaes, constituindo um dos fatores que motivaram o desenvolvimento do sistema de banco de dados para informatizao do acervo do projeto.

Desenvolvimento do sistema informatizado

Desde o incio de suas atividades verificou-se a necessidade de armazenar dados no Projeto 3 Grau Indgena. Essa primeira necessidade se manifestou durante a realizao do vestibular especial indgena (ocorrido nos meses de maro e abril de 2001). Na ocasio, foi preciso desenvolver um sistema de banco de dados simples no qual pudessem ser cadastradas as inscries, com o propsito de, ao trmino, obter-se uma relao geral de inscritos, bem como demais dados especficos do candidato como etnia, aldeia, municpio, estado, documentao, entre outros. Levando em considerao que se tratava de um vestibular especial, o desenvolvimento deste sistema, bem como o cadastramento das inscries ficou sob a responsabilidade da prpria equipe tcnico-administrativa do 3 Grau Indgena que, posteriormente, encaminhou as informaes dos inscritos Comisso de Vestibular da UNEMAT, juntamente com as inscries, para as devidas providncias. Com o desenvolver das atividades, principalmente por se tratar de uma iniciativa pioneira no pas tanto pelos seus objetivos quanto pela diversidade de dados, foram detectadas informaes relevantes que necessitariam serem armazenadas de forma a viabilizar a consulta e o trabalho da equipe administrativa. Posteriormente ao vestibular, foram matriculados 200 (duzentos) acadmicos indgenas, pertencentes a 36 (trinta e seis) etnias e 11 estados da federao. Surgiu com isso a necessidade de desenvolver um sistema de banco de dados que viabilizasse a consulta aos dados desses acadmicos.

A respeito da metodologia do 3 Grau Indgena, cada semestre do curso desenvolvido em duas etapas, sendo uma de carter presencial, denominada Etapa de Estudos Presenciais, na qual os acadmicos tm aulas referentes s trs reas de formao, em perodo integral no campus da UNEMAT em Barra do Bugres/MT, geralmente realizada nos meses de janeiro e julho. A outra etapa denominada Etapa de Estudos Cooperados de Ensino e Pesquisa (Etapa Intermediria), na qual so desenvolvidas pelos acadmicos, atividades pedaggicas de pesquisa e de estgio em suas comunidades, sendo realizada nos meses em que estes esto ministrando aulas nas aldeias. O desenvolvimento destas atividades intermedirias, por sua vez, acompanhado pela equipe pedaggica do projeto. A cada etapa realizada novos materiais foram sendo produzidos. Estes materiais produzidos por acadmicos e docentes, juntamente com toda a documentao administrativa expedida pelo 3 Grau Indgena, encontram-se classificados e arquivados em sua secretaria acadmica, a qual ocupa um espao fsico prprio, junto a sede do projeto. Para auxiliar neste processo tambm foi desenvolvido um sistema de banco de dados. Alm do sistema de banco de dados dos acadmicos e dos documentos da secretaria, tambm foram desenvolvidos sistemas para catalogar outras informaes como: os livros adquiridos pelo 3 Grau Indgena, a fim de ampliar seu acervo bibliogrfico; o acervo fotogrfico; o acervo etnogrfico; as fitas de vdeo; os dados curriculares dos docentes, monitores e membros da equipe que atuam no 3 Grau Indgena e na rea da educao escolar indgena. Todos estes sistemas foram desenvolvidos internamente junto equipe administrativa, utilizando o Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados (SGBD) Microsoft Access. Entre os sistemas apresentados anteriormente, 04 (quatro) eram utilizados mais freqentemente por parte da equipe do projeto, sendo eles os que possuam

dados especficos referentes aos acadmicos, s fotografias, aos livros e documentao da secretaria acadmica. Alm dessa base, foram desenvolvidos mais 03 (trs) sistemas mais simples, que agregavam informaes gerais referentes situao educacional, lingstica e antropomtrica dos acadmicos. Esses no possuam uma consulta constante por parte da equipe, servindo de apoio para atividades pedaggicas desenvolvidas pelos docentes do projeto. Razo pela qual seus dados so baseados em questionrios aplicados pelos docentes. A partir do incio de 2003, com a colaborao do programa de Estgio Supervisionado do curso de Cincia da Computao, do campus da UNEMAT de Barra do Bugres, a base de dados do 3 Grau Indgena mencionada anteriormente, que se encontrava dividida em vrios sistemas, com orientao de professores da rea da computao, pde ser unificada em uma s sistema, eliminando-se possveis redundncias e divergncias nas informaes existentes. Este procedimento tambm possibilitou mais agilidade nas operaes de atualizao e manuteno da base de dados, de cpia de segurana e de controle de acesso. O trabalho realizado por ocasio da integrao tambm pde identificar novos dados a serem armazenados, dentre eles: dados sobre os prprios acadmicos e colaboradores (servidores) que atuam no 3 Grau Indgena; dados sobre os currculos de profissionais interessados em atuar no projeto; dados sobre o acervo etnogrfico (artesanatos); e dados sobre o acervo de mdias (CDROMs, Fitas de Vdeo e Fitas K7). Dessa forma, em uma nica base de dados se encontram reunidos os dados com os quais a equipe administrativa lida freqentemente. A partir destes dados, alimentados pela prpria equipe, so extradas informaes necessrias, geralmente em forma de relatrios ou consultas. O sistema informatizado

tambm contribui para a organizao administrativa dentro do 3 Grau Indgena, a qual fundamental em praticamente todas as instituies. Basicamente, a interface do sistema desenvolvido com o Microsoft Access, aps o processo de integrao e normalizao da base de dados, constitui-se de um formulrio principal, a partir do qual se tem acesso aos mdulos do sistema e seus respectivos formulrios para cadastro, consulta, alterao e excluso.

Utilizao do sistema informatizado nas atividades de gesto

O arquivamento de documentos na secretaria acadmica do 3 Grau Indgena realizado de acordo com um plano de classificao estabelecido nos projetos sobre educao escolar indgena anteriores, dentre os quais destaca-se o Projeto Tucum que abrangeu vrios municpios de Mato Grosso. Tal plano tambm atualizado mediante necessidade da equipe. Para Fernando Lopes, um dos secretrios acadmicos do 3 Grau Indgena, a catalogao teve incio a partir da II Etapa Presencial, em 2002, tendo inicialmente como maior dificuldade a atualizao de toda a documentao j produzida. Para ele a catalogao representou organizao e praticidade no trabalho da secretaria acadmica. Atualmente o projeto tem mais de quarenta mil documentos catalogados. Ainda segundo informaes dos responsveis pela Secretaria Acadmica do 3 Grau Indgena, Fernando Lopes e Sandra Gutierres, ao chegar um documento no setor (ofcio, e-mail, trabalho de acadmico, entre outros) ele identificado por tipo e data e em seguida catalogado com base na tabela do Plano de Classificao (Quadro 1), ou seja, cada tipo de documento tem uma numerao de classificao e uma numerao de ordem, que anotada a lpis na

parte superior do documento e, posteriormente, inserida no sistema de banco de dados no computador. Identificada a classificao do documento, o sistema retorna o ltimo documento com essa classificao, para que o mesmo possa receber a numerao subseqente. A classificao nunca muda para cada tipo de documento, por exemplo, ofcio expedido tem como classificao 19.3. O nmero de ordem alterado, em ordem crescente, a cada documento classificado. O nmero de ordem que permite saber quantos documentos (no caso ofcio expedidos) existem no acervo.

Quadro 1: Exemplo do Plano de Classificao adotado pela secretaria acadmica do 3 Grau Indgena Nro. Classif. ... 19.0 19.1 19.2 19.3 19.4 19.5 19.6 19.7 19.8 19.9 19.10 ... Documento ... Documentos Administrativos Memorando expedido Memorando recebido Ofcio expedido Ofcio recebido Cartas expedidas Cartas recebidas Fax expedido Email expedido Email recebido Fax recebido ...

Em seguida, so inseridas demais informaes bsicas sobre o documento que est sendo catalogado no sistema informatizado como data, destinatrio, numerao, nmero de ordem, nmero de classificao, em qual local ficar arquivado e uma sntese do assunto (ver formulrio de cadastro de documentos figura 1). O mesmo procedimento feito para qualquer documento emitido pelo Projeto, uma vez que fica uma cpia arquivada.

Figura 1: Formulrio utilizado para registro de documentos no sistema de banco de dados

A cada ms impresso um relatrio geral dos documentos catalogados, que tambm serve para consulta e como cpia de segurana, caso venha ocorrer algum problema irreversvel no banco de dados, apesar do esquema automatizado de backup implantado. Existem dois tipos de arquivos no Projeto: Arquivo Corrente e Arquivo Permanente. O arquivo corrente aquele que contm os documentos que esto sendo consultados com freqncia (documentos dos alunos, ofcios e relatrios do ano, entre outros). O arquivo permanente aquele que armazena os documentos que no so manuseados com freqncia, que raramente so consultados, como ofcios de anos anteriores, atas de reunies passadas e trabalhos e cartazes de semestres anteriores2. Conforme explica o Manual de Gesto de Documentos do Estado de Mato Grosso, o prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao perodo em que o documento frequentemente consultado, exigindo a sua permanncia junto s unidades organizacionais. [...] Estabelece a destinao de guarda
Entende-se por arquivo o conjunto de documentos independentes da natureza dos suportes, acumulados por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no desempenho de suas atividades (MATO GROSSO APMT, 2002, p. 91).
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permanente, quando as informaes contidas no documento so consideradas importantes para fins de prova, informao e pesquisa (MATO GROSSO APMT, 2002, p.41). O propsito de armazenar dados sobre os acadmicos facilitar as tarefas de emisso da matrcula semestral e demais documentos solicitados, bem como obter informaes gerais acerca dos acadmicos, como municpio, aldeia, etnia e demais dados pessoais (ver formulrio de registro de acadmicos figura 2). Os dados que alimentam essa base foram obtidos, em parte, da documentao pessoal e escolar disponvel na secretaria. As informaes mais suscetveis a mudanas tal como aldeia, municpio, endereo, entre outras, so atualizadas a cada semestre por meio da aplicao de questionrio aos acadmicos ou por entrevista no ato de realizao da matrcula, que geralmente se d nos trs primeiros dias da etapa presencial.

Figura 2: Formulrio utilizado para registro dos dados pessoais de cada acadmico no sistema

O acervo fotogrfico permite o registro das atividades desenvolvidas no projeto. Logicamente, a tarefa de encontrar uma foto pelo mtodo manual, por exemplo, da visita escola de determinada aldeia, se torna cada vez mais difcil medida que a quantidade de fotos aumenta. Por outro lado, se cada foto possuir um registro e uma descrio em um sistema informatizado, basta uma consulta a esta base para encontrar as fotos que pertencem a referida visita, como o caso. Segundo Antnio dos Santos Jnior, responsvel pela manuteno do acervo fotogrfico, o processo de catalogao das fotos inicia-se com a separao das fotos por assuntos (visita a aldeias, etapa presencial, apresentao cultural, etc.). Em seguida, ela comea a ser registrada no sistema onde recebe uma numerao seqencial, o local, o assunto, o perodo, o tamanho e o fotgrafo. Feito isso impressa uma etiqueta com esses dados que colada no verso da foto. As fotos so arquivadas em lbuns (pastas pretas com plsticos). Tem-se futuramente como proposta para aprimorar esse trabalho, a digitalizao de todas essas fotos que sero inseridas no sistema, evitando-se com isso o manuseio das fotos originais e o acesso mais fcil s imagens. O acervo hoje conta com mais de cinco mil fotos catalogadas. A catalogao e arquivamento das fotos tm uma importncia fundamental para o projeto, uma vez que registra a memria iconogrfica de momentos importantes da formao de professores em nvel superior, desde a elaborao do projeto at os dias atuais. Tem-se dessa forma, registros de momentos histricos que marcaram a educao superior no estado de Mato Grosso, bem como do movimento dos professores indgenas na luta pelo acesso formao escolar. De maneira semelhante, o acervo etnogrfico, composto por peas artesanais doadas pelos acadmicos indgenas ou adquiridas pelo projeto, possui tambm uma catalogao, objetivando sua organizao, segurana e facilidade no manuseio (emprstimo). O acervo tem mais de quinhentas peas entre

plumrias, cestarias, cermicas, material arqueolgico, entre outros, que recebe uma etiqueta com um cdigo seqencial (IND.001). Por meio desse cdigo, acessando o sistema, tm-se os seguintes campos: numerao corrente, etnia, nome do objeto em portugus e na lngua da etnia, categoria, nmero de peas, material de que feito, funo da pea, modo de aquisio e a data de entrada no acervo (ver formulrio figura 3).

Figura 3: Formulrio utilizado para registro de artesanatos no sistema de banco de dados

Os motivos para se manter um cadastro dos livros (acervo bibliogrfico), basicamente so os mesmos do cadastro das fotografias, considerando que o sistema ainda no possua a inteno de se registrar o emprstimo dos livros. Contempla-se como proposta da equipe administrativa a constante organizao do acervo de dados do 3 Grau Indgena, informatizando-o de maneira a disponibilizar de forma vivel informaes relevantes aos interessados, servindo como complemento para aes desenvolvidas no campo da educao escolar indgena.

Importncia do sistema na organizao documental e pedaggica

Como j foi ressaltado anteriormente, o Projeto Memria do Acervo do 3 Grau Indgena foi implementado com o objetivo de otimizar as aes administrativas e pedaggicas desenvolvidas no contexto dos cursos do 3 Grau Indgena, haja vista a gama de documentos, nos seus diferentes tipos, que so gerados cotidianamente. Mas tambm nasceu da preocupao da preservao da memria histrica da Educao Escolar Indgena no estado de Mato Grosso, uma vez que experincias anteriores nos programas de formao de professores indgenas permitiram perceber a necessidade da implementao de um trabalho de gesto documental, a fim de evitar que documentos importantes fossem extraviados ou deteriorados pela ausncia de uma ao sistemtica na conservao desses materiais. Mato Grosso foi um dos estados pioneiros na formao de professores em servio (Projeto Inaj, Homem-Natureza, Parceladas) e tambm na formao especfica de professores indgenas (Projeto Tucum, Projeto Urucum-Pedra Brilhante). Apesar do pioneirismo, pouco se tem registrado ou documentado destas experincias que marcaram poca e pavimentaram o caminho para novos projetos, como o caso da Educao Superior para Indgenas no Brasil. Foi tambm com essa preocupao, de sistematizao e conservao da memria escrita, oral, iconogrfica e artstica dos projetos de formao de professores indgenas, que foi criado o Projeto Memria do Acervo do 3 Grau Indgena, que conseguiu, num trabalho rduo, recuperar parte considervel dos documentos pedaggicos do Projeto Tucum que estavam espalhados pelos municpios do estado. O lingista Marcus Maia (UFRJ), que tem considervel experincia de pesquisas em museus e tem atuado como docente no 3 Grau indgena, ressalta a importncia de se constituir arquivos justamente pela preservao e

recuperabilidade da memria, que organiza e permite o acesso com facilidade a materiais e dados produzidos, que podero ser utilizados em trabalhos posteriores. Chama a ateno ainda para a dificuldade em realizar trabalhos dessa natureza, prtica no muito comum no contexto dos cursos de formao em geral, que no tem isso como prioridade. Considera a experincia do 3 Grau Indgena um bom exemplo de instrumento de organizao e operacionalizao na gesto documental. Segundo Lus Donisete Grupioni (USP/IEP), antroplogo e docente do projeto, a diversidade de etnias e a quantidade de alunos presentes nos trs cursos, resultaria sem dvida num volume enorme de documentos que necessitariam serem organizados de maneira a facilitar o acesso a esses materiais. O Projeto Memria implementado no 3 Grau Indgena conseguiu montar um sistema bem organizado que permite ter as informaes tantos das disciplinas quantos dos alunos individualmente. Para Grupioni, essa organizao tem sim um reflexo direto no trabalho em sala de aula, uma vez que se tem a segurana de que o material produzido em sala de aula vai ser catalogado e vai estar disponvel na prxima etapa ou quando for preciso ao longo do curso. Isso permite retomar atividades de etapas anteriores, recuperar produes e retrabalhar essas produes em outras situaes, transformando isso em materiais que so devolvidos aos cursistas. Nesse sentido, esse projeto pioneiro tambm em mostrar a outros projetos possibilidades de estruturao e organizao de seu dia-a-dia. O Projeto Memria do Acervo do 3 Grau Indgena tem, alm do propsito organizacional dos diferentes documentos produzidos ao longo das etapas do curso, que contribui para facilitar o trabalho dos docentes, tcnicos, pesquisadores e acadmicos do curso, uma importncia que transcende a tudo isso, que s ser percebida e apreendida no futuro, na medida em que tudo isso se constituir uma memria do dia-a-dia do projeto, da histria da formao

superior no Brasil, que possibilitar repensar, refletir e problematizar questes fundamentais da escolarizao de indgenas no pas.

Consideraes finais

Como geralmente ocorre nas bases de dados, o sistema de banco de dados do 3 Grau Indgena est em constante atualizao, de maneira a atender as atividades desenvolvidas pela equipe tcnico-administrativa, tornando as informaes mais acessveis. Embora tenha atendido a demanda por informao do projeto at o momento atual, estudam-se maneiras de aperfeioar esse sistema de banco de dados ainda mais, principalmente no que se refere ao suporte na tomada de decises. Leva-se em considerao, o fato da base de dados atual s permitir o cadastro de informaes em nvel de acervo. Com a ampliao do projeto, por meio da abertura de uma nova turma de cem acadmicos no incio de 2005, uma das propostas de implementao tende para o desenvolvimento de um sistema acadmico, que utilizasse os dados j cadastrados, permitindo assim o acompanhamento do acadmico desde sua entrada at a concluso do curso, atravs do sistema. Esse sistema tambm permitiria o registro de operaes de emprstimo dos elementos que constitui o acervo (livros, documentos, fotos, entre outros), como tambm o registro da participao dos professores em cada semestre dos cursos. Uma outra proposta tambm considerada a disponibilidade de alguns dados da base, para consulta via Internet atravs do website do 3 Grau Indgena, permitindo que docentes, acadmicos e visitantes tenham acesso a informaes previamente disponibilizadas. Evidentemente as informaes a serem disponibilizadas para esse pblico mais amplo passariam por uma

apreciao por parte das instncias que atuam na gesto do projeto. Contudo, trata-se de uma proposta a ser implementada de mdio a longo prazo, tambm por demandar adequao da estrutura fsico-tecnolgica. Essas propostas fazem parte da dinmica dos sistemas de informaes. Sabe-se que o tratamento de uma base de dados deve ser constante em decorrncia de novas necessidades e das prprias modificaes externas e internas que surgem. Um sistema realmente eficiente aquele que est em constante adaptao s necessidades dos usurios, nas mais variadas reas de atuao, inclusive na rea educacional.

Referncias bibliogrficas

ALCADE, E.; GARCIA, M.; PUNUELA, S. Informtica bsica. Trad. Srgio Molina. So Paulo: Makron Books, 1991. GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado, 1998. GOVERNO DO ESTADO DE MATO GROSSO. 3 Grau Indgena: Projeto de Formao de Professores Indgenas. Barra do Bugres: UNEMAT; Braslia: DEDOC/FUNAI, 2001. LAUDON, Keneth C.; LAUDON, Jane Price. Sistemas de Informao. 4.ed. Rio de Janeiro: LTC, 1999. MATO GROSSO APMT. Manual de gesto de documentos do Estado de Mato Grosso. Cuiab: APMT, 2002.