Codificacion de Los Documentos 1

GUIA PARA LA CODIFICACION DE DOCUMENTOS
SEPTIEMBRE DE 2008

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
CODIGO GI 02 - 001 VERSION 01 PAGINA 2 DE 22
CODIFICACION DE LOS DOCUMENTOS
La codificacin de los documentos de la Clnica General del Caribe S.A. consta de siete caracteres, de los cuales dos (2) son alfabticos y los cinco (5) restantes son numricos, teniendo como fin identificar el tipo de documento, su carcter (institucional, asistencial o administrativo) y por definir el consecutivo del documento.
Los dos primeros caracteres identifican el tipo de documento descrito:
MA PR PT FT NO PG PL
MANUALES PROCESOS PROTOCOLOS FORMATOS NORMAS PROGRAMAS PLANES

ELABORO Dra. Carmen Harleny Moreno Perea Coordinador de Aseguramiento de la Calidad Septiembre 8 de 2008 APROBO Dr. Eduardo Garca Anaya Gerente Septiembre 10 de 2008
GI CD
GUIAS O INSTRUCTIVOS CODIGOS GUIA PARA LA CODIFICACION DE DOCUMENTOS

Los dos siguientes identifican a que rea o divisin corresponde:
01 02 03
INSTITUCIONAL ADMINISTRATIVO ASISTENCIAL
Y los tres ltimos dgitos numricos identifican el consecutivo del documento:
000
999
ELABORO Dra. Carmen Harleny Moreno Perea Coordinador de Aseguramiento de la Calidad Septiembre 8 de 2008
APROBO Dr. Eduardo Garca Anaya Gerente Septiembre 10 de 2008

MANUALES
MANUALES MANUAL DE CALIDAD MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS MANUAL DE FUNCIONES MANUAL DE BIOSEGURIDAD MANUAL DE DESECHOS HOSPITALARIOS MANUAL DE INDICADORES DE GESTION MANUAL DE LOS COMITES MANUAL DE BIOSEGURIDAD EN ODONTOLOGIA MANUAL DE REFERENCIA Y CONTRARREFERENCIA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ENFERMERIA MANUAL DEL SERVICIO FARMACEUTICO MANUAL DE MEDICACION NEONATAL MANUAL DE USO, MANEJO Y ALMACENAMIENTO DE GASES MEDICINALES MANUAL DE RADIOLOGIA MANUAL DE FISIOTERAPIA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CENTRO TRANSFUSIONAL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS LABORATORIO CLINICO MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMEINTOS DE ODONTOLOGIA
VERSIO N 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01
CODIGO MA 02-001 MA 01-002 MA 01-003 MA 01-004 MA 01-005 MA 01-006 MA 01-007 MA 03-008 MA 03-009 MA 03-010 MA 03-011 MA 03-012 MA 03-013 MA 03-014 MA 03- 015 MA 03-016

FORMATOS
CODIGO FT-01-001 FT-02-002 FT-02-003 FT-02-004 FT-02-005 FT-01-006 FT-01-007 FT-01-008 FT-01-009 FT-02-010 FT-01-011
FORMATOS Formato Documentacin de procedimientos Formato Revisin por la Direccin Formato Informacin para la Revisin Formato Resultados por la Direccin Formato Planeacin de Realizacin de Producto Formato de Control de Cambios Formato de Evaluacin de Calidad de Servicio Formato de Evaluacin Tcnica, Administrativa y Servicios Formato de Evaluacin del Cuerpo Mdico Formato de Evaluacin de Proveedores Formato de Calibracin y verificacin
ELABORO APROBO
VERSION 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01
Dra. Carmen Harleny Moreno Perea Coordinador de Aseguramiento de la Calidad Septiembre 8 de 2008
Dr. Eduardo Garca Anaya Gerente Septiembre 10 de 2008
FT-01-012 FT-03-013 FT-02-014 FT-01-015 FT-01-016 FT-01-017 FT-01-018
Formato de Requisicin de materiales, equipos e insumos Formato de control de lquidos Formato de Profesiograma Formato Evaluacin del desempeo por competencia Formato Evaluacin de Motivacin Formato de Revisin de Protocolos Formato de Sugerencias
01 01 01 01 01 01 01

FT-01-019 FT-01-020 FT-01-021 FT-02-022 FT-03-023 FT-03-024 FT-03-025 FT-03-026 FT-03-027 FT-03-028 FT-03-029 FT-03-030 FT-03-031 FT-03-032 FT-03-033
Formato de Registro de Acciones Correctivas Formato de Registro de Quejas y Reclamos Formato de Registro de Acciones Preventivas Formato Control de contratacin del empleado Formato remisin de lavandera Formato Hoja Quirrgica Formato de Control de signos vitales Formato Entrega Elementos de hoteleria Formato de Registro de Drogas Formato de Kardex Formato de Hoja de gastos de urgencias Formato de Notas de enfermera Formato de Hoja de evolucin Formato de Ordenes Mdicas Formato de nico de referencia y contrarreferencia de
ELABORO APROBO Dr. Eduardo Garca Anaya Gerente Septiembre 10 de 2008
01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01
pacientes, muestras y estudios. FT-03-034 FT-03-035 FT-03-036 FT-03-037 FT-03-038 FT-03-039 Formato de epicrisis Formato de solicitud de orden de servicio Formato de censo de pacientes hospitalizados Formato Hoja Neurolgica Formato de Solicitud de sangre o sus derivados Formato Orden de Servicio de Ambulancia 01 01 01 01 01 01

FT-03-040 FT-03-041 FT-03-042 FT-01-043 FT-03-044 FT-03-045 FT-03-046 FT-03-047 FT-03-048 FT-03-049 FT-03-050 FT-03-051 FT-03-052 FT-03-053
Formato de Orden Interna de Servicio Formato de Prestamos de Medicamentos e insumos entre servicios Formato de Tarjeta de Droga Formato de Acta o reunin Formato sesiones de fisioterapia Formato consentimiento transfusional Formato Solicitud de sangre y componentes Formato Tarjeta Receptor Formato verificacin pretransfusional de componente sanguneos Formato Recomendaciones Recin Nacido Formato de Registro de Anestesia Formato de Historia Clnica Formato de no atencin al usuario Formato Hoja de Gastos Hospitalizacin
01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01
FT-03-054 FT-03-055 FT-01 -056 FT-01 -057 FT-01 -058 FT-03 -059 FT-01 -060
Formato de Solicitud de Orden de Servicios Formato Hoja de gastos Quirrgica Formato de Plan de Mejoras al seguimiento de riesgos Formato de Plan de Mejoras Formato de registro de conflictos ticos Formato para control de Inventario de Ropa Formato nico de Descuento (FUDE)
01 01 01 01 01 01 01

FT-02-061 FT-02-062 FT-02-063 FT-03-064 FT-03-065 FT-02-066 FT-03-067 FT-03-068 FT-03-069 FT-03-070 FT-01-071 FT-03-072 FT-03-073
Formato de Paz y Salvo Formato Liquidacin de Copago Formato Ficha Tcnica de Equipos Formato Recordatorio de Cirugas Formato de Entrega de componentes y control clnico de la transfusin Formato Orden de Servicio de Mantenimiento Curaciones Formato Control de Glucometrias Formato de Cambio de Turnos de Enfermera Formato Sbana de Cuidados Diarios (UCI-P) Formato para Solicitud del Servicio de Mantenimiento Formato Requerimientos Nutricionales para pacientes hospitalizados Formato Justificacin Mdica para solicitud de Medicamentos No POS
01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01
FT-02-074 FT-03-075 FT-01-076 FT 02-077 FT 02-078 FT 03-079 FT 01-080
Formato control de Horario Mdicos Especialistas Formato para control de camas ocupadas UCI-P Formato para solicitud de historia clnica para funcionarios de la clnica Formato para pago de resumen de historia clnica Formato de solicitud de historia clnica Formato para el control del servicio UCI-P Formato de Acta de Reunin de Comits
01 01 01 01 01 01 01

FT 02-081 FT 02-082 FT 01-083 FT 03-084 FT 02-085 FT 01-086 FT 03-087 FT 01-088 FT 03-089 FT 01-090 FT 03-091
Formato para Relacin de Formatos No POS enviados a las Aseguradoras Formato de Conciliacin Formato para el Reporte de Eventos Adversos Formato de Negacin de Servicios de Salud y/o Medicamentos Formato de Devolucin de Medicamentos e insumos (UCIP) Formato de Quejas, Reclamos y Sugerencias del Cliente externo Formato de Triage Formato de Solicitud de Accin Correctiva y/o preventiva Formato de Certificado de Atencin Mdica para Vctimas de Accidentes de Transito Formato de Evaluacin de Satisfaccin de Clientes (Administradoras) Formato de Hoja Quirrgica
01 01 01 01 01 01 02 01 01 01 01
FT 03-092 FT 01-093 FT 03-094 FT 03-095 FT 03-096 FT 03-097 FT 03-098 FT 02-099 FT 02-100
Formato para Descripcin del Parto Vaginal Formato nico de Cumplimiento de Horario de Mdicos Especialistas (Consulta Externa) Formato Nota de Ingreso Formato de Historia Clnica del Recin Nacido Formato de Consentimiento Informado para Operaciones Formato de Hoja de Evolucin Terapia Respiratoria Formato de Hoja de Evolucin Terapia Fsica Formato para Traslado de Equipos Formato de Verificacin Diaria de Asistencia Mdica
01 01 01 01 01 01 01 01 01

FT 02-101 FT 03-102 FT 03-103 FT 03-104 FT 02-105 FT 02-106 FT 02-107 FT 03-108 FT 01-109 FT 03-110 FT 02-111 FT 02-112 FT 02-113
Formato de Reporte de Servicio de Mantenimiento Formato de Averas de Medicamentos Formato de Control y Registro de Temperatura Formato de Recepcin de Medicamentos Formato de Control Diario de Temperatura y Humedad Formato de Informes de Auditoria Formato de Reembolso de Caja Menor Formato de Devolucin de Medicamentos Formato Acta de Conformacin de Comits Formato de Registro Diario de Pacientes en Fisioterapia Formato de Envo y Recibo de Facturas Formato de Registro de Devolucin de Facturas Formato Control de Facturas pendientes por envo
FT 03-114 FT 03-115 FT 03-116 FT 03-117 FT 03-118 FT 03-119 FT 03-120 FT 03-121
Hoja de Gastos. Terapia Respiratoria Formato de Gases Arteriales Formato Hoja de Auditora Mdica Formato de Solicitud de Interconsulta Formato Control de Lquidos Formato Pedido de Farmacia Formato Procedimientos Terapia Respiratoria Formato de Solicitud de Estudio Anatomopatolgicos.

FT 03-122 FT 03-123 FT 02-124
Formato Hoja de Ventilacin Mecnica Formato de Notas de Terapia Respiratoria Formato de Verificacin de Tiempos de Espera para la Atencin.

PROCESOS
PROCESOS MAPA DE PROCESOS URGENCIA CRITICA URGENCIA NO CRITICA CONSULTA PRIORITARIA CONSULTA EXTERNA MEDICINA GENERAL Y ESPEC. LLAMADO AL PERSONAL MEDICO REFERENCIA Y CONTRAREFERENCIA DE URGENCIAS REFERENCIA Y CONTRARREFERENCIA C. EXTERNA REFERENCIA Y CONTRAREFERENCIA DE AYUDAS DX.
CODIGO PR-01-001 PR-03-002 PR-03-003 PR-03-004 PR-03-005 PR-02-006 PR-03-007 PR-03-008 PR-03-009
APROBO
VERSION
Dr. Eduardo Garca Anaya Gerente Septiembre 10 de 2008
EGRESO PACIENTE PARTICULAR EGRESO PACIENTE AFILIADO ATENCION EN CIRUGA ATENCION EN SALA DE PARTO INDUCCION AL PERSONAL SELECCIN DE PERSONAL APERTURA HISTORIA CLINICA ENTRADA Y SALIDA DE REGISTROS
PR-01-010 PR-01-011 PR-03-012 PR-03-013 PR-02-014 PR-02-015 PR-01-016 PR-03-017

REQUISICIN DE INSUMOS CONSULTA ODONTOLOGICA CONTROL DE DOCUMENTOS CONTROL DE REGISTROS COMUNICACIN INTERNA REVISION POR LA DIRECCION PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE ATENCION DE QUEJAS Y RECLAMOS COPIA DE SEGURIDAD PROGRAMADA COPIA DE SEGURIDAD EN UNIDAD DE DISCO EVALUACION Y SELECCIN DE PROVEEDORES GESTION DE COMPRAS ADMISIONES E INGRESO CONTROL DE DISPOSITIVOS Y MEDICION
PR-02-018 PR-03-019 PR-01-020 PR-01-021 PR-01-022 PR-01-023 PR-01-024 PR-01-025 PR-02-026 PR-03-027 PR-02-028 PR-01-029 PR-01-030 PR-01-031
CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME AUDITORIA INTERNA ANALISIS DE DATOS ACCIONES CORRECTIVAS ACCIONES PREVENTIVAS RADICACIN DE CORRESPONDENCIA COMPROBACIN DE DERECHOS AUTORIZACIN INTERNA
PR-01-032 PR-01-033 PR-01-034 PR-01-035 PR-01-036 PR-02-037 PR-02-038 PR-01-039

CODIGO GI 02 001 VERSION 01 PAGINA 14 DE 22
AUTORIZACION DE SERVICIOS EXTERNOS PROGRAMACION DE CITAS PROGRAMACION DE CIRUGA FACTURACIN DE CIRUGIA FACTURACIN DE HOSPITALIZACION HOSPITALIZACION REGISTRO DE PAGOS DISTRIBUCIN Y ALMACENAMIENTO DE INSUMOS Y MEDICAMENTOS SUMINISTRO Y CONTROL DE ELEMENTOS DE HOTELERIA CONTROL DE INVENTARIO CONTROL INTERNO DE ELEMENTOS INGRESO DIARIO DE DINERO MANTENIMIENTO PLANTA ELECTRICA MANTENIMIENTO BOMBA DE AGUA
PR-02-040 PR-01-041 PR-01-042 PR-01-043 PR-01-044 PR-03-045 PR-01-046 PR-01-047 PR-01-048 PR-01-049 PR-02-050 PR-02-051 PR-02-052 PR-02-053
CUSTODIA Y CONSERVACION DE LA INFORMACION ENTREGA DE RESULTADOS AYUDAS DIAGNOSTICAS E IMAGENOLOGICAS SUMINISTRO DE AGUA INTERPRETACION DE RESULTADOS LLAMADO DE ESPECIALISTAS SEGUIMIENTO Y SUPERVISION DE PERSONAL EN ENTRENAMIENTO
PR-01-054 PR-03-055 PR-03-056 PR-03-057 PR-03-058 PR-03-059 PR-01-060

SUMINISTRO DE ENERGIA. ECOGRAFIA ELABORACION DE DOCUMENTOS CONTROL DE ELEMENTOS DE HOTELERIA RECEPCION, DISTRIBUCION, CONTESTACION, ENVIO Y ARCHIVO DE GLOSAS ADMISION E INGRESO UCI SERVICIO FARMACEUTICO ANULACION DE FACTURAS ATENCION DEL TRIAGE RECEPCION, AUDITORIA, LIQUIDACION, PAGO Y CONTABILIZACION DE FACTURAS PRESTAMO DE HISTORIAS CLINICAS ATENCION DE QUEJAS RECLAMOS Y SUGERENCIAS EVALUACION DE SATISFACCION
PR-03-061 PR-03-062 PR-01-063 PR-03-064 PR-03-065 PR-02-066 PR-02-067 PR-02-068 PR-03-069 PR-03-070 PR-03-071 PR-01-072 PR-01-073
INFORMACION GENERAL AL USUARIO PROMOCION DE LA PARTICIPACION ASOCIACIONES DE USUARIOS RESOLUCION DE CONFLICTOS ETICOS ATENCION DEL PACIENTE POR FUDE CUSTODIA DE HISTORIAS CLINICAS PRSTAMO DE HISTORIAS CLNICAS A FUNCIONARIOS CONTRATACIN DEL PERSONAL CIUDADANA Y
PR-01-074 PR.01-075 PR-01-076 PR-01-077 PR-01-078 PR-01-079 PR-02-080

GESTION DE COBRO GESTION DE RESIDUOS HOSPITALARIOS ARCHIVO DE HOJAS DE VIDA DE PERSONAL ACTIVO CONTRATACION DE PROVEEDORES
PR 02-081 PR 01-082 PR 02-083 PR 02-084

CODIGOS
CODIGOS
CODIGO DE ETICA CODIGO DE BUEN GOBIERNO
CODIGO
CD 01-001 CD 01-002
VERSION
01 01

PROGRAMAS
PROGRAMAS
PROGRAMA DE AUDITORIA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD PROGRAMA DE INDUCCION PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL PROGRAMA DE CONTROL DE VECTORES
CODIGO
PG 01-001 PG 01-002 PG 01-003 PG 01-004
VERSION
01 01 01 01

PLANES
PLANES
PLAN DE EMERGENCIAS PLAN DE GESTION INTEGRAL DE RESIDUOS HOSPITALARIOS
CODIGO
PL 01-001 PL 01-002
VERSION
01 01

GUIAS
GUIAS
GUIA PARA LA CODIFICACION DE DOCUMENTOS GUIA PARA EL CONTROL DE LA DOCUMENTACION INSTITUCIONAL
CODIGO
GI 02-001 GI 02-002
VERSION
01 01

PROTOCOLOS
PROTOCOLOS
PROTOCOLO DE SUMINISTRO DE AGUA PROTOCOLO DE SUMINISTRO DE ENERGIA PROTOCOLO DE ATENCION DEL SERVICIO TELEFONICO PROTOCOLO DE MANEJO DE INFECCIONES INTRAHOSPITALARIAS PROTOCOLO DE AISLAMIENTO DE PACIENTES PROTOCOLO DE PRECAUCIONES CON SANGRE Y LIQUIDOS CORPORALES PROTOCOLO DE SEGURIDAD PRTOCOLO DE ATENCION PERSONALIZADA Y COMPORTAMIENTO LABORAL
CODIGO
PT 02-001 PT 02-002 PT 01-003 PT 03-004 PT 03-005 PT 03-006 PT 02-007 PT 02-008
VERSION
01 01 01 01 01 01 01 01

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