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UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL Gabinete do Reitor

MANUAL DE REDAO OFICIAL DA UFFS

1 Edio

Chapec (SC), 2010

Prof. Dr. Dilvo Ristoff Reitor pro tempore da UFFS Prof. Dr. Jaime Giolo Vice-Reitor da UFFS Organizao e Elaborao Esp. Clotilde Maria Ternes Ceccato Chefe de Gabinete Maristela Parise de Lima Diviso de Servios Administrativos do Gabinete

Permitida a reproduo sem fins lucrativos, parcial ou total, por qualquer meio, se referenciada a fonte.

Sugestes para o aperfeioamento deste trabalho podem ser encaminhadas Diviso de Servios Administrativos da Reitoria da UFFS.

LISTA DE QUADROS

Quadro 1: Formas de tratamento de autoridades universitrias........................14

SUMRIO

1. APRESENTAO ....................................................................................... 6 2. PRONOMES DE TRATAMENTO ......................................................... 8 2.1 CONTEXTUALIZAO HISTRICA DOS PRONOMES DE TRATAMENTO................................................................................................. 8 2.1.1 Concordncia com os pronomes de tratamento.................................... 8 2.1.2 Emprego dos Pronomes de Tratamento ................................................ 9 2.2 FECHOS PARA COMUNICAES ........................................................ 11 2.3 IDENTIFICAO DO SIGNATRIO ..................................................... 12 2.4 INFORMAES IMPORTANTES .......................................................... 12 3. REGRAS DE DIAGRAMAO .............................................................. 12 4. AUTORIDADES UNIVERSITRIAS ..................................................... 14 5. ATA .............................................................................................................. 15 5.1 ESTRUTURA ............................................................................................. 15 6. ATESTADO ................................................................................................ 16 6.1 ESTRUTURA ............................................................................................. 16 7. AUTORIZAO ........................................................................................ 16 7.1 ESTRUTURA............................................................................................. 16 8. CERTIDO................................................................................................. 17 8.1 ESTRUTURA ............................................................................................. 17 9. CIRCULAR................................................................................................. 17 9.1 ESTRUTURA............................................................................................. 18 10. CONVITE E CONVOCAO ............................................................... 18 11. CORREIO ELETRNICO ..................................................................... 19 11.1 ESTRUTURA........................................................................................... 19 11.2 VALOR DOCUMENTAL ....................................................................... 19 12. DELIBERAO ...................................................................................... 20 12.1 ESTRUTURA ........................................................................................... 20 13. DECLARAO ....................................................................................... 20 13.1 ESTRUTURA ........................................................................................... 20 14. FAX ............................................................................................................ 21 14.1 ESTRUTURA........................................................................................... 21 15. MEMORANDO ........................................................................................ 21 15.1 ESTRUTURA........................................................................................... 22 15.2 MEMORANDO CIRCULAR .................................................................. 22 15.2.1 Estrutura .............................................................................................. 22 16. O PADRO OFCIO ............................................................................... 22 16.1 PARTES DO DOCUMENTO NO PADRO OFCIO ........................... 23 16.2 AVISO E OFCIO .................................................................................... 24 16.2.1 Definio e Finalidade ......................................................................... 24 16.2.2 Forma e Estrutura ............................................................................... 24 17. PAUTA DE REUNIO ............................................................................ 25 18. RELATO DE REUNIO ......................................................................... 25 18.1 ESTRUTURA ........................................................................................... 25

19. RELATRIO ............................................................................................ 26 19.1 ESTRUTURA ........................................................................................... 26 20. RESOLUO ........................................................................................... 27 20.1 ESTRUTURA ........................................................................................... 27 21. TELEGRAMA .......................................................................................... 27 20.1 ESTRUTURA........................................................................................... 28 REFERNCIAS ............................................................................................. 29 APNDICE A ................................................................................................. 30 APNDICE B.................................................................................................. 33 APNDICE C ................................................................................................. 51

1. APRESENTAO

Este Manual tem por objetivo adequar e padronizar a comunicao interna da Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS), bem como a sua comunicao com os demais rgos e instituies de direito pblico e privado, tomando como referncia o Manual de Redao da Presidncia da Repblica Federativa do Brasil. A apresentao de uma identidade visual nica, padronizada em todos os documentos expedidos pelos rgos pblicos, bem como a correta utilizao das ferramentas tecnolgicas que permitem a adoo dos modelos aqui propostos, tm grande relevncia para o bom andamento das atividades da Instituio, por dar maior clareza aos diversos documentos e, principalmente, por simplificar e tornar mais gil o fluxo da informao. A redao oficial deve, como decorrncia dos estatutos legais, caracterizar-se pela impessoalidade, clareza, conciso, formalidade, uniformidade e pelo uso do padro culto da linguagem. Fundamentalmente esses atributos decorrem da Constituio Brasileira de 1988, que dispe, no artigo 37: A administrao pblica direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, obedecer aos princpios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficincia (...). Sendo a publicidade e a impessoalidade princpios fundamentais de toda administrao pblica, claro est que devem igualmente nortear a elaborao dos atos e comunicaes. A clareza, da mesma forma, deve ser a qualidade bsica de todos os textos oficiais. Pode-se definir como claro aquele texto que possibilita a sua imediata compreenso pelo leitor. No entanto a clareza no algo que se atinja por si s: ela depende de outras caractersticas da redao oficial. Para ela concorrem: a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretaes que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto; b) o uso do padro culto da linguagem, em princpio, de entendimento geral e por definio avesso a vocbulos de circulao restrita, como a gria e o jargo; c) a formalidade e a padronizao, que possibilitam a uniformidade dos textos; d) a conciso, que faz desaparecer do texto os excessos lingusticos que nada lhe acrescentam.

Espera-se que esta nova ferramenta de apoio e consulta auxilie na realizao das atividades dirias da Universidade Federal da Fronteira Sul e que sejam seguidas por todos os setores e em todos os campi.

Dilvo Ristoff Reitor pro tempore da UFFS

2. PRONOMES DE TRATAMENTO De acordo com o manual de Redao Oficial da Presidncia da Repblica, e objetivando dirimir possveis dvidas na confeco das comunicaes, seguem alguns pontos de grande relevncia no momento de execuo de uma comunicao oficial, seja ela um ofcio, um memorando ou simplesmente um e-mail. 2.1 CONTEXTUALIZAO TRATAMENTO HISTRICA DOS PRONOMES DE

O uso de pronomes e locues pronominais de tratamento tem larga tradio na lngua portuguesa. De acordo com Said Ali,1 aps serem incorporados ao portugus os pronomes latinos tu e vs, como tratamento direto da pessoa ou pessoas a quem se dirigia a palavra, passou-se a empregar, como expediente lingustico de distino e de respeito, a segunda pessoa do plural no tratamento de pessoas de hierarquia superior. Prossegue o autor: Outro modo de tratamento indireto consistiu em fingir que se dirigia a palavra a um atributo ou qualidade eminente da pessoa de categoria superior, e no a ela prpria. Assim aproximavam-se os vassalos de seu rei com o tratamento de vossa merc, vossa senhoria (...); assim usou-se o tratamento ducal de vossa excelncia e adotaram-se na hierarquia eclesistica vossa reverncia, vossa paternidade, vossa eminncia, vossa santidade.2 A partir do final do sculo XVI, esse modo de tratamento indireto j estava em voga tambm para os ocupantes de certos cargos pblicos. Vossa merc evoluiu para vosmec, e depois para o coloquial voc. E o pronome vs, com o tempo, caiu em desuso. dessa tradio que provm o atual emprego de pronomes de tratamento indireto como forma de dirigirmonos s autoridades civis, militares e eclesisticas. 2.1.1 Concordncia com os pronomes de tratamento Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) apresentam certas peculiaridades quanto concordncia verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram segunda pessoa gramatical ( pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicao), levam a concordncia para a terceira pessoa. que o verbo concorda com o substantivo que integra a locuo como seu ncleo sinttico: Vossa Senhoria nomear o substituto; Vossa Excelncia conhece o assunto.

SAID ALI, Manoel. Gramtica secundria histrica da lngua portuguesa. 3. ed. Braslia: Ed. Universidade de Braslia, 1964. p. 93-94. Id. Ibid.

Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento so sempre os da terceira pessoa: Vossa Senhoria nomear seu substituto (e no Vossa ... vosso...). J quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gnero gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e no com o substantivo que compe a locuo. Assim, se nosso interlocutor for homem, o correto Vossa Excelncia est atarefado, Vossa Senhoria deve estar satisfeito; se for mulher, Vossa Excelncia est atarefada, Vossa Senhoria deve estar satisfeita. 2.1.2 Emprego dos Pronomes de Tratamento Como visto, o emprego dos pronomes de tratamento obedece secular tradio. So de uso consagrado: Vossa Excelncia, para as seguintes autoridades: a) do Poder Executivo; - Presidente da Repblica; - Vice-Presidente da Repblica; - Ministros de Estado3; - Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; - Oficiais-Generais das Foras Armadas; - Embaixadores; - Secretrios-Executivos de Ministrios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; - Secretrios de Estado dos Governos Estaduais; - Prefeitos Municipais. b) do Poder Legislativo: - Deputados Federais e Senadores; - Ministros do Tribunal de Contas da Unio; - Deputados Estaduais e Distritais; - Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; - Presidentes das Cmaras Legislativas Municipais. c) do Poder Judicirio: - Ministros dos Tribunais Superiores; - Membros de Tribunais;
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Nos termos do Decreto no 4.118, de 7 de fevereiro de 2002, art. 28, pargrafo nico, so Ministros de Estado, alm dos titulares dos Ministrios: o Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, o Chefe do Gabinete de Segurana Institucional, o Chefe da Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica, o Advogado-Geral da Unio e o Chefe da Corregedoria-Geral da Unio.

- Juzes; - Auditores da Justia Militar. O vocativo a ser empregado em comunicaes dirigidas aos Chefes de Poder Excelentssimo Senhor, seguido do cargo respectivo: Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica, Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal, As demais autoridades sero tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo: Senhor Senador, Senhor Juiz, Senhor Ministro, Senhor Governador, No envelope, o endereamento das comunicaes dirigidas s autoridades tratadas por Vossa Excelncia, ter a seguinte forma: A Sua Excelncia o Senhor Fulano de Tal Ministro de Estado da Justia Braslia. DF A Sua Excelncia o Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10 Vara Cvel Rua ABC, n 123 01010-000 So Paulo. SP

Quando no endereamento os dados para envio de correspondncia estiverem completos (endereo, nmero, CEP), pode-se utilizar o mesmo para impresso do envelope ou de etiqueta de endereamento. Em comunicaes oficiais, est abolido o uso do tratamento dignssimo (DD), s autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade pressuposto para que se ocupe qualquer cargo pblico, sendo desnecessria sua repetida evocao. Vossa Senhoria empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado : Senhor Fulano de Tal, No envelope, deve constar do endereamento: Ao Senhor Fulano de Tal Rua ABC, no 123 12345-000 Curitiba. PR Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo ilustrssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor. Acrescente-se que doutor no forma de tratamento, e sim ttulo acadmico. Evite us-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicaes dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concludo curso universitrio de doutorado. costume designar por doutor os

bacharis, especialmente os bacharis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade s comunicaes. Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificncia, empregada por fora da tradio, em comunicaes dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo: Magnfico Reitor, (...) Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesistica, so: Vossa Santidade, em comunicaes dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente : Santssimo Padre, (...) Vossa Eminncia ou Vossa Eminncia Reverendssima, em comunicaes aos Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo: Eminentssimo Senhor Cardeal, ou Eminentssimo e Reverendssimo Senhor Cardeal, (...) Vossa Excelncia Reverendssima usado em comunicaes dirigidas a Arcebispos e Bispos; Vossa Reverendssima ou Vossa Senhoria Reverendssima para Monsenhores, Cnegos e superiores religiosos. Vossa Reverncia empregado para sacerdotes, clrigos e demais religiosos. 2.2 FECHOS PARA COMUNICAES O fecho das comunicaes oficiais possui, alm da finalidade bvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatrio. Com o intuito de simplific-los e uniformiz-los, este Manual estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicao oficial: a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica: Respeitosamente, b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente, Expresses como: Sendo o que tnhamos para o momento, nos mantemos no aguardo de sua manifestao...... ou Manifestamos protestos de estima e respeito., consistem em arcasmos redacionais, so expresses mantidas pela fora do hbito, mas, para os preceitos da estilstica configuram formas indesejveis de redao. Ficam excludas dessa frmula as comunicaes dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradio prprios, devidamente disciplinados no Manual de Redao do Ministrio das Relaes Exteriores.

2.3 IDENTIFICAO DO SIGNATRIO Todas as comunicaes oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificao deve ser a seguinte: (espao para assinatura) NOME Chefe da Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica (espao para assinatura) NOME Ministro de Estado da Justia Para evitar equvocos, recomenda-se no deixar a assinatura em pgina isolada do expediente. Transfira para essa pgina ao menos a ltima frase anterior ao fecho. 2.4 INFORMAES IMPORTANTES De acordo com a Instruo Normativa n 4, de 6 de maro de 1992, do Departamento Administrativo do Servio Pblico que consolidou as regras do Manual de Redao da Presidncia da Repblica, foram abolidos o uso do tratamento DD Dignssimo a autoridades que recebem o tratamento de Excelncia. Foi abolido, tambm, o superlativo ilustrssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares, sendo suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor. Os ttulos antecedem o nome da pessoa na linguagem impressa: o ttulo vem antes do nome da pessoa em exerccio no cargo.

3. REGRAS DE DIAGRAMAO Os documentos expedidos pelos campi da UFFS devem obedecer seguinte forma de apresentao: a) Deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citaes, e 10 nas notas de rodap; b) Para smbolos no existentes na fonte Times New Roman pode-se utilizar as fontes Symbol e Wingdings; c) obrigatrio constar a partir da segunda pgina o nmero da pgina, no formato Pgina X de X. A numerao ser inserida no rodap, direita, alinhada ao smbolo da chama verde da UFFS.

d) Os ofcios, memorandos, relatrios e anexos destes podero ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita tero as distncias invertidas nas pginas pares (margem espelho); e) O incio de cada pargrafo do texto deve ter 2,5 cm de distncia da margem esquerda; f) O campo destinado margem lateral esquerda ter 6,0 cm de largura; g) O campo destinado margem lateral direita ter 1,5 cm; h) O campo destinado margem superior ter 3,0 cm e margem inferior 1,5 cm. i) Deve ser utilizado espaamento simples entre as linhas e de 6 pontos aps cada pargrafo, ou, se o editor de texto utilizado no comportar tal recurso, de uma linha em branco; j) No deve haver abuso no uso de negrito, itlico, sublinhado, letras maisculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatao que afete a elegncia e a sobriedade do documento; l) A impresso dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impresso colorida deve ser usada apenas para grficos e ilustraes; m) Todos os tipos de documentos devem ser impressos em papel branco, alcalino, de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm; n) Deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo do Word verso 97-2003 nos documentos de texto. Caso o editor de texto no comporte esse recurso utilizar simplesmente formato de documento do Word; o) Os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos anlogos. p) Para facilitar a localizao, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira: Tipo do documento + nmero do documento + palavras-chaves do contedo Ex.: Ofcio 123/2010 - Relatrio produtividade ano 2002 Memorando Circular n 001/2010 Encaminha documentos q) De acordo com o que preceitua a Lei n 5.700, de 1 de setembro de 1971, alnea X, todos os papis de expediente, convites, e nas publicaes de atos oficiais de nvel federal obrigatria a utilizao das armas nacionais. Na UFFS a utilizao deve ocorrer no cabealho da pgina, com alinhamento centralizado, em preto e branco, sendo que na linha imediatamente posterior deve constar a expresso SERVIO PBLICO FEDERAL em letras maisculas, alinhamento centralizado, fonte Times New Roman, tamanho 10.

4. AUTORIDADES UNIVERSITRIAS No que tange utilizao das formas de tratamento e endereamento, deve-se considerar no apenas a rea de atuao da autoridade (universitria, judiciria, religiosa, etc.), mas tambm a posio hierrquica do cargo que ocupa. O Reitor ter sempre o tratamento de Vossa Magnificncia, utilizando o vocativo: Magnfico Reitor. S o Reitor magnfico, portanto errado chamar o Vice-Reitor de magnfico. Vice-Reitores, Diretores e Professores recebero o tratamento de Vossa Senhoria, que no vocativo utilizamos Senhor/ Senhora. No caso da UFFS, Vice-Reitor Professor (nome). O quadro abaixo referencia a forma de tratamento que deve ser utilizada para as autoridades universitrias.
Cargo ou funo Por extenso Abreviatura singular Abreviatura plural V. Mag.s ou V. Magas. V. Ex.s ou V. Exas. Vocativo Magnfico Reitor ou Excelentssimo Senhor Reitor Endereamento Ao Magnfico Reitor ou Ao Excelentssimo Senhor Reitor Nome Cargo Endereo Ao Excelentssimo Senhor Vice-Reitor Nome Cargo Endereo

Reitores

V. Mag. ou Vossa V. Maga. Magnificncia ou V. Exa. Ou Vossa Excelncia V. Ex.

Vice-Reitores

Vossa Excelncia

V. Exa. Ou V. Ex.

V. Ex.s ou V. Exas.

Excelentssimo Senhor ViceReitor

Pr-Reitores Chefe de Gabinete Assessores Diretores V. S. ou V.S.s ou Senhor Vossa Senhoria Coordenadores V.Sa. V. Sas. Cargo de Curso Coordenadores de Departamentos Quadro 1: Formas de tratamento autoridades universitrias Fonte: Redao de documentos oficiais

Ao Senhor Nome Cargo Endereo

5. ATA o documento de valor jurdico, que consiste no resumo fiel dos fatos, ocorrncias e decises de sesses, reunies ou assemblias, realizadas por comisses, conselhos, congregaes, ou outras entidades semelhantes, de acordo com uma pauta, ou ordem do dia, previamente divulgada. geralmente lavrada em livro prprio, autenticada, com as pginas rubricadas pela mesma autoridade que redige os termos de abertura e de encerramento. O texto apresenta-se seguidamente, sem pargrafos, ocupando cada linha inteira, sem espaos em branco ou rasuras, para evitar fraudes. A fim de ressalvar os erros, durante a redao, usa-se a palavra digo; se for constatado erro ou omisso, depois de escrito o texto, usa-se a expresso em tempo. Quem redige a ata o secretrio (efetivo do rgo, ou designado ad hoc para a reunio). A ata vai assinada por todos os presentes, ou somente pelo presidente e pelo secretrio, quando houver registro especfico de freqncia. 5.1 ESTRUTURA Com o advento do computador, as atas tm sido elaboradas e digitadas, para posterior encadernao em livros de ata. Se isto ocorrer, deve ser indicado nos termos de abertura e fechamento, rubricando-se as pginas e mantendo-se os mesmos cuidados referentes s atas manuscritas. Dispensam-se as correes do texto, como indicado anteriormente. A ata dever ter suas linhas numeradas, na lateral esquerda, seguida de uma borda lateral paralela, a contar da primeira linha da descrio da mesma. Ttulos e demais itens de cabealho no so considerados nesta contagem. H tambm a obrigatoriedade do cabealho e rodap. No cabealho referencia-se O Ministrio da Educao, a UFFS e o Conselho ou rgo que est originando o documento. No rodap deve figurar o ttulo da Ata (Ata da Primeira Sesso Extraordinria [...], seguido do Ms de realizao / ano. As pginas devero ser numeradas, inclusive a primeira pgina com o formato-padro Pgina X de X, localizado no rodap da pgina, do lado direito. No caso de se identificar, posteriormente, algum erro ou impreciso numa ata, faz-se a ressalva, apresentando nova redao para o trecho. Assim, submetida novamente aprovao do plenrio, ficar consagrada. O novo texto ser exarado na ata do dia em que foi aprovado, mencionando-se a ata e o trecho original. Suas partes componentes so: 1. Cabealho, onde aparece o nmero (ordinal) da ata e o nome do rgo que a subscreve.

2. Texto sem delimitao de pargrafos, que se inicia pela enunciao da data, horrio e local de realizao da reunio, por extenso, objeto da lavratura da Ata. 3. Fecho, seguido da assinatura de presidente e secretrio, e dos presentes, se for o caso.

6. ATESTADO Documento firmado por servidor em razo do cargo que ocupa, ou funo que exerce, declarando um fato existente, do qual tem conhecimento, a favor de uma pessoa. Afirma a verdade de um fato, situao ou existncia de obrigao no necessariamente constante em livros, papis ou documentos. Destina-se, basicamente, comprovao de fatos ou situaes transitrias, passveis de modificaes freqentes. Quando os fatos ou situaes constam em arquivos da administrao, utiliza-se a certido para comprovar a sua existncia. Enquanto o atestado declara, a certido a transcrio de algo existente. 6.1 ESTRUTURA 1. Ttulo (a palavra ATESTADO), em letras maisculas e centralizado sobre o texto. 2. Texto constante de um pargrafo, indicando a quem se refere, o nmero de matrcula e a lotao, caso seja servidor, e a matria do Atestado. 3. Local e data, por extenso. 4. Assinatura, nome e cargo da chefia que expede o Atestado.

7. AUTORIZAO Autorizao o ato administrativo ou particular que permite ao pretendente realizar atividades ou utilizar determinado bem fora das rotinas estabelecidas. 7.1 ESTRUTURA 1. Denominao do ato - AUTORIZAO; 2. Emitente - precedido pela palavra DE, seguido de dois pontos;

3. Destinatrio - precedido pela palavra PARA, seguida de dois pontos; 4. Texto: 4.1. Iniciado pelo termo - AUTORIZO; 4.2. Objeto da autorizao; 4.3. Qualificao da pessoa; 5. Local e data; 6. Assinatura; 7. Nome/identidade.

8. CERTIDO Declarao feita por escrito, objetivando comprovar ato ou assentamento constante de processo, livro ou documento que se encontre em reparties pblicas. Podem ser de inteiro teor - transcrio integral, tambm chamada traslado - ou resumidas, desde que exprimam fielmente o contedo do original. Certides autenticadas tm o mesmo valor probatrio do original e seu fornecimento, gratuito por parte da repartio pblica, obrigao constitucional (Const. Fed. 1988, art. 5, XXXIV, b). 8.1 ESTRUTURA 1. Ttulo (a palavra CERTIDO), em letras maisculas, esquerda, sobre o texto, e apresentao da numerao seqencial /ano. 2. Texto constante de um pargrafo, transcrio do documento original ou descrio do que foi encontrado. Deve ser escrito seguidamente, sem pargrafos, alneas, sem rasuras ou emendas. 3. Local e data, por extenso, em seqncia ao texto. 4. Assinaturas: do digitador da Certido, confirmada pelo visto da chefia maior.

9. CIRCULAR toda comunicao reproduzida em vias, cpias ou exemplares de igual teor emanadas de autoridade competente e expedida aos chefes de servio dos diversos setores. Especificamente, como documento, correspondncia multidirecional endereada simultaneamente a diversos destinatrios, para divulgar avisos, ordens e instrues, matria de interesse

geral, recomendaes, informaes, e esclarecimentos sobre atos e fatos administrativos. A circular no pode complementar ou modificar atos oficiais. 9.1 ESTRUTURA 1. Ttulo (a palavra CIRCULAR), em letras maisculas, sigla do rgo que o expede e nmero, esquerda da folha. 2. Local e data direita da folha, e por extenso, abaixo da linha do ttulo. 3. Destinatrio, aps a palavra Para (com inicial maiscula). 4. Assunto, expressado sinteticamente. 5. Texto paragrafado, com numerao de pargrafos, contendo a exposio do(s) assunto(s) e o objetivo da Circular. 6. Fecho (v. 2.2. Fechos para Comunicaes). 7. Assinatura, nome e cargo da autoridade ou chefia que subscreve a Circular.

10. CONVITE E CONVOCAO O convite o instrumento pelo qual se faz uma solicitao, pede-se o comparecimento de algum ou solicita-se sua presena em alguma parte ou em ato. A convocao corresponde ao convite, mas no sentido de intimao. Origina o comparecimento, devendo o no comparecimento ser justificado. J o convite somente uma solicitao. Nas relaes oficiais ou particulares, h mensagens que no se alinham puramente entre aquelas formais ou administrativas. So as mensagens sociais ou comemorativas: as primeiras, em razo de acontecimentos de cunho social (instalao, festividades restritas a rea da entidade, etc.), e as segundas, por motivo de datas comemorativas (Dia das Mes, da Secretaria, do Professor, Pscoa, Natal, etc.). preciso ter cuidado com as mensagens sociais, em que se combinam tcnica redacional, bom tom e arte: a) Faa um texto que se preste a homem e a mulher, no singular e no plural; b) Registre nome e endereo do destinatrio corretamente; c) Procure atualizar ou renovar sempre seu texto; d) Mantenha conexo (imagem e texto) do trabalho tipogrfico ou mecanogrfico com a parte que ser digitada;

e) Revise e atualize periodicamente o banco de dados, a fim de corrigir grafias, endereos. Anote toda mudana (estado civil, situao profissional, nvel de instruo). Quanto s mensagens comemorativas, que so, em geral, transmitidas por meio da escrita, o primeiro cuidado est em que seu contedo atinja perfeitamente o objetivo visado.

11. CORREIO ELETRNICO O correio eletrnico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicao para transmisso de documentos. 11.1 ESTRUTURA Um dos atrativos de comunicao por correio eletrnico sua flexibilidade. Assim, no interessa definir forma rgida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatvel com uma comunicao oficial. O campo assunto do formulrio de correio eletrnico mensagem deve ser preenchido de modo a facilitar a organizao documental tanto do destinatrio quanto do remetente. Para os arquivos anexados mensagem deve ser utilizado, preferencialmente, os formatos PDF e Word. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informaes mnimas sobre seu contedo. Sempre que disponvel, deve-se utilizar recurso de confirmao de leitura. Caso no seja disponvel, deve constar da mensagem pedido de confirmao de recebimento. 11.2 VALOR DOCUMENTAL Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio eletrnico tenha valor documental, isto , para que possa ser aceita como documento original, necessrio existir certificao digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.

12. DELIBERAO Exprime a deliberao ou determinao do rgo. Trata de questes de ordem administrativa ou regulamentar. 12.1 ESTRUTURA 1. Ttulo (a palavra DELIBERAO), com a sigla do rgo emitente e o nmero ( esquerda), e a data por extenso ( direita) em letras maisculas, na mesma linha. 2. Ementa da matria da Deliberao, em letras maisculas, direita da pgina. 3. Prembulo, seguido da fundamentao e da palavra DELIBERA, alinhada esquerda, seguida de dois pontos. 4. Texto: exposio do contedo da Deliberao, distribudo em artigos, pargrafos e alneas. 5. Local e data, por extenso. 6. Assinatura, nome e cargo da autoridade que expede a Deliberao.

13. DECLARAO Ato afirmativo da existncia ou no de um direito ou de um fato. Pode ser dada em causa prpria ou referir-se a outra pessoa. Ainda, segundo as circunstncias e a finalidade, toma vrias outras denominaes, como por exemplo: declarao de direito, de vontade, de ausncia, de crdito, de guerra, de falncia, de interdio, de renda, de princpios, etc. Inicia-se uma declarao assim: Declaro para fins de prova... Declaro, para os devidos fins, que... Declaro, a pedido verbal de... 13.1 ESTRUTURA a) Identificao: nome do rgo; b) titulo: DECLARAO (em letras maisculas e centralizadas sobre o texto); c) texto: inicia-se sempre com a palavra declaro ou declaramos e, em seguida, a exposio do assunto;

d) local e data; e) assinatura: nome do emitente e o respectivo cargo. 14. FAX O fax (forma abreviada j consagrada de fac-simile) uma forma de comunicao que est sendo menos usada devido ao desenvolvimento da internet. utilizado para a transmisso de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento h premncia, quando no h condies de envio do documento por meio eletrnico. Quando necessrio o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe. Se necessrio o arquivamento, deve-se faz-lo com fotocpia do fax e no com o prprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente. O papel utilizado deve ser o estabelecido no item 3, alnea m deste manual. 14.1 ESTRUTURA Os documentos enviados por fax mantm a forma e a estrutura que lhes so inerentes. conveniente o envio, juntamente com o documento principal, de folha de rosto, isto , de pequeno formulrio com os dados de identificao da mensagem a ser enviada.

15. MEMORANDO O memorando a modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicao eminentemente interna. Pode ter carter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposio de projetos, idias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do servio pblico. Sua caracterstica principal a agilidade. A tramitao do memorando em qualquer rgo deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocrticos. Para evitar desnecessrio aumento do nmero de comunicaes, os despachos ao memorando devem ser dados no prprio documento e, no caso de falta de espao, em folha de continuao. Esse procedimento permite formar uma espcie de processo simplificado, assegurando maior transparncia tomada de decises, e permitindo que se historie o andamento da matria tratada no memorando.

15.1 ESTRUTURA Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padro ofcio, com a diferena de que o seu destinatrio deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. Exemplos: Ao Sr. Chefe do Departamento de Administrao Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurdicos

15.2 MEMORANDO CIRCULAR Documento destinado exposio de assuntos referentes a situaes administrativas em geral, utilizado para formalizar a comunicao interna entre as unidades da UFFS. Difere do memorando por ser encaminhado a vrios destinatrios. 15.2.1 Estrutura a) Denominao do ato Memorando-Circular, em negrito, com seu nmero correspondente e ano com dois dgitos, seguida da sigla da unidade ou comisso emitente, com alinhamento esquerda. b) Local e data por extenso, na linha seguinte da denominao do ato, com alinhamento direita. c) Expresso Aos: ou s:, em negrito, seguida dos cargos ocupados pelos destinatrios, com alinhamento esquerda. d) Expresso Assunto:, em negrito, com o resumo do teor da comunicao, com alinhamento esquerda. e) Texto com a exposio do assunto, sendo que, exceo do fecho, todos os demais pargrafos devem ser numerados. f) Fecho, (v. 2.2. Fechos para Comunicaes); g) Nome do emitente, com distribuio espacial simtrica, quando houver vrios nomes, e respectivo(s) cargo(s).

16. O PADRO OFCIO

H trs tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofcio, o aviso e o memorando. Com o fito de uniformiz-los,

pode-se adotar uma diagramao nica, que siga o que chamamos de padro ofcio. As peculiaridades de cada um sero tratadas em itens especficos; por ora busquemos as suas semelhanas.

16.1 PARTES DO DOCUMENTO NO PADRO OFCIO O aviso, o ofcio e o memorando devem conter as seguintes partes: a) Tipo e nmero do expediente, seguido da sigla do rgo que o expede: Exemplos: Mem. 123/2002-MF direita: Exemplo: Chapec, 23 de junho de 2010. c) Assunto: resumo do teor do documento, mencionado a palavra Assunto o sinal : e o texto dever figurar em negrito. Exemplos: Assunto: Produtividade do rgo em 2002. Assunto: Necessidade de aquisio de novos computadores. d) Destinatrio: o nome e o cargo da pessoa a quem dirigida a comunicao. No caso do ofcio deve ser includo tambm o endereo. e) Texto: nos casos em que no for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura: introduo, que se confunde com o pargrafo de abertura, na qual apresentado o assunto que motiva a comunicao. Evite o uso das formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que, empregue a forma direta; desenvolvimento, no qual o assunto detalhado; se o texto contiver mais de uma idia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em pargrafos distintos, o que confere maior clareza exposio; concluso, em que reafirmada ou simplesmente reapresentada a posio recomendada sobre o assunto. Os pargrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou ttulos e subttulos. J quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura a seguinte: introduo: deve iniciar com referncia ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento no tiver sido solicitada, deve iniciar com a informao do motivo da comunicao, que encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, Aviso 123/2002-SG Ofcio 123/2002-MME b) Local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento

origem ou signatrio, e assunto de que trata), e a razo pela qual est sendo encaminhado, segundo a seguinte frmula: Em resposta ao Aviso n 12, de 1 de fevereiro de 1991, encaminho, anexa, cpia do Ofcio n 34, de 3 de abril de 1990, do Departamento Geral de Administrao, que trata da requisio do servidor Fulano de Tal. ou Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cpia do telegrama no 12, de 1o de fevereiro de 1991, do Presidente da Confederao Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernizao de tcnicas agrcolas na regio Nordeste. desenvolvimento: se o autor da comunicao desejar fazer algum comentrio a respeito do documento que encaminha, poder acrescentar pargrafos de desenvolvimento; em caso contrrio, no h pargrafos de desenvolvimento em aviso ou ofcio de mero encaminhamento. f) Fecho (v. 2.2. Fechos para Comunicaes); g) Assinatura do autor da comunicao; e h) Identificao do signatrio (v. 2.3. Identificao do Signatrio). 16.2 AVISO E OFCIO

16.2.1 Definio e Finalidade Aviso e ofcio so modalidades de comunicao oficial praticamente idnticas.
Embora a Instruo Normativa n 04, de 06/03/92 (Dirio Oficial de 09/03/92), regulamente que o AVISO e o OFCIO so modalidades praticamente idnticas e que a nica diferena entre os dois ser o aviso expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, e o ofcio ser expedido pelas demais autoridades para rgos pblicos e particulares, com relao ao primeiro, no isso que se tem observado na imprensa diria. (MARTINS; ZILBERKNOP, 2009, p. 159)

Ambos tm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos rgos da Administrao Pblica entre si e, no caso do ofcio, tambm com particulares. 16.2.2 Forma e Estrutura Quanto forma, aviso e ofcio seguem o modelo do padro ofcio, com acrscimo do vocativo, que invoca o destinatrio (v. 2.1.2 Emprego dos Pronomes de Tratamento), seguido de vrgula. Exemplos:

Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica Senhora Ministra Senhor Chefe de Gabinete Devem constar do cabealho ou do rodap do ofcio as seguintes informaes do remetente: nome do rgo ou setor; endereo postal; telefone e endereo de correio eletrnico.

17. PAUTA DE REUNIO Relao dos assuntos a serem tratados em reunio. Deve ser encaminhada ao pblico interessado com antecedncia, quando se tratar de assuntos de interesse de terceiros, para que esses possam se manifestar. Dela constaro, tambm, data, horrio e endereo do local em que se realizar a reunio, alm do quorum necessrio, se for o caso.

18. RELATO DE REUNIO a forma simplificada do relato de fatos e decises de reunies para assuntos rotineiros, de procedimento padronizado. 18.1 ESTRUTURA 1. Ttulo (a expresso RELATO DE REUNIO), em letras maisculas. 2. Data e horrio, explicitando o incio e o trmino. 3. Local. 4. Assunto, exposto sinteticamente, em letras maisculas. 5. Texto (com citao de OCORRNCIAS e DECISES, quando necessrio), com linguagem sucinta e clara. 6. Citao dos presentes. 7. Assinatura (do relator).

19. RELATRIO a exposio circunstanciada de atividades levadas a termo por funcionrio, no desempenho das funes do cargo que exerce, ou por ordem de autoridade superior. geralmente feito para expor: situaes de servio, resultados de exames, eventos ocorridos em relao a planejamento, prestao de contas ao trmino de um exerccio etc. 19.1 ESTRUTURA 1. Ttulo (a palavra RELATRIO), em letras maisculas. 2. Vocativo: a palavra Senhor (a), seguida do cargo do destinatrio, e de vrgula. 3. Texto paragrafado, composto de introduo, desenvolvimento e concluso. O texto do relatrio deve obedecer seguinte sequncia: a) Introduo: referncia disposio legal ou ordem superior que motivou ou determinou a apresentao do relatrio e breve meno ao assunto ou objeto; b) Anlise: apreciao do assunto, com informaes e esclarecimentos que se faam necessrios a sua perfeita compreenso. A anlise deve ser objetiva e imparcial. O relator deve registrar os fatos de que tenha conhecimento direto, ou atravs de fontes seguras, abstendo-se de apreciaes de natureza subjetiva sobre fatos desconhecidos ou pouco conhecidos. Quando se fizer necessrio, o relatrio poder ser acompanhado de tabelas, grficos, fotografias e outros elementos que possam contribuir para o perfeito esclarecimento dos fatos e sua melhor compreenso por parte da autoridade a quem se destina o documento. Esses elementos podem ser colocados no corpo do relatrio ou, se muito extensos, reunidos a ele em forma de anexo; c) Concluso: determinados os fatos e feita sua apreciao, chega o momento de se tirarem as concluses. No pode ir alm da anlise feita, o que as tornaria insubsistentes e, por isso mesmo, desprovida de qualquer valor; d) Sugestes ou recomendaes: muitas vezes, alm de tirar concluses, o relator, em decorrncia do que constatou e concluiu, tambm apresenta sugestes ou recomendaes sobre medidas a serem tomadas. Essas sugestes ou recomendaes devem ser precisas, prticas e concretas, devendo relacionar-se com a anlise anteriormente feita. 4. Fecho, (v. 2.2. Fechos para Comunicaes). 5. Local e data, por extenso. 6. Assinatura, nome e cargo ou funo do signatrio. 7. Anexos, complementando o Relatrio, com material ilustrativo e/ou documental.

20. RESOLUO Ato administrativo expedido pelas autoridades do executivo ou pelos presidentes de tribunais, rgos legislativos e colegiados administrativos, para disciplinar matria de sua competncia especfica. 20.1 ESTRUTURA - Ttulo: RESOLUO, esquerda, seguido de sigla do rgo, e numerao; data (por extenso) e em letras maisculas, na mesma linha, direita. - Ementa: O objetivo da deciso. - Prembulo: Citao das consideraes legais ou administrativas que orientaram ou fundamentaram a tomada de deciso, seguida da palavra RESOLVE esquerda da pgina, duas linhas abaixo. Nas Resolues, aps a citao do dispositivo legal em que se fundamenta o ato, podero aparecer as consideraes, desde que permaneam no mesmo pargrafo, que se destinam a justificar a deciso tomada. - Texto: Poder conter tantos pargrafos quantos forem necessrios. A matria poder ser disposta em artigos numerados a partir do primeiro, podendo, ainda, ser subdividida em itens e subitens. - Clusula de Vigncia: Dispe sobre a entrada em vigncia da Resoluo. - Clusula de Revogao: Somente se admite a clusula de revogao especfica. Assim, incorreto o uso de clusula revogatria do tipo Revogam-se as disposies em contrrio. - Local e data, por extenso. - Assinatura: Presidente ou unidade organizacional delegada.

21. TELEGRAMA Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocrticos, passa a receber o ttulo de telegrama toda comunicao oficial expedida por meio de telegrafia, telex, etc. Por tratar-se de forma de comunicao dispendiosa aos cofres pblicos e tecnologicamente superada, deve restringir-se o uso do telegrama apenas quelas situaes que no seja possvel o uso de correio eletrnico ou fax e que a urgncia justifique sua utilizao e, tambm em razo de seu custo elevado, esta forma de comunicao deve pautar-se pela conciso.

20.1 ESTRUTURA No h padro rgido, devendo-se seguir a forma e a estrutura dos formulrios disponveis nas agncias dos Correios e em seu stio na Internet.

REFERNCIAS Apostila Noes de Redao de Documentos Oficiais. Publicada em 15/06/2008. Disponvel em: http://www.4shared.com/file/51464209/5e86cb8e/ApostilaRedacaoOficial Completa.html Acesso em 16/06/2010 BELTRO, Odacir, BELTRO, Mariusa. Correspondncia: linguagem & comunicao, 20 ed. So Paulo : Atlas,1998. BRASIL. Constituio Republica Federativa do Brasil. Braslia : Senado Federal, 1988. BRASIL. Presidncia da Republica. Manual de redao da Presidncia da Repblica. 2 ed. rev. e atual. Braslia, 2002. CRBM3. Legislao definies. Disponvel em http://www.crmb3.org.br/?pg =4. Acesso em 20/07/2010. KASPARY, A. J. Correspondncia empresarial. Porto Alegre : Sulina, 1993. MARTINS, Dileta Silveira. ZILBERKNOP, Lbia Scliar. Portugus Instrumental: de acordo com as atuais normas da ABNT. 28.ed. So Paulo : Atlas, 2009. NAUFEL, J. Novo dicionrio jurdico brasileiro. 8. ed. So Paulo : cone, 1989. OLIVEIRA, Djalma Pinho Rebouas. Sistemas, Organizao & Mtodos. 15. ed. So Paulo : Atlas, 2005. PEREIRA, Gil Carlos. A palavra: expresso e criatividade. 1 ed. So Paulo : Moderna,1991. PINHEIRO, Hsio Fernandes. Tcnica legislativa: constituies e atos constitucionais do Brasil. 2. ed. Rio de Janeiro : F. Bastos, 1962. Redao de documentos oficiais. Disponvel em: http://www.scribd.com/doc/9635180/Nocoes-de-Redacao-de-Documentos Oficiais. Acesso em 07/07/2010.

APNDICE A ABREVIATURA DOS MESES janeiro jan. fevereiro fev. maro mar. abril abr. maio maio Junho jun. julho jul. agosto ago. setembro set. outubro out. novembro nov. dezembro dez. SIGLAS DAS UNIDADES DA FEDERAO ESTADO SIGLA Acre AC Alagoas AL Amazonas AM Amap AP Bahia BA Cear CE Distrito Federal DF Esprito Santo ES Gois GO Maranho MA Minas Gerais MG Mato Grosso do Sul MS Mato Grosso MT Par PA Paraba PB Paran PR Pernambuco PE Piau PI Rio de Janeiro RJ Rio Grande do Norte RN Rio Grande do Sul RS Rondnia RO Roraima RR Santa Catarina SC So Paulo SP Sergipe SE

LISTA DE ABREVIATURAS abreviatura academia Administrao advocacia Agronomia aguarda deferimento Ambiental ao ano ao ms ao(s) cuidado(s) de apndice Arquitetura e Urbanismo arquitetura artigo, artigos associao atenciosamente Bacharel citao, citado(s) classe(s) conforme conselho departamento, departamentos Desenvolvimento dicionrio diploma diviso, divises documento, documentos Doutor edio educao endereo Engenharia Especialista et alii, e outros (em citaes) et cetera (lat.) (e outras coisas, e os outros, e assim por diante) exemplar(es), exemplo(s) figura folha; folhas gnero(s) abr., abrev. acad. Adm. adv., advoc. Agron. A.D. Amb. a/a, a.a. a/m a/c, A/C ap., apnd. Arq. e Urban. arq., arquit. art., arts. assoc. at.te, (atte.) Bel. cit. cl. cfe., cfm., conf. cons. depto., deptos Desenvolv. dic. dipl. div. doc., docs. Dr. ed. ed., educ. end. Eng Esp. et al. etc. ex. fg., fig. f., fl., fol., ff., fs., fols. gn.

Graduao ibidem (no mesmo lugar) idem (o mesmo, do mesmo autor) ndice informao isto jurdico Licenciatura Mestre pesquisa Planejamento por exemplo por ordem portaria processo, procurao referncia, referente registro relatrio remetente rubrica seo secretaria, secretrio, secretria sculo, sculos seguinte, seguintes seminrio trimestral trimestre(s) universidade usado, usada

Grad. ib., ibid. id. nd. inf., inform. i.. jur. Licenc. Me. pesq. Plan. p. ex. P.O. port. proc. ref. rg., reg. rel., relat. rem.te, remte. rubr. se. sec., secr. sc., scs. seg., segs., ss. sem., semin. trim., trimest., trimestr. trim. univ., univers. us.

APNDICE B Apresentao dos modelos de cada um dos itens integrantes deste Manual (nesta ordem): - Ata; - Atestado; - Autorizao; - Certido; - Circular; - Deliberao; - Declarao; - Fax; - Memorando; - Memorando Circular; - Aviso; - Ofcio; - Pauta de reunio; - Relato de reunio; - Relatrio. - Resoluo.

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ATA DA 1 SESSO EXTRAORDINRIA DE 2010 DO CONSELHO ESTRATGIGO SOCIAL Aos quatorze dias do ms de junho do ano de dois mil e dez, s oito horas, nas dependncias do Auditrio do Campus Chapec da Universidade Federal da Fronteira Sul, sito a Acesso Canrios da Terra s/n, Bairro Seminrio, em Chapec-SC, foi realizada a 1 Sesso Extraordinria de 2010 do Conselho Estratgico Social da Universidade Federal da Fronteira Sul UFFS; sob a presidncia do Prof. Dr. Dilvo Ristoff (Reitor), e secretariada por mim, Clotilde Maria Ternes Ceccato. Fizeram-se presentes sesso os conselheiros: Dilvo Ristoff, Ilton Benoni da Silva, Antonio Incio Andrioli, Paulo Henrique Mayer, Joo Alfredo Braida, Cansio Roque Schmidt, Alexandra Borba da Silva, Ftima Pansera, Elemar Cezimbra, Incio Werle, Avelino Callegari, Nelson Gomes, Santo de Luca, Ana Elsa Munarini, Daniel Kothe, Marlo Flvio Tessaro, Dirceu Balestrin, Jos Alexandre de Toni, Daniel Iunes Raimann, Jos Roberto de Oliveira, Luiz Carlos Pedretti, Danilo Luiz de R, Joo Carlos Stakonski, Anacleto Zanella, Joo Costa de Oliveira, Marlene Catarina Stochero, Eduardo Gaievski, Marli Helena Kumpel da Silva, Luis Claudio Krajevski, Marcelo Jac Krug, Jos Carlos Radin, Giancarlo Dondoni Salton, Andr Carvalho Baida, Cristiano Silva de Carvalho, Ivandro Gomes de Amorim, Vanessa Zin, Jaques Toledo. Foram empossados como conselheiros: Alexandra Borba da Silva, Ftima Pansera, Elemar Cezimbra, Incio Werle, Avelino Callegari, Nelson Gomes, Santo de Luca, Ana Elsa Munarini, Daniel Kothe, Marlo Flvio Tessaro, Dirceu Balestrin, Jos Alexandre de Toni, Daniel Iunes Raimann, Jos Roberto de Oliveira, Luiz Carlos Pedretti, Danilo Luiz de R, Joo Carlos Stakonski, Anacleto Zanella, Joo Costa de Oliveira, Marlene Catarina Stochero, Eduardo Gaievski, Marli Helena Kumpel da Silva, Luis Claudio Krajevski, Marcelo Jac Krug, Jos Carlos Radin, Giancarlo Dondoni Salton, Andr Carvalho Baida, Cristiano Silva de Carvalho, Ivandro Gomes de Amorim, Vanessa Zin, Jaques Toledo. O professor Dilvo Ristoff cumprimentou a todos e deu boas vindas 1 Sesso Extraordinria de 2010 do Conselho Estratgico Social...... No havendo mais nada a tratar, eu, Clotilde Maria Ternes Ceccato, lavrei a presente Ata, que depois de apresentada aos conselheiros e aprovada, vai devidamente assinada.

SERVIO PBLICO FEDERAL CONSELHO ESTRATGICO SOCIAL

Ata da 1 Sesso Extraordinria do Conselho Estratgico Social Junho/2010

Modelo de Atestado
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UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL Diretoria de Gesto de Pessoas ATESTADO

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Atesto, para os devidos fins, que Fulano de tal, Redator, classe A, matrcula n. 0000-0, lotado na Assessoria de Imprensa desta Secretaria, teve freqncia integral no perodo de 1 de janeiro a 30 de abril do corrente ano. Chapec, 22 de maio de 2010.

Nome do Signatrio Cargo do Signatrio

Modelo de Autorizao
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UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL Gabinete do Reitor

AUTORIZAO
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DE: Gabinete do Reitor PARA: Khronos Tecnologia em Segurana

Autorizamos os seguintes funcionrios da Construtora ABC a trabalhar nas dependncias da Reitoria da Universidade Federal da Fronteira Sul, no perodo compreendido entre as 18hs00min e 22hs00min do dia 26 de maro: - Fulano de Tal; - Beltrano de tal;

Chapec, 22 de maro de 2010.

Nome do Signatrio Cargo do Signatrio RG n..........

Modelo de Certido
SERVIO PBLICO FEDERAL

UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL Diretoria de Gesto de Pessoas CERTIDO N 001/2010

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Certificamos que, revendo os assentamentos funcionais de .............................., constatamos o seguinte: admitida em .................., para exercer o cargo de ......................, Nvel de Classificao ................, Nvel de Capacitao ..............., Padro de Vencimento ..................., em Regime de Trabalho de ........ semanais, conforme portaria n ............, de .........................., publicada no D.O.U. de ..............., sendo que em 2010 teve ................. (........................) dias de comparecimento, contados at a data de ..........................., quando solicitou exonerao, conforme portaria n ............ de ......................, publicada no D.O.U. de ....................., de acordo com Art. 34 da Lei 8.112/90, perfazendo dessa forma, um total geral de ......... (......................) dias de comparecimento, ou seja, efetivo exerccio. E por ser verdade, eu ......................................., lavrei a presente Certido, que vai devidamente assinada.

Local, ........ de ................ de ....... Confere,

Nome Cargo Visto,

Nome Cargo (Chefia)

Modelo de Circular
SERVIO PBLICO FEDERAL

UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL Gabinete do Reitor

CIRCULAR/GR n 001 Chapec, 20 de julho de 2010 Para: Pr-Reitores e Diretores de Campi Assunto: Manual de Redao Oficial 1. Encaminhamos Manual de Redao Oficial da UFFS para cincia e aplicao. 2. Solicitamos que a partir desta data todas as comunicaes sejam elaboradas conforme os modelos contidos neste Manual. Atenciosamente,

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Nome do Signatrio Cargo do Signatrio

Modelo de Deliberao
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DELIBERAO CONSUNI/UFFS N 001 DE 10 DE MAIO DE 2010 DISPE SOBRE A CRIAO DO CURSO DE GRADUAO ................... NA UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL, CAMPUS DE CHAPEC.
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O Reitor da Universidade Federal da Fronteira Sul, usando suas atribuies na qualidade de Presidente do Conselho Universitrio, tendo em vista o decidido pelo Conselho na .... Sesso Ordinria, realizada em .........., DELIBERA:

Art. 1 - Fica criado o Curso de Graduao ..........................., no perodo diurno, no campus de Chapec, com 80 vagas anuais. Art. 2 - Esta Deliberao entra em vigor na data de sua publicao. Local, ....... de ............ de............

Nome do Signatrio Cargo do Signatrio

Modelo de Declarao
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UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL Diretoria de Gesto de Pessoas

DECLARAO
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Declaro,

para

os

devidos

fins,

que

servidor

..............................................................., matrcula n .............................., cargo ou funo ............................................, exerceu, no perodo de ......../......../........ a ......../......../........, os seguintes cargos em comisso: ............................................................ . Local, ....... de ............ de............

Nome do Signatrio Cargo do Signatrio

SERVIO PBLICO FEDERAL

Modelo de Encaminhamento de Fax


[rgo Expedidor] [setor do rgo expedidor] [endereo do rgo expedidor] ____________________________________________________________________
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Destinatrio:_________________________________________________________ No do fax de destino:__________________________________________________ Data:_______/_______/____ Remetente:__________________________________________________________ Tel. p/ contato:_______________________________________________________ Correio eletrnico (e-mail):___________________________________________ No de pginas: esta +_____________No do documento:______________________ Observaes:________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________

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Modelo de Memorando

UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL Gabinete do Reitor

Mem. 118/GR
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Em 12 de abril de 2010. Ao Sr. Chefe do Departamento de Administrao Assunto: Administrao. Instalao de microcomputadores 1. Nos termos do Plano Geral de informatizao, solicito a Vossa Senhoria verificar a possibilidade de que sejam instalados trs microcomputadores neste Departamento. 2 Sem descer a maiores detalhes tcnicos, acrescento, apenas, que o ideal seria que o equipamento fosse dotado de disco rgido e de monitor padro EGA. Quanto a programas, haveria necessidade de dois tipos: um processador de textos, e outro gerenciador de banco de dados. 3. O treinamento de pessoal para operao dos micros poderia ficar a cargo da Seo de Treinamento do Departamento de Modernizao, cuja chefia j manifestou seu acordo a respeito. 4. Devo mencionar, por fim, que a informatizao dos trabalhos deste Departamento ensejar racional distribuio de tarefas entre os servidores e, sobretudo, uma melhoria na qualidade dos servios prestados.

Atenciosamente,

Nome do Signatrio Cargo do Signatrio

Modelo de Memorando Circular


SERVIO PBLICO FEDERAL

UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL Gabinete do Reitor

Memorando Circular n ...../..... GR


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Chapec (SC), ..... de ............ de .......... Aos: Pr-Reitores e Diretores de Campi Assunto: Encaminhamento do Plano Geral de Ao PGA para o exerccio de 2010. 1. Para conhecimento e referncia, estamos encaminhando, em anexo, cpia do Plano Geral de Ao PGA para o exerccio de ............. e da Deciso n .............., de ..... de ................. de .........., que aprovou o referido documento. 2. Por oportuno, informamos encontrar-se o referido Plano disponvel em rede, no endereo ................................... Atenciosamente,

Nome do Signatrio Cargo do Signatrio

Modelo de Aviso
SERVIO PBLICO FEDERAL

UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONEIRA SUL Gabinete do Reitor

Aviso no 000/GR/UFFS/2010 Braslia, 27 de fevereiro de 2010.


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A Sua Excelncia o Senhor Nome Cargo Assunto: Seminrio sobre uso de energia no setor pblico. Senhor Ministro, 1. Convido Vossa Excelncia a participar da sesso de abertura do Primeiro Seminrio Regional sobre o Uso Eficiente de Energia no Setor Pblico, a ser realizado em 5 de maro prximo, s 9 horas, no auditrio da Escola Nacional de Administrao Pblica ENAP, localizada no Setor de reas Isoladas Sul, nesta capital. 2. O Seminrio mencionado inclui-se nas atividades do Programa Nacional das Comisses Internas de Conservao de Energia em rgo Pblicos, institudo pelo Decreto no 99.656, de 26 de outubro de 1990.

Atenciosamente,

Nome do Signatrio Cargo do Signatrio

Modelo de Ofcio
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UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL Gabinete do Reitor

Ofcio no 000/GR/UFFS/2010 Braslia, 27 de maio de 2010.


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A Sua Excelncia o Senhor Deputado [Nome] Cmara dos Deputados 70.160-900 Braslia. DF

Assunto: Demarcao de terras indgenas Senhor Deputado, 1. Em complemento s observaes transmitidas pelo telegrama no 154, de 24 de abril ltimo, informo Vossa Excelncia de que as medidas mencionadas em sua carta no 6708, dirigida ao Senhor Presidente da Repblica, esto amparadas pelo procedimento administrativo de demarcao de terras indgenas institudo pelo Decreto no 22, de 4 de fevereiro de 1991 (cpia anexa). 2. Em sua comunicao, Vossa Excelncia ressalva a necessidade de que na definio e demarcao das terras indgenas fossem levadas em considerao as caractersticas scio-econmicas regionais. 3. Nos termos do Decreto no 22, a demarcao de terras indgenas dever ser precedida de estudos e levantamentos tcnicos que atendam ao disposto no art. 231, 1o, da Constituio Federal. Os estudos devero incluir os aspectos etno-histricos, sociolgicos, cartogrficos e fundirios. O exame deste ltimo aspecto dever ser feito conjuntamente com o rgo federal ou estadual competente. 4. Os rgos pblicos federais, estaduais e municipais devero encaminhar as informaes que julgarem pertinentes sobre a rea em estudo. igualmente assegurada a manifestao de entidades representativas da sociedade civil. 5. Os estudos tcnicos elaborados pelo rgo federal de proteo ao ndio sero publicados juntamente com as informaes recebidas dos rgos pblicos e das entidades civis acima mencionadas.

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6. Como Vossa Excelncia pode verificar, o procedimento estabelecido assegura que a deciso a ser baixada pelo Ministro de Estado da Justia sobre os limites e a demarcao de terras indgenas seja informada de todos os elementos necessrios, inclusive daqueles assinalados em sua carta, com a necessria transparncia e agilidade. Atenciosamente,
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Nome do Signatrio Cargo do Signatrio

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Modelo de Pauta de Reunio


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PAUTA DE REUNIO Data - 16/03/2010 Horrio - 10 h

Local Auditrio da Universidade Federal da Fronteira Sul Av. Erasmo Braga, 118, 10 andar - Plenrio do CEE/CEC
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Objeto - Reviso do Estatuto dos Funcionrios Civis do Poder Executivo Participantes - Maria Jos da Silva representante do Sindicato dos Funcionrios Pblicos Civis do Estado; Antnio da Silva, Vice-Presidente do CRASE; Jos da Silva, advogado trabalhista - ad hoc; Manoel da Silva, Assessor Jurdico da SARE. Assuntos: 1 - Instalao da Comisso de Reviso do Estatuto dos Funcionrios Pblicos do Estado do Rio de Janeiro, determinada pela Resoluo SARE n. 001, de 1 de janeiro de 1999. 2 - Estabelecimento de diretrizes para a elaborao de projeto especfico para o desenvolvimento dos trabalhos. 3 - Discusso e elaborao de elenco de parcerias possveis. Rio de Janeiro, 02 de maro de 2010.

Nome do Signatrio Cargo do Signatrio

Modelo de Relato de Reunio


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RELATO DE REUNIO

Data: 16/03/99

Incio: 14 h 30 min. Trmino: 17 h 30 min

Local: Secretaria de Estado de Administrao e Reestruturao


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Assunto: PADRO E ESTRUTURA DO MANUAL DE REDAO OFICIAL OCORRNCIAS: Discutiram-se as normas de digitao e estrutura que devero nortear o Manual de Redao Oficial, delimitando-se as margens do papel, e direita, a separao (ou no) de slabas; tambm foi tema de debate a apresentao de lista de abreviaturas e siglas no Manual; definiuse, tambm, a relao de palavras que iro compor o Glossrio. DECISES: Os textos se apresentaro em bloco, junto margem esquerda, sem recuo de pargrafo; no haver rigor para o alinhamento na margem direita, mas devero ser obedecidas as normas gramaticais de separao de slabas. Foram selecionadas as abreviaturas que constaro do Manual, bem como os termos do Glossrio. Ficou para discutir-se na prxima reunio o aspecto da apresentao grfica dos formulrios, de acordo com cada uma das formas de redao. PRESENTES: Albertina Ramos, Eliana R. Furtado de Mendona, Eliane Donni, Helenice Valias de Moraes, John Wesley Freire, Sheila Lobo.

Nome completo Relator

Modelo de Relatrio
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RELATRIO Senhor Secretrio, Ao trmino do 1 semestre de 1999, vimos apresentar a V.Ex. o Relatrio de Atividades pertinentes Superintendncia de Desenvolvimento Institucional, ao qual se anexam quadros demonstrativos onde se expressam os dados quantitativos das atividades operacionais. Seguindo as diretrizes determinadas pelo plano Estratgico desta Secretaria para o ano de 2009, pde esta unidade alcanar as metas previstas nos projetos, conforme se segue. ___________________________________________________ ___________________________________________________ Apesar das dificuldades em relao s condies de trabalho, com nmero reduzido de pessoal qualificado e carncia de materiais especficos e equipamentos, consideramos bastante positivos os resultados obtidos nestes primeiros meses da atual gesto. Rio de Janeiro, 10 de julho de 2009.

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Nome do Signatrio Cargo do Signatrio

Anexos:

Modelo de Resoluo
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UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL CONSELHO UNIVERSITRIO

RESOLUO N 001/2010 AD REFERENDUM DO CONSUNI Aprova o Regimento Geral da Universidade Federal da Fronteira Sul UFFS. O Presidente do Conselho Universitrio CONSUNI, da Universidade Federal da Fronteira Sul UFFS, no uso de suas atribuies legais, e considerando a deciso do Conselho tomada na Sesso Ordinria realizada no dia 10 de agosto de 2010;

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RESOLVE:

Art. 1 Aprovar o Regimento Geral da Universidade Federal da Fronteira Sul UFFS. Art. 2 Este Regimento entra em vigor na data de sua publicao. Art. 3 Revoga-se a Resoluo n 000, de dia/ms/ano e demais disposies em contrrio. Gabinete (ou Sala da Reitoria a definir) do Reitor da Universidade Federal da Fronteira Sul, em Chapec-SC, 10 de agosto de 2010.

Prof. Dr. Dilvo Ristoff PRESIDENTE DO CONSUNI

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APNDICE C Demais modelos de documentos no referenciados no texto deste Manual.

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Modelo de Termo de Responsabilidade


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TERMO DE RESPONSABILIDADE

FULANO DE TAL, Cargo, matrcula SIAPE n 0000000, residente e domiciliado na Avenida Fernando Machado 000-D, Edifcio Xyz , Ap. 03, Centro, no municpio de Chapec-SC, DECLARA responsabilizar-se pela conservao de 01 (um) Notebook PC-DREAM (com cabo de alimentao), Nmero de Srie N000000, Patrimnio N 000000-UFSC, por prazo indeterminado, a contar desta data, comprometendo-se a devolv-lo em perfeito estado. Em caso de extravio e danos que acarretem a perda total ou parcial do bem, fica responsvel pelos prejuzos ocorridos. Chapec-SC, 07 de julho de 2010.

FULANO DE TAL CPF: 000.000.000-00

Atestamos que o bem foi devolvido em ___/___/___, nas seguintes condies: (_) Em perfeito estado (_) Apresentando defeito (_) Faltando peas ou acessrios Responsvel pelo recebimento:________________________________ Assinatura:

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Modelo de Requerimento para afastamento do pas

- REQUERIMENTO Afastamento do pas para participao em eventos de curta durao (Decreto n 91.800/85, Decreto n 1.387/95, Portarias n 403 e 404/2009/MEC)
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Inicial ( ) 1. Informaes Pessoais/Situao Funcional

Prorrogao (

Nome:________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ Identidade n:________________________rgo Expedidor:_____________ Data da Expedio:___/___/___ CPF n:_________________________ Lotao:______________________________________________________________ _____________________________________________________________________ Cargo/Funo:_________________________________________________________ _____________________________________________________________________ Regime de Trabalho Categoria: Docente 20h 40h Tcnico-Administrativo DE

Matrcula SIAPE n:________________________ Outros Cargos/Funes Acumuladas (Cargo/funo, instituio): _____________ ________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________

2. Escolaridade (Maior Ttulo Obtido)

Curso/rea de Concentrao:_____________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ Especialidade:_________________________________________________________ _________________________________________________________________

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3. Tipo de Afastamento: COM NUS (direito a vencimento ou salrio e vantagens do cargo/funo, passagens, dirias c/ou bolsas) NUS LIMITADO (direito a vencimento ou salrio e vantagens do cargo/funo) SEM NUS (perda total de vencimento ou salrio e vantagens do cargo/funo

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4. Finalidade do Afastamento: 4.1. APERFEIOAMENTO: Nvel: _______________________________Curso: ___________________________ _____________________________________________________________________ Instituio:____________________________________________________________ ________________________________________________________________ Cidade/Pas:_______________________________________________________ Data de Incio do Curso: __________________________ Data de Trmino do Curso: ________________________ Afastamento Anterior: No Perodo:_________________________________ Ato que autorizou: _________________________________________________ Apresentou relatrio: No Sim 4.2. CONGRESSOS E EVENTOS SIMILARES: Evento:_______________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ________________________________________________________________ Entidade Promotora: ________________________________________________ _____________________________________________________________________ ________________________________________________________________ Cidade/Pas: ______________________________________________________ Data de Incio do Evento:_____________________ Data de Trmino do Evento:___________________ Apresentao de Trabalho: No Sim Outro Ttulo do Trabalho/Descrio de outra finalidade: __________________________ _________________________________________________________________ 4.3. OUTRAS FINALIDADES: (descrever finalidade, instituio, local, pas, perodo e outras informaes pertinentes). _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ________________________________________________________________ Sim

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Anexar cpia de documento comprovando o financiamento da CAPES, CNPq ou FINEP, quando couber. Anexar prospectos, folhetos informativos, comprovantes de inscrio, aceite de trabalhos ou documentos equivalentes. O certificado de participao no evento dever obrigatoriamente fazer parte do relatrio de atividades realizadas no exterior. Anexar documento comprovando a realizao da atividade descrita no relatrio de atividades no exterior.
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5. PERODO DO DESLOCAMENTOS):

AFASTAMENTO

SOLICITADO

(INCLUINDO

Data de Incio: __________________________ Data de Trmino:________________________


6. CUSTO DO AFASTAMENTO PARA AS INSTITUIES BRASILEIRAS DISCRIMINAO CUSTO TOTAL (R$) RGO FINANCIADOR UFFS ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) rgo/Instituio

a) Salrios e encargos (correspondente ao perodo do afastamento solicitado) b) Dirias (n dirias x valor) c) Bolsa (n parcelas x valor) x x = =

d) Passagem (categoria turstica ou econmica) d) Auxlio Instalao e) Outros (discriminar) CUSTO TOTAL DO AFASTAMENTO

7. JUSTIFICATIVA INSTITUIO)

(INTERESSE

DO

AFASTAMENTO

PARA

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DECLARO ESTAR CIENTE DA NECESSIDADE DE APRESENTAO A CHEFIA IMEDIATA NO PRAZO DE 30 DIAS DO TRMINO DO AFASTAMENTO, DE RELATRIO CIRCUNSTANCIADO DAS ATIVIDADES EXERCIDAS NO EXTERIOR DECRETO N 91.800/85). Data:___/___/___
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Assinatura do Servidor: ____________________________________

8. APROVAO DO AFASTAMENTO

1- Deliberao da Chefia Imediata: A presente solicitao de afastamento ___________(est/no est) devidamente justificada e ___________ (est/no est) de acordo com a legislao federal e a regulamentao da UFFS vigentes para essa modalidade de afastamento: Pelo deferimento Pelo Indeferimento Data: ___/___/___ Carimbo/Assinatura: _________________________________ 2. Deliberao do Dirigente da Unidade (Direo do Campus, Pr-Reitoria): Pelo deferimento Pelo Indeferimento Data: ___/___/___ Carimbo/Assinatura: _________________________________ 3. Deliberao do Reitor: Autorizado (portaria MEC n 183/95) Deferido - encaminhe-se ao MEC Indeferido Data: ___/___/___ Carimbo/Assinatura: ___________________________________

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