FORMATO PARA DISEO DE PROCESOS

Nombre del Proceso DF20. Contabilizar cuentas por pagar Entrada Solicitud de egreso con cuenta de cobro. Objetivo: FLUJOGRAMA Nombre del Subproceso DF20.16. Contabilizar cuentas por pagar por honorarios Salida comprobante contable de registro de honorarios Versin 1 Fecha Vigencia Documento: 01-Feb-10

Establecer las actividades necesarias para registrar en contabilidad las cuentas por pagar de honorarios QUIN? Id. ACTIVIDAD CUNDO NORMA / LEY / CONTROL REGISTRO

INICIO

1. Recibir cuentas por pagar por honorarios

Auxlliar de contabilidad 1

2. Diligenciar planilla de control

El patinador o mensajero interno: Pasa tres veces en la maana y dos veces Recibir cuentas por pagar por honorarios: recibe las solicitudes de en las tarde, el auxiliar DF37.2 Tramitar correspondencia 1 egreso y las cuentas de cobro, las radica segn lo establecido en el proceso de contabilidad recibe contable. de correspondencia. 5 veces al dia o cuando vienen directamente de los docentes secretarias. Diligenciar planilla de control: relaciona en una planilla de Acces las solicitudes de egreso y las cuentas de cobro con los siguientes datos: 1. Numero de radicado en el Dpto. dado por el reloj electrnico 2. Centro de Costo 3. Departamento o Facultad remitente 2 4. Nombre y apellido del beneficiario de la solicitud 5. Fecha de la cuenta de cobro. 6. Fecha de radicado en el Departamento de Contabilidad 7. Fecha de devolucin cuando hay lugar a ella. 8. El motivo de la devolucin.

3. Revisar solicitudes de egreso

4. Separar las cuentas

Auxlliar de contabilidad 1

Reporte de radicacin cuentas por pagar

Registro OK?

Auxlliar de contabilidad 1
NO

Revisin solicitudes de Egreso: se verifica que tengan todos los requisitos establecidos por la Direccion Financiera y la normatividad vigente, si no los cumple se le coloca en la planilla control la razon de la devolucion y a continuacin separa las que requieran Visto Bueno del Jefe de Contabilidad.

Durante la jornada

5. Devolver solicitud de egreso

SI

Auxlliar de contabilidad 1
6. Corregir solicitud de egreso o soportes

Separar las cuentas: distribuye en 3 grupos las solicitudes de egreso teniendo encuenta: 1, cules deben ir con visto bueno del Jefe de Contabilidad ( pregrado, 4 educacin continuada y las que traigan contratos) 2, cules no requieren visto bueno cules se tienen que devolver. Solicitud o egreso cumple requisitos? Realiza la actividad Realiza la actividad

Durante la jornada 3,

7. Visto Bueno solicitud de egreso

D1 NO SI Auxiliar de Contabilidad 1

5 7 Memorando

8. Solicitar confirmacin de presupuesto

Devolver solicitud de egreso: con memorando interno devuelve a la 5 dependencia la solicitud indicndole las correcciones a realizar con visto bueno del Jefe de Contabilidad.

Facultad o Departamento

Corregir solicitud de egreso o soportes: normalizan los documentos 6 segn las instrucciones del departamento de Contabilidad y las radican nuevamente. 1 de 2 Revisado por: Diego Gutirrez

Elaborado por: Gina Bermdez

Aprobado por:Arturo Valencia

FORMATO PARA DISEO DE PROCESOS

Nombre del Proceso DF20. Contabilizar cuentas por pagar Entrada Solicitud de egreso con cuenta de cobro. Objetivo: FLUJOGRAMA
A

Nombre del Subproceso DF20.16. Contabilizar cuentas por pagar por honorarios Salida comprobante contable de registro de honorarios

Fecha Vigencia Documento:

01-Feb-10

Versin

Establecer las actividades necesarias para registrar en contabilidad las cuentas por pagar de honorarios QUIN? Id. ACTIVIDAD Iniciar con actividad Jefe de contabilidad 7 1 CUNDO NORMA / LEY / CONTROL REGISTRO

Visto Bueno solicitud de egreso: Coloca visto bueno a la solicitud de egreso y la entrega al Auxiliar para trmites de confirmacin de presupuesto. Reporte de solicitudes de egreso

9. Confirmar disponibilidad de presupuesto

Auxiliar de contabilidad 1

Solicitar confirmacin de presupuesto: entrega la planilla de control con las solicitudes de egreso al Jefe de Presupuesto. Confirmar disponibilidad de presupuesto: Devuelve al Auxiliar de Contabilidad la solicitud de egreso firmada por el Jefe de presupuesto, despues de confirmar la disponibilidad presupuestal, segn lo establecido en el proceso.

10. Verificacin de Documentos

Analista de presupuesto

DF2.5. Confirmar disponibilidad presupuestal.

11. Contabilizacin en el sistema

Auxlliar de contabilidad 2

Verificacin de Documentos: confirma que la cuenta de cobro cumpla los requisitos legales; revisa que el contrato corresponda y est firmado, que las 10 tarifas estn correctas, que el consecutivo de la cuenta de cobro no se repita en el ao que se esta contabilizando y que dicho concepto anteriormente no haya sido pagado. Contabilizacin en el sistema: contabiliza la cuenta por pagar registrando 11 pasivo, impuestos y gastos; imprime el comprobante contable y lo anexa a los documentos soporte y entrega para revisin al Analista Contable

12. Revisin de la Contabilizacin

Auxlliar de contabilidad 2

Registro SAP

13. Entregar comprobante contable y soportes para pago

Analista de Contabilidad

12

Revisin de la Contabilizacin: Recibe el comprobante contable junto con los soportes por parte del Auxiliar de Contabilidad para revisar la respectiva contabilizacin, le coloca visto bueno, firma y sello de revisado y lo devuelve al Auxiliar contable. Relacin de documentos entregados a pagadura

14. Recibir documentos para pago de honorarios

Auxlliar de contabilidad 2

Entregar comprobante contable y soportes para pago: Elabora una planilla en Excel en la cual incluye los respectivos comprobantes contables 13 para pago, la imprime y la entrega junto con los soportes originales al Departamento de Tesorera

Departamento de Tesorera
FIN

Recibir documentos para pago de honorarios: recibe los documentos 14 previa confirmacin de que estn completos, acusa recibo en la planilla y realizan los pagos por modalidad, segn lo establecido en los procesos.

DF24. Efectuar pagos

Elaborado por: Gina Bermdez

2 de 2 Revisado por: Diego Gutirrez

Aprobado por:Arturo Valencia