Manual de FormacionESTELA290409

Manual de formacin de ESTELA
Cdigo: 451INSTE10 Fecha: 17-04-09 Nivel confidencial 2- Slo para personas autorizadas
Pecal 2110
Telefnica Soluciones de Informtica y Comunicaciones de Espaa, S.A.U. CIF: A-78053147 Distrito C. Edificio Norte 2. Avda. Ronda de la Comunicacin s/n. 28050-MADRID Tel: 91.483.20.63 - Fax: 91.483.25.99 www.telefonica.es/grandesempresas
ndice
1.
1.1. 1.2. 1.3.
INTRODUCCIN.......................................................................................................................5
OBJETIVO............................................................................................................................................. 5 AUDIENCIA .......................................................................................................................................... 5 DOCUMENTACIN RELACIONADA............................................................................................................. 5
2.
2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7.
DESCRIPCIN GENERAL DE ESTELA ...................................................................................7

EL SISTEMA ESTELA ............................................................................................................................ 7 VISTA DE LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA ................................................................................................. 8 VISTA DEL TRAMITADOR ........................................................................................................................ 9 CERTIFICADOS DIGITALES ..................................................................................................................... 10 FIRMA ELECTRNICA ........................................................................................................................... 11 COMUNICACIONES ............................................................................................................................... 12 REGISTRO DE DOCUMENTOS .................................................................................................................. 13 2.7.1 2.7.2 2.8. Registro de entrada ...................................................................................................................... 13 Registro de Salida ........................................................................................................................ 14
MENSAJES ENTRE USUARIOS ................................................................................................................. 14
3.
3.1. 3.2. 3.3. 3.4.
ACCESO A ESTELA ................................................................................................................16

REQUISITOS SOFTWARE DEL ORDENADOR DE ACCESO ................................................................................ 16 NAVEGADORES DE INTERNET ................................................................................................................ 16 PORTAL DE ACCESO ............................................................................................................................. 16 AUTENTICACIN ................................................................................................................................. 18 3.4.1 3.4.2 3.5. Perfiles en ESTELA..................................................................................................................... 18 Seleccin del certificado ............................................................................................................... 18
CONCEPTO DE SESIN Y PRDIDA DE SESIN ............................................................................................ 19
4.
4.1. 4.2.
DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONALIDADES .......................................................................21

ALTA DE UNA SOLICITUD ...................................................................................................................... 21 EXPLORADOR DE EXPEDIENTES .............................................................................................................. 24 4.2.1 Vista Comunidad Universitaria ...................................................................................................... 24 Pestaa Tareas Pendientes.................................................................................................... 25 Pestaa Mis Expedientes...................................................................................................... 26 Pestaa Mensajes ................................................................................................................ 28 Pestaa Etiquetas ................................................................................................................ 29
4.2.1.1. 4.2.1.2. 4.2.1.3. 4.2.1.4. 4.2.2
Vista Tramitador.......................................................................................................................... 30 Pestaa de Firmas ............................................................................................................... 33
4.2.2.1.
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4.3.
ESCRITORIO DE TRAMITACIN............................................................................................................... 35 4.3.1 Vista Tramitador.......................................................................................................................... 35 Men General..................................................................................................................... 36 Ir a Tareas ..................................................................................................................... 36 Ir a Buscador.................................................................................................................. 37 Ir a Men....................................................................................................................... 37 Ayuda ........................................................................................................................... 37 Men expedientes ............................................................................................................... 38 Datos de Notificacin...................................................................................................... 38 Evolucin del expediente................................................................................................. 38 Plazos ........................................................................................................................... 38 Tareas........................................................................................................................... 39 Atributos Expediente....................................................................................................... 40 Interesados .................................................................................................................... 40 Asignar un interesado ................................................................................................. 41 Nuevo Interesado ....................................................................................................... 43 Documentos................................................................................................................... 44 Men utilidades .................................................................................................................. 46 Mensajes ....................................................................................................................... 46 Relaciones Expediente .................................................................................................... 47 Model@ ........................................................................................................................ 48
4.3.1.1. 4.3.1.1.1. 4.3.1.1.2. 4.3.1.1.3. 4.3.1.1.4. 4.3.1.2. 4.3.1.2.1. 4.3.1.2.2. 4.3.1.2.3. 4.3.1.2.4. 4.3.1.2.5. 4.3.1.2.6.
4.3.1.2.6.1. 4.3.1.2.6.2. 4.3.1.2.7. 4.3.1.3. 4.3.1.3.1. 4.3.1.3.2. 4.3.1.3.3. 4.3.2
Vista Comunidad Universitaria ...................................................................................................... 48
5.
5.1. 5.2. 5.3. 5.4.
EJEMPLO PRCTICO. ...........................................................................................................51

APERTURA DE CONVOCATORIA .............................................................................................................. 52 PRESENTACIN DE SOLICITUD ............................................................................................................... 55 TRAMITACIN DE SOLICITUD ................................................................................................................. 59 PRESENTACIN DE ALEGACIN .............................................................................................................. 72
6.
GLOSARIO DE TRMINOS Y ACRNIMOS..........................................................................75
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Tabla de Imgenes
Fig. 2-1: Firma electrnica.......................................................................................................................11 Fig. 2-2: Pantalla datos de notificacin......................................................................................................12 Fig. 2-3: Documento con registro de entrada..............................................................................................13 Fig. 2-4: Documento con registro de salida ................................................................................................14 Fig. 2-5: Pantalla de envo de mensajes .....................................................................................................15 Fig. 3-1: Portal de acceso ........................................................................................................................17 Fig. 3-2: Ventana de seleccin de certificado .............................................................................................19 Fig. 3-3: Ventana de prdida de sesin ......................................................................................................20 Fig. 4-1. Alta de Solicitud: Inicio .............................................................................................................21 Fig. 4-2: Formulario de Alta de solicitud ...................................................................................................22 Fig. 4-3: Alta de procedimiento. Formulario para adjuntar documentos .........................................................23 Fig. 4-4: Alta de procedimiento. Documento de Solicitud............................................................................23 Fig. 4-5: Alta de procedimiento. Pantalla finalizar ......................................................................................24 Fig. 4-6: Explorador expedientes: Vista comunidad universitaria..................................................................25 Fig. 4-7: Pestaa MisExpedientes .............................................................................................................27 Fig. 4-8: Buscador ..................................................................................................................................28 Fig. 4-9: Pestaa Mensajes ......................................................................................................................29 Fig. 4-10: Pestaa de Etiquetas.................................................................................................................30 Fig. 4-11: Vista tramitador.......................................................................................................................31 Fig. 4-12: Verificar Documento................................................................................................................32 Fig. 4-13: Buscador Vista tramitador......................................................................................................33 Fig. 4-14: Pestaa de Firmas ....................................................................................................................34 Fig. 4-15: Escritorio de tramitacin...........................................................................................................35 Fig. 4-16: Pantalla de Tareas Pendientes....................................................................................................36 Fig. 4-17: Evolucin del expediente..........................................................................................................38 Fig. 4-18: Tareas de una fase ...................................................................................................................39 Fig. 4-19: Atributos de expediente............................................................................................................40 Fig. 4-20: Interesados de un expediente.....................................................................................................41 Fig. 4-21: Bsqueda de un interesado........................................................................................................42
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Fig. 4-22: Resultado de la bsqueda..........................................................................................................42 Fig. 4-23: Formulario de nuevo interesado.................................................................................................43 Fig. 4-24: Continuacin del formulario de nuevo interesado ........................................................................44 Fig. 4-25: Documentos asociados a un expediente ......................................................................................44 Fig. 4-26: Detalle de documento...............................................................................................................45 Fig. 4-27: Mensajes relacionados con un expediente ...................................................................................46 Fig. 4-28: Relaciones entre expedientes.....................................................................................................47 Fig. 4-29: Modelado de procedimiento......................................................................................................48 Fig. 4-30: Escritorio de tramitacin: Vista comunidad universitaria ..............................................................49 Fig. 5-1: Diagrama de Flujo del procedimiento ..........................................................................................51 Fig. 5-2: Seleccin usuario perfil Servicio Accin Social.............................................................................52 Fig. 5-3: Alta de convocatoria: Inicio ........................................................................................................53 Fig. 5-4: Ya existe una convocatoria previa ...............................................................................................53 Fig. 5-5: Apertura de edicin de convocatoria ............................................................................................54 Fig. 5-6. Formulario de Definicin de edicin de convocatoria.....................................................................54 Fig. 5-7. Alta de Solicitud: Inicio .............................................................................................................55 Fig. 5-8: Formulario de Alta de solicitud ...................................................................................................56 Fig. 5-9. Documento con datos de alta de solicitud .....................................................................................57 Fig. 5-10: Formulario adjuntar documentacin ...........................................................................................58 Fig. 5-11: Alta de procedimiento. Pantalla finalizar ....................................................................................58 Fig. 5-12: Tramitacin por el servicio .......................................................................................................59 Fig. 5-13: Tarea Revisin por parte del servicio .........................................................................................60 Fig. 5-14: Tarea Aceptar Solicitud ............................................................................................................61 Fig. 5-15: Fase Estudio de la documentacin .............................................................................................61 Fig. 5-16: Tarea Incluir la Documentacin o Informe..................................................................................62 Fig. 5-17: Insertar Firmante en Documento................................................................................................62 Fig. 5-18: Fase Resolucin Provisional .....................................................................................................63 Fig. 5-19: Tarea Generacin del fichero de Solicitudes................................................................................64 Fig. 5-20: Tarea Descarga del fichero de Solicitudes...................................................................................64 Fig. 5-21: Anexar fichero de Adjudicacin Provisional ...............................................................................65 Fig. 5-22: Anexar publicacin de Adjudicacin Provisional.........................................................................65 Fig. 5-23: Pantalla de seleccin de firmantes..............................................................................................66 Fig. 5-24: Tarea definicin periodo de alegaciones .....................................................................................66
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Fig. 5-25: Fase Resolucin Definitiva .......................................................................................................67 Fig. 5-26: Tarea Actualizacin del estado de solicitudes. .............................................................................68 Fig. 5-27: Fase Cierre de Edicin de la Convocatoria ..................................................................................69 Fig. 5-28: Tarea Cerrar Convocatoria y Todas sus Solicitudes......................................................................69 Fig. 5-29: Finalizacin edicin de convocatoria..........................................................................................70 Fig. 5-30: Fase Tramitacin en Nminas ...................................................................................................70 Fig. 5-31: Tarea Informar de Asignacin realizada .....................................................................................71 Fig. 5-32: Finalizacin de expediente........................................................................................................71 Fig. 5-33: Presentacin de Alegaciones .....................................................................................................72 Fig. 5-34: Formulario de Alegaciones .......................................................................................................73 Fig. 5-35: Pantalla Finalizacin Presentacion de Alegaciones.......................................................................73 Fig. 5-36: Fase Revisin de Alegaciones ...................................................................................................74 Fig. 5-37: Formulario Revisin de Alegaciones ..........................................................................................74
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1.
1.1.
INTRODUCCIN
Objetivo
Este documento es el manual de formacin que se utilizar en las jornadas de formacin que se impartirn a los usuarios del "Sistema de tramitacin electrnica para la Universidad de Sevilla", a partir de ahora ESTELA. En l se describen todas las funcionalidades que el sistema proporciona a los solicitantes como a los tramitadores. El principal objetivo es disponer de una gua prctica, en la que los distintos usuarios del sistema puedan consultar rpidamente las funcionalidades que ofrece cada una de las vistas que proporciona la herramienta. Para ello el documento se estructura en los siguientes apartados: Descripcin general de ESTELA Acceso a ESTELA Descripcin de las funcionalidades Ejemplo prctico
1.2.
Audiencia
El presente documento es objeto de lectura por aquellas personas relacionadas con el proyecto de "Servicio de tramitacin electrnica para la Universidad de Sevilla": Usuarios del sistema de tramitacin electrnica Equipo de Tcnicos de la Universidad de Sevilla Equipo de Expertos de la Universidad de Sevilla Equipo de Telefnica Soluciones
1.3.
Documentacin relacionada
Especificacin de requisitos del Sistema de Tramitacin de Electrnica de la Universidad de Sevilla Arquitectura del sistema Consultora de procesos Manuales proporcionados por la Junta de Andaluca de cada uno de los componentes del proyecto W@NDA Manuales de usuario de navegadores de Internet recomendados
La documentacin relacionada con este documento de requisitos es la siguiente:
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Manual de obtencin de certificado digital de usuario http://www.cert.fnmt.es/index.php?cha=cit&sec=obtain_cert&lang=es
de
la
FNMT.
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2.
2.1.
DESCRIPCIN GENERAL DE ESTELA

El sistema ESTELA
ESTELA es el Sistema de Tramitacin Electrnica de la Universidad de Sevilla que permitir la realizacin de procesos administrativos a travs de Internet, de modo que los participantes en la iniciacin y tramitacin del proceso, actuarn de forma telemtica. Con este sistema los usuarios podrn: Iniciar remotamente, sin necesidad de presencia fsica, un procedimiento administrativo Tramitar electrnicamente el procedimiento. Gestionar los expedientes y documentacin que se generen. Consultar en qu estado se encuentra un expediente. Comunicar electrnicamente al interesado o a cualquier unidad organizativa, cualquier cambio en el estado del expediente o cualquier carencia documental. Solicitar ayudas o consultas entre los distintos actores que intervienen en un procedimiento administrativo.
ESTELA incorpora el uso de certificados digitales, firma electrnica de documentos, comunicaciones electrnicas, registro telemtico de documentos, mensajera entre usuarios, as como el almacenamiento de los expedientes totalmente digitalizados, con las ventajas de ahorro de papel y rapidez en su busca. El acceso a la herramienta, tanto para los solicitantes, como para los tramitadores de la Universidad de Sevilla, se realizar a travs de Internet, utilizando alguno de los navegadores comerciales existentes en el mercado. De esta forma, los tramitadores podrn trabajar desde cualquier ubicacin de la Universidad de Sevilla. ESTELA ha sido desarrollada reutilizando productos del proyecto W@nda de la Junta de Andaluca. Pretende dar cumplimiento a los preceptos dictados por la nueva Ley 11/2007 de Acceso Electrnico de los Ciudadanos a los Servicios Pblicos (LAECSP), que obligar a que las administraciones dispongan de los medios para que los ciudadanos puedan realizar trmites y consultas electrnicas a las administraciones antes del 31 de diciembre de 2009. En esta primera versin inicial, ESTELA integra los siguientes 28 procedimientos administrativos:
Convocatoria del programa de movilidad SICUE Propuesta de actividades acadmicas para la oferta de crditos de libre configuracin Encuesta, memoria y certificado final de las prcticas en empresas Emisin de facturas por parte de la Universidad Propuestas de contratacin por obra o servicio determinado Convocatoria de ayudas de Extensin Universitarias
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Convocatoria de plazas de residencias universitarias Expedicin certificaciones acadmicas de estudio de doctorado Movilidad docente dentro del programa ERASMUS Convenios de colaboracin con otras instituciones pblicas o privadas y personas fsicas Reclamacin en las Pruebas de Acceso para Mayores de 25 aos Ayudas Deportivas (Becas SADUS) Promocin interna de Personal de Administracin y Servicios Licencias del PDI por estudio e investigacin inferiores a 3 meses Anticipos reintegrables para el personal Permisos y licencias establecidas en la Ley General para el PDI Convocatoria de ayuda asistencial y situaciones de especial necesidad para el personal Gestin de anticipos de Gerencias para orgnicas de investigacin Expedicin del Certificado Sustitutorio del Ttulo Depsito de Tesis Estudio tcnico econmico de peticiones de infraestructura Solicitud de modificaciones de grupos para el plan de organizacin docente Becas de formacin personal bibliotecario Peticin de servicios audiovisuales y atencin a eventos Concurso de mritos PAS funcionario Tramitacin de ayudas a las Aulas de Cultura Peticin de convocatoria de gracia / extraordinaria Compulsa documentos
La plataforma permitir la incorporacin de ms procedimientos administrativos dando as mayor versatilidad en su explotacin. Una vez definido el procedimiento se proceder a su modelado e incorporacin a la plataforma para su posterior explotacin por parte de los usuarios autorizados. Dependiendo del perfil con el que se acceda a la herramienta, solicitante o tramitador, sta nos proporcionar la VISTA COMUNIDAD UNIVERSITARIA en el primer caso, que hace el papel de oficina virtual, y la VISTA DEL TRAMITADOR destinada a los tramitadores internos de los distintos procedimientos.
2.2.
Vista de la comunidad universitaria
Se trata de la aplicacin a la que se accede a travs del portal Web de la Universidad de Sevilla y que utilizarn los miembros de la comunidad universitaria (estudiantes, PDI y PAS) u otros actores para interactuar con ESTELA, y poder as ejecutar los trmites administrativos que deseen.
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Para su acceso es necesario el uso de un certificado digital, como por ejemplo el certificado digital de persona fsica emitido por la Fbrica Nacional de Moneda y Timbre, para garantizar la validez jurdica de las acciones realizadas. Utilizando esta aplicacin los usuarios podrn: Iniciar los procedimientos administrativos que su perfil le permita, para dar de alta nuevos expedientes. Consultar la Bandeja de Tareas: actuaciones que estn pendientes de realizar por el interesado. Realizar estas tareas a travs de Internet, por ejemplo, aportar documentos y datos requeridos, recibir certificados, subsanar errores en las solicitudes, presentar reclamaciones y alegaciones, etc. Consultar la bandeja de mensajes que haya podido recibir de los tramitadores de la Universidad de Sevilla y responder a dichos mensajes si lo desea. Consultar los expedientes para los que se encuentren en condicin de titulares o representante y acceder a la informacin relacionada con los mismos: datos de notificacin y comunicacin, pasos del expediente, documentos generados o aportados y plazos. Solicitar ayuda o consultar dudas al responsable del expediente.
En el apartado 4 DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONALIDADES se describen y explican cada una de las funcionalidades que ofrece esta vista al usuario.
2.3.
Vista del tramitador
Al igual que la Vista de la Comunidad Universitaria se trata de una aplicacin Web a la que se accede a travs de una URL que proporcionar la Universidad de Sevilla que permitir a los distintos tramitadores existentes en la Universidad de Sevilla interactuar con ESTELA, para gestionar los expedientes administrativos que tengan asignados. El acceso se realizar a travs de un navegador Web utilizando un certificado digital o usuario/password, para poder identificar al usuario y con ello conocer los perfiles que tiene. ste deber haber sido dado de alta previamente como tramitador interno en la herramienta de administracin. Adems deber asociarse a una unidad organizativa de la Universidad de Sevilla (departamento, servicio, negociado, etc.), y a sus perfiles. Si el acceso se realiza a utilizando LDAP (usuario/password), el tramitador no podr firmar los documentos. Los perfiles son propiedades que autorizan al usuario a iniciar los distintos procedimientos y realizar determinadas tareas dentro del sistema. Por ejemplo, un mismo usuario puede iniciar un procedimiento administrativo como miembro de la comunidad, disponiendo por lo tanto de este perfil, y a la vez puede tener el perfil que le permita realizar sus funciones habituales en el sistema, como Responsable del Departamento, Responsable del Centro, etc. Los perfiles se establecen cuando se define un procedimiento dado y son asociados a los usuarios en el momento de la instalacin del mismo. Utilizando esta aplicacin, el personal de la Universidad de Sevilla que interviene en la tramitacin de los distintos expedientes administrativos podrn:
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Consultar la bandeja de tareas y conocer las actuaciones que estn pendientes de realizar en cada uno de los expedientes que tienen asignados. Consultar toda la informacin existente para los expedientes que tiene asignados: documentacin aportada, interesados, relacin con otros expedientes, atributos del expediente, pasos del expediente, etc. Realizar todas las tareas que requiera el expediente a travs de Internet, por ejemplo, aportar documentos requeridos, comprobar que las solicitudes estn correctas, pasar el expediente a otro departamento para proseguir con el trmite, etc. Consultar la bandeja de mensajes que haya podido recibir de los distintos departamentos que intervienen en la tramitacin o del propio interesado. Buscar expedientes por distintos criterios: nmero de expediente, estado de los expedientes, tipo de expediente, fecha de entrada, etc. Registrar automticamente la documentacin que lo requiera. Firmar electrnicamente los documentos.
En el apartado 4 DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONALIDADES se describen y explican cada una de las funcionalidades que ofrece esta vista al personal de la Universidad de Sevilla que tramita los expedientes administrativos.
2.4.
Certificados digitales
El certificado digital desempea el mismo papel que el DNI en las actuaciones presenciales. Se trata de un documento digital mediante el cual una entidad certificadora garantiza la vinculacin entre la identidad de un sujeto y su clave pblica, que se utilizar para la firma digital. Contiene los datos necesarios que permiten acreditar la identidad de la persona que lo utiliza, como son entre otros: n de DNI, Apellidos y Nombre y clave pblica del usuario. En el momento que est totalmente desplegado el nuevo documento de identidad emitido por el Ministerio del Interior (DNI electrnico o DNI-e), sustituir en la mayora de los casos a dicho certificado digital en las aplicaciones informticas. El acceso y funcionamiento de ESTELA requiere obligatoriamente el uso de certificado digital de los usuarios tramitadores y de los miembros de la comunidad. Cuando el tramitador accede a la aplicacin se le solicita que proporcione el certificado digital. ESTELA, para la autenticacin, utiliza certificados digitales expedidos por la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre. Normalmente el usuario tendr el certificado instalado en el navegador de Internet que vaya a utilizar. Si no se dispone an de certificado digital, se recomienda al usuario que siga los siguientes pasos: Acceder a la pgina Web: http://www.cert.fnmt.es/ y seguir los pasos que en ella se indican para obtener el certificado digital. Una vez que se dispone de l. Instalarlo en el navegador que se vaya a utilizar para interactuar con ESTELA, siguiendo los pasos del manual de usuario del navegador.
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2.5.
Firma electrnica
La firma electrnica se trata de un mtodo criptogrfico que asocia la identidad de una persona a un documento. Al igual que la firma manuscrita, puede vincularse a un documento para identificar al autor, para indicar la conformidad con el contenido, o para indicar que se ha ledo, y a efectos legales tiene la misma validez que aquella. Cuando se incorpora o se genera un documento en ESTELA y ste debe ser firmado por alguna de las partes que intervienen en el procedimiento, deber tener asociado en la definicin del mismo los correspondientes firmantes. Un firmante es cualquier persona fsica (puede ser el representante en caso de que el titular del expediente sea una persona jurdica) que deba firmar el documento. Un documento puede tener uno o ms firmantes. En este ltimo caso la firma puede ser en cascada, importa el orden de firma que debe ser definido previamente, o en paralelo, caso en que el orden de firma es irrelevante. ESTELA soporta los siguientes tipos de firma: Firma manuscrita. Se trata de la firma escrita en el propio documento. Mediante el escaneo del mismo se podr incluir en la herramienta Firma electrnica o digital. Se realiza en la propia herramienta, con el certificado digital del firmante. Un documento firmando electrnicamente contiene en el pie de todas sus pginas un resumen de firma, como muestra la figura:
Fig. 2-1: Firma electrnica
En la que se aprecian los siguientes datos: Identificador nico del documento. N de pgina respecto al total. DNI, nombre y apellidos del firmante. Fecha y hora en la que se realiz la firma. Identificador de la firma. Cdigo de barras del identificador nico del documento.
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2.6.
Comunicaciones
Se llaman comunicaciones o avisos en ESTELA, a todos aquellos mensajes que se intercambian entre los actores de un procedimiento en la tramitacin del mismo, desde que se inicia hasta que se finaliza. El contenido de estas comunicaciones, est definido en la definicin del propio procedimiento. Por ejemplo son mensajes del tipo: Su solicitud nmero xxxx ha sido presentada correctamente con fecha xx/xx/xx. Se suelen enviar cuando se producen transiciones entre las distintas fases de un mismo procedimiento. Al dar de alta de un expediente, se introducir la informacin del contacto donde el usuario introduce los datos a efectos de avisos, comunicaciones y notificaciones. La pantalla se muestra a continuacin.
Fig. 2-2: Pantalla datos de notificacin Este tipo de comunicaciones, adems de ser enviadas a la bandeja de entrada de la mensajera interna de los usuarios, se pueden ofrecer tambin a travs de los dos canales siguientes: SMS. Si el usuario introduce un nmero de telfono mvil en la pantalla anterior los avisos se le enviarn en modo de mensaje de texto. Correo electrnico. Si el usuario introduce una direccin de correo electrnico en la pantalla anterior los avisos se le enviarn a esa direccin.
Ambos canales son compatibles, es decir se podr enviar por uno de los dos o por ambos. Adems el usuario a lo largo de toda la vida del expediente administrativo podr cambiar los datos de contacto desde la vista de la comunidad universitaria. (Ver apartado 4 DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONALIDADES).
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2.7.
Registro de documentos
ESTELA se encuentra integrado con @RIES el registro de documentos de entrada y salida, conforme a las especificaciones SICRES, de la Junta de Andaluca. El registro se produce de manera automtica sin que sea necesaria prcticamente la intervencin del operador y transparente para el mismo. Si un documento debe ser registrado se definir como registrable en la definicin del procedimiento, as mismo debe definirse si es registrable de entrada o de salida.
2.7.1
Registro de entrada
Si un documento est definido como registrable de entrada, en el momento en el que se haya definido el acceso al registro, se acceder a @RIES y se registrar como entrada, incluyndose en el documento un sello del registro (vase Fig. 2-3), al igual que en el registro tradicional.
Fig. 2-3: Documento con registro de entrada
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2.7.2
Registro de Salida
Al igual que en el caso del registro de entrada, si un documento est definido como registrable de salida, en el momento en el que se haya definido el acceso al registro, se acceder a @RIES y se registrar como salida, incluyndose en el documento un sello del registro (vase Fig. 2-4),
Fig. 2-4: Documento con registro de salida
2.8.
Mensajes entre usuarios
ESTELA permite el intercambio de mensajes entre los actores de un mismo procedimiento. La principal utilidad es agilizar la comunicacin entre todas las partes. El acceso al buzn de mensajes se realizar desde el explorador de expedientes, como se ver en el apartado 4.2 Explorador de expedientes. Desde ste se podrn responder o eliminar los mensajes almacenados. El envo de un nuevo mensaje se realizar desde el escritorio de tramitacin, como se ver en el apartado 4.3 Escritorio de Tramitacin. Si en el transcurso de la tramitacin de un expediente, le surge al interesado o al tramitador alguna duda, o tiene la necesidad de comunicar algn hecho,
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seleccionar la opcin de Mensajes, y le aparecer la pantalla que se muestra en la Fig. 2-5, desde donde podr enviar el mensaje.
Fig. 2-5: Pantalla de envo de mensajes
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3.
3.1.
ACCESO A ESTELA
Requisitos software del ordenador de acceso
Los requisitos software que deber tener el ordenador con el que se desea acceder a ESTELA, son los siguientes:
Sistema operativo: Windows 2000, XP, o Vista. Navegador de Internet: Internet Explorer o Mozilla Firefox. Mquina virtual de JAVA, al menos la versin 1.5.0.14. Plugin Acrobat Reader de Adobe instalado en el navegador. Funcionalidades Java/Javascript activadas en el navegador. Certificado digital instalado en el navegador.
3.2.
Navegadores de Internet
ESTELA se trata de una aplicacin WEB, luego el acceso se realiza mediante un Navegador de Internet. Dado que la aplicacin contiene los controles necesarios (botones, listas desplegables, enlaces, etc.) para trabajar con ella, el usuario solo requerir nociones bsicas del uso del navegador. La aplicacin est optimizada para el uso de los navegadores: Internet Explorer 6 y 7. Mozilla Firefox 2.
Para ms informacin, es recomendable, leer los manuales de estos productos.
3.3.
Portal de acceso
Para acceder al portal de acceso a ESTELA, el usuario deber introducir en el navegador que desee, de los anteriores recomendados, la URL que le proporcionar la Universidad de Sevilla. En la prctica existir un enlace desde el sitio web de la Universidad de Sevilla, www.us.es. Se le mostrar una pantalla como la que se muestra en la Fig. 3-1. Se trata del portal de acceso a ESTELA.
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Fig. 3-1: Portal de acceso El portal consta de las siguientes zonas: Novedades. En ella se indican los procedimientos ms nuevos. El usuario pinchando sobre ellos podr iniciar el alta del procedimiento seleccionado, si tiene el perfil que lo permite. Trmites destacados. Al igual que en el apartado Novedades, en ste se sitan los procedimientos ms destacados. El usuario tambin podr iniciar el procedimiento que seleccione previamente. Pestaas estudiantes, PDI, PAS y Otros. En estas pestaas se muestran aquellos procedimientos que pueden iniciar los usuarios que tengan el mismo perfil que el nombre de la pestaa. Pulsando sobre el icono de Iniciar, se comenzar el alta del procedimiento, y si se pulsa sobre el icono Info, se mostrar informacin del mismo. Tu rea personal. Entrar. Pulsando sobre este link, el usuario que tenga uno de los perfiles del grupo Miembro de la comunidad, acceder directamente al explorador de expedientes con la vista de Miembro de la comunidad. (Ver apartado 4.2.1 Vista Comunidad Universitaria) Escritorio de Tramitacin. Pulsando sobre este link, el usuario que tenga uno de los perfiles del grupo de Tramitadores, acceder directamente al explorador de expedientes con la vista del Tramitador. (Ver apartado 4.2.2 Vista Tramitador). Este enlace desaparecer cuando se ponga en produccin el sistema, teniendo que acceder a esta vista, a travs de una URL, que le ser proporcionada por la Universidad de Sevilla.
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3.4.
Autenticacin
La autenticacin es el proceso por el cual se verifica la identidad de un usuario al intentar acceder a un sistema informtico. El usuario transmite al sistema sus datos de identidad, ste los comprueba, y si se encuentra registrado en la misma, le permitir el acceso a la misma. Con la autenticacin se permite a los sistemas asumir con seguridad que quien se est conectando es quien dice ser y permitirle realizar unas u otras operaciones dependiendo del perfil o rol que posea. En ESTELA se utilizan los siguientes tipos de autenticacin: Utilizando un certificado digital. Una vez que el certificado digital es aportado debe ser comprobada su validez con la entidad de certificacin que lo emiti, es decir se comprueba que el certificado es vlido, que realmente ha sido emitido por esa entidad, que su estado es correcto (no ha sido revocado) y que est vigente (equivaldra a la comprobacin de la validez y vigencia de un DNI). Si el certificado es vlido y el usuario se encuentra entre el conjunto de usuarios de ESTELA, el sistema le permitir acceder a la herramienta, con el perfil que en ella tenga asociado. Utilizando usuario/password. Esta forma slo estar permitida para usuarios que pertenezcan al grupo de tramitadores, y no le permitir la firma electrnica de documentos.
3.4.1
Perfiles en ESTELA
En ESTELA existirn dos grupos de perfiles, bien diferenciados: Perfil de miembro de la comunidad universitaria. En este grupo de perfiles estarn incluidos todos los perfiles que pueden iniciar una solicitud en la herramienta. Por ejemplo un usuario con perfil PDI, pertenecer a este grupo. Para poder acceder a la vista de miembro de la comunidad se deber de pertenecer a este grupo. Perfil de tramitador. En este grupo de perfiles estarn incluidos todos los perfiles que puedan tramitar un expediente en la herramienta. Por ejemplo un usuario con perfil Responsable del departamento, pertenecer a este grupo. Para poder acceder a la vista del tramitador se deber de pertenecer a este grupo.
Un usuario puede tener asociado ms de un perfil, pudiendo as pertenecer a los dos grupos anteriores, y dependiendo de por donde acceda a la herramienta, ver una u otra vista, pudiendo iniciar solicitudes o tramitarlas. (Ver apartado 3.2 Portal de acceso).
3.4.2
Seleccin del certificado
Como mnimo en cada ordenador desde el que se desee acceder a ESTELA deber existir un certificado instalado y accesible desde el navegador (ver apartado 2.4 Certificados digitales). Puede darse el caso que en un ordenador exista ms de un certificado instalado, por ejemplo en el caso en que un mismo ordenador es compartido por dos usuarios distintos. Es recomendable que cada usuario proteja su certificado con una clave Una vez que se accede por alguno de los enlaces, que se han descrito en el apartado 3.2 Portal de acceso, se mostrar una ventana como la que se muestra en la Fig. 3-2.
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Fig. 3-2: Ventana de seleccin de certificado Pulsando sobre el certificado que se desee y luego en el botn Aceptar, podremos acceder a la aplicacin con el usuario seleccionado.
3.5.
Concepto de sesin y prdida de sesin
Cuando se trabaja con una aplicacin Web, hay determinados datos que se mantienen en lo que se denomina la sesin de trabajo, como por ejemplo la identidad del usuario. Por seguridad esta sesin expira tras un determinado tiempo si la aplicacin se mantiene inactiva, por este motivo es muy importante cerrar la aplicacin si se va a dejar de trabajar con ella para evitar inconsistencias de datos o errores. En ciertas ocasiones es posible recuperar el escritorio con el expediente con el que estbamos trabajando tras la prdida de la sesin, en otros casos ser necesario acceder al explorador (buscador) de expedientes y buscar el expediente para continuar trabajando. Si en un momento determinado, despus de que haya pasado un cierto tiempo de inactividad, cuando el usuario intenta realizar alguna operacin en la aplicacin, le aparece una ventana como la que se muestra en la Fig. 3-3, entonces el usuario ha perdido la sesin.
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Fig. 3-3: Ventana de prdida de sesin En este caso, se recomienda que el usuario cierre el navegador, borre la cach del mismo, y vuelva a acceder a la aplicacin seleccionando el expediente con el que desee trabajar desde el Buscador (ver apartado 4.2 Explorador de expedientes).
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4.
4.1.
DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONALIDADES

Alta de una solicitud
Para realizar el alta de una solicitud, se deber buscar el procedimiento en el portal en cualquiera de las pestaas Estudiante, PDI, PAS, Otros. Dicha catalogacin se ha realizado en funcin del perfil apropiado para iniciar cada solicitud. Para que un usuario de ESTELA pueda dar de alta una solicitud de un procedimiento deber tener los perfiles adecuados para ello. Por ejemplo un estudiante podr dar de alta solicitudes del procedimiento Convocatoria del programa de movilidad SICUE, pero no podr iniciar ninguna solicitud del procedimiento Licencias por estudio e investigacin inferiores a 3 meses, permitido al perfil PDI. Al acceder al sistema como miembro de la comunidad, como se indica en el apartado 3.3 Portal de acceso, y pinchar en Iniciar en el expediente apropiado, se muestra la siguiente pantalla (Fig. 4-1). Aparecer una ventana con los datos del solicitante, donde ste podr cumplimentar los datos de notificacin.
Fig. 4-1. Alta de Solicitud: Inicio Al pulsar el botn de Comenzar, se inicia el Alta de Solicitud, apareciendo un formulario como el que se muestra a continuacin en la Fig. 4-2.
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Fig. 4-2: Formulario de Alta de solicitud
En esta vista, el men de la izquierda aparece oculto para mejorar la usabilidad de la aplicacin. En cualquier momento se puede visualizar pinchando en el enlace de Mostrar Men situado en la parte superior. El interesado cumplimentar el formulario con los datos de su solicitud, y pulsar el botn Guardar. En este procedimiento es necesario que el interesado incluya un documento en el momento de solicitar la licencia, por ello el sistema le presenta la siguiente ventana (Fig. 4-3), donde podr adjuntar la documentacin requerida, en este caso es la carta de invitacin del centro.
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Fig. 4-3: Alta de procedimiento. Formulario para adjuntar documentos El usuario podr adjuntar el documento, cumplimentando el formulario y pulsando el botn Guardar, o por el contrario si no desea introducir ms documentos directamente podr pulsar el botn Saltar Tarea, pasando al siguiente paso. En este caso se mostrar el documento de la solicitud cumplimentada (ver Fig. 4-4).
Fig. 4-4: Alta de procedimiento. Documento de Solicitud Al ser un documento firmable por el interesado, en la parte inferior se muestra la funcionalidad de la firma electrnica. Para firmar el documento generado, pulse sobre el botn Firmar y Enviar como se
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indica en la misma pantalla, aparecer un aviso indicando el hash con el que se va a firmar el documento, pulse Aceptar para firmarlo. De este modo el documento generado habr sido firmado por el interesado. A continuacin le aparecer al interesado la pantalla de la Fig. 4-5, donde se le indicar que ya ha concluido todas las tareas en la presentacin de solicitud, pulsando el botn Finalizar. Al pinchar en Finalizar la solicitud se habr presentado, continuando con los sucesivos trmites.
Fig. 4-5: Alta de procedimiento. Pantalla finalizar NOTA: Si en algunos de los pasos anteriores el interesado, pierde la sesin, se le cierra el navegador, o decide concluir voluntariamente el alta de la solicitud, para poder volver a la misma en el estado que la dej, deber buscarla desde el explorador de expedientes y seleccionarla, como se indica en el apartado siguiente, Explorador de expedientes.
4.2.
Explorador de expedientes
El explorador de expedientes proporciona, tanto a los usuarios de la comunidad universitaria, como a los usuarios tramitadores, facilidades para la bsqueda y gestin de los expedientes iniciados en ESTELA
4.2.1
Vista Comunidad Universitaria
Al explorador de expedientes de la comunidad universitaria se accede a travs del enlace del rea personal del portal de la herramienta (ver apartado 3.3 Portal de acceso). El explorador de expedientes tiene el aspecto que se muestra en la pantalla siguiente:
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Fig. 4-6: Explorador expedientes: Vista comunidad universitaria Est compuesto por 4 pestaas: Tareas Pendientes, Mis Expedientes, Mensajes y Etiquetas. La funcionalidad de todas ellas est orientada en la bsqueda y gestin de los expedientes del usuario.
4.2.1.1. Pestaa Tareas Pendientes

En esta pestaa se muestran todos los expedientes que estn pendientes de alguna actuacin por parte del usuario. Es decir el interesado deber realizar alguna tarea sobre ellos para que prosiga el flujo predefinido. En la figura 4-6, se puede ver su aspecto. Cada una de las filas que aparecen es un expediente con alguna tarea pendiente. La informacin que se muestra en esta pestaa es la siguiente: Fecha de entrada en el sistema Nmero de expediente. Procedimiento Acceso al expediente
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Para acceder a un expediente, el usuario deber de pulsar encima de la lupa que se muestra al final de la fila (Acceso al expediente). Si se desea mostrar en esta pestaa slo los expedientes con tareas pendientes de un procedimiento en concreto, se deber de seleccionar el procedimiento en el desplegable, Procedimiento y Versin, que aparece en la parte superior de la ventana, y pulsar la lupa que aparece al lado.
4.2.1.2. Pestaa Mis Expedientes

Esta pestaa posee una doble funcin. Por un lado aparecern todos los expedientes en los que ha participado en algn momento; por otro lado, en la parte inferior nos aparecer un buscador de expedientes La presentacin de la tabla de expedientes es la mostrada en la figura siguiente, Fig. 4-7, que es muy similar a la que se muestra en la pestaa de Tareas Pendientes descrita en el apartado 4.2.1.1 Pestaa Tareas Pendientes. Al igual que en ella para seleccionar un expediente se deber pulsar sobre la lupa. El nico campo a resaltar en esta pestaa, es el segundo campo de la fila de un expediente. En l se indica si el usuario tiene o no tareas pendientes que realizar o que el expediente est finalizado, con la utilizacin de los siguientes iconos: . Indicar que el usuario tiene tareas pendientes que realizar sobre ese expediente. . Indicar que el usuario NO tiene tareas pendientes que realizar sobre ese expediente. . Indicar que se ha comenzado la tramitacin de la fase en la que se encuentra, por algn compaero con el mismo perfil. . Indicar que el expediente est finalizado.
Si se consulta esta pestaa directamente al acceder al explorador de expedientes sin haber realizado previamente una bsqueda, aparecern todos los expedientes relacionados con el usuario. Desde esta pestaa se podrn asignar a los expedientes etiquetas creadas desde la pestaa etiquetas (ver apartado 4.2.1.4 Pestaa Etiquetas). El mecanismo es el que se describe a continuacin: Seleccionar el check button de la columna ETQ del procedimiento al que se desea asignarle una etiqueta. Seleccionar la etiqueta que se quiere asociar del desplegable Etiqueta. Pulsar el botn Asignar Etiqueta.
El sistema asociar la etiqueta al expediente. Todos los expedientes que tienen una etiqueta asignada aparecern en la pestaa Expedientes sealados con una bola azul, . Para eliminar la asociacin de un expediente con una etiqueta, el mecanismo es similar que para asignarla. El usuario seleccionar el check button del expediente del que quiera quitar la asociacin, y pulsar el botn Eliminar Etiqueta.
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Fig. 4-7: Pestaa MisExpedientes La funcionalidad del buscador que ofrece esta pestaa est basada en los criterios de bsqueda siguientes: Nmero de expediente. Bsqueda de expediente con ese nmero. Tipo de expediente. Bsqueda de expedientes que sean del tipo seleccionado por el usuario. Procedimiento. Bsqueda de expedientes del procedimiento seleccionado por el usuario. Fecha Entrada. Bsqueda de expedientes cuya fecha de entrada se encuentra entre las introducidas por el usuario Mostrar finalizados. Bsqueda de expedientes finalizados.
Bsqueda por etiquetas. Este tipo de bsqueda permitir buscar los expedientes que tenga asociada la etiqueta que se selecciona. El usuario seleccionar la etiqueta del desplegable Etiqueta y pulsar el botn Buscar
A continuacin se muestra en la Fig. 4-8, la pestaa Buscar, donde se pueden observar los distintos criterios de bsqueda. Los botones Consultar y Limpiar aplican a las bsquedas exactas y avanzadas y el botn Buscar a la bsqueda por etiquetas.
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Fig. 4-8: Buscador
4.2.1.3. Pestaa Mensajes

Se trata de la bandeja de mensajes recibidos relacionados con todos los expedientes que el interesado ha iniciado. El origen de los mensajes puede ser: De otro usuario de ESTELA que participa en la tramitacin del expediente. Automtico. En el modelado o desarrollo de los procedimientos, al realizarse ciertas acciones, o transitar a ciertas fases, est configurado para el envo de mensajes. Estos sern mensajes del tipo: Su solicitud ha sido presentada correctamente.
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Fig. 4-9: Pestaa Mensajes El aspecto es el que se muestra en la Fig. 4-9. Cada fila es un mensaje. Desde esta pestaa se pueden gestionar los mensajes, realizando las siguientes operaciones: Seleccionar el expediente relacionado con el mensaje. Pulsando sobre la lupa del final de la fila del mensaje, se seleccionar el expediente asociado con el mensaje. Marcar como ledo. Pulsando sobre el icono de la columna Estado como ledo. , se marcar el mensaje
Borrar el mensaje. Pulsando sobre el icono de la columna Borrar del mensaje que se desee eliminar se borrar el mensaje seleccionado. Responder al remitente del mensaje. Pulsando sobre el icono de la columna Responder del mensaje, aparecer una ventana desde donde se podr escribir el mensaje que se desea enviar al remitente Eliminar todos los mensajes anteriores a una fecha. Pulsando sobre el botn Eliminar anteriores a una fecha, aparecer una ventana desde donde se indicar la fecha, y al pulsar sobre aceptar el sistema eliminar todos los mensajes anteriores a la fecha introducida.
4.2.1.4. Pestaa Etiquetas

Las etiquetas son cadenas de texto que se pueden asociar a los expedientes desde la pestaa de Expedientes (ver apartado 4.2.1.2 Pestaa Mis Expedientes). Su principal finalidad es poder buscar y
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acceder ms rpidamente a los expedientes, buscndolos por estas cadenas, ms fciles de recordar que un nmero de expediente.
Fig. 4-10: Pestaa de Etiquetas
Desde esta pestaa se gestionan las etiquetas. Como se observa en la Fig. 4-10, se puede: Crear nuevas etiquetas. El usuario introducir un nombre y resumen, si lo desea, en los campos con el mismo nombre del formulario Crear Etiquetas y pulsar el botn Crear. Modificar etiquetas. El usuario seleccionar la etiqueta que desea modificar del desplegable Etiqueta del formulario Modificar Etiqueta, e introducir los nuevos valores en los campos Nombre y Resumen del mismo formulario. A continuacin pulsar el botn Modificar. Borrar etiquetas. El usuario seleccionar la etiqueta que desea eliminar del desplegable Etiqueta del formulario Eliminar Etiqueta, y pulsar el botn Eliminar.
Las etiquetas creadas por un usuario no sern visibles, ni se podrn gestionar, por el resto de usuarios.
4.2.2
Vista Tramitador
La vista del tramitador del explorador de expediente casi idntica a la descrita para el miembro de la comunidad en el apartado anterior 4.2.1 Vista Comunidad Universitaria. Solo hay dos distinciones: La existencia de un men en la vista del escritorio de tramitacin.
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Los criterios de la bsqueda de expedientes Existe una pestaa Firmas donde el tramitador tendr disponible aquellos documentos pendientes de firma.
Fig. 4-11: Vista tramitador En cuanto al men de la vista del tramitador que podemos ver en la figura siguiente, consiste en tres enlaces: Explorador, enlaza directamente con la pestaa Expedientes Alta de expedientes, nos permite iniciar como tramitador convocatorias a ciertos procedimientos Verificacin de documentos, nos permite acceder a una pgina en la que podemos verificar si el documento se corresponde con su firmante (ver Fig. 4-13).
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Fig. 4-12: Verificar Documento En cuanto a los criterios de bsqueda de expedientes, que en el caso del acceso como tramitador se dispone de mayor nmero (ver Fig. 4-13). Adems de los descritos en el apartado 4.2.1.2 Pestaa Mis Expedientes, se dispone adems de: En bsqueda exacta: Nmero de expediente. Bsqueda de expedientes con el identificador. Cdigo de documento. Bsqueda de expedientes con el documento introducido.
En bsqueda avanzada: Tipo de expediente. Ahora mismo, solo hay un tipo (PAU). Procedimientos. El desplegable muestra todos los procedimientos a los que ese perfil tiene acceso. Nombre del solicitante. Primer apellido del solicitante. Segundo apellido del solicitante. Nmero de Identificador del Interesado. Bsqueda de expedientes del interesado introducido. Razn de Inters. Bsqueda de expedientes por razn de inters de los interesados. Vigencia. Bsqueda slo de expedientes vigentes. Pendientes. Bsqueda slo de expedientes pendientes. Caducados. Bsqueda slo de expedientes caducados. Se trata de aquellos en los que alguna fase tiene una fecha lmite anterior a la actual.
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Reservados. Bsqueda slo de expedientes reservados. Son aquellos expedientes que poseen alguna fase que solo el tramitador actualmente logado puede realizar. Finalizados. Bsqueda slo de expedientes con todas sus fases finalizadas.
Bsqueda por etiquetas: Este tipo de bsqueda permitir buscar los expedientes que tenga asociada la etiqueta que se selecciona. El usuario seleccionar la etiqueta del desplegable Etiqueta y pulsar el botn Buscar
Fig. 4-13: Buscador Vista tramitador
4.2.2.1. Pestaa de Firmas

Esta opcin est solamente visible en el caso de que accedamos a la vista del tramitador, no existiendo en la vista del miembro de la comunidad. Cosiste en un listado de documentos que cada tramitador tiene pendiente de firmar, la mayora de las veces, para dar por finalizada una tarea. La bandeja de firmas posee el siguiente aspecto (Fig.4-14). Pinchando en el icono de la lupa, accedemos al documento para su firma.
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Fig. 4-14: Pestaa de Firmas
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4.3.
Escritorio de Tramitacin
El escritorio de tramitacin proporciona tanto a los tramitadores como a los miembros de la comunidad funcionalidades necesarias para poder tramitar los expedientes. El acceso a l se realiza desde el explorador de expedientes una vez se ha seleccionado el expediente que se desea consultar (ver apartado 4.2.1.1 Pestaa Tareas Pendientes).
4.3.1
Vista Tramitador
Una vez se ha seleccionado el expediente que se desea tramitar, y se ha pulsado el botn Tramitar desde el explorador de expedientes, el sistema muestra el escritorio de tramitacin (ver Fig. 4-15).
Fig. 4-15: Escritorio de tramitacin El escritorio de tramitacin est compuesto de dos partes bien definidas, la parte de la derecha que se trata del rea de tramitacin, y la parte de la izquierda, que es el rea de mens, donde se encuentran las distintas opciones con las que el usuario tramitador podr acceder a las funcionalidades que ofrece el sistema. En el rea de mens, las funcionalidades se agrupan de la siguiente forma: Men General, donde se encuentran las funcionalidades: Ir a Tareas Ir a Buscador Ir a Men
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Ayuda
Men expedientes. Con las funcionalidades: Datos de Notificacin Evolucin del expediente Plazos Tareas Atributos Expediente Interesados Documentos
Men utilidades. Con las funcionalidades: Mensajes Relaciones expedientes Model@
4.3.1.1. Men General

4.3.1.1.1. Ir a Tareas
Al seleccionar esta opcin, el sistema muestra al usuario tramitador las tareas que tiene que realizar en la fase en la que se encuentra el expediente. En la Fig.4-16, se muestra la pantalla con esta funcionalidad. En la parte superior, en Tareas a Realizar, se encuentran las tareas indicando la obligatoriedad y el estado en la que se encuentra: pendiente, ejecutada o finalizada, y en la parte inferior, en Transiciones Posibles, las fases a las que puede transitar el expediente cuando todas las tareas obligatorias estn finalizadas.
Fig. 4-16: Pantalla de Tareas Pendientes
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Principalmente existen tareas de los siguientes tipos: De introduccin de datos. Cuando se selecciona la tarea el sistema mostrar un formulario que se deber de cumplimentar, similar al de la Fig. 4-3. Alta de procedimiento. Formulario de solicitud De introduccin de documentos. Cuando se selecciona la tarea el sistema permite aportar un documento al expediente, similar al de la Fig. 4-4. Alta de procedimiento. Formulario para adjuntar documentos. De generacin de documentos. Cuando se selecciona la tarea el sistema genera un documento, con los datos del expediente.
El tramitador deber de ir realizando las tareas en el orden indicado. Sobre las tareas mostradas se podrn realizar, pulsando sobre los iconos que se muestran en el campo Acciones, las siguientes acciones: . Ejecutar la tarea. El sistema, dependiendo el tipo de tarea que sea, realizar una u otra accin: mostrar un formulario, generar un documento, etc. . Finalizar una tarea que se ha ejecutado previamente. Para poder transitar a la siguiente fase, al menos, todas las tareas obligatorias debern estar finalizadas. . Cambiar el estado de una tarea de finalizada a ejecutada, para poder modificar datos si se desea. El sistema no permite modificar los datos en tareas finalizadas. . Ver los datos introducidos en la tarea. . Ver ayuda asociada a la tarea.
Si un tramitador accede a un expediente, del que es tramitador de alguna de las fases, y en ese momento se encuentra en alguna fase en el que el tramitador no tiene permisos para realizar ninguna tarea, el sistema en esta funcionalidad mostrar una pantalla en la que se indica en qu fase se encuentra con ninguna tarea pendiente. Sin embargo el usuario si podr consultar datos y documentos del expediente.
4.3.1.1.2. Ir a Buscador
Pulsando sobre esta opcin el tramitador acceder al buscador de expedientes, a la pestaa Buscar, desde donde podr realizar la bsqueda que desee. (Ver apartado 4.2 Explorador de expedientes)
4.3.1.1.3. Ir a Men
Pulsando sobre esta opcin el tramitador acceder al buscador de expedientes, a la pestaa Tareas Pendientes, desde donde podr consultar todos los expedientes con tareas pendientes. (Ver apartado 4.2 Explorador de expedientes)
4.3.1.1.4. Ayuda
Pulsando sobre esta opcin se abrir una ventana del navegador Web con la ayuda de la aplicacin.
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4.3.1.2. Men expedientes

Las funcionalidades que se ofrecen en este men estn relacionadas con la vida administrativa del expediente: interesados, datos introducidos, pasos de expediente, etc.
4.3.1.2.1. Datos de Notificacin

Pulsando sobre esta opcin, el sistema mostrar al tramitador los datos de notificacin del expediente, como se ha descrito en el apartado 2.6 Comunicaciones.
4.3.1.2.2. Evolucin del expediente

Pulsando sobre esta opcin, el sistema mostrar al tramitador las fases por la que ha pasado el expediente y las acciones que han provocado la transicin. En la Fig. 4-17, se muestra la informacin que se le ofrece al usuario.
Fig. 4-17: Evolucin del expediente En cada fila se indican las fases por la que pasa un expediente, la informacin que se muestra es la siguiente: Con fecha. Indica la fecha que se realiz la accin que provoc el paso a la fase que se indica. Se ejecuta la accin. Indica la accin que provoc el paso a la fase. Por el usuario. Indica que usuario realiz la accin.
4.3.1.2.3. Plazos
Pulsando sobre esta opcin se le mostrarn al usuario los plazos definidos para el expediente seleccionado, si los hubiera. La informacin que se le ofrecer al usuario es la siguiente: Descripcin. Indica una breve descripcin del plazo. Tipo. Indica el tipo de plazo.
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Comenz. Indica la fecha en la que comenz el plazo. Vence el plazo. Indica la fecha en la que vence el plazo.
4.3.1.2.4. Tareas
Pulsando sobre esta opcin se le mostrarn al usuario las tareas iniciadas o finalizadas de la fase en la que se encuentra el expediente a las que el tramitador tiene privilegios de ejecucin.
Fig. 4-18: Tareas de una fase En la Fig. 4-18, se muestra el aspecto que presenta esta pantalla, cada fila es una tarea con los campos siguientes: Tarea. Indica el nombre de la tarea. Estado. Indica el estado en el que se encuentra la tarea: iniciadas o finalizadas. Fecha comienzo. Indica la fecha de comienzo de la tarea. Fecha lmite. Indica la fecha lmite de realizacin de la tarea si la hubiera. Fecha finalizacin. Indica la fecha de finalizacin de la tarea si esta estuviera finalizada. Usuario. Indica el usuario que realiz la tarea . Permite consultar los datos introducidos en la tarea, si la tarea est finalizada. Y modificar los datos si la tarea est iniciada. . Permite finalizar una tarea que se encuentra iniciada.
Las acciones que se podrn realizar sobre las tareas desde esta pantalla son las siguientes:
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Si la tarea no est finalizada se podrn modificar los datos. Pulsando sobre el sistema abrir el formulario de la tarea, desde donde el usuario podr modificar los datos que desee. Si la tarea est finalizada se podrn consultar los datos. Pulsando sobre datos introducidos en esa tarea. Si la tarea est iniciada se podr finalizar. Pulsando sobre el sistema mostrar los
el sistema finalizar la tarea.
4.3.1.2.5. Atributos Expediente

Pulsando sobre esta opcin se le mostrarn al usuario todos los datos asociados a las distintas tareas de introduccin de datos que ya han finalizado en el expediente.
Fig. 4-19: Atributos de expediente En la Fig.4-19, se muestran la pantalla con los distintos atributos del expediente seleccionado. Los atributos estn agrupados por tareas. En la parte izquierda estn los nombres de las tareas, en la parte central el nombre de los atributos, y en la derecha el valor introducido por los usuarios. El smbolo de la lupa indica que se trata de un fichero que podemos ver en el apartado de Documentos.
4.3.1.2.6. Interesados
Pulsando sobre esta opcin se le muestran al usuario los interesados asociados al expediente, permitindole modificar, eliminar o asignar nuevos interesados con distinta razn de inters (ver Fig. 420). La figura del interesado es muy til porque un interesado puede: 1. Ver un determinado expediente en el buscador, siempre que tenga los permisos requeridos. 2. Ver un determinado expediente en la pestaa de tareas pendientes. 3. Ver los mensajes que se han remitido al titular de la solicitud.
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Todo ello exactamente igual que si fuera el titular, siempre que tenga los permisos requeridos. Es decir, aunque un tramitador ponga como interesado al miembro de la comunidad, como ste no tiene los mismos permisos, no tendr acceso a una convocatoria.
Fig. 4-20: Interesados de un expediente En la pantalla anterior se muestran los interesados asociados al expediente seleccionado, cada interesado se presenta en una fila. Se podrn realizar desde esta pantalla las siguientes operaciones: se mostrar una pantalla Modificar un interesado que no sea el titular. Pulsando sobre el icono donde se podrn modificar los datos del interesado seleccionado: datos personales, datos de contacto, vigencia de la representacin, etc. Eliminar un interesado que no sea el titular. Pulsando sobre el icono interesado seleccionado. se podr suprimir al
Adems, la gestin de los interesados incluye poder asignar alguno de aquellos ya existentes en el sistema, as como crear un nuevo interesado nuevo.
4.3.1.2.6.1.
Asignar un interesado
Pulsando sobre el botn Asignar, se mostrar una pantalla donde se podr buscar el usuario existente que se desee, mediante los criterios de bsqueda: Tipo de documento, nmero de documento, nombre, primer o segundo apellido (Fig. 4-21).
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Fig. 4-21: Bsqueda de un interesado En caso de que su bsqueda haya tenido xito, se le mostrar una segunda pantalla con el resultado de la bsqueda (Fig. 4-22).
Fig. 4-22: Resultado de la bsqueda
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En este momento, el tramitador puede asignar esta persona como interesado, seleccionndolo y pinchando en el botn Asignar.
4.3.1.2.6.2.
Nuevo Interesado
Es posible crear un nuevo interesado que no exista en el sistema para poder posteriormente asignarlo como interesado. Pulsando sobre el botn Nuevo, se mostrar una pantalla donde se podr dar de alta el nuevo interesado (Fig. 4-23).
Fig. 4-23: Formulario de nuevo interesado Despus de cumplimentar todos los campos del formulario, accedemos a otra pantalla donde elegimos si este nuevo interesado ser un representante o titular (Fig. 4-24).
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Fig. 4-24: Continuacin del formulario de nuevo interesado
4.3.1.2.7. Documentos
Pulsando sobre esta opcin se le muestran al usuario todos los documentos generados o incorporados en la tramitacin del expediente seleccionado (ver Fig. 4-25). Desde esta pantalla el usuario podr realizar la gestin de firmas sobre los documentos.
Fig. 4-25: Documentos asociados a un expediente Cada fila es un documento relacionado al expediente. Se muestra la siguiente informacin: Nombre. Denominacin del documento. Fecha. Fecha de incorporacin o generacin al expediente. Inc./Gen. Indica si ha sido incorporado o generado automticamente. Estado. Indica el estado del documento. Presentado. Indica si ha sido presentado junto a la solicitud
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Correcto. Indica si se encuentra correcto, es decir, que se hayan realizado todas las operaciones sobre l. Descarga. Icono que permite descargarse el documento y un fichero con las firmas. Fecha firma. Indica la fecha en que ha sido firmado. Usuario. Indica el usuario que lo ha generado o incorporado. . Pulsando sobre ella el sistema muestra el documento seleccionado, ver Fig. 4-26, mostrando varias opciones para la gestin del documento.
Fig. 4-26: Detalle de documento Dependiendo de qu tipo sea el documento seleccionado, o de los privilegios que tenga el usuario, el sistema permitir realizar unas u otras operaciones de entre las siguientes: Firmar. Pulsando sobre este botn, el usuario podr firmar electrnicamente el documento que se muestra. Para ello, el documento deber haber sido declarado como firmable por el usuario. Eliminar. Pulsando sobre este botn, el usuario podr eliminar el documento del expediente. Para ello, el usuario deber tener los permisos adecuados, y que el documento no haya sido firmado previamente.
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Fecha
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Anular Firma. Pulsando sobre este botn, el usuario podr anular la firma introducida. Para ello, el usuario y documento debern tener los permisos adecuados. Incorporar. Pulsando sobre este botn, el usuario podr incorporar un anexo al documento seleccionado. Para ello, el usuario y documento debern tener los permisos adecuados. Registrar. Pulsando sobre este botn, el usuario podr registrar el documento. Para ello, el documento deber haber sido ser declarado como registrable Obtener firmas. Pulsando sobre este botn, el usuario podr enviar el documento al Port@firma, para que sea firmado por terceras personas (no disponible en esta versin de ESTELA). Para ello el documento deber haber sido declarado como firmable por terceras personas.
4.3.1.3. Men utilidades

4.3.1.3.1. Mensajes
Pulsando sobre esta opcin se le mostrar al tramitador la bandeja de mensajes recibidos relacionados con el expediente actual, y la posibilidad de enviarle al interesado algn mensaje (ver Fig. 4-27).
Fig. 4-27: Mensajes relacionados con un expediente Cada una de las filas es un mensaje relacionado con el expediente seleccionado. La informacin que se muestra es la siguiente: N Exp. Nmero del expediente. Texto. Cuerpo del mensaje. Fecha. Fecha en la que se ha recibido
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Fecha
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Prioridad. Prioridad del mensaje Usuario. Usuario que lo ha enviado. Estado. El mensaje puede estar no ledo o ledo . ,se abrir una pantalla desde donde se le
Responder. Pulsando sobre el icono de este campo, podr responder al remitente. Borrar. Pulsando sobre el icono de este campo,
, se borrar el mensaje seleccionado.
Si se desea enviar un mensaje al interesado, para indicarle algn tema relacionado con el expediente, se deber pulsar sobre Mensajes a interesados. El sistema presentar una pantalla desde donde se podr enviar el mensaje.
4.3.1.3.2. Relaciones Expediente

Pulsando sobre esta opcin se le mostrar al tramitador un listado con todos los expedientes relacionados con el actual (ver Fig. 4-28). Por ejemplo en los procedimientos de tipo convocatoria, se relacionarn los expedientes de solicitud con el expediente de convocatoria.
Fig. 4-28: Relaciones entre expedientes Adems de la informacin que se muestra sobre expedientes relacionados con el actual, desde esta pantalla se pueden realizar las siguientes operaciones: Ver la evolucin del expediente relacionado. Pulsando sobre el icono , el sistema muestra una pantalla con los pasos del expediente relacionado, igual a la mostrada en el apartado 4.3.1.2.2 Evolucin del expediente. Eliminar la relacin. Pulsando sobre el icono , se eliminar la relacin entre ambos expediente.
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Fecha
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Crear una nueva relacin con otro expediente. Pulsando sobre el botn Nuevo, el sistema mostrar una pantalla para introducir el nmero del expediente que se desea relacionar con el actual.
4.3.1.3.3. Model@
Pulsando sobre esta opcin se le mostrar al usuario el diagrama de flujo del expediente que se est tramitando. De este modo ver la evolucin seguida por el mismo, la fase en la que se encuentra, y se har una idea de las fases que quedan hasta la finalizacin del mismo (ver Fig. 4-29).
Fig. 4-29: Modelado de procedimiento
4.3.2
Vista Comunidad Universitaria
El escritorio de tramitacin que el sistema ofrece al usuario con perfil de miembro de la comunidad es idntico a la descrita en el apartado anterior 4.3.1 Vista Tramitador. La diferencia entre ambos radica en que el nmero de funcionalidades que se le ofrece al miembro de la comunidad es menor.
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Fig. 4-30: Escritorio de tramitacin: Vista comunidad universitaria Al igual que en el caso de la vista del tramitador, el escritorio de tramitacin (ver Fig. 4-30) est compuesto de dos partes bien definidas, la parte de la derecha que se trata del rea de tramitacin, y la parte de la izquierda, que es el rea de mens, donde se encuentran las distintas opciones con las que el usuario podr acceder a las funcionalidades que ofrece el sistema. Este men, en el caso del miembro de la comunidad universitaria, se puede ocultar mediante el enlace Ocultar Men de modo que toda la pantalla queda ocupada por la zona de tramitacin, mejorando as la usabilidad del sistema. Por defecto, el men se mostrar visible, hacindose oculto mediante el enlace Ocultar Men. Las funcionalidades a las que podr acceder el miembro de la comunidad son: Men General, donde se encuentran las funcionalidades: Ir a Tareas Ir a Buscador Ir a Men Ayuda
Men expedientes. Con las funcionalidades: Datos de Notificacin Evolucin del expediente Plazos Mensajes
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Documentos
Todas las funcionalidades que se ofrecen son idnticas a las descritas en los apartados anteriores (ver apartado 4.3.1 Vista Tramitador), salvo la opcin Ir a Tareas, en las que el sistema para facilitar la interaccin del usuario solicitante con ESTELA en vez de mostrar la pantalla con las tareas pendientes, ver apartado 4.3.1.1.1 Ir a Tareas Pendientes, muestra stas sucesivamente segn las vaya finalizando el usuario, similar a lo descrito en el apartado 4.1 Alta de una solicitud.
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5.
Ejemplo prctico.
En este apartado se dar de alta una convocatoria, una solicitud, y se tramitar, un expediente del procedimiento, Solicitud de Ayuda asistencial PAS y PDI, para que el usuario vea prcticamente todos los pasos en la tramitacin de un expediente en ESTELA. El procedimiento seleccionado tiene el siguiente diagrama de flujo:
Fig. 5-1: Diagrama de Flujo del procedimiento
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Es un procedimiento del tipo convocatoria, donde por un lado tendremos el expediente de la convocatoria con su flujo (en la parte izquierda), y por el otro, los expedientes de las distintas solicitudes (en la parte derecha), relacionados entre s. En la Fig. 5-1, se muestran las fases por las que pasar los expedientes en su tramitacin, y los perfiles responsables de la realizacin de las acciones existentes en cada una de las fases.
5.1.
Apertura de convocatoria
El primer paso en este tipo de expedientes es abrir una convocatoria, para que el resto de usuarios puedan dar de alta solicitudes, para ello se deber de acceder al escritorio de tramitacin con perfil de usuario de Servicio de Accin Social. Acceder a la vista de tramitador, como se indic en el apartado 3.3 Portal de acceso, desde el acceso Escritorio Tramitacin. El sistema le solicitar la autenticacin, ver Fig. 5-2. Seleccionar el usuario que tenga el perfil de Servicio de Accin Social
Fig. 5-2: Seleccin usuario perfil Servicio Accin Social A continuacin se mostrar la pantalla del explorador de expedientes (ver apartado 4.2 Explorador de expedientes), pulsar sobre la opcin de Alta de Expedientes, y le aparecer el rbol con los expedientes que el usuario puede dar de alta, seleccionar la opcin: Convocatoria de Ayuda Asistencial PAS y PDI, le aparecer la siguiente pantalla, Fig. 5-3, con informacin sobre el procedimiento (similar a lo descrito en el apartado 4.1 Alta de una solicitud).
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Fig. 5-3: Alta de convocatoria: Inicio Al pulsar en Iniciar, si ya existe una convocatoria abierta y sin resolver, es decir, si existe una convocatoria en la primera fase del flujo, el sistema no permitir crear otra convocatoria, mostrando una pantalla como la siguiente:
Fig. 5-4: Ya existe una convocatoria previa
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En caso de que no exista una convocatoria previa se mostrar (Fig. 5-5) el escritorio de tramitacin con las tareas pendientes en esta fase, Apertura de edicin de convocatoria.
Fig. 5-5: Apertura de edicin de convocatoria Esta fase, tiene solamente la tarea: Definicin de edicin de la convocatoria, pulsar sobre ella o sobre el icono para ejecutar la tarea, aparecer el siguiente formulario (Fig. 5-6):
Fig. 5-6. Formulario de Definicin de edicin de convocatoria
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Cumplimentar el formulario, y pulsar el botn Guardar, a continuacin el sistema volver a la pantalla de la Fig. 5-5, con las tareas pendientes. Finalizar la tarea que se acaba de ejecutar pulsando sobre el icono , como se indic en el apartado 4.3.1.1.1 Ir a Tareas. Cuando se desee pasar a la siguiente fase: Resolucin provisional, pulsar sobre la transicin: A resolver convocatoria de forma provisional. En la prctica esta transicin se realizar cuando haya finalizado el periodo de presentacin de solicitudes.
5.2.
Presentacin de solicitud
Para realizar el alta de una solicitud, se deber buscar el procedimiento en el portal en cualquiera de las pestaas Estudiante, PDI, PAS, Otros. Dicha catalogacin se ha realizado en funcin del perfil apropiado para iniciar cada solicitud. Al acceder al sistema como miembro de la comunidad, como se indica en el apartado 3.3 Portal de acceso, y pinchar en Iniciar en el expediente apropiado, se muestra la siguiente pantalla (Fig. 5-7). Aparecer una ventana con los datos del solicitante, donde ste podr cumplimentar los datos de notificacin.
Fig. 5-7. Alta de Solicitud: Inicio
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Al pulsar el botn de Comenzar, se inicia el Alta de Solicitud, apareciendo un formulario como el que se muestra a continuacin en la Fig. 5-8.
Fig. 5-8: Formulario de Alta de solicitud Cumplimentar el formulario con los datos de la solicitud, estos son: Domicilio y Localidad del solicitante Antigedad del solicitante Datos de contacto del solicitante: telfonos, e-mail, etc. Categora del solicitante Destino del solicitante Dedicacin del solicitante Datos personales de los beneficiarios: Nombre, parentesco, fecha de nacimiento, etc. Nmero de hijos de solicitante Estado civil del solicitante
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Situacin laboral del solicitante Rgimen asistencial Tipo de prestacin que solicita Periodo en la que la solicita Documentacin que acredita.
Una vez cumplimentado, pulsar el botn Guardar, se mostrar el documento que se ha generado con los datos del alta de la solicitud, ver Fig. 5-9.
Fig. 5-9. Documento con datos de alta de solicitud Al ser un documento firmable por el interesado, en la parte inferior se muestra la funcionalidad de la firma electrnica. Para firmar el documento generado, pulse sobre botn Firmar y Enviar como se indica en la misma pantalla, aparecer un aviso indicando el hash con el que se va a firmar el documento, pulse Aceptar para firmarlo. De este modo el documento generado habr sido firmado por el interesado. A continuacin el sistema mostrar el formulario tipo, de insercin de documentacin (ver Fig. 5-10), con el que el usuario podr adjuntar los documentos necesarios en el alta de la solicitud.
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Fig. 5-10: Formulario adjuntar documentacin Una vez introducidos los datos del formulario, pulsar Guardar, le aparecer de nuevo el mismo formulario, si desea introducir ms documentos, realice la misma operacin, si ya no desea introducir ms documentos pulsar el botn Saltar Tarea. A continuacin le aparecer al interesado la pantalla de la Fig. 5-11, donde se le indicar que ya ha concluido todas las tareas en la presentacin de solicitud, pulsando el botn Finalizar. Al pinchar en Finalizar la solicitud se habr presentado, continuando con los sucesivos trmites.
Fig. 5-11: Alta de procedimiento. Pantalla finalizar
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5.3.
Tramitacin de solicitud
Una vez presentada la solicitud, sta deber tramitarse en el servicio por un usuario con perfil Servicio de Accin Social, para realizar las siguientes acciones: Comprobar que la solicitud est correcta. Decidir si es necesario una entrevista con trabajador social para realizar un informe.
Por lo tanto las posibles transiciones que se podrn dar en esta fase son las siguientes: Si la solicitud est correcta, y se decide que no es necesario ningn informe, la solicitud pasar a ACEPTADA, esperando que se habrn el periodo de alegaciones por si el usuario deseara alegar. Si la solicitud NO est correcta, ya que hace falta documentacin, la solicitud pasar a la fase posterior Estudio de la documentacin.
En ESTELA todas las acciones y transiciones anteriores se han modelado en la fase Tramitacin por el servicio y podrn ser ejecutadas por el perfil Servicio de Accin Social. Por ello acceder al sistema a travs del escritorio de tramitacin (ver apartado 3.3 Portal de acceso) con ese perfil, y seleccionar el expediente, se mostrar la siguiente pantalla:
Fig. 5-12: Tramitacin por el servicio Existen dos tareas: Revisin por parte del servicio. Donde se mostrarn otras solicitudes anteriores del interesado y se indicar si debe existir o no entrevista con el asistente social. Aceptar solicitud. Donde se indicar si la solicitud es vlida o se necesita incluir algn documento.
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En este ejemplo, se indicar que existe entrevista con un asistente social, y que la solicitud NO es vlida. Seleccionar la tarea Revisin por parte del servicio, aparecer la pantalla siguiente:
Fig. 5-13: Tarea Revisin por parte del servicio
En la parte superior, aparecern las solicitudes de este tipo del usuario actual, y en la inferior el formulario donde se debern de cumplimentar los datos. Seleccionar en el desplegable Es necesaria una entrevista o contacto personal/telefnica con la trabajadora social?, SI, y cumplimentar el resto de campos, pulsar el botn Guardar. El sistema volver a la pantalla de la Fig. 5-12, apareciendo la tarea anterior como ejecutada. Pulsar sobre el icono para finalizar la tarea como se describi en el apartado 4.2.1.1 Pestaa Tareas Pendientes. A continuacin seleccionar la tarea Aceptar Solicitud, aparecer la pantalla siguiente:
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Fig. 5-14: Tarea Aceptar Solicitud Seleccionar NO, del desplegable Es vlida la solicitud?, y pulsar Guardar, el sistema volver a la pantalla de la Fig. 5-12, donde se tendr que finalizar la tarea como en el caso anterior. La siguiente fase de la solicitud, en este caso, es Estudio de la documentacin, pulsar sobre la transicin A estudio de la documentacin, aparecer la pantalla siguiente:
Fig. 5-15: Fase Estudio de la documentacin El responsable de esta fase es tambin un usuario con perfil Servicio de Accin Social, por ello al producirse la transicin, aparece la pantalla con las tareas de la fase. En esta ocasin slo existe una tarea: Incluir la documentacin o informe, con la que se podrn anexar al expediente la documentacin necesaria. Pulsar sobre esta tarea, aparecer la siguiente pantalla:
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Fig. 5-16: Tarea Incluir la Documentacin o Informe Una vez adjuntado la documentacin o informe, aparecer el documento sobre un pie de firma como muestra la figura 5-17.
Fig. 5-17: Insertar Firmante en Documento
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En este documento se firma por un perfil distinto al que gener el documento. Para firmarlo, la persona con perfil TR_SOC deber acceder al portal como tramitador, y entrar e su bandeja de firmar, acceder al documento y firmarlo. Entonces esta tarea se dar por finalizada. Pulsando posteriormente sobre la transicin Posibilitar Alegacin, pasa a la siguiente fase. En este momento, el expediente se queda a la espera de que la convocatoria llegue a la fase Resolucin provisional y se abra el periodo de alegaciones, para que el interesado, si lo desea, realice la alegacin oportuna (ver apartado 5.4 Presentacin de alegacin). Una vez que se haya cumplido el periodo de presentacin de solicitudes, el usuario con perfil Servicio de Accin Social, deber acceder al escritorio de tramitacin (ver apartado 4.3 Escritorio de Tramitacin), para seguir con el trmite de la convocatoria. Seleccionar el expediente de la convocatoria como se indica en el apartado 4.3.1.1.1 Ir a Tareas, aparecer la pantalla con las tareas y transiciones de la fase Apertura de Edicin de la Convocatoria, Fig. 5-4, pulsar sobre la transicin A Resolver Convocatoria de Forma Provisional, para pasar a la fase Resolucin Provisional (ver Fig. 518. Fase Resolucin Provisional).
Fig. 5-18: Fase Resolucin Provisional En esta fase existen las siguientes tareas: Generacin del fichero de solicitudes. Genera un fichero en el que se incluyan todas las solicitudes asociadas a esta convocatoria Descarga del fichero de solicitudes. Permite al usuario recuperar el fichero de solicitudes.
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Anexar fichero de adjudicacin provisional. Permite adjuntar el fichero con la adjudicacin provisional. Anexar publicacin de adjudicacin provisional. Permite adjuntar en el fichero con la diligencia de la publicacin. Definicin inicio y fin de presentacin de alegaciones. Permite indicar en el sistema el periodo de alegaciones.
Pulsar sobre la tarea Generacin de fichero de solicitudes, el sistema mostrar una pantalla como la siguiente:
Fig. 5-19: Tarea Generacin del fichero de Solicitudes Al pulsar sobre el botn Guardar, se generar el fichero de solicitudes, y se volver a la pantalla con las tareas que se muestra en la Fig. 5-17. Finalizar la tarea y pulsar sobre la siguiente tarea: Descarga del fichero de solicitudes, aparecer la pantalla de la figura siguiente, Fig. 5-20, desde donde se podr recuperar el fichero de todas las solicitudes en formato texto.
Fig. 5-20: Tarea Descarga del fichero de Solicitudes
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Descargar el fichero, pulsando sobre el icono , una vez concluida la descarga pulsar sobre el botn Volver, el sistema mostrar de nuevo la pantalla de la Fig. 5-18. Pulsar sobre la tarea siguiente: Anexar Fichero de Adjudicacin Provisional, aparecer una ventana para que el usuario pueda adjuntar un fichero con la adjudicacin provisional (Fig. 5-21). Siga los mismos pasos que para el anexo de cualquier otro documento, en este caso deber ser firmado con el usuario Director de RRHH, al volver a la pantalla con las tareas de la fase, Fig. 5-18.
Fig. 5-21: Anexar fichero de Adjudicacin Provisional Seleccionar la tarea, Anexar publicacin de adjudicacin provisional, el sistema le mostrar el formulario de anexo de documentos (Fig. 5-22), desde donde el usuario podr adjuntar y firmar por el Director Servicio Accin Social, la Diligencia de publicacin de adjudicacin provisional. Una vez ejecutada esta tarea, finalizarla.
Fig. 5-22: Anexar publicacin de Adjudicacin Provisional
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Fecha
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En caso de que para un perfil haya asociados varios firmantes, puede aparecer una pantalla de seccin de firmante como la siguiente (Fig. 5-23):
Fig. 5-23: Pantalla de seleccin de firmantes Finalice la fase ejecutando la ltima tarea: Definicin inicio y fin de presentacin de alegaciones. El sistema mostrar la siguiente pantalla:
Fig. 5-24: Tarea definicin periodo de alegaciones En ella se podr indicar el periodo que tienen los usuarios para poder presentar alegaciones a la resolucin. Una vez que se haya cumplimentado el formulario, pulsar el botn Guardar, y finalizar la tarea, como se ha hecho en el resto de tareas.
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Una vez haya expirado el periodo de las alegaciones podremos continuar a la siguiente fase, Resolucin definitiva, con un usuario con perfil Servicio de Accin Social. Acceder al sistema con un usuario con ese perfil, y seleccionar el expediente de la convocatoria que se est tramitando, se mostrar la siguiente pantalla:
Fig. 5-25: Fase Resolucin Definitiva La actual fase tiene las siguientes tareas obligatorias: Anexar Resolucin Adjudicacin Definitiva. Permite adjuntar el fichero con la Resolucin Definitiva. Fichero Diligencia Publicacin Adjudicacin Definitiva. Permite adjuntar el fichero con la Diligencia de Publicacin de la Adjudicacin Definitiva. Actualizacin de estado de solicitudes. Permite actualizar las solicitudes relacionadas a la convocatoria de manera automtica, cargando un fichero de texto con la informacin adecuada.
Las dos primeras son tareas de insercin de documentos, ejecutarlas de la misma manera que cualquier tarea de este tipo, adjuntando en la primera de ellas el documento con la Resolucin Definitiva firmndolo con los usuarios Director del Servicio de Accin Social y Director de RRHH, y en la segunda la Diligencia de Publicacin de la Adjudicacin Definitiva firmndolo con el usuario Director Servicio Accin Social. Una vez finalizadas las tareas anteriores, seleccionar la tarea Actualizacin de estado de solicitudes, el sistema presentar la siguiente pantalla:
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Fecha
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Fig. 5-26: Tarea Actualizacin del estado de solicitudes. En ella se deber incluir un fichero con formato texto, que deber tener el siguiente formato: NmeroExpediente;EstadoExpediente;Motivo;Importe Existir una fila por cada uno de los expedientes de solicitud asociados a la convocatoria, los campos separados por comas significarn lo siguiente: NmeroExpediente. Campo numrico que indicar el nmero de expediente al que se refiere. Estado. Campo numrico que podr tener los valores 0 para indicar que est EXCLUIDA o 1 para indicar que est ADJUDICADA. Motivo. Campo de texto en el que se podr introducir la causa de la exclusin o de la adjudicacin. Importe. En caso de adjudicacin se incorporar la informacin del importe concedido.
Al pulsar el botn Adjuntar, se ejecutar la tarea, y se volver a mostrar la pantalla de la Fig. 5-25, desde donde se finalizar la tarea. En este momento las solicitudes relacionadas con el expediente habrn actualizado su estado, notificndole a los interesados por los medios de comunicacin indicados en el alta de la solicitud un mensaje del tipo: Su solicitud de nmero XXXX ha cambiado de estado, actualmente se encuentra en el estado ADJUDICADA/DENEGADA, y se podra cerrar la convocatoria pulsando sobre Cierre de la Convocatoria. De este modo la convocatoria pasara a la fase Cierre de Edicin de la Convocatoria, Fig. 5-27, desde donde se cerrar la convocatoria y todos los expedientes relacionados, dndose por finalizados.
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Fig. 5-27: Fase Cierre de Edicin de la Convocatoria La fase actual slo tiene una tarea, Cerrar Convocatoria y todas sus solicitudes, con la que se podr cerrarn todas las solicitudes asociadas a la convocatoria, y la convocatoria en s. Al pulsar sobre ella aparecer la pantalla siguiente:
Fig. 5-28: Tarea Cerrar Convocatoria y Todas sus Solicitudes Pulsar sobre el botn Guardar, finalizar la tarea, y pulsar sobre la transicin Finalizar Convocatoria. De este modo se habrn cerrados todos los expedientes relacionado con la convocatoria, mostrndose una pantalla como la siguiente:
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Fig. 5-29: Finalizacin edicin de convocatoria Entre la finalizacin de la tarea Actualizacin de estados de las solicitudes, y el cierre de la convocatoria, existe una fase opcional en los expedientes relacionados, en la que un usuario con perfil Servicio de Nminas, podr acceder expediente a expediente indicando que se ha procedido al abono del importe concedido en la siguiente nmina. Para acceder a esta fase, entrar en el sistema con perfil Servicio de Nminas antes de que se haya cerrado la convocatoria en la fase descrita anteriormente, seleccionar los expedientes que deseen ser informados, aparecer la siguiente pantalla:
Fig. 5-30: Fase Tramitacin en Nminas
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Fecha
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Esta fase solamente tiene una tarea, Informar de Asignacin realizada, al pulsar sobre ella aparecer una pantalla como la que se muestra en la Fig.5-31, con un desplegable, Asignacin realizada, donde se indicar si ha sido o no incluida en la prxima nmina.
Fig. 5-31: Tarea Informar de Asignacin realizada Pulsar sobre el botn Guardar y finalizar la tarea, se le enviar al interesado por los canales de comunicacin indicados en el alta de la solicitud, un mensaje del tipo: En relacin a su solicitud n xxxx, le informamos que el abono de la ayuda concedida ser abonado en la siguiente nmina. A continuacin pulse sobre Finalizacin de expediente, finalizando con ello el expediente de la solicitud seleccionado (Fig. 5-32).
Fig. 5-32: Finalizacin de expediente
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Fecha
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5.4.
Presentacin de alegacin
Una vez que se ha publicado la adjudicacin provisional, el usuario que no est de acuerdo con ella, puede presentar una alegacin, en el plazo que se defina (el plazo debe estar abierto para presentar la alegacin). Para ello deber de acceder al sistema a travs del acceso Tu rea personal. Entrar (ver apartado 3.3 Portal de acceso), y seleccionar el expediente que dio de alta (se encontrar en la Pestaa Mis Expedientes), y del que desea presentar la alegacin. Se le mostrar la siguiente pantalla:
Fig. 5-33: Presentacin de Alegaciones Para acceder a la fase de Presentacin de Alegaciones, se deber pinchar en el evento del men de la izquierda Presentar alegacin. Si el plazo est abierto, accederemos a una pantalla como la siguiente (Fig. 5-34):
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Fecha
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Fig. 5-34: Formulario de Alegaciones Cumplimentar el formulario y pulsar Guardar. El sistema mostrar el documento de solicitud de alegaciones en el que se tendr que insertar la firma digital del interesado, al igual que se hizo en el documento de solicitud inicial (ver apartado 5.2 Presentacin de solicitud). A continuacin le aparecer el formulario de insercin de documentos, por si desea incluir un documento en la alegacin. Proceda igual que en los casos anteriores, si no desea incluir ms documentos, pulse sobre el botn Saltar Tarea, se mostrar la pantalla de finalizacin de alegaciones:
Fig. 5-35: Pantalla Finalizacin Presentacion de Alegaciones Al pulsar Finalizar, se le enviar al interesado un mensaje por los canales seleccionados del tipo: Su alegacin relacionada con la solicitud xxxx ha sido presentada correctamente con fecha xx/xx/xx. Para terminar de tramitar las alegaciones, es necesario que el Servicio de Accin Social revise cada una de ellas mediante una fase de Revisin de alegaciones como muestra la Fig. 5-36:
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Fig. 5-36: Fase Revisin de Alegaciones Ejecutando la nica tarea disponible, accedemos a un formulario de validacin de las alegaciones (Fig. 5-37)
Fig. 5-37: Formulario Revisin de Alegaciones Una vez aceptada o no cada alegacin concluir el proceso de alegacin. Las solicitudes aceptadas estarn disponibles para la siguiente fase del flujo de la solicitud Tramitacin en Nminas.
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6.
GLOSARIO DE TRMINOS Y ACRNIMOS
BBDD Bases de Datos CSV Comma-separated values FNMT Fbrica Nacional de Moneda y Timbre LDAP Lightweight Directory Access Protocol SMS Short Message Service WAI Web Accessibility Initiative
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Manual de formacin de ESTELA

DESCRIPCIN GENERAL DE ESTELA ...................................................................................7

MENSAJES ENTRE USUARIOS ................................................................................................................. 14

ACCESO A ESTELA ................................................................................................................16

CONCEPTO DE SESIN Y PRDIDA DE SESIN ............................................................................................ 19

DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONALIDADES .......................................................................21

4.2.1.1. 4.2.1.2. 4.2.1.3. 4.2.1.4. 4.2.2

Vista Tramitador.......................................................................................................................... 30 Pestaa de Firmas ............................................................................................................... 33

Manual de formacin de ESTELA

4.3.1.2.6.1. 4.3.1.2.6.2. 4.3.1.2.7. 4.3.1.3. 4.3.1.3.1. 4.3.1.3.2. 4.3.1.3.3. 4.3.2

Vista Comunidad Universitaria ...................................................................................................... 48

EJEMPLO PRCTICO. ...........................................................................................................51

GLOSARIO DE TRMINOS Y ACRNIMOS..........................................................................75

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La documentacin relacionada con este documento de requisitos es la siguiente:

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Manual de obtencin de certificado digital de usuario http://www.cert.fnmt.es/index.php?cha=cit&sec=obtain_cert&lang=es

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DESCRIPCIN GENERAL DE ESTELA

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Vista de la comunidad universitaria

Manual de formacin de ESTELA

Vista del tramitador

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Fig. 2-1: Firma electrnica

Manual de formacin de ESTELA

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Fig. 2-3: Documento con registro de entrada

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Fig. 2-4: Documento con registro de salida

Mensajes entre usuarios

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Fig. 2-5: Pantalla de envo de mensajes

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Para ms informacin, es recomendable, leer los manuales de estos productos.

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Manual de formacin de ESTELA

Seleccin del certificado

Manual de formacin de ESTELA

Concepto de sesin y prdida de sesin

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DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONALIDADES

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Fig. 4-2: Formulario de Alta de solicitud

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Vista Comunidad Universitaria

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4.2.1.1. Pestaa Tareas Pendientes

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4.2.1.2. Pestaa Mis Expedientes

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Fig. 4-8: Buscador

4.2.1.3. Pestaa Mensajes

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4.2.1.4. Pestaa Etiquetas

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Fig. 4-10: Pestaa de Etiquetas