Introduccin.

Conceptos Bsicos
PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en da ya que permiten comunicar informacin e ideas de forma visual y atractiva. Se pueden utilizar presentaciones en la enseanza como apoyo al profesor para desarrollar un determinado tema, para exponer resultados de una investigacin, en la empresa para preparar reuniones, para presentar los resultados de un trabajo o los resultados de la empresa, para presentar un nuevo producto, etc. En definitiva siempre que se quiera exponer informacin de forma visual y agradable para captar la atencin del interlocutor. Con PowerPoint podemos crear presentaciones de forma fcil y rpida pero con gran calidad ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta el ltimo detalle, por ejemplo podemos controlar el estilo de los textos y de los parrafos, podemos insertar grficos, dibujos, imgenes, e incluso texto WordArt. Tambin podemos insertar efectos animados, pelculas y sonidos. Podemos revisar la ortografa de los textos e incluso insertar notas para que el locutor pueda tener unas pequeas aclaraciones para su exposicin y muchas ms cosas que veremos a lo largo del curso. Para empezar veremos la forma de arrancar el programa y cules son los elementos bsicos de PowerPoint, la pantalla, las barras, etc, para familiarizarnos con el entorno. Aprenders cmo se llaman, donde estn y para qu sirven. Cuando conozcas todo esto estars en disposicin de empezar a crear presentaciones en el siguiente tema.

Iniciar PowerPoint 1. Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; buscar Microsoft PowerPoint, y al hacer clic sobre l e arrancar el programa.

2. Desde el icono de PowerPoint del escritorio haciendo doble clic sobre l. Ahora inicia el PowerPoint para ir probando lo que vayamos explicando, de esta forma aprenders mejor el manejo de este programa. Para que te sea fcil el seguir la explicacin al mismo tiempo que tienes abierto el programa te aconsejamos que combines dos sesiones, si no sabes cmo hacerlo no te preocupes aqu te explicamos cmo compaginar dos sesiones. La pantalla inicial Al iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuacin te mostramos. Ahora conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta pantalla y as ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

La parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que formarn la presentacin. Una diapositiva no es ms que una de las muchas pantallas que forman parte de una presentacin, es como una pgina de un libro.

Crear una Presentacin

A continuacin veremos cmo crear una nueva Presentacin en blanco, esta opcin se suele utilizar cuando la persona que genera la presentacin sabe manejar bien el programa y

tambin cuando ninguna de las plantillas que incorpora PowerPoint se adapta a nuestras necesidades. Crear una Presentacin en Blanco Para crear una presentacin en blanco sigue estos pasos: Despliega el Botn Office. Selecciona la opcin Nuevo. En el cuadro de dilogo Nueva presentacin haz doble clic sobre Presentacin en blanco o seleccinala y pulsa el botn Crear. As es como te puede quedar una presentacin en blanco. Tienes una diapositiva y dos cuadros de texto para aadir un ttulo y aadir un subttulo.

A partir de ah tendremos que dar contenido a las diapositivas, aadir las diapositivas que hagan falta y todo lo dems.

Guardar una presentacin

A continuacin veremos cmo guardar una presentacin. Es importante que cada cierto tiempo guardemos los cambios realizados en nuestra presentacin para que en el caso de que el sistema falle perdamos los menos cambios posibles. Guardar una Presentacin Para guardar una presentacin podemos ir al Botn Office y seleccionar la opcin Guardar o tambin se puede hacer con el botn . Si es la primera vez que guardamos la presentacin nos aparecer una ventana similar a la que mostramos a continuacin.

De la lista desplegable Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual queremos guardar la presentacin. Tambin podemos crear una nueva carpeta con este icono , la carpeta se crear dentro de la carpeta que figure en el campo Guardar en. Despus en la casilla Nombre de archivo introduciremos el nombre con el cual queremos guardar la presentacin y por ltimo pulsaremos en el botn Guardar. Si por algn motivo queremos guardar la presentacin con otro formato para que pueda ser abierta por otra aplicacin, como por ejemplo PowerPoint 97-2003, desplegaremos la lista de Guardar como tipo: y seleccionaremos el formato adecuado de la lista desplegable. Si el tipo de formato que seleccionamos es Presentacin se guardar la presentacin con la extensin pptx. Si no es la primera vez que guardamos la presentacin y pulsamos en el botn de guardar de la barra de acceso rpido o seleccionamos la opcin Guardar del Botn Office no nos aparecer la ventana que hemos mostrado anteriormente, guardar los cambios sin preguntar. Si queremos guardar una presentacin con otro nombre (por ejemplo queremos crear una nueva presentacin utilizando una presentacin que ya tenemos) desplegaremos el Botn Office y seleccionamos la opcin Guardar como, entonces aparecer la misma ventana que cuando pulsamos por primera vez en el botn Guardar. Cuando utilizamos esta opcin tenemos al final dos presentaciones, la inicial (la que estaba abierta cuando dijimos Guardar como) y otra con el nuevo nombre.

Guardar una Presentacin como Pgina Web Para guardar una presentacin como pgina Web y as poder verla con un navegador, despliega el Botn Office y haz clic en la opcin Guardar como. Al seleccionar esta opcin nos aparecer la misma ventana que hemos estado viendo hasta ahora. La diferencia en este caso reside en que deberemos seleccionar el tipo Pgina Web o Pgina Web de un solo archivo para poder guardar nuestra presentacin como un archivo que pueda ser visualizado con un navegador.

De la lista desplegable de Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual queremos guardar la presentacin, despus en la casilla de Nombre de archivo introduciremos el nombre con el cual queremos guardarla y por ltimo pulsaremos en el botn Guardar. El guardar una presentacin como pgina Web es igual que guardarla con la opcin Guardar, nicamente cambia el formato con el cual se guarda la presentacin.

Abrir una presentacin

A continuacin veremos cmo podemos abrir una presentacin ya creada para verla o para modificarla. Abrir una Presentacin Para abrir una presentacin deberemos ir al Botn Office y seleccionar la opcin Abrir o pulsar la combinacin de teclas CTRL + A.

En esa misma seccin aparecen los nombres de las ltimas presentaciones abiertas. Si la presentacin que queremos abrir se encuentra entre esas hacemos bastar con hacer clic en su nombre. Este listado se ve generando a medida que usamos PowerPoint con los ltimos documentos abiertos. Si quieres que alguno de estos archivos parezca siempre haz clic sobre el botn y el archivo quedar fijado en la lista, de modo que siempre que abras el Botn Office podrs encontrarlo rpidamente.

En la lista desplegable del cuadro Buscar en seleccionamos la unidad en la cual se encuentra la presentacin que queremos abrir, a continuacin seleccionamos la carpeta que contiene la presentacin. Una vez hayamos seleccionado la presentacin pulsamos en el botn Abrir. Para que cuando seleccionemos una presentacin aparezca una pequea representacin de ella en la zona de la derecha deberemos hacer clic en el botn de vistas y elegir Vista Previa.

Nota: si utilizas Windows Vista, los dilogos de abrir y guardar sern distintos. Si tienes varias presentaciones abiertas puedes pasar de otra seleccionndola desde el men Cambiar ventanas de la pestaa Vista.

Tipos de Vistas
Antes de empezar a explicar cmo personalizar una presentacin es importante saber cmo manejarnos en los distintos tipos de vistas que nos ofrece PowerPoint. El saber manejar los tipos de vistas es muy importante ya que nos va a permitir tener tanto una visin particular de cada diapositiva como una visin global de todas las diapositivas, incluso nos permitir reproducir la presentacin para ver cmo queda al final. Vista Normal La vista normal es la que se utiliza para trabajar habitualmente, con ella podemos ver, disear y modificar la diapositiva que seleccionamos. Para ver la diapositiva en esta vista haz clic en la pestaa Vista y selecciona la opcin Normal.

Tambin puedes pulsar en el botn

que aparece a la derecha en la barra de estado.

En la parte izquierda de la pantalla aparece el rea de esquema en el cual podemos seleccionar la diapositiva que queremos visualizar y en la parte derecha aparece la diapositiva en grande para poder modificarla. En la parte inferior se encuentra el rea de notas en el cual se introducen aclaraciones para el orador sobre la diapositiva. Esta es la vista que ms utilizars ya que en ella podemos insertar el texto de las diapositivas, cambiarles el color y diseo y es adems la que ms se aproxima al tamao real de la diapositiva. Vista Clasificador de diapositivas Para ver las diapositivas en vista clasificador tienes que hacer clic en la pestaa Vista y seleccionar la opcin Clasificador de diapositivas.

Tambin puedes pulsar en el botn que aparece debajo del rea de esquema en la parte izquierda. Este tipo de vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el orden de aparicin, orden que como podrs ver aparece junto con cada diapositiva. Con este tipo de vista tenemos una visin ms global de la presentacin, nos permite localizar una diapositiva ms rpidamente y es muy til para mover, copiar o eliminar las diapositivas, para organizar las diapositivas.

Trabajar con diapositivas

Cuando creamos una presentacin podemos despus modificarla insertando, eliminando, copiando diapositivas, etc. A continuacin veremos paso a paso cmo podemos realizar cada una de estas operaciones que siendo tan sencillas tienen una gran utilidad. Insertar una nueva diapositiva Para insertar una nueva diapositiva te aconsejamos que si te encuentras en la vista normal selecciones la pestaa diapositiva del rea de esquema ya que de esta forma es ms fcil apreciar cmo se aade la nueva diapositiva a la presentacin. Puedes aadir una diapositiva de dos formas: Pulsa en el botn Nueva diapositiva que se encuentra en la pestaa Inicio. O bien utiliza las teclas Ctrl + M para duplicar la diapositiva seleccionada.

Una vez realizado esto podrs apreciar que en el rea de esquema aparece al final una nueva diapositiva. Si tienes una diapositiva seleccionada inserta la nueva despus de esta. Como puedes ver en la imagen de la derecha, si hacemos clic en la flecha que se encuentra bajo el botn Nueva diapositiva, podremos elegir su diseo o tema. Puedes escoger entre diferentes diseos, o incluso cargar una en blanco. Aunque no ests seguro de cmo quieres crear tu diapositiva, no te preocupes, ms adelante veremos como aadir y quitar elementos.

Las reglas y guas

Antes de empezar a saber cmo insertar grficos, imgenes, texto, etc es conveniente conocer las reglas y guas ya que nos sern tiles para situar los objetos y el texto dentro de la diapositiva. Las Reglas Para hacer visibles las reglas vamos a la pestaa Vista y seleccionamos la opcin Regla, si ya est visible aparecer una marca al lado izquierdo de la opcin Regla.

Una vez seleccionada aparecer una regla horizontal y otra vertical pero slo en la vista Normal. Con la regla podremos saber a qu distancia situamos cada objeto ya que en las reglas aparece una marca en cada regla (horizontal y vertical) mostrando la posicin del puntero del ratn.

La Cuadrcula La cuadrcula est formada por lneas que dividen la diapositiva en secciones, creando pequeos cuadrados, tales que nos ser ms fcil situar los objetos de forma alineada en la diapositiva. La cuadrcula no aparece al imprimir o al visualizar la presentacin. Para mostrar la cuadrcula, marca la opcin Lneas de cuadrcula en la pestaa Vista (junto a la opcin Reglas). Este ser el resultado:

Podemos modificar las propiedades de la cuadrcula, haciendo clic derecho sobre la diapositiva, y eligiendo Cuadrcula y guas en el men contextual. Se muestra una ventana como esta. Accedemos a la misma ventana desde la pestaa Formato, en la seccin Organizar, desplegando el men Alinear y pulsando Configuracin de cuadrcula.

Si quieres que se visualice la cuadrcula marca la opcin Mostrar cuadrcula en la pantalla. Tambin podemos hacer que los objetos se ajusten a la cuadrcula o/y a otros objetos de la diapositiva, para ello tienes que activar la casilla correspondiente ("objetos a la cuadrcula" o/y "objetos a otros objetos"). Ajustar objetos a la cuadrcula hace que cuando colocamos un objeto en la diapositiva, ste se coloque en el punto de la cuadrcula ms cercano. El cuadro Configuracin de la cuadrcula nos permite definir el tamao de las celdas que forman la cuadrcula. Cuanto ms grande sea el tamao del espaciado, menos precisin tenemos para colocar los objetos en la diapositiva pero ser ms fcil colocar los objetos alineados. Podemos hacer que estos cambios se conviertan en predeterminados, es decir, podemos hacer que las diapositivas siempre aparezcan con las guas y las cuadrculas, para ello pulsaremos en el botn Establecer como predeterminado.

Manejar objetos
Los objetos son los elementos que podemos incorporar en una diapositiva, por ejemplo un grfico, una imagen, textos, vdeos, sonidos, etc. Estos objetos tienen sus propias caractersticas y propiedades que ms adelante analizaremos con ms detalle y sobre ellos podemos realizar las mismas funciones que hemos visto con las diapositivas, es decir, seleccionar, mover, copiar, eliminar, etc. Seleccionar Objetos Para seleccionar un objeto o elemento de la diapositiva nicamente tienes que hacer clic sobre

l. Si aparece el marco del objeto con este aspecto marco y el objeto pasar a estar seleccionado.

haz clic sobre el

El marco tomar un aspecto diferente como el que te mostramos a continuacin:

Para quitar la seleccin haz clic en cualquier parte fuera del marco. Si tienes que seleccionar varios objetos mantn pulsada la tecla SHIFT (maysculas) y con el ratn selecciona los objetos. Si quieres dejar de seleccionar uno de los objetos que tienes seleccionados manteniendo pulsada la tecla CTRL selecciona el objeto que quieras quitar de la seleccin. Copiar Objetos Para copiar un objeto de una diapositiva tenemos que seguir los siguientes pasos: Primero seleccionar el objeto haciendo clic sobre l hasta que el marco tome este

aspecto : Puedes seleccionar varios a la vez si lo deseas como hemos visto en el punto anterior. Luego dar la orden de copiar. Esto lo podemos hacer de varias formas: - con las teclas (Ctrl + C), - con la opcin Copiar del men contextual (clic con el botn derecho del ratn), - o con el icono de la banda de opciones. A continuacin posicionarse en la diapositiva donde queremos pegar el objeto. Podemos copiar el objeto en la misma diapositiva o en otra. Para cambiar de diapositiva utiliza el rea de esquema. Por ltimo dar la orden de pegar. Esto tambin lo podemos hacer de varias formas: - con las teclas (Ctrl + V), - con la opcin Pegar del men contextual (clic con el botn derecho del ratn),

o con el icono

de la banda de opciones.

Vers que en la diapositiva aparecer el nuevo objeto pero lo ms probable es que se site encima del objeto que has copiado por lo que tendrs que moverlo hasta su posicin definitiva. Esto lo vemos en el siguiente apartado. La accin copiar duplica el objeto, ya que ahora tenemos dos objetos iguales. Duplicar Objetos Si queremos copiar el objeto en la misma diapositiva podemos utilizar el mtodo de duplicar objetos que consiste en hacer una copia exacta del objeto u objetos que tenemos seleccionado/s. Para duplicar un objeto primero tienes que seleccionarlo, despus desplegar el men Pegar de la pestaa Inicio y seleccionar la opcin Duplicar.

Tambin puedes utilizar las teclas Ctrl+Alt+D. Al duplicar el objeto aparece su copia casi encima. A continuacin te mostramos un ejemplo de cmo quedara la diapositiva al duplicar un objeto.

despus de Ctrl+Alt+D Como puedes ver encima del objeto original aparece la nueva copia. Si quieres cambiarla de lugar solo tienes que seleccionarla y desplazarla hasta el lugar que quieras.

Trabajar con Textos

En las diapositivas podemos insertar textos y aplicarles casi las mismas operaciones que con un procesador de texto, es decir, podemos modificar el tamao de la letra, color, forma, podemos organizar los textos en prrafos, podemos aplicarles sangras, etc. A continuacin veremos paso a paso todas las operaciones ms comunes relacionadas con los textos. Insertar texto Antes de insertar texto en una diapositiva es conveniente seleccionar un patrn adecuado al contenido que vayamos a introducir, por eso es conveniente que antes seleccionemos uno de los diseos que PowerPoint nos ofrece para facilitarnos la tarea. Una vez seleccionado el diseo sigue estos pasos para aadir texto: Haz clic en el recuadro de la diapositiva en el cual quieras insertar el texto, automticamente el texto que apareca (Haga clic para agregar titulo) desaparecer y aparecer el punto de insercin. Empieza a insertar el texto. Cuando hayas terminado de introducir el texto haz clic con el ratn en otra parte de la diapositiva o pulsa la tecla ESC dos veces.

Aadir texto nuevo Es posible que con los textos de esquema que incorporan las plantillas de PowerPoint no sea suficiente por lo que tendrs que insertar nuevos cuadros de texto para aadir ms contenido a la diapositiva. Para aadir un nuevo cuadro de texto haz clic en el botn Cuadro de texto de la pestaa Insertar. Vers como el cursor toma este aspecto, donde quieras insertar el nuevo cuadro de texto haz clic con el botn izquierdo del ratn, mantenindolo pulsado arrstralo para definir el tamao del cuadro de texto y sultalo cuando tengas el tamao deseado. Dentro del cuadro tienes el punto de insercin que te indica que puedes empezar a escribir el texto. Introduce el texto. Una vez hayas terminado de insertar el texto haz clic en otra parte de la diapositiva o pulsa dos veces ESC.

Trabajar con Tablas

En una diapositiva adems de insertar texto, grficos, etc. tambin podemos insertar tablas que nos permitirn organizar mejor la informacin. Como podrs comprobar a continuacin las tablas de PowerPoint funcionan igual que en Microsoft Word. Crear una tabla Para insertar una tabla en una diapositiva sigue estos pasos: Despliega el men Tabla de la pestaa Insertar.

Si lo haces a travs de la opcin Insertar tabla te aparecer una ventana en la que podrs indicar el nmero de columnas y filas.

Una vez determinado el tamao de la tabla pulsa Aceptar y aparecer una tabla en la diapositiva junto con una nueva barra de herramientas que te permitir personalizar la tabla. Otra opcin para crear la tablaes desplegar el men y establacer su estructura utilizando la rejilla. Los cuadros naranjas delimitan el tamao de la tabla que aparece indicado en la cabecera del listado. En nuestra imagen vamos a crear una tabla con 7 filas y 4 columnas. Para insertar texto en la tabla unicamente sitate en el recuadro (celda) donde quieras escribir, el cursor se convertir en un punto de insercin y podrs empezar a escribir. Puedes aplicar al texto de las celdas las mismas opciones de formato que hemos visto en el tema 9. Por ejemplo se puede subrayar, cambiar su tamao, el color de la fuente, justificar al centro, etc... Para cambiar de celda puedes hacerlo con las flechas o con la tecla de Tabulador. Eliminar una tabla, fila o columna Para eliminar una tabla tienes que hacer clic sobre uno de los bordes de la tabla para seleccionarla y pulsar SUPR. Para eliminar una fila sitate en alguna de las celdas de la fila a eliminar y en la pestaa Presentacin selecciona la opcin Eliminar filas.

Para eliminar una columna sitate en una de las celdas que pertenezcan a la columna que quieras eliminar y en la pestaa Presentacin selecciona la opcin Eliminar columnas. Si quieres eliminar dos o ms columnas o filas al mismo tiempo solo tienes que seleccionar varias celdas utilizando la tecla SHIFT (Mayus) y despus elegir Eliminar filas o Eliminar columnas. Insertar filas o columnas Al igual que podemos eliminar filas y columnas tambin podemos insertar nuevas filas o columnas en una tabla que ya tenemos creada y que por cualquier motivo tenemos que ampliar. Para insertar una nueva fila primero tenemos que saber a qu altura de la tabla queremos insertarla, despus nos situaremos en alguna celda de la fila ms proxima al lugar donde queremos insertar la nueva fila, a continuacin utilizaremos las opciones Insertar filas en la parte inferior (por debajo de la fila en la que nos encontramos) o Insertar filas en la parte superior (por encima de la fila en la que nos encontramos).

Para insertar una nueva columna el proceso es similar. Sitate en la columna ms cercana al lugar donde quieras insertar la nueva columna, despus selecciona una opcin de la pestaa Presentacin: Insertar columnas a la izquierda o Insertar columnas a la derecha segn donde quieras situar la nueva columna.

Trabajar con Grficos

Los grficos se utilizan muy a menudo en las presentaciones por su facilidad de esquematizar gran cantidad de informacin. PowerPoint incluye muchos tipos de grficos que ms adelante podrs ver. Insertar un grfico Para insertar un grfico en una diapositiva unicamente tienes que pulsar en el botn Grfico de la pestaa Insertar.

Se abrir un cuadro de dilogo para que escojas el tipo de grfico que quieres mostrar, selecciona uno y pulsa Aceptar.

En la lista de la izquierda selecciona el tipo de grfico que te gusta, inmediatamente te aparecern unos subtipos de grficos en la zona de la derecha de la ventana que estn relacionados con el tipo genrico que has elegido anteriormente. Selecciona el grfico que ms te guste, pero te aconsejamos que si quieres que te sea de utilidad busca grficos que permitan representar y captar la informacin fcilmente. PowerPoint insertar el grfico en la diapositiva y te mostrar la hoja de datos de ejemplo que contiene las cantidades que se representan en el grfico.

Ten en cuenta que PowerPoint utiliza Excel para crear los grficos, por lo que puedes utilizar todas sus caractersticas para su creacin. En la hoja de datos la primera columna que aparece es la que representa la leyenda, la primera fila (1er trim., 2do trim....) representa el eje X (horizontal) y las cantidades sern representadas en el eje Y.

Este dibujo es la representacin de la hoja de datos que te hemos mostrado anteriormente. Una vez insertado el grfico es muy fcil de modificar los datos de la hoja de datos, nicamente sitate sobre la celda que quieras modificar e inserta el nuevo valor que inmediatamente vers representado en la grfica.

Trabajar con Organigramas

Al igual que podemos insertar grficos en las presentaciones tambin se pueden insertar diagramas, su utilizacin es muy sencilla y a continuacin lo descubrirs. Crear un Organigrama Para crear un organigrama tienes que seleccionar de la pestaa Insertar la opcin SmartArt.

Aparecer una ventana como la que te mostramos con los tipos de diagramas que te ofrece PowerPoint. Nosotros elegiremos un organigrama de Jerarqua.

Selecciona el tipo de diagrama que ms se adapte a tus necesidades y pulsa Aceptar. Una vez insertado el organigrama aparecen las nuevas pestas de organigramas Diseo y Formato:

A travs de esta barra podrs controlar todas las operaciones que puedes realizar con el organigrama. Agregar forma te permite insertar una nueva rama o un nuevo nivel en el organigrama. En Diseo podrs controlar la mayora de aspectos relacionados con los niveles y ramas del organigrama. Estas opciones variarn en funcin del tipo de diagrama que utilicemos. Utiliza el desplegable Diseos para cambiar el organigrama y seleccionar uno de la misma familia, en este caso muestra todos los organigramas pertenecientes a la categora Jerarqua. En el desplegable Estilos encontrars diferentes estilos para aplicar a tu diagrama.

Al pasar el ratn por encima de uno de ellos vers una previsualizacin en el organigrama de la diapositiva. Aadir texto en los cuadros de un diagrama Para aadir texto en los cuadros de algn tipo de diagrama que incorpora PowerPoint, como puede ser un organigrama, nicamente tienes que hacer clic con el botn izquierdo del ratn sobre el cuadro del diagrama en el que quieras insertar texto y vers como aparece el cursor para que insertes el texto.

Puedes aplicar al texto de los elementos del diagrama las mismas opciones de formato que hemos visto en el tema 9. Por ejemplo se puede subrayar, cambiar su tamao, el color de la fuente, justificar al centro, etc.

Dibujar Formas
PowerPoint nos permite crear nuestros propios dibujos, partiendo de lneas o trazos, de figuras bsicas o de formas predefinidas. A estas figuras, se les denomina Formas. Dibujar una forma Para dibujar una forma en nuestra presentacin, debemos elegir el tipo de forma, desplegando el botn Formas en la pestaa Inicio o en la pestaa Insertar:

La seccin Lneas, nos permite dibujar lneas rectas, curvas, flechas. Estas lneas tambin pueden ser conectores. Si acercamos un conector a otra forma, aparecen unos puntos rojos. Uniendo ah el conector, este permanece unido aunque desplacemos la forma.

En Lneas tambin disponemos de las herramientas de dibujo forma libre y mano alzada. La ltima seccin corresponde a los Botones de accin. Al insertar una de estas formas, podremos elegir, por ejemplo, que al pulsar sobre el botn vaya a una determinada diapositiva, o ejecute un programa.

El resto de formas son formas prediseadas, que aunque en un principio se insertan del mismo modo, al modificarlas veremos que algunas pueden tener propiedades diferentes. Una vez seleccionada una forma, hacemos clic sobre ella. Despus, hacemos clic sobre la parte del documento donde queremos que comience, y arrastramos sin soltar el botn hasta donde queremos que acabe. No todas las formas se comportan as. Algunas, como las lneas, pueden crear una curva a cada clic, o que cada clic cree un vrtice. Para finalizar el dibujo, habr que hacer doble clic.

Insertar sonidos y pelculas

Otro elemento muy til a la hora de disear presentaciones son elementos multimedia como sonido y pelculas. En PowerPoint podemos insertar en nuestras presentaciones sonidos e incluso pelculas. Insertar sonidos en una presentacin Para insertar un sonido en una presentacin despliega la pestaa Insertar y elige Sonido. Despus aparecer una lista donde podrs insertar un sonido que ya tengas almacenado en tu ordenador (con la opcin Sonido de archivo), o grabar t mismo el sonido e incluso insertar como sonido una pista de un CD de audio.

Cuando la banda de opciones sea de un tamao reducido, este icono aparecer en el desplegable Clip multimedia. Insertar sonidos de la galera multimedia Despliega la pestaa Insertar y elige Sonido. Despus selecciona Sonido de la Galera multimedia.... En el panel de tareas aparecer la lista de sonidos que incorpora la galera multimedia de PowerPoint. Para insertar el sonido, haz doble clic sobre l, despus te preguntar si quieres que se reproduzca automticamente el sonido o cuando hagas clic sobre l. Una vez hayas elegido el sonido, en la diapositiva vers que aparece un altavoz que representa al sonido.

Animaciones y transiciones
En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos que forman parte de ellas e incluso al texto hacindolas as ms profesionales o ms divertidas, adems de conseguir llamar la atencin de las personas que la estn viendo. Animar Textos y objetos Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, a continuacin ir a la pestaa Animaciones y Personalizar animacin.

Despus aparecer en el panel de Personalizar animacin.

En este panel aparece el botn desplegable Agregar efecto en la cual seleccionaremos el tipo de efecto que queramos aplicar, incluso podremos elegir la trayectoria exacta del movimiento seleccionndola del men Trayectorias de desplazamiento. Podemos utilizar el botn Quitar para eliminar alguna animacin que hayamos aplicado a algn texto. En la lista desplegable Inicio podemos seleccionar cundo queremos que se aplique la animacin (al hacer clic sobre el ratn, despus de la anterior diapositiva, etc). Las dems listas desplegables cambiarn en funcin del tipo de movimiento y el inicio del mismo. La Velocidad suele ser una caracterstica comn por lo que podemos controlarla en casi todas las animaciones que apliquemos a un objeto. La lista que aparece debajo de velocidad nos muestra las distintas animaciones que hemos aplicado a los objetos de la diapositiva, como podrs comprobar aparecen en orden. El botn Reproducir te muestra la diapositiva tal y como quedar con las animaciones que hemos aplicado. Ocultar diapositivas La funcin ocultar diapositivas se puede utilizar para reducir una presentacin por problema de tiempo pero sin que perdamos las diapositivas que hemos creado. Para generar una presentacin ms corta pero sin perder las diapositivas que no visualizamos.

Para ocultar las diapositivas nicamente tienes que seleccionar la diapositiva que quieres ocultar y despus desplegar la pestaa Presentacin con diapositivas y elegir Ocultar diapositiva.

Gua bsica para la creacin de una presentacin de PowerPoint 2007

Parte 1: Planificar la presentacin teniendo en cuenta el pblico al que va dirigida A la hora de planificar la presentacin, tenga en cuenta el pblico al que va dirigida. En la mayora de las presentaciones, un orador se dirige al pblico en directo. En funcin de su disponibilidad y del tipo de pblico al que desee dirigirse, puede elegir realizar la presentacin con un orador. Tareas Descripcin Planificar una presentacin que Exponer la presentacin directamente al pblico suele ser Expondr directamente al el mejor mtodo, especialmente cuando el mensaje es pblico complicado y se espera que el pblico haga preguntas. Para empezar a crear una presentacin que tenga intencin de exponer directamente al pblico, dirjase a la Parte 2: Comenzar a crear una presentacin. Planificar una presentacin que se realizar sin orador Considere la posibilidad de realizar la presentacin sin orador por alguno de estos motivos: Desea que la presentacin se ejecute sin supervisin (en un bucle) en una cabina o exposicin de una feria o convencin, por ejemplo. Puede hacer que la mayora de los controles no estn disponibles, de modo que el pblico no pueda realizar cambios en la presentacin autoejecutable. Es probable que desee enviar la presentacin en un mensaje de correo electrnico o publicarla en Internet. SUGERENCIA Los destinatarios de la presentacin debe tener instalado Office PowerPoint 2007 o Visor de Microsoft Office PowerPoint 2007 en sus equipos para poder ver la presentacin.

Parte 2: Comenzar a crear una presentacin Puede crear una presentacin en blanco o editar una presentacin existente para adaptarla a sus necesidades. En cualquier caso, puede agregar a su presentacin diapositivas o contenido de diapositivas de otras presentaciones. Si desea que su presentacin incluya un tema (con fuentes, color y efectos coordinados), un diseo y formato, puede crear y aplicar una plantilla. Tareas Comenzar con presentacin existente Descripcin una Para ahorrar tiempo, use alguna o todas las diapositivas ya incluidas en otra presentacin. Basta con que abra la presentacin existente, la guarde con un nuevo nombre de archivo y, a continuacin, la personalice para que se adapte a sus necesidades. Comenzar con Para comenzar con una presentacin en blanco, siga este una presentacin en blanco procedimiento: 1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a

Crear un esquema

Aplicar una plantilla

Guardar la presentacin

continuacin, haga clic en Nuevo. En Plantillas, haga clic en En blanco y reciente y, a continuacin, haga doble clic en Presentacin en blanco. 3. En el panel que contiene las fichas Esquema y Diapositivas, haga clic en Esquema. 4. Cree un esquema. 5. Para agregar color, formato y un diseo coherente, aplique una plantilla. 6. Guarde la presentacin. Tanto si est utilizando una presentacin en blanco como si parte de una existente, haga clic en la ficha Esquema para organizar y crear un marco para el asunto que desee tratar. Puede incluso insertar texto de esquema de otro programa en su presentacin de PowerPoint, como Microsoft Office Word 2007. La ficha Esquema le ayudar a recordar la informacin y a colocarla por orden en cada diapositiva. Para comenzar a crear la presentacin mientras trabaja en la vista Esquema, vea Crear e imprimir una presentacin en la vista Esquema. Si desea crear un estilo, formato y esquema de color uniformes para un conjunto de presentaciones que est planificando, cree y aplique una plantilla a esta presentacin. Puede reutilizar esta plantilla para crear nuevas presentaciones con el mismo aspecto. Para comenzar a crear la presentacin aplicando una plantilla integrada existente, vea Aplicar una plantilla a una nueva presentacin. Tanto si est trabajando a partir de una presentacin en blanco como si parte de una presentacin existente, guarde la presentacin antes de continuar. 2.

Parte 3: Agregar diapositivas con o sin contenido Puede agregar dispositivas con o sin contenido a la presentacin copindolas y pegndolas desde otra presentacin almacenada en el equipo o desde una ubicacin compartida. Puede duplicar las diapositivas dentro de la misma presentacin, o agregar una diapositiva de la galera de diseo a PowerPoint 2007. Tareas Agregar una diapositiva en blanco desde la galera de diseo de diapositivas Agregar una diapositiva de un archivo Descripcin En la ficha Inicio, en el grupo Diapositivas, puede agregar una nueva diapositiva desde la galera de diseo de diapositivas.

Para agregar una diapositiva de un archivo ubicado en un servidor, en el equipo o en un CD, vea Agregar una diapositiva de un archivo. Duplicar diapositivas Para copiar una diapositiva de una ubicacin a otra de la misma dentro de una presentacin, vea Duplicar diapositivas dentro de una presentacin presentacin. Copiar y pegar diapositivas Para copiar y pegar diapositivas desde otra presentacin y aceptar o rechazar el formato que las acompaa, vea Copiar y

pegar diapositivas. Agregar una diapositiva de Si est conectado a un servidor que ejecuta Microsoft Office una biblioteca de SharePoint Server 2007, puede publicar y reutilizar diapositivas diapositivas desde una biblioteca de diapositivas de SharePoint. Si no sabe si su equipo est conectado a un servidor de Office SharePoint Server 2007, pngase en contacto con el administrador del servidor. Copiar y pegar contenido Para copiar y pegar fragmentos de contenido de diapositivas, de diapositivas como texto u objetos, vea Copiar y pegar varios elementos utilizando el Portapapeles de Office y Copiar el formato de un objeto, una celda de hoja de clculo o un texto mediante Copiar formato. Parte 4: Agregar imgenes, formas, grficos y otros objetos Para que la presentacin sea ms atractiva, puede agregar objetos (como grficos SmartArt, grficos, imgenes, WordArt e hipervnculos), sonido y pelculas. Tareas Agregar SmartArt Descripcin grfico Un grfico SmartArt es un grfico con calidad de diseador que puede agregar de forma rpida y sencilla a la presentacin para representar los datos. Puede elegir entre varios diseos grficos distintos (como ciclos, listas, procesos, jerarquas, matrices, etc.) para comunicar de forma eficaz el mensaje subyacente a los datos. Agregar un grfico Aproveche las ventajas de las capacidades de los grficos de 2007 Microsoft Office system. Agregar una imagen o Puede insertar o copiar imgenes e imgenes prediseadas en Imgenes prediseadas una presentacin de Microsoft Office PowerPoint 2007 a partir de fuentes como Microsoft Office Online y otros proveedores de imgenes prediseadas, pginas Web o archivos del equipo. Tambin puede utilizar imgenes e imgenes prediseadas como fondos para las diapositivas. Agregar WordArt WordArt es una galera de estilos de texto que puede agregar a la presentacin para crear efectos decorativos, como texto sombreado o reflejado. En PowerPoint 2007, tambin puede aplicar efectos al texto existente para convertirlos en WordArt. un

CONSEJOS PARA PRESENTACIONES

Las presentaciones eficientes consisten en comunicar con xito con el auditorio, captar y mantener su inters y transmitirle el mensaje deseado. Las nuevas tecnologas han multiplicado las posibilidades de incluir efectos espectaculares en nuestras presentaciones; con ellas se puede captar la atencin de los oyentes, pero no hay que olvidar que la presentacin ha de ser recordada por su contenido y no por su forma, as, su diseo tiene que estar al servicio del mensaje que se quiere transmitir. Las 4P's para preparar buenas presentaciones son: Planificar, Preparar, Practicar y Presentar. En las presentaciones no conviene usar muchos colores: mejor pocos y complementarios entre s.

Los colores no deben ser muy estridentes, los que mejor funcionan son amarillo, azul y verde. En cada diapositiva se recomienda incluir aproximadamente 8 lneas de texto, un mximo de 12 lneas asegura una buena lectura y comprensin del contenido. la hora de elegir el color del texto, se ha de tener en cuenta que el negro es el color ms legible aunque el azul resulta muy elegante. Para enfatizar algn apartado, es recomendable no abusar de muchos tipos de texto. Un error muy comn es utilizar letra cursiva para resaltar puntos importantes (es un tipo de letra peor legible), es preferible usar negrita o letra ms grande. No es recomendable abusar de muchos tipos de formas, el rectngulo es lo ms aconsejable, las frases o palabras incluidas en crculos o formas ovales tienden a leerse peor por los bordes.