MINISTRIO DA FAZENDA Superintendncia de Seguros Privados

CIRCULAR SUSEP No 280, de 30 de dezembro de 2004.

Estabelece procedimentos mnimos a serem observados no relatrio circunstanciado sobre a adequao dos controles internos e no relatrio circunstanciado sobre o descumprimento de dispositivos legais e regulamentares, produzidos quando da auditoria das sociedades seguradoras, sociedades de capitalizao e entidades abertas de previdncia complementar. O SUPERINTENDENTE DA SUPERINTENDNCIA DE SEGUROS PRIVADOS SUSEP, na forma prevista no art.36, alneas "b", "c" e "h", do Decreto-Lei no 73, de 21 de novembro de 1966, no uso da competncia que lhe foi delegada nos termos do art. 74 da Lei Complementar no 109, de 29 de maio de 2001, do art. 3o, 2o do Decreto-Lei no 261, de 28 de fevereiro de 1967, Resoluo CNSP no 118, de 22 de dezembro de 2004, e considerando o que consta do Processo SUSEP no 15414.003280/2004-55,

R E S O L V E: Art. 1o Estabelecer procedimentos mnimos a serem observados no relatrio circunstanciado sobre a adequao dos controles internos e no relatrio circunstanciado sobre o descumprimento de dispositivos legais e regulamentares, produzidos quando da auditoria das sociedades seguradoras, de capitalizao e entidades abertas de previdncia complementar. Art. 2o O relatrio circunstanciado sobre a adequao dos controles internos dever avaliar a eficcia e a eficincia dos mesmos em relao aos riscos suportados, destacando as deficincias encontradas, levando em considerao os principais processos existentes na sociedade e abordando o ambiente de controle, a avaliao de riscos, as atividades e procedimentos de controles, os processos de informao e comunicao, e a monitorao. Art. 3o Para os efeitos desta norma, entende-se: I como ambiente de controle, a cultura de controles da sociedade na qual as atividades de negcio so executadas, especialmente a postura da sociedade supervisionada e a conscincia de controles das pessoas que a compe; II como avaliao de riscos, a identificao e a anlise dos riscos associados aos objetivos do negcio, tanto no mbito da sociedade supervisionada, quanto no dos processos; III como atividades de controle, as polticas e os procedimentos que asseguram que as aes necessrias para gerenciar riscos sejam executadas adequadamente;

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IV como processos de informao e comunicao, aqueles que garantem a identificao, a captura e a comunicao das informaes necessrias ao gerenciamento da sociedade supervisionada; e V como monitorao, o processo que avalia a qualidade da performance do sistema ao longo do tempo, atravs de um acompanhamento continuo das atividades, avaliaes separadas, ou uma combinao dos dois. Art. 4o A avaliao do ambiente de controle dever incluir fatores como integridade e valores ticos, competncia e experincia dos administradores, planejamento estratgico, aspectos de governana e estrutura organizacional, estilo e filosofia de administrao, atribuio de responsabilidades, prticas e polticas de recursos humanos. Art. 5o A anlise da avaliao de riscos deve incluir a capacidade da sociedade supervisionada na anlise de fatores internos e externos, e de levar em considerao a probabilidade de ocorrncia e o impacto nas operaes. Art. 6o Os processos de informao e comunicao devem permitir que todos os funcionrios entendam suas responsabilidades na estrutura de controles internos, bem como a forma pela qual suas atividades esto relacionadas s atividades dos outros. Pargrafo nico. A avaliao dos processos mencionados no caput deste artigo deve levar em considerao a capacidade de manter uma comunicao efetiva, em um sentido amplo, fluindo atravs de toda a organizao, tanto verticalmente como horizontalmente. Art. 7o A avaliao da monitorao deve levar em considerao a independncia da auditoria interna, a freqncia das inspees e se a sociedade supervisionada implementa suas recomendaes. Pargrafo nico. O monitoramento contnuo deve ser avaliado quanto sua independncia, sua eficcia e sua eficincia. Art. 8o No que se refere s atividades definidas no inciso III do art. 3 desta Circular, devero constar do relatrio observaes sobre a existncia, a eficcia e a eficincia, pelo menos, das seguintes atividades de controles: 1o Para operaes de seguros: I Processos de subscrio de riscos e emisso de aplices: a) confirmao da existncia do segurado, pessoa fsica ou jurdica, atravs dos cadastros de CPF e CNPJ; b) conferncia dos dados da proposta com os da aplice; c) anlise tcnico-financeira, com base na proposta, dados estatsticos e cadastros de terceiros; d) atendimento ao limite de reteno por risco isolado da Sociedade; e) incluso tempestiva das aplices emitidas nos registros oficiais; f) contbeis; e conciliao dos registros oficiais (operacionais) com os registros

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g) segregao de funes e estabelecimento de nveis de alada nas diferentes atividades do processo. II Processo de regulao de sinistros: a) conciliao dos dados do aviso com os da aplice; b) verificao da identidade dos beneficirios; c) no caso de terceirizao do processo de regulao, ou de partes do processo, os contratos firmados devem garantir a existncia de controles internos adequados nas terceirizadas; d) poltica de remunerao independente da quantidade de sinistros negados; e) incluso tempestiva dos sinistros avisados nos registros oficiais; f) contbeis; e g) segregao de funes e estabelecimento de nveis de alada nas diferentes atividades do processo. 2o Para operaes de previdncia: I Processos de subscrio de planos e emisso de certificados: a) confirmao da existncia do participante e do beneficirio do plano de previdncia, atravs dos cadastros de CPF; b) conferncia dos dados da proposta com os do certificado; c) estudo de viabilidade dos planos previdencirios ofertados, considerando a tbua de mortalidade adequada, ndices de atualizao monetria, taxas de juros, etc; d) anlise de concentrao nos planos cuja modalidade de renda seja vitalcia; e) incluso tempestiva dos certificados emitidos nos registros oficiais; f) contbeis; e g) segregao de funes e estabelecimento de nveis de alada nas diferentes atividades do processo. II Processo de concesso de benefcios: a) conciliao dos dados da solicitao de benefcio com os do certificado; b) verificao da identidade dos beneficirios; conciliao dos registros oficiais (operacionais) com os registros conciliao dos registros oficiais (operacionais) com os registros

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c) conciliao dos registros oficiais (operacionais) com os registros contbeis; e d) segregao de funes e estabelecimento de nveis de alada nas diferentes atividades do processo. 3o Para operaes de capitalizao: I Processos de subscrio de ttulos de capitalizao: a) confirmao da existncia do subscritor do ttulo de capitalizao, quando nominativo, pessoa fsica ou jurdica, atravs dos cadastros de CPF e CNPJ; b) estudo para comercializao da srie completa, de forma que, dependendo da magnitude dos cancelamentos, no acarrete desequilbrio financeiro sociedade; c) anlise da viabilidade dos ttulos de capitalizao emitidos, principalmente para aqueles de longo prazo; d) incluso tempestiva dos ttulos emitidos nos registros oficiais; e) conciliao dos registros oficiais (operacionais) com os registros contbeis; e f) segregao de funes e estabelecimento de nveis de alada nas diferentes atividades do processo. II Processo de sorteios, resgate de prmios e ttulos: a) na realizao dos sorteios contratados devem existir procedimentos que garantam a lisura dos mesmos; b) conciliao dos registros oficiais (operacionais) com os registros contbeis; e c) segregao de funes e estabelecimento de nveis de alada nas diferentes atividades do processo. 4o Para todas as operaes: I Processo de tesouraria e investimentos: a) segregao de funes e estabelecimento de nveis de alada quando da efetivao de pagamentos e recebimentos; b) anlise de risco-retorno dos investimentos; c) casamento de ativos e passivos; d) aplicao dos ativos financeiros em conformidade com a legislao vigente e com as taxas praticadas no mercado;

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e) conciliao dos ativos financeiros com as centrais custodiantes; e f) vnculo para os ativos garantidores.

II Processo jurdico: a) acompanhamento da ordenao jurdica inerente atividade; b) acompanhamento dos processos contingentes; c) estimativa razovel dos processos contingentes; d) conciliao das estimativas dos processos contingentes com os registros contbeis; e e) acompanhamento do desenvolvimento de novos produtos e de seus materiais informativos. Art. 9o O relatrio circunstanciado sobre o descumprimento de dispositivos legais e regulamentares deve avaliar situaes que tenham, ou possam vir a ter, reflexos relevantes nas demonstraes contbeis ou na continuidade das operaes da sociedade supervisionada auditada, em relao, no mnimo a: I Decreto-Lei 73, de 21 de novembro de 1966, Decreto-Lei 261, de 28 de fevereiro de 1967 e Lei Complementar 109, de 29 de maio de 2001; II normativos legais que definem os parmetros de reteno, capital mnimo e margem de solvncia; III normativos legais que definem a natureza e classificao das operaes; ativos; e IV normativos legais que definem a forma de aplicao e valorao dos V normativos legais que definem o combate lavagem de dinheiro. Art. 10. Esta Circular entrar em vigor em 1o de janeiro de 2005.

REN GARCIA JR Superintendente