TEMA 6.

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los Administradores dan cada vez ms importancia al manejo de informacinen su bsqueda constante de la combinacin correcta, de

estrategia,motivacin, tecnologa y diseo de la organizacin que permitan mantener unaventaja competitiva. Las empresas deben formalizar la informacin en funcin de su estructura yoperacin, para testimoniar internamente entre sus miembros cmo

seencuentran organizados, como es su funcionamiento, cul es su razn de ser yhacia donde se encaminan. Toda la informacin referente a este cometido setiene que transmitir para hacerla del conocimiento del personal, para que suparticipacin sea acorde a los propsitos perseguidos y apegados a loslineamientos establecidos. Por lo que la administracin utiliza los

instrumentosconocidos como manuales administrativos. Esta unidad trata sobre los objetivos que se persiguen al elaborar

manualesadministrativos para las organizaciones, as como su clasificacin e importancia.

6.1. Concepto Los manuales administrativos son documentos que contienen

informacinordenada y sistematizada de la empresa. Cabe aclarar que al mencionar documentos me refiero tanto al papel, o documentos archivados en una computadora, un disco compacto o una memoria USB.

Qu es un sistema? Un sistema es una reunin o conjunto de elementos relacionados que interactan entre s para lograr un fin determinado

Estos documentos contienen datos agrupados para crear sistemas deinformacin como de organizacin, de procedimientos, de reas funcionales, deoperacin, entre muchos otros. Los manuales presentan una visin de conjunto del organismo social, as como la ejecucin correcta de las actividades arealizar por los integrantes del mismo, para propiciar la uniformidad del trabajo. De esta definicin se pueden inferir algunas caractersticas respecto a los manualesadministrativos:

Se constituyen en documentos formales. cada versin es un documento no modificablesin previa aprobacin, que establece fehacientemente

informacin confiable para el usuario. Al ser documentos formales, establecen situaciones de carcter relativamente permanente, sin perjuicio de las actualizaciones que peridicamente se realicen. Junto al formato tradicional en papel, cada vez se utilizan ms formatos electrnicos y,en particular, la presentacin de distintos manuales a travs de pginas web y formatosmultimedia que incluyen adems de textos, audiovisuales. Renen informacin relevante para un usuario determinado, sobre un temadeterminado. El usuario puede ser interno a la organizacin o externo: clientes,proveedores u otros interesados pueden hacer uso de stos en su relacionamiento con laorganizacin. Adems de brindar informacin, los manuales con frecuencia brindan instruccionespara guiar la actuacin de empleados y otras personas.

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La informacin e instrucciones recopiladas se presentan en forma ordenada ysistemtica. Un manual ordena y sistematiza todas las disposiciones que contiene,permitiendo su rpida ubicacin y relacionndolas en forma lgica.

Se orientan al usuario, procurando asistirlo en la realizacin de su trabajo, para el casode manuales orientados a los empleados o en su relacionamiento con la empresa para elcaso de manuales dirigidos a usuarios externos a la organizacin (proveedores,clientes, usuarios).

6.2. Objetivos Los manuales administrativos tienen como objetivos: Sistematizar la informacin de la empresa. Informar sobre diferentes aspectos de la empresa como son su historia y evolucin, su estructura orgnica, objetivos, polticas, susprocesos, entre otros. Auxiliar en la induccin y capacitacin del personal. Estandarizar los procesos, funciones y actividades de la empresa. Cubrir un requisito de certificacin ISO.

4.3. Clasificacin bsica Los manuales se clasifican: Por su naturaleza Microadministrativos, los cuales contienen informacin de una sola empresao de un rea de la misma empresa.

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Macroadministrativos, utilizados en los corporativos donde se incluyeinformacin de ms de una empresa. Mesoadministrativos, que incluyen informacin de una o ms organizacionesde un solo sector.

Por su rea de aplicacin El origen de ste tipo de manuales administrativos parte de que, las empresaspequeas y medianas cuentan por lo general con una estructura organizacionalpequea, es decir no tienen gran cantidad de niveles jerrquicos, ni de reas, yel nmero de puestos con que cuentan son poco especializados, por lo que elmanual de organizacin de esas empresas no es de gran magnitud, perodebido al crecimiento y expansin de las empresas, el nmero de puestos yreas va en aumento, la especializacin de ambos hace ms complejo lautilizacin de un solo manual , por lo que en vez de contar con un solo manualpara toda la empresa se elaboran por reas, cada uno de stos contieneninformacin de un rea en especfico de la empresa.

Por su contenido La magnitud de la empresa y la naturaleza y complejidad de sus funcionesservirn para determinar la especialidad y cantidad de los manuales. Tal vezuna empresa pequea puede contener su informacin en un Manual deOrganizacin y un Manual de procedimientos, pero conforme la estructura de laempresa va creciendo y el nmero y naturaleza de sus funciones se vasofisticando, es necesario elaborar manuales especializados ya no slo deorganizacin ni procedimientos,
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sino manuales de bienvenida, de formas, dediagramas, de puestos e inclusive de llaves. As encontramos manual de organizacin, de bienvenida, de organigramas, depuestos, de procesos, de calidad, etc.

Por su mbito Pueden clasificarse en: Manuales generales que contienen informacin global de la empresa; y Manuales especficos que contienen informacin detallada de todala empresa o de una de sus reas.

4.4 Contenido de los Manuales Administrativos En trminos generales, los manuales contienen, adems de una cartula que losidentifique, los siguientes captulos:

ndice o tabla de contenido Brinda una versin esquemtica del contenido del manual, con referencia a la pginadonde se ubica la informacin. En manuales muy extensos, antes de cada seccin, esconveniente incluir una tabla de contenido de esa seccin, que reproduce el ndice general. Los manuales en formato informtico presentan ventajas en este sentido, ya quegeneralmente permiten el acceso a cada tema de acuerdo a mltiples criterios: alfabtico,por tema, mediante el uso de hipervnculos.

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Introduccin o Antecedentes Es un breve enunciado del objetivo o propsito del manual, su alcance, aplicabilidad y uso. Glosario Incluye el detalle de las siglas y abreviaturas utilizadas y las definiciones de trminosimportantes usados en el manual, especialmente en los casos que en lenguaje comnpudieran tener otra acepcin. Cuerpo principal El contenido y organizacin del cuerpo principal del manual depende de la temtica delmismo. Anexos Se suele incluir como Anexo documentos cuya inclusin en el cuerpo principal del manualdificultara la lectura. Por ejemplo, puede incluirse como anexo el marco normativo de laorganizacin. No es recomendable incluir material de consulta que no estespecficamente relacionado con el manual.

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