ADMINISTRACIN EN LA PEQUEA Y MEDIANA EMPRESA

LIC. ERNESTO SILVA ORTIZ ernestosilvaortiz@yahoo.com.mx GTE DE SUCURSAL Y ASESOR FINANCIERO

Tema para trabajo final: PLANEACIN PRESUPUESTAL ANALISIS DE INTEGRACION DE COSTOS ANALISIS E INTEREPRETACION DE LOS CATALOGOS DE CUENTAS CONTABLES RELACIONES DE PRESUPUESTOS CON LAS DIFERENTES REAS DE LA ORGANIZACIN PLANEACIN, EJERCICIO Y CONTROL PRESUPUESTAL.

Tipos de empresas: Industriales Comerciales Servicios

Por tamao: Micro Pequea Mediana Gran empresa

Beneficios de una empresa se puede expresar en una ecuacin: R=I-(C+G) Donde, R; resultado del periodo I; ingresos obtenidos C; los costos de produccin G; los gastos incurridos en el periodo considerado

Definicin de empresa: Unidad capaz de transformar un conjunto de insumos (materias primas, fuerza de trabajo, dinero y tecnologa) en un conjunto de bienes y servicios determinados a un consumo, ya sea de individuos o de otras empresas. Persona moral sujeta a derechos y obligaciones Clasificacin de las empresas: a) b) c) d) e) Segn el tamao de la empresa Segn la actividad econmica Segn la constitucin patrimonial Segn el pas al que pertenecen Segn su mbito de actuacin

Segn el tamao de la empresa. Micro Pequea Mediana Gran empresa

Tamao de la empresa Criterios de magnitud. El entorno. Depende de acuerdo a la regin, pues no es lo mismo poner una empresa en EEUU que en Hait, por el desarrollo. El giro. Por la actividad de la empresa. Mercado que domina. El financiamiento. Capital con el que cuenta una empresa. La produccin. De acuerdo a la complejidad de la produccin.

Clasificacin para determinar su tamao: Artesanal (de 1 a 10 trabajadores) Muy pequea (de 10 a 50 trabajadores) Pequea (< de 25 trabajadores) Mediana (de 50 a 250 trabajadores) Grande (> de 250 trabajadores)

Criterios de estratificacin de las empresas Tamao Microempresa Pequeas empresas Medianas empresas Grandes empresas Industria De 1 a 30 empleados De 31 a 100 empleados De 101 a 500 empleados De 501 o mas empleados Comercial De 1 a 5 empleados De 6 a 20 empleados De 21 a 100 empleados De 101 o mas empleados Servicios De 1 a 20 empleados De 21 a 50 empleados De 51 a 100 empleados De 101 o mas empleados

Actividad econmica Clasificacin de las empresas por actividad econmica Industrial. Son aquellas cuya actividad bsica es la produccin de bienes mediante la transformacin y/o extraccin de materiales. Estas se clasifican en: o Extractivas. Son aquellas que se dedican a la extraccin y explotacin de recursos naturales (mineras, pesqueras, siderrgica).

Manufacturas. Son aquellas que se dedican a adquirir materia prima para someterla a un proceso de transformacin (Textiles, alimento, qumicas). Agropecuarias. Son aquellas cuya funcin es la explotacin de la agricultura y la ganadera (agroindustrias, ganaderas, frutcolas).

Servicios. Son aquellas que generan un servicio para una colectividad sin que el producto objeto del servicio tenga naturaleza corprea. o Sin concesin. Son aquellas que no requieren ms que en algunos casos licencia de funcionamiento por parte de las autoridades (hoteles, restaurantes, cines y centros de belleza). Concesionadas por el estado. Son aquellas cuya ndole es de carcter financiero (bancos, casas de bolsa, caja de ahorro). Concesionadas no financieras. Son aquellas autorizadas por el estado pero sus servicios no son de carcter financiero (transportes terrestre, aerolneas, martimas, gaseras y gasolineras).

Comercial. Son aquellas que se dedican a adquirir cierta clase de mercancas con el objeto de venderlos posteriormente en el mismo estado fsico de adquisicin, aumentando al precio de adquisicin un porcentaje denominado margen de utilidad. Son empresas intermediarias entre productor consumidor. Se clasifican en: o Mayoristas. Realizan ventas de mayoreo y medio menudeo (empresas de productos para la construccin, empresas mayoristas y las mayoristas de frmacos). Minoristas. Son aquellas que venden mercancas al menudeo o en pequea cantidad, de manera directa al consumidor (tiendas de abarrotes, papeleras, ferreteras, artesanas). Comisionistas. Son aquellas que se dedican a vender artculos de los fabricantes, quienes les envan mercancas a consignacin, percibiendo por ello una comisin (empresas de bienes races, agencias de compra de autos, concesionarios autorizados y comisionistas industriales).

Formas de la empresa en la economa Son aquellas empresas financieras nacionales, micro, pequeas y medianas empresas, grandes empresas, empresas exportadoras y empresas trasnacionales. Empresas nacionales son aquellas que cuentan con el 100% de capital nacional, que se dedican a alguna rama de la manufactura, comercializacin o de la prestacin de servicios. Empresas exportadoras. Son aquellas que realizan toda o una parte de su actividad mercantil hacia el exterior del pas, de manera que obtienen ingresos provenientes de divisas. Empresas trasnacionales. Son aquellas que operan en el pas pero su capital es extranjero.

CLASIFICACION SEGN LA CONSTITUCION PATRIMONIAL Se clasifican en: 1. Pblicas. Son empresas que pertenecen al estado y su objetivo es satisfacer necesidades de carcter social. Estas pueden subclasificarse en: a. Desconcentradas. Son aquellas que tienen determinadas facultades de decisin limitadas y que son capaces de manejar su autonoma y presupuesto (comisin nacional del agua, instituto nacional de bellas artes, comisin nacional bancaria). b. Descentralizadas. Aquellas que desarrollan actividades que competen al estado y son de inters general, pero estn dotadas de personalidad, patrimonio y rgimen jurdicos propios (Pemex y bancomex). 2. Privadas. Aquellas que estn constituidas por el capital de particulares, administradas por sus propietarios, y cuya finalidad puede ser lucrativa y mercantil o no lucrativa. a. Lucrativas. Estas empresas son individuales, cuando estn dirigidas por un solo propietario o sociedades, es decir, cuando pertenecen a varios socios y persiguen la obtencin de utilidades (empresas, cines, etc.). b. No lucrativas. Aquellas que estn orientadas a satisfacer necesidades materiales o fsicas de sus integrantes, persiguiendo resultados sociales y no ganancias econmicas, como universidades publicas, colegios de profesionales, operativas. CLASIFICACION SEGN AL PAIS AL QUE PERTENECEN 1. Nacionales. 2. Extranjeras.

SEGN EL HAMBITO DE SU ACTUACION Local Regional Nacional Multinacional

CARACTERISTICAS DE LAS EMPRESAS 1. 2. 3. 4. 5. Tienen personalidad jurdica. Que tiene derechos y obligaciones. Es una unidad econmica. Genera utilidades. Ejerce una accin mercantil Asume la responsabilidad total del riesgo de perdida Es una entidad social

COMPONENTES BASICOS DE UNA EMPRESA 1. Personal a. Obreros i. Calificados ii. No calificados b. Empleados c. Supervisores d. Tcnicos e. Altos ejecutivos f. Directores o administradores 2. Materiales a. Bienes materiales b. Materias primas c. Dinero 3. Sistemas a. De planificacin b. Organizativo c. De informacin d. Control i. De la actividad ii. De resultados e. Operativos 4. Equipo

Valor: creencias bsicas respecto a lo que es importante y que guan a una empresa o a una persona.

Objetivos de la empresa: deben fijarse para guiar el rumbo de la empresa. Los objetivos proporcionan direccin a los esfuerzos que realiza una empresa.

TIPOS DE OBJETIVOS ORGANIZACIONALES 1. Econmicos. Se refiere a los propsitos econmicos de una empresa, sus acreedores y del o los propietarios (logros de ganancias, pago a proveedores, logro de eficacia y eficiencia, crecimiento organizacional y posicionamiento del mercado). 2. Objetivos de servicios. Se refiere a los propsitos de las necesidades de los clientes consumidores (calidad de los bienes o servicios, atencin al cliente, inversin y desarrollo y diversificacin). 3. Objetivos sociales. Se refiere a los propsitos de proteger los intereses econmicos, personales y sociales de los empleados, gobierno y la sociedad (el bienestar del personal, la tica y responsabilidad social, las relaciones pblicas, pago de impuestos y la preservacin del medio ambiente).

PORQUE LAS EMPRESAS FRACASAN Conflictos familiares Mala administracin Falta de liderazgo Inadaptacin al cambio

Problema Poder adquisitivo Costo de operacin Contraccin del mercado Crdito Liquidez Gastos financieros

OTRAS CAUSAS DE FRACASO Falta de estudios de prevencin. Se refiere a la carencia de estudios previos (estudios de mercado, formulacin y evaluacin del proyecto. Elaborar un estudio fiscal. Falta de experiencia en el ramo. Falta de conocimiento y habilidad administrativa Escases de personal calificado Inflacin Los fraudes, robos Los desastres Carencia de capital

SINTOMAS QUE PRECEDEN AL FRACASO La posicin comercial. Se refiere a la posicin o condiciones a las que una empresa se enfrenta en el mercado. Esto indica que debemos conocer nuestras fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas y adems 3 aspectos bsicos: o Antecedentes de las tendencias de ventas de la empresa. o Tendencia del mercado total para cada articulo o Situacin relativa a la competencia Posicin financiera. Se refiere al anlisis de 3 aspectos financieros que deben ser revisados en una empresa o La liquidez. Es decir la capacidad de una empresa para convertir en efectivo sus activos en una fecha dada y determine el grado de liquidez. o La solvencia. o Realizar ingresos netos de forma continua. Posicin administrativa. Este anlisis consiste en determinar cules son las fortalezas y debilidades de las funciones administrativas.

VENTAJAS DE COMPRAR UNA EMPRESA EXISTENTE 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Es un negocio probado Reduce el esfurezo, el tiempo y el costo requeridos para crear una empresa nueva. Una empresa establecida cuenta con la preferencia de los clientes Las lneas de crdito y de compras han sido establecidas El inventario y equipo necesarios ya estn disponibles. Se cuenta con personal contratado y capacitado Habr menos incertidumbre, ya que deben ex

8. istir registros contables que permitan proyeccin, anlisis y evaluacin financiera. 9. Se puede comprar una empresa a un precio de oportunidad DESVENTAJAS DE ADQUIRIR UNA EMPRESA EXISTENTE

1. La empresa puede estar en venta por generar perdidas 2. La existencia de una posible mala disposicin por parte de los clientes, de los proveedores y de los acreedores al transferirse al nuevo propietario 3. El personal que trabaja en la empresa puede ser no del todo deseable. 4. La localizacin de la empresa puede no ser la mejor. 5. La falta de adecuacin del edificio o de las instalaciones, lo que requerir modificaciones sustanciales. 6. No encontrar el tipo de empresa que se busca, dentro de un mercado determinado. FACTORES A ANALIZAR ANTES DE COMPRAR UNA EMPRESA

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Porque? Desea vender el actual propietario Condicines financieras Cual es su mercado actual Situacin de las instalaciones fsicas Aspectos legales Valor de la empresa

DESVENTAJAS DE INICAR UNA EMPRESA 1. Existe un factor de alto riesgo en el inicio de la empresa. 2. En ocaciones toma tiempo considerable y una inversin costosa el crear clientes continuos. 3. Se dificulta la captacin de fondos para iniciar una empresa que para una ya existente. 4. Por lo general, requiere tiempo considerable para lograr una adecuada operatividad de la empresa (procedimientos, polticas). 5. Se deben establecer lneas de crdito. VENTAJAS DE INICIAR UNA EMPRESA NUEVA 1. El propietario puede elegir su ubicacin, productos, servicios, equipo, personal, proveedores, bancos, etc. 2. Las instalaciones fsicas pueden construirse con base en el uso mas eficaz de la empresa planeada.

3. Todas las fases de emprender una empresa nueva pueden ser establecidas por el propietario, sin tener que cambiar nada. 4. La facilidad de crear una imagen (como la de precios, servicios, atencin al cliente, etc) que el propietario desee. 5. Se pueden formar clientes leales sin que se presuma ninguna mala voluntad de una empresa existente.

FACTORES POTENCIALES

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Productos a fabricar o servicios a prestar. Ubicacin Mercado Instalaciones fsicas Maquinaria y equipo Tipo de sociedad Personal Financiamiento

FACTORES A CONSIDERAR AL OFRECER UN PRODUCTO 1. Naturaleza del producto a. Necesidad b. Requerimientos del consumidor c. Propiedades fsicas d. Tipo o clase de producto a fabricar e. Lnea de productos a fabricar f. Empacado del producto g. Materiales 2. Valor o precio del producto a. Determinar los costos totales de operacin b. Estimar el margen de utilidad 3. Volumen de produccin a. Planta pequea o mediana b. Clase de taller para la fabricacin c. Considerar si se fabricaran todas las partes o se compraran algunas 4. Proteccin contra la competencia a. Calidad del producto b. Patentes o licencias c. Tecnologa d. Respaldo del producto

FACTORES A CONSIDERAR AL OFRECER UN SERVICIO 1. Naturaleza del servicio a. Necesidad o moda b. Demandas del consumidor c. Tipo de servicio ofrecido 2. Valor o precio del servicio a. Determinar los costos totales de operacin y b. Estimar el margen de utilidad 3. Volumen de los servicios a. Empresa pequea o mediana b. Alcance de los servicios ofrecidos c. Clase de servicio 4. Proteccin contra la competencia a. Calidad del servicio b. Rapidez del servicio c. Los arreglos para la entrega del servicios d. La atencin personal e. Disposicin para respaldar el servicio

FACTORES A CONSIDERAR EN LA SELECCIN DE LA UBICACIN 1. Naturaleza de la empresa a. Tipo de empresa b. Una decisin de construir, comprar o arrendar un local c. El costo de operacin requerido 2. rea geogrfica a. Una lista de locales disponibles b. Identificacin de las reas de trafico ms importantes c. Una investigacin del trfico de personas y automviles en los mejores sitios d. Informacin de la zonificacin de la ciudad en los diversos lugares posibles 3. Ubicacin del mercado a. Habitos de la compra del cliente potencial en relacin con los puntos o servicios que se ofrecen b. Ubicacin de la empresa en relacin con los competidores 4. Ubicacin de los materiales a. Materias primas b. Combustibles 5. Fuerza de trabajo a. Disponibilidad de personal calificado y no calificado b. Los salarios c. Los sindicatos

FACTORES QUE INFLUYEN EN EL MERCADO

1. Poblacin a. Las caractersticas y tamaos de la poblacin (ingresos, educacin, grupos por edades, etc). b. Expectativas de crecimiento de la poblacin. c. Cambios en las caractersticas para el futuro. 2. Competencia a. Numero, efectividad y caractersticas de la competencia en el mercado. b. Investigacin, estadstica de las actitudes del cliente en un rea seleccionada del mercado, para conocer donde acude a comprar. c. Investigacin de porque compra en esas empresas. d. Investigar que le gusta y que no al cliente a cerca de otros negocios. FACTORES A CONSIDERAR EN LA PLANEACIN DE LA DISTRIBUCIN DEL ESPACIO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Proceso de fabricacin y secuencia de operaciones Requisitos especiales de ciertos requerimientos. Numero de maquinaria y equipo, asi como su agrupacin reas para oficinas, almacenamiento, centros de servicios, pasillos, archiveros, etc. Instalacin de recepcin y embarque Factores limitantes para el edificio y equipo fijo Limitaciones del terreno de la planta Previsin para ampliaciones futuras

FACTORES A CONSIDERAR EN LA COMPRA DE MAQUINARIA 1. Maquinaria de propsito general frente a maquinaria de propsito especial a. Costo inicial b. Estandarizacin c. Cambios en el programa de fabricacin d. Valor de reventa e. Costos de mantenimiento y reposicin 2. Numero de maquinas de cada tipo necesarias a. Volumen de produccin por maquina o grupo de ellas. b. Tiempo disponible para produccin c. Tamao de los lotes 3. Maquinaria nueva frente a maquinaria semi usada a. Costo inicial b. Costos de mantenimiento y reposicin

c. Depresiacin permitida 5 ETAPAS EN EL DESARROLLO DE UNA EMPRESA

1. 2. 3. 4. 5.

Etapa preliminar Iniciacin Crecimiento Expansin consolidacin Declinacin

INICIACION DE LA EMPRESA CARACTERISTICAS DEL PROPIETARIO DE UNA EMPRESA 1. Motivacin. Se refiere al empuje mental y fsico para tener xito a fin de cumplir con las tareas elegidas en los trminos de cada persona. 2. Confianza. Seguridad en las capacidades de cada quien y sus oportunidades de xito. 3. Disponibilidad para afrontar riesgos. Es la disposicin de sacrificar, en caso de ser necesario la propia seguridad para lograr los objetivos. 4. Habilidad para tomar decisiones. Es la capacidad para analizar situaciones complejas y obtener las conclusiones mediante un razonamiento sistematizado, esto da lugar a que la empresa tenga xito. 5. Comunicacin. Es la habilidad de expresarce y comprender a otros para compartir ideas, planes y objetivos. 6. Habilidad tcnica. Se refiere a la destreza con que se utilizan los procesos relativos a las aplicaciones practicas de las ciencias y las artes. 7. Relaciones humanas. Es la habilidad para interactuar con otros, de inspirar cooperacin, confianza y lealtad. ETAPA DE CRECIMIENTO 1. Investigacion de mercado. Lo primero que se debe aclarar es la identificacin de los clientes potenciales de la empresa. a. Quines son mis clientes?. Responder esta interrogante depender de los siguientes factores: i. Qu tipo de empresa tiene ii. Qu tipo de empresa se vende iii. Cul es el grado de competencia que se debe enfrentar iv. Que parte del mercado existente cubre la empresa 2. Promocion de ventas a. Promocion de ventas. Es el esfuerzo especial que realiza una empresa para mejorar sus cuentas y retener a sus clientes.

b. Venta personal. Se basa en la presentacin de los productos y las mercancas que la empresa vende por medio de una conversacin. c. Publicidad. Se refiere a cualquier forma de presentacin y promocin pagada, no personal, de la mercanca o los servicios por una persona o empresa identificada. d. Porcentajes de ventas. El utilizar un porcentaje de ventas como mtodo para determinar la cantidad que se destinara a la publicidad obliga al empresario a pensar en trminos de las relaciones existentes entre los costos de la publicidad y el precio de venta, asi como la utilidad por unidad de venta. e. Establecer una calidad para hacer frente a la competencia. Se basa en lo que gastan los competidores para determinar el presupuesto de publicidad de la empresa 3. Ventas a crdito y control del inventario. a. Control de inventarios. Este apartado se refiere no solo a los controles administrativos y contables para la proteccin contra robos, fraude y deterioro, si no tambin a la necesidad de tener una cantidad optima de mercancas o servicios a disposicin que maximice el capital invertido. 4. Expansin- consolidacin. Es necesario que las empresas se fijen como objetivo la obtencin de clientes. 5. Declinacin. Habra que observar el bien o servicio por separado. Centrar en reduccin de costos y en la utilizacin del personal al mximo. Eliminar los productos de menor demanda. El ciclo de vida si es corto es moda, si es largo es necesidad. Debe tomarce una decisin importante en los objetivos.

TIPOS FUNDAMENTALES DE CAMBIOS a) El cambio estacional. b) Cambios cclicos. Son causados por los ciclos econmicos, tanto de crecimiento como de decrecimiento. Estos ciclos econmicos se producen por factores econmicos globales. Como la tasa de inters, la oferta monetaria, la confianza de los consumidores, el gasto gubernamental, la inflacin, el desempleo, etc. c) El cambio estructural. Se presenta cuando una de las fuerzas del cambio tiene tal impacto en las empresas, que cambia de una manera permanente su estructura, en algunos casos, elimina a todas las empresas. Por ejemplo. Cuantos fabricantes de tubos al vacio existen en la actualidad, cuantas estaciones de gasolina existen con servicio completo. d) Variables del entorno. a. Variable econmica. i. Polticas ii. Sociales iii. Tecnolgicas iv. Legales v.

vi. Culturales vii. Econmicas Es el arte o habilidad de combinar recursos humanos o materiales para alcanzar un resultado determinado. Importancia de la administracin. 1. La administracin se aplica a todo tipo de empresas 2. El xito de un organismo depende de manera directa he indirecta de su buena administracin 3. De forma adecuada eleva la productividad 4. La eficiente tcnica administrativa promueve y orienta el desarrollo. 5. Entre los grandes organismos esta disciplina es indiscutible y escencial. 6. En las pequeas y medianas empresas es la nica posibilidad de compartir. PROCESO ADMINISTRATIVO Funciones de la administracin 1. Planeacin. Hace las preguntas siguientes: que necesita, que objetivos se van a alcanzar, que consursos de accin deben adoptarce, y sus resultados son los objetivos, las polticas los procedimientos, los programas, etc. 2. Organizacin. Hace las preguntas: cuando deben tener lugar las acciones y quien debe de hacer ese trabajo. El resultado es la divisin del trabajo, la distribucin del trabajo y la delegacin de autoridades. 3. Direccin. Las preguntas que hace son: que tareas se van a ejecutar y como se van a ejecutar. Los resultados son, autoridad, responsabilidad, comunicacin e inoovacin. 4. Control. Hace las preguntas: como se ejecutan las acciones, se ejecutan de acuerdo a los planes. Los resultados son, informes, comparaciones, costos, presupuestos, etc. 5. Se integra una 5ta que es integracin de recursos humanos. Hace las preguntas que: recursos humanos son necesarios y que cantidad de recursos financieros se requieren. Los resultados son, reclutamiento y seleccin, presupuestos, instalaciones, equipo, compras y almacen, etc. PLANEACION: a) cavo. Planear es decidir de antemano que hacer, como hacerlo, cuando y quien deber llevarlo a

b) Es el proceso que permite la identificacin de oportunidades de mejoramiento en la operacin de la organizacin con base en la tcnica, asi como el establecimiento de planes para el aprovechamiento integral de dichas oportunidades. VENEFICIOS DE LA PLANEACION

A) B) C) D) E) F) G)

Define la accin Reduce los riesgos Refuerza los objetivos. Simplifica la coordinacin. Facilita el control. Crea nuevas oportunidades Vitaliza la organizacin.

EL PROCESO DE LA PLANEACION La investigacin comprende: a) b) c) d) e) La investigacin documental La observacin La encuesta El cuestionario La entrevista

FIJACION DE OBJETIVOS 1) Representa lo que se espera alcanzar en el futuro como resultado del proceso administrativo. 2) Es aquello que dirige nuestras acciones hacia una meta especifica y concreta.

IMPORTANCIA DE LOS OBJETIVOS La fijacin de objetivos es vital en la vida de cualquier organismo social, de esto depender su xito, porque son la razn de su existencia. Las metas son la culminacin del esfuerzo colectivo y por consiguiente deben ser producto de un amplio anlisis, ya que implican una gran responsabilidad para quien las establece. DEFINICION OPERATIVA DE OBJETIVOS. a) b) c) Un objetivo cuantificado es una meta Un objetivo en tiempo es un programa Un objetivo en recursos financieros es un presupuesto.

CLASIFICACION DE LOS OBJETIVOS a) b) c) d) Objetivos generales Objetivos de sus funciones. Objetivos departamentales. Objetivos mediatos e inmediatos.

Los objetivos mediatos tienen un intermediario, y los inmediatos no tienen un intermediario. e) f) A corto, mediano y largo plazo Objetivos individuales

DEFRINICION DE ALTERNATIVA. Es escoger entre dos o ms soluciones, la ms posible Comprende la elaboracin de cursos de accin para alcanzar los objetivos fijados.

IDENTIFICACION DE ALTERNATIVAS Factores F1 F2 F3 Fn POLITICAS Es una orientacin verbal, escrita o implcita que fija la frontera proporcionada por los limites y direccin general en la cual se desenvuelve la accin administrativa. Son principios generales de accin que sirven para formular, interpretar o suplir las normas concretas. LAS POLITICAS SEGN LOS MOTIVOS SE DIVIDEN EN: a) b) Polticas externas: Son ajenas a la empresa Polticas internas: Son establecidas por la direccin Problema Alternativas

c) Polticas originadas: Tienen existencia por la exigencia de un caso excepcional que obligan al gerente a pedir a su superior instrucciones respecto al manejo de dicho de dicho caso. POLITICAS SEGN EL NIVEL GERARQUICO SE DIVIDEN EN:

a) b)

Poltica general: Tienen propsito, definicin y contenido Poltica funcional: Tambin tienen propsito definicin y contenido.

POLITICA GENERAL. Empleada por altos funcionarios, que afectan a toda la empresa, tienen un alcance muy amplio y su importancia es alta. POLITICA FUNCIONAL. Empleada por funcionarios medios. Su rea de influencia es a una parte de la empresa generalmente (finanzas, compras, ventas), tiene un alcanza especifico y limitado, su importancia es media. POLITICA DEPARTAMENTAL. Empleada por jefes de departamento y supervisores, su rea de influencia es aplicable a actividades departamentales, su alcance es limitado y definido y la importancia es menor.

LA ORGANIZACIN DEFINICION: Es un medio por el cual los recursos se pueden acumular, mezclar, integrar, coordinar y motivar para lograr el objetivo deseado. Es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su armnica eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados. OBJETIVO DE LA ORGANIZACIN Consiste en hacer que cada uno de los miembros conozca que actividades son las que ejecutara. TIPOS DE ORGANIZACIN. A) Organizacin formal: Es la estructura planeada y representa un intento deliberado por establecer patrones relacionados entre los componentes encargados de alcanzar los objetivos de manera efectiva. Se puede representar mediante un organigrama y se incluye en los manuales de organizacin, describe los puestos y otros documentos formales. B) Organizacin informal: Cualquiera que haya participado en una empresa reconoce que ocurren muchas interacciones que no estn prescritas en la estructura formal, es decir se refiere a los aspectos del sistema que surgen de manera espontanea por las actividades e interacciones de los participantes son necesarias para el funcionamiento efectivo de la empresa. ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIN. a) Funcionales: Aquellos mediante los cuales se tienen que lograr los objetivos de la empresa y constituyen la concurrencia tanto de recursos humanos como tecnolgicos con capacidad y

propiedades complementarias, pero con problemas propios que dificultan la actividad de organizar. b) Estructurales: Proporcionan el marco dentro del cual actuaran los elementos funcionales, y son el espacio y el tiempo. El espacio delimita el ambiente, en el que tienen que lograrse los objetivos de un organismo o los fines de una actividad. El tiempo delimita el periodo dentro del cual deben lograrse los objetivos del organismo, o cumplirse una operacin determinada. EL PROCESO DE ORGANIZACIN Se compone de: 1) 2) 3) 4) Especializacin y divisin del trabajo Jerarquas Funciones Autoridad obligacin y responsabilidad

5) Tramo de control. Se refiere al nmero de subordinados que pueda manejar de manera eficaz un supervisor. 6) Delegacin. Las decisiones en la empresa se deben tomar a tan bajo nivel como sea posible. En este sentido la alta gerencia no debe tomar decisiones sobre cuestiones de rutina, las cuales se pueden manejar bien desde la supervisin de primera lnea. Se entiende por delegar la accin de dar a otra persona autoridad y responsabilidad para que haga algunas cosas en representacin de quien lo autorizo. La delegacin consiste en el acto bilateral mediante el cual un superior jerrquico confiere deberes y responsabilidades a un subalterno, otorgndole la autoridad que necesita para desempear tales funciones ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES a) LINIAL. Concentra la autoridad en una sola persona, ya sea el propietario, el gerente o el director, es decir el jefe toma todas las funciones as como las responsabilidades de mando. b) Funcional: Por la naturaleza de las actividades a realizar se organiza de manera especfica por departamentos o secciones, con base en los principios de la definicin del trabajo para las labores de una empresa. La organizacin funcional se aplica en medianos y grandes centros de trabajo, donde al frente de cada departamento est un jefe que tiene a su cargo una funcin determinada. c) Organizacin de lnea o asesora: La organizacin de lnea esta investida por la fuente primaria de autoridad, desempea la funcin principal de la organizacin, el personal asesor ayuda

y apoya al de lnea. El personal asesor es una ayuda para el ejecutivo, una extensin de su personalidad. Este tipo de organizacin se deriva del lineal, en el sentido de que cada uno de los trabajadores, empleados, vendedores, etc rinden cuentas a un solo supervisor en cada caso con la modalidad de que en la organizacin de lnea y asesora existen especialista que hacen las veces de asesores de la direccin en aspectos concretos y determinados. EL DISEO DE LA ORGANIZACIN Al establecer un sistema organizativo, debern observar los siguientes puntos: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) Tipo de empresa Volumen de operaciones Expansin e influencia territorial de sus actividades Conocer el objetivo de la empresa Enumerar las actividades a realizar Dividir estas actividades Asignar personal capacitado Determinar la actividad que corresponda a cada puesto

DEPARTAMENTALIZACION Se denomina departamentalizacin al agrupamiento de funciones de la estructura organica de una empresa los ms utilizados son: 1) Funcional: ej. produccin, comercializacin, finanzas, etc.

2) Por productos: ej. En una empresa de productos qumicos, los departamentos serian los de pintura, aislantes, etc. 3) Territorial o geogrfica: Ej. En el caso de la funcin de comercializacin puede existir la zona centro, la zona sur, la norte 4) Por servicio al cliente: ej. Hablando de tiendas de ropa habr: departamentos de nias, caballeros, damas, etc. 5) Por equipos y procesos: Es una variante del mtodo por productos, pero se delimita alrededor de una maquina o de un grupo de equipos interrelacionados por ejemplo en una fbrica de zapatos se crearon algunos departamentos de acurdo con el proceso de fabricacin: Cortado,

cosido, engomado, etc. Si fuera una armadora de autobuses seria el ensamblado, el troquelado, el pulido, etc. DEFINICION DE ORGANIGRAMA Es una grafica que muestra la estructura orgnica interna de la organizacin formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarqua y las principales funciones que se desarrollan. TIPOS DE ORGANIGRAMA Se clasifican en tres tipos de acuerdo a su 1) a. b. c. 2) a. b. 3) a. b. c. d. e. Contenido Estructurales Funcionales De integracin de puestos Por su mbito de aplicacin Generales Especficos Por su presentacin Verticales Horizontal Mixtos De bloque Circular

LA DIRECCION Y LA ACCION DE DIRIGIR La direccin es una funcin fundamental de la administracin. Se pueden hacer planes, organizar y tomar decisiones, pero no se logra ningn resultado tangible, hasta que se toman estas respecto a las actividades propuestas y organizadas. DEFINICION DE DIRECCION Es la relacin en la que una persona o lder influye a otras para trabajar unidas espontneamente en labores relacionadas, para llevar a cabo lo que el lder desea.

Cualquiera que sea el grado de organizacin, la direccin asume la responsabilidad de conducir a la empresa hacia el xito y para ello debe de competir con sus superiores, as como con sus inferiores, en las siguientes funciones: Planeacin, Organizacin, Direccin y control. TIPOS DE AUTORIDAD 1) a. i. ii. b. 2) a. b. Jurdica (se impone por obligacin) Formal Lineal Funcional Operativa La autoridad moral (se impone por convencimiento) La tcnica La personal

DEFINICION DE COMUNICACIN Se define como un proceso mediante el cual se introducen e intercambian ideas, opiniones, planes o informacin en la mente de una persona, buscando con ello un comportamiento determinado en el sujeto receptor. ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN 1) 2) 3) 4) 5) 6) Fuente de comunicacin Receptor de comunicacin Canal de comunicacin Contenido de la comunicacin La respuesta Ambiente de la comunicacin

SUPERVISION Es la ltima fase del proceso de direccin y consiste en ver que las cosas se realicen tal y como se haba planeado y ordenado. MODALIDADES DE SUPERVISION

A) B)

Supervisin estrecha Supervisin moderada

RECURSOS DE SUPERVISION A) B) C) D) Planes de trabajo Reuniones Visitas peridicas Informes

EL CONTROL Y LA ACCION DE CONTROLAR Es la ultima variable del proceso administrativo. Una vez con los planes, el diseo de la organizacin, la integracin de los recursos, la constitucin de la directiva y la informacin en flujo, el proceso del control se vuelve importante. Bsicamente es el proceso que se encarga de eliminar el caos y dar congruencia a la empresa, con el propsito de que esta pueda alcanzar sus objetivos. DEFINICION DE CONTROL Es el proceso para determinar lo que se est llevando a cabo valorndolo y si es necesario aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecucin se lleve a cabo de acuerdo con lo planeado. Dentro del control existen normas. Una norma es una unidad de medida establecida para servir como modelo o criterio. CLASES DE NORMAS A) B) Normas cuantitativas ejemplos: los nmeros, los costos, una cantidad de dinero. Las normas cualitativas.

Dentro de las normas cuantitativas encontramos tambin 1) 2) 3) 4) 5) Normas fsicas Normas de costos Normas de capital Normas de ingresos Normas de programas

6) 7)

Normas de productividad Normas de posicin de mercado

Otras normas cualitativas son: 1) 2) 3) 4) Normas de publicidad Normas de relaciones publicas Normas de desarrollo para informes de control Normas de actividades de los empleados

MEDICION DEL FUNCIONAMIENTO La ejecucin real de la medicin del funcionamiento se logra con muchas formas diferentes de medir el desempeo, las medidas ms comunes son: 1) 2) 3) 4) 5) Observacin personal Datos estadsticos Informes escritos Informes orales Informacin contable

TECNICAS DE CONTROL A) B) C) D) Observacin personal Anlisis de los coeficientes indicadores (fraccin, porcentaje) Coeficientes operativos (ventas netas, gastos de venta, costos, sueldos, etc.) Anlisis del punto de equilibrio

LOS PRESUPUESTOS La variacin en unidades monetarias entre los resultados reales y los presupuestados son los ndices bsicos para que las acciones correctivas sean valoradas. Tambin son el perfil financiero de los procesos de planeacin. Una vez fijado el presupuesto financiero, se convierte en el objetivo deseado contra el cual se compararan los resultados, tanto reales como esperados. LAS AUDITORIAS Tambin son tiles como medio de control algunas de ellas son:

1) 2) 3) a. b. c.

La auditora financiera La auditora interna La auditoria administrativa Auditoria funcional Auditoria procesal Auditoria analtica (anlisis administrativo)