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FCI-10 v.04 1 de 2
Mapa de Riesgos
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PROCESO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
Definir las polticas y lineamientos necesarios para dirigir a la Universidad de Pamplona hacia el cumplimiento de los objetivos estratgicos.
CONSECUENCIAS
IMPACTO
CONTROLES EXISTENTES
POLITICAS DE ADMINISTRACIN
RESPONSABLE
CRONOGRAMA
INDICADOR
Reduccin del tiempo para su revisin. Retraso en la elaboracin del proyecto de presupuesto. Retraso en la revisin y anlisis de cumplimiento. Retraso en la consolidacin de la informacin para la elaboracin del informe de gestin.
25
ALTO
no existe
ALTO
Elaborar un Plan de trabajo para capacitar la elaboracin y entrega oportuna de los planes operativos.
anual
El nmero de planes operativos recibidos extemporneamente / Total de Planes Operativos recibidos *100
Demora en entrega de informacin por parte los procesos para generar los reportes
Disminucin en las transferencias de las bolsa concursable. Baja Calificacin por parte del MEN
25
ALTO
ALTO
Concientizar a los funcionarios de la entidad sobre el cumplimiento en la oportunidad para la entrega de los reportes. Solicitar a la alta Direccin mediante comunicacin oficial, lineamientos que comprometan los funcionarios en el cumplimiento de la
semestral. Inmediata
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entrega oportuna de reportes. Ejecucin de proyectos convenios o contratos sin inscribirlo en el banco de proyectos de planeacin. entrega incompleta de la documentacin de convenios por parte de los coordinadores No poder realizar control de los proyectos, convenio o contrato. La no generacin de Estadsiticas e informacin veraz para los entes internos y externos. Se esta definiendo un procedimiento con todas las dependencias involucradas con el fin de dar poseen conocimiento Solicitudes de informes de avance del convenio para su control y seguimiento. Socializar procedimiento de convenios a los coordinadores. Se inscribe el convenio, contrato o proyecto por parte de la Oficina de Gestin de proyectos una vez culminado todo el proceso de legalizacin del mismo. Nmero de convenios, contratos o proyectos inscritos en el banco = Nmero de convenios contratos y proyectos con rubro presupuestal.
25
ALTO
ALTO
Inmediata.
Elaboracin incompleta de los reportes solicitados por parte de los entes de control
25
ALTO
MEDIO
Socializacin, validacin e implementacin del proceso de convenio donde se establecen funcionarios responsables y tiempos de respuesta.
Inmediata.
No aplica
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PROCESO
La Direccin Administrativa y Financiera como instancia dependiente de la Rectora, es el rea encargada de definir polticas y establecer procedimientos para la gestin financiera y administrativa de la Universidad que faciliten el quehacer de los procesos misionales de la investigacin, la formacin y la extensin
CONSECUENCIAS
IMPACTO
PROBABILIDA D
CONTROLES EXISTENTES
POLITICAS DE ADMINISTRACIN
RESPONSABLE
CRONOGRAMA
INDICADOR
Desorden en los procesos acadmicos y Incumplimiento en financieros. las fechas estipuladas en el Quejas y calendario reclamos de los acadmico para la usuarios. liquidacin de matricula. Altera calendario acadmico cada semestre. Desorden No aplicar administrativo. descuentos autorizados a Quejas estudiantes. Reclamos por parte de los
Calendario Acadmico. Reglamento estudiantil. 25 3 75 Alto Reuniones previas a la elaboracin del Calendario acadmico con Vicerrectoria Acadmica y Soporte tecnolgico. Solicitud de apoyo a las facultades para recepcin de la documentacin soporte de los descuentos. 75 Alto -Cumplir el calendario acadmico. Definir fechas especficas para todos los procesos de liquidacin y evitar reprocesos. Total de matriculas liquidadas de forma extempornea / Total de Matriculas liquidadas
Semestralme nte
25
50 Alto
20 Medio
-Auditorias en el sistema para verificar la adecuada Direccin aplicacin de los Administrativa descuentos.
Semestralme nte
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estudiantes. Atencin a las solicitudes de correccin de la liquidacin por medio de correo electrnico. QRS-Modulo de quejas, reclamos y sugerencias. Desercin de estudiantes. No realizar proceso de financiacin Demora en el proceso de matriculas. Quejas Reclamos por parte de los estudiantes. Perdida de dinero 4 Gestin de reservas de viajes y hoteleras no tener disponibilidad en los cupos de tarifa econmica 25 2 50 Alto FDE.DA-08 Solicitud financiacin matricula financiera compromiso pago. de de y de Aplicar y cumplir el instructivo de Direccin financiacin de Administrativa matricula y compromiso de pago. Estudiantes que cancelaron a tiempo / Sobre estudiantes con financiacin. -Reportes verificacin estudiantes descuentos. -Verificar informacin estudiante en momento recepcin de documentacin soporte. de de con la del el de la
25
50 Alto
20 Medio
Semestralme nte
Recuperar un porcentaje o el tikete con otra persona que vaya a viajar Confirmacin de reservas de hospedajes mediante correo
Alto
Definir tiempos mnimos para la solicitud de las reservas tanto para tiquetes areos como la alojamiento con el fin de optimizar recursos.
Direccin Administrativa
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No haya disponibilidad en hoteles electrnico. Informar del estado actual de la reserva a la Universidad para adelantar las gestiones pertinentes. Solicitar el Rubro de reembolsos en el proyecto de presupuesto de la vigencia. 10 Bajo Direccin Definir cronograma Administrativa (fechas) para realizar los pagos de reembolsos, con el fin de optimizar el proceso. Pagar las cuentas oportunamente 20 Medio Verificar el tramite de la cuenta para garantizar el pago oportuno. Direccin Administrativa Permanente Anualmente
No hay disponibilidad para tramites de Quejas y reintegro reclamos por reembolsos de parte de los matriculas beneficiarios del reembolso. -Incumplimiento en la realizacin de Demoras o no un transporte despachos de asignado. combustibles para -Inmovilizacin los vehculos. de vehculos -No prestacin del servicio Inconvenientes por -Quejas y cobro de servicios Reclamos por de telefona mvil parte de los adicionales usuarios de las facturados sin ser lneas solicitados telefnicas.
10
20 Medio
Solicitar los CDP a medida que se agota el presupuesto asignado. IGP-13 Reembolsos Matriculas Financieras v02
10
20 Medio
-Agilizar el pago de la cuenta. -Recibos de despacho para prestacin del servicio -Contrato legalizado. -Facturacin Movistar.
10
20 Medio
20 Medio
Realizar la respectiva reclamacin a Movistar solicitando Direccin auditoras para Administrativa verificar el uso del servicio facturado.
Permanente
Cdigo
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Recomendar al usuario solicitar informacin a Movistar sobre las caractersticas de los equipos y planes adquiridos de forma previa a la compra. 20 Medio Realizar una resolucin por cada persona Direccin Administrativa N de viticos tramitados / Total de Viticos tramitados.
10
20 Medio
Permanente
LIDER DE PROCESO
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PROCESO
Gestionar, recepcionar y trmitar lo relacionado con la convocatoria a sesiones de los Consejos Superior y Acadmico, grados, notificaciones, elecciones de representantes, elecciones a los diferentes organismos y dems solicitudes competentes de la Secretaria General de la Universidad de Pamplona.
POLITICAS DE ADMINISTRACIN
CONSECUENCIAS
IMPACTO
PROBABILIDA D
CONTROLES EXISTENTES
RESPONSABLE
CRONOGRAMA
INDICADOR
Falta de capacitacin de los funcionarios sobre Sistema 1 los Integrado de Gestin Sistema de Control Interno.
Desconocimien to de los procedimientos y documentacin. No-aplicacin de los documentos. Informacin desactualizada de los SCI SIG Quejas, reclamos y sugerencias por parte del solicitante.
10
30 ALTO
30 ALTO
Solicitar acompaamientos a las Oficina de Aseguramiento de Secretario la Calidad y General Control Interno sobre los termas de SIG y SCI. Definir procedimiento de autenticacin de documentos y Secretario aplicar el mismo. General Registrar el recibido por parte del interesado.
Mensualmente.
10
10 Bajo
Se tramitan a medida que llegan teniendo en cuenta el trmino establecido para el tramite (3 das hbiles)
5 Bajo
Diciembre de 2010
Cdigo
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Pagina
Retraso en el cumplimiento de los objetivos de la Oficina. Demoras en la Recurso Humano ejecucin de 3 limitado. los procedimientos. Cargas laborales excesivas.
25
25 Medio
Distribucin de trabajo entre los funcionarios existentes. Realizacin de actividades propias de la dependencia en horario adicional.
25 Medio
Secretario General
Diciembre de 2010
Definicin de fechas para realizar la posesin por parte del personal. Retraso en las Tardanza en la novedades entrega de para talento Resoluciones y humano. notificacin docentes y Retraso en los posesin de y procesos administrativos. administrativos. Desplazamiento de personal a Villa del Rosario para facilitar la notificacin y posesin. 25 2 50 Alto Requerimientos las facultades para realizar la notificacin de los docentes. Se pasa la relacin de personas sin notificar a la Oficina de Talento Humano para lo pertinente. 50 Alto
Concientizar al personal administrativo y docente de las consecuencias que puede generar la demora de la notificacin del acto administrativo a travs de la Oficina de Talento Humano y Directores Programa.
Secretario General
Semestralmente
Cdigo
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Demora en la entrega de los ttulos a los aspirantes a grado. Demora en la remisin de los ttulos a los CREADS. Quejas reclamos y derechos de peticin. Perdida de material de diplomas y actas. Repeticin de procesos.
Demora, entrega incompleta y errores en los datos registrados en los listados de aspirantes a grado.
25
75 Alto
Fechas definidas para entrega de informacin a Secretara General en el calendario acadmico. Requieren la informacin a las Oficinas pertinentes sobre los aspirantes.
75 Alto
Secretario General
Permanentement e
LIDER DE PROCESO
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PROCESO
La Oficina de Admisiones, Registro y Control Acadmico de la Universidad de Pamplona tiene como funcin coordinar y legalizar la vinculacin de los estudiantes a la institucin en la modalidades de presencial, distancia, semipresencial y posgrados, as como de su administracin acadmica de acuerdo a la normatividad vigente, adems de actualizar, archivar, custodiar y certificar la informacin relacionada con los procesos acadmicos.
NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
CONTROLES EXISTENTES
RESPONSABLE
Director Oficina de Registro y Control Academico. ( solicitante). Direccion Administrativa (tomar medidas).
CRONOGRAMA
INDICADOR
Incumplimientro del calendario academico. Inconvenientes en la Duplicacion de verificacion de los tramites. pagos de inscripcin, Insatisfaccion del matriculas y cliente. Congestion derechos de grado. de los procesos. Acciones juridicas por parte de los estudiantes. Incumplimiento del calendario Incumplimiento del academico en calendario cuanto a matriculas academico, debido al academicas. envio extemporaneo Duplicacion de de informacion tramites. asociada a horarios Insatisfaccin del y a responsabilidad cliente. Congestion academica. de los procesos. Acciones juridicas
25
ALTO
Cumplimiento del calendario academico. Reportes y solicitudfes a las dependencias encargadas de la situacin financiera.
ALTO
Solicitar el establecimiento de una directriz a nivel institucional para normalizar el proceso de verificacin de pagos.
Despues de finalizar cada proceso de inscripcion, matriculas y grados segn calendario academico.
N de casos presentados sobre verificacin de pagos ( por procesos)/ total de estudiantes ( inscritos, matriculados y graduados).
25
ALTO
ALTO
Solicitar a la Vicerrectoria Academica la realizacin de procesos de planificacin academica con mayor anterioridad. Solicitar la actualizacion de los procedimientos que involucren procesos de matricula academica. Evaluacion y seguimiento al cumplimiento de los
Director de Oficina de Admisiones y Registro y Control Academico. ( solicitudes). Vicerrectoria Academica (ejecucin y evaluacin)
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por parte de los estudiante. Incumplimiento en algunos procesos y servicios de la oficina debido a la falta de soportes ( archivo) Demora en la prestacion del servicio. Dificultad en la consecusion de la informacin. Desgaste administrativo. Incumplimiento del calendario academico en cuanto a matyriculas academicas. Duplicacin de trramites. Insatisfaccion del cliente. Congestion de los procesos. Acciones juridicas por parte de los estudiantes. Desgaste administrativo. Se coordina con los involucrados la entrega de la informacin. Se reportan incumplimiento a Vicerrectoria Acadmica. procedimientos definidos.
25
ALTO
MEDIO
Solicitar asignacion de recursos humanos para acompaar el proceso de administracin de documentos de la oficina.
Director de Oficina de Inmediato. A l terminar el Admisiones y Registro y primer periodo academico Control Academico. de 2010. ( solicitudes).
Incumplimiento de procesos y servicios debido a la demora en los procesos academicos por el tiempo de respuesta de los requerimientos tecnicos del sistema ( academusoft)
10
MEDIO
BAJO
Solicitar minimizar el tiempo de respuesta para los requerimientos tecnicos del sistema (academusoft)
N/A
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PROCESO
Formar profesionales integrales para el sector agropecuario que contribuyan al a produccin y seguridad alimentaria del departamento, la regin, y el pas.
NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
25 3 ALTO
CONTROLES EXISTENTES
Orientacin vocacional a los estudiantes de primer semestre.
RESPONSABLE
Decano Facultad de ciencias agrarias, Director de departamento comit curricular.
CRONOGRAMA
INDICADOR
Desarticulacin de la Egresados con orientacin debilidades en el humanistica con el rea humana, tica. rea disciplinar. Altos costos en el valor de las matriculas de los programas de la facultad. Ubicacin geografica, afecta la demanda de las carreras de zootecnia, ingenieria agrmica, tecnologa forestal y agroindustrial Carencia de un hospital veterinario
ALTO
Abril de 2010
25
ALTO
ALTO
Permanente.
10
ALTO
Envian cartas a los alcaldes, carreras en los diferentes lugares. Divulgacin de los programas en ferias agropecuarias. Gestin de equipos que permitan ampliar
ALTO
Decano Facultad de ciencias agrarias, Director de departamento de Agronomia y decanos de Facultad. Decano Facultad de Ciencias Agrarias.
Presentar el proyecto al CSU. Reuniones realizadas/ Reuniones programadas. Presentar el proyecto al CSU. Reuniones
Disminuye la posibilidad de
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ALTO
ALTO
Cdigo
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realizadas/ Reuniones programadas.
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universitario, laboratorio de suelos, hidrulica y maquinaria. acreditar los programas acadmicos. el portafolio de servicios. para presentarlo al Consejo Superior. Trabajar conjuntamente con las facultades de ingenierias y bsicas para el proyecto de suelo de laboratorio. Proyecto de laboratorio de hidrulica y maquinaria con la facultad de ingenieras. Solcitud de asignacin de personal profesional con el perfil especifico para el manejo del laboratorio. Director de departamento de agrominia y decanos de facultad.
Carencia de personal con perfil especifico para el manejo del CISVE (Centro de Investigacin en Sanidad vegetal y biosuelos).
Subutilizacin de espacios, talento humano y recursos existentes. Poca articulacin con la parte acadmica
10
ALTO
ALTO
marzo 30 de 2010
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Mapa de Riesgos
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PROCESO
NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
Vinculacin de docentes ocasionales y catedrticos en la fecha de inicio del semestre y nicamente por las 16 semanas acadmicas (inicio oportuno de clases). Falta de desarrollo en la misionalidad institucional de docencia, investigacin extensin social y bienestar. No se asegura el seguimiento al cumplimiento de la polticas institucionales. Se
CONTROLES EXISTENTES
RESPONSABLE
Alta Direccin.
CRONOGRAMA
INDICADOR
25
ALTO
ALTO
Debe asumirse el riesgo en la vinculacin de la planta docente para que se generen estrategias de fortalecimiento de los programas. Convocar a concurso por mritos segn la nesecidad establecidad.
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han perdido plazas de docentes adscritos a la facultad que han sido reemplazados. Debilita la proyeccin y actualizacin de los procesos curriculares.
La difusin de los programas en la regin es nula. No se establecen estrategias de mercadeo que permitan el ingreso de nuevos estudiantes. Baja demanda de aspirantes a cada uno de los programas debido a la naturaleza de los mismos. Posible cierre de programas. Perdida de docentes de tiempo completo vinculados a los programas. Perdida de la inversin hecha en el registro calificado del programa del programa que se extiende por siete aos ms. Detrimento de la formacin integral de la universidad.
25
ALTO
Promocin de la facultad con la visita de algunos colegios de la regin de parte del director de departamento de filosofia y de artes, durante el segundo semestre de 2009. Realizacin de las ferias educativas en pamplona y ccuta para dar a conocer los servicios de la universidad. promocin y divulgacin de la facultad en la primera muestra regional de proyectos productivos realizadea en Bochalema en octubre del 2009,
ALTO
Apoyar las estrategias que permitan divulgar la estructura del programa. Promover el plan de becas institucionales, en cuanto que nuestros programas no son de acceso masivo. Permitir el desarrollo de convenios interinstitucionales. Facilitar el desplazamiento del personal que promueva los programa. Flexibilidad en el nmero de estudiantes matriculados.
Alta Direccin
Permanente
Vinculacin de docentes de planta. 25 3 ALTO No existe ALTO Polticas de ayuda en la formacin de docentes a nivel de Maestra y Doctorado
Alta Direccin. Decanatura. Permanente Direccin de Departamento Nmero de docentes de planta laborando y en comisin.
Detrimento del patrimonio inmaterial intelectual de la institucin. Falta de pertenencia frente a los procesos
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institucionales. Lentitud en los procesos acadmi cos y administrativos Los contenidos que se manejan son desactualizados. No hay generacin de nuevos conocimientos No hay consolidacin en grupos de investigacin Incumplimiento de los procesos misionales de la universidad
25
ALTO
ALTO
Mayores estmulos al investigador. Mejorar las polticas de financiacin para la investigacin en las humanidades
Direccin de investigacin
Permanente
Alta Gerencia. Carencia en la coleccin Bibliogrfica Precaria investigacin formativa. Se solicit un listado de material bibliogrfico Textos propios de los docentes Recursos Bibliogrficos ALTO Ampliacin del plan de adquisicin de libros. Decanatura Direccin de Departamento Permanente Nmero de textos (Programa) por estudiante
25
ALTO
Carencia en la infraestructura
Dificultad para adelantar adecuadamente los procesos de formacin. Imposibilidad para atender adecuadamente a los estudiantes en los cursos
25
ALTO
ALTO
Anlisis semestral
Mts2 x Estudiante
Cdigo
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respectivos Dificultad para adelantar adecuadamente los procesos de formacin. Atraso generacional en la implementacin de las TICS Desarticulacin con los desarrollos sociales del medio. Incumplimiento de los procesos misionales de la universidad. Reduccin de oportunidades en la venta de servicios
25
ALTO
MEDIO
Estudio real de las necesidades de uso de los medios por cada asignatura en cada programa
Infraestructura y logstica
Anlisis semestral
25
ALTO
ALTO
Mayores estmulos a los programas de proyeccin social. Mejorar las polticas de financiacin para los programas de proyeccin social
Direccin de interaccin
Permanente
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PROCESO
Impulsar el desarrollo socio-economico en su zona de influencia, mediante el posicionamiento de sus programas de administracin, contadura y economa en el contexto regional, nacional e internacional.
NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
Falta de continuidad de los procesos que se desarrollan en la facultad. Nose puede obtener acreditacion de alta calidad. Nose presenta investigacin. No se puede obtener acreditacin de calidad. Disminuye el impacto en el entorno socioecmico. No se logra escalafonar el grupo de
CONTROLES EXISTENTES
RESPONSABLE
CRONOGRAMA
INDICADOR
25
ALTO
ALTO
Adelantar programas de Decano de la Facultad capacitacion academica y de Ciencias en docencia a los Economicas y docentes ocacionales. Empresariales. Garantizar la estabilidad Directores de programa. Eventos programados por laboral de los ocacionales la facultad y la universidad que se encuentran periodicamente. actualmente vinculados Semestralmente. siempre y cuando la evaluacin sea favorable. Convocar concurdso para suplir cargos de dsocentes de planta. Articular los proyectos de Decano de la Facultad investigacin con las de Ciencias actividades academicas. Economicas y Solicitar la reglamentacin Empresariales. para realizar las Directores de programa. descargas para desarrollar Director Grupo de la investigacin de los Investigacin. docentes ocacionales.
Ausencia de Investigacin.
25
ALTO
Existe el grupo de investigacin GICEE y se han creado 4 lineas de investigacin con sus respectivos proyectos. Reuniones del CIFA periodicamente.
ALTO
Cdigo
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investigacin. Dispersin de la informacin. Dificultad para realizar control de asistencia. Ausentismo de estudiantes y docentes. Baja calidad en la prestacin del servicio. Inconformismo de los estudiantes y tutores. Represamiento en las comunicaciones. Desgaste administrativo. Falta de compromiso por parte de los directores de los CREAD
10
ALTO
Ninguno
ALTO
Abril 15 de 2009
25
ALTO
Se asigno un coordinador para los programas de distancia. Se inicio comunicacin directa desde la decanatura hacia los directores de los CREAD. Reduccin de unidades operativas. Unificacin del pensum y actualizacin de modulos.
ALTO
Se emiten directrices desde la facultad para adoptar la modalidad de distancia en su verdadero sentido. Se seleccionan los tutores atravez del Decano de la Facultad banco de elegibilidad de Ciencias existente. Se realiza Economicas y acompaamiento por parte Empresariales. de los docentes. Se Directores de programa. realizara ajuste a la reglamentacin existente. Creacion del banco de preguntas para la evaluacin del estudiante.
Cdigo
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PROCESO
Fortalecer los procesos misionales de la Facultad de Educacin materializados en la Docencia, Investigacin y la Proyeccin Social procurando el desarrollo y bienestar de la Comunidad Educativa adscrita a esta unidad Acadmica Administrativa.
NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
Debil desarrollo de la investigacion en la facultad. Debilitamiento de los grupos y lineas de investigacion.
CONTROLES EXISTENTES
Se ah comunicado la necesidad y la importancia de fortalecer la investigacion. Descarga de 4 horas a los docentes ocasionales para dedicacion a la investigacion. Solicitar autorizacion para designar descargas en la responsabilidades academicas. Descarga de 4 horas a los docentes ocasioanles para dedicacion a la investigacion. A travs del plan operativo formulado para la vigencia de
RESPONSABLE
Comit de investigacion de la facultad
CRONOGRAMA
INDICADOR
25
ALTO
ALTO
Grupos de investigacion Primer periodo academico creados. Nde 2010. Periodicamente. proyectos inscritos en convocatorias.
Poca descarga en la responsabilidad Academica para dedicarla a la investigacion, proyeccion social y funciones academico administrativas. Bajo numero de docentes de planta para apoyar los
Concentracion de la docencia a la labor academica descuidando la investigacion y la interaccion. Baja em produccion academica de la facultad. Debilitamiento de los procesos misionales de los
25
ALTO
ALTO
Desde el concejo de la facultad avalar la inclusion y asignacion de la participacion de los docentes por concepto de investigacion, extension y funciones academico administrativas. Solicitar convocatoria de docentes de planta con el fin de realizar el relevo
Concejo de la facultad
25
ALTO
ALTO
Abril 30 de 2010
N de docentes vinculados.
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Mapa de Riesgos
Pagina
programas de pregrado y posgrado de la facultad. programas. Interfiere con las condiciones basicas de calidad de los programas. 2010 se enuncio un plan de renovacion docente. Continuidad de los docentes ocacionales teniendo en cuenta su trayectoria academica en la facultad, asi como sus desarrollos academicos en el interior de los programas. generacional.
Carencia de recursos bibliogrficos y didctico actualizados tanto para programas de pregrado como de posgrado.
25
ALTO
ALTO
Solicitar la lista de libros que se requieren para apoyar los diferentes programas de pregrado y posgrado de la facultad. Solicitar inscripcion a las revistas especializadas. Solicitar actualizacion de la base de datos.
Cdigo
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PROCESO
La generacin y divulgacin de conocimientos cientficos y desarrollo tecnolgico en sus diferentes campos de accin para contribuir al desarrollo regional y nacional.
NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
CONTROLES EXISTENTES
Oferta de cursos internos. Invitacin de docentes externos. Ningun costo para los docentes en la participacin de eventos. Organizados por la Facultad. Publicacin de la pagina web de los programas acadmicos. Realizar difusin en eventos institucionales como "Buscando carrera" y eventos de la facultad y de los programas. Los Docentes realizan jornadas de difusin
RESPONSABLE
Decano de la Facultad
CRONOGRAMA
INDICADOR
25
ALTO
ALTO
Solicitar presupuesto para adelantar capacitacin docente. Continuar con apoyo de capacitaciones internas fomentadas por la facultad de ingenierias. Solicitar publicacin de programas acdmicos a travs de los diferentes medios de comunicacin. Explotar al mximo los Consejo de Facultad medios de comunicacin Decano de la Facultad Direcciones de existentes en la UP para realiozar publicidad de los Departamento programas acdmicos. Docentes de la Facultad Continuar con la labor adelantada por los pasantes de comunicacin social al interior de la
26/03/2010
25
ALTO
ALTO
26/03/2010 Permanentemente
N de estudiantes inscritos en el segundo perodo acadmico 2010/N de estudiantes inscritos en el segundo periodo academico 2009
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Pagina
de los programas acadmicos con recursos propios. Disminucin de matriculas . N de apertura de programas. Aumento de desercin universitaria. Estancamiento en los proceso de matricula. Tutelas en contra de la universidad. Desgaste acadmico y administrativo; aumento de cargas laborales. Incumplimiento de las actividades de practicas. Insatisfaccin de los estudiantes. Baja calidad de los egresados. facultad. Mostrar los altos puntajes de ECAES a travs de la pagina web. Estudio socioeconomico de los programas d ela facultad. Programa de Ingenieria Industrial (Profesor Saury Tomas y Belisario Pea) Reduccin de costos en las matriculas basados en estudios socio-economicos. N de casos de inconvenientes presentados en el segundo perodo de 2010/N de casos de inconvenientes presentados en el primer perodo acadmico 2010.
25
ALTO
No existen controles
ALTO
25
ALTO
acceso a los Directores de Departamento para que manejen solluciones a incovenientes de matriculas. Se adquieren algunos insumos entre los docentes y estudiantes para desarrollar las practicas. Informes de la facultad sobre registro calificado. Informes del programa de pregrado y postgrado. Atencin a los estudiantes de pregrado y de posgrado. Atencin de los docentes de posgrado y de pregrado.
ALTO
Capacitar a todo el personal que tenga que ver con la matricula. Que el pagador tenga acceso a la plataforma del banco para verificar la confirmacin del pago. Vincular los laboratorios de la Facultad a la Coordinacin de laboratorios de la facultad para centralizar la solicitud de insumos par el desarrollo de las practicas. Solicitud de asignacin de personal administrativo a la Facultad de ingenierias y Arquitectura. Solicitud de asignacin de auxiliares a los laboratorios que apoyan la realizacin de las practicas de los programas acdmicos de la facultad OPS.
10
MEDIO
MEDIO
08/04/2010
Poca disponibilidad de talento humano para el desarrollo normal de las actividades de la Facultad.
Sobre carga laboral del personal administrativo de la Fcaultad. La sub utilizacin d elos laboratorios.
25
ALTO
ALTO
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Mapa de Riesgos
Pagina
Cdigo
FCI-10 v.04 1 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina
PROCESO
Ofrecer programas ene l rea de la salud de alto nivel de calidad que garanticen la formacin integral del futuro profesional, el desarrollo de su capacidad critica reflexiva y analtica, y su competencia investigativa e innovadora en materia de salud. (1-4). Contribuir a consolidar la actividad cientfica en la institucin y el oriente colombiano mediante la conformacin de grupos interdisciplinarios que lideren el surgimiento de la cultura investigativa en la universidad y la regin. (5-8)
NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
Rotacin continua de personal docente. Dificultad en el seguimeinto de los procesos. Contratacin de profesionales sin especializcain. Renuncias del personal docente. No aceptacin a la vinculacin, en mayor proporcin de mdicos. Alta rotacin del personal, Dificultad en el seguimeinto de los procesos acadmicos , investigativos y de
CONTROLES EXISTENTES
RESPONSABLE
Decano
CRONOGRAMA
INDICADOR
Dificultad para ubicar profesional en salud dedicado a la docencia. Salarios de los docentes muy bajos con relacin a los salarios de los profesionales en salud. Tipo de contrato no permite continuidad del docente.
25
ALTO
Se realizan convocatorias nacionales a todas las asociaciones y universidades. Los profesionales con especializaciones clinicas tiene salarios de magister.
ALTO
Semestralmente
25
ALTO
MEDIO
propuesta de contraprestacin que no sea de tipo econmico Solicitar a la Vicerrectoria acadmica la viabilidad de contratacin continua del personal docente de la facultad de salud.
Abril 30 de 2010
10
ALTO
No existe ninguno.
ALTO
Decano
Junio 30 de 2010
Presentacin de la propuesta.
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FCI-10 v.04 2 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina
proyeccin. Personal docente de planta reducido con relacin de nmero de estudiantes (4000 estudiantes/42 docentes de planta entre tiempo completo y 1/2 tiempo). El tiempo de dedicacin a la investigacin en la responsabilidad acadmica no es muy representativo. Dificultad en la continuidad de los procesos acadmicos, investigativos y de proyeccin. Baja valoracin para el registro calificado.
25
ALTO
ALTO
Decano
30/05/2010
25
ALTO
Se otorga asignacin directa en la responsabilidad de acuerdo a la presentacin del proyecto de investigacin presentado al CIUP.
MEDIO
Socializar la posibilad de asignacion de tiempo para procesos de investigacion. Concientizar la cultura de la investigacion. Solicitud y ralizacion de formacion en presentacion de propuestas a convocatorias. Comunicacin directa con la Direccion de Investigacion. solicitud de acceso a paginas de consultas academicas, investigativas y pagians de comunicacin y redes sociales. Solicitud de requerimientos bilbiograficos por departamentos a biblioteca. Presentacion de proyecto de adecuacion de espacio fisico asignado (Clinica)
Decano
Permanente
N de proyectos presentados
25
ALTO
no existen controles
ALTO
Decano
Junio 30 de 2010
N de docentes capacitados
25
ALTO
ALTO
Decano
Mayo 30 de 2010
10
ALTO
ALTO
Decano
Junio 30 de 2010
Cdigo
FCI-10 v.04 3 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina
cursos. hasta las 10 de la noche. un porcentaje muy alto. para el desarrlllo de los recursos. Solicitud de espacios fisicos adicionales.
Cdigo
FCI-10 v.04 1 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina
PROCESO
GESTION DE LA INVESTIGACION
Dinamizar el sistema de investigacin de la Universidad de Pamplona con la finalidad de consolidar el inters cientfico y tecnolgico entre la comunidad acadmica.
NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
No se pueden ejecutar proyectos de investigacin desgaste de recursos administrativos, tiempo. No permite dar cumplimiento a los objetivos instuitucionales Ausencia de reconocimiento para la institucion. Desgaste administrativo. Mayor carga laboral. Reprocesos. Desconocimiento del 25 2 ALTO
CONTROLES EXISTENTES
RESPONSABLE
Lder del proceso
CRONOGRAMA
INDICADOR
MEDIO
Anual
25
ALTO
Informe de avance realizado por los investigadores de forma semestral. Revisin del proyecto finalizado por parte de los evaluadores Copias de seguridad de la informacin digital de forma semestral. Solicitudes realizadas a la oficina
ALTO
Se realizara revisin en cuanto al cumplimiento del diligenciamiento del formato FPI-18 informe final del proyecto. Cumplir con lo establecido en el acuerdo 070 Articulo 40 inciso b. Continuar con la realizacin de las copias de seguridad de la informacin. Continuar con la realizacin de solicitudes
Semestralmente
Los proyectos no generan los productos esperados. Prdida de la informacin Carencia de recursos y
BAJO
BAJO
CIU
Permanente
4 5
25
MEDIO
BAJO
Lder del proceso grupo de mejoramiento Lder del proceso. Auxiliar encargado de la
Permanente
N/A
25
ALTO
ALTO
Peridicamente
N de recursos asignados/Recursos
Cdigo
FCI-10 v.04 2 de 2
solicitados.
Mapa de Riesgos
Pagina
capacitacin proceso.Sobrecarg a laboral. de Talento Humano. de recursos y capacitacin a las instancias pertinenentes. Unidad de laboratorio.
Cdigo
FCI-10 v.04 1 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina
PROCESO
Recolectar, analizar y utilizar la informacin proveniente de los egresados, para establecer vnculos de participacin y apoyo entre egresados Universidad de Pamplona y empleadores.
NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
No se tendr participacin directa del egresado en los eventos o actividades que se programen a nivel institucional. No se tiene bases de los datos de los empleadores. No se podr enviar al egresado datos de contacto.
CONTROLES EXISTENTES
RESPONSABLE
Director oficina de Apoyo y Seguimiento al Egresado. Profesional Universitario.
CRONOGRAMA
INDICADOR
10
ALTO
Encuesta de actualizacin de datos. Sistema de informacin Publicacin de las ofertas laborales en la pagina web de la oficina de Seguimiento y Apoyo del Egresado. Envo de correos electrnicos a los egresados No existen
MEDIO
10
ALTO
ALTO
Marzo 8 de 2010
3 4
25
ALTO
ALTO
Solicitar recurso humano necesario para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Realizar copias de seguridad de la
Director de la Oficina de Apoyo y Seguimiento al Egresado. Profesional universitario. Director de la Oficina de Apoyo y Seguimiento al
Junio 30 de 2010
25
ALTO
No existe
ALTO
Abril 30 de 2010
Cdigo
FCI-10 v.04 2 de 2
copias planeadas.
Mapa de Riesgos
Pagina
institucional egresados. Incumplimiento de los objetivos trazados informacin de forma peridica Egresado. Profesional universitario.
Cdigo
FCI-10 v.04 1 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina
GESTION DE LA INTERACCION SOCIAL - Sede Social Villa Marina NIVEL DEL RIESGO PROBABILI (Probabilid DAD ad X Impacto)
PROCESO N
Permitir a los clientes un encuentro con la naturaleza para fortalecer el desarrollo Integral humano.
DESCRIPCION DEL CONSECUE RIESGO NCIAS Sanciones a la entidad y funcionarios por malos manejos de dineros pblicos Prdida de credibilidad e imagen Prdida de clientes Prdida de la integridad fsica de las personas Sanciones a la entidad Deterioro de la Integridad de los
IMPACT O
CONTROLES EXISTENTES
POLITICAS DE ADMINISTRACIN
RESPONSABLE
CRONOGRA MA
INDICADOR
25
25 Bajo
Bajo
Direccin Administrativa Director Sede Social Villa Marina Direccin Administrativa Director Sede Social Villa Marina Direccin Administrativa Direccin de la Sede Social Villa Marina Direccin Administrativa Direccin de la
15 de Marzo de 2010
Deficiente prestacin del servicio por falta de agilidad en el proceso de adquisicin Ocurrencia de accidentes que afecten al integridad fsicas de las personas involucradas en el proceso Incumplimiento de requisitos legales de la piscina
25
25 Bajo
FAD-02 Requerimiento de bienes y servicios Normas de bioseguridad (Reglamentacin en los procedimientos, Guas de talento humano) Adecuacin segn la normatividad No prestacin del
Alto
15 de Marzo de 2010
No aplica
25
50 Alto
Alto
17 de agosto de 2010
Nmero de accidentes / Nmero de accidentes cubiertos por una pliza Satisfaccin del cliente
25
25 Bajo
Medio
20 de abril de 2010
Cdigo
FCI-10 v.04 2 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina
participantes en el proceso Sanciones Deficiencias Falta de recursos en la humanos para llevar prestacin del a cabo las funciones servicio servicio Sistemas de Gestin de Calidad (Se har esta documentacin) Medio Nombramiento de personal Contratacin Sede
25
25
15 de Marzo
LIDER DE PROCESO
Cdigo
FCI-10 v.04 1 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina
PROCESO
GESTIN DE PROYECTOS
Gestionar propuestas para los proyectos tecnolgicos de la Direccin de interaccin Social y Desarrollo Tecnolgico.
NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
CONTROLES EXISTENTES
RESPONSABLE
Lider de Proceso de gestin de proyectos.
CRONOGRAMA
INDICADOR
Cumplimiento en tiempos de respuesta=Total convenios o contratos elaborados y legalizados en tiempo estimado/total convenios y/o contratos solicitados *100 Propuestas con Falencias= (Nmero de propuestas con falencias/Total de propuestas enviadas)*100. Porcentaje de propuestas rechazadas= Nmero de propuestas rechazadas por falta de
25
ALTO
No existen controles
ALTO
08/03/2010
25
MEDIO
25
MEDIO
Elaboracin de propuesta teniendo como guia el GCP-01 Modelo de propuesta . Revisin tcnica, financiera y legal de cada propuesta. Realiza el control en el Centro de Seguimiento de Propuestas SCP. Contacto permanente con el cliente y
MEDIO
31/03/2010
BAJO
Permanente
Cdigo
FCI-10 v.04 2 de 2
seguimiento/Nmero propuestas presentadas * 100.
Mapa de Riesgos
Pagina
registro del mismo en el SCP. Perdida de informacin del proceso (Repositorio de las propuestas, aplicativo CSP, documentacin del proceso).
25
MEDIO
BAJO
Permanentemente
No Aplica
Cdigo
FCI-10 v.04 1 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina
PROCESO
Elaboracin y legalizacin de convenios interinstitucionales y de extensin social, que sean suscritos entre la Universidad de Pamplona y las diferentes entidades del sector pblico y privado que deseen establecer este tipo de alianzas con la finalidad de obtener beneficios recprocos.
NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
perdida de informacin de prioridad para la institucin necesaria para el cumplimiento de sus objetivos.
CONTROLES EXISTENTES
RESPONSABLE
personal autorizado de la oficina de relaciones Interrinstitucionales.
CRONOGRAMA
INDICADOR
10
BAJO
FIS.RI-03 "solicitud de Prestamo de Convenios" Mediante el FAD-02 "Requerimientos de Bienes y servicios", mensualmente se hace pedidos de material de oficina y equipos tecnologicos en caso de requerirse por dao o deterioro del uso normal de los equipos. El archivo existente est en sitios alejados de estos fenomenos, en caso
BAJO
Permanente
25
ALTO
ALTO
la institucin grantice el oportuno suminsitro de los recursos necesarios. Mantener un inventario en la dependencia de papeleria.
Fenomenos Naturales
25
MEDIO
BAJO
Mantener el archivo fisico en lugares y gavetas altas. Realizar copias digitales de los convenios.
Cdigo
FCI-10 v.04 2 de 2
vigentes.
Mapa de Riesgos
Pagina
de suceder los archivos son salvados. Cumplimiento de la actividad 4,5 del PIS.RI-01 "Elaboracin y legalizacin de convenios interistitucionales y de Extencin social. FIS.RI.02 Seguimiento, revisin y legalizacin de convenios.
Perdida de credibilidad institucional. Inconformidad de los usuarios. Perdida de alianzas con las instituciones interesadas.
10
ALTO
ALTO
Mantener contacto directo con el proceso de asesoria juridica con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el procedimiento.
Auxiliar Administrativo Convenios. Coordinador de relaciones interinstitucionales. Asesoria Juridica. Alta Direccin.
Permanente
Cdigo
FCI-10 v.04 1 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina
PROCESO
Adquirir los bienes, insumos, materiales y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades propias en los diferentes procesos de nuestra Universidad.
NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
No se puede dar inicio al proceso de compras. Retraso en el proceso de compras. Demora en el proceso de adquisicin de bienes y servicios. Exposicin de los bienes de la entidad a hurto, o a cualquier accin a causa de un fenmeno natural. Generacin de retrasos e incumplimiento en los procesos misionales y de apoyo de la
CONTROLES EXISTENTES
Diligenciamiento y verificacin del cumplimiento total de los requisitos de inscripcin de proveedores. Exigencia al proveedor de realizar un proceso de inscripcin completo. Aseguramiento de los bienes muebles e inmuebles existentes, ante una entidad aseguradora contratada por la Universidad. Exigencia del cumplimiento del plazo de entrega de los bienes y prestacin del servicio a los
RESPONSABLE
Lder de proceso
CRONOGRAMA
INDICADOR
Incumplimiento de los documentos por parte del proveedor para el proceso de inscripcin de proveedores.
25
ALTO
ALTO
RDPROV= (Nmero de proveedores sin documentacin completa/ Nmero total de proveedores inscritos )*100.
25
ALTO
ALTO
Aseguramiento de los bienes muebles e inmuebles de la institucin. Revisin y exigencia constante de los plazos de entrega y de los deberes por parte de los proveedores.
Auxiliar de Almacn.
Permanente Cada vez que se adquieran bienes devolutivos se deben asegurar de inmediato.
REASEG= (Nmero de equipos no asegurados /Nmero total de equipos)*100. ROINC= (Nmero de contratos con incumplimiento/Nme ro total de contratos)*100.
25
ALTO
ALTO
Tcnico de contratacin
Cdigo
FCI-10 v.04 2 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina
institucin. Alteracin en la programacin de actividades acadmicas, de investigacin y administrativas. proveedores. Aplicacin de multas y mecanismos de solucin de controversias contractuales, existentes y reglamentadas en el actual estatuto de contratacin. Estudio, anlisis y aprobacin de una propuesta para la elaboracin del inventario. Una vez elaborado el inventario, oficializar e institucionalizar en la entidad la oficina de inventarios.
Inexistencia de control y conocimiento del estado de los bienes. Imposibilidad de emitir informes y datos estadsticos. Dificultad para la realizacin de auditorias de activos fijos.
25
ALTO
Presentacin de una propuesta para la elaboracin del inventario de bienes devolutivos con su respectiva codificacin.
ALTO
Adquisicin de bienes y servicios con precios fuera del umbral de acuerdo a los precios indicativos establecidos en el SICE, siempre y cuando el cdigo CUBS se encuentre hasta el quinto nivel.
Generacin de altos costos para la institucin. Generacin de alarmas al momento de realizar el reporte al SICE.
25
ALTO
Consultar antes de legalizar la compra los precios de todos los bienes y servicios a adquirir en el SICE, siempre y cuando el cdigo CUBS se encuentre hasta el quinto nivel. Generar el reporte de precio indicativo que determina el SICE, siempre y cuando el cdigo CUBS se encuentre hasta el quinto nivel. Delegacin del proceso de
ALTO
Tcnico de contratacin
Permanente
Incumplimiento en el tramite de
Mercanca declarada en
10
MEDIO
MEDIO
Lder de Proceso
Cdigo
FCI-10 v.04 3 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina
nacionalizacin y legalizacin de bienes adquiridos en el exterior por parte de la sociedad de intermediacin aduanera. abandono por parte de la DIAN. Retraso de las actividades acadmicas y de investigacin. nacionalizacin a una sociedad de intermediacin aduanera. Supervisin constante en coordinacin con la sociedad de intermediacin aduanera de vance del proceso de Nacionalizacin. Verificacin del FAD02 "requerimiento de Bienes y servicios" item por item. Comunicacin inmediata con el cliente en caso no clarificar las especificaciones de compra. Devolucin del FAD-02 "Requerimiento de Bienes y servicios "si las especificaciones no son claras. momento de autorizar la compra mediante la modalidad de importacin. la modalidad de importacin. RICUMP= (Nmero de incumplimientosnacionalizcin/Nmero total de importaciones )*100.
Asignacin del monto. Disponibilidad presupuestal equivocada. Retraso de las actividades acadmicas y de investigacin. Insatisfaccin por parte del solicitante.
10
MEDIO
MEDIO
Exigencia al personal autorizado de realizar requerimientos de que las necesidades d bienes y servicios sean lo mas claras posibles.
Auxiliar Administrativo
Permanente
Cdigo
FCI-10 v.04 1 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina
PROCESO
ASESORIA JURIDICA
Prestar servicios de Asesora Jurdica en la elaboracin de contratos, convenios, atencin e interposicin de demandas y tutelas y dems procesos legales que la Universidad de Pamplona requiera.
NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
Responsabilidades disciplinarias y judiciales con relacin a la extemporaneidad en la respuesta al derecho de peticin Responsabilidades disciplinarias administrativas, fiscales y judiciales por fallos condenatorios. Detrimento patrimonial, sanciones, procesos disciplinarios Demora en reunir el Comit de conciliacin y en otorgar poder al
CONTROLES EXISTENTES
RESPONSABLE
Asesora Jurdica. Aseguramiento de la Calidad.
CRONOGRAMA
INDICADOR
25
MEDIO
BAJO
30/10/2009
Nmero de Derechos de Peticin contestados/ Nmero de derechos peticin recibidos. Nmero de tutelas y demandas contestadas/ Nmero de demandas y tutelas recibidos. Nmero de Proceso Revisados/Nmero de procesos existentes. Reglamentacin existente.
25
ALTO
FAJ-01 Recepcin de Documentos. FAJ-06 Entrega de Documentos. FAJ-08 Solicitud de Documentos Soportes. Contratacin de Asesor Jurdico externo. FAJ-01 Recepcin de Documentos. FAJ-06 Entrega de Documentos.
ALTO
30/10/2009
25
ALTO
MEDIO
Continuar con la contratacin de los asesores. Reglamentar el funcionamiento del Comit de Conciliacin.
Alta Direccin
30/12/2009
25
ALTO
MEDIO
Comit de conciliacin.
15/12/2009
Cdigo
FCI-10 v.04 2 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina
asesor externo Reprocesos en la realizacin de los contratos. Prdida de oportunidad para cumplir con lo solicitado. Tratamiento indebido de las acciones por falta de los conceptos. Demoras, desgaste institucional, estress, incumplimiento de trminos. Reunin del Comit Incluir la lista de chequeo dentro del procedimiento de contratacin. Establecer tiempos de respuesta en el procedimiento de contratacin. Dar respuesta en orden cronolgico.
10
MEDIO
Lista de chequeo
BAJO
30/10/2009
Aprobacin , implentacin y socializacin del procedimiento de contratacin. Requerimientos contestados / Requerimientos solicitados X100Nmero del personal aprobado/ Nmero del personal requerido.
BAJO
BAJO
Asesora Jurdica
Inmediata.
25
ALTO
ALTO
Asesora Jurdica
Inmediata.
Cdigo
FCI-10 v.04 1 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina
PROCESO
Ejecutar programas, proyectos y actividades que contribuyan a la formacin integral de la comunidad universitaria de la institucin a travs de la prestacin de los servicios da salud fsica, mejoramiento de la calidad de vida y fomento de las expresiones artsticas y deportivas.
IMPACTO
PROBABILIDA D
CONTROLES EXISTENTES
POLITICAS DE ADMINISTRACIN
RESPONSABLE
CRONOGRAM A
INDICADOR
25
25
Reuniones de planeacin. Divulgacin de la informacin. Equipo de trabajo armnico Reuniones de grupos de Mejoramiento. Recomendaciones de Informes de auditora. Diseo de estrategias de Evaluacin. Sistemas de informacin y evaluacin.
BAJO
Desarrollar sistemas de informacin de estudios previos. Construccin de indicadores de seguimiento de la comunidad universitaria Solicitud de mayor formacin del personal. Seguimiento a la Solciitud de diseo de sotfware de Mecanimso de Rendicin de cuentas eficientes y efectivo.
25
25
BAJO
Mensualment e.
Cdigo
FCI-10 v.04 2 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina
Diseo de indicadores Falta recurso humano para 3 cumplir con la prestacin de los servicios. Insatisfaccin a la prestacin del servicio. Solicitud de Personal. Solicitud de personal en el Plan Operativo a inclusin en el Presupuesto. Solicitud y seguimiento de la asignacin de presupuesto mediante Acto Administrativo para que los retornos del seguro estudiantil se utilicen en bienestar Universitario. Realizar campaas de recoleccin de insumos. Solicitar a talento humano que se incluya en el Plan de Capacitaciones. Lder del Proceso. Nmero de consultas atendida/Nmero total de las consultas solicitadas.
10
30
ALTO
24/09/2009
25
75
ALTO
24/09/2009
10
BAJO
Noviembre
LIDER DE PROCESO
Cdigo
FCI-10 v.04 1 de 3
Mapa de Riesgos
Pagina
PROCESO
GESTIN DE LABORATORIOS
Planificar y controlar la prestacin del servicio de laboratorio que contribuya a la formacin acadmica y cientfica de nuestros estudiantes.
NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
Atraso en las actividades acadmicas. Perturbacin en el manejo de ambientes controlados y especificos de lagunas unidades de laboratorios Incumplimiento de los procedimientos establecidos en el proceso. Mala prestacin del servicio. Mala planificacin de las necesidades para cada una de los reas de laboratorio. No aplicacin de las guas
CONTROLES EXISTENTES
RESPONSABLE
Coordinacin de Laboratorios
CRONOGRAMA
INDICADOR
25
ALTO
ALTO
25
ALTO
Comunicaciones internas a Decanos, directores de programa sobre el Acuerdo 082 de 2006. FLA-23 Gas unificadas de Laboratorio. GLA-01 Gua Unificada de laboratorios.
ALTO
Solicitar a la alta Direccin envi de comunicaciones internas orientadas a dar cumplimiento al Acuerdo N 082 de 2006. Solciitud de aplicacin de los controles establecidos por la coordinacin de laboratorios.
Coordinacin de Laboratorios
Diciembre de 2009
Cdigo
FCI-10 v.04 2 de 3
Mapa de Riesgos
Pagina
establecidas. Solicitar a la Alta direccin pertinencia en la asignacin de horarios. Solicitar a la instancia Coordinacin de pertinente de elaboracin de horarios el envio de un Laboratorios informe preliminar para verificar la correcta asignacin de los espacios fsicos.
25
ALTO
ALTO
Diciembre de 2009
No asignacin oportuna de los recursos necesarios por parte d ela administracin a laboratorios para la correcta prestacin del servicio.
No cumplimiento de procedimientos establecidos en el proceso. Mala prestacin del servicio. Inconformidad por parte del cliente. Accidentes enm las prcticas de laboratorio por falta de elementos de proteccin personal
25
ALTO
Desconocimiento de las normas de bioseguridad existentes en cada una de las reas de laboratorios.
25
MEDIO
FLA-08 Seguimiento y evaluacin del servicio de laboratorio. FAD-02 Requerimientos de Bienes y servicios. FGH-06 solciitud de vinculacin del personal. FGI-02 solciitud de servicios de mantenimiento. Todos los laboratorios miden los indicadores establecidos. FDE-01 Plan operativo. formatos asignacin de presupuesto. MLA-01 Manual de bioseguridad de Laboratorios. Actas de induccin a las normas de Bioseguridad. Sealizacin en los
MEDIO
continuar con la aplicacin de los controles establecidos. Revisin por parte del grupo de mejoramiento sobre la aplicacin de los controles.
Permanentemente
BAJO
Lider del proceso. Primer perodo acadmico # de inducciones Auxiliar encargado de la de 2010. realizadas / # de Unidad de laboratorio. Diciembre de 2009. grupos de laboratorio.
Cdigo
FCI-10 v.04 3 de 3
Mapa de Riesgos
Pagina
laboratorios acorde a los estandares. Plan de manejo de residuos. FGI - 02 solciitud de servicio de mantenimiento. FAD-02 Requerimiento de Bienes y Servicios.
Deterioro de la infraestructura fsica tecnolgica por carencia de plan de mantenimiento. No inclusin del personal docente y administrativo en el sistema de deudas del laboratorio
10
ALTO
MEDIO
aplicacin de los controles establecidos. Capacitacin al personal sobre mantenimiento preventivo. Solicitar exigencia del paz y salvo para la liquidacin de contratos. Solciitar a las instancias pertinentes la inclusin en el modulo de deuda de laboratorio al personal docente y administrativo.
Permanentemente.
10
ALTO
Libro de deudas
MEDIO
Coordinacin de laboratorios.
diciembre de 2009
Cdigo
FCI-10 v.04 1 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina
PROCESO
Disear, desarrollar y ejecutar proyectos, planes y programas que garanticen el mantenimiento de la infraestructura fsica de la Universidad de Pamplona, contribuyendo a un mejor desarrollo de las actividades acadmicas y laborales de la comunidad universitaria.
CONTROLES EXISTENTES
Optimizar los recursos asignados y los existentes. Se desarrolla las actividades solicitadas por los clientes, estableciendo prioridades. Se presentan conceptos tcnicos y la dependencia que realiza el requerimiento gestiona la adquisicin de material.
POLITICAS DE ADMINISTRACIN
RESPONSA BLE
Lder de Proceso
CRONOGRAM A
INDICADOR
Acumulacin de trabajo. Deterioro de los bienes inmuebles y muebles. Carencia de Insatisfaccin por recursos (financiera)parte del cliente. Nopara desarrollar las cumplimiento de los actividades de objetivos y metas mantenimiento. propuestas. Altos costos en compra de materiales. Desgaste administrativo. Acumulacin de trabajo. Deterioro de los bienes inmuebles y muebles. Insatisfaccin por parte del cliente. No cumplimiento de los objetivos y metas propuestas.
25
ALTO
ALTO
Solicitar la garanta de los recursos presupuestados para el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Semestralmente. Cada vez que surja la necesidad de mantenimiento o de acuerdo a las prioridades.
25
ALTO
ALTO
solicitar garantas de continuidad y permanencia del personal que labora en el rea de recursos
Lder de Proceso
Semestralmente.
Cdigo
FCI-10 v.04 2 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina
Realizacin de funciones adicionales al contrato del personal existente. Perdida de bienes, perdida de informacin tecnolgica. Exposicin del recurso humano. Perdida de bienes sanciones por parte de entes de control ante incumplimiento de normas de seguridad industrial. Inconformidad de los usuarios. Retrasos acadmicos y administrativos. Desgastes administrativos. Costos adicionales. Perdida de tiempo. sanciones a la institucin por la Direccin de derechos de autor. Perdida de informacin. Nocumplimiento de actividades acadmicas y administrativas.
Carencia de Recursos de seguridad industrial (Proteccin, extintores, indumentaria). Intervencin de personal no capacitado en la realizacin de actividades de mantenimiento.
25
ALTO
ALTO
Lder de Proceso
Permanente
25
ALTO
Envo de Circulares informativas a travs de correo masivo. Solicitud de continuidad y permanencia del personal. Envo de Circulares informativas a travs de correo masivo y fsico. Solicitud de compra de licencias. Uso de software libre en los laboratorios de informtica materias virtuales.
ALTO
Solicitar garantas de continuidad y permanencia del personal (Ingenieros de sistemas) que labora en el rea de recursos fsicos. Envo de circulares informativas a travs de correos masivos. Solicitar la adquisicin de las licencias par el adecuado funcionamiento de las reas acadmicas y administrativas de la U.P. Envo de circulares informativas a travs de correo o pagina web.
Semestralmente. Peridicamente
25
ALTO
ALTO
Cdigo
FCI-10 v.04 1 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina
PROCESO
Gestionar y administrar el Talento Humano de la Universidad de Pamplona, buscando su satisfaccin, mediante la prestacin de servicios eficaces, eficientes y efectivo. Planificar y desarrollar acciones encaminadas a garantizar celeridad e idoneidad respecto a la vinculacin de los empleados pblicos de la Universidad de Pamplona.
NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
CONTROLES EXISTENTES
RESPONSABLE
Dar cumplimiento a la planeacin institucional (Calendarios Acadmicos) Dar cumplimiento a los requerimientos legales laborales. Cumplimiento de la documentacin del proceso, por parte de la direccin, administracin y academia. Actualizar el manual de funciones y las guas de talento humano. Solicitar asignacin presupuestal para la ejecucin del plan de capacitaciones.
CRONOGRAMA
INDICADOR
El personal vinculado a la universidad no cumple con los requisitos exigidos en el instructivo de Vinculacin IGH-01 en el tiempo estipulado.
25
75
ALTO
NO EXISTE
ALTO
Permanente
Manual de funciones desactualizado Incumplimiento del Decreto 1567 de 1998 objetivos de capacitacin
No se pueden establecer responsabilidades disciplinarias. Incumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias . Prestacin inadecuada de los
25
75
ALTO
ALTO
Permanente
25
75
ALTO
ALTO
Octubre de 2009
Cdigo
FCI-10 v.04 2 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina
servicios. Incumplimiento en la aplicacin de la medicin de los indicadores establecidos en el proceso. Demora en la entrega de novedades para la elaboracin de la Nmina. Falta de compromiso para cumplir lo establecido en el manual de procesos y procedimientos. falta de gestin sobre los productos no conformes identificados. Incumplimiento en el proceso de concertacin de objetivos y evaluacin de desempeo. Revisin de los indicadores existentes y replanteamiento de aquellos que permitan evidenciar la mejora del proceso. Cumplir con la planeacin institucional. Requerir las novedades a travs de comunicaciones. Sensibilizacin al personal directivo sobre Manual de Procedimientos
25
75
ALTO
Instrumentos de medicin
ALTO
Octubre de 2009
Demora en Pagos. Proyeccin inadecuada de los pagos. Inconvenientes en el desarrollo normal del proceso de talento humano. Insatisfaccin de los clientes o usuarios. No conformidades mayores.
25
75
ALTO
PGHElaboracin de Nmina
ALTO
Permanente
25
75
ALTO
NO existe
ALTO
Octubre de 2009
25
75
ALTO
ALTO
Octubre de 2009
10
20
Medio
Medio
Noviembre de 2009
Cdigo
FCI-10 v.04 1 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina
PROCESO
GESTION DOCUMENTAL
Coordinar la aplicacin de las polticas relacionadas con la gestin documental en la Universidad de Pamplona con el fin de regular: La produccin, recepcin, distribucin, el tramite, la organizacin, consulta, conservacin y disposicin final de documentos.
NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
Tablas de retencin documental desactualizadas constantemente Deterioro en el ambiente de trabajo. Retraso en las entregas Incumplimiento a la normatividad (MECI- NTCGP 1000, ley general de archivo) Prestacin inadecuada del servicio. Retrasos. 25 3 ALTO
CONTROLES EXISTENTES
Seguimiento permanentes. Control previo Solicitud de personal idoneo
RESPONSABLE
Lder del Proceso de Gestin documental
CRONOGRAMA
INDICADOR
Marzo de 2010
HGT - 04 V.03 Tablas de Retencin documental AR=(Total de requerimientos atendidos / total requerimientos solicitados) * 100 No aplica
25
ALTO
ALTO
Alta Direccin
15/11/2009
congelamiento del proceso Gestin documental Carencia de recursos para el normal funcionamiento del proceso
25
ALTO
solicitud de continuidad del proceso Inclusin en el plan Operativo para la asignacin de presupuesto
ALTO
30/10/2009
25
ALTO
ALTO
Alta Direccin
30/10/2009
Cdigo
FCI-10 v.04 1 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina
PROCESO
Administrar un sistema de informacin contable y financiera bajo principios de confiabilidad, oportunidad y de acuerdo a la normatividad vigente, con el fin de suministrar informacin financiera como soporte a la toma de decisiones al interior de la organizacin y al cumplimiento de los lineamientos establecidos por los entes de control del Estado. Administrar el recurso financiero de la Universidad brindando apoyo bajo perceptos de oportunidad y eficacia contribuyendo a la ejecucin efectiva de las actividades misionales y administrativas de la institucin.
NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
Sanciones de los entes de control. Demora en la entrega de la informacin y la prestacin del servicio. Interrupcin de procesos. Dificultad para rehacer la informacin. Sanciones por los entes de control. Demora en la toma de decisiones. Retraso en la presentacin de
CONTROLES EXISTENTES
RESPONSABLE
CRONOGRAMA
INDICADOR
Perdidad de informacin
25
MEDIO
Copias de seguridad del programa contable TNS (backups). Diligenciamiento del libro radicar de las cuentas que se trasmiten en la Dependencia. Revisin de las fechas limites de presentacin de informes. Requerimientos oportunos de
BAJO
Los cinco primeros das de cada mes. Funcionario Oficina de presupuesto y Contabilidad. Diario.
25
MEDIO
BAJO
Mensual.
Cdigo
FCI-10 v.04 2 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina
informes a los entes de control. Presentar informes sin la total revisin. informacin a las dems dependencias que interactuan en el proceso presupuestal y contable. lugar visible las fechas limites de entrega de la informacin a los entes de control y las directivas. Crear un cronograma de actividades. Medicin de la satisfaccin del cliente. Capacitar al personal de la oficina. Capacitar a los directivos que alimentan el sistema contable TNS. Reuniones de grupo de mejoramiento. Toma de acciones correctivas y preventivas. Devolucin de las facturas que no cumplen con los requisitos de ley. Consulta directa de las posibles situaciones que se presenten con la Oficina de Asesora Jurdica. Verificacin de la informacin presupuestal y contable. Revisin de documentacin fsica con la registrada en el sotfware.
Sanciones de los entes de control. No credibilidad de la informacin financiera por parte de los clientes internos y externos.
25
MEDIO
Revisin de normatividad de los entes de control. Constante capacitacin en el tema. Elaboracin de auditorias. Revisin de la facturacin con el lleno de los requisitos antes de realizar transmites en el ampliativo contable TNS. Actualizacin de las normas legales existentes. Hacer comparativos entre la informacin presupuestal y la informacin contable.
BAJO
Director Oficina
Semestralmente
No-devolucin del IVA por parte de la DIAN. Sanciones por parte de los entes de control. Generacin de informacin inconsistente. Incremento en la revisin y ajustes contables.
25
MEDIO
BAJO
Yorkley Angarita
Diario
25
MEDIO
BAJO
Mensual Semestral
Cdigo
FCI-10 v.04 1 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina
PROCESO
Administrar un sistema de informacin contable y financiera bajo principios de confiabilidad, oportunidad y de acuerdo a la normatividad vigente, con el fin de suministrar informacin financiera como soporte a la toma de decisiones al interior de la organizacin y al cumplimiento de los lineamientos establecidos por los entes de control del Estado. Administrar el recurso financiero de la Universidad brindando apoyo bajo perceptos de oportunidad y eficacia contribuyendo a la ejecucin efectiva de las actividades misionales y administrativas de la institucin.
NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
CONTROLES EXISTENTES
RESPONSABLE
CRONOGRAMA
INDICADOR
Sanciones de los entes de Control. Demora en la entrega de informacin y la Prdida de Informacin. prestacin del servicio. Incumplimiento en los pagos. Interrupcin de Procesos.
25
25
BAJO
PI= (informacin reportadadel sistema por base de datos perdida + informacin fsica relacionada en el libro de redicadosprdida) / (Total de informacin reportada en base de datos + total de informacin fsiica relacionada en el libro de radicados)*100
Cdigo
FCI-10 v.04 2 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina
exepcionales con previa autorizacin del director de la Oficina de Pagadura, con el fin de prevenir y evitar la prdiad de informacin. Responder pecuniariamente por el valor del titulo valor. Incumplimiento de los pagos. Prdidas Econmicas. Procesos Legales Disciplinarios. Sanciones de los entes de control. Demora e inexactitud de la informacin. Interrupcin de los procesos. Productos no conformes. Retraso desorganizacin en la ejecucin de los procedimientos establecidos. Quejas Reclamos y sugerencias. Demora en la elaboracin de Informes. Desinformacin. Desconocimiento de las actividades relacionadas con el cargo. Solicitar la seguridad requerida para la custodia de los titulos valores. Implementacin de la banca virtual. Salvaguardar los titulos valores en la caja fuerte. Restriccin de ingresos a la Oficina.
25
50
BAJO
Inmediato
Movilidad de Personal
25
75
No existen
ALTO
Disear manuales de usuario del sistema. Planeacin y capacitacin de personal. Entrega del cargo. Socializacin de las guias de talento Humano actualizadas. Solicitud de Paz y Salvo. Reuniones de grupo de mejoramiento. Medicin de la satisfaccin del cliente. Toma de acciones correctivas y preventivas.
funcionarios del proceso de interaccin social y desarrollo Tecnologico. Directora Oficina de Gestin del Talento humano. Director Oficina de Pagadura y gurpo de Mejoramiento.
diciembre de 2009
MP= N de funcionarios de nuevo ingreso o rotacin / total de funcionarios del proceso * 100
Cdigo
FCI-10 v.04 3 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina
Retraso en las conciliaciones bancarias para la presentacin de informes. Informacin financiera inconsistente. Aplazamiento de los grados. Interrupcin de procesos. Demora en los pagos de honorarios. Congestin en los tramites de procesos derivados (constancias y pagos). Demora en el pago. Ms quejas reclamos que sugerencias. Interrupcin de procesos. Demandas. Derechos de peticin. Pertinencia de la informacin.
Demora en la entrega de informacin por parte de las facultades en cuanto al repote de pagos (seminarios, maestras, diplomados, especializaciones, cursos)
25
75
No existen
ALTO
Enviar circular a todos los coordinadores solicitando la entrega oportuna del FGP-27 Reporte de Pagos debidamente diligenciado y soportado en la fechas indicadas con copia de la solicitud a los decanos de las facultades y a Rectora.
Inmediato
25
75
No existen
ALTO
Enviar memorando a la Oficina de Talento Humano y la Oficina de Presupuesto y contabilidad, solicitando las fechas de entrega de las nominas para programar oportunamente el pago de las mismas.
Mensual
DEN
Cdigo
FCI-10 v.04 1 de 2
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Pagina
PROCESO
ADMINISTRAR LOS RECURSOS NECESARIOS PARA EL EFECTIVO DESEMPEO DE LA OFICINA DE RECURSOS BIBLIOGRAFICOS DE LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA.
NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
CONTROLES EXISTENTES
RESPONSABLE
CRONOGRAMA
INDICADOR
MSC=Total de clientes satifechos/ Total de cientes encuestados * 100. MSC= total de Clientes insatisfechos / Total de clientes encuentados * 100. QRS= (Quejas Reclamos y sugerencias resultas en el priodo/ Nmero de quejas y reclamos y sugerencias recibidas recibidas*100 AMB=(Total de material bibliogrficvo adquirido/ Total material bibliogrfico solicitado) * 100. AR= (Total de requerimientos
Prdida de credibilidad comunitaria del SGC. Imposibilidad de llevar a cabo el mejoramiento continuo del proceso.
25
ALTO
No existen
ALTO
30 de nov de 2009
25
ALTO
ALTO
Solicitud de presupuesto en el Plan Operativo. Solicitar a la alta Direccin que el dinero que se recibe por multa sea reinvertido en la compra de material bibliogrfico o
06/11/2009
Cdigo
FCI-10 v.04 2 de 2
atendidos / Total de requerimientos solicitados) PMB = (Total de requerimientos bibliogrficos solicitados / Total de requerimientos bibliograficos pertientes adquiridos ) *100 Material infectado dado de baja FSA= (Fallas del Sistema Academusoft / Fallas reportadas del sistema Academusoft)*100 solciitud de estudio tcnico del Edificio. Traslado de la dependencia al bloque M
Mapa de Riesgos
Pagina
mantenimiento en los existentes.
Insatisfaccin de los usuarios. Distorsin del desarrollo de colecciones Enfermedades ocupacin inofisiosa de espacio Informacin no confiable para administrar el proceso
25
ALTO
ALTO
Solicitud a la alta direccin para que se respeten las solicitudes y requerimientos que remite el proceso. Solicitud de autorizacin para la baja de material obsoleto Descentralizar el sistema (Tcnico permanente para la solucin de problemas con el sistema) solciitud del mantenimiento preventivo del software. Solicitud de estudio tcnico del edificio. Solciitar traslado de la dependencia al bloque M
30/11/2009
25
ALTO
No existen
ALTO
Alta Direccin
30/11/2009
25
ALTO
MEDIO
30/11/2009
Deterioro de la infraestructura
25
ALTO
ALTO
30/11/2009
Cdigo
FCI-10 v.04 1 de 3
Mapa de Riesgos
Pagina
PROCESO
Entrenar a nuestros clientes en el manejo de los aplicativos y brindar soporte permanente al cliente
RIESGO La entrega extempornea o incompleta de artefactos del producto al cliente Fallas del producto en la etapa de validacin
CONSECUENCI AS Insatisfaccin del cliente y la no aceptacin del producto. Devolucin del producto a diseo atraso en la entrega insatisfaccin del cliente Desconocimiento de las funcionalidades, no permite ofrecer un adecuado soporte tcnico Insatisfaccin del Usuario. Gastos Adicionales
POLITICAS DE ADMINISTRACIN
RESPONSABLE
CRONOGRAMA
INDICADOR
MEDIO
Listado de verificacin del producto Verificacin de los sitios. Registro revisin en el CAT
BAJO
Es efectivo el control
Permanente
25
MEDIO
BAJO
Es efectivo el control
Permanente
25
ALTO
No existen controles
ALTO
Solicitud a la alta Direccin establecer polticas de estabilidad laboral en reas crticas con miras a ofrecer productos de alta calidad.
30/09/2009
N/A
25
MEDIO
BAJO
Es efectivo el control
Permanente
Cdigo
FCI-10 v.04 2 de 3
Mapa de Riesgos
Pagina
reunin. Incremento en el costo de ejecucin del proyecto si existen problemas posteriores al traslado de los sitios y aplicaciones de los clientes, se retrasa el Plan de Trabajo. Incremento en los costos de ejecucin del proyecto. Incumplimiento de las clusulas. Insatisfaccin del cliente Establecer mediante clusulas de los convenios o contratos los compromisos de cumplimiento de las partes.
25
MEDIO
No existe
MEDIO
Permanente
No aplica
25
ALTO
No existe
ALTO
30/12/2009
No aplica
Desconocimient o de los niveles de servicio por parte del cliente. Deficiencia del seguimiento en el apoyo postventa
25
ALTO
No existen
ALTO
25
ALTO
No existen
ALTO
25
MEDIO
No existen
MEDIO
Establecer mediante clusulas de los Lder del convenios o contratos los compromisos de Proceso cumplimiento de las partes. Implementar el sistema de seguimiento de Lder del atenciones y Casos Proceso SAC y control de Actualizaciones. Elaborar un Formato en el cual se consigne Lder de Proceso las condiciones de ambiente en las cuales
Permanente
No aplica
30/12/2009
No aplica
30/12/2009
No aplica
Cdigo
FCI-10 v.04 3 de 3
Mapa de Riesgos
Pagina
tecnolgica en la cual se soportan las aplicaciones del cliente. Desconocimient 10 o Tcnico por parte del cliente Mayores esfuerzos por parte de la Unipamplona en la prestacin del servicio. se van realizar los procesos pactados. Establecer mediante clusulas de los convenios o contratos los compromisos de cumplimiento de las partes. Implementar el sistema de seguimiento de Atencin a casos SAC y el control de las actualizaciones. Establecer la complejidad de la solicitud para dar respuesta a la solicitud.
25
MEDIO
No existen
MEDIO
Permanente
No aplica
Demora en las respuestas a las Inconformidad 11 solicitudes de del Cliente. los clientes
25
MEDIO
No existen
MEDIO
LIDER DE PROCESO
Cdigo
FCI-10 v.03 1 de 3
Mapa de Riesgos
Pagina Concepcin, Elaboracin, Construccin y transicin de soluciones de aplicativos empresariales y de misin critica especifica.
NIVEL DEL RIESGO (Probabilidad * Impacto)
PROCESO
Realizar el proceso de Concepcin, Elaboracin, Construccin y Transicin de Soluciones de Aplicativos Empresariales y de Misin Critica Especfica en las Organizaciones.
POLITICAS DE ADMINISTRACI N
RIESGO
CONSECUENCIAS
IMPACT O
PROBABILID AD
CONTROLES EXISTENTES
RESPONSAB CRONOGRAMA LE
INDICADOR
Recoleccin Insatisfaccin de imprecisa o las necesidades del ambigua de cliente. Genera informacin, en reproceso. los requerimientos Mayores costos. para la realizacin Prdida de tiempo. del desarrollo.
25
Medio
Se enva personal capacitado para levantar los requerimientos. Se estima tiempo suficiente para el levantamiento de la informacin.
Bajo
permanente
Insatisfaccin de las necesidades del cliente. Genera reproceso. Mayores costos. Prdida de tiempo.
10
Medio
Bajo
Realizar la elaboracin de los casos de uso o el diseo equivalente y socializarlo con todos los clientes. Mantener una comunicacin constante entre el cliente y el analista de consultora y el coordinador tcnico de desarrollo, para aclarar dudas que
Permanente.
MSC
Cdigo
FCI-10 v.03 2 de 3
Mapa de Riesgos
Pagina
surjan.
25
ALTO
ALTO
Solicitar la compra de las licencias necesarias para el desarrollo de los productos. Continuar con las sensibilizaciones.
Septiembre de 2009
Numero de software licenciado /N de software utilizado. NIVEL DE ERRORES REPORTADO S POR EL REA DE PRUEBAS = Cantidad de funcionalidade s con error / Cantidad Total de funcionalidade s revisadas * 100 Nmero de proyectos con retraso en fecha de entrega/Total de proyectos entregados.
25
ALTO
Acompaamiento y fortalecimiento al personal que realiza las pruebas PSE-03 Verificacin Continua de la Calidad en los productos de software.
MEDIO
Lder de Proceso
Permanente
Atrasos en las Incumplimiento del entregas de los cronograma. productos a los clientes.
10
BAJO
Definir fechas de entrega en coordinacin con el rea de Desarrollo, lo cual se registra en el CAT o por correo electrnico.
BAJO
30/12/2009
Cdigo
FCI-10 v.03 3 de 3
Mapa de Riesgos
Pagina
Solicitud a la Alta Direccin para establecer polticas de Estabilidad Laboral en reas Lder del criticas con miras Proceso Alta a ofrecer Direccin. productos de alta calidad. Requerimientos de bienes para el desarrollo de los productos.
Inestabilidad laboral. Falta de herramientas para desarrollar los proyectos. Prdida de informacin por falta de respaldo elctrico.
25
ALTO
No existen
ALTO
30/10/2009.
N/A
Cdigo
FCI-10 v.04 1 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina
PROCESO
Disear contenidos y objetos multimedia para la red, que sean dinmicos y didcticos, cumpliendo con las necesidades y requisitos del cliente
CONSECUENCIAS
IMPACTO
PROBABILIDA D
CONTROLES EXISTENTES
POLITICAS DE ADMINISTRACIN
RESPONSABLE
CRONOGRAMA
INDICADOR
Elaboracin de los objetos virtuales sin 1 tener en cuenta los requerimientos del cliente Planificacin errnea de los 2 tiempos de entrega de los objetos virtuales Prdida de informacin por 3 robo, dao del equipo causa
25
MEDIO
FDM-07 Verificacin y Validacin del Objeto Virtual Reuniones de grupos de mejoramiento dejando evidencia en el FAC-08 Acta de Reunin Copias de seguridad irregulares
BAJO
Permanente.
= N de objetos virtuales no conformes elaborados / Total de objetos virtuales = N de etapas ejecutadas / Total de etapas planificadas = N de copias realizadas / N de copias planificadas
25
MEDIO
BAJO
Permanente
Retrasos e incumplimient os
25
ALTO
ALTO
30 de septiembre de 2009
Cdigo
FCI-10 v.04 2 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina naturales. solicitar la actualizacin del procedimiento para que sea incluidas las copias de seguridad de los objetos virtuales LIDER DE PROCESO ______________________________________ solicitar la actualizacin del procedimiento para que sea incluido las copias de seguridad de los objetos virtuales
Cdigo
FCI-10 v.03 1 de 1
Mapa de Riesgos
Pagina
PROCESO
COMERCIALIZACIN, DIAGNOSTICO Y DISEO DE PROPUESTAS PARA LA ELABORACIN DE APLICATIVOS INFORMATICOS, IMPLEMENTACIN DE REDES DE DATOS Y ELABORACIN DE CONTENIDOS VIRTUALES.
NIVEL DEL RIESGO (Probabilidad X Impacto)
Gestionar propuestas para los proyectos tecnolgicos de direccin de interaccin social y Desarrollo tecnolgico.
RIESGO
CONSECUENCIAS
IMPACTO
PROBABILIDA D
CONTROLES EXISTENTES Elaboracin de la propuesta teniendo como Gua el GCP-01 Modelo de Propuesta. Revisin tcnica, financiera y legal de cada propuesta. Realiza el control en el Centro de Seguimiento de Propuestas SCP. Contacto permanente con el cliente y registro del mismo en el SCP. No existen controles
POLITICAS DE ADMINISTRACIN
RESPONSABLE
CRONOGRAMA
INDICADOR
25
ALTO
MEDIO
30/10/2009
25
MEDIO
BAJO
Control efectivo.
Permanente.
25
ALTO
ALTO
Permanente.
No aplica.
Cdigo
FCI-10 v.04 1 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina
PROCESO
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
Obtener, mantener y mejorar el desempeo del Sistema de Gestin de la Calidad de la Calidad de la Universidad de Pamplona para identificar y satisfacer las necesidades y expectativas de la comunidad.
NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
Reproceso para los ajustes a la docuemntacin del sistema Ausencia de gestin institucional para la toma de decisiones. 25 1 MEDIO
CONTROLES EXISTENTES
RESPONSABLE
CRONOGRAMA
INDICADOR
No existen
MEDIO
Comit Coordinador de Realizar un plan de trabajo Control Interno e informarlo a los procesos cuando se presenten los cambios Dejar evidencia en el acta de los Comits de Coordinacin de Control Interno de las solicitudes hechas por el SIG
No aplica
25
ALTO
Desertificacin
25
MEDIO
Solicitudes reiterativas mediante los medios de comunicacin establecidos por la Universidad. Seguimiento a los procesos mediante grupos de mejoramiento, el cumplimiento de lo pactado en el FAC23. Auditorias y revisin por la Direccin Acta de compromiso de la alta direccin
ALTO
Permanente.
= Nro de solicitudes atendidas por la Alta Direccin / Total de solicitudes remitidas por el SIG.
BAJO
Permanente
No Aplica
25
ALTO
ALTO
30 de noviembre de 2009
Cdigo
FCI-10 v.04 2 de 2
SIG ejecutadas / Total de capacitaciones del SIG planificadas
Mapa de Riesgos
Pagina
adquiridos con el SIG dentro del plan de capacitacin anual la capacitacin para los lideres y equipos de trabajo de los procesos
Cdigo
FCI-10 v.04 1 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina
PROCESO
Atender y solucionar las quejas formuladas por los diferentes miembros de la comunidad universitaria referente a las conductas disciplinarias de los funcionarios pblicos.
NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
Ineficacia del proceso disciplinario, decisiones sin la totalidad del sustento probatorio. Acrchivo definitivo del expediente, impunidad en materia disciplinaria 25 1 MEDIO
CONTROLES EXISTENTES
Seguimiento de los trminos de cada proceso a trevs del informe presentado a la procuradura. Seguimiento en cada caso para determinar la forma de actuar con celeridad. Informe presentado a la procuradura.
RESPONSABLE
Lder del proceso
CRONOGRAMA
INDICADOR
MEDIO
Permanente.
N de procesos vencidos / N de procesos iniciados * 100 N de procesos terminados por prescripcin de la accin / N de procesos iniciados X 100
25
MEDIO
BAJO
Permanente.
Cdigo
FCI-10 v.04 1 de 2
Mapa de Riesgos
Pagina
PROCESO
CONTROL INTERNO
Desarrollar los elementos de control que permitan realizar un examen sistemtico, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados.
NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
Prdida de credibilidad de la Oficina de control interno. Carencia de decisin institucional para la toma de decisiones. Relegacin de la OCI. Prdida de memoria institucional. Insatisfaccin a la prestacin del servicio. 25 2 ALTO
CONTROLES EXISTENTES
RESPONSABLE
Lder del Proceso.
CRONOGRAMA
INDICADOR
Revisin de los informes. Constante comunicacin de la importancia de las acciones adelantadas por la OCI a la Alta Direccin. Copias de seguridad de la informacin digital. Solicitud de Personal.
ALTO
Permanente
No aplica.
25
ALTO
ALTO
Permanente.
3 4
25 25
1 2
MEDIO ALTO
BAJO ALTO
No aplica. No aplica.