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Mapa de Riesgos
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PROCESO

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

OBJETIVO DEL PROCESO

Definir las polticas y lineamientos necesarios para dirigir a la Universidad de Pamplona hacia el cumplimiento de los objetivos estratgicos.

DESCRIPCION DEL RIESGO

CONSECUENCIAS

IMPACTO

PROB ABILI DAD

NIVEL DEL RIESGO (Probabilidad X Impacto)

CONTROLES EXISTENTES

VALORACION DEL RIESGO

POLITICAS DE ADMINISTRACIN

RESPONSABLE

CRONOGRAMA

INDICADOR

Extemporaneida d en la entrega del plan Operativo y en los informes de avance

Reduccin del tiempo para su revisin. Retraso en la elaboracin del proyecto de presupuesto. Retraso en la revisin y anlisis de cumplimiento. Retraso en la consolidacin de la informacin para la elaboracin del informe de gestin.

25

ALTO

no existe

ALTO

Elaborar un Plan de trabajo para capacitar la elaboracin y entrega oportuna de los planes operativos.

Lder de Proceso de planeacin

anual

El nmero de planes operativos recibidos extemporneamente / Total de Planes Operativos recibidos *100

Demora en entrega de informacin por parte los procesos para generar los reportes

Disminucin en las transferencias de las bolsa concursable. Baja Calificacin por parte del MEN

25

ALTO

Memorandos con copia a la Alta Direccin

ALTO

Concientizar a los funcionarios de la entidad sobre el cumplimiento en la oportunidad para la entrega de los reportes. Solicitar a la alta Direccin mediante comunicacin oficial, lineamientos que comprometan los funcionarios en el cumplimiento de la

Lder de Proceso de planeacin

semestral. Inmediata

El nmero de reportes recibidos extemporneamente / Total de reportes * 100

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entrega oportuna de reportes. Ejecucin de proyectos convenios o contratos sin inscribirlo en el banco de proyectos de planeacin. entrega incompleta de la documentacin de convenios por parte de los coordinadores No poder realizar control de los proyectos, convenio o contrato. La no generacin de Estadsiticas e informacin veraz para los entes internos y externos. Se esta definiendo un procedimiento con todas las dependencias involucradas con el fin de dar poseen conocimiento Solicitudes de informes de avance del convenio para su control y seguimiento. Socializar procedimiento de convenios a los coordinadores. Se inscribe el convenio, contrato o proyecto por parte de la Oficina de Gestin de proyectos una vez culminado todo el proceso de legalizacin del mismo. Nmero de convenios, contratos o proyectos inscritos en el banco = Nmero de convenios contratos y proyectos con rubro presupuestal.

25

ALTO

ALTO

Lider de Proceso de planeacin. Lder del proceso Gestin de Proyectos.

Inmediata.

Elaboracin incompleta de los reportes solicitados por parte de los entes de control

25

ALTO

MEDIO

Socializacin, validacin e implementacin del proceso de convenio donde se establecen funcionarios responsables y tiempos de respuesta.

Lider de Proceso de planeacin

Inmediata.

No aplica

LIDER DE PROCESO ______________________________________

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PROCESO

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO - Direccin Administrativa

OBJETIVO DEL PROCESO

La Direccin Administrativa y Financiera como instancia dependiente de la Rectora, es el rea encargada de definir polticas y establecer procedimientos para la gestin financiera y administrativa de la Universidad que faciliten el quehacer de los procesos misionales de la investigacin, la formacin y la extensin

DESCRIPCION DEL RIESGO

CONSECUENCIAS

IMPACTO

PROBABILIDA D

NIVEL DEL RIESGO (Probabilidad X Impacto)

CONTROLES EXISTENTES

VALORACION DEL RIESGO

POLITICAS DE ADMINISTRACIN

RESPONSABLE

CRONOGRAMA

INDICADOR

Desorden en los procesos acadmicos y Incumplimiento en financieros. las fechas estipuladas en el Quejas y calendario reclamos de los acadmico para la usuarios. liquidacin de matricula. Altera calendario acadmico cada semestre. Desorden No aplicar administrativo. descuentos autorizados a Quejas estudiantes. Reclamos por parte de los

Calendario Acadmico. Reglamento estudiantil. 25 3 75 Alto Reuniones previas a la elaboracin del Calendario acadmico con Vicerrectoria Acadmica y Soporte tecnolgico. Solicitud de apoyo a las facultades para recepcin de la documentacin soporte de los descuentos. 75 Alto -Cumplir el calendario acadmico. Definir fechas especficas para todos los procesos de liquidacin y evitar reprocesos. Total de matriculas liquidadas de forma extempornea / Total de Matriculas liquidadas

-Direccin Administrativa - Vicerrectoria Acadmica

Semestralme nte

25

50 Alto

20 Medio

-Auditorias en el sistema para verificar la adecuada Direccin aplicacin de los Administrativa descuentos.

Semestralme nte

N de estudiantes con descuentos no autorizados / Total de estudiantes.

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estudiantes. Atencin a las solicitudes de correccin de la liquidacin por medio de correo electrnico. QRS-Modulo de quejas, reclamos y sugerencias. Desercin de estudiantes. No realizar proceso de financiacin Demora en el proceso de matriculas. Quejas Reclamos por parte de los estudiantes. Perdida de dinero 4 Gestin de reservas de viajes y hoteleras no tener disponibilidad en los cupos de tarifa econmica 25 2 50 Alto FDE.DA-08 Solicitud financiacin matricula financiera compromiso pago. de de y de Aplicar y cumplir el instructivo de Direccin financiacin de Administrativa matricula y compromiso de pago. Estudiantes que cancelaron a tiempo / Sobre estudiantes con financiacin. -Reportes verificacin estudiantes descuentos. -Verificar informacin estudiante en momento recepcin de documentacin soporte. de de con la del el de la

25

50 Alto

20 Medio

Semestralme nte

Recuperar un porcentaje o el tikete con otra persona que vaya a viajar Confirmacin de reservas de hospedajes mediante correo

Alto

Definir tiempos mnimos para la solicitud de las reservas tanto para tiquetes areos como la alojamiento con el fin de optimizar recursos.

Direccin Administrativa

N tiquetes expedidos/tiquet es cancelados

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No haya disponibilidad en hoteles electrnico. Informar del estado actual de la reserva a la Universidad para adelantar las gestiones pertinentes. Solicitar el Rubro de reembolsos en el proyecto de presupuesto de la vigencia. 10 Bajo Direccin Definir cronograma Administrativa (fechas) para realizar los pagos de reembolsos, con el fin de optimizar el proceso. Pagar las cuentas oportunamente 20 Medio Verificar el tramite de la cuenta para garantizar el pago oportuno. Direccin Administrativa Permanente Anualmente

No hay disponibilidad para tramites de Quejas y reintegro reclamos por reembolsos de parte de los matriculas beneficiarios del reembolso. -Incumplimiento en la realizacin de Demoras o no un transporte despachos de asignado. combustibles para -Inmovilizacin los vehculos. de vehculos -No prestacin del servicio Inconvenientes por -Quejas y cobro de servicios Reclamos por de telefona mvil parte de los adicionales usuarios de las facturados sin ser lneas solicitados telefnicas.

-retraso en el proceso de devoluciones

10

20 Medio

Solicitar los CDP a medida que se agota el presupuesto asignado. IGP-13 Reembolsos Matriculas Financieras v02

N de Reembolsos tramitados y cancelados en el perodo / Total de reembolsos solicitados

10

20 Medio

-Agilizar el pago de la cuenta. -Recibos de despacho para prestacin del servicio -Contrato legalizado. -Facturacin Movistar.

10

20 Medio

FDE.DA-06 Asignacin de celular

20 Medio

Realizar la respectiva reclamacin a Movistar solicitando Direccin auditoras para Administrativa verificar el uso del servicio facturado.

Permanente

Valor total del Reintegro / Valor total facturado

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Eliminacin de servicios adicionales.

Recomendar al usuario solicitar informacin a Movistar sobre las caractersticas de los equipos y planes adquiridos de forma previa a la compra. 20 Medio Realizar una resolucin por cada persona Direccin Administrativa N de viticos tramitados / Total de Viticos tramitados.

Dos o mas personas en una misma resolucin de viticos

-Devolver proceso -Quejas y reclamos -Retraso en el pago

10

20 Medio

-No existen controles

Permanente

LIDER DE PROCESO

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PROCESO

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Secretaria General

OBJETIVO DEL PROCESO

Gestionar, recepcionar y trmitar lo relacionado con la convocatoria a sesiones de los Consejos Superior y Acadmico, grados, notificaciones, elecciones de representantes, elecciones a los diferentes organismos y dems solicitudes competentes de la Secretaria General de la Universidad de Pamplona.
POLITICAS DE ADMINISTRACIN

DESCRIPCION DEL RIESGO

CONSECUENCIAS

IMPACTO

PROBABILIDA D

NIVEL DEL RIESGO (Probabilidad X Impacto)

CONTROLES EXISTENTES

VALORACION DEL RIESGO

RESPONSABLE

CRONOGRAMA

INDICADOR

Falta de capacitacin de los funcionarios sobre Sistema 1 los Integrado de Gestin Sistema de Control Interno.

Desconocimien to de los procedimientos y documentacin. No-aplicacin de los documentos. Informacin desactualizada de los SCI SIG Quejas, reclamos y sugerencias por parte del solicitante.

10

30 ALTO

Solicitan colaboracin y orientacin a otras dependencias

30 ALTO

Solicitar acompaamientos a las Oficina de Aseguramiento de Secretario la Calidad y General Control Interno sobre los termas de SIG y SCI. Definir procedimiento de autenticacin de documentos y Secretario aplicar el mismo. General Registrar el recibido por parte del interesado.

Mensualmente.

Acompaamie ntos y asesoras realizadas / solicitados.

No atender oportunamente las de 2 solicitudes autenticacin de documentos.

10

10 Bajo

Se tramitan a medida que llegan teniendo en cuenta el trmino establecido para el tramite (3 das hbiles)

5 Bajo

Diciembre de 2010

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Retraso en el cumplimiento de los objetivos de la Oficina. Demoras en la Recurso Humano ejecucin de 3 limitado. los procedimientos. Cargas laborales excesivas.

25

25 Medio

Distribucin de trabajo entre los funcionarios existentes. Realizacin de actividades propias de la dependencia en horario adicional.

25 Medio

Requerimiento de Recursos Humanos necesarios para la continuidad del proceso.

Secretario General

Diciembre de 2010

Definicin de fechas para realizar la posesin por parte del personal. Retraso en las Tardanza en la novedades entrega de para talento Resoluciones y humano. notificacin docentes y Retraso en los posesin de y procesos administrativos. administrativos. Desplazamiento de personal a Villa del Rosario para facilitar la notificacin y posesin. 25 2 50 Alto Requerimientos las facultades para realizar la notificacin de los docentes. Se pasa la relacin de personas sin notificar a la Oficina de Talento Humano para lo pertinente. 50 Alto

Concientizar al personal administrativo y docente de las consecuencias que puede generar la demora de la notificacin del acto administrativo a travs de la Oficina de Talento Humano y Directores Programa.

Secretario General

Semestralmente

Personal docente notificado / Personal docente vinculado

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Demora en la entrega de los ttulos a los aspirantes a grado. Demora en la remisin de los ttulos a los CREADS. Quejas reclamos y derechos de peticin. Perdida de material de diplomas y actas. Repeticin de procesos.

Demora, entrega incompleta y errores en los datos registrados en los listados de aspirantes a grado.

25

75 Alto

Fechas definidas para entrega de informacin a Secretara General en el calendario acadmico. Requieren la informacin a las Oficinas pertinentes sobre los aspirantes.

75 Alto

Dar estricto cumplimiento a las fechas definidas en el Calendario acadmico.

Secretario General

Permanentement e

LIDER DE PROCESO

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PROCESO

GESTION ACADEMICA-FACULTADES ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO

OBJETIVO DEL PROCESO

La Oficina de Admisiones, Registro y Control Acadmico de la Universidad de Pamplona tiene como funcin coordinar y legalizar la vinculacin de los estudiantes a la institucin en la modalidades de presencial, distancia, semipresencial y posgrados, as como de su administracin acadmica de acuerdo a la normatividad vigente, adems de actualizar, archivar, custodiar y certificar la informacin relacionada con los procesos acadmicos.

DESCRIPCIO N DEL RIESGO

NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)

CONTROLES EXISTENTES

VALORACI POLITICAS DE ON DEL ADMINISTRACI RIESGO N

RESPONSABLE
Director Oficina de Registro y Control Academico. ( solicitante). Direccion Administrativa (tomar medidas).

CRONOGRAMA

INDICADOR

Incumplimientro del calendario academico. Inconvenientes en la Duplicacion de verificacion de los tramites. pagos de inscripcin, Insatisfaccion del matriculas y cliente. Congestion derechos de grado. de los procesos. Acciones juridicas por parte de los estudiantes. Incumplimiento del calendario Incumplimiento del academico en calendario cuanto a matriculas academico, debido al academicas. envio extemporaneo Duplicacion de de informacion tramites. asociada a horarios Insatisfaccin del y a responsabilidad cliente. Congestion academica. de los procesos. Acciones juridicas

25

ALTO

Cumplimiento del calendario academico. Reportes y solicitudfes a las dependencias encargadas de la situacin financiera.

ALTO

Solicitar el establecimiento de una directriz a nivel institucional para normalizar el proceso de verificacin de pagos.

Despues de finalizar cada proceso de inscripcion, matriculas y grados segn calendario academico.

N de casos presentados sobre verificacin de pagos ( por procesos)/ total de estudiantes ( inscritos, matriculados y graduados).

25

ALTO

Reportes de incumplimiento a la Vicerrectoria Academica y a los decanos de la facultad.

ALTO

Solicitar a la Vicerrectoria Academica la realizacin de procesos de planificacin academica con mayor anterioridad. Solicitar la actualizacion de los procedimientos que involucren procesos de matricula academica. Evaluacion y seguimiento al cumplimiento de los

Director de Oficina de Admisiones y Registro y Control Academico. ( solicitudes). Vicerrectoria Academica (ejecucin y evaluacin)

Permanente. Al terminar el primer periodo academico de 2010. Periodico.

N de matriculados extemporaneamente/ Total matriculados.

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por parte de los estudiante. Incumplimiento en algunos procesos y servicios de la oficina debido a la falta de soportes ( archivo) Demora en la prestacion del servicio. Dificultad en la consecusion de la informacin. Desgaste administrativo. Incumplimiento del calendario academico en cuanto a matyriculas academicas. Duplicacin de trramites. Insatisfaccion del cliente. Congestion de los procesos. Acciones juridicas por parte de los estudiantes. Desgaste administrativo. Se coordina con los involucrados la entrega de la informacin. Se reportan incumplimiento a Vicerrectoria Acadmica. procedimientos definidos.

25

ALTO

MEDIO

Solicitar asignacion de recursos humanos para acompaar el proceso de administracin de documentos de la oficina.

Director de Oficina de Inmediato. A l terminar el Admisiones y Registro y primer periodo academico Control Academico. de 2010. ( solicitudes).

N de casos extempoiraneos ( por procesos o servicios)

Incumplimiento de procesos y servicios debido a la demora en los procesos academicos por el tiempo de respuesta de los requerimientos tecnicos del sistema ( academusoft)

10

MEDIO

Se realiza control de requerimientos

BAJO

Solicitar minimizar el tiempo de respuesta para los requerimientos tecnicos del sistema (academusoft)

Director de Oficina de Admisiones y Registro y Inmediato Control Academico. ( solicitudes).

N/A

LIDER DE PROCESO ______________________________________

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PROCESO

GESTION ACADEMICA-FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS

OBJETIVO DEL PROCESO

Formar profesionales integrales para el sector agropecuario que contribuyan al a produccin y seguridad alimentaria del departamento, la regin, y el pas.

DESCRIPCIO N DEL RIESGO

NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
25 3 ALTO

CONTROLES EXISTENTES
Orientacin vocacional a los estudiantes de primer semestre.

VALORACI POLITICAS DE ON DEL ADMINISTRACI RIESGO N


Realizar reuniones para dinamizar o fomentar la articulacin de los comits curriculares interdisciplinarios. Solicitar la nivelacin de las matriculas de los programas de la facultad con respecto a otros programas de la universidad y respecto a las dems universidades pblicas Gestionar convenios para articular las tecnologias agropecuarias al ciclo profesional de los diferentes programas de la facultad. Perfeccionar el proyecto de Hospital veterinario

RESPONSABLE
Decano Facultad de ciencias agrarias, Director de departamento comit curricular.

CRONOGRAMA

INDICADOR

Desarticulacin de la Egresados con orientacin debilidades en el humanistica con el rea humana, tica. rea disciplinar. Altos costos en el valor de las matriculas de los programas de la facultad. Ubicacin geografica, afecta la demanda de las carreras de zootecnia, ingenieria agrmica, tecnologa forestal y agroindustrial Carencia de un hospital veterinario

ALTO

Abril de 2010

Reuniones realizadas/Reuniones propuestas.

Disminucin de la demnada de los estudiantes.

25

ALTO

Se ha realizado la solicitud a nivel de asamblea general de docentes.

ALTO

Alta Direccin. Decano facultad de ciencias agrarias.

Permanente.

Poca demanda de programas en la sede principal.

10

ALTO

Envian cartas a los alcaldes, carreras en los diferentes lugares. Divulgacin de los programas en ferias agropecuarias. Gestin de equipos que permitan ampliar

ALTO

Decano Facultad de ciencias agrarias, Director de departamento de Agronomia y decanos de Facultad. Decano Facultad de Ciencias Agrarias.

Mayo 30 de 2010 Junio 15

Presentar el proyecto al CSU. Reuniones realizadas/ Reuniones programadas. Presentar el proyecto al CSU. Reuniones

Disminuye la posibilidad de

25

ALTO

ALTO

30 de Mayo de 2010. Junio 15

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realizadas/ Reuniones programadas.

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universitario, laboratorio de suelos, hidrulica y maquinaria. acreditar los programas acadmicos. el portafolio de servicios. para presentarlo al Consejo Superior. Trabajar conjuntamente con las facultades de ingenierias y bsicas para el proyecto de suelo de laboratorio. Proyecto de laboratorio de hidrulica y maquinaria con la facultad de ingenieras. Solcitud de asignacin de personal profesional con el perfil especifico para el manejo del laboratorio. Director de departamento de agrominia y decanos de facultad.

Carencia de personal con perfil especifico para el manejo del CISVE (Centro de Investigacin en Sanidad vegetal y biosuelos).

Subutilizacin de espacios, talento humano y recursos existentes. Poca articulacin con la parte acadmica

10

ALTO

Docente asignado temporalmente para el manjeo del laboratorio.

ALTO

Decano facultad de Ciencias agraraias.

marzo 30 de 2010

Personal asignado/Personal solicitado.

LIDER DE PROCESO ______________________________________

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PROCESO

GESTION ACADEMICA-FACULTAD DE ARTES Y HUMANIDADES.

OBJETIVO DEL PROCESO

FORMAR PROFESIONALES INTEGRALES.

DESCRIPCIO N DEL RIESGO

NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
Vinculacin de docentes ocasionales y catedrticos en la fecha de inicio del semestre y nicamente por las 16 semanas acadmicas (inicio oportuno de clases). Falta de desarrollo en la misionalidad institucional de docencia, investigacin extensin social y bienestar. No se asegura el seguimiento al cumplimiento de la polticas institucionales. Se

CONTROLES EXISTENTES

VALORACI POLITICAS DE ON DEL ADMINISTRACI RIESGO N

RESPONSABLE
Alta Direccin.

CRONOGRAMA

INDICADOR

La falta de docentes de tiempo completo.

25

ALTO

Contratacin de ocasionales y catedrticos.

ALTO

Debe asumirse el riesgo en la vinculacin de la planta docente para que se generen estrategias de fortalecimiento de los programas. Convocar a concurso por mritos segn la nesecidad establecidad.

Por perodo acadmico segn necesidad.

Relacin docente tiempo completo por programa.

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han perdido plazas de docentes adscritos a la facultad que han sido reemplazados. Debilita la proyeccin y actualizacin de los procesos curriculares.
La difusin de los programas en la regin es nula. No se establecen estrategias de mercadeo que permitan el ingreso de nuevos estudiantes. Baja demanda de aspirantes a cada uno de los programas debido a la naturaleza de los mismos. Posible cierre de programas. Perdida de docentes de tiempo completo vinculados a los programas. Perdida de la inversin hecha en el registro calificado del programa del programa que se extiende por siete aos ms. Detrimento de la formacin integral de la universidad.

la no continuidad en la apertura de los programas por semestre.

25

ALTO

Promocin de la facultad con la visita de algunos colegios de la regin de parte del director de departamento de filosofia y de artes, durante el segundo semestre de 2009. Realizacin de las ferias educativas en pamplona y ccuta para dar a conocer los servicios de la universidad. promocin y divulgacin de la facultad en la primera muestra regional de proyectos productivos realizadea en Bochalema en octubre del 2009,

ALTO

Apoyar las estrategias que permitan divulgar la estructura del programa. Promover el plan de becas institucionales, en cuanto que nuestros programas no son de acceso masivo. Permitir el desarrollo de convenios interinstitucionales. Facilitar el desplazamiento del personal que promueva los programa. Flexibilidad en el nmero de estudiantes matriculados.

Alta Direccin

Permanente

N de estudiantes matriculados por perodo acadmico.

No hay escuela que consolide y contine los procesos.

Vinculacin de docentes de planta. 25 3 ALTO No existe ALTO Polticas de ayuda en la formacin de docentes a nivel de Maestra y Doctorado

Alta Direccin. Decanatura. Permanente Direccin de Departamento Nmero de docentes de planta laborando y en comisin.

Falta de relevo generacional

Detrimento del patrimonio inmaterial intelectual de la institucin. Falta de pertenencia frente a los procesos

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institucionales. Lentitud en los procesos acadmi cos y administrativos Los contenidos que se manejan son desactualizados. No hay generacin de nuevos conocimientos No hay consolidacin en grupos de investigacin Incumplimiento de los procesos misionales de la universidad

Debilidad en los procesos de Investigacin

25

ALTO

Convocatorias internas y externas. Grupos registrados en Colciencias y en direccin de investigacin

ALTO

Mayores estmulos al investigador. Mejorar las polticas de financiacin para la investigacin en las humanidades

Direccin de investigacin

Permanente

Nmero de productos de investigacin por investigador

Alta Gerencia. Carencia en la coleccin Bibliogrfica Precaria investigacin formativa. Se solicit un listado de material bibliogrfico Textos propios de los docentes Recursos Bibliogrficos ALTO Ampliacin del plan de adquisicin de libros. Decanatura Direccin de Departamento Permanente Nmero de textos (Programa) por estudiante

25

ALTO

Carencia en la infraestructura

Dificultad para adelantar adecuadamente los procesos de formacin. Imposibilidad para atender adecuadamente a los estudiantes en los cursos

25

ALTO

Asignacin del recurso fsico existente. Nuevas construcciones

ALTO

Recuperacin de espacios para atender suficientemente los estudiantes de la facultad

Direccin de recursos fsicos

Anlisis semestral

Mts2 x Estudiante

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respectivos Dificultad para adelantar adecuadamente los procesos de formacin. Atraso generacional en la implementacin de las TICS Desarticulacin con los desarrollos sociales del medio. Incumplimiento de los procesos misionales de la universidad. Reduccin de oportunidades en la venta de servicios

Carencia de Medios educativos

25

ALTO

Establecimiento de aulas multimedia y virtualtecas

MEDIO

Estudio real de las necesidades de uso de los medios por cada asignatura en cada programa

Infraestructura y logstica

Anlisis semestral

Recursos existentes / recursos requeridos

Debilidad en los proceso de extensin

25

ALTO

Convocatorias internas y externas. Grupos registrados en Colciencias y en direccin de interaccin social

ALTO

Mayores estmulos a los programas de proyeccin social. Mejorar las polticas de financiacin para los programas de proyeccin social

Direccin de interaccin

Permanente

Nmero de programas de proyeccin social por departamento

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PROCESO

GESTION ACADEMICA-FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

OBJETIVO DEL PROCESO

Impulsar el desarrollo socio-economico en su zona de influencia, mediante el posicionamiento de sus programas de administracin, contadura y economa en el contexto regional, nacional e internacional.

DESCRIPCIO N DEL RIESGO

NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
Falta de continuidad de los procesos que se desarrollan en la facultad. Nose puede obtener acreditacion de alta calidad. Nose presenta investigacin. No se puede obtener acreditacin de calidad. Disminuye el impacto en el entorno socioecmico. No se logra escalafonar el grupo de

CONTROLES EXISTENTES

VALORACI POLITICAS DE ON DEL ADMINISTRACI RIESGO N

RESPONSABLE

CRONOGRAMA

INDICADOR

Docentes de planta reducidos en todos los programas.

25

ALTO

Dar continuidad de los ocacionales dependiendo del area del fortalecimiento.

ALTO

Adelantar programas de Decano de la Facultad capacitacion academica y de Ciencias en docencia a los Economicas y docentes ocacionales. Empresariales. Garantizar la estabilidad Directores de programa. Eventos programados por laboral de los ocacionales la facultad y la universidad que se encuentran periodicamente. actualmente vinculados Semestralmente. siempre y cuando la evaluacin sea favorable. Convocar concurdso para suplir cargos de dsocentes de planta. Articular los proyectos de Decano de la Facultad investigacin con las de Ciencias actividades academicas. Economicas y Solicitar la reglamentacin Empresariales. para realizar las Directores de programa. descargas para desarrollar Director Grupo de la investigacin de los Investigacin. docentes ocacionales.

N de capacitaciones realizadas/ capacitaciones programadas.

Ausencia de Investigacin.

25

ALTO

Existe el grupo de investigacin GICEE y se han creado 4 lineas de investigacin con sus respectivos proyectos. Reuniones del CIFA periodicamente.

ALTO

Semestralmente. Abril 30 de 2010.

N de proyectos articulados/ N de proyectos formulados.

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investigacin. Dispersin de la informacin. Dificultad para realizar control de asistencia. Ausentismo de estudiantes y docentes. Baja calidad en la prestacin del servicio. Inconformismo de los estudiantes y tutores. Represamiento en las comunicaciones. Desgaste administrativo. Falta de compromiso por parte de los directores de los CREAD

Inadecuada distribucion de los recursos fisicos.

10

ALTO

Ninguno

ALTO

Solicitar la centralizacin de horarios de la facultad en el bloque p.

Decano de la Facultad de Ciencias Economicas y Empresariales. Directores de programa.

Abril 15 de 2009

La asignacin de los horarios en el bloque p.

Carencia de recursos fisicos y tecnologicos en los programas de distancia.

25

ALTO

Se asigno un coordinador para los programas de distancia. Se inicio comunicacin directa desde la decanatura hacia los directores de los CREAD. Reduccin de unidades operativas. Unificacin del pensum y actualizacin de modulos.

ALTO

Se emiten directrices desde la facultad para adoptar la modalidad de distancia en su verdadero sentido. Se seleccionan los tutores atravez del Decano de la Facultad banco de elegibilidad de Ciencias existente. Se realiza Economicas y acompaamiento por parte Empresariales. de los docentes. Se Directores de programa. realizara ajuste a la reglamentacin existente. Creacion del banco de preguntas para la evaluacin del estudiante.

Permanente Periodico Semestral.

N de solicitudes resueltas/N de solicitudes presentadas.

LIDER DE PROCESO ______________________________________

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PROCESO

GESTION ACADEMICA-FACULTAD DE EDUCACIN

OBJETIVO DEL PROCESO

Fortalecer los procesos misionales de la Facultad de Educacin materializados en la Docencia, Investigacin y la Proyeccin Social procurando el desarrollo y bienestar de la Comunidad Educativa adscrita a esta unidad Acadmica Administrativa.

DESCRIPCIO N DEL RIESGO


Falta de presupuesto ( recursos) para fortalecer la investigacion de los programas de la Facultad de Educacion

NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
Debil desarrollo de la investigacion en la facultad. Debilitamiento de los grupos y lineas de investigacion.

CONTROLES EXISTENTES
Se ah comunicado la necesidad y la importancia de fortalecer la investigacion. Descarga de 4 horas a los docentes ocasionales para dedicacion a la investigacion. Solicitar autorizacion para designar descargas en la responsabilidades academicas. Descarga de 4 horas a los docentes ocasioanles para dedicacion a la investigacion. A travs del plan operativo formulado para la vigencia de

VALORACI POLITICAS DE ON DEL ADMINISTRACI RIESGO N


Creacion de nuevos grupos de investigacion en algunos programas. Participar en las convocatorias de investigacion internas y externas.

RESPONSABLE
Comit de investigacion de la facultad

CRONOGRAMA

INDICADOR

25

ALTO

ALTO

Grupos de investigacion Primer periodo academico creados. Nde 2010. Periodicamente. proyectos inscritos en convocatorias.

Poca descarga en la responsabilidad Academica para dedicarla a la investigacion, proyeccion social y funciones academico administrativas. Bajo numero de docentes de planta para apoyar los

Concentracion de la docencia a la labor academica descuidando la investigacion y la interaccion. Baja em produccion academica de la facultad. Debilitamiento de los procesos misionales de los

25

ALTO

ALTO

Desde el concejo de la facultad avalar la inclusion y asignacion de la participacion de los docentes por concepto de investigacion, extension y funciones academico administrativas. Solicitar convocatoria de docentes de planta con el fin de realizar el relevo

Concejo de la facultad

semestralmente a partir del segundo periodo academico del 2010

Acta de concejo de la facultad.

25

ALTO

ALTO

Concejo de Facultad de Educacion

Abril 30 de 2010

N de docentes vinculados.

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programas de pregrado y posgrado de la facultad. programas. Interfiere con las condiciones basicas de calidad de los programas. 2010 se enuncio un plan de renovacion docente. Continuidad de los docentes ocacionales teniendo en cuenta su trayectoria academica en la facultad, asi como sus desarrollos academicos en el interior de los programas. generacional.

Carencia de recursos bibliogrficos y didctico actualizados tanto para programas de pregrado como de posgrado.

Baja calidad en el proceso formativo de los estudiantes

25

ALTO

Se han realizado adquisiciones de libros ( Ccuta)

ALTO

Solicitar la lista de libros que se requieren para apoyar los diferentes programas de pregrado y posgrado de la facultad. Solicitar inscripcion a las revistas especializadas. Solicitar actualizacion de la base de datos.

LIDER DE PROCESO ______________________________________

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PROCESO

GESTION ACADEMICA-FACULTAD DE INGENIERIAS Y ARQUITECTURA

OBJETIVO DEL PROCESO

La generacin y divulgacin de conocimientos cientficos y desarrollo tecnolgico en sus diferentes campos de accin para contribuir al desarrollo regional y nacional.

DESCRIPCIO N DEL RIESGO

NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)

CONTROLES EXISTENTES
Oferta de cursos internos. Invitacin de docentes externos. Ningun costo para los docentes en la participacin de eventos. Organizados por la Facultad. Publicacin de la pagina web de los programas acadmicos. Realizar difusin en eventos institucionales como "Buscando carrera" y eventos de la facultad y de los programas. Los Docentes realizan jornadas de difusin

VALORACI POLITICAS DE ON DEL ADMINISTRACI RIESGO N

RESPONSABLE
Decano de la Facultad

CRONOGRAMA

INDICADOR

Limitacin presupuestal para apoyar la capacitacin continua.

Desactualizacin docente. Baja Motivacin

25

ALTO

ALTO

Solicitar presupuesto para adelantar capacitacin docente. Continuar con apoyo de capacitaciones internas fomentadas por la facultad de ingenierias. Solicitar publicacin de programas acdmicos a travs de los diferentes medios de comunicacin. Explotar al mximo los Consejo de Facultad medios de comunicacin Decano de la Facultad Direcciones de existentes en la UP para realiozar publicidad de los Departamento programas acdmicos. Docentes de la Facultad Continuar con la labor adelantada por los pasantes de comunicacin social al interior de la

26/03/2010

Respuesta a la solicitud. N de docentes capacitados/N de docentes de la facultad.

Escasa o inadecuada publicidad de los programas acdmicos.

Baja cobertura de estudiantes. N de apertura de programas acadmicos

25

ALTO

ALTO

26/03/2010 Permanentemente

N de estudiantes inscritos en el segundo perodo acadmico 2010/N de estudiantes inscritos en el segundo periodo academico 2009

Cdigo

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de los programas acadmicos con recursos propios. Disminucin de matriculas . N de apertura de programas. Aumento de desercin universitaria. Estancamiento en los proceso de matricula. Tutelas en contra de la universidad. Desgaste acadmico y administrativo; aumento de cargas laborales. Incumplimiento de las actividades de practicas. Insatisfaccin de los estudiantes. Baja calidad de los egresados. facultad. Mostrar los altos puntajes de ECAES a travs de la pagina web. Estudio socioeconomico de los programas d ela facultad. Programa de Ingenieria Industrial (Profesor Saury Tomas y Belisario Pea) Reduccin de costos en las matriculas basados en estudios socio-economicos. N de casos de inconvenientes presentados en el segundo perodo de 2010/N de casos de inconvenientes presentados en el primer perodo acadmico 2010.

Altos costos de la matricula

25

ALTO

No existen controles

ALTO

Transcurso del semestre

Inadecuado manejo de los sistemas en los procesos

25

ALTO

acceso a los Directores de Departamento para que manejen solluciones a incovenientes de matriculas. Se adquieren algunos insumos entre los docentes y estudiantes para desarrollar las practicas. Informes de la facultad sobre registro calificado. Informes del programa de pregrado y postgrado. Atencin a los estudiantes de pregrado y de posgrado. Atencin de los docentes de posgrado y de pregrado.

ALTO

Capacitar a todo el personal que tenga que ver con la matricula. Que el pagador tenga acceso a la plataforma del banco para verificar la confirmacin del pago. Vincular los laboratorios de la Facultad a la Coordinacin de laboratorios de la facultad para centralizar la solicitud de insumos par el desarrollo de las practicas. Solicitud de asignacin de personal administrativo a la Facultad de ingenierias y Arquitectura. Solicitud de asignacin de auxiliares a los laboratorios que apoyan la realizacin de las practicas de los programas acdmicos de la facultad OPS.

Consejo de Facultad Oficina de Desarrollo Tecnologico

Transcurso del semestre

Ausencia de insumos para el desarrollo de las prcticas de laboratorio.

10

MEDIO

MEDIO

Decano de la Facultad. Director de Programa

08/04/2010

Insumos Autorizados/Insumos Solicitados.

Poca disponibilidad de talento humano para el desarrollo normal de las actividades de la Facultad.

Sobre carga laboral del personal administrativo de la Fcaultad. La sub utilizacin d elos laboratorios.

25

ALTO

ALTO

Decano de la Facultad Directores de Departamento.

Transcurso del semestre

Personal asignado/pPersonal solicitado.

Cdigo

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PROCESO

GESTION ACADEMICA-FACULTAD DE SALUD

OBJETIVO DEL PROCESO

Ofrecer programas ene l rea de la salud de alto nivel de calidad que garanticen la formacin integral del futuro profesional, el desarrollo de su capacidad critica reflexiva y analtica, y su competencia investigativa e innovadora en materia de salud. (1-4). Contribuir a consolidar la actividad cientfica en la institucin y el oriente colombiano mediante la conformacin de grupos interdisciplinarios que lideren el surgimiento de la cultura investigativa en la universidad y la regin. (5-8)

DESCRIPCIO N DEL RIESGO

NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
Rotacin continua de personal docente. Dificultad en el seguimeinto de los procesos. Contratacin de profesionales sin especializcain. Renuncias del personal docente. No aceptacin a la vinculacin, en mayor proporcin de mdicos. Alta rotacin del personal, Dificultad en el seguimeinto de los procesos acadmicos , investigativos y de

CONTROLES EXISTENTES

VALORACI POLITICAS DE ON DEL ADMINISTRACI RIESGO N

RESPONSABLE
Decano

CRONOGRAMA

INDICADOR

Dificultad para ubicar profesional en salud dedicado a la docencia. Salarios de los docentes muy bajos con relacin a los salarios de los profesionales en salud. Tipo de contrato no permite continuidad del docente.

25

ALTO

Se realizan convocatorias nacionales a todas las asociaciones y universidades. Los profesionales con especializaciones clinicas tiene salarios de magister.

ALTO

Realizar convocatorias perodocamente. Formacin y capacitacin docente.

Semestralmente

N de capacitaciones realizadas7N de capacitaciones propuestas.

25

ALTO

MEDIO

propuesta de contraprestacin que no sea de tipo econmico Solicitar a la Vicerrectoria acadmica la viabilidad de contratacin continua del personal docente de la facultad de salud.

Consejo Acadmico Decano

Abril 30 de 2010

Entrega de la propuesta al consejo acadmico.

10

ALTO

No existe ninguno.

ALTO

Decano

Junio 30 de 2010

Presentacin de la propuesta.

Cdigo

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Pagina
proyeccin. Personal docente de planta reducido con relacin de nmero de estudiantes (4000 estudiantes/42 docentes de planta entre tiempo completo y 1/2 tiempo). El tiempo de dedicacin a la investigacin en la responsabilidad acadmica no es muy representativo. Dificultad en la continuidad de los procesos acadmicos, investigativos y de proyeccin. Baja valoracin para el registro calificado.

25

ALTO

Solictud de convocatoria para nombramiento de planta

ALTO

Solictar nombramientos de docentes de planta por departamento.

Decano

30/05/2010

N de docentes nombrados/ N de docentes solicitados.

N reducido de procesos d einvestigacin

25

ALTO

Se otorga asignacin directa en la responsabilidad de acuerdo a la presentacin del proyecto de investigacin presentado al CIUP.

MEDIO

Socializar la posibilad de asignacion de tiempo para procesos de investigacion. Concientizar la cultura de la investigacion. Solicitud y ralizacion de formacion en presentacion de propuestas a convocatorias. Comunicacin directa con la Direccion de Investigacion. solicitud de acceso a paginas de consultas academicas, investigativas y pagians de comunicacin y redes sociales. Solicitud de requerimientos bilbiograficos por departamentos a biblioteca. Presentacion de proyecto de adecuacion de espacio fisico asignado (Clinica)

Decano

Permanente

N de proyectos presentados

Baja asignacion de presupuesto para investigacion

Los proyectos aprobados no podrian ejecutarse. Dificultad para la adquisicion de de insumos

25

ALTO

no existen controles

ALTO

Decano

Junio 30 de 2010

N de docentes capacitados

Baja adquisicion de recursos. Bibliogrfico actualizado

Dificultad de los estudiantes para acceder a informacion actualizada

25

ALTO

Solicitud de requerimientos bibliograficos por departamentos a bilbioteca.

ALTO

Decano

Mayo 30 de 2010

Presentacion de la solicitud. Nuevas adquisiciones bibliograficas.

Espacio fsico insuficiente para el desarrollo de los

Los horarios de clases van desde las 6 de la maana

10

ALTO

Se esta utilizando capacidad instalada de los laboratorios en

ALTO

Decano

Junio 30 de 2010

Proyecto de adecuacion y solicitud de espacio

Cdigo

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cursos. hasta las 10 de la noche. un porcentaje muy alto. para el desarrlllo de los recursos. Solicitud de espacios fisicos adicionales.

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PROCESO

GESTION DE LA INVESTIGACION

OBJETIVO DEL PROCESO

Dinamizar el sistema de investigacin de la Universidad de Pamplona con la finalidad de consolidar el inters cientfico y tecnolgico entre la comunidad acadmica.

DESCRIPCIO N DEL RIESGO


falta de disponibilidad presupuestal para los gestores de la investigacin

NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
No se pueden ejecutar proyectos de investigacin desgaste de recursos administrativos, tiempo. No permite dar cumplimiento a los objetivos instuitucionales Ausencia de reconocimiento para la institucion. Desgaste administrativo. Mayor carga laboral. Reprocesos. Desconocimiento del 25 2 ALTO

CONTROLES EXISTENTES

VALORACI POLITICAS DE ON DEL ADMINISTRACI RIESGO N


Estn definidos en los controles existentes

RESPONSABLE
Lder del proceso

CRONOGRAMA

INDICADOR

Planificacin del presupuesto

MEDIO

Anual

Indicador de gestion de recursos HPI-02

La no finalizacin de los proyectos

25

ALTO

Informe de avance realizado por los investigadores de forma semestral. Revisin del proyecto finalizado por parte de los evaluadores Copias de seguridad de la informacin digital de forma semestral. Solicitudes realizadas a la oficina

ALTO

Se realizara revisin en cuanto al cumplimiento del diligenciamiento del formato FPI-18 informe final del proyecto. Cumplir con lo establecido en el acuerdo 070 Articulo 40 inciso b. Continuar con la realizacin de las copias de seguridad de la informacin. Continuar con la realizacin de solicitudes

Lder del proceso grupo de mejoramiento

Semestralmente

N de proyectos con informe final/ total de proyectos.

Los proyectos no generan los productos esperados. Prdida de la informacin Carencia de recursos y

BAJO

BAJO

CIU

Permanente

Evaluacin final del proyecto realizado por expertos.

4 5

25

MEDIO

BAJO

Lder del proceso grupo de mejoramiento Lder del proceso. Auxiliar encargado de la

Permanente

N/A

25

ALTO

ALTO

Peridicamente

N de recursos asignados/Recursos

Cdigo

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solicitados.

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capacitacin proceso.Sobrecarg a laboral. de Talento Humano. de recursos y capacitacin a las instancias pertinenentes. Unidad de laboratorio.

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PROCESO

GESTION DE SEGUIMIENTO Y APOYO AL EGRESADO

OBJETIVO DEL PROCESO

Recolectar, analizar y utilizar la informacin proveniente de los egresados, para establecer vnculos de participacin y apoyo entre egresados Universidad de Pamplona y empleadores.

DESCRIPCIO N DEL RIESGO


Informacin errnea al momento de registrarla en el sistema de informacin.

NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
No se tendr participacin directa del egresado en los eventos o actividades que se programen a nivel institucional. No se tiene bases de los datos de los empleadores. No se podr enviar al egresado datos de contacto.

CONTROLES EXISTENTES

VALORACI POLITICAS DE ON DEL ADMINISTRACI RIESGO N


Habilitar iconos de actualizacin de los datos de los egresados como requisito para los candidatos de grado.

RESPONSABLE
Director oficina de Apoyo y Seguimiento al Egresado. Profesional Universitario.

CRONOGRAMA

INDICADOR

10

ALTO

Encuesta de actualizacin de datos. Sistema de informacin Publicacin de las ofertas laborales en la pagina web de la oficina de Seguimiento y Apoyo del Egresado. Envo de correos electrnicos a los egresados No existen

MEDIO

Segundo semestre de 2010 antes de fechas de graduacin segn el calendario acadmico.

N de datos errneos registrados/total de datos registrados.

Errores en el sistema de informacin en el momento del registro de la informacin.

10

ALTO

ALTO

Solicitar dar continuidad al desarrollo del sistema de informacin.

Director de la Oficina de A poyo y Seguimiento al Egresado. Profesional universitario.

Marzo 8 de 2010

N de empleadores registrados/ total al de empleadores.

3 4

Carencia de recurso humano para el cumplimiento de los objetivos Prdida de la informacin

Incumplimiento de objetivos Carencia de archivo histrico de

25

ALTO

ALTO

Solicitar recurso humano necesario para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Realizar copias de seguridad de la

Director de la Oficina de Apoyo y Seguimiento al Egresado. Profesional universitario. Director de la Oficina de Apoyo y Seguimiento al

Junio 30 de 2010

N de recursos asignados/Recursos solicitados. Numero de copias generadas/N de

25

ALTO

No existe

ALTO

Abril 30 de 2010

Cdigo

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copias planeadas.

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institucional egresados. Incumplimiento de los objetivos trazados informacin de forma peridica Egresado. Profesional universitario.

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GESTION DE LA INTERACCION SOCIAL - Sede Social Villa Marina NIVEL DEL RIESGO PROBABILI (Probabilid DAD ad X Impacto)

PROCESO N

OBJETIVO DEL PROCESO

Permitir a los clientes un encuentro con la naturaleza para fortalecer el desarrollo Integral humano.

DESCRIPCION DEL CONSECUE RIESGO NCIAS Sanciones a la entidad y funcionarios por malos manejos de dineros pblicos Prdida de credibilidad e imagen Prdida de clientes Prdida de la integridad fsica de las personas Sanciones a la entidad Deterioro de la Integridad de los

IMPACT O

CONTROLES EXISTENTES

VALORACIO N DEL RIESGO

POLITICAS DE ADMINISTRACIN

RESPONSABLE

CRONOGRA MA

INDICADOR

Inadecuado manejo de dineros pblicos

25

25 Bajo

Consignaciones Informes (FGP-27 Reporte de pagos)

Bajo

Adquisicin de plizas de manejo de dinero

Direccin Administrativa Director Sede Social Villa Marina Direccin Administrativa Director Sede Social Villa Marina Direccin Administrativa Direccin de la Sede Social Villa Marina Direccin Administrativa Direccin de la

15 de Marzo de 2010

Dinero recaudado/Diner o Informado % (Creciente y semestral)

Deficiente prestacin del servicio por falta de agilidad en el proceso de adquisicin Ocurrencia de accidentes que afecten al integridad fsicas de las personas involucradas en el proceso Incumplimiento de requisitos legales de la piscina

25

25 Bajo

FAD-02 Requerimiento de bienes y servicios Normas de bioseguridad (Reglamentacin en los procedimientos, Guas de talento humano) Adecuacin segn la normatividad No prestacin del

Alto

Formalizar una caja menor

15 de Marzo de 2010

No aplica

25

50 Alto

Alto

Adquisicin de plizas contra terceros Mantenimiento y adecuacin e instalaciones

17 de agosto de 2010

Nmero de accidentes / Nmero de accidentes cubiertos por una pliza Satisfaccin del cliente

25

25 Bajo

Medio

20 de abril de 2010

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Pagina
participantes en el proceso Sanciones Deficiencias Falta de recursos en la humanos para llevar prestacin del a cabo las funciones servicio servicio Sistemas de Gestin de Calidad (Se har esta documentacin) Medio Nombramiento de personal Contratacin Sede

25

25

Plan Operativo Solicitudes peridicas (FGT 06 Solicitud de personal)

Rectora Facultad de Salud

15 de Marzo

Nmero de personas requeridas/Nme ro de personas autorizadas %

LIDER DE PROCESO

Cdigo

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PROCESO

GESTIN DE PROYECTOS

OBJETIVO DEL PROCESO

Gestionar propuestas para los proyectos tecnolgicos de la Direccin de interaccin Social y Desarrollo Tecnolgico.

DESCRIPCIO N DEL RIESGO

NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)

CONTROLES EXISTENTES

VALORACI POLITICAS DE ON DEL ADMINISTRACI RIESGO N

RESPONSABLE
Lider de Proceso de gestin de proyectos.

CRONOGRAMA

INDICADOR
Cumplimiento en tiempos de respuesta=Total convenios o contratos elaborados y legalizados en tiempo estimado/total convenios y/o contratos solicitados *100 Propuestas con Falencias= (Nmero de propuestas con falencias/Total de propuestas enviadas)*100. Porcentaje de propuestas rechazadas= Nmero de propuestas rechazadas por falta de

Demora en la elaboracin y legalizacin de convenio y/o contratos.

Insatisfaccin de los clientes.

25

ALTO

No existen controles

ALTO

Establecer los terminos de respuesta dentro de las comunicaciones.

08/03/2010

Falencias en la elaboracin y revisin de la Propuesta.

Rechazo de la propuesta por parte del cliente.

25

MEDIO

Seguimiento inadecuado de la Propuesta.

Prdida de clientes. Prdida de negociaciones.

25

MEDIO

Elaboracin de propuesta teniendo como guia el GCP-01 Modelo de propuesta . Revisin tcnica, financiera y legal de cada propuesta. Realiza el control en el Centro de Seguimiento de Propuestas SCP. Contacto permanente con el cliente y

MEDIO

Implementar la opcin de "revisado por fechas de revisin" en el centro de seguimiento de propuestas.

Lider de Proceso de gestin de proyectos.

31/03/2010

BAJO

El control existente es efectivo

Lider de Proceso de gestin de proyectos.

Permanente

Cdigo

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seguimiento/Nmero propuestas presentadas * 100.

Mapa de Riesgos
Pagina
registro del mismo en el SCP. Perdida de informacin del proceso (Repositorio de las propuestas, aplicativo CSP, documentacin del proceso).

Falta de realizacin de Backups a la informacin del proceso.

25

MEDIO

Semanalmente se realizan backups alos servidores donde reposa la informacin.

BAJO

Continuar realizando semanalmente los backups a la informacin del proceso.

Lider de Proceso de gestin de proyectos.

Permanentemente

No Aplica

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Pagina

PROCESO

GESTIN DE INTERACCION SOCIALRELACIONES INTERINSTITUCIONALES

OBJETIVO DEL PROCESO

Elaboracin y legalizacin de convenios interinstitucionales y de extensin social, que sean suscritos entre la Universidad de Pamplona y las diferentes entidades del sector pblico y privado que deseen establecer este tipo de alianzas con la finalidad de obtener beneficios recprocos.

DESCRIPCIO N DEL RIESGO

NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
perdida de informacin de prioridad para la institucin necesaria para el cumplimiento de sus objetivos.

CONTROLES EXISTENTES

VALORACI POLITICAS DE ON DEL ADMINISTRACI RIESGO N

RESPONSABLE
personal autorizado de la oficina de relaciones Interrinstitucionales.

CRONOGRAMA

INDICADOR

Perdida de documentacin de convenios.

10

BAJO

FIS.RI-03 "solicitud de Prestamo de Convenios" Mediante el FAD-02 "Requerimientos de Bienes y servicios", mensualmente se hace pedidos de material de oficina y equipos tecnologicos en caso de requerirse por dao o deterioro del uso normal de los equipos. El archivo existente est en sitios alejados de estos fenomenos, en caso

BAJO

No prestar los originalesfacilitar fotocopias en el momento de la consulta.

Permanente

N de convenios extraviados o perdidos/ Total convenios existentes vigentes.

Carencia de Recursos de Oficina y/o tecnologicos (papeleria, computador e impresora).

Atraso en el cumplimiento de los tiempos lmites de trmite de los convenios.

25

ALTO

ALTO

la institucin grantice el oportuno suminsitro de los recursos necesarios. Mantener un inventario en la dependencia de papeleria.

Direccin Administrativa. Oficina de Adquisicin de Bienes y servicios . Auxiliar Administrativo de convenios.

Mensualmente o cad vez que surja la necesidad del material.

Recursos solicitados/Recursos autorizados %

Fenomenos Naturales

Inundaciones y/o incendios que destruyan los archivos existentes.

25

MEDIO

BAJO

Mantener el archivo fisico en lugares y gavetas altas. Realizar copias digitales de los convenios.

Auxiliar Administrativo Convenios. Oficina de relaciones interinstitucionales.

Permanente. Segundo semestre 2010.

N de convenios extraviados o perdidos/ Total convenios existentes

Cdigo

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vigentes.

Mapa de Riesgos
Pagina
de suceder los archivos son salvados. Cumplimiento de la actividad 4,5 del PIS.RI-01 "Elaboracin y legalizacin de convenios interistitucionales y de Extencin social. FIS.RI.02 Seguimiento, revisin y legalizacin de convenios.

Retraso en la Revsin y legalizacin de los convenios.

Perdida de credibilidad institucional. Inconformidad de los usuarios. Perdida de alianzas con las instituciones interesadas.

10

ALTO

ALTO

Mantener contacto directo con el proceso de asesoria juridica con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el procedimiento.

Auxiliar Administrativo Convenios. Coordinador de relaciones interinstitucionales. Asesoria Juridica. Alta Direccin.

Permanente

N de convenios extraviados o perdidos/ Total convenios existentes vigentes.

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Pagina

PROCESO

ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS

OBJETIVO DEL PROCESO

Adquirir los bienes, insumos, materiales y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades propias en los diferentes procesos de nuestra Universidad.

DESCRIPCIO N DEL RIESGO

NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
No se puede dar inicio al proceso de compras. Retraso en el proceso de compras. Demora en el proceso de adquisicin de bienes y servicios. Exposicin de los bienes de la entidad a hurto, o a cualquier accin a causa de un fenmeno natural. Generacin de retrasos e incumplimiento en los procesos misionales y de apoyo de la

CONTROLES EXISTENTES
Diligenciamiento y verificacin del cumplimiento total de los requisitos de inscripcin de proveedores. Exigencia al proveedor de realizar un proceso de inscripcin completo. Aseguramiento de los bienes muebles e inmuebles existentes, ante una entidad aseguradora contratada por la Universidad. Exigencia del cumplimiento del plazo de entrega de los bienes y prestacin del servicio a los

VALORACI POLITICAS DE ON DEL ADMINISTRACI RIESGO N


Cumplimiento de la documentacin del proceso. Solicitud y diligenciamiento completo de los requisitos de inscripcin de proveedores.

RESPONSABLE
Lder de proceso

CRONOGRAMA

INDICADOR

Incumplimiento de los documentos por parte del proveedor para el proceso de inscripcin de proveedores.

25

ALTO

ALTO

Permanente y Trimestral . Actualizacin trimestral de documentos de ley.

RDPROV= (Nmero de proveedores sin documentacin completa/ Nmero total de proveedores inscritos )*100.

Incumplimiento aseguramiento de equipos

25

ALTO

ALTO

Aseguramiento de los bienes muebles e inmuebles de la institucin. Revisin y exigencia constante de los plazos de entrega y de los deberes por parte de los proveedores.

Auxiliar de Almacn.

Permanente Cada vez que se adquieran bienes devolutivos se deben asegurar de inmediato.

REASEG= (Nmero de equipos no asegurados /Nmero total de equipos)*100. ROINC= (Nmero de contratos con incumplimiento/Nme ro total de contratos)*100.

Incumplimiento de las clusulas descritas en la orden de compra y/o contrato

25

ALTO

ALTO

Tcnico de contratacin

RevIsin peridica mensual de las ordenes de compra y/o contratos.

Cdigo

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Pagina
institucin. Alteracin en la programacin de actividades acadmicas, de investigacin y administrativas. proveedores. Aplicacin de multas y mecanismos de solucin de controversias contractuales, existentes y reglamentadas en el actual estatuto de contratacin. Estudio, anlisis y aprobacin de una propuesta para la elaboracin del inventario. Una vez elaborado el inventario, oficializar e institucionalizar en la entidad la oficina de inventarios.

Desactualizacin del inventario de Bines inmuebles.

Inexistencia de control y conocimiento del estado de los bienes. Imposibilidad de emitir informes y datos estadsticos. Dificultad para la realizacin de auditorias de activos fijos.

25

ALTO

Presentacin de una propuesta para la elaboracin del inventario de bienes devolutivos con su respectiva codificacin.

ALTO

Lder de ProcesoEquipo de inventarios.

Sujeto a decisiones administrativas y financieras. Tiempo estimado: 12 meses.

RINVENT= (Bienes inventariados / Total Bienes)*100.

Adquisicin de bienes y servicios con precios fuera del umbral de acuerdo a los precios indicativos establecidos en el SICE, siempre y cuando el cdigo CUBS se encuentre hasta el quinto nivel.

Generacin de altos costos para la institucin. Generacin de alarmas al momento de realizar el reporte al SICE.

25

ALTO

Consultar antes de legalizar la compra los precios de todos los bienes y servicios a adquirir en el SICE, siempre y cuando el cdigo CUBS se encuentre hasta el quinto nivel. Generar el reporte de precio indicativo que determina el SICE, siempre y cuando el cdigo CUBS se encuentre hasta el quinto nivel. Delegacin del proceso de

ALTO

Asignar un funcionario de manera exclusiva a realizar la actividad descrita.

Tcnico de contratacin

Permanente

Incumplimiento en el tramite de

Mercanca declarada en

10

MEDIO

MEDIO

Determinar el costo de la nacionalizacin al

Lder de Proceso

Temporal. Cada vez que se adquieran bienes bajo

Cdigo

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Pagina
nacionalizacin y legalizacin de bienes adquiridos en el exterior por parte de la sociedad de intermediacin aduanera. abandono por parte de la DIAN. Retraso de las actividades acadmicas y de investigacin. nacionalizacin a una sociedad de intermediacin aduanera. Supervisin constante en coordinacin con la sociedad de intermediacin aduanera de vance del proceso de Nacionalizacin. Verificacin del FAD02 "requerimiento de Bienes y servicios" item por item. Comunicacin inmediata con el cliente en caso no clarificar las especificaciones de compra. Devolucin del FAD-02 "Requerimiento de Bienes y servicios "si las especificaciones no son claras. momento de autorizar la compra mediante la modalidad de importacin. la modalidad de importacin. RICUMP= (Nmero de incumplimientosnacionalizcin/Nmero total de importaciones )*100.

Falta de claridad en las especificaciones de los bienes y servicios a adquirir.

Asignacin del monto. Disponibilidad presupuestal equivocada. Retraso de las actividades acadmicas y de investigacin. Insatisfaccin por parte del solicitante.

10

MEDIO

MEDIO

Exigencia al personal autorizado de realizar requerimientos de que las necesidades d bienes y servicios sean lo mas claras posibles.

Auxiliar Administrativo

Permanente

RREQ= (Nmero de requerimientos mal diligenciados/Nmero total de requerimientos )*100,

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Pagina

PROCESO

ASESORIA JURIDICA

OBJETIVO DEL PROCESO

Prestar servicios de Asesora Jurdica en la elaboracin de contratos, convenios, atencin e interposicin de demandas y tutelas y dems procesos legales que la Universidad de Pamplona requiera.

DESCRIPCION DEL RIESGO

NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
Responsabilidades disciplinarias y judiciales con relacin a la extemporaneidad en la respuesta al derecho de peticin Responsabilidades disciplinarias administrativas, fiscales y judiciales por fallos condenatorios. Detrimento patrimonial, sanciones, procesos disciplinarios Demora en reunir el Comit de conciliacin y en otorgar poder al

CONTROLES EXISTENTES

VALORACI POLITICAS DE ON DEL ADMINISTRACI RIESGO N


Establecer una gua general para el tratamiento que se debe dar a los derechos de peticin en los diferentes procesos y socializarlo a toda la comunidad universitaria. Establecer una gua para el tratamiento que se le debe dar a las tutelas y demandas.

RESPONSABLE
Asesora Jurdica. Aseguramiento de la Calidad.

CRONOGRAMA

INDICADOR

Extemporaneidad en la respuesta en Derechos de Peticin.

25

MEDIO

FAJ-01 Recepcin de Documentos.

BAJO

30/10/2009

Nmero de Derechos de Peticin contestados/ Nmero de derechos peticin recibidos. Nmero de tutelas y demandas contestadas/ Nmero de demandas y tutelas recibidos. Nmero de Proceso Revisados/Nmero de procesos existentes. Reglamentacin existente.

Inconsistencia de la informacin para dar Respuesta a las tutelas y Demandas.

25

ALTO

FAJ-01 Recepcin de Documentos. FAJ-06 Entrega de Documentos. FAJ-08 Solicitud de Documentos Soportes. Contratacin de Asesor Jurdico externo. FAJ-01 Recepcin de Documentos. FAJ-06 Entrega de Documentos.

ALTO

Asesora Jurdica. Aseguramiento de la Calidad.

30/10/2009

Vencimiento de trminos en los procesos judiciales Tramitacin indebida de las conciliaciones

25

ALTO

MEDIO

Continuar con la contratacin de los asesores. Reglamentar el funcionamiento del Comit de Conciliacin.

Alta Direccin

30/12/2009

25

ALTO

MEDIO

Comit de conciliacin.

15/12/2009

Cdigo

FCI-10 v.04 2 de 2

Mapa de Riesgos
Pagina
asesor externo Reprocesos en la realizacin de los contratos. Prdida de oportunidad para cumplir con lo solicitado. Tratamiento indebido de las acciones por falta de los conceptos. Demoras, desgaste institucional, estress, incumplimiento de trminos. Reunin del Comit Incluir la lista de chequeo dentro del procedimiento de contratacin. Establecer tiempos de respuesta en el procedimiento de contratacin. Dar respuesta en orden cronolgico.

Demora en el trmite de los procesos contractuales

10

MEDIO

Lista de chequeo

BAJO

Asesora Jurdica. Aseguramiento de la Calidad.

30/10/2009

Aprobacin , implentacin y socializacin del procedimiento de contratacin. Requerimientos contestados / Requerimientos solicitados X100Nmero del personal aprobado/ Nmero del personal requerido.

Demoras en los conceptos jurdicos.

BAJO

Respuestas otorgadas en atencin a la disponibilidad del personal asignado. No existe.

BAJO

Asesora Jurdica

Inmediata.

Rotacin y falta de personal.

25

ALTO

ALTO

Inclusin de requerimiento en el Plan Operativo y en el Presupuesto.

Asesora Jurdica

Inmediata.

LIDER DE PROCESO ______________________________________

Cdigo

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Pagina

PROCESO

GESTION DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

OBJETIVO DEL PROCESO

Ejecutar programas, proyectos y actividades que contribuyan a la formacin integral de la comunidad universitaria de la institucin a travs de la prestacin de los servicios da salud fsica, mejoramiento de la calidad de vida y fomento de las expresiones artsticas y deportivas.

DESCRIPCION DEL CONSECUENCI RIESGO AS

IMPACTO

PROBABILIDA D

NIVEL DEL RIESGO (Probabilidad X Impacto)

CONTROLES EXISTENTES

VALORACION DEL RIESGO

POLITICAS DE ADMINISTRACIN

RESPONSABLE

CRONOGRAM A

INDICADOR

Elaborar polticas que no reflejen las 1 necesidades de la comunidad universitaria

No se responde objetivamente a las necesidades de la comunidad. Efectivo pero no eficaz

25

25

Reuniones de planeacin. Divulgacin de la informacin. Equipo de trabajo armnico Reuniones de grupos de Mejoramiento. Recomendaciones de Informes de auditora. Diseo de estrategias de Evaluacin. Sistemas de informacin y evaluacin.

BAJO

Desarrollar sistemas de informacin de estudios previos. Construccin de indicadores de seguimiento de la comunidad universitaria Solicitud de mayor formacin del personal. Seguimiento a la Solciitud de diseo de sotfware de Mecanimso de Rendicin de cuentas eficientes y efectivo.

Lder de Proceso 15 de marzo de 2010

= N de objetivos cumplidos / N de objetivos trazados

Deficiencia en la aplicacin de los 2 mecanismos de control

No hay mejoramiento continuo

25

25

BAJO

Lder del proceso

Mensualment e.

Seguimiento a las solicitudes.

Cdigo

FCI-10 v.04 2 de 2

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Pagina
Diseo de indicadores Falta recurso humano para 3 cumplir con la prestacin de los servicios. Insatisfaccin a la prestacin del servicio. Solicitud de Personal. Solicitud de personal en el Plan Operativo a inclusin en el Presupuesto. Solicitud y seguimiento de la asignacin de presupuesto mediante Acto Administrativo para que los retornos del seguro estudiantil se utilicen en bienestar Universitario. Realizar campaas de recoleccin de insumos. Solicitar a talento humano que se incluya en el Plan de Capacitaciones. Lder del Proceso. Nmero de consultas atendida/Nmero total de las consultas solicitadas.

10

30

ALTO

24/09/2009

Cantidad mnima de insumos para adecuada prestacin de servicios.

Prestacin inadecuada del servicio. Insatisfaccin de los usuarios del servicio.

25

75

Se han realizado campaas y solicitudes.

ALTO

Lder de Proceso, Alta direccin. Responsable de rea y lder del proceso.

24/09/2009

Falta de actualizacin constante del personal.

Poco conocimiento en aplicacin de nuevas disposiciones.

10

Solicitudes de espacios para actualizacin.

BAJO

Lder del Proceso

Noviembre

Nmero de capacitaciones recibidas/Nmer o de capacitacin solicitadas.

LIDER DE PROCESO

Cdigo

FCI-10 v.04 1 de 3

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Pagina

PROCESO

GESTIN DE LABORATORIOS

OBJETIVO DEL PROCESO

Planificar y controlar la prestacin del servicio de laboratorio que contribuya a la formacin acadmica y cientfica de nuestros estudiantes.

DESCRIPCIO N DEL RIESGO

NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
Atraso en las actividades acadmicas. Perturbacin en el manejo de ambientes controlados y especificos de lagunas unidades de laboratorios Incumplimiento de los procedimientos establecidos en el proceso. Mala prestacin del servicio. Mala planificacin de las necesidades para cada una de los reas de laboratorio. No aplicacin de las guas

CONTROLES EXISTENTES

VALORACI POLITICAS DE ON DEL ADMINISTRACI RIESGO N


Conciliacin con los dirigentes del cese de actividades. Solicitud de modificacin total del Calendario Acadmico anta la instancia pertinente para garantizar la prestacin de prcticas de laboratorios.

RESPONSABLE
Coordinacin de Laboratorios

CRONOGRAMA

INDICADOR

Cese de actividades por parte de algunos de los estamentos de la institucin

25

ALTO

Calendario Acadmico Reglamento interno de la Institucin

ALTO

cada vez que se presente la situacin.

No entrega a tiempo de las guas unificadas

25

ALTO

Comunicaciones internas a Decanos, directores de programa sobre el Acuerdo 082 de 2006. FLA-23 Gas unificadas de Laboratorio. GLA-01 Gua Unificada de laboratorios.

ALTO

Solicitar a la alta Direccin envi de comunicaciones internas orientadas a dar cumplimiento al Acuerdo N 082 de 2006. Solciitud de aplicacin de los controles establecidos por la coordinacin de laboratorios.

Coordinacin de Laboratorios

Diciembre de 2009

# de guias unificadas existentes/ N de materias teorico prcticas o de laboratorio * 100

Cdigo

FCI-10 v.04 2 de 3

Mapa de Riesgos
Pagina
establecidas. Solicitar a la Alta direccin pertinencia en la asignacin de horarios. Solicitar a la instancia Coordinacin de pertinente de elaboracin de horarios el envio de un Laboratorios informe preliminar para verificar la correcta asignacin de los espacios fsicos.

Demora en la entrega de horarios de laboratorio

No cumplimiento de procedimientos establecidos en el proceso. Mala prestacin del servicio.

25

ALTO

comunicaciones internas a directores de oficina responsables de generar los mismos

ALTO

Diciembre de 2009

No asignacin oportuna de los recursos necesarios por parte d ela administracin a laboratorios para la correcta prestacin del servicio.

No cumplimiento de procedimientos establecidos en el proceso. Mala prestacin del servicio. Inconformidad por parte del cliente. Accidentes enm las prcticas de laboratorio por falta de elementos de proteccin personal

25

ALTO

Desconocimiento de las normas de bioseguridad existentes en cada una de las reas de laboratorios.

Accidentes en las prcticas de laboratorios. Mala prestacin del servicio.

25

MEDIO

FLA-08 Seguimiento y evaluacin del servicio de laboratorio. FAD-02 Requerimientos de Bienes y servicios. FGH-06 solciitud de vinculacin del personal. FGI-02 solciitud de servicios de mantenimiento. Todos los laboratorios miden los indicadores establecidos. FDE-01 Plan operativo. formatos asignacin de presupuesto. MLA-01 Manual de bioseguridad de Laboratorios. Actas de induccin a las normas de Bioseguridad. Sealizacin en los

MEDIO

continuar con la aplicacin de los controles establecidos. Revisin por parte del grupo de mejoramiento sobre la aplicacin de los controles.

Lder del proceso. Auxiliar encargado del laboratorio.

Permanentemente

# de prcticas evaluadas / # de preacticas realizadas.

BAJO

Planificacin de realizacin de simulacros. Solicitud de elementos de proteccin personal.

Lider del proceso. Primer perodo acadmico # de inducciones Auxiliar encargado de la de 2010. realizadas / # de Unidad de laboratorio. Diciembre de 2009. grupos de laboratorio.

Cdigo

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Pagina
laboratorios acorde a los estandares. Plan de manejo de residuos. FGI - 02 solciitud de servicio de mantenimiento. FAD-02 Requerimiento de Bienes y Servicios.

Deterioro de la infraestructura fsica tecnolgica por carencia de plan de mantenimiento. No inclusin del personal docente y administrativo en el sistema de deudas del laboratorio

Mala prestacin del servicio. No satisfaccin del cliente.

10

ALTO

MEDIO

aplicacin de los controles establecidos. Capacitacin al personal sobre mantenimiento preventivo. Solicitar exigencia del paz y salvo para la liquidacin de contratos. Solciitar a las instancias pertinentes la inclusin en el modulo de deuda de laboratorio al personal docente y administrativo.

Lder del proceso. Auxiliar de Laboratorio.

Permanentemente.

Solicitudes atendidas /Solicitudes realizadas.

Prdida de recursos del laboratorio.

10

ALTO

Libro de deudas

MEDIO

Coordinacin de laboratorios.

diciembre de 2009

LIDER DE PROCESO ______________________________________

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Pagina

PROCESO

GESTIN DE RECURSO FISICO Y APOYO LOGISTICO

OBJETIVO DEL PROCESO

Disear, desarrollar y ejecutar proyectos, planes y programas que garanticen el mantenimiento de la infraestructura fsica de la Universidad de Pamplona, contribuyendo a un mejor desarrollo de las actividades acadmicas y laborales de la comunidad universitaria.

DESCRIPCIO N DEL RIESGO

CONSECUENC IMPA IAS CTO

NIVEL DEL PROB RIESGO ABILI (Probabilid DAD ad X Impacto)

CONTROLES EXISTENTES
Optimizar los recursos asignados y los existentes. Se desarrolla las actividades solicitadas por los clientes, estableciendo prioridades. Se presentan conceptos tcnicos y la dependencia que realiza el requerimiento gestiona la adquisicin de material.

VALORACIO N DEL RIESGO

POLITICAS DE ADMINISTRACIN

RESPONSA BLE
Lder de Proceso

CRONOGRAM A

INDICADOR

Acumulacin de trabajo. Deterioro de los bienes inmuebles y muebles. Carencia de Insatisfaccin por recursos (financiera)parte del cliente. Nopara desarrollar las cumplimiento de los actividades de objetivos y metas mantenimiento. propuestas. Altos costos en compra de materiales. Desgaste administrativo. Acumulacin de trabajo. Deterioro de los bienes inmuebles y muebles. Insatisfaccin por parte del cliente. No cumplimiento de los objetivos y metas propuestas.

25

ALTO

ALTO

Solicitar la garanta de los recursos presupuestados para el cumplimiento de los objetivos propuestos.

Semestralmente. Cada vez que surja la necesidad de mantenimiento o de acuerdo a las prioridades.

N de Recursos asignados/N de recursos solicitados.

Carencia de recursos ( humano), para desarrollar las actividades de mantenimiento.

25

ALTO

Se esta contratando servicios de mantenimiento con cooperativas.

ALTO

solicitar garantas de continuidad y permanencia del personal que labora en el rea de recursos

Lder de Proceso

Semestralmente.

N de Recursos asignados/N de recursos solicitados.

Cdigo

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Pagina
Realizacin de funciones adicionales al contrato del personal existente. Perdida de bienes, perdida de informacin tecnolgica. Exposicin del recurso humano. Perdida de bienes sanciones por parte de entes de control ante incumplimiento de normas de seguridad industrial. Inconformidad de los usuarios. Retrasos acadmicos y administrativos. Desgastes administrativos. Costos adicionales. Perdida de tiempo. sanciones a la institucin por la Direccin de derechos de autor. Perdida de informacin. Nocumplimiento de actividades acadmicas y administrativas.

Carencia de Recursos de seguridad industrial (Proteccin, extintores, indumentaria). Intervencin de personal no capacitado en la realizacin de actividades de mantenimiento.

25

ALTO

Optimizar los recursos asignados y los existentes.

ALTO

Solicitar la indumentaria necesaria

Lder de Proceso

Permanente

N de Recursos asignados/N de recursos solicitados.

25

ALTO

Envo de Circulares informativas a travs de correo masivo. Solicitud de continuidad y permanencia del personal. Envo de Circulares informativas a travs de correo masivo y fsico. Solicitud de compra de licencias. Uso de software libre en los laboratorios de informtica materias virtuales.

ALTO

Solicitar garantas de continuidad y permanencia del personal (Ingenieros de sistemas) que labora en el rea de recursos fsicos. Envo de circulares informativas a travs de correos masivos. Solicitar la adquisicin de las licencias par el adecuado funcionamiento de las reas acadmicas y administrativas de la U.P. Envo de circulares informativas a travs de correo o pagina web.

Lder de ProcesoFuncionarios de mantenimiento.

Semestralmente. Peridicamente

N de Recursos asignados/N de recursos solicitados.

Uso de software no licenciado

25

ALTO

ALTO

Lder de ProcesoFuncionarios de mantenimiento.

Permanentemente de acuerdo a los requerimientos que surjan. Peridicamente.

N de Recursos asignados/N de recursos solicitados.

LIDER DE PROCESO ______________________________________

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Pagina

PROCESO

GESTIN DE TALENTO HUMANO

OBJETIVO DEL PROCESO

Gestionar y administrar el Talento Humano de la Universidad de Pamplona, buscando su satisfaccin, mediante la prestacin de servicios eficaces, eficientes y efectivo. Planificar y desarrollar acciones encaminadas a garantizar celeridad e idoneidad respecto a la vinculacin de los empleados pblicos de la Universidad de Pamplona.

DESCRIPCIO N DEL RIESGO

NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)

CONTROLES EXISTENTES

VALORACI POLITICAS DE ON DEL ADMINISTRACI RIESGO N

RESPONSABLE
Dar cumplimiento a la planeacin institucional (Calendarios Acadmicos) Dar cumplimiento a los requerimientos legales laborales. Cumplimiento de la documentacin del proceso, por parte de la direccin, administracin y academia. Actualizar el manual de funciones y las guas de talento humano. Solicitar asignacin presupuestal para la ejecucin del plan de capacitaciones.

CRONOGRAMA

INDICADOR

El personal vinculado a la universidad no cumple con los requisitos exigidos en el instructivo de Vinculacin IGH-01 en el tiempo estipulado.

Archivo definitivo del expediente, impunidad en materia disciplinaria

25

75

ALTO

NO EXISTE

ALTO

Alta Direccin - Lder de Talento Humano

Permanente

Manual de funciones desactualizado Incumplimiento del Decreto 1567 de 1998 objetivos de capacitacin

No se pueden establecer responsabilidades disciplinarias. Incumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias . Prestacin inadecuada de los

25

75

ALTO

NO EXISTE IGH-Induccin, entrenamiento y capacitacin del personal vinculado.

ALTO

Comisin- Lder de Talento humano.

Permanente

25

75

ALTO

ALTO

Lder de Talento Humano

Octubre de 2009

Cdigo

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Pagina
servicios. Incumplimiento en la aplicacin de la medicin de los indicadores establecidos en el proceso. Demora en la entrega de novedades para la elaboracin de la Nmina. Falta de compromiso para cumplir lo establecido en el manual de procesos y procedimientos. falta de gestin sobre los productos no conformes identificados. Incumplimiento en el proceso de concertacin de objetivos y evaluacin de desempeo. Revisin de los indicadores existentes y replanteamiento de aquellos que permitan evidenciar la mejora del proceso. Cumplir con la planeacin institucional. Requerir las novedades a travs de comunicaciones. Sensibilizacin al personal directivo sobre Manual de Procedimientos

No permite la mejora continua.

25

75

ALTO

Instrumentos de medicin

ALTO

Lder de Talento Humano

Octubre de 2009

Demora en Pagos. Proyeccin inadecuada de los pagos. Inconvenientes en el desarrollo normal del proceso de talento humano. Insatisfaccin de los clientes o usuarios. No conformidades mayores.

25

75

ALTO

PGHElaboracin de Nmina

ALTO

Alta Direccin - Lder de Talento Humano

Permanente

25

75

ALTO

NO existe

ALTO

Administracin del sistema integrado de gestin.

Octubre de 2009

25

75

ALTO

Metodologa para el tratamiento de las no conformidades IGH-Evaluacin de desempeo

ALTO

Compromiso de todo el equipo de trabajo

Lder de Talento Humano

Octubre de 2009

Incumplimiento de requisitos legales.

10

20

Medio

Medio

Dejar evidencia del anlisis de los resultados de la evaluacin.

Lder de Talento Humano

Noviembre de 2009

LIDER DE PROCESO ______________________________________

Cdigo

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Pagina

PROCESO

GESTION DOCUMENTAL

OBJETIVO DEL PROCESO

Coordinar la aplicacin de las polticas relacionadas con la gestin documental en la Universidad de Pamplona con el fin de regular: La produccin, recepcin, distribucin, el tramite, la organizacin, consulta, conservacin y disposicin final de documentos.

DESCRIPCIO N DEL RIESGO


Constantes cambios en la estructura orgnico funcional Idoneidad de personal

NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
Tablas de retencin documental desactualizadas constantemente Deterioro en el ambiente de trabajo. Retraso en las entregas Incumplimiento a la normatividad (MECI- NTCGP 1000, ley general de archivo) Prestacin inadecuada del servicio. Retrasos. 25 3 ALTO

CONTROLES EXISTENTES
Seguimiento permanentes. Control previo Solicitud de personal idoneo

VALORACI POLITICAS DE ON DEL ADMINISTRACI RIESGO N


ALTO Actualizacin de las TRD Asignar personal idoneo para el apoyo del proceso Gestin docuemntal por parte de la Alta Direccin Solicitud del concepto sobre el particular a la Direccin. Solicitar a la alta Direccin la separacin del proceso. Asignacin de una partida presupuestal

RESPONSABLE
Lder del Proceso de Gestin documental

CRONOGRAMA

INDICADOR

Marzo de 2010

HGT - 04 V.03 Tablas de Retencin documental AR=(Total de requerimientos atendidos / total requerimientos solicitados) * 100 No aplica

25

ALTO

ALTO

Alta Direccin

15/11/2009

congelamiento del proceso Gestin documental Carencia de recursos para el normal funcionamiento del proceso

25

ALTO

solicitud de continuidad del proceso Inclusin en el plan Operativo para la asignacin de presupuesto

ALTO

Lder del Proceso de Gestin documental

30/10/2009

25

ALTO

ALTO

Alta Direccin

30/10/2009

FDE-01 Plan Operativo

LIDER DE PROCESO ______________________________________

Cdigo

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Pagina

PROCESO

Gestin presupuestal y Pagos

OBJETIVO DEL PROCESO

Administrar un sistema de informacin contable y financiera bajo principios de confiabilidad, oportunidad y de acuerdo a la normatividad vigente, con el fin de suministrar informacin financiera como soporte a la toma de decisiones al interior de la organizacin y al cumplimiento de los lineamientos establecidos por los entes de control del Estado. Administrar el recurso financiero de la Universidad brindando apoyo bajo perceptos de oportunidad y eficacia contribuyendo a la ejecucin efectiva de las actividades misionales y administrativas de la institucin.

DESCRIPCION DEL RIESGO

NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
Sanciones de los entes de control. Demora en la entrega de la informacin y la prestacin del servicio. Interrupcin de procesos. Dificultad para rehacer la informacin. Sanciones por los entes de control. Demora en la toma de decisiones. Retraso en la presentacin de

CONTROLES EXISTENTES

VALORACI POLITICAS DE ON DEL ADMINISTRACI RIESGO N


Solicitar al rea competente informar la forma de cmo se elaboran las copias de seguridad. Solicitar mensualmente el informe sobre las copias de seguridad del proceso. No recibir ni entregar cuentas sin reportarlo en el libro radicado de la dependencia que le corresponda. Informar a la Direccin Administrativa para hacer llamados de atencin a las personas que incumplen con la entrega de informacin. Tener en

RESPONSABLE

CRONOGRAMA

INDICADOR

Perdidad de informacin

25

MEDIO

Copias de seguridad del programa contable TNS (backups). Diligenciamiento del libro radicar de las cuentas que se trasmiten en la Dependencia. Revisin de las fechas limites de presentacin de informes. Requerimientos oportunos de

BAJO

Director de Oficina de Presupuesto y Contabilidad. Funcionario Oficina de Presupuesto y Contabilidad.

Los cinco primeros das de cada mes. Funcionario Oficina de presupuesto y Contabilidad. Diario.

(Cuentas reportadas como perdidas/Cuentas recibidas).

Presentar informacin inoportuna.

25

MEDIO

BAJO

Funcionarios del proceso.

Mensual.

Informes entregados en la fecha designada/fecha de entrega solicitada.

Cdigo

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Mapa de Riesgos
Pagina
informes a los entes de control. Presentar informes sin la total revisin. informacin a las dems dependencias que interactuan en el proceso presupuestal y contable. lugar visible las fechas limites de entrega de la informacin a los entes de control y las directivas. Crear un cronograma de actividades. Medicin de la satisfaccin del cliente. Capacitar al personal de la oficina. Capacitar a los directivos que alimentan el sistema contable TNS. Reuniones de grupo de mejoramiento. Toma de acciones correctivas y preventivas. Devolucin de las facturas que no cumplen con los requisitos de ley. Consulta directa de las posibles situaciones que se presenten con la Oficina de Asesora Jurdica. Verificacin de la informacin presupuestal y contable. Revisin de documentacin fsica con la registrada en el sotfware.

Presentar informacin inconsistente.

Sanciones de los entes de control. No credibilidad de la informacin financiera por parte de los clientes internos y externos.

25

MEDIO

Revisin de normatividad de los entes de control. Constante capacitacin en el tema. Elaboracin de auditorias. Revisin de la facturacin con el lleno de los requisitos antes de realizar transmites en el ampliativo contable TNS. Actualizacin de las normas legales existentes. Hacer comparativos entre la informacin presupuestal y la informacin contable.

BAJO

Director Oficina

Semestralmente

Informe devueltos por inconsistencia/Inform es presentados.

Desconocimiento de las normas legales

No-devolucin del IVA por parte de la DIAN. Sanciones por parte de los entes de control. Generacin de informacin inconsistente. Incremento en la revisin y ajustes contables.

25

MEDIO

BAJO

Yorkley Angarita

Diario

Facturas devueltas/Total facturas recibidas.

Errores en la parametrizacin del sotfware.

25

MEDIO

BAJO

Funcionarios del proceso.

Mensual Semestral

Cuentas con inconsistencias/Total de cuentas contables revisadas.

LIDER DE PROCESO ______________________________________

Cdigo

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Pagina

PROCESO

Gestin presupuestal y Pagos - Pagadura

OBJETIVO DEL PROCESO

Administrar un sistema de informacin contable y financiera bajo principios de confiabilidad, oportunidad y de acuerdo a la normatividad vigente, con el fin de suministrar informacin financiera como soporte a la toma de decisiones al interior de la organizacin y al cumplimiento de los lineamientos establecidos por los entes de control del Estado. Administrar el recurso financiero de la Universidad brindando apoyo bajo perceptos de oportunidad y eficacia contribuyendo a la ejecucin efectiva de las actividades misionales y administrativas de la institucin.

DESCRIPCION DEL RIESGO

NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)

CONTROLES EXISTENTES

VALORACI POLITICAS DE ON DEL ADMINISTRACI RIESGO N


Solicitar mensualmente informe sobre las copias de seguridad del proceso. Solicitar al SGC la aprobacin de los siguientes formatos: FGP-33 control de docuemntos recibidos en pagaduria y Tesorera. FGP-34 control de documentos enviados Oficina de Pagaduria y Tesorera. Restringir el acceso a la Oficina de personal no autorizado (docentes, estudiantes y funcionarios no directivos de otras dependencias) en casos

RESPONSABLE

CRONOGRAMA

INDICADOR

Sanciones de los entes de Control. Demora en la entrega de informacin y la Prdida de Informacin. prestacin del servicio. Incumplimiento en los pagos. Interrupcin de Procesos.

25

25

Copias de seguridad Backups. Restriccin de Ingreso a la Oficina.

BAJO

Director Oficina de Pagadura y Tesorera. Funcionario Oficina de Pagadura.

Los cinco primeros das da cada mes. Diario Inmediato

PI= (informacin reportadadel sistema por base de datos perdida + informacin fsica relacionada en el libro de redicadosprdida) / (Total de informacin reportada en base de datos + total de informacin fsiica relacionada en el libro de radicados)*100

Cdigo

FCI-10 v.04 2 de 2

Mapa de Riesgos
Pagina
exepcionales con previa autorizacin del director de la Oficina de Pagadura, con el fin de prevenir y evitar la prdiad de informacin. Responder pecuniariamente por el valor del titulo valor. Incumplimiento de los pagos. Prdidas Econmicas. Procesos Legales Disciplinarios. Sanciones de los entes de control. Demora e inexactitud de la informacin. Interrupcin de los procesos. Productos no conformes. Retraso desorganizacin en la ejecucin de los procedimientos establecidos. Quejas Reclamos y sugerencias. Demora en la elaboracin de Informes. Desinformacin. Desconocimiento de las actividades relacionadas con el cargo. Solicitar la seguridad requerida para la custodia de los titulos valores. Implementacin de la banca virtual. Salvaguardar los titulos valores en la caja fuerte. Restriccin de ingresos a la Oficina.

Prdida de Ttulos valores

25

50

Funcionario encargado por la custodia, proteccin y entrega de ttulos valor.

BAJO

Director y funcionarios Oficina de Pagadura.

Inmediato

PTV=titulos valores extraviados / Total titulos valores.

Movilidad de Personal

25

75

No existen

ALTO

Disear manuales de usuario del sistema. Planeacin y capacitacin de personal. Entrega del cargo. Socializacin de las guias de talento Humano actualizadas. Solicitud de Paz y Salvo. Reuniones de grupo de mejoramiento. Medicin de la satisfaccin del cliente. Toma de acciones correctivas y preventivas.

funcionarios del proceso de interaccin social y desarrollo Tecnologico. Directora Oficina de Gestin del Talento humano. Director Oficina de Pagadura y gurpo de Mejoramiento.

diciembre de 2009

MP= N de funcionarios de nuevo ingreso o rotacin / total de funcionarios del proceso * 100

Cdigo

FCI-10 v.04 3 de 2

Mapa de Riesgos
Pagina
Retraso en las conciliaciones bancarias para la presentacin de informes. Informacin financiera inconsistente. Aplazamiento de los grados. Interrupcin de procesos. Demora en los pagos de honorarios. Congestin en los tramites de procesos derivados (constancias y pagos). Demora en el pago. Ms quejas reclamos que sugerencias. Interrupcin de procesos. Demandas. Derechos de peticin. Pertinencia de la informacin.

Demora en la entrega de informacin por parte de las facultades en cuanto al repote de pagos (seminarios, maestras, diplomados, especializaciones, cursos)

25

75

No existen

ALTO

Enviar circular a todos los coordinadores solicitando la entrega oportuna del FGP-27 Reporte de Pagos debidamente diligenciado y soportado en la fechas indicadas con copia de la solicitud a los decanos de las facultades y a Rectora.

Director y funcionario Oficina de Pagadura

Inmediato

DEI= Nmero de reportes tardios / Total de reportes recibidos*100

Demora en la entrega de nominas

25

75

No existen

ALTO

Enviar memorando a la Oficina de Talento Humano y la Oficina de Presupuesto y contabilidad, solicitando las fechas de entrega de las nominas para programar oportunamente el pago de las mismas.

Director Oficina de Pagadura y Tesorera.

Mensual

DEN

LIDER DE PROCESO ______________________________________

Cdigo

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Pagina

PROCESO

GESTION DE RECURSOS BIBLIOGRAFICOS

OBJETIVO DEL PROCESO

ADMINISTRAR LOS RECURSOS NECESARIOS PARA EL EFECTIVO DESEMPEO DE LA OFICINA DE RECURSOS BIBLIOGRAFICOS DE LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA.

DESCRIPCION DEL RIESGO

NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)

CONTROLES EXISTENTES

VALORACI POLITICAS DE ON DEL ADMINISTRACI RIESGO N

RESPONSABLE

CRONOGRAMA

INDICADOR
MSC=Total de clientes satifechos/ Total de cientes encuestados * 100. MSC= total de Clientes insatisfechos / Total de clientes encuentados * 100. QRS= (Quejas Reclamos y sugerencias resultas en el priodo/ Nmero de quejas y reclamos y sugerencias recibidas recibidas*100 AMB=(Total de material bibliogrficvo adquirido/ Total material bibliogrfico solicitado) * 100. AR= (Total de requerimientos

Falta de efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad Institucional.

Prdida de credibilidad comunitaria del SGC. Imposibilidad de llevar a cabo el mejoramiento continuo del proceso.

25

ALTO

No existen

ALTO

Evidenciar la situacin ante la alta Direccin.

Lder del Proceso de Gestin de Recursos Bibliogrficos

30 de nov de 2009

Falta de Presupuesto para atender las necesidades de los usuarios

Insatisfaccin de los usuarios.

25

ALTO

constantes solicitudes a la alta Direccin

ALTO

Solicitud de presupuesto en el Plan Operativo. Solicitar a la alta Direccin que el dinero que se recibe por multa sea reinvertido en la compra de material bibliogrfico o

Lder del Proceso de Gestin de Recursos Bibliogrficos

06/11/2009

Cdigo

FCI-10 v.04 2 de 2
atendidos / Total de requerimientos solicitados) PMB = (Total de requerimientos bibliogrficos solicitados / Total de requerimientos bibliograficos pertientes adquiridos ) *100 Material infectado dado de baja FSA= (Fallas del Sistema Academusoft / Fallas reportadas del sistema Academusoft)*100 solciitud de estudio tcnico del Edificio. Traslado de la dependencia al bloque M

Mapa de Riesgos
Pagina
mantenimiento en los existentes.

Compra de material innecesario

Insatisfaccin de los usuarios. Distorsin del desarrollo de colecciones Enfermedades ocupacin inofisiosa de espacio Informacin no confiable para administrar el proceso

25

ALTO

Procedimientos del proceso

ALTO

Solicitud a la alta direccin para que se respeten las solicitudes y requerimientos que remite el proceso. Solicitud de autorizacin para la baja de material obsoleto Descentralizar el sistema (Tcnico permanente para la solucin de problemas con el sistema) solciitud del mantenimiento preventivo del software. Solicitud de estudio tcnico del edificio. Solciitar traslado de la dependencia al bloque M

Lder del Proceso de Gestin de Recursos Bibliogrficos

30/11/2009

Material bibliogrfico obsoleto

25

ALTO

No existen

ALTO

Alta Direccin

30/11/2009

Limitaciones en la prestacin del servicio por las deficiencias en el sistema Academusoft

25

ALTO

FBA - 18 Fallas del sistema Academusoft

MEDIO

Lder del Proceso de Gestin de Recursos Bibliogrficos

30/11/2009

Deterioro de la infraestructura

Prdidas humanas y materiales

25

ALTO

Solicitud de estudio estructural de la planta fsica

ALTO

Lder del Proceso de Gestin de Recursos Bibliogrficos

30/11/2009

LIDER DE PROCESO ______________________________________

Cdigo

FCI-10 v.04 1 de 3

Mapa de Riesgos
Pagina
PROCESO

Capacitacin y Apoyo Post Venta


NIVEL DEL RIESGO (Probabilida d * Impacto)

OBJETIVO DEL PROCESO

Entrenar a nuestros clientes en el manejo de los aplicativos y brindar soporte permanente al cliente

RIESGO La entrega extempornea o incompleta de artefactos del producto al cliente Fallas del producto en la etapa de validacin

CONSECUENCI AS Insatisfaccin del cliente y la no aceptacin del producto. Devolucin del producto a diseo atraso en la entrega insatisfaccin del cliente Desconocimiento de las funcionalidades, no permite ofrecer un adecuado soporte tcnico Insatisfaccin del Usuario. Gastos Adicionales

PROBABILI IMPACTO DAD

CONTROLES VALORACION EXISTENTES DEL RIESGO

POLITICAS DE ADMINISTRACIN

RESPONSABLE

CRONOGRAMA

INDICADOR

MEDIO

Listado de verificacin del producto Verificacin de los sitios. Registro revisin en el CAT

BAJO

Es efectivo el control

Lder del Proceso

Permanente

(NLI)=(Nmero de liberaciones documentadas/ Nmero de liberaciones realizadas)*100

25

MEDIO

BAJO

Es efectivo el control

Lder del Proceso

Permanente

(NDP)=(Nmer o de Productos devueltos / Nmero total de productos)

Rotacin del Personal

25

ALTO

No existen controles

ALTO

Solicitud a la alta Direccin establecer polticas de estabilidad laboral en reas crticas con miras a ofrecer productos de alta calidad.

Lder del Proceso Alta Direccin.

30/09/2009

N/A

Desconocimient o de nuevas funcionalidades del producto

25

MEDIO

Plan de capacitaciones , controles de asistencia y actas de

BAJO

Es efectivo el control

Lder del Proceso

Permanente

(NCR)=(Capacit aciones ejecutadas/ Total de Capacitaciones Planeadas)*100

Cdigo

FCI-10 v.04 2 de 3

Mapa de Riesgos
Pagina
reunin. Incremento en el costo de ejecucin del proyecto si existen problemas posteriores al traslado de los sitios y aplicaciones de los clientes, se retrasa el Plan de Trabajo. Incremento en los costos de ejecucin del proyecto. Incumplimiento de las clusulas. Insatisfaccin del cliente Establecer mediante clusulas de los convenios o contratos los compromisos de cumplimiento de las partes.

Cambios en la agenda por parte del cliente

25

MEDIO

No existe

MEDIO

Lder del Proceso

Permanente

No aplica

Problemas posteriores al traslado de los sitios y aplicaciones

25

ALTO

No existe

ALTO

Solicitar revisiones adicionales a los sitios entregados

Lder del Proceso

30/12/2009

No aplica

Desconocimient o de los niveles de servicio por parte del cliente. Deficiencia del seguimiento en el apoyo postventa

25

ALTO

No existen

ALTO

25

ALTO

No existen

ALTO

Situaciones La afectacin de tcnicas la disponibilidad indeseables en del Sistema. la infraestructura

25

MEDIO

No existen

MEDIO

Establecer mediante clusulas de los Lder del convenios o contratos los compromisos de Proceso cumplimiento de las partes. Implementar el sistema de seguimiento de Lder del atenciones y Casos Proceso SAC y control de Actualizaciones. Elaborar un Formato en el cual se consigne Lder de Proceso las condiciones de ambiente en las cuales

Permanente

No aplica

30/12/2009

No aplica

30/12/2009

No aplica

Cdigo

FCI-10 v.04 3 de 3

Mapa de Riesgos
Pagina
tecnolgica en la cual se soportan las aplicaciones del cliente. Desconocimient 10 o Tcnico por parte del cliente Mayores esfuerzos por parte de la Unipamplona en la prestacin del servicio. se van realizar los procesos pactados. Establecer mediante clusulas de los convenios o contratos los compromisos de cumplimiento de las partes. Implementar el sistema de seguimiento de Atencin a casos SAC y el control de las actualizaciones. Establecer la complejidad de la solicitud para dar respuesta a la solicitud.

25

MEDIO

No existen

MEDIO

Lder del Proceso

Permanente

No aplica

Demora en las respuestas a las Inconformidad 11 solicitudes de del Cliente. los clientes

25

MEDIO

No existen

MEDIO

Lder del Proceso

(ESS) =Nmero de solicitudes atendidas oportunamente / total se solicitudes recibidas) *100

LIDER DE PROCESO

Cdigo

FCI-10 v.03 1 de 3

Mapa de Riesgos
Pagina Concepcin, Elaboracin, Construccin y transicin de soluciones de aplicativos empresariales y de misin critica especifica.
NIVEL DEL RIESGO (Probabilidad * Impacto)

PROCESO

OBJETIVO DEL PROCESO

Realizar el proceso de Concepcin, Elaboracin, Construccin y Transicin de Soluciones de Aplicativos Empresariales y de Misin Critica Especfica en las Organizaciones.
POLITICAS DE ADMINISTRACI N

RIESGO

CONSECUENCIAS

IMPACT O

PROBABILID AD

CONTROLES EXISTENTES

VALORACION DEL RIESGO

RESPONSAB CRONOGRAMA LE

INDICADOR

Recoleccin Insatisfaccin de imprecisa o las necesidades del ambigua de cliente. Genera informacin, en reproceso. los requerimientos Mayores costos. para la realizacin Prdida de tiempo. del desarrollo.

25

Medio

Se enva personal capacitado para levantar los requerimientos. Se estima tiempo suficiente para el levantamiento de la informacin.

Bajo

Los controles son efectivos.

Lder del Proceso.

permanente

N de proceso con imprecisiones / N total de procesos realizados * 100.

Insatisfaccin del cliente en el Desarrollo Realizado.

Insatisfaccin de las necesidades del cliente. Genera reproceso. Mayores costos. Prdida de tiempo.

10

Medio

Elaboracin y Socializacin de los casos de uso o el diseo equivalente con el cliente.

Bajo

Realizar la elaboracin de los casos de uso o el diseo equivalente y socializarlo con todos los clientes. Mantener una comunicacin constante entre el cliente y el analista de consultora y el coordinador tcnico de desarrollo, para aclarar dudas que

Lder del proceso.

Permanente.

MSC

Cdigo

FCI-10 v.03 2 de 3

Mapa de Riesgos
Pagina
surjan.

Uso de software no licenciado para el desarrollo de productos.

Problemas legales. Trafico indebido de informacin en la red.

25

ALTO

Se realizan campaas de sensibilizacin para evitar el uso de software ilegal.

ALTO

Solicitar la compra de las licencias necesarias para el desarrollo de los productos. Continuar con las sensibilizaciones.

Lder del proceso.

Septiembre de 2009

Numero de software licenciado /N de software utilizado. NIVEL DE ERRORES REPORTADO S POR EL REA DE PRUEBAS = Cantidad de funcionalidade s con error / Cantidad Total de funcionalidade s revisadas * 100 Nmero de proyectos con retraso en fecha de entrega/Total de proyectos entregados.

Entrega de producto defectuoso por falta de rigurosidad en las pruebas.

Insatisfaccin del cliente. Genera reproceso. Mayores costos. Prdida de tiempo.

25

ALTO

Acompaamiento y fortalecimiento al personal que realiza las pruebas PSE-03 Verificacin Continua de la Calidad en los productos de software.

MEDIO

Los controles son efectivos.

Lder de Proceso

Permanente

Atrasos en las Incumplimiento del entregas de los cronograma. productos a los clientes.

10

BAJO

Definir fechas de entrega en coordinacin con el rea de Desarrollo, lo cual se registra en el CAT o por correo electrnico.

BAJO

Formalizar el proceso de seguimientos a los cronogramas.

Lder del Proceso

30/12/2009

Cdigo

FCI-10 v.03 3 de 3

Mapa de Riesgos
Pagina
Solicitud a la Alta Direccin para establecer polticas de Estabilidad Laboral en reas Lder del criticas con miras Proceso Alta a ofrecer Direccin. productos de alta calidad. Requerimientos de bienes para el desarrollo de los productos.

Asignacin limitada de recursos.

Inestabilidad laboral. Falta de herramientas para desarrollar los proyectos. Prdida de informacin por falta de respaldo elctrico.

25

ALTO

No existen

ALTO

30/10/2009.

N/A

LIDER DE PROCESO _________________________________________

Cdigo

FCI-10 v.04 1 de 2

Mapa de Riesgos
Pagina

PROCESO

DISEO Y ELABORACION DE ESCENARIOS, OBJETOS Y CONTENIDOS MULTIMEDIALES BASADOS EN RED


NIVEL DEL RIESGO (Probabilidad X Impacto)

OBJETIVO DEL PROCESO

Disear contenidos y objetos multimedia para la red, que sean dinmicos y didcticos, cumpliendo con las necesidades y requisitos del cliente

DESCRIPCION DEL RIESGO

CONSECUENCIAS

IMPACTO

PROBABILIDA D

CONTROLES EXISTENTES

VALORACIO N DEL RIESGO

POLITICAS DE ADMINISTRACIN

RESPONSABLE

CRONOGRAMA

INDICADOR

Elaboracin de los objetos virtuales sin 1 tener en cuenta los requerimientos del cliente Planificacin errnea de los 2 tiempos de entrega de los objetos virtuales Prdida de informacin por 3 robo, dao del equipo causa

Reproceso Perdida de tiempo y recurso Insatisfaccin del usuario

25

MEDIO

FDM-07 Verificacin y Validacin del Objeto Virtual Reuniones de grupos de mejoramiento dejando evidencia en el FAC-08 Acta de Reunin Copias de seguridad irregulares

BAJO

El control existente es efectivo

El control existente es efectivo

Permanente.

= N de objetos virtuales no conformes elaborados / Total de objetos virtuales = N de etapas ejecutadas / Total de etapas planificadas = N de copias realizadas / N de copias planificadas

Insatisfaccin del usuario

25

MEDIO

BAJO

El control existente es efectivo Ajustar las actividades al procedimiento PAC-02 o

El control existente es efectivo Ajustar las actividades al procedimiento PAC-02 o

Permanente

Retrasos e incumplimient os

25

ALTO

ALTO

30 de septiembre de 2009

Cdigo

FCI-10 v.04 2 de 2

Mapa de Riesgos
Pagina naturales. solicitar la actualizacin del procedimiento para que sea incluidas las copias de seguridad de los objetos virtuales LIDER DE PROCESO ______________________________________ solicitar la actualizacin del procedimiento para que sea incluido las copias de seguridad de los objetos virtuales

Cdigo

FCI-10 v.03 1 de 1

Mapa de Riesgos
Pagina

PROCESO

COMERCIALIZACIN, DIAGNOSTICO Y DISEO DE PROPUESTAS PARA LA ELABORACIN DE APLICATIVOS INFORMATICOS, IMPLEMENTACIN DE REDES DE DATOS Y ELABORACIN DE CONTENIDOS VIRTUALES.
NIVEL DEL RIESGO (Probabilidad X Impacto)

OBJETIVO DEL PROCESO

Gestionar propuestas para los proyectos tecnolgicos de direccin de interaccin social y Desarrollo tecnolgico.

RIESGO

CONSECUENCIAS

IMPACTO

PROBABILIDA D

CONTROLES EXISTENTES Elaboracin de la propuesta teniendo como Gua el GCP-01 Modelo de Propuesta. Revisin tcnica, financiera y legal de cada propuesta. Realiza el control en el Centro de Seguimiento de Propuestas SCP. Contacto permanente con el cliente y registro del mismo en el SCP. No existen controles

VALORACION DEL RIESGO

POLITICAS DE ADMINISTRACIN

RESPONSABLE

CRONOGRAMA

INDICADOR

Falencias en la elaboracin y revisin de la Propuesta.

Rechazo de la propuesta por parte del cliente.

25

ALTO

MEDIO

Implementar la opcin de revisado por, fecha de revisin en el Centro de seguimiento de propuestas.

Lder del proceso de comercializacin.

30/10/2009

Nmero de propuestas con falencias /total de propuestas enviadas.

Seguimiento inadecuado de la Propuesta. Demora de legalizacin del convenio.

Prdida de Clientes. Prdida de negociaciones. Insatisfaccin de los clientes.

25

MEDIO

BAJO

Control efectivo.

Lder del Proceso de comercializacin.

Permanente.

Negocios realizados/propuesta s enviadas.

25

ALTO

ALTO

Establecer los trminos de respuesta dentro de las comunicaciones.

Lder del Proceso.

Permanente.

No aplica.

LIDER DE PROCESO ______________________________________

Cdigo

FCI-10 v.04 1 de 2

Mapa de Riesgos
Pagina

PROCESO

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

OBJETIVO DEL PROCESO

Obtener, mantener y mejorar el desempeo del Sistema de Gestin de la Calidad de la Calidad de la Universidad de Pamplona para identificar y satisfacer las necesidades y expectativas de la comunidad.

DESCRIPCIO N DEL RIESGO


Cambio de normatividad interna y externa que rige el sistema integrado de gestin o lo afecte considerablemente Falta de compromiso de la Alta direccin.

NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
Reproceso para los ajustes a la docuemntacin del sistema Ausencia de gestin institucional para la toma de decisiones. 25 1 MEDIO

CONTROLES EXISTENTES

VALORACI POLITICAS DE ON DEL ADMINISTRACI RIESGO N

RESPONSABLE

CRONOGRAMA

INDICADOR

No existen

MEDIO

Comit Coordinador de Realizar un plan de trabajo Control Interno e informarlo a los procesos cuando se presenten los cambios Dejar evidencia en el acta de los Comits de Coordinacin de Control Interno de las solicitudes hechas por el SIG

Cada vez que se presente

No aplica

25

ALTO

Desertificacin

Prdida de posicionamiento institucional Disminucin de la competitividad

25

MEDIO

Solicitudes reiterativas mediante los medios de comunicacin establecidos por la Universidad. Seguimiento a los procesos mediante grupos de mejoramiento, el cumplimiento de lo pactado en el FAC23. Auditorias y revisin por la Direccin Acta de compromiso de la alta direccin

ALTO

Lder del Proceso.

Permanente.

= Nro de solicitudes atendidas por la Alta Direccin / Total de solicitudes remitidas por el SIG.

BAJO

Las controles son efectivos

Comit Coordinador de control Interno

Permanente

No Aplica

Carencia de la Cultura de Calidad

Incumplimiento a los compromisos

25

ALTO

ALTO

Solicitar al proceso de Talento Humano incluir

Administracin del SIG

30 de noviembre de 2009

= Nro de capacitaciones del

Cdigo

FCI-10 v.04 2 de 2
SIG ejecutadas / Total de capacitaciones del SIG planificadas

Mapa de Riesgos
Pagina
adquiridos con el SIG dentro del plan de capacitacin anual la capacitacin para los lideres y equipos de trabajo de los procesos

La invitacin permanente a los procesos en el cumplimiento de sus responsabilidades frente al SIG

LIDER DE PROCESO ______________________________________

Cdigo

FCI-10 v.04 1 de 2

Mapa de Riesgos
Pagina

PROCESO

CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

OBJETIVO DEL PROCESO

Atender y solucionar las quejas formuladas por los diferentes miembros de la comunidad universitaria referente a las conductas disciplinarias de los funcionarios pblicos.

DESCRIPCIO N DEL RIESGO

NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
Ineficacia del proceso disciplinario, decisiones sin la totalidad del sustento probatorio. Acrchivo definitivo del expediente, impunidad en materia disciplinaria 25 1 MEDIO

CONTROLES EXISTENTES
Seguimiento de los trminos de cada proceso a trevs del informe presentado a la procuradura. Seguimiento en cada caso para determinar la forma de actuar con celeridad. Informe presentado a la procuradura.

VALORACI POLITICAS DE ON DEL ADMINISTRACI RIESGO N


Solicitar completar la planta de personal aprobados para la Oficina de CID. Solciitar actualizacin de los recursos informticos. Solicitar completar la planta de personal aprobados para la Oficina de CID. Solciitar actualizacin de los recursos informticos.

RESPONSABLE
Lder del proceso

CRONOGRAMA

INDICADOR

Vencimiento de los trminos

MEDIO

Permanente.

N de procesos vencidos / N de procesos iniciados * 100 N de procesos terminados por prescripcin de la accin / N de procesos iniciados X 100

Prescipcin de la accin disciplinaria

25

MEDIO

BAJO

Lder del proceso

Permanente.

LIDER DE PROCESO ______________________________________

Cdigo

FCI-10 v.04 1 de 2

Mapa de Riesgos
Pagina

PROCESO

CONTROL INTERNO

OBJETIVO DEL PROCESO

Desarrollar los elementos de control que permitan realizar un examen sistemtico, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados.

DESCRIPCIO N DEL RIESGO


Conceptos o informes inexactos sin el debido soporte legal.

NIVEL DEL PRO RIESGO CONSECUEN IMPACT BAB (Probabilid CIAS O ILID ad X AD Impacto)
Prdida de credibilidad de la Oficina de control interno. Carencia de decisin institucional para la toma de decisiones. Relegacin de la OCI. Prdida de memoria institucional. Insatisfaccin a la prestacin del servicio. 25 2 ALTO

CONTROLES EXISTENTES

VALORACI POLITICAS DE ON DEL ADMINISTRACI RIESGO N


Revisin a todos los soportes allegado a la OCI. Revisin informes presentados por la OCI. Constante informacin de la importancia de la acciones OCI para fomentar un ambiente credibilidad por parte de la alta Direccin. Continuar con las copias de seguridad de la informacin. Solicitud de personal en el Plan Operativo a inclusin en el Presupuesto

RESPONSABLE
Lder del Proceso.

CRONOGRAMA

INDICADOR

Revisin de los informes. Constante comunicacin de la importancia de las acciones adelantadas por la OCI a la Alta Direccin. Copias de seguridad de la informacin digital. Solicitud de Personal.

ALTO

Permanente

No aplica.

Carencia de compromiso de la Alta direccin.

25

ALTO

ALTO

Lder del Proceso.

Permanente.

Reuniones de Comit de CI realizadas / Reuniones de Comit de CI.

3 4

Prdida de informacin. Carencia de recursos y capacitacin.

25 25

1 2

MEDIO ALTO

BAJO ALTO

Lder del Proceso. Lder del Proceso.

Permanente. Octubre 10 de 2009

No aplica. No aplica.

LIDER DE PROCESO ______________________________________