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ALCANCE
Identificacin de los errores de estructura y/o consistencia de los datos de los archivos definidos por resolucin 3374 de 27 de diciembre de 2000 y su Anexo Tcnico.

USUARIOS
El validador puede ser utilizado por Instituciones Prestadoras de Salud IPS, Profesionales independientes, Entidades Administradoras de Planes de Beneficios EAPB.

CONDICIONES
El validador opera bajo las siguientes condiciones: 1. Nombres de los archivos Los archivos de datos debern identificarse con el Tipo de archivo (2 caracteres), El nmero de la remisin de los datos (de 1 a 6 caracteres), para un nombre con un total mximo de 8 caracteres Ms la extensin del archivo que debe ser TXT.

TIPOS DE ARCHIVOS

CT AF US AD AC AP AH AU AN AM AT

Archivo de control Archivo de las transacciones de los servicios facturados Archivo de usuarios de los servicios de salud Archivo de descripcin agrupada Archivo de consulta Archivo de procedimientos Archivo de hospitalizacin Archivo de urgencias con observacin Archivo de recin nacidos Archivo de medicamentos Archivo de otros servicios

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2. Caractersticas de los archivos Los archivos planos deben contener las siguientes caractersticas: Los campos de las variables del archivo deben estar separados por comas. La coma solamente debe ser utilizada para este fin. Cuando el dato no lleve valor (blanco) igual se debe incluir el campo separado por comas (,,). Los campos tipo texto no deben tener ningn tipo de separador, solo se acepta el espacio en blanco. Se aceptarn nmeros de factura y nmeros de identificacin que incluyan el carcter guin (-). Los campos numricos que incluyan decimales, deben utilizar como separadores de decimales el punto (.). Los valores deben venir sin separacin de miles. Los campos del dato fecha deben tener el formato Da/Mes/Ao (dd/mm/aaaa), incluido el carcter (/). Ningn dato en el campo debe venir encerrado entre comillas ( ), ni ningn otro carcter especial. Los campos que contienen horas y minutos deben tener el formato hora:minutos (hh:mm), incluye los dos puntos. Sistemas de veinticuatro (24) horas. Cumplir con el orden y la cantidad de variables definidas para cada archivo en la Resolucin 3374 del 27 de diciembre de 2000. Cumplir con las opciones que presenta la citada resolucin para algunas variables. Cumplir con los cruces de las variables definidos en la Gua Tcnica para el validador RIPS para IPS. 3. Tipos de Archivos El validador considera dos tipos de archivos: De Control y de Descripcin. Archivos de control: Estn compuestos por los siguientes archivos: Control, Transaccin de los servicios facturados, Usuarios y Descripcin Agrupada. El archivo de control es el registro de control de cada uno de los archivos a remitir en los medios magnticos. Este es el primer archivo a validar y es condicin para validar los archivos restantes. El archivo de usuarios es el registro de los usuarios que han tenido prestaciones de salud durante el perodo de tiempo a facturar. Este es el segundo archivo a validar y es condicin para validar los archivos restantes.

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Luego se podrn validar los archivos de Transaccin de los Servicios Facturados y Descripcin Agrupada; este ltimo archivo no es de obligatoria presentacin ante la Entidad Administradora de Planes de Beneficios EAPB. Archivos de descripcin: Son los archivos que contienen los datos de los servicios de salud prestados: consultas, procedimientos, hospitalizacin, urgencias con observacin, recin nacidos, medicamentos y otros servicios. 4. Correccin de errores Los errores identificados por el validador deben ser corregidos de acuerdo con el anexo tcnico No.1 de la Resolucin 3374 del 27 de diciembre de 2000, la Gua Tcnica Complementada para el Validador RIPS para IPS y la descripcin para la interpretacin de errores que se describe en el anexo 1 de esta gua.

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REQUERIMIENTOS TCNICOS
El aplicativo funciona en plataformas Windows 2000 y Windows XP. El desempeo del validador se encuentra directamente relacionado con la capacidad de memoria RAM y la velocidad del procesador del computador. CONFIGURACIN DEL SISTEMA Antes de instalar el aplicativo, debe realizar la siguiente configuracin en el computador. Presionar clic izquierdo y seleccionar Panel de Control

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Seleccione Configuracin Regional y de Idioma

Seleccione la opcin Nmeros y asegrese que el smbolo decimal tiene coma (.), el smbolo de separacin de miles en punto (.) y el Separador de Listas sea en punto coma (;).

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Seleccione la opcin Fecha de Configuracin y asegrese que el forma de Fecha corta es dd/mm/aaaa y que el separador es slash (/).

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INSTALACIN DEL VALIDADOR

Realizado el proceso de configuracin del computador, proceda a instalar el aplicativo de la siguiente manera: El validador lo puede estar instalando desde un CD o desde una unidad de almacenamiento.

Si el aplicativo ha sido bajado de la pagina WEB de Ministerio lo debe descomprimir en alguna unidad de almacenamiento del Computador. Para el ejemplo se descomprime en el c:\.

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Inserte el CD de instalacin, entre al directorio Instalador y seleccione el archivo con el nombre Setup.exe, haga doble clic

Aparece el siguiente pantallazo:

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Haga clic en Aceptar

Seleccione la opcin de cambiar directorio

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Cambie la ruta que aparece C:\Archivos de programa\VALIDADOR_RIPS_IPS\

por

C:\resultado_ips

Haga clic en Aceptar

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Aparece la siguiente opcin:

Seleccione la opcin SI

Haga clic sobre el icono que se resalta en el circulo para iniciar la instalacin

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Haga clic en Continuar o si lo desea puede cambiar en nombre que desee y posteriormente dar clic sobre Continuar.

Se inicia el proceso de instalacin.

Aparecen mensajes que indican que la versin instalada del archivo existente en el computador es ms actualizada a la que se esta instalando, si se presenta este caso, responda SI a la pregunta que aparece en esta pantalla, y conservara el archivo existente. En caso contrario responda NO, y el archivo existente se reemplazara por el nuevo archivo.

Espere la terminacin de la instalacin a travs del siguiente pantallazo

Haga clic en Aceptar, para finalizar el proceso de instalacin.

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Utilizando el explorador de Windows Ingrese a la raz del disco duro [C :] , all encontrar una carpeta denominada Resultado_ips de clic a esta para visualizar los archivos que contiene

Copie el archivo Ripsips.ini al raz del disco duro [C :]

NOTA: RECUERDE QUE SE DEBE COPIAR EL ARCHIVO RIPSIPS.INI AL RAZ DEL DISCO DURO [C:]. DE LO CONTRARIO SE PRODUCIR UN ERROR IDENTIFICACO CON EL NUMERO 53.

Este archivo Ripsips.ini permite parametrizar la ubicacin de la base de datos y la unidad de disco donde se almacenaran los archivos resultantes de la validacin.

El archivo se puede editar mediante el Bloc de Notas y esta conformado por un registro con dos campos separado por coma (,) . El primer campo indica la ruta donde se desea ubicar la base de datos que para este caso es ( C:\resultado_ips\ ) y el segundo campo la unidad de disco donde se ubicaran los archivos resultantes de la validacin (C ). La decisin de las rutas, depender del espacio en disco duro que se posea. En el directorio c:\resultado_ips, se encuentra los archivos carta.ini y formato1.dot que permiten imprimir los resultados en Word. El archivo formato1.dot contendr la plantilla de los documentos de la
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institucin, por lo tanto cada institucin podr cambiarlo a su diseo, pero debe conservar el nombre actual de la plantilla.

El archivo carta.ini, permite parametrizar el documento Word que imprime el resumen de la validacin. Este documento permite dar los siguientes parmetros a la plantilla de formato1.doc:

Lnea Lnea Lnea Lnea Lnea Lnea

1: Se registra la ciudad donde se expide el oficio. 2: Para el saludo inicial del oficio 3: Primer prrafo del oficio 4 a la 7: Conforman el tercer prrafo. 8: Se registra las palabras de despedida 9 y 10: Se registra el nombre, apellidos y cargo quien firma el oficio.

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PROCESO DE VALIDACIN DE LA INFORMACIN

En el proceso de validacin se han de seguir los siguientes pasos: 1. Ingreso al Validador Para ingresar al validador d clic en Inicio todos los programas Validador

RIPS IPS

Si al ejecutar el aplicativo aparece el siguiente error, debe copiar el archivo ripsips.ini en C:\

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2.

Seleccionar la Ruta donde se ubican los archivos planos a validar. Seleccione la unidad donde se encuentran almacenados los archivos planos el botn

Unidades, luego seleccione el directorio en la ventana Directorios. y aparecer en la ventana de archivos el nombre de cada uno de ellos, tal como muestra en el
siguiente grafico:

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3.

Leer Archivos
Se da clic sobre el botn leer archivos para iniciar el proceso de validacin.

Al dar clic sobre el botn Leer Archivos, el aplicativo verifica la existencia de datos sin almacenar y da la opcin de guardarlos o no, tal como lo registra la siguiente pantalla.

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Si toma la opcin SI se almacenaran los datos existentes en las tablas temporales, y si la opcin es no se borra y se inicia el proceso de validacin. El aplicativo verifica la existencia del directorio Validacin, donde se almacenan los resultados del procesos en archivos .txt y .err. Si no existe lo crea y se observara en la unidad parametrizada en el segundo campo del registro del archivo ripsips.ini.

El aplicativo lee el archivo de control y verifica el cdigo de IPS contra la tabla de entidades habilitadas y si esta el cdigo dentro de esta tabla continua el proceso. El aplicativo acepta 10 o 12 dgitos para el Cdigo de IPS, Si el cdigo de IPS es de 10 dgitos se verifica contra el cdigo de habilitacin y si es de doce contra el cdigo de habilitacin ms el cdigo de sedes. Cuando el cdigo de IPS registrado es de doce (12) dgitos, se divide en dos campos cdigo de habilitacin y sede, se verifica y si no concuerda, se muestra los cdigos reales de la tabla de habilitacin para que pueda ser corregido. Si el cdigo de habilitacin no existe en la tabla de entidades habilitadas, el proceso de validacin no se inicia y retorna al men principal.

La validacin finaliza con el siguiente mensaje:

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Se da clic sobre Aceptar y se despliega el siguiente resumen del resultado de la validacin y el tiempo del proceso.

En la pantalla se registran los meses que van a subir a la base de datos, en este caso de l ejemplo estn los meses de mayo (5) y junio (6) de 2006.

En la pantalla tambin se muestran los datos registrados en la tabla de habilitacin como es el nombre de la IPS, el nombre del Gerente (Remitente), la direccin, el telfono, el fax y los datos registrados en el archivo de control como es el periodo reportado, el numero y la fecha de remisin.

4.

Almacenar registros.
Esta funcionalidad le permite almacenar la informacin en una base de datos de Access. Copia los archivos de tablas temporales a tablas definitivas en la misma base.

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Al terminar el proceso de cargue de la informacin aparece la pantalla que informa la finalizacin del proceso y se da clic sobre Aceptar, para continuar. La antigua versin tenia el nombre de procesar datos.

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5.

Informes.
Al seleccionar la opcin de informes aparece la siguiente pantalla:

Se observa en la pantalla dos opciones de seleccin, una para seleccionar la IPS y otra para seleccionar el numero de remisin y el consecutivo interno que guarda el aplicativo al realizar la validacin. Luego de seleccionar estos parmetros se procede a dar clic sobre el informe que se desea obtener: El resumen en Word o las Inconsistencias en Excel. El siguiente es el informe de Word de acuerdo al los parmetros seleccionados, donde se observan los datos de la Institucin, el resumen de la validacin, la descripcin de las inconsistencias y la persona que firma el oficio.

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El siguiente es el informe en Excel que se obtiene del resultado de la validacin.

Por ultimo la opcin Regresar lo retorna a la pantalla principal del aplicativo.

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VERIFICACION DE LOS RESULTADOS DE LA VALIDACION

Como resultado de la validacin, se generan dos tipos de archivos en el directorio C:\validacion, de la unidad de disco [ C: ] o en la unidad de disco que se indico en el segundo campo del archivo ripsips.ini.

Como se observa en la grafica los archivos son archivos planos con la extensin .ERR y .TXT, los archivos .ERR almacenan los registros inconsistentes, donde se indica para cada uno de ellos la lnea o fila donde se localizan en el archivo original y el la columna que presenta inconsistencia. En los archivos .TXT se almacenan los registros que han pasado la validacin de estructura, consistencia en el dato y tiene su correspondiente relacin con un registro en el archivo de usuarios. Los archivos de .ERR se pueden editar con cualquier programa que permita abrir archivo texto.

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BASE DE DATOS
La base de datos del aplicativo se conforma por dos bases de datos ref_rips.mdb y regstros_ips.mdb, las cuales se une por programacin y otras tablas se vinculan en registros_ips.mdb, tal como se observa en la siguiente grafica.

Las tablas de IPS habilitadas (habilitados), Sedes, Departamentos y municipios se vinculan desde el directorio c:\resultado_ips., por lo tanto, en el caso de necesitar cambiar la ubicacin de las base de datos se debe modificar el camino de vinculacin, de lo contrario muestra error de conexin a estas tablas cuando el aplicativo las use.

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ANEXO 1. TIPOS DE IDENTIFICACION LONGITUD LONGITUD MNIMA MAXIMA DEL DATO RANGO DE EDAD VALIDACIONES EN FOSYGA

TIPO DE DOCUMENTO

Menor recin nacido menor de 30 das MS

12

12

Registro Civil de nacimiento - RC

10

11

Tarjeta de identidad TI Cdula de ciudadanaCC Nit Cdula de Extranjera expedida por el DAS CE Pasaporte PA

10

11

10

14

Longitud del dato y clculo de los das de nacido. Alfanumrico Longitud del dato y Edad entre cero y 8 aos de edad. Entre cero y siete aos de Alfanumrico solo longitud de 10, edad numrico puede ser se longitud de 10 o de 11. Longitud del dato y edad entre 7 y Entre siete y 18 aos de edad 19 aos. Alfanumrico Longitud del dato y edad mayor de Mayores de 18 aos 19 aos. Solo numrico Longitud del dato, Para empresas o personas numrico jurdicas 30 das de nacido Para extranjeros mayores de Longitud del dato, 18 aos. Solo cedulas de numrico extranjera expedidas por el DAS. Longitud del dato, Para extranjeros menores de alfanumrico 18 aos

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