Herramientas de Productividad I Pg.

Introduccin a Excel2007
Excel2007 es una hoja de clculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint,... te resultar familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office. Excel es una hoja de clculo es un programa que es capaz de trabajar con nmeros de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrcula donde en cada celda de la cuadrcula se pueden introducir nmeros, letras y grficos.

Por ejemplo, para sumar una serie de nmeros slo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como haras en un papel, colocarte en la celda donde ir el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima (ya veremos ms adelante cmo se hace exactamente, pero es muy fcil). Quizs pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa qu ocurre si te equivocas al introducir un nmero en una suma de 20 nmeros, tienes que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y automticamente Excel vuelve a calcularlo todo. Esto es importante cuando los clculos son un poco ms complicados, imagina que ests haciendo la declaracin de la renta a mano y al final descubres un error, tendras que volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel slo tienes que corregir un dato. Esta caracterstica de reclculo automtico te permite tambin hacer simulaciones fcilmente. Por ejemplo, si ests calculando lo que tendrs que pagar al mes al pedir un prstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes cantidades en el importe del prstamo para que veas lo que tendras que pagar en cada caso.

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En esta imagen tienes una sencilla factura realizada con Excel. Puedes observar como las columnas se numeran por letras A, B, C,... y las filas por nmeros 1, 2, 3,... En la columna D se ha calculado el producto de las columnas B y C. En la celda D12 se ha calculado el IVA, debajo de la Banda de opciones puedes ver la frmula que se ha utilizado =D11*0,16 es decir, el producto de lo que hay en la celda D11 multiplicado por 0,16. As de fcil e intuitivo es Excel. Seguro que ya ests deseando seguir el resto del curso para aprender a utilizarlo. Tambin puedes ver en este ejemplo cmo se puede utilizar texto en cualquier parte de la hoja de clculo, incluso podramos haber puesto un grfico con el logotipo de la ferretera. Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemticas para utilizarlo. En muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones bsicas. Por supuesto, si sabes matemticas mucho ms partido podrs sacar de Excel. Aunque en este ejemplo no se ve, Excel tambin es capaz de dibujar grficos a partir de los datos introducidos, del estilo de los grficos en forma de tarta y en forma de barras que se ven en las encuestas. Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los ms complejos clculos financieros.

Empezando a trabajar con Excel

Veremos cmo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, as como manejar las distintas tcnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creacin de hojas de clculo. Movimiento rpido en la hoja Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento rpidamente. Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son: MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa ltima celda de la columna activa TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO FIN FLECHA ARRIBA FIN FLECHA ABAJO

Herramientas de Productividad I Pg. 3 Primera celda de la fila FIN FLECHA activa IZQUIERDA o INICIO ltima celda de la fila FIN FLECHA DERECHA activa Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de frmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 debers escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO. Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta. Movimiento rpido en el libro Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3 hojas de clculo aunque el nmero podra cambiarse. En este apartado trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja. Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas: Para visualizar a partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando. Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando. Para visualizar las ltimas hojas. Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la etiqueta de sta. Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn efecto. Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser: MOVIMIE NTO Hoja TECLADO CTRL+AV

Herramientas de Productividad I Pg. 4 Siguiente Hoja Anterior PAG CTRL+REP AG

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos a continuacin: INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo. TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha. CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma. Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir con el valor que tena. Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro dndonos informacin sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la correccin o no. Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la celda, comprobar la frmula en la barra de frmulas para encontrar el error. Modificar datos Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin. Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del

Herramientas de Productividad I Pg. 5 cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar. En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la informacin. Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn Aceptar. Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena. Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta.

Descripcin general de frmulas

Las frmulas son ecuaciones que efectan clculos con los valores de la hoja de clculo. Una frmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado. =5+2*3 Una frmula tambin puede contener lo siguiente: funciones (funcin: frmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operacin y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar frmulas en una hoja de clculo, especialmente aquellas que llevan a cabo clculos prolongados o complejos.), referencias, operadores (operador: signo o smbolo que especifica el tipo de clculo que se debe llevar a cabo en una expresin. Hay operadores matemticos, comparativos, lgicos y referenciales.) y constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no vara. Por ejemplo, el nmero 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.).

Partes de una frmula

Funciones: la funcin PI() devuelve el valor de pi: 3,142...

Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2.

Constantes: nmeros o valores de texto escritos directamente en una frmula, por ejemplo, 2.

Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un nmero a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.

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Utilizar constantes en frmulas

Una constante es un valor que no se calcula. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el nmero 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una expresin, o un valor obtenido como resultado de una expresin, no es una constante. Si utiliza valores constantes en la frmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia slo si modifica la frmula.

Utilizar operadores de clculo en frmulas

Los operadores especifican el tipo de clculo que desea ejecutar en los elementos de una formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los clculos, pero puede cambiar este orden utilizando parntesis.

Tipos de operadores
Existen cuatro tipos de operadores de clculo: aritmtico, comparacin, concatenacin de texto y referencia.

Operadores aritmticos Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin, combinar nmeros y generar resultados numricos, utilice los siguientes operadores aritmticos. Operador aritmtico + (signo ms) (signo menos) * (asterisco) / (barra oblicua) % (signo porcentaje) Significado Suma Resta Negacin Divisin de Porcentaje Ejempl o 3+3 31 1 3/3 20%

Multiplicacin 3*3

^ (acento Exponenciaci 3^2 circunflejo) n

Operadores de comparacin

Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO. Operador comparacin = (signo igual) > (signo mayor que) < (signo menor que) >= (signo mayor de Significado Igual a Mayor que Menor que o Mayor o Ejempl o A1=B1 A1>B1 A1<B1 igual A1>=B1

Herramientas de Productividad I Pg. 7 igual que) <= (signo menor igual que) que o Menor que o igual A1<=B1 A1<>B1

<> (signo distinto de)

Operador de concatenacin de texto

Distinto de

Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

Operador texto

de Significado Ejemplo

& ("y" comercial)

Conecta o concatena dos valores para generar un valor de "Viento"&"n texto continuo orte"

Operadores de referencia

Combine rangos de celdas para los clculos con los siguientes operadores. Operador referencia : (dos puntos) ; (punto y coma) de Significado Operador de rango, que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, stas incluidas. Ejemplo B5:B15

Operador de unin, que combina varias referencias en SUMA(B5: una sola B15;D5:D 15) Operador de interseccin, que genera una referencia a B7:D7 las celdas comunes a dos referencias C6:C8

(espacio)

Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las frmulas

En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el clculo puede afectar al valor devuelto de la frmula. Por tanto, es importante comprender cmo se determina el orden y cmo puede cambiar el orden para obtener los resultados deseados.
Orden de clculo

Las frmulas calculan los valores en un orden especfico. Las frmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una frmula. Detrs del signo igual estn los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de clculo. Excel calcula la frmula de izquierda a derecha, segn el orden especfico de cada operador de la frmula.
Prioridad de operadores

Herramientas de Productividad I Pg. 8 Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una frmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin), Excel evaluar los operadores de izquierda a derecha. Operador : (dos puntos) (un solo espacio) ; (punto y coma) % ^ *y/ +y& = < <= >= <>
Uso de parntesis

Descripcin Operadores de referencia

Negacin (como en 1) Porcentaje Exponenciacin Multiplicacin y divisin Suma y resta Conecta dos cadenas (concatenacin) Comparacin

de

texto

>

Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula que se calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a continuacin, multiplicar el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. =(5+2)*3 En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y despus divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5. =(B4+25)/SUMA(D5:F5)

Utilizar funciones y funciones anidadas en frmulas

Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos, denominados argumentos, en un determinado orden o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.

La sintaxis de las funciones

Herramientas de Productividad I Pg. 9 El siguiente ejemplo de la funcin REDONDEAR redondeando un nmero de la celda A10 ilustra la sintaxis de una funcin.

Estructura de una funcin

Estructura. La estructura de una funcin comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la funcin, un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados por signos de punto y coma y un parntesis de cierre.

Nombre de funcin. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYS+F3.

Argumentos. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices (matriz: utilizada para crear frmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una frmula comn; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.), valores de error como #N/A o referencias de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de clculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la interseccin de la columna B y la fila 3 es B3.). El argumento que se designe deber generar un valor vlido para el mismo. Los argumentos pueden ser tambin constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no vara. Por ejemplo, el nmero 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.), frmulas u otras funciones. Informacin sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la funcin, aparece una informacin sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR( y aparecer la informacin. La informacin sobre herramientas slo aparece para las funciones integradas.

Especificar funciones
Cuando cree una frmula que contenga una funcin, el cuadro de dilogo Insertar funcin le ayudar a especificar las funciones de la hoja de clculo. A medida que se escriba una funcin en la frmula, el cuadro de dilogo Insertar funcin ir mostrando el nombre de la funcin, cada uno de sus argumentos, una descripcin de la funcin y de cada argumento, el resultado actual de la funcin y el resultado actual de toda la frmula. Para facilitar la creacin y edicin de frmulas, y minimizar los errores de escritura y sintaxis, utilice la caracterstica Frmula Autocompletar. Despus de escribir un = (signo igual) y las letras iniciales o un desencadenador de visualizacin, Microsoft Office Excel muestra debajo de la celda una lista desplegable dinmica de funciones, argumentos y nombres vlidos que coinciden con las letras o con el desencadenador de visualizacin. A continuacin, puede insertar un elemento de la lista desplegable en la frmula.

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Anidar funciones
En algunos casos, puede que deba utilizar una funcin como uno de los argumentos (argumento: valores que utiliza una funcin para llevar a cabo operaciones o clculos. El tipo de argumento que utiliza una funcin es especfico de esa funcin. Los argumentos ms comunes que se utilizan en las funciones son nmeros, texto, referencias de celda y nombres.) de otra funcin. Por ejemplo, la siguiente frmula utiliza una funcin anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50.

La funcin PROMEDIO y la funcin SUMA estn anidadas dentro de la funcin SI. Resultados vlidos Cuando se utiliza una funcin anidada como argumento, deber devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la funcin anidada deber devolver VERDADERO o FALSO. Si ste no es el caso, Microsoft Excel mostrar el valor de error #VALOR!. Lmites del nivel de anidamiento Una frmula puede contener como mximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Funcin B se utiliza como argumento de la Funcin A, la Funcin B es una funcin de segundo nivel. Por ejemplo, la funcin PROMEDIO y la funcin SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la funcin SI. Una funcin anidada dentro de la funcin PROMEDIO sera una funcin de tercer nivel, etc.

Utilizar referencias en frmulas

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una frmula. Las referencias permiten utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en una frmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vnculos o referencias externas (referencia externa: referencia a una celda o a un rango en una hoja de otro libro de Excel o una referencia a un nombre definido en otro libro.).

Estilo de referencia A1
Estilo de referencia predeterminado De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a las columnas con letras (de A a XFD, para un total de 16.384 columnas) y a las filas con nmeros (del 1 al 1.048.576). Estas letras y nmeros se denominan encabezados de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del nmero de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda en la interseccin de la columna B y la fila 2. Para hacer referencia a La celda de la columna A y la fila 10 El rango de celdas de la columna A y de las filas 10 a 20 El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E Todas las celdas de la fila 5 Utilice A10 A10:A 20 B15:E 15 5:5

Herramientas de Productividad I Pg. 11 Todas las celdas de las filas 5 a 10 Todas las celdas de la columna H Todas las celdas desde la columna H hasta la J El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20 5:10 H:H H:J A10:E 20

Hacer referencia a otra hoja de clculo En el siguiente ejemplo, la funcin de la hoja de clculo PROMEDIO calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de clculo denominada Marketing del mismo libro.

Referencia a un rango de celdas de otra hoja de clculo del mismo libro

Se refiere a la hoja de clculo Marketing Se refiere al rango de celdas entre B1 y B10, ambas incluidas Separa la referencia de hoja de clculo de la referencia del rango de celda

Diferencia entre referencias absolutas, relativas y mixtas

Referencias relativas Una referencia relativa en una frmula, como A1, se basa en la posicin relativa de la celda que contiene la frmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, cambia la referencia. Si se copia o se rellena la frmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automticamente. De forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia o rellena una referencia relativa de la celda B2 en la celda B3, se ajusta automticamente de =A1 a =A2.

Frmula copiada con referencia relativa

Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una frmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicacin especfica. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias

Herramientas de Productividad I Pg. 12 absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 en la celda B3, permanece invariable en ambas celdas: =$A$1.

Frmula copiada con referencia absoluta Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia o rellena la frmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia o rellena una referencia mixta de la celda A2 en B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.

Frmula copiada con referencia mixta

Estilo de referencia F1C1

Tambin puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las filas como las columnas de la hoja de clculo. El estilo de referencia F1C1 es til para calcular las posiciones de fila y columna en macros (macro: accin o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programacin de Visual Basic para Aplicaciones.). En el estilo F1C1, Excel indica la ubicacin de una celda con una "F" seguida de un nmero de fila y una "C" seguida de un nmero de columna. Refere ncia F[-2]C Significado Referencia relativa (referencia relativa: en una frmula, direccin de una celda basada en la posicin relativa de la celda que contiene la frmula y la celda a la que se hace referencia. Si se copia la frmula, la referencia se ajusta automticamente. Una referencia relativa toma la forma A1.) a la celda situada dos filas hacia arriba, en la misma columna. Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo y dos columnas hacia la derecha. Referencia absoluta (referencia de celda absoluta: en una frmula, direccin exacta de una celda, independientemente de la posicin de la celda que contiene la frmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.) a la celda de la

F[2]C[2 ] F2C2

Herramientas de Productividad I Pg. 13 segunda fila y la segunda columna. F[-1] F Referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa Referencia absoluta a la fila actual

Utilizar nombres en frmulas

Puede crear nombres (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, frmula o valor constante. Utilice nombres fciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difciles de entender, como Ventas!C20:C30.) definidos para representar celdas, rangos de celdas, frmulas, valores constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no vara. Por ejemplo, el nmero 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.) o tablas de Excel. Un nombre es una forma abreviada de referirse a una referencia de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de clculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la interseccin de la columna B y la fila 3 es B3.), una constante (constante: valor que no ha sido calculado. Por ejemplo, el nmero 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.), una frmula (frmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).) o una tabla (tabla: conjunto de datos acerca de un tema determinado que se almacena en registros (filas) y campos (columnas).) cuyo propsito, a primera vista, podra resultar difcil de comprender. A continuacin se muestran algunos ejemplos de nombres y el modo en que pueden mejorar la claridad y facilitar la comprensin. Tipo de Ejemplo sin nombre ejemplo Referencia =SUMA(C20:C30) Constante Frmula Tabla =PRODUCTO(A5;0,16) =SUMA(BUSCARV(A1;B1:F20;5;FALS O); G5) C4:G36 Ejemplo con nombre =SUMA(VentasPrimerTrim estre) =PRODUCTO(Precio;IVA) =SUMA(Existencias; Pedidos) =MayoresVentas06

Tipos de nombres
Es posible crear y utilizar varios tipos de nombres. Nombre definido Es un nombre que representa una celda, un rango de celdas, una frmula o un valor constante. Puede crear sus propios nombres definidos, aunque Excel en ocasiones los crea por usted, por ejemplo, cuando se establece un rea de impresin. Nombre de tabla Es un nombre para una tabla de Excel, que es un conjunto de datos relacionados que se guardan en registros (filas) y campos (columnas). Excel crea nombres de tabla predeterminados, como "Tabla1", "Tabla2", etc., cada vez se inserta una tabla de Excel, pero puede cambiar el nombre para darle un mayor significado.

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Crear y especificar nombres

Puede crear un nombre con cualquiera de estos mtodos:

Cuadro Nombre de la barra de frmulas Es la forma ms adecuada de crear un nombre en el nivel de libro para un rango seleccionado. Crear un nombre a partir de una seleccin Puede crear nombres cmodamente partiendo de los rtulos de fila y de columna existentes utilizando una seleccin de celdas de la hoja de clculo. Cuadro de dilogo Nombre nuevo Es el mtodo ms adecuado para cuando desee tener ms flexibilidad al crear nombres, pues permite hacer cosas como especificar un mbito de nivel de hoja de clculo local o crear un comentario de nombre.

Puede especificar un nombre con cualquiera de estos mtodos:

Escribiendo Escribiendo el nombre; por ejemplo, como argumento de una frmula. Utilizando Frmula Autocompletar Utilice la lista desplegable Frmula Autocompletar, en la que se muestran automticamente los nombres vlidos. Seleccionando desde el comando Utilizar en la frmula Seleccione un nombre definido en la lista que muestra el comando Utilizar en la frmula del grupo Nombres definidos de la ficha Frmulas.

Funciones Bsicas SUMA

Suma todos los nmeros de un rango. Sintaxis SUMA(nmero1;nmero2; ...) Nmero1;nmero2;... son de 1 a 255 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener. Observaciones Se tienen en cuenta los nmeros, valores lgicos y representaciones textuales de nmeros que se escriban directamente en la lista de argumentos. Vea los dos primeros ejemplos. Si un argumento es una matriz o una referencia, slo se considerarn los nmeros de esa matriz o referencia. Se pasarn por alto las celdas vacas, los valores lgicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia. Vea el tercer ejemplo a continuacin. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nmeros provocan errores.

Ejemplo

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El ejemplo ser ms fcil de entender si lo copia a una hoja de clculo en blanco.

A 1 2 3 4 5 6 Datos -5 15 30 '5 VERDADERO Frmula =SUMA(3;2) =SUMA("5";15;VERDA DERO) =SUMA(A2:A4) =SUMA(A2:A4;15) =SUMA(A5;A6;2) Descripcin (resultado) Suma 3 y 2 (5) Suma 5, 15 y 1, ya que los valores de texto se traducen como nmeros y el valor lgico VERDADERO se traduce como 1 (21). Suma los tres primeros nmeros de la columna anterior (40). Suma los tres primeros nmeros de la columna anterior y 15 (55). Suma los valores de las dos ltimas filas anteriores y 2. Puesto que los valores no numricos de las referencias no se traducen, no se tienen en cuenta los valores de la columna anterior (2).

CONTARA
Cuenta el nmero de celdas que no estn vacas y los valores que hay en la lista de argumentos. Use CONTARA para contar el nmero de celdas que contienen datos en un rango o matriz. Sintaxis CONTARA(valor1;valor2;...) Valor1, valor2... contar. Observaciones Un valor es cualquier tipo de informacin, incluidos valores de error y texto vaco (""). Un valor no incluye las celdas vacas. Si el argumento es una matriz o una referencia, slo se utilizarn los valores de la matriz o de la referencia. Se pasarn por alto las celdas vacas y los valores de texto de la matriz o de la referencia. Si no necesita contar valores lgicos, texto o valores de error, use la funcin CONTAR. son de 1 a 255 argumentos que representan los valores que se desea

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PROMEDIO
Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos. Sintaxis PROMEDIO (nmero1; nmero2;...) Nmero1, nmero2... obtener. Observaciones Los argumentos pueden ser nmeros, o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Se tienen en cuenta los valores lgicos y las representaciones textuales de nmeros escritos directamente en la lista de argumentos. Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lgicos o celdas vacas, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirn las celdas con el valor cero. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nmeros provocan errores. Si desea incluir valores lgicos y representaciones textuales de nmeros en una referencia como parte del clculo, utilice la funcin PROMEDIOA. son de 1 a 255 argumentos numricos cuyo promedio desea

NOTA La funcin PROMEDIO mide la tendencia central, que es la ubicacin del centro de un grupo de nmeros en una distribucin estadstica. Las tres medidas ms comunes de tendencia central son las siguientes:

Promedio Es la media aritmtica y se calcula sumando un grupo de nmeros y dividiendo a continuacin por el recuento de dichos nmeros. Por ejemplo, el promedio de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 30 dividido por 6, que es 5. Mediana Es el nmero intermedio de un grupo de nmeros; es decir, la mitad de los nmeros son superiores a la mediana y la mitad de los nmeros tienen valores menores que la mediana. Por ejemplo, la mediana de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 4. Moda Es el nmero que aparece ms frecuentemente en un grupo de nmeros. Por ejemplo, la moda de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 3.

Para una distribucin simtrica de un grupo de nmeros, estas tres medidas de tendencia central son iguales. Para una distribucin sesgada de un grupo de nmeros, las medidas pueden ser distintas. Sugerencia Cuando est calculando el promedio de celdas, tenga en cuenta la diferencia existente entre las celdas vacas y las que contienen el valor cero, de manera especial si ha desactivado la casilla Mostrar un cero en celdas que tienen un valor cero en la seccin Trabajar con aplicaciones de Office de la categora Avanzadas en el cuadro de dilogo Opciones de Excel, en el men Archivo. Las celdas vacas no se tienen en cuenta, pero s los valores cero.

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MAX
Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores. Sintaxis MAX (nmero1; nmero2; ...) Nmero1, nmero2... mximo. Observaciones Los argumentos pueden ser nmeros, o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Se tienen en cuenta los valores lgicos y las representaciones textuales de nmeros escritos directamente en la lista de argumentos. Si el argumento es una matriz o una referencia, slo se utilizarn los nmeros contenidos en la matriz o en la referencia. Se pasarn por alto las celdas vacas, los valores lgicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia. Si el argumento no contiene nmeros, MAX devuelve 0. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nmeros provocan errores. Si desea incluir valores lgicos y representaciones textuales de nmeros en una referencia como parte del clculo, utilice la funcin MAXA. son de 1 a 255 nmeros de los que desea encontrar el valor

MIN
Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores. Sintaxis MIN (nmero1; nmero2; ...) Nmero1, nmero2... mnimo. son de 1 a 255 nmeros de los que se desea encontrar el valor

Observaciones Los argumentos pueden ser nmeros, o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Se tienen en cuenta los valores lgicos y las representaciones textuales de nmeros escritos directamente en la lista de argumentos. Si el argumento es una matriz o una referencia, slo se utilizarn los nmeros contenidos en la matriz o en la referencia. Se pasarn por alto las celdas vacas, los valores lgicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia.

Herramientas de Productividad I Pg. 18 Si los argumentos no contienen nmeros, MIN devuelve 0. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nmeros provocan errores. Si desea incluir valores lgicos y representaciones textuales de nmeros en una referencia como parte del clculo, utilice la funcin MINA

REDONDEAR
Redondea un nmero al nmero de decimales especificado. Sintaxis REDONDEAR (nmero; nm_decimales) Nmero es el nmero que se desea redondear. Nm_decimales nmero. Observaciones Si el argumento nm_decimales es mayor que 0 (cero), nmero se redondear al nmero de lugares decimales especificado. Si el argumento nm_decimales es 0, nmero se redondear al entero ms prximo. Si el argumento nm_decimales es menor que 0, nmero se redondear hacia la izquierda del separador decimal. especifica el nmero de dgitos al que se desea redondear el argumento

A 1 2 3 4 5 Frmula =REDONDEAR(2,15; 1) =REDONDEAR(2,149; 1) =REDONDEAR(-1,475; 2)

B Descripcin (resultado) Redondea 2,15 a una posicin decimal (2,2) Redondea 2,149 a una posicin decimal (2,1) Redondea -1,475 a dos posiciones decimales (-1,48)

=REDONDEAR(21,5; -1) Redondea 21,5 a una posicin decimal a la izquierda del separador decimal (20)

CONTAR.SI
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen los criterios especificados. Sintaxis

Herramientas de Productividad I Pg. 19 CONTAR.SI (rango; criterio) Rango es la celda o las celdas que se van a contar; deben contener nmeros, o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta. Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin, referencia a celda o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4.

SUMAR.SI
Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio. Sintaxis SUMAR.SI (rango; criterio; rango_suma) Rango es el rango de celdas que se desea evaluar segn los criterios especificados. Las celdas de cada rango deben ser nmeros, o bien nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta. Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32" o "manzanas". Rango_suma son las celdas reales que se deben sumar si las correspondientes celdas incluidas en el rango cumplen los criterios. Si se omite el argumento rango_suma, las celdas del rango se evaluarn segn los criterios y se sumarn si cumplen los criterios. A 1 2 3 4 5 Valor de propiedad 100.000 200.000 300.000 400.000 Frmula B Comisin 7.000 14.000 21.000 28.000 Descripcin (resultado)

=SUMAR.SI(A2:A5;">160000 Suma las comisiones correspondientes a los valores ";B2:B5) de propiedad superiores a 160.000 (63.000) =SUMAR.SI(A2:A5;">160000 Suma los valores de propiedad superiores a 160.000 ") (900.000) =SUMAR.SI(A2:A5;"=300000 Suma las comisiones correspondientes a los valores ";B2:B3) de propiedad iguales a 300.000 (21.000)

ALEATORIO.ENTRE
Devuelve un nmero entero aleatorio entre los nmeros que especifique. Devuelve un nuevo nmero entero aleatorio cada vez que se calcula la hoja de clculo.

Herramientas de Productividad I Pg. 20 Sintaxis ALEATORIO.ENTRE (inferior, superior) Inferior es el menor nmero entero que la funcin ALEATORIO.ENTRE puede devolver. Superior es el mayor nmero entero que la funcin ALEATORIO.ENTRE puede devolver. Ejemplo A 1 2 3 =ALEATORIO.ENTRE(- Nmero aleatorio entre -1 y 1 1;1) (vara Frmula =ALEATORIO.ENTRE( 1;100) B Descripcin (resultado) Nmero aleatorio entre 1 y 100 (vara)

COCIENTE
Devuelve la parte entera de una divisin. Use esta funcin cuando desee descartar el residuo de una divisin. Sintaxis COCIENTE (numerador; denominador) Numerador es el dividendo. Denominador es el divisor. Observacin Si uno de los argumentos no es un valor numrico, COCIENTE devuelve el valor de error #VALOR!

A 1 Frmula 2 3 4

B Descripcin (resultado)

=COCIENTE(5;2 Parte entera de 5/2 (2) ) =COCIENTE(4.5 Parte entera de 4.5/3.1 ;3.1) (1) =COCIENTE(Parte entera de -10/3 (-

Herramientas de Productividad I Pg. 21 10;3) 3)

RESIDUO
Devuelve el residuo o resto de la divisin entre nmero y nm_divisor. El resultado tiene el mismo signo que nm_divisor. Sintaxis RESIDUO (nmero; nm_divisor) Nmero es el nmero que se desea dividir y cuyo residuo o resto desea obtener. Nm_divisor es el nmero por el cual se desea dividir el argumento nmero.

A 1 2 3 4 5 =RESIDUO(3;2) Frmula

B Descripcin (resultado)

=RESIDUO(3 Residuo de 3/2 (1) ;2) Residuo de -3/2. Lleva el mismo signo que el divisor (1).

=RESIDUO(3 Residuo de 3/-2. Lleva el mismo signo que el ;-2) divisor (-1). =RESIDUO(3;-2) Residuo de -3/-2. Lleva el mismo signo que el divisor (-1).