MINISTERIO DE TRABAJO

CONTENIDO DEL MANUAL DE USUARIO :

1. Ingreso al sistema. 2. Clave de Acceso. 3. Panel de Control. Inicio, recepcin y consulta de correspondencia. - Iniciar Correspondencia. - Revisar Correspondencia. - Consulta de Correspondencia Inicio, Recepcin y Consulta de Trmites. - Iniciar Trmite. - Revisar Trmites - Consultas de Trmites - Revisar Estado Opciones Adicionales. - Exigir documentacin - Configurar.

1. INGRESO AL SISTEMA Para iniciar el Sistema de Correspondencia y Trmites, debe de hacer doble Click en el icono CyT que se muestra a la izquierda de su escritorio, Si no encuentra tal icono, debe comunicarse con el personal del Departamento de Sistemas del Ministerio a fin de que el sistema sea instalado en su equipo. Este icono le permite inicializar el sistema, y acceder al programa principal. Una vez inicializado el sistema la primera pantalla que se le presentar, ser la

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 1

MINISTERIO DE TRABAJO

pantalla de bienvenida, la cul permanecer visible por unos cuantos segundos mientras se inicializan las tareas del sistema.

[ Pantalla de Bienvenida al sistema]

Si en su lugar se presenta un cuadro de error, deber verificar su conexin de red. Si tiene dudas acerca de si se encuentra conectado(a) en red o no, consulte al personal del Departamento de Sistemas de Ministerio.

[Cuadro de error]

2. CLAVE DE ACCESO Si todo marcha bien, despus de la pantalla de presentacin, aparecer la pantalla de acceso al sistema en el que deber seguir los siguientes pasos:. 1.1. Elegir su nombre de usuario de la lista de usuarios registrados. Si no aparece en la lista debe comunicarse al Departamento de Sistemas. 1.2. Teclear su clave de acceso. 1.3. Presionar la tecla Enter 2 veces o hacer clic sobre el botn Aceptar.

1.1 1.2

En el campo Usuario se tiene una lista desplegable, en la cul el usuario debe de seleccionar su nombre de entre los nombres existentes haciendo un clic con el botn izquierdo del mouse sobre

1.3 Sistema de Correspondencia y Trmites Pgina 2

MINISTERIO DE TRABAJO

la flecha hacia debajo de la lista desplegable: Si su nombre no existiese o no aparezca en la lista desplegable [ver 1.1] deber consultar con el administrador del sistema para que sea registrado en el sistema.
[ Pantalla de acceso al sistema]

Los nombres que aparecen en la lista desplegable, estn ordenados en orden alfabtico, y puede desplazarse entre las listas de nombres moviendo la barra de desplazamiento que aparece a la derecha de la lista desplegable y despus presionando un clic izquierdo, o simplemente movindose con las teclas del cursor y luego presionando Enter. Una vez que selecciona un nombre el mismo aparece en la lista desplegable.

El siguiente paso que debe de realizar, es el de ingresar su clave la cul es una clave de acceso que restringe el acceso slo al personal autorizado.

[Ac debe de ingresar su clave]

En el cuadro de texto en blanco que se muestra en la figura, debe de ingresar su clave la cul le ser asignada y comunicada por el administrador del sistema.

[Botones de aceptar y cancelar]

Los botones de Aceptar y Cancelar se utilizan ya sea para salirse del sistema (es decir cancelarlo) o para ingresar al sistema si es que sus datos ingresados son vlidos, en caso contrario si su clave es incorrecta aparecer un mensaje de error. 3. PANEL DE CONTROL Si sus datos son correctos el sistema le permitir el ingreso al Panel de Control del Sistema, en el cul usted podr revisar sus correspondencias o sus trmites segn la opcin que usted elija, adems el sistema le permite realizar opciones adicionales, como la de personalizar, configurar, exigir documentacin, consultas y sugerencias, reportes y cerrar la sesin. En la parte superior del Panel de Control, se le muestra el rea al cul pertenece y el nombre de usuario con el cul usted ingres al sistema , denotando claramente las reas de correspondencia, de trmites y las opciones de personalizacin.

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 3

MINISTERIO DE TRABAJO

[Panel de control del sistema]

A continuacin especificaremos cada una de stas reas de trabajo empezando por la correspondencia. 3.1. INICIO RECEPCIN Y CONSULTA DE CORRESPONDENCIA : Este grupo de opciones, le permite realizar correspondencias entre las cuales se tienen: 3.1.1 Iniciar correspondencia Registra una nueva correspondencia y genera una hoja de ruta para esta. Ac en la figura, se aprecia el botn de acceso para iniciar la correspondencia. Esta opcin debe ser habilitada con el propsito de realizar el Registro de Correspondencia, en el cul se especificarn los datos del tipo de correspondencia, tipo de documento, tipo de ingreso del documento, y dems datos acerca de la correspondencia a registrar. variadas operaciones sobre las

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 4

MINISTERIO DE TRABAJO

Al presionar el botn Iniciar correspondencia le aparecer una pantalla, en la cul deber de especificar los datos a registrar sobre la correspondencia recibida

[Pantalla de registro de correspondencia]

El nmero de correlativo y el cdigo, son generados de manera automtica por el sistema, al igual que la hora y fecha del registro de la correspondencia.

La seleccin del tipo de correspondencia se realiza en la lista desplegable Tipo de correspondencia.

La seleccin del tipo de documentos admitidos por el sistema se realiza en la lista desplegable Tipo de documento:

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 5

MINISTERIO DE TRABAJO

En el Ingreso, se especifica el medio por el cul la correspondencia lleg al destinatario. Los tipos validos de ingreso de la misma son Fsico, Fax y va Correo Electrnico o E-mail:

En la misma pantalla de registro de correspondencia, se observan las siguientes tres pginas:

La primera pgina corresponde a lo que son los Datos de Correspondencia, en los cuales se debe de ingresar la procedencia del documento, la referencia del documento y las hojas y anexos que posea el documento. El botn siguiente, realiza la tarea de pasar a la siguiente pgina que es la de Primer destinatario.

La segunda pgina de este cuadro es la de Primer Destinatario , para acceder a esta pgina, se debe o bien presionar en el botn siguiente de la primera pgina (Datos de la correspondencia). O bien haciendo un clic izquierdo con el mouse sobre el nombre de la pgina con su nombre.

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 6

MINISTERIO DE TRABAJO

En esta pgina se deben seleccionar los datos acerca del o de los destinatarios hacia los cuales va dirigida la correspondencia.

o En el rea de destino, se debe de seleccionar las iniciales codificadas de los destinos aceptados por el sistema, para un mayor detalle, a la derecha de este cuadro desplegable se escribe el nombre completo de las iniciales seleccionadas.

o En el cuadro desplegable funcionario, se debe de seleccionar en el primer cuadro desplegable el nombre del funcionario(a) que esta registrando la correspondencia recibida. Si algn nombre no aparece en este cuadro desplegable, ser porque no est registrado en el sistema, o por que fue eliminado del sistema anteriormente. En el segundo cuadro desplegable, se debe de seleccionar la designacin de cargo que posee el funcionario seleccionado.

o En el cuadro de texto Observaciones, se debe de llenar con las observaciones pertinentes que posea la correspondencia recibida.

o En los dos cuadros de seleccin siguientes de Disponibles y A enviar , se deben seleccionar de entre los nombres que se encuentren Disponibles en este cuadro :

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 7

MINISTERIO DE TRABAJO

Para poderse mover de entre los nombres disponibles, puede utilizar la barra de desplazamiento. le permite adicionar al listado de nombres El botn de seleccin seleccionados el nombre que actualmente est marcado o resaltado de la lista de nombres disponibles. El botn de seleccin permite realizar la operacin inversa al anterior botn, es decir que permite borrar del listado de nombres seleccionados, a aquel nombre que se encuentre marcado o resaltado antes de presionar sobre este botn. permite adicionar al listado de nombres El botn de seleccin seleccionados, a todos los nombres disponibles al cuadro de seleccin a enviar. realiza la operacin inversa a la anterior, El botn de seleccin es decir que se encarga de eliminar todos los nombres seleccionados, borrando de esta manera todo el listado. La tercera pgina de este cuadro es la de Documento

Esta opcin permite habilitar algn escner conectado al sistema, y adjuntar este documento escaneado al registro de la correspondencia. (NOTA. Para acceder a esta opcin, necesariamente se debe contar con un escner conectado).

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 8

MINISTERIO DE TRABAJO

Para registrar las operaciones realizadas debe presionar con al mouse el botn de Aceptar, el cul proceder a almacenar la informacin suministrada al sistema.

En caso de querer cancelar la operacin y volver a la pantalla anterior, debe de presionar el botn Cancelar, el cul eliminar la informacin previamente introducida y no almacenara ninguna informacin de sta pantalla.

En la parte superior de esta pantalla, de Registro de Correspondencia, se encuentra el botn Autollenar, este botn, muestra en la pantalla a los datos de la ltima correspondencia que haya llenado el usuario.

En la parte inferior de la pantalla, a la izquierda del botn Aceptar, se encuentra la casilla de seleccin sin lneas, cuando esta casilla est habilitada, al presionar el botn Aceptar, se imprimirn los slo los datos registrados de la correspondencia en el formulario. En caso de contrario si la casilla no est habilitada, se realizar la impresin, pero adems de los datos registrados, se imprimir el formato del formulario.

3.1.2. REVISAR CORRESPONDENCIA Al presionar el botn Revisar correspondencia le aparecer una pantalla con un listado de la correspondencia que tiene pendiente. En esa misma pantalla podr apreciar tambin la correspondencia pendiente, recibida, despachada, archivada.

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 9

MINISTERIO DE TRABAJO

La pantalla mostrada a continuacin, es la pantalla que aparecer una vez que se presione este botn. Los detalles y opciones que presenta esta pantalla, se describen a continuacin:

Para seleccionar el tipo de correspondencia deseada, se debe posicionar sobre la lista desplegable Mi correspondencia en donde se desplegarn los tipos de correspondencia existentes en el sistema.

La segunda lista desplegable, corresponde a la de Gestin, en la cul se puede elegir para visualizar slo a la correspondencia reciente o a la correspondencia correspondiente a la gestin actual.

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 10

MINISTERIO DE TRABAJO

La tercera lista desplegable, corresponde a la de Orden ac el usuario, puede seleccionar algn tipo particular de ordenacin sobre la lista de correspondencias existentes en la pantalla, la ordenacin se puede realizar ya sea por Cdigo, Cite, Fecha, Remitente Referencia.

En la parte inferior derecha de sta pantalla, se tiene el cuadro de texto Buscar, en el cul si se est buscando detalles de alguna correspondencia en particular sobre la cul si se tiene referencia sobre el nmero de correspondencia a buscar. Para utilizarlo, debe de ingresar el nmero de correspondencia en el cuadro de texto y despus presionar el botn Buscar.

Al aparecer los datos de las correspondencias registradas en la pantalla, se habilitan las dos columnas de la derecha de los registros en forma de botones, los cuales corresponden a las columnas de Ver e Historial. Para utilizar los botones correspondientes a estas columnas, primero debe de seleccionar algn registro vlido (alguna fila que posea datos) de la lista de la pantalla y despus presionar sobre los botones ya sea el correspondiente a la columna Ver a la columna Historial.

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 11

MINISTERIO DE TRABAJO

o Si elige el botn de la columna Ver, aparecer en la pantalla los datos correspondientes al registro de la correspondencia seleccionada, para ello, aparecer en pantalla la pantalla de Registro de Correspondencia con los datos de la correspondencia. (No podr realizar modificaciones sobre esta pantalla).

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 12

MINISTERIO DE TRABAJO

o Si por el contrario elige el botn de la columna Historial, se desplegar en la pantalla una nueva pantalla, la cul contendr los datos acerca del historial del documento seleccionado.

Si presiona el botn Examinar que se encuentra en la parte superior derecha, podr ver los detalles del registro seleccionado.

3.1.3. CONSULTAS DE CORRESPONDENCIA Al presionar el botn Consultas de correspondencia se le permite ver toda la correspondencia registrada en el sistema. Esta opcin esta especficamente diseada para ver los registros de correspondencias almacenados en el sistema, adems, permite visualizar los registros en pantalla de acuerdo a especificaciones y requerimientos propias del usuario.

En la pantalla que se muestra en la pgina siguiente, se muestra la pantalla que aparecer al seleccionar esta opcin, en donde se puede apreciar las opciones que presenta el sistema para facilitar las consultas del usuario.

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 13

MINISTERIO DE TRABAJO

En esta pantalla, se presentan los datos registrados acerca de todas las correspondencias recibidas, pero para una mayor facilidad, en la pantalla se presentan una serie de opciones para organizar los registros. En el cuadro de Gestin en que ingres la correspondencia se puede seleccionar entre las correspondencias recientes y por gestin.

En la lista desplegable Estado, se pueden seleccionar los registros de acuerdo al estado de la correspondencia entre los cuales tenemos las de pendiente, y recibida, por defecto se utiliza la opcin de (Toda) , en la cul se mostrarn los registros de manera indistinta sin interesar si son pendientes o si fueron recibidos.

La lista desplegable Filtrar por le permite realizar la seleccin de los registros de acuerdo a caractersticas de los registros, por ejemplo: por el nmero de correspondencia, por el cite, por la fecha, por el origen, remitente o por la referencia. (La opcin No filtrar deshabilita esta opcin).

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 14

MINISTERIO DE TRABAJO

Para poder utilizar esta opcin, adems de seleccionar alguna caracterstica, debe de ingresar abajo el contexto, es decir los valores correspondientes a la caracterstica seleccionada que debe buscar el sistema.

La casilla de verificacin Mientras se escribe, cuando esta activada, muestra en la pantalla a los registros que cumplen la condicin segn se vayan escribiendo los datos del contexto. Si esta opcin est deshabilitada, primero deber de escribir el contexto completo y despus presionar la tecla ENTER, presionando sobre el botn Aplicar . En la parte inferior derecha de la pantalla, se presenta el botn Buscar, sta opcin se debe utilizar especialmente cuando se busca alguna correspondencia de la cul se conozca su nmero de correlativo.

La columna Estado que se muestra en la pantalla, muestra el estado de la correspondencia, si est pendiente o fue recibida.

La columna ver acta de manera similar al de la pantalla de Revisar correspondencia.

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 15

MINISTERIO DE TRABAJO

3.2.

INICIO RECEPCIN Y CONSULTA DE TRMITES Este grupo de opciones, le permite realizar variadas operaciones sobre los trmites, entre las cuales se tienen: iniciar trmite, Revisar Trmites, Consultas de Trmites y Revisar Estado. 3.2.1. INICIAR TRMITE Al presionar sobre el botn Iniciar Trmite se activa la pantalla de inicio del Registro de Trmites, en la cul se registran los nuevo trmites y se genera su hoja de ruta. Para facilitar el registro del trmite, el sistema brinda al usuario, una pantalla de formulario, en la cul se tienen todas las opciones que faciliten el registro del trmite correspondiente, incluyendo la generacin automtica del nmero de correlativo y del cdigo del documento, seleccin del tipo de trmite, cuadros de texto para el llenado de datos, y otras opciones que se describen a continuacin:

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 16

MINISTERIO DE TRABAJO

En la parte superior de esta pantalla, se presenta la lista desplegable Tipo de trmite, en la cul se debe de seleccionar el trmite adecuado segn la transaccin a realizar.

El botn Buscar que se muestra en l figura, permite buscar el tipo de trmite solicitado mediante la utilizacin de un analizador sintctico de expresiones. Es decir que mientras el operador va introduciendo las iniciales del tipo de trmite buscado en el cuadro de texto Buscar, el programa, automticamente ir listando a todos aquellos nombres que coincidan con los datos introducidos, de no existir ningn tipo de documento que coincida, la pantalla ploma quedar vaca. Segn el tipo de trmite seleccionado, el sistema generar en la parte inferior de la pantalla, una fecha tentativa de entrega del trmite.

En la pantalla principal tambin se presenta un cuadro de pginas las cuales se describen a continuacin:

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 17

MINISTERIO DE TRABAJO

o Datos personales, en esta pgina se deben de introducir los datos, tanto del responsable o tramitador, juntamente con los datos de la empresa y el nmero de patronal.

o Asignacin del trmite, para acceder a esta pgina, existen dos opciones, la primera es presionando el botn Siguiente >> y la segunda alternativa es haciendo un clic izquierdo sobre el nombre de esta pgina. En esta pgina se debe de especificar los datos referentes hacia quin va dirigido el trmite, en la lista desplegable rea de destino se tiene el listado de todas las reas registradas por el sistema en esta lista slo aparecen las siglas que describen el rea correspondiente, sin embargo el nombre completo es desplegado a su lado derecho, en la lista desplegable Funcionario, se presenta el listado de todos los Funcionarios registrados en el Sistema y de manera automtica en la lista desplegable Cargo, se presenta el cargo que ocupa el funcionario previamente seleccionado.

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 18

MINISTERIO DE TRABAJO

o Requisitos, para acceder a esta pgina, existen dos opciones, la primera es presionando el botn Siguiente >> y la segunda alternativa es haciendo un clic izquierdo sobre el nombre de esta pgina. En esta pantalla se presentan los requisitos que requiere el trmite seleccionado, ac en la primera columna de la lista, se debe marcar (haciendo un clic izquierdo sobre las casillas resaltadas) .

El botn << Anterior permite volver a la pgina anterior. El botn Marcar todos permite marcar a todas las casillas de verificacin. En la parte inferior de la pantalla, a la izquierda del botn Aceptar, se encuentra la casilla de seleccin Sin lneas, cuando esta casilla est habilitada, al presionar el botn Aceptar, se imprimirn los slo los datos registrados de la correspondencia en el formulario. En caso de contrario si la casilla no est habilitada, se realizar la impresin, pero adems de los datos registrados, se imprimir el formato del formulario. La segunda casilla de verificacin Direccin de la empresa, aadir a la impresin del formulario la direccin de la empresa.

Para iniciar el registro del trmite debe presionar el botn Aceptar, en caso de querer cancelar el registro del trmite, presionar el botn Cancelar .

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 19

MINISTERIO DE TRABAJO

3.2.2. REVISAR TRMITES Al presionar el botn Revisar trmites le aparecer una pantalla con un listado de los trmites que tiene pendientes. En esa misma pantalla podr apreciar tambin los trmites que se estn procesando en su oficina (En mi poder), los que le han sido despachados como No procedentes y los marcados como Concluidos slo con presionar en el botn respectivo sobre la parte superior de la pantalla Control de trmites.

En esta pantalla de Control de trmites, se presenta en la parte inferior, las listas desplegables de Gestin, Orden, y N para ver el tipo de trmites registrados de acuerdo a las opciones seleccionadas simplemente seleccione las opciones de su agrado y proceda a presionar el botn Buscar para iniciar la bsqueda. Para recibir un trmite pendiente y de esa forma darle curso o marcarlo como en proceso dentro de su oficina (En mi poder), debe presionar sobre el botn Recibir correspondiente a la fila en la que se encuentra el trmite que est recibiendo.

Al presionarlo se le presentar la pantalla Recibir trmite

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 20

MINISTERIO DE TRABAJO

Si se desea ver el detalle del trmite recibido, aparecer una pantalla con dicho detalle al presionar el botn Examinar trmite>>. Adicionalmente puede ver el curso del trmite hasta el momento en el cuadro Historial del trmite recibido, donde cada fila corresponde a cada paso que ha seguido. Para recibir el trmite, debe marcar la opcin Recibir, si tiene alguna observacin debe registrarla en el cuadro Observaciones y finalmente hacer clic en el botn Recibir. Si el trmite no puede ser concluido y debe ser re comenzado, es necesario marcarlo como Improcedente. Se le recomienda describir el motivo de su improcedencia en el cuadro Observaciones. Si el trmite ha llegado a su ltimo paso, debe marcar el botn Concluir. Si desea enviar el trmite al cumplimiento de su siguiente instancia dentro del Ministerio, debe marcar la opcin Nuevo destinatario y le aparecern 2 listas desplegables: Area y Destinatario, despus de seleccionarlos, si desea puede registrar las observaciones pertinentes en el cuadro Observaciones y luego presionar el botn Despachar para hacer efectivo el envo del trmite mediante sistema. Si el rea y/o la persona a la que desea enviar el trmite no est dentro de las listas, deber comunicarse con el Personal de Sistemas del Ministerio para que le informen sobre el destinatario correcto o en su caso lo adicionen al sistema.

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 21

MINISTERIO DE TRABAJO

3.2.3. CONSULTAS DE TRAMITES Le permite ver todos los trmites registrados en el sistema. Si desea consultar acerca del estado o la ubicacin de un trmite cualquiera dentro del sistema debe presionar el botn Consultas de trmites en el Panel de control principal. En la pantalla Consulta de trmites podr apreciar un listado de todos los trmites registrada en el sistema, donde ver su nmero, Nombre o razn social del interesado, N de identificacin y fecha de inicio del trmite. Puede adems buscar un trmite a partir de cualquiera de los datos mostrados en la lista. La forma en que se busca un trmite es idntica a la que se tiene para la bsqueda de correspondencia. Las opciones de Gestin en que ingres el trmite, Estado, Actualizar, Filtrar por, y el botn Buscar, funcionan de manera similar a las opciones de las pantallas explicadas anteriormente, por lo cual no las volvemos a detallar.

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 22

MINISTERIO DE TRABAJO

3.2.4. REVISAR ESTADO

Presenta un listado de los trmites retrasados y sus responsables actuales. En la pantalla que se despliega tras presionar este botn, se presenta el total de trmites retrasados, mostrando el cdigo, nombre o razn social, tipo, entrega, responsable y estado del trmite.

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 23

MINISTERIO DE TRABAJO

3.3.

OPCIONES ADICIONALES Este conjunto de opciones adicionales, le permiten realizar operaciones adicionales al registro de correspondencia y trmites.

El botn Exigir documentacin le permiten exigir los documentos recibidos fsicamente an no despachados por el sistema para que se agilice su despacho. Para este fin tras presionar este botn, le aparecer en pantalla la siguiente pantalla:

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 24

MINISTERIO DE TRABAJO

El botn Mensajes le permite enviar y recibir mensajes a los usuarios del sistema. El botn de Consultas y sugerencias se utiliza para que el usuario enve sus dudas y sugerencias acerca del sistema para que las mismas puedan ser atendidas por el administrador del sistema. El botn Reportes le permite emitir reportes impresos o por pantalla de la documentacin que administra el sistema. Para facilitar esta opcin, tras presionar este botn, le aparecer en pantalla la siguiente pantalla:

Al seleccionar algn tipo de reporte de estado, debe primeramente decidir si el reporte corresponder a un Trmite o a una Correspondencia", a continuacin puede personalizar el tipo de reporte, mediante las opciones de reporte tanto para correspondencia como para los trmites. Un ejemplo de un reporte para las correspondencias no recibidas es el siguiente:

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 25

MINISTERIO DE TRABAJO

De manera similar lo botones de Correspondencia del da y los Trmites del da, le presentan un reporte similar al del ejemplo. El botn Cerrar sesin, le permite cerrar la sesin actual de trabajo, para volver al cuadro de dilogo inicial en el cul se le peda que ingrese su contrasea de acceso al sistema, para ello deber de confirmar su opcin presionando en el botn S en la pantalla de confirmacin, caso contrario continuar en su sesin de trabajo actual.

El botn Configurar, debe ser utilizada slo por usuarios que conocen perfectamente el funcionamiento del sistema, pues en esta opcin se presenta el Panel de control de configuracin el cul esta conformado por tres pginas: la de Ministerio de Trabajo, Correspondencia y Trmites. Ministerio de Trabajo. En el grupo de opciones Primer destinatario, el usuario puede seleccionar del listado que se muestra, al destinatario por defecto al cul el sistema enviar la Correspondencia o el Trmite. No es necesario que los datos del usuario sean los mismos para la correspondencia y para los trmites.

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 26

MINISTERIO DE TRABAJO

Los botones a la derecha de los datos del primer destinatario (vea los botones marcados con el crculo rojo) permiten la eliminacin del primer destinatario, tras pedir su confirmacin en el cuadro de mensaje que se muestra a continuacin:

El botn reas, le permite ver a las reas registradas por el sistema, mostrando su cdigo, descripcin y tipo de rea:

Adems se le aaden las opciones de Buscar (el cul le permite buscar la descripcin de alguna rea en particular, para lo cual tras presionar en este botn le aparece la siguiente pantalla de dilogo :

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 27

MINISTERIO DE TRABAJO

Una vez encontrada el rea, haga un clic sobre su nombre que aparece en el listado y presione el botn aceptar y se le mostrar en pantalla el listado de reas (vea la imagen del principio de sta pgina ) con el rea buscado resaltada. El botn Personal le permite tener acceso a la configuracin del personal registrado en el sistema a travs del Panel de control de personal:

En esta pantalla se muestran los daos del personal incluyendo el rea al cual pertenece, detalle de su nombre y apellido, del cargo que ocupa y detalles del nombre de usuario reconocido por el sistema. En las tres ltimas columnas de la derecha, las columnas de Editar, Cambiar y Eliminar. Si presiona en el botn de la columna Editar aparecer en pantalla una pantalla en la cul aparecern los datos del personal seleccionado, en donde tendr acceso a los datos del personal seleccionado. Si realiza algn cambio

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 28

MINISTERIO DE TRABAJO

en los datos mostrados en esta pantalla, y posteriormente presiona Aceptar, los datos cambiados, se guardarn en el sistema.

Si presiona en el botn de la columna Cambiar, se le presenta una pantalla en la cual se puede cambiar ya sea el destino de la correspondencia o cambiar el destino de trmites de acuerdo a los datos seleccionados del nuevo destinatario (vea la figura de abajo).

Si presiona en el botn de la columna Eliminar, se eliminarn automticamente los datos del personal seleccionado. El botn Imprimir permite imprimir e listado de los datos del personal.

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 29

MINISTERIO DE TRABAJO

El botn Agregar, le permite agregar al sistema los datos de un nuevo personal, para ello deber de llenar la pantalla Empleado con los datos del nuevo empleado.

Una vez llenados los datos, presione en el botn aceptar y se registrar al nuevo usuario, presione en Cancelar para anular esta opcin. Si desea ver los registros de los empleados ordenados por rea, nombre, cargo o usuario debe de seleccionar en la lista desplegable Orden la opcin que requiera.

La casilla de verificacin Ver todos, le permite tener el listado de todos los empleados incluyendo personal clasificado.

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 30

MINISTERIO DE TRABAJO

Correspondencia En esta pgina la nica opcin disponible es la del botn Panel de control de correspondencia, mediante la cul se tiene acceso al Panel de control de correspondencia.

En el Panel de control de correspondencia (la imagen de abajo) se le presenta al usuario, la lista de las correspondencias recibidas.

Para ver un mayo detalle de alguna correspondencia en particular, haga clic en el botn de la columna Ver del registro que desee y le aparecer el registro de correspondencia completo. En caso de querer ver el historial de la correspondencia, haga clic en el botn de la columna Historial del registro que desee y le aparecer el Historial completo de la correspondencia.

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 31

MINISTERIO DE TRABAJO

La tercera columna Eliminar, se utiliza para eliminar el registro de la correspondencia seleccionada.

Trmites La tercera pgina que aparece en el Panel de control de configuracin, es la pgina de Trmites.

En esta pantalla se muestran los detalles del registro de todos los Trmites. Los botones de las columnas Detalle y Editar, le permiten acceder a ver el registro completo de los trmites realizados. Los botones de la columna Eliminar realizan la eliminacin del registro seleccionado. - El botn Nuevo trmite, permite adicionar el registro de un nuevo Trmite. - El botn Imprimir permite imprimir el listado de los registros existentes. - El botn Panel de control de trmites, le permite acceder a la pantalla del Panel de control de trmites en la cul puede seleccionar algn tipo particular de configuracin. El botn Personalizar, se utiliza para personalizar su clave de acceso y su fondo de pantalla, tras presionar en este botn aparecer la pantalla siguiente:

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 32

MINISTERIO DE TRABAJO

Si conoce la ubicacin exacta del fondo de pantalla deseado, debe de introducir la direccin de la misma en el cuadro de texto Fondo de pantalla, en caso de no conocer la direccin fsica, presione en el Botn para buscar imgenes que se encuentra enmarcado en la figura anterior. Tras presionar en este botn, le aparecer en pantalla la pantalla Abrir, en la cual podr seleccionar y buscar el tipo de fondo que desee.

Si por el contrario decide cambiar su contrasea de acceso al sistema, lo que debe de hacer, es presionar en el botn Clave y posteriormente escribir su clave actual para acceder a la pantalla de Control de claves de acceso, en la cul se le presentan diversas opciones.

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 33

MINISTERIO DE TRABAJO

Sistema de Correspondencia y Trmites

Pgina 34