Diva Andrade Waldomiro Vergueiro

Aquisio de materiais de informao

Andrade, Diva Aquisio de materiais de informao / Diva Andrade, Waldomiro Vergueiro. Braslia, DF : Briquet de Lemos/Livros, 1996. Bibliografia. 1. Aquisio (Bibliotecas ) 2. Bibliotecas Servios de aquisio I. Vergueiro, Waldomiro. II. Ttulo. ISBN 85-86637-09-S

42 Como referenciar os captulos do livro? ANDRADE, Diva; VERGUEIRO, Waldomiro.

Pgina final Ttulo do cap

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informao. Briquet de Lemos/ Livros: Braslia, DF, 1996. Cap. .

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Captulo 1 2 3 4 5

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Especificidades da compra Permuta Doaes Aquisio e tica profissional O futuro da aquisio

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Sumrio 1. 2. Introduo 4 A aquisio: onde tudo realmente comea Organizao do servio de aquisio 6 Responsabilidade pela aquisio 6 Manual de aquisio 7 Modalidades de aquisio 9 Compra: atividades preliminares 9 Previso oramentria 10 Aplicao de recursos 11 Modalidades de compra 12 Compras por licitao 12 Compras sem licitao 13 Compras por adiantamento 13 Organizando as sugestes para aquisio 13 Complementao de dados bibliogrficos 14 Verificao da existncia do item solicitado 15 Seleo dos fornecedores 16 Quem so os fornecedores de materiais de informao Editoras 16 Livrarias 17 Agncias e distribuidoras 17 Approval plans 18 Compra: procedimentos e execuo 19 Pedidos de cotao e recebimento de faturas pro forma Controle de registros 20 Pagamento e controle de recebimento 21 Recebimento de material 21 Documentao fiscal 22 Especificidades da compra 22 Aquisio cooperativa 22 Publicaes seriadas 23 Livros antigos e raros 24 Materiais audiovisuais 24 CD-ROMs 25 Histrias em quadrinhos 26 Literatura cinzenta 26 Outros materiais 26 Permuta 27 Publicaes prprias 27 Listas de duplicatas 28 Organizao do servio de permuta 29 Manuteno de arquivos 29 Doaes 30 Doaes solicitadas 30 Doaes espontneas 32 Aquisio e tica profissional 33 5

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10. O futuro da aquisio 35 Aquisio automatizada 36 As publicaes eletrnicas 37 Definio entre acesso versus posse dos documentos 38 11. Consideraes finais 38 12. Bibliografia complementar 39 Livros 39 Peridicos 41 Listas eletrnicas de discusso e peridicos eletrnicos 41 13. Anexo 1 Declarao de princpios e padres para a prtica da aquisio 42 14. Anexo 2 Expresses empregadas nas atividades de aquisio 43

Introduo
H muito tempo a preocupao com as atividades ligadas aquisio de materiais de informao vem sendo uma constante junto aos autores deste livro. De uma, por ter atuado na rea durante boa parte de sua vida profissional como responsvel pela organizao e administrao dos servios de aquisio de urna grande biblioteca universitria. De outro, por fazer parte de suas preocu paes acadmicas, representando significativa parcela do contedo de uma das disciplinas que ministra a alunos de biblioteconomia e cincia da informao. Para ambos a aquisio tem -se mostrado sempre como um fascinante desafio intelectual. A proximidade de interesses fez com que o projeto de escrever um livro em colaborao aparecesse mais ou menos de modo natural. Assim, a idia cresceu e criou razes. Mais que tudo, fascinou-nos a perspectiva de unir uma viso de contedo marcadamente terico, em que normalmente prevalece o ideal de perfeio a ser atingido, com o ponto de vista prtico da profissional que vem testando suas idias e possibilidades no desempenho dirio, comprovando no s o que necessrio, mas tambm o que efetivamente possvel de alc anar quando consideradas todas as realidades diretamente envolvidas no desempenho de sua profisso. Mas que no se tenha dvida: embora os sonhos e a paixo pelo assunto possam estar no mago de suas motivaes, os autores deste livro no hesitariam em co nfirmar a importncia da aquisio para as instituies de informao. E ela que torna possvel a concretizao do que foi planejado de maneira ampla pelo desenvolvimento de colees e definido especificamente pela seleo. ela que transforma os planos d os bibliotecrios em objetos palpveis, manuseveis e prximos de seus interessados. E ela que responde concretamente aos anseios da comunidade, na medida em que a privilegia nas suas prticas dirias. Entendemos que essa postura tambm compartilhada por grande parte da literatura especializada de biblioteconomia e cincia da informao. Para comprovar isso, basta dar uma rpida olhada no nmero de artigos que nos ltimos anos vem aparecendo, em mbito internacional, sobre o assunto nas revistas da rea, inclusive com o surgimento de vrios ttulos dedicados especificamente aquisio de materiais de informao. Esse interesse pelo assunto, sabe -se, no ocorreu por acaso: no mundo inteiro, os recursos destinados s bibliotecas e centros de informao para a compra de materiais informacionais cresceram muito menos do que o preo das publicaes ou, em muitos casos, sofreram significativa reduo. Esse fato ainda mais agravado pelo aparecimento de novos tipos de documentos, nos suportes mais diversos, que devem estar presentes no acervo das instituies, exigindo o comprometimento de parte significativa dos recursos oramentrios. Tomou-se primordial, para evitar um prejuzo irrecupervel ao ritmo de crescimento das colees e garantir que pudessem manter, no mnimo, o mesmo nvel de qualidade anterior, que todos os procedimentos das atividades de aquisio tivessem sua eficincia maximizada. A literatura internacional demonstra muito bem esta preocupao, discutindo casos especficos, propondo novos modelos de organizao e estrutura de servios, questionando procedimentos tradicionalmente aceitos e apresentando alternativas de atuao mais eficientes. Isso significa que, ao contrrio do que se poderia pensar, a preocupao com a aquisio de materiais informacionais tem crescido muito mais do que se esperava, evidenciando talvez um novo despertar dos profissionais de informao do mundo inteiro para a importncia da questo.

E dentro desse contexto em ebulio que entendemos o potencial de um livro sobre aquisio de materiais de informao. Para as instituies que esto ingressando nessa nova era, ele poder alert -las para a necessidade de definir procedimentos que permitam garantir que as informaes importantes estejam disponveis para os interessados se m as restries em geral vinculadas ao suporte fsico (ou seja, adquirir as informaes sem adquirir o documento). Para as que ainda engatinham na tecnologia e tm pouca disponibilidade ou acesso s inovaes, provavelmente a grande maioria das instituie s informacionais deste pas, poder proporcionar formas mais eficientes para a organizao de suas prticas ainda predominantemente manuais. E importante salientar que, em virtude de a experincia dos autores ter ocorrido, em sua quase totalidade, no setor pblico, este trabalho por certo deixar entrever esse vis na forma de abordar os assuntos. A problemtica foi geralmente enfocada muito mais do ponto de vista de um profissional que atua na esfera pblica do que de quem trabalha em uma instituio privada. Ao considerar, no entanto, o ambiente de informao onde trabalhamos, acreditamos ser perfeitamente possvel a transposio de situaes. As questes especficas da administrao pblica dizem respeito principalmente compra de materiais, em geral reg ulada por procedimentos estritos, e isto no parece difcil de contextualizar. Na iniciativa privada as diretrizes costumam ser mais elsticas, deixando um espao de manobra maior para o profissional. No entanto, embora os procedimentos especficos possam divergir, acreditamos que a questo to pertinente em uma como em outra rea. A preocupao com a eficincia das atividades de aquisio no , ou no deveria ser, privilgio apenas dos profissionais que atuam no livre mercado, ou seja, em empresas priva das. Poderamos at afirmar que no setor pblico esta eficincia se faz ainda mais necessria, pois este pas no se pode dar ao luxo de desperdiar os parcos recursos que necessita destinar s atividades informacionais. Este livro foi elaborado na crena de que a busca sistemtica pela otimizao dos procedimentos de aquisio de materiais de informao, independentemente do local especfico onde venha a ocorrer, sempre um objetivo digno de ser perseguido.

Imagine-se um indivduo comum passeando a esmo por uma das grandes bibliotecas do mundo, pasmo diante da imensidade de obras que foram durante sculos reunidas e organizadas nessa instituio, e que se encontram agora, com maiores ou menores restries, dependendo do caso, disposio do pblico. E provvel que fique maravilhado diante da inventividade humana que gerou essas maravilhas do pensamento, agrupadas em um nico lugar para prazer e usufruto de geraes inteiras de leitores. Dependendo de sua sensibilidad e, essa pessoa poder sentir -se diminuta diante da grandeza do conhecimento, e talvez at fique muda de admirao pelo quanto a humanidade caminhou nestes sculos todos. Mas tambm no ter a mnima idia de quanto trabalho, suor e dedicao foram necessr ios para que aquela coleo especfica pudesse tomar -se realidade. Ingenuamente, pensar que tudo foi acontecendo de maneira natural, os livros e outros materiais chegando biblioteca quase que por determinao divina, encontrando seu caminho para as estantes como se para isso estivessem predestinados desde o incio dos tempos. Imaginar que a sociedade estabeleceu mecanismos exatos para a conservao dos materiais informacionais. Talvez at acredite que esses mecanismos, tal qual um relgio perfeitamente sincronizado, faam com que grande parcela do imenso universo do conhecimento humano registrado, em qualquer tipo de suporte, possa encontrar guarida em alguma instituio da rea de informao (bibliotecas, centros de documentao, arquivos, museus, etc.), garantindo assim o acesso no presente e a disponibilidade para as futuras geraes. Ir, talvez, em sua mente, idealizar um mundo perfeito onde a riqueza do conhecimento humano espontaneamente preservada, sem que quaisquer elementos possam exercer influncia contrria, pois para essa pessoa, talvez um cidado comum sem grande bagagem de conhecimentos, que foi ensinada durante anos a ver na palavra impressa algo mais ou menos sagrado, o respeito ao saber sempre pareceu questo acima de qualquer dvida. E , infelizmente, pensando assim, no ter a mnima idia de quo longe se encontra da verdade dos fatos.

Ns, profissionais da informao em geral, sabemos. Das dificuldades. Dos percalos. Da complexidade. Sabemos como as atividades ligadas identificao e localizao dos materiais so muitas vezes bem mais difceis de serem realizadas do que podem parecer em uma primeira anlise. Temos uma idia bastante clara de como os materiais informacionais se perdem, s vezes de maneira totalmente irrecupervel, to mando-se inacessveis s legies de potenciais interessados para quem se destinavam. Conhecemos muitos dos meandros dos mercados editoriais, entendendo claramente que a influncia de fatores econmicos, culturais, polticos e sociais muitas vezes maior d o que o desinteresse caracterstico de quem apenas se preocupa com a preservao dos bens culturais. Sabendo tudo isso, temos condies de construir um referencial muito mais realista do mundo contemporneo do que aquele desenvolvido pelo cidado citado no pargrafo anterior, e podemos afirmar que, no que concerne a essa questo, este certamente no o melhor dos mundos possveis, como diria Voltaire... dentro dessa viso de mundo que escolhemos o ttulo deste captulo, querendo afirmar que com a aquisio que comea de fato a existir uma instituio destinada a preservar e divulgar as criaes do conhecimento humano registradas em forma de livros, peridicos especializados, jornais, discos, filmes, vdeos, etc. Antes disso, ela existe apenas em essn cia. Da a necessidade de executar todas as atividades da aquisio de maneira eficiente, garantindo que o planejado nas fases anteriores do desenvolvimento de colees, principalmente as fases de elaborao da poltica e a atividade de seleo propriament e dita, seja colocado em prtica. aquisio caber um trabalho minucioso de identificao, localizao dos itens e sua posterior obteno para o acervo, qualquer que seja a maneira de tornar isto possvel. E no uma tarefa assim to automtica, pois, i nfelizmente para os profissionais, os ttulos selecionados no se encontram acenando para eles ao dobrar da esquina, a gritar olha eu aqui, olha eu aqui e quase que implorando para serem adquiridos. Muitas vezes, realizar o trabalho de aquisio assemelh a-se a procurar uma agulha em um palheiro, tantas so as possibilidades existentes. uma atividade que exige perseverana e ateno a detalhes, de maneira a evitar um descompasso entre o que foi escolhido primordialmente para aquisio e aquilo que afinal chega s mos do usurio. Naturalmente, o nvel de complexidade das atividades de aquisio varia segundo as caractersticas da instituio onde ocorrem. Imagina -se que a aquisio de materiais em uma biblioteca especializada em fsica quntica ocorrer d e maneira diferente da aquisio que se faz em uma biblioteca pblica de um bairro de periferia. Na primeira, sero necessrios cuidados especiais para a localizao dos ttulos e aquisio das edies exatas que foram selecionadas, pois a segunda edio d e um livro pode no representar, muitas vezes, um substituto aceitvel para a terceira edio (ou vice -versa). Na biblioteca pblica, isso talvez no seja um aspecto muito importante, que exija ateno especial do profissional. Em ambos os casos, porm, a preocupao com a eficiente organizao dos processos dever ser constante, garantindo -se que o item selecionado ingresse no acervo da biblioteca no menor tempo e ao menor custo possvel de aquisio. As dificuldades pra isso ocorrer sero diversas, desde as ligadas legislao que rege a compra de materiais em geral e de materiais bibliogrficos em particular, tanto no setor pblico como na iniciativa privada, s relativas s condies da prpria instituio, que definem, entre outras coisas, os respons veis pela aquisio, a execuo do pagamento dos itens (quando for o caso) e a prestao de contas depois de efetuadas todas as despesas. importante, pois, tomar um cuidado especial com a organizao dos servios de aquisio, deixando bem claros a estru tura de tomada de decises e o fluxo administrativo que as diversas atividades devero seguir a fim de que sejam consideradas bemsucedidas. Continuaremos a discusso, portanto, com algumas consideraes a respeito da organizao do servio de aquisio.

A primeira pergunta que se faz quando se pensa na organizao de um servio de aquisio refere-se rea dos servios de informao a que a aquisio dever estar ligada. A

esse respeito, parece existir um consenso de que as atividades de aquisio devero encontrar se prximas, na estrutura organizacional, das atividades de seleo de materiais. Em primeiro lugar, porque existe quase que uma continuidade de atuao entre as duas, a primeira dependendo diretamente da s egunda. Em segundo lugar, porque h toda uma srie de instrumentos auxiliares que so utilizados por ambas as reas. Alm do mais, muitas vezes as decises de seleo e aquisio encontram -se to imbricadas que fica difcil afirmar quando se trata de uma o u de outra. Pense-se, por exemplo, no caso de um ttulo que, durante o processo de aquisio, se descobre estar esgotado e deve ser substitudo imediatamente por outro, de maneira que no se perca o recurso j alocado para ele. Neste caso, uma deciso rpi da ser necessria, para que a substituio dos itens no acarrete prejuzos maiores para a instituio. Caso exista uma grande distncia administrativa entre as atividades de seleo e de aquisio, exigindo consultas burocrticas a diversos funcionrios ou superiores hierrquicos, a rapidez alcanada talvez no seja suficiente para o sucesso da operao. E a verba poder ser perdida. O exemplo acima, em uma primeira anlise, parece ser um caso extremo e talvez at mesmo o seja para uma grande parcela dos leitores. Na prtica, no entanto, principalmente em grandes instituies do setor pblico, como universidades ou instituies de pesquisa largamente distribudas pelo territrio nacional, onde a compra de materiais informacionais realizada de forma centr alizada, o excesso de burocracia faz com que muitas vezes se perca a possibilidade de utilizar determinadas verbas de maneira mais racional (mesmo considerando as vantagens que a centralizao das aquisies pode oferecer em termos da realizao de compras em grande quantidade, com conseqente preo unitrio menor). Quem compra no tem, muitas vezes, o poder para decidir quanto substituio de itens eventualmente inexistentes no mercado, devendo reportar -se a diversos canais de deciso at obter uma resposta. Outras vezes, nem saberia como faz -lo, pois no domina a complexidade da aquisio de materiais informacionais, comprando livros um dia, cadeiras no outro, peridicos num terceiro e vrios tipos de artigos de papelaria antes que a semana acabe. (A especializao dos responsveis pela aquisio de materiais informacionais, tema sobre o qual voltaremos a falar, parece ser sempre desejvel...) Quando se trata de instituio onde as decises de seleo so tomadas diretamente pelo bibliotecrio-chefe, aconselhvel que a aquisio esteja ligada diretamente a ele, sem intermedirios. Em instituies menores, onde muitas atividades tiverem que ser realizadas por poucas pessoas, desejvel que as decises de seleo e aquisio sejam responsabilidade de um nico indivduo. Assim, a instituio ter maiores garantias de que o fluxo administrativo no se interromper em momentos menos apropriados. Quando, no entanto, por algum motivo, no for possvel assegurar a proximidade administrativa dessas duas reas, s er preciso adotar garantias para que no fiquem incomunicveis ou no entrem em atrito. Imagine -se, por exemplo, o que aconteceria em uma grande instituio de informao com vrios selecionadores e um nico profissional responsvel pela aquisio, se este profissional se desentendesse com um dos selecionadores e simplesmente se recusasse a dialogar com ele, inventando mil pretextos para no adquirir os materiais por ele selecionados ( sempre muito fcil arrumar razes para dizer no...). Eis por que os canais de comunicao entre essas duas reas, seleo e aquisio, devem funcionar sem interrupes. Os prejuzos, tanto a curto como a longo prazo, so difceis de calcular. Toda esta discusso enseja que se levante, em relao aquisio, uma pergunta si milar que se faz quanto seleo: afinal, quem deve ser responsvel pela aquisio dos materiais informacionais? o que tentaremos responder a seguir.

Responsabilidade pela aquisio

Durante algum tempo, pensou -se que a aquisio de materiais informa cionais pudesse ser facilmente realizada por pessoas estranhas profisso de bibliotecrio. Afinal, costumava -se argumentar ento, comprar livros e peridicos o mesmo que comprar qualquer outra coisa; basta entrar em contato com o vendedor e efetuar a c ompra. No haveria dificuldade maior. Ainda mais, dizia-se, por ser uma atividade de caractersticas eminentemente administrativas, seria suficiente apenas que o executor dominasse os procedimentos para a aquisio de materiais em geral e os aplicasse aos materiais de informao. No entanto, a experincia tem mostrado que as coisas no so to simples assim. O mercado de edio e comrcio de livros e documentos impressos em geral, para no falar dos

materiais audiovisuais, tem caractersticas prprias que o diferenciam dos outros mercados. absolutamente uma falcia pensar, por exemplo, que adquirir livros a mesma coisa que adquirir cadeiras para a biblioteca. No . Tanto para adquirir cadeiras como livros h necessidade de um conhecimento especfico que antecede o processo de compra, visando identificao precisa do que se vai comprar. Para cadeiras, necessrio saber se devem ter rodas, qual a altura, com ou sem braos, quais os fornecedores, etc. Para o material bibliogrfico o mesmo acontece, exigi ndo-se tambm o conhecimento prvio e detalhado do que se quer comprar, a quais fornecedores se deve recorrer e como fazer para atingir esse objetivo da melhor forma possvel. Alm disso, os livros devero ter uma especificao muito mais detalhada, envolvendo tanto os dados que dizem respeito a seu aspecto fsico (tamanho, tipo de encadernao, edio especial ou no) como a seu contedo (assunto, autor, editor, etc.). Isto sem falar que, no caso de um livro, tem -se que obter o nome correto do autor, a edio desejada especfica, o ISBN, etc. Isso significa que necessrio destacar para o trabalho de aquisio de materiais informacionais pessoas especializadas nesse trabalho. Quer dizer, pessoas que receberam educao formal sobre o assunto (os bibliotecr ios) ou que tm suficiente experincia na rea, por terem atuado na aquisio durante grande parte de sua vida profissional (os tcnicos). Pessoalmente, pensamos que os bibliotecrios apresentam muitas vantagens sobre os tcnicos, principalmente devido s ua maior familiaridade com o mercado editorial, conhecimento detalhado do acervo e proximidade com o usurio, O importante pensar na especializao do responsvel pela aquisio de recursos informacionais. Esta, sim, deve ser privilegiada como condio p rimordial para a eficincia de todas as atividades. O contato permanente com o acervo, o conhecimento detalhado dos pontos fortes e fracos de cada um dos possveis fornecedores a que se pode recorrer em cada caso, o uso correto dos instrumentos auxiliares disponveis, o domnio da legislao pertinente rea so fatores de extrema importncia para a realizao de um bom trabalho de aquisio. E no se conquistam aleatoriamente, mas surgem a partir de um certo acmulo de experincias. Quantos profissionais j no utilizaram uni fornecedor que depois se mostrou pouco confivel em determinadas reas? Quantos j no cometeram erros na avaliao dos recursos que seriam necessrios para a realizao de determinadas compras porque deixaram de considerar detalhes da legislao? Quantos j no efetuaram pagamentos mediante uma simples garantia de entrega que depois se mostrou totalmente intil? Quantos no estabeleceram convnios para permuta de materiais de informao, enviaram suas publicaes e jamais receberam as que lhes haviam sido prometidas? Essas experincias, embora negativas, acabaram ensinando algo aos profissionais, lies que foram imediatamente aplicadas em casos similares e no ficaram perdidas no meio de dezenas de aquisies diferenciadas, como norma lmente acontece quando um departamento ou seo realiza aquisies da maior diversidade possvel. Ponto para a especializao. especializao poderamos tambm acrescentar a necessidade de sistematizao das atividades de aquisio, inclusive mediante o registro detalhado de cada um dos passos a serem seguidos nas diversas atividades envolvidas. E importante que se estipulem as diretrizes de atuao de maneira clara e objetiva. Isto pode ser feito com um instrumento administrativo denominado manual de aqu isio.

Manual de aquisio
Nomes no so importantes. O que chamamos manual poderia muito bem ser chamado diretrizes para aquisio, carta de aquisio, etc. O importante contar com algum tipo de documento que registre a forma como as atividades de aquisio de materiais de informao so realizadas no dia -a-dia, informando aos nelas envolvidos sobre todas as medidas que devem tomar para garantir que seus esforos tenham resultado positivo. Esse instrumento administrativo ser de grande valia em todos os momentos, mas principalmente quando da integrao de novos elementos equipe do servio de aquisio, proporcionando subsdios para que possam ter uma idia clara sobre as atividades que devero desempenhar. Neste sentido, o manual de aquisio p ode tambm representar um valioso instrumento para orientao e integrao de novos profissionais equipe de trabalho. Em todas as organizaes geralmente existe uma certa rotatividade dos profissionais responsveis pelas diversas atividades necessrias a seu funcionamento. Isto tambm acontece na rea de aquisio de materiais de informao. natural que alguns profissionais se

aposentem, mudem de funo, sejam promovidos, deixem a atividade, enfim, busquem outros objetivos pessoais e profissionais. Por esse motivo, mais que lastimar sua perda, importante criar mecanismos que permitam ao servio de aquisio manter -se acima desses transtornos, sem ter de depender em demasia dos indivduos. A preservao da memria do servio de aquisio, digamos assi m, deve ser garantida de maneira rotineira, incorporando -se ao fluxo normal de trabalho todas as decises tomadas, ao mesmo tempo que se esclarecem as razes de sua ocorrncia. Para atingir este objetivo, elabora-se um documento que sintetiza os principais procedimentos envolvidos na realizao das atividades de aquisio. Este documento o manual de aquisio. Como j se mencionou, muitas vezes a deciso de seleo dos materiais ocorre desvinculada de sua real aquisio. Isso acontece principalmente em in stituies de grande porte, onde os responsveis pela deciso de seleo no so os mesmos que executam a aquisio. O selecionador muitas vezes no tem idia muito clara sobre as dificuldades que possam existir na aquisio de determinados materiais de in formao. Da mesma forma, um usurio pode indicar obras no encontradas no mercado local, o que implica um demorado e s vezes dispendioso processo de importao direta ou a compra por intermdio de uma livraria especializada. Para o usurio, essas queste s, ainda que representem complicaes para o servio de aquisio, no sero absolutamente relevantes, pois lhe interessa apenas ter o material sua disposio, seja qual for o preo a ser pago. J para os responsveis pela aquisio, essas questes so extremamente pertinentes, pois podem representar no s um comprometimento desproporcional dos recursos disponveis como tambm um processo de trabalho que exigir maior ateno e esforo dos profissionais. Assim, comum acontecer que muitos itens indicados pelos usurios, mesmo depois de aprovados pelo processo de seleo, deixam de ser efetivamente incorp&ados ao acervo devido real impossibilidade de sua aquisio (inexistncia no mercado quando da liberao dos recursos, material esgotado, preo superi or disponibilidade oramentria da biblioteca, etc.). E natural, nesses casos, que usurios que no conseguiram ver seus pedidos atendidos pelo servio de aquisio se mostrem ressentidos. Em face disso, um manual de aquisio poder significar um valios o instrumento para dirimir dvidas e esclarecer a todos os interessados sobre as decises tomadas, deixando evidentes os elementos que as influenciaram durante todo o processo de aquisio. O manual de aquisio, neste caso, desempenha um papel de relaes pblicas, tomando visvel para todos os interessados a forma como as atividades de aquisio esto sendo realizadas e contribuindo para que se crie um clima de entendimento e compreenso. Seria talvez demasiada pretenso propor um padro nico para o manu al de aquisio, como se tal documento pudesse ter uma sistemtica nica a ser adotada por todas as bibliotecas e servios de informao. E lgico que a forma como esse documento ser organizado depender da realidade de cada instituio. Onde um documento sucinto for suficiente, um mais detalhado ser desnecessrio. A objetividade o elemento principal para que se obtenha um produto til s necessidades da biblioteca. Neste sentido, pode -se dizer que o manual de aquisio atender s suas finalidades se c onseguir informar aos envolvidos nessas atividades sobre os seguintes pontos: Quem so os responsveis pela aquisio de materiais de informao em geral, inclusive quem responde pelo fluxo de pagamento e prestao de conta dos itens adquiridos por compra, pela deciso quanto incorporao de doaes ao acervo e pela definio das atividades de permuta e intercmbio; Quais os procedimentos para organizar as sugestes de aquisio, de maneira a garantir que as prioridades estabelecidas para seleo sejam, na medida do possvel, respeitadas pelos responsveis pela aquisio; Quais os principais fornecedores utilizados pela aquisio nas suas atividades rotineiras, categorizando-os, se for o caso, segundo tipos de materiais e/ou reas de conhecimento em que so mais fortes; Quais os instrumentos auxiliares utilizados para a obteno de informaes sobre os itens a serem adquiridos, tais como autoria, procedncia, preo, etc.; Como est organizada a atividade de compra de materiais de informao, detalhando os passos necessrios para a solicitao de materiais aos fornecedores (elaborao de listas de ttulos, pedidos de compra, etc.), bem como os diversos instrumentos de acompanhamento e controle do material adquirido;

Como as atividades de permuta e interc mbio esto organizadas, inclusive a sistemtica para a avaliao do custo -benefcio dessa forma de aquisio; Como se faz o pedido de obras por doao, inclusive modelos de cartas e ofcios e as principais instituies s quais a biblioteca normalmente s olicita a doao de materiais. Alm dos itens acima assinalados, devero tambm fazer parte do manual de aquisio todos os casos que a experincia dos responsveis pelas atividades de aquisio mostrou merecerem uma maior ateno, tais como materiais de instituies ou pases especficos, obras raras, materiais especiais, etc. Em geral, pode -se dizer que todas as excees s atividades normais de aquisio (as que se enquadram sem problemas no sistema de processamento definido para elas) obedecem a regra s prprias, que devem ser registradas para consulta no futuro, quando casos semelhantes voltarem a ocorrer. Neste sentido, o manual de aquisio adquire caractersticas de registro histrico das decises tomadas pelos responsveis por essas atividades. Por fim, importante salientar a proximidade ou similaridade do manual de aquisio com outro instrumento caracterstico doprocesso de desenvolvimento de colees: a poltica de seleo. Algumas bibliotecas preferem agrup -los em um nico documento, visando a maior racionalizao das atividades. Com relao a isso, cada profissional dever pesar os prs e os contras de um nico instrumento formal. A realidade de sua situao especfica ser o fator determinante de sua escolha. Qualquer que seja a opo adotad a, a prtica acabar mostrando se a escolha feita foi a melhor.

As opes para adquirir os materiais so basicamente trs: compra, permuta e doao. Na prtica, em uma situao normal, a opo que mais ocupa o tempo dos profiss ionais, exigindo ateno maior, a compra. Isto natural, pois as preocupaes com a correta realizao das compras no devem ser menosprezadas ou levianamente consideradas, sob pena de ter-se que enfrentar dificuldades futuras quanto observao de pra zos e prestao de contas. Convm no esquecer que os bibliotecrios, em um processo de aquisio por compra, so muitas vezes considerados legalmente responsveis pela utilizao dos recursos financeiros colocados sua disposio. Cometer erros na aplica o desse dinheiro pode ter conseqncias indesejveis tanto para a instituio como para o prprio bibliotecrio, que pode ser alvo de processo administrativo por malversao de verba. Em instituies vinculadas ao poder pblico, por exemplo, a m aplica o de dinheiro considerada motivo suficiente para a instalao de processos administrativos que podem culminar at mesmo na demisso do profissional, para no mencionar eventuais conseqncias penais. Por todas as razes enumeradas, uma boa parcela deste livro dedicada ao exame das questes referentes aquisio de materiais de informao mediante compra. Em certo sentido, isto bastante lgico, pois a sistemtica da realizao de compras realmente muito mais complexa do que a empregada para gerenci ar a obteno de materiais de informao por permuta ou doao. E preciso reconhecer que, na prtica, a permuta e a doao so tratadas com muito menos empenho, se comparadas com a profundidade de tratamento exigida pela aquisio por compra. Isto no acontece em virtude de no exigirem o mesmo nvel de esforo e comprometimento do profissional ou terem sua importncia minimizada. Menos ainda, por serem consideradas estranhas ao mbito de interesse da aquisio. E verdade que, no caso das doaes, muitos profissionais, talvez por no exercerem um controle direto sobre a espontaneidade do ato, acabam permitindo que boa parte dessas atividades ocorram de maneira no estruturada. Isto, claro, pode gerar um desvio indesejado em relao aos objetivos estabelecidos para o acervo, o que, por si s, j justifica o controle das doaes. O mesmo se aplica s atividades de permuta. Nos captulos seguintes sero examinadas as particularidades de cada uma das modalidades de aquisio. No caso da compra, para melhor ente ndimento, achamos interessante separar as atividades que precedem a realizao da compra das que envolvem a compra propriamente dita e a posterior prestao de contas.

Dentre as diversas modalidades de aquisio, o proce sso de compra sem dvida o mais elaborado e trabalhoso, pois, alm do gerenciamento dos recursos financeiros, envolve tambm toda uma srie de atividades relacionadas com a identificao precisa do item a ser adquirido e o acompanhamento do recebimento d o material. No admira, por isso, que a aquisio de materiais por compra, em todos seus aspectos, seja um dos assuntos mais debatidos na literatura especializada. Profissionais do mundo inteiro preocupam -se em encontrar formas mais eficientes para a realizao dessa atividade, reduzindo os custos, racionalizando os processos administrativos e diminuindo o tempo necessrio para a realizao das tarefas. Geralmente, a organizao de um processo de compra ser to mais complexa quanto maior for o volume da aq uisio, tanto em termos de quantidade de itens quanto do montante em dinheiro a ser despendido. Por esse motivo, necessrio observar sempre alguns cuidados iniciais, de modo a obter, a longo prazo, uma homogeneidade de procedimentos. Bibliotecas que hoje possuem um oramento pequeno para aquisio de materiais podem amanh receber dotaes inesperadas em grande volume e, caso no estejam devidamente preparadas para isso, encontraro dificuldades para correta aplicao desses recursos extraordinrios. Em tese, todas as compras devem ser realizadas a partir de um oramento previamente elaborado, que permita uma viso precisa do montante de recursos com que se pode de fato contar. Na prtica, no entanto, descobre -se que isso nem sempre ocorre. Por um lado, p orque o oramento previsto para a aquisio dos materiais nem sempre encontra correspondncia com os recursos efetivamente liberados, resultando, em geral, insuficiente para cobrir todas as necessidades definidas como prioritrias. Por outro lado, o orame nto poder sofrer cortes inesperados cabendo ao servio de aquisio adequar as prioridades aos recursos financeiros realmente alocados. A regra geral para orientar as atividades de aquisio consiste em vincular a compra de materiais de informao a uma p rvia definio de despesas. De acordo com essa orientao, ser preciso definir, em seguida previso oramentria, de que forma os recursos financeiros sero utilizados. A utilizao dos recursos financeiros estar baseada em uma lista de sugestes para aquisio, previamente elaborada. A elaborao dessa lista requer muita ateno, pois ser preciso verificar a exatido dos dados bibliogrficos e se os ttulos indicados j fazem parte do acervo da biblioteca. Por fim, selecionam -se os fornecedores que p articiparo do processo de compra. Somente aps a concluso dessas tarefas que tem incio a execuo da compra propriamente dita. Passemos, ento, a um exame mais minucioso de todas as atividades que precedem a compra.

Previso oramentria
Quando vamos comprar alguma coisa, a providncia inicial sempre verificar se temos recursos financeiros disponveis. Se isto vlido para a vida de cada indivduo, configura -se ainda como mais verdadeiro para as organizaes de qualquer natureza, que sempre devem obedecer a uma sistemtica de controle de despesas, que exige que os recursos financeiros sejam previstos e aplicados da melhor forma possvel, e que de sua aplicao se prestem as devidas contas. As bibliotecas e instituies de informao no esto exclu das dessa regra. Falando o bvio: a proviso de recursos financeiros no acontece por interveno divina, as verbas surgindo providencialmente no momento em que delas se necessita. Se a necessidade dos recursos no foi prevista, eles dificilmente iro apa recer. A elaborao do oramento no pode ser vista apenas como mais uma entre tantas atividades burocrticas que os profissionais tm que desempenhar. Agir assim seria desperdiar uma grande oportunidade. No caso especfico da aquisio de materiais de in formao, elaborar a previso oramentria significa planejar os investimentos que devero ser feitos para garantir a concretizao dos objetivos estipulados para o acervo. Afinal, lgico pensar que, se uma biblioteca apresentar um oramento bem fundamen tado, ter maior credibilidade e aumentaro suas possibilidades de negociao. Dispor de uma arma a mais. E isso no pouco.

Os oramentos variam de biblioteca para biblioteca conforme as caractersticas institucionais de cada uma, bem como diferem segun do a provenincia dos recursos e a finalidade que lhes destinada. Geralmente as bibliotecas recebem recursos provenientes do oramento da instituio a que servem os recursos oramentrios e podem tambm contar com recursos externos, recebidos de div ersas outras fontes de financiamento, denominados recursos extra -oramentrios. A soma dos recursos oramentrios e extra oramentrios constitui o oramento total. Os recursos oramentrios so vinculados estrutura organizacional da instituio, estando disponveis para serem aplicados durante o ano fiscal corrente (que nem sempre coincide com o ano civil). Caso esses recursos no sejam utilizados integralmente dentro do prazo estipulado, o saldo retorna instituio fornecedora. No Brasil, como em outr as partes do mundo, o fato de a biblioteca no utilizar integralmente todo o oramento previsto muitas vezes interpretado pela instituio mantenedora como uma comprovao de que os recursos no eram efetivamente necessrios, tendo havido uma estimativa acima do que seria preciso. Uma possvel concluso de que a biblioteca no necessitar de igual montante nos prximos anos e, assim, reduzir -lhe os recursos no futuro. Evidentemente, essa seria uma interpretao deturpada dos fatos, pois a no-utilizao total da receita pode ser devida a uma melhor administrao financeira, sua racionalizao, tendo como conseqncia uma economia de recursos. Muitas vezes a liberao das verbas ocorre tardiamente em relao ao tempo necessrio para efetivao dos proce ssos de aquisio, resultando na impossibilidade da compra de todos os itens pretendidos. O custo disso, a mdio e longo prazos, acaba sendo bastante alto, no apenas em relao ao numerrio inicialmente desperdiado, mas em relao a todos os outros custo s inerentes aquisio dos materiais. J os recursos externos ao oramento da instituio, embora faam parte do oramento total, no esto sujeitos regra de que sejam aplicados no ano fiscal corrente, mas podem sofrer outras restries, como, por exemp lo, estarem disponveis para dispndio de uma nica vez ou a curto prazo, ou terem de se restringir aos itens discriminados pela instituio financiadora. A identificao de fontes de financiamento adequadas s caractersticas do acervo deve ser o critrio principal na busca de recursos externos. Adquirir materiais informacionais no prioritrios, simplesmente porque surgiu uma oportunidade de financiamento externo, pode significar um desperdcio de esforos. Em muitos casos talvez seja mais vantajoso abrir mo desses recursos ou direcion -los para outras prioridades da biblioteca. H vrias formas de captao de recursos externos: mediante convnios, projetos ou verbas suplementares, que podem ser buscados junto a entidades pblicas ou privadas. Essas instituies, no entanto, costumam apoiar somente planos bem -estruturados e esse mais um motivo para que as propostas oramentrias sejam organizadas de modo coerente. A previso oramentria depende de instrumentos desenvolvidos pela prpria biblioteca, por meio de uma avaliao constante de seu desempenho. Os registros histricos das despesas de anos anteriores, do que se comprou e do que se deixou de comprar, oferecem um excelente incio para os estudos de previso, na medida em que fornecem parmetros a se rem seguidos em despesas futuras. Em seguida, busca -se levantar o custo mdio dos materiais por categorias, observando: Diferenas de preos entre livros, peridicos e materiais especiais; Divergncias existentes entre os preos de produtos nacionais e es trangeiros (inclusive as despesas com frete, tarifas de armazenamento, etc.); Desigualdade de preos de materiais em reas especficas (obras da rea de humanidades, por exemplo, so mais baratas do que as de cincia e tecnologia, do mesmo modo que as pub licaes destinadas ao pblico infanto -juvenil so menos dispendiosas do que as destinadas ao pblico adulto). Muitas vezes, conveniente empregar tambm a combinao de diversas variveis, como, por exemplo, o nmero de alunos, professores, cursos e pe squisas, mdias de utilizao do acervo por categorias de usurios, por assunto, etc., que proporcionam elementos para realizar boas projees na elaborao da previso oramentria. A informao de que haver aumento do nmero de vagas de um curso de grad uao em futuro prximo, por exemplo, um elemento valioso para que se prevejam maiores investimentos nas aquisies destinadas rea desse curso. Da mesma forma, a previso de

que um novo conjunto habitacional ser construdo em um bairro servido pela b iblioteca pblica poder ser levada em conta quando da distribuio dos recursos para aquisio nessa biblioteca. Alm de auxiliarem no planejamento, tais informaes mostram aos responsveis pela distribuio dos recursos que as pretenses do servio de i nformao se justificam com argumentos que revelam a existncia de uma preocupao com o conjunto da comunidade a ser atendida, buscando estar em sintonia com o seu desenvolvimento. A avaliao dos resultados obtidos permite organizas futuras previses e, o que mais importante, sensibilizar os setores internos e externos da instituio para a captao de recursos. Outro ponto a ser destacado que o custo total dos materiais no se resume apenas ao preo de sua aquisio. Existe a tendncia de planejar os recursos destinados compra dos materiais de informao sem levar em conta as demais necessidades que envolvem o processo de aquisio. Afinal, esses materiais precisaro ser armazenados, processados e encadernados, o que exige pessoal habilitado, alm d e necessitar espao, mobilirio, equipamentos, e servios de manuteno apropriados. Portanto, sempre que possvel conveniente elaborar um planejamento que incorpore todos esses itens, sem os quais as finalidades da compra ficaro comprometidas. O planejamento da previso oramentria deve ser acompanhado de um cronograma de desembolso de recursos financeiros, baseado em definies claras das prioridades a serem atingidas. Nem sempre esse cronograma pode ser cumprido conforme as previses. Por isso, aconselhvel realizar um acompanhamento constante, efetuando reavaliaes freqentes, de modo a detectar as possibilidades de compra e o remanejamento de itens no atendidos, para aloc-los em outros projetos ou novas oportunidades. Como j foi mencionado, a situao mais freqente em relao disponibilidade financeira a de restrio de recursos para atender demanda por materiais informacionais. Mas, se houver poucos recursos, a necessidade de saber gerenci -los ter de ser redobrada. De acordo com os recursos financeiros disponveis, a biblioteca estabelecer o que deve ser comprado, como deve ser realizada a compra e quando dever ser efetuada. As bibliotecas devem reivindicar, se ainda no o fazem, o gerenciamento de seus prprios recursos financeiros. Em princpio, ningum melhor qualificado para fazer isso do que os responsveis pela biblioteca, pois esto mais prximos do problema a ser resolvido, ou seja, a satisfao das necessidades de informao dos usurios por meio da aquisio dos materiais mais adequados para esse fim.

Aplicao de recursos
Oramento aprovado, recursos liberados, critrios de definio de prioridades adotados, cabe decidir como sero aplicados os recursos recebidos. Liberados os recursos financeiros, as verbas so separadas ou alocadas por categorias, de acordo com os critrios de definio de prioridades adotados anteriormente pelos responsveis pela seleo, a fim de orientar as compras. Normalmente, a primeira providncia destinas a porcentagem relativa compra de livro s e peridicos, que so sempre em maior nmero. Os peridicos comumente tm a preferncia, devido necessidade de garantir a manuteno das assinaturas. Isso no implica que a maior parte da verba seja destinada compra de peridicos. Existem reas, como a de humanidades, em que os livros podem ser mais requisitados do que os peridicos. O mesmo geralmente acontece em bibliotecas pblicas. Mas essencial reservar de antemo o montante da verba que ser destinado aos peridicos, pois a continuidade da col eo de fundamental importncia.Uma outra medida necessria diz respeito definio da porcentagem dos recursos que sero destinados aquisio de material na praa e o que ser adquirido por importao direta. Existem vrias outras categorias que pode m ser empregadas pelas bibliotecas quando da alocao de recursos. Entre elas, destacam -se: Multimeios; Obras de referncia e coleo bsica; Duplicaes essenciais; Complementao de colees e reposio de obras perdidas ou danificadas; Obras raras, especiais, fora de comrcio ou de valor aquisitivo elevado; Obras necessrias para reas carentes ou emergentes;

Suporte graduao, ps -graduao, pesquisa e extenso; Divises administrativas (rea de produo, vendas, recursos humanos, tcnica, etc. ) Obras destinadas a pblicos especiais (infantil, adultos, idosos, deficientes), entre outras. Dependendo do tipo de biblioteca e do montante de recursos, sero adotados um ou mais critrios ou a combinao de vrios deles, sempre seguindo as orientaes da poltica de desenvolvimento de colees.

Modalidades de compra
A aplicao dos recursos financeiros para execuo das compras, isto , como o dinheiro pode ser gasto, difere bastante nas organizaes particulares e nas da administrao pblica. Quando se trata de pequenas quantias ou quando o trabalho de aquisio ocorre em bibliotecas particulares, a verba pode ser aplicada de maneira menos complexa, realizando -se a compra e pagando-se o valor devido diretamente ao fornecedor. Naturalmente, essa faci lidade maior no dispensa os responsveis pela aquisio de realizarem pesquisas de preos e levantamento de fornecedores, buscando as melhores condies para compra. Em rgos da administrao pblica, a compra de quaisquer materiais deve obedecer a uma rgida legislao, que precisa ser devidamente entendida para sua adequada aplicao. A legislao brasileira, para fins de contabilidade pblica, classifica o material bibliogrfico na alnea de material permanente como outros bens e servios. Estar nessa alnea significa equiparar livros e outros suportes da informao em geral a todos os outros materiais permanentes do mobilirio ao equipamento tendo que realizar os mesmos procedimentos de compra que se efetuam para eles. Na administrao pblica, parte -se do princpio de que as compras devem ser precedidas de licitao, isto , de um processo seletivo prvio junto ao mercado, para verificar e obter as melhores condies de preo, pagamento, qualidade do produto, prazos de entrega e outras especificaes necessrias que atendam ao interesse pblico. Fora as excees previstas por lei, essa regra deve ser seguida em todas as aquisies. Esta deciso em si no um mal. Ao contrrio, busca introduzir o processo competitivo na aquisio de materiais para o s ervio pblico, evitando a formao de monoplios e a prtica de favorecimento ilcito. Ainda na administrao pblica existe o requisito de os recursos estarem previstos no oramento (disponibilidade oramentria), estarem liberados (disponibilidade finan ceira) e haver sido feito o empenho da despesa, ou seja, o comprometimento da importncia destinada a honrar determinada despesa. Nenhuma despesa na administrao pblica pode ser executada sem que antes haja sido realizado o empenho da quantia respectiva, pois somente assim se tem a garantia de que o pagamento ser efetuado. Para os objetivos deste livro, entendeu -se importante salientar as formas de aplicao de recursos mais empregadas na aquisio de materiais de informao na administrao pblica. A seguir, sero enfocadas as modalidades de aplicao de recursos acima mencionadas: Compras por licitao Atualmente (meados de 1996), a legislao que rege os procedimentos para licitao a Lei de Licitaes e Contratos n 8666, de 21/6/1993 (atualizada pela Lei n 8 883, de 8/6/1994). As modalidades de licitao previstas nessa lei so as seguintes: convite Tomada de preos concorrncia concurso Leilo. Dentre elas, o convite, a tomada de preos e a concorrncia so as que dizem respeito diretamente aquisio de material bibliogrfico e interessante que se conheam as definies de cada uma, conforme apresentadas no artigo 22 da Lei n. 8 666: Convite a modalidade de licitao entre interessados do ramo pertinente ao seu objeto, cadastrados ou no, escolhidos e convidados em nmero mnimo de 3 (trs) pela unidade administrativa, a qual afixar em local apropriado, cpia do

instrumento convocatrio e o estender aos demais cadastrados na correspondente especialidade que manifestarem seu interesse com antecedncia de at 24 (vinte e quatro) horas da apresentao das propostas. Tomada de preos a modalidade de licitao entre interessados devidamente cadastrados ou que atenderem a todas as condies exigidas para cadastramento at o terceiro dia anterior data do recebimento das propostas, observada a necessria qualificao. Concorrncia a modalidade de licitao entre quaisquer interessados que, na fase inicial da habilitao preliminar, comprovem possuir os requisitos mnimos de qualificao exigidos no edital para execuo de seu objeto. Essas trs modalidades de licitao so tambm determinadas em funo de limites de valores fixados pela administrao federal/estadual, isto , um teto especfico para cada modalidade, a partir dos quais obrigatrio o convite, a tomada de preos ou a concorrncia. Os limites so reajustados periodicamente e portanto devem ser revistos por ocasio de cada operao. Em bibliotecas da administrao pblica as modalidades de licitao mais freqentes so o convite, utilizado principalmente para as compras de pequena monta, e a tomada de preos, aplicada quando o montante dos recursos ultrapassa o valor mximo permitido na mo dalidade de convite. A concorrncia realizada esporadicamente, pois se destina a compras de grande vulto, como as efetuadas por sistemas de bibliotecas universitrias ou agncias financiadoras, quando fazem a aquisio simultnea para um grande nmero de bibliotecas, em compra unificada. As diferenas bsicas existentes entre as modalidades de convite, tomada de preos e concorrncia, como bem observou Mercadante, so o teto na aplicao de recursos; nmero de participantes (fornecedores); requisitos de habilitao; publicidade do edital. O edital o documento legal que rege a licitao, determinando o objeto da compra, os prazos de pagamento e recebimento do material, bem como as demais exigncias para a realizao da compra. H casos em que a legislao permite a realizao de compras sem que haja licitao. So os casos de dispensa de licitao e de inexigibilidade de licitao. Compras sem licitao A dispensa de licitao pode ocorrer em muitos casos, mas os que interessam mais de perto s bibliotecas e ser vios de informao so: compras com valor inferior ao teto estabelecido, isto , quando o valor no alcana o limite previsto na modalidade de convite; quando no tiverem acudido interessados a uma licitao anterior, mantendo -se ento as demais condies preestabelecidas no processo de licitatrio; e, quando da aquisio de bens produzidos por rgo ou entidade que integre a administrao pblica (neste ltimo item, podem ser consideradas as publicaes de universidades e rgos pblicos estaduais e fed erais). A inexigibilidade de licitao ocorrer quando houver inviabilidade de competio, ou seja, inexistirem condies suficientes para estabelecimento da livre concorrncia. Na compra de material informacional, isso ocorre quando da aquisio de mate riais que somente possam ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial que detenha exclusividade do produto ou material a ser adquirido. Esto includas neste caso as compras diretas de editores, publicadores ou distribuidores exclusivos. Compras por adiantamento As compras por adiantamento so destinadas s aquisies que, por sua natureza ou urgncia, no possam aguardar os procedimentos normais de licitao. O adiantamento prtica tambm conhecida como verba de pronto pagamento ou sup rimento de fundos um valor fornecido pela administrao, depositado em conta bancria em nome de servidor credenciado da biblioteca, que executar as compras e o pagamento diretamente ao fornecedor.

Esse recurso geralmente utilizado quando se tem urgn cia na aquisio de itens de pequeno valor, para a aquisio de material de rgos pblicos ou de material com exclusividade de distribuio. O adiantamento no dispensa a licitao, se o valor ultrapassar o teto estabelecido para a modalidade convite. O responsvel pela aquisio dever identificar quais so as modalidades de compra mais adequadas para o tipo de material de informao de cada aquisio especfica, visando a obter os menores custos financeiros e operacionais possveis, bem como garantindo a qualidade e presteza dos servios de aquisio.

Organizando as sugestes para aquisio

O processo de aquisio baseia -se em sugestes ou pedidos provenientes de vrias fontes. Geralmente os pedidos so feitos pelos usurios ou encaminhados pelo prpri o pessoal da biblioteca responsvel pela seleo. Outras fontes importantes de sugestes de aquisies so os demais setores da biblioteca, como os de referncia, atendimento ao pblico, emprstimo entre bibliotecas, etc., que fornecem indicaes sobre mat eriais que so muito procurados pelos usurios, mas inexistem no acervo, bem como apontam falhas e indicam a necessidade de aquisio de mais de um exemplar de um mesmo ttulo. Essas sugestes so reunidas e organizadas, formando as listas ou bases de dado s de demanda pretendida, que iro constituir a base do processo de aquisio. A organizao das sugestes contribui para que somente seja adquirido material realmente indispensvel e dentro da disponibilidade de recursos financeiros. Segue -se uma rotina comum a qualquer tipo ou tamanho de biblioteca, que compreende trs fases principais: complementao dos dados bibliogrficos, recorrendo -se a fontes bibliogrficas apropriadas; verificao da existncia do item pedido na biblioteca ou se j foi encomendado , a fim de evitar duplicaes desnecessrias; seleo dos fornecedores que apresentem melhores condies de atender ao pedido. A seguir, cada uma dessas fases, para que sejam mais bem compreendidas, ser enfocada com maiores detalhes. Complementao de dados bibliogrficos As solicitaes para aquisio encaminhadas pelos usurios chegam biblioteca de maneiras variadas e nem sempre de forma muito convencional. Geralmente as bibliotecas oferecem um formulrio prprio para pedido de aquisio, que contm todos os dados necessrios para identificao do item solicitado. Mas as sugestes podem tambm ser feitas pessoalmente, por meio de indicaes feitas em catlogos de editoras ou listas de qualquer natureza, ou mesmo, como comenta Evans, em simples anotaes feit as num guardanapo de papel. So muito comuns os pedidos em que, antes de se decifrar o autor ou o ttulo, preciso decifrar a letra do requisitante. O formulrio de pedido constitui o meio mais comum de apresentar sugestes para o desenvolvimento do acer vo. Normalmente esse formulrio varia de acordo com o tipo de biblioteca para a qual foi elaborado, mas, em geral, requer que seja preenchido com as seguintes informaes: identificao do item: autor, ttulo, edio, local, editora, ano de publicao, sr ie ou coleo, acrescentando, sempre que possvel, informao referente ao ISBN (International Standard Book Number ) ou ISSN (International Standard Serial Number ), que so nmeros exclusivos da publicao, evitando que ela seja confundida com outra; identificao do solicitante: nome e categoria do requisitante, departamento ou rea (nos casos de bibliotecas universitrias ou especializadas), etc; data do pedido. Alm dos dados acima citados, o formulrio de sugestes utilizado em bibliotecas universitrias costuma tambm incluir finalidade a que se destina o item sugerido, ou seja, se para atender s atividades de pesquisa, graduao, ps -graduao ou extenso, bem como a

indicao do grau de prioridade para aquisio, que constitui uma informao v aliosa para adequao das disponibilidades financeiras. Atualmente, em algumas bibliotecas, esse processo j realizado por meio de programa informatizado, sendo possvel encaminhar as sugestes de compra diretamente base de dados da biblioteca. Apesar de o formulrio solicitar ao requisitante que coloque todas as informaes necessrias para a correta identificao do item, poucas sero as vezes em que seu preenchimento se far de modo correto e completo. E nem sempre isso acontece por descuido do usurio. Mesmo informaes retiradas de catlogos de editoras, por exemplo, que teriam uma probabilidade maior de estarem corretas, muitas vezes no trazem o ISBN/TSSN (particularmente nos catlogos de editoras brasileiras) ou outras informaes consideradas essenciais. Outra dificuldade refere -se forma como o material referenciado, conhecida no meio bibliotecrio como entrada principal. Muitas vezes h confuso entre a entidade publicadora e o nome do autor e o da coleo ou srie, devido ao fato de um dele s ser mais conhecido, sendo necessrio um verdadeiro trabalho de investigao para se obter a entrada correta. Lembramos, por exemplo, o caso de uma coleo de 254 volumes que foi solicitada duas vezes, uma como Rerum Britannicarum Medii Aevi Scriptores e a outra como Rolls Series. Rerum Britannicarum Mcdii Aevi Scriptores. Por muito pouco no foi adquirida em duplicata... Freqentemente um item ora solicitado pelo nome do editor, como se este fosse o autor da obra, ora apenas pelo ttulo, constando como sem autoria, e ocasionando dois pedidos aparentemente diversos. Em caso de colees ou obras antigas, isso muito comum. O mesmo se d em relao aos ttulos de peridicos, quando precedidos das palavras Journal Review ou Revista, por exemplo, e que no s o consideradas pelo solicitante (ou, ao contrrio, o solicitante acrescenta o termo por sua conta, quando na realidade no existe). No caso de peridicos, tambm comum o usurio tomar a abreviatura de um ttulo como se fosse o ttulo real e completo. o caso, por exemplo, do Journal of the American Verterinary MedicalAssociation, muitas vezes mencionado como JAVMA. Merecem particular ateno as mudanas em ttulos de peridicos que sofreram interrupo, o que tambm ocorre com relativa freqncia. Um me smo ttulo pode ter verses em idiomas diferentes, o que gera confuso em uma lista em ordem alfabtica, como o caso do peridico Actualit Terminologique , que o mesmo que Terminology Update. Os casos apontados no ltimo pargrafo referem -se apenas a uma pequena parcela de situaes em que um pouco de desateno por parte do bibliotecrio pode resultar no dispndio de verbas muitas vezes bastante vultosas (algum a tem idia de quanto custa um obra especializada de 254 volumes?...). E pode implicar at mesmo a obrigatoriedade, perfeitamente dispensvel, de manter obras em duplicata no acervo, com todos os custos adicionais que isto representa. Considerando-se a escassez de recursos financeiros com que as bibliotecas e servios de informao em geral se defrontam, no estar atento s muitas armadilhas presentes na atividade de aquisio acaba representando um custo adicional indesejvel. Por isso, embora seja uma atividade montona e repetitiva, a verificao minuciosa de cada uma das sugestes recebidas no pode ser considerada de menor importncia. Para a complementao de dados incompletos, imprecisos ou faltantes, recorre -se pesquisa em catlogos de editoras, bibliografias, obras de referncia e demais instrumentos especializados. A Bibliografia Brasileira, publicada pela Biblioteca Nacional, as publicaes da Cmara Brasileira do Livro, o Catlogo Brasileiro de Publicaes , da Livraria Nobel, so alguns exemplos de obras teis para obter dados bibliogrficos. Quem tem acesso a bancos de dados cooperativos como o BIBLIODATA/CALCO, da Fundao Getlio Vargas, DEIJALUS, da Universidade de So Paulo, ou o CDROM UNIBIBLI, das universidades estaduais paulistas (USP, UNESP e UNICAMP) entre outros, tem maiores condies de sucesso. Quanto s publicaes estra ngeiras, so recomendados para a pesquisa sobre livros o Books in print, que traz a relao de livros editados em lngua inglesa disponveis no mercado, alm de obras similares de outros pases, como, por exemplo, Libros espaoles en venta (Espanha), Les livres disponibles (Frana), Gertnan books in print (Alemanha), e Catalogo dei libri in commercio (Itlia), para apenas citar alguns. Para peridicos, uma das obras mais utilizadas o Ulrichs International Periodicals Directory, que apresenta a maioria do s ttulos de publicaes seriadas editadas no mundo. Agncias internacionais especializadas no fornecimento de peridicos publicam catlogos que

tambm podem auxiliar na complementao dos dados bibliogrficos. A maioria destes instrumentos j se encontram disponveis no mercado em suporte eletrnico. Os sistemas de comunicao eletrnicos atualmente disponveis, como a Internet, permitem a consulta direta aos OPACs ( online public access catalogs ) de bibliotecas de todos os tipos, alm dos catlogos em linh a de livrarias, agncias e editoras, nacionais e estrangeiros, reduzindo, com muita vantagem, o tempo para obteno de informaes. A consulta, via Internet, a livrarias virtuais, como, no Brasil, a BookNet (http://www.booknet.com.br) pode resultar na obte no de dados essenciais de livros brasileiros correntes. No exterior, h livrarias que dispem de catlogos com centenas de milhares de ttulos de obras disponveis, como, por exemplo, a Booksite (http://www.booksite.com), Amazon (http://www.amazon.com) e a Intemet Bookshop (http://www.bookshop.co.uk). Verificao da existncia do item solicitado Aps a complementao dos dados das solicitaes, parte -se para a verificao da existncia ou no do item no acervo ou se est em processo de compra, isto , s e j foi encomendado ou faz parte de alguma outra lista de pedidos, a ser adquirida com recursos financeiros de outra origem. Inicialmente, faz-se a conferncia nos catlogos ou bases de dados da biblioteca, para confirmar se a obra j existe no acervo; ca so exista, determina-se se h necessidade de adquirir exemplares adicionais e qual a prioridade em relao s demais aquisies, em caso de limitao de recursos. E desejvel tambm verificar a existncia da obra em bibliotecas prximas, de fcil acesso, que possam funcionar como uma alternativa posse fsica do material. A pesquisa nos catlogos ou bases de dados requer cuidados redobrados. H a possibilidade de a obra existir em traduo e no ser necessrio possuir o original. Outras vezes, o original essencial, ou conveniente possuir a obra em vrias tradues. O mesmo acontece com edies diferentes de um mesmo ttulo realizadas por editoras diversas, pois podem conter comentrios, prefcios e introdues peculiares a cada uma delas, talvez de grande importncia para o usurio. As mesmas precaues com as entradas principais ou entradas por organizadores ou coordenadores (editors, em ingls) ou entidades corporativas devem tambm ser observadas nesta etapa do trabalho. Cuidados especiais devem ser t omados em relao a subttulos que podem confundir-se com os ttulos, e que dificultam as pesquisas (por exemplo: Portrait of a life: Oscar Wilde, solicitado como Oscar Wilde). Os nomes de autores individuais tambm podem dar origem a confuses e, por isso , exigem certa ateno. H o caso, por exemplo, dos nomes prprios espanhis que s vezes so indicados como se fossem nomes portugueses (por exemplo, Lorca e no Garca Lorca (forma correta); Gasset e no Ortega y Gasset (forma correta). Outro problema su rge com as grafias alternativas dos nomes de autores, dependendo da lngua do texto (Plato/Plato/Platon; Espinoza/Espinosa/Spinoza; Zeami/Se -Ami). Armadilhas semelhantes so criadas por nomes de instituies consideradas como autores coletivos. Como se disse, evitar duplicaes desnecessrias no implica somente os custos duplicados da compra da obra, mas tambm do processamento tcnico, do armazenamento e at do tempo e trabalho despendidos na realizao de um eventual descarte. Magrill & Corbin comentam que o custo da pesquisa de verificao de um item pedido equivale ao preo de uma duplicata. No entanto, apesar de trabalhosa, essa pesquisa de fundamental importncia para a eficincia da aquisio. Seleo dos fornecedores Um dos fatores que mais contribuem para a realizao de boas compras o contato com livrarias, editoras e agentes especializados. Trata -se de processo contnuo de acompanhamento que envolve, alm do manuseio de catlogos e publicaes especializadas, o conhecimen to pessoal das fontes de venda e seus representantes. Alm dos instrumentos de referncia tradicionalmente utilizados, como guias de editoras, listas especializadas e bibliografias, conveniente ter sempre mo um cadastro de livrarias, editoras e agncias com que se mantm contatos mais freqentes.

Esse cadastro dever ser atualizado constantemente, mantendo -se as informaes da forma mais completa possvel, com endereo, telefone, fax, endereo eletrnico e nome da pessoa que atua como contato com os cl ientes. Ser til no apenas para a fase inicial do processo de compras, quando da solicitao dos pedidos, mas tambm quando, aps a chegada do material, constatam -se, muitas vezes, irregularidades nos envios e h necessidade e se reportar aos fornecedore s. Os catlogos de editoras e livrarias so peas fundamentais para o trabalho de aquisio. Permitem a obteno de dados mais completos sobre autores e ttulos, bem como de outras informaes importantes, como o preo e o ISEN ou ISSN. O bibliotecrio dev e solicitar os catlogos referentes a sua rea de atuao e mant -los sempre disposio dos usurios, para que possam ficar a par do que est sendo publicado e, assim, fazer indicaes para melhoria do acervo. Decidir com quais fornecedores se vai trabal har depende muito da rea de especializao desejada. H fornecedores que trabalham melhor em reas especializadas, como as de cincias humanas, cincias exatas, cincias biolgicas, etc. Alguns tm maior experincia com o fornecimento de livros tcnicos, enquanto outros especializam -se em obras para pblicos especficos, como, por exemplo, o pblico infanto -juvenil. Existem fornecedores especializados em edies esgotadas ou em obras raras. Todas essas peculiaridades precisam ser dominadas pelos profissionais da aquisio. E tambm importante possuir um canal de comunicao com os colegas de profisso e mant-lo permanentemente aberto, de maneira a informar -se a respeito do servio que lhes foi prestado por determinados fornecedores. Alm disso, convm soli citar oramentos de fornecedores diferentes, comparando preos, prazos de entrega, descontos oferecidos, condies de possveis reclamaes, etc. tambm essencial certificar -se sempre da idoneidade das firmas com as quais se deseja trabalhar, avaliando c onstantemente os procedimentos dos vendedores com os quais se trabalhou em anos anteriores. Essas precaues devem ser tomadas no s para compras de poucos itens ou itens individuais, mas principalmente quando se tratar de uma grande quantidade de itens o u de reas bastante variadas. Nas compras realizadas por instituies governamentais, como j foi esclarecido anteriormente, a partir de um determinado teto, de valor no muito expressivo e alterado periodicamente, exigida a realizao de licitao, quan do vrias firmas participam de um mesmo processo de compra. Cabe ao bibliotecrio informar aos rgos responsveis pela licitao quais as empresas em condies de oferecer melhores servios e quais so as mais adequadas quela compra especfica, bem como alert-los sobre firmas pouco confiveis.

Quem so os fornecedores de materiais de informao

At agora falamos de fornecedores ou vendedores, sem especificar quais os tipos de empresas que podemos encontrar atuando no mercado. Podem ser agrupadas em dif erentes categorias de fornecedores de materiais de informao: editoras, livrarias, agncias e distribuidoras Outra possibilidade oferecida pelos approval plans, que, embora no constituam uma categoria de fornecedores, sero tratados nesta mesma seo. Editoras So as instituies responsveis pela edio das publicaes. As vezes tambm realizam a venda de suas publicaes diretamente ao consumidor. As vantagens da aquisio diretamente na editora depender em muito da quantidade de itens que ela pode fornecer e quantos a biblioteca est interessada em adquirir. No que tange s edies feitas no mercado nacional, as vantagens parecem ser bastante evidentes, pois as editoras costumam oferecer descontos e muitas vezes so praticamente o nico fornecedor (principalmente de peridicos cientficos, que tm pouca distribuio fora de seu prprio meio). Quanto s publicaes estrangeiras, convm pesar com bastante cuidado as vantagens e desvantagens de realizar a compra diretamente na editora. Nas compras dire tas, portanto, sem intermedirios, o preo a ser pago sempre o preo de capa, a que torna os custos menos elevados. Convm, porm, atentar para os custos do frete. Pela mesma razo, ou seja, a

ausncia de intermedirios, os prazos de fornecimento de mate rial, bem como para as reclamaes e reposies so mais reduzidos. As desvantagens da compra direta esto principalmente relacionadas ao maior volume de correspondncia, pois h necessidade de se entrar em contato com cada um dos editores. Alm disso, dever existir um maior controle no gerenciamento dos pedidos: quanto maior o nmero de editores com os quais se deve contatar, maior a complexidade de atividades de controle. As taxas bancrias para remessa de numerrio para o exterior, considerando -se cada editora individualmente, constituem tambm um fator que afeta negativamente as compras diretas. importante salientar que algumas editoras no aceitam encomendas que lhes sejam feitas diretamente, preferindo vender seus produtos por meio de intermedirios . Por outro lado, em casos mais raros, existem tambm editoras que s realizam vendas por ordem direta, recusando-se a trabalhar por intermdio de distribuidoras ou agncias. Nesses casos, no resta ao responsvel pela aquisio seno seguir a poltica da editora, ainda que isso no seja vantajoso. Livrarias So empresas que vendem a varejo, diretamente ao consumidor, o produto das editoras. As livrarias de maior porte costumam ter em seu estoque uma grande variedade de ttulos em diferentes assuntos, o q ue facilita a compra quando se tem um pedido com inmeros ttulos tambm sobre vrios assuntos. Em geral, as livrarias mais populares, como as que pertencem a grandes redes, mantm em seu estoque as edies mais recentes, optando por trabalhar com os ltimos lanamentos e novidades que lhes garantam mais rpido retomo financeiro. Existem, no entanto, tipos distintos de livrarias, que procuram atender a uma clientela diferenciada, especializando-se por: assuntos: informtica, arte, medicina, etc.; edies de determinado pas: Frana, Gr -Bretanha, Portugal, etc.; materiais em determinado idioma: lngua francesa, inglesa, espanhola, etc.; edies fora de comrcio ou de segunda mo, tambm conhecidas como sebos; obras raras e especiais: manuscritos, mapas a ntigos, edies personalizadas, etc.. O conhecimento aprofundado das livrarias e o bom relacionamento com seus responsveis produzem resultados bastante satisfatrios, no s para a obteno de descontos mas tambm no auxlio deciso sobre a aquisio de novos ttulos ou para localizar ttulos que no mais estejam em catlogo. A grande vantagem da compra em livrarias a rapidez do processo. A proximidade fsica da livraria evita uma srie de procedimentos burocrticos, o pagamento feito contra entreg a e, se houver alguma reclamao posterior, por erro no pedido ou na entrega, toma -se mais fcil fazer uma troca ou algum acerto. A aquisio de obras estrangeiras no mercado interno, junto a livrarias especializadas, muitas vezes mais compensadora em te rmos de custo-benefcio do que a importao direta: quando a livraria j possui a obra em estoque, sua entrega imediata, enquanto que um item comprado no exterior pode levar at mais de trs meses para chegar biblioteca. Alm disso, elimina-se a necessidade de correspondncia entre comprador e vendedor. Nem sempre possvel tirar maior proveito das facilidades proporcionadas pela compra direta em livrarias. Muitas vezes, principalmente em bibliotecas vinculadas administrao pblica, h necessidade d e licitao. Servios de informao da iniciativa privada encontram menores dificuldades quanto a isso. Agncias e distribuidoras So empresas especializadas no fornecimento de materiais de informao produzidos por um nmero variado de editoras, funcion ando como intermedirios entre estas e os compradores. Existem empresas nacionais que prestam esse tipo de servio, principalmente na importao de material estrangeiro, bem como uma variedade de firmas internacionais, algumas com representao no Brasil. As agncias, diferentemente das editoras, que s vendem o material que publicam, e das livrarias, que em geral s mantm em estoque as publicaes mais recentes, esto aptas a conseguir uma grande quantidade de material proveniente das fontes mais diversas , independentemente da editora ou data de publicao, dentro das limitaes do mercado.

Como todos os demais fornecedores de material de informao, muitas agncias tambm atuam em reas especializadas. Existem as que s trabalham com peridicos, outras qu e s comercializam livros. Umas tm preferncia por pases ou continentes, outras especializam -se em fornecer materiais de editoras universitrias. Existem as que trabalham em reas especficas do conhecimento, como medicina, engenharia, etc. H tambm ag ncias especializadas em obras raras, antiguidades e reimpresses fac -similares de obras esgotadas, inclusive manuscritos e incunbulos. Quando se seleciona bem a agncia, aumentam as probabilidades de se adquirir uma boa proporo do material encomendado. E conveniente estar sempre alerta para o fato de que h agncias que cotam todos os ttulos e depois no fornecem uma grande parte deles, do que resultam crditos difceis de liquidar, quer devido falta do material, quer devido prestao de contas junto entidade pagadora. Nos casos de licitao, necessrio tomar cuidado com as cotaes muito inferiores as dos demais concorrentes, pois isto pode indicar uma subestimao do preo real do material. Ganha a licitao, a agncia dificilmente consegue fornecer os ttulos cotados. Na literatura referente a aquisio encontram -se vrios estudos, realizados principalmente nos Estados Unidos e Inglaterra, que confirmam ser mais econmico realizar grandes compras por meio de agentes. A experincia brasileira ap resenta tambm resultados favorveis aquisio por intermdio desses fornecedores. Uma das grandes vantagens da aquisio por intermdio de agentes diz respeito ao pagamento, que pode ser efetuado em uma nica moeda, normalmente o dlar norte americano, mesmo quando se trata de publicaes de diferentes pases. Isto significa uma grande economia de processos administrativos e tempo do pessoal responsvel pela aquisio, reduzindo o nmero de procedimentos necessrios para efetuar a transao bancria. As agncias cobram uma taxa ou comisso de servio sobre o valor da mercadoria, inclusive o frete. Esta taxa pode estar embutida no preo de cada item ou ser particularizada em seguida discriminao dos materiais cotados. Algumas agncias tambm oferecem se rvios que facilitam as atividades de aquisio. No caso de assinatura de peridicos, por exemplo, os fascculos podem ser despachados em lotes pela agncia para as bibliotecas. Antes de envi -los, a agncia confere todas as possveis falhas relativas a faltas ou atrasos, que so comunicadas diretamente editora. A biblioteca recebe os pacotes com seu contedo devidamente discriminado em relatrios de entrega. Isso facilita o servio de controle de recebimento por parte da biblioteca. As distribuidoras so empresas que dispem de estoque de material para pronta entrega e que podem realizar vendas por atacado. Muitas vezes detm a exclusividade de fornecimento de obras de determinadas editoras, constituindo a nica possibilidade para aquisio dos ttulos por elas publicados. Approval plans Alm dos fornecedores antes citados, que so os mais comumente utilizados para compra de material de informao no Brasil, existem outros sistemas de aquisio, principalmente nos Estados Unidos, que podem vir a ser moda lidades adotadas em nosso pas no futuro. Sistemas desenvolvidos com a principal finalidade de proporcionar uma maior agilidade aquisio, diminuindo o tempo entre o lanamento de um item e sua incorporao ao acervo da biblioteca ou servio de informa o, adotam vrias sistemticas e denominaes, de acordo com suas caractersticas e objetivos. O mais conhecido o approval plan. A definio dada por Joan Grant bastante elucidativa: Um approval plan um compromisso contratual entre uma biblioteca e um fornecedor, O fornecedor usa um perfil (uma descrio codificada que o fornecedor faz das necessidades da biblioteca) para determinar os interesses da biblioteca em matria de aquisio. Utilizando o perfil, o fornecedor compromete se a fazer remessas regulares (em geral semanais) de publicaes atuais sobre os assuntos ou das editoras indicados pela biblioteca. Os livros so enviados para aprovao; isto , a biblioteca examina os livros recebidos e se reserva o direito de devolver qualquer item que no desejar.

Essa modalidade de aquisio surgiu em incios dos anos 60 e vem sendo adotada com relativo sucesso por vrios fornecedores e bibliotecas norte -americanos e europeus. No Brasil, raros fornecedores usam um sistema que poderia ser considerado semelhante ao approval plan: o de livros em demonstrao ou livros para exame. Por este sistema, o livreiro encaminha biblioteca uma srie de livros para serem examinados pelos interessados (bibliotecrios e usurios), sem qualquer compromisso de compra por parte da instituio. Desta forma, verifica-se que, na realidade, os livros em demonstrao significam muito mais um servio de divulgao de algumas livrarias, enquanto que o approval plan um contrato firmado entre o fornecedor e a biblioteca, baseado em um perfil muito bem -estruturado. Seu ponto de partida a descrio dos interesses da biblioteca, que deve ser constantemente refinada e aperfeioada, de maneira a ser a mais precisa possvel em rela o realidade. Para um bom fluxo do approval plan, convm que o ndice de obras devolvidas no ultrapasse 10% do material recebido, sendo o ideal um ndice inferior a 5%, conforme Grant. Se a porcentagem de devoluo for superior a 10%, isto significa qu e o perfil em que o fornecedor se baseia para efetuar a seleo provavelmente no est bem definido e necessita ser reexaminado. Essa modalidade de aquisio geralmente utilizada para assuntos especficos abrangidos pelo acervo e o perfil inclui os temas que se desejam e os que no se desejam (por exemplo: o cliente quer livros sobre medicina mas no sobre medicina esportiva). Como j se disse, as razes para se optar por um approval plan esto principalmente relacionadas reduo do perodo de tempo ent re a publicao de um ttulo e sua aquisio por uma instituio de informao. Na modalidade tradicional de aquisio necessrio que algum ligado biblioteca, seja o usurio, seja o bibliotecrio, tome conhecimento da existncia do ttulo (por meio de um catlogo ou uma citao bibliogrfica, por indicao dos pares, etc.) e o indique para aquisio. Aps a seleo, inicia -se o processo de compra, o que amplia consideravelmente o tempo que um ttulo levar para estar disponvel para o usurio que se in teressou originalmente por ele. Entre esses dois extremos, muitas vezes passa -se um perodo demasiadamente longo, at mesmo de anos, em que o material provavelmente teria sido utilizado em toda a sua potencialidade. A prtica demonstra que o apogeu de util izao de grande parte das publicaes, principalmente peridicos, est por volta de trs anos aps seu aparecimento no mercado. Isto significa dizer que a quantidade de publicaes que perderam sua atualidade e interesse para os usurios, e que so incorp oradas ao acervo pela sistemtica tradicional de aquisio, provavelmente muito maior do que a desejvel. Os approval plans, na medida em que buscam abreviar o hiato entre publicao e disponibilidade para o usurio, trazem vida nova ao acervo. As experi ncias internacionais com essa sistemtica de aquisio tm sido bastante positivas, o que certamente, por si s, pode aconselhar sua adoo nas bibliotecas brasileiras, com as adaptaes e adequaes que se faam necessrias. Existem ainda algumas varia es dos approval plans. Para assegurar o envio de sries ou determinadas colees monogrficas utilizado o plano conhecido como standing order, pelo qual fica estabelecido que todas as seqncias de uma srie ou coleo sero enviadas biblioteca que ter de aceit-las. Para interromper o processo, h necessidade de se desfazer o contrato.

Nos casos em que a prpria biblioteca goza de autonomia ou tem delegao para a realizao das compras, ela, depois de haver defini do os fornecedores com que ir trabalhar, inicia o processo de compra dos materiais, que em geral passa pelas seguintes etapas: elaborao de listas para cotao e sua remessa aos fornecedores; recebimento das cotaes e deciso quanto aquisio; encaminhamento do pedido de compras unidade responsvel por esse servio; controle de registros; pagamento e recebimento do material.

Quando a biblioteca no tem autonomia nem delegao de responsabilidade, cabe -lhe apenas a tarefa de preparar as listas, ou seja, preencher o formulrio de pedido de compra. Os principais elementos envolvidos na preparao e execuo da compra sero vistos a seguir com maiores detalhes.

Pedidos de cotao e recebimento de faturas pro forma

As listas que sero encaminhadas aos fornecedores para que apresentem suas cotaes provm, basicamente, de duas fontes: as sugestes encaminhadas biblioteca pelos usurios, j devidamente selecionadas; e os itens identificados pelo pessoal da biblioteca como de interesse para o acervo . Em ambos os casos, de se presumir que os ttulos tenham sido alvo de cuidadosa avaliao, que resultou em uma deciso de seleo favorvel. Esse conjunto de ttulos constitui a relao das obras que a biblioteca realmente deseja ter em seu acervo. Quanto mais detalhadas forem essas listas maiores sero as chances de serem atendidas corretamente as necessidades da biblioteca. Para sua elaborao, alm de incluir na descrio de cada item o maior nmero possvel de informaes bibliogrficas, inclusive o ISBN ou o ISSN, deve-se informar tambm o endereo para envio do material e demais recomendaes que se fizerem necessrias, tais como verba alocada ou condies de pagamento pretendidas, se for o caso. Muitas bibliotecas j possuem programas informatiza dos que emitem as solicitaes. Geralmente costuma-se solicitar cotaes a mais de um fornecedor, a fim de realizar comparaes e identificar quem oferece os melhores preos, maior quantidade de ttulos e prazos de entrega menores. Neste sentido, bom ter em mente que nem sempre o melhor preo o do melhor fornecedor. Experincias anteriores ou informaes de colegas so importantes para avaliar o desempenho de fornecedores no que concerne tanto demora na entrega como, principalmente, ao no -fornecimento do material cotado, o que acarreta muitos contratempos, como o recebimento de cartas de crdito ou a devoluo do pagamento efetuado. Como foi dito antes, em compras efetuadas pela administrao pblica obrigatria a solicitao de cotaes a mais de u m fornecedor, conforme a modalidade de compra adotada. Os pedidos encaminhados aos fornecedores deles retornam na condio de propostas de fornecimento, tambm conhecidas como proforma invoices, faturas pro forma [lat., por formalidade] ou simplesmente pro forma, isto , cotaes, que no implicam compromisso de compra, dos itens que podem ser fornecidos. A proposta, alm dos dados de identificao comercial e fiscal do fornecedor, contm o preo unitrio de cada item, preo total, condies de pagamento, prazo de entrega, prazo de validade da proposta, modalidade de transporte (quando for o caso), prazo para apresentao de reclamaes, etc. As faturas pro forma procedentes do exterior acrescentam ao preo original do item despesas de embalagem e porte. Com o j foi mencionado, alguns fornecedores costumam indicar separadamente o valor de sua taxa de servio, enquanto outros a inserem no preo de cada item. importante atentar para esses detalhes quando se escolhe o fornecedor que oferece o melhor preo para cada um dos itens em cotao. Muitas vezes pode -se escolher um fornecedor sem notar que preciso acrescentar ao preo do item um valor ou porcentagem referente taxa de servio que discriminada apenas no final da fatura pro forma (isto facilmente calculado, dividindo-se o valor total da taxa pelo nmero de itens cotados ou verificando-se quanto, percentualmente, representa a diferena entre o total da fatura pro forma e o total das cotaes). De posse das faturas pro forma, o responsvel pela compra escolher, item por item, as cotaes mais convenientes para a biblioteca. Isto significa dizer que no preciso realizar toda a compra em um nico vendedor, sendo possvel comprar os diferentes itens objeto da aquisio em diferentes fornecedores. Em ger al, utiliza-se a prpria fatura pro forma original para isso, realizando-se os cortes e alteraes necessrios e procedendo -se compra. Muitas bibliotecas, no entanto, antes de autorizar a compra, costumam solicitar a emisso de uma fatura definitiva, de que constem apenas os itens que ir efetivamente adquirir. As faturas pro forma valem tambm para comprovao junto aos bancos, quando da aquisio de moeda estrangeira, nos casos de importao direta. Nesses casos, convm lembrar que, para cada remessa de valores para o exterior ou aquisio de cheque em moeda

estrangeira, os bancos cobram uma tarifa de servio, que pode ser relativamente alta. Esta opo somente compensa no caso de compras de maior porte.

Controle de registros
por ocasio do recebimen to das faturas pro forma que os arquivos de sugestes para aquisio devem ser atualizados. Assinala -se se o item foi encomendado, qual o fornecedor, se est esgotado, mudanas de ttulo havidas (normalmente de peridicos), previso de data de publicao e demais informaes necessrias, para que no haja superposio de pedidos. Outro benefcio dessa atualizao informar aos usurios sobre a situao de seus pedidos. Esse controle minucioso feito continuamente, conforme o andamento das compras. Assim, aps o recebimento do material, os arquivos devem ser realimentados com as indicaes de preo e complementao das informaes catalogrficas. Nessas condies, os arquivos podero servir como elemento auxiliar para os prximos passos do servio de proces samento e contabilidade. O processo de compras gera sempre uma grande quantidade de documentos. Em geral, h troca de correspondncia para se entabularem as negociaes iniciais, que continuam durante o processo de pagamento e se prolongam aps o recebimen to do material, at os acertos finais, quando feito o controle dos itens efetivamente recebidos, para se verificar a existncia de falhas ou duplicatas, e providenciar a devoluo de material defeituoso. E muito importante observar os prazos estabelecido s pelos fornecedores para recebimento de eventuais reclamaes. Quando se trata de peridicos, por exemplo, algumas editoras somente aceitam reclamaes de ttulos pagos e no fornecidos at determinada data. Geralmente os prazos variam de trs a seis mese s aps a publicao do fascculo. Essa informao normalmente consta das faturas pro forma fornecidas pelas editoras, devendo sempre ser verificada e as providncias cabveis tomadas em tempo hbil. Outros documentos gerados no processo de compra so os re lativos aos crditos e dbitos que permanecem em pendncia at sua soluo definitiva. Esses casos so mais freqentes nas compras de peridicos realizadas por intermdio de agncias. As cotaes fornecidas pelas agncias antes da publicao do peridico s o estimativas, que podem variar para mais ou para menos por ocasio da edio. No entanto, h tambm outras situaes que originam crditos e dbitos, como, por exemplo, casos de no -fornecimento de todos os itens constantes de uma fatura pro forma, o que requer uma administrao acurada para a prestao de contas. Nos casos de material estrangeiro adquirido por importao direta ou comprados no Brasil, comum a existncia das chamadas cartas de crdito. As cartas de crdito so documentos comprobatrios de crdito existente devido ao no -fornecimento de um ou mais ttulos, que podero (ou no) ser fornecidos posterior - mente. Na impossibilidade de fornecimento do material solicitado, por se encontrar esgotado ou fora de catlogo, h, por parte do fornecedor, o compromisso de devoluo do dinheiro ou substituio por material de igual valor. A este respeito, importante salientar que na administrao pblica no so permitidos crditos e dbitos, pois so considerados contabilidade paralela. Nessas situa es exige-se a devoluo em dinheiro da quantia equivalente ao material no -fornecido. Um lembrete para a chamada nota de romaneio: quando feita a importao direta ou indireta, as faturas pro forma, as faturas definitivas ou notas fiscais so pagas e o m aterial enviado apenas posteriormente. A medida que o material vai sendo enviado, acompanha -o uma relao dos itens despachados, com meno aos documentos originais onde constam esses itens. Essa lista recebe o nome de romaneio ou nota fiscal de entrega , sem valor legal, servindo apenas para os controles devidos. Como algumas firmas utilizam para esse fim um impresso muito semelhante ao da nota fiscal, convm ficar atento para no confundir esses documentos, criando problemas desnecessrios na prestao d e contas. A correspondncia envolvida na aquisio de materiais de informao tem origem variada e pode acarretar pendncias. Por esse motivo, dever ser organizado um bom sistema de arquivamento que permita a pronta recuperao do documento, quando necess rio. Uma boa alternativa nesse sentido arquivar a correspondncia em pastas individuais por livrarias/agncias, em ordem cronolgica. Cartas de crdito devem ter uma pasta especial, para um controle mais freqente.

E possvel afirmar que o segredo para o bom funcionamento de um servio de aquisio recai muitas vezes no arquivamento apropriado dos documentos. O sistema pode ser manual ou informatizado, mas se no estiver com as informaes atualizadas e se o documento desejado no for encontrado quando d ele se necessita, ser um sistema falho.

Pagamento e controle de recebimento

As formas de pagamento variam conforme o tipo de biblioteca e a modalidade da compra. Em geral, aps o recebimento do material e da nota fiscal definitiva autoriza -se o pagamento (a assinatura de peridicos, como se ver mais adiante, constitui uma exceo a esta regra). O pagamento pode ser feito diretamente pela biblioteca, se estiver autorizada para tanto, ou pelo rgo responsvel pelas compras da instituio mantenedora. Nes te caso, a biblioteca encaminha toda a documentao necessria aos rgos competentes, que tomaro as providncias cabveis. Pagamentos de importao direta podem significar ainda procedimentos trabalhosos, embora a constituio federal considere os materi ais bibliogrficos isentos de impostos e, por conseguinte, de taxas de importao. Em contrapartida, algumas bibliotecas tm a possibilidade de efetuar o pagamento dos materiais por intermdio de carto de crdito, o que facilita bastante a vida do pessoal da aquisio (esta ltima alternativa muito mais comum na iniciativa privada do que em bibliotecas ligadas administrao pblica). A compra de material bibliogrfico diferencia -se da compra dos demais materiais permanentes devido a peculiaridades iner entes ao tipo de material. Para o material permanente, o pagamento normalmente realizado contra entrega. Para o material bibliogrfico, nem sempre assim. Em relao s assinaturas de peridicos, por exemplo, o pagamento feito antecipadamente ao ano d e fornecimento, O mesmo acontece com as compras de monografias realizadas no exterior, quando o pagamento feito por meio de fatura pro forma, sendo o material enviado posteriormente. Nem sempre todo o material solicitado fornecido, gerando as j mencio nadas cartas de crdito e demais documentos de crdito/dbito. Devido a essas especificidades, o controle de recebimento uma das atividades da compra que requer muita ateno e cuidado. Nesta fase, no se trata apenas de receber o material em si (livros, peridicos, material especial, etc.), mas tambm gerenciar os documentos comprobatrios das transaes. Para melhor compreenso, esta seo ser subdividida em dois tpicos, referentes ao recebimento do material e ao controle dos documentos. Recebimento de material Na chegada do material, recomendvel que o contedo dos pacotes seja manipulado com ateno, a fim de no ser confundido com outros materiais j existentes na seo, ou com outras encomendas chegadas na mesma ocasio. E conveniente ter local e prateleiras reservados para os materiais recentemente recebidos, mantendo reunidos os conjuntos de cada lote, at o desembarao total por parte da aquisio e encaminhamento aos servios de processamento. Normalmente, as notas fiscais (faturas definitiv as) costumam acompanhar os volumes despachados. Caso tenham vindo em separado, devero ser localizadas, pois sero imprescindveis para as demais atividades a serem desenvolvidas. A tarefa seguinte conferir o material recebido com a nota fiscal, para sab er se os ttulos recebidos so os solicitados, se as edies so as que foram encomendadas, se faltam itens, se h duplicatas ou itens que no foram solicitados e se os preos esto de acordo com a cotao e a fatura pro forma. Anotam-se na cpia das notas fiscais as discrepncias eventualmente encontradas, para as providncias devidas. O passo seguinte consiste em examinar o estado fsico dos materiais, ou seja, se apresentam defeitos de impresso, acabamento, etc. Todas e quaisquer imperfeies devem ser logo comunicadas ao fornecedor, com o pedido de que sejam sanadas imediatamente. O material recebido que estiver em conformidade com os pedidos de compra segue o fluxo normal de processamento, ao mesmo tempo que se atualizam os arquivos ou bases de dados respectivos.

Uma vez realizado o controle do material recebido, resta ainda o controle financeiro. A melhor forma de organiz -lo por meio de planilhas descritivas com as especificaes necessrias da receita alocada e respectivas despesas, por alneas ind ividuais de fornecedores. Pelas colunas de deve e haver, observa-se a quantia despendida e o saldo para novas compras. Documentao fiscal A primeira via da nota fiscal (original) o documento que ser utilizado para a prestao de contas junto entida de pagadora. No deve conter quaisquer rasuras ou modificaes. No caso de haver rasura ou substituio de algum ttulo, necessrio que o fornecedor elabore uma nota corretiva justificando o ocorrido (na administrao pblica, obrigatria a utilizao de formulrios padronizados, disponveis no comrcio e autorizados pelo Ministrio da Fazenda). Em se tratando de compras realizadas com dinheiro pblico, convm sempre observar as datas de emisso das notas, que no podem ser anteriores liberao dos re cursos. Ainda na administrao pblica, aps a prestao de contas feito o registro patrimonial do material na entidade, gerando as chamadas papeletas contbeis, documentos que informam os acrscimos ao patrimnio pblico. As segundas vias das notas fisc ais e os demais documentos existentes relativos s compras devem ser arquivados por um perodo mnimo de cinco a sete anos, prevendo-se poste- dores necessidades de sua utilizao. As verbas pblicas so as que exigem prestao de contas mais trabalhosas, pois devem ser irrepreensveis e, principalmente, obedecer a um rgido cronograma. Por ocasio da prestao de contas, deve -se observar de qual rgo os recursos so provenientes e a forma como deve ser realizada. Geralmente, agncias financiadoras, como a Coordenao de Aperfeioamento de Pessoal de Nvel Superior (CAPES), o Conselho Nacional de Desenvolvimento Cientfico e Tecnolgico (CNPq) e a Financiadora de Estudos e Projetos (FINEP), exigem que os nmeros de tombo dos itens adquiridos com recursos po r elas repassados acompanhem as notas fiscais originais, como garantia de que o material de informao foi incorporado ao acervo.

Algumas formas de compra, bem como certos tipos de materiais requerem especificaes apropriadas para sua realizao. Naturalmente, tendo em vista os objetivos deste livro, no se buscar esgotar o assunto, descrevendo em detalhes todos os casos que podem ser enquadrados nesta categoria, mas apenas os mais comumente encontrados pelos profissionais. De incio, neste captulo, entendeu -se necessrio distinguir entre a aquisio feita isoladamente por uma instituio e a aquisio organizada de maneira a conjugar esforos e racionalizar a utilizao dos recursos financeiros de vrias bibliotecas, em gera l subordinadas a uma coordenao nica. Mais adiante, os materiais que se classificam como casos especiais de compra sero enfocados com maior detalhe.

Aquisio cooperativa
Cada vez mais, hoje em dia, procura -se desenvolver programas de aquisio cooper ativa, considerada como uma maneira eficiente para dividir responsabilidades de aquisio entre entidades congneres, bem como para evitar a duplicao desnecessria de acervo e diminuir os altos custos de obteno da informao. A idia bsica que as bi bliotecas podem ser instituies complementares umas das outras, pois nenhuma deve ser considerada auto suficiente apenas com seus prprios recursos informacionais. Consiste, enfim, na racionalizao das compras em funo da possibilidade de se obter o tt ulo, ou cpia dele, em outra biblioteca, opo esta que pode ser pensada em nvel local, nacional ou mesmo internacional. Atualmente, existem vrios mecanismos que permitem a transferncia da informao de maneira rpida e gil, desde o simples emprstimo entre bibliotecas, passando pelo COMUT, o sistema de comutao bibliogrfica nacional sob responsabilidade do Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia (IBICT), at sofisticados programas como o LIGDOC: Interligao de Bibliotecas para Tro ca de Documentos, que reproduz por escner e transmite

por via eletrnica o texto integral das obras solicitadas, atualmente disponvel no Brasil e em operao na Universidade de Campinas (UNICAMP) e Universidade de So Paulo (USP), em cooperao com a University of New Mexico, nos Estados Unidos. A localizao de material disponvel em outras bibliotecas est cada vez mais fcil com as novas tecnologias da informao, principalmente os catlogos coletivos informatizados. No Brasil, conta-se, entre outros, com o Catlogo Coletivo Nacional de Publicaes Seriadas (CCN), mantido pelo IBICT, o Catlogo Coletivo das Universidades Paulistas (uNTBifiL1) e catlogos cooperativos, como o BTBLI0DATA/CALCO, mantido pela Fundao Getlio Vargas, e de que participam bibliotecas de vrias universidades. Em mbito internacional podem ser citados servios automatizados como o Research Libraries Information Network (RLIN), o University of Toronto Library Automation System (UTLAS) e o Online Computer Library Center (OCLC), qu e acessvel em algumas instituies brasileiras. No Brasil, ainda h relativamente poucos programas nacionais de aquisio cooperativa, mas muitas instituies tm realizado esforos para um controle mais equilibrado na aquisio de suas colees. Um exe mplo simples, que vem sendo adotado em algumas das grandes universidades, a no -duplicao de ttulos de peridicos entre as diversas unidades de cada instituio, promovendo -se o uso coletivo dos recursos informacionais e aumentando a possibilidade de novas aquisies. Formas mais complexas desses programas so encontradas em organizaes cooperativas como a rede SABI, gerenciada pela biblioteca do Senado Federal, da qual participam 17 bibliotecas, integrando programas automatizados de servios, composto s de cinco mdulos: aquisio, processos tcnicos, circulao, relatrios e gerncia. Casos especiais de compra. Conforme foi mencionado no incio deste captulo, examinam se a seguir alguns materiais que apresentam particularidades, a saber: publicaes seriadas livros antigos e/ou raros materiais audiovisuais CD-ROM5 histrias em quadrinhos literatura cinzenta. Na aquisio por compra de cada um deles, como se ver a seguir, devem ser levadas em conta suas peculiaridades.

Publicaes seriadas
Nesta categoria so includas todas as publicaes editadas em partes sucessivas, geralmente a intervalos regulares e, de maneira geral, com a inteno de continuidade indefinida, tanto as que tm periodicidade regular (como os peridicos, os jornais, os anurios, etc.) ou no (sries monogrficas e anais de eventos, entre outras). As publicaes seriadas em geral demandam mais trabalho, no conjunto das atividades da biblioteca, pois, devido sua prpria periodicidade, exigem um acompanhamento minucioso. Em relao compra a questo mais importante que a aquisio no termina quando se faz o pagamento da assinatura, mas s se conclui aps o recebimento de todos os fascculos ou volumes correspondentes a essa assinatur a. Nas atividades de aquisio, os peridicos constituem provavelmente a grande maioria desse tipo de publicaes, com os quais os bibliotecrios tm que se defrontar diariamente. Os peridicos, como j se comentou antes, so adquiridos por meio de assinat uras pagas antecipadamente e que abrangem um perodo determinado (em geral, um ano). Isso significa que deve haver um controle permanente do recebimento dos fascculos durante a vigncia da assinatura, bem como das possveis reclamaes de atrasos ou falha s. Os pedidos de cotaes ou as faturas pro forma necessitam ser muito bem especificados em relao ao ano, volume e fascculo, e reconferidos por ocasio da confirmao do pedido, verificando-se prazos para reclamao de falhas e outras especificaes com o mudana de ttulo, sua suspenso temporria ou encerramento. Quanto s assinaturas propriamente ditas necessrio verificar: se a assinatura deve ser efetuada exclusivamente para um nico ttulo ou, se for mais vantajoso para a biblioteca (ou mesmo se f or possvel) efetu-la na condio de

membro de sociedade cientfica ou profissional, existindo ento a possibilidade de receber mais de um ttulo simultaneamente; se houve mudana de fornecedor: o preo corresponde ao de uma renovao (em geral com desconto) ou considerado um ttulo novo? Deve -se observar tambm que a mudana de fornecedor pode implicar um hiato entre o trmino da assinatura anterior e o incio da seguinte, ocasionando falhas na coleo; se so ttulos em standing order [encomenda permanente]: so ttulos em que a encomenda considerada contnua, no havendo necessidade de realizar novo pedido de assinatura a cada ano; a renovao da assinatura ser feita automaticamente pelo fornecedor, que enviar a pro forma correspondente para paga mento. Caso haja interesse em interromper a assinatura, este dever ser comunicado antecipadamente ao fornecedor. E importante salientar que este caso no se aplica somente aos peridicos, mas tambm a outras publicaes seriadas, como, por exemplo, as sr ies monogrficas; se dizem respeito a ttulos em bill later [a faturar], ou seja, aqueles dos quais o fornecedor ainda no possui o preo definitivo; assim, a pro forma ser enviada posteriormente, gerando um pagamento isolado; se os preos constantes da pro forma forem definitivos ou se existir a perspectiva de modificaes futuras, o que pode ocasionar crditos ou dbitos que devero ser acertados no momento devido. importante salientar que as rotinas do setor de aquisio devem ser as mais geis possveis para a liberao dos fascculos para circulao no menor tempo, pois uma das caractersticas principais dos peridicos a atualidade da informao corrente.

Livros antigos e raros

Livros antigos e raros em geral so de aquisio problemtica por intermdio dos fornecedores usuais. Por no constarem mais dos catlogos das editoras tm que ser localizados em catlogos dos prprios antiqurios ou buscados em fornecedores especializados em obras fora do comrcio. Os catlogos feitos por antiqurios n o so encontrados com facilidade, pois so produzidos em pequena tiragem e distribudos apenas para clientes especficos. Sua utilizao nem sempre muito simples, sendo necessrio atentar para a codificao utilizada na descrio dos materiais colocados venda, que visa a esclarecer aos provveis interessados sobre as condies de cada um dos itens, englobando tanto os aspectos fsicos (encadernao, estado geral da obra, procedncia, etc.) como os detalhes editoriais (edio, exemplar assinado pelo autor, dedicatrias, etc.). Caso a biblioteca esteja interessada em adquirir algum dos itens constantes em um desses catlogos, muitas vezes necessrio contactar o vendedor por telefone ou carta, marcando data e horrio para visita e avaliao dos materiais. Outra alternativa para compra de livros antigos ou raros so as casas comerciais especializadas nesse tipo de material, conhecidas como sebos. E importante cultivar relaes de cordialidade com o responsvel por um sebo especializado na rea de interesse da biblioteca: quando no possurem seu acervo uma obra procurada, ele desenvolver esforos para obt -la. Qualquer que seja a opo utilizada para compra, preciso estar atento questo do preo fixado para o material. Trata -se de mercado complexo, com freqentes variaes de preos, dependendo das leis da oferta e da procura. Para uma compra mais segura, convm buscar informaes em obras especializadas ou consultar especialistas.

Materiais audiovisuais
Existem empresas especializadas no fornecimento de materiais audiovisuais. Evidentemente, nem todas trabalham com Lodos os materiais. Algumas especializam -se exclusivamente na venda de fitas de vdeo. Outras comercializam discos e fitas cassetes. Outros materiais, como diapositivos, so ainda mais difc eis de encontrar, devendo muitas vezes ser adquiridos diretamente do produtor. A aquisio de filmes cinematogrficos em formato de fita de vdeo tem como elemento complicador o tipo de material que se deseja adquirir. Vdeos elaborados para fins educativo s,

de treinamento ou informao so muito difceis de localizar no mercado brasileiro. Existem em nmero relativamente pequeno e seus produtores em geral so pequenas ou microempresas que aparecem e desaparecem com uma rapidez s vezes surpreendente. deixa ndo o responsvel pela aquisio em grandes dificuldades. Infelizmente, pelo que se sabe, o pas no conta ainda com distribuidoras de filmes educativos, que congreguem em uma mesma empresa e local os materiais provenientes de vrios produtores. Na prtica , tem-se que entrar em contato com os prprios produtores ou distribuidores exclusivos, o que faz com que se multipliquem as atividades envolvidas. Empresas especializadas na venda de vdeos no costumam manter grandes estoques desse material. Os vdeos dirigidos ao mercado de entretenimento, ou seja, reprodues em vdeo de obras originalmente produzidas para exibio cinematogrfica ou exclusivamente neste formato, contam com maior nmero de produtores e maior variedade de pontos de venda. No entanto, a aquisio desse material tambm se reveste de alguma dificuldade, a principal delas sendo, provavelmente, a localizao do ttulo que se deseja. Este problema ainda mais grave quando se trata de vdeo lanado no mercado j h um certo tempo. Os produtores no costumam fazer uma grande quantidade de cpias de cada ttulo e elas se esgotam rapidamente. Alm disso, quando o ttulo no tem muito apelo comercial, poucas lojas o adquirem e a produtora acaba retirando -o do catlogo. Uma alternativa paia sua local izao so as lojas que vendem fitas de segunda mo, onde possvel encontrar vdeos fora de catlogo. Materiais recentes, por outro lado, so muito mais fceis de localizar. Em qualquer dos casos, necessrio tomar um cuidado especial quanto procednc ia das cpias, verificando se constituem produtos legtimos, cpias autorizadas pelos rgos oficiais responsveis, ou se constituem as chamadas fitas piratas. Estas, apesar de seu preo ser significativamente menor, no oferecem qualquer garantia de quali dade ou integridade da obra, alm de serem o produto de uma infrao da lei de direito autoral. Na aquisio de fitas de vdeo, aconselhvel que o responsvel pela aquisio avalie antecipadamente as condies do item, testando -o, se for o caso, antes da aquisio final (ou seja, assistindo fita integralmente antes de concretizar a compra). Caso isto no seja possvel, devem-se obter suficientes garantias de que o item ser substitudo, se apresentar defeitos de fabricao. Fitas de udio (cassetes), di scos de vinil e discos compactos (CDS) oferecem algumas peculiaridades semelhantes s encontradas na compra de fitas de vdeo, principalmente no que diz respeito sua disponibilidade no mercado apenas durante um perodo relativamente curto aps o lanamento, ou enquanto ainda esto nas paradas de sucesso. Localiz -los, depois disso, j se toma mais difcil, tendo que ser buscados nas lojas especializadas em material retrospectivo. Tambm com eles, a preocupao em adquirir cpias autorizadas deve ser constante. Um aspecto importante a ser salientado diz respeito aos CDS: com sua popularizao, muitas gravadoras esto relanando neste formato obras musicais que antes haviam produzido em discos de vinil ou fitas cassetes, possibilitando que grande nmero de p rodues que j estavam esgotadas possam agora ser adquiridas e integradas ao acervo. Isto, evidentemente, tem um aspecto bastante positivo para as bibliotecas que possuem esse tipo de material, pois possibilita complementar colees ou substituir obras an tigas por outras no novo formato. No entanto, deve-se encarar essa substituio com uma certa cautela, tomando -se sempre o cuidado de verificar a qualidade do CD. Nem sempre as produtoras se preocupam em remasterizar a gravao original, para eliminar rud os e outros defeitos prejudiciais audio da obra. E extremamente frustrante adquirir -se um CD com os mesmos chiados de um disco de 78 rotaes... Diapositivos (slides) podem ser obtidos isoladamente ou integrados a livros ou manuais. Neste caso, sua aquisio pode ser feita por meio dos fornecedores normais de material impresso mencionados antes. A produo de diapositivos desacompanhados de texto explicativo no to comum no pas, devendo -se identificar os produtores e adquirir os materiais diretamente deles. Muitas bibliotecas optam pela prpria elaborao dos diapositivos que necessitam, contratando fotgrafos profissionais e selecionando os itens que desejam ter nesse formato em seu acervo. Instituies com maiores possibilidades financeiras podem r ecorrer ao mercado internacional para aquisio de conjuntos de diapositivos, principalmente quando seu interesse

recai em temas especficos de carter universal (como, por exemplo, arquitetura barroca, arte moderna, fauna e flora em geral, etc.). Em muito s casos, o preo final de importao, mesmo considerando todas as despesas indiretas envolvidas, acaba sendo at mesmo inferior ao custo de elaborao dos diapositivos na prpria instituio (sem falar da qualidade do material, que pode ser superior).

CD-ROMs
Pode-se afirmar que os CD-ROM5 (compact disc read onlv metnory [disco compacto memria apenas de leitura] ocuparo cada vez mais um espao maior na vida das pessoas neste final de sculo. A diversidade de produtos disponveis em CD -ROM hoje uma realidade inimaginvel h alguns anos atrs, abrangendo jogos e materiais de entretenimento, obras de referncia, como dicionrios, atlas e enciclopdias, produtos interativos para ensino de idiomas e desenvolvimento das mais variadas habilidades, etc. E cada vez mais esto presentes nos acervos das instituies de informao. Para as bibliotecas, o principal fascnio proporcionado pelos CD -ROMs tem sido provavelmente a possibilidade de substituio de peridicos e obras de referncia, anteriormente publicados em papel, por esse novo formato. Neste sentido, o bibliotecrio encarregado da aquisio necessita estar sempre atento queles ttulos passveis de serem transferidos de suporte, sabendo analisar corretamente as eventuais vantagens e desvantagens que essa transferncia pode significar para a biblioteca. Exemplificando: um CD -ROM do Index Medicus ou do Philosophers Index pode inicialmente parecer mais caro do que a assinatura do mesmo produto em papel, porm necessrio atentar para as vantagens que e sse novo suporte ir proporcionar, principalmente no que diz respeito facilidade e economia de espao para armazenamento, busca e acesso informao, que no final podem representar razes suficientes para que se opte pela troca. Em termos de armazenamen to, por exemplo, evidente que uma base de dados em CD ROM ocupa muito menos espao do que uma publicao em papel editada mensalmente com mais de 500 pginas. Da mesma forma, o novo formato possibilita no s o acesso muito menos trabalhoso informao nele registrada, como tambm permite que se faam refinamentos de busca que seriam de difcil execuo no suporte em papel. E importante lembrar, tambm, que o que se aplica a uma base de dados em CD -ROM pode no se aplicar a outra. Algumas vezes, por exem plo, a aquisio de um CD -ROM representa no a posse total e irrevogvel desse material, mas simplesmente o direito de utiliz-lo durante determinado perodo (normalmente um ano), sendo preciso realizar nova negociao/aquisio aps o trmino de cada assi natura. Trata-se, efetivamente, de um contrato de arrendamento ou leasing. Neste sentido, caso no haja renovao do contrato, a biblioteca no manter a posse do CD -ROM, tendo que devolv -lo ao produtor, contrariamente ao que acontece com o formato em pap el, que permanece de posse da biblioteca mesmo se a renovao da assinatura no for efetuada. Considerando -se essa particularidade, possvel entender porque no aconselhvel descartar imediatamente a obra impressa quando se adquire seu equivalente em C D-ROM. Outros tipos de CD-ROMs, como os de jogos, de entretenimento em geral e obras de referncia mais populares, so mais fceis de localizar no mercado. Muitos fornecedores tradicionais de materiais de informao, como as livrarias e as agncias, esto diversificando sua linha de comercializao, incorporando produtos dessa nova tecnologia em seu estoque. Desnecessrio salientar que alguns cuidados especiais devem ser tomados no momento da aquisio, garantindo -se, entre outras coisas, de que 1) o materi al compatvel para uso no computador utilizado na biblioteca; e 2) os direitos de utilizao em rede esto garantidos pelo simples pagamento do item. Neste ltimo caso, algumas vezes a aquisio do ttulo d ao comprador apenas o direito de utilizao pe ssoal, particular, podendo ser necessrio biblioteca solicitar uma autorizao especial para emprstimo e utilizao simultnea por vrios usurios.

Histrias em quadrinhos
A demanda por revistas de histrias em quadrinhos nas bibliotecas, principalmen te pblicas, tem aumentado bastante nestes ltimos anos. A medida que os preconceitos contra este tipo de leitura so jogados por terra, sua presena nos acervos das bibliotecas toma -se

cada vez mais comum. Trata -se de um tipo de material com que boa parte dos profissionais de aquisio no esto ainda acostumados a trabalhar. Em certo sentido, praticamente tudo ainda est para ser aprendido no que diz respeito aquisio de histrias em quadrinhos, de maneira a utilizar ao mximo as potencialidades do ser vio de aquisio e obter o melhor resultado possvel. Basicamente, os quadrinhos so veiculados em trs tipos de materiais: jornais, lbuns e revistas de linha, estas ltimas conhecidas tradicionalmente como gibis. Os gibis so provavelmente os mais conhe cidos, podendo ser encontrados em qualquer banca de jornal, existente em praticamente cada esquina das grandes cidades. No entanto, a possibilidade de adquiri-los desse tipo de fornecedor nem sempre constitui uma alternativa vivel para algumas bibliotecas, devido rigidez dos procedimentos de aquisio e prestao de contas, que exigem notas fiscais e comprometimento antecipado dos recursos. O mercado de revistas em quadrinhos bastante dinmico e impossvel prever com grande antecedncia o que ser co locado venda. Ttulos mais tradicionais podem ser adquiridos pela biblioteca por meio de assinaturas, realizadas diretamente nas editoras. O grande inconveniente desta modalidade de compra que apenas grandes editoras costumam ter programas de assinatur as de revistas de histrias em quadrinhos, em geral obrigando o comprador a adquirir um pacote de assinaturas por um preo nico. As histrias em quadrinhos publicadas na imprensa jornalstica impressa no apresentam maiores dificuldades para aquisio, a biblioteca tendo apenas que assinar os jornais onde so publicadas. Os lbuns, publicaes geralmente mais caprichadas e de preo mais elevado, s vezes so encontrados em livrarias. Material retrospectivo deve ser obtido por intermdio de doaes ou por compra em bancas especializadas na venda de revistas usadas.

Literatura cinzenta
Em geral, as publicaes no -comerciais costumam demandar uma pesquisa maior para sua localizao. Encaixam -se nessa categoria as publicaes da chamada literatura cinzenta ou literatura no-convencional, difceis de encontrar em canais tradicionais de distribuio. Esto compreendidos aqui os resultados de reunies, cientficas ou no, os folhetos das mais diversas procedncias e assuntos, relatrios e anais de conferncias, teses, publicaes oficiais, pr publicaes, entre outros, que muitas vezes so fundamentais para bibliotecas especializadas e universitrias. Alguns dos materiais citados, como certas publicaes oficiais e pr -publicaes, tm fornecedor exclusivo e apr esentam condies especiais para a venda. No primeiro caso, muitas vezes quase impossvel compr -los, tendo-se que obt-los por permuta ou solicitao expressa de doao ao rgo publicador. As teses e dissertaes que no se transformam em livros public ados por editoras privadas ou universitrias tm que ser obtidas por meio de doaes solicitadas s instituies onde foram defendidas ou aos prprios autores, muitas vezes arcando -se com o custo da reproduo. Quando apresentadas em instituies de outros pases, sua compra pode ser realizada por intermdio de firmas especializadas no fornecimento desses materiais. Publicaes oriundas dos mais diversos eventos, sejam de carter cientfico ou de divulgao, costumam ser de obtenoproblemtica. Resumos e a nais de congressos, relatrios de seminrios e outras reunies so publicados em pequena quantidade, geralmente distribudos apenas para os participantes. As instituies promotoras desses eventos nem sempre colocam venda os trabalhos apresentados e as recomendaes aprovadas. Neste caso, os documentos tm que ser solicitados por doao aos participantes do evento, o que pode implicar em um complicado trabalho de identificao e contato. Com o advento das redes de comunicao eletrnica, as produes da l iteratura cinzenta encontram novo ambiente de disseminao, multiplicando -se em escala geomtrica. Sua identificao e obteno nesses novos meios, no entanto, so ainda problemticas para os profissionais da informao, na medida em que os mecanismos de b usca e recuperao da informao nas redes eletrnicas ainda no esto suficientemente desenvolvidos.

Outros materiais

Outros tipos de materiais poderiam ser abordados aqui, mas isso significaria um detalhamento excessivo em face dos objetivos fixados. M ateriais cartogrficos e iconogrficos, normas tcnicas, partituras, microformas, catlogos de exposies e muitos outros poderiam aqui ser lembrados como exemplos de materiais de informao cuja aquisio reveste -se de peculiaridades que os distinguem daq ueles mais comumente encontrados nos acervos das bibliotecas. Nesses casos, resta aos responsveis pelas compras a tarefa de identificar e conseguir os itens solicitados da melhor maneira possvel, inclusive definindo os que sero obtidos por intermdio de doao ou permuta.

Uma forma muito utilizada para aquisio de material de informao a troca de publicaes entre entidades, na forma de intercmbio, principalmente quando o material no est disponvel para compra ou a opo da permuta apr esenta-se como economicamente mais vantajosa para a biblioteca. Quando tais casos so identificados, um programa de intercmbio de publicaes bastante providencial. Basicamente, um programa de permuta consiste em um acordo preestabelecido entre duas instituies, com o compromisso mtuo de fornecimento de publicaes das prprias entidades, de obras duplicadas ou retiradas do acervo ou de obras recebidas em doao mas sem interesse para incorporao ao acervo. De uma outra perspectiva, no entanto, pode -se atribuir aos programas de intercmbio uma caracterstica cultural, na medida em que esto relacionados, em ltima anlise, com a difuso de informaes. Desta forma, esses programas podem ser considerados verdadeiros servios de relaes pblicas das ins tituies, como j foi bem apontado por alguns autores. Como os programas de intercmbio representam, em essncia, um acordo de cooperao visando a benefcios recprocos em termos de obteno de mate riais, alm do fator cultural outrasrazes vo tambm determinar o estabelecimento da permuta. Entre elas, podem ser apontadas: obteno de material de difcil localizao: muitas vezes os materiais selecionados para aquisio no so encontrados no comrc io (ou no so encontrados facilmente e os fornecedores, por comodismo, recusam -se a procurar por eles com mais empenho). Isso comum acontecer com publicaes acadmicas que so distribudas sem fins comerciais. Da mesma forma, a produo de pases do Te rceiro Mundo tambm costuma envolver relaes comerciais complicadas, fazendo com que muitas vezes a opo por um programa de permuta, onde no existe transferncia de divisas, aparea como a soluo mais apropriada. As j mencionadas publicaes da literatura cinzenta so as principais candidatas permuta, devido a suas caractersticas nem sempre comerciais. Muitas publicaes oficiais tambm podem ser obtidas por esse meio; substituio de ttulos comprados por ttulos permutados: esta opo costuma oco rrer principalmente em relao a publicaes de interesse cientfico, liberando recursos para aquisio de outros ttulos. No Brasil, nem sempre essa prtica possvel, devido inconstncia de nossas publicaes que, por no apresentarem uma periodicidad e regular ou por no terem suficiente garantia de continuidade, no constituem materiais adequados para permuta. A quantidade de peridicos que lanam dois ou trs nmeros para logo morrerem muitas vezes toma invivel um intercmbio com maior assiduidade; complementao de falhas na coleo: este tem sido um dos fatores mais considerados para o estabelecimento de programas de permuta. Para atingir esse objetivo, listas do material que existe em duplicata ou disponvel para permuta so elaboradas pelas bibliotecas e encaminhadas s instituies conveniadas. Quem recebe e examina essas listas costuma muitas vezes descobrir ali nmeros antigos de peridicos que esto faltando em sua coleo, obras esgotadas que no foram anteriormente adquiridas ou duplicaes indispensveis ao acervo. A seguir, veremos com mais detalhes como as atividades de permuta so realizadas, enfocando especificamente a permuta por intermdio de publicaes produzidas pela prpria

biblioteca e/ou pela instituio mantenedora e a que se utiliza de materiais existentes em duplicata no acervo.

Publicaes prprias
A forma mais comum de programa de permuta consiste no estabelecimento de um acordo formal entre duas instituies, em que ambas se comprometem com o fornecimento recproco de suas publicaes. claro que nem todas as bibliotecas esto ligadas a instituies que publicam materiais passveis de intercmbio, mas as que atendem a esse requisito costumam utiliz-lo com grande vantagem. uma prtica muito comum em bibliotecas universitrias e especializadas, normalmente ligadas a instituies que, devido sua prpria natureza, tm programas prprios de edio de monografias ou publicaes peridicas. Bibliotecas pblicas, em geral, no costumam fazer uma utilizao to grande dessa modalidade de permuta, pois apenas as administraes municipais de cidades maiores ou capitais dos estados possuem programas editoriais em nmero e porte suficiente para destinao a essa atividade. O principal requisito para um bem -sucedido convnio de in tercmbio a existncia de um interesse mtuo na troca de publicaes. Selecionar criteriosamente o que se deseja receberem troca da publicao a ser enviada um dos pontos -chave para a realizao dessa atividade. Neste sentido, importante desenvolver uma sistemtica de trabalho que permita uma correta avaliao do custo benefcio de um ttulo permutado, levando em considerao tanto os elementos relacionados com os custos do material a ser enviado como a qualidade do material que ser recebido. Assim, deve-se considerar: o equilbrio de contedo das publicaes: no faz muito sentido receber ttulos de valor efmero ou secundrio em troca de publicaes tcnico -cientficas conceituadas. De maneira mais pragmtica, esse equilbrio pode tambm ser avaliad o em termos de valor, comparando-se o preo de assinatura de ambos os ttulos, nmero de pginas, artigos, etc. O objetivo dessa comparao fazer com que a permuta no ocorra de maneira a beneficiar demasiadamente apenas um dos parceiros; os custos reais da publicao da prpria entidade: o custo do papel, da impresso, da editorao, da expedio, do porte, do controle de envio e recebimento, da correspondncia, dos recursos humanos envolvidos, etc; os custos de todos os servios necessrios para abrig ar o ttulo recebido: armazenamento, conservao, processamento tcnico, preservao, alm do tempo gasto pelos funcionrios na realizao dessas tarefas; o tempo necessrio para recebimento do material por permuta, comparado com o mesmo tempo se fosse ad quirido por compra, utilizando -se os fornecedores usuais da biblioteca. Alm dessa anlise de custo -benefcio, outros fatores influiro na formalizao de um programa de permuta. Freqentemente, a importncia do ttulo a receber ser um fator determinante no estabelecimento do acordo. Outras vezes, essa opo surge como compulsria, na medida em que algumas instituies no colocam sua produo para venda no mercado, aceitando fornec -las apenas por meio de intercmbio com outras instituies. Como em todas as demais atividades de aquisio, tambm na permuta necessria a definio de critrios que, de acordo com a poltica de desenvolvimento da coleo, devem ser utilizados quando da tomada de decises. Da mesma forma, recomendveluma avaliao peridica dos ttulos intercambiados, tendo em conta fatores de uso e importncia dos ttulos recebidos.

Listas de duplicatas
Nos programas de permuta comum a confeco de listas de duplicatas, destinadas a oferecer, para outras instituies, o material poss udo em vrios exemplares ou que foi retirado definitivamente do acervo; tambm costumam ser includos nessas listas itens provenientes de doaes espontneas feitas biblioteca e que no foram considerados pertinentes para incluso no acervo. Essas listas so geralmente enviadas para instituies com as quais j se mantm permuta com publicaes prprias ou que pertencem mesma rea de atuao. Para a

instituio que envia uma lista de duplicatas, esta se configura como uma oportunidade para se desfazer definitivamente de materiais por cuja manuteno no tem mais interesse. Para os destinatrios da lista, seu atrativo principal est na possibilidade de cobrir eventuais lacunas em seu acervo a um custo relativamente baixo. A leitura do pargrafo acima pod e dar a impresso de que a confeco e preenchimento de listas de duplicatas uma atividade lucrativa para todos os parceiros envolvidos. Em princpio, talvez o seja, pela razes apontadas. No entanto, deve -se convir que nem sempre a confeco e envio de uma lista de duplicatas acaba sendo to lucrativa quanto se pensou a princpio, devido no apenas a um fluxo de pedidos muito aqum do necessrio para compensar a realizao dessa atividade mas tambm a todas as atividades de organizao do material que precedem a elaborao da lista. Tambm para o destinatrio, a conferncia da lista e o encaminhamento do pedido pode s vezes ser frustrante, principalmente quando descobre que de uma longa lista apenas alguns poucos itens so de interesse (e mesmo esses, quando solicitados, j no se encontram mais disponveis, confirmando mais uma vez a famosa lei de Murphy...). A quase informalidade com que ocorre o intercmbio baseado em listas de duplicatas, ainda que traga vantagens em termos de rapidez de comunicao e ntre os diversos interessados, acaba sendo tambm um de seus pontos fracos. Muitas vezes, ttulos absolutamente imprescindveis para o acervo de determinadas instituies (exemplares necessrios para completar volumes de peridicos para encadernao, ttul os extraviados, substituio de exemplares danificados, etc.) so encaminhados para outras instituies s quais pouco benefcio trazem. Infelizmente, as tentativas at agora realizadas no pas, com o objetivo de organizar essas atividades de modo mais sis temtico, como, por exemplo, com o estabelecimento de bancos de duplicatas, no obtiveram muito sucesso, deixando as instituies como refns do acaso ou da sorte. Profissionais mais atentos costumam em geral comunicas, por telefone ou fax, quais so os itens de seu interesse, a fim de, chegando antes dos outros, garantir seu recebimento, ainda que por um custo maior.

Organizao do servio de permuta

A administrao das atividades de permuta comea pela prpria seleo dos parceiros, passando pela manute no de arquivos que contenham todas as informaes relevantes sobre as transaes realizadas com as instituies conveniadas, ou para as quais se enviam listas de duplicatas, at as atividades de envio e recebimento dos materiais. importante ter em ment e que tanto os ttulos como as entidades com as quais se realiza o convnio no so escolhidos aleatoriamente. Primeiro, pesquisam -se as entidades que tm um perfil compatvel com a rea de interesse da biblioteca, ou seja, as que possuem maior afinidade para um programa de intercmbio. Isso feito por meio de consulta a obras de referncia, catlogos e demais instrumentos de informao que possam auxiliar na escolha dos parceiros. Obras de referncia, como, por exemplo, o World of learning, que informa sobre instituies de ensino emmbito internacional, ou o Catlogo-geral de instituies do ensino superior , de abrangncia nacional, publicado pelo Ministrio de Educao, o Guia das bibliotecas pblicas do Brasil 1994/95 , da Biblioteca Nacional, constituem valiosas fontes para a seleo de parceiros. Uma vez selecionadas as instituies com as quais se deseja manter permuta, envia -se a elas correspondncia sobre o interesse em permutar publicaes e os ttulos que se tem a oferecer. Ateno especial deve se r dedicada a essa fase da negociao, em que se pode utilizar uma carta-padro que contenha todas as informaes necessrias para que a instituio consultada tenha condies de decidir quanto convenincia de participar nesse programa. O mesmo pode ser dito em relao correspondncia em que se agradece e comunica o recebimento do material, bem como de eventuais reclamaes pelo no recebimento de alguns itens. As respostas a propostas de permuta oriundas de outras bibliotecas tambm podem ser formalizadas por meio de cartas padronizadas. A correspondncia em que se comunica a remessa de listas de duplicatas costuma ser muito mais simples, em geral limitando -se a uma carta-padro, anexa lista, e em que se solicita que o destinatrio assinale os ttulos de interesse.

Manuteno de arquivos
A manuteno de arquivos, no caso da permuta, merece cuidados especiais pois constituem suporte indispensvel aos programas a serem implantados. Entre outros elementos, deve-se manter arquivos contendo todas as inform aes relevantes sobre: as instituies com as quais se mantm convnios; o ttulo ou ttulos oferecidos e recebidos (para o controle de recebimento e envio dos materiais); a correspondncia relativa s reclamaes quanto a atrasos, pedidos de novos convnios, etc. O principal arquivo utilizado nas atividades de permuta contm informaes sobre as instituies conveniadas, com seu endereo completo, em geral atualizado toda vez que, chegada dos materiais, constata -se alguma mudana. Esse arquivo ou ba se de dados fornece as etiquetas tanto para o envio das publicaes da prpria instituio como das listas de duplicatas. Pode-se complementar esse arquivo com as informaes sobre quais publicaes se recebe e quais so enviadas. Para o controle e periodi cidade do recebimento, necessria a organizao de um outro arquivo, anotando-se as datas de chegada e o volume e nmero do fascculo recebido, no caso de peridicos. Ainda que este se constitua em um minucioso e s vezes estafante trabalho de controle, ele que garante que as falhas de envio dos materiais sejam imediatamente constatadas, tomando-se as providncias cabveis para san -las, alm de proporcionar uma constante retroalimentao ao sistema, informando as instituies que no esto cumprindo satisfatoriamente a sua parte no convnio. No caso do preenchimento de listas de duplicatas, arquivam-se temporariamente as cpias dos pedidos at o recebimento efetivo do material. Alm dos arquivos acima assinalados, o servio de permuta conta ainda com os arquivos gerados pela correspondncia enviada e recebida, tais como solicitao de permuta, concordncia da instituio, cpia de cartas de envio dos materiais, cartes acusando recebimento, etc. No caso da permuta de duplicatas pode -se manter um arquivo de casos pendentes, ou seja, materiais solicitados mas ainda no recebidos pela biblioteca. Embora isso possa at parecer bvio, bom lembrar que o preparo e a expedio do material a ser permutado requerem envelopes apropriados que tragam o nome e endere o da instituio remetente e que obedeam s normas para envio de impressos, adotadas pela Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos (ECT). tambm conveniente anexar ao material que estiver sendo despachado um carto resposta ou pedido para que o dest inatrio acuse o recebimento do material. Isso permite que se confirmem o efetivo recebimento do material e a manuteno de interesse pela permuta. Alm disso, o carto-resposta poder, no futuro, constituir uma prova de que a biblioteca efetivamente realizou o envio do material, conforme se havia comprometido. A verba para postagem dos itens deve tambm ser objeto de ateno, calculada com base no peso da publicao e verificando -se se a remessa ser para o territrio nacional ou estrangeiro. No segundo ca so, outra deciso importante diz respeito opo pela remessa por via area ou de superfcie (normalmente o segundo mais barato do que o primeiro, embora no tenha a mesma rapidez, nvel de garantia de recebimento ou de integridade do material). Em se tratando de listas de duplicatas, deve -se observar que muitas instituies solicitam que lhes sejam enviados os selos para remessa do material solicitado ou que o frete lhe seja reembolsado por ocasio do recebimento. Isto pode eventualmente ser um elemento complicador para bibliotecas que no possuam grande autonomia em termos de utilizao de recursos financeiros, burocratizando demasiadamente o processo. Ademais, a mesma condio pode ser estipulada em relao a materiais a serem enviados, o que pode even tualmente facilitar o processo. Evidentemente, a aquisio de materiais de informao por permuta toma -se tanto mais complexa quanto maior for o nmero de ttulos a serem oferecidos. Ou recebidos. O fato de hoje se receberem apenas poucos ttulos por permu ta no significa que o futuro no possa trazer consigo a necessidade de ampliao dessas atividades. Ter um processo de trabalho bem-estruturado, ainda que para atender apenas a uma pequena quantidade de materiais, pode significar uma grande ajuda nesse se ntido. Estar preparado para a eventualidade de um aumento das permutas, ainda que isto hoje parea uma possibilidade bastante remota, parece ser uma medida de prudncia. Tambm conveniente ter bem claro o limite a partir do qual as atividades de permuta deixam

eventualmente de ser vantajosas para a instituio, devido ao custo envolvido na sua realizao. Como se disse antes, avaliaes constantes quanto ao custo -benefcio da permuta devem fazer parte da rotina do servio de aquisio, sendo realizadas da mesma forma como se faz essa anlise em relao aos materiais de informao adquiridos por compra. Embora a permuta possa primeira vista parecer uma forma de aquisio gratuita, ou seja, sem despesas para as instituies envolvidas, isto no corresponde verdade. Magrill e Corbin comentam que, devido aos especiais cuidados requeridos, a permuta no e nunca ser gratuita. Na realidade, em alguns casos pode tomar -se at mesmo mais cara do que se a publicao fosse adquirida por compra. essencial, portanto, definir com bastante segurana as situaes em que, por vrias razes, a permuta pode ser a alternativa economicamente mais atraente para a instituio.

As doaes ocupam um lugar de destaque no servio de aquisio, princi palmente devido inconstncia de verbas, uma situao com a qual as bibliotecas brasileiras costumam conviver. Certamente, o termo doao tem uma conotao de benefcio, de favorecimento, de algo obtido sem um custo direto. No de admirar, portanto, q ue para um grande nmero de bibliotecas as doaes sejam vistas como uma valiosa fonte para a formao de seus acervos. Contudo, uma anlise mais aprofundada dessa questo demonstra a necessidade de maiores cuidados nessa rea, procurando evitar que esse b enefcio no venha posteriormente a transformar-se em um problema, com o acmulo de duplicatas e itens que fogem aos objetivos programados pela biblioteca Como os demais mtodos de aquisio, a doao est diretamente ligada poltica de desenvolvimento de colees, obedecendo s diretrizes por ela definidas quanto ao que deve ser mantido no acervo. E recomendvel que se estabeleam critrios especficos com relao s doaes, definindo-se procedimentos padronizados que abranjam no s as formas de recebimento dos materiais como tambm os possveis repasses e descarte dos itens que no sero incorporados ao acervo. Assim, uma anlise aprofundada da questo das doaes parece ser mais do que necessria. Obrigatria. Neste sentido, importante distinguir qu e elas podem ocorrer de duas formas, constituindo duas categorias distintas, que poderiam ser denominadas doaes solicitadas e doaes espontneas.

Doaes solicitadas
Freqentemente, as bibliotecas tm interesse na obteno de publicaes oferecidas em doao, principalmente as que podem ser obtidas de instituies governamentais ou privadas (mas no exclusivamente, pois a solicitao de doaes diretamente a pessoas fsicas tambm costuma ser realizada e pode representar uma valiosa fonte de recursos, embora no ocorra com tanta freqncia). Em geral, h algum tipo de afinidade entre as instituies envolvidas nas doaes solicitadas, o que ajuda na realizao dessa tramitao. Citam -se, por exemplo, casos especficos como os de associaes tcnico -cientficas ou organizaes governamentais que costumam oferecer gratuitamente suas publicaes, para sua maior divulgao; outras vezes, trata-se de edies especiais que, por diversas razes, no so comercializadas, sendo destinadas apenas para instituies especializadas; ou mesmo obras das quais reservada uma parcela da edio para doao a instituies congneres. Algumas embaixadas possuem um modelo bastante interessante para repassar suas ofertas s bibliotecas universitrias: mediante convnios firma dos com os professores ou com as diretorias das instituies, estes escolhem os ttulos pretendidos, que so repassados s bibliotecas da universidade, muitas vezes resultando em boas aquisies. Iniciativa semelhante tem sido desenvolvida por agncias fin anciadoras de pesquisa no pas, que, por meio de projetos ou programas especiais, realizam excelentes doaes s bibliotecas universitrias, com as sugestes de aquisio previamente selecionadas pelas instituies beneficiadas.

Algumas bibliotecas pblica s e escolares, principalmente as pertencentes a pequenas comunidades ou a escolas pblicas, costumam enviar cartas s editoras ou diretamente aos prprios autores, solicitando suas publicaes em carter de doao. Esta prtica representa muitas vezes uma atitude desesperada dosresponsveis pela aquisio de materiais nessas bibliotecas, premidos, por um lado, pela necessidade de ampliar e atualizar seus acervos em face das demandas informacionais existentes e, por outro, pela no -disponibilidade de recurso s financeiros que lhes permitam atingir tal objetivo. compreensvel e lastimvel que situaes de extrema penria acabem gerando iniciativas de quase mendicncia por parte das instituies de informao, nem sempre com resultados satisfatrios para elas. Muitas editoras costumam irritar -se bastante com a tonelada de solicitaes para doao que recebem de bibliotecas, muitas vezes sequer respondendo s cartas ou ento enviando material encalhado e que pouco benefcio trar s instituies. Aos autores, embora muitas vezes possam sentir -se lisonjeados com o interesse que seu trabalho despertou, acaba sendo impraticvel atender a todas as solicitaes, pois eles costumam receber um nmero bastante reduzido de exemplares para sua distribuio pessoal, tendo que pagar de seu prprio bolso, ainda que por preos reduzidos, os exemplares adicionais de que necessitem. E preciso que os responsveis pelas bibliotecas entendam que autores e editoras no esto nessa atividade apenas por altrusmo, mas que esto procura ndo obter benefcios financeiros com a venda dos materiais que escrevem ou editam. Isto natural que acontea, fazendo parte do esquema de produo capitalista em que se vive, e onde as instituies de informao, por mais que isto lhes possa soar estranh o, devem entender que tambm esto! nesse contexto capitalista que outra provvel fonte de recursos informacionais pode ser encontrada: a legislao que estabelece incentivos fiscais s doaes realizadas para instituies culturais; Esta uma alternati va real, palpvel, concreta, mas, infelizmente, nem sempre aproveitada pelos bibliotecrios em toda sua potencialidade. Neste sentido, necessrio que cada profissional procure informar -se a respeito da questo, tendo uma idia clara de como pode benefici ar a instituio que representa e mantendo -se sempre atualizado quanto a novas leis. A experincia mostra que a legislao sobre incentivos fiscais costuma modificar -se com bastante freqncia e corre -se sempre o risco de, a qualquer momento, perder os eve ntuais benefcios que se podiam auferir. Em 1989, quando um dos autores deste livro publicou um texto sobre desenvolvimento de colees, a ltima palavra em termos de incentivos fiscais para a rea da cultura era a chamada Lei Samey, que possibilitava s b ibliotecas beneficiarem -se de doaes feitas com base em seus preceitos e desde que se cadastrassem junto ao Ministrio da Cultura como instituies culturais. No caso de bibliotecas ligadas ao poder pblico, existia a alternativa da criao de associaes de amigos da biblioteca, que podiam cadastrar -se no ministrio para receber as doaes, e encaminh -las posteriormente para a biblioteca. De l para c a legislao foi modificada e a Lei Sarney foi extinta, mas surgiu outra em seu lugar. A nova norma jur dica recebeu o nome do ministro que a propusera: Lei Rouanet (Lei n 8 313, de 23 de dezembro de 1991). ela que, no momento em que este livro est sendo escrito, meados de 1996, est ainda em vigor, O benefcio para preservao e difuso do patrimnio artstico, cultural e histrico, no qual se encaixam os acervos informacionais, est previsto no item III do artigo 3 da lei. O conhecimento mais aprofundado desta legislao, bem como do Decreto n 455, de 26 de fevereiro de 1992, que a regulamentou, deve ser buscado por todos os bibliotecrios que atuam na rea de aquisio de materiais de informao. Selecionar bem as instituies e, eventualmente, as pessoas fsicas s quais sero solicitados materiais por doao parece ser um dos primeiros requisitos p ara atingir o sucesso nesse objetivo. Estudos preliminares devem ser desenvolvidos para definir com boa margem de segurana os doadores mais interessantes para a instituio especfica, tendo em vista a rea de atuao da biblioteca, as caractersticas do acervo e a demanda informacional a que deve atender. Elaborar cartas de solicitao, claras e objetivas, que no se limitem a lamuriar a respeito das dificuldades enfrentadas pelas bibliotecas para a constituio de seu acervo, mas deixem claro o papel que o material solicitado ir desempenhar no contexto de atuao da biblioteca, parece ser tambm outro fator decisivo de xito. Embora parea evidente, talvez convenha salientar que solicitaes enviadas a instituies no exterior devem estar preferencialmen te redigidas no idioma do pas a que se

destinam, ou, em ltimo caso, em ingls. Desnecessrio salientar que um cuidado especial deve ser dedicado redao dessa correspondncia internacional, procurando -se evitar erros gramaticais e de construo. E importante destacar o fato de que, para a solicitao de doaes, existe sempre uma seleo prvia, isto , deve -se fazer a solicitao apenas daquilo que realmente se deseja obter, daqueles itens que significaro um acrscimo positivo ao acervo. Essa a dife rena fundamental em relao s doaes espontneas, quando oferecido material para a biblioteca, sem que esta tenha a oportunidade de realizar uma escolha prvia.

Doaes espontneas
Existem as mais variadas formas de doao de materiais informacionai s. Desde um simples exemplar individual de um autor emergente at grandes colees com centenas de volumes em inesperadamente bater s portas da biblioteca, seus potenciais doadores ansiosos para que sejam aceitos. Em ambos os casos, trata -se de material que requer uma avaliao criteriosa, obedecendo s diretrizes definidas pela poltica de desenvolvimento da coleo. Doaes espontneas so compostas, em geral, de materiais plos quais a biblioteca no fez qualquer tipo de solicitao, sendo oferecidas pe los mais diversos motivos. Algumas vezes, o fluxo de doaes espontneas, devido quantidade de itens ser superior capacidade operacional do servio de aquisio, pode trazer mais problemas do que benefcios para a biblioteca. No entanto, deve -se ter em mente que, em ltima instncia, essas doaes refletem o prestgio que a instituio de informao goza na sua comunidade. Neste sentido, so sempre positivas, devendo apenas ser convenientemente administradas pela biblioteca, de modo a enquadrar-se nos objetivos gerais estipulados para o desenvolvimento de sua coleo. Parece evidente que nenhuma biblioteca tem capacidade fsica ou de servios para manter material de pouco ou nenhum uso, ou que foge aos objetivos especficos de sua coleo. Assim, a biblio teca no tem a obrigao de incorporar os materiais ao acervo apenas porque os recebeu gratuitamente. E conveniente que essa incorporao s ocorra nos casos em que a necessidade do material foi satisfatoriamente definida. Como regra geral, os critrios pa ra seleo de doaes so os mesmos fixados para a compra. aconselhvel, tambm, estabelecer procedimentos que possam nortear o recebimento de doaes. Entre esses, podem ser destacados: solicitar, sempre que possvel, que sejam fornecidas listas dos tt ulos a serem oferecidos, para uma pr -avaliao. Pode-se estabelecer um limite para apresentao dessas listas prvias, como, por exemplo, para doaes acima de 20 volumes; evitar receber doaes que contenham exigncias para sua incorporao ao acervo, como, por exemplo, que os materiais sejam colocados em local de destaque (salas e/ou estantes especiais) ou o estabelecimento de classificaes e/ou normas de utilizao definidas pelo prprio doador; deixar claro para o doador, mediante as normas estabele cidas para o recebimento de doaes, que o material doado poder ser incorporado ao acervo, se houver interesse em mant-lo, ou, a critrio da biblioteca, ser doado a outras instituies onde sejaconsiderado mais adequado, ou simplesmente descartado, depen dendo de suas condies fsicas; organizar uma comisso de auxlio seleo das doaes, preferencialmente constituda por bibliotecrios e especialistas na rea de conhecimento dos materiais doados, para a tomada de deciso final sobre sua incorporao. Neste sentido, o ideal seria que esta avaliao fosse feita imediatamente, no momento mesmo da doao, devolvendo-se para o doador os itens sem interesse para o acervo. A prtica, no entanto, demonstra que isto nem sempre possvel, tendo -se muitas vezes que aceitar uma doao em lote, para garantir que no se percam ttulos potencialmente teis ou valiosos. Destaque-se, no entanto, que os critrios acima assinalados constituem diretrizes gerais para a organizao do recebimento de doaes, no devendo representar barreiras estabelecidas para desestimular potenciais doadores. A especificidade de cada caso dever ser pormenorizadamente analisada, aplicando -se as normas com o mximo de bom senso. Exigir, por exemplo, que a famlia de eminente professor rec entemente falecido apresente uma lista dos milhares de ttulos de sua biblioteca pessoal, fruto de toda uma vida dedicada pesquisa

na rea mesma de atuao da biblioteca universitria qual essa coleo oferecida, pode ser entendido como um sinal de d esinteresse ou desrespeito por parte dos responsveis pela aquisio, fazendo com que a doao seja encaminhada para outras instituies. Dependendo do caso, a prpria biblioteca poder contratar algum para a elaborao da lista, deixando assim evidente seu interesse pela coleo. Por outro lado, necessrio tambm salientar que muitas vezes existem presses polticas para que o bibliotecrio aceite uma determinada doao considerada de notria importncia por seus superiores hierrquicos. Cabe ao profiss ional argumentar com dados objetivos contra a incorporao de obras no necessrias coleo existente, apontando melhor destinao para elas. Documentosde natureza pessoal, por exemplo, encontraro melhor abrigo em arquivos e outras instituies similare s. Presses tambm podem ocorrer quando da negociao para compra de colees de pessoas eminentes em sua especialidade. O vendedor muitas vezes faz uma avaliao superior ao valor do acervo, cabendo, portanto, ao responsvel pela aquisio alertar a insti tuio mantenedora sobre as condies reais da coleo. H implicaes ticas na omisso do profissional nessa questo. Na grande maioria dos casos, o bibliotecrio encarregado do recebimento de doaes faz uma primeira triagem dos materiais oferecidos, se parando todos os itens claramente inadequados ao perfil do acervo (por exemplo, um manual de qumica em uma biblioteca de letras) ou sem condies fsicas de aproveitamento. Em seguida, separa os itens de interesse evidente e que sero incorporados de imed iato ao acervo, encaminhando -os para processamento. Os outros sero organizados para avaliao posterior pela comisso ou por especialistas convidados. E necessrio que os materiais recebidos sejam conferidos item por item com os catlogos da biblioteca, a fim de verificar se atendem a algumas condies, como, por exemplo: falhas de coleo ou exemplares extraviados; duplicatas do material existente, mas importantes para o acervo; tradues importantes; obras raras ou especiais; primeiras edies ou edi es diferentes das existentes na biblioteca; prefcios ou introdues dignos de ateno; anotaes ou dedicatrias de notveis, etc. claro que a resposta afirmativa a algumas destas questes pode significar no s a incorporao do material ao acerv o, mas tambm sua destinao para colees especiais ou de obras raras. Uma vez devidamente considerados estes pontos, resta saber o que fazer com o material no aproveitado. Pode -se oferec-lo comodoao a outras bibliotecas, encaminh -lo para ser utilizado para permuta, coloc -lo em disponibilidade para venda a sebos, reciclagem do papel ou realizao de feira de livros usados, etc. Qualquer das destinaes acima implica custos para a biblioteca. Dependendo do volume e diversidade do material, talvez o cu sto para se livrar dos itens indesejveis (contatos com compradores de papel velho ou possveis beneficirios de doaes, organizao de feiras de livros usados, confeco de listas de duplicatas, envio dos materiais, espao para armazenamento, etc.) seja superior aos benefcios obtidos pela totalidade dos itens incorporados. Por isso, pode -se afirmar que muitas vezes o barato sai caro... Alm disso, importante salientar que as doaes precisam ser convenientemente reconhecidas pela biblioteca. Isto signi fica no apenas a identificao do doador no prprio material, por meio da aposio de carimbo ou ex -lbris apropriados, como tambm, quando de doaes especiais, envio de cartas de agradecimento assinadas pela autoridade principal da biblioteca ou da instituio. Na maioria dos casos, um formulrio pr -impresso, que contenha espao para incluso do nome do doador e, eventualmente, os ttulos das obras doadas, ser mais que suficiente. Uma ltima observao em relao s doaes diz respeito a um especial e nfoque que dado internacionalmente a essa questo: em alguns pases, em especial nas universidades, existe a prtica de buscar o apoio de personalidades ligadas instituio (ex -alunos, decanos, antigos professores, etc.), com a finalidade de obter bene fcios para as atividades ali desenvolvidas, entre elas as bibliotecas. Esses benefcios podem traduzir -se em fundos especiais destinados aquisio de materiais de informao.

Essa modalidade de obteno de doaes parece no ser ainda suficientemente explorada no Brasil. No entanto, seria interessante que os profissionais do pas dessem mais ateno a esse assunto. Certamente, muito poderiam ganhar com isso.

Em outros pases, os bibliotecrios costumam ter uma preocupa o bastante acentuada quanto aos aspectos ticos envolvidos em sua prtica profissional ao realizarem atividades de aquisio. E comum encontrar estudos na literatura ou debates nas listas eletrnicas de discusso sobre desenvolvimento de colees e aquisi o, com posies bastante exaltadas de profissionais que cobram de seus companheiros uma atitude tica mais consentnea com suas responsabilidades como agentes da informao. No Brasil, o assunto parece estar longe das mentes dos profissionais que, em sua maioria, esto ainda um tanto desatentos quanto s repercusses que uma postura tica inadequada pode ter em relao imagem da profisso perante a sociedade. Lamentavelmente, isto vlido para todas as atividades dos bibliotecrios, no apenas as de aquisio. As consideraes que se seguem, sobre as questes ticas que afetam de modo mais direto a aquisio de materiais informacionais em bibliotecas e servios de informao, podem, em geral, ser tambm vlidas para o conjunto de atividades dos profissi onais. Em muitos casos, uma simples troca de substantivos bastaria para demonstrar isso ( administrao ou informatizao, por exemplo, no lugar de aquisio). Uma das contribuies mais objetivas j apresentadas ao assunto da tica nas atividades de aquisio o trabalho de Christian M. Boissonas publicado em 1987. Esse artigo reproduz conferncia apresentada em um simpsio sobre as influn ciasexternas que afetam as atividades de aquisio e desenvolvimento de colees. O autor apresenta um caso hipottico de relacionamento entre o bibliotecrio responsvel pela aquisio em uma grande instituio universitria e o representante de vendas de uma empresa especializada no fornecimento de materiais de informao, apontando vrios perigos e tentaes a que os profissionais da informao esto sujeitos na prtica da aquisio. O primeiro aspecto que deve ser salientado, como o prprio ttulo do ar tigo indica, consiste na aceitao de pequenos favores (no caso, um jantar) por parte do bibliotecrio. Isto, segundo argumenta o autor, ainda no chega a representar diretamente uma quebra de comportamento tico, pois prtica comum no meio empresarial a s empresas convidarem seus clientes para jantar, buscando um relacionamento mais ameno e amigvel com eles. No entanto, muitas vezes at de maneira inconsciente, esses pequenos favores podem predispor o profissional a direcionar suas aquisies para aquele que lhe concedeu a gentileza, gerando, a sim, um comportamento tico questionvel. Os profissionais da informao devem vigiar -se atentamente quando da tomada de decises sobre aquisio, guiando -se por critrios objetivos (como, por exemplo, descontos maiores em determinados materiais), de modo que no venha a ocorrer um favorecimento desse ou daquele fornecedor. Quando essa predisposio ao favorecimento deixa de ocorrer de maneira inconsciente, constituindo uma conseqncia direta dos pequenos favores recebidos, existem motivos para pensar que o comportamento tico do bibliotecrio deixou apenas de ser questionvel e passou a ter conotaes decididamente condenveis. A palavra corrupo aplicada a esse quadro, como diz Boissonas, talvez seja demasiado forte, mas pode-se afirmar que, quando tal acontece, o profissional da aquisio, ainda que por descuido, deixou-se seduzir pelos agrados recebidos e permitiu que estes influenciassem seu julgamento. Favorecer um fornecedor de materiais de informao simple smente porque este lhe proporcionou umbom jantar (ou lhe deu uma bonita agenda no fim do ano) mover -se em terreno eticamente duvidoso, para no dizer que constitui um comportamento antitico por parte do profissional. Outro ponto destacado por Boissonas diz respeito busca direta de benefcios pessoais pelo profissional da informao quando da realizao de suas atividades na rea de aquisio. Neste caso, a palavra corrupo seria corretamente empregada, pois j se trataria no apenas de um comportamento caracterizado por uma atitude profissional antitica, mas, isto sim, um caso explcito de transgresso das normas legais.

Felizmente, tanto nos Estados Unidos, objeto das ponderaes do autor, como em nosso pas, existem motivos para acreditar que o n dice de bibliotecrios que se enquadram nesse ltimo caso muito menor do que aquele apresentado por outras profisses. Talvez porque os profissionais da informao lidem com quantias muito menores do que aquelas com que lidam profissionais de outras rea s. Talvez porque os fornecedores de materiais de informao tambm no tenham uma margem de lucro assim to grande a ponto de se permitirem separar uma quantia atraente para comprar o favorecimento por parte dos bibliotecrios. Mas no nos iludamos: os bib liotecrios no possuem o monoplio da virtude e esto sujeitos, como quaisquer outros profissionais, tentao do lucro ou do dinheiro fcil, deixando em segundo plano o interesse dos usurios e das instituies a que devem primordialmente servir. Muitas vezes, alis, por mais paradoxal que isto seja, os atentados tica profissional acontecem, no meio bibliotecrio, com as melhores intenes possveis. Empresas comerciais de que as bibliotecas so clientes costumam proporcionar recursos financeiros que viabilizam uma publicao, a produo de um filme promocional, a elaborao de um folheto de divulgao dos servios da biblioteca, etc. Viagens para participar em congressos da rea de informao, para relatar as atividades desenvolvidas pelas bibliotecas , j foram total ou parcialmente financiadas por fornecedores de materiais.Bibliotecas j solicitaram e receberam computadores ou outros equipamentos dos representantes de empresas que efetuam suas assinaturas de peridicos e aquisio de livros estrangeiros. O que tudo isso significou em termos de comprometimento dos profissionais com a continuidade de ligaes comerciais com essas empresas, muitas vezes de maneira exclusiva, pertence ainda ao terreno da especulao. Mas seria talvez excesso de ingenuidade acreditar que os fatos narrados em nada influenciaram o relacionamento posterior entre os diversos parceiros. Embora consideremos todas as atitudes profissionais acima descritas apenas raras excees no desempenho do conjunto dos bibliotecrios brasileiro s e elas felizmente e com certeza o so! precisamos estar sempre atentos a situaes intermedirias que podem colocar em questo nossa tica profissional. Infelizmente, o cdigo de tica do bibliotecrio brasileiro em nada se manifesta sobre o assunto, preferindo defender o profissional contra as difamaes que outro profissional lhe possa fazer, ou colocar -se, corporativamente, como elemento de apoio aos bibliotecrios em relao s presses que estes possam sofrer por parte da sociedade em que atuam ( que deveriam, alis, ser vistas como essencialmente positivas e no de maneira negativa como o faz o cdigo de tica). Tampouco os cursos de biblioteconomia parecem preocupar -se muito com esse assunto, em geral formando alunos que, durante quatro ou mais a nos de freqncia aos bancos das universidades, pouqussimas vezes ouvem a palavra tica sendo aplicada a seu futuro fazer profissional. Neste sentido, a reflexo tica acaba ocorrendo individualmente e nem sempre de forma correta, na medida em que os bi bliotecrios, de maneira geral, no possuem parmetros de desempenho tico-profissional. E preciso reconhecer que mesmo entre bibliotecrios e profissionais da informao do Primeiro Mundo nem sempre fcil se colocar em posio eticamente inatacvel. A familiaridade com alguns fornecedores, tanto l como aqui, muitas vezes faz com quese aceite um servio pouco mais do que medocre apenas por causa da comodidade de um relacionamento em que os laos de camaradagem j no se distinguem mais das relaes profissionais. A est um dos maiores perigos para a tica profissional. A prtica de se exigirem diversas cotaes de preo antes de se optar pelo fornecedor que oferece maiores vantagens para a biblioteca costuma ser uma forma bastante eficiente de tratar objetivamente a escolha de fornecedores. No servio pblico, a exigncia de abertura de um processo formal onde a livre concorrncia possa imperar foi pensada exatamente para garantir que no existam favorecimentos desleais. salutar que os profissionais, t al como qualquer cidado que compara preos, solicitem cotaes de diversos fornecedores. No entanto, existem motivos para se duvidar da correo tica de bibliotecrios que repassam para um fornecedor as cotaes que um outro fornecedor realizou a seu pedido, de modo que o primeiro, de posse desse conhecimento, venha a oferecer-lhes melhores preos. Embora o profissional alegue que teve apenas o objetivo de obter os melhores preos possveis para sua instituio e que ela, afinal, se beneficiou financeiram ente de sua iniciativa, o

que talvez seja verdade, ele sem dvida foi cmplice em um processo desleal de concorrncia econmica, o que no absolutamente uma postura tica defensvel. Assim como os bibliotecrios tm o direito de esperar que seus forneced ores lhes ofeream as melhores condies possveis para compra e pagamento, os fornecedores tambm tm o direito de esperar que suas cotaes sejam utilizadas com discrio pelos bibliotecrios. Ainda recentemente, os bibliotecrios norte -americanos reunidos na Association of Library Collections and Technical Services (ALCTS), durante um seminrio onde foram discutidas as relaes entre as bibliotecas e editoras/fornecedores de materiais de informao, aprovaram uma declarao de princpios e padres para a prtica da aquisio, que se prope como um cdigo de condutatica aos bibliotecrios para a execuo das diversas atividades relacionadas com a aquisio de materiais de informao. Enquanto no se elabora uma proposta mais adequada realidade brasileir a, a proposio dos profissionais norte -americanos poderia ser aqui aplicada como um cdigo de conduta para os nossos bibliotecrios. A ntegra dessa proposta encontra -se reproduzida no anexo 1.

Nos ltimos tempos, tomaram -se comuns na literatura de cincia da informao, e mesmo em trabalhos orientados para o grande pblico de leitores no -especializados, a elaborao de previses sobre o futuro das bibliotecas e servios de informao. Autores como Bill Gates e Nicholas Negroponte , para citar apenas dois nomes, traam cenrios apocalpticos para as inst ituies de informao, praticamente sugerindo seu rpido desaparecimento. Para esses autores, os meios de comunicao eletrnica colocaro disposio de cada pessoa todo o universo do conhecimento humano hoje acumulado nas bibliotecas. Qualquer texto j produzido estar imediatamente disponvel ao feliz possuidor de um computador com acesso s redes eletrnicas de comunicao (bastando para isso apenas dispor de um modem e um software apropriados), que o receber diretamente em seu prprio equipamento ao simples clicar de um mouse. E a emergncia da biblioteca virtual. Sem muros. Sem papis. Sem intermedirios. O melhor dos mundos. No cabe aqui, evidentemente, concordar ou discordar das previses. Talvez elas ocorram mais cedo do que possamos imaginar, t alvez demorem um pouco, talvez a realidade seja algo totalmente diverso do que previram os analistas. Entrar no terreno da futurologia um perigo que mais conveniente evitar. No entanto, como este livro preocupa -se com a problemtica da aquisio de mat eriais de informao, vale a pena refletir a respeito de como todas essas tecnologias atualmente disponveis, algumas delas consolidadas no mercado, outras ainda apenas emergentes, esto afetando as atividades que a compem, tanto no Brasil como no resto do mundo. necessrio reconhecer que estamos vivendo um momento em que todas as reas do conhecimento recebem uma influncia direta dessas vrias tecnologias, e necessitam mudar suas prticas e concepes, adequando -as a uma nova realidade. No h como fug ir disso. Mais do que temer um amanh que se mostra talvez tenebroso, necessrio adaptar -se aos novos tempos, incorporando as mudanas na prtica diria. De maneira geral, todas as profisses humanas tero que faz -lo, mais dia, menos dia. Em nosso caso especfico, a rea de servios de informao, v -se que muitas vezes ela se desgasta, sem muita objetividade, em um tpico dilema hamletiano entre a posse ou o acesso ao documento primrio, muitas vezes deixando de atentar para as condies concretas que condicionam uma ou outra questo. Fala-se muito no abandono do paradigma do acervo para abraar um paradigma novo e definitivo, o da informao, mas nem sempre so mencionadas as maneiras para se fazer isso (basta a boa vontade? o esclarecimento? uma melhor viso de futuro?). Inconscientemente, ao mesmo tempo que se tenta escrever o futuro com novas e mais atraentes tintas, tenta -se tambm apagar e renegar o passado, como se fosse uma mancha da qual os profissionais deveriam envergonhar -se. Paradoxalmente, a o fazer isso no percebem que, como diz Michael Buckland, as bibliotecas sempre atuaram na rea de fornecimento da informao. A boa nova que meios adicionais e diferentes para o provimento de servios bibliogrficos esto se tomando disponveis de uma maneira sem precedentes desde o sculo

XIX. E conclui afirmando que odesafio para todos os envolvidos com as bibliotecas determinar como, se, e quando estes novos meios devero ser utilizados. Considerando a avalanche publicitria sobre as maravilhas da comunicao eletrnica com que todos somos bombardeados diariamente pela televiso, rdio, jornal, revistas ilustradas, etc., natural acreditar que o mundo esteja caminhando rumo a mudanas revolucionrias. E provavelmente est mesmo. No entanto, importante ter em mente que essas mudanas dificilmente ocorrero de maneira uniforme. Para uma correta avaliao desse contexto de mudanas, uma primeira preocupao deve ser a de considerar adequadamente o ritmo em que iro ocorrer. Particularmente, entendemos que preciso refrea r um pouco o entusiasmo, antes de se considerar o assunto aquisio de materiais de informao como mais um daqueles imediatamente fadados ao extermnio total, devido ao surgimento das novas tecnologias informacionais. O raciocnio claro, embora falacioso: no havendo necessidade de acervos fsicos agrupados em um nico local, desaparecem as atividades de aquisio. Ainda que grandes mudanas venham realmente a ocorrer no futuro, improvvel que ocorram no mesmo ritmo em todas as reas do conhecimento e em todas as regies do mundo. Parece ser possvel imaginar um mundo onde as bibliotecas tradicionais, com suas colees compostas predominantemente de materiais em suporte de papel, iro ainda conviver por um bom tempo com as instituies especializadas de informao, estas ltimas representando o principal ambiente onde a informao eletrnica aos poucos assumir a supremacia. Assim, parafraseando Mark Twain, pode -se afirmar que as notcias que j do como certa a morte tanto dos acervos bibliogrficos com o das prprias bibliotecas so provavelmente um pouco exageradas... O Brasil talvez ingresse aos poucos nessa nova realidade e tenha de conviver, ainda por algum tempo, com situaes extremamente diversas em termos de desenvolvimento econmico e social. Infelizmente, a chamada auto-estrada da informao ir com toda certeza aqui estar colocada lado a lado com as nossas centenas de pobres e esburacadas estradas vicinais da informao, muitas vezes sequer devidamente pavimentadas, freqentemente invadidas pel o mato e que mal se distinguem de uma trilha feita por caminhantes. Considerando as questes acima expostas, possvel vislumbrar trs tendncias de mudanas que podem ser encaradas como as que tm possibilidade de afetar mais profundamente as atividades da aquisio: a aquisio automatizada, as publicaes eletrnicas e a definio entre acesso e posse dos documentos. A seguir, enfocaremos nossa ateno um pouco mais sobre cada uma delas.

Aquisio automatizada
Em muitos pases desenvolvidos, os servi os de aquisio, j h algum tempo, so em grande parte realizados de modo automatizado. Esta tendncia s tende a aumentar no futuro, no apenas devido ao barateamento e aumento da potncia dos microcomputadores mas tambm, principalmente, porque as vanta gens proporcionadas pela informtica s atividades de aquisio so muito grandes. A cada dia, desenvolvem -se softwares ainda mais apropriados, tornando mais fcil no s a vida dos bibliotecrios responsveis pela aquisio, mas tambm a do cliente final dos servios bibliotecrios, que recebe mais rapidamente, e com menor nvel de erros, os ttulos que deseja. Atividades como o encaminhamento do pedido de compras, controle de pagamentos, recebimento dos itens, reclamaes quanto a atrasos de remessa e man uteno de bases de dados so, em geral, grandes beneficirias da automao, liberando os bibliotecrios para outras atividades, como o contato direto com o pblico ou a negociao com os fornecedores. Em pases mais avanados, existe uma grande quantidade de programas de computador desenvolvidos para servir especificamente s atividades de aquisio. No Brasil, seu nmero ainda no grande, mas vrios j podem ser encontrados no mercado. Normalmente, bibliotecas ligadas em sistema ou rede, como o caso d e vrias universidades, tm optado pela aquisio de pacotes integrados de programas, que possibilitam a informatizao de todas ou quase todas as atividades das bibliotecas, da aquisio circulao. Algumas bibliotecas, porm, devido a limitaes fsica s e financeiras, tm preferido desenvolver programas prprios para a aquisio, com razovel sucesso. A deciso entre a utilizao de programas integrados e no -integrados passa, necessariamente, pela anlise das

condies locais. Nesta questo, importan te realizar um estudo cuidadoso da realidade cotidiana, tendo em conta as caractersticas e possibilidades da biblioteca e/ou da instituio mantenedora, optando, ento, pela alternativa que propiciar mais vantagens. No existem solues fechadas. Mais que auxiliar nas questes operacionais da aquisio (ou seja, nas atividades rotineiras de controle de pedidos e recebimento de materiais, por exemplo), pode -se vislumbrar que a automao estar cada vez mais ligada s atividades administrativas e de tomada d e decises da aquisio. A automao ser elemento de vital importncia neste aspecto, possibilitando, entre outras coisas, um melhor planejamento da utilizao das verbas a curto, mdio ou longo prazos, mediante a realizao de projees dos gastos futuro s com relao a reas, departamentos, segmentos da comunidade, etc., e cruzando esses dados com a evoluo dos preos dos materiais informacionais. Cada vez mais, o responsvel pela aquisio dever estar munido de informaes que lhe permitam avaliar com exatido no s o peso de cada item no conjunto das aquisies, mas tambmquanto a sua aquisio significar em termos de comprometimento de oramentos futuros. No caso de peridicos, por exemplo, estudos que permitam visualizar a evoluo de preos em reas emergentes podero indicar caminhos alternativos para o planejamento global do acervo, possibilitando o melhor gerenciamento dos recursos disponveis.

As publicaes eletrnicas
J bastante significativa a variedade de ttulos que, alm de serem pub licados em formato impresso, em papel, tambm se encontram disponveis para consulta nas redes eletrnicas. E uma tendncia que aparentemente s tende a crescer, podendo constituir -se em mais uma alternativa de aquisio para as bibliotecas. Muitas bases de dados e editoras de peridicos j so acessadas diretamente nas redes de comunicao, o que possibilita a identificao de material de interesse e seu recebimento por intermdio de transmisso por fax ou transferncia eletrnica. Da mesma forma, existem iniciativas internacionais, vinculadas a algumas grandes universidades, que buscam disseminar por via eletrnica, em verso integral, obras consideradas de valor literrio incontestvel, abrangendo principalmente os grandes clssicos da literatura universa l cados em domnio pblico. Atualmente, podem ser j obtidos por via eletrnica a obra completa de Shakespeare, grande parte dos autores clssicos gregos e latinos, a Bblia, todas as histrias de Sherlock Holmes, e muito mais. Para localizar os servidore s de literatura na Internet, que indicam os locais onde se encontram os textos deste exemplo, acessar http://www.cs.fsu.edu/projects/group4/ litpage.html. Alm desses ttulos tomados pblicos de duas formas, ou seja, impressa e eletrnica, crescente tambm o aparecimento de vrias publicaes disponveis apenas nas redes de comunicao, principalmente as conhecidas como peridicos eletrnicos. Trata -se de publicaes peridicas em vrios aspectos idnticas s produzidas em papel, muitas contando com comisses editoriais incumbidasde julgar a qualidade e adequao das contribuies enviadas. Cada fascculo arquivado em um computador de grande porte, conhecido internacionalmente como site, onde fica disposio dos interessados, podendo ser acessado, lido e solicitado por correio eletrnico ou outra modalidade de remessa. Evidentemente, o custo de produzir um peridico eletrnico significativamente menor do que o de produo de um similar impresso. Grande parte das despesas para o lanamento de uma publicao impressa simplesmente inexistir no formato eletrnico (como, por exemplo, os custos de papel, impresso, acabamento, empacotamento, envio, controle de distribuio, etc.). As despesas relacionadas com o processo de qualidade, ou seja, a reviso das colaboraes pelas comisses editoriais do peridico e o contato com os autores, embora continuem existindo, ocorrem de forma muito mais dinmica, na medida em que todos os contatos entre as partes envolvidas so feitos por via eletrnica, de maneira insta ntnea. Num peridico eletrnico tpico, o autor do artigo o envia para o editor por correio eletrnico, que por sua vez o distribui da mesma forma para o(s) referee(s) mais apropriado(s) para avaliao do artigo. Depois de um intervalo predeterminado, o a valiador devolver o artigo ao editor, tambm por via eletrnica, j devidamente analisado e anotado, para imediata publicao e/ou encaminhamento aos autores e conseqente retroalimentao do processo. Desnecessrio salientar o quanto esta comunicao por meios eletrnicos menos dispendiosa,

quando comparada com o mesmo processo por intermdio de canais normais de comunicao como correio e fax. Alm disso, importante destacar que a afirmao de que os custos de produo so bastante inferiores no imp lica dizer que os assinantes recebero o material sem qualquer custo direto. Evidentemente, paga -se um preo pela assinatura do peridico eletrnico. Os parmetros para fixao de preos, por sua vez, ainda no se encontram suficientemente dimensionados para fins decomparao, sendo definidos de maneira arbitrria pelas editoras. Da mesma forma, ainda no est suficientemente claro como as bibliotecas podero administrar os custos com assinatura dos peridicos eletrnicos, como os tornaro acessveis a seus usurios e, mais ainda, como o faro de modo a no incorrer em abusos do direito autoral. De qualquer forma, j est se tomando cada vez mais evidente que, para as bibliotecas, no haver uma economia to substancial de recursos como se pensou a princpio com a substituio do peridico impresso pelo eletrnico, pois elas tero ainda que arcar com o preo das assinaturas. Existem inclusive motivos para preocupao com o assunto, na medida em que, com o peridico eletrnico, as editoras tm um controle muit o maior sobre questes de demanda e utilizao, podendo inclusive estabelecer preos em funo desses fatores. As bibliotecas correm o risco de se tornarem refns de regras impostas pelas editoras, que podero estabelecer, segundo suas convenincias e inte resses, um nmero mximo de leitores que podero acessar suas publicaes em forma eletrnica, cobrando um valor adicional por todos os usurios que ultrapassarem esse nmero. Isto faz com que a questo do peridico eletrnico esteja intimamente ligada d iscusso sobre acesso remoto e disponibilidade fsica dos documentos, outro ponto que afetar as atividades de aquisio no futuro e que ser discutido a seguir.

Definio entre acesso versus posse dos documentos

Esta discusso j no mais absolutament e nova em nosso meio. H um bom tempo os bibliotecrios, em suas publicaes especializadas, vm levantando os prs e os contras de cada uma das opes, fazendo propostas de implementao de atividades que possibilitem retirar o mximo proveito de cada uma delas. Tradicionalmente as bibliotecas tm -se caracterizado como instituies que guardam, tm a posse, de um grupo de documentos, com o objetivo de atender s necessidades de informaode uma comunidade especfica. Para atingir este objetivo, elas coloca m seu acervo disposio dessa comunidade, por intermdio de emprstimo ou uso local. Embora isto resuma uma das caractersticas mais marcantes dessas instituies, j deixou de significar exclusividade de modelo de atuao. A primeira alternativa utiliza da em contraposio posse fsica dos documentos foi o emprstimo entre bibliotecas, pelo qual os usurios de uma instituio bibliotecria tm acesso ao material disponvel em outras. Em geral, sua biblioteca de origem fica responsvel pelo contato com a instituio possuidora do item, sua retirada e posterior emprstimo, bem como da devoluo ao final do ato de utilizao, mas isto no uma regra fixa, sendo que muitas vezes o nus de busca repassado totalmente ao usurio interessado. O emprstimo entre bibliotecas j deixava implcita a constatao de que impossvel a qualquer biblioteca, por mais especializada que seja, garantir a posse fsica de todos os materiais que pudessem interessar a seus usurios. Tratava -se, ento, de possibilitar o acesso ao documento, ainda que este no ocorresse de forma imediata, como acontece com o material possudo localmente. A comutao bibliogrfica e o fornecimento de documentos, agora possibilitados por meios muito mais rpidos, veio minimizar bastante o tempo ne cessrio para que o documento chegue s mos do usurio nele interessado, no importando mais o local onde qualquer um deles se encontre. Para as bibliotecas, claro, esta evoluo representou uma ampliao enorme de seu campo de atuao, na medida em que hoje, ao menos idealmente, dispem de muito mais em seu acervo do que a capacidade de suas estantes. Tm, assim, possibilidades muito maiores para atendimento das necessidades de informao de seus usurios. No entanto, esta ampliao de alternativas no ocorre absolutamente sem um custo para as instituies. Como mencionam Carol Tenopir e Donald W. King, em artigo que analisa os mitos e a realidade das publicaes eletrnicas, o armazenamento e comunicao da informao eletrnica no ocorre de maneira gratuita: as universidades e outras organizaes pagam pelo acesso Internet, e,

na medida em que um trfego crescente implica aumento de pontos de acesso, os custos por transao se tomaro mais evidentes e provavelmente aumentaro. Isso tudo significa dizer que, ainda que muitas vezes os custos no sejam repassados diretamente ao usurio, algum est pagando pelo acesso ao documento por via eletrnica. Muito provavelmente, no futuro esse custo ser deduzido diretamente do oramento da biblioteca, talvez representando uma nova rubrica dos recursos financeiros disponveis para aquisio. Como julgar positivamente, em termos de custo benefcio, quando valer a pena para a biblioteca ter o material em seu acervo e quando ser mais vantajoso paga r pelo seu acesso em um servidor remoto? Esta provavelmente ser a pergunta mais importante a ser respondida no futuro. Para isso, certamente ser imprescindvel refinar os instrumentos de controle de fornecimento e de anlise de custos, definindo de manei ra precisa quanto custa fornecer a informao a partir de acervos armazenados localmente e a quanto equivale esse fornecimento quando efetuado por via eletrnica. Em princpio, sabe-se que ttulos com baixa utilizao sero os primeiros candidatos na substituio da posse pelo acesso, mas restar sempre a questo sobre o ponto ideal em que o corte dever ser feito, essencialmente uma definio de carter administrativo. Esta ser uma deciso que caber aos responsveis pelos servios de aquisio, que, para tom-la, devero ponderar de maneira equnime as vantagens para os usurios e as disponibilidades oramentrias da instituio.

Os objetivos fixados para este livro no permitem que o assunto aquisio de materiais de informao seja tratado com a profundidade que merece. Ele por demais amplo para ser esgotado desta forma. A cada dia, enquanto se v o surgimento de novos veculos para disseminao da informao, v -se tambm a transformao de outros que de to familiares se pensavam imutveis. Cada um deles um novo desafio. Escrevemos este livro com a pretenso de oferecer uma contribuio importante para todas as profisses da rea de informao, tentando mostrar um caminho talvez mais fcil para ser seguido por todos aqueles que prefiram ou sejam obrigados a se enfronhar nas atividades de aquisio de materiais de informao. Pensamos escrever um livro eminentemente informativo, ou seja, que responda as perguntas mais corriqueiras que os bibliotecrios recm -chegados atividade de aquisio em geral se colocam, s vezes levando meses ou anos para encontrar a resposta desejada (isto, depois de errarem muito e darem muita cabeada pela vida...). Imaginamos, ainda, poder ir alm disso, proporcionando uma reflexo mais profunda sobre a importncia da aquisio no contexto das atividades do profissional da informao deste final de sculo e contribuindo para que ela deixe, como s vezes acontece, de ser rejeitada a priori ou procurada somente por aqueles que se sentem vontade quan do afastados do pblico (o que, alm do mais, um equvoco, poiso bibliotecrio de aquisio jamais pode estar longe de sua clientela). E temos talvez a esperana de que, dentre esses profissionais atrados para a rea, alguns deles estejam interessados e m revolucionar o que at agora foi feito, queiram colocar em dvida tudo o que existe e tenham a iniciativa de propor novos caminhos,inclusive colocando em xeque o que estamos dizendo em nosso trabalho. Ao se terminar de escrever um livro, percebe -se que ele j no nos pertence, mas sim queles que o lero e faro com ele o que bem entenderem. Alguns talvez o achem interessante e decidam utiliz -lo em seu trabalho; outros talvez se desinteressem e o achem por demais bvio, desnecessrio a suas atividades pr ofissionais. E fascinante, enquanto se espera pelo julgamento dos leitores, imaginar a reao de cada um. De nossa parte, traamos um alvo a ser atingido e lanamos nosso blide, torcendo por duas coisas: primeiro, para que no se desvie da rota que lhe fo i traada; segundo, para que o alvo tenha sido bem escolhido. E, por ltimo, para que o eventual leitor possa fechar o livro sentindo que j no mais o mesmo de quando o abriu. Para isso o escrevemos. Desta forma o sonhamos.

A denominao bibliografia complementar talvez no seja a mais apropriada, pois pretende-se listar no apenas os ttulos que os autores entendem que podem trazer informaes complementares para os leitores, mas tambm as principais listas eletrnicas de discusso e peridicos eletrnicos existentes, relacionados com a rea de desenvolvimento de colees em geral ou com a de aquisio em particular. De uma forma ou de outra, todos os itens relacionados a seguir serviram como subsdio para a elaborao deste livro, ainda que apenas alguns deles estejam citados nas referncias bibliogrficas nas notas de rodap. A literatura profissional em nossa rea predominantemente em lngua inglesa, sendo facilmente notado que a maioria dos textos listados foi originalm ente publicada nesse idioma. Espera -se, talvez com excessivo otimismo, que boa parte dos leitores sinta aguada sua curiosidade e procure conhecer um pouco mais esses ttulos. Certamente, muito tero a lucrar.

Livros
CENZER, Pamela S., Gozzi, Cynthia I . (ed.) Evaluating acquisitions and collection management. New York, Haworth Press, 1991. Reunindo contribuies de diversos autores, traz reflexes valiosas sobre a problemtica da avaliao dos servios de aquisio e desenvolvimento de colees. Especia lmente interessantes so os captulos Ameaas e oportunidades, de Connie Kearns McCarthy, enfocando os elementos que interferem no desenvolvimento de colees em um ambiente acadmico de biblioteca de pesquisa em constante modificao, e Avaliao do se rvio de aquisio: novos conceitos e percepes em mudana, de Carol E.Chamberlain, analisando as perspectivas do servio de avaliao no atual ambiente informacional. CURLEY, Arthur, BRODERICK, Dorothy. Building library collections. 6.ed. Metuchen, N.J.: Scarecrow, 1985. Um ttulo j bastante antigo, com as edies anteriores tendo sido escritas por outros autores. A edio de 1985 trata de maneira bastante ampla do desenvolvimento de colees, dedicando captulos a cada uma de suas atividades. Os capt ulos referentes especificamente aquisio de materiais, ainda que relativamente breves, so bastante teis. Apesar de apresentar um ligeiro vis para as bibliotecas pblicas, o livro pode trazer informaes valiosas para os leitores. EVANS, G. Edward. Developing library and information center collections . 2. ed. Littleton: Libraries Unlimited, 1987. Impossvel deixar de citar esta obra, j considerada um clssico na rea de desenvolvimento de colees. Sua leitura integral, e no apenas os captulos que tratam especificamente de aquisio, essencial para qualquer bibliotecrio. FIGUEIREDO, Nice Menezes de. Desenvolvimento e avaliao de colees . Rio de Janeiro: Rabiskus, 1993. Coletnea de artigos sobre desenvolvimento de colees publicados pela au tora em diversas revistas brasileiras. Especificamente com relao aquisio de materiais, traz dois captulos: Seleo e aquisio: da viso clssica moderna aplicao de tcnicas bibliomtricas, originalmente publicado na Cincia da Informao, e Seleo e aquisio de material em bibliotecas universitrias brasileiras, trabalho originalmente apresentado ao 2. Seminrio Nacional de Bibliotecas Universitrias, realizado em Braslia, em 1981. Apesar de transcorridos vrios anos desde a sua primeira publicao, continuam bastante atuais e merecem ser lidos por todos os profissionais interessados no assunto. GARDNER, Richard K. Library collections: their origin, selection and development. New York: McGraw-Hill, cl981. Outro manual sobre desenvolvimen to de colees em geral. Para o bibliotecrio preocupado apenas com questes que tenham a ver mais de perto com a aquisio de materiais de informao, as partes mais atraentes do livro so as que tratam do mercado editorial, analisando os vrios tipos de materiais, como so produzidos e comercializados.

ILGEN, William D., JAKUBS, Deborah. Acquisitions manual: guidelines for librarians, bookdealers and publishers .Madison: SALALM, cl988. Edio trilnge (ingls, espanhol e portugus), elaborada para tenta r normalizar as relaes entre bibliotecrios, livreiros e editoras nas atividades de aquisio de materiais. Boa parte do texto dedicada normalizao de pedidos de compra, indicando como devem ser citados autores, ttulos, locais de publicao, etc. S eu interesse limitado aos que se interessam mais de perto por essa problemtica. KATZ, Bill (ed.) The acquisitions budget. New York: Haworth Press, 1989. Especificamente voltado para a administrao do oramento para aquisio de materiais, reflete bem a preocupao dos bibliotecrios norte -americanos com uma realidade de disponibilidades financeiras cada vez mais limitadas. Embora as contribuies dos diversos autores apresentem certa desigualdade, algumas das propostas e anlises apresentadas podem ser teis para lidar com problemas similares encontrados pelos profissionais brasileiros. LEE, Sul H. (ed.) Acquisitions, budgets and material costs: issues and approaches . New York: Haworth Press, c1987. Composto por colaboraes de vrios autores, discute a questo dos preos dos materiais de informao e seu impacto nasbibliotecas. Apesar do vis norte -americano, apresenta reflexes importantes para leitura dos bibliotecrios brasileiros. Extremamente til a bibliografia selecionada sobre aquisio, or amento e materiais. MAGRILE, Rose Mary, CORBIN, John. Acquisitions management and collection development in libraries . 2. ed. Chicago: American Library Association, 1989. Texto bsico para qualquer profissional interessado em aquisio de materiais. Cons tituise em um dos trabalhos mais minuciosos sobre aquisio, sendo praticamente um manual para utilizao de todos os bibliotecrios atuantes na rea. Imprescindvel. MERCADANTE, Leila, ARNOLDI, Maria Eli. Orientao para aquisio de material bibliogrfico. Braslia: Programa Nacional de Bibliotecas Universitrias, 1986. Mesmo sendo um texto curto, preparado para dar suporte ao Programa Nacional de Bibliotecas Universitrias, traz informaes valiosas para todos os bibliotecrios envolvidos nas atividades de aquisio, principalmente na administrao pblica. OSBURN, Charles, ATKINSON, Ross (ed.) Collection management: a new treatise . Greenwich: JAT Press, 1991. Outro texto cuja leitura integral indispensvel para qualquer profissional interessado na problemtica do desenvolvimento de colees ou em qualquer uma de suas atividades. Cada um dos captulos foi escrito por profissionais atuantes, com larga experincia na rea sobre a qual escreveram. Especialmente teis para os bibliotecrios interessados em aquisio de materiais de informao so os captulos sobre programas de compras em massa, de Carolyn Bucknall, e aquisio de materiais estrangeiros, de Saral, M. Pritchard. SCFIREINER, Heloisa Benetti, SERAFIM, Loiva Teresinha, GATTELAN, Paulo Csa r, JESUS, Roselaine Prestes de. Compra de material bibliogrfico para bibliotecas universitrias brasileiras. Braslia: Programa Nacional de Bibliotecas Universitrias, 1991. Apresenta um enfoque minucioso sobre aquisio em bibliotecas universitrias bras ileiras ligadas administrao pblica. Apresenta uma abordagem prtica que pode ser bastante til para todos os bibliotecrios. Ainda que parte da legislao citada no trabalho j no esteja mais em vigor, os procedimentos apresentados no trabalho contin uam vlidos como diretrizes para uso dos bibliotecrios. VERGUEIRO, Waldomiro. Desenvolvimento de colees . So Paulo: Polis; Associao Paulista de Bibliotecrios, 1989. Uma abordagem bastante ampla sobre o desenvolvimento de colees, buscando introduzir os bibliotecrios no assunto. Sua leitura poder ser til para a definio de outras reas para aprofundamento.

VERGUEIRO, Waldomiro. Seleo de materiais de informao: princpios e tcnicas . Braslia: Briquet de Lemos / Livros, 1995. Ainda que tratando especificamente de seleo de materiais, sua leitura pode complementar muitas das idias e discusses aqui expostas com relao a aquisio. Recomenda-se a leitura do captulo referente s doaes.

Peridicos
ACQUISITIONS LIBRARIAN. New York, Hawor th Press, 1989 Costuma publicar apenas fascculos monotemticos, versando sobre os mais variados aspectos da aquisio de materiais de informao. Desde seu incio, j foram publicados fascculostratando de temas como aquisio automatizada (n. 1), aspecto s legais e ticos da aquisio (n. 3) e custos operacionais da aquisio (n. 4), entre outros. COLLECTION MANAGEMENT. New York, Haworth Press, 1975 Embora enfocando o desenvolvimento de colees de uma maneira geral, costuma publicar artigos sobre aquisi o, em seus mais variados aspectos. J praticamente uma revista tradicional da rea, constituindo uma leitura obrigatria para todos que desejam manter-se atualizados nas questes relacionadas com o desenvolvimento de colees. JOURNAL OF LIBRARY ADMI NISTRATION. New York, Haworth Press, 1980 Ainda que no versando especificamente sobre aquisio de materiais de informao, a citao a este peridico imprescindvel, pois um destaque especial costuma ser dado ao estudo de questes relacionadas com aqui sio de materiais (o que tambm serve como demonstrao da importncia que dada internacionalmente a esse tema). Especialmente teis para os profissionais interessados no assunto so os fascculos que enfocam a anlise de custos de peridicos (v. 12, n. 3), a avaliao de fornecedores de materiais de informao (v. 16, n. 3), o oramento para aquisio (v. 19, n. 2) e o compartilhamento de recursos (v. 20, n. 2), entre outros. LIBRARY ACQUISTTI0NS: PRACTICE & THEORY. New York, Pergamon Press, 1977 Provavelmente a melhor publicao peridica sobre aquisio existente no mercado, essencial para aprofundamento dos conhecimentos e atualizao de todos que atuam na rea. Costuma servir como instrumento para divulgao de seminrios e workshops sobre aquisi o e assuntos correlatos, realizados principalmente nos Estados Unidos. LIBRARY RESOURCES & TECHNICAL SERVICES. Chicago, Association for Library Collections & Technical Services, American Library Association, 1957 No um peridico que trate especificame nte da questo da aquisio, mas costuma regularmente tratar desse assunto, enfocando -o sob os mais diversos ngulos, abrangendo tanto aspectos tericos como prticos, inclusive com relatos de experincias e descrio de casos.

Listas eletrnicas de disc usso e peridicos eletrnicos

ACQNET THE ACQUISITIONS LIBRARIANS ELECTRONIC NETWORK (ACQNET L@LISTSERV.APPSTATE.EDU) Criado em dezembro de 1990, provavelmente o mais importante veculo eletrnico sobre aquisio e temas correlatos atualmente existen te na Internet, propondo -se como um foro permanente de troca de informaes para os bibliotecrios e outros profissionais interessados no assunto. E praticamente um meio termo entre um peridico eletrnico (possui at ISSN: 1057-5308) e uma lista de discus so, gozando de grande prestgio. As contribuies so moderadas por um editor e possui tambm uma comisso editorial, composta por profissionais conceituados. ACQNET no tem periodicidade regular, mas cada grupo de mensagens enviadas aos assinantes recebe numerao seqencial de volume e fascculo. Recentemente, foi adotada tambm a prtica de publicar nmeros avulsos, denominados ACQFLASHES, com numerao prpria, contendo mensagens com objetivos especficos que

necessitem de divulgao mais urgente (como anncios de empregos, chamadas para apresentao de trabalhos em congressos e reunies da rea, prazos para inscrio em concursos, etc.). As mensagens de adeso lista devem ser enviadas para listserv@listserv.appstate.edu. Nmeros atrasados esto arqui vados no listserv, podendo ser solicitados por FTP (file transfer protocol: protocolo de transferncia de arquivos). Tambm esto disponveis por intermdio do ACQWEB, um endereo na World Wide Web (www) dedicado exclusivamente s questes de aquisio e d esenvolvimento de colees. O endereo http:// www/library.vanderbilt.edu/law/acqs/acqs.html. BACKSERV - THE SERIALS BACK ISSUES AND DUPLICATE EXCHANGE LIST (BACKSERV@SUN.READMORE.COM). No se trata propriamente de uma lista de discusso, mas um endere o eletrnico devotado exclusivamente permuta informal de fascculos atrasados de peridicos entre bibliotecas, propondo-se como um local aonde se envia a lista dos materiais disponveis para permuta e dos que se desejam obter (na realidade, a lista h m uito tempo deixou de tratar exclusivamente de peridicos, pois freqentemente aparecem anncios de materiais monogrficos para permuta). No existem restries de assunto, apesar de a rea mdica ser talvez mais bem servida em outra lista, intitulada BACKM ED. Trata-se, enfim, de um veculo de comunicao para os bibliotecrios que estejam procura de fascculos atrasados de peridicos. Muitas bibliotecas solicitam que sua despesa com a remessa dos materiais lhes seja reembolsada pela biblioteca solicitante , o que pode trazer dificuldades para as instituies brasileiras, devido dificuldade de remessa do reembolso ou taxas bancrias que acabem tomando a transao no compensadora. As mensagens de inscrio devem ser enviadas para listserv@sun. readmore.com . Os arquivos semanais so armazenados no listserv, podendo ser solicitados com as mensagens normais. COLLDV-L LIBRARY COLLECTION DEVELOPMENT LIST (COLLDVL@USC.EDU). Embora dedicada discusso de questes relacionadas com o desenvolvimento de colees em geral, preocupaes referentes aquisio de materiais surgem com muita freqncia nesta lista,fazendo com que seu acompanhamento seja bastante proveitoso para todos os profissionais interessados no assunto. A lista moderada por Lynn F. Sipe, bibliotecria da University of Southern California. Mensagens de inscrio devem ser enviadas para listproc@usc.edu. PRICES-L NEWSLETTER ON SERIALS PRICINO ISSUES (PRICES -L@ UNC.EDU). Provavelmente o mais antigo peridico eletrnico da rea de aquisio, ded icado, como o prprio nome indica, discusso de questes relacionadas com o preo das publicaes peridicas, possuindo at mesmo o ISSN: 1046 -3410. No publicado em intervalos regulares, cada fascculo sendo composto e enviado para os assinantes de ac ordo com o volume de colaboraes recebidas. Na realidade, todas as questes relacionadas com os peridicos em geral interessam publicao e no apenas as relacionadas especificamente com preos. E editado por uma profissional com larga experincia na r ea de aquisio de peridicos. Mensagens de inscrio devem ser enviadas para listproc@unc.edu. Nmeros atrasados encontram-se arquivados no endereo http://sunsite. unc.edu/reference/prices/prices.html, mas tambm esto disponveis no prprio listproc. Para se obter uma lista dos fascculos disponveis, deve-se enviar uma mensagem para a listproc, contendo apenas as palavras index prices.

Em todas as transaes de aquisio, o bibliotecrio... considera primordialmente os objetivos e polticas de sua instituio empenha-se em obter o mximo de valor para cada dlar gasto; garante a todos os fornecedores em uma licitao o mesmo tratamento, na medida em que o permitam as polticas estabelecidas de sua instituio, e analisa cada transao por seus prprios mritos;

defende e trabalha pela honestidade, verdade e justia na compra e venda, e denuncia todas as formas e manifestaes de suborno; recusa presentes e gentilezas pessoais; utiliza somente com licena as idias originais e planos desenvolvidos por um fornecedor para objetivos de venda competitiva; garante recepo imediat a e corts, na medida em que as condies lhe permitam, a todos que o visitam no cumprimento de misses comerciais legtimas; cultiva e promove prticas comerciais justas, ticas e legais; evita embustes; empenha-se constantemente por conhecer a indstr ia editorial e ocomrcio de livros; empenha-se por estabelecer mtodos prticos e eficientes para odesempenho de suas funes; aconselha e auxilia seus colegas bibliotecrios no desempenho de seus deveres, sempre que a ocasio o permita.

Entendemos que algumas expresses utilizadas no processo de aquisio podem apresentar dificuldades para os responsveis por essas atividades, principalmente devido ao grande nmero de termos tcnicos em outr os idiomas, grande parte dos quais em ingls, usados na maioria das transaes comerciais. Abaixo, relacionamos os termos que, em nossa opinio, so os mais comuns. Esta lista beneficiou -se grandemente de lista similar elaborada por Leila Mercadante e Mari a Eh Arnoldi, em trabalho preparado para o Programa Nacional de Bibliotecas Universitrias. adiantamento. Recursos financeiros colocados disposio de reparties pblicas para arcarem com despesas urgentes que no podem aguardar os procedimentos norma is de aplicao. advanced payment required. Exige-se pagamento antecipado. Indica que necessrio efetuar o pagamento antes de o material ser despachado. amount due. Quantia devida. Especificao colocada no final de faturas pro forma, indicando a importncia que deve ser paga. annual subscription. Assinatura anual. back issues.Fascculos ou nmeros atrasados de peridicos. hank order. Ordem bancria. Ordem de pagamento realizada por intermdio de instituies bancrias. Pode implicar a realizao de contr ato de cmbio. bill later. A faturar. Indicao de faturamento posterior, ou seja, que o item ser posteriormente cobrado. bill to. Cobrar de. Instituio em nome da qual a fatura foi emitida. Pode ser diferente do endereo para onde as publicaes devero ser enviadas. bimonthly. Publicao de periodicidade bimestral. carta de crdito. Documento em que o vendedor especifica a existncia de crditos em favor das bibliotecas, em geral por causa de material que no foi fornecido. ceased publication. Publicao suspensa. Peridico cuja publicao foi cancelada. consolidated service. Servio oferecido por determinadas agncias, compreendendo o controle de recebimento de fascculos de peridicos e seu envio para as bibliotecas de forma organizada. Inclui tambm a reclamao de falhas de recebimento diretamente pela agncia. contrato de cmbio. Documento firmado entre o comprador de moeda estrangeira e o estabelecimento bancrio, no qual so discriminadas as operaes de cmbio. Necessrio para o pagamento de faturas pro forma enviadas por fornecedores do exterior. cotao. Preo fornecido por firmas comerciais, em licitaes ou oramentos. credit memovercarta de crdito credit ordervercarta de crdito current number. Nmero atual. O fascculo mais recente de um per idico. current price. Preo atual. O preo que est sendo praticado no momento. delayed. Atrasado. Indica que a publicao ou remessa do material est atrasada.

delivery address. Endereo de entrega. Endereo para onde deve ser remetido o material adquirido. Pode ser diferente do endereo da instituio em nome de quem ser emitida a fatura. discontinuedverceased publication dlar-livro.Valor convencionado por cada livraria ou agncia para fixar, em moeda nacional, o preo final de venda ao consumidor de m ateriais de informao importados. Trata se, efetivamente, de uma forma de agregar ao preo de venda os custos adicionais em que o livreiro incorre para a obteno dos itens. No tem paridade com a cotao oficial, sendo sempre maior. edital. Documento que especifica as condies de realizao da licitao, inclusive regras para participao, julgamento das propostas e elaborao do contrato. editor. Em portugus, a empresa responsvel pela publicao da obra; o mesmo que editora. Em ingls, pessoa que prep ara para publicao o trabalho de outrem (editor de texto), ou que coordena a edio de uma obra de autoria coletiva (organizador); tambm o responsvel pelo contedo de um peridico ou de parte dele (sentido que vem se tornando comum no Brasil). empenho. Ao administrativa e respectivo documento que, na administrao pblica, significam que foi efetuado o comprometimento dos recursos financeiros destinados ao pagamento de servios que sero prestados ou bens a serem adquiridos. exchange. Intercmbio. Permuta ou intercmbio de materiais de informao. Cmbio, ou seja, converso da moeda de um pas pela de outro pas. exchange rate. Taxa de cmbio. forthnightly. Quinzenal. Publicao de periodicidade quinzenal ou bimensal. frequency of publication. Periodicidade de publicao. gift. Doao. Doao de materiais de informao. Diferente de donation, que se refere s doaes em espcie. handling charge. Porcentagem acrescida ao preo de capa de uma publicao, referente ao servio da agncia ou da livraria, engl obando localizao do item, manipulao e empacotamento. hardback, hardbound ou hardcover. Capa dura. Encadernado. Termos que indicam que, ao contrrio de uma brochura ( paper-back), o material se apresenta encadernado. issue. Fascculo ou nmero de uma pub licao peridica. invoice. Fatura. Documento que serve para comprovar os termos e valores de uma compra e encaminhar seu pagamento. licitao. Procedimento administrativo que se destina a obter as condies mais vantajosas de preo e prazo de entrega para aquisio de bens e servios. E indispensvel na administrao pblica. missing issue. Fascculo ou nmero faltante de um peridico. monthly. Mensal. Refere-se a publicao de periodicidade mensal. net price. Preo lquido. not yet published. Ainda no publicado. Indica material que ainda se acha em fase de produo. on expire. Informa que a assinatura de um ttulo est para vencer. order. Encomenda. Pedido de compra. out of print. Esgotado. Refere-se a ttulos retirados do catlogo da editora ou esgotados. out of stock. Refere-se a publicao no disponvel no momento. packing and postage charges. Despesas de embalagem e porte. paperback. Brochura. Livro com capas de papel ou carto, ao contrrio do encadernado. pocketbook, pocket edition. Livro de bolso, edio de bolso. pro forma ou proforma invoice. Proposta emitida pelo fornecedor, em que relacionado o material oferecido, com indicao de preo, prazo de validade, condies de pagamento, etc. publisher. Editora. Empresa ou outra instituio responsve l pela publicao da obra. purchase price. Preo de compra. quarterly. Trimestral. Publicao de periodicidade trimestral, isto , publicada quatro vezes ao ano. replacement. Substituio. Reposio de ttulos de livros ou fascculos de peridicos.

reprint. Reimpresso. No caso de artigo de peridico sua separata. romaneio. Lista que acompanha os itens encaminhados biblioteca ou instituio, mencionando os documentos originais em que constam esses itens. serials. Publicaes seriadas, com periodicidade fixa ou no. ship to. Despachar para. Indicao do local para onde deve ser enviado material. Pode ser diferente do endereo da instituio responsvel pelo pagamento. shipping charges. Despesas de transporte. standing order.Modalidade de compra pela qual a editora ou agncia fica autorizada a enviar automaticamente qualquer nova publicao de uma srie monogrfica ou de um ttulo de peridico, sem que o comprador tenha necessidade de solicit -la antecipadamente. subscription. Assinatura, em geral de public aes peridicas. weekly. Semanal. Refere-se a publicao de periodicidade semanal. wire transfer. Transferncia de numerrio por meios telefnicos ou eletrnicos, utilizada pelos estabelecimentos bancrios.