SISTEMA INTEGRADO DE INFORMAO BIBLIOGRFICA DA UNIVERSIDADE DE COIMBRA

PUBLICAES PERIDICAS
GUIA DE UTILIZAO (Verso 1)
Iuliana Gonalves (Coord.) Maria do Carmo Dias Maria Teodsio Jacinto

Coimbra, Maro de 2006

SUMRIO

1 INTRODUO ................................................................................................ 3 2 SESSO DE TRABALHO NO MDULO DE PUBLICAES PERIDICAS................................................................................................. 3 2.1 Acesso ao Mdulo de Publicaes Peridicas ............................................. 3 2.2 Sair do Mdulo de Publicaes Peridicas .................................................. 3 3 REGISTOS DO MILLENNIUM ........................................................................ 4 3.1 Tipos de Registos......................................................................................... 4 3.2 Estrutura dos Registos ................................................................................. 4 4 FUNES DO MDULO DE PUBLICAES PERIDICAS ....................... 5 5 CRAN PRINCIPAL DO MDULO DE PUBLICAES PERIDICAS ........ 6 5.1 Barra do Ttulo.............................................................................................. 6 5.2 Barra de Menu.............................................................................................. 6 5.3 Barra de Ferramentas .................................................................................. 7 5.4 Barra de Navegao .................................................................................... 8 5.5 Caixa Central................................................................................................ 8 5.6 Caixa Inferior ................................................................................................ 8 5.7 Separadores................................................................................................. 9 6 LOCALIZAO E RECUPERAO DE PUBLICAES PERIDICAS EM MODO DE RECEPO DE PERIDICOS ................................................. 10 7 CATALOGAO DE PUBLICAES PERIDICAS EM MODO DE RECEPO DE PERIDICOS ............................................................. 11 8 GESTO DE EXISTNCIAS DE PUBLICAES PERIDICAS ................ 12 8.1 Criao do Registo Cardex ........................................................................ 12 8.1.1 Campos Fixos ......................................................................................... 14 8.1.2 Campos Variveis ................................................................................... 14 8.2 Criao da Ficha Cardex............................................................................ 16 8.2.1 Elementos da Ficha Cardex .................................................................... 17 8.2.1.1 Em Modo Simples ................................................................................ 17 8.2.1.2 Em Modo Avanado ............................................................................. 20 8.3 Caixas da Ficha Cardex ............................................................................. 22

8.4 Registo de Existncias (Bib possui) ........................................................... 23 8.5 Modificao do Registo Cardex e da Ficha Cardex ................................... 27 8.5.1 Modificao do Registo Cardex............................................................... 27 8.5.1.1 Modificao dos Campos Fixos............................................................ 27 8.5.1.2 Modificao dos Campos Variveis...................................................... 27 8.5.2 Modificao da Ficha Cardex .................................................................. 27 8.5.2.1 Menu de Caixa ..................................................................................... 28 8.5.2.1.1 Modificar Caixas Individualmente...................................................... 28 8.5.2.1.2 Actualizar Grupo de Caixas............................................................... 29 8.5.2.1.3 Apagar Caixas ................................................................................... 30 8.5.2.1.4 Extrapolar Caixas .............................................................................. 30 8.5.2.1.5 Inserir Caixas de Fascculos Antes da Seleco............................... 31 8.5.2.1.6 Acrescentar Caixas de Fascculos no Fim da Ficha.......................... 32 8.5.2.2 Menu de Ficha Cardex ......................................................................... 33 8.5.2.2.1 Editar Ficha Cardex........................................................................... 33 8.5.2.2.2 Apagar Ficha Cardex......................................................................... 34 8.5.2.2.3 Arquivar Ficha Cardex....................................................................... 34 8.5.2.3 Formato de Ficha Cardex..................................................................... 37 8.5.2.4 Funo de Ficha Cardex ...................................................................... 38 8.5.2.5 Opes Avanadas .............................................................................. 38 8.6 Criao de Suplementos e ndices............................................................. 39 8.6.1 Suplementos e ndices Regulares........................................................... 39 8.6.2 Suplementos e ndices Irregulares .......................................................... 41 8.7 Recepo de Publicaes Peridicas ........................................................ 41 8.8 Reclamao de Publicaes Peridicas .................................................... 42 8.8.1 Emisso da Reclamao......................................................................... 43 8.8.2 Envio de Reclamaes............................................................................ 46 8.8.2.1 Reclamaes Impressas ...................................................................... 47 8.8.2.2 Reclamaes Electrnicas ................................................................... 47 8.9 Encadernao de Publicaes Peridicas ................................................. 48 8.9.1 Enviar Fascculos para Encadernao .................................................... 48 8.9.2 Recepo de Encadernados ................................................................... 51 9 REGISTOS DE EXEMPLAR PARA FASCCULOS...................................... 53 10 DISTRIBUIO .......................................................................................... 55 ANEXOS Anexo 1 - Registos do Millennium ................................................................... 63 Anexo 2 - Campos Fixos e Campos Variveis do Registo Cardex................... 64

1 INTRODUO Constitui objectivo deste guia dar a conhecer os procedimentos necessrios para o controlo de existncias das publicaes em srie, relativamente aos nmeros recebidos, esperados e atrasados, reclamar nmeros em falta, encadernar volumes e criar listas de distribuio de fascculos.

2 SESSO DE TRABALHO NO MDULO DE PUBLICAES PERIDICAS 2.1. Acesso ao Mdulo de Publicaes Peridicas Indique o Username e a Password para estabelecer a ligao ao servidor e ao Mdulo de Publicaes Peridicas Millennium

Indique as Iniciais e a Password que do autorizao para aceder s funes especficas do sistema

2.2. Sair do Mdulo de Publicaes Peridicas Na barra de menus seleccionar Ficheiro e premir Sair. O programa mostra uma mensagem de confirmao. Se um registo estiver em aberto, o sistema prope Guardar ou Cancelar.

3 REGISTOS DO MILLENNIUM 3.1. Tipos de Registos b Registo Bibliogrfico a Registo de Autoridade i Registo de Exemplar c Registo de Existncias (Cardex) o Registo de Encomenda v Registo de Fornecedor p Registo de Utilizador r Registo de Curso Nota: Ver Anexo 1 Tipos de Registo Um registo bibliogrfico pode ter associados at: 3000 Registos de Exemplares, 100 Registos de Encomendas e 100 Registos Cardex A Cada Registo Cardex pode-se associar uma nica Ficha Cardex

3.2 Estrutura dos Registos Todos os registos tm a mesma estrutura: Campos fixos utilizam cdigos / nmeros / datas Campos variveis repetveis, texto livre at 10.000 caracteres. S so mostrados quando contm texto inserido

4. FUNES DO MDULO DE PUBLICAES PERIDICAS

Teclas de Funo Recepo de Peridicos Recepo dos fascculos de cada ttulo

Distribuio

Gesto das listas de distribuio de fascculos

Encadernao

Gesto da encadernao de peridicos

Reclamaes

Reclamao de fascculos em falta

Enviar Reclamao

Para enviar as reclamaes

Para Encadernar

Fascculos para encadernao

Recepo de Encadernados

Recepo dos ttulos provenientes da encadernao

5 CRAN PRINCIPAL DO MDULO DE PUBLICAES PERIDICAS

Modo de Recepo de Peridicos

5.1 Barra do Ttulo Nome da Biblioteca e botes para minimizar ou fechar a aplicao

5.2 Barra de Menu: contm os diferentes menus disponveis em cada um dos modos seleccionados na barra de navegao

Em Modo de Recepo de Peridicos: Ficheiro: Pesquisa recente: permite aceder s ltimas 5 pesquisas efectuadas Registo recente: permite recuperar os ltimos 5 registos acedidos Novo registo: permite criar um novo registo bibliogrfico ou de autoridade Registo anterior / registo seguinte: permite aceder ao registo bibliogrfico anterior ou posterior ao registo acedido Imprimir Seleccionar impressora Fechar Sair 6

Editar: permite efectuar as funes de edio bsicas do Windows Ver: Modo actual Barra de navegao Barra de ferramentas Tabela de ferramentas Visualizao dos registos Avanar: Permite avanar do modo actual para qualquer outro modo disponvel (Distribuio, Encadernao, Reclamaes, etc.) e criar listas de registos. Quando se mostra uma lista de ttulos aps uma pesquisa bibliogrfica, ficam activadas as seguintes opes: Ver: permite visualizar o registo bibliogrfico completo Editar: permite visualizar e alterar o registo bibliogrfico Sumrio e Summary of: mostram os sumrios dos registos associados ao registo bibliogrfico Ferramentas: Permite pesquisar e limitar a pesquisa

5.3 Barra de Ferramentas: contm cones com as operaes que se podem realizar segundo a funo do Mdulo de Publicaes Peridicas que se encontra activa

Em modo de Recepo de Peridicos: Novo: permite criar um registo bibliogrfico novo Limitar: permite estabelecer limites na pesquisa Ver: mostra o registo bibliogrfico, em modo de leitura, sem possibilidade de se efectuarem alteraes Editar: permite modificar o registo bibliogrfico Sumrio: permite visualizar um resumo do registo bibliogrfico e de todos os registos associados Percorrer: permite voltar de um registo bibliogrfico para a lista de ttulos Imprimir Fechar

Quando o registo bibliogrfico se encontra no modo de editar, esto disponveis novos cones:

Inserir: permite inserir campos no registo Guardar: permite guardar as modificaes efectuadas no registo Ver: permite visualizar o registo, em modo de leitura

5.4 Barra de Navegao: Apresenta as Funes do Mdulo de Publicaes Peridicas. Permite seleccionar a funo ou mudar de uma funo para outra: Recepo, Distribuio, Encadernao, Reclamaes etc. Tambm pode seleccionar qualquer das funes no menu Avanar da Barra de Menu

5.5 Caixa Central Mostra o registo bibliogrfico abreviado e o nmero correspondente

5.6 Caixa Inferior Apresenta a Janela de Pesquisa Bibliogrfica

5.7 Separadores: Posteriormente, a Caixa Inferior apresenta os seguintes separadores: Sumrio, Registo, Ficha, Existncias, Distribuio

Sumrio Sumrio dos registos associados ao registo bibliogrfico: de Exemplar, de Encomenda, de Existncias (Cardex), Reservas

Registo Registo Cardex, com os respectivos campos fixos e variveis Ficha Ficha Cardex correspondente ao Registo Cardex Existncias Informao relativa s existncias do Registo Cardex Distribuio Informao sobre os locais para onde so distribudos, temporariamente, para leitura, certos fascculos de peridicos

6 LOCALIZAO E RECUPERAO DE PUBLICAES PERIDICAS EM MODO DE RECEPO DE PERIDICOS Pesquisar num dos ndices disponveis

Seleccionar com duplo click o ttulo pretendido

O registo bibliogrfico aparece resumido na parte superior do cran Opes para os registos bibliogrficos: Pode-se Editar, Ver, Imprimir o registo bibliogrfico usando os botes do Menu de Ferramentas:

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7 CATALOGAO DE PUBLICAES PERIDICAS EM MODO DE RECEPO DE PERIDICOS Seleccionar Novo na Barra de Ferramentas abre-se uma janela para acrescentar um novo registo bibliogrfico

apresentado, por defeito, um template predefinido para publicaes em srie, onde, no entanto, se podem inserir, alterar ou apagar campos, conforme a necessidade. Proceder catalogao do peridico conforme o Manual de Catalogao. No criar Registo de Exemplar. Pode-se Editar, Ver, Imprimir o registo bibliogrfico usando os botes do Menu de Ferramentas:

Uma vez terminada a introduo dos dados nos campos fixos e variveis e Guardado o registo bibliogrfico, o sistema prope a criao do Registo Cardex. Proceder como descrito no captulo seguinte.

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8 GESTO DE EXISTNCIAS DE PUBLICAES PERIDICAS 8.1 Criao do Registo Cardex Pesquisar o registo bibliogrfico num dos ndices disponveis a) Se o registo bibliogrfico no existir na base, catalogar o novo ttulo. Ao guardar o registo bibliogrfico, o sistema disponibiliza a opo de criar Novo (Registo) Cardex

Seleccionar Novo Cardex b) Se o registo bibliogrfico existir na base, seleccionar com duplo click a linha onde se encontra o ttulo pretendido:

- Se o registo bibliogrfico tiver apenas um registo associado e esse for Registo Cardex, o sistema abre directamente na Ficha Cardex. - Se o registo bibliogrfico tiver mais do que um Registo Cardex associado e/ou outros registos, como por exemplo de exemplar, o cran mostra no Sumrio a lista de todos os registos associados:

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Em ambos os casos, no separador Sumrio - Ver seleccionar c Existncias:

A seguir seleccionar Attach New Existncias:

Cancelar a opo Criar Ficha, para criar primeiro o Registo Cardex:

Seleccionar Novo CARDEX:

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Preencher os campos fixos e os campos variveis:

8.1.1 Campos Fixos: Local: Sigla da Biblioteca. Escrever a sigla ou, em alternativa, fazendo duplo click no campo Local e depois no Local da opo Editar Dados, disponibilizada a lista das siglas das bibliotecas. Seleccionar a sigla desejada e premir OK Cdigo Per 1: Estado da Coleco: c Corrente, f Finda Cdigo Per 2: Modalidades de Aquisio: d Depsito Legal, c Compra, o Oferta, p Permuta Cdigo Per 3: com duplo click seleccionar a opo d caso se queira que o registo seja apagado posteriormente Cdigo Per 4 : com duplo click seleccionar a opo n caso se queira que o registo no seja visualizado no OPAC Para o preenchimento de outros campos fixos Ver Anexo 2 8.1.2 Campos Variveis:

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Cota: escrever a cota da publicao Existncias (Bib possui): para preencher este campo verificam-se trs situaes relativamente situao da publicao na biblioteca: a) Colecco finda - Posicionar o cursor no campo 866 e escrever o resumo das existncias da publicao na biblioteca: primeiro nmero, primeira data ultimo nmero, ultima data. Se necessrio mencionar no sub campo |z as faltas ou escrever Col. com faltas. Ver exemplo da imagem acima. Neste caso, como evidente, no se vai criar a Ficha Cardex que serve para controlar os fascculos a receber b) Coleco corrente Escrever no campo 866 o resumo das existncias na biblioteca at data em que se cria a Ficha Cardex, criar a Ficha Cardex e acrescentar um novo bloco de existncias s existncias j mencionadas, deixando a data em aberto para indicar que a biblioteca continua a receber a publicao. Ex: Vol.10, n1(1999) vol.16, n12(2005), vol. 17, n1(2006) Ver Cap. 8.4 c) Novo ttulo na biblioteca No escrever nada no campo 866, criar a Ficha Cardex e acrescentar um bloco de existncias com indicao do primeiro nmero e a primeira data da nova publicao, em aberto. Ex: Vol.4, n1(2006) Ver Cap.8.4 Para inserir outros campos variveis no Registo Cardex, seleccionar o boto Inserir e escolher o campo a inserir (Ver Anexo 2 Campos variveis)

Aps o preenchimento dos campos fixos e variveis Guardar o Registo.

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8.2 Criao da Ficha Cardex A Ficha Cardex permite-nos visualizar o estado em que se encontra a publicao: os ltimos nmeros recebidos, os nmeros atrasados, os nmeros reclamados, os nmeros esperados, etc., com um plano traado para um ano, aproximadamente. A criao da Ficha Cardex s se efectua se a publicao peridica for corrente e a partir do ano em que o Mdulo de Gesto de Peridicos for implementado na biblioteca. As existncias anteriores (limites) so mencionadas no Campo 866 do Registo Cardex. No caso das coleces findas, cria-se apenas o Registo Cardex, com informao das existncias dessas coleces no campo 866, e no se cria a Ficha Cardex A Ficha Cardex faz parte do Registo Cardex. Cada Registo Cardex s pode ter uma Ficha Cardex que por sua vez pode ter at ao mximo de 84 Caixas. Cada Caixa corresponde a um fascculo da publicao peridica. Ao criar a Ficha Cardex, criamos padres do comportamento da publicao para um certo perodo de tempo, padres que depois se vo copiar (extrapolar) dentro da ficha, para o prximo perodo de tempo, conforme a necessidade (ver Cap. 8.5.2.4.4) Seleccionar Criar Ficha e preencher os elementos da Ficha Deve utilizar-se o Rato ou a tecla <TAB> para passar para o campo seguinte. A tecla <Enter> s para finalizar. H duas maneiras de se criar a Ficha Cardex, conforme os elementos que a compem: em Modo Simples, para publicaes peridicas at dois nveis de numerao ou em Modo Avanado, para publicaes com mais de dois nveis de numerao ou quando algum dos nveis apresente numerao diferente da rabe.

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8.2.1 Elementos da Ficha Cardex

8.2.1.1 Em Modo Simples - Para publicaes at dois nveis de numerao (Ex: Vol. e n)

- Estado da Ficha Cardex por defeito C: ACTUAL

C Actual: Ficha Cardex em uso F Satisfeito: O sistema muda o estado da Ficha Cardex para Satisfeito quando todos os nmeros correspondentes s caixas que compem a Ficha foram recebidos. I Incompleto: O sistema muda automaticamente o estado da Ficha para Incompleto quando esta arquivada sem se terem recebido todos os nmeros. U No usado: Indica que a Ficha Cardex nunca tinha sido utilizada Se o nmero de caixas atingir o seu limite (84), a informao ter de ser apagada e introduzida no campo Existncias do Registo Cardex, ou, no caso de ainda se verificarem nmeros atrasados, a Ficha arquivada, de modo a aguardar a recepo dos respectivos nmeros. (Ver Cap. 8.5.2.5.3)

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- Modo de visualizao da Ficha por defeito Caixa, mas pode escolher-se Linha ou MARC:

- Exemplares (caixas para fascculos de p. peridica) na Ficha: mximo de 84 No se deve preencher a Ficha toda desde o incio. Por exemplo, para uma publicao mensal, criar 12 caixas (para 1 ano) ou 24 (para 2 anos). Depois vo-se extrapolando as caixas conforme a necessidade. - Registo de encomenda associado ao ttulo se houver uma encomenda associada seria mostrado neste campo o nmero de registo da encomenda. - Criar exemplar na recepo se esta opo estiver seleccionada, quando se recebe um fascculo a aplicao oferece a opo de criar o Registo de Exemplar, nesse momento. - Suprimir do OPAC pode suprimir-se a visualizao do Cardex no WebOPAC seleccionando esta opo. Preencher de seguida os dados referentes aos Fascculos da publicao. - Datas de Capa e Esperada Frequncia a frequncia normal de sada dos fascculos

Data de capa a data da publicao que pode ter at trs nveis cronolgicos: dia, ms/estao e ano. Para uma publicao anual preencher apenas o ano, para uma publicao mensal deixar vazio o dia, indicar as trs primeiras letras do ms, e preencher o ano. Para uma publicao diria preencher os trs nveis. Data esperada a data em que se espera receber o fascculo; calcula-se a data em que o fascculo ser recebido, e, a partir desta data, o sistema proceder ao clculo das datas das reclamaes. - Numerao Volume: nmero do volume 18

Fascculo: nmero do fascculo Fascculos por volume Nmero de fascculos que compem um volume. No nosso exemplo trata-se de um volume por ano constitudo por 12 fascculos (nmeros) mensais. Para fins de encadernao e para o Cardex, ao atingir o nmero mximo de fascculos definido no contador de volumes, este ser incrementado (v.1, fascculo 12 passa para v.2, fascculo 1)

Continuao da numerao Indica se, com um novo volume, a numerao dos fascculos deve Continuar ou deve Reiniciar: Vol.1, fasc.1; Vol. 2, fasc. 1 ou Vol.2, fasc. 13 - Reclamaes e Encadernao Dias antes de reclamar nmero de dias de margem, a partir da data esperada, para considerar o fascculo como ATRASADO e permitir reclamar o exemplar. O sistema gera automaticamente um nmero de dias, dependendo da periodicidade, mas este dado modificvel segundo os critrios da biblioteca.

Unidade de encadernao n de fascculos para cada volume encadernado; introduzir o valor 0 se o peridico no for encadernado. Perodo de encadernao n de fascculos do prximo volume que devem existir na estante (pelo menos 1) enquanto o volume anterior (a unidade de encadernao) est na encadernao Uma vez terminado o preenchimento das especificaes da Ficha Cardex, seleccionar o boto OK. Aparece o padro das caixas dos fascculos da publicao:

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Guardar a Ficha Cardex 8.2.1.2 Em Modo Avanado Para publicao com trs ou mais nveis de numerao (Ex: srie, vol., n, parte etc.) ou quando algum dos nveis apresenta numerao diferente da rabe O Millennium permite ter at 6 nveis de descrio da numerao da publicao e mais 2 nveis alternativos No menu de criao das Fichas Cardex em modo Simples, seleccionar o boto Avanado

Aparece um menu semelhante ao Simples, mas com alguns campos novos: Exemplo: srie, vol., n, parte

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Legendas da cronologia texto que aparece precedendo os dados cronolgicos, por exemplo, no nvel 1 escrever Ano e clicar em Mostrar. Nmero de nveis escolher o nmero de nveis da numerao Legenda da numerao texto que aparece para designar esse nvel, por exemplo vol., n, parte e seleccionar Mostrar se assim se desejar Modo - esta opo permite atribuir um tipo de numerao diferente para cada parte:

Numrico nmeros rabes; Alfa alfabtico; Romano nmeros romanos No entanto, os campos Iniciando Nmero tm que ser preenchidos com nmeros rabes Cpias por nvel n de partes para cada nvel Numerao Alternativa - Esta opo permite manter uma numerao anterior em paralelo com a numerao actual. Aplica-se, por exemplo, no caso de uma publicao que traduo de uma edio estrangeira, se houver interesse em manter a numerao original em paralelo com a numerao da edio portuguesa:

Uma vez preenchidos os elementos da Ficha Cardex, premir OK

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8.3 Caixas da Ficha Cardex Uma Ficha Cardex pode ter, no mximo, 84 Caixas Os elementos constantes numa Caixa so os seguintes:

Data de Publicao data de capa, conforme definido na Ficha de Cardex Estado - estado do fascculo: Chegou, Atrasado, Esperado, Reclamado Data de Transaco data da aco mais recente efectuada (recepo, reclamao, etc.) ou data de recepo prevista. A data de recepo, por defeito, a data do dia Numerao indicao do volume, nmero, etc. da publicao Nmero de cpias do fascculo

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8.4 Registo de Existncias (Bib possui) Como a Ficha Cardex serve apenas para o controlo corrente dos fascculos de uma publicao peridica, as existncias anteriores, com as eventuais faltas, so registadas, manualmente, no campo 866 Existncias do Registo Cardex, na altura da criao do Registo Cardex (Ver Cap. 8.1.2) Quando o nmero de caixas da Ficha Cardex atingir o seu limite (84), a informao ter de ser apagada e introduzida no campo Existncias do Registo Cardex da seguinte maneira: A partir da Ficha Cardex, seleccionar o separador Existncias

A seguir premir a opo Acrescentar Novo Bloco

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No cran que se apresenta preencher (ou alterar) os dados relativos cronologia da publicao e premir o boto Submeter

O sistema mostra um novo bloco para preencher:

Marcar Em Aberto para ttulos correntes. Se a coleco da biblioteca terminou, desmarcar esta opo

Preencher os dados relativos ao incio (De) e ao fim (Para) das existncias que se pretendem acrescentar, ou s ao incio se a publicao for corrente Ao terminar, seleccionar o boto Aplicar Mudanas

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O novo bloco juntou-se s existncias anteriores:

De seguida Guardar No Registo Cardex estas existncias ficam no campo 863 inserido automaticamente pelo sistema Se o Registo Cardex tiver vrios blocos consecutivos de existncias, estes podem juntar-se clicando na opo Juntar com o Anterior

Para apagar um campo de existncias seleccionar o boto Apagar

Visualizao das Existncias em WebOPAC Estando na Ficha Cardex seleccionar Ver Menu Formato Pblico na Barra de

Os dados bibliogrficos aparecem na parte superior

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ltimo Recebido: mostra o ltimo nmero recebido e faz a ligao com a Ficha Cardex:

Por defeito o formato da Ficha Cardex Caixa mas pode ser alterado para Linha ou Marc:

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8.5 Modificao do Registo Cardex e da Ficha Cardex 8.5.1 Modificao do Registo Cardex Para modificar campos do Registo Cardex seleccionar o separador Registo, para aceder ao Registo Cardex em modo de edio

8.5.1.1 Modificao dos campos fixos Para modificar um campo fixo clicar duas vezes no campo respectivo e proceder alterao pretendida. Guardar a alterao 8.5.1.2 Modificao dos campos variveis Para modificar um campo varivel que foi preenchido na altura da criao do Registo Cardex, basta situar o cursor no texto do campo e fazer as alteraes necessrias. Para apagar um campo, posicionar o cursor no campo e clicar com o boto direito do rato e seleccionar a opo Apagar campo ou, em alternativa, seleccionar Apagar campo no menu Editar. No caso de se apagar um campo por engano, pode recuperar o campo seleccionando Desfazer no menu Editar Para inserir um novo campo, seleccionar o boto Insert e escolher o campo pretendido (Ver Anexo 2 Campos variveis) Efectuadas as alteraes, Guardar o Registo. 8.5.2 Modificao da Ficha Cardex Para modificar a Ficha Cardex posicionar o cursor em qualquer parte da Ficha e premir o boto direito do rato. Acede-se a um menu ao qual tambm se pode aceder atravs do menu Ferramentas da Barra de Menu

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8.5.2.1 Menu de Caixa

O Menu de Caixa permite realizar certas operaes relacionadas com a modificao das caixas, individualmente ou em grupo, com a insero de caixas, no caso das publicaes com periodicidade irregular, ou a insero de caixas de suplementos e ndices. Para assuntos relacionados com ndices e suplementos Ver Cap. 8.6 A maioria destas operaes efectuam-se sobre a caixa ou as caixas que se seleccionaram previamente. Para seleccionar uma caixa clicar sobre a caixa. Para seleccionar um conjunto de caixas consecutivas, clicar sobre a primeira caixa do conjunto e, mantendo a tecla <SHIFT> premida, clicar na ltima caixa do conjunto. Para seleccionar vrias caixas separadas entre si, clicar em cima de cada uma mantendo premido, ao mesmo tempo, a tecla Ctrl. 8.5.2.1.1 Modificar caixas individualmente Esta operao permite modificar qualquer dos dados da caixa previamente seleccionada: estado, datas, numerao etc., de forma individual. Ao seleccionar a opo Modificar caixa individualmente do Menu de Caixa surge um cran onde podem ser efectuadas as alteraes desejadas relativamente ao estado do fascculo, datas, numerao etc.

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 possvel alterar o Estado do fascculo de RECEBIDO para PERDIDO se o fascculo tenha desaparecido da estante ou para ESPERADO se o fascculo tenha sido recebido por engano, escolhendo da listagem seguinte o estado desejado:

Exemplo: Se por erro se recebeu um fascculo que realmente ainda no chegou, ir ao Menu de Caixa Modificar Caixa individualmente ou clicar duas vezes na caixa correspondente a esse fascculo, mudar o estado para Esperado, mudar a data esperada e colocar 0 no n de cpias recebidas. Tambm possvel ocultar a visualizao da caixa no OPAC seleccionando a opo Suprimir do Formato Pblico no canto inferior esquerdo. Depois de efectuadas as alteraes, premir OK. 8.5.2.1.2 Actualizar grupo de caixas Esta opo permite modificar um conjunto de caixas, para alterar qualquer dos seus elementos, por exemplo o Estado. Marcar o conjunto de Caixas a modificar e escolher a opo Actualizar grupo de caixas.

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Surge um cran com os elementos da primeira Caixa do conjunto.

Fazer as alteraes pretendidas e premir OK. Todo o conjunto de caixas vai ser modificado conforme as alteraes feitas. 8.5.2.1.3 Apagar caixas Esta funo permite eliminar uma caixa ou um conjunto de caixas previamente marcadas na Ficha Cardex. Seleccionar a caixa pretendida e premir a opo Apagar caixas. O sistema pede a confirmao da inteno de apagar a caixa

Se a caixa tiver um Registo de Exemplar associado, o sistema pergunta primeiro se queremos apagar o Exemplar.

8.5.2.1.4 Extrapolar caixas Esta opo permite extrapolar, numa Ficha Cardex, um conjunto de caixas com um padro previamente criado. Para extrapolar caixas preciso estar na Ficha Cardex, marcar as caixas que constituem o padro, clicar no boto direito do rato e seleccionar a opo Menu de Caixa e depois Extrapolar Caixas. Ou, aps marcao das caixas do padro, seleccionar no menu Ferramentas a opo Menu de Caixa e depois a opo Extrapolar Caixas.

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Surge o seguinte cran onde se preenche apenas o Nmero de vezes que se querem extrapolar as caixas:

Os dados sobre a Data da capa e a Numerao so preenchidos automaticamente Ao premir OK so geradas as novas caixas que continuam a numerao e a cronologia das caixas anteriores: Caixas seleccionadas para extrapolar

Extrapolao feita 1 vez

8.5.2.1.5 Inserir caixas de fascculos antes da seleco Esta opo permite inserir novas caixas de fascculos numa Ficha Cardex. especialmente til quando se recebem nmeros imprevistos ou extraordinrios para os quais no se criaram caixas desde o incio. Seleccionar uma caixa junto a qual se pretende inserir outra e premir Inserir caixas de fascculos antes da seleco da opo Menu de Caixa no Menu Ferramentas

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Indicar o nmero de caixas a inserir. Fazer as alteraes necessrias no Iniciando Numerao (escrever o nmero do fascculo a inserir), bem como no nmero de Cpias recebidas e premir OK

Guardar as alteraes feitas na Ficha

8.5.2.1.6 Acrescentar caixas de fascculos no fim da Ficha Para acrescentar caixas no fim da Ficha seleccionar a opo Acrescentar caixas de fascculos no fim da Ficha da opo Menu de Caixa no Menu Ferramentas e, em seguida, proceder como no captulo anterior. Esta opo utiliza-se principalmente no caso da alterao da frequncia da publicao Alterao da frequncia da publicao: Premir o boto do lado direito do rato e seleccionar Menu de Ficha Menu de Ficha Editar Ficha Editar Ficha ou ir ao menu Ferramentas

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Alterar a frequncia, e outros elementos necessrios, como por exemplo os fascculos por volume e a reclamao Premir o boto do lado direito do rato e seleccionar Menu Caixa Acrescentar caixas no fim da ficha e introduzir o nmero de caixas a acrescentar. As novas caixas criam o novo padro que depois vai ser extrapolado. Verificar se as Datas de Capa e Esperada esto correctas Guardar as alteraes. 8.5.2.2 Menu de Ficha Cardex Estando na Ficha Cardex seleccionar Menu Ferramentas Menu de Ficha

Esta opo oferece a possibilidade de editar a Ficha Cardex para modificar alguns parmetros, Apagar e Arquivar a Ficha 8.5.2.2.1 Editar Ficha Cardex Editar Ficha utiliza-se para alterar parmetros como o estado e a visualizao da Ficha, legendas e padres para fascculos, frequncia, numerao, datas para reclamaes etc. Seleccionando Editar Ficha surge um cran similar ao do que se mostra quando se cria a Ficha e onde se podem efectuar as alteraes pretendidas:

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8.5.2.2.2 Apagar Ficha Cardex Premir o boto do lado direito do rato e seleccionar Apagar Ficha no Menu de Ficha ou ir ao menu Ferramentas Menu de Ficha Apagar Ficha Ao seleccionar esta opo e havendo registos de Exemplar criados para alguns fascculos, o sistema pede a confirmao da inteno de apagar esses registos de exemplar.

8.5.2.2.3 Arquivar Ficha Cardex Como se mencionou no incio deste guia, cada Registo Cardex s pode ter associada uma nica Ficha Cardex Quando a frequncia da publicao baixa, o limite de 84 caixas suficiente para um amplo perodo de tempo. O problema surge quando o nmero mximo de caixas no suficiente para mostrar as existncias do ano em curso (s vezes nem sequer uns poucos meses, caso dos dirios). Nesta situao a opo Arquivar Ficha permite criar uma nova Ficha, arquivando a anterior. Normalmente s se arquiva uma Ficha Cardex quando se recebeu o ltimo fascculo que alcana o limite das caixas. Ao arquivar uma Ficha com fascculos atrasados, o Estado da Ficha passa automaticamente para Incompleto. Antes de arquivar uma Ficha, ir ao separador Existncias e Acrescentar Novo Bloco de existncias para o Registo Cardex com os dados relativos aos fascculos da ficha que se vai arquivar. (Ver Cap. 8.4) Para arquivar uma Ficha, colocar o cursor em qualquer parte da Ficha, premir o boto direito do rato e escolher a opo Arquivar Ficha do Menu de Ficha. Surge o cran do Registo Cardex. Guardar.

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Guardar, mesmo que no se tenha feito alteraes Em seguida o sistema prope duas opes: Extrapolar Caixas ou Criar Ficha

Ao escolher a opo Criar Ficha do Princpio proceder como se explica no Captulo 8.2 Escolhendo a opo Extrapolar Caixas surge o seguinte cran:

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O cran mostra a Data da capa, que a data do fascculo seguinte ao ltimo fascculo da ficha arquivada, a Data esperada e a numerao correspondente. Premir OK A Ficha arquivada, junta-se lista de registos associados ao Registo Bibliogrfico, e aparece no separador Sumrio com o estado de Preenchido se os fascculos estiverem todos recebidos, ou Incompleto, se faltar algum fascculo.

sempre possvel aceder Ficha arquivada para, por exemplo, receber os fascculos atrasados, se esta foi arquivada com faltas. Tambm possvel mudar o Estado da Ficha ou suprimi-la do formato pblico (OPAC), se assim se desejar, seleccionando a opo Editar Ficha do Menu de Ficha e fazendo as alteraes necessrias:

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8.5.2.3 Formato de Ficha Cardex

Para modificar o formato da Ficha Cardex seleccionar Formato de Ficha. Por defeito, o formato Caixa mas pode ser alterado para Linha ou Marc Caixa

Linha

Marc

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8.5.2.4 Funo de Ficha Cardex

Esta funo permite realizar operaes como reclamar nmeros atrasados ou encadernar, assuntos tratados em captulos prprios

8.5.2.5 Opes avanadas

Permite modificar os nveis de numerao dos fascculos, ndices e suplementos. Por exemplo mudar a numerao de um suplemento de volume para nmero:

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8.6 Criao de Suplementos e ndices Se uma publicao tiver suplementos e/ou ndices, verificar se esses suplementos e/ou ndices so regulares, se fazem parte do padro da publicao ou so irregulares, isto , so ocasionais ou imprevistos. 8.6.1 Suplementos e ndices Regulares O processo que se deve seguir no caso dos ndices anlogo ao do que se vai explicar aqui para Suplementos Estando na Ficha Cardex da publicao que tem ndices e/ou suplementos, premir o boto direito do rato e seleccionar Menu de Ficha Editar Ficha ou ir ao menu Ferramentas Menu de Ficha Editar Ficha Visualiza-se o seguinte cran onde se selecciona a opo de criar Suplementos ou ndices:

Seleccionar Suplementos e clicar OK Premir Criar Legendas e Padres para Suplementos: No cran que surge preencher os dados relativos Frequncia do suplemento, Nome para OPAC (escrever Supl.) e Numerao do suplemento, para criar o padro do suplemento e clicar OK

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A seguir inserir ou adicionar (conforme o caso) o suplemento na Ficha Cardex: a) Para inserir o suplemento, seleccionar na Ficha Cardex a caixa onde se quer inserir o suplemento e no Menu de Caixa Inserir Caixas de Suplemento antes da Seleco No cran que surge preencher ou alterar os dados nos campos Nmero de caixas a acrescentar: 1, Datas de Capa e Esperada: escrever a data, Iniciando Numerao: escrever o nmero do suplemento, se tiver, Cpias recebidas: 1 (ou quantas houver), Estado: alterar para Recebido se o suplemento j chegou, Notas: se for necessrio.

Premir OK A caixa do Suplemento agora inserido passa a fazer parte do padro da publicao. este padro que vai ser extrapolado para o prximo ano.

b) Para acrescentar o suplemento, seleccionar Menu de Caixa Acrescentar Caixas no Fim da Ficha e fazer as alteraes necessrias como se explicou anteriormente.

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8.6.2 Suplementos e ndices Irregulares Para inserir caixas de Suplementos e/ou ndices irregulares ou imprevistos, estando com o cursor na caixa junto a qual se pretende inserir um suplemento ou um ndice, premir o boto direito do rato (ou ir ao menu Ferramentas) e seleccionar Menu de Caixa Inserir Caixas de Suplemento antes da Seleco (ou Inserir Caixas de ndices antes da Seleco). Para acrescentar Suplementos ou ndices premir o boto direito do rato ( ou ir Menu de Caixa Acrescentar ao menu Ferramentas) e seleccionar Caixas de Suplemento no Fim da ficha (ou Acrescentar Caixas de ndices no Fim da ficha) O processo que se segue igual tanto para a opo de Inserir caixas como para a opo de Acrescentar caixas e o mesmo para Suplementos e para ndices. No cran que aparece preencher Nmero de caixas a acrescentar: 1, Datas de Capa e Esperada: escrever a data, Iniciando Numerao: escrever o nmero do suplemento, se tiver, Cpias recebidas: 1 (ou quantas houver), Estado: alterar para Recebido se o suplemento j chegou, Notas: se for necessrio. Como o campo da Periodicidade no pode ser deixado em branco, tratandose de um suplemento ocasional, deixa-se a periodicidade que aparece por defeito, pois isso em nada afectar a insero das caixas que se far uma a uma.

8.7 Recepo de Publicaes Peridicas Uma vez criados o Registo Cardex e a Ficha Cardex para uma publicao peridica, o processo de recepo dos sucessivos fascculos fcil e rpido. Pesquisar e seleccionar o ttulo, com duplo click seleccionar na lista do separador Sumrio o registo c Existncias que se pretende. Acede-se Ficha Cardex correspondente. Seleccionar com um click o fascculo que se quer receber e, de seguida, premir o boto Recepo

Para receber um conjunto de fascculos, clicar na primeira caixa e, mantendo premida a tecla <SHIFT>, clicar na ltima caixa e, em seguida, no boto Recepo O estado de Esperado passa para o estado de Recebido.

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A data da recepo a data do dia em que se efectua a operao. No entanto possvel mudar esta data clicando duas vezes na janela Data de Recepo antes de receber o fascculo, para abrir o calendrio e escolher outra data. Mas ateno, a nova data assim seleccionada permanecer como data de recepo para os fascculos posteriores. S voltar data actual alterando-a no calendrio ou fechando e abrindo de novo o Mdulo de Publicaes Peridicas. GUARDAR sempre as alteraes feitas

Desejando criar um Registo de Exemplar para o fascculo que se recebe, marcar o fascculo e, antes de o receber, seleccionar Criar exemplar (Ver Cap. 9 )

8.8. Reclamao de Publicaes Peridicas O Mdulo de Gesto de Publicaes Peridicas permite reclamar os fascculos atrasados de uma publicao. O sistema muda automaticamente o estado dos fascculos de Esperado para Atrasado em funo da Data esperada de cada um dos fascculos e do nmero de Dias antes de reclamar especificados no momento da criao da Ficha Cardex. A partir desses dados o sistema calcula a data em que o fascculo considerado atrasado e, por conseguinte, deve ser reclamado. O processo de reclamao constitudo por duas fases: Emisso da reclamao e Envio da reclamao

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8.8.1 Emisso da Reclamao Existem 3 maneiras de reclamar fascculos a) Quando se quer sair da Ficha Cardex, o sistema avisa que h fascculos para reclamar e interroga sobre o desejo de reclamar ou no.

Ao responder que Sim, as caixas dos fascculos atrasados ficam marcadas e surgem as opes Reclamar Um ou Reclamar Todos

Escolhendo Reclamar Todos criam-se as reclamaes dos fascculos todos duma vez. Para reclamar s um fascculo, seleccionar a caixa respectiva e depois Reclamar Um. Em qualquer dos casos surge um cran com o nmero do registo, o nmero do pedido e um campo onde se pode colocar uma nota at 21 caracteres, por exemplo Envio Urgente

Premir OK

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O estado da(s) caixa(s) muda para RECLAMADO 1 (o nmero incrementado medida que so criadas mais reclamaes) Guardar e Sair

Estas reclamaes vo para o ficheiro Reclamaes de peridicos espera de processamento para serem enviadas posteriormente. Se, simultaneamente, se fizer uma 2 reclamao, por exemplo por telefone ou e-mail, marcar na Ficha Cardex os fascculos apropriados, ir ao menu Menu Caixa Modificar caixas individualmente, mudar as Ferramentas reclamaes para 2 e alterar a data. Introduzir uma nota: Reclamado por telefone no dia... A data de transaco ser a do dia em que esta est a ser efectuada Na caixa vm-se os primeiros 13 caracteres da nota, mas no modo de visualizao em linha v-se a nota completa

b) A partir dos modos de Recepo / Encadernao / Para Encadernar ou Recepo de Encadernados, recuperar a Ficha Cardex da publicao, ir ao menu Ferramentas Funo de Ficha Reclamar

- Marcar a caixa e seleccionar o boto Reclamar Um

- Premir Guardar e Sair 44

c) A partir do modo Reclamaes Seleccionar o modo de Reclamaes no Menu de Navegao

Surge o seguinte cran:

Seleccionar o tipo de pesquisa:

Bloco til para rever todos os Registos Cardex Ficheiro de Reviso (criado previamente em Criar Listas) til para isolar as reclamaes por Biblioteca ndice til para rever o ndice de ttulos Premir o boto Iniciar

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O sistema percorre os registos definidos, parando sempre que encontra um registo a reclamar

Seleccionar o boto Reclamar Um ou Reclamar Todos, colocar uma nota e premir o boto OK Para finalizar seleccionar o boto Parar 8.8.2 Envio de reclamaes Cada vez que se reclama um fascculo, a informao enviada para o ficheiro Reclamaes de peridicos espera de processamento, portanto para terminar o processo de reclamao deve seleccionar-se o modo de Enviar Reclamaes

So mostrados os registos que esto no ficheiro para envio

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Pode-se Limitar por Fornecedor ou Limitar por Local (Biblioteca):

Pode-se ver e modificar ou apagar a Ficha Cardex bem como os outros registos associados 8.8.2.1 Reclamaes impressas Seleccionar os registos que se querem enviar e premir o boto Imprimir Seleccionar a impressora e imprimir Verificar se a impresso est correcta antes de responder Sim pergunta, porque ao responder SIM o ficheiro apagado 8.8.2.2 Reclamaes electrnicas Campos obrigatrios no registo de fornecedor: "s" no campo CODIGO2 significa que o fornecedor pode receber reclamaes electrnicas por Internet no formato X12-869 $EDI no incio do campo NOTA2 O SAN da biblioteca ou o cdigo de conta com o fornecedor (s um dos dois cdigos) no subcampo |d de NOTA2 O n de conta no subcampo |e de NOTA2 O endereo de correio electrnico do fornecedor para envio das reclamaes no subcampo |f de NOTA2

Campos obrigatrios no registo Cardex: TIT FORN nmero de ttulo do fornecedor Este ficheiro no pode ser aberto simultaneamente por vrias pessoas A informao a imprimir nas cartas de reclamao define nas Opes do sistema: F > P > S > O > S > Opes de Publicaes Peridicas 9 > Campos a imprimir na Reclamao de Fascculos de Peridico Para ver Reclamaes electrnicas no enviadas A > P > V >VER reclamaes electrnicas no enviadas

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8. 9 Encadernao de Publicaes Peridicas O modo de Encadernao serve para: - Localizar os fascculos que se encontram prontos para encadernar e gerar um aviso de encadernao; a impresso destes avisos no actualiza o estado nem actualiza o registo cardex - Manter o controle dos exemplares enviados para a encadernao - Imprimir avisos de encadernao - Receber os exemplares que voltam da encadernao, actualizando o sumrio de existncias para Encadernado Os Registos Cardex devem ter os campos variveis w INF ENCAD e b TIT ENCAD, para serem impressos nos avisos de encadernao A funo de encadernao pode ser efectuada a partir dos modos de Encadernao, Para Encadernar ou Recepo de encadernados da barra de navegao ou ainda do modo de Recepo de Peridicos, a partir da Ficha menu Ferramentas Funo Ficha Encadernar Cardex

8.9.1 Enviar fascculos para Encadernao Seleccionar o modo Encadernao

A partir deste modo, o sistema localiza automaticamente aquelas publicaes que, em funo dos parmetros Unidade de Encadernao e Perodo de Encadernao introduzidos no momento da criao da Ficha Cardex, tenham nmeros que possam ser encadernados.

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O cran que surge parecido com o cran do modo Reclamaes. Seguemse os mesmos procedimentos de pesquisa (Ver Cap. 8.8 )

Quando o sistema encontra uma publicao com nmeros para encadernar, mostra um resumo do registo bibliogrfico, o resumo das existncias e, seleccionando no Sumrio a Ficha Cardex correspondente, esta aparece com as caixas dos fascculos que formam uma unidade de encadernao j marcadas.

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Seleccionar a opo Imprimir Talo para imprimir os tales de envio que contm a informao necessria para recolher fascculos a enviar para a encadernao

Seleccionar a opo Para Encadernar. O sistema abre o seguinte cran:

Preencher os campos: Imprimir Talo: aviso de encadernao que contm a informao necessria para encadernar os fascculos Manter Data de Transaco: sim Volumes e Fascculos: verificar se os fascculos correspondem realmente unidade que se deseja encadernar No final, premir OK O estado dos fascculos muda para Para Encadernar

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Para que o sistema mostre a prxima publicao com nmeros para encadernar, premir o boto Prximo. Finalizado o envio dos fascculos para encadernar, premir o boto Parar O sistema mostra uma pequena informao das operaes realizadas:

Outra forma de realizar a operao de encadernao atravs do modo Para encadernar.

A nica diferena que, a partir deste modo, no se realiza uma busca automtica das publicaes com fascculos para encadernar, mas tem que se pesquisar ttulo a ttulo.

8.9.2 Recepo de Encadernados Esta operao pode ser efectuada a partir dos modos Para encadernar ou Recepo Encadernados da barra de navegao, ou ainda do modo Recepo de Peridicos Em todas as situaes preciso pesquisar primeiro o ttulo da publicao e, uma vez recuperada a Ficha Cardex correspondente, seleccionar os fascculos recebidos da encadernao e premir o boto Recepo de Encadernados

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No cran que surge preencher os campos conforme desejado:

Pode manter-se a data de Transaco anterior Podem apagar-se os registos de exemplar de fascculos individuais, se houver, e criar um exemplar para o volume encadernado Mudar o Estado deve decidir entre as seguintes possibilidades: a) Acrescentar volume ao campo 866 EXISTNCIAS (Bib possui) Neste caso ainda se pode optar por: - Mudar Estado para Encadernado: as caixas mantm-se na Ficha Cardex e o seu estado passa para Encadernado - Apagar Bloco de Caixas: as caixas encadernadas so apagadas b) Reduzir Bloco a 1 Caixa por Volume - o campo 866 EXISTNCIAS (Bib possui) no actualizado c) Mudar Estado para S Encadernado - o campo 866 EXISTNCIAS (Bib possui no actualizado

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9 REGISTOS DE EXEMPLAR PARA FASCCULOS Nas publicaes peridicas o Registo de Exemplar cria-se ocasionalmente, para um determinado fascculo da publicao, para fins de emprstimo. H trs momentos em que se podem criar Registos de Exemplar: a) Quando se cria a Ficha Cardex:

Seleccionando Criar exemplar na Recepo, mais tarde, quando se recebe o fascculo, abre-se automaticamente um cran para, se assim se desejar, criar o Registo de Exemplar preenchendo o template prprio b) Na Ficha Cardex, em qualquer altura: Marcar a caixa. No Menu de Ferramentas Criar Exemplar para Caixa Menu de Caixa, seleccionar

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c)Quando se recebe o fascculo: Seleccionar a caixa respectiva, marcar Criar Exemplar e, em seguida, Receber o fascculo

Surge, automaticamente, o template para se preencherem os campos necessrios. Template para criao do Registo de Exemplar para fascculo Por defeito disponibilizado o seguinte template predefinido que, no entanto, pode ser alterado, inserindo ou apagando campos, conforme a necessidade:

Preencher nos campos fixos apenas o Local (Sigla da Biblioteca) e nos campos variveis apenas o Cdigo de barras. A seguir Guardar. O iRegisto de Exemplar do fascculo pode ser visto no separador Sumrio Ver All Tudo e no WebOPAC Quando o fascculo devolvido, apagar o Registo de Exemplar do fascculo emprestado.

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10 DISTRIBUIO No caso de uma publicao peridica ser distribuda temporariamente para leitura, em vrios departamentos da mesma instituio, cria-se uma Lista de Distribuio com a indicao dos nomes dos respectivos departamentos. A Lista de Distribuio criada no Modo de Distribuio, da Barra de Navegao.

Clicar em Novo para criar um Registo de Distribuio:

Preencher o registo com as iniciais do departamento (at 3 caracteres), o nome do departamento (at 21 caracteres), prioridade( at 3 caracteres, entre 0-255; nmero mais alto para maior prioridade; por defeito 0 que significa prioridades iguais), morada resumida (at 11 caracteres; impressa na Lista de Distribuio), morada 1 (at 3 linhas com 26 caracteres cad; no impressa)

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Guarda-se o registo e visualiza-se o seguinte cran, com os elementos do registo de distribuio.

Existem duas formas de fazer circular a publicao atravs das Listas de Distribuio: a) No modo de Recepo de Peridicos, pesquisado o ttulo da publicao peridica, seleccionar o Separador Distribuio. e clicar na opo Acrescentar.

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Visualiza-se o cran do Modo de Distribuio, onde, primeiramente se efectua a pesquisa pelas iniciais do departamento, para verificar se o Registo de Distribuio j existe. Caso o registo no exista, cria-se um novo registo.

Se o Registo de Distribuio existe, aparece o cran seguinte:

Clicar em:

Automaticamente, volta-se ao Modo de Recepo de Peridicos, e o Registo de Distribuio foi associado publicao peridica, como se pode ver no separador de Distribuio.

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b) No modo de Distribuio, da Barra de Navegao.

Faz-se a pesquisa por iniciais do departamento, ou cria-se um novo Registo de Distribuio.

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Selecciona-se e visualiza-se o Registo de Distribuio

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Clicar em Acrescentar Peridico

Automaticamente, volta-se ao Modo de Recepo de Peridicos, no cran de pesquisa.

Pesquisar o ttulo de publicao peridica que se quer acrescentar ao Registo de Distribuio

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Aparece o cran com o registo da publicao peridica, seleccionado no separador Distribuio, com as iniciais do departamento (elementos do registo de distribuio), por onde circular a publicao peridica.

Clicar em Usar

Ao mesmo tempo, no modo de Distribuio, o ttulo da publicao peridica associado ao Registo de Distribuio.

Para remover um ttulo de uma lista de distribuio seleccionar o boto Apagar Peridico

Para apagar um Registo de Distribuio, necessrio apagar primeiro todos os peridicos associados e a prioridade deve ser 0, depois Editar o Registo de Distribuio e no menu Ficheiro premir Delete Routee 61

Impresso de Etiquetas de Distribuio: Quando um fascculo de uma publicao recebido, na Ficha Cardex existe a opo de imprimir Distribuio:

O programa imprime uma etiqueta que acompanha a revista na sua distribuio.

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ANEXO 1 Registos do Millennium

Registo de Encomenda
AQUISIES

Registo de Exemplar
CATALOGA

Registo de Utilizador
CIRCULAO

REGISTO BIBLIOGRFICO
Ttulo, Autor, Editora, Data Pub, Assunto, ISN

Reservas de Curso
CIRCULAO

Registo de Autoridade
CATALOGAO UTILIZADORES

Registo de Cardex
PERIDICOS

ficha de cardex

Um registo bib tem vrios registos associados

At 3000 Exemplares 100 Encomendas 100 Cardex

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ANEXO 2 Campos Fixos e Campos Variveis do Registos Cardex

a) Campos fixos TIPO ETIQ Controla a impresso de etiquetas durante a recepo. As etiquetas esto divididas em duas partes: parte da lombada e parte de bolsa. Cada parte pode ter at 3 formatos diferentes de informao a imprimir e em que ordem, o que significa que existem 9 combinaes possveis. Cada cdigo representa uma dessas combinaes. Os formatos de cada cdigo so definidos pela biblioteca e mantidos nas Opes do Sistema. COD Per 1: Estado da Coleco: c corrente, f finda COD Per 2: Modalidades de Aquisio: d Depsito Legal, c Compra, o Oferta, p Permuta COD Per 3: com duplo click seleccionar a opo d caso se queira que o registo seja apagado posteriormente COD Per 4: com duplo click seleccionar a opo n caso se queira que o registo no seja visualizado no OPAC CPIAS O nmero de cpias a receber num registo de existncias; mximo 255 cpias. RECLAM EM A data em que o fascculo esperado passar para ATRASADO. De cada vez que se acede ao registo de existncias, o sistema automaticamente calcula esta data, adicionando os "dias antes de reclamar" definidos na ficha. LOCAL O local a que pertence o registo de existncias (SIGLA da Biblioteca) LOCAL RECEP O local de recepo dos fascculos. O cdigo neste campo determina a morada que ser impressa nos formulrios de reclamao. FORNECEDOR O fornecedor do peridico. Os cdigos so os mesmos que para as Aquisies. ACT CONTAGEM Controla a funo Estatsticas sobre os Fascculos Recebidos. Estas estatsticas s sero compiladas se a biblioteca pedir Innovative para activar esta funo. Um cdigo de uma letra determina qual de 3 aces ser executada pelo sistema ao receber um fascculo: a-i Incrementa automaticamente o campo CONTAGEM PART com o n de cpias recebidas. j-r Pergunta ao operador o n de cpias recebidas.

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 s-z No actualiza o campo CONTAGEM PART; no pergunta ao operador o n de cpias recebidas. Dentro destes grupos de cdigos a biblioteca pode definir valores com significados diferentes para fins estatsticos, por exemplo, 'm' pode significar microficha e 'p' pode significar "papel". CONTAGEM PART Usado pela funo Estatsticas sobre os Fascculos Recebidos. Contm o nmero total de cpias recebidas.

b) Campos Variveis c COTA A cota do peridico.

w INFO ENCADERNAO Instrues de encadernao a imprimir nos tales de encadernao: cor e tipo de encadernao, instrues especiais, etc. Introduzir mudanas de linha usando o sinal '$'. b TTULO ENCADERNAO O ttulo que ir ser colocado na encadernao. n NOTA Nota pblica em texto livre. i IDENTIDADE Texto livre usado para distinguir registos de existncias (ex., um registo de uma cpia em papel outro microfilme); normalmente mostrado na caixa Sumrio. z NOTA INTERNA Nota interna em texto livre. h EXISTNCIAS Sumrio das existncias. Este campo pode ser editado manualmente ou actualizado automaticamente y LEGENDAS Este campo define quais as legendas/nomes dos nveis de numerao (at 6) e dos nveis cronolgicos (at 3). O campo LEGENDAS tem de ser um campo MARC 853 (material bibliogrfico de base), 854 (suplementos), ou 855 (ndices) com etiqueta 'y' de campo Millennium. q MORADA FORNECEDOR Se o cdigo de fornecedor for NENHUM, este campo guarda a morada do fornecedor. v NOTA FORNECEDOR Nota em texto livre para o fornecedor. f TTULO FORNECEDOR A identificao do fornecedor para o ttulo; tambm chamado o N de ID do Fornecedor.

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