MANUALMQR

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Manager Quick Researck Copyright 009936 Ecuador
MANUAL OPERATIVO Y ADMINISTRATIVO DEL SISTEMA FINANCIERO CONTABLE MQR
Revisin 2009
______________________________________________________________________________________ Telefax: 2270010 Quito - Ecuador Website: www.mqr.gqnu.net E-mail: mqruio@yahoo.com
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NDICE
Pg.
Antecedentes. 12 Contenido del Paquete Informtico.... 13 Requerimientos Computacionales.. 14 Configuracin del entorno de Windows. 16 Instalacin del Sistema 20 Ambiente monousuario. 20 Ambiente multiusuario en redes.... 21 Preparacin de la red... 21 En el Servidor. 21 Ingreso de licencias... 23 Generar el disco virtual.. 25 En los usuarios. 25 En las estaciones de trabajo. 25 Protocolos de Comunicacin en la red.. 26 Configuracin de un acceso remoto a un servidor mediante una red pblica.... 28 Opciones y Teclas de funcin. 29 Configuracin para grabar un Archivo en Excel. 30 SQL Migracin.. 26 Instalar Fuente para generar Cdigo de Barras.. 31 Parametrizacin de Cuentas Contables del Sistema MQR ... 32
Mdulos Financieros Contables Contabilidad..... 33 Asientos Contables.. 34 Entradas de asientos Modificacin Eliminacin Consultas Listados de Diarios Soporte de Diario Retenciones Listado Comprobantes Voucher Cheques Solo Cheques Comprobante de Retenciones Llenar formularios de Impuestos Imprimir formularios de Impuestos Diario General por Nro. De Asientos Control Presupuestario... 38
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Listado de Partidas Cdula Presupuestaria Auxiliares Libro Auxiliar Libro Mayor Balances. 41 General Analtico Comprobacin Comparativo Estado Caja de Bancos Balance a Excel Resultados x C.C Plan de Cuentas. 46 Creacin Modificacin Eliminacin Consultas Listado Automatizacin. 51 Organizar Integracin Caja & Cartera Facturacin Inventarios Nmina rdenes Produccin Activos Fijos Proveedores ndices Financieros Conciliacin Bancaria.. 53 Actualizar Cuentas Conciliar su Cuenta Conciliar del Estado Conciliacin con Glose Registro no Conciliados Listado de Cheques Balance Inicial Especiales. 55 Activar Mes Cierre Mensual Indexar Archivos Reconstruir Respaldo Recuperar Respaldo Depurar Anulados Configurar Retenciones Tabla Configurar Libros Diarios Configurar Centros de Costos Renumerar Asientos
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Configurar Cheque Preimpreso Configurar Ao de Apertura Configurar Comprobante de Egreso Configurar Comprobante en General Configurar Monedas Configurar Comprobante Retenciones Configurar formularios Imprimir Matriz Anexo ATS SRI 57 Identificacin Informante Perodo Informado Compras Ventas Exportaciones o Ingresos del Exterior Comprobantes Anulados Taln Resumen de Anexo Transacional Generar Medio Magntico XML Fichas de Clientes Ficha de Proveedores Organizar para Validacin Anexo REOC SRI. 58 Identificacin Informante Perodo Informado Compras Taln Resumen de Anexo Transacional Generar Medio Magntico XML Ficha de Proveedores Organizar para Validacin Anexo RDEP SRI Activos Fijos. 60 Ficha de Bienes Consultas de Fichas Movimientos Depreciacin Manual Depreciacin Automtica Especiales Ubicaciones Tipo de Bien Reversar Asientos Contables Respaldos Recuperar Respaldos Estadsticas Listado de Bienes Listado de Ubicacin Listado por Tipo Movimientos Depreciaciones Listado por Custodio Etiquetas Facturacin... 65
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Elaborar Factura Modificar Factura Anular Factura Imprimir Factura Nuevos Clientes Actualizar Datos Clientes Estadsticas Listado de Ventas Generales Listado de Ventas Detalladas Listado de Ventas por M2V Listado de Ventas por Cliente Listado de Ventas por Vendedor Listado de Vendedores Listado de Ventas con Fletes por Vendedor Listado de Vencimientos Listado de Ventas por Producto Listado de Ventas por Turnos Ventas de Clientes por M2V Utilidad Bruta en Ventas Listado por Tipo de Ventas Listado Utilidades Facturas Ventas Tarifa 0, IVA e ICE Facturas Pendientes de Cobro Facturas Glosadas por Cliente Facturas Cobradas Listado Ventas por Ven por Producto Listado Ventas por Ven por Clientes Ventas de Vendedores por M2V Saldos de Facturas por vencer Resumen de Cobros Puntos de Venta Facturas Pendiente del da Listado de Facturas Anuladas Resumen de Ventas por Cliente Facturas pagadas sin N/C Listado de Ventas por Servicios Listado Pauta de Publicidad por Fecha Listado Pauta de Publicidad por Cdigo Listado Fechas de Pauta de Publicidad Resumen Ventas de Publicidad por Regional Resumen Ventas de Publicidad por Tipo de Anuncio Listado Pauta de Publicidad por Cdigo Ordenado Listado por Ventas por Combo de Servicios Guas de Remisin Elaborar Gua Modificar Gua Anular Gua Actualizar Gua Imprimir Gua Estadsticas
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Configurar Impresin Guas Configurar Numeracin Guas Proformas Elaborar Proformas Modificar Proformas Anular Proformas Imprimir Proformas Especiales Estadsticas Configurar a Factura Indexado Notas de Crdito por Devoluciones Elaborar Notas de Crdito Anular Notas de Crdito Imprimir Notas de Crdito Listado de Clientes con Nota de Crdito Lista de Vendedores con Nota de Crdito Listado Nota de Crdito por Clientes Listado Nota de Crdito por Vendedores Configurar impresin Notas de Crdito Configurar numeracin Notas de Crdito Reconstruir Notas de Crdito Consultas PVP Productos Consultas PVP Servicios Especiales Configurar Impresin Factura Configurar Parmetros Factura Configurar Numeracin Factura Actualizar Tabla Vendedores Configurar Contabilizacin Configurar Turnos Respaldar Archivos Recuperar Respaldo Archivo Reversar Asientos Contables Configurar Formas de Pago Configurar Servicios Configurar Recargos Configurar Combos de Servicios Configurar Combos en Detalle Activar factura anulada Migracin a Excel Caja Recaudacin.. 73 Recaudacin por Clientes Recaudacin por Facturas Resumen de Ingreso Resumen de Ingreso con Diferencia Estado de Cuenta Listado de Faltantes Listado de Sobrantes Glose de Valores Facturas das anteriores
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Cancelacin de garanta Listado de Garantas Pendientes Listado de Garantas Canceladas Listado de vencimiento de garantas Cartera .. 76 Movimientos Crditos Dbitos Modificar Crditos Modificar Dbitos Cancelacin de Garantas Listado valores en garanta pendientes Listado valores en garanta cancelados Listado vencimiento de valores en garanta Estado de Cuenta del Cliente Nuevos Clientes Actualizar Datos de Clientes Consultar Clientes Datos Complementarios Especiales Configurar Comprobantes Configurar Intereses por Mora Configurar Intereses Prepago Configurar Tabla Cobradores Configurar Tabla Vendedores Configurar Contabilizacin Configurar Ciudades Respaldar Archivos Recuperar Respaldo de Archivos Configurar Pagos Reversar Asientos Contables Configurar Profesiones Configurar Sectores Configurar Planes Unificar Clientes Estadsticas Listado de Cartera Vencida Listado de Cartera Prepagada Listado de Cupos de Crdito Listado de Clientes Listado de Cobradores Listado de Retenciones Listado de Notas de Dbito Listado de Notas de Crdito Listado de Cheques Posfechados Listado Saldos de Clientes Listado de Movimientos Listado Saldos & Observaciones Vencimiento Facturas Extracontable Antigedad de Cartera Vencida
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Antigedad de Saldos de Cartera Resumen de Ingresos Resumen de Cartera por Vendedor Listado de facturas por antigedad Migra Ficha a Excel Saldo de Apertura
Inventarios..... 81 Almacn Crear Ficha de Productos Actualizar ficha de Productos Consulta Producto Cambiar Cdigos Precio de Venta Ficha de Proveedores Consulta Proveedores Tarifacin Etiquetas Inventario Inicial Multibodega Existencias Multibodegas Arqueo Existencia Fsica Bodega Movimientos Actualizar Movimientos Comprobantes del Sistema Comprobantes Preimpresos Duplicar Movimientos Estadsticas Especiales Costeo de Productos Proveedores.. 90 Movimientos Modificar Movimientos Eliminar Movimientos Consultar movimientos Ficha de Proveedores Consulta Proveedores Estadsticas Saldo de apertura Especiales Migrar ficha a Excel Conf. Comprobantes Actualiza Nro. Comprobantes Comprobante de Retencin Preimpreso Respaldar Archivos Recuperar Respaldos Produccin.... 95 Ordenes de Trabajo Crear Actualizar
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Eliminar Cerrar Orden Activar Orden Transferir Orden Movimientos Materias Primas Mano Obra Directa Gastos Fabricacin Duplicar Orden Estadsticas Especiales Comprobantes Departamentos Respaldar rdenes Recuperar rdenes Reversar Contable Nmina.. 99 Movimientos Ingresar Modificar Consultar Otros Ingresos Otros Descuentos Registro prstamo Duplicar rol Eliminar rol Movimientos resumidos Generar Quincena en porcentaje Actualizar Empleados Consultar Empleados Estadsticas Imprimir Rol de Pagos Imprime Rol Quincenas Recibo de Pago Recibo de Pago Quincenal Dcimo Tercero Dcimo Cuarto Planilla IESS Planilla Fondos de Reserva Carta Debito Bancario Finiquito Liquidar Haberes Provisiones Mensuales Distribucin de Utilidades Listado de Personal Listado de Movimientos Listado de Impuestos Liquidacin de Impuestos Planilla Impuestos [RT-T] Glose de Otros Ing. Y Desc. Glose Ing. Y Descuento por Concepto
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Recibo individual glosado Saldo de los Prstamos Auxiliares de Prstamos Generacin de Cheques Listado de Horas Extras Medio Magntico Especiales Configurar Medio Magntico Configurar Parmetros para Clculos Configurar Departamentos Configurar Secciones Configurar Tabla de Impuesto Mensual Configurar Asiento Contable Configurar Parametrizar IESS Respaldar Recuperar Respaldo Reversar contable Proceso para Automatizacin 108 Mdulos Administrativos Control de Personal. 110 Timbrar Tarjeta Tarjeta de Control Kardex Borrar Registros de Tiempo Respaldar Archivo Recuperar Respaldo Archivos Mailin Agenda 111 Marketing Fichas 112 Definir Tipos Definir Asignaciones Seguimiento por Cliente Seguimientos por Tipo Seguimientos por Asignacin Seguimientos por Usuario Respaldar Archivos Recuperar respaldos de Archivos Servicio al Cliente. 113 Seguimientos Consultas Definir reas Definir Va Estadsticas Seguimientos por Clientes Seguimientos por reas Seguimientos por Vas Seguimientos por Usuario Respaldar Archivos Recuperar Respaldos de Archivos Upgrade 115
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Claves.. 115 Configuracin.... 116 Respaldos (localidad) Recuperar Respaldos Datos de la Empresa Configurar Empresas Configurar Cuentas Fichas de Usuarios Cerrar Ao Transferir Saldos de Apertura Cargar Fotografas Mantenimiento... 120 Multiempresa .. 120 SQL Migracin de Datos..... 121 Licenciamiento. 121 Actualizaciones desde Internet... 122 Soporte Virtual va Internet.......................................... 122 Diagramas de Procesos 123 Mdulos Financieros Contables Integrados Mdulos Administrativos Ejercicio Prctico.... 141 Test para Evaluacin.. 143 Glosario de Terminologa...... 145
Preguntas Frecuentes
Procedimiento para realizar una conciliacin bancaria..... 155 Qu es el manejo de integracin de procesos?................................................. 158 Mantenimiento: por fallas, por prdida de informacin... 158 Cmo facturar en negativo?........................................................................... 160 Cul es el procedimiento para realizar el cierre de ao?................................. 160 Cul es el procedimiento para la distribucin de utilidades?........................... 161 Manejo de integracin de procesos en versiones inferiores a la 8. 162 Procedimiento de transferencia de bodega.. 163 Cmo efectuar el anticipo a clientes?.............................................................. 164 Cmo efectuar el anticipo de proveedores?..................................................... 165 Cuales son los pasos a seguir cuando se desee cambiar de maquina o se formatee el ordenador?................................................................................. 165 Pasos a seguir cuando se desconfiguren las impresiones.. 166 Pasos a seguir para configurar el balance inicial . 166 Clientes duplicados, cmo unificarlos?........................................................... 166 Manejo de varias empresas, cmo hacer una actualizacin?........................... 167 Cmo parametrizar un documento?................................................................ 167 Por qu se altera la numeracin en la facturacin?......................................... 168 2 o ms usuarios pueden trabajar en el mismo mdulo en el sistema multiusuario?................................................................................................... 168 Se puede transferir varias veces los saldos iniciales despus de creado el nuevo ao?....................................................................................... 168 Cmo se crea una nota de venta preimpresa?......................................... 168
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Antecedentes En el cambiante mundo de la tecnologa avanzada, es realmente imprescindible que el profesional contable, conozca y asimile como los sistemas de informacin basados en computadora afectan su entorno profesional. Los Sistemas Financieros Contables frente a la globalizacin mundial han llevado al profesional contable a un enfrentamiento constate entre hombre y tecnologa. Partiendo del hecho de que todo profesional contable necesita modernizarse con la tecnologa existente, necesita de una herramienta de soporte como es el caso de la Aplicacin de Usuario
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Final MQR, para esto es necesario utilizar el medio informtico existente ms los conocimientos de Control de Auditora para que la computacin sea un medio eficaz e innovador de control. En este sentido es necesario, que el sistema a implementarse disponga de un riguroso componente de controles y accesos a informacin requerida por los usuarios y estos conduzcan a la proteccin de datos, as como la informacin en general de las organizaciones en toda su complejidad. Por lo que el Sistema Financiero Contable MQR de produccin ecuatoriana, ha sido suficientemente acogido por varias empresas del sector industrial y comercial desde 1995. Qu es MQR? (Manager Quick Research) Bsqueda Gerencial en Tiempo Real Ingeniera de software en tiempo real para soluciones de negocios orientada a pequeas y medianas empresas (PYMES). Quines somos? Somos un equipo conformado por profesionales con formacin en reas como: informtica, finanzas, auditora y contabilidad con los objetivos de enfrentar y brindar soluciones integrales ante la problemtica empresarial. Fundamentos Operativos

Opera en sistemas operativos como Windows, Netware Novell y compatibles Trabaja en equipos pc con tecnologa PENTIUM o compatibles Incorpora en su performance la filosofa Cliente Servidor Su estructura modular permite la integracin de procesos en la contabilidad En su gestin de manejo incorpora el concepto multiusuario, multiempresa y multiperiodo Para salvaguardar la integridad de la informacin maneja el concepto de respaldo diario en tiempo real Su diseo y arquitectura se fundamenta en Microsoft Visual Fox Cuenta con niveles de acceso distribuidos por mdulo o en forma general para cada usuario en funcin a la clave secreta que se le asigne. Tiene inmersas opciones para efectuar copias de seguridad en forma general de todos sus mdulos componentes y en forma individualizada por cada mdulo hacia medios externos como disquetes, adems dejando una copia de seguridad en el Disco Duro al momento de la ejecucin del respaldo. Los respaldos se graban en modalidad de 32bits en la Carpeta BACKUPMQR, en el disco C en donde se almacenan respaldo diarios de la informacin. Esto depende de la capacidad disponible de su disco duro local.
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DIAGRAMA DE ENTORNO INFORMTICO MQR
Contenido del Paquete Informtico MQR
A. Caja de almacenamiento B. Cd de Instalacin, contiene manual e instaladores. C. Certificado de Autenticidad, el mismo que incluye el nmero de licencia de acuerdo a las condiciones comerciales de licenciamiento. D. Disquete de licenciamiento y Upgrade. Precauciones Como alternativa para salvaguardar los medios fsicos originales de instalacin, mantngase en lugares secos protegidos de la humedad y las altas temperaturas.
Requerimientos computacionales
Software Operativo Para estaciones de trabajo bajo la modalidad de cliente se requiere Sistema Operativo Windows95 en adelante. Se recomienda la versin XP.
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Con referencia al Sistema Operativo Windows Vista, se recomienda configurarlo de la forma ms estndar posible, para evitar el excesivo uso de recursos. Para ambientes multiusuarios se requiere un servidor con sistema operativo netware como Novell, Linux (necesario que tenga compatibilidad con una particin en Windows), NT, Windows Server 2000, 2003, 2008 (desde 2003 permiten varias sesiones de usuarios remotos) o XP (permite una sesin de usuario) u otros de funcin similar.
Arquitectura Hardware Microcomputadores Pc con procesadores Celeron, Pentium III o compatibles en adelante con un mnimo de 64 en RAM y Disco Duro de 20MB. En mquinas servidores como recomendacin que tengan tecnologa Server.
Topologa de Red Como recomendacin utilizar HUBS o concentradores utilizando cableado estructurado para conectores Rj45 de preferencia flexible con categora 5 en delante de preferencia en el rango de 10/100 Mbps. De preferencia a 100 Mbps. Configuracin del cable con conectores RJ45 de punto a punto: Pc computador Hub / concentrador
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Configuracin del cable con conectores RJ45 de punto cruzado: Pc computador Pc computador
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CONFIGURACIN DEL ENTORNO DE WINDOWS
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Para lograr un ptimo desempeo del Sistema Financiero Contable MQR, se necesitan realizar las siguientes tareas.
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Si utiliza Sistema Operativo Windows XP o similar, configure el equipo al mximo rendimiento para aplicaciones, si ste hace de SERVIDOR, verifique que no tenga en DISPLAY ningn papel tapiz y que no se encuentre ACTIVADO el modo automtico, la inactividad para protector de pantalla, apagado de disco duro o monitor. Se recomienda utilizar antivirus que permitan configurar excepciones; ya que se debe establecer que el antivirus no ataque a los archivos DBF que representan la base de datos del sistema. El sistema MQR no utiliza motor de bases de datos, genera archivos planos. Reconfigure el rendimiento del equipo:
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Hacer clic derecho sobre el icono de Mi PC que se encuentra en el escritorio de Windows. Se escoge la opcin Propiedades. A continuacin se presentar la ventana Propiedades del sistema. En la parte superior de la ventana se observa varias opciones, se selecciona la pestaa denominada Opciones avanzadas. En la opcin Rendimiento, se hace clic en el botn Configuracin. Se presentar la ventana Opciones de rendimiento. En la pestaa Efectos Visuales, se escoge la opcin Ajustar para obtener el mejor rendimiento. Se hace clic en el botn Aceptar.
La siguiente opcin a modificar es desactivar la descarga automtica de actualizaciones de Windows, ya que sta opcin ocupa recursos del equipo, para lo cual se realizan los siguientes pasos:
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Hacer clic derecho sobre el icono de Mi PC. Se escoge la opcin Propiedades. A continuacin se presentar la ventana Propiedades del sistema. Se escoge la pestaa denominada Actualizaciones automticas. Se hace clic en la opcin Desactivar Actualizaciones automticas. Se hace clic en el botn Aceptar. A continuacin se va a configurar las propiedades de Conexin de rea local, con el fin de desactivar opciones que ocupan recursos innecesarios.
1. Hacer clic derecho sobre el icono de Mis sitios de red que se encuentra en el papel tapiz de Windows (escritorio). 2. Sobre el icono Conexin de rea local, se hace clic derecho y se escoge la opcin Propiedades. 3. En la pestaa General, se selecciona la opcin Programador de paquetes QoS. 4. Se hace clic en el botn Desinstalar. 5. Se presentar un mensaje, el cual se acepta.
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6. Entonces la opcin Programador de paquetes QoS ya no estar activa. 7. En la misma ventana, se activa la opcin Mostrar icono en el rea de notificacin al conectarse, haciendo clic sobre la opcin. 8. Se realiza un clic en el botn Aceptar y se presentar el siguiente icono en la barra de estado, junto a un mensaje que indicar el estado y velocidad de la conexin.
Reconfigure la operacin del sistema operativo en modo clsico en versiones XP o superiores:
1. Hacemos clic derecho sobre la barra de tareas y escogemos la opcin Propiedades.
2. Se abrir la ventana Propiedades de la barra de tareas y del men Inicio. 3. Seleccionamos la opcin Men Inicio clsico y hacemos clic en el botn Aceptar. Para que el equipo trabaje con un buen rendimiento, se debe configurar el archivo config.nt, para esto se deben realizar los siguientes pasos:
1. Hacer doble clic sobre el icono de Mi PC. 2. Se ingresa al Disco local C, se hace doble clic sobre la carpeta Windows, una vez dentro de esta se busca una carpeta llamada system32.
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3. Una vez dentro de la carpeta system32, se busca un archivo denominado CONFIG.NT. 4. Se hace doble clic sobre el archivo, y se presentar una ventana que dice que Windows no puede abrir este archivo. 5. Se escoge la opcin Seleccionar el programa de una lista, luego se presiona el botn Aceptar.
6. Se escoge la opcin Bloc de notas y luego se presiona el botn Aceptar. 7. Se abrir el archivo CONFIG, se dirige al final de archivo y modifica la opcin: files=100 buffers=60
Estandarice la velocidad de comunicacin de las tarjetas de comunicacin a 100 Mbps de preferencia, en todos los equipos como se indica:
1. Hacer clic derecho sobre el icono de Mis sitios de red que se encuentra en el papel tapiz de Windows (escritorio).
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2. Sobre el icono Conexin de rea local, hacer clic derecho y seleccionar la opcin Propiedades. 3. En la pestaa General, hacer clic sobre el botn Configurar. 4. Se presentar la ventana de Propiedades de la tarjeta de red, seleccionar la pestaa Opciones avanzadas. 5. En Propiedad, marcar la opcin Velocidad y dplex del enlace. 6. En la opcin Valor, escoger Modo completo 100.
7. Hacer clic en el botn Aceptar.
INSTALACIN DEL SISTEMA Los medios magnticos para la instalacin tienen dos presentaciones segn la versin que se instale: Disquete (versin DOS) CD (versin Visual)
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INSTALACIN Verifique los medios de instalacin que sean los adecuados y el licenciamiento respectivo de acuerdo a la Factura y al Contrato de Condiciones Comerciales del Proveedor. Corra el programa SETUPWIN.EXE.
Lea cuidadosamente el Contrato de Licencia para Usuario Final de Software y acepte los trminos. AMBIENTES MONOUSUARIO, UN SOLO EQUIPO Identifique la carpeta que va contener la base de datos y los programas ejecutables del sistema, con mximo 8 caracteres alfanumricos, no utilice espacios o smbolos raros como tildes o ees, espacios en blanco, o caracteres especiales. Ejemplo de instalacin:
Se instalar en la carpeta determinada, el Sistema, el Manual Operativo y dems archivos
Cuando termine el proceso ingresar a la Pantalla Principal del Sistema MQR Una vez concluida la instalacin se presentar una ventana que contiene 3 opciones de licenciamiento: En Demostracin el mismo que estar a prueba por perodo de 30 das.
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Licencia Acadmica, para efectos acadmicos, el cual es concedido solo para enseanza & aprendizaje. Licencia Profesional, el cual que requiere de un nmero de identificacin del Producto que viene en la especie valorada que acompaa al SOFTWARE, a continuacin el sistema le pedir una clave de activacin, la misma que tendr que solicitarle al proveedor.
En la ubicacin que usted haya escogido para que el sistema se instale (en la unidad C o D), se van a crear 2 carpetas, en la primera carpeta se encuentra el archivo ejecutable y libreras necesarias para la ejecucin de sistema, en la carpeta BACKUPMQR se crear un zip de respaldo de la informacin de su empresa que haya ingresado al sistema.
AMBIENTES MULTIUSUARIO EN REDES Si va instalar en una Red de Datos, verifique que el entorno informtico sea el adecuado y se encuentre configurado en forma ptima, tanto las comunicaciones como el disco virtual de red.
PREPARACIN DE LA RED Pasos a seguir para crear un recurso compartido para servidor y disco virtual de red para terminales: EN EL SERVIDOR: 1. Seleccionar la computadora que va a ser el SERVIDOR, de preferencia que tenga tecnologa SCSI, y que no vaya a ser utilizada para ningn trabajo operativo. Se recomienda que utilice como Sistemas Operativos a Novell, Linux (necesario que tenga compatibilidad con una particin en Windows), NT, Windows Server 2000, 2003, 2008 o XP u otros de funcin similar. 2. En el servidor configurar el nombre de la computadora y el grupo de trabajo al que pertenece.
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a. Sobre el icono de Mi PC, hacer clic derecho, escoja la opcin Propiedades. En la parte superior de la ventana se ven varias opciones, seleccione la opcin Nombre de equipo. b. En Descripcin del equipo, se digita SERVER DE DATOS. c. Para modificar los datos como nombre del equipo o Grupo de trabajo, se hace clic en el botn Cambiar. En la ventana que se despliegue se pueden realizar los cambios antes mencionados. 3. Crear una carpeta en la raz del disco C o D, que se llame por ejemplo: SERVERMQR, all es donde se instalar la Base de Datos y el programa contable que se compartir en la RED. Debe configurarse con acceso total permitido, para lo cual: a. Realizar doble clic en icono de Mi PC, luego doble clic sobre Disco local C; en un espacio en blanco de la pantalla hacer clic derecho, se presentar un men contextual, escoja la opcin Nuevo, y a continuacin seleccione Carpeta. Edite el nombre de la carpeta, ejemplo: SERVRMQR, con mximo 8 caracteres alfanumricos, no utilice espacios o smbolos raros como tildes o ees, espacios en blanco, o caracteres especiales.
b. Una vez creada la carpeta, hacer clic derecho sobre la misma y escoger la opcin Compartir y seguridad. c. En la parte superior se observan varias opciones, seleccione la pestaa Compartir y dentro de esta opcin se busca Uso compartido y seguridad de red.
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d. Se activan las opciones: Compartir esta carpeta en la red y Permitir que los usuarios de la red cambien mis archivos. e. Se hace clic en el botn Aceptar.
4. Corra el programa SETUPWIN.EXE.
Lea cuidadosamente el Contrato de Licencia para Usuario Final de Software y acepte los trminos. 5. Identifique la carpeta que va contener la base de datos y los programas ejecutables del sistema, para lo cual haga clic en el botn Examinar, y busque la carpeta que ya ha compartido y que se encuentra en la raz C o D.
Se instalar en la carpeta determinada, el Sistema, el Manual Operativo y dems archivos Cuando termine el proceso ingresar a la Pantalla Principal del Sistema MQR.
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Ingreso de licencias Para ingresar licencias adicionales, es decir para permitir que ms de un usuario trabaje con el sistema, se debe configurar el licenciamiento, el sistema le pedir el disquete que contiene las licencias adicionales para una red de datos. Para realizar esto: haga un clic izquierdo en Net 1/1, en el cuadro de dilogo presione Si, seleccione la Unidad Disco de 3, y a continuacin marcamos el archivo licencia.mqr, presione el botn Aceptar. A continuacin la barra cambiar de Net 1/1 a Net 1/ (# de usuarios que haya adquirido).
Para generar el disco virtual 1. Desde el papel tapiz de WINDOWS (Escritorio), sobre el icono de MIS SITIOS DE RED, presione el botn derecho del MOUSE, seleccione la opcin Conectar a una unidad de red.
2. En la opcin Unidad: seale la unidad virtual M, presione el botn Examinar, se presentar una ventana donde debe escoger Mis sitios de red, luego Toda la red, Red de Microsoft Windows, luego el grupo de trabajo, en este caso MQR, a continuacin escoja el nombre de su equipo y busque la carpeta que habamos compartido en pasos anteriores.
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3. Ponga un visto en la opcin Conectar de nuevo al iniciar sesin, de esta manera tendr un disco virtual M. A este concepto se lo conoce como la RED VIRTUAL DE DATOS. Esto es clave para la instalacin de Bases de Datos o Sistemas Contables Multiusuarios. De tal forma que todas las estaciones de trabajo, incluido el servidor deben tener el Disco Virtual de Red, como por ejemplo M:
En las estaciones de trabajo: En las otras estaciones de trabajo que se encuentran en la red, se debe configurar, el grupo de trabajo, para lo cual se debe: 1. Hacer clic derecho sobre el icono de Mi PC. Escoja la opcin Propiedades. A continuacin se presentar la ventana Propiedades del sistema. 2. En la parte superior de la ventana, se escoge la pestaa denominada Nombre de equipo. 3. Realizar clic en el botn Cambiar 4. Digitar el nombre del equipo, por ejemplo: Asesor. 5. En la opcin Grupo de trabajo, digitar MQR (o el grupo de Trabajo que est en el servidor) 6. Hacer clic en la opcin Aceptar. Con estas caractersticas todas las terminales configuradas como clientes tomarn los recursos del servidor tales como la fecha y hora del mismo, siempre que ingrese a la aplicacin MQR. Se debe crear una Red Virtual de Datos en cada una de las estaciones de trabajo, los pasos para realizar esta tarea ya fueron explicados.
En caso de ser en Red, en las dems estaciones de trabajo, solo cree el acceso directo abriendo en MI PC, el disco virtual M:, abra la carpeta donde se instal la base de datos, como por ejemplo M:\WINMRQ, y haga un doble clic en el programa MQR.EXE. El sistema proceder a crear el icono de acceso directo, as como tambin las libreras que necesita la estacin de trabajo como CLIENTE. En la ubicacin que usted haya escogido para que el sistema se instale (en la unidad C o D), se va a crear 1 carpeta, por ejemplo: MQR.EXE, en esta carpeta se encuentra el archivo ejecutable y libreras necesarias para la ejecucin de sistema.
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PROTOCOLOS DE COMUNICACIN EN LA RED De preferencia use protocolo Internet (TCP/IP). Cuando tenga ms de dos equipos en red es necesario usar un CONCENTRADOR SWICTH de preferencia que trabaje a 100 Mbps (Mega bits por Segundo). Usar cableado estructurado de categora 5 en adelante con la siguiente configuracin que va de punto a punto con conectores RJ45 (Conector de Cable 8 hilos). Verifique y utilice un solo protocolo de comunicacin de preferencia TCP/IP (Protocolo de Comunicacin basado en Internet), el mismo que le permite obtener una direccin fija para la transmisin de datos y utilice la opcin de Cliente para redes Microsoft. Ejemplo como configurar un IP (Protocolo de Internet):
Para generar una direccin nica en cada equipo de trabajo proceda como se indica:
1. Hacer clic derecho sobre el icono de Mis sitios de red que se encuentra en el papel tapiz de Windows (escritorio).
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2. Sobre el icono Conexin de rea local, hacer clic derecho y escoger la opcin Propiedades. 3. En la pestaa General, escoger la opcin Protocolo Internet (TCP/IP).
4. Hacer clic en el botn Propiedades. 5. En la pestaa General, seleccionar la opcin Usar la siguiente direccin IP. 6. Digitar la Direccin IP: 192.168.0.1 y la Mscara de subred: 255.255.255.0. Para cada estacin de trabajo (equipo) solo se debe cambiar el ltimo dgito de la direccin IP. 7. Hacer clic en el botn Aceptar.
Nota: Para configurar Puntos de Venta Remotos, utilizando INTERNET (RED PUBLICA), utilice el concepto TERMINAL SERVICE, con la conexin a escritorio remoto, es la opcin ms econmica y eficiente la que ofrece una VPN, (VIRTUAL PRIVATE NETWARE), una tecnologa de red que permite extender la red local sobre una red pblica. Estas tecnologas son mecanismos de comunicacin que se configuran sobre una Red Primaria de Internet Dedicada (Banda Ancha), es recomendable utilizar 512k de subida (Tx transmisin) y 512k de bajada (Rx recepcin) de datos. Consulte las mejores ofertas en cuanto al servicio que le pueda ofrecer su proveedor de INTERNET, se recomienda, contratar una IP FIJA (Direccin de Internet Fija para un Dominio o un Servidor Pblico).
CONFIGURACION DE UN ACCESO REMOTO A UN SERVIDOR MEDIANTE UNA RED PBLICA Esta opcin le permite acceder al equipo donde se encuentra instalado el sistema MQR, desde cualquier otro equipo, en cualquier lugar, con la condicin que se encuentre conectado al Internet. 1. Para poder acceder a su equipo, primero debe realizar la siguiente configuracin en el equipo (Servidor o computador que sirva de puente o Gateway) donde se encuentre instalado el Sistema MQR. a. Sobre el icono de MI PC, hacer clic derecho, escoger la opcin Propiedades, a continuacin se presentar una ventana, con varias opciones en la parte superior. b. Escoger la opcin Remoto, en la casilla Escritorio Remoto, poner un visto en la opcin Permitir que los usuarios se conecten de manera remota a este equipo. c. Luego se presiona el botn Aceptar. Posteriormente desde el equipo que est utilizando, ingrese en accesorios, comunicaciones, luego en conexin a escritorio remoto.
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1. Hacer clic en el botn Inicio de la barra de tareas, escoger la opcin Programas, a continuacin escoger la opcin Accesorios, luego escoger la opcin Comunicaciones. 2. Dentro del men Comunicaciones escoger la opcin Conexin a Escritorio Remoto.
Posterior a esto se ingresa la direccin IP FIJA, contratada a un proveedor de INTERNET, este proceso hace un link directo a su red local, o su dominio central como un usuario ms de la red. En el Sistema Operativo WINDOWS 2003 en adelante es posible abrir varias secciones de usuarios remotos.
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OPCIONES Y TECLAS DE FUNCIN En la navegacin por mens y pantallas del sistema usted encontrar a menudo las siguientes opciones: <> Esta opcin puede aparecer en las pantallas de seleccin o de consulta, e indica el avance de pgina en la consulta de cdigos o informacin. Presione Enter para seleccionar Esta opcin puede aparecer en las pantallas de seleccin o de consulta, e indica el avance de pgina en la consulta de cdigos o informacin. Presione Enter para seleccionar La tecla de Escape puede ser utilizada para: - Cancelar la ejecucin de un proceso - Salir sin grabar de una pantalla de ingreso - Retornar al men o submen anterior Tecla de funcin para imprimir comprobantes a presentaciones preliminares o impresos. Tecla de funcin para insertar registros en pantallas de ingreso de informacin. Tecla de funcin para borrar registros en pantallas de ingreso o actualizacin de datos. Tecla de funcin para bsqueda de informacin. Tecla de funcin para aparecer la calculadora.
<>
< Esc >
< F4 >
< F9 > < F12>
< F2 >< F3 > < F5 >
< F8 >
Tecla de funcin para seleccionar ingresos.
Nota.- Siempre en la parte superior de las tablas o Submens, en un recuadro azul, aparecen las instrucciones de las teclas que tienen funcionabilidad.
ADVERTENCIA: Dependiendo de la prioridad del usuario se le solicitara el ingreso de claves de acceso a algunas de las opciones de los mens del sistema. Tiene dos claves, la primaria y la secundaria de 4 caracteres. No intente ingresar a opciones que no corresponden a sus funciones.
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Todos los reportes que se generan en las Estadsticas de los Mdulos tienen una interface para seleccionar la salida en presentacin WORDPAD, impresoras o archivos.
CONFIGURACIN PARA GRABAR UN ARCHIVO EN EXCEL Se debe digitar el nombre del archivo y el lugar donde se va a guardar el mismo. A continuacin se mostrar una ventana de confirmacin del proceso de grabacin, luego se abrir la ventana de Excel. Si la versin de Excel que tiene instalada es en ingls, no necesitar realizar esta configuracin. Caso contrario, (si tiene Excel en espaol), debe realizar los siguientes pasos: 1. En la Barra de Men, se escoge la opcin Archivo, luego Abrir, se busca donde se haba guardado el archivo y lo abre. 2. A continuacin se presentar una ventana de dilogo, donde vamos a realizar la configuracin para que un archivo tipo texto se acople a las celdas de Excel.
3. Como primer paso, se debe escoger la opcin De ancho fijo, presione el botn Siguiente. Se presentar la siguiente ventana, en donde se debe sealar las divisiones entre las columnas.
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4. En el siguiente paso, se debe hacer clic sobre el botn Avanzadas, y en la opcin separador decimal se escoge punto, y en la opcin separador de miles se escoge coma, hacer clic en el botn Aceptar.
5. En la opcin Formato de los datos en columnas, se debe escoger Texto.
6. As, se presentar la informacin de la siguiente manera:
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SQL MIGRACION Otra alternativa para evitar realizar dicha configuracin, es utilizar una herramienta propia del sistema, esta es SQL Migracin, se encuentra ubicada en la parte inferior, derecha del men principal de acceso a MQR. Se explica detalladamente en la pgina. PARA INSTALAR LA FUENTE PARA GENERAR CODIGO DE BARRAS 1. Hacer clic en el botn Inicio de la barra de tareas, en el men que se despliegue escoger la opcin Configuracin y luego la opcin Panel de Control. 2. Escoger la opcin Fuentes o Font.
3. Luego debe colocarse en la barra del men y escoger: Archivo, Instalar Fuente. 4. Seleccione el directorio donde esta la fuente a Cargar (es decir, el directorio donde se grab el sistema):
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5. Se selecciona la fuente a instalar 3 of 9 barcode del la carpeta donde se encuentre la Base MQR, por ejemplo de c:\WINMQR y luego se verifica la fuente:
PARAMETRIZACIN DE CUENTAS CONTABLES DEL SISTEMA MQR Cuando se instala por primera vez el sistema para llevar contabilidad se debe: CONFIGURACION DEL SISTEMA Parametrizar cuentas de utilidades, impuestos y retenciones, es decir direccionar o seleccionar del plan de cuentas, las cuentas contables con las cuales cada uno de los mdulos Financieros debe funcionar, la cuenta de Utilidad o Prdida del Presente Ejercicio no debe tener movimientos ni el saldo inicial, es reservada para que el sistema aplique los resultados. CONTABILIDAD Crear el plan de cuentas, el sistema viene con un catlogo de cuentas adaptable a cualquier empresa, es recomendable aplicar este porque ya est parametrizado en los dems mdulos. Se tiene que parametrizar las cuentas contables para que el sistema MQR genere los asientos cada vez que se haga una factura, compra a proveedor, recaudacin, etc. M. FACTURACION K.-ESPECIALES E. Configurar contabilizacin M. CARTERA E.- ESPECIALES F.- Configurar contabilizacin
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M. INVENTARIO D.- ESPECIALES B.- Cuentas contables M. NOMINA E.-ESPECIALES F.- Asiento Contable M. CONFIGURACION E. Configurar Cuentas Contables
MDULOS FINANCIEROS Los Modulos Financieros estn ubicados al lado izquierdo del men principal de acceso a MQR. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Contabilidad Activos Fijos Facturacin Caja Recaudacin Cartera Inventarios Proveedores Produccin Nmina
1. MODULO DE CONTABILIDAD Este Mdulo permite registrar los asientos manuales, oponer reportes, de diarios, auxiliares, balances, y dems procesos que nos permite cada opcin. Para acceder, hacer clic en el botn Contabilidad 2008.
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ASIENTOS CONTABLES Segn el tipo de transaccin se pueden clasificar las operaciones en diferentes Libros Diarios, los Diarios Nmeros 6 (NOMINA) y 9 (INTEGRACION) son reservados por el sistema para el Proceso de Automatizacin.
A continuacin detallaremos cada una de las opciones que nos presenta Asientos Contables: A. ENTRADAS DE ASIENTOS.- En esta opcin se realizan los asientos manuales, los asientos que no son generados en forma automtica por el MQR. Nos presenta los tipos de Diarios que podemos registrar extracontablemente. E inclusive los registros para la conciliacin bancaria.
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Nota.- Para poder digitar los datos numricos se debe marcar todo el cuadro de texto. B. MODIFICACION.- Modifica los errores que se hallan registrados en los asientos manuales, de acuerdo a la naturaleza del registro realizado. Se puede seleccionar el asiento: Por nmero Por documento Por fechas Por tipo de integracin Por beneficiario Escoja la opcin y presione Enter. A continuacin, debe digitar los datos para poder encontrar el asiento. C. ELIMINACION.- Elimina todo el asiento contable que se registr, sea los que son generados por contabilidad en entradas de asientos (asientos manuales) o los de tipo 9 de integracin. Comenzar por el proceso de bsqueda como ya se explic en la opcin Modificacin.
D. CONSULTAS.- Una vez que tomamos esta opcin nos permite Visualizar generado sin tener opcin a modificarlo. Comenzar por el proceso de bsqueda como ya se explic en la opcin Modificacin.
el asiento,
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E. LIBROS DIARIOS.- Permite sacar los diarios por tipos de asientos y diarios (ingresos, egresos, documentos, etc.) por meses, o general; es decir de todo el ao y de todo los diarios, colocando Escape.
F. SOPORTE DE DIARIO.- Saca todos los libros diarios, de un mes determinado.
G. RETENCIONES LISTADO.- Presenta el reporte de todas las retenciones realizadas a los proveedores, con sus respectivos grupos de porcentajes, bases, valores retenidos y cdigos de retencin.
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H. COMPROBANTES.- Es la impresin de los comprobantes de los diferentes tipos de libros diarios, ya sea en formato preimpreso (autorizado por SRI) o diseo del sistema.
I. VOUCHERS-CUEQUES.- Permite la impresin de este documento. J. SOLO CHEQUES.- Impresin del documento preimpreso (cheque)
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K. COMPROBANTES DE RETENCION.- Imprime en el documento preimpreso autorizado por el SRI, a diferentes formatos prediseado y predeterminado o preimpreso.
L. LLENAR FORMULARIOS DE IMPUESTOS.- Asignar valores a los campos ya definidos de los formularios.
M. IMPRIMIR FORMULARIOS DE IMPUESTOS.- Imprime el contenido del documento para su declaracin.
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N.- DIARIO GENERAL POR No. DE ASIENTO.- Seleccionamos la opcin N, damos clic en OK, luego nos permite colocar de que nmero a que nmero de asientos deseamos desplegar en pantalla o imprimir, o aceptamos todos para visualizar.
CONTROL PRESUPUESTARIO En el Mdulo Contabilidad Opcin B, estn las opciones Control Presupuestario y dentro de ste lo siguiente: Listado de Partidas y Cdula Presupuestaria.
A. LISTADO DE PARTIDAS.- Imprime todas las partidas registradas o asignadas al realizar el plan de cuentas. Para los listados se puede escoger la forma como observar la informacin, ya sea G (se refiere a todos los tipos: Ingresos, Egresos, Facturas, Depreciacin, Provisiones, Nmina, Documentos, Ajustes, Integracin) o por tipo, es decir, por cualquiera de las opciones antes nombradas. B. CEDULA PRESUPUESTARIA.- Presenta el movimiento generado al utilizar las cuentas que se asignaron en la partida.
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AUXILIARES Permite la impresin por rangos de fechas de una cuenta auxiliar.
En el Mdulo Contabilidad: Seleccionar la opcin C, AUXILIARES Hacer clic sobre el botn OK, A continuacin se digita desde que fecha hasta que fecha desea el reporte, Presione la tecla Enter Seleccione como se desea la impresin si en pantalla o impreso.
LIBRO AUXILIAR
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En el Mdulo Contabilidad: Escoger la opcin D, Libro Auxiliar Hacer clic sobre el botn OK, A continuacin se digita desde que fecha hasta que fecha desea el reporte, Presione la tecla Enter , se presenta la cuenta que se desea visualizar Seleccione como se desea la impresin si en pantalla o impreso.
LIBRO MAYOR En el modulo Contabilidad: Escoger la opcin D, Libro Mayor Hacer clic sobre el botn OK, Se muestra el nmero del ltimo mes cerrado, adems se puede escoger la forma como se desee revisar el libro mayor, se tienen las opciones de visualizar por todas las cuentas de Mayor o por rango (permite seleccionar de que cuenta a que cuenta de mayor desea consultar), una vez que se escoja la opcin presione Enter. Seleccione como se desea la impresin si en pantalla o impreso.
BALANCES
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En el Mdulo Contabilidad seleccione la opcin F, Balances, presione el botn OK y nos permite escoger que tipo de balance desea. Cabe recordar que para realizar todas las consultas es necesario cerrar cada uno de los meses.
A. GENERAL.- Presentacin del Estado Financiero, el General y el de Resultados a nivel de cuentas de Mayor hacia arriba, puede adems de escoger el mes, determinar si desea el reporte acumulado o neto.
C. ANALTICO.- Presentacin del Estados Financieros el General y el de Resultados a nivel de cuentas de Transaccin o auxiliares hacia arriba.
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Escoger la opcin B, Analtico y presionar el botn OK. Digitar G si se refiere a todos los tipos: Ingresos, Egresos, Facturas, Depreciacin, Provisiones, Nmina, Documentos, Ajustes, Integracin o por tipo, es decir, por cualquiera de las opciones antes nombradas. Si desea el reporte acumulado o neto. Adems de indicar el mes que necesite. Y luego escoja la forma en la cual desee visualizar la informacin.
D. COMPROBACIN.- Presentacin a nivel de sumas y saldos para determinar la ecuacin contable.

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Se escoge la opcin C, Comprobacin y presione el botn OK. Digitar G si se refiere a todos los tipos: Ingresos, Egresos, Facturas, Depreciacin, Provisiones, Nmina, Documentos, Ajustes, Integracin o por tipo, es decir, por cualquiera de las opciones antes nombradas. Si desea el reporte acumulado o neto, por ao o por mes. Y luego escoja la forma en la cual desee visualizar la informacin.
E. COMPARATIVO._ Presentacin de Estados Financieros en un rango de meses de ENERO a DICIEMBRE de un perodo contable. Se escoge la opcin D, Comparativo y presione el botn OK.
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Digitar G si se refiere a todos los tipos: Ingresos, Egresos, Facturas, Depreciacin, Provisiones, Nmina, Documentos, Ajustes, Integracin o por tipo, es decir, por cualquiera de las opciones antes nombradas. A continuacin, se mostrar el mes de cierre. Y luego escoja la forma en la cual desee visualizar la informacin.
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F.
ESTADO CAJA BANCOS.- Resumen diario de los movimientos de caja bancos. Se escoge la opcin E, Estado Caja Bancos y presione el botn OK. Digite el nmero de movimiento que necesite, adems de la fecha de corte. Y luego escoja la forma en la cual se desee visualizar la informacin.
F. BALANCE A EXCEL.- Presenta el Balance comparativo en Excel Se escoge la opcin F, Balance a Excel y presione el botn OK. Digite el nombre del archivo y presione Enter.
G.
RESULTADOS POR CENTROS DE COSTOS. Nos presenta un balance de resultados individual por todos los centros de costos que tenemos creados. Se escoge la opcin G, Resultados por Centros de Costos y presione el botn OK. Digitar el nmero del tipo, ya sea: Depreciacin, Provisiones, Nmina. Si desea todo el estado o no, si desea el reporte acumulado o neto El rango de mes, adems del nmero de centro de costo. Y luego se escoge la forma en la cual desee visualizar la informacin.
NOTA.- Para sacar el balance de resultados, se debe colocar en cualquier balance, que es por tipo 4 (ingresos, egresos) y que sea todo el estado. PLAN DE CUENTAS
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En el mdulo de Contabilidad opcin G, luego presione el botn OK y se desplegar otras opciones para operar.
A.
CREACION.- Permite crear las cuentas mayores y auxiliares.
Se caracteriza por el manejo y configuracin de un catlogo de cuentas jerarquizado por niveles de Ttulos, Grupos, Subgrupos, Mayores y Auxiliares. 1. 2. 3. 4. 5. 6. ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO O CAPITAL INGRESOS EGRESOS COSTOS
NIVELES
1. 2. 3. 4. 5.
Titulo Grupo Subgrupo Mayor Auxiliar
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B. MODIFICACION.- Esta opcin nos permite modificar en caso de equivocacin el nombre de la cuenta y el nivel si es mayor (N) o auxiliar (S), ms no el cdigo contable. Se selecciona la cuenta ya sea por nombre o por cdigo.
C. ELIMINACION.- Se utiliza esta opcin cuando la cuenta a borrar no tenga movimientos, primero tenemos que eliminar los auxiliares y despus los mayores. Se selecciona la cuenta ya sea por nombre o por cdigo.
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D.
CONSULTAS.- Visualiza el plan de cuentas slo por pantalla, sin opcin a modificar. Se selecciona la cuenta ya sea por nombre o por cdigo.
E. LISTADO.- Permite obtener el listado de todo el plan de cuentas o por tipos, sea en Pantalla o impreso. Se escoge la opcin E, Listado y presione el botn OK. Digitar G si se refiere a todos los tipos: Ingresos, Egresos, Facturas, Depreciacin, Provisiones, Nmina, Documentos, Ajustes, Integracin o por tipo, es decir, por cualquiera de las opciones antes nombradas. Escoja la forma en la cual desee visualizar la informacin.
Nota: La cuenta de Utilidad o Prdida del Presente Ejercicio no debe tener movimientos y debe empezar con saldo de apertura en 0 y el auxiliar contable debe estar sin movimientos, por cuanto se trata de una cuenta reservada por el sistema, el mismo que pondr en forma automtica el resultado del ejercicio una vez cerrado el balance. CATALOGO DEL PLAN DE CUENTAS INCORPORADO EN EL SISTEMA MQR A A A A A A A A A A A A A A A A A 1. . . . ACTIVO 1.1. . . CORRIENTE 1.1.1. . DISPONIBLE 1.1.1.01. CAJA 1.1.1.01.00001 Caja Efectivo 1.1.1.01.00002 Caja Chica 1.1.1.01.00003 Caja Recaudacin 1.1.1.02. BANCOS 1.1.1.02.01 NACIONALES 1.1.1.02.01001 Pacifico Cta.Cte....... 1.1.1.02.02 EXTRANJEROS 1.1.1.02.02001 Internacional Cta.Cte..... 1.1.2. . EXIGIBLE 1.1.2.01. CARTERA 1.1.2.01.00001 Ctas. X Cob. Clientes 1.1.2.02. EMPLEADOS 1.1.2.02.00001 Anticipo Sueldos
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A 1.1.2.02.00002 Prstamos A 1.1.2.03. CREDITO FISCAL A 1.1.2.03.00001 Iva En Compras (mensual) A 1.1.2.03.00002 Iva Retenido En Ventas (mensual) A 1.1.2.03.00003 Retencin Fuente Por Ventas (anual) A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A P P P P P P 1.1.3. . REALIZABLE 1.1.3.01. INVENTARIOS 1.1.3.01.00001 Inventario Para Vender 1.1.3.02. MATERIAS PRIMAS 1.1.3.02.00001 Materiales 1.1.3.03. MANO DE OBRA DIRECTA 1.1.3.03.00001 Jornales 1.1.3.04. COSTOS DE FABRICACION 1.1.3.04.00001 Agua 1.1.3.05. PRODUCCION EN PROCESO 1.1.3.05.00001 Productos en Proceso 1.1.3.06. TRANSFERENCIAS 1.1.3.06.00001 Transferencia de Bodega 1.2. . . FIJO 1.2.1. . DEPRECIABLE 1.2.1.01. MUEBLES Y ENSERES 1.2.1.01.00001 Muebles de Oficina 1.2.1.01.00002 Deprec. Acumulada Muebles 1.2.1.02. EQUIPOS DE OFICINA 1.2.1.02.00001 Computadoras 1.2.1.02.00002 Deprec. Acumulada Computadoras 1.2.1.03. VEHICULOS 1.2.1.03.00001 Motocicletas 1.2.1.03.00002 Deprec. Acumulada Motocicletas 1.2.1.03.00003 Automviles 1.2.1.03.00004 Deprec. Acumulada Automviles 1.2.1.03.00005 Camionetas 1.2.1.03.00006 Deprec. Acumulada Camionetas 1.2.1.04. EDIFICIOS 1.2.1.04.00001 Edificios 1.2.1.04.00002 Deprec. Acumulada Edificios 1.2.2. . NO DEPRECIABLE 1.2.2.01. TERRENOS 1.2.2.01.00001 Terrenos 1.3. . . OTROS 1.3.1. . DIFERIDOS 1.3.1.01. Constitucin de la Empresa 1.3.1.01.00001 Gastos de Constitucin Empresa 2. . . . PASIVO 2.1. . . CORRIENTES 2.1.1. . CORTO PLAZO 2.1.1.01. CON EL SRI. 2.1.1.01.00001 Retencin Fuente Por Compras 2.1.1.01.00002 IVA En Ventas Por Pagar
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P P P P P P P P P P P C C C C C C C C C C C C C I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I
2.1.1.01.00003 Retencin IVA Por Pagar 2.1.1.01.00004 Impuesto Renta Empleados 2.1.1.01.00005 ICE Por Pagar 2.1.1.02. PROVEEDORES 2.1.1.02.00001 MQR S.A. 2.1.1.02.00002 Mano de Obra por Pagar 2.1.1.02.00003 Costos Indirectos de Fca. Por 2.1.1.02.00004 Varios Proveedores 2.1.1.03. IESS 2.1.1.03.00001 Aporte Individual Empleados 2.1.1.03.00002 Prstamos Quirografarios 3. . . . PATRIMONIO 3.1. . . CAPITAL 3.1.1. . CAPITAL SOCIAL 3.1.1.01. ACCIONISTAS 3.1.1.01.00001 Socio.......... 3.2. . . RESULTADOS 3.2.1. . PRESENTE EJERCICIO 3.2.1.01. UTILIDAD & PERDIDA 3.2.1.01.00001 Utilidad & Perdida 3.2.2. . EJERCICIOS ANTERIORES 3.2.2.01. UTILIDAD & PERDIDA 3.2.2.01.00001 Utilidad 3.2.2.01.00002 Perdida 4. . . . INGRESOS 4.1. . . OPERACIONALES 4.1.1. . VENTAS 4.1.1.01. CON IMPUESTO 4.1.1.01.00001 Ventas con Impuesto 4.1.1.02. SIN IMPUESTO 4.1.1.02.00001 Ventas sin Impuesto 4.1.1.03. DESCUENTOS 4.1.1.03.00001 Descuento En Ventas 4.1.1.04. FLETES 4.1.1.04.00001 Fletes En Ventas 4.1.1.05. DEVOLUCIONES 4.1.1.05.00001 Devolucin en Vtas 4.1.1.06. COSTO DE VENTAS 4.1.1.06.00001 Costo de Ventas 4.2. . . NO OPERACIONALES 4.2.1. . RENDIMIENTOS FINANCIEROS 4.2.1.01. CARTERA 4.2.1.01.00001 Notas de Debito 4.2.2. . OTROS 4.2.2.01. EMPLEADOS 4.2.2.01.00001 Atrasos 4.2.2.01.00002 Multas 4.2.2.01.00003 Otros
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E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E
5. . . . EGRESOS 5.1. . . OPERACIONALES 5.1.1. . ADMINISTRACION 5.1.1.01. SUELDOS 5.1.1.01.00001 Sueldo Bsico 5.1.1.01.00002 Horas Nocturnas 5.1.1.01.00003 Horas Suplementarias 5.1.1.01.00004 Horas Extraordinarias 5.1.1.01.00005 Componente Salarial 5.1.1.01.00006 Incremento Salarial 5.1.1.01.00007 Movilizaciones 5.1.1.01.00008 Varios 5.1.1.01.00009 Otros Ingresos 5.1.1.01.00010 Aporte Patronal 5.1.1.02. HONORARIOS 5.1.1.02.00001 Honorarios Profesionales 5.1.2. . VENTAS 5.1.2.01. COMISIONES 5.1.2.01.00001 Comisiones Vendedores 5.2. . . NO OPERACIONALES 5.2.1. . CENTROS DE COSTOS 5.2.1.01. UTILIZACIONES 5.2.1.01.00001 Ensamblaje de Equipos 5.2.2. . DEPRECIACIONES 5.2.2.01. ACTIVOS 5.2.2.01.00001 Activos Fijos
AUTOMATIZACION En el mdulo Contabilidad opcin H, presione el botn Ok, a continuacin se desplegar algunas opciones ms.
A. ORGANIZAR INTEGRACION.- Proceso de integracin que permite contabilizar todas las operaciones de los mdulos extracontables como: Activos Fijos, Facturacin, Caja, Cartera, Inventarios, Proveedores, Produccin y Nmina. INDICES FINANCIEROS En el Mdulo Contabilidad opcin I.- luego presione OK, a continuacin se despliega otra pantalla en donde usted por ejemplo si desea saber el ndice de solvencia selecciona en la parte
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derecha el cdigo de la cuenta activo (1) en el siguiente casillero la cuenta del Pasivo (2) luego clic en el nmero del mes que desea resultados, estn de color rojo.
Al hacer clic en la lupa de razn de liquidez le saldr el siguiente mensaje.
Son indicadores de Gerencia para especificar la posicin econmica de un periodo determinado de tiempo, y as enfocar las decisiones. Se presenta una tabla para determinar la situacin financiera de la Empresa.
CONCILIACIN BANCARIA
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Esta opcin le permite poder realizar sus conciliaciones de manera automtica solo por haber ingresado los registros contables por Mdulo Contabilidad o por Mdulo de Proveedores en caso de cancelaciones.
A.- ACTUALIZAR CUENTAS.- Actualiza los datos de la cuenta, nombre de titular, nmero de
cuenta, etc. Para registros actualizados de archivo de cada cuenta bancaria. Se selecciona la cuenta ya sea por nombre o por cdigo.
B.- CONCILIAR SU CUENTA.- Es donde se ingresa el saldo que emite el banco en el estado de
cuenta, al ingresarlo permite visualizar todos los ingresos y egresos realizados en las entradas de asientos. Los cheques y depsitos que quedaron en trnsito de otros meses se los debe hacer constar en las columnas que indican retiros o depsitos. Se selecciona la cuenta ya sea por nombre o por cdigo. Se digita el mes a conciliar. Se digita el saldo del estado de la Cuenta del Banco.
C.- CONCILIAR DEL ESTADO Permite la impresin de las cuentas de bancos que se estn
conciliando. Seleccione la cuenta, ya sea por nombre o por cdigo.
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Se digita el mes a conciliar. Escoja la forma en la cual desee visualizar la informacin.
D.- CONCILIAR CON GLOSE.- Permite la impresin de las cuentas de bancos que se estn
conciliando con glose. Seleccione la cuenta, ya sea por nombre o por cdigo. Se digita el mes a conciliar. Escoja la forma en la cual desee visualizar la informacin. E.- REGISTROS NO CONCILIADOS.- Despliega los registros no conciliados o en trnsito. Seleccione la cuenta, ya sea por nombre o por cdigo, luego seleccione el Banco, y presione Enter. Digite el mes a conciliar. F.- LISTADO DE CHEQUES.- Permite visualizar el listado de cheques girados. Seleccione la cuenta, ya sea por nombre o por cdigo, luego seleccione el Banco, y presione Enter. A continuacin se digita de que fecha a que fecha desea el listado de cheques Escoja la forma en la cual desee visualizar la informacin. (Pantalla o impresin).
BALANCE INICIAL
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Permite ingresar la informacin necesaria para generar el Balance Inicial de la empresa. Se utiliza la plantilla predeterminada del sistema, se digita las cantidades respectivas.
ESPECIALES Permite parametrizar las tablas adicionales que aparecen en el mdulo de contabilidad.
A. ACTIVAR MES.- Activa los meses, para poder realizar modificaciones, rectificaciones de los asientos contables. B. CIERRE MENSUAL.- Cierra el mes restringiendo el ingreso de datos, modificaciones. NOTA: Es un requisito para sacar balances. C. INDEXAR ARCHIVOS.- Organiza las bases o ndices interna del mdulo de contabilidad. D. RECONSTRUIR.- Organiza la informacin para la obtencin del balance. E. RESPALDOS.- Permite respaldar la informacin solo del mdulo de contabilidad, se debe seleccionar el sitio donde se va a guardar el respaldo. F. RECUPERAR RESPALDOS.- Permite recuperar respaldos del mdulo de contabilidad, se debe seleccionar el sitio donde se guard el respaldo. G.- DEPURAR ANULADOS.- Permite vaciar los registros anulados. H.- CONFIGURAR RETENCIONES TABLA.- Tabla en la que se aumentan los porcentajes (F9 aade) con la respectiva descripcin de la retencin, ejemplo: 1% Retencin Fuente por Compras 30% IVA en compras por Bienes I.- CONFIGURAR LIBROS DIARIOS.- Permite crear ms libros diarios, o cambiar los conceptos que estn ya definidos, Ej.: 1. INGRESOS 2. EGRESOS 3. FACTURAS
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4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
DEPRECIACIONES PROVISIONES NOMINA DOCUMENTOS REVALORIZACION INTEGRACION ETC.
J.- CONFIGURAR CENTROS DE COSTOS.- Crea los diferentes centros de costos para poder sacar balances de prdidas y ganancias (F9 aade y F12 Elimina). K.- REENUMERAR ASIENTOS.- Reenumera todos los asientos contables generados en el MQR. Por los libros diarios utilizados. L.- CONFIGURAR CHEQUE PREIMPRESO.- Configura la impresin predefinida de los cheques para que se los imprima en el formato preimpreso. M.- CONFIGURAR AO DE APERTURA.- En sta opcin se le coloca el ao en curso, aparecen el acumulado de retenciones que se han generado en un ao y el nmero de estados cajabancos que se han impreso. N.- CONFIGURAR COMPROBANTE DE EGRESO.- Sirve para configurar el comprobante del formato preimpreso. O.- CONFIGURAR COMPROBANTES EN GENERAL.- Configura el comprobante preimpreso, o predefinido por ejemplo el comprobante de Ingreso. P.- CONFIGURAR MONEDAS.- Configura el nmero de decimales y cantidades con los que desea trabajar, en todos los mdulos del MQR. Y numero de decimales.
Q.- CONFIGURAR COMPROBANTES RETENCIONES.- Permite configurar el documento preimpreso o parametrizar de acuerdo a los campos autorizado por el SRI. El tipo a declarar pueden ser: E: Encabezado, C: Cuerpo, P: Pie, las letras que digite deben ser en maysculas. R.- CONFIGURAR FORMULARIOS.- Parametriza los formularios de impuestos, para realizar esta tarea se debe utilizar los botones que se encuentran en la parte superior de la ventana. S.- IMPRIMIR MATRIZ.- Imprime la matriz para facilitar la parametrizacin de formularios o comprobantes de Egreso, Ingreso, Facturas, Nota de Venta, etc.
ANEXO ATS SRI
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El Anexo Transaccional Simplificado es un reporte que integra informacin de las transacciones realizadas por un contribuyente, referentes a compras, ventas, exportaciones, comprobantes de venta anulados, recaes, rendimientos financieros y fideicomisos. Esta informacin debe ser presentada por: Los contribuyentes especiales Las entidades del sector pblico Los contribuyentes con autorizacin para imprimir sus comprobantes de venta y de retencin a travs de sistemas computarizados (Auto impresores) Los contribuyentes que solicitan devoluciones de IVA, excepto personas discapacitadas, de la tercera edad y organismos internacionales Las instituciones financieras, incluye cooperativas de ahorro y crdito Las empresas emisoras de tarjetas de crdito Las administradoras de fideicomisos mercantiles y fondos de inversin
A. IDENTIFICACIN DEL INFORMANTE.- Corresponde a la informacin del declarante (RUC y razn o denominacin social), una vez ingresada la informacin, se presiona el botn Grabar. B. PERIODO INFORMADO.- Permite escoger al ao y mes que se va a declarar, adems de mostrar de acuerdo a su RUC, cual es la fecha mxima de recepcin del Anexo Transaccional Simplificado. C. COMPRAS.- Permite importar de manera automtica todas las compras que se hayan realizado durante el perodo que se vaya a declarar. Primero hay que borrar la fila de ejemplo (presione el botn Borrar Fila). Para importar las compras presione el botn Importar compras, si al realizar esta accin se observa informacin en color rojo, significa que existe algn error. Se puede ingresar de forma manual la informacin de las compras, para eso se presiona el botn Insertar Fila. Se puede exportar e importar a Excel, para lo cual se utilizan los botones respectivos. Tambin se puede borrar la importacin que se haya realizado o borrar toda la informacin que haya digitado. D. VENTAS.- Permite importar de manera automtica todas las ventas que se hayan realizado durante el perodo que se vaya a declarar. Se sigue el mismo procedimiento que se explic en Compras. E. EXPORTACIONES O INGRESOS DEL EXTERIOR.- El ingreso de esta informacin se debe realizar de forma manual. Primero hay que borrar la fila de ejemplo (se presiona el botn Borrar Fila).
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Para ingresar la informacin correspondiente a Exportaciones o Ingresos del Exterior, se presiona el botn Insertar Fila. Se puede exportar a Excel, para lo cual se utiliza el botn respectivo. Puede borrar toda la informacin que se haya digitado.
F. COMPROBANTES ANULADOS.- El ingreso de esta informacin se debe realizar de forma manual. Primero hay que borrar la fila de ejemplo (se presiona el botn Borrar Fila). Para ingresar la informacin correspondiente a Comprobantes anulados, se presiona el botn Insertar Fila. Se puede exportar a Excel, para lo cual se utiliza el botn respectivo. Puede borrar toda la informacin que se haya digitado. G. TALN RESUMEN DE ANEXO TRANSACIONAL.- Esta opcin presenta un resumen de la informacin que se ha digitado para el Anexo Transaccional. H. GENERAR MEDIO MAGNTICO XML.- Esta opcin genera a partir de la informacin ingresada, el archivo en formato XML (formato que exige el SRI). I. FICHA DE CLIENTES.- Permite visualizar los datos ingresados de los clientes a travs de la ficha, sin hacer modificaciones. J. FICHA DE PROVEEDORES.- Permite visualizar los datos ingresados de los proveedores a travs de la ficha, permitiendo realizar modificaciones. K. ORGANIZAR PARA VALIDACIN.- Esta opcin le ayudar a verificar que la informacin digitada para la declaracin sea correcta. Esta opcin deber ser realizada en el servidor y no debe estar conectado ningn usuario al sistema.
ANEXO REOC SRI Ayuda a la creacin de las Retenciones por Otros Conceptos, que se debe presentar al SRI.
En este anexo el contribuyente reportar un detalle de cada compra efectuada en el mes, incluyendo los datos del proveedor y del comprobante de venta. Cuando se haya efectuado la retencin en la fuente de Impuesto a la Renta, se debern incluir los valores retenidos y la informacin del comprobante de retencin.
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Tambin deben ser informadas las compras en las cuales no haya retencin en la fuente de Impuesto a la Renta, como por ejemplo: Pagos con tarjeta de crdito Pagos a travs de convenios de dbito o de recaudacin Compras no sujetas a retencin Reembolso de gastos Emisin de nota de crdito o nota de dbito
A. IDENTIFICACIN INFORMANTE.- Corresponde a la informacin del declarante (RUC y razn o denominacin social), una vez ingresada la informacin, se presiona el botn Grabar. B. PERIODO INFORMADO.- Permite escoger al ao y mes que se va a declarar, adems de mostrar de acuerdo a su RUC, cual es la fecha mxima de recepcin del Anexo Transaccional Simplificado. C. COMPRAS.- Permite importar de manera automtica todas las compras que se hayan realizado durante el perodo que se vaya a declarar. Primero hay que borrar la fila de ejemplo (presione el botn Borrar Fila). Para importar las compras presione el botn Importar compras, si al realizar esta accin se observa informacin en color rojo, significa que existe algn error. Se puede ingresar de forma manual la informacin de las compras, para eso se presiona el botn Insertar Fila. Se puede exportar e importar a Excel, para lo cual se utilizan los botones respectivos. Tambin se puede borrar la importacin que se haya realizado o borrar toda la informacin que haya digitado. D. TALN RESUMEN DE ANEXO TRANSACIONAL.- Esta opcin presenta un resumen de la informacin que se ha digitado para el Anexo Transaccional. E. GENERAR MEDIO MAGNTICO XML.- Esta opcin genera a partir de la informacin ingresada, el archivo en formato XML (formato que exige el SRI). F. FICHA DE PROVEEDORES.- Permite visualizar los datos ingresados de los proveedores a travs de la ficha, permitiendo realizar modificaciones. G. ORGANIZAR PARA VALIDACIN.- Esta opcin le ayudar a verificar que la informacin digitada para la declaracin sea correcta. Esta opcin deber ser realizada en el servidor y no debe estar conectado ningn usuario al sistema.
ANEXO RDEP SRI
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A. IDENTIFICACIN INFORMANTE.- Corresponde a la informacin del declarante (RUC y razn o denominacin social), una vez ingresada la informacin, se presiona el botn Grabar. B. AO INFORMADO.- Permite escoger al ao que se va a declarar, adems de mostrar de acuerdo a su RUC, cual es la fecha mxima de recepcin del Anexo de Relacin de Dependecia. C. RDEP.- Permite importar de manera automtica todas las nminas del perodo que se vaya a declarar. a. Primero hay que borrar la fila de ejemplo (presione el botn Borrar Fila). b. Para importar las nminas presione el botn Importar Nmina, si al realizar esta accin se observa informacin en color rojo, significa que existe algn error. c. Se puede ingresar de forma manual la informacin de las nminas, para eso se presiona el botn Insertar Fila. d. Se puede exportar e importar a Excel, para lo cual se utilizan los botones respectivos. e. Tambin se puede borrar la importacin que se haya realizado o borrar toda la informacin que haya digitado. H. TALN RESUMEN DE RDEP.- Esta opcin presenta un resumen de la informacin que se ha digitado para el Anexo de Relacin de Dependecia. I. GENERAR MEDIO MAGNTICO XML.- Esta opcin genera a partir de la informacin ingresada, el archivo en formato XML (formato que exige el SRI). J. FICHA DE EMPLEADOS.- Permite visualizar los datos ingresados de los empleados a travs de la ficha, permitiendo realizar modificaciones. K. ORGANIZAR PARA VALIDACIN.- Esta opcin le ayudar a verificar que la informacin digitada para la declaracin sea correcta. Esta opcin deber ser realizada en el servidor y no debe estar conectado ningn usuario al sistema.
MDULO DE ACTIVOS FIJOS

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Lleva un control de bitcoras y seguimientos de los activos as como el registro contable del costo histrico y la depreciacin mensual de cada bien, los mismos que son integrados al libro diario de integracin en Contabilidad. Usted encontrar en este mdulo la ayuda como puede registrar sus activos fijos en cada una de las fichas con su codificacin respectiva.
Se recomienda se establezca una codificacin por familias para su fcil bsqueda y seguimiento como sigue: CODIGO CONTABLE * * * * * * Vehculos Muebles y Enseres Equipo de computacin Equipo de oficina Equipo de Laboratorio Equipo Elctrico CATALOGO DEL PLAN DE CUENTAS
AUXILIAR
CODIGO ( CODIGO ARTICULO ITEM)
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PRIMER NIVEL: 1 y 2 EO = Equipo Oficina EC = Equipo Computo VH = Vehculo ME = Muebles y Enseres EE = Equipo Elctrico EL = Equipo Laboratorio
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SEGUNDO NIVEL: 4 y 5 EO / Equipo de Oficina = CA = calculadora EN = Engrampadora Ejemplo: EO-CA-0001 / EO-EN-0001
A. FICHA DE BIENES.- Ingresa la informacin del Activo para su depreciacin. Se procede a llenar cada uno de los campos con la informacin respectiva a los activos que se desee ingresar. En la parte superior derecha, se observan varios botones: Nuevo (crea un nuevo archivo), Inicio (le lleva al primer registro de activo que ingres), Siguiente (muestra el siguiente registro a partir del que est en pantalla), Anterior (muestra el anterior registro a partir del que est en pantalla), Final (le lleva al ltimo registro de activo que ingres), Borrar (elimina la informacin del activo que se encuentre en pantalla). En primer lugar colocamos el cdigo del activo a registrar, luego el cdigo contable del activo, descripcin del activo, fecha de compra del bien, cdigo contable del proveedor, registra la serie del activo si lo tiene, igualmente como placa, marca, modelo, registra el custodio del bien o responsable, en el casillero de Ubicacin registra el departamento donde se encuentra ubicado el bien, en Tipo registra la especificacin del bien, la cuenta contable del gasto depreciacin, luego la cuenta contable Depreciacin Acumulada. Se registra el costo histrico del bien, si ya es un bien de una contabilidad anterior, registre el valor acumulado, y si es un bien nuevo no se coloca valor. Cuando se termine de ingresar la informacin, se presiona el botn Actualizar para registrar el bien.
B. CONSULTAS DE FICHAS.- Permite solo consultar las Fichas creada, no acepta ningn tipo de modificacin. C. MOVIMIENTOS.- Permite ingresar datos de reparacin o mantenimiento de cada bien. Presione la tecla F9 para insertar y presione F12 para borrar filas.
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Se sita en la celda Cdigo, digite el nmero 1 y presione Enter, a continuacin se presentar una ventana con la informacin desplegada de los bienes. Escoge el bien y presione Enter.
D. DEPRECIACION MANUAL.- Genera la depreciacin el usuario manualmente una vez que se haya seleccionado de que activo desea generar la depreciacin. Para ingresar informacin se sita en la celda y se procede a digitar los datos, presione Enter para cambiar de celda.
E. DEPRECIACION AUTOMATICA.- El sistema genera automticamente la depreciacin dependiendo el rango. Una vez que se seleccione, debe indicar desde que activo a que activo desea realizar la depreciacin. Y hace clic en Depreciar.
F. ESPECIALES.- Permite parametrizar las tablas adicionales que aparecen en el mdulo de Activos Fijos.
TABLA PARA PARAMETRIZAR TIPO BIEN
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CODIGO IDENTIFICATIVO
ME = Muebles y Enseres EQC = Equipo de Computacin
Nombres = Clasificacin del Cdigo / Equipo de Oficina Aos de Vida = Tiempo de duracin contable de un bien o activo Porcentaje Depreciacin Anual = Costo Histrico Valor Residual Vida til
a.- UBICACIN.- Nos permite aadir filas con (F9) o eliminar con (F12) las ubicaciones o departamentos que genera la empresa, se digita los datos, luego presione ESC y ya est registrado.
b.- TIPOS DE BIENES.- Permite parametrizar los tipos de bienes que utiliza la empresa, para generar su respectiva depreciacin. F9 para aadir y F12 para eliminar filas.
c.- REVERSAR ASIENTOS CONTABLES.- Nos da la oportunidad de reversar un asiento para revisarlo o corregirlo. Indicando desde que fecha a que fecha desea reversar. Se digitan las fechas respectivas y se presiona Enter. d.- RESPALDOS.- Permite copiar la informacin ingresada guardarla en un magntico. e.- RECUPERAR RESPALDO.- Ayuda a recuperar la informacin guardada. De este mdulo. G. ESTADSTICAS.- Genera reportes en pantalla o impresos.
a. LISTADO DE BIENES.- Presenta un reporte de Bienes registrados. Se puede seleccionar lo bienes por cdigo o por descripcin.
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b. LISTADO UBICACIN.- Indica un reporte de Ubicacin de los Bienes registrados. c. LISTADO POR TIPO.- Presenta un listado por tipo de bienes. d. MOVIMIENTOS.- Despliega los movimientos generados de cada uno de los bienes. e. DEPRECIACIONES.- Presenta las depreciaciones generadas por cada bien.
f.
LISTADO POR CUSTODIO.- Presenta un listado de los bienes con su respectivo custodio.
H. ETIQUETAS.- Le permite visualizar los bienes con sus respectivas etiquetas de identificacin para marcar o registrar cada bien con su cdigo de registro de cdigo de barras.
MDULO DE FACTURACIN
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A. ELABORAR FACTURA.- Esta opcin permite la elaboracin de la factura. Es importante que al ingresar a esta opcin, presione ENTER para que siga el nmero secuencial de la misma. Cuando el cliente paga por cuotas o abona, a la factura se tiene que poner el valor recaudado en pagado y el desglose de las cuotas en la tabla, que se encuentra ubicada en la parte superior que indica Actualizar (graba la factura).
B. MODIFICAR.- Sirve para realizar cambios en caso de equivocacin siempre y cuando no haya sido impresa.
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C. ANULAR FACTURA.- Borra la factura, retorna el artculo al inventario y disminuye el estado de cuenta del cliente. D. IMPRIMIR FACTURA.- Imprime la factura individual o por rango despus de haberla elaborado. E. NUEVOS CLIENTES.- Para registrar a un cliente se coloca un clic en NUEVO se ingresa los datos y se presiona el botn Actualizar (sirve para grabar).
F.ACTUALIZAR DATOS CLIENTES.- Permite modificar los datos de los clientes que se hayan ingresado.
G. ESTADISTICAS.- Presenta los listados y los reportes que genera el Mdulo de Facturacin.
a.-
Listado de ventas Generales.- Despliega reportes
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b.-
Listado de ventas Detalladas.- Despliega reportes
c.- Listado de ventas por M2V.- Despliega reportes d.- Listado de Ventas por Cliente.- Despliega reportes e.- Listado de Ventas por Vendedor.- Despliega reportes f.- Listado de Vendedores.- Despliega reportes g.- Listado de Ventas con Fletes por Vendedor.- Despliega reportes h.- Listado de Vencimientos.- Despliega reportes i.- Lista de Ventas por Producto.- Despliega reportes j.- Lista de Ventas por Turno.- Despliega reportes k.- Ventas de Clientes por M2V.- Despliega reportes l.- Utilidad Bruta en Ventas.- Despliega reportes m.- Listado por Tipo de Ventas.- Despliega reportes n.- Listado de Utilidades Facturas.- Despliega reportes o.- Ventas Tarifa 0, IVA e ICE.- Despliega reportes p.- Facturas Pendientes de Cobro.- Despliega reportes q.- Facturas Glosadas por Cliente.- Despliega reportes r.- Facturas Cobradas.- Despliega reportes s.- Listado de Ventas por Ven. Por Producto.- Despliega reportes t.- Listado de Ventas por Ven por Cliente.- Despliega reportes u.- Ventas de Vendedores por M2V.- Despliega reportes v.- Saldos de Facturas por Vencer.- Despliega reportes
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w.- Resumen de Cobros Punto de Venta.- Despliega reportes x.- Facturas Pendientes del Da.- Despliega reportes y.- Listado de Facturas Anuladas.- Despliega reportes z.- Resumen de Ventas por Cliente.- Despliega reportes aa.- Facturas pagadas sin N/C.- Despliega reportes. ab.- Listado de Ventas por Servicios.- Despliega reportes. ac.- Listado Pauta de Publicidad x Fecha.- Despliega reportes. ad.- Listado Pauta de Publicidad x Cdigo.- Despliega reportes. ae.- Listado Fechas de Pauta de Publicidad.- Despliega reportes. af.- Resumen de Ventas de Publicidad Regional.- Despliega reportes. ag.- Resumen de Ventas de Publicidad por tipo de Anuncio.- Despliega reportes. ah.- Listado Pauta de Publicidad por Cdigo Ordenado.- Despliega reportes. ai.- Listado de Ventas por Combo de Servicios.- Despliega reportes.
H.-
GUIAS DE REMISION.-
a.- Elaborar Guas.- Esta opcin permite realizar dos procedimientos: 1.- Elaborar la gua teniendo una factura, para que se trasladen los datos ingresados al elaborar la factura. 2.- Elaborar la gua sin haber realizado la factura. b.- Modificar Guas.- Permite cambiar en caso de ingresar mal los datos siempre y cuando no se haya impreso. c.- Anular Guas.- Borra la gua sin afectar a ningn mdulo. d.- Actualizar Guas.- Esta opcin nos permite ingresar el nmero de la factura cuando primero se haya elaborado la gua, y as obtener los correspondientes reportes. e.- Imprimir Guas.- Imprime la gua en forma individual o por rango despus de haber sido elaborado. f.- Estadsticas.- Presenta los listados y los reportes de las guas. En esta opcin encontramos varias opciones para desplegar los listados:
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Listado de Clientes con guas Listado de Transportistas con gua Listado Facturas por Clientes Listado Facturas por Transportista
g.- Configurar Impresin Guas.- Es para configurar el diseo de la gua preimpresa. Se debe colocar sobre cada celda y digitar los datos a modificar. . h.- Configurar Numeracin Guas.- Se coloca el nmero de la gua que se va a utilizar. I.PROFORMAS
a.- Elaborar Proformas.- Sirve para ingresar los tems que vamos a proformar, los mismos que no afectan al inventario (solo toma el nombre del tem.) b.- Modificar Proforma.- Puede realizar cambios despus de haberla elaborado. c.- Anular Proforma.- Permite anular la pro forma elaborada. d.- Imprimir Proforma.- Imprime los documentos despus de haberlos elaborado. e.- Especiales (PROFORMAS)
Configurar impresin Facturas.- Configura el formato preimpreso de la proforma.
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Configurar Parmetros Proforma.- En sta opcin creamos otro nmero de serie para la pro forma. Configurar Numeracin Proforma.- Coloca el nmero de proforma que sigue en adelante, para seguir la secuencia de la misma. Respaldar Archivos.- Baja la informacin a disquete o al disco C, de los que es las proformas. Recuperar Respaldo Archivos.- Recupera la informacin contenida el disquete o en el disco C, referente slo a proformas.
f.- Estadsticas (PROFORMAS).- Presenta los listados y reportes de preformas, se puede visualizar segn los siguientes listados. Listados Generales.- Despliega Reporte Listados Detallados.- Despliega Reporte Listados por Cliente.- Despliega Reporte Listados por Vendedor.- Despliega Reporte g.- Convertir a factura.- Opcin que permite el traslado de los tems que se han proformado a la factura, disminuyendo de sta manera el inventario y afectando la cuenta del cliente. h.- Indexado.- Organiza los ndices internos de la base de proformas. J.NOTAS DE CREDITO POR DEVOLUCIONES.- Esta opcin se utiliza cuando el cliente le devuelve las mercaderas afectando de esta manera al mdulo de inventarios por el reingreso del producto en cartera, por la disminucin del estado de cuenta del cliente y la contabilidad por la cuenta del IVA. a. Elaborar Nota de Crditos b. Anular Nota de Crditos c. Imprimir Nota de Crditos d. Listado de Clientes con Nota de Crditos e. Lista de Vendedores con Nota de Crditos f. Listado de Notas de Crdito por Cliente g. Listado de Notas de Crdito por Vendedor h. Configurar Impresin de Nota de Crdito i. Configurar Numeracin de Nota de Crdito j. Reconstruir Notas de Crdito K.CONSULTA PVP PRODUCTOS.- Consulta de precios al pblico por su respectivo artculo, esta opcin permite solo visualizar la informacin. L.CONSULTA PVP SERVICIOS.- Consulta de precios al pblico de acuerdo al servicio brindado, esta opcin permite solo visualizar la informacin.
M.-
ESPECIALES (FACTURACIN)
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a.- Configurar Impresin Facturas.- Permite configurar el documento preimpreso autorizado por el SRI.
b.- Parmetros de Facturas.- Permite la creacin de series de facturas, as como el bloqueo de los campos que aparecen al elaborar la misma, ejemplo: Bloqueo para PVP, descuentos, etc. c.- Configurar Numeracin Factura.- Configura el nmero de la factura que se va ha utilizar de ahora en adelante.
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d.- Actualiza Tabla de Vendedores.- Permite el ingreso de datos de las personas encargadas de realizar las ventas.
e.- Configurar Contabilizacin.- Reservada para el contador. Configura el asiento contable de las ventas y costo de ventas.
f.- Configurar Turnos.- Permite el ingreso de los diferentes turnos de trabajo para las personas de ventas. g.- Respaldar Archivos.- Baja la informacin del MQR a disquete o al disco C. h.- Recuperar Respaldos.- Permite la recuperacin de lo respaldado en disquete o disco. i.- Reversar Asientos Contables.- Permite realizar modificaciones en mdulo de facturacin, despus de haber sido automatizada. cualquier opcin del
j.- Configurar formas de Pago.- Despliega la tabla de los bancos existentes, tarjetas de crdito, efectivo u otros, a fin de que al realizar la recaudacin pueda escoger el tipo de pago que est haciendo el cliente y registrarlo. k.- Configurar Servicios.- Permite configurar los tipos de servicios que estn relacionados a la empresa. l.- Configurar Recargos.- Permite configurar recargos a la facturacin. m.- Configurar Combos de Servicios.- Permite agrupar varios servicios bajo un nombre, en esta opcin se declara un cdigo y un nombre que va a representar a un combo. n.- Configurar Combos en Detalle.- En esta opcin se determinan cada uno de los servicios que van pertenecer a los combos. o.- Activar factura Anulada.- Permite recuperar una factura que haya sido anulada. N.MIGRACION A EXCEL.- Esta opcin permite migrar una factura a Excel. MDULO DE CAJA RECAUDACIN
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Se maneja integradamente en funcin a las ventas de bienes o servicios generados por el mdulo de facturacin, el mismo que administra y controla cronolgicamente las facturas por medio de estadsticas.
a.- Recaudacin por Clientes.- Permite el ingreso de lo recaudado de acuerdo a los clientes. En la celda Cliente, se digita 1, se presiona Enter, se visualizar una ventana que permite seleccionar al cliente, se presiona Enter y se cargar parte de la informacin del mismo. Para insertar una recaudacin, se presiona el botn Insertar Lnea, y para archivar la informacin se presiona el botn Grabar. b.- Recaudacin por Facturas.- Permite el ingreso de lo recaudado de acuerdo a las facturas que se hayan creado. c.- Resumen de Ingreso.- Presenta lo recaudado por el lapso de tiempo que se requiera; con un desglose de documentos con los que el cliente ha cancelado (forma de pago), ejemplo: Efectivo Banco Pichincha Tarjeta Diners 500.00 1000.00 5000.00
d.- Resumen de Ingresos con Diferencias.- Presenta un listado de los ingresos que ya se han cobrado, junto con la diferencia que falta por cobrar.
e.- Estado de Cuenta.- Despliega el listado individual de las facturas canceladas y pendientes de pago de los clientes.
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f .- Listado de Faltantes.- Obtencin de reportes. g .- Listado de Sobrantes.- obtencin de reportes. h.- Glose de Valores.- Reporte de glose de valores en caja por fecha. i.- Facturas das anteriores a la fecha.- Reporte de recaudacin de das anteriores a la fecha de corte. j.- Cancelacin de Garantas.- Permite registrar la cancelacin de garantas pendientes de Clientes. k.- Listado de Valores en pendientes Garantas Pendientes de Cancelacin.- Reporte de valores
l.- Listado de Garantas Canceladas.- Despliega Reportes de valores canceladas en garanta. m.- Listado de vencimientos de Valores en Garantas.- Nos permite observar en pantalla o preimpresa los vencimientos de valores en garanta.
MDULO DE CARTERA
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Se maneja integradamente en funcin a las ventas de bienes o servicios generados por el mdulo de facturacin, l mismo que administra y controla cronolgicamente las facturas por medio de estadsticas. Las ventas son clasificadas y registradas para la emisin de cobros a travs del mdulo de cartera que es el encargado de establecer los movimientos y saldos vencidos de las cuentas por cobrar de clientes, los mismos que son administrados mediante registro de notas de dbito y crdito numeradas en forma secuencial. Entre las funciones de la cartera tiene como actividad principal controlar y actualizar los registros generados por caja recaudacin. La recuperacin del efectivo y especies monetarias es recibida mediante la generacin de comprobantes de ingreso a caja numerados en secuencia de pagos. Caja recaudacin presenta una estadstica de cierre diario en donde se glosan todos los valores recaudados durante el da.
A.- MOVIMIENTOS
a.- Crditos.- Permite la generacin de notas de crdito (por recaudaciones, descuentos especiales) sobre las facturas a los clientes
devoluciones,
b.- Dbitos.- Permite la generacin de notas de dbito (cobro inters por mora) sobre las facturas a los clientes.
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c.- Modificar Crditos.- Modifica las notas de crdito generadas por facturacin, caja, cartera (Al registrar el pago o abono), de una fecha a otra. d.- Modificar Dbitos.- Modifica las notas de dbito generadas por facturacin. e.- Cancelacin de Garantas.- Registra la cancelacin del valor en garanta una vez efectivizado el cheque o la letra, de acuerdo a la factura y cliente. f.- Listado valores en garanta pendientes.- Presenta el Reporte solicitado, de una fecha a otra. g.- Listado valores en garanta canceladas.- Reporte preimpreso o solicitado, de una fecha a otra. h.- Listado de vencimientos de valores en garanta.- Reporte de vencimiento de valores. i.- Estado de Cuenta del Cliente.- Despliega el listado individual de las facturas canceladas y pendientes de pago de los clientes. B.- NUEVOS CLIENTES.- Se ingresa los datos de los clientes, como ltimo se realiza un clic en el botn Grabar.
C.- ACTUALIZAR DATOS DE CLIENTE.- Permite modificar los datos del cliente. Al final se da clic en el botn Grabar. En la parte superior derecha, se observan varios botones: Nuevo (crea
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un nuevo archivo), Inicio (le lleva al primer registro de activo que ingres), Siguiente (muestra el siguiente registro a partir del que est en pantalla), Anterior (muestra el anterior registro a partir del que est en pantalla), Final (le lleva al ltimo registro de activo que ingres), Borrar (elimina la informacin del activo que se encuentre en pantalla). D.- CONSULTAR CLIENTES.- Permite visualizar los datos ingresados a travs de la ficha, sin hacer modificaciones. E.- DATOS COMPLEMENTARIOS.- Permite Complementar la informacin que no se encuentra registrada.
F.- ESPECIALES En esta opcin le permite configurar o parametrizar las necesidades del usuario.
a.- Configurar Comprobantes.- Crea comprobantes de notas de dbito (F8) y notas de crdito (F9), as como tambin el direccionamiento a los auxiliares correctos, (F12) para borrar.
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b.- Configurar Intereses por Mora.- Ingresa la tabla del inters (F9) con los respectivos das de plazo, (F12) para borrar. c.- Configura Intereses Prepago.- Ingresa la tabla del inters (F9) con los respectivos das de plazo. d.- Configurar tabla de Cobradores.- Permite el registro de los datos de las personas encargadas de registrar las recaudaciones, (F9) para Crear y (F12) para borrar las filas. e.- Configurar tabla de Vendedores.- Nos permite actualizar o modificar los datos de los vendedores autorizados por la empresa, (F9) para Crear y (F12) para borrar las filas. f.- Configurar Contabilizacin.- Parametriza las cuentas contables, las cuales permitirn obtener los resultados de los movimientos respectivos, para editar se sita en cada una de las celdas y digita los datos, para salir presione Escape. g.- Configura Ciudades.- Ingresa a la tabla de ciudades donde se encuentran los clientes, (F9) para Crear y (F12) para borrar las filas. h.- Respaldar Archivos.- Baja la informacin del MQR a disquete o al disco C. i.- Recuperar Respaldos de Archivos.- Permite la recuperacin de lo respaldado en disquete o disco C. j.- Configurar Pagos.- Despliega la tabla de los bancos existentes, tarjetas de crdito o efectivo, a fin de que al realizar la recaudacin pueda escoger el tipo de pago que est haciendo el cliente y registrarlo. k.- Reversar Asientos Contables.- Permite realizar modificaciones en cualquier opcin del mdulo de facturacin, despus de haber sido automatizada. l.- Configurar profesiones.- Sirve para ingresar la tabla de las diferentes profesiones de los clientes, (F9) para Crear y (F12) para borrar las filas, Escape para Salir. m.- Configurar sectores.- Actualiza la tabla de los sectores donde se ubican los clientes, (F9) para Crear y (F12) para borrar las filas, Escape para Salir. n.- Configurar Planes.- Son los diferentes planes de pago a los que puede acceder el cliente, (F9) para Crear y (F12) para borrar las filas, Escape para Salir. o.- Unificar Clientes.- Permite unificar cuando se haya duplicado la ficha de un cliente. Se recomienda primero sacar un respaldo de la informacin.
G.- ESTADISTICAS.- Presenta el informe de los reportes y listados del mdulo de cartera.
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a.- Listado de Cartera Vencida.- Despliega Reporte b.- Listado de Cartera Prepagada.- Despliega Reporte c.- Listado de Cupos de Crdito.- Despliega Reporte d.- Listado de Clientes.- Despliega Reporte e.- Listado de Cobradores.- Despliega Reporte f.- Listado de Retenciones.- Despliega Reporte
g.- Listado de Notas de Dbito.- Despliega Reporte h.- Listado de Notas de Crdito.- Despliega Reporte i.- Listado de Ch. posfechados.- Despliega Reporte j.- listado de saldos de clientes.- Despliega Reporte
k.- Listado de Movimientos.- Despliega Reporte

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l.- Listado de saldos y Observaciones.- Despliega Reporte m.- Vencimientos facturas Extracontable.- Despliega Reporte n.- Antigedad de Cartera Vencida.- Despliega Reporte o.- Antigedad de saldos de cartera.- Despliega Reporte p.- Resumen de ingresos.- Despliega Reporte q.- Resumen de cartera por Vendedor.- Permite observar un reporte de cartera por vendedor. r.- Listado de facturas por antigedad.- Le permite solicitar el reporte desde una fecha a otra fecha. H.- MIGRAR A EXCELL.- Baja la informacin de la opcin de datos complementarios a la Hoja electrnica. I.- SALDOS DE APERTURA.- Presenta la lista de todos los clientes, con la finalidad de colocar saldos iniciales.
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MDULO DE INVENTARIOS En este mdulo se maneja los conceptos Almacn y Bodega, en el primero es donde se define las polticas para la creacin del catlogo de productos a ser controlados por la Bodega, tambin define listas de precios para la venta en varias clasificaciones, los mismos que pueden ser tarifados por rangos de acuerdo a la configuracin que se le imponga. Adems se maneja la base de proveedores internos y externos que van afectar los movimientos de ingresos a la bodega. El Concepto Bodega es aplicado en funcin a los Ingresos y Egresos. Los ingresos pueden definirse por Compras, Devoluciones en Ventas, Transferencias de Bodegas y Por Ingresos por Inventarios Iniciales. Los Egresos se definen por Ventas realizadas por Facturacin, Rechazos de Mercaderas, Devoluciones en Compra, Transferencias de Bodegas y Por Utilizacin o Centros de Costo. Los movimientos a la bodega generan comprobantes individuales, que son numerados en forma cronolgica.
A.- ALMACEN.- Aqu se despliegan otras opciones para dar mejor administracin al registro de productos.
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a.- Ficha de Productos y Servicios.- Permite el ingreso de datos de las mercaderas que posee la empresa, lo ms importante de llenar en la ficha es el cdigo del artculo, cdigo contable, nombre, el impuesto y el saldo inicial, el resto es para informacin interna de la empresa. Para ingresar una nueva ficha de un producto se debe presionar el botn Nuevo, cada vez que llene una celda se debe presionar Enter y esto le permitir navegar correctamente para completar la ficha. Las opciones Cantidad, Valor unidad y valor total, se llenan a travs de la opcin Inventario inicial Multibodega que se encuentra en ste mdulo.
b.- Consulta Productos.- Visualiza los datos ingresados de los productos a travs de la ficha sin la opcin de modificar o realizar ningn cambio. c.- Cambiar Cdigos.- Permite cambiar el cdigo del artculo creado.
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Se debe colocar en la columna Cdigo cambiado, a continuacin se ubica en la celda referente al producto y digite el nuevo cdigo, luego presione el botn Grabar para realizar la actualizacin.
d.- Precios de Venta.- Esta opcin permite el ingreso de los diferentes tipos de precio con lo que la empresa puede comercializar o vender sus artculos. F9 para insertar una nueva fila, F12 para borrar una fila, F2 para buscar el cdigo de un producto, F3 busca un tem en especial, F4 para importar una nueva lista de precios que se haya realizado con anterioridad, con esta opcin se eliminar la lista que se est visualizando y se cargar una nueva.
e.- Ficha de Proveedores.- Permite el ingreso de los datos del proveedor. Estos datos pueden ser ingresados tambin por inventarios. Para ingresar una ficha se debe hacer clic en el botn Nuevo y despus de ingresar los datos se presiona el botn Actualizar para grabar la informacin. f.- Consulta de Proveedores.- Visualiza la informacin ingresado en la ficha de proveedores sin opcin a modificar. g.- Tarifacin.- Permite el aumento de los diferentes tipos de precio de venta de los artculos por rango, ya sea en porcentaje o en valores. Para grabar presione el botn Generar.
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h.- Etiquetas.- Genera la impresin de cdigo de barras para los diferentes tipos de artculos que tenemos en inventario con diferentes precios.
i.- Inventario Inicial Multibodega.- Permite ingresar los saldos iniciales en formato del sistema, en cada una de las bodegas que se vaya a utilizar. En la columna de valor unitario se coloca el costo de cada producto y en la columna correspondiente se digita la cantidad de productos, luego se presiona el botn Grabar.
j.- Existencias Miltibodega.- Despliega las existencias en cada una de las bodegas. Con el botn Excel permite exportar esta tabla.
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k.- Arqueo Existencia Fsica.- Permite visualizar todos los movimientos que se hayan realizado con respecto a los productos que estn en Inventario.
B.- BODEGA.- Aqu se despliegan otras opciones que ayudarn a la utilizacin del mdulo.
a.- Movimientos.- Permite el ingreso y egreso de artculos por compras, transferencia de bodega, facturas, utilizaciones etc. F2 Crea una nueva ficha de un producto, F9 inserta una nueva fila, F12 borra la fila y Escape para Salir.
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b.- Actualizaciones Movimientos.Permite realizar modificaciones en los diferentes comprobantes de ingresos y egresos que se tengan en la bodega por cualquier concepto que se haya generado. F2 Crea una nueva ficha de un producto, F9 inserta una nueva fila, F12 borra la fila y Escape para Salir.
c.- Comprobantes de Sistema.- Imprime los comprobantes que disea el sistema y que son ingresados por la opcin de movimientos.
d.- Comprobantes Preimpresos.- Imprime los comprobantes en un formato preimpreso propio de cada empresa. e.- Duplicar Movimientos.- Permite duplicar el contenido del documento continuando la numeracin.
C.- ESTADISTICAS.- Permite la impresin de los diferentes listados y reportes que presenta este mdulo.
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a.- Stock - Existencias.- Despliega reporte visualizado o impreso del stock de los productos, indicando la fecha de corte que desee el reporte, desde que cdigo a que cdigo. b.- Stock Mnimos y mximos.- Despliega reportes de los productos con su respectivo stock mximo y mnimo, adems de permitir indicar desde que cdigo a que cdigo se realiza el despliegue. c.- Listado de centro de costos.- Despliega reportes, seleccionando el movimiento que se necesite, el producto y el rango de fecha. d.- Productos sin precio de Vta.- Despliega Reportes de productos que no tienen precios de venta. Se debe ingresar desde que producto hasta que producto desea generar el reporte. e.- Rotacin de Inventarios.- Despliega Reportes indicando desde que fecha desea obtener el listado de rotacin de inventarios hasta la fecha de corte. f.- Listado de Ingresos.- Despliega Reportes indicando tipo de movimiento y desde que fecha desea obtener el listado. g.- Listado de Egresos.- Despliega Reportes permitiendo indicar el tipo de movimiento y desde que fecha desea el listado de Egresos. h.- Utilizaciones por Agrupacin.- Despliega Reportes de listados de utilizaciones, indicando desde que tems a que tems se desea el reporte y desde que fecha. i.- Listado de Kardex.- Despliega Reportes por Cdigo o por ITEM, y desde que fecha se desea el listado del Kardex.
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j.- Reporte de consumo por responsable.- Despliega Reportes solicitando desde que fecha desee el reporte de consumos, adems de mostrar la informacin de los responsables. k.- Listado de precios de venta.- Despliega reportes con la opcin de escoger el tem y el tipo de precio. l.- Listado de Inconsistencias.- Despliega reportes de inconsistencias, se selecciona fecha, por cdigo o por tem, desde que tem a que tem. Y a continuacin se despliega el listado de Inconsistencias a la fecha del corte. m.- Movimientos de utilizacin.- Despliega reportes de los movimientos de utilizacin, puede ser en pantalla o impresora. n.- Listado de compras por producto.- Despliega listado de compras por producto indicando desde que tem y desde que fecha se solicita. o.- Listado de compras por proveedor.- Despliega Reportes, indicando desde que proveedor y fecha se desea obtener listado de compras por proveedor. p.- Hoja resumen de movimientos.- Despliega reportes indicando desde que fecha hasta que fecha, igualmente desde que tem y obtendr la hoja de resumen de movimientos. q.- Listado precios de mercado.- Permite solicitar por fecha de corte, por tem o por cdigo y nos presentara el listado de existencias al ltimo precio de mercado. r.- Listado de compras por fecha.- Despliega Reportes una vez que se indique desde que fecha a que fecha, seleccione si desea con impuesto o sin impuesto o por todo. s.- Precio de ventas con existencia.- Despliega reportes indicando desde que tem y tipo de precio, ejecuta con Enter y despliega el listado de precios de venta con existencias. t.- Listado de productos.- Despliega Reportes por cdigo o por tem, ejecuta con Enter y le permite ingresar desde que tem, y obtener el listado de productos.
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u.- Diferencias en toma fsica.- Permite desplegar un reporte de todos los movimientos que se hayan realizado con respecto a los productos.
D.- ESPECIALES.- Aqu se presentan otras opciones para la mejor utilizacin del mdulo.
a.- Comprobantes. Permite la creacin de los diferentes tipos de comprobantes (Conceptos) por lo que puede ingresar y egresar los artculos de bodega. F8 para crear ingresos, F9 para crear egresos, F12 para borrar.
b.- Cuenta Contable.- Parametriza las cuentas de retencin que intervienen al realizar una compra. Estos cdigos contables vienen desde el Plan de cuentas. F8 para crear ingresos, F9 para crear egresos.
c.- Centros de Costo.- Permite la configuracin de cuentas que intervienen al realizar un egreso de inventario por utilizacin, transferencia etc. F9 para crear y F12 para borrar.
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d.- Reversar Contable.- Reversa la contabilizacin del mdulo de Inventarios por rangos de fechas, en caso de realizar alguna modificacin en los diferentes comprobantes, despus de haber sido automatizados. e.- Respaldo.- Esta opcin permite asegurar la informacin del mdulo de Inventarios bajando el respaldo a un disquete o al disco C de la mquina. f.- Recupera Respaldos.- Recupera la informacin del disquete o del disco C. Se hace clic en el botn Ok, y a continuacin seleccione de donde va ha recuperar la informacin. g.- Tipos de Precios.- Tabla que permite la configuracin de los diferentes tipos de precios que puede tener la empresa para comercializar sus productos. (F9) si desea ingresar ms tipos de precios, (F12) eliminar las filas. h.- Responsables.- Asigna los nombres de las personas que van ha manejar el mdulo de Inventarios. (F9) si desea ingresar, (F12) eliminar las filas, Escape para Salir. i.- reas.- Se configuran las diferentes secciones que hay dentro de la bodega. Con las teclas (F9) crea una nueva fila y con (F12) elimina las reas no deseadas. E.- COSTEO DE PRODUCTOS.- Organiza los saldos de los artculos para que se genere el costo de ventas. PROVEEDORES
A. MOVIMIENTOS.- Genera obligaciones (dbito) y pagos (crdito) a los proveedores.
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B. MODIFICAR MOVIMIENTOS.- Permite realizar modificaciones en los comprobantes de dbito y crdito. Una vez que acepta esta opcin digite el proveedor, presione Enter y se despliega un listado de los movimientos realizados. Haga clic sobre el icono (<|), luego aparecer el movimiento realizado y le permitir modificar la equivocacin, no olvide hacer clic en el botn Actualizar y se registrar lo realizado. C. ELIMINAR MOVIMIENTOS.- Permite eliminar un movimiento filtrado por proveedor, para lo cual, haga clic sobre el icono (<|), luego aparecer una ventana de confirmacin para realizar la eliminacin, presione Aceptar y se eliminar el movimiento. D. CONSULTAR MOVIMIENTOS.- Permite visualizar la informacin de los movimientos realizados, sin opcin a modificacin. Haga clic sobre el icono respectiva. (<|), y se mostrar la ficha
E. FICHAS DE PROVEEDORES.- Se ingresa o modifica los datos de proveedores. Una vez que se llene todos los datos en blanco presione el botn Actualizar para guardar la informacin.
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F. CONSULTAR PROVEEDORES.- Permite visualizar los datos ingresados, sin opcin a modificar. G. ESTADISTICAS.- Informe de reportes y listado del mdulo de Proveedores como: estados de cuenta, fecha de vencimiento de las facturas de proveedores, datos que son ingresados al realizar los asientos o libros diarios, etc. Ejemplo
a.- Estados de cuenta.- Esta opcin genera reportes de Estado de Cuenta a la fecha de Corte, para lo cual, se puede seleccionar el listado por rango o individual, por proveedor, desde una fecha especfica.
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b.- Listado de vencimientos.- Despliega reportes ingresando la fecha de corte que desee, presiona Enter y tendr en pantalla el listado de vencimientos de proveedores. c.- Listado de cupos de crdito.- Despliega reportes, para lo cual, se debe seleccionar desde y hasta que proveedor se necesita el listado, presione Enter y visualizar el listado de cupos de crdito, y plazo de pago. d.- Listado de proveedores.- Despliega reportes de los proveedores, si desea todos solo presione Enter, caso contrario, permite digitar un rango de proveedores y podr obtener Listado de Proveedores. e.- Listado de retenciones.- Despliega reportes, se debe indicar un rango de fechas para el listado, se indica el cdigo de impuesto y se obtendr el listado de retenciones a proveedores.
f.- Listado de dbitos.- Despliega reportes, para lo cual se debe indicar un rango de fechas para obtener el listado de dbitos a proveedores. Se puede visualizar en pantalla o impreso. g.- Listado de crdito.- Despliega reportes, para lo cual se debe indicar un rango de fechas para obtener el listado de crditos a proveedores. Se puede visualizar en pantalla o impreso.
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h.- Listado de saldos.- Despliega reportes, para esto se debe indicar un rango de proveedores y la fecha de corte. Se puede visualizar en pantalla o impreso.
i.- Listado de movimientos.- Despliega reportes, para esto se debe indicar un rango de proveedores y un rango de fechas. Se puede visualizar en pantalla o impreso.
H. SALDOS DE APERTURA.- En esta opcin se debe ingresar los saldos iniciales de cada uno de los proveedores.
I. ESPECIALES.- Aqu se presentan otras opciones para la mejor utilizacin del mdulo.
a. Migrar ficha a Excel.- Traslada la informacin de proveedores a Excel.
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b. Configurar Comprobantes.- Ingresa el ltimo nmero del comprobante utilizado para continuar con la numeracin de dbito y crdito y comprobantes de retencin. . c. Actualizar Nro. Comprobante.- Permite modificar nmero de documento, para esto debe situarse en la columna Documento y digitar el nuevo nmero. d. Comprobante de Retencin Preimpreso.- Despliega la informacin del comprobante de retencin realizado, preimpreso segn su seleccin. e. Respaldar Archivos.- Permite enviar a una unidad de almacenamiento la informacin como copia. f. Recuperar Respaldos Archivos.-Nos facilita recuperar la copia enviada a una unidad de almacenamiento.
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ORDENES DE PRODUCCIN
Este mdulo permite controlar y registrar los tres elementos del costo como: Materias Primas, Mano de Obra Directa y Gastos Indirectos de Fabricacin. El objetivo principal de las rdenes de Produccin es determinar el costo unitario y la transferencia automatizada de este a los inventarios. A.- ORDENES DE TRABAJO
a.- Crear.- Genera la orden de produccin de un artculo.
b.- Actualizar.- Modifica la informacin ingresada a travs de la opcin creada. c.- Eliminar.- Elimina la orden de produccin siempre y cuando no tenga movimientos de materias prima, mano de obra y gastos de fabricacin. d.- Cerrar Orden.- Restringe los pedidos de mano de obra, materia prima y gasto de fabricacin. e.- Activar Orden.- Esta opcin permite hacer ms movimientos en la orden de produccin despus de haber sido cerrada. f.- Transferir Orden.- Opcin que es utilizada cuando el producto se encuentra terminado para alimentar el inventario de productos disponible para la venta.
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B.- MOVIMIENTOS
a.- Materia Prima.- Alimenta la orden de produccin; estn directamente ligadas a la existencia controlada por la bodega en forma integrada. Se debe seleccionar por Ingresos, Actualizaciones o Comprobantes.
b.- Mano de Obra Directa.- Se relaciona con el catlogo de cuentas en la contabilidad para establecer la liquidacin de pagos respectivos. Constan las horas y valores que se tiene que pagar a las personas que han intervenido en el proceso de produccin. Se debe seleccionar por Ingresos, Actualizaciones o Comprobantes.
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c.- Gastos de Fabricacin.- Constan todos los gastos indirectos que se han utilizado para producir como: agua, luz, telfono etc. Se encuentran en funcin a la clasificacin dada por el Plan de Cuentas. Se debe seleccionar por Ingresos, Actualizaciones o Comprobantes. d.- Duplicar Orden.- Duplica la orden si se trata de la misma produccin. C. ESTADISTICA.- Presenta listados y reportes.
a.- Ordenes de produccin.- Reporte de rdenes generadas. Se debe indicar un rango de rdenes y otro de fechas.
b.- Materias Primas.- Despliega reportes. Se debe indicar un rango de rdenes, para visualizar el listado. c.- Mano de obra directa.- Despliega reportes. Se debe indicar un rango de rdenes, entonces se puede visualizar el listado. d.- Gastos de Fabricacin.- Despliega reportes. Se debe indicar un rango de rdenes, entonces se puede visualizar el listado. e.- Departamentos.- Despliega reporte. Se debe indicar un rango de nmeros de departamentos, entonces se pueden visualizar el listado.
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f.- Clientes.- Despliega reportes de ordenes de produccin por cliente, para esto se define un rango de clientes. g.- Productos.- Despliega reportes de rdenes de produccin por productos, para esto se define un rango de productos. h.- Listado de rdenes.- Despliega reportes de rdenes por rango de fecha, se puede escoger: (C) Ordenes cerradas, (A) Ordenes Abiertas, (T) Ordenes Transferidas y si se desea todas las rdenes se deja en blanco.
i.- Utilizacin Materia Prima.- Despliega reportes de utilizacin de materia prima dentro de un rango de fecha y orden. j.- Materia Prima por lotes.- Despliega reportes de utilizacin de materia prima por lotes, para lo cual se debe indicar un rango de fechas y lotes.
D.-
ESPECIALES.- Aqu se presentan otras opciones para la mejor utilizacin del mdulo.
a.- Comprobantes.- Presenta la tabla de los pedidos de materia prima, mano de obra y gastos de fabricacin para colocar el nmero secuencial de cada pedido mencionado.
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b.- Departamentos.- Configura las diferentes reas y departamentos que intervienen el proceso productivo. F9 para crear departamentos, F12 para borrar filas.
c.- Respaldar rdenes.- Esta opcin nos permite asegurar la informacin del mdulo de produccin bajando el respaldo a un disquete o al disco C de la mquina. d.- Recuperar rdenes.- Recupera la informacin del disquete o del disco C. e.- Reversar Contable.- Reversa la contabilizacin del mdulo de Inventarios por rangos de fechas en caso de necesitar realizar alguna modificacin en los diferentes comprobantes.
MDULO DE NMINA Este mdulo permite la administracin y el seguimiento de los empleados en funcin de los roles de pago semanales, quincenales y mensuales. Permite la configuracin de las formas de clculo de la planilla de pagos generando bitcoras y comprobantes de liquidacin de haberes, as como la generacin de planillas de sobresueldos y del seguro social.
A.-
MOVIMIENTOS
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a.- Ingresar.- Permite buscar a los empleados ya sea por sus apellidos o nmero de cdula; una vez elegido el empleado se confirma la fecha de elaboracin del rol, si es quincenal o mensual; confirmar mes, ao y Q para quincena o M mensual. Cuando es por anticipo o quincenas solo especificamos el valor a recibir, se escribe alguna observacin y aceptar para grabar el movimiento. En el caso de ser sueldo se debe escribir el nmero de das trabajados adicional, si recibe valores adicionales por otros ingresos, por comisiones, en nmero de horas para clculos de horas nocturnas, extraordinarias o suplementarias; la movilizacin y varios. Para los egresos es el mismo procedimiento si existen otros descuentos, prstamos, atrasos, multas o prstamos quirografarios. Se finaliza la elaboracin del rol con alguna observacin y ase presiona el botn Aceptar para grabar.
b.- Modificar.- Es el mismo procedimiento que el rol de pagos en su elaboracin, slo que en este caso los valores ya estn dados, los mismos que pueden ser modificados ya sea en anticipos o sueldos.
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c.- Consultar.- Nos permite visualizar por pantalla los movimientos realizados del empleado ya sea de quincena o su rol de pagos, sin opcin a modificar. d.- Otros ingresos.- En el caso de que el empleado tenga programado recibir alguna bonificacin en cuotas manteniendo un registro histrico de otros ingresos registrados meses atrs. F9 para crear filas y F12 para Borrar. e.- Otros Descuentos.- Se utiliza esta opcin cuando el empleado tenga un descuento o pago a algn prstamo detallado en cuotas. f.- Registr Prstamos.- Esta opcin permite registrar los Prstamos Adicionales fuera de los anticipos de sueldo indicando fecha, valor del prstamo e indicando desde que fecha empieza el descuento y el nmero de pagos. Adems en la columna Concepto se escribe el motivo del prstamo.
g.- Duplicar Rol.- Si la empresa dispone de una amplia nmina de empleados se puede utilizar esta opcin en lugar de volver a ingresar cada empleado, adems de modificar si es necesario. h.- Eliminar Rol.- Permite borrar el rol duplicado de ser necesario. i.- Movimientos Resumidos.- Permite registrar movimientos de descuento por cada uno de los registros. La bsqueda se define por nombre o cdula. j.- Generar Quincena en Porcentajes. Permite registrar el porcentaje fijado por la empresa como quincena para todos los empleados.
B.ACTUALIZAR EMPLEADOS.- En esta opcin se puede ingresar datos completos del empleado como identificacin, afiliacin, IESS, libreta militar, apellidos, nombres, direccin, ciudad, provincia, cargo, telfonos, fecha y lugar de nacimiento, sexo, cargas, activo o inactivo, con o sin salario, fecha de ingreso, fecha de salida, departamento, seccin sueldo base, hora base, archivo de foto y firma. Adicional tipo de cuenta y nmero en el caso de transferencias bancarias.
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C.- CONSULTAR EMPLEADOS.- Esta opcin permite solo la visualizacin de los datos, sin opcin a modificacin. D.- ESTADSTICAS.
Presenta los reportes y recibos de roles de pagos o de quincenas, clculos de dcimo tercer y cuarto sueldo, fondos de reserva, liquidaciones, distribucin de utilidades, planillas del IESS, planillas de impuestos, generacin de cheques entre otros. a.- Imprimir rol de pagos.- Despliega Reportes al seleccionar un mes y adems de un rango de empleados, y departamentos.
b.- Imprimir rol de quincenas.- Despliega Reportes individuales por cada uno de los empleados registrados. c.- Recibos de pago.- Despliega Reportes. Permite imprimir el recibo de pago individual ingresando mensual luego de seleccionar la informacin por empleado y aceptar. d.- Recibos de pago Quincenal.- Despliega Reportes en pantalla o impresora.
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e.- Dcimo Tercero.- Despliega Reportes indicando el ao, de que periodo y por los departamentos creados.
f.- Dcimo cuarto.- Despliega Reportes. Listados indicando el ao, de que periodo y por los departamentos creados.
g.- Planilla IESS.-
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h.- Planilla fondos de Reserva.- Despliega Reportes permitiendo indicar el ao y desde que registro desea. i.- Carta Debito Bancario.- Despliega Reportes un modelo de solicitud al Banco del debito de la cuenta de la empresa y acredite a cada una de las cuentas de los empleados registrados. j.- Finiquito Liquidar haberes.- Despliega Reportes una vez que el empleado haya firmado su aviso de salida, el sistema le despliega la liquidacin por empleado de acuerdo sus beneficios recibidos.
k.- Provisiones mensuales.- Despliega Reporte l.- Distribucin Utilidades.- Despliega Reportes
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m.- Listado de Personal.- Despliega Reportes n.- Listado de movimientos.- Despliega Reportes o.- Listado de Impuestos.- Despliega Reportes p.- Liquidacin de Impuestos.- Despliega Reportes q.- Planilla de Impuestos.- (RT-7).- Despliega Reportes r.- Glose de otros ing. Y Desc.- Despliega Reportes s.- Glose Ing. Y Desc. Concepto.- Despliega Reportes t.- Recibo individual glosado.. Despliega Reportes
u.- Saldo de los Prstamos.- Despliega Reportes v.- Auxiliares de Prstamos.- Despliega Reportes w.- Generacin de cheques.- Despliega Reportes x.- Listado de Horas Extras.- Despliega Reportes E.- MEDIO MAGNTICO.- Esta opcin permite guardar la informacin dentro de un medio magntico. F.ESPECIALES
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a.- Configurar Medio Magntico.- Prepara la informacin para el banco en el caso de sueldos para las transferencias a las cuentas de los empleados. b.- Configurar Parmetros para Clculos.- Detalla los valores y porcentajes de nomina para los clculos de utilidades o beneficios de ley.
c.- Configurar Departamentos.- Las reas que la empresa maneja ya sea administrativo, ventas, produccin, etc. d.- Configurar Secciones.- Las que la empresa estime convenientes entre primera o principal. e.- Configurar tabla de impuesto mensual.- Es la tabla de retenciones en la fuente a los empleados de acuerdo a sus ingresos, la misma que puede ser modificada si la misma vara. f.- Configurar Asiento contable.- Configurar las cuentas de auxiliares con las que trabaja la nmina segn el plan de cuentas para el proceso de automatizacin, dependiendo de las secciones o departamentos.
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g.- Configurar Parametrizar IESS.- Permite configurar la tabla de cdigos de provincias, pagos y datos del empleador que el IESS solicita y en su formato.
h.- Respaldar.- Respaldar la informacin solo de este MDULO a un medio magntico. i.- Recuperar respaldo.- Recuperar la informacin de un medio magntico externo. j.- Reversar contable.- Permite realizar modificaciones despus de haber integrado el mdulo de nomina con contabilidad desde un rango de fechas. PROCESO DE AUTOMATIZACIN Para integrar la informacin de los mdulos con contabilidad y sacar balances se procede a realizar los siguientes pasos: A. FACTURACIN K. ESPECIALES M. Indexado J. Reconstruir Facturas K. Reconstruir Costo de Ventas B. INVENTARIO F.- Indexado E.- Costeo de Productos A. PRODUCCIN F.- Indexado E.- Recosteo de Ordenes D. PROVEEDORES O.- Indexado L.- Reconstruir E. CARTERA I.- Indexado ESPECIALES G. Organizar Saldos J. Reconstruir Dbitos y Crditos F. NOMINA E.- ESPECIALES K. Indexado G. ACTIVOS FIJOS I.- Indexado H. CONTABILIDAD N.- ESPECIALES C. Indexado D. Reconstruir
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H. Automatizacin Permite la integracin de los mdulos extra contables, con contabilidad en el rango de fechas a elegir. A. Caja Cartera B. Facturacin C. Inventarios D. Nmina E. Ordenes de Produccin F. Activos Fijos G. Proveedores - Para visualizar los asientos contables generados por el MQR (tipo de Integracin), se procede a: A. ASIENTOS CONTABLES E. Listados de Diarios Tipo de integracin (9) N. ESPECIALES B. Cierre Mensual C. Indexar Archivos D. Reconstruir F. BALANCES A. General B. Analtico C Comprobacin. D. Comparativo E. Estado de Caja Bancos F. Balance a Excel G. Resultados por C X C.
ELIMINACIN DE PROCESO DE AUTOMATIZACIN Para realizar cualquier modificacin en los mdulos, despus de haber integrado se tiene que eliminar la integracin para su correcta contabilizacin. Esto se lo realiza si hubiese inconsistencias en Balances CONTABILIDAD A. ASIENTO CONTABLE E- Eliminacin (Tipo de integracin) desde 1 enero al 31 diciembre y desde el asiento 1 hasta 9999999. Ejemplo: TIPO DESDE 9 01/01/2003 HASTA 12/31/2003
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DESDE HASTA
1 999999999
N. ESPECIALES g. Depurar Anulados d. Reconstruir c. Indexado
MDULOS ADMINISTRATIVOS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Control de Personal Marketing Servicio al Cliente Upgrade Claves Configuracin Reconstructor Multiempresa 01 SQL. Migracin
MDULO DE CONTROL DE PERSONAL
Es la accin de timbrar la tarjeta personal, llevando un control de las entradas y salidas del personal obteniendo un reporte de asistencia, Esta funcin se realiza ingresando el nmero de cdula registrado en la ficha de usuarios del mdulo de configuracin. Adems puede registrar alguna novedad de cada empleado. A.TIMBRAR TARJETA.-
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B.TARJETAS DE CONTROL.- Despliega reportes de asistencia, indicando fecha, hora, y novedades de cada empleado.
C.KARDEX.- Presenta un Listado de control de Personal para poder obtener los detalles de la hora de ingreso y salida, que le ayudarn para que el departamento de Recursos humanos, calcule las horas extras, o descuentos por horas. D.BORRAR REGISTROS DE TIEMPO.- Permite al administrador del sistema eliminar registros ya analizados que no requiera a futuro, indicando un rango de fechas. E.RESPALDAR ARCHIVOS.- Generar Respaldo, a la unidad que desee o a un medio magntico. F.RECUPERAR RESPALDO ARCHIVO.- Recupera el respaldo generado de la unidad o carpeta en la cual haya grabado el mismo. MDULO DE MAILIN AGENDA Es un medio de comunicacin interna de usuarios dentro del sistema contable que permite enviar . mensajes escritos. Esto se puede encontrar en cada mdulo, est representado con el icono Desde el momento que ingresa a algn mdulo le saldr un mensaje avisndole que tiene mensajes una vez que otra persona de la red le haya enviado.
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Conferencia: le permite transmitir mensajes entre dos usuarios cuando estn dentro del sistema, recuerde que para utilizar esta opcin deben trabajar bajo red. Borrar Mensajes: borra todos los mensajes personales de cada usuario. Reporte de Mensajes: puede imprimir a manera de consulta los mensajes enviados y recibidos. Adjuntar.- Permite adjuntar archivos, para enviar a los usuarios que estn en la red. MDULO DE MARKETING
Permite llevar una base de los datos de futuros clientes para realizar un seguimiento, es decir, que unas de las funciones que puede realizar es de una agenda electrnica.
A.- FICHAS.- Crea Fichas de Clientes para seguimiento. Permite registrar los datos de clientes por atender, o potenciales. Con recordatorio de citas prximas.
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B.- DEFINIR TIPOS.- Permite clasificar los medios de atencin al cliente. Se puede crear o cambiar de acuerdo al requerimiento de su empresa. Es decir, permite modificar las opciones pertenecientes a Status. Se utiliza F9 para crear filas y F12 para borrar.
C.- DEFINIR ASIGNACIONES.- Para ver quin es responsable del futuro cliente. Es decir, permite modificar las opciones pertenecientes a Asignado. Se utiliza F9 para crear filas y F12 para borrar.
D.- SEGUIMIENTOS POR CLIENTES.- Nos permite visualizar y llevar un control de clientes registrado, se debe parametrizar un rango de fechas. E.- SEGUIMIENTOS POR TIPOS.- Despliega en pantalla o impreso un listado de clientes registrados pero clasificado por tipos. F.- SEGUIMIENTOS POR ASIGNACIN.- Despliega en pantalla o impreso un listado de clientes registrados segn el responsable que haya sido asignado. G.- SEGUIMIENTOS POR USUARIOS.- Despliega un listado de usuarios permitidos por el sistema. H.- RESPALDAR ARCHIVOS.- Genera Respaldos a la unidad que desee o carpeta creada. I.- RECUPERAR RESPALDOS ARCHIVOS.- Recupera Respaldos que hayan sido generados.
MDULO DE SERVICIO AL CLIENTE
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A.- SEGUIMIENTOS.- Permite la bsqueda de los clientes que se encuentran en el Mdulo de Cartera para llevar un control de los problemas y las diversas soluciones que se han dado a los clientes. En la parte superior de la ventana podemos visualizar varias opciones: Actualizar permite grabar la informacin; Excel permite emigrar, Borrar para eliminar informacin y Salir. En la parte inferior de la ventana se puede describir el detalle de los problemas que se hayan presentado.
B.- CONSULTAS.- Permite revisar las bitcoras de los clientes, es decir que despliega los registros de atenciones hacia el mismo, sin la opcin de modificar. Se permite imprimir esta informacin. C.- DEFINIR REAS.-Esta opcin permite clasificar las reas de problemas del sistema para una mejor atencin al cliente. Se utiliza F9 para crear filas y F12 para borrar. D.- DEFINIR VA.- Clasificar la va o el medio de comunicacin que se utilice para ayuda o atencin al cliente. Se utiliza F9 para crear filas y F12 para borrar. E.- ESTADSTICAS.- Reportes de antecedentes de los futuros clientes.
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a. Seguimientos por Clientes.- Despliega reporte de los problemas de un cliente. b. Seguimientos por reas.- Despliega reporte de los problemas de un cliente filtrado por reas. c. Seguimientos por Vas.- Despliega reporte de los problemas de un cliente filtrado por vas. d. Seguimientos por Usuario.- Despliega reporte de los problemas de un cliente filtrado por usuario asignado.
F.- RESPALDAR ARCHIVOS.- Permite sacar respaldos o copia a cualquier unidad o carpeta creada en el disco. G.- RECUERAR RESPALDO ARCHIVO.- Sacar el respaldo copiado de cualquier unidad que haya generado el respaldo.
MDULO DE UPGRADE Es el mdulo que sirve para la actualizacin del sistema. Se puede realizar la actualizacin por dos formas, manual y por Internet.
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PASOS PARA PODER REALIZAR LA ACTUALIZACION MANUAL

Primero debe estar seguro que ya ha respaldado su informacin por el Mdulo de Configuracin. NOTA IMPORTANTE.- Se recomienda generar un duplicado de dicho respaldo y almacenarlo en una unidad externa (flash memory, CD, etc.) Las actualizaciones se deben realizar en el servidor y las estaciones de trabajo no deben estar en uso. Una vez que haya insertado el Disquete de actualizacin, se dirige al Mdulo Upgrade, se escoge la opcin Upgrade Manual, luego se busca el archivo de actualizacin en la unidad A, se selecciona una carpeta comprimida o zip y luego se presiona el botn Upgrade. Se visualizar otro mensaje indicndole que se reiniciara el MQR. Se presiona el botn Aceptar, y a continuacin se realizar la actualizacin. Se vuelve abrir el MQR del escritorio y espere que suba la actualizacin, y por ltimo le saldr un cuadro indicndole VALIDACION ACTIVITY KEY con unos nmeros, en ese momento llame a las Oficinas de MQR (022270010) para proporcionarle el Cdigo de Activacin. MDULO DE CLAVES Este mdulo se encarga de configurar las seguridades fsicas y lgicas de ingreso al sistema por usuarios. Le permite poner una clave personal para el usuario. Hay que tomar en cuenta que la clave caducar cada 30 das. Cuando se cumpla el plazo, digite la nueva clave en la celda de color blanco y en la parte inferior debe ingresar otra vez para confirmar la contrasea. Cuando se recibe el sistema, viene por default una clave, usted puede ingresar a esta opcin y cambiar la misma por su clave personal.
MDULO DE CONFIGURACIN DEL SISTEMA
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A.- RESPALDO (SUCURSAL).- Le permite sacar un respaldo de la localidad de trabajo o un respaldo en general de todo el sistema a un medio magntico externo. NOTA.- Se recomienda contar con un plan de contingencia para el almacenamiento de la informacin, para esto se debe: Sacar respaldos externos (es decir que se debe guardar la informacin en lugares externos y seguros) Llevar una bitcora diaria, es decir, obtener respaldos manuales cada da. Hay que recordar que el sistema genera respaldos diarios automticamente. B.- RECUPERAR RESPALDO.- Le permite recuperar el respaldo, dependiendo donde se encuentre almacenado, ya sea en disquete, CD y para mayor seguridad el sistema genera un respaldo diario en el disco C de su computador automticamente. C.- DATOS DE LA EMPRESA.- En esta opcin se personaliza los datos de su empresa como son: Identificacin de la Empresa, o Razn Social, nmeros telefnicos, RUC, direccin, email.
D.- CONFIGURAR EMPRESAS.- Esta opcin le permite crear el concepto MULTI EMPRESA o MULTI AGENCIA. Crea las localidades o puntos de ventas (sucursales), permitindole reemplazar
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la localidad por la razn social que vaya ha registrar, adems consolida la informacin de todas las localidades para obtener un solo Balance, siempre que estas estn manejadas con un mismo PLAN DE CUENTAS, utilizando el principio contable uniformidad y reciprocidad en el tratamiento de MATRIZ y Sucursal. Antes de ejecutar esta opcin debemos sacar respaldo de la informacin.
D.- CONFIGURAR CUENTAS.- Permite configurar la cuenta de prdida o de la utilidad del ejercicio, como los mayores de Caja, Bancos y retenciones en la fuente y del IVA; teniendo presente que el plan de cuentas est bien estructurado y pueda aparecer la tabla de Retenciones.
E.- FICHAS DE USUARIOS.- Permite establecer claves de seguridad para cada usuario como tambin las restricciones para cada mdulo. Si no Hay segunda clave, no hay autorizacin a modificar.
122
En la parte superior derecha, se observan varios botones: Nuevo (crea un nuevo archivo), Inicio (le lleva al primer registro de usuario que ingres), Siguiente (muestra el siguiente registro a partir del que est en pantalla), Anterior (muestra el anterior registro a partir del que est en pantalla), Final (le lleva al ltimo registro de usuario que ingres), Borrar (elimina la informacin del activo que se encuentre en pantalla). En esta opcin podemos anexar la foto del usuario, para esto se presiona el botn Foto y se busca el archivo de imagen de una de las unidades de almacenamiento.
F.- CERRAR AO.- Permite realizar el proceso de cierre anual. Se mostrar el siguiente mensaje: Precaucin para el ao (2008). Para cerrar el ao debe estar cerrado hasta el mes 12 en el Mdulo de Contabilidad e indexado y costeado en el Mdulo de Inventarios. Favor leer primero la precaucin antes de hacer cualquier movimiento.
G.- TRANSFERIR SALDOS DE APERTURA.- Permite pasar el balance final del ao que termina al balance inicial para el siguiente perodo contable.
123
H.- CARGAR FOTOGRAFIAS.- Permite cargar grficos o fotografas, para los diferentes mdulos. Es decir, permite importar imgenes a la carpeta donde se carg el sistema MQR. Acepta imgenes con formato jpg o bmp, y que la extensin del nombre no sobrepase los 8 caracteres. Estas imgenes pueden ser utilizadas en la Fichas de los Productos, de los Empleados.
MANTENIMIENTO Este proceso es recomendable: en caso de prdida de luz

124
realizarlo al inicio del da. Realiza un reorganizamiento de la estructura de la base de datos, regenera los ndices, las tablas y as, le permitir recuperar los respaldos almacenados en el disco C. Esta opcin se debe realizar en el servidor, y no debe estar activo ningn equipo.
Primero debe presionar el botn Reconstruir mdulo. Luego otra vez debe ingresar a la opcin Mantenimiento y presionar el botn Organizar mdulos.
PARA RECUPERAR RESPALDOS Se presiona el botn Recuperar Respaldos, luego se selecciona la carpeta BAKUPMQR, se procede a seleccionar el respaldo que se desee recuperar y se presiona Recuperar Respaldo, a continuacin se presentar una ventana que le pide el ingreso de una clave secundaria, en ese momento llame a las Oficinas de MQR (022270010) para proporcionarle la clave, luego el proceso de recuperacin de respaldos se iniciar. MULTIEMPRESA Esta opcin le permite llevar hasta 98 localidades dentro del mismo sistema y consolidar en la localidad 99.
SQL MIGRACIN
125
Este mdulo a usted le permite bajar o exportar la informacin de los diferentes mdulos a formato de Excel para realizar modificaciones sin afectar al programa contable. Para eso, usted debe escoger el registro que necesite y presionar el botn Exportar a Excel. Si se tiene base de datos en Excel como por ejemplo listado de clientes, proveedores, Inventarios etc., puede importar desde Excel al mdulo, con su respectiva estructura, al sistema MQR. Adems permite migrar bases de datos de otros sistemas a MQR.
En esta ventana usted puede observar 3 columnas, la primera columna hace referencia a cada uno de los mdulos de sistema, la segunda columna le permite seleccionar los las bases de datos propias del sistema, y en la tercera columna se encuentran los nombres de las columnas de las tablas de excel.
LICENCIAMIENTO Es el control de licenciamiento de usuarios a operar en el sistema contable. Para cargar la licencia haga un clic en NET 1/1 y podr observar la aceptacin a ms estaciones de trabajo para que MQR sea Multiusuario.
ACTUALIZACIONES DESDE INTERNET

126
En la parte inferior izquierda podemos visualizar una opcin que permite ingresar a la pgina Web del sistema:
En donde se pueden bajar actualizaciones del Sistema. Como ya se ha recomendado, primero realice un respaldo, a una carpeta en su disco o a un medio magntico por el mdulo Configuracin. En la parte superior de la pgina podemos encontrar la opcin Descargas, donde podemos obtener las ltimas actualizaciones del sistema de acuerdo a la versin que los clientes estn utilizando.
SOPORTE VIRTUAL VIA INTERNET Esta opcin permite dar soporte va Internet, para esto: Realice un respaldo a Disco Duro de su informacin, luego presione el botn de soporte MQRUIO@ YAHOO.COM escriba un comentario, envelo conjuntamente con orden de trabajo indicando el problema. (Ms informacin 22 70 010 Quito)
DIAGRAMA DE PROCESOS
127
SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO CONTABLE MANAGER QUICK RESEARCH BSQUEDA GERENCIAL EN TIEMPO REAL MDULOS FINANCIEROS CONTABLES INTEGRADOS
1
2 ACTIVOS
CONTABILIDAD
COSTO HISTORICO DEPRECIACIONES

REGISTRO CONTABLE
3 4 5 6
FACTURACION CAJA
SALDO CLIENTE
VENTAS
CTA. X COBRAR
CARTERA PRODUCTO INVENTARIOS SERVICIO
I N T E G R A C I O N
STOCK
EXISTENCIA INGRESOS EGRESOS BODEGA
NOMINA
EMPLEADOS
ROL DE PAGOS
REPORTES
REGISTRO CONTABLE
PRODUCCION
ORDEN DE TRABAJO
MATERIA PRIMA
MANO DE OBRA DIRECTA COSTO INDIRECTO DE FBRICA
PEDIDOS
REGISTRO CONTABLE
A PLAN DE CUENTAS ______________________________________________________________________________________ Telefax: 2270010 Quito - Ecuador Website: www.mqr.gqnu.net E-mail: mqruio@yahoo.com
128
NIVELES
1 2 3 4 5
TITULO
A
P
ACTIVO
PASIVO
BALANCES GENERALES
PATRIMONIO
INGRESO
E C
EGRESO
ESTADO DE RESULTADOS
COSTO
GRUPO
ACTIVO
CORRIENTE
SUBGRUPO
ACTIVO
1
CORRIENTE DISPONIBLE
4
MAYOR
ACTIVOS CORRIENTE DISPONIBLE CAJA BANCOS
AUXILIARES
ACTIVOS CORRIENTE
DISPONIBLE CAJA Caja Sr. N.N.
EJEMPLO DE JERARQUIZACION
G S M M A U X I L ______________________________________________________________________________________ Telefax: 2270010 Quito - Ecuador Website: www.mqr.gqnu.net E-mail: mqruio@yahoo.com
T
129
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
ACTIVOS
CORRIENTES
DISPONIBLES CAJA
1
CAJA CHICA Sr. N.N.
NOTA: El 5to Nivel Siempre es en la Cuenta de Auxiliar o de Transaccin
LIBROS DIARIOS CLASIFICAR TRANSACCIONES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 INGRESOS EGRESOS FACTURAS DEPRECIACIONES PROVISIONES NOMINA DOCUMENTOS REVALORIZACIONES INTEGRACION C O N T A B L E A S I E N T O
REPORTES AUXILIARES
130
MAYORES BALANCES GENERAL ANALITICO CONSOLIDADO RESULTADOS

NETO MENSUAL
ACUMULADO COMPROBACION SUMAS Y SALDOS COMPARATIVO MENSUAL DEL PERIODO
CONCILIACIONES NETAS GLOSADAS

LIBROS DIARIOS
MENSUALES COMPROBANTES
RETENCIONES CHEQUES INGRESOS VOUCHERS EGRESOS EN GENERAL
ACTIVOS
FICHA DEL ACTIVO

131
BITACORAS COSTO HISTORICO
REGISTRO CONTABLE
FECHA MM/DD/AA
REGISTRO 1
Activos Fijos Equipo M.N. a) Proveedores por pagar Sr.N.M Costo Histrico
DEBE
XX.xx
HABER
XX.xx
DEPRECIACIONES MENSUALES
REGISTRO CONTABLE FECHA

MM/DD/AA
REGISTRO 2
Gasto Depreciacin equipo.N.M a) Depr. Acumulado Equipo N.M.
DEBE
XX.xx
HABER
XX.xx
Depreciacin mensual
FACTURACION VENDEDORES
132
SERIES VENTA PRODUCTO SERVICIO
REGISTRO CONTABLES
FECHA
MM/DD/AA
REGISTRO - 1Cuentas por Cobrar del Sr. N.M. Descuento en Venta a) Ventas Sin IVA Ventas Con IVA IVA por pagar en Vtas Fletes en Venta Registro venta por factura # XXX 2 Costo de Venta
a) Inv. Mercadera para ventas
DEBE
XXX.xx XX.xx
HABER
XXX.xx XX.xx XX.xx XX.xx
MM/DD/AA
XXX.xx
Inv. Materia Prima Registro baja del Inventario
XX.xx XX.xx
CAJA
______________________________________________________________________________________ Telefax: Website: www.mqr.gqnu.net E-mail: mqruio@yahoo.com RECAUDACION2270010 Quito - Ecuador
RESUMEN INGRESO DIARIO
133
REGISTRO CONTABLE
FECHA REGISTRO CONTABLE MM/DD/AA 1 CAJA RECAUDACION DIA RETENCION FUENTE CLIENTES
DEBE XXX.xx XX.xx
HABER
RETENCION IVA CLIENTES XX.xx A) CUENTAS POR COBRAR SR. NM RESUMEN INGRESO DIARIO
XXX.xx
CARTERA
______________________________________________________________________________________ MOVIMIENTOS www.mqr.gqnu.net Telefax: 2270010 Quito - Ecuador Website: E-mail: mqruio@yahoo.com
134
CUENTAS POR COBRAR ESTADOS DE CUENTA SALDOS NOTA DEBITO NOTA CREDITO
REGISTRO CONTABLE
REGISTRO CONTABLE
FECHA MM/DD/AA
REGISTRO CONTABLE DEBE 1 CUENTAS POR COBRAR CLIENTE SR. NN Registro intereses por mora
HABER XXX.xx XXX.xx
a) NOTA DEBITO RENDIEMIENTO FINANCIERO
FECHA MM/DD/AA
REGISTRO CONTABLE 2 NOTA CREDITO DESCUENTO EN VENTAS a) CUENTAS POR COBRAR CLIENTE SR. NN Registro descuento pronto pago
HABER
DEBE
XXX.xx XXX.xx
INVENTARIOS
135
ALMACEN ARTICULOS PRECIOS DE VENTA PROVEEDORES TARIFACION ETIQUETAS Cdigo de Barras

12345678901234
BODEGA INGRESOS COMPRAS

A
DEVOLUCION EN VENTAS TRASFERENCIA INVENTARIO INICIAL EGRESOS VENTAS TRANSFERENCIA DEVOLUCION EN COMPRAS RECHAZOS UTILIZACION DESPERDICIOS
B
FECHA MM/DD/AA
REGISTRO CONTABLE 1
DEBE
HABER
136
INVENTARIO MERCADERIA PARA VENTA XXXxx INVENTARIO MATERIA PRIMA XXX.xx CREDITO FISCAL IVA XX.xx a) PROVEEDOR POR PAGAR SR. NN RETENCION FUENTE POR PAGAR RETENCION IVA POR PAGAR Registro de las compras
XXX.xx XX.xx XX.xx
FECHA MM/DD/AA
REGISTRO CONTABLE DEBE HABER 2 GASTO MANTENIMIENTO EDIFICIO XXX.xx a) INVENTARIO MATERIA PRIMA XXX.xx INVENTARIO MERCADERIA PARA VENTA XXX.xx Registro utilizacin de inventario para consumo interno
NOMINA
EMPLEADOS BITACORAS
ROL DE PAGOS MENSUAL

REGISTRO CONTABLE
137
QUINCENAS SEGUIMIENTOS DECIMO TERCERO DECIMO CUARTO IESS IMPUESTOS LIQUIDACION REPORTES
FECHA MM/DD/AA REGISTRO CONTABLE 1 GASTO SUELDO ADMINISTRATIVO GASTO SUELDO VENTA a) ANTICIPO EMPLEADOS IESS POR PAGAR IMPUESTO RENTA POR PAGAR PRESTAMOS DEL IESS BANCOS SUELDOS POR PAGAR Registro rol mensual DEBE XXX.xx XXX.xx XX.xx XX.xx XX.xx XX.xx XXX.xx XX.xx HABER
PRODUCCION
PRODUCCION CANTIDAD
PEDIDOS
MATERIA PRIMA
138
PRODUCTO TIEMPO COSTO TRANSFERENCIA

A D
MANO DE OBRA DIRECTA COSTO INDIRECTO FABRICACION
DEPARTAMENTOS
FABRICACION
ENSAMBLAJE POR 1. DEPARTAMENTOS 2. CLIENTES 3. PRODUCTOS ACABADO
FECHA MM/DD/AA
REGISTRO CONTABLE DEBE HABER 1 PRODUCTOS EN PROCESO DE FABRICACION XXX.xx a) INVENTARIOS MATERIAS PRIMAS XXX.xx Registro pedido materia prima
139
FECHA MM/DD/AA
REGISTRO CONTABLE DEBE 2 PRODUCTOS EN PROCESO DE FABRICACION a) MANO DE OBRA DIRECTA (jornales por pagar) Registro jornales obreros sin relacin de dependencia
HABER XXX.xx XXX.xx
FECHA REGISTRO CONTABLE DEBE MM/DD/AA 3 PRODUCTOS EN PROCESO DE FABRICACION XXX.xx a) COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION
HABER
XXX.xx
140
Carga Fabril Registro compra de agua
FECHA
REGISTRO CONTABLE
DEBE
HABER
MM/DD/AA
4 INVENTARIO PRODUCTO TERMINADO XXX.xx a) PRODUCTOS EN PROCESO DE FABRICACION Registro transferencia de produccin a inventarios
XXX.xx
DIAGRAMA DE PROCESOS SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO CONTABLE Manager Quick Research Bsqueda Gerencial en Tiempo Real MDULOS ADMINISTRATIVOS
MAILIN INTERNO
AGENDA ELECTRONICA MENSAJES
______________________________________________________________________________________ AGENDA Telefax: 2270010 Quito - Ecuador Website: www.mqr.gqnu.net E-mail: mqruio@yahoo.com
141
10
CONTROL DE INTERNO
CONTROL DE TIEMPO RELOJ ELECTRONICO KARDEX USUARIO
TARJETA
11
MARKETING
BASE DE DATOS FUTUROS CLIENTES SEGUIMIENTOS ASIGNACIONES
BITACORAS
12
POSTVENTA
CARTERA
PROBLEMAS SOLUCIONES
ASIGNACIN VIAS DE COMUNICACION

BITACORAS
KARDEX CLIENTE
13
UPGRADE
142
ACTUALIZACION 3 MESES DISCO
GARANTIA
INTERNET
AO
.
REGISTRO OPERATIVO
14
ADMINISTRADOR PASSWORD
CAMBIAR CABLE INDIVIDUAL
CADUCIDAD MENSUAL
REGISTRO CONTABLE
15
CONFIGURACIN SISTEMA
CIERRES
ANUALES
OPERADORES
USUARIOS CLAVES
LOCALIDADES
MULTIAGENCIA
APERTURA PROPIEDADES
MULTIEMPRESA

CADUCIDADES
CONSOLIDAD
98
BACKUP GENERAL
143
16
RECONSTRUCTOR
RECUPERADOR
BACKUP MIRRORING
BACKUP POR USUARIO
RESPALDO DIARIO TIEMPO REAL
144
HERRAMIENTAS OPERATIVAS
SQL - SERVER
SQL CONSULTAS MIGRACION
SOPORTE VIRTUAL INTERNET
HELP
VERSION MANUAL
RELACIONES
DBF
EMAIL @
REPORTES
ESQUEMATICOS EXCEL
APLICACIONES
MOTOR BASE DE DATOS
BASE MQR
OPCIONAL EXTERNO MQR
EJERCICIO PRCTICO EN MDULO DE INVENTARIOS 1. Se proceda a comprar 100 Materias Primas (Toles de plancha) a razn de 11.20 dlares cada una y tambin se compran 50 celulares a 12.00 dlares cada uno, al Proveedor MQR, se hace la retencin en fuente por compras del 1%, adicionalmente se retiene el 30% del IVA. 2. Se utilizan 2 planchas de tol para mantenimiento de edificio EN MDULO DE RDENES DE PRODUCCIN 3. Se genera la Orden de Produccin Nro. 100 para fabricar muebles por la cantidad de 50, bajo pedido del Cliente S.A. 4. Se requiere Materias Primas de 4 planchas de Tol, Utilizadas en el Departamento de Fabricacin. 5. Se contrata 4 horas al Jornalero externo N.N. a razn de 5 dlares cada hora 6. Se compra un tanque de agua por 20 dlares. 7. Se termina proceso de fabricacin y se transfiere a producto terminado.
145
EN EL MDULO DE FACTURACIN 8. Se procede a facturar 20 Muebles A 100 dlares cada uno y 5 celulares a 50 dlares cada uno al Cliente S.A. con descuento del 1%, ms impuestos; adems se graban fletes por 5 dlares, la venta es a crdito simple. EN EL MDULO DE CAJA 9. El Cliente S.A. nos abona un pago de 500 dlares el mismo que incluye una Retencin en Fuente de 5 dlares y de IVA por 6 dlares. EN EL MDULO DE CARTERA 10. Se procede a generar una Nota de Dbito por 3 dlares por intereses por mora de la factura Nro.1. 11. Se hace una Nota de Crdito por 2 dlares por descuento especial de la Factura Nro. 1. Nota. Hasta aqu ejecute el proceso de automatizacin en contabilidad y verifique el Libro Diario de Integracin.
EN EL MDULO DE NOMINA 12. Haga un anticipo de 100 dlares a Mnica Prez (SUELDO BASE $200) 13. Pague 30 das de labores de Mnica Prez, tome en cuenta 20 dlares por Viticos y 30 dlares por Representacin, adems pague 400 dlares por comisiones y tome en cuenta 4 Horas Nocturnas, 3 Horas Extraordinarias y 2 Suplementarias as como descuente 3 dlares por multas y 5 por uniformes. EN EL MDULO DE ACTIVOS 14. Genere el ingreso de una computadora por 1000 dlares contra el proveedor MQR 15. Deprecie el primer gasto de la depreciacin del computador. EN EL MDULO DE CONTABILIDAD 16. Haga el registro del depsito del Resumen de Ingreso de Caja al Banco del Pacfico. 17. Pague Honorarios Profesionales a Juan Prez por 112.00 dlares incluido el IVA, retenga fuente por servicios e IVA Nota. Para tal efecto parta de un Balance de Situacin Inicial como Saldos de Apertura Saldos de apertura de las siguientes cuentas: Banco del Pichincha $5000,00 Capital Social Socio A $5000,00 Como trmino del ejercicio automatice los procesos y presente Estados Financieros.
146
TEST PARA EVALUACIN 1. MQR es un Paquete informtico diseado en plataforma operativa a. Visual Fox b. Visual Basic c. Lenguaje C+++ 2. SQL Server es una herramienta incorporada que permite a. La migracin de las Bases MQR a otras plataformas b. Sacar respaldo c. Recuperar respaldo 3. En que mdulo se configuran los operadores o usuarios? a. En de Configuracin del Sistema b. En de Upgrade c. En de Contabilidad 4. Cuantos Mdulo Integrados de Carcter Financiero Contable tiene MQR? a. 9 mdulos b. 16 mdulos c. 4 mdulos 5. Cul es la caracterstica principal del Mdulo de Contabilidad? a. Plan de Cuentas Jerarquizado b. Asientos por partida doble
147
c. Balances y Mayores 6. En que mdulo se automatizan los registros contables de integracin? a. En Mdulo de Configuracin b. En Mdulo de Contabilidad c. En Mdulo de Inventarios 7. En donde se definen los proveedores? a. En plan de cuentas y en Inventarios en la opcin de Almacn b. En Inventarios c. En Nmina 8. En donde se crean los clientes? a. En Mdulo de Cartera b. En Mdulo de Inventarios c. En Mdulo de Contabilidad 9. Cul es el objetivo del Mdulo Reconstructor? a. Recuperar el backup mirroring b. Sacar respaldo c. Actualizar operadores 10. Cuntos juegos de disquetes es necesario mantener para respaldos? a. Un disquete b. Un juego de Lunes a Viernes en forma repetitiva c. Dos disquetes 11. En que Mdulo se lleva el costo histrico de un bien? a. En Mdulo de Activos Fijos b. En Mdulo de Inventarios c. En Mdulo de Contabilidad
12. En que Mdulo se hace la liquidacin de un empleado? a. En Mdulo de Nmina b. En Mdulo de Contabilidad c. En Mdulo de Cartera 13. En que Mdulo se genera los cheques comprobantes? a. En el Mdulo de Contabilidad b. En el Mdulo de Inventarios c. En el Mdulo de Activos 14. En donde se configuran los porcentajes de retenciones? a. En Contabilidad opcin especiales, tablas b. En Nomina especiales c. En Inventarios 15. Qu es necesario hacer para obtener un krdex valorado? a. Indexar y costear en Inventarios b. Imprimir estadsticas c. Configurar especiales de inventarios 16. Cul es el objetivo de una Nota de Dbito en Cartera? a. Incrementar la deuda del cliente b. Registrar asiento contable c. Bajar la deuda del cliente 17. En que parte de Nmina se configura la tabla de impuesto a la renta? a. En especiales de Nmina b. En configuracin del Sistema
148
c. En contabilidad 18. La finalidad del Mdulo de Pos-venta es? a. Llevar una Bitcora de los Clientes b. Registrar los problemas y soluciones de los clientes c. Verificar deudas de los clientes 19. De donde se obtienen los estados de cuenta de los clientes? a. En Mdulo de Caja y Cartera b. En inventarios c. Solo en Caja 20. Se puede factura en negativo? a. No es factible b. Si se parametriza en especiales de facturacin c. Si se define en inventarios Gracias por usar MQR! Buena suerte...
GLOSARIO DE TERMINOLOGA Alfanumrico Conformado por letras, nmeros y cualquier otro smbolo, tales como signos de puntuacin y smbolos matemticos. Aplicacin 1) Una tarea particular, tal como "Cuentas por Pagar" o "Control de Inventarios". 2) Un grupo relativo de programas que se aplican a un rea particular. Archivo Grupo de datos tratados como una unidad. Archivo Maestro Archivo con informacin permanente (nombre, direccin, ciudad) Archivo plano Es un archivo secuencial puro, o txt, ste puede estar separado por comas, punto y coma, un tab, un smbolo especial. Archivo DBF (Data Base File) Son archivos de bases de datos que genera Visual Fox en formato de DBase.
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Back-up Informacin copiada generalmente en disquete para salvaguardarla. Biblioteca (Librera) rea del disco que puede contener programas e informacin relativa. (Directorios, No archivos) Byte La cantidad de almacenamiento requerida para representar un caracter. Campo (De un registro) Uno o ms caracteres relacionados entre si (nombre, sueldo, etc.). Caracter Letra, dgito o smbolo. Compilar (Un programa) Trasladar un programa escrito en lenguaje de alto nivel, a un programa en lenguaje de mquina. Comunicaciones (Teleproceso) La transmisin de datos entre computadores y/o estaciones de trabajo remotas. Configuracin Grupo de mquinas, dispositivos y programas que conforman un sistema de procesamiento de datos. CPU Unidad Central de Procesamiento. Disco Unidad de almacenamiento de una o ms caras, de superficie magntica donde la informacin debe ser almacenada. Disquete Disco magntico flexible que est permanentemente en una cubierta. Se utiliza para almacenar informacin. Display (Pantalla, Estacin de Trabajo, Terminal) Mquina que incluye teclado y pantalla, en la que el usuario puede enviar y recibir informacin del sistema. DOS (Disk Operating System) Sistema Operacional de los discos de computadores. Hardware El equipo (las mquinas). Es lo opuesto a software. IBM (International Business Machines Corporation) Principal fabricante de computadores del mundo. Input
150
Datos a ser procesados. KB (K-Byte) 1.024 bytes. Magazine Una cubierta con capacidad para 10 disquetes. Memoria (Almacenamiento Principal) Es la parte del CPU donde se corren los programas y se manejan los datos. Men Lista de tems de una pantalla desde la que se puede efectuar una seleccin. Motor de Base de Datos Son programas que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rpida y estructurada. MB (Megabyte) Un milln de bytes. 1048 k-bytes MIS (Management Information System) Administracin del sistema de informacin (Departamento de Sistemas). On-Line
Que est siendo directamente controlada (en lnea) con el computador.

Output El resultado del procesamiento de datos. Password (Contrasea) Opcin del sistema que ayuda a prevenir el uso no autorizado de una estacin de trabajo. Procedimiento Grupo de instrucciones relacionadas de Operacin, que causan que un programa o grupo de programas sean ejecutados. Secuencia de instrucciones para computadores. Registro Grupo de campos que son tratados como una unidad. Sistema Lo conforman el computador, las unidades asociadas y los programas. Software El grupo completo de programas, procedimientos y documentacin relativa, asociados a un sistema de computadores. Contrasta con Hardware. Usuario de sistemas Personal de una oficina que est autorizada a utilizar una terminal, un computador o un reporte del sistema.
151
User Id (Identificacin de Usuario) Un juego nico de caracteres que identifican a un usuario.
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BANCO DE PREGUNTAS
1. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UNA CONCILIACIN BANCARIA Es el proceso sistemtico de comparacin entre los ajustes contables de una cuenta corriente realizada por el banco y la cuenta de bancos correspondientes en la contabilidad de una empresa, con una explicacin de las diferencias encontradas. La conciliacin bancaria es un procedimiento de control interno y de rutina que consiste en verificar que los registros realizados por la empresa, que se encuentren tambin registradas por el banco, con el objeto de verificar los fondos depositados y detectar errores u omisiones. Este proceso se concluye cuando logramos que el saldo contable, al sumar y restar las diferencias, sea igual al bancario. Los pasos a seguir pueden resumirse a tres tipos de verificaciones: dbitos contabilizados por la empresa se encuentren acreditados por el banco crditos contabilizados por la empresa se encuentran debitados por el banco partidas pendientes de la conciliacin anterior se regularicen
Las diferencias que se produzcan en la conciliacin pueden ser de dos tipos: Temporarias: aquellas que no estn registradas por una cuestin de tiempo (diferencias en el clearing bancario), por este tipo de diferencias no debe registrarse ningn ajuste sino verificar que la misma se vaya regularizando con la emisin de los sucesivos resmenes de cuenta.
153
Permanentes: se refieren a errores u omisiones tanto del banco como del ente (gastos bancarios, intereses por descubierto, etc.), en estos casos debe realizarse un asiento de ajuste dado que, de lo contrario, la diferencia se mantendra. DEBE Cheques rechazados Gastos bancarios a Banco X 500,00 10,00 510,00 HABER
Movimientos bancarios Depsitos: los depsitos de efectivo o cheque implican el cambio de un activo por otro. Existen a su vez depsitos de valores al cobro, es decir, de cheques cuyo lugar de emisin impide su depsito en cuenta corriente pero permite la entrega a un banco que se encarga de su cobranza y de la acreditacin del importe con la comisin correspondiente. Rechazo de cheques depositados: un cheque podra ser rechazado por el banco por fondos insuficientes, firma no distinta de la registrada por el banco, defectos formales, etc. En estos casos renace el crdito que se tenia contra quien entreg el valor y corresponde realizar un asiento debitando la cuenta cheques rechazados. Transferencia entre bancos: movimiento de los fondos desde una cuenta bancaria a otra abierta en otra entidad dentro del mismo banco. Las mismas pueden realizarse a travs de banca telefnica, Internet, cajeros automticos, etc. Colocaciones temporarias de fondos: cuando existen disponibilidades que no son necesarias emplear de inmediato es normal que se las coloque temporalmente con el objeto de obtener un resultado positivo de tales inversiones (moneda extranjera, ttulos pblicos o privados, cuotas parte de fondos comunes de inversin, depsitos a plazo fijo en entidades financieras u otros prstamos de corto plazo Dbitos y crditos bancarios diversos: estn relacionados con el mantenimiento de cuenta y otros servicios prestados por el banco. Autorizaciones para girar en descubierto: esto sucede cuando el banco faculta a un cliente a emitir cheques sin tener los fondos para cubrirlos, dentro del lmite establecido como lmite de crdito.
En el Mdulo de Nmina, tenemos la opcin de conciliacin bancaria, que nos permite hacer un seguimiento a los registros contables de las cuentas auxiliares del Mayor de Bancos. La opcin A, permite ingresar informacin de identificacin de la cuenta bancaria como oficial de crdito, telfonos, direccin del banco entre otros.
154
Para conciliar los movimientos, en la opcin B, parta del Saldo del Estado del Banco, y marque con barra espaciadora los movimientos que consten en el estado bancario, y lo que no deje en blanco. Si tiene saldos de aos anteriores, ponga los valores en abonos o retiros respectivamente.
Para conciliar se debe escribir S (Si) en la primera columna C. En la opcin E, marque los valores que estn pendiente de meses anteriores, ponga la fecha de registro.
155
156
2. QU ES EL MANEJO DE INTEGRACIN DE PROCESOS? Procedimiento que debe ejecutarse para centralizar las operaciones realizadas en los mdulos extracontables, mediante un proceso de automatizacin en el Mdulo de Contabilidad. Para ello debe verificarse antes que todos los mdulos se encuentren parametrizados correctamente y las cuentas que se encuentren configuradas en los mismos existan en el Plan de Cuentas. Debe adems verificarse que tanto la ficha de productos, proveedores y clientes tengan asignadas un cdigo contable. Debe considerarse en el Mdulo de Inventarios, que el Krdex de todos los productos no tengan existencias negativas y se encuentren correctamente valorados al Costo Promedio Ponderado, para esto ejecute un Indexado y luego un Costeo de Productos. En el Mdulo de Produccin, si existen inconsistencias en Inventarios, proceda a Indexar y Recostear Ordenes de Produccin. Si tuviera alguna inconsistencia, en anulaciones o modificaciones, antes de automatizar ejecute el mdulo de mantenimiento, las dos primeras opciones. Una vez concluido esto, proceda a automatizar en el Mdulo de Contabilidad, si tuviere que reversar esto, proceda en el Mdulo de Contabilidad a eliminar los Asientos de Integracin y ejecute nuevamente el proceso indicado.
3. MANTENIMIENTO: POR FALLAS, POR PRDIDA DE INFORMACIN Esto generalmente sucede por fallas elctricas, o fallas en la comunicacin en la Red de Datos as como tambin por manipulacin de la informacin por personal no autorizado, por lo que se recomienda tomar las precauciones fsicas y lgicas en el Entorno Informtico, esto es: Instalar en cada equipo de trabajo un regulador de voltaje. Instalar en cada equipo de trabajo despus del regulador de voltaje un UPS (Unidad de Respaldo de Batera) que le brinde una autonoma de 15 minutos que permita cerrar los programas y apagar el equipo. Restringir el acceso a la informacin a nivel de Sistema Operativo, como a nivel de configuracin del perfil del usuario en el Sistema MQR.
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Como plan de contingencia se recomienda realizar el procedimiento de recuperacin de respaldos. Regeneracin de ndices Generales El Sistema MQR, para mejorar su rendimiento en la operacin de bsqueda e impresin, utiliza en cada mdulo el sistema de manejo de ndices, para los ordenamientos de informacin, esto se lo puede hacer en forma general desde el Mdulo de Mantenimiento, el que le permitir reconstruir ndices generales de todo el Sistema MQR. Reconectar la unidad de disco virtual Cuando el Cliente o la estacin de trabajo, no pueda acceder al Sistema MQR, o salgo en mensaje Desconectado Unidad de Disco Virtual M:\ o Servidor fuera de lnea, reconecta la unidad de disco virtual, con el mismo volumen que fue instalado, como por ejemplo M, como se menciona en el proceso de instalacin. Vase pgina 20. Migracin de Datos El Sistema MQR, contempla el Mdulo de SQLMIGRACIN, el que permite integrar una interfase de automatizacin entre EXCEL y las Bases de Datos de MQR, mediante la que se puede importar y exportar informacin. Importacin, primero exporte, revise, trabaje en la hoja de EXCEL exportada, recorte y pegue informacin siguiendo las estructuras e identificacin de los campos para luego importarlas al MQR. Es recomendable que las celdas tenga formato de etiquetas, o apstrofes al inicio. Exportacin, se puede exporta el contenido de cualquier DBF (DATA BASE FOX), desde MQR hacia EXCEL, verifique los campos para administrar su contenido UPGRADE O Actualizacin de Versiones MQR, incorpora un Mdulo de UPGRADE, que permite actualizar las versiones y revisiones que se incorporen al Sistema MQR, de acuerdo a las exigencias y cambios de la realidad ecuatoriana en cunto sean de estndares y requerimientos universales de los usuarios. Pasos vase en la pgina 115. MANEJO Y ADMINISTRACION DE RESPALDOS Es necesario implementar una poltica como plan de contingencia en la Administracin de Respaldos, internos como externos. Para los Respaldos Internos de Informacin, el Sistema MQR, tiene incorporado en su diseo un proceso automtico, que respalda la informacin diariamente, y esta es almacenada en la carpeta BAKUPMQR, en donde la informacin se encuentra comprimida en formato ZIP. Estos respaldos pueden ser depurados en el Mdulo de Mantenimiento, en el cual le permitir borrar y recuperar la informacin en caso de siniestros. Se recomienda por efectos de almacenamiento mantener los 10 ltimos das de respaldo en su disco local. Para Respaldos Externos, implemente una poltica de almacenamiento en medios magnticos externo como disquetes, CD u otros dispositivos externos, que constituyen la nica garanta de su informacin en caso de un siniestro total, como robo de equipos o dao irreparable de los mismos. Si utiliza disquetes mantenga un juego semanal por empresa o localidad de trabajo, etiquete los mismos y utilcelos en orden por cada da de trabajo. Recuperacin de Respaldos Como plan contingente, puede hacerse la recuperacin de respaldos internos o externos de la informacin y verificar si este es el requerido.
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Todos los mdulos del Sistema MQR, en la opcin de especiales cuenta con procesos de respaldos y recuperacin de los mismos para efectos de seguridad y administrativos. Si utiliza el concepto de Matriz y Sucursales o Matriz y Puntos de Venta, administre y configure en forma idntica tanto los usuarios, claves y localidades de trabajo, para centralizar la informacin en la Matriz mediante disquetes, Inter. Net o cualquier otro medio externo de comunicacin o transporte. Configuracin de Cuentas Contables, se tiene que definir las cuentas bases que le permitan integrar procesos tales como Conciliacin Bancaria, obtencin de Comprobantes de Retenciones para el SRI y as como tambin definir la Cuenta de Utilidad o Prdida del Ejercicio Econmico, la misma que es reservada para el Sistema MQR. Tome en cuenta que se debe mantener las siguientes cuentas por su naturaleza deudora o acreedora, estas son claves para obtener Anexos de IVA y Retenciones en la Fuente. El sistema le genera tablas auxiliares para cada cuenta si es el caso para la seleccin de porcentajes de retencin. A 1.1.2.03. A 1.1.2.03.00001 A 1.1.2.03.00002 A 1.1.2.03.00003 P 2.1.1.01. P P P P P 2.1.1.01.00001 2.1.1.01.00002 2.1.1.01.00003 2.1.1.01.00004 2.1.1.01.00005 IMPUESTOS CREDITO FISCAL IVA En Compras (mes) IVA Retenido En VTAS (mes) Retencin Fuente X VTAS (ao) IMPUESTOS Retencin Fuente X Compras IVA En VTAS X Pagar Retencin IVA X Pagar Impuesto Renta Empleados ICE Por Pagar UTILIDAD & PERDIDA Utilidad & Perdida AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR
C 3.2.1.01. C 3.2.1.01.00001
AUXILIAR
4. CMO FACTURAR EN NEGATIVO? El sistema MQR le permite facturar en negativo; se puede encontrar esta opcin en el mdulo Facturacin, luego se escoge la opcin (M) Especiales, presione el botn OK, y se presentar un nueva lista, en sta, se elige la opcin (B) Configurar parmetros de la factura. A continuacin, se presenta una ventana y en la opcin Factura en Negativo se digita S (Si) o N (No). Nota.- Es importante recordar que al facturar en negativo, las existencias en Multibodega aparecern con signo negativo. 5. CUL ES EL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL CIERRE DE AO? El Sistema Contable MQR, genera una nueva carpeta para el siguiente ao, de esta manera el usuario podr trabajar en los dos aos respectivamente, ejemplo: C:\MQR2006 contiene la Base de Datos del ao 2006 C:\MQR2007 contendr la Base de Datos del ao 2007 Para ejecutar este procedimiento utilice el Mdulo de Configuracin, en la Opcin, CERRAR AO. Debe ingresar el directorio de trabajo para el siguiente ao. Si trabaja en RED, tiene que crear el nuevo acceso directo en las estaciones de trabajo para el siguiente ao.
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No necesariamente debe estar al da en las operaciones contables o movimientos de carcter operacional en los mdulos extracontables. Una vez cerrado el ao, el usuario puede seguir ingresando movimientos en el ao anterior como en el actual. Se pueden transferir saldos a nivel de Balance como a nivel operativo de los mdulos extracontables como Cartera e Inventarios. Para esto debe tener cerrado el periodo contable, esto es, todo los meses cerrados hasta el 12, en el Mdulo de Contabilidad, en opcin de especiales, Cierre Mes. Si por alguna razn, hubiese descuadres o inconsistencias en alguno de los meses de cierre, siga el procedimiento de INTEGRACIN CONTABLE como sigue: 1. En el Mdulo de Contabilidad, proceda activar todos los meses, luego elimine todos los asientos que se realizaron con el proceso de AUTOMATIZACIN, para ello ejecute la opcin de eliminacin de asientos del tipo 9, con rango de fechas del 1 de enero al 31 de enero del ao en curso, con el rango de nmero de asiento del 1 hasta el 999999999. Luego en Especiales depure asientos ANULADOS y corra el procedimiento de RECONSTRUCTOR, de esta manera queda reversado el proceso de AUTOMATIZACIN. Si desea reversar la Automatizacin de Nmina, debe listar el Libro Diario del tipo 6, mes a mes, identifique los nmeros de asientos y proceda a eliminarlos por nmero de asientos. 2. Verifique en los mdulos extracontables que las fichas de Activos Fijos, Clientes, Proveedores y que en cada Orden de Produccin, se encuentren asignadas las cuentas contables correctamente. 3. Verifique que en cada mdulo, en la opcin de ESPECIALES, el REGISTRO CONTABLE o ASIENTO CONTABLE, este correctamente configurado para el proceso de AUTOMATIZACIN. 4. PROCEDA A RECONSTRUIR Y ORGANIZAR la informacin en cada uno de los mdulos, esto se los hace en versiones del MQR inferiores a la 8. En versiones de la 8 en adelante, ejecute el MODULO DE MANTENIMIENTO, las dos primeras opciones RECONSTRUIR y ORGANIZAR. 5. Finalmente en el Mdulo de Contabilidad, proceda a AUTOMATIZAR todos los mdulos, luego proceda a cerrar los meses hasta el 12, revise los Balances. Recuerde que el Kardex en Inventarios tiene un papel fundamental para los asientos de los Costos de Ventas, para esto debe cumplirse el principio de no haber existencias negativas, saque un listado del Kardex de todo el ao y verifique esto. Si hubiese inconsistencias repita todo el proceso desde el paso 1. 6. CUL ES EL PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIN DE UTILIDADES? En el ao de Cierre del Perodo Contable, proceda a crear una cuenta auxiliar para la Distribucin de Utilidades en el Plan de Cuentas como sigue: C C C C C C C C C C C C 3. . . . PATRIMONIO 3.1. . . CAPITAL 3.1.1. . CAPITAL SOCIAL 3.1.1.01. ACCIONISTAS 3.1.1.01.00001 Socio A 3.2. . . RESULTADOS 3.2.1. . PRESENTE EJERCICIO 3.2.1.01. UTILIDAD & PERDIDA 3.2.1.01.00001 Utilidad & Perdida 3.2.1.01.00002 Utilidad a Distribuirse 3.2.2. . EJERCICIOS ANTERIORES 3.2.2.01. UTILIDAD & PERDIDA
AUXILIAR
AUXILIAR AUXILIAR
160
C 3.2.2.01.00001 C 3.2.2.01.00002
Utilidad Perdida
AUXILIAR AUXILIAR
Proceda a realizar los registros contables de reparto contra la cuenta UTILIDAD A DISTRIBUIRSE como sigue: Utilidad a Distribuirse 10% Participacin Trabajadores Individual Por Pagar 5% Participacin Trabajadores Cargas Por Pagar Fondos de Reservas Utilidad Socios Por Pagar 7. MANEJO DE INTEGRACIN DE PROCESOS EN VERSIONES INFERIORES A LA 8 Procedimiento que debe ejecutarse para centralizar las operaciones realizadas en los mdulos extracontables, mediante un proceso de automatizacin en el Mdulo de Contabilidad. Para ello debe verificarse antes que todos los mdulos se encuentren PARAMETRIZADOS correctamente y las cuentas que se encuentren configuradas en los mismos existan en el Plan de Cuentas. Debe adems verificarse que tanto la ficha de productos, proveedores y clientes tengan asignadas un cdigo contable. Debe considerarse en el Mdulo de Inventarios, que el Cardes de todos los productos no tengan existencias negativas y se encuentren correctamente valorados al Costo Promedio Ponderado, para esto ejecute un Indexado y luego un Costeo de Productos. En el Mdulo de Produccin, si existen inconsistencias en Inventarios, proceda a Indexar y Re costear Ordenes de Produccin. Si tuviera alguna inconsistencia, en anulaciones o modificaciones, antes de automatizar ejecute el siguiente procedimiento: En el Mdulo Reconstructor Reconstruya ndices Generales, esto le permitir organizar toda la Base de Datos y verificar su integridad. Vase en la Pg. 120 En el Mdulo de Facturacin En especiales, ejecute las instrucciones de Reconstruir Facturas y Reconstruir Costo de Ventas. En el Mdulo de Cartera En especiales, indexe, reconstruya dbitos y crditos, y organice saldos. En el Mdulo de Inventarios Indexe y costee productos En el Mdulo de Proveedores Indexe y reconstruya En el Mdulo de Produccin Indexe y Recost Ordenes de Produccin En el Mdulo de Nmina En especiales, indexe y reconstruya fechas Una vez concluido esto procesa a automatizar en el Mdulo de Contabilidad, si tuviere que reversar esto, proceda en el Mdulo de Contabilidad a eliminar los Asientos de Integracin y ejecute nuevamente el proceso indicado.
8. PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA DE BODEGA

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Al realizar las transferencias debemos tener en cuenta de cmo vamos a utilizar dicha transferencia. En este caso recurrimos al proveedor que ya se encuentra ingresado en el sistema denominado TRANSFERENCIAS DE BODEGA de esta manera:
Luego por el mdulo de inventarios, especiales, comprobantes; verificamos denominado transferencias de bodega.
el comprobante
Para realizar la transferencia propiamente dicha realizamos los ingresos y egresos por el mdulo de inventarios.
Con tipo de comprobante transferencias de bodega, ya sea de ingresos o de ingresos
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En ingresos seleccionamos el proveedor transferencias de bodega
9. CMO EFECTUAR EL ANTICIPO A CLIENTES? En ocasiones, y por distintas circunstancias los clientes de una empresa deciden anticipar una cantidad de dinero para cubrir parte o la totalidad del importe de futuros pedidos. Dicha cantidad siempre llevar incluido el IVA correspondiente. En este supuesto una empresa recibe la notificacin de un cliente comunicndole que le hace entrega de un anticipo de $ 3.600. La empresa proceder a su contabilizacin de la siguiente forma: DEBE 3600 HABER (438) Anticipo de clientes (477) H.P. IVA Repercutido
(572) Bancos
3024 496
Cuando se le presente la necesidad de registrar un anticipo a clientes se debe: a. Ingresar al mdulo Contabilidad, luego a Plan de Cuentas, aqu procedemos a crear la cuenta auxiliar Anticipo de Clientes, la configuracin del mismo depende de la forma en que su Contador lleve la contabilidad.
b. Se verifica dentro del Plan de Cuentas, mediante un Listado que la cuenta Anticipo Cliente se ha creado. c. Dentro del Mdulo Contabilidad, se escoge la opcin Asientos Contables y se procede a generar un asiento manual, se escoge la opcin 1 (Ingreso) y se digitan los datos. d. Luego se dirige a Cartera, Especiales, Configurar Comprobantes, proceda a crear un Crdito presionando F9, digite el concepto, el grupo y el cdigo contable.
163
e. Para efectuar el anticipo a clientes de una factura que se tenga creada se debe ingresar al Mdulo Cartera, Movimientos, Crdito, luego se escoge la opcin Anticipo Crdito, se selecciona la empresa, se indica el valor del anticipo y se procede a Grabar.
f.
Cuando se produzca la cancelacin del resto de la deuda se procede a registrarse como Comprobante de pago, se automatiza Facturacin, Cartera y se puede verificar el movimiento en el Diario General por Nmero de Asientos.
10. CMO EFECTUAR EL ANTICIPO DE PROVEEDORES? Para realizar un anticipo de Proveedor se debe ingresar al Mdulo Proveedores, luego Movimientos, escogemos Crdito, digita la informacin correspondiente y se procede a Grabar la informacin.
11. CUALES SON LOS PASOS A SEGUIR CUANDO SE DESEE CAMBIAR DE MAQUINA O SE FORMATEE EL ORDENADOR? El primer paso a realizar es grabar los respaldos de la informacin en un medio magntico sea una flash memory o CD. Para esto debe dirigirse al lugar donde se instal el sistema, en la Unidad local (C o D), que se encuentra dentro de Mi PC, se debe buscar una carpeta que se llama BAKUPMQR, esta carpeta contiene toda la informacin relacionada a los movimientos que ha realizado su empresa con extensin .ZIP, copie la carpeta BAKUPMQR con toda la informacin en un medio magntico. En el nuevo ordenador, proceda a la instalacin del sistema, sea monousuario o multiusuario (Instalacin. Vase en la pgina 19). Salimos del sistema. A continuacin se debe cargar la informacin respalda en el nuevo ordenador, para esto se adjunta (pegar) la carpeta BAKUPMQR en la Unidad local (C o D) donde se haya instalado el sistema MQR.
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Luego, se ingresa al sistema, en la parte lateral derecha se encontrar la opcin Mantenimiento, hacemos clic sobre la opcin y se desplegar una ventana con varias opciones. Se escoge la opcin Recuperar Respaldos, se selecciona la carpeta BAKUPMQR y presione el botn Seleccionar. A continuacin se desplegar un listado de fechas de los respaldos, se marca el respaldo de la fecha ms actual y presionamos la opcin Recuperar Respaldo. Para lograr un resultado ms efectivo, se realiza el proceso de Mantenimiento (Vase pag. 120).
12. PASOS A SEGUIR CUANDO SE DESCONFIGUREN LAS IMPRESIONES Cuando se presente problemas de configuracin de impresiones se debe realizar un proceso de Mantenimiento (Vase pag. 120). Tambin es necesario verificar la conexin fsica con la impresora, se recomienda realizar una impresin de prueba desde Word para verificar que no existan problemas con los puertos. La impresora debe estar configurada como predeterminada en todas las estaciones de trabajo (es decir en cada usuario), tambin debe estar condensada Si usa impresoras matriciales, estas deben estar condensadas (configuradas) en 10 cpi. 13. PASOS A SEGUIR PARA CONFIGURAR EL BALANCE INICIAL El Balance Inicial puede ser requerido en dos casos: Cuando se crea una nueva empresa Cuando se ha realizado el proceso de cierre de ao El sistema MQR tiene incorporado un esquema de plan de cuentas; para crear, visualizar, modificar o eliminar parte del esquema del plan de cuentas se siguen los pasos que se explicarn a continuacin. Cuando se crea una nueva empresa los pasos para configurar el balance inicial son: a. Se ingresa al mdulo Contabilidad, luego Plan de Cuentas; a continuacin se presenta una ventana con varias opciones para crear, visualizar, modificar o eliminar el esquema de plan de cuentas que tiene el sistema (vase Pg. 46). Cuando se ha realizado el proceso de cierre de ao: a. Se ingresa al mdulo Configuracin, se escoge la opcin Cerrar Ao y se toma en cuenta la precaucin que se muestra. (Vase Pg. 118) b. Una vez que se ha realizado el Cierre de Ao, se debe realizar un proceso de Mantenimiento (Vase Pg. 120), luego se procede a escoger la opcin H, Transferir Saldos de Apertura. (Vase Pg. 119). 14. CLIENTES DUPLICADOS, CMO UNIFICARLOS? El primer paso a realizar es grabar los respaldos de la informacin en un medio magntico sea una flash memory o CD. Para esto debe dirigirse al lugar donde se instal el sistema, en la Unidad local (C o D), que se encuentra dentro de Mi PC, se debe buscar una carpeta que se llama BAKUPMQR, esta carpeta contiene toda la informacin relacionada a los movimientos que ha realizado su empresa con extensin .ZIP, copie la carpeta BAKUPMQR con toda la informacin en un medio magntico. En la parte lateral izquierda, de la ventana principal del sistema se encuentra la opcin Cartera, se ingresa y se procede a elegir Especiales, en el siguiente men se busca la opcin Unificar Clientes, a continuacin se presentar una venta en donde se debe seleccionar el nombre de los clientes que se desee unificar. 15. MANEJO DE VARIAS EMPRESAS, CMO HACER UNA ACTUALIZACIN?
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El sistema MQR le da al cliente la posibilidad de trabajar en la contabilidad de varias localidades de la empresa (multi-agencia) dentro de un mismo sistema (Vase Pg. 117). Para realizar la actualizacin del sistema existen dos casos: Para clientes monousuarios Para clientes multiusuarios En el caso de clientes monousuarios, En este caso los pasos a seguir se encuentran en la Pg. 115. As, todas las localidades que estn dentro de su sistema estarn actualizadas. En el caso de clientes multiusuarios, En este caso la actualizacin se debe realizar en el equipo que sea el servidor, se debe pedir a todos los usuarios que salgan del sistema y se procede a realizar los pasos que se encuentran en la Pg. 115. As, todas las localidades que estn dentro de su sistema estarn actualizadas. EN EL CASO QUE ESTN TRABAJANDO CON MS DE 2 ICONOS, es decir, que se haya instalado el sistema ms de una vez, el proceso de actualizacin se realiza como se lo explic anteriormente, con la precaucin de ejecutarlo en cada uno de los iconos (sistemas). 16. CMO PARAMETRIZAR UN DOCUMENTO? En el mdulo Contabilidad, se puede observar la opcin Especiales, dentro de esta se puede encontrar las opciones para configurar la impresin de archivos, tales como: comprobantes de retenciones, cheques, libros diarios, etc; si se desea aumentar una opcin a imprimir en alguno de dichos documentos, MQR brinda la opcin de configurarlos para la impresin. Para esto, en el mismo Mdulo de Contabilidad, se escoge la opcin Especiales, luego Imprimir Matriz, se selecciona la forma de impresin y a continuacin se presentar una ventana con la siguiente matriz.
Para indicar la posicin donde se desee la impresin del nuevo tem se debe alinear el documento al marco de la matriz, la punta del documento debe alinearse con el punto (1,1) (fila, columna) de la matriz impresa, se seala la posicin y se observa que nmero de fila y columna ocup, una vez que posea esta informacin, se dirige a las opciones de configuracin de los documentos.
DOCUMENTO A CONFIGURAR
columna fila posicin
17. POR QU SE ALTERA LA NUMERACIN EN LA FACTURACIN?

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La numeracin de la facturacin se altera debido a algunos factores: Alteraciones de corriente Prdida de energa elctrica Falta de mantenimiento en el sistema. Para recuperar el orden en la numeracin de la facturacin, se debe realizar un proceso de mantenimiento (Vase Pg. 120). 18. 2 O MS USUARIOS PUEDEN TRABAJAR EN EL MISMO MDULO EN EL SISTEMA MULTIUSUARIO? El sistema MQR permite que varios usuarios accedan a los mdulos del sistema desde otros ordenadores, siendo una importante recomendacin que si 2 o ms personas deseen acceder al mismo mdulo al mismo tiempo, el servidor que estn utilizando debe ser un Servidor Dedicado, es decir, que trabaje a velocidades apropiadas para manejar este tipo de acceso y envo de datos, adems de las recomendaciones expuestas en el tema Requerimientos Computacionales (Vase en Pg. 13). 19. SE PUEDE TRANSFERIR VARIAS VECES LOS SALDOS INICIALES DESPUS DE CREADO EL NUEVO AO? No se puede, porque una vez que se realiza el cierre de ao, los saldos iniciales ya han sido transferidos, y el saldo inicial ya ha sido establecido. (Vase Configurar Balance Inicial Pg. 167). 20. CMO SE CREA UNA NOTA DE VENTA PREIMPRESA? Para crear una nota de venta preimpresa se debe ingresar al Mdulo Facturacin, Especiales, Configurar Parmetros Factura, y se procede a crear con F9, en serie se digita 2, en IVA 0, en Dscto. 99, en No. Registros 99, si se desea Facturar en negativo se pone S (si), en Printfin CHR(12).
Una vez creada la serie, se ingresa a Configurar Impresin Factura, seleccione la Serie y se configuran los parmetros de la Nota de Venta.

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MANUAL OPERATIVO Y ADMINISTRATIVO DEL SISTEMA FINANCIERO CONTABLE MQR

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DIAGRAMA DE ENTORNO INFORMTICO MQR

Contenido del Paquete Informtico MQR

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CONFIGURACIN DEL ENTORNO DE WINDOWS

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Reconfigure la operacin del sistema operativo en modo clsico en versiones XP o superiores:

1. Hacemos clic derecho sobre la barra de tareas y escogemos la opcin Propiedades.

7. Hacer clic en el botn Aceptar.

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Se instalar en la carpeta determinada, el Sistema, el Manual Operativo y dems archivos

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4. Corra el programa SETUPWIN.EXE.

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< Esc >

< F9 > < F12>

< F2 >< F3 > < F5 >

Tecla de funcin para seleccionar ingresos.

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5. En la opcin Formato de los datos en columnas, se debe escoger Texto.

6. As, se presentar la informacin de la siguiente manera:

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F. SOPORTE DE DIARIO.- Saca todos los libros diarios, de un mes determinado.

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M. IMPRIMIR FORMULARIOS DE IMPUESTOS.- Imprime el contenido del documento para su declaracin.

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AUXILIARES Permite la impresin por rangos de fechas de una cuenta auxiliar.

D. COMPROBACIN.- Presentacin a nivel de sumas y saldos para determinar la ecuacin contable.

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CREACION.- Permite crear las cuentas mayores y auxiliares.

Titulo Grupo Subgrupo Mayor Auxiliar

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Al hacer clic en la lupa de razn de liquidez le saldr el siguiente mensaje.

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Se digita el mes a conciliar. Escoja la forma en la cual desee visualizar la informacin.

DEPRECIACIONES PROVISIONES NOMINA DOCUMENTOS REVALORIZACION INTEGRACION ETC.

ANEXO ATS SRI

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ANEXO RDEP SRI

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MDULO DE ACTIVOS FIJOS

CODIGO ( CODIGO ARTICULO ITEM)

SEGUNDO NIVEL: 4 y 5 EO / Equipo de Oficina = CA = calculadora EN = Engrampadora Ejemplo: EO-CA-0001 / EO-EN-0001

TABLA PARA PARAMETRIZAR TIPO BIEN

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ME = Muebles y Enseres EQC = Equipo de Computacin

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Listado de ventas Generales.- Despliega reportes