MANUAL DE COMPRAS

La definicin de compras como una profesin, dentro de la vida industrial y comercial de un conglomerado empresarial es la siguiente: comerciar es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto; siendo hasta aqu la definicin usada por los libros especializados, y, la palabra correcto (a), se puede sustituir por las de adecuado, justo y/o preciso. Pero, qu es comprar?. Es adquirir una cosa a cambio de cierta cantidad de dinero. Esta descripcin nos conlleva al proceso administrativo; el departamento de compras lleva un papel muy importante dentro de la administracin de operaciones, por lo que es necesario introducirnos en este tema. Se puede afirmar que comprar supone el proceso de localizacin y seleccin de proveedores, adquisicin de productos (materias primas, componentes o artculos terminados), luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, as como el acompaamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas; y, en trminos de mercadotecnia, comprar es adquirir por un precio en dinero algn bien, derecho o mercanca. Existen diversas razones por las que las compras adquieren especial importancia en toda la actividad industrial, comercial y de servicios siendo stas: la participacin del departamento de compras en la obtencin de utilidades, la fijacin del precio de compra, la fijacin del precio de venta, la operacin eficiente de la inversin, y, los costos y sustitucin de materiales. El manual de Compras es uno de los elementos con el que debe contar toda empresa como compendio formal de la estructura orgnica de la misma. Se puede afirmar que es la gua oficial para la organizacin y funcionamiento del rea de Compras. El manual de Compras es un compendio particular a diferencia del general, pues comprende a la organizacin del rea de Compras as como la definicin de las operaciones de la misma. Por esta razn el contenido del manual de Compras no se opondr al manual general establecido en la empresa y as se someter a sus disposiciones generales.

La funcionalidad del manual de Compras se manifiesta por los aspectos que comprende, cuya finalidad consiste en elevar la eficiencia de la operacin, al definir responsabilidades y facultades de cada puesto, enmarcar acciones generales por medio de las polticas y al instruir respecto a las operaciones a desarrollar, sirve adems de medio coordinador entre las diversas reas de consulta para resolver conflictos de operaciones de carcter rutinario. El manual de compras estar integrado por los captulos siguientes: 1. Introduccin 2. Contenido 3. ndice 4. Organizacin 5. Polticas 6. Procedimientos 7. Recomendaciones generales INTRODUCCIN En esta seccin se incluye una breve descripcin de la importancia de contar con el manual para lograr el desarrollo de las actividades debidamente encuadradas, as como contar con una gua escrita que cubra los aspectos de organizacin y operacin de compras. CONTENIDO Se refiere a la divisin del manual en sus diversos captulos con una alocucin de lo que consistir cada uno de los aspectos que comprender. En este captulo se incluirn tambin instrucciones tcnicas relativas al manejo del manual en cuanto a codificaciones que identifiquen en las publicaciones la forma de sustituir hojas intercambiables. Objetivos reas afectadas de compras Definicin de trminos (Requisicin de Compras, Orden de Compra, hoja de pedidos) Responsabilidad de las reas involucradas

En algunos casos por la ndole de la informacin a publicar no ser posible apegarse a este orden, pero en trminos generales las publicaciones atendern esa secuencia como medida de informacin para conseguir la uniformidad.

NDICE La ventaja del ndice permite una rpida localizacin de la publicacin deseada.

ORGANIZACIN Descripcin de funciones, listas de obligaciones, etc., con los cuales se asignan por escrito los deberes, responsabilidades y autoridad, correspondientes a todos los individuos o integrantes de dicho manual.

LOS PRINCIPALES PUESTOS SON: Director de Compras Gerente de Compras Sub - Gerente de Compras Asistente de Compras Auxiliar de Compras (Secretaria/o) Chofer de Compras

POLTICAS La seccin de polticas est destinada a incluir exclusivamente todas las polticas emanadas por la gerencia en las que en algunos casos sern preparadas en coordinacin con los representantes de las reas que integran la misma gerencia.

PROCEDIMIENTOS En esta divisin sern incluidos todos los procedimientos originados en la misma rea de Compras.

INSTRUCCIONES TCNICAS Son incluidas todas aquellas instrucciones que cubren mtodos de operacin y estn delimitadas a cubrir los aspectos de un rea o parte especfica.

CIRCULARES Y MEMORANDUM (http://definicion.de/memorandum/) Este apartado comprende todas aquellas disposiciones de aplicacin general al personal. Esto es en cuanto a lo que concierne a Circulares. En cuanto a un memorndum es, en su aceptacin bsica, un informe donde se expone algo que debe ser tenido en cuenta para un determinado asunto o accin. Tambin puede ser un cuaderno o anotador donde se apuntan las cosas que un individuo debe recordar.

Estos boletines deben estar presentes y debidamente ordenados e incluidos en el manual con la finalidad de que el personal de compras conozca y acuda a ellos en los casos particulares que as se requiera. EL PROCESO DE COMPRAS EN UN ESTABLECIMIENTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS En la industria de alimentos y bebidas, creo que la ms importante dentro del hospedaje, uno de los departamentos ms relevantes es el de compra de alimentos y bebidas. Pero paradjicamente en algunos establecimientos, este departamento es el que casi no toman en cuenta. ALGUNOS DE LOS OBJETIVOS DE ESTE DEPARTAMENTO SON: Surtir los almacenes de Alimentos y Bebidas, de acuerdo a sus necesidades diarias. Comprar a los precios ms bajos sin afectar la calidad, los mejores productos del mercado. Es necesario para la compra seleccionada, ms de dos proveedores por productos, de tal manera que todos sepan que estn compitiendo para la venta. Con esto nos libramos de los famosos prejuicios morales, de los proveedores. Tambin podemos buscar mejoras en cuanto al precio, la calidad, las condiciones de pago, el abastecimiento y la cantidad. Mantener los inventarios al nivel ms bajo posible, sin obstruir las necesidades de produccin.

 Localizar y elegir los proveedores que suministren la mercanca. Mantener una buena comunicacin con el departamento de Costos de Alimentos y Bebidas (Costos Cocina), para estar al tanto de los resultados diarios de los costos.

El comprar dems: el acumular mercanca en los almacenes nada ms por verlos llenos, llegara a generar costos ocultos, que con el tiempo llegaran a perjudicar la rentabilidad, porque hay un mal uso. Como hay gran cantidad de productos, hay una tendencia natural a su mal manejo y se incurren en gastos innecesarios.

REQUERIMIENTOS DE PRODUCTOS El pedido de mercanca le corresponde al Jefe de Cocina o en su defecto a cualquier persona calificada para tales fines, pero autorizada por ste. Este pedido debe estar realizado con la mayor responsabilidad posible, por lo que se recomienda que se realice en una plantilla de requerimiento u hoja de pedido elaborada para tales fines.

NOTAS DE PEDIDO U ORDEN DE COMPRA Este documento es indispensable para el control, con el mismo podemos asegurar lo que se solicit y acorde se cumpla en el momento de la recepcin, de tal manera que en este documento se establece el producto, cantidad, precio, proveedor, presentacin, condiciones y tiempo de entrega, embalaje y condiciones de pago.

REGLAS PARA LA RECEPCION DE PRODUCTOS Prepararse para la recepcin adecuada Verificar toda la mercanca recibida Pesar los artculos por separado Chequee lo pedido contra lo entregado Compruebe etiquetas Almacene rpidamente (productos que necesitan refrigeracin), estos son: carnes rojas, aves, pescados crudos, carne preparada, productos derivados del pescado y carnes, leche y huevo. A esto le aadimos las frutas y verduras frescas.

MEDIDAS HIGIENICAS

PESCADOS Y MARISCOS Los pescados y mariscos es recomendable adquirirlos directamente en una pescadera o con vendedores debidamente autorizados, los langostinos y camarones deben comprarse con sus cabezas, ya que detrs de esto puede esconderse un producto no fresco para consumo. Tampoco podemos comprar maricos de los que se sospeche han sido tratados con cido brico1 para su conservacin.

CARNES Ahora con respecto a las carnes, estas tienen que ser compradas en los establecimientos donde tengamos seguridad de que su origen no es clandestino, es decir, el sacrificio del animal necesita del control sanitario adecuado en el que se garantice que es un animal sano. QUESOS Y EMBUTIDOS Cualquier otro alimento, como quesos, leche, mantequilla, cremas, aceites, etc. Siempre deber estar avalado por una marca comercial. Esto nos garantiza una calidad derivada de una empresa autorizada, que cumple con las normas legales en materia de salubridad e higiene alimentaria. Sobre el vehculo que transporta los alimentos, es indispensable comprobar que la temperatura de la cmara frigorfica del vehculo, a la llegada del producto, sea la adecuada. Esta temperatura deber estar comprendida entre los 0 y 5C con un margen de -2C. Y para los productos congelados la temperatura debe ser de -18C.

SOBRE LOS ALIMENTOS De modo visual, deber comprobarse que las caractersticas fsicas, como la textura, olor, y el color de los productos frescos que nos proveen, sean las adecuadas. Pero debemos tener especial cuidado en:

El cido brico es una sustancia qumica con propiedades antispticas, antimicticas y antivirales leves.

 Carnes: deben tener consistencia firme, color y olor propios y no presentar exudaciones2. Pescados: tanto los pescados como los mariscos deben venir cubiertos de hielo (bien congelados), adems de presentar agallas rojas, ojos brillantes y escamas bien adheridas. Huevos: deben encontrarse enteros, sin grietas y limpios, sin manchas de excremento o sangre. Frutas y hortalizas: carecern de partes enmohecidas, poseern un grado de maduracin adecuado y tendrn un aspecto saludable. Cereales: no se aceptaran envases daados o con roturas. Hay que vigilar la fecha de consumo o validez para que no ingresen a nuestro almacn, productos que ya han caducado o estn por caducar. La fecha de caducidad deber ser la adecuada, de acuerdo con el tiempo que calculemos tener en nuestro almacn este tipo de alimento. MEDIDAS CORRECTIVAS Si al momento de recibir algn tipo de producto, este o no se encuentra en el documento por medio del cual lo hemos solicitado o no viene en la presentacin impresa en dicho documento, tenemos que devolverlo al proveedor previa comunicacin a ste.

ALMACENAMIENTO Y CONSERVACION Una vez que los alimentos comprados estn en nuestro establecimiento, debemos proceder de la manera ms apropiada para no introducir ningn peligro al alimento que pasa por esa etapa. Los envases que contengan productos alimenticios no pueden estar en contacto con el suelo, estos deben ser colocados a una altura aproximada de 15cms. De igual forma se evitara el contacto entre los productos, especialmente de los crudos con los preparados. En la cmara frigorfica, los alimentos debern almacenarse en el siguiente orden desde la zona ms alta hacia abajo. Alimentos cocidos, alimentos crudos, carne de aves, frutas y hortalizas.

Salida de una sustancia fluida al exterior de la masa u rgano que la contiene.