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APRENDER ACCESS 2007

Apunte nmero uno: Realizando una base de tatos muy sencilla Lo que vamos ha ver en este curso es una nocin bsica, si lo desea se puede extender el estudio. Este programa es el menos usado fuera del trabajo. Por este motivo la duracin de este curso depender de la necesidad del estudiante. Vamos a realizar por ejemplo en el transcurso de este curso una base de datos para guardar en la misma Nmeros de telfono, cumpleaos, direccin, etc., es decir, una agenda en la computadora. Como ver este programa se lo utiliza para realizar bases de datos, es decir almacenar informacin. Uno puede almacenar lo que quiera luego de delinear la estructura que tendr la base de datos. Comenzamos a hacer eso: Al abrir Access por primera vez aparecer una ventana en la cual tildaremos base de datos en blanco y daremos aceptar. En este programa hay que guardar los cambios a cada rato, por esto lo primero que hay que hacer es asignarle un lugar en donde se guardar la base de datos que vamos a realizar, por consiguiente en la ventana que aparece al pulsar aceptar en el punto anterior, habr que poner un nombre para la base de datos que vamos a realizar, si lo desea tambin especificar una ubicacin en donde se guardar. En este caso la podramos llamar telfonos. Luego de escribir en donde se guardar y el nombre que tendr se pulsar el botn crear. Ahora aparece una ventana que tendr como nombre, el que le halla puesto anteriormente. Desde esta ventana se pueden realizar distintas partes de la base de datos. A continuacin realice dos clic sobre crear una tabla en vista diseo para empezar a realizar lo que ser una agenda para nuestra computadora. Aparecer otra ventana llamada por ahora tabla 1. Aqu vamos a ingresar los campos, un campo es un sitio en el que se almacenar informacin, se pondr un nombre de campo y se indicara a que tipo de dato es. Estos datos pueden ser: fechas, nmeros, nmeros y fechas, texto, nombres, imgenes, etc.. Se pondr a continuacin lo siguiente: En la fila nombre de campo se escribir la palabra nombre, luego hacer un clic en la columna de al lado. Dejar texto. Nuevamente ir a nombre de campo y ahora poner nmero de telfono, en la columna de al lado seleccionar numrico. De nuevo en nombre de campo escribiremos direccin, y en la columna de al lado se seleccionar memo, lo cual es texto y nmero. A continuacin grave con el signo del disquete de la barra de herramientas. Aparecer un cartel hablando de una clave principal. Esto es para trabajar con tablas que se vinculan entre si. Por ahora pngale que no. Tablas que se vinculan entre si serian dentro de una base de datos varias grupos de datos agrupados en distintas tablas y relacionados entre si por clave principal. Esto se lo utiliza cuando se maneja distintos tipos de datos cosa que solo se ve en el curso si usted lo pide.

Distintos asistentes para manejar la base de datos que hemos realizado: Estando en la ventana que en esta ocasin a tomado el nombre de Telfonos: base de datos leer de la parte derecha: Consultas, formularios, informes, pginas. Consultas: Crear una consulta usando el asistente De la tabla que ha realizado podr seleccionar campos nombre y telfono. especficos, por ejemplo

Seleccione estos dos con la flechita que apunta hacia campos seleccionados ( > ), pulse a continuacin en el botn que dice siguiente. Vuelva a pulsar en siguiente dejando tildado en Detalle. Resumen, es para realizar clculos . Ahora pngale como ttulo Nombres y telfonos y seleccione finalizar. Ha realizado aqu una consulta especifica de su base de datos que por ahora contiene los campos de nombre, telfono y direccin. Esta consulta especifica solo incluye nombre y telfono. Usted si luego posee una base de datos con bastante tipos de datos, y solo desea ver nombres y telfonos, podr dirigirse a esta nueva consulta que acaba de realizar para trabajar cmodamente. Formularios: Crear un formulario usando un asistente Aqu vamos a seleccionar directamente todos los datos usando ( >> ) doble flecha que apunta hacia campos seleccionados Luego pulse en siguiente. Aca se presentan uno ejemplos prediseados de formularios, seleccionaremos por ser el mas vistoso justificado y a continuacin se pulsar en siguiente Seleccione el estilo que mas le guste y vuelva a pulsar en el botn siguiente. Podr desde esta ventana especificarle un nombre, pngale formulario de entrada Desde aqu podr ingresar y ver los datos cmodamente. Para desplasarce de un dato a otro (registros) utilice los botoncitos pequeos que se encuentran a continuacin de la palabra registro Nota: si usted modifica un cambio este se guardara al cambiar de registro. Informes: Crear un informe usando el asistente Luego de pulsar en crear un informe usando el asistente seleccione todos los datos y pulse en siguiente. Seleccione nombre, realice un clic en > y luego pulse en siguiente Desde esta ventana se pueden acomodar los registros alfabticamente se lo desea. Pulse en siguiente

Seleccione el estilo esquema 1 y pulse en siguiente (luego si lo desea pruebe con otros estelos) Seleccione a continuacin otro estilo, esta vez ser el de letra, y puse en siguiente. Por ltimo pondr un nombre y pulsar en finalizar. Nota: Con esto tendr un informe visto en forma de hoja que se puede imprimir quedando con un presentacin mucho mejor que en los otros casos. Nota: Se ampliar la informacin de estudio sobre Microsoft Access en estudiargratis.com.ar educacin arte cursos y entretenimientos. Access con enfoque laboral parte 1 diseando Trabajando con bases de datos Access orientado a lo laboral parte uno, diseando Se toma como ya estudiado y aprendido lo bsico que ya se ha explicado Supongamos que deseamos realizar una base de datos para una actividad laboral, por ejemplo para la seccin de ventas. Podra haber una cantidad enorme de datos por ejemplo vendedor, producto, caractersticas especiales, empresa, numero de contacto, nombre de contacto, zonas, productos, costos etc, etc Lo que se realiza en estos casos es realizar tablas relacionadas entre si, Poseeremos una nica base de datos de Access pero en realidad esta poseer dentro de si de si varias secciones, es decir tablas relacionadas. De esta forma no se mostrar una inmensa informacin cada ves que se desea buscar un dato concreto como ser por ejemplo cantidad de ventas que realiz un vendedor. Una ves realizadas los formularios y consultas que se necesiten. Asimismo al realizar esto, ser mas sencilla la manipulacin de datos por ejemplo para buscar un simple telfono de un vendedor. No hace falta ver todos los datos de los productos que vendi, de su zona, clientes, horarios, etc. etc. para saber sus datos personales habra una tabla "Datos personales de trabajadores" por ejemplo. Es importante el diseo y planificacin en una base de datos destinada a lo laboral. Hay que realizar las tablas que se necesiten que se relacionen al menos por un campo en comn es decir una base de datos relacional. Tenga en cuenta que Access esta diseado principalmente para base de datos personales o de pequeas empresas, no es un sistema optimizado para realizarle llamas al mismo tiempo de distintos sitios en una red. Como por ejemplo una red de supermercados. Se ralentizara mucho en este ltimo caso. No obstante es til para una empresa en la cual no se estaran haciendo llamadas a la base de datos a cada instante, mltiples usuarios. El acceso entre usuarios a una base de datos es sencillo, se realiza mediante formularios en los cuales se agregan los campos que se deseen teniendo en cuenta las claves principales Clave principal Se utiliza para relacionar tablas, los campos principales no se pueden duplicar, es decir si al campo Nombre se le asign una clave principal, este no puede contener dos registros iguales, es decir no pueden haber dos personas con nombre idntico, tampoco puede haber un valor nulo, por ejemplo si no sabe el nombre. Muchas veces

o mejor dicho generalmente se utiliza un numero identificador o cdigo como clave principal ya que es factible que existan dos personas con igual nombre, esto es una recomendacin. Si lo desea Access cuenta con el formato Autonumrico para especificar rangos, en ves de especificar nmero o texto seleccione Autonumerico cuando disea la tabla, se ir generando un numero identificador que corresponda a cada producto, cliente o vendedor cada ves que se agregue uno nuevo, se generar un nuevo nmero. El formato Autonumrico se lo suele utilizar como clave principal. En una tabla que se relacionar pueden haber uno o mas claves principales. Para agregar una clave principal: En una tabla, en vista diseo, posicionar el cursor del mouse a la izquierda del registro en el cual desea colocar la clave, realice un clic para seleccionarlo y pulse el botn derecho del mouse para del men emergente seleccionar la opcin "Clave principal". Otra forma de hacer esto seria seleccionar el campo y pulsar en el botn "Clave principal" de la barra de herramientas standard de Access, en la versin que yo estoy utilizando ahora posee un dibujo de un candadito.

El primer paso para realizar una base de datos laboral es listar los datos que se utilizarn y desarrollar luego las tablas que contendrn los campos designando claves principales. Hay que ser prcticos en este punto. Access con enfoque laboral parte 2 relaciones Curso de Access aprender Microsoft Office Access orientado a lo laboral. Relaciones de tablas y formularios Formularios Formularios Porque llenar los datos mediante un formulario y no directamente en la tabla? Sencillamente porque el formulario previene errores de borrar o modificar sin desearlo un dato anterior. Adems son mas configurables y por ello mas cmodos que una tabla. La integridad y resguardo de los datos es fundamental Un formulario puede tomar o depositar datos de distintas tablas segn como se lo halla diseado. Siguiendo el ejemplo y explicando de lo ms sencillo a lo complicado algo sencillo: Tengo dos tablas realizadas una para datos de vendedores y otros productos vendidos con un nmero de facturacin que es autonumerico. Hay distintos local, en el edificio y los vendedores se rotan de zona. Es una empresa muy especial el vendedor sabe su nombre de vendedor y la cajera lo ingresa en el sistema, su nombre de vendedor es el que factura en la tabla Vendedores, con un formulario de facturacin, adems se desea que aparezcan los dados de cada venta que realiz cada vendedor al observar sus datos en la tabla 1.

Haber si se comprendi bien: por un lado quiero los datos de todos los vendedores con sus ventas realizadas, y por otro una tabla con un nmero de facturacin, y todo lo relacionado, es decir nombre del producto, precio, incluso nombre de vendedor. Lo que se desea es que al ingresar los datos no estn obviamente todos los del vendedor. Siendo este el caso hay que relacionar el nombre del vendedor de la tabla 1 con el del nombre del vendedor de la tabla 2 observe la imagen siguiente

Esta es la vista relaciones. Aqu se observan las dos tablas de las que habl, podrn contener mas o menos datos segn se desee. Una tabla es de productos incluyendo nmero de factura y en la otra poseemos los datos de vendedor. Para acceder a esta vista hay que pulsar en el botn "Relaciones" de la barra de herramientas Standard de Access est cerca del ultimo botn que es el de ayuda. Al pulsar en el botn relaciones se mostrar una ventana del cual tendr que seleccionar las tablas. Luego aparecern como cuadraditos con los nombres de campo como se muestra en la imagen de arriba. Para relacionar un campo con otro no necesitan tener exactamente el mismo nombre, si mismo tipo de datos es decir que en las dos tablas sean en este caso el mismo campo que se relaciona texto. Para relacionar se hace un clic en un campo y se lo arrastra y suelta sobre el campo de la otra tabla que se desee relacionar. Entonces aparecer una lnea uniendo los dos campos relacionados como se muestra en la figura. Para borrar una relacin realizada seleccione la lnea y con botn derecho sobre este men contextual seleccione borrar. Tenga en cuenta que si modifica algo de la estructura de una base de datos con datos ingresados es muy probable que rompa o borre datos. Una ves realizada la relacin de la tabla se realizar un formulario por ahora rpido a modo de ejemplo con el asistente fjese que se podr hacer solo con la tabla Productos y si utiliza un nombre de vendedor igual al de vendedores le mostrar las ventas que halla realizado (llene algunos registros). No es necesario en este caso pero para ingresar datos de varias tablas, en un formulario

Si realiz bien la relacin al ingresar datos por el "formulario de facturacion" al lado de el nombre de un vendedor que alla vendido aparecer un signo + en el cual al hacer clic mostrar los productos que ha vendido. Esto es simplemente la vista directamente en tabla, no conviene utilizarla por seguridad de los datos, pero por ahora se esta aprendiendo... Este es un texto del curso de Access totalmente gratis para uso personal dado en www.estudiargratis.com.ar.

En esta ocasin se utiliz Access 2002 las capturas superiores corresponden a este programa de la empresa Microsoft expuestas a modo de ejemplo Access con enfoque laboral parte 3 generales Curso de Access aprender Microsoft Office Access orientado a lo laboral Relaciones de tablas y formularios Consideraciones generales: Access laboral parte 3 Cuando disee una tabla si cree que utilizar distintas partes de un campo divida ese campo y cree dos ya que as ser mas sencillo utilizar la base de datos y realizar

consultas en un futuro. Si no va a usar por ejemplo nombre y apellido por separado deje solo un campo "Nombre". Evite campos innecesarios, as como faltantes. 1. Cada tabla contenga exclusivamente los datos que se utilizarn, por ejemplo en una tabla de productos vendidos si es importante el vendedor que vendi el producto agregar el campo, si esto no se utilizar o se har solo en algunos productos y no es importante se pueden agrupar todas estos datos no importantes como texto en un campo memo "comentarios" y aqu escribir datos puntuales que no se usaran para generar estadsticas, simplemente sern aclaraciones. 2. Si necesita en una tabla un conjunto de datos relacionados con otro conjunto de datos utilice un identificador que sea la clave principal de otra tabla. Por ejemplo en una tabla de productos es probable se necesiten datos de donde comprarlos. Entonces se hara un "ide proveedor". 3. Una base de datos tiene que facilitar y agilizar no complicarlo. Cada base de datos debe ser "a medida", 4. Cuando asigne un tipo de datos a una tabla, si el campo es un numero pero no se lo utilizar para realizar clculos como un telfono o un cdigo numrico de un producto se recomienda asignar campo texto ya que si lo desea mas adelante podr combinar textos con nmeros. 5. Recuerde que cuando relaciona tablas los campos deben ser iguales o si hay un campo autonumerico en una tabla se lo podr relacionar con uno numrico en la otra. Un campo nico en una tabla no tiene porque ser nico en otra. 6. Cuando disea una tabla en Access posiblemente le ser til configurar alguna propiedad de un tipo de campo determinado. Las propiedades poseen nombres intuitivos. Igualmente se explicar algunos. Al configurar reglas se previenen errores al ingresar datos "Valor predeterminado" como su nombre lo indica mostrar el valor que se ingrese de forma predeterminada, es til si generalmente tomar un valor o para no crear valores nulos, vacos cuando no corresponda. "Regla de validacin" son las condiciones que debe tener un dato para ser aceptado por ejemplo si en un campo texto escribe "a?" solo aceptara que el texto contenga dos letra y que la primera comience con la letra a, por ejemplo esto sera til si se posee cdigos tales como a1, a2... etc de productos "Texto de validacin" Es el texto que se mostrara si se ingresa un valor no valido. "Requerido": Indica si es obligatorio o no introducir un valor en el campo. 7. Signos de validacin o validos para Access al utilizarse en filtros o bsquedas van a depender del campo en cuestin y hay muchos solo doy unos ejemplos por ahora. En texto "" lo que va a dentro es texto; ? el signo de pregunta es un carcter desconocido; * el asterisco significa todos los caracteres y cualquier cantidad En nmero , una coma es separador es separador decimal; . un punto es separador de miles; 0 el cero muestra un dijito o el cero; # el numeral muestra un numero o espacio en blanco; = el igual indica que sea igual; < menor; > mayor En fechas dd las letras d representan los dias; las letras mm los meses; las letras aa los aos; no estoy seguro si en todos los idiomas son las mismas letras, la cantidad de las mismas modificara la forma de mostrar.

8. Para terminar este texto de estudio dir que Tamao de campo especifica la cantidad de datos que entrar byte de 0a 255; entero (32768) y entero largo (2147483647) mas nmeros pero sin decimales; simple y doble permites 7 y 15 decimales, Cuanto mas grande es el espacio que se le asigne mas lugar reservar en memoria. Relaciones entre tablas en Microsoft Access Curso de Access aprender Microsoft Office Access orientado a lo laboral Relaciones de tablas y formularios Consideraciones generales: Access laboral parte 4 Cuando disee una tabla en la parte de propiedades se encuentra una parte que dice indexado, esto es para que Access realice un indice para realizar bsquedas mas rpidas a costa de realizar un poco mas lentas las actualizaciones. Si selecciona "Si (sin duplicados) los campos no podrn duplicarse, es decir no pueden existir dos registros con el mismo contenido. Tambin los ndices aumentan el tamao de la base de datos. 9. Cuando se realiza una relacin entre campos se puede seleccionar exigir integridad referencial si el campo relacionado de la tabla principal es la clave principal o tiene un ndice nico. De esta forma en una tabla secundaria no podrn haber datos que no estn enlazados con la tabla primaria. Esto es muy til en los casos en que no pueden haber campos en una tabla sin estar relacionados con otra por ejemplo no se podra tener un cdigo de vendedor sin estar relacionado con los datos del vendedor.

Para esto cuando se realiza una relacin entre tablas basta con tildar en "Exigir integridad referencial". "Actualizar cascada con los campos relacionados" Se actualiza automticamente el dato en los registros relacionados, "Eliminar en cascada los registros relacionados" Eliminar automticamente los registros relacionadas si se elimina uno de la tabla principal. 10. Recuerde que las relaciones se pueden modificar o realizar desde el botn relaciones

Hacer una base de datos en Access 2007 o Microsoft Access 2007 totalmente ilustrado Hacer una base de datos en Microsoft Access 2007 Guia visual como hago una tabla en Access? Comenzar a hacer una base de datos Realizar una tabla en Microsoft Access

Hacer una base de datos en Microsoft Access 2007 Curso de Access aprender Microsoft Office Access Comenzar a hacer una base de datos en Microsoft Access 2007 Vamos a ver en este tutorial como se utiliza este programa. Utilizo la versin 2007 beta 2 que es la ltima disponible y que en el entorno de usuario posee varios cambios con relacin a la versin anterior Para consultas relacionadas con el curso ir al foro Al ejecutar o poner en funcionamiento el programa Microsoft Access 2007 se observa la siguiente pantalla:

Para realizar una nueva base de datos pulsar en el botn indicado en la imagen de abajo o realizar un click en donde dice "base de datos en blanco" debajo de "introduccin a Microsoft Access" en el programa.

En la parte superior izquierda se encuentran comandos bsicos tales como hacer una nueva base de datos "Nuevo"; abrir una ya existente "Abrir"; o guardar los cambios realizados hasta el momento con "Guardar" o "Guardar como"

Por ltimo para realizar la creacin de una base de datos se coloca el nombre que tendr, en la parte inferior derecha se habilita en este paso, en cuadro de texto "Nombre de archivo" y se pulsa en el botn "crear" Guia visual como hago una tabla en Access? Autor: Javier Cinacchi Gua visual: Como hago una tabla en Access? Voy a utilizar Access 2007 hay bastantes diferencias en el entorno de usuario con una versin anterior, igualmente hay otros apuntes que estn en http://www.estudiargratis.com.ar/ en la seccin de Access realizados en versiones previas de este programa.

Le recomiendo comenzar si no posee conocimientos en Access mnimo lea todo el material anterior. Le ser mas fcil estudiar con estas guas. Recomendacin: Estudie este apunte, si solo lo lee muy probablemente no aprenda nada Al ejecutar Access por ejemplo desde: Inicio / Todos los programas / Microsoft Office / Microsoft Office Access 2007 / observar algo as (en esta versin de Access valga la redundancia):

Nota: Captura de pantalla editada del programa de Microsoft Access 2007, el inicio del programa. En la gua visual anterior se vio una forma de realizar una base de datos en blanco, que es lo primero que hay que hacer siempre que se comienza con un nuevo proyecto, es como elegir "un libro nuevo" para comenzar a escribir, se puede hacer tambin de la siguiente forma: 1. Realice un clic en donde seal con el nmero 1 que se lee "Base de datos en blanco" 2. La parte derecha del programa se modificar lo seal con el nmero dos 3. Aparecer en esta parte "Nombre de Archivo" que es en donde ingresar el nombre que poseer la nueva base de datos en la cual trabajar. 4. Una ves ingresado el nombre pulsar en el botn "Crear" Se encontrar entonces el usuarios con el siguiente entorno:

Nota: Captura de pantalla recortada y editada del programa de Microsoft Access 2007, muestra parte del entorno de usuario 1. Para crear una tabla en primer lugar debe dirigirse al panel o solapa Crear, donde se encuentran las opciones para realizar esta accin de crear un nueva tabla, formulario, etc. 2. Luego de acceder a dicho panel se pulse en el botn "Tabla" 3. Luego de esta accin el programa mostrar la pantalla en la que ingresar los campos que tendr la tabla, en el panel hoja de datos.

Nota: Captura de pantalla recortada del programa de Microsoft Access 2007 que muestra el recuadro para aadir un campo nuevo Para aadir un campo, (que es en donde se ingresar datos o se relacionar con otra tabla para que los muestre), en la columna de la tabla "agregar nuevo campo" se hace un clic en donde dice "Agregar nuevo campo", no debajo, ya que debajo es el registro (informacin que se ingresa) y no el campo. Se escribe el nombre que tendr, por ejemplo "Zona A", "Nombre empleado", etc. El campo Id se recomienda lo deje formar un nmero identificador nico autonumrico. Para agregar otro campo al lado, del que ya halla hecho, puede por ejemplo pulsar la tecla enter (Intro) o volver a hacer clic sobre "Agregar nuevo campo".

Nota: Captura de pantalla recortada y editada del programa de Microsoft Access 2007 a modo de ejemplo de la edicin de una tabla

Una vez que se han ingresado los campos, es buen momento para guardar la tabla, he sealizado con el nmero 1 en la parte superior izquierda el botn para guardar, es recomendable guardar seguido. Para seleccionar un campo se posiciona como lo muestra a modo de ejemplo el ovalo con el nmero 3, el puntero del mouse cambia y hace un clic, debera destacarse la columna que seleccion. Fjese que el campo seleccionado posea el Tipo de datos correcto, por campos que contendrn texto ir texto; para los que contendrn un nmero con el cual se realicen clculos ira numero. Puede acomodar si lo desea la dimensin del panel de la izquierda (lo sealic con el cuatro) para mejorar la visin y el trabajo en la tabla de la derecha. Bsicamente ya se ha creado en principio una tabla. www.estudiargratis.com.ar Educacin, arte, cultura y juegos.