CAPITOLUL 8.

SISTEMUL INFORMAIONAL AL GESTIUNII STOCURILOR

Sistemul informaional prezint o importan deosebit pentru gestiunea eficien a stocurilor. Un sistem informaional care s permit cunoaterea permanent a proceselor i fenomenelor economice ce are legtur direct i chiar indirect n nivelul, structura i evoluia stocurilor. Desigur, exist o multitudine de procese, fenomene i activiti economice ce influeneaz sau sunt influenate de ctre stocuri, ele referindu-se, n principal, la: determinarea necesarului de contract, ncheierea contractelor cu furnizorii i beneficiarii, aprovizionarea cu mrfuri, urmrirea executrii contractelor, livrarea mrfurilor din depozite ctre magazinele detailitilor, urmrirea comenzilor cu beneficiarii, inventarierea stocurilor existente n depozite, evidenierea cheltuielilor aferente activitii de stocare etc. Toate asemenea activiti genereaz informaii de mare nsemntate pentru fundamentarea deciziilor, astfel nct s se creeze toate premisele, pe de o parte, pentru prentmpinarea abaterilor, iar, pe de alta, pentru sesizarea lor imediat ce sau produs, n acest fel urmrindu-se reducerea stocului la limitele normale.1 8.1. Abordarea sistemic a ntreprinderii i procesul decizional ntr-o abordare sistemic agentul economic este alctuit din urmtoarele trei subsisteme (vezi fig. 1):

Fig. nr. 1. Abordarea sistemic a ntreprinderii

1

G. Pistol, L. Pistol, Comerul interior, Editura Economic, Bucureti, 2004. 144

1. Subsistem operaional, care asigur transformarea factorilor de producie n bunuri i servicii; 2. Subsistemul de conducere, care primete informaii despre sistemul operaional i acioneaz prin decizii asupra acestuia; 3. Subsistemul informaional, care, pe de o parte, evalueaz performanele sistemului operaional, i, pe de alt parte, primete date despre mediu pentru a alimenta cu informaii sistemul de conducere. Activitatea de conducere nu este separabil de informaie, deoarece desfurarea sa necesit o bun cunoatere a universului n care se iau decizii. Ca urmare a acestei condiionri reciproce se impune o abordare unitar a sistemului de ctre conducere, avndu-se n vedere faptul c insuficienele de unul din subsisteme se vor reflecta n performanele ntregului sistem. n cadrul subsistemului informaional, majoritatea datelor sunt colectate, prelucrate i vehiculate pe supori purttori de informaie (formulare, rapoarte, supori magnetici .a.) care formeaz sistemul de eviden al firmei2. Acesta este alctuit, la rndul su, din trei componente: a) sistemul eviden tehnico-operativ (economic), asigur nregistrarea operativ i sistematic a datelor, ce caracterizeaz procesele care au loc n activitatea ntreprinderii. Acestea, dup o prim prelucrare se transform n informaii necesare conducerii operative a proceselor tehnico-economice, respectiv subsistemului operaional. Evidena operativ ocup aproximativ 80% din volumul de evidene, ns, n forma sa primar nu poate furniza o imagine de ansamblu asupra unei firme; b) sistemul de eviden contabil, prelucreaz datele i informaiile furnizate de evidena tehnico-operativ, pentru a determina rezultatele financiare pe o anumit perioad, fiind expresia cea mai sintetic a rezultatelor activitii tehnico-economice desfurat. Furnizeaz informaii de mare importan n analiza i fundamentarea deciziilor pe termen lung privind obiectivele i aciunile viitoare ale unitii economice, precum i pentru elaborarea msurilor de utilizare ct mai eficient a resurselor umane, materiale i financiare; c) sistemul de eviden statistic, asigur o informare postoperativ, ntr-o form sintetic a rezultatelor de ansamblu ale firmei. Are o sfer de cuprindere mai mare dect evidena contabil, constituind sursa principal de informaie pentru conducere n vederea evalurii rezultatelor comparativ cu sarcinile i resursele stabilite. Totodat, aceste informaii stau la baza previziunilor, a precizrii sarcinilor viitoare. Sistemul informaional nu se limiteaz numai la sistemul de eviden, existnd i informaii neformale care nu mai sunt supuse unei prelucrri ulterioare.
Rusu C., .a., Managementul afacerilor mici i mijlocii, Editura Logos, Chiinu, 199, pag. 411. 145
2

Importana prii neformale a sistemului informaional este pus n eviden de A. Toffler3, prin exemplul firmelor japoneze. Sistemul doKiKai asigur o comunicare neformal important pentru tinerii angajai ai firmei, ntre ei existnd legturi att n firm, ct i n afara firmei. Ei schimb permanent informaii, ocolind astfel canalele informaionale formale. 8.2. Sistemul informaional al ntreprinderii Sistemul informaional cuprinde ansamblul mijloacelor i procedurilor de preluare, clasare, stocare, prelucrare, difuzare i valorificare a datelor i informaiilor la nivelul unei uniti economico-sociale4. Finalitatea sistemului informaional este furnizarea de informaii sub o form direct utilizabil, la momentul oportun, n scopul asigurrii bunei funcionrii a sistemelor operaionale, precum i a lurii deciziilor la diferite nivele. Cu alte cuvinte, sistemul informaional realizeaz legtura necesar ntre organele de conducere i cele conduse, i invers, ntr-un mod dinamic. Buna conducere a unui agent economic este condiionat de existena unui sistem informaional judicios conceput i implantat, atotcuprinztor, capabil s furnizeze managerilor la toate nivele ierarhice informaii sintetice i la nevoie, analitice, de care acetia au nevoie pentru fundamentarea deciziilor5. Sistemul informaional nu are un rol n sine, ci este subordonat sistemului de conducere pentru care a fost creat. Trebuie s permit managerilor de la orice nivel s ptrund n procesul intim al fenomenelor, s examineze critic strile de fapt, s evidenieze aspectele pozitive i negative precum i cauzele lor, furniznd suportul documentar pentru elaborarea unor decizii eficiente, al exercitrii controlului aplicrii deciziilor luate, semnalnd abaterile de la ndeplinirea obiectivelor fixate6. Pentru sprijinirea procesului decizional la toate nivelele, sistemul informaional trebuie s ndeplineasc o serie de sarcini. ntr-o abordare sumar, acestea ar putea fi: asigurarea n timp util, de o structur i precizie corespunztoare a informaiilor necesare activitii de eviden, analiz i decizie, pentru obinerea unei eficiene maxime; realizarea legturilor informaionale ntre elementele de structur ale agentului economic, precum i a legturilor necesare cu mediul extern;
3

Toffler A., PowerShift Puterea n micare, Editura Antet, Bucureti, 1995,

pag. 176. Airinei D., Sisteme expert n activitatea financiar-contabil, Editura Junimea, Iai, 1997, pag. 62. 5 Mihuleac E., Bazele managementului, Editura Tempus, Bucureti, 1994, pag. 289. 6 Op. cit., pag. 289. 146
4

 cuprinderea ntregii activiti i reflectarea fidel a strii i tendinelor proceselor economice specifice agentului economic; vehicularea rapid i prezentarea numai a informaiilor efectiv necesare procesului decizional; asigurarea att a informaiilor care se preteaz la reprezentri cifrice, ct i a informaiilor pentru care nu exist nc reprezentri numerice; reprezentarea informaiilor ntr-o form accesibil beneficiarilor; degajarea top-managerilor de deciziile rutiniere, programabile acestea fiind delegate nivelurilor inferioare. Top-managerii se vor putea astfel concentra asupra deciziilor neprogramabile, avnd un caracter excepional i care cer un mare efort de formalizare; furnizarea informaiilor specifice i cu un grad de sintetizare adecvat fiecrui nivel de conducere; asigurarea unui caracter unitar a sistemului de informare, emitndu-se existena n paralel a unor practici contradictorii; flexibilitatea sistemului informaional, posibilitatea modificrii sale n mod avantajos la apariia unor noi situaii determinate de creterea necesitii de informaii sau de introducerea unor noi modaliti de prelucrare. 8.3. Impactul sistemelor informaionale asupra ntreprinderii Realizarea cu maximum de eficien i n condiiile unor costuri optime a sarcinilor sistemului informaional se poate face cu ajutorul sistemului informaional/informatic pentru conducere. este un set de resurse umane i de capital, investite ntr-o unitate economic, n vederea colectrii i prelucrrii datelor necesare producerii informaiilor, care vor fi folosite la toate nivelurile conducerii planificate i controlului activitii organizaiei7. Sistemele informaionale pentru conducere au existat dintotdeauna, ntr-o form simpl, evolund mai apoi n forme tot mai complexe. Ele s-au transformat treptat n forme tot mai complexe. Ele s-au transformat treptat n sisteme informatice pentru conducere, odat cu dezvoltarea calculatoarelor electronice i a (tele) comunicaiilor. Sistemul informatic este o parte constitutiv a sistemului informaional pentru conducere, mai exact acea parte n care operaiile se execut automatizat. Nu trebuie, ns, confundat cu acesta. n timp ce sistemul informatic trateaz cu ajutorul echipamentelor de colectare, memorare, prelucrare i transmitere a datelor, al programelor i modelelor, informaia ca

Oprea D., Premisele i consecinele informatizrii contabilitii, Editura Graphix, Iai, 1995, pag. 17. 147

structur formal, sistemul informaional se refer la coninutul informaiilor8. Cu ale cuvinte, sistemul informatic are o serie mai restrns, limitndu-se la prelucrarea automat a structurilor de date i informaii. ntr-o form schematic, un sistem informatic poate fi prezentat sub forma unei cutii negre, la intrarea creia se prezint informaii despre starea sistemului, apoi pe baza unor reguli, proceduri, metode i mijloace, se obin ieirile necesare conducerii (fig. 2).

Fig. nr. 2. Sistem informatic (schem general)9 Obiectivul unui sistem informatic este de a furniza informaiile necesare activitii de conducere la toate nivelele, ndeplinind aceleai funcii ca i sistemul informaional pentru conducere, dar mai repede i mai precis, datorit utilizrii tehnicii electronice de calcul. Introducerea sistemului informatic n activitatea firmei, pe lng efectele asupra productivitii i eficienei conducerii, presupune organizarea i funcionarea mai raional a sistemului. Dac primele aplicaii aveau o orientare strict productivist, extinderea informatizrii a condus la reorganizarea ntreprinderii corespunztor noilor sisteme informatice utilizate, la evoluia profesiilor ce intervin n procesele informaionale, precum i la cultura ntreprinderii10. Treptat, dup efectele reorganizrii structurilor funcionale i redistribuirea sarcinilor n cadrul acestora, utilizarea sistemelor informatice determin profunde mutaii n cultura managerial.
Popescu I.A., Teorie i practic i analiza sistemelor de conducere, Editura Scrisul Romnesc, Craiova, 1977, pag. 83. 9 Mihuleac E., Bazele managementului, Editura Tempus, Bucureti, 1994, pag. 306. 10 Airinei D., Impactul informaticii asupra ntreprinderii, n Tribuna Economic, nr. 23, 1993, pag. 14. 148
8

Astfel, de la modelul industrial, marcat de taylorism i bazat pe munc, metode, rigoare i disciplin, asistm la trecerea spre modelul cultural al societii post-industriale, baza pe valori, ca: responsabilitatea individual, interes n munc, autonomie i creativitate11. Sistemul informatic pentru conducere devine un instrument de diagnosticare, simulare, prognozare, control i eviden, de prelucrare a informaiilor financiare i a celor rezultate n urma tranzaciilor, integrnd unitar sistemul informaional. 8.4. Informatizarea activitii financiar contabile Se apreciaz c la fiecare cinici ani, volumul de informaii vehiculate se dubleaz12. Excesul de informaii determin o cerere sporit de informaii sintetice, structurate cum sunt informaiile financiar contabile. Acest fenomen este confirmat de economistul american Hybe care arat c, din totalul informaiilor care circul ntr-o ntreprindere, 80% sunt informaii economice i 47% sunt informaii financiar-contabile13. Sistemele informatice financiar-contabile sunt n msur s rezolve una din problemele pe care sistemele informatice pentru conducere, n general, nu le abordeaz, nu le agraveaz chiar, generate de informaii prea abundente pentru a lua decizii rezonabile14, ele permit posibilitatea sintetizrii i filtrrii informaiilor necesare activitii de conducere. Contabilitatea posed un instrumentar coerent i bine structurat de colectare a fluxurilor informaional primare i de prelucrare i generalizare n vederea furnizrii unor informaii de sintez, i, la nevoie, analitice destinate procesului decizional pe diferite nivele ierarhice. n literatura de specialitate se consider c strmoul indiscutabil al sistemului informaional ntr-o unitate este sistemul financiar contabil15. Contabilitatea a relevat managementului caracterul su, modelizabil, pornind de la privilegiul de a asigura modelarea ntreprinderii dup reguli i principii consacrate. Nu ntmpltor n informatizarea sistemelor informaionale s-a pornit de la contabilitate. Explicaia const n faptul c, mai nti, se asigur un moSalzman, C., Rentabilisez vos ordinateurs, Informatique et comptabilit, Paris, 1989, pag. 15 Via Airinei D., Sisteme expert n activitatea financiar-contabil, Editura Junimea, Iai, 1997, pag. 86. 12 Airinei D., Sisteme expert n activitatea financiar-contabil, Editura Junimea, Iai, 1997, pag. 77. 13 Oprea D., Premisele i consecinele informatizrii contabilitii, Editura Graphix, Iai, 1995. 14 Airinei D., Sisteme expert n activitatea financiar-contabil, Editura Junimea, Iai, 1997, pag. 78. 15 Esnault Ch.Hoarau, Comptabilit financiere, Editura P.U.F., Paris, 1994, pag. 11 din G. Rou C., n Ec., GCF, nr. 6, pag. 46. 149
11

del complet i coerent al ntreprinderii i mai apoi, caracterul bine structurat al sistemului nu presupune dificulti n formalizare. Majoritatea ntreprinderilor au pri importante din sistemele informaionale informatizate. Sisteme informatice prezente au reluat un sistem anterior puternic formalizat, bazat pe imprimate i reguli precise, sporindu-i performanele prin utilizarea tehnicii electronice de calcul. Caracteristicile calitative ale informaiei financiar-contabile Pentru a rspunde obiectivului de utilitate n luarea deciziilor, informaiile financiar-contabile trebuie s ndeplineasc un minim din caracteristicile urmtoare16: Relevana (pertinena), exprim msura n care o informaie este furnizat n timp util i are o valoare predicativ, ct i o valoare de confirmare; Inteligibilitatea oblig la o form a informaiei care s o fac neleas destinatarului; Importana relativ leag relevana informaiei de costurile pentru obinerea sa; Fiabilitatea o informaie este fiabil dac este att fidel i verificabil (dac informaia reprezint bine ceea ce trebuie s reprezinte), ct i neutr; Compatibilitatea n timp a informaiilor, ce implic permanena metodelor i n spaiu, necesitnd o uniformitate a metodelor. Perspectivele sistemelor informatice n evoluia sistemelor informatice economice oprim etap o reprezint sistemele de prelucrare a tranzaciilor (Transaction Procesing System), Caracteristice fazei embrionare a activitilor de informatizare T.P.S. aveau ca principal obiectiv colectarea datelor, mai nti contabile, iar mai apoi privind marketingul, personalul, fabricaia .a.

8.5. Organizarea sistemului informaional al stocurilor n cadrul ntreprinderii, activele circulante materiale ocazioneaz numeroase operaii, care pot fi grupate dup coninutul lor n: 1. Operaii de aprovizionare i conservare; 2. Operaii de eliberare din depozit;
Feleag N., .a., Contabilitatea aprofundat, Editura Economic, Bucureti, 1996, pag. 41. 150
16

3. Operaii de inventariere. Aceste operaiuni sunt consemnate n diferite documente i evidene operative distincte. 1. Operaiile de aprovizionare i conservare sunt evideniate n urmtoarele documente: Comenzile, se emit de ctre unitile patrimoniale ctre furnizori; Contractele economice, se ncheie cu furnizorii pe baza comenzilor; Registrul de comenzi, este utilizat pentru urmrirea modului n care sunt realizate contractele de aprovizionare; Avizul de nsoire a mrfii, este un document de nsoire a stocurilor pe timpul transportului, document pe baza cruia se ntocmete factura fiscal, sau document de primire n gestiunea cumprtorului; Factura fiscal, realizeaz pe lng funciile avizului de nsoire i pe cele de transport pentru viza de control financiar preventiv, i totodat este act justificativ pentru decontarea contravalorii; Nota de ntrare-recepie, se ntocmete la sosirea stocurilor de la furnizor i la intrarea acestora n depozitul unitii; Fia de magazie, este un document de eviden operativ a magaziei i se ntocmete separat pentru fiecare fel, calitate sau sortiment de stocuri materiale. 2. Operaiile de eliberare din depozit sunt evideniate n urmtoarele documente: Bonul de consum, este utilizat pentru eliberarea din magazie a stocurilor; Fia limit de consum. 3. Operaiile de inventariere sunt evideniate n contabilitate prin intermediul listelor de inventar. n legtur cu operaiile de intrare i ieire a bunurilor, legislaia n vigoare prevede urmtoarele obligaii pentru agenii economici: Bunurile materiale intrate n patrimoniu se consemneaz n documente adecvate i se opereaz n evidena locurilor de depozitare; Bunurile primite pentru prelucrare sau n custodie, se recepioneaz i se nregistreaz distinct ca intrri n gestiune; Bunurile materiale n curs de aprovizionare sau sosite dar nerecepionate se nregistreaz distinct n contabilitate ca intrri n patrimoniu; Bunurile sosite fr factur se nregistreaz ca intrri n gestiune, pe baza recepiei i a documentelor de nsoire; Bunurile livrate, dar nefacturate, se nregistreaz n contabilitate ca ieiri din gestiune pe baza documentelor justificative.
151

Sistemele informatice pentru conducere (Management Information System) reprezint pasul urmtor, de valorificare a informaiilor pentru conducerea tactic, urmate ndeaproape de sistemele de sprijinirea procesului decizional (Decision Support System). Acestea din urm nu mai erau destinate culegerii i sintetizrii informaiilor, ci vizau pregtirea deciziei, rezolvarea problemelor avnd la baz cuttori de tip euristic. Apariia sistemelor expert (Expert Support Systems) face trecerea la prelucrarea cunotinelor umane, acestea nglobnd judecate experilor. Perspectivele sistemelor expert se leag de multitudinea, complexitatea i interdisciplinaritatea cunotinelor crora decidenii, pe toate nivelele ierarhice, trebuie s le fac fa. Sistemele expert pot att s asiste, ct i s nlocuiasc decidentul, fiind capabile s raioneze asemeni expertului uman. O tendin de viitor a sistemelor informatice, care se dezvolt simitor este sistemul deciziilor de grup (grupware), n contextul globalizrii economice i sociale i a dezvoltrii fr precedent a reelelor de calculatoare. 8.6. Sistemul de prelucrare automat a datelor, calea principal de asigurare a gestiunii stocurilor Din punct de vedere financiar, stocurile reprezint alocri de capital ce nu pot fi recuperate dect dup parcurgerea ntregului ciclu de exploatare, mai precis odat cu realizarea lor. Din aceast perspectiv, investigaia n stocuri de materii prime, materiale i obiecte de inventar i, n general, investiiile n toate categoriile de stocuri constituie cel mai important cont de depozit neaductor de dobnd. Gestiunea modern a stocurilor este departe de a mai considera eficient formarea de stocuri cu mult peste necesitile exploatrii. Managementul agentului economic trebuie s-i concentreze eforturile pentru realizarea unei gestiuni tiinifice a stocurilor, utiliznd o suit de modele economico-matematice de optimizare. Aportul matematic, uneori complex i ipotezele abstracte ale gestiunii stocurilor fac greu abordabile aceste modele17. Sistemele informatice, n spe cele de gestiune a stocurilor, elimin acest inconvenient, oferind suportul informaional i prelucrrile necesare elaborrii unor decizii riguros fundamentale, la toate nivelele funcionale. Organizarea unui circuit raional de culegere, pregtirea i prelucrare a informaiilor cu privire la micarea i transformarea valorilor materiale constituie premisa trecerii la adoptarea unor metode moderne de gestionare. n acest context, se impune necesitatea asigurrii unui sistem informatic integrat care s corespund unei concepii unitare privind activitatea
17

Cocris V., Ian V., Economia afacerilor, Editura Graphix, Iai, 1995, pag. 132. 152

ntreprinderii, n care subsistemul de gestiune a stocurilor ar trebuie s porneasc de la fenomenele reale cu care se confrunt unitatea. n linii mari, acestea, ar putea fi: nerespectarea termenelor contractuale de livrare, ceea ce conduce la ntrzieri n aprovizionare, determin apariia rupturii de stoc, cu repercusiuni nefavorabile asupra ntregii activitii. Pentru a se evita o asemenea situaie se apeleaz la alte surse de acoperire a nevoilor materiale, dar care ulterior, prin sosirea comenzilor ntrziate, conduc la formarea de stocuri neraionale; volumul mare de munc atras de gestiunea stocurilor, cu deosebire pe linia determinrii stocurilor normate i a urmririi micrii acestora, face ca aciunea de normare s fie limitat la nivel de grupe de materiale. Avndu-se n vedere structura sortimental a materialelor folosite n industria prelucrtoare, atunci calculul normelor de stoc ar trebui s fac necondiionat pe sortimente u aceasta pentru a se evita suprastocarea unora i lipsa altora; ca urmare, sistemul de gestiune a stocurilor va putea fi capabil s in pasul cu mutaiile ce se manifest n producie i aprovizionare, s asigure o informare operativ asupra strii de fapt, n vederea lurii deciziilor pe treptele ierarhice interesate, s susin buna desfurare a ntregii activiti. Sistemul de gestiune a stocurilor, integrat sistemului informaional a ntreprinderii ofer rspuns mai multor pachete de informaii: cunoaterea operativ, la zi i selectiv, la cerere a situaiei stocurilor la orice sortopodimensiune de materiale, reper, pies, subansamblu, produs finit; perioada pentru care stocul existent asigur consumul corelat cu planul de fabricaie; perspectivele rentregirii stocurilor, adic date intrrii i volumul urmtorului lot de livrare (cnd este vorba de materiale sau produse care se primesc din afara ntreprinderii) i respectiv data finalizrii fabricaiei i cantitatea de piese i repere ce se asigur din fabricaia curent a ntreprinderii respective. Acest pachet de informaii constituie sursa de semnalizare, de informare a organelor de decizie din ntreprindere asupra situaiei critice a unor stocuri. n mod practic ar trebui editat zilnic, sau atunci cnd apare situaia respectiv, lista stocurilor cu nivel zero, perspectiva reaprovizionrii materialelor n cauz i stocurile care se apropie de nivelul critic, pe baza creia personalul din compartimentul aprovizionare urmeaz s acioneze la furnizori pentru impulsionarea livrrilor. Un al doilea pachet de informaii se refer la stocurile excedente: situaia cantitilor n stoc peste nivelul normal i perspectiva evoluiei n funcie de reaprovizionrile posibile;
153

lista stocurilor disponibile; lista stocurilor fr micare sau cu micare lent cu prezentarea duratei de meninere n stoc i a termenului estimativ de absorie (pentru stocurile cu micare lent), n funcie de ritmul de consum realizat anterior. Selecionarea acestor informaii presupune constituirea fiierelor cu norme de stoc (curent, de siguran, de condiionare etc.) i stabilirea criteriilor precise de ncadrare a unui stoc n categoria de micare sau cu micare lent. O dificultate practicat ce nu trebuie neglijat este aceea c sunt multe cazuri cnd pentru aceeai sortotipodimensiune de materiale sau produse se in n paralel mai multe fie de magazie, n funcie de diferitele preuri de aprovizionare determinate de sursele de aprovizionare diferite, dar micrile nu se efectueaz n toate fiele i astfel este posibil ca unele fie s apar cu stocuri fr micare, dei fizic materialul ruleaz din stoc. n aceste cazuri este necesar ca n programul calculatorului s se prevad posibilitatea nsumrii cantitative din diferite fie de magazie care se refer la acelai sortiment, pentru a evita concluziile eronate. Pe baza informaiilor referitoare la stocurile excedentare se acioneaz n urmtoarele direcii: actualizarea listei stocurilor disponibile, pe baza analizei situaiilor stocurilor fr micare sau cu micare lent; analiza stocurilor al crui nivel depete normativul stabilit i precizarea cauzelor, a msurilor i perspectivelor de reintrare n normal. n sfrit, o a treia categorie de informaii privitoare la stocuri sunt cele n expresie valoric: situaia stocurilor pe categorii: materii prime i materiale; materiale consumabile; combustibil; semifabricate; produse finite. situaia ncadrrii n normativul mijloacelor circulante; volumul dobnzilor pltite pentru creditele aferente stocurilor, din care dobnzi penalizatoare. Aceste informaii servesc de regul la stabilirea unor concluzii i msuri de ansamblu n cadrul analizelor periodice pe baz de bilan. n domeniul stabilirii normelor de stoc, sistemul informaional trebuie s includ unele fiiere de date i programe specifice astfel: fiiere privind intervalele ntre livrrile rezultate din contractele economice; fiiere privind nivelul diferitelor categorii de cheltuieli referitoare la comandarea, primirea, gospodrirea stocurilor;
154

fiiere cu date din perioadele anterioare privind mrimea i data de intrare a fiecrui lot, pe sortotipodimensiuni de materiale n vederea stabilirii intervalelor ntre livrri i a abaterilor de la ritmicitatea aprovizionrii; informaiile privind duratele de condiionare a diferitelor materiale, n funcie de tehnologia de folosit; programe de prelucrare pe calculator a diferitelor modele referitoare la normarea stocurilor. Informaiile i programele respective permit s se efectueze calcule operative referitoare la norma de stoc curent, de siguran, de condiionare i aplicarea practic a acestora. Sistemul informatic trebuie proiectat i realizat folosind documentele de eviden primar i statisticile existente aprobate n cadrul sistemului informaional: notele de intrare-recepie; dispoziiile de livrare; fiele limit; documente de lansare; documente de recepie; alte documente. a cror coninut de informaie trebuie utilizat pentru subseciunea stocuri a sistemului informaional i simultan pentru celelalte seciuni (aprovizionare, desfacere, producie, financiar-contabil etc.). Un asemenea sistem permite obinerea pe calculator i a datelor necesare pentru raportare, la perioade fixe stabilite sau la cerere, a situaiei stocurilor efective n raport cu cele normate ca i urmrirea i controlul operativ al micrii stocurilor n vederea prevenirii sau formrii celor neraionale. 8.7. Sistem informatic integrat de Gestiune Stocuri 8.7.1. Modulul ISIS Modulul GESTIUNE STOCURI permite unitilor patrimoniale organizarea evidenei i contabilitii analitice a stocurilor conform metodei operativ-contabile. Modulul GESTIUNE STOCURI ofer mijloacele necesare iniializrii i controlului stocurilor existente n fiecare gestiune. Pentru fiecare articol din stoc sunt memorate informaii calitative i cantitative. n cazul articolelor nregistrate la mai multe preuri de gestiune, evidena se face separat, pentru fiecare pre. Modulul GESTIUNE STOCURI ofer posibilitatea lucrului pe luni calendaristice definite ca perioade n sistem. Prin meninerea informaiilor
155

detaliate cu privire la micrile efectuate asupra stocurilor n lunile anterioare, se pot realiza rapoarte de analiz privind evoluia stocurilor n timp. Ieirile din stoc se efectueaz conform metodei FIFO (primul intrat, primul ieit). Verificarea concordanei ntre stocurile scriptice rezultate n urma prelucrrii documentelor i stocurilor reale, existente n gestiuni se realizeaz prin intermediul formularelor de inventar, ntocmite pe baza datelor existente n sistem i a celor completate manual n momentul efecturii controlului. Modulul GESTIUNE STOCURI permite evaluarea materiilor prime i materialelor din producia neterminat. Modulul gestioneaz documentele de tip: Proces Verbal de Constatare Diferene Inventar, Bon de Consum, Bon de Transfer la Alt Unitate Contabil, Bon de Restituire, Bon de Predare, Fi Limit de Consum, Proces Verbal de Casare i Recuperare, Proces Verbal de Reevaluare i Bon de Conversie care descriu micrile de articole (materii prime, materiale, semifabricate, produse finite) ntre gestiunile (magaziile, depozitele, seciile de producie) companiei. Prelucrarea unui document este complet, n sensul c sistemul asigur nu numai nregistrarea n baza de date a informaiilor continue de document, ci efectueaz simultan actualizarea stocurilor pentru articolele specificate n document i generarea tranzaciilor contabile corespunztoare. Acest mod de prelucrare, ce presupune nregistrarea tuturor efectelor (asupra stocurilor i n contabilitate) ce decurg din adugarea, modificarea sau tergerea unui document, permite cunoaterea n timp real a situaiei financiare i materiale a companiei, contribuind eficient la fundamentarea deciziilor de aprovizionare, lansare n producie i desfacere. Modulul GESTIUNE STOCURI ofer suportul necesar fundamentrii deciziei de aprovizionare, lansare n producie i desfacere. Asistarea utilizatorului n prelucrarea documentelor Modulul opereaz n modulul gestiune de lucru i perioada curent care permite gruparea natural a documentelor dup gestiunea emitent i data emiterii. Gestiunea de lucru se selecteaz utiliznd un dialog care prezint structura companiei sub form arborescent. Modulul ofer faciliti de asistare a utilizatorului la specificarea unui articol: afiarea denumirii i unitii de msur, verificarea tipului articolului, alegerea preului din list, afiarea stocului curent, actualizarea automat a valorilor la schimbarea cantitii sau preului. Pentru documentele de ieire din stoc, sistemul avertizeaz utilizatorul cnd cantitatea specificat pe document depete cantitatea din stoc sau cantitatea maxim permis.

156

 Modulul asigur consisten ntre datele de stoc i cele de contabilitate, prevenind modificarea direct a cantitilor din stocuri de ctre utilizator. Astfel actualizarea stocurilor se realizeaz indirect, prin intermediul documentelor. Iniializarea stocului este permis numai n cazul adugrii unei gestiuni sau la instalarea sistemului. Modulul ofer posibilitatea verificrii datelor introduse de utilizator cu cele completate pe formularele primite, prin calculul valorilor pe linii i a valorii totale pentru toate tipurile de documente pentru care aceste valori au sens. Modulul permite selectarea unui document introdus anterior, n vederea modificrii sau tergerii, dup criterii multiple de selecie: data documentului, gestiunea predatoare sau primitoare, numrul extern al documentului sau identificatorul generat de sistem. Modulul ofer posibilitatea vizualizrii coninutului oricrui tip de document prelucrat, prin generarea unui raport asemntor formularului primar, raport care poate fi afiat sau tiprit la imprimant. Modulul permite anularea efectelor unor documente prin facilitatea de introducere a documentelor n rou (cu cantiti negative). Modulul ofer mecanismul de nchidere / deschidere a perioadelor comerciale (de prelucrare a documentelor). Acest mecanism previne prelucrarea documentelor n timpul operaiilor de nchidere a perioadei contabile, respectiv efectuarea de corecii dup nchiderea perioadei contabile. Modulul asigur nregistrarea informaiilor necesare pentru generarea rapoartelor de urmrire dinamic a stocurilor, prin opiunea de comutare a perioadei curente a stocului. Sigurana n exploatare Accesul la informaiile din baza de date este controlat prin mecanismul de parole i drepturi de acces structurate pe utilizatori, gestiuni i operaii. Modulul lucreaz n modul tranzacional la salvarea unui document n baza de date. Dac operaia eueaz, datele revin la starea anterioar operaiei. Sistemul este protejat mpotriva erorilor de operare. Datele sunt validate nainte de salvare i n cazul unei operai greite, este afiat un mesaj care indic explicit modalitatea de corectare a erorii.

157

Iniializarea sistemului Sistemul se poate instala n orice perioad a anului, fiind necesare: completarea nomenclatorului de articole, introducerea gestiunilor i iniializarea stocurilor pe gestiuni cu cantitile existente n momentul instalrii.

Integrare n sistemul ISIS Modulul GESTIUNE STOCURI genereaz automat, la salvarea unui document, tranzaciile contabile asociate inserrii, modificrii sau tergerii documentului respectiv. Aceste tranzacii sunt exportate i prelucrate de modului CONTABILITATE GENERAL. Modulul GESTIUNE STOCURI utilizeaz lista de articole gestionat de modului NOMENCLATOR ARTICOLE.Utilizatorul poate selecta un articol completnd un filtru complex ce poate cuprinde mai muli parametrii: identificator, cod, tip contabil, denumire, grupa, atribute grupa. Modulul GESTIUNE STOCURI verific pentru fiecare utilizator drepturile sale de acces pe o anumit gestiune sau unitate contabil / filial i pentru o anumit operaie. Acordarea acestor drepturi ca i modificarea sau tergerea lor se realizeaz cu modulul SISTEM CENTRAL. (www.isis.ro)

8.7.2. Modulul TRENDIX Sistemul Informatic Integrat TRENDIX care rezolv n detaliu: gestiunea cantitativ i valoric a stocului; gestiunea datelor de intrare n stoc i de expirare a garaniei; gestiunea tranzaciilor de stoc (intrri, ieiri, transferuri, corecii i inventare); generarea automat a documentelor contabile: Nota de intrare recepie, Bon de consum, Aviz de expediie, Nota de transfer. vizualizarea informaiilor de baz asociate unui articol (stare inventar, tranzacii de stoc cu eviden cantitativ i valoric, procese de achiziii, furnizorii unui articol). TRENDIX STOCURI poate gestiona stocurile i magaziile n cadrul oricrui tip de societate comercial att n evidena en-gros ct i en-detail.

158

Acest proces se realizeaz prin parametrizare, aplicaia fiind adaptat astfel la specificul societii comerciale. evidena stocurilor se poate organiza pe mai multe nivele, magazii, gestiuni / depozite i tipuri articole; se pot utiliza mai multe metode de organizare a stocurilor: pre mediu ponderat sau dup preul unic de intrare; evidena stocurilor poate fi urmrit pe diverse perioade de timp (anual semestrial, trimestrial, lunar, sptmnal, zilnic sau pe ntreaga perioad de activitate); gestiunea documentelor cu regim special. Actualizare stocuri: 1. Componenta GESTIUNE-STOCURI trateaz orice articol tranzacionat i stocat n interiorul unei magazii ca produs de stoc. Aceasta permite crearea, modificarea sau tergerea precum i schimbarea codului sau a preului de list al unui articol existent. 2. Gruparea produselor dup mai multe tipuri de stocuri poate fi definit de utilizator. 3. Definirea unitilor de msur folosite pentru nmagazinarea i achiziionarea produsului. 4. Definirea unor clase echivalente de produse. MICRI STOCURI 1. GESTIUNE-STOCURI efectueaz toate operaiile de modificare a stocului din magazii. Astfel societatea comercial beneficiar poate lucra cu informaii corecte, n timp real, referitoare la cantitile existente n stoc. 2. Definirea produselor de stoc corespunde crerii unui nomenclator. a) Intrri intrrile de marf pot fi operate pe baz de comand, aviz sau factur; intrrile pe baz de aviz se pot prelua automat n momentul sosirii facturii; retururile ctre furnizor pot fi pariale sau integrale. Se pot vizualiza i/sau lista: 1. note pariale de intrare recepie (N.I.R.) att n momentul introducerii ct i pe un anumit interval de timp; 2. centralizatoare NIR-uri; 3. totaluri contare; 4. situaia valoric a importurilor att n lei ct i n valut cu posibilitatea de selecie a furnizorilor. b) Ieiri

159

 intrrile de marf pot fi operate pe baza de comand, aviz sau factur; intrrile pe baz de aviz se pot prelua automat n momentul emiterii facturii; retururile de la clieni pot fi pariale sau integrale. Se pot vizualiza i/sau lista: 1. facturi n momentul introducerii, att pe formulare tip ct i pe formulare personalizate; 2. centralizatoare facturi; 3. totaluri contare. 4. situaia ieiri-vnzri: facturi, aviz nefacturate, retur la facturi, retur la avize, facturi directe, avize directe, cu selecie pe client sau magazie/gestiune/depozit; 5. situaii n funcie de opiunea aleas de ordonare (ex. alfabetic, cantitativ, valoric); 6. rapoarte de ieiri n funcie de dat i tipuri de produse; 7. ieiri pe baz de bon de consum. c) Micri ntre gestiuni permite transferul produselor dintr-o gestiune n alta sau se creeaz magazii/gestiuni/depozite noi; se pot vizualiza i lista: micri gestiuni, centralizatoare micri ntre gestiuni. d) Micri ntre mrfuri ofer posibilitatea de a transforma un anumit produs n mai multe produse pstrnd valoarea. e) Comenzi gestionarea comenzilor de la clieni ctre furnizori cu posibilitatea de a se transforma automat n aviz, factura sau micarea ntre gestiuni (n cazul subunitilor); gestiunea manoperei de comand n funcie de serviciile solicitate, efectuate cu transformare automat n factur. f) Contracte permite evidenierea onorrii contractelor n funcie de produsele i cantitile contractate. g) Inventar se realizeaz inventarierea produselor de stoc la o anumit dat n funcie de magazie/gestiune/depozit selectat sau pe toate; diferenele ce se constat ntre scriptic i faptic pot fi nregistrate ntr-un cont implicit ales de utilizator;

160

 se pot utiliza i lista produsele inventariate conform urmtoarelor criterii: magazie/gestiune/depozit, ordonare cresctoare sau descresctoare dup cantitate plus, cantitate minus, valoare plus, valoare minus. ANALIZA STOCURI 1. Lista stocuri se obine dup mai multe criterii: data poate fi orice dat la care se dorete vizualizarea stocului; produs se poate selecta un singur produs sau toate produsele; pre n funcie de preul de intrare sau cel de ieire; %TVA se selecteaz % de TVA analizat. 2. Micri stocuri permite analiza micrilor ntr-o perioad selectat i genereaz fia de magazie, intrri, ieiri, micri de produse ntre magazii/depozite/gestiuni conform criteriilor de mai sus. 3. Stocuri fr micare lista stocului de produse ce nu prezint micri. 4. Stocuri pe furnizor lista stocului de produse detaliat n funcie de furnizor. 5. Lista clieni. 6. Lista comenzi. 7. Analiza produselor vndute de client provenite de la un anumit furnizor, ordonat n funcie de preul de intrare, adaos vnzare, cantitate. 8. Top vnzri lista produselor vndute ntr-o anumit perioad dup mai multe criterii: cantitate, valoare de vnzare, adaos comercial. 9. Top clieni lista clienilor n funcie de valoarea mrfurilor cumprate. 10. Vnzare produs pe zi. (www.trendix.ro)

161