Microsoft Project 2010

Dpto. Industria y Negocios

01/ Lectura Complementaria / MS Project

PASOS Microsoft Project 2010

COMENZAR UN PROYECTO NUEVO
El primer paso para crear una programacin consiste en abrir un nuevo archivo y designar la fecha de comienzo o fin del proyecto, as como el resto de la informacin general del proyecto. Si no escribe una fecha de comienzo o de fin, Microsoft Project utilizar la fecha actual como fecha de comienzo. 1. Haga clic en Nuevo. 2. Escriba una fecha de comienzo o de fin. Para especificar una fecha de comienzo, escriba la fecha en la que desea iniciar el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo. Para escribir una fecha de finalizacin, haga clic en Fecha de fin de proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuacin, escriba la fecha de terminacin del proyecto en el cuadro Fecha de fin.

Sugerencia: Si los planes del proyecto cambian, puede modificar la informacin en cualquier
momento haciendo clic en informacin del proyecto en el men Proyecto. Por ejemplo, si se pospone la fecha de comienzo del proyecto porque es preciso contratar a un nuevo administrador, elija informacin del proyecto para cambiar la fecha de comienzo en cuanto disponga de esa informacin.

CAMBIAR LA FECHA DE INICIO O DE FIN DEL PROYECTO

Microsoft Project calcula la fecha de fin de proyecto basndose en la fecha de comienzo especificada o calcula una fecha de comienzo basndose en la fecha de fin. Si no escribe una fecha de inicio, Microsoft Project utilizar la fecha actual como fecha de comienzo predeterminada. 1. En el men proyecto, haga clic en Informacin del Proyecto. 2. Escriba una fecha de comienzo o de fin.

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Para incluir una fecha de comienzo, escriba la fecha en la que desea iniciar el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo. Para incluir una fecha de fin, haga clic en Fecha de fin del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuacin, escriba la fecha de terminacin del proyecto en el cuadro Fecha de fin.

NOTA: No olvidar Cambiar el tiempo de trabajo.

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ESCRIBIR UNA TAREA EN EL DIAGRAMA DE GANTT

Puede crear rpidamente una lista de tareas de programacin escribiendo tareas en el campo Nombre de tarea. Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas, que constituyen la base sobre la que se construye la programacin. Puede que le resulte ms fcil escribir las tareas en el orden en el que cree que se van a realizar. 1. En la barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el campo Nombre de tarea, escriba el nombre de una tarea. 3. Presione la tecla ENTRAR

Sugerencia: Microsoft Project permite utilizar un esquema para organizar la programacin a

medida que se van especificando las tareas, aunque tambin puede esperar hasta haber definido todas las tareas del proyecto. Al crear un esquema de la programacin del proyecto se simplifica su organizacin, de forma que resulta ms sencillo crear, administrar y mantener el proyecto.

ELIMINAR UNA TAREA

1. En la barra de vistas, haga clic en diagrama de Gantt. 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desee eliminar. 3. En el men Edicin, elija Eliminar tarea.

Sugerencia: Para recuperar una tarea eliminada inmediatamente despus de su eliminacin, haga clic en Deshacer o ctrl+z. Nota: Si elimina una tarea de resumen, tambin se eliminarn todas sus subtareas. Despus de
eliminar una tarea, Microsoft Project vuelve a numerar automticamente las tareas restantes.

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AGREGAR UNA NOTA A UNA TAREA

Puede incluir notas con cada tarea para realizar un seguimiento de las suposiciones y otros datos de utilidad. Las notas pueden resultar muy tiles para recordar las expectativas que haba cuando se defini la tarea por primera vez. 1. En la barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee agregar una nota. 3. Haga en Notas de tareas 4. En el cuadro Notas, escriba el contenido de la nota.

ESTABLECER LA DURACIN DE UNA TAREA

Puede indicar el tiempo que llevar completar una tarea definiendo su duracin. Cuando especifica una tarea, Microsoft Project establece su duracin en 1 da. Si sabe que una tarea va a llevar ms o menos de un da, cambie la duracin. Una vez que establece la duracin inicial, Microsoft Project, de manera predeterminada, ajusta automticamente esa duracin cuando cambie el nmero de recursos asignados a la tarea o la cantidad de trabajo que stos realizan. Por ejemplo, si agrega recursos a una tarea, Microsoft Project reduce automticamente su duracin.

TIPOS DE DURACIONES DE TAREA

Perodo total de trabajo activo necesario para completar una tarea. Generalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo al fin de una tarea, segn est definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos. La duracin transcurrida es la cantidad de tiempo que necesitar una tarea para ser completada, tomando como base un da de 24 horas y una semana de 7 das, incluyendo das festivos o feriados y otros das no laborables. Los valores de duracin van seguidos de una abreviatura de una unidad de tiempo:

Periodo laborable Tiempo transcurrido

min minuto minst - minutos transcurridos hr hora hrst - horas transcurridas da da dast - das transcurridos sem semana semst semanas transcurridas

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CAMBIAR LA DURACIN DE UNA TAREA

Cuando se especifica una tarea, Microsoft Project asigna automticamente una duracin de un da a la tarea. Puede cambiar la duracin de la tarea para representar de forma ms precisa el tiempo que llevar. 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. En el campo de Duracin de la tarea que desee cambiar, escriba la duracin que desee. Se puede especificar la duracin utilizando minutos, horas, das o semanas. 3. Presione la tecla ENTRAR.

Sugerencia: Para programar las tareas de forma ms eficaz, especifique una duracin para cada tarea y deje que Microsoft Project calcule las fechas de comienzo y fin automticamente. Nota: Las delimitaciones pueden impedir que las tareas se vuelvan a programar al redistribuir
automticamente el proyecto. Puede escribir una fecha de comienzo o de fin y dejar que Microsoft Project calcule la duracin de la tarea de forma automtica, pero se aplicar la delimitacin No comenzar antes del o bien No finalizar antes de la tarea.

CREAR UN HITO
Un hito es una tarea sin duracin (cero das) que se utiliza para identificar sucesos significativos en la programacin, como la finalizacin de una fase importante. Si escribe una duracin de cero das para una tarea, Microsoft Project mostrar el smbolo del hito en el diagrama de Gantt al comienzo de ese da. 1. En la barra de vistas, Haga clic en el Diagrama de Gantt. 2. En el campo Duracin de tarea que desee cambiar, escriba 0 das. 3. Presione la tecla ENTRAR.

Sugerencia: Tambin puede marcar una tarea como hito sin cambiar la duracin. Haga clic en la
informacin de la tarea, haga clic en la ficha Avanzado y, a continuacin, active la casilla Marcar la tarea como hito.

DEPENDENCIA DE TAREAS
Naturaleza de las dependencias entre las tareas vinculadas. Las tareas se vinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. Por ejemplo, la tarea contactar servicios de abastecimiento debe concluir antes del comienzo de la tarea Decidir mens. Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas en Microsoft Project.

CREAR O QUITAR LOS VNCULOS DE LA TAREA

Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada. Por ejemplo, se preparan las paredes, se pintan y despus se cuelgan los relojes. Cuando especifica una tarea, Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto. Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado, se vinculan las tareas dependientes y se especifica el tiempo de dependencia que tienen. Despus Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y de fin, escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las lneas de vnculo entre las tareas dependientes.

CREAR UN VNCULO DE TAREA

En la programacin de un proyecto, las tareas pueden relacionarse entre s de diversas maneras. Una tarea que debe empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea predecesora. Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina tarea sucesora.

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Una vez decidido el orden de las tareas, puede proceder a vincular las tareas relacionadas. Por ejemplo, algunas tareas necesitarn comenzar o finalizar antes que otras. Otras tareas dependern del comienzo o fin de una tarea precedente. 1. En la Barra de vistas, haga clic en el Diagrama de Gantt. 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o ms tareas que desee vincular. 3. Haga clic en Vincular tareas.

Nota: Si vincula tareas utilizando selecciones mltiples, seleccione las tareas en el orden que desea vincularlas. De forma predeterminada, Microsoft Project crea un vnculo de tarea del tipo de fin o comienzo, de fin a fin o de comienzo a fin. QUITAR UN VNCULO DE TAREA
1. En la Barra de vistas, haga clic en el Diagrama de Gantt 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas que desee desvincular. 3. Haga clic en Desvincular tareas. Las tareas se volvern a programar en funcin de los vnculos con otras tareas o las delimitaciones.

CREAR UN VNCULO DE TAREA

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. Haga doble clic en la lnea de vnculo de las tareas que desee cambiar. 3. En el cuadro Tipo, haga clic en el vnculo entre tareas que desee.

Sugerencia: Una simple vinculacin de tipo fin a comienzo no funciona en todos los casos.
Microsoft Project proporciona otros tipos de vnculos entre tareas para que pueda definir el proyecto de manera realista. Por ejemplo, si dos tareas precisan comenzar al mismo tiempo, puede crear un vnculo de tipo comienzo a comienzo. Si las tareas deben finalizar al mismo tiempo, utilice un vnculo de fin a fin.