DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS IMPRESOS

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II. Proceso de digitalizacin de documentos: Hacia una metodologa normalizada.

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Antecedentes.
Ms de 5 aos trabajando en el proceso. Metodologa normalizada. Mejora el intercambio de informacin dentro de la red.

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Logros alcanzados:

Distribuir informacin a una mayor cantidad de usuarios de forma ordenada y lista para su uso Ofrecer un servicio descentralizado ya que la informacin llega al usuario de manera gil mediante Internet y otros medios electrnicos Reducir considerablemente el tiempo de respuesta y el costo de envo de material al disminuir el fotocopiado de documentos y su posterior envo por correo postal

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Logros alcanzados:

Garantizar la durabilidad y permanencia de los documentos a travs del tiempo Elaborar productos de informacin con valor agregado Transferir los conocimientos y prcticas de digitalizacin no a otras instituciones interesadas en esta iniciativa en el mbito regional

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Hoy da el CRID cuenta con una coleccin electrnica de ms de 12000 documentos en texto completo y disponible en nuestro Sitio WEB: http://www.crid.or.cr/

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Recursos involucrados
Recurso humano Hardware: Computadora, Escner Software: captura, tratamiento de imgenes Fotocopiadora* Espacio fsico y otros elementos ergonmicos Otros

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EL PROCESO EN DETALLE

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1.

Seleccin de los documentos

Se debe seleccionar documentos que satisfagan los niveles de demanda de los usuarios. Se debe seleccionar documentos que presenten condiciones fsicas aptas para digitalizarse. Respetar los derechos de autor.

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2. Preparacin del material para iniciar el proceso.

Proporcionar el material en las condiciones necesarias para una eficiente manipulacin. Controlar la salida y entrada de documentos al proceso.

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2. Preparacin del material para iniciar el proceso.

Preservar la integridad fsica de los documentos originales. Mejorar o mantener la calidad de su imagen. Producir copias que conserven las caractersticas originales del documento.

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3. Organizacin de la informacin y nomenclatura de los archivos.

Preparacin de la carpetas.

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3. Organizacin de la informacin y nomenclatura de los archivos.

Permite: -Mayor facilidad para la automatizacin -Facilita la ubicacin y acceso a los documentos.

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4. Escaneo

Se pretende conservar o mejorar la imagen original.

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4. Escaneo
Funciones bsicas de un software para escanear: -Seleccin del tamao a digitalizar -Definicin del tipo de imagen a obtener: Blanco y negro escala de grises colores -Resolucin de captura -Destino de la imagen -Creacin de archivos multipgina -Formato de salida

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5. Tratamiento de la imagen y conversiones

Tratamiento: edicin de la imagen
Eliminar del texto todo aquello que le reste calidad en su presentacin. Mejorar o conservar mediante las tcnicas utilizadas la imagen original. Optimizar el tamao del archivo.

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Tcnicas de edicin: texto blanco-negro

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1. Texto manchado

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2. Puntos

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3. Limpieza y reconstruccin

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4. Reconstruccin de texto

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5. Bordes sucios

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6. Centrado

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7. Reconstruccin de cuadros

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8. Texto torcido

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A PRACTICAR!

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Tcnicas de edicin: escala de grises

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1. Combinacin de tcnicas

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2. Combinacin de tcnicas + Ampliacin

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A PRACTICAR!

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Tcnicas de edicin: color

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1. Sucio

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2. Recorte de pgina

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3. Resolucin

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4. Reconstruccin de texto y color

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5. Tratamiento de la imagen y conversiones Conversiones

De TIF a PDF Imgenes en miniatura Convertir un archivo grfico a un archivo de texto

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A PRACTICAR!

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6. Preparacin del formato de presentacin del documento electrnico

Metadatos y uso de nuevas tecnologas para mejorar el acceso y recuperacin de documentos electrnicos.

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6. Preparacin del formato de presentacin del documento electrnico

COMO INTEGRAR LA INFORMACIN DE METADATOS.

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6. Preparacin del formato de presentacin del documento electrnico

GENERACION DE CONTENIDO VISIBLE

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6. Preparacin del formato de presentacin del documento electrnico

GENERACION DE CONTENIDO VISIBLE

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BENEFICIOS AL IMPLEMENTAR ESTA METODOLOGIA: Mejora la accesibilidad y recuperacin: Los documentos sern muchos ms visibles y ms relevantes para motores de bsqueda externos como Google. Normaliza el proceso del tratamiento de documentos electrnicos mejorando el intercambio y distribucin de informacin. Permite mayor disponibilidad del contenido en diferentes medios y formatos: Discos compactos, WEB, PDAs, RSS. Favorece la preservacin de la informacin al almacenar el contenido de los documentos en formatos estndares.

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Otros servicios y productos basados en la digitalizacin de documentos.

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CD temticos: permite recuperar informacin por subtemas o bien, mediante el uso de su buscador interno de fcil manejo. Asimismo, en cada uno de estos CDs el usuario tendr la oportunidad de consultar la seccin de sitios web, y una lista de contactos personales e institucionales de especialistas en el tema tratado

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Material fotogrfico: Basado en la metodologa utilizada en el procesamiento de documentos, se ha desarrollado recientemente el servicio de digitalizacin de material fotogrfico con el objetivo de poner a disposicin de los usuarios una cantidad mayor de material de calidad relacionado al tema de salud y desastres
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Material audiovisual: En forma adicional se estar implementando prximamente la digitalizacin del acervo de material audiovisual de formatos analgicos como el VHS a formatos de DVD entre otros

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Gracias!
digitalizacion@crid.or.cr

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