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1. Conceptos Bsicos 2. Crear una presentacin 3. Guardar una presentacin 4. Abrir una presentacin 5. Tipos de vistas 6. Trabajar con diapositivas 7. Las reglas y guas 8. Manejar objetos 9. Trabajar con textos 10. Trabajar con tablas 11. Trabajar con grficos 12. Trabajar con organigramas 13. Dibujar formas 14. Insertar sonidos y pelculas 15. Animaciones y transiciones
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l.
Ahora inicia el PowerPoint para ir probando lo que vayamos explicando, de esta forma aprenders mejor el manejo de este programa. Para que te sea fcil el seguir la explicacin al mismo tiempo que tienes abierto el programa te aconsejamos que combines dos sesiones. Compaginar sesiones PowerPoint. Aqu te explicaremos cmo conseguir tener la pantalla dividida en dos partes, una con la sesin deI curso y otra con el PowerPoint2007.
> Se supone que tienes abierta la sesin con el curso. > Abrir la sesin de PowerPoint2007 sin cerrar la ventana del navegador. > Pulsar con el botn derecho sobre cualquier parte vaca de la barra de tareas, en la parte inferior de
la pantalla.
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> Una vez tenemos las dos sesiones con el tamao adecuado basta hacer clic con el ratn para pasar de la una a la otra. Para volver a dejar las ventanas con su tamao normal, hacer clic en el botn Maximizar del navegador o en el de PowerPoint 2007 Tambin puedes probar con Mosaico horizontal y elegir la que ms te guste. Esto va bien con monitores grandes (de 17" o ms), con monitores pequeos quizs prefieras dejar las ventanas con su tamao normal e ir pasando de una a otra presionando las teclas Alt + tabulador (manteniendo pulsada Alt, presionar la tecla tabulador). La pantalla inicial
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veremos ms adelante. La parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que formarn la presentacin. Una diapositiva no es ms que una de las muchas pantallas que forman parte de una presentacin, es como una pgina de un libro.
Las Barras
La barra de ttulo
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Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos una presentacin nueva se le asigna el nombre provisional Presentacin 1, hasta que la guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar. La barra de acceso rpido La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales como Guardar, Deshacer o Repetir. Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona los comandos que quieras aadir.
Haz clic en Ms comandos para ver un listado de todos los disponibles en PowerPoint 2007. Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir acciones que iremos viendo a lo largo del curso:
La Banda de Opciones
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La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes elementos que se pueden crear en PowerPoint. Puedes acceder a todas las acciones utilizando estas pestaas. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acceso rpido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con PowerPoint. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn. Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si la De y Las que El si
haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, barra se minimizar para ocupar menos espacio. esta forma slo muestra el nombre de las pestaas las opciones quedarn ocultas. opciones volvern a mostrarse en el momento en el vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa. rea de esquema muestra los ttulos de las diapositivas que vamos creando con su nmero e incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura seleccionamos su pestaa. Al seleccionar una diapositiva en el rea de esquema aparecer inmediatamente la diapositiva en el rea de trabajo para poder modificarla.
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El rea de notas ser donde aadiremos las notas de apoyo para realizar la presentacin. Estas notas no se ven en la presentacin pero si se lo indicamos podemos hacer que aparezcan cuando imprimamos la presentacin en papel. Cmo cerrar PowerPoint Para cerrar PowerPoint, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
de la barra de ttulo.
> Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4. > Hacer clic sobre el Botn Office y elegir la opcin Salir de PowerPoint. Si lo que queremos es
cerrar la Presentacin actual sin cerrar el programa haremos:
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> Despliega el Botn Office. > Selecciona la opcin Nuevo. > En el cuadro de dilogo Nueva presentacin haz doble clic sobre Presentacin en blanco o
seleccinala y pulsa el botn Crear. As es como te puede quedar una presentacin en blanco. Tienes una diapositiva y dos cuadros de texto para aadir un ttulo y aadir un subttulo.
A partir de ah tendremos que dar contenido a las diapositivas, aadir las diapositivas que hagan falta y todo lo dems. A continuacin veremos cmo crear una Presentacin con una de las plantillas que incorpora el propio PowerPoint. Las plantillas son muy tiles porque generan y permiten organizar las diapositivas que puede necesitar nuestra presentacin.
Crear una Presentacin con una Plantilla Para crear una presentacin con una plantilla sigue estos pasos:
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Esto es un ejemplo de lo que se puede hacer con esta plantilla, a partir de aqu deberemos ir aadiendo nuevas diapositivas predefinidas donde colocaremos nuestro propio contenido utilizando la apariencia de esta plantilla. Siempre podrs buscar ms plantillas desde la caja de texto del cuadro de dilogo Nueva presentacin:
Las plantillas que descargues se almacenarn en la categora Plantillas instaladas. Tambin podrs encontrar ms plantillas en la pgina oficial de Office o buscndolas en Internet.
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> Despliega el Botn Office y selecciona la opcin Opciones de PowerPoint. > Haz clic sobre la categora Guardar de la ventana Opciones de PowerPoint.
Activa la casilla Guardar informacin de Autorrecuperacin cada y despus indica cada cuntos minutos quieres que guarde el archivo. Por ltimo pulsa Aceptar. En esta pestaa tambin muy til es la Ubicacin de archivo predeterminada. Ah ponemos el nombre de la carpeta donde guarda por defecto los archivos, es la carpeta que aparece en el cuadro Guardar en de la ventana Guardar como.
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De la lista desplegable Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual queremos guardar la presentacin. Tambin podemos crear una nueva carpeta con este carpeta que figure en el campo Guardar en. icono , la carpeta se crear dentro de la
Despus en la casilla Nombre de archivo introduciremos el nombre con el cual queremos guardar la presentacin y por ltimo pulsaremos en el botn Guardar. Si por algn motivo queremos guardar la presentacin con otro formato para que pueda ser abierta por otra aplicacin, como por ejemplo PowerPoint 97-2003, desplegaremos la lista de Guardar como tipo: y seleccionaremos el formato adecuado de la lista desplegable. Si el tipo de formato que seleccionamos es Presentacin se guardar la presentacin con la extensin pptx. Si no es la primera vez que guardamos la presentacin y pulsamos en el botn de guardar de la barra de acceso rpido o seleccionamos la opcin Guardar del Botn Office no nos aparecer la ventana que hemos mostrado anteriormente, guardar los cambios sin preguntar. Si queremos guardar una presentacin con otro nombre (por ejemplo queremos crear una nueva presentacin utilizando una presentacin que ya tenemos) desplegaremos el Botn Office y seleccionamos la opcin Guardar como, entonces aparecer la misma ventana que cuando pulsamos por primera vez en el
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Guardar una Presentacin como Pgina Web Para guardar una presentacin como pgina Web y as poder verla con un navegador, despliega el Botn Office y haz clic en la opcin Guardar como. Al seleccionar esta opcin nos aparecer la misma ventana que hemos estado viendo hasta ahora. La diferencia en esta caso reside en que deberemos seleccionar el tipo Pgina Web o Pgina Web de un solo archivo para poder guardar nuestra presentacin como un archivo que pueda ser visualizado con un navegador.
De la lista desplegable de Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual queremos guardar la presentacin, despus en la casilla de Nombre de archivo introduciremos el nombre con el cual queremos guardarla y por ltimo pulsaremos en el botn Guardar. El guardar una presentacin como pgina Web es igual que guardarla con la opcin Guardar, nicamente cambia el formato con el cual se guarda la presentacin. Personalizar la publicacin de una presentacin Ahora veremos cmo podemos controlar y personalizar algunos parmetros de la publicacin de una presentacin. Para poder personalizar la publicacin de la presentacin deberemos hacer clic en el botn Publicar del cuadro de dilogo Guardar como antes de guardar el archivo. Aparecer la siguiente ventana:
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En esta ventana podemos elegir qu partes de la presentacin queremos publicar (la presentacin completa o bien un rango de diapositivas, por ejemplo de la 5 a la 10). Si no queremos que aparezcan en la pgina las notas del orador debemos desmarcar la casilla Mostrar notas del orador. Tambin podemos indicar qu exploradores admitimos para ver la presentacin. Por ltimo podemos indicar el nombre y ruta de la pgina web que contendr la presentacin. Si queremos utilizar otro nombre para la pgina diferente del de la presentacin en PowerPoint pulsaremos en el botn Cambiar... y escribiremos el nuevo nombre. Si queremos cambiarla de lugar pulsaremos en Examinar... e indicaremos la nueva ruta. Una vez indicados todos los parmetros pulsaremos en el botn Publicar. Podemos tambin refinar la publicacin haciendo clic en el botn Opciones Web... , se abrir la ventana que te mostramos a continuacin:
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Este tipo de vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el orden de aparicin, orden que como podrs ver aparece junto con cada diapositiva. Con este tipo de vista tenemos una visin ms global de la presentacin, nos permite localizar una diapositiva ms rpidamente y es muy til para mover, copiar o eliminar las diapositivas, para organizar las diapositivas.
con
La vista Presentacin con diapositivas reproduce la presentacin a partir de la diapositiva seleccionada, con este tipo de vista podemos apreciar los efectos animados que hayamos podido insertar en las distintas diapositivas que forman la presentacin.
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Tambin puedes pulsar en el botn que aparece debajo del rea de esquema o pulsar la tecla F5. Para salir de la vista presentacin pulsa la tecla ESC. Moverse por la vista presentacin En la vista presentacin vemos cmo se ejecuta la presentacin. La ejecucin empieza en la diapositiva donde estbamos cuando hemos dado la orden de pasar a vista presentacin. A continuacin te mostramos las teclas que puedes utilizar para llevar a cabo las acciones ms tiles cuando estamos en vista presentacin. No hace falta que te las aprendas todas, adems si tienes alguna duda puedes presionar F1 durante la presentacin con diapositivas para ver una lista de esas teclas. En este punto hemos incluido las acciones bsicas.
TECLAS S o INTRO o AV PG o FLECHA DERECHA o FLECHA ABAJO o BARRA ESPACIADORA o CLIC con el mouse A o RE PG o FLECHA IZQUIERDA o FLECHA ARRIBA o RETROCESO nmero+INTRO 1+INTRO o presionar los dos botones del mouse durante 3 segundos ESC o CTRL+PAUSA o GUIN MAYS+F10 o hacer clic con el botn derecho del ratn
Ejecutar la animacin anterior o volver a la diapositiva anterior Ir a diapositiva nmero Volver a la primera diapositiva
El zoom permite acercar o alejar las diapositivas en la vista en la que nos encontremos. Para aplicar el zoom a las diapositivas sitate primero en la diapositiva sobre la cual quieres que se aplique el zoom y despus selecciona la pestaa Vista y selecciona la opcin Zoom. Una vez seleccionada esta opcin se desplegar una ventana como la que te mostramos a continuacin. En esta ventana seleccionamos el porcentaje de zoom que queremos aplicar a las vistas.
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Aqu te mostramos un ejemplo de cmo puedes aplicar el zoom a las diapositivas del rea de esquema. Como puedes apreciar las diapositivas que aparecen en el rea de esquema han aumentado su tamao, han pasado del 33% de zoom que tenan aplicado al 150%. Lo mismo podemos hacer con las dems reas de trabajo, lo nico que hay que hacer es situarse antes en el rea al cual queramos aplicar el zoom.
para ajustar el zoom de modo que se vea el contenido completo de la vista en ventana con la que estamos trabajando. Puedes acceder a esta opcin
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> Pulsa en el botn Nueva diapositiva que se encuentra en la pestaa Inicio. > Bien utiliza las teclas Ctrl + M para duplicar la diapositiva seleccionada.
Una vez realizado esto podrs apreciar que en el rea de esquema aparece al final una nueva diapositiva. Si tienes una diapositiva seleccionada inserta la nueva despus de esta. Como puedes ver en la imagen de la derecha, si hacemos clic en la flecha que se encuentra bajo el botn Nueva diapositiva, podremos elegir su diseo o tema.
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Si prefieres utilizar el men contextual, haz clic sobre la diapositiva que quieres copiar con el botn derecho (sabrs qu diapositiva tienes seleccionada porque alrededor de ella aparece un marco de color). Cuando se despliegue el men contextual selecciona la opcin Copiar. Despus haz clic con el botn derecho del ratn sobre la diapositiva detrs de la cual se insertar la diapositiva a copiar. Por ltimo selecciona del men contextual la opcin Pegar. Otra forma de hacerlo es a travs de las teclas, para ello en vez de utilizar el men contextual para copiar y pegar utiliza las teclas CTRL + C (copiar) y CTRL + V (pegar). Para copiar una diapositiva en la vista clasificador de diapositivas sigue los mismos pasos que acabamos de describir anteriormente. Si quieres copiar ms de una diapositiva seleccinalas manteniendo pulsada la tecla CTRL, si las diapositivas estn consecutivas puedes seleccionarlas manteniendo pulsada la tecla SHIFT y seleccionando la ltima diapositiva. Una vez seleccionadas sigue los mismos pasos de copiar, posicionar y pegar.
Duplicar una diapositiva Otra forma de copiar una diapositiva es duplicndola, la diferencia es que duplicar sirve para copiar una diapositiva en la misma presentacin mientras que con copiar puedes copiar la diapositiva en otra presentacin.
Para duplicar primero selecciona las diapositivas a duplicar. Una vez seleccionadas puedes duplicarlas de varias formas, elige la que ms cmoda te resulte:
Hazlo desde la banda de opciones desplegando el men Nueva diapositiva y seleccionando la opcin Duplicar diapositivas seleccionadas.
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Para mover una diapositiva estando en el rea de esquema pulsa con el botn izquierdo del ratn sobre y sin soltarlo arrstralo hasta la posicin donde quieras moverla, una vez situado suelta el botn y automticamente la diapositiva se desplazar y se reenumerarn todas las diapositivas.
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Eliminar diapositivas Selecciona las diapositivas a eliminar, si estn consecutivas puedes seleccionarlas manteniendo pulsada la tecla SHIFT y seleccionando la ltima diapositiva, en cambio si no estn unas al lado de otras mantn pulsada la tecla CTRL para seleccionarlas. Una vez seleccionadas puedes eliminarlas de varias formas, elige la que ms cmoda te resulte:
Desde la pestaa Inicio y seleccionando la opcin Eliminar. Otra forma de eliminar diapositivas es utilizando el men contextual que aparece al pulsar sobre una diapositiva con el botn derecho y seleccionando Eliminar diapositiva. La ltima forma de eliminar es pulsando la tecla SUPR.
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La Cuadrcula La cuadrcula est formada por lneas que dividen la diapositiva en secciones, creando pequeos cuadrados, tales que nos ser ms fcil situar los objetos de forma alineada en la diapositiva. La cuadrcula no aparece al imprimir o al visualizar la
presentacin. Para mostrar la cuadrcula, marca la opcin Lneas de cuadrcula en la pestaa Vista (junto a la opcin Reglas). Este ser el resultado:
Podemos modificar las propiedades de la cuadrcula, haciendo clic derecho sobre la diapositiva, y eligiendo Cuadrcula y guas en el men contextual. Se muestra una ventana como esta.
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Si quieres que se visualice la cuadrcula marca la opcin Mostrar cuadrcula en la pantalla. Tambin podemos hacer que los objetos se ajusten a la cuadrcula o/y a otros objetos de la diapositiva, para ello tienes que activar la casilla correspondiente ("objetos a la cuadrcula" o/y "objetos a otros objetos"). Ajustar objetos a la cuadrcula hace que cuando colocamos un objeto en la diapositiva, ste se coloque en el punto de la cuadrcula ms cercano. El cuadro Configuracin de la cuadrcula nos permite definir el tamao de las celdas que forman la cuadrcula. Cuanto ms grande sea el tamao del espaciado, menos precisin tenemos para colocar los objetos en la diapositiva pero ser ms fcil colocar los objetos alineados. Podemos hacer que estos cambios se conviertan en predeterminados, es decir, podemos hacer que las diapositivas siempre aparezcan con las guas y las cuadrculas, para ello pulsaremos en el botn Establecer como predeterminado. Las Guas Las guas no son ms que unas lneas discontinuas que dividen la diapositiva en cuatro secciones iguales, de esta forma podemos conocer el centro de la diapositiva y repartir la informacin mejor. Estas guas son imaginarias ya que no aparecern al imprimir o visualizar la presentacin. Para mostrar las guas despliega el men contextual, haciendo clic derecho sobre la diapositiva, y selecciona la opcin Cuadrcula y guas. Aparecer una ventana como la que te mostramos. Si quieres que se visualicen las guas marca la opcin Mostrar guas de dibujo en la pantalla. El resultado es el siguiente:
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El marco tomar un aspecto diferente como el que te mostramos a continuacin Para quitar la seleccin haz clic en cualquier parte fuera del marco. Si tienes que seleccionar varios objetos mantn pulsada la tecla SHIFT (maysculas) y con el ratn selecciona los objetos. Si quieres dejar de seleccionar uno de los objetos que tienes seleccionados manteniendo pulsada la tecla CTRL selecciona el objeto que quieras quitar de la seleccin. Copiar Objetos Para copiar un objeto de una diapositiva tenemos que seguir los siguientes pasos: Primero seleccionar el objeto haciendo clic sobre l hasta que el marco tome este aspecto:
Puedes seleccionar varios a la vez si lo deseas como hemos visto en el punto anterior.
Luego dar la orden de copiar. Esto lo podemos hacer de varias formas: Con las teclas (Ctrl + C), Con la opcin Copiar del men contextual (clic con el botn derecho del ratn), Con el icono de la banda de opciones.
A continuacin posicionarse en la diapositiva donde queremos pegar el objeto. Podemos copiar el objeto en la misma diapositiva o en otra. Para cambiar de diapositiva utiliza el rea de esquema.
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> con las teclas (Ctrl + V), > con la opcin Pegar del men contextual (clic con el botn derecho del ratn),
de la banda de opciones.
Vers que en la diapositiva aparecer el nuevo objeto pero lo ms probable es que se site encima del objeto que has copiado por lo que tendrs que moverlo hasta su posicin definitiva. Esto lo vemos en el siguiente apartado. La accin copiar duplica el objeto, ya que ahora tenemos dos objetos iguales.
Duplicar Objetos
Si queremos copiar el objeto en la misma diapositiva podemos utilizar el mtodo de duplicar objetos que consiste en hacer una copia exacta del objeto u objetos que tenemos seleccionado/s. Para duplicar un objeto primero tienes que seleccionarlo, despus desplegar el men Pegar de la pestaa Inicio y seleccionar la opcin Duplicar. Tambin puedes utilizar las teclas Ctrl+Alt+D. Al duplicar el objeto aparece su copia casi encima. A continuacin te mostramos un ejemplo de cmo quedara la diapositiva al duplicar un objeto. Como puedes ver encima del objeto original aparece la nueva copia. Si quieres cambiarla de lugar solo tienes que seleccionarla y desplazarla hasta el lugar que quieras. Eso te lo explicamos en la siguiente pgina...
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Mover cortando. Si quieres mover un objeto de una diapositiva a otra tendrs que seleccionar el objeto haciendo clic sobre el marco, pulsar Ctrl + X para cortar el objeto, despus situarte en la diapositiva a la que quieres mover el objeto y finalmente pulsar Ctrl + V para pegar el objeto. En este caso el objeto habr desaparecido de su posicin original. Esto lo puedes hacer tambin con las opciones Cortar y Pegar de la pestaa Inicio y del men contextual. Si nosotros movemos un grfico de una diapositiva a otra es posible que en la diapositiva original quede una seccin reservada a insertar un contenido aunque ste lo hayamos quitado.
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Si prefieres girar el objeto libremente slo tendrs que hacer clic sobre unos puntos verdes que aparecen alrededor del objeto (son puntos que se pueden arrastrar con lo cual giraremos el objeto), en la punta del puntero del ratn aparece una flecha en forma de circunferencia, sitate sobre el punto verde que quieras y despus arrastra el ratn hacia la posicin que tu deseas y vers como la figura gira, una vez conseguido el giro deseado suelta botn izquierdo del ratn.
el
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Distribuir objetos Dentro de una diapositiva consiste en desplazar los objetos para que haya la misma distancia entre ellos bien sea distancia horizontal o vertical. Alinear objetos consiste en hacer que todos se ajusten a una misma lnea imaginaria. En los dos casos hay que seleccionar primero los objetos y desplegar el men Alinear de la pestaa Formato. Despus elegimos el tipo de alineacin o distribucin que deseamos de la lista siguiente. Podemos marcar la casilla Alinear a la diapositiva si queremos que la alineacin se haga en funcin de la diapositiva y as los objetos de la diapositiva y la diapositiva guarden la misma distancia. A continuacin te mostramos unos ejemplos de cmo quedan los objetos al alinearlos o al distribuirlos. Ejemplo Distribuir Objetos
Como podrs observar ahora tenemos la misma distancia desde el lateral izquierdo a la flecha grande, de la flecha grande a la flecha pequea y esta a su vez con el cuadrado. Como tenamos la opcin Alinear a la diapositiva activada, los laterales de la diapositiva tambin se han tenido en cuenta.
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En este ejemplo hemos alineado los objetos a la parte Inferior. La flecha pequea se ha situado en la misma horizontal que la grande y que el cuadro. En este caso no tenamos la opcin Alinear a la diapositiva.
Ordenar objetos En PowerPoint al igual que en Word puede suceder que insertes varios objetos unos encima de otros (por ejemplo insertar una imagen y despus insertar un rectngulo) y que alguno de ellos oculte al otro, para gestionar ese tema PowerPoint incorpora la opcin ordenar que te permitir mover los objetos a planos distintos por ejemplo traer a primer plano un objeto que estaba detrs de otro y que por eso no se vea. Para ordenar objetos primero tienes que seleccionar el objeto al que quieras cambiar su orden. Una vez seleccionado haz clic en la pestaa Formato y despliega una de los dos mens: Traer al frente o Enviar al fondo. A continuacin selecciona el tipo de orden que quieras realizar. Si seleccionas la opcin Traer al frente el objeto que tengas seleccionado pasar a ser el primero por lo que si los pones encima de otro este objeto tapar a los que tiene debajo. Si seleccionas la opcin Traer adelante el objeto que tengas seleccionado pasar una posicin hacia adelante. Si seleccionas Enviar al fondo este objeto pasar a ser el ltimo por lo que cualquier objeto que haya encima de l lo tapar. Si seleccionas Enviar atrs este objeto pasar una posicin atrs.
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Puedes esconder los objetos haciendo clic en su correspondiente botn. Con los botones Mostrar todo y Ocultar todas esconders o volvers a mostrar todos los elementos.
Puedes cambiar su nombre para reconocerlos mejor haciendo clic sobre su texto o seleccionndolos y pulsando la tecla F2. Eliminar objetos -Para borrar un objeto tienes que seleccionar el/los objeto/s a eliminar manteniendo pulsada la tecla SHIFT. Despus los puedes borrar pulsando la tecla SUPR. Con esto eliminars texto, grficos, imgenes, etc pero la seccin reservada a estos objetos se mantiene aunque vaca: Si quieres tambin borrar estas secciones tienes que pulsar nuevamente SUPR. Vamos a aprovechar para nombrar dos acciones que son muy tiles, sobre todo cuando estamos eliminando. Los comandos deshacer y rehacer, estos comandos sirven para deshacer (o rehacer) la ltima operacin realizada.
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Del mismo modo que para deshacer, ponemos rehacer varias operaciones marcndolas de la lista desplegable asociada al botn.
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Antes de insertar texto en una diapositiva es conveniente seleccionar un patrn adecuado al contenido que vayamos a introducir, por eso es conveniente que antes seleccionemos uno de los diseos que PowerPoint nos ofrece para facilitarnos la tarea. Una vez seleccionado el diseo sigue estos pasos para aadir texto: Haz clic en el recuadro de la diapositiva en el cual quieras insertar el texto, automticamente el texto que apareca (Haga clic para agregar titulo) desaparecer y aparecer el punto de insercin. Empieza a insertar el texto. Cuando hayas terminado de introducir el texto haz clic con el ratn en otra parte de la diapositiva o pulsa la tecla ESC dos veces. Aadir texto nuevo
Es posible que con los textos de esquema que incorporan las plantillas de PowerPoint no sea suficiente por lo que tendrs que insertar nuevos cuadros de texto para aadir ms contenido a la diapositiva. Para aadir un nuevo cuadro de texto haz clic en el botn Cuadro de texto de la pestaa Insertar. Vers como el cursor toma este aspecto +, donde quieras insertar el nuevo cuadro de texto haz clic con el botn izquierdo del ratn, mantenindolo pulsado arrstralo para definir el tamao del cuadro de texto y sultalo cuando tengas el tamao deseado. Dentro del cuadro tienes el punto de insercin que te indica que puedes empezar a escribir el texto. Introduce el texto.
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En el cuadro No se encontr: aparecer la palabra que PowerPoint piensa que est mal escrita. Abajo aparece una lista de sugerencias. Elige la que creas que es la correcta en tu caso haciendo clic sobre ella, despus pulsa en el botn Cambiar para que remplace la palabra actual por la seleccionada. Si pulsas en Cambiar todas hars que remplace la palabra actual por la seleccionada en toda la diapositiva. Pulsar Omitir o Omitir todas equivale a pasar por alto esa palabra en la revisin ortogrfica. Esto se utiliza por ejemplo para nombres de personas. Nombres que no se encuentran en su diccionario pero que consideramos correctos. Agregar equivale a agregarla al diccionario personal. Esta opcin se utiliza para aadir a nuestro diccionario palabras especficas que no estn el diccionario pero que son correctas y queremos que las considere correctas. Cambiar el aspecto de los textos
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Primero tienes que seleccionar el texto al que quieres cambiarle el aspecto. Para abrir el cuadro de dilogo hacemos clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin. Se abrir una ventana similar a la que te mostramos a continuacin:
En la seccin Fuente para texto latino: selecciona de la lista el tipo de letra que quieras aplicar. Tambin lo puedes hacer desde la barra de formato con
En Estilo de fuente: indcale si quieres que sea cursiva (Ejemplo texto cursivo) texto con negrita) negrita y cursiva (Ejemplo texto negrita cursiva), etc.
, negrita (Ejemplo
En Tamao selecciona las dimensiones de la letra (Ejemplo, Ejemplo, Ejemplo) o desde tamao. Tambin utilizar los botones para aumentar o disminuir el tamao de la letra. Podemos aplicar otros efectos como puede ser el subrayado, con sombras, relieve, etc. Estos efectos podrs combinarlos a tu gusto. Tambin es posible cambiarles el color a los textos, para ello de la lista desplegable Color de fuente selecciona el que ms te guste, si de la lista que aparece no te gusta ninguno, pulsa en el botn Ms colores, aparecer la ventana que te mostramos a continuacin y de la pestaa Estndar selecciona el que ms te guste. Una vez seleccionado el color deseado pulsa Aceptar. Esto lo puedes hacer tambin desde la barra de formato con el icono Utiliza la pestaa Espaciado entre caracteres o el botn - para establecer la separacin entre cada letra o carcter). Alineacin de prrafos Alinear un prrafo es distribuir las lneas que lo componen respecto a los mrgenes del cuadro del texto.
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Al igual que puedes aumentar la sangra tambin puedes reducirla con el botn Disminuir Sangra ?~ . A la derecha te mostramos una diapositiva en la que se ha aplicado una sangra al texto. Numeracin y vietas El funcionamiento de la numeracin y las vietas es similar a las sangras, nicamente cambia que en las numeraciones y vietas adems de aplicar una sangra, se le aaden smbolos o nmeros delante del prrafo. Las numeraciones son muy tiles para crear un ndice tpico. Cuando desarrollemos el tema dentro de la leccin incluiremos la numeracin que le corresponde respecto al ndice. Si quieres saber cmo manejar la numeracin y las vietas sigue estos pasos: Primero te aconsejamos escribir el texto sin sangra ni numeracin. Despus aplica al texto la sangra que corresponda. Para ello utiliza los botones de la seccin Prrafo de la pestaa Inicio. Si quieres aplicar una numeracin pulsa en su botn anlogo:
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Selecciona el estilo que ms te guste haciendo clic sobre l, en nuestro caso por ejemplo hemos seleccionado
Incluso podemos utilizar otras imgenes seleccionando la opcin Numeracin y vietas al pie del listado y haciendo clic en el botn Imagen... o utilizar otros smbolos pulsando en el botn Personalizar... de este cuadro de dilogo:
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Personalizar Vietas Ahora veremos cmo podemos crear nuestro propio estilo de vietas. Despliega un men de Formato de vietas y selecciona la opcin Numeracin y Vietas.... Haz clic sobre la pestaa Con vietas. Puedes definir el color del smbolo eligindolo de la lista desplegable Color: Puedes
definir el tamao de la vieta en Tamao: Pulsando el botn Imagen... podrs elegir entre otras imgenes, o importar cualquier otra. Para elegir como vieta un smbolo pulsa en el botn Personalizar..., aparecer una ventana similar a la que te mostramos a continuacin: Elige una fuente. Segn el tipo de fuente tenemos diferentes juegos de caracteres. Una vez encontrado el smbolo que quieres utilizar como vieta, seleccinalo y pulsa Aceptar.
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Como puedes ver la combinacin de filas (Horizontal) y columnas (Vertical) generan unos cuadrados que reciben el nombre de celdas. La tabla del ejemplo tiene cuatro filas y tres columnas. En las celdas es donde insertamos el texto. La celda que se encuentra en la fila 1 columna 2 tiene el siguiente contenido: 2 Celda. Crear una tabla Para insertar una tabla en una diapositiva sigue estos pasos: Despliega el men Tabla de la pestaa Insertar. ^Si lo haces a travs de la opcin Insertar tabla te aparecer una ventana en la que podrs indicar el nmero de columnas y filas.
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Insertar filas o columnas Al igual que podemos eliminar filas y columnas tambin podemos insertar nuevas filas o columnas en una tabla que ya tenemos creada y que por cualquier motivo tenemos que ampliar. Para insertar una nueva fila primero tenemos que saber a qu altura de la tabla queremos insertarla, despus nos situaremos en alguna celda de la fila ms proxima al lugar donde queremos insertar la nueva fila, a continuacin utilizaremos las opciones Insertar filas en la parte inferior (por debajo de la fila en la que nos encontramos) o Insertar filas en la parte superior (por encima de la fila en la que nos encontramos). Para insertar una nueva columna el proceso es similar. Sitate en la columna ms cercana al lugar donde quieras insertar la nueva columna, despus selecciona una opcin de la pestaa Presentacin: Insertar columnas a la izquierda o Insertar columnas a la derecha segn donde quieras situar la nueva columna. Bordes de una tabla
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> Selecciona una celda o celdas. > Despliega la opcin Sombreado de la pestaa Diseo. > Despliega una de las opciones, por ejemplo, Degradado. > De la lista desplegable selecciona Ms degradados. > Se abrir este cuadro de dilogo:
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Desde este cuadro de dilogo podemos establecer el tipo de fondo que vamos a disear. Puedes elegir entre varios tipos de rellenos, colores o incluso establecer Transparencia. Tambin puedes cambiar el estilo y color de los bordes seleccionando las diferentes categoras en la parte izquierda de la derecha.
Combinar o dividir celdas Combinar celdas consiste en convertir 2 o ms celdas en una sola por lo que dejar de haber borde de separacin entre una celda y otra ya que sern una sola. Esto nos puede servir por ejemplo para utilizar la primera fila para escribir el ttulo de la tabla. En este caso habra que combinar todas las celdas de la primera fila en una sola. Mientras que dividir celdas consiste en partir en dos una celda. > Para combinar celdas tienes que seleccionar las celdas que quieres combinar, despus pulsa en el botn Combinar celdas de la pestaa Presentacin. > Para dividir una celda en dos elige la celda que quieres dividir y pulsa en el boton Dividir celdas.
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En la lista de la izquierda selecciona el tipo de grfico que te gusta, inmediatamente te aparecern unos subtipos de grficos en la zona de la derecha de la ventana que estn relacionados con el tipo genrico que has elegido anteriormente. Selecciona el grfico que ms te guste, pero te aconsejamos que si quieres que te sea de utilidad busca grficos que permitan representar y captar la informacin fcilmente. PowerPoint insertar el grfico en la diapositiva y te mostrar la hoja de datos de ejemplo que contiene las cantidades que se representan en el grfico.
Ten en cuenta que PowerPoint utiliza Excel para crear los grficos, por lo que puedes utilizar todas sus caractersticas para su creacin.
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Este dibujo es la representacin de la hoja de datos que te hemos mostrado anteriormente. Una vez insertado el grfico es muy fcil de modificar los datos de la hoja de datos, nicamente sitate sobre la celda que quieras modificar e inserta el nuevo valor que inmediatamente vers representado en la grfica.
Modificar el tipo de grfico Como podrs apreciar cuando ests trabajando con un grfico en la barra de herramientas estndar aparecen nuevos botones como pueden ser estos que te mostramos y que iremos explicando a lo largo del tema.
Haciendo clic en el botn Editar datos se abrir la ventana de Excel de nuevo para que puedas modificar los datos introducidos. Utiliza las opciones de Diseo rpido para decidir con unos pocos clics aspectos relativos a tu grfico. Tambin puedes cambiar sus colores desde el desplegable Estilos de diseo. Para modificar el tipo de grfico hemos de hacer clic enel botn Cambiar tipo de grfico de la pestaa Diseo, se abrir de nuevo el cuadro de dilogo de seleccin de Grfico y podrs cambiar su apariencia. A continuacin te mostramos una imagen de cmo queda el grfico que anteriormente te habamos mostrado al cambiar el tipo de grfico a circular.
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Opciones de diseo Puede utilizar los botones de la seccin Etiquetas de la pestaa Presentacin para ocultar o mostrar etiquetas del grfico, como por ejemplo la leyenda, el ttulo, los rtulos de los ejes, etc...
Incluso puedes mostrar la Tabla de datos para que quede algo as:
Cuando tenemos la ventana de Excel abierta se nos activa una opcin muy til, Cambiar entre filas y columnas:
Al utilizar esta opcin permutamos las columnas por las filas dando como resultado lo que puedes ver en las siguientes imgenes:
Si quieres que en el grfico aparezcan unas lneas horizontales y/o verticales para interpretar mejor los valores representados, pulsa en los botones de la seccin Ejes de la pestaa
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Si quieres modificar el color o estilo de alguna de las series que componen el grfico (una de las barras que se representan en el grfico, el rea del grfico, etc.) primero seleccinala en la seccin Seleccin actual o haciendo clic directamente sobre ella en el grfico. Luego aplica los cambios de color o de estilo que prefieras utilizando las opciones correspondientes. Para eliminar un grfico haz clic sobre l y pulsa SUPR.
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Selecciona el tipo de diagrama que ms se adapte a tus necesidades y pulsa Aceptar. Una vez insertado el organigrama aparecen las nuevas pestaas de organigramas Diseo y Formato: A travs de esta barra podrs controlar todas las operaciones que
puedes realizar con el organigrama. Agregar forma te permite insertar una nueva rama o un nuevo nivel en el organigrama. En Diseo podrs controlar la mayora de aspectos relacionados con los niveles y ramas del organigrama. Estas opciones variarn en funcin del tipo de diagrama que utilicemos. Utiliza el desplegable Diseos para cambiar el organigrama y seleccionar uno de la misma familia, en este caso muestra todos los organigramas pertenecientes a la categora Jerarqua.
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Para aadir nuevos cuadros en un mismo nivel tienes que situarte en el cuadro del nivel dnde vas a insertar el nuevo cuadro teniendo siempre en cuenta que PowerPoint aadir el nuevo cuadro a la derecha del cuadro seleccionado. Despus en la pestaa Diseo despliega el men Insertar Forma y selecciona la opcin Agregar forma delante o Agregar forma detrs, segn la posicin que quieras que tome.
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Agregar relaciones en el organigrama (cont) Para aadir un ayudante tienes que situarte donde quieres insertar la nueva rama y despus en la pestaa Diseo desplegar el men Insertar Forma y seleccionar Agregar asistente.
Organizar los elementos de un diagrama PowerPoint te permite modificar la posicin de las ramas que dependen de un cuadro, por ejemplo le podemos decir que todos los cuadros que dependan del que tenemos seleccionado se siten a la izquierda, etc. Para modificar el Diseo tienes que seleccionar el cuadro que quieras y despus desplegar el men Diseo de la pestaa Diseo.
Si seleccionas Dependientes a la izquierda por ejemplo te aparecer algo similar a lo que te mostramos a continuacin. Pgina 53 de 63
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en la pestaa
^La seccin Lneas, nos permite dibujar lneas rectas, curvas, flechas. Estas lneas tambin pueden ser conectores. Si acercamos un conector a otra forma, aparecen unos puntos rojos. Uniendo ah el conector, este permanece unido aunque desplacemos la forma.
En Lneas tambin disponemos de las herramientas de dibujo forma libre y mano alzada. ^La ltima seccin corresponde a los Botones de accin. Al insertar una de estas formas, podremos elegir, por ejemplo, que al pulsar sobre el botn vaya a una determinada diapositiva, o ejecute un programa.
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se
Moviendo el rombo amarillo, modificamos la figura, pero de forma independiente para cada tipo de forma. Por ejemplo, puede agudizar la punta en alguna flecha o modificar la curvatura de la boca si incluimos una forma de cara.
Si la forma seleccionada est compuesta por varias formas, podemos modificarlas independientemente pulsando el icono Modificar puntos, en la pestaa Formato. Esta opcin no est disponible en formas que no sean libres (las que tienen el rombo amarillo), y para poder hacerlo, primero debemos pulsar en Convertir a forma libre. Al Modificar los puntos, cada figura que compone la forma principal se rodear de unos puntos negros que nos permitirn redimensionarla.
. Texto en una forma Para incluir texto en una forma, basta con escribir el texto con la forma seleccionada. Luego, lo trataremos como un cuadro de texto normal. Estilos de forma Una vez creada la forma, podemos modificar su estilo (color, sombreado, relieve...).
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Pulsando en Relleno de forma, accedemos a un desplegable que permite modificar el fondo de la forma. Podremos darle un color liso, eligindolo de la paleta, o un color con degradado, pulsando en Degradado. Si preferimos que el fondo sea una imagen, podemos elegir una textura en el desplegable Texturas, o un archivo de imagen pulsando en Imagen... Pulsando en Sin relleno, dejaremos slo el contorno de la forma.
El desplegable Contorno de forma, nos permite modificar el trazo que define la forma, su contorno. Podremos elegir el color, quitar el contorno de la forma (pulsando en sin contorno), el Grosor, si queremos que sea punteado o una lnea discontinua, podemos elegirlo pulsando en Guiones, o modificar la forma de una flecha en el desplegable Flechas.
El desplegable Efectos de forma, nos permite aplicar ciertos efectos visuales, como sombras, iluminacin, reflejos o efectos en 3D a nuestras formas.
PowerPoint incluye unos estilos prediseados, (Estilos rpidos), que aplicarn una combinacin de colores y efectos sobre las formas seleccionadas, que podremos modificar.
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Unidad pelculas
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Insertar
sonidos
Otro elemento muy til a la hora de disear presentaciones son elementos multimedia como sonido y pelculas. En PowerPoint podemos insertar en nuestras presentaciones sonidos e incluso pelculas. Insertar sonidos en una presentacin Para insertar un sonido en una presentacin despliega la pestaa Insertar y elige Sonido. Despus aparecer una lista donde podrs insertar un sonido que ya tengas almacenado en tu ordenador (con la opcin Sonido de archivo), o grabar t mismo el sonido e incluso insertar como sonido una pista de un CD de audio. Cuando la banda de opciones sea de un tamao reducido, este icono aparecer en el desplegable Clip multimedia.
de
la
galera
Despliega la pestaa Insertar y elige Sonido. Despus selecciona Sonido de la Galera multimedia.... En el panel de tareas aparecer la lista de sonidos que incorpora la galera multimedia de PowerPoint. Para insertar el sonido, haz doble clic sobre l, despus te preguntar si quieres que se reproduzca automticamente el sonido o cuando hagas clic sobre l. Una vez hayas elegido el sonido, en la diapositiva vers que aparece un altavoz que representa al sonido.
Cambiar las propiedades del sonido Para modificar los parmetros de alguno de los sonidos insertados en la diapositiva podemos utilizar la nueva pestaa opciones que aparecer. En ella encontramos estas Opciones de sonido:
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En ese listado despliega el cuadro referente al sonido y selecciona la opcin Opciones de efectos... como te mostramos a continuacin. Se abrir la ventana Reproducir sonido. En esta ventana podemos hacer que el sonido se inicie en la diapositiva y contine en las siguientes diapositivas (til para definir una msica de fondo para toda la presentacin), y otras opciones que puedes ver.
Despliega la pestaa Insertar y despliega Sonido. Despus selecciona Sonido de archivo... Te mostrar una ventana en la que tendrs que buscar la ruta del archivo de sonido, una vez lo encuentres pulsa Aceptar.
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despliega Pelcula. Despus selecciona Pelculas de la galera Multimedia... Aparecer una lista con las distintas pelculas que incorpora la galera de PowerPoint. Haz doble clic sobre la que te guste para insertarla en la diapositiva. Insertar pelculas desde un archivo Despliega la pestaa Insertar y despliega Pelcula. Despus selecciona Pelcula de archivo...... Te mostrar una ventana en la que tendrs que buscar la ruta del archivo de pelcula, una vez lo encuentres pulsa Aceptar.
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Ocultar diapositivas La funcin ocultar diapositivas se puede utilizar para reducir una presentacin por problema de tiempo pero sin que perdamos las diapositivas que hemos creado. Para generar una presentacin ms corta pero sin perder las diapositivas que no visualizamos. Para ocultar las diapositivas nicamente tienes que seleccionar la diapositiva que quieres ocultar y despus desplegar la pestaa Presentacin con diapositivas y elegir Ocultar diapositiva. Transicin de diapositiva
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En la lista Velocidad
diapositiva. Incluso podemos insertar algn sonido de la lista Sonido En la seccin Avanzar a la diapositiva podemos indicarle que si para pasar de una diapositiva a la siguiente hay de hacer clic con el ratn o bien le indicas un tiempo de transicin (1 minuto, 00:50 segundos, etc.. ) Si quieres aplicar estas caractersticas a todas las diapositivas pulsa en el botn Aplicar a todo. Ensayar intervalos Ensayar intervalos te permite calcular el tiempo que necesitas para ver cada diapositiva sin prisas. Para calcular el tiempo que necesitas tienes que ir a la pestaa Presentacin con diapositivas y elegir la opcin Ensayar Intervalos, despus vers que la presentacin empieza a reproducirse pero con una diferencia, en la parte superior izquierda aparece una especie de contador que cronometra el tiempo que tardas en pasar de una diapositiva a otra pulsando algn botn del ratn. En el recuadro blanco te mostrar el tiempo para la diapositiva actual y el recuadro del tiempo que aparece en la parte derecha muestra la suma total de intervalos, es decir, el tiempo que transcurrido desde la primera diapositiva. La flecha sirve intervalos y para pasar a la siguiente diapositiva, el botn para pausar el ensayo de para repetir la diapositiva (para poner a cero el cronmetro de la diapositiva).
Una vez terminas el ensayo PowerPoint te pregunta si quieres conservar esos intervalos para aplicarlos a cada diapositiva de la presentacin. Si contestas que s vers que aparece una pantalla en la que te muestra en miniatura las diapositivas y debajo de cada una aparece el tiempo utilizado para ver cada una de ellas.
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