Prctica 1.

Fecha: 7 de enero de 2012

Alumna: Rosa Estela Anrubio Candanosa

Funciones de Microsoft Excel

Microsoft Excel.- Es una Hoja electrnica que nos permite construir planillas, cuadros estadsticos, registros de asistencias de notas etc. Excel es una aplicacin desarrollada por Microsoft y distribuida en el paquete de Office para usarse en Windows o Macintosh. Presenta una interfaz intuitiva y amigable con archivos de ayuda incorporados. Excel, es una hoja de clculo que permite trabajar con tablas de datos, grficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas. yudando en el clculo de ejercicios aritmticos y siendo de gran utilidad diversas reas como educacin, administracin, finanzas, produccin, etc. Excel se caracteriza por los siguientes aspectos: 1. Hojas de clculo de gran dimensin, filas y columnas que forman celdas de trabajo. 2. Agrupacin de varias hojas de clculo en un libro. Excel esta compuesto por libros, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Cada libro puede contener aproximadamente 250 hojas o carpetas. Cada hoja contiene aproximadamente 65.000 lneas y 256 columnas ordenadas numrica y alfabticamente respectivamente. 3. Actualizacin automtica de los resultados obtenidos en la hoja, al modificar los datos de los cuales depende un resultado. 4. Gran capacidad de presentacin y manejo de los datos introducidos. 5. Realizacin de distintos tipos de grficos a partir de los datos introducidos en la hoja de clculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de clculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas. 6. Los archivos Excel se almacenan con extensin .xls.

La pantalla de Excel
La pantalla de Excel es la que aparece en la figura siguiente, en la cual se distinguen dos ventanas, la ventana del programa (ventana principal), y la ventana del documento (dentro de la principal), que contiene el libro llamado Libro1. Ambas ventanas se podrn minimizar, maximizar, cerrar, desplazar, cambiar su tamao, etc. de forma independiente, como cualquier otra ventana de Windows.

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Alumna: Rosa Estela Anrubio Candanosa

Se detallan a continuacin cada uno de los elementos de esta pantalla:

Barra de ttulo
Localizada en la parte superior de la ventana, es la barra en la que se encuentra el nombre de la aplicacin y del documento con el que se esta trabajando. En ella tambin se sitan a la derecha los botones Minimizar, Maximizar/Restaurar y Cerrar. Tambin dentro de esta barra de ttulo aparece la barra de herramientas de acceso rpido, que pasamos a estudiar a continuacin.

Barra de herramientas de acceso rpido

Esta barra de herramientas nos permite tener acceso rpido a aquellos comandos que utilizamos de manera ms habitual dentro de nuestra labor diaria. Por defecto aparecern siempre en ella tres iconos, correspondientes a las opciones de guardar, deshacer y rehacer. Sin embargo podemos personalizar dicha barra de herramientas aadiendo y/o eliminado los botones de las opciones que deseemos.

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Aadir nuevos comandos: Para aadir nuevos comandos dentro de la barra de herramientas de acceso rpido, pincharemos con el puntero del ratn sobre el tringulo que aparece a la derecha de la misma, de esta manera conseguiremos que se despliegue un panel en el que podremos elegir entre los distintos comandos que all se nos muestran.

En el caso de que el comando que queremos insertar dentro de la barra de herramientas de acceso rpido no se encuentre disponible dentro de este panel, pincharemos sobre la opcin, "Ms comandos" que encontraremos en el mismo. De esta forma accederemos a un cuadro de dilogo en el cual tendremos acceso a todas las opciones con las que trabaja el programa, pudiendo aadir y/o eliminar a la barra de herramientas, las que deseemos.

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Posicin de la barra de herramientas de acceso rpido. La barra de herramientas de acceso rpido puede aparecer colocada a nuestra eleccin sobre la cinta de opciones o bajo ella. Para ello contamos con una opcin que aparece al pinchar sobre el tringulo del extremo derecho de dicha barra: o Mostrar debajo de la cinta de opciones: esta opcin estar activa cuando la colocacin actual de la barra de herramientas de acceso rpido sea sobre la cinta de opciones. o Mostrar encima de la cinta de opciones: esta opcin estar activa cuando la colocacin actual de la barra de herramientas de acceso rpido sea bajo la cinta de opciones.

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Botn de Office

Este botn situado en la barra de ttulo de la ventana de la aplicacin, nos da acceso a un men como el de la siguiente imagen:

Mediante este men podemos, entre otras opciones:

y

Nuevo: crear un nuevo libro en blanco.

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Al hacer clic sobre la opcin "Nuevo", aparecer una pantalla en la que tenemos varias opciones a elegir: 1. Crear un libro en blanco y reciente.
y y

En este caso tenemos la opcin de crear un libro de Excel nuevo y en blanco, al que nosotros vamos a dar formato segn nuestras necesidades y deseos. Y tambin nos permite utilizar una plantilla utilizada recientemente por el programa

2. Plantillas instaladas. Con esta opcin el programa utiliza aquellas plantillas ya instaladas en la aplicacin que tenemos en nuestro ordenador. Dichas plantillas estn desarrolladas con un determinado formato de texto, mrgenes y tabulaciones determinadas, dibujos, grficos, esquemas y smbolos insertados. El usuario le da contenido a dicha plantilla basndose en el formato ya establecido. (Por ejemplo: disponemos de un modelo de factura, con un determinado esquema, en el slo debemos introducir nuestros datos, y obtendremos el documento deseado). Existen platillas de todo tipo: presupuestos, facturas, calendarios, informes de gastos, inventarios, listas...
y y

Abrir: abre un libro ya existente. Guardar: guarda un libro sobre el que hemos estado trabajando. Si el libro es de nueva creacin nos preguntar el programa cual va a ser su nombre y su ubicacin. En el caso de que el libro ya existiera anteriormente, slo guardar los cambios efectuados en el mismo, manteniendo el nombre y la localizacin anterior.

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Todas estas opciones se analizarn de manera ms detallada a lo largo del curso, ahora es suficiente con que conozcamos su existencia y su ubicacin. Adems de estos mens, en la ventana que se abre en el botn de office, aparece en su columna de la izquierda un listado de los ltimos documentos abiertos desde esa aplicacin. De esta forma podemos disponer de un acceso rpido a esos documentos haciendo clic directamente sobre el nombre de los mismos. Este botn de office tambin nos permite acceder a las opciones de Excel (que analizaremos posteriormente), y cerrar el programa, mediante los botones que aparecen en la esquina inferior izquierda de la ventana.

Cinta de opciones
La cinta de opciones es una de las novedades de esta nueva versin del programa, sustituyendo a los antiguos mens del programa, mediante estas opciones se llevan a cabo la mayor parte de las operaciones llevadas a cabo en Excel.

En esta cinta nos muestra una serie de opciones a modo de pestaas (o de fichas), de manera original aparecer el nombre de todas ellas, y slo una abierta o desplegada con todos los comandos a los que da lugar. Aunque tambin existe la posibilidad de minimizar la cinta de opciones, de esta forma slo aparecern los nombres de cada una de las pestaas, y para ver su contenido ser necesario hacer clic sobre el nombre de cada una de las fichas.

Para minimizar la cinta de opciones podemos seguir uno de estos dos procedimientos: 1. Mediante la opcin que aparece en el men desplegable de la barra de accesos rpidos.

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2. Colocndonos sobre cualquier lugar de la cinta de opciones y pulsando el botn derecho del ratn nos aparecer un men, en el podemos marcar o desmarca la opcin correspondiente a minimizar la cinta de opciones, que aparecer marcada o no, en funcin de su estado actual. 3. Haciendo doble clic sobre la ficha activa desaparece la cinta de opciones permaneciendo exclusivamente el nombre de cada una de las fichas. Para que vuelva a aparecer la cinta de opciones solo tendremos que volver a hacer clic sobre la ficha activa. Minimizar la cinta de opciones nos puede resultar til cuando necesitamos maximizar el tamao de la pantalla disponible, y no vamos a hacer un uso continuado de la cinta de opciones durante nuestro trabajo. Dentro de la cinta de opciones podemos distinguir distintos componentes: 1. Fichas. Existen siete fichas clasificados por sus diferentes contenidos: Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista. Aparecern nuevas fichas adicionales a las antes enumeradas en el momento en el que estas fichas sean necesarias para nuestro trabajo. Por ejemplo, aparecer una ficha correspondiente a las herramientas de Imagen cuando estemos trabajando con imgenes, donde se recogern todos los comandos que necesitemos, y desaparecer cuando pasemos a trabajar con otro elemento de nuestro documento, mantenindose siempre las siete fichas fijas que hemos comentado.

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2. Grupos. Dentro de cada una de las fichas existen una serie de grupos de elementos con una serie de caractersticas homogneas que aparecen por ello agrupados en grupos y enmarcados dentro de rectngulos.

3. Comandos. Los comandos son cada una de las diferentes opciones de actuacin dentro del programa. La sintaxis de los mens de Excel es la siguiente: Iniciador de cuadros de dilogo. As se denomina la pequea flecha situada en la esquina inferior derecha de algunos de los grupos que aparecen en la cinta de opciones, y que me va a permitir tener acceso a aquellas opciones que estaban visibles en la versin anterior de Excel y ahora permanecen ocultas en la cinta de opciones, pero abrimos de este modo a los cuadros de dilogo desde los cuales accedemos a todas estas opciones.

Opcin de men con una punta de flecha rellena hacia abajo. Al hacer un clic sobre esta opcin se desplegar otro men de Excel.

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Opcin de men con una punta de flecha rellena hacia la derecha. Estas opciones aparecen dentro de una de las anteriores, y al hacer un clic sobre esta opcin se desplegar otro men de Excel . (Existen submens).

Opciones de botn. En este caso las opciones que estn disponibles en cada momento se iluminarn con un color anaranjado en el fondo, al sobrevolarlas con el puntero del ratn, para elegirlas solo tenemos que hacer clic sobre ellas con el botn izquierdo del ratn.

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Las opciones que estn activas en cada momento aparecern tambin sobre un fondo anaranjado. Opciones con una ventana izquierda sensible. En este caso el usuario puede hacer un clic en la casilla a la izquierda de la opcin y activarla, una opcin activada tiene un smbolo de verificado.

Mens contextuales. Los mens contextuales o rpidos aparecen al pulsar el botn derecho del ratn, dependiendo de la posicin del puntero del ratn el men contendr unas opciones u otras. Se podra decir que el men contextual tiene las opciones que se pueden aplicar sobre el objeto o lugar en que nos encontramos.

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Mini barra de herramientas. La aplicacin Excel 2007 me permite tener acceso de manera rpida a los comandos de formato del texto incluido en las celdas mediante la mini barra de herramientas. Esta barra aparece de manera atenuada cuando seleccionamos el texto al que queremos dar formato, si sealamos con el puntero del ratn esta mini barra, se activar y podremos elegir las opciones que deseemos para dar formato al texto seleccionado.

El mtodo ms rpido para acceder a las opciones de Excel es hacer un clic con el ratn sobre ellas. En el caso de que deseemos seleccionar las distintas opciones a partir del teclado, podemos pulsar la tecla ALT, de este modo aparecern en la ventana sobre cada uno de los comandos disponibles, una letra se corresponde con el acceso a las mismas a travs del teclado.

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Alumna: Rosa Estela Anrubio Candanosa

Una vez que conocemos las teclas que corresponden a cada una de estas opciones, para acceder a ellas por el teclado debemos pulsar la tecla ALT junto con la que nos indica en este momento la ventana. En el caso de los mens desplegables que aparece en algunas de estas opciones, bastar pulsar la tecla ALT junto con la que aparece subrayada en cada uno de los casos. Otro mtodo para acceder a las diferentes opciones del programa es pulsando la tecla de funcin F10 (del teclado del ordenador) y desplazarse por ellos mediante la flechas de movimiento (tambin del teclado del ordenador), para acceder a una de las opciones pulsaremos la tecla ENTER cuando estemos sobre la opcin. Adems cada vez que coloquemos el puntero del ratn sobre cualquiera de los elementos de la ventana, aparecer a los pocos segundos una ventanita explicativa de las funciones del elemento sobre el que nos encontramos.

Barras de Herramientas de Microsoft Office

Excel presenta una Barra de Herramientas que contiene las diferentes opciones de formato, vista, diseo, frmulas y otras funciones que ayudan a realizar nuestro trabajo. Conozcamos la Barra de Herramientas:

Como podemos ver en ella se encuentran ocho secciones claves para el funcionamiento de las aplicaciones: Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar, Vista y Complementos. Y si pulsamos cada una de estas pestaitas, podremos visualiza en pantalla las opciones que cada una de ellas comprenden. Por ejemplo, si pulsamos Inicio, veremos todas sus funciones.

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Alumna: Rosa Estela Anrubio Candanosa

Siendo estas las asociadas con pegar, cortar y copiar; formato de fuente; alineacin e interlineado; formato de nmeros; insertar, eliminar o dar formato de celdas; y otros estilos y aplicaciones rpidas que ayudan a realizar nuestro trabajo. Barra de Inicio rpido Esta barra alberga iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las peraciones ms corrientes, como Guardar, Deshacer, Imprimir Nuevo documento, entre otras muchas. Puedes personalizar esta barra con los comandos que uses ms frecuentemente.

Barra de frmulas Barra de la parte superior de \a ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o frmulas en celdas o grficos. Muestra la frmula o el valor constante almacenado en la celda activa.