Cmo leer un balance? 08.03.06.

Este trabajo de colaboracin va dirigido a gerentes, directivos y estudiantes de Master en Gestin y Direccin de empresas, no iniciados en materias contables y econmicas. Es, por tanto, una explicacin simplificada de la abundante informacin que se puede obtener de un balance. Adems, hacemos extensivo a la cuenta de Prdidas y Ganancias que acompaa a los balances, los comentarios que vamos a hacer. Esto justifica la utilizacin de una terminologa, no muy rigurosa, pero apropiada a esa finalidad de formacin y ayuda que pretendemos. El balance al que nos referimos es el balance de situacin que, normalmente, se confecciona a fecha final del ejercicio de la empresa de que se trate. No obstante, es posible obtener balances a otras fechas, siempre que la contabilidad tenga un nivel de actualizacin suficiente, que tenga los datos al da. Lo mismo sucede con la cuenta de Prdidas y Ganancias, tambin conocida como cuenta de Resultados. Existe otro tipo de balances, muy utilizados en contabilidad, que se denominan de sumas y saldos. Estos son una lista de todas las cuentas desarrolladas en la contabilidad de la empresa, debidamente ordenadas por sus cdigos, con indicacin del total de sumas de las columnas del debe y el haber de cada cuenta, as como del saldoque la misma presenta a la fecha en que se saca de la contabilidad ese balance. Su utilidad, como veremos, es muy grande. La contabilidad forma un conjunto armnico y sistemtico que, a partir de los justificantes de ingresos, gastos, inversiones y todas las dems operaciones econmicas que realiza la empresa en el curso de su actividad, pasa a las cuentas de su Plan Contable, mediante el proceso de contabilizacin. Este, hoy da, est ya totalmente informatizado, mediante el uso de programas de contabilidad. Las cuentas se integran en reas o grupos por afinidad, segn su naturaleza. De las cuentas se obtienen los balances de sumas y saldos y por integracin de estos, se alcanza el balance de situacin y la cuenta de Prdidas y Ganancias. Hemos de aclarar, ampliando la informacin, que en todos los pases existen ya planes oficiales de contabilidad, de mayor o menor grado de obligatoriedad. En Espaa tenemos el Plan General de Contabilidad (PGC) que fue aprobado mediante Real Decreto 1643/1990, de 20 de diciembre. Y, en otro orden de cosas, que todas las empresas elaboran obligatoriamente, de acuerdo con ese PGC, las llamadas Cuentas Anuales del ejercicio. Estas estn formadas por: Balance de situacin a fecha final del ejercicio Cuenta de Prdidas y ganancias a fecha ltimo da del ejercicio Memoria La Memoria constituye un conjunto de informaciones de determinados aspectos de la empresa, tales como datos generales, objeto social y otros, y de una serie de informaciones aclaratorias o explicativas de las diversas partidas del balance. Es, por tanto, un elemento complementario de lectura del balance y cuenta de PyG de gran utilidad.

Sealado todo lo anterior, a modo introductorio, y antes de pasar a la lectura del balance, hay que poner en claro los lmites de esta tarea. Los balances pueden ser de modelo normal o extenso y demodelo abreviado, de acuerdo con la dimensin de la empresa de que se trate. Es evidente que el primero ofrece bastante ms informacin que el segundo. Un modelo abreviado restringe mucho las posibilidades de obtencin de esa informacin. Por otra parte, los balances pueden ser reales o ficticios, o incluso ubicarse en una zona intermedia entre ambos extremos. Si las cifras, en todo o en parte no son ciertas ni reales, obtenidas de una contabilidad que refleje bien la realidad de las operaciones econmicas efectuadas, las conclusiones que saquemos sern, falsas o errneas. No servirn para nada. Pero podemos fiarnos de los balances? En trminos generales s ya que la legislacin mercantil y fiscal enmarca bastante aquellos, a la vez que la fiscalidad con sus cruces e inspecciones fuerza hasta cierto punto a un cumplimiento bastante generalizado. Por otra parte, muchas empresas auditan, obligatoria o voluntariamente, sus cuentas anuales lo que garantiza bastante la fiabilidad en la mayora de los casos. El hecho de que muchas empresas tengan asesores externos contables y fiscales, da mayores posibilidades de usar una buena tcnica contable en la elaboracin de cuentas y balances. Pero, no obstante, siempre puede haber cifras errneas en los balances, sea intencionadamente, sea por ignorancia o por equivocaciones. En todo caso, una cosa es leer un balance y unas cuentas anuales, para obtener informacin ms o menos fidedigna de una empresa y otra es tomarlos como artculo de fe. Todo depender de lo que pretendamos al estudiar esas cuentas. No ser lo mismo si solamente queremos conocer como va o como est una empresa. que si pretendemos comprarla, valga por caso. Qu datos hay en un balance? El balance tiene dos partes claramente diferenciadas: ACTIVO Y PASIVO. El Activo est formado por todos los bienes y derechos de naturaleza econmica que tiene la empresa. El Pasivo tiene dos componentes: el Pasivo Exigible y los Fondos Propios. El Pasivo Exigible est integrado por las deudas que tiene la empresa, sus compromisos de pago. El balance es, en realidad, una balanza. En un platillo est el Activo que representa lo que es nuestro, lo que tenemos. En el otro, est el Pasivo Exigible, las deudas, lo que nos pueden exigir que paguemos. Segn pese ms uno que otro, la balanza se inclinar a uno u otro lado. Por lo general, se inclinar del lado del Activo. Es lgico pensar que en cualquier negocio, si funciona y est en marcha, lo que tenemos y lo que nos deben supere a lo que debemos. La diferencia entre Activo y Pasivo Exigible se iguala a los Fondos Propios que estn constituidos por el Capital social o Fondo social, las reservas formadas con beneficios obtenidos en el transcurso del tiempo y los propios resultados del ejercicio. Es decir: Activo = Fondos Propios + Pasivo Exigible O dicho de otro modo: Fondos Propios = Activo - Pasivo Exigible Al referirnos a Pasivo exigible tenemos que diferenciar: Pasivo Exigible a Largo Plazo = El que conlleva exigencia u obligacin de paga a ms de un ao de plazo.

Pasivo Exigible a Corto Plazo = El que la conlleva a menos de un ao. Esta diferencia, aunque un tanto artificiosa, es de gran importancia y utilidad, como puede suponerse. El Activo, a su vez se puede desarrollar en dos partes muy diferentes: Activo Fijo o Inmovilizado y Activo Circulante. El Activo Fijo est formado por los bienes duraderos que la empresa posee para poder desarrollar sus actividades e incluso otros bienes en los que ha invertido su capital o sus beneficios. Las partidas principales que integran el Activo son: Activo Fijo o Inmovilizado Gastos de establecimiento: aquellos necesarios para iniciar la actividad, para poner en marcha la empresa. Inmovilizado Inmaterial: Conjunto de bienes intangibles y de naturaleza no material. Inmovilizado Material: Todos los elementos materiales que posee la empresa, tales como terrenos, construcciones, maquinaria, utillaje, vehculos, equipos informticos, etc. Inmovilizado Financiero: Recursos econmicos invertidos en forma permanente tales como participaciones en sociedades, fondos de inversin, valores de todo tipo, etc. Activo Circulante Existencias: Aquellas que la empresa tiene para la venta o para sus procesos de fabricacin , instalaciones, etc. Deudores: Conjunto de deudas que otros tienen con ella, tales como clientes, personal de la empresa, Administraciones Pblicas, etc Inversiones financieras temporales: Recursos econmicos invertidos en forma temporal en valores, participaciones, crditos, etc. de cualquier tipo. Tesorera: Recursos econmicos lquidos o de conversin rpida en liquidez que la empresa posee en caja o entidades financieras. Qu son las amortizaciones del Inmovilizado? Qu son las provisiones? Estos dos conceptos aparecen en los balances y cuentas de PyG y pueden requerir una aclaracin para los no iniciados. Las amortizaciones del Inmovilizado, que nada tienen que ver con las amortizaciones de prstamos, crditos y similares, son un hbil artificio contable que tiene una clara funcin de prudencia econmica. Se fundamentan en que los bienes del Inmovilizado, bienes duraderos y que la empresa lgicamente utiliza o puede utilizar, sufren una desgaste y deterioro por el transcurso del tiempo. Y, al cabo de un tiempo, mayor o menor segn los bienes, dejaran de ser tiles o no serviran para su trabajo o funcin, hablando siempre en trminos generales. Adems, muchos de ellos, como es el caso de equipos informticos o determinadas maquinarias e instalaciones quedan obsoletas por el paso de los aos. A veces, incluso, con relativa rapidez. Sucede, entonces, que la empresa tendra que reponer aquellos bienes que ya no le sirven o no valen para realizar su actividad en trminos de normal competitividad. Y para no cargar la totalidad del coste de esas inversiones forzadas por la necesidad de reponer elementos del Inmovilizado, a un nico ejercicio se recurre a la amortizacin anual. Es, como se suele decir en los libros de contabilidad, como si se fuese formando, ao a ao, un fondo de dinero que permita disponer de l, cuando llegue el momento de cambiar un bien por otro.

Como vemos, en realidad, es reflejar en los balances el deterioro, desgaste o prdida de utilidad que van sufriendo los bienes del Inmovilizado. Se trata por tanto de una partida que va a ser considerada ao a ao como un gasto contable. Es un gasto ficticio, no real. Y va a figurar en las cuentas de PyG minorndole resultado final del ejercicio. La empresa puede establecer el nivel de dotacin anual a la amortizacin que considere acorde con los aos de vida til que cada bien puede tener. Ahora bien, al existir en Espaa unas tablas fiscales, bastante desarrolladas, para las dotaciones mximas que la Hacienda Pblica va a admitir, la mayor parte de las empresas y la prctica de los contables lleva a atenerse a esos topes mximos que en ellas se establecen. En el balance aparecen las amortizaciones acumuladas, suma de las diferentes dotaciones anuales establecidas para cada bien, y en la cuenta de PyG las dotaciones concretas de cada ejercicio. Las provisiones son otra cosa. Como su nombre indica es hacer un aparte, una especie de saco o de hucha en la que depositar unos fondos para una finalidad concreta. As, por ejemplo y por ser la ms conocida, la provisin para insolvencias de clientes, trata de cubrir, prudentemente, la eventualidad de impago definitivo de un cliente que no ha hecho frente a sus obligaciones y que, ante alguna medida de la empresa tendente al cobro de la deuda, no paga. Si se considera que hay indicios suficientes para pensar que un cliente puede dejar sin pagar su deuda, podra hacerse una provisin, una reserva econmica equivalente a todo o parte de esa deuda. Es una situacin transitoria, que puede resultar temporal si el cliente termina por pagar, previa a su consideracin como prdida definitiva. Tambin en esto han de tenerse en cuenta los criterios fiscales que no admiten cualquier situacin en este asunto. Pues bien, aclarado lo anterior, podemos regresar a lo que se denomina la estructura del balance, el peso de esas masas del activo, el pasivo y los fondos propios. Se suelen denominar masas patrimoniales porque, al fin y al cabo, representan el patrimonio de la empresa como si se tratase del de cualquier persona: bienes y deudas. Podemos hacer, de forma elemental, algunas consideraciones. Pero, advirtiendo que en realidad y en anlisis serio y profesional todo es ms complejo, ya que hay muchas variables y muchos matices en juego. De otro modo, sobraran los analistas econmicofinancieros y hasta muchos profesionales de la economa. Pues bien, veamos el tamao o volumen de los Fondos Propios. Cuanto mayor sean los Fondos Propios, en principio, ms slida es la empresa, tiene mayor riqueza y es ms fuerte. Si, por el contrario, son esculidos, la situacin es la contraria: debilidad y poca riqueza. Es por tanto un primer sntoma de cmo estn las cosas. Pero, no debemos tomar todo como valores absolutos, ya que podramos estar, por ejemplo, ante recursos de inmovilizado o de circulante improductivos o desperdiciados. O sea, podramos tener una gran estructura y poca actividad. Siempre hay que girar la vista hacia la cuenta de Resultados y a los volmenes de ingresos y gastos, ya que esto es lo que nos marca la actividad que se lleva a cabo y su rentabilidad. Es importante ver cuales son los niveles de endeudamiento, es decir el Pasivo Exigible, y cuanto es a largo y a corto plazo. En principio, es preferible el endeudamiento a largo que a corto. Y es importante la comparacin con el Activo Fijo y el Circulante. Hemos de pensar que:

El Pasivo Exigible a CP, es decir el que debemos de pagar antes de un ao o sea con relativa proximidad y que muchas veces no ir ms all de 90 o 120 das, ha de estar cubierto por la tesorera, los recursos convertibles en tesorera de forma relativamente rpida y el cobro de los clientes y deudores. En la medida en que esas cifras sean parejas o estn muy desequilibradas, en uno u otro sentido, estaremos ante situaciones de dificultad para afrontar los pagos, desequilibrios o dficit de tesorera e, incluso, situaciones de evidente insolvencia. En otra direccin, podramos tener un exceso de recursos improductivos, si el Activo Circulante fuese mucho mayor que el Pasivo Exigible a CP. Se denomina Capital Circulante: CC = Activo Circulante Pasivo Exigible a CP Lgicamente, esta comparacin avala lo que acabamos de indicar en el prrafo anterior. Es interesante, igualmente, la comparacin entre el Activo Fijo y la suma de los Fondos Propios y el Exigible a LP, ya que nos da idea de cmo est financiado aquel. Mientras todo o la mayor parte del Activo Fijo est cubierto por Fondos Propios y/o Exigible a LP, existir un equilibrio patrimonial. Es bastante peligroso, siempre en general y sin otros matices, el que las inversiones del Inmovilizado estn financiadas. en parte relevante, por Pasivo Exigible a CP. Esto puede ser una situacin inestable ya que, si hubiese que afrontar con rapidez el pago de esas deudas no tendramos con qu hacerlo, salvo la venta o entrega de los bienes de Inmovilizado que sustentan la actividad empresarial. Mencin aparte merece el hecho de que los Fondos Propios sean muy pequeos o, incluso, negativos. Aunque la legislacin mercantil diga lo que dice acerca de la disminucin del capital social y fondos propios por debajo de ciertos lmites y las medidas que obliga a tomar, la realidad es que existen bastantes empresas con Fondos Propios muy cortos o negativos. Y siguen funcionando muchas de ellas, ms o menos tiempo, desarrollando sus actividades. Pero, es obvio, que con muchas dificultades ya que eso significa que el conjunto de sus deudas iguala o supera a sus Activos. Pero, en esos casos, habr que ver la composicin o reparto en esas deudas entre las que son a LP y las que son a CP. No sera lo mismo. El peligro mayor de inmediatez del vencimiento de las deudas se dara en el CP. Por tanto, es este un factor a tener en cuenta. En lo que se refiere a la cuenta de PyG su interpretacin, por parte de no iniciados o expertos en estas materias, es ms sencilla. Al fin y al cabo, no es ms que una simple lista de ingresos, por un lado, y gastos por otro. Y la diferencia, entre ambos, es el resultado del ejercicio. En cuanto a la naturaleza de los ingresos y los gastos queda bastante patente por los nombres de las diferentes partidas contables. Estas cuentas de PyG permiten hacer anlisis muy importantes e interesantes de diversas magnitudes y niveles del resultado y sus componentes. Tanto para esta cuestin como para anlisis del balance, en forma bastante elemental, puede recurrir el lector a nuestros trabajos colgados en esta misma web, en la seccin de Gestin Econmica del Men de inicio siguientes: Indicadores de la gestin empresarial (I) Indicadores de la gestin empresarial (II)

Finalmente, para poder leer mejor el balance y sacar sus conclusiones adecuadas, es aconsejable solicitar y tener a mano, un balance de sumas y saldos lo ms completo posible (a suficientes dgitos de cdigo de cuentas) y la Memoria que forma parte de las Cuentas Anuales. Ambos documentos que complementan mucho la informacin, permiten aclarar qu integra cada partida del balance o cuenta de PyG, as como determinados criterios establecidos o explicaciones concretas. Entendemos que es bueno que cualquier gerente o directivo est en condiciones de entender bien lo que dice un balance o unas cuentas de resultados, con independencia de que recurran o no a sus colaboradores para obtener informes escritos o verbales sobre esta cuestin. Creemos, por otra parte, que debemos extender esa consideracin a quienes cursan Master en Gestin y Direccin de Empresas, sin ser profesionales de las materias econmicas y financieras. De ah el esfuerzo que enwww.gerenteweb.com venimos haciendo en esta direccin.