INSTITUTO TECNOLGICO DE MINATITLN DISEO ORGANIZACIONAL

UNIDAD 3: ANLISIS DE TCNICAS DE ORGANIZACIN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONFORMACIN
1. CONTENIDO

El Manual de Procedimientos deber contener los siguientes apartados, as como un encabezado y pie de pgina en todo el documento a continuacin un ejemplo:

NOTA : Los apartados de Objetivo y Polticas de Operacin, podrn incluirse en la misma cuartilla. *Estos apartados debern elaborarse por cada procedimiento a integrar

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2. PORTADA Es la identificacin del manual y deber contener los siguientes datos: y y y En la parte superior central, aparecer el logo smbolo del SAT de acuerdo a lo dispuesto en el Manual de Identidad del Servicio de Administracin Tributaria. En la parte central, se anotar el nombre completo del manual, por procedimiento. En la parte inferior derecha y en orden jerrquico, se anotarn los nombres de la Administracin General, Administracin Central y Administracin de rea (responsable de la elaboracin de los procedimientos); y en la parte inferior central, la fecha de elaboracin del manual: mes (con letra) y ao (cuatro dgitos). Versin: Se deber mantener un nmero consecutivo 1.0, 1.1., 1.2, 1.3, 1.4, 1.5, 1.6, 1.7, 1.8, 1.9,2.0. 2.1, ....2.9, 3.0, ...

Ejemplo (Un procedimiento)

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(Dos o ms procedimientos)

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3. FORMATO DE IDENTIFICACIN DE FIRMA (S) DE VALIDACIN Para proceder al registro del manual, el titular de la unidad administrativa responsable de la emisin y aplicacin del Manual de Procedimientos, instancia jurdica y/o normativa de la unidad administrativa emisora del manual y el de la Administracin de Organizacin, debern validarlo requisando el formato Identificacin de Firma (s) de Validacin . EJEMPLO

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4. ENCABEZADO

Ejemplo (Encabezado de Manual de Procedimientos)

Nota: En la Portada, en el Formato de Identificacin de Firma(s) de Validacin y en las Formas e Instructivos de Llenado, no se incluir el encabezado.

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5. ESTILO DE DOCUMENTO Los manuales administrativos, debern ser sistematizados, capturados en el paquete Word para Windows (se sugiere el uso de tablas con el fin de evitar la desconfiguracin de la informacin), con letra tipo Arial Narrow de 12 puntos, respecto a los Diagramas de Flujo debern realizarse en el Paquete Visio 5.0. Las hojas que se utilizarn para la formulacin del manual, debern ser tamao carta y en forma vertical, con el siguiente formato: -Mrgenes:  Izquierdo 3 cm.  Derecho 2 cm.  Superior 5 cm.  Inferior 2 cm. - Encabezado: - Sangras y tabuladores de 1 cm. - Maysculas y minsculas de acuerdo a las reglas gramaticales. - Vietas de guin ( - )

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ESTRUCTURA 1. NDICE
Es la relacin de los apartados que integran el manual. La paginacin deber ser progresiva y con numeracin arbiga.

Ejemplo
(Un procedimiento)

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(Dos o ms procedimientos)

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2. INTRODUCCIN Es la presentacin del manual al usuario, se sugiere utilizar un lenguaje claro, conciso y como mximas dos cuartillas. Toda introduccin deber contener:  Fundamento legal bajo el cual se ha elaborado el manual, tal como lo seala el Artculo 14 fraccin IV de la Ley del Servicio de Administracin Tributaria y los correspondientes al Reglamento Interior del Servicio de Administracin Tributaria.  Propsito bsico.  mbito global de aplicacin.  La sntesis del contenido de los apartados del manual.  El sealamiento de aquellas reas que intervienen en la elaboracin del manual.  Las observaciones y consideraciones de carcter general que se juzguen convenientes, como por ejemplo la importancia de mantener permanentemente actualizado el manual.
EJEMPLO

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MARCO JURDICO-ADMINISTRATIVO Es la base legal y administrativa que fundamenta el ejercicio de las atribuciones de la Unidad administrativa que emite el manual.  Se relacionarn los nombres de los principales ordenamientos jurdicoadministrativos, mismos que debern ser estrictamente vigentes y seguir un orden jerrquico descendente, segn se muestra a continuacin:      Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos Leyes Reglamentos Decretos Acuerdos

 Dentro de cada grupo, los ordenamientos debern relacionarse de acuerdo a su fecha de emisin en orden cronolgico (ascendente o descendente) y para cada uno, citar la fecha en la que fue publicado en el Diario Oficial de la Federacin (D.O.F.) y en su caso la ltima reforma.

Ejemplo

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3. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Es el propsito que se pretende alcanzar con el desarrollo de las actividades que integran el procedimiento. Su contenido debe responder a los cuestionamientos Qu se hace? y Para qu se hace?  Cuando en una misma rea se lleven a cabo varios procedimientos, por cada uno de ellos se deber incluir un objetivo. La descripcin del objetivo deber iniciar con un verbo en infinitivo, evitando el uso de adjetivos calificativos, gerundios y abreviaturas.  Concepto de Procedimiento: Descripcin del conjunto de actividades sucesivas, relacionadas entre s en orden cronolgico (orden- tiempo), que deben seguirse en la realizacin de un trabajo, para lograr el cumplimiento del objetivo que se persigue . 4. POLITCAS DE OPERACIN  Concepto de Poltica de Operacin: Lineamiento interno de carcter general que orienta la toma de decisiones en cuanto al desarrollo de las actividades que se efectan en cada unidad administrativa .  Las polticas de operacin se desprenden de los ordenamientos jurdicoadministrativos y/o son definidas por el titular de la unidad administrativa correspondiente, o por factores externos.  Cada poltica de operacin deber integrarse de la siguiente forma:  Establecer el rea responsable en la toma de decisiones.  Sealar el rea (s) de carcter interno o externo, a quin aplica la poltica.  En caso de que el lineamiento as lo requiera, se deber sealar aspectos cronolgicos (ubicar tiempo y espacio, fecha de entrega, plazos cumplidos, perodos sancionados, as como su lugar de aplicacin).  Con la finalidad de que la unidad administrativa delimite convenientemente su toma de decisiones, es recomendable se estructuren las polticas suficientes que circunscriban adecuadamente los derechos y obligaciones, tanto de las unidades, como del personal a cargo de stas.

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