Crear estrategias de liberacin en pedidos de compras

En muchas organizaciones, la gestin de las compras esta restringida por importes, de forma que cuando se superan unos determinados valores de compra, se requieren una o varias aprobaciones de personas diferentes a la que esta gestionando la compra. Esta persona o personas son los que realmente estan autorizando la compra. Sap nos permite por estandar configurar estas autorizaciones a travs de las estrategias de liberacin. En nuestro ejemplo, las vamos a realizar a nivel de pedido de compra (Importe total del pedido), solo en una organizacin de compras. Sap tambin lo permite a nivel de solicitudes de pedido. La estrategia de liberacin a definir va a ser la siguiente: Importe de la compra Inferior a 1000 Euros Liberador Comprador Observaciones Tambin podran liberar el supervisor de compras o el controller Tambin podra liberar el controller. Aunque libere el comprador, siempre se va a quedar bloqueado hasta que liberen uno de los otros dos. Hasta que no libera el supervisor, no puede liberar el controller (es una especie de visado).El comprador no puede liberar nada.

Entre 1000 y 3000 Euros

Supervisor de Compras

Mayor o igual a 3000 Euros

Supervisor de Compras (1er nivel) Controller (2 nivel)

Veamos los pasos necesarios para configurar esta funcionalidad en el sistema: Ruta de customizing: Gestion de Materiales > Compras > Pedido > Procedimiento de liberacion para pedidos.

1. Creacin de caractersticas.
A travs de las caractersticas definimos los criterios que vamos a poder utilizar posteriormente para hacer la clasificacin de las liberaciones. Aqu definiremos aquellos campos del pedido para los que luego vamos a definir una condicin que determina en que estado se quedan los pedidos y quien va a poder liberarlos.

Para crear una caracterstica, indicaremos un nombre (es recomendable que empiezen todas por Z_), y a continuacin una descripcin, y un campo de referencia (en la pestaa datos adicionales). En la tabla CEKKO (Comunicacin determinacin-estrategia de liber. docum.comp.) tenemos los campos ms habituales del pedido que se pueden utilizar en las estrategias de liberacin. En nuestro ejemplo, vamos a crear tres caractersticas:
y y y

Clase de pedido: Z_EKKO_BSART. Por si tuvieramos varios tipos de documentos de compras y solo quisieramos restringir para una en concreto. Organizacin de compras: Z_EKKO_EKORG. En cada organizacin de compras podemos tener unos criterios de importes diferentes, por ejemplo. Valor neto de pedido: Z_EKKO_GNETW. Con esta caractersticas vamos a controlar los importes totales de los pedidos.

2. Creacin de clase (agrupacin de caractersticas).

La clase es el agrupador de caractersticas que luego vamos a asignar a los grupos de liberacin. Todo las caractersticas que incluyamos en la clase estarn disponibles en la definicin de las estrategia de liberacin. La categora de la clase siempre ha de ser 032 Estrategia de liberacin.

3. Creacin de grupos de liberacin.

Los grupos de liberacin son el elemento sobre el que vamos a definir las diferentes estrategias de liberacin. Es el elemento bsico a partir del cual vamos a ir definiendo el resto. En el grupo de liberacin se indica la Clase que hemos definido antes, y que determina, como hemos indicado, que campos del pedido tenemos disponible para nuestra clasificacin y determinacin de los procedimientos de liberacin.

4.Creacin de cdigos de liberacin.

Para cada grupo de liberacin, crearemos los cdigos que representan los diferentes roles o personas que van a intervenir en el procedimiento de liberacin. Es un cdigo de 2 caracteres, con una descripcin asociada.

5. Creacin de indicadores de liberacin.

Los indicadores de liberacin son independientes de los grupos de liberacin. Es una lista de los diferentes estados en los que vamos a poder tener los pedidos en el proceso de liberacin.

Adems, se determina cual o cuales de los indicadores de liberacin que suponen la liberacin del pedido. Adems, con la columna Modific. podemos indicar como afecta una modificacin en el pedido a una liberacin ya efectuada (en nuestra caso, he indicado el valor 4, que determina que se tengan que volver a realizar las liberaciones en el caso de cambio (este valor funciona en combinacin con el campo Modif. valor en %, que determina el porcentaje de aumento del importe del pedido para volver a tener que liberar. Si lo dejamos en blanco, ser siempre que haya un cambio en el pedido). NOTA IMPORTANTE: Un pedido no se va a poder imprimir ni va a poder recibir recepciones de mercanca hasta que sea liberado.

6. Definicin de estrategias de liberacin.

Esta es la ltima fase en la configuracin de las estrategias de liberacin. En nuestro caso, para el grupo de liberacin Z1 vamos a definir 3 estrategas, segn los importes que hemos apuntado anteriormente.

Compras inferiores a 1000 Euros.

Para ello creamos la estrategia de liberacin 01 Compras < 1000. En la pantalla principal indicamos los cdigos de liberacin que participan en la estrategia.

En la seccin Estados liberacin indicamos el status del pedido segn las liberaciones efectuadas sobre l. En nuestro caso:
y y

Si no hay ninguna liberacin (campos Z1, Z2 y Z3 en blanco): el pedido se queda en estado B Bloqueo General. En el resto de caso (liberacin de cualquier de los tres posibles liberadores): el pedido se queda en estado L Liberado y listo para ser gestionado.

En la seccin Clasificacin determinamos los criterios que aplican a esta estrategia de liberacin: organizacin de compras 1003, clase de pedido NB e importe de la compra inferior a 1000 Euros (tal y como vemos en la imagen superior).

Compras entre 1000 euros y 3000 Euros.

En este caso, creamos la estrategia 02 para los importes entre 1000 y 3000 euros. Basicamente, es similar la estrategia a la definida anteriormente. En este caso, si no ha liberado nadie o el que libera es el comprador, el pedido se queda en el estado Bloqueo Supervisor Compras. El estado no cambia a liberado hasta que libera el Supervisor o el Controller.

Compras mayores o iguales a 3000 Euros.

Esta es la ultima estrategia dentro del procedimiento de liberacin definido. En este caso, ademas hemos definido relaciones de dependencia entre los diferentes cdigos de liberacin. En este caso, hasta que no haya liberado el Supervisor de Compras (Cdigo de liberacin Z2), no va apoder liberar el Controller (Cdigo de liberacin Z3). Esta dependencia la definimos en la seccin Condiciones liberacin (que en los dos casos anteriores hemos dejado a blanco).

El funcionamiento es sencillo. En la parte de las filas tenemos el cdigo del liberacin. Para cada uno de ellos, tenemos en la parte de las columnas todos los cdigos de liberacin restantes. Los que estan marcados indican que son requisito para que el cdigo de la fila pueda liberar. Por ejemplo, para el cdigo Z3 Controller, se requiere una liberacin previa del Z2 (Supervisor Compras), pues aparece marcada la casilla del cruce del Z3 con el Z2.

Los estados de liberacin van cambiando. Cuando no hay ninguna liberacin, se queda en el estado Bloqueo Supervisor Compras. Cuando libera el Supervisor, pasa al estado Bloqueo Gerencia. Cuando libera el controller, pasa al estado liberado. Adems, aqu no hay liberacin si solo liberara el Controller, debido a la condicin obligatoria que hemos fijado con las condiciones de liberacin. Una vez concluida la configuracin, podemos verificar que la parametrizacin este correcta con la opcin Verificar estrategias de liberacin (transaccin OMGSCK).

NOTA IMPORTANTES: AUTORIZACIONES REQUERIDAS POR LOS USUARIOS PARA LIBERAR.

A nivel de usuarios, se han de configurar los perfiles de autorizacin (Roles), incluyendo el objeto de autorizacin M_EINK_FRG. En el indicamos los grupos de liberacin, y los cdigos de liberacin que posee el usuario, y que le van a permitir realizar las liberaciones oportunas segn las estrategas de liberacin definidas. Por ejemplo, para nuestro usuario comprador, le pondremos la autorizacin M_EINK_FRG con el grupo de liberacin Z1, cdigo de liberacin Z1. El supervisor tendra el valor Z2 en este ltimo valor y el controller el valor Z3. La autorizacin es la que determina realmente lo que pueden hacer o no los usuarios. La liberacin de los pedidos se realiza en una transaccin diferente a la de creacin/modificacin de pedidos. Lo realizaramos desde la transaccin ME29N para la liberacin individual y desde la ME28 para la validacin colectiva o por lotes.

EJEMPLOS.
Ahora ya podramos registrar los pedidos y verificar como van variando las estrategias de liberacin segn los importes introducidos. En un primer ejemplo, introducimos un pedido con un importe de 90 Euros. Tal y como vemos en la imagen, en la pestaa Estrategia de Liberacin, a nivel de cabecera de pedido, nos aparece con un status (indicador de

liberacin) de Bloqueo General, y el sistema nos informa que estamos en el grupo de liberacin Z1, con la estrategia de liberacin 01 Compras < 1000.

A continuacin, el usuario con la autorizacin de comprador libera el pedido a travs de la transaccin ME29N. El status pasa a Liberado. Aparece igualmente marcado el cdigo de liberacin de quien ha realizado la liberacin. En un segundo ejemplo, utilizamos un pedido con importe superior a 3000 euros. Podemos ver en este caso que se ha creado con status S Bloqueo Supervisor de Compras, y el sistema ha determina la estrategia de liberacin 03 Compras >= 3000. En este caso, solo nos aparece como posible liberador el cdigo Z2.

Una vez el supervisor libera desde la ME29N, el status cambia a G Bloqueo Gerencia, y ya aparece para el Z3 la posiblida de realizar la segunda liberacin que va a liberar completamente el pedido. Esto es solo un ejemplo de todas las posibilidades y posibles combinaciones que podemos configurar en el sistema para la realizacin de estrategias de liberacin complejas.