Sistemas de Informacin en las Organizaciones

Programa: Inteligencia de Negocios Curso: Sistemas de Informacin en las Organizaciones Unidad didctica: La Funcin de Toma de Decisiones y el Apoyo Tecnolgico Nombre de los Temas: 1. Necesidad de Soporte Tecnolgico para la Toma de Decisiones 2. Beneficios del uso de tecnologa para apoyar la funcin de toma de decisiones 1. Necesidad de Soporte Tecnolgico para la Toma de Decisiones En unidades anteriores se ha hablado de las funciones que realizan los administradores para obtener las metas despus de realizar el proceso administrativo. Tambin se expusieron los diferentes roles que desempea un administrador para llevar a cabo las cada una de las funciones del proceso administrativo. El rol de toma de decisiones se vuelve cada da ms complejo debido a ciertos factores que rodean las situaciones a las que enfrentan los administradores. Factores Externos que afectan la Funcin de Toma de Decisiones A continuacin se listan algunos factores que rodean a las situaciones de toma de decisiones:

A. La naturaleza de la competencia que se vive en la mayora de las industrias hacen cada

vez ms retadoras las acciones a llevar a cabo para ser exitosos y lograr la supervivencia.

B. El medio ambiente de negocios, como se dijo en el inciso anterior, muestra una situacin
de alta competencia y rivalidad, ocasionando un alto riesgo en la seleccin de una accin.

C. La estrategia de globalizacin que impera en el mundo de los negocios, crea nuevas

necesidades como las que se mencionan a continuacin: Tener una flexibilidad para atacar nuevos mercados Producir productos y servicios con altos niveles de calidad Generar alianzas con diferentes compaas para poder rebasar las propias fronteras Tener como prctica la innovacin y la mejora perpetua tanto en productos como en procesos.

D. La influencia de factores externas a los propios negocios tales como la economa nacional e
internacional, los sindicatos, aspectos ecolgicos, aspectos legales y polticos, comportamientos de la comunidad en general. tan agresivo que se vive.

E. El costo de un error en una decisin es ms drstico debido al medio ambiente de negocios F. La lucha continua de las organizaciones por lograr una productividad tal que permita
una salud econmica para la misma. La productividad, en pocas palabras, es la relacin entre las salidas (metas) y entradas (recursos), por tanto, es un indicador del xito de una empresa.

G. La necesidad imperante de lograr no solo una productividad a nivel micro en cada

empresa, sino una productividad nacional para poder lograr un desarrollo del pas con lo cual se genere un mejor nivel de vida para sus habitantes.

G. Las nuevas expectativas del cliente que da con da se vuelve ms exigente. Esto ha
trado como consecuencia necesidades de ajustes en las prcticas y estrategias para tratar con l, en los productos o servicios que se producen o se venden, en la forma en que se realiza la relacin con las otras organizaciones que suministran los recursos.

H. Las nuevas prcticas de subcontratacin que rigen a las empresas, generan una
gran necesidad de coordinacin y comunicacin entre ellas.

I. La globalizacin y la apertura de mercados, acompaado del incremento en la

poblacin mundial y nacional, han trado como consecuencia la creacin de una gran cantidad de alternativas en muchas situaciones, haciendo cada vez ms complejo el anlisis de cada situacin.

J. El incremento cada vez mayor de la informacin a la que estn expuestos los

administradores de las empresas, haciendo ms tediosa, lenta e ineficiente su labor como tomadores de decisiones y al mismo tiempo generando en ellos la necesidad de reconocer y clasificar aquella informacin relevante para resolver su problemtica y llevar a cabo sus funciones. Ocasionando una baja en su propia productividad como individuo.

K. La necesidad de los tomadores de decisiones de estar en una actualizacin de sus

propias habilidades, competencias y conocimientos, con el fin de poder hacer frente a las nuevas tendencias en el campo de batalla de los negocios. Factores Internos al Tomador de Decisiones La toma de decisiones efectiva no solo se vuelve compleja por los aspectos que rodean a la empresa y a la situacin a resolver. En los siguientes prrafos, se listan una serie de factores que tienen que ver con la propia persona que acta como tomador de decisiones. Personalidad.

Ninguna persona es exactamente igual que otra. Muchos investigadores del comportamiento humano, han realizado estudios que demuestran la fuerte relacin que existe entre la personalidad y la toma de decisiones. El tipo de personalidad influye en muchos aspectos relacionados con la toma de decisiones: La forma de pensar en cuanto a las metas y sus logros La seleccin de entre varias alternativas de decisin Los procedimientos para evadir el riesgo La reaccin ante los problemas y riesgos El Stress en una determinada situacin de trabajo La manera de analizar la informacin El comportamiento ante situacin de presin La forma de establecer comunicacin con otras personas

Experiencia. La experiencia de la persona que toma una decisin es definitiva, pues sta hace que el tomador de decisiones vea de diferentes formas el problema. Este factor de experiencia involucra experiencias en situaciones parecidas a las que enfrenta como tomador de decisiones as como experiencias en otras situaciones de la vida misma que lo hacen actuar con madurez y seguridad afectando el proceso de toma de decisiones. Por ejemplo, el nivel de experiencia puede afectar a los siguientes factores entre otros: Velocidad con que se toma la decisin. Cantidad de anlisis realizado Calidad de la informacin a analizar Actitud hacia los problemas Actitud hacia el riesgo Motivacin Importancia que se le da a cada variable que afecta en la situacin

Estilo Administrativo. El estilo administrativo tiene que ver con el estilo cognitivo de la persona. El estilo cognitivo est relacionado con la forma en que una persona percibe, organiza, interpreta y ajusta los datos y la informacin que utiliza en el proceso de toma de decisiones. Por ejemplo, existen personas que aprecian ms fcilmente una problemtica viendo sta a travs de datos numricos, mientras que existen otros que les parece ms fcil el descubrir situaciones problema a travs de tablas y/o grficas. Por otra parte, algunos tomadores de decisiones utilizan la prueba de acciones ms que el anlisis. Factores Relacionados con la Decisin Misma Existen algunos factores o caractersticas de las decisiones, que hacen la funcin de toma de decisiones ms compleja: La existencia diferentes tipos de decisiones, como se vio en la unidad anterior (de acuerdo a la estructura y al alcance), en cada una de ellas se requiere una atencin a diferentes aspectos de la misma.

La posibilidad de tomar decisiones en grupo de manera colaborativa, cuando la situacin as lo requiera. La necesidad de los tomadores de decisin de estar bien informados y preparados para enfrentar la decisin. La existencia de muchas alternativas de decisin. Los resultados de una toma de decisin generalmente se materializan en un futuro. Por ejemplo: Al cambiar el medio de publicidad a usar para nuestro producto, la participacin de mercado a lograr se ve despus de algunos meses. La existencia de decisiones interrelacionadas. Por ejemplo: el cambiar de proveedor (decisin 1), ocasiona aumentar el precio de nuestro producto a vender (decisin 2) La posibilidad de que una decisin ocasione objetivos antagnicos (en conflicto). Por ejemplo, el decidir un incremento general de sueldo del 10%, ocasiona una motivacin para los empleados que la reciben, solo que esto se sale del presupuesto establecido para la nmina de la empresa. Las decisiones involucran riesgo. La existencia de cambios en los aspectos o variables que afectan la situacin de toma de decisiones. La recoleccin de toda la informacin necesaria para analizar la decisin toma tiempo e involucra un proceso muy costoso.

Necesidad de soporte Tecnolgico Se han presentado diferentes factores que complican las situaciones de toma de decisiones dentro de una organizacin. La toma de decisiones efectiva involucra el cuidado de un factor importante: VELOCIDAD: La velocidad La velocidad situacin. La velocidad La velocidad decisin. La velocidad con que se identifica la situacin de toma de decisiones. con que se analizan todos los factores y variables que afectan la con que se reconocen y seleccionan alternativas posibles. con que se llevan a cabo las acciones necesarias para implementar la con que se tiene retroalimentacin de los resultados.

En fin, la toma de decisiones efectiva est en funcin del tiempo y de la oportunidad. Esto hace necesario e imprescindible, que se utilicen herramientas computacionales para dar un apoyo efectivo a esta labor. Pues con sistemas que utilicen tecnologa de informacin, es posible lograr esa VELOCIDAD.

2. Beneficios del uso de Tecnologa para apoyar la funcin de Toma de Decisiones El impacto de la tecnologa de informacin en las diferentes organizaciones y en la sociedad misma ha trado como consecuencia que los fabricantes de tecnologa, se enfoquen en el desarrollo de tecnologas emergentes y en la expansin de las capacidades de la tecnologa actual. Por otra parte, en las empresas las aplicaciones de la misma tecnologa ha sobrepasado la parte transaccional. Ahora encontramos aplicaciones orientadas al monitoreo de actividades y procesos dentro de la empresa as como aplicaciones orientadas al anlisis y solucin de situaciones complejas. Esto ltimo, es un indicador del uso de apoyos tecnolgicos para funciones de toma de decisiones. A continuacin se presentan algunos de los beneficios que las empresas logran al tener aplicaciones enfocadas a la toma de decisiones: Los tomadores de decisiones tienen la posibilidad de disponer de herramientas para realizar clculos a altas velocidades, requeridos en muchos anlisis y monitoreo de situaciones. La comunicacin entre todas las partes que estn involucradas en la situacin a decidir se vuelve ms efectiva. Adems, las herramientas tecnolgicas habilitan a los administradores para justificar y explicar las acciones escogidas. El apoyo tcnico en cualquier situacin, haciendo que cada tomador de decisiones sobrepase sus propios lmites del conocimiento. Teniendo acceso a herramientas computacionales, podr consultar y recibir apoyo tcnico en aquello que no conozca o domine completamente. El poder de decisin de cada uno de los miembros de una organizacin se ve incrementado, haciendo ms retador cada puesto de la organizacin. La toma de decisiones se vuelve ms objetiva. La informacin est Justo a tiempo (JIT) en el lugar y momento que se requiere. Sus empleados o miembros son personas que tienen acceso a la informacin, por tanto son personas con conocimiento, por lo cual tienen herramientas (la misma

informacin) para poder autodirigirse en sus funciones y decisiones. El trabajo de equipo es realmente algo que funciona, no solo es una reparticin de funciones. El trabajo de equipo les da una verdadera sinergia que favorece a la organizacin. La autoridad y el mando dentro de la organizacin es circular, es decir, la autoridad y el mando es un privilegio de quien tiene conocimiento y no solo del que tiene jerarqua. Puede ser que alguien que es parte de los niveles bajos, tenga autoridad en su propia funcin, dado que tiene mayor conocimiento e informacin de la misma. El principal medio de comunicacin es electrnico, esto no significa que no haya papel, sencillamente que el medio electrnico cobra gran importancia.

Es importante estar conscientes de estos beneficios. Es entonces donde entra el papel de la tecnologa de informacin en beneficio de las organizaciones. La tecnologa de informacin es un habilitador de cambios que son hoy una necesidad dentro de nuestras empresas. La Era de la Informacin demanda hoy Organizaciones Modernas (Organizaciones basadas en la Informacin), esto es posible con la aplicacin de tecnologa de informacin de vanguardia que apoye la funcin del tomador de decisiones.