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SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE TANGO GESTION

MDULO VENTAS
I) DESCRIPCIN GENERAL DEL SISTEMA El Sistema Ventas presenta los siguientes mdulos: A) Archivos Incluye la parametrizacin del mdulo y la actualizacin de los archivos maestros del sistema. Estos datos permitirn trabajar con las registraciones y operaciones de la Gestin Ventas. B) Pedidos Abarca la generacin y seguimiento de pedidos, para aquellas empresas que trabajan con esta modalidad. C) Facturacin Abarca la generacin de los comprobantes de ventas: Facturas, N/D , N/C y Remitos a Clientes. D) Cuentas Corrientes Abarca las funciones referentes a Cobranzas y seguimiento de las cuentas deudoras. Tambin cualquier actualizacin o novedad sobre comprobantes ya generados. E) Procesos peridicos Abarca procesos tales como generaciones contables y depuracin de informacin. F) Informes Concentra una amplia gama de reportes y estadsticas con toda la informacin de Ventas y cuentas corrientes, adems de los informes legales. G) Anlisis Multidimensional II) PUESTA EN MARCHA: La puesta en marcha del mdulo Ventas, tambin involucra la puesta en marcha conjunta del Mdulo Stock. El orden en que se debe efectuar la implementacin es el siguiente:

A) MDULO ARCHIVOS
Dentro de Carga Inicial: 1) Parmetros Generales- Obligatorio. 2) Alcuotas- Obligatorio (Dentro de Actualizaciones) 3) Tipos de asientos- Obligatorio. 4) Talonarios 5) Tipos de comprobantes 6) Formularios 7) Longitud de agrupaciones 8) Agrupacin de Clientes Dentro de Actualizaciones: 9) Provincias 10) Zonas 11) Vendedores 12) Transportes
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13) Precio de Venta - A) Definicin de Listas de Precios 14) Condiciones de Ventas. 15) Clientes/Grupos Empresarios. - Para poder continuar , previamente hay que ingresar al MDULO STOCK y definir : a) Parmetros Generales b) Longitud de Agrupaciones c) Agrupacin de Artculos d) Artculos e) Depsitos 16) Precio de Venta - B) Actualizacin. 17) Definir el formato de comprobantes que puede emitir el sistema. (Dentro de TALONARIOS -Comando: DIBUJAR) 18) Composicin inicial de Saldos. Permite inicializar saldos de ctas. ctes. de operaciones anteriores a la utilizacin del sistema.

1) PARMETROS GENERALES: Este proceso se utiliza para definir una serie de parmetros y valores iniciales que permiten adaptar el comportamiento del sistema a las necesidades de cada usuario en particular.
Descarga Stock al facturar

NO: La actualizacin de stock deber realizarse con un REMITO. SI : Al facturar se realiza la actualizacin correspondiente del

stock.
Sigla para I.V.A, Moneda Corriente, Moneda Extranjera: I.V.A., PESOS, DOLARES. Edita Descripciones Adicionales: Permite habilitar o no el ingreso en los procesos de emisin de

Notas de Dbito y Crditos. Permite alta de Clientes desde procesos: Permite dar de alta nuevos Clientes desde los distintos procesos de ingreso de comprobantes (Pedidos, Facturas, Crditos, Dbitos, Remitos, Cobros, etc.) Numeracin Automtica de Recibos y Pedidos / Prximo Nmero: Este campo permite indicar si se enumeran en forma automtica o si se permite la modificacin manual del mismo al momento del ingreso. Imprime Facturas de Crdito en Facturacin / Prximo Nmero. Cdigo de alcuotas para el clculo del I.V.A. del flete y de los Intereses: Colocar el cdigo que se les asigne a dichas alcuotas.(Para I.V.A.: 1 y para Sobretasa: 11). Base de clculo de I.V.A. para intereses y Fletes: Se puede optar por: - Importes Gravados. - Totales.

Pulsando F10 , se desplegar una ventana para ingresar los valores por defecto para el clculo de impuestos . Se sugiere ingresar los valores habituales , siendo posible en el alta de Clientes su modificacin. Se deber indicar si se calcula I.V.A., IMPUESTOS INTERNOS, PERCEPCIONES de INGRESOS BRUTOS y si se discriminan los mismos en los comprobantes. El campo Sobretasa / Subtasa se utiliza para Clientes a los cuales se les aplica Percepciones de I.V.A. en la facturacin.

2) ACTUALIZACIN DE ALCUOTAS. En este proceso se definen las distintas tasas de cada tipo de impuestos que se le pueden aplicar a los artculos y a los clientes. Para impuestos no requeridos se debe definir un cdigo con porcentaje cero. Los cdigos se dividen en los siguientes grupos: Cdigo 1 al 10 : Tasas de I.V.A. para artculos. Cdigo 11 al 20 : Sobretasas/ Subtasas de I.V.A.( Se aplican sobre el total gravado del comprobante).

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Cdigo 21 al 39 : Tasas de Impuestos internos. Cdigo 40 : Impuesto interno por importe fijo. Cdigo 41 al 50 : Sobretasas/ Subtasas de Impuestos internos.(Se calculan sobre el importe de Impuesto Interno del comprobante). Cdigo 51 al 60 : Percepciones de Ingresos Brutos. Cdigo 90 : Tasa de retencin para R.N.I. ( Es el porcentaje de retencin que se aplica sobre el total de I.V.A. de la factura a clientes R.N.I. - 50 % ). Cdigo 91 : I.V.A. liberado.
Importe Mnimo: Indica el importe mnimo gravado a partir del cual se realizar el clculo de la

sobretasa correspondiente.

3) TIPOS DE ASIENTOS. Define los modelos de tipos de asientos que generar el sistema en el proceso Pasaje a Contabilidad. Es requerido en todos aquellos procesos cuyos comprobantes generan asientos. Cada tipo de asiento tendr un Cdigo de identificacin y un Concepto que se utilizar como concepto de asiento en el Pasaje a Contabilidad. Es recomendable realizar la correcta definicin de los tipos de asiento antes de comenzar con el ingreso de los comprobantes. A continuacin se realizar el ingreso de las lneas del asiento:
Cdigo de cuenta: Este campo puede dejarse en blanco cuando los subtotales se desean imputar a

las cuentas contables por artculos ya que indica que el cdigo de cuenta contable asociado es el que se indique como Cuenta Venta en el artculo. Debe / Haber: Luego de ingresar la cuenta, se deber posicionar el cursor en la columna Debe o Haber segn corresponda. En este campo se podr seleccionar un valor desde una ventana . Los valores posibles que se pueden seleccionar son los siguientes : TO SB EX BO FL IN AC 1 al 91 Total del Comprobante Subtotal Gravado Subtotal Exento Importe de Bonificacin Importe de Flete Intereses Subtotal por artculo Importes de Impuestos segn la alcuota correspondiente.

El valor AC se puede ingresar nicamente cuando se dej en blanco el campo Cdigo de Cuenta, es decir cuando se desean imputar a cuentas contables por artculos. Dichas cuentas se definieron previamente en la ficha de cada artculo en el Mdulo Stock . En el campo Concepto de la lnea , se consignan los nombres de las cuentas afectadas, este es el que se asignar por defecto en la leyenda del asiento de cada comprobante.

4) TALONARIOS Este proceso permite definir los distintos talonarios a utilizar en aquellas operaciones en las cuales se emiten comprobantes. La asignacin de talonarios facilita el control de la impresin y la numeracin de los comprobantes. Se presentan los sig. campos :

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Nro. de Talonario : Nmero que lo identifica. Descripcin : Puede utilizarse para describir al talonario definido. Tipo Asociado : Letra correspondiente al Comprobante , puede ser A , B , C , E , X . Sucursal Asociada : Nmero de sucursal . Comprobante : este campo sirve para indicar que tipos de comprobantes puede utilizar este talonario .

Los posibles son : FAC : Factura CRE : Nta. de Crdito DEB : Nta. de Dbito REC : Recibo de Cobranzas REM : Remito de Stock - _ _ _ : (Tres espacios en blanco ) : Formulario multipropsito : Puede ser utilizado tanto para Facturas como para Ntas. de Dbitos y/ o Crditos .

Edita n de Comprobante : Permite indicar si el comprobante se enumera en forma automtica,

o se permite la modificacin manual del mismo en el momento del ingreso. Destino de impresin : Uso opcional - Permite definir un dispositivo que ser tomado por defecto al realizar un comprobante. Se puede indicar nombre de archivo o una impresora (LPT1, LPT2). Cantidad mxima de iteraciones : Se debe ingresar la cantidad mxima de renglones que puede tener un comprobante. En todos los casos debe ser menor o igual a 100. Para imprimirse en un solo formulario, esta cantidad debe ser igual a la cantidad definida en el archivo con extensin .TYP . (Ver Definicin Formato de Comprobantes.) Rango de n habilitados : Se utilizan para controlar, desde los procesos de emisin de comprobantes, la correcta numeracin de los mismos. Prximo Nmero a emitir : ser el prximo n a emitir por el sistema. Modelo de Impresin : Indica el nombre del archivo . TYP que se utilizar como modelo para impresin del Comprobante. Si este campo se deja en blanco, el comprobante no se imprime.

COMANDO DIBUJAR : Permite ingresar a modificar el diseo del formulario asociado al talonario. Si este ltimo no tiene modelo de impresin , no se activar el uso de este comando. ( VER PUNTO 17 )

5)TIPOS DE COMPROBANTES En este proceso se encuentra ya creado el comprobante FAC como dbito , el que ser utilizado en forma automtica por los procesos de Ingresos de Facturas. Permite definir los tipos de Notas de Crditos y Notas de Dbitos que se deseen registrar en el sistema pudiendo indicar distintos parmetros tales como : si registra diferencias de cambio, importe de I.V.A. nicamente, si interviene en I.V.A. Compras, Tipo de asiento asociado, si afecta Stock, si Actualiza Precio Promedio Ponderado, si afecta Rankings en Valores, Rankings en cantidades, etc.

6) FORMULARIOS Esta opcin permite configurar el formato de impresin de los formularios correspondientes a Pedidos , Cancelacin de Documentos , Factura de Crdito y Cancelacin de Factura de Crdito . El resto de los Formularios definibles , se actualiza desde el proceso correspondiente a ACTUALIZACIN DE TALONARIOS - COMANDO : DIBUJAR

7) LONGITUD DE AGRUPACIONES

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Este proceso permite definir las agrupaciones de los cdigos de clientes . Pueden ser divididos en tres agrupaciones : Familia, Grupo e Individuo. En el caso de clientes es de 6 dgitos. Teniendo definido la cantidad de dgitos a utilizar para la familia y el grupo, automticamente quedar definida la longitud del individuo.

8) AGRUPACIONES DE CLIENTES Permite definir un nombre para cada agrupacin , vale decir para cada familia y grupo.

9 - 12) ACTUALIZACIN DE PROVINCIAS , ZONAS , VENDEDORES Y TRANSPORTES Este proceso le permite agregar , consultar , listar y modificar . Se utiliza para clasificar a los clientes y as obtener listados de ventas distintos.

13) PRECIO DE VENTA - A) DEFINICIN DE LISTAS DE PRECIOS Cada una de las listas deber indicar su nombre , si es en moneda corriente o extranjera , si incluye impuestos o no , la cantidad de decimales , y si siempre se encuentra habilitada . Si se define que una lista de precios incluye I.V.A. y/o impuestos internos , cuando se facture con ella , el sistema desglosa en forma automtica los impuestos que correspondan ; exponiendo en una factura a Responsable Inscripto los impuestos discriminados .

14) CONDICIONES DE VENTAS Este proceso le permite agregar nuevas condiciones de venta , consultar , listar y modificar condiciones de venta existentes o bien darlas de baja . La definicin de una condicin de venta incluye el desglose de los porcentajes del monto que debern ser abonados a una cantidad de das, a partir de la fecha de la factura. Para cada desglose es posible establecer un porcentaje de inters por la financiacin . Pueden definirse distintas formas de clculo de inters y la cantidad de cuotas es ilimitada .
Cantidad de cuotas : Cantidad de vencimientos en que se dividir el importe resultante de aplicar A vencer en : das para el vencimiento de la primera de las cuotas. Cantidad de das/ meses entre cuotas : Diferencia entre das / meses entre cuotas a partir de la

Para cada Porcentaje del monto ser posible definir :

el porcentaje al total del comprobante. primera.

Porcentaje de Inters : porcentaje a aplicar al monto correspondiente . Clculo de los intereses : Los valores posibles son :

- D : Directo : Se aplicar el inters correspondiente al importe total y luego se prorratear el mismo en la cantidad de cuotas indicadas . - A : Acumulado : Se calcular el importe de cada cuota y se acumularn los intereses para cada una . - S: Inters sobre saldo ( Sistema Francs ) : Con este mtodo se aplica una frmula que calcula cuotas iguales , con intereses sobre saldo . Los comprobantes de clientes ocasionales (000000) siempre deben ingresarse con una condicin de contado, ya que los mismos no se registran en cta. cte. Para crear condicin de compras al contado se indicar que el 100 % del monto deber ser abonado en una cuota a cero das.

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15) CLIENTES Permite agregar nuevos clientes , consultar y modificar datos de clientes ya existentes o dar de baja a aquellos que no posean saldos en cta. cte. ni movimientos vigentes. Mediante este proceso no es posible modificar saldos de clientes , ya que estos son actualizados automticamente a travs de procesos especficos.
Cdigo de cliente : Permite identificar en forma unvoca al cliente a ingresar, definiendo el cdigo

Los datos a ingresar son :

de individuo (cliente). Puede contener tanto nmeros como letras. Se debe tener en cuenta que no es necesario ocupar todos los caracteres disponibles para el cdigo, pero si se deben respetar las ubicaciones de cada agrupacin. Cdigo de Zona y Provincia : Estos campos son obligatorios. Cdigo de Vendedor y Transporte : Estos son opcionales . Si habitualmente corresponde al cliente uno especfico , es conveniente ingresarlo para que sean sugeridos por el sistema durante el ingreso de comprobantes . Fecha de Inhabilitacin : Permite inhabilitar a un cliente de manera que no se puedan ingresar o anular los comprobantes asociados. Si la fecha est en blanco significa que el cliente est habilitado . Condicin de Venta : Debe indicar el cdigo de Condicin de Venta habitual asociado al cliente. Este cdigo ser sugerido posteriormente en el ingreso de Comprobantes y podr ser modificado. Cupo de Crdito : Este campo le permite indicar un importe de crdito en cta. cte. para el cliente. El sistema cotrolar los importes al ingresarse comprobantes , emitiendo un mensaje en caso que exceda el crdito disponible. Porcentaje de Bonificacin : Si habitualmente corresponde al cliente un porcentaje de bonificacin, es conveniente ingresarlo . Lista de Precios Habitual : Permite ingresar opcionalmente la lista de precios habitual asociada al cliente , que ser sugerida en los procesos de facturacin . C.U.I.T. o Identificacin CARACTERSTICAS DE FACTURACIN : Luego de ingresar los datos del Cliente , pulsando F10 se desplegar una ventana para ingresar informacin correspondiente al clculo de impuestos . Se indica qu impuestos deben gravarse al cliente cuando se le emite la factura , y la forma de exponerlos . Los valores posibles para el campo Liquida I.V.A. son : S cuando el cliente paga IVA N no paga IVA , ya que es exento en sus compras I paga IVA pero su categora es IVA no Responsable (no discrimina ) E paga IVA pero su categora es IVA Exento (no discrimina ) Impuestos Internos : se debe indicar si corresponde aplicarlos al facturar , si se discriminan y si se aplican tasas o sobretasas . IVA liberado : contestar N ya que actualmente est en desuso . Paga retencin por R. no I. Percepcin de Ingresos Brutos : se debe indicar si se calcula o no para el cliente .Podr ingresarse opcionalmente un cdigo de alcuota .

16) PRECIO DE VENTA B) ACTUALIZACIN DE PRECIOS DE VENTA Para cargar precios ya deben existir artculos definidos en el mdulo Stock. Estos procesos permiten agregar nuevos precios y consultar, eliminar o modificar precios de venta en las listas existentes. Las listas de precios pueden ser actualizadas en forma Individual o Global :
ACTUALIZACION DE PRECIOS INDIVIDUAL :

Para cargar por primera vez los precios de un artculo , es necesario haber dado de alta previamente alguna lista de precios . Esta opcin permite actualizar los precios de cada artculo por separado en cada una de las listas.

ACTUALIZACION DE PRECIOS GLOBAL :

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Permite actualizar una lista de precios para un rango de artculos o bien toda una lista completa. Lista Base : se refiera a la lista desde la cual se toman los precios para calcular el nuevo precio . Lista a Actualizar : debe seleccionarse la lista de precios de Venta que se desea actualizar . Si se utiliza como lista base la misma que se indique en lista a actualizar, se modificarn los precios de la lista sobre si misma . Si por el contrario, la lista base es distinta a la lista a actualizar, se estarn creando o actualizando los precios de la lista a actualizar a partir de los precios de la lista base. En este ltimo caso, se puede estar creando una lista nueva o modificando una ya existente. La actualizacin puede realizarse aplicando un porcentaje al precio de la lista base o bien multiplicando el precio por un coeficiente , o aplicando el margen de utilidad definido para cada artculo .

17) DEFINIR EL FORMATO DE COMPROBANTES QUE PUEDE EMITIR EL SISTEMA. El formato de los comprobantes que emite el sistema es totalmente definible por el usuario . Para cada tipo de comprobante, existe un formato de formulario predefinido que puede ser utilizado o modificado de acuerdo a las necesidades. El usuario puede modificar el formato de los comprobantes a travs del : Comando Dibujar del proceso Actualizacin de Talonarios : para los comprobantes que tengan asociados talonarios. Para poder editar el formato del talonario, se debe indicar el nombre del modelo de impresin en el talonario. Estos son : Factura , Nta. de Dbito y de Crdito , Remito , Recibo de Cobranza . Comando Formularios del Administrador de la Base de Datos : para aquellos comprobantes que no tengan asociados talonarios. Esto son : Pedido y Comprobante de Cancelacin de Documentos . Para modificar la definicin del contenido de los formularios, es necesario conocer cierta nomenclatura, conforme a lo siguiente :
Todo aquello que se escriba dentro del formulario saldr impreso textualmente salvo que

lleve el smbolo @ (arroba) al comienzo de la expresin, que identifica a las Palabras de Control y Palabras de Reemplazo. Palabras de Control : Son comandos predefinidos que especifican ciertas caractersticas de la impresin del formulario, p. ejm. : cantidad de copias. Palabras de Reemplazo : Son variables que al imprimir el comprobante, son reemplazadas por los valores correspondientes. Se adjuntan fotocopias de las palabras de Control y de Reemplazo disponibles.( VER ANEXO ).

18) COMPOSICIN INICIAL DE SALDOS : Se aplica dentro del mdulo cuentas corrientes. No es obligatorio. Permite inicializar los saldos de cuentas corrientes resultantes de operaciones anteriores a la utilizacin del sistema.

B) MDULO PEDIDOS

I ) INGRESO DE PEDIDOS

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Por medio de este proceso se ingresan los pedidos efectuados por los clientes , que quedarn registrados como pendientes hasta el momento en que sean facturados y entregados en su totalidad. El ingreso de pedidos implica comprometer el stock involucrado. Los pedidos registrados podrn ser facturados en lote, a travs del proceso de Facturacin de Pedidos , o bien uno por uno , a travs del proceso de Facturacin en Mostrador . COMANDO INGRESAR Este comando permite ingresar el pedido de un cliente. Los datos de un pedido son : - Pedido Nmero : depende de los Parmetros Generales ingresados . Si no se utiliza numeracin automtica se deber ingresar un nmero que no exista ya en el sistema. - Talonario : indica el cdigo de talonario con el que se van a imprimir las facturas asociadas al pedido. Debe ingresarse un cdigo asociado a Facturas. - Cdigo de Cliente : debe ingresarse el cliente para el cual se toma el pedido . En caso de tener que definir un nuevo cliente , pulsando F6 se puede agregar un nuevo ( previamente debe estar definido en Parmetros Generales que permita alta de clientes desde procesos ) Si se indica en cdigo de cliente : 000000 corresponder a un cliente ocasional y se desplegar una ventana para ingresar sus datos , pero no quedar grabado en la base de clientes. - Los campos % de Bonificacin , Condicin de Venta , Cdigo de Vendedor y Cdigo de Transporte se tomarn por defecto de los cargados en Clientes , pero pueden modificarse para cada pedido , sin que se altere el definido en la cta. cte. del Cliente . - Cdigo de Depsito : indica el depsito del cual se realizar la descarga de las unidades . - Lista de Precios : corresponde a la lista seleccionada para sugerir los precios de los artculos . - Fecha de Entrega : corresponde a la fecha prevista del pedido . Este campo no es obligatorio , pero es de utilidad para el clculo del Stock Proyectado . - Nmero de Remito : se asigna en forma automtica , con referencia al ltimo generado. Ingreso de Renglones : - Cdigo del Artculo : Pulsando Enter se pude visualizar la lista de los artculos a fin de seleccionar el deseado . Por cada artculo que lleva stock asociado , debe indicarse la Cantidad Pedida y las Cantidades a Facturar y a Descargar de Stock , que deben ser menores o iguales a la pedida. Estas cantidades sern las que se incluyan en la factura o remito asociados al pedido . Pulsando F9 permite visualizar los saldos de stock de cada uno de los artculos discriminados por depsitos. Ingreso de descripciones adicionales por artculo : una vez ingresados los datos del artculo , posicionando el cursor en el campo Cdigo de artculo del siguiente rengln , se pulsa F3 y el sistema habilita una pantalla para el ingreso de descripciones adicionales asociadas a ese artculo , pulsando nuevamente F3 , retorna a la pantalla anterior. COMANDO LISTAR Permite imprimir pedidos ingresados previamente con formato de informe o bien con formato de formulario .

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II ) MODIFICACIN DE PEDIDOS A travs de este proceso podr acceder a modificar datos de pedidos ya ingresados . La modificacin de pedidos incluye la actualizacin de algunos datos , el agregado o eliminacin de lneas . Si se modifican cantidades del pedido , el sistema valida la consistencia de las nuevas cantidades ingresadas , con respecto a lo pendiente de facturar y de descargar de stock .

III ) ACTIVACIN DE PEDIDOS Este proceso es utilizado para indicar la cantidad de artculos a facturar y a descargar en un pedido , para ser remitidos al cliente . Si la descarga de stock es independiente de la facturacin , el proceso de Facturacin de Pedidos tomar la cantidad a facturar activada y el proceso de Emisin de Remitos tomar la cantidad a descargar activada .

IV ) ANULACIN DE PEDIDOS Con este proceso es posible eliminar un pedido en el estado que se encuentre (todo pendiente o con comprobantes aplicados ) .

V ) PEDIDOS AUTOMTICOS Este proceso es Optativo . Se utiliza en la prctica para agilizar los pedidos de clientes con tems habituales . ACTUALIZACIN DE MODELOS DE PEDIDOS Se pueden definir configuraciones habituales de pedidos , llamadas modelos , las cuales tendrn asociados clientes y renglones a facturar . De esta manera , se podr generar en forma peridica los pedidos en forma automtica , sin necesidad de ingresar los mismos en forma manual .

C) MDULO FACTURACIN
A travs de este men es posible ingresar a todos los procesos que emiten Facturas Notas de Dbito , Notas de Crdito y Remitos . En el proceso de Actualizacin de Parmetros Generales se define el comportamiento de la factura con respecto a la descarga de stock . Si se defini que la factura descarga stock , la emisin de la misma implica la actualizacin correspondiente en el stock ; si en cambio se defini que la factura no descarga de stock , la actualizacin deber realizarse a travs de la emisin de un remito . El circuito lgico utilizado es : 1) Pedido ( Explicado anteriormente en el mdulo B) PEDIDOS ) 2) Remito 3) Factura
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4) Notas de Dbito y Crdito

2) REMITOS :
El sistema prev el ingreso de los remitos para su posterior imputacin a la factura, la devolucin de los mismos, su anulacin, consulta y la imputacin de remitos a facturas ya ingresadas.

I) EMISIN DE REMITOS Mediante este proceso se podrn emitir los remitos de stock , generando el movimiento de salida de stock correspondiente.
Talonario:

Para ingresar un remito es necesario haber definido un talonario en el proceso correspondiente, para el control de la numeracin interna y su impresin, corresponde un cdigo de Talonario con Tipo de comprobante = REM ( remito ) . Cliente: Se pueden emitir remitos a clientes de cta. cte. o clientes ocasionales, indicando 000000 en el cdigo de Cliente. Comprobante de Referencia : El tipo de Comprobante de Referencia puede ser : PED para el caso de ser un pedido y de ser una factura ser FAC . En ambos casos se debe ingresar el nmero del comprobante correspondiente . Pulsando ENTER se desplegar la lista de aquellos que tengan unidades pendientes de remitir y se podr seleccionar el que corresponda . Ingreso de renglones: En el caso de seleccionar un Comprobante de Referencia , el sistema sugerir los renglones del remito. De lo contrario se debe ingresar : Cdigo del Artculo : es el cdigo definido en el Mdulo de Stock . II ) DEVOLUCIN DE REMITOS: Este proceso permite ingresar comprobantes correspondientes a devoluciones parciales o totales de remitos emitidos . Este comprobante generar un ingreso de stock por la mercadera devuelta. Se deber indicar un cdigo de Talonario, correspondiente a devoluciones el cual permite controlar la numeracin e imprimir el comprobante de devolucin. ( Tipo de Comprobante = DEV ) El remito a devolver debe tener un estado de pendiente, es decir que no puede estar totalmente facturado o anulado. Pulsando ENTER en el campo "Remito N:" se desplegar una lista con todos los remitos pendientes del Cliente. El sistema mostrar los renglones del remito con la cantidad de unidades originales y la cantidad a devolver, mostrando por defecto la cantidad pendiente ( Diferencia entre cantidad del remito - cantidad facturada - cantidad devuelta.) La devolucin de remitos siempre se realiza en unidades de stock, independientemente de la unidad de medida en la cual haya sido ingresado el comprobante original.

III ) ANULACIN DE REMITOS: La anulacin de un remito previamente ingresado borrar todos los renglones del mismo actualizando los saldos de stock. El n interno no podr volver a utilizarse, quedando registrado como Anulado. Para permitir la anulacin el remito debe encontrarse totalmente pendiente ( no tener cantidades facturadas ni devueltas ) , si se utiliza P.P.P. la fecha del remito debe ser mayor a la del ltimo cierre de P.P.P.

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IV) IMPUTACIN DE REMITOS: Este proceso es de utilidad cuando se produce alguna de las siguientes situaciones: 1) Si se generan normalmente facturas pendientes de remitir ( es decir la factura antes que el envo de la mercadera) , una vez ingresado el remito se utilizar este proceso para relacionar ambos comprobantes. 2) Si por error se omiti imputar los remitos al momento de ingresar la factura, tambin se puede establecer la relacin entre la factura y los remitos. En primer trmino se deber seleccionar la factura a la cual se desean imputar los remitos pendientes.
Comando IMPUTAR: Una vez seleccionada la factura se acceder a la ventana de remitos

para indicar uno o varios remitos que se imputarn a la factura. Una vez seleccionados los remitos, el cursor se posicionar en los renglones de la Factura , indicando la cantidad pendiente de imputar y la cantidad asignada. - Pulsando ( F 3 ) se visualizarn los renglones de los remitos seleccionados que correspondan al artculo de la factura. En esta ventana se realizar la asignacin de las cantidades a los renglones de los remitos. La cantidad asignada no podr ser mayor a la pendiente de la factura. - Pulsando ( F 10 ) se confirma el rengln, mostrando el sistema la cantidad asignada en pantalla. Una vez imputados todos los renglones, pulsando ( F 10 ) se confirmar el procedimiento generndose las actualizaciones correspondientes.

V) CONSULTA DE REMITOS Permite consultar remitos o devoluciones previamente ingresados. El campo Estado en el encabezamiento indicar el estado del comprobante en relacin al stock Los valores posibles son: Pendiente: si tiene cantidades pendientes de facturar. Cerrado: si el comprobante se encuentra totalmente facturado o devuelto. Anulado: si el mismo fue anulado. Si se utiliza partidas, ser posible consultar las mismas pulsando ( F 7 ) desde los renglones del remito. En el caso de series, se podr consultar pulsando (F 8 ).

3) FACTURA :
Existen dos tipos de Facturacin : I) - En Mostrador II) - De Pedidos

I) Facturacin en Mostrador
Este proceso permite emitir facturas a Clientes ingresando los datos correspondientes a la factura en ese momento ; o bien la factura puede ser confeccionada con referencia a un comprobante previamente ingresado ( pedido o remito ). Se trabajar con la factura en pantalla . COMANDO FACTURAR

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A travs de este comando es posible emitir facturas a clientes existentes , en cuyo caso se registrar el movimiento correspondiente , o a clientes que no figuren en cta. cte. , como ser clientes ocasionales o por ventas al contado . Datos a ingresar :
Talonario de Factura : Indica el cdigo de talonario con el cual se va a imprimir la factura . Debe

ingresarse un cdigo asociado a Factura o Multipropsito . El talonario seleccionado asignar la numeracin y el archivo de impresin correspondiente segn la letra asociada al talonario . seleccionar el correspondiente.

Cdigo de Cliente : Pulsando ( Enter ) se visualizar una ventana con los Clientes existentes, para

( F 6 ) ALTA DE CLIENTES : Si se activ el parmetro Permite Alta de Clientes en el proceso de Parmetros Generales, pulsando la tecla ( F 6 ) desde el campo cdigo ser posible agregar un nuevo Cliente . CLIENTES OCASIONALES: Si se desea ingresar Facturas a Clientes no habituales, y no se desea asignarle un cdigo de identificacin, en este caso se ingresar como Cliente Ocasional , correspondiendo la Factura a una venta al contado ya que no se registrar en cuenta corriente. Para cargar clientes ocasionales se deber ingresar " 000000" como cdigo. Se visualizar una ventana para cargar datos necesarios para la Factura y el Subdiario de I.V.A. Ventas .
Condicin de Venta : El sistema sugerir la condicin habitual asociada al cliente , previamente

cargada .

Ingreso de Renglones : Cdigo del Artculo


Precio Unitario : Si la factura se ingresa referenciada a un pedido el sistema sugerir los precios ya

ingresados en el mismo . En caso contrario , sugerir los que correspondan a la lista de precios seleccionada , siempre da la posibilidad de modificarlos.

Ingreso de descripciones adicionales por artculo : una vez ingresados los datos del artculo , posicionando el cursor en el campo Cdigo de artculo del siguiente rengln , se pulsa F3 y el sistema habilita una pantalla para el ingreso de descripciones adicionales asociadas a ese artculo , pulsando nuevamente F3 , retorna a la pantalla anterior.

II) Facturacin de Pedidos


Este proceso se utiliza para facturar en forma automtica un rango de pedidos existentes en el sistema . En este caso las facturas se confeccionarn con los datos de los pedidos , sin posibilidad de modificarlos . Se realizar la registracin del movimiento en la cta. cte. y la actualizacin del stock. Este proceso no permite facturar pedidos de clientes ocasionales.

4) NOTA DE DBITO Y/O NOTA DE CRDITO :

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Este proceso permite emitir notas de dbito o crdito a clientes que figuran en cta. cte. como a clientes ocasionales . Los distintos tipos de Notas fueron definidas en el proceso de Actualizacin de Tipos de Comprobantes . Toda Nota de Dbito o Crdito debe ser imputada a uno o varios comprobantes. El sistema prev dos maneras : - Colocando un comprobante de referencia en el momento en que se emite la misma. - Aplicando la Nota a uno o ms comprobantes despus de haberse emitido , a travs del proceso Imputacin de Comprobantes . El Talonario seleccionado debe corresponder a un Tipo de Comprobante Multipropsito (_ _ _ ) . DEB o a un

Si el comprobante de referencia es una Factura con descarga de Stock , la Nota de Crdito afecta tambin al stock .

D) MDULO CUENTAS CORRIENTES


Las ctas. ctes. deudoras son bimonetarias . I ) COMPOSICIN INICIAL DE SALDOS Este proceso se utiliza cuando se comienza a usar el sistema en una Empresa con movimientos anteriores , se define la composicin inicial del saldo en la cta. cte. de cada cliente . Los comprobantes ingresados no sern incluidos en el Subdiario IVA Ventas , Estadsticas de Ventas , Informes Legales . Pueden ser ingresados : Facturas , Recibos , Notas de Dbito y Notas de Crdito . La pantalla de Composicin Inicial de Saldos contiene la siguiente informacin :
Saldo : se debe indicar el saldo de la cta. del Cliente , si el saldo es Acreedor deber ser ingresado

con signo negativo . Fecha del Saldo : se debe indicar la fecha del saldo inicial de la cta. cte. del Cliente , esta fecha debe ser anterior a cualquier comprobante ya ingresado . Diferencia : en este campo el sistema ir desplegando la diferencia entre el Saldo ingresado y los importes de los comprobantes que se van ingresando . Controla la correcta composicin del saldo . Detalle de Comprobantes que componen el Saldo : aqu se ingresan los comprobantes pendientes del Cliente . Vencimientos : Fecha e Importe : slo se activar cuando se ingresen Facturas . Comprobante de Referencia : Tipo y Nmero : se activarn cuando se ingresen Notas de Dbito y/o Crdito .

II ) INGRESO DE COBRANZAS Este proceso permite emitir y registrar recibos, imputados o a cuenta , actualizando la cta. cte. del Cliente y el estado de cada comprobante afectado . COMANDO INGRESAR La primer pantalla corresponde al ingreso de los datos generales y a la imputacin del recibo .

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IMPUTACION : Se ingresan los comprobantes afectados , pueden ser : Facturas , Notas de Dbito o Notas de Crdito (que se encuentren sin imputar ) Deber ingresarse el Nro. del Comprobante , Importe y Fecha de Vencimiento .

III ) IMPUTACIN DE COMPROBANTES A travs de este proceso se realizan las imputaciones de todos los comprobantes que no se encuentren aplicados , como as tambin consultar o modificar las imputaciones realizadas . La pantalla se encuentra dividida en dos mitades : - Composicin: contiene el detalle de cada factura con sus vencimientos , ms los comprobantes que ya la han afectado. - Comprobantes a Cuenta : contiene los comprobantes que an no se encuentran imputados . Al seleccionar un Cliente , se presenta en pantalla la composicin de facturas y los comprobantes a cuenta . Pasos para realizar la Imputacin :
Tecla F 3 : permite posicionarse en Comprobantes a cta. para seleccionar , de a uno por vez , el

comprobante a imputar .La seleccin se realiza mediante las teclas de direccin . Pulsando ENTER : se retorna a la pantalla anterior , y con las teclas de direccin se selecciona la posicin en la que se desea colocar el comprobante a cta. Pulsando nuevamente ENTER : se recalcula el saldo de la factura imputada y se posiciona el cursor en el campo Importe del comprobante trasladado . El Importe puede modificarse por uno menor, retornando automticamente a la otra parte de la pantalla el saldo , para poder ser aplicado a otra factura o vencimiento. Tecla F 2 : permite revertir un comprobante ya imputado a la porcin de Comprobantes a cta. recalculando el saldo de la factura afectada. Cuando el Saldo de una factura es cero , el estado de la misma pasa a ser Cancelado . Si una Factura tiene varios vencimientos se deben realizar las imputaciones a cada uno de ellos , de lo contrario no sern consistentes los estados de cada vencimiento en el Informe de Deudas Vencidas y Cobranzas a Realizar .

IV ) CANCELACIN DE DOCUMENTOS Cuando la forma de pago de una operacin incluye documentos , se genera un movimiento deudor en la Cuenta Documentos del cliente . Cuando se cancela el documento , dicha cancelacin debe ser ingresada para generar el movimiento acreedor correspondiente . Ingresando el Cdigo del Cliente , se muestran en pantalla todos aquellos documentos recibidos del cliente que an no han sido cancelados . Utilizando las flechas de direccin , se selecciona el documento que se desee cancelar y luego pulsar ENTER . Si se posee el Mdulo Fondos ,el sistema registra automticamente el ingreso del cobro .

V ) MODIFICACIN DE COMPROBANTES Este proceso permite modificar algunos datos acerca de los comprobantes emitidos . Para todos los tipos de comprobantes ( que no sean de composicin inicial de saldos ) se pueden modificar los siguientes datos : Fecha de Emisin (si el comprobante no afecta stock )
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Observaciones Cdigo del Vendedor Para Factura , Notas de Crdito y Notas de Dbito , se pueden modificar : Condicin de Venta Tipo de Operacin Cdigo de Vendedor Si el comprobante se encuentra contabilizado Datos de Cliente Ocasional ( se debe pulsar F 4 para acceder a una ventana con los datos ) Pulsando F 3 se puede consultar los renglones del comprobante Para Facturas unicamente : Fecha de Vencimiento Importes a cada Vencimiento

VI ) MODIFICACIN DE FECHAS DE DOCUMENTOS Este proceso permite modificar la fechas de vencimiento de los documentos de un determinado cliente, que no hayan sido cancelados .

VII ) CONSULTAS - CONSULTA DE COMPROBANTES Permite consultar Facturas , Notas de Crdito , Notas de Dbito y Recibos registrados en el sistema . Pulsando la tecla : - F 4 permite consultar los datos del cliente ocasional - F 3 permite consultar los renglones de los formularios

- CONSULTA DE CUENTAS CORRIENTES - ACTUAL Permite consultar Saldos , Resumen de Cuentas y Composicin de Saldos , en moneda corriente o extranjera . Los pasos a seguir son :
Seleccionando la opcin Buscar es posible seleccionar al cliente del que se requiere informacin .

Una vez seleccionado el cliente , se presentar la pantalla de Saldos , en moneda cte. y extranjera y el Saldo de Documentos . Si se desea consultar los movimientos del cliente , seleccionar la opcin Consultar , se puede ver : - Resumen de Cuentas - Composicin de Saldos - CONSULTA DE CUENTAS CORRIENTES - HISTRICO Este proceso permite consultar movimientos de ctas. ctes. que ya han pasado al archivo histrico. Los pasos a seguir son los mismos que en el proceso anterior.

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VIII ) REGISTRO DE ANULACIONES - ANULACIN DE COMPROBANTES A travs de esta opcin es posible anular comprobantes correspondientes a Facturacin (Facturas , Ntas.de Crdito y Dbito) o Recibos . El sistema prev dos tipos de anulacin de Comprobantes : Anulacin de Comprobantes ya generados Se puede anular una operacin previamente realizada . Si se poseen todas las copias del comprobante , legalmente se puede proceder a su anulacin conservando la documentacin. Otra opcin para anular es emitir un comprobante opuesto . Anulacin de Numeracin Permite anular un nmero de comprobante que an no se encuentra registrado en el sistema. Es de utilidad cuando se produce un dao fsico en el formulario preimpreso o fallas en la impresin . Un nmero de Comprobante anulado no puede volver a utilizarse . Para anular un Comprobante se debe ingresar el Tipo de Comprobante y el Nmero . El sistema exhibe en pantalla al Cliente , la Fecha de Emisin y el Importe Total y pide la confirmacin . Restricciones que deben ser tenidas en cuenta : Cuando se anula una factura previamente emitida que surge de un pedido , no se reconstruye el pedido. Cuando se anula una factura que haca referencia a uno o varios remitos , se actualizan los pendientes de facturar en los remitos , que podrn ser facturados nuevamente por otro comprobante . El sistema realiza una serie de controles para permitir la anulacin de un comprobante generado , las mismas son :
El comprobante no puede estar imputado en cta. cte. a una factura , y si es una factura no puede

tener imputaciones. De estar imputado , se puede primero desimputar el mismo con el proceso Imputacin de Comprobantes. Si corresponde a un comprobante de facturacin , el mismo no debe estar Contabilizado . De se as se puede modificar con el proceso de Modificacin de Comprobantes .

E) MDULO PROCESOS PERIDICOS

I ) PASAJE A CONTABILIDAD Este proceso permite generar asientos automticos que surgen de la Facturacin a Clientes . Las imputaciones contables dependen del cdigo de tipo de asiento asociado a cada comprobante en particular . Esta informacin se visualiza o modifica desde los procesos de Consulta y Modificacin de Comprobantes . Los asientos generados a travs de este proceso quedarn registrados en un almacenamiento comn a los Mdulos Contabilidad y Ventas , pero no se registran automticamente en los archivos contables , ya que su incorporacin al Sistema Contable se lleva a cabo en el proceso de Transporte de otros mdulos ( Contabilidad ) Se presentan dos opciones para la seleccin general de comprobantes a contabilizar :

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Por Fecha : permitir seleccionar un rango de tipos de comprobantes y un rango de fechas para la

generacin de los asientos . Por Comprobante : permitir seleccionar para un nico tipo de comprobante , un rango de nmeros correlativos . Luego de la seleccin general se debe indicar :

Tipo de Agrupacin : El tipo de agrupacin indica el nivel de detalle o resumen con el cual se

generarn los asientos , es posible generar asientos automticos segn cuatro criterios posibles de agrupacin , ellos son : Agrupacin por Tipo de Asiento y Comprobante Agrupacin por Fecha Agrupacin por Comprobante Resumen General por Tipo de Asiento Recomendamos utilizar : Agrupacin por Comprobante

Los comprobantes que se incluyan en los asientos , actualizan su estado . El mismo pasa a ser Contabilizado. Se da opcin a imprimir los asientos generados , y es el nico momento en que pueden visualizarse a travs del Mdulo Ventas .

II ) EXPORTACIN CONTABLE Este proceso permite transferir informacin a un diskette o dispositivo externo , con la finalidad de poder procesar dicha informacin en otro equipo . La informacin que puede exportar el Mdulo Ventas es la que genera el proceso de Pasaje a Contabilidad , es decir los asientos de facturacin a clientes .

III ) CUENTAS CORRIENTES BALANCE DE CTAS. CTES Este es un proceso previo al cierre de perodo o de consulta , que permite emitir los balances de ctas. ctes. , verificando la composicin de saldos de cada cliente Brinda dos opciones : - Totales : se emitir un listado que incluye los saldos anterior y actual de todos los clientes. - Movimientos : se deber ingresar el rango de clientes a procesar . Se emitir un listado con los movimientos de cuenta corriente de cada cliente en el perodo actual . CIERRE DE CTAS. CTES Este proceso realiza el cierre peridico de ctas. ctes. Seleccionando la opcin Cerrar , se realiza automticamente. Se debe ingresar la fecha de cierre , la que debe ser anterior o igual a la del da , y posterior o igual a la fecha del ltimo cierre o composicin inicial de saldos .Luego del cierre , el sistema almacena la fecha de cierre como fecha inicial del siguiente balance .; por lo tanto , no podrn registrarse comprobantes con fecha igual o anterior a sta. PASAJE A HISTRICO

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Este proceso permite realizar el pasaje a histrico de los movimientos de ctas. ctes. y facturacin. El proceso almacena en el archivo Histrico todos aquellos movimientos de ctas. ctes. que ya han sido cancelados , con la finalidad de liberar espacio en disco . Se debe realizar este proceso luego de realizar el cierre peridico . RECONSTRUCCIN DE ESTADOS Este proceso analiza la consistencia de fechas de vencimiento , imputacin de comprobantes y estado de stos , realizando las correcciones necesarias . Reconstruye los estados de los comprobantes en funcin de las imputaciones . Se utiliza , cuando surge una diferencia como resultado de algn problema de hardware , cortes de luz , etc. y luego se deber ejecutar el proceso de Recomposicin de Saldos . RECOMPOSICIN DE SALDOS Este proceso recalcula los saldos de la cta. cte. y cuenta documento de cada cliente en base a los movimientos existentes.

F) INFORMES

I ) INFORMES DE PEDIDOS A travs de esta opcin es posible acceder a los distintos procesos que emiten informes relacionados con el seguimiento de pedidos , corresponde a pedidos pendientes que an no fueron facturados y entregados en su totalidad . Se pueden emitir pedidos pendientes por: - Cliente - Artculo - Fecha

Seguimiento de Pedidos : emite un informe de las facturas y remitos aplicados a cada uno de los pedidos generados.

II ) INFORMES DE FACTURACIN
I.V.A. Ventas : Este proceso emite el Subdiario de I.V.A. Ventas para un rango de fechas a

seleccionar. Se puede imprimir :

- nicamente los encabezados , para mandar a rubricarlos . - Slo el cuerpo para imprimirlo en las hojas ya rubricadas - El listado completo ( encabezados y cuerpo ).

Impuestos Registrados : Emite un listado de todos los impuestos registrados , ordenado por tipo

de impuesto y/o por fecha . Estos impuestos son los definidos en el proceso de Actualizacin de Alcuotas. - Cliente - Provincia - Vendedor - Zona - Depsito - Provincia / Actividad

Resumen de Ventas : Informa el total facturado en un perodo determinado . Se puede listar por :

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- Condicin de Venta
Ranking de Ventas : Permite obtener un informe de los totales de Ventas ordenado en forma de

Ranking , con porcentajes de participacin y acumulados .Las opciones son por : - Cliente - Artculo - Cliente / Artculo - Artculo / Cliente

Comprobantes Emitidos : Emite un listado de comprobantes de facturacin emitidos en un rango

de fechas , ordenados por nmero de comprobante , o bien por fecha de emisin . Los importes que discrimina el listado son : total sin impuesto , I.V.A. , otros impuestos y total general . Las opciones son las siguientes : - Por Tipo de Comprobante - Notas de Crdito en General - Notas de Dbito en General clientes , con el detalle de los renglones de cada comprobante. Tambin permite visualizar la relacin de las facturas con los distintos remitos entregados al cliente . siguientes :

Detalle de Comprobantes : Emite un listado de los Comprobantes de Facturacin , ordenado por

Comisiones a Vendedores : Calcula las comisiones a Vendedores tomando como base de clculo las

- Porcentaje Individual : por cada vendedor un porcentaje fijo de comisin . Se puede tomar como base para el clculo las Ventas o las Cobranzas . - Artculo : cada artculo tiene asignado un porcentaje de comisin . - Zona : cada zona posee un prcentaje de comisin .
Facturas Pendientes de Remitir : Emite un listado de las facturas generadas sin descarga de

stock , ni relacin con pedidos . - Cliente - Pendientes de Facturar - Devueltos - Anulados

Remitos : Emite un informe de los remitos emitidos por :

Contabilidad : Permite emitir :

- Subdiario de Ventas - Listado por Imputacin Contable

III ) INFORMES DE CUENTAS CORRIENTES


Resumen de Cuentas : Lista para un rango de Clientes , el detalle de los movimientos de su cuenta

en un perodo ( indicando el saldo anterior al perodo detallado ) . Permite imprimir la Cta. Cte. o la Cta. de Documentos. los comprobantes aplicados a cada factura y el saldo que resulta de cada aplicacin .Tambin se detallan los comprobantes pendientes de imputar .

Composicin de Saldos : Lista cmo se compone el saldo de cada factura emitida , exhibe todos

Comprobantes Pendientes de Imputacin : Los lista para un rango de Clientes. Deudas Vencidas : Permite listarlas :

- Por rango de Clientes - Por fecha de Vencimiento - Por Vendedor

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Cobranzas a Realizar : Lista las cobranzas a realizar en un perodo determinado . Pueden

ordenarse: - Por rango de Clientes - Por fecha de Vencimiento - Por Vendedor

Listado de Saldos : Lista para un rango de clientes , su saldo en cta. cte. a una fecha determinada.

Recibos Emitidos Listado de Deudas Ranking de Deudas Vencimiento de Documentos Consolidacin de Saldos : Permite obtener un informe consolidado de Saldos de Ctas. Ctes. de varias Empresas pertenecientes al mismo grupo empresario.

IV ) LISTAS DE PRECIOS Emite listas de precios de Venta. Pueden ser ordenadas por cdigo de artculo o por descripcin.

V ) ARCHIVO D.G.I. Permite generar los archivos solicitados por la D.G.I.

VI ) NMINA DE CLIENTES Permite obtener un informe de los datos personales de los clientes.

VII ) ETIQUETAS DE CLIENTES Permite emitir etiquetas para un rango de clientes.

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