Introduccin.

Conceptos Bsicos (I)

PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en da ya que permiten comunicar informacin e ideas de forma visual y atractiva. Se pueden utilizar presentaciones en la enseanza como apoyo al profesor para desarrollar un determinado tema, para exponer resultados de una investigacin, en la empresa para preparar reuniones, para presentar los resultados de un trabajo o los resultados de la empresa, para presentar un nuevo producto, etc. En definitiva siempre que se quiera exponer informacin de forma visual y agradable para captar la atencin del interlocutor. Con PowerPoint podemos crear presentaciones de forma fcil y rpida pero con gran calidad ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta el ltimo detalle, por ejemplo podemos controlar el estilo de los textos y de los parrafos, podemos insertar grficos, dibujos, imgenes, e incluso texto WordArt. Podemos tambin insertar efectos animados, pelculas y sonidos. Podemos revisar la ortografa de los textos e incluso insertar notas para que el locutor pueda tener unas pequeas aclaraciones para su exposicin y muchas ms cosas que veremos a lo largo del curso.

La pantalla inicial
Al arrancar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuacin te mostramos. Ahora conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta pantalla y as ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

La parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que formarn la presentacin. Una diapositiva no es ms que una de las muchas pantallas que forman parte de una presentacin, es como una pgina de un libro.

Las Barras

La barra de ttulo contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos una Presentacin se le asigna el nombre provisional Presentacin1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar/maximizar y cerrar la ventana.

La barra de mens contiene todas las operaciones que nos permite realizar PowerPoint con nuestras

presentaciones, estas operaciones suelen ir agrupadas en mens desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en PowerPoint. Todas las operaciones se pueden realizar desde estos mens, pero las cosas ms habituales se realizan ms rpidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos despus, para ayudarnos a recordar estos iconos, en el men desplegable aparece en el lateral izquierdo el icono correspondiente a la opcin, por ejemplo el icono correspondiente a la accin Insertar Grfico es , como puedes ver en la imagen de un poco ms abajo.

El icono X, del extremo derecho, nos permite cerrar la presentacin actual. Los diferentes mens de la barra de mens se pueden activar directamente desde el teclado pulsando Alt + letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + i para desplegar el men Insertar. La barra de mens tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando. Para ver todas las opciones del men desplegable pulsa en . Si deseas ms informacin sobre ese comportamiento "inteligente" y cmo modificar ese .

comportamiento, haz clic aqu

Un men desplegable contiene tres tipos bsicos de elementos: Otro men desplegable. Al situarse sobre ste, se abre un nuevo men a su lado con ms opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Por ejemplo, en el men Insertar, Imagen. Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre de comando, o no aparece nada o bien aparece la combinacin de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el men Insertar, el comando Cuadro de texto. Comandos con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana donde nos pedir que rellenemos algunos campos y que tendr botones para aceptar o cancelar la accin. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el men Insertar, Grfico... El comando con ventana tambin puede llevar asociada una combinacin de teclas como los comandos inmediatos. Por ejemplo, en el men Insertar el comando Nueva diapositiva... se puede activar pulsando simultneamente las teclas Ctrl e I. Las opciones que aparecen ms claras son opciones que no se pueden ejecutar desde donde nos encontramos. Por ejemplo la opcin Hipervnculo.

Las barras de herramientas contienen iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, Imprimir,etc. Las iremos detallando a lo largo del curso.

La barra de estado nos muestra el estado de la presentacin, en este caso el nmero de la diapositiva en la cual nos encontramos y el nmero total de diapositivas, el tipo de diseo y el idioma.

Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho de la pantalla de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos. Tenemos una barra horizontal (la que te enseamos) y una vertical. Si no las ves es normal, estas barras slo aparecen cuando hacen falta es decir cuando todo no cabe en la pantalla.

El rea de esquema muestra los ttulos de las diapositivas que vamos creando con su nmero e incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura si seleccionamos la pestaa .

Al seleccionar una diapositiva en el rea de esquema aparecer inmediatamente la diapositiva en el rea de trabajo para poder modificarla.

Los Botones de vistas, con ellos podemos elegir el tipo de Vista en la cual queremos encontrarnos segn nos convenga, por ejemplo podemos tener una vista general de todas las diapositivas que tenemos, tambin podemos ejecutar la presentacin para ver cmo queda, etc. El icono que queda resaltado nos indica la vista en la que nos encontramos.

El Area de notas ser donde aadiremos las notas de apoyo para realizar la presentacin. Estas notas no se ven en la presentacin pero si se lo indicamos podemos hacer que aparezcan cuando imprimamos la presentacin en papel.

El Panel de Tareas muestra las tareas ms utilizadas en PowerPoint y las clasifica en secciones, por ejemplo crear una nueva presentacin en blanco o abrir una presentacin. Si en el panel de tareas te aparece la barra quiere decir que hay ms opciones que aparecern si te situas sobre ella. El contenido del panel de tareas va cambiando segn lo que estemos haciendo.

Crear una Presentacin (I)

A continuacin veremos cmo crear una Presentacin. PowerPoint nos permite crear una presentacin de formas distintas, bien a travs del asistente que es muy til cuando nuestros conocimientos sobre PowerPoint son escasos porque nos guiar en todo el proceso de creacin de la presentacin, tambin podemos crearlas a travs de algunas de las plantillas que incorpora el propio PowerPoint o plantillas nuestras. Tambin se puede crear la presentacin desde cero, es decir, crearla a partir de una presentacin en blanco.

Crear una Presentacin con el Asistente

Para crear una presentacin con un asistente sigue estos pasos: En el panel de Tareas encontrars una seccin llamada Nuevo, selecciona la opcin Del Asistente para autocontenido.

Si no tienes abierto el panel de tareas tambin puedes ir al men Archivo y seleccionar la opcin Nuevo.

Una vez elegida la opcin Del asistente para contenido aparecer una ventana como la que mostramos a continuacin.

En la parte izquierda de la ventana tenemos un esquema de los pasos a realizar con el asistente, en este caso nos encontramos en el primer paso (Iniciar). Si nos arrepentimos y no queremos crear la presentacin, pulsar el botn Cancelar para salir del asistente. Pulsando el botn Siguiente > seguimos con el asistente...

Crear una Presentacin (II)

La segunda pantalla del asistente nos pide el tipo de presentacin:

PowerPoint tiene muchas presentaciones estndares que se pueden utilizar para ahorrar tiempo. Estas presentaciones estndares estn agrupadas en varios temas. Con los botones que aparecen en la parte central de la ventana seleccionamos el tema, a continuacin aparecen en la parte derecha de la ventana las presentaciones asociadas al tema seleccionado. Por ejemplo hemos seleccionado el tema Organizacin y la presentacin Reunin de la organizacin. Con esto PowerPoint me va a crear una presentacin para una reunin con un esquema y unas diapositivas predefinidas, nosotros slo tendremos que retocar la presentacin para adaptarla a nuestras necesidades. Despus de seleccionar la presentacin se pulsa Siguiente. Ahora nos encontramos en la fase de Estilo de presentacin. El estilo de presentacin consiste en cmo se impartir luego la presentacin:

Nos ofrece varias opciones, podemos hacer presentaciones que se visualicen utilizando un ordenador (en pantalla), presentaciones que se vean en una pgina Web, una presentacin para pasar a transparencias en blanco y negro o en

color, o para diapositivas. Nosotros marcamos la opcin que queramos y pulsamos Siguiente. En el ltimo paso (Opciones de presentacin) nos pide que indiquemos el ttulo de nuestra presentacin y tambin podemos indicar el texto que queremos que aparezca en cada diapositiva de nuestra presentacin, incluso podemos activar la casilla de nmero de diapositiva para que en el pie de cada diapositiva aparezca su nmero.

Una vez introducida toda la informacin necesaria pulsamos Siguiente o directamente pulsamos Finalizar para que el Asistente genere la presentacin. As es como queda la presentacin que hemos creado, lo nico que tendremos que hacer despus es introducir el texto y las imgenes que queramos.

A continuacin veremos cmo crear una Presentacin con una de las plantillas que incorpora el propio PowerPoint. Las plantillas son muy tiles porque generan y permiten organizar las diapositivas que puede necesitar nuestra presentacin, nosotros nicamente tendremos que introducir el contenido de las diapositivas y de ese modo ganar tiempo.

Crear una Presentacin con una Plantilla

Para crear una presentacin con una plantilla sigue estos pasos: En el Panel de Tareas de la seccin Nuevo a partir de una plantilla selecciona la opcin Plantillas generales... como te mostramos a la derecha. Si el panel de Tareas no est visible despliega el men Ver y selecciona la opcin Panel de Tareas. Una vez seleccionada la opcin Plantillas generales te aparecer un cuadro de dilogo similar al que te mostramos a continuacin.

Selecciona la plantilla de diseo que ms te gusta, en la parte de la derecha te aparecer una vista previa de la plantilla que has seleccionado para que puedas elegir mejor. Una vez hayas encontrado la plantilla que ms se adapte a tus gustos pulsa el botn Aceptar. En nuestro caso hemos elegido la plantilla Mezclas y as es lo que nos ha generado:

A continuacin veremos cmo crear una Presentacin en blanco, esta opcin se suele utilizar cuando la persona que genera la presentacin sabe manejar bien el programa y tambin cuando ninguna de las plantillas que incorpora PowerPoint se adapta a nuestras necesidades.

Crear una Presentacin en Blanco

Para crear una presentacin en blanco sigue estos pasos: En el Panel de Tareas de la seccin Nuevo selecciona la opcin Presentacin en Blanco. Si el panel de Tareas no est visible despliega el men Ver y selecciona la opcin Panel de Tareas.

As es como te puede quedar una presentacin en blanco. Tienes una diapositiva y dos cuadros de texto para aadir un ttulo y aadir un subttulo.

A partir de ah tendremos que dar contenido a las diapositivas, aadir las diapositivas que hagan falta y todo lo dems. Puede que tengas configurado PowerPoint para que automticamente se abra la seccin Aplicar diseo de diapositiva para que puedas asignar a la nueva diapositiva uno de los diseos predefinidos.

Antes de ver cmo aadir texto y dems objetos en una diapositiva, en los temas siguientes practicaremos con una presentacin generada con el asistente para familiarizarnos con el entorno de PowerPoint. Cuando ya sepamos trabajar con las diapositivas veremos cmo rellenarlas y cmo aadir efectos a nuestra presentacin hasta conseguir presentaciones de profesional. A continuacin veremos cmo guardar una presentacin. Es importante que cada cierto tiempo guardemos los cambios realizados en nuestra presentacin para que en el caso de que el sistema falle perdamos los menos cambios posibles. Para saber cmo podemos configurar PowerPoint para que guarde cada cierto tiempo la presentacin pulsa aqu .

Guardar una Presentacin

Para guardar una presentacin podemos ir al men Archivo y seleccionar la opcin Guardar o tambin se puede hacer con el botn .

Si es la primera vez que guardamos la presentacin nos aparecer una ventana similar a la que mostramos a continuacin.

De la lista desplegable de Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual queremos guardar la presentacn, despus en la casilla de Nombre de archivo introduciremos el nombre con el cual queremos guardarla y por ltimo pulsaremos en el botn Guardar. Si por algn motivo queremos guardar la presentacin con otro formato para que pueda ser abierta por otra aplicacin, como por ejemplo PowerPoint 95, desplegaremos la lista de Guardar como tipo y seleccionaremos el formato adecuado de la lista desplegable. Si el tipo de formato que seleccionamos es Presentacin se guardar la presentacin con la extensin ppt. Si no es la primera vez que guardamos la presentacin y pulsamos en el botn de guardar de la barra de herramientas o seleccionamos la opcin Guardar del men Archivo no nos aparecer la ventana que hemos mostrado anteriormente, guardar los cambios sin preguntar. Si queremos guardar una presentacin con otro nombre (por ejemplo queremos crear una nueva presentacin utilizando una presentacin que ya tenemos) desplegaremos el men Archivo y seleccionamos la opcin Guardar como, entonces aparecer la misma ventana que cuando pulsamos por primera vez en el botn Guardar. Cuando utilizamos esta opcin tenemos al final dos presentaciones, la inicial (la que estaba abierta cuando dijimos Guardar como) y otra con el nuevo nombre.

Guardar una Presentacin como Pgina Web

Para guardar una presentacin como pgina Web y as poder verla con un navegador, despliega del men Archivo la opcin Guardar como pgina Web. Al seleccionar esta opcin nos aparecer una ventana similar a la que mostramos a continuacin.

De la lista desplegable de Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual queremos guardar la presentacn, despus en la casilla de Nombre de archivo introduciremos el nombre con el cual queremos guardarla y por ltimo pulsaremos en el botn Guardar. El guardar una presentacin como pgina Web es igual que guardarla con la opcin Guardar, nicamente cambia el formato con el cual se guarda la presentacin.

Antes de empezar a explicar cmo personalizar una presentacin es importante saber cmo manejarnos en los distintos tipos de vistas que nos ofrece PowerPoint. El saber manejar los tipos de vistas es muy importante ya que nos va a permitir tener tanto una visin particular de cada diapositiva como una visin global de todas las diapositivas, incluso nos permitir reproducir la presentacin para ver cmo queda al final.

Vista Normal
La vista normal es la que se utiliza para trabajar habitualmente, con ella podemos ver, disear y modificar la diapositiva que seleccionamos. Para ver la diapositiva en esta vista despliega el men Ver y selecciona la opcin normal. Tambin puedes pulsar en el botn rea de esquema en la parte izquierda. que aparece debajo del

En la parte izquierda de la pantalla aparece el rea de esquema en el cual podemos seleccionar la diapositiva que queremos visualizar y en la parte derecha aparece la diapositiva en grande para poder modificarla. En la parte inferior se encuentra el rea de notas en el cual se introducen aclaraciones para el orador sobre la diapositiva. Esta es la vista que ms utilizars ya que en ella podemos insertar el texto de las diapositivas, cambiarles el color y diseo y es adems la que ms se aproxima al tamao real de la diapositiva.

Vista Clasificador de diapositivas

Para ver las diapositivas en vista clasificador tienes que desplegar el men Ver de la barra de menus y seleccionar la opcin Vista Clasificador de diapositivas. Tambin puedes pulsar en el botn rea de esquema en la parte izquierda. que aparece debajo del

Este tipo de vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el orden de aparicin, orden que como podrs ver aparece junto con cada diapositiva. Con este tipo de vista tenemos una visin ms global de la presentacin, nos permite localizar una diapositiva ms rpidamente y es muy til para mover, copiar o eliminar las diapositivas, para organizar las diapositivas.

Vista Presentacin con diapositivas

La vista Presentacin con diapositivas reproduce la presentacin a partir de la diapositiva seleccionada, con este tipo de vista podemos apreciar los efectos animados que hayamos podido insertar en las distintas diapositivas que forman la presentacin. Para ver la diapositiva en esta vista despliega el men Ver y selecciona la opcin Presentacin con diapositivas. Tambin puedes pulsar en el botn que aparece debajo del rea de esquema o pulsar la tecla F5.

Para salir de la vista presentacin pulsa la tecla ESC. El zoom permite acercar o alejar las diapositivas en la vista en la que nos encontremos.

Para aplicar el zoom a las diapositivas sitate primero en el panel sobre el cual quieres que se aplique el zoom y despus despliega el men Ver y selecciona la opcin Zoom....

Una vez seleccionada esta opcin se desplegar una ventana como la que te mostramos a continuacin. En esta ventana seleccionamos el porcentaje de zoom que queremos aplicar a las vistas. Puedes seleccionar uno de los zooms que aparecen en la lista (33,50,66,100, ...) o bien se puede aplicar un porcentaje que nosotros especifiquemos en el cuadro Porcentaje.

Tambin se puede aplicar el zoom a travs de la barra estndar de herramientas con el cuadro , si pulsamos sobre la flecha desplegaremos la lista de porcentajes que podemos aplicar. Aqu te mostramos un ejemplo de cmo puedes aplicar el zoom a las diapositivas del rea de esquema.

Como puedes apreciar las diapositivas que aparecen en el rea de esquema han aumentado su tamao, han pasado del 25% de zoom que tenan aplicado al 50%. Lo mismo podemos hacer con las dems reas de trabajo, lo nico que hay que hacer es situarse antes en el rea al cual queramos aplicar el zoom.

Trabajar con diapositivas (I)

Cuando creamos una presentacin podemos despus modificarla insertando, eliminando, copiando diapositivas, etc. A continuacin veremos paso a paso cmo podemos realizar cada una de estas operaciones que siendo tan sencillas tienen una gran utilidad.

Insertar una nueva diapositiva

Para insertar una nueva diapositiva te aconsejamos que si te encuentras en la vista normal selecciones la pestaa diapositiva del rea de esquema ya que de esta forma es ms fcil apreciar cmo se aade la nueva diapositiva a la presentacin. Puedes aadir una diapositiva de varias formas: Pulsa en el botn barra de Formato. que se encuentra en la

Puedes hacerlo tambin a travs de la barra de mens seleccionando el men Insertar y despus seleccionando la opcin Nueva diapositiva O bien puedes hacerlo a travs de las teclas Ctrl + I. Una vez realizado esto podrs apreciar que en el rea de esquema aparece al final una nueva diapositiva. Si tienes una diapositiva seleccionada inserta la nueva despus de esta.

Para acabar la insercin de la diapositiva tendrs que seleccionar qu diseo quieres que tenga la nueva diapositiva y para ello tendrs que hacer clic sobre el diseo que quieras del Panel de tareas. Como puedes apreciar en la imagen de la derecha puedes elegir una diapositiva para introducir texto y adems con un formato determinado, o puedes elegir una diapositiva en blanco para aadirle lo que quieras o con objetos.

( las diapositivas se puedes copiar o duplicar)

Manejar objetos (I)

Los objetos no son ms que elementos que podemos incorporar en una diapositiva, por ejemplo un grfico, una imagen, textos, vdeos, sonidos, etc. Estos objetos tienen sus propias caractersticas y propiedades que ms adelante analizaremos con ms detalle. Sobre los objetos podemos realizar las mismas funciones que sobre las diapositivas, es decir, podemos borrar, seleccionar, mover, copiar, etc.

Seleccionar Objetos

Para seleccionar un objeto o elemento de la diapositiva nicamente tienes que hacer clic sobre l. Si te aparece el

marco del objeto con este aspecto haz clic sobre el marco y el objeto pasar a estar seleccionado, el marco tomar un aspecto diferente como el que te mostramos a continuacin

. Para quitar la seleccin haz clic en cualquier parte fuera del marco. Si tienes que seleccionar varios objetos mantn pulsada la tecla Shift (maysculas) y con el ratn selecciona los objetos. Si quieres dejar de seleccionar uno de los objetos que tienes seleccionados manteniendo pulsada la tecla Ctrl selecciona el objeto que quieras quitar de la seleccin.

Copiar Objetos
Para copiar un objeto de una diapositiva tenemos que seguir los siguientes pasos: Primero seleccionar el objeto haciendo clic sobre l hasta que el marco tome este aspecto :

. Puedes seleccionar varios a la vez si lo deseas como hemos visto en el punto anterior. A continuacin posicionarse en la diapositiva donde queremos copiar el objeto. Podemos copiar el objeto en la misma diapositiva o en otra. Para cambiar de diapositiva utiliza el rea de esquema. Luego dar la orden de copiar . Esto lo podemos hacer de varias formas: - Desplegando el men Edicin y seleccionado la opcin Copiar, - con las teclas (Ctrl + C), - con la opcin Copiar del men contextual (clic con el botn derecho del ratn), - o con el icono de la barra estndar.

Por ltimo dar la orden de pegar. Esto tambin lo podemos hacer de varias formas: - Desplegando el men Edicin y seleccionando la opcin Pegar, - con las teclas (Ctrl + V), - con la opcin Pegar del men contextual (clic con el botn derecho del ratn), - o con el icono de la barra estndar.

Vers que en la diapositiva aparecer el nuevo objeto pero lo ms probable es que se site encima del objeto que has copiado por lo que tendrs que moverlo hasta su posicin definitiva. Esto lo vemos en el siguiente apartado. La accin copiar duplica el objeto, ya que ahora tenemos dos objetos iguales.

Duplicar Objetos

Si queremos copiar el objeto en la misma diapositiva podemos utilizar el mtodo de duplicar objetos que consiste en hacer una copia exacta del objeto u objetos que tenemos seleccionado/s. Para duplicar un objeto primero tienes que seleccionarlo, despus desplegar el men Edicin y seleccionar la opcin Duplicar. tambin puedes utilizar las teclas Ctrl + D. Al duplicar el objeto aparece su copia casi encima.

A continuacin te mostramos un ejemplo de cmo quedara la diapositiva al duplicar un objeto.

despus de Ctrl+D Como puedes ver encima del objeto original aparece la nueva copia. Si quieres cambiarla de lugar solo tienes que seleccionarla y desplazarla hasta el lugar que quieras.

Cmo manejar los objetos de las diapositivas (II)

Mover Objetos
Mover arrastrando. Para mover un objeto lo primero que tienes que hacer es seleccionar el objeto haciendo clic sobre l, vers que aparece un marco a su alrededor, sitate sobre l (pero no sobre los crculos que hay en el marco) y vers que el cursor toma el siguiente aspecto , pulsa el botn izquierdo del ratn y mantenindolo pulsado arrastra el objeto, cuando hayas situado el objeto donde quieres suelta el botn del ratn y vers que el objeto se sita automticamente en la posicin que le has indicado.

Mover cortando. Si quieres mover un objeto de una diapositiva a otra tendrs que seleccionar el objeto haciendo clic sobre el marco, pulsar Ctrl + X para cortar el objeto, despus situarte en la diapositiva a la que quieres mover el objeto y finalmente pulsar Ctrl + V para pegar el objeto.

En este caso el objeto habr desaparecido de su posicin original. Esto lo puedes hacer tambin con las opciones Cortar y Pegar del men Edicin y del men contextual, o con los iconos de la barra estndar .

Si nosotros movemos un grfico de una diapositiva a otra es posible que en la diapositiva original quede una seccin reservada a insertar un contenido aunque ste lo hayamos quitado.

Para eliminar esa seccin selecciona el marco y pulsa Supr.

Cmo manejar los objetos de las diapositivas (III)

Distancia entre objetos
PowerPoint te permite medir la distancia que existe entre dos objetos o bien la distancia desde un objeto hasta otro punto que nosotros queramos (por ejemplo el margen de una diapositiva, etc.) Para medir la distancia entre objetos tienes que activar lo primero las guas, si no tienes muy claro cmo hacerlo consulta el tema 7( Las Reglas y Guas). Vers que al activar las guas aparecen en la diapositiva dos lneas ( una horizontal y otra vertical) que dividen la diapositiva en 4 partes iguales. Haz clic en uno de los extremos de la gua que quieres utilizar para medir cuando el puntero del ratn toma la forma de una flecha, y arrastra la gua hasta el primer objeto, despus suelta el botn del ratn. A continuacin arrastra la gua hasta la posicin del segundo objeto manteniendo pulsada la tecla Shift, vers que aparece un pequeo recuadro en el que te va indicando la distancia desde el primer objeto hasta donde se encuentra en estos momentos la gua.

Modificar el tamao de los objetos

Para modificar el tamao de un objeto, bien sea para aumentar o disminuir, tienes que visualizar el marco del objeto haciendo clic sobre el objeto, en el marco del objeto tenemos ocho crculos o puntos. Estos puntos sirven para modificar el tamao del objeto, si te sitas en los puntos de las esquinas vers que el puntero del ratn se convierte en una flecha de dos direcciones que te permitirn modificar al mismo tiempo el ancho y alto del objeto, para ello tienes que pinchar en el crculo cuando aparece la flecha, mantener pulsado el botn izquierdo del ratn y arrastrarlo hasta darle el tamao deseado, despus suelta el botn del ratn. Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados verticales tienen una funcin similar a los situados en las esquinas pero con la diferencia de que estos nicamente permiten modificar el ancho del objeto. Cuando posicionas el cursor sobre estos puntos, este toma esta forma .

Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados horizontales permiten modificar el alto del objeto. Cuando posicionas el cursor sobre estos puntos, este toma esta forma .

Trabajar con Organigramas (I)

Al igual que podemos insertar grficos en las presentaciones tambin se pueden insertar diagramas, su utilizacin es muy sencilla y a continuacin lo descubrirs.

Crear un Organigrama
Para crear un organigrama tienes que seleccionar del men Insertar la opcin Diagrama.... Aparecer una ventana como la que te mostramos con los tipos de diagramas que te ofrece PowerPoint. Nosotros elegiremos un organigrama.

Selecciona el tipo de diagrama que ms se adapte a tus necesidades y pulsa Aceptar. Una vez insertado el organigrama aparece una barra de herramientas como la que te mostramos.

A travs de esta barra podrs controlar todas las operaciones que puedes realizar con el organigrama. Insertar forma te permite insertar una nueva rama o un nuevo nivel en el organigrama. En Diseo podrs controlar la mayora de aspectos relacionados con los niveles y ramas del organigrama. Estas opciones variarn en funcin del tipo de diagrama que utilicemos. El botn nos permite elegir el estilo del diagrama que queremos dentro de una gran variedad.

Una vez seleccionado el que te gusta pulsa Aplicar.

Aadir texto en los cuadros de un diagrama

Para aadir texto en los cuadros de algn tipo de diagrama que incorpora PowerPoint, como puede ser un organigrama, unicamente tienes que hacer clic con el botn izquierdo del ratn sobre el cuadro del diagrama en el que quieras insertar texto y vers como aparece el cursor para que insertes el texto.

Puedes aplicar al texto de las elementos del diagrama las mismas opciones de formato que hemos visto en el tema 9. Por ejemplo se puede subrayar, cambiar su tamao, el color de la fuente, justificar al centro, etc...

Trabajar con organigramas (II)

Agregar relaciones en el organigrama
Para aadir nuevos niveles en un organigrama tienes que situarte primero en el cuadro del nivel a partir del cual quieres insertar el nuevo nivel. Despus en la barra de herramientas organigrama despliega el men Insertar Forma y selecciona la opcin Subordinado.

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Para aadir nuevos cuadros en un mismo nivel tienes que situarte en el cuadro del nivel donde vas a insertar el nuevo cuadro teniendo siempre en cuenta que PowerPoint aadir el nuevo cuadro a la derecha del cuadro seleccionado.

Despus en la barra de herramientas organigrama despliega el men Insertar Forma y selecciona la opcin Compaero de trabajo.

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Para aadir un ayudante tienes que situarte donde quieres insertar la nueva rama y despus desplegar de la barra de herramientas organigrama el men Insertar Forma y seleccionar Ayudante.

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Organizar los elementos de un diagrama

PowerPoint te permite modificar la posicin de las ramas que dependen de un cuadro, por ejemplo le podemos decir que todos los cuadros que dependan del que tenemos seleccionado se situen a la izquierda, etc. Para modificar el Diseo tienes que seleccionar el cuadro que quieras y despus desplegar el men Diseo de la barra Organigrama.

Si seleccionas Dependientes a la izquierda por ejemplo te aparecer algo similar a lo que te mostramos a continuacin.

Tambin se puede elegir Ajustar el organigrama al contenido o ajustar el tamao a nuestro gusto con la opcin Ajustar el tamao del organigrama.

Insertar sonidos y pelculas (I)

Otro elemento muy til a la hora de disear presentaciones son elementos multimedia como sonido y pelculas. En PowerPoint podemos insertar en nuestras presentaciones sonidos e incluso pelculas.

Insertar sonidos en una presentacin

Para insertar un sonido en una presentacin despliega el men Insertar y elige Pelculas y sonidos. Despus aparecer una lista en la que podrs elegir un sonido de la galera de sonidos que incorpora PowerPoint. Podrs tambin insertar un sonido que ya tengas almacenado en tu ordenador, o grabar t mismo el sonido e incluso insertar como sonido una pista de un Cd de audio.

Insertar sonidos de la galera multimedia

Despliega el men Insertar y elige Pelculas y sonidos. Despus selecciona Sonido de la Galera multimedia.... En el panel de tareas aparecer la lista de sonidos que incorpora la galera multimedia de PowerPoint. Para insertar el sonido, haz doble clic sobre l, despus te preguntar si quieres que se reproduzca automticamente el sonido o cuando hagas clic sobre l. Una vez hayas elegido el sonido, en la diapositiva vers que aparece un altavoz que representa al sonido.

Para modificar los parmetros de alguno de los sonidos insertados en la diapositiva pulsa con el botn derecho del ratn sobre el dibujo del altavoz. Si eliges Modificar objeto de sonido aparecer una ventana como la que te mostramos a continuacin.

Si marcas la casilla Repetir la reproduccin hasta su interrupcin el sonido no parar hasta que cambies de diapositiva. Esto puede ser til cuando queremos incluir una msica de fondo.

Insertar sonidos y pelculas (II)

Insertar sonidos desde un archivo
Despliega el men Insertar y elige Pelculas y sonidos. Despus selecciona Sonido de archivo.... Te mostrar una ventana en la que tendrs que buscar la ruta del archivo de sonido, una vez lo encuentres pulsa Aceptar.

Insertar pista de un CD de audio

Despliega el men Insertar y elige Pelculas y sonidos. Despus selecciona Reproducir pista de audio de Cd .... Te mostrar la siguiente ventana:

Indcale desde qu pista hasta qu pista quieres reproducir y pulsa Aceptar.

Insertar pelculas desde la galera multimedia

Despliega el men Insertar y elige Pelculas y sonidos. Despus selecciona Pelculas de la galera Multimedia... En el Panel de tareas aparecer una lista con las distintas pelculas que incorpora la galera de PowerPoint. Haz doble clic sobre la que te guste para insertarla en la diapositiva.

Insertar pelculas desde un archivo

Despliega el men Insertar y elige Pelculas y sonidos. Despus selecciona pelcula de archivo.... Te mostrar una ventana en la que tendrs que buscar la ruta del archivo de pelcula, una vez lo encuentres pulsa Aceptar.

Animaciones y transiciones (I)

En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos que forman parte de ellas e incluso al texto hacindolas as ms profesionales o ms divertidas, adems de conseguir llamar la atencin de las personas que la estn viendo.

Animar Textos y objetos

Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, a continuacin desplegar el men Presentacin y seleccionar personalizar animacin.

Despus aparecer en el Panel de tareas algo similar a lo que te mostramos a continuacin. En este panel aparece la lista desplegable Agregar efecto en la cual seleccionaremos el tipo de efecto que queramos aplicar, incluso podremos elegir la trayectoria exacta del movimiento seleccionndola del men Trayectorias de desplazamiento. Podemos utilizar el botn Quitar para eliminar alguna animacin que hayamos aplicado a algn texto. En la lista desplegable Inicio podemos seleccionar cundo queremos que se aplique la animacin (al hacer clic sobre el ratn, despus de la anterior diapositiva, etc). Las dems listas desplegables cambiarn en funcin del tipo de movimiento y el inicio del mismo. La velocidad suele ser una caracterstica comn por lo que podemos controlarla en casi todas las animaciones que apliquemos a un objeto. La lista que aparece debajo de velocidad nos muestra las distintas animaciones que hemos aplicado a los objetos de la diapositiva, como podrs comprobar aparecen en orden. El botn Reproducir te muestra la diapositiva tal y como quedar con las animaciones que hemos aplicado.

Ocultar diapositivas
La funcin ocultar diapositivas se puede utilizar para reducir una presentacin por problema de tiempo pero sin que perdamos las diapositivas que hemos creado. Para generar una presentacin ms corta pero sin perder las diapositivas que no visualizamos. Para ocultar las diapositivas unicamente tienes que seleccionar la diapositiva que quieres ocultar y despus desplegar el men Presentacin y elegir Ocultar diapositiva.

Animaciones y transiciones (II)

Transicin de diapositiva
La transicin de diapositiva nos permite determinar cmo va a producirse el paso de una diapositiva a la siguiente para producir efectos visuales ms estticos. Para aplicar la transicin a una diapositiva despliega el men Presentacin y selecciona la opcin Transicin de diapositiva.

En el panel de tareas aparece algo similar a esto: La primera lista que aparece Aplicar a las diapositivas seleccionadas: te permite seleccionar el movimiento de transicin entre una diapositiva y la siguiente. Hay una lista muy larga de movimientos. En la lista Velocidad: podemos indicarle la velocidad de la transicin entre una y otra diapositiva. Incluso podemos insertar algn sonido de la lista Sonido:. En la seccin Diapositiva avanzada podemos indicarle que si para pasar de una diapositiva a la siguiente hay de hacer clic con el ratn o bien le indicas un tiempo de transicin (1 minuto, 00:50 segundos, etc..) Si quieres aplicar estas caractersticas a todas las diapositivas pulsa en el botn Aplicar a todas las diapositivas. El botn Reproducir te muestra el resultado.

Ensayar intervalos

Ensayar intervalos te permite calcular el tiempo que necesitas para ver cada diapositiva sin prisas. Para calcular el tiempo que necesitas tienes que desplegar el men Presentacin y elegir la opcin Ensayar Intervalos, despus vers que la presentacin empieza a reproducirse pero con una diferencia, en la parte superior izquierda aparece una especie de contador que cronometra el tiempo que tardas en pasar de una diapositiva a otra pulsando algn botn del ratn.

En el recuadro blanco te mostrar el tiempo para la diapositiva actual y el recuadro del tiempo que aparece en la parte derecha muestra la suma total de intervalos, es decir, el tiempo que transcurrido desde la primera diapositiva. La flecha sirve para pasar a la siguiente diapositiva, el botn para pausar el ensayo de intervalos y para repetir la diapositiva (para poner a cero el cronmetro de la diapositiva. Una vez terminas el ensayo PowerPoint te pregunta si quieres conservar esos intervalos para aplicarlos a cada diapositiva de la presentacin. Si contestas que s vers que aparece una pantalla en la que te muestra en miniatura las diapositivas y debajo de cada una aparece el tiempo utilizado para ver cada una de ellas.