MANUAL DE USUARIO

PUBLICACIONES DE EMERGENCIA

JULIO 2010

MANUAL DE USUARIO: PUBLICACIONES EN SITUACIONES DE EMERGENCIA

PUBLICACIN DE EMERGENCIA

CONTENIDO
1. Introduccin 2. Sustento Legal .. 3. Procedimiento General 4. Ingreso al Sistema Transaccional del Portal.. 5. Registro de Resolucin de Emergencia. 5.1 PASO I. Registro de Informacin Bsica. 5.2 PASO II. Registro de Archivos 6. Consulta de la Resolucin de Emergencia. 7. Publicacin de Contrataciones. 7.1 Detalle de Contrataciones de Emergencia 7.2 PASO I. Registro de Informacin Bsica. 7.3 PASO II. Registro de Productos 7.4 PASO III. Adjudicacin y Contratacin 7.5 Resultados Parciales de las Contrataciones 8. Finalizacin de las Contrataciones por Emergencia 3 3 4 5 6 7 13 17 21 21 21 24 27 28 30

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1. Introduccin
El Instituto Nacional de Contratacin Pblica, como rgano rector de la contratacin publica en el Ecuador, se encarga de desarrollar y administrar el Sistema Oficial de Contratacin Pblica del Ecuador COMPRASPBLICAS, as como establecer polticas y condiciones de uso de la informacin y herramientas electrnicas del Sistema, adems facilita los mecanismos a travs de los cuales se podr realizar veedura ciudadana en los procesos de contratacin pblica. La mxima autoridad de cada entidad contratante ser responsable de llevar a cabo todos los procesos de contratacin y publicar la informacin relevante de los mismos, por lo que es necesario que todas las contrataciones que se realicen para superar una Emergencia, sean debidamente justificadas y publicadas en la herramienta de Publicaciones de Emergencia. Es obligacin del Instituto Nacional de Contratacin Pblica informar a la contralora General del Estado y a la Procuradura General del Estado cada vez que conozca el cometimiento de infracciones a lo dispuesto en la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica LOSNCP-.

2. Sustento Legal
Art. 6.- Definiciones.- (LOSNCP) Situaciones de Emergencia: Son aquellas generadas por acontecimientos graves tales como accidentes, terremotos, inundaciones, sequas, grave conmocin interna, inminente agresin externa, guerra internacional, catstrofes naturales, y otras que provengan de fuerza mayor o caso fortuito, a nivel nacional, sectorial o institucional. Una situacin de emergencia es concreta, inmediata, imprevista, probada y objetiva.

Art. 57.- Procedimiento.- (LOSNCP) Para atender las situaciones de emergencia definidas en el nmero 31 del artculo 6 de esta Ley, previamente a iniciarse el procedimiento, el Ministro de Estado o en general la mxima autoridad de la entidad deber emitir Resolucin motivada que declare la emergencia, para justificar la contratacin. Dicha Resolucin se publicar en el Portal COMPRASPBLICAS. La entidad podr contratar de manera directa, y bajo responsabilidad de la mxima autoridad, las obras, bienes o servicios, incluidos los de consultora, que se requieran de manera estricta para superar la situacin de emergencia. Podr, inclusive, contratar con empresas extranjeras sin requerir los requisitos previos de domiciliacin ni de presentacin de garantas; los cuales se cumplirn una vez suscritos el respectivo contrato. En todos los casos, una vez superada la situacin de emergencia, la mxima autoridad de la Entidad Contratante publicar en el Portal www.compraspublicas.gov.ec un informe que detalle las contrataciones realizadas y el presupuesto empleado, con indicacin de los resultados obtenidos. RESOLUCIN INCOP No. 045-2010

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3. Procedimiento General

Identificar Emergencia

Declara Emergencia

Resolucin Motivada

www.compraspublicas.gov.ec

Publica Resolucin

Realiza Contrataciones requeridas para superar la Emergencia

Publica detalle de contrataciones

www.compraspublicas.gov.ec

Emergencia Superada si

no

Continua Contratando

Informe, detalle de contrataciones realizadas y resultados obtenidos

Publica Informe de Resultados

www.compraspublicas.gov.ec

Finaliza Emergencia

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4. Ingreso al Sistema Transaccional del Portal

Para acceder al Portal abra un navegador de Internet,
(Imagen 1.0)

digite www.compraspublicas.gov.ec.

(Imagen 1.0)

En la siguiente pantalla podr observar el Portal de Compras Pblicas, haga clic en la opcin Ingresar al Sistema. (Imagen 1.1)

(Imagen 1.1)

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A continuacin, deber ingresar su RUC, Nombre de usuario y Contrasea, luego de registrar estos datos haga clic en el botn Entrar. (Imagen 1.2)

(Imagen 1.2)

Al ingresar puede observar los mens Inicio - Datos Generales - Consultar- Entidad Contratante - Administracin y los conos para Acceso directo a las Aplicaciones, los que le permitirn acceder a las diferentes herramientas. (Imagen 1.3)

(Imagen 1.3)

5. Registro de Resolucin de Emergencia

Para publicar la Resolucin de Emergencia, ingrese a la opcin Entidad Contratante y luego al submen Publicar Emergencia. (Imagen 1.4)

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(Imagen 1.4)

Para publicar la Resolucin de Emergencia debe seguir 2 pasos: a) Registro de Informacin Bsica b) Registro de Archivos. (Imagen 1.5)

(Imagen 1.5)

5.1 PASO I. Registro de Informacin Bsica

El usuario deber registrar los datos correspondientes a la Resolucin de la Emergencia; el campo concerniente a Entidad Contratante no se ingresa, el Sistema mostrar automticamente el nombre de la Entidad Contratante que est publicando la Resolucin.
(Imagen 1.6)

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(Imagen 1.6)

Nmero de Resolucin: Deber registrar el cdigo de identificacin de la Resolucin motivada que declara la Emergencia Descripcin de Resolucin: Se refiere a la descripcin de la Resolucin de Emergencia y el hecho motivado que existi para la declaratoria de la misma. Causa de Emergencia: El Sistema le presenta las causas determinadas como Emergencias, debe seleccionar entre las opciones la causa que se ajuste a la declaratoria de emergencia. Dichas causas corresponden a: Accidentes, Catstrofes Naturales, Fuerza Mayor o Caso Fortuito, Grave Conmocin Interna, Guerra Internacional, Inminente Agresin Externa, Inundaciones, Sequas y Terremotos. (Imagen 1.7)

(Imagen 1.7)

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Si se selecciona la opcin Fuerza Mayor o Caso Fortuito, debe ingresar un detalle que motive o justifique la causa de Emergencia seleccionada. (Imagen 1.8) - (Imagen 1.9)

(Imagen 1.8)

(Imagen 1.9)

Tipo de Autoridad o su Delegado: Seleccione al Representante Legal o al Delegado Responsable que firma la Emergencia. (Imagen 1.10)

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(Imagen 1.10)

Mxima Autoridad o su Delegado: En el caso de que haya seleccionado al Representante Legal, el Sistema ingresar automticamente los datos de registro de la Mxima autoridad.
(Imagen 1.11)

(Imagen 1.11)

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NOTA: Recuerde que si selecciona la opcin Delegado Responsable, en el siguiente paso deber subir la Resolucin de Delegacin de funciones. Cargo: Ingrese el cargo del funcionario solo en el caso de que haya seleccionado al Delegado como Responsable de firmar la Resolucin. Recuerde que si seleccion la opcin Delegado Responsable tambin deber registrar los nombres y apellidos del mismo en el campo Mxima Autoridad / o su Delegado, como se muestra a continuacin. (Imagen 1.12)

(Imagen 1.12)

Fecha de Inicio de Emergencia: Ingrese la fecha y hora en la que se da inicio a la Emergencia. Haga clic en el cono que le presentar el calendario, como se muestra a continuacin.

Recuerde que el Sistema no permite ingresar fechas anteriores a la actual. Fecha de Finalizacin de Emergencia: Si conoce la fecha estimada de finalizacin de la Emergencia, ingrsela.

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El Sistema actualizar esta fecha automticamente una vez que se d por concluida la Emergencia. Si requiere cambiar las fechas ingresadas, haga clic en el botn Limpiar Fechas. (Imagen
1.13)

(Imagen 1.13)

Los campos que tienen un asterisco (*) son obligatorios, si no los ingresa el Sistema no le permitir continuar al siguiente paso. Una vez ingresados todos los campos obligatorios haga clic en el botn Continuar. Al hacer clic en el botn Continuar el Sistema le indicar a travs de un mensaje si desea confirmar la informacin que registr, para ello haga clic en el botn Aceptar y el Sistema grabar la informacin sin opcin a que cuando regrese a este paso (PASO1) pueda modificar el Tipo de Autoridad y la causa de Emergencia. En el caso de que no desee continuar y requiera hacer an algn cambio antes, haga clic en la opcin Cancelar, como se muestra a continuacin. (Imagen 1.14)

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(Imagen 1.14)

6. PASO II. Registro de Archivos

Ingrese el archivo de la Resolucin de Emergencia firmada por la Mxima Autoridad, previamente deber digitalizar este documento para adjuntarlo al Portal. Haga clic en el botn Examinar para escoger el archivo en la unidad en la que se encuentre
(Imagen 1.15)

(Imagen 1.15)

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Luego el Sistema abrir la opcin para que busque y seleccione el archivo de la Resolucin de Emergencia, haga clic en el archivo que va a subir y luego haga en el botn Abrir. (Imagen
1.16)

(Imagen 1.16)

Ingrese luego en el campo Descripcin el nombre con el que quiere que vaya el archivo que est adjuntando al Portal, por ejemplo Resolucin de Emergencia. (Imagen 1.17)

(Imagen 1.17)

Haga clic luego en el botn Subir, con esto el Sistema adjuntar su archivo. (Imagen 1.18) Si requiere subir algn archivo opcional, adjntelo en la seccin Archivo Opcional.

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(Imagen 1.18)

Para concluir con este paso, haga clic en el botn Finalizar.

En caso que haya seleccionado al Delegado Responsable, se debe subir al Portal tambin la Resolucin de Delegacin, como se muestra a continuacin. (Imagen 1.19)

(Imagen 1.19)

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Antes de finalizar el Sistema mostrar en pantalla un mensaje indicando si est seguro de que los datos ingresados guardan relacin con lo dispuesto en la Resolucin de Emergencia, si est seguro haga clic en la opcin Aceptar , caso contrario haga clic en Cancelar, como se muestra a continuacin. (Imagen 1.20)

(Imagen 1.20)

Finalmente el Sistema le recuerda que lo que ha ingresado hasta el momento solamente es el registro de la Resolucin de Emergencia, luego de esto deber publicar toda la informacin concerniente a las contrataciones que realiz para superar la Emergencia. Haga clic en Aceptar, para concluir con el registro de la Resolucin de Emergencia. (Imagen
1.21)

(Imagen 1.21)

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Es importante que tenga en cuenta que si no se registra toda la informacin correspondiente a esta emergencia los datos sern almacenados quedando en el estado Borrador y no se publicar hasta que finalice todo el registro. Para concluir con los pasos de registro de la Resolucin de Emergencia, busque el proceso en la opcin Consultas - Mis Emergencias.

7. Consulta de la Resolucin de Emergencia

Una vez registrada la Resolucin de Emergencia, podr publicar toda la informacin correspondiente a las contrataciones que ha realizado. Para publicar la informacin correspondiente a cada contratacin, deber buscar la Resolucin de Emergencia que registr. Ingresando al men Consultar, luego submen Mis Emergencias o tambin puede acceder a travs del cono de Accesos Directos, como se muestra a continuacin. (Imagen
1.22)

(Imagen 1.22)

La opcin Mis Emergencias, le mostrar un listado de todas las Resoluciones publicadas utilizando varios filtros de bsqueda como: Causa de Emergencia, Nmero de Resolucin, Estado de Emergencia o por Fecha de Publicacin de la Emergencia. En la pantalla siguiente podr observar que en el campo Causa de Emergencia le permitir seleccionar la opcin que se requiera. (Imagen 1.23)

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(Imagen 1.23)

Adems podr realizar la bsqueda a travs de los diferentes estados en los que se encuentre la Resolucin, como son: Borrador, Cursando Emergencia o Emergencia Superada, como se muestra a continuacin. (Imagen 1.24)

(Imagen 1.24)

El Estado Cursando Emergencia indica que slo est publicada la Resolucin de Emergencia, posteriormente debe registrar las contrataciones realizadas. El Estado Emergencia Superada indica que la Emergencia ha concluido. El Estado Borrador indica que la Resolucin debe ser Finalizada para su publicacin. En el ejemplo que se muestra a continuacin se requiere finalizar la Publicacin de la Resolucin de Emergencia tomando en cuenta que el estado de la misma est en Borrador, para ello haga clic en el cdigo del nmero de la Resolucin. (Imagen 1.25) NOTA: Recuerde que solo el usuario que cre la Resolucin podr modificarla.

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(Imagen 1.25)

Para buscar la Resolucin seleccione el filtro de bsqueda. Haga clic en el cono Buscar, y el Sistema listar la resolucin o Resoluciones de Emergencia que requiera encontrar. En el ejemplo que se muestra a continuacin se realiz la bsqueda a travs del nmero de Resolucin de Emergencia. (Imagen 1.26)

(Imagen 1.26)

Luego el Sistema le presentar el nmero de Resolucin que requera encontrar, prosiga haciendo clic en el nmero de Resolucin para que pueda registrar la informacin de la contratacin. (Imagen 1.27)

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(Imagen 1.27)

A continuacin el Sistema le mostrar el resumen de la publicacin de la Resolucin, donde podr verificar la informacin correspondiente. (Imagen 1.28)

(Imagen 1.28)

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7. Publicacin de Contrataciones de Emergencia

Para publicar la informacin de las contrataciones que se ejecutaron para superar la Emergencia, haga clic en el link Publicar Contrataciones de esta Emergencia, como se muestra a continuacin. (Imagen 1.29)

(Imagen 1.29)

7.1 Detalle de Contrataciones Realizadas

Para registrar la informacin de las contrataciones realizadas a travs de la Resolucin de Emergencia, se debe seguir 3 pasos: Informacin Bsica, Productos, Adjudicacin y Contratacin.

7.2 PASO I. Registro de Informacin Bsica

Ingrese la informacin necesaria para registrar el proceso, la parte concerniente a Entidad Contratante, Nmero de Resolucin y Nmero de Resolucin que declar la Emergencia los coloca el Sistema automticamente considerando los datos registrados en la Publicacin de la Resolucin. En este paso el Sistema colocar automticamente un nmero secuencial al nmero de la Resolucin que registr anteriormente, y que permitir llevar un control de las contrataciones que se ejecutaron en relacin a la Resolucin que declar la Emergencia, como se ve en la imagen a continuacin el Sistema a la primera contratacin que se va a registrar le colocar un nmero secuencial, en este caso 00001. (Imagen 1.30) SNRIESGOS-001-00001

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(Imagen 1.30)

En los campos que se presentan en la siguiente pantalla, se mostrarn las siguientes opciones: Tipo de Compra: Bienes, obras, servicios y consultora. Seleccione el tipo de compra que se realiz. Provincia: Listado de todas las provincias del Ecuador. ejecut la contratacin. Seleccione la Provincia donde se

Cantn: Listado de los Cantones de la Provincia que seleccion en el paso anterior. Seleccione el cantn donde se ejecut la contratacin. Forma de Pago: Anticipo (valor porcentual a pagar) y Saldo (valor a pagar posterior al anticipo).

Descripcin del Objeto de Contratacin: Breve descripcin del objeto de contratacin.

(Imagen 1.31)

Una vez ingresados los datos que se requieren haga clic en Continuar.

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(Imagen 1.31)

El Sistema antes de pasar al siguiente paso mostrar un mensaje en el que indicar que, si confirma los datos que registr sern almacenados y no podr modificar el tipo de compra seleccionado. (Imagen 1.32)

(Imagen 1.32)

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7.3 PASO II. Registro de Productos

En este paso la Entidad Contratante deber ingresar el cdigo de producto del CPC (Clasificador Central de Productos) de la adquisicin que se realiz. Para registrar esta informacin proceda a hacer clic en el cono Buscar Producto. (Imagen
1.33)

(Imagen 1.33)

El Sistema inmediatamente presentar a continuacin la pantalla donde podr buscar la categora de producto que se adquiri. La bsqueda en el Clasificador Central de Productos lo puede hacer a travs de la Palabra clave o a travs del Cdigo de la categora. Ingrese la palabra que desea buscar o el cdigo, luego haga clic en el botn Buscar, a continuacin el Sistema listar todas las categoras relacionadas a esa palabra o al cdigo.
(Imagen 1.34)

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(Imagen 1.34)

Una vez que seleccione la categora que requiere, el Sistema le registrar automticamente, luego de lo cual se debe registrar la UNIDAD de medida del producto, CANTIDAD y VALOR, el campo SUBTOTAL ser calculado automticamente por el Sistema al hacer clic en este campo, y finalmente si requiere agregar algo adicional, detllelo en el campo CARACTERSTICAS. (Imagen 1.35)

(Imagen 1.35)

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A continuacin haga clic en Aadir y el producto de la categora ser agregado como se muestra a continuacin. (Imagen 1.36)

(Imagen 1.36)

Si tuviera ms productos que registrar, debe seguir agregndolos con el procedimiento que se ha indicado hasta el momento, tomando en cuenta que la suma total de productos corresponder al valor total de la adjudicacin de la contratacin. Si requiere Modificar o Eliminar la categora, haga clic sobre los conos de los mismos y el sistema le permitir realizar los cambios necesarios, luego proceda a ingresar la categora como se indic anteriormente. (Imagen 1.37)

(Imagen 1.37)

Si ha terminado de registrar los productos, haga clic en Continuar.

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7.4 PASO III. Adjudicacin y Contratacin

En el paso 3, se registrarn los datos del proveedor con el que se realiz la contratacin por la Emergencia declarada. (Imagen 1.38)

(Imagen 1.38)

Ingrese los datos que se muestran a continuacin:

Tipo de Proveedor (Nacional o Extranjero) RUC del proveedor adjudicado Razn Social del proveedor Motivo de la adjudicacin (Breve descripcin) Fecha de Inicio del Objeto del proceso de contratacin Fecha de Fin del Objeto del proceso de contratacin Registro de Contrato (Subir Archivo)

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Si se ingresaron todos los datos requeridos, haga clic en Finalizar. (Imagen 1.39)

(Imagen 1.39)

7.5 Resultados Parciales de las Contrataciones

Una vez registrada la informacin de la contratacin realizada, la Entidad Contratante puede proceder a verificar el ingreso de las mismas, para ello ingrese al link Ver resultados parciales de las contrataciones. (Imagen 1.40)

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(Imagen 1.40)

En la siguiente pantalla el Sistema indica que an no ha finalizado la publicacin de todas las contrataciones realizadas en esta Emergencia, sin embargo podr observar en el Listado de Contrataciones Realizadas, las contrataciones que se van registrando.
(Imagen 1.41)

(Imagen 1.41)

En esta misma opcin se guardar el registro de la contratacin si es que no se complet totalmente, es decir un registro de contratacin que se qued en estado Borrador, y le permitir Modificar para que se complete la publicacin de la contratacin. (Imagen 1.42)

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(Imagen 1.42)

8. Finalizacin de las Contrataciones por Emergencia

Una vez ingresadas todas las contrataciones realizadas por la Emergencia d clic en el botn Finalizar, como se muestra a continuacin. (Imagen 1.43)

(Imagen 1.43)

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A continuacin el Sistema informar que antes de finalizar ser necesario publicar los archivos que contengan el detalle de todas las contrataciones realizadas y del presupuesto empleado, con indicacin de los resultados obtenidos. (Imagen 1.44)

(Imagen 1.44)

Proceda a subir el archivo haciendo clic en la opcin Examinar, luego ingrese la Descripcin y finalmente Subir. Una vez que haya adjuntado el archivo haga clic en FINALIZAR. Si usted est seguro de haber adjuntado todos los archivos, haga clic en la opcin Aceptar, como se muestra a continuacin. (Imagen 1.45)

(Imagen 1.45)

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Para concluir con el proceso el Sistema le indicar a travs de un mensaje que si se comete alguna infraccin, el INCOP tendr la responsabilidad de informar a la contralora General del Estado y a la Procuradura General de dicha infraccin. Haga clic en Aceptar para continuar con la finalizacin del registro. (Imagen 1.46)

(Imagen 1.46)

Una vez finalizado el registro de la documentacin de las contrataciones, el sistema indicar el link para Ver los resultados finales de las contrataciones realizadas y el Estado del proceso pasar a Emergencia Superada, el cual indica que se ha finalizado la Publicacin de la Resolucin de Emergencia y sus contrataciones, como se muestra en la pantalla a continuacin.
(Imagen 1.47)

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(Imagen 1.47)

Al subir el archivo correspondiente al Informe General de Resultados, el Sistema ingresar en el resumen de la resolucin el Presupuesto Total utilizado, el mismo que ser la suma de todos los productos registrados en las contrataciones.

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