O Sucesso do Sistema de e-Procurement

Agenda

A Klabin A Pakprint O e-Fornecedores Pakprint Indicadores Klabin Suprimentos A implantao do e-Fornecedores Pakprint na Klabin Benefcios obtidos pela Klabin Administrando conflitos internos e na comunidade Como agregar valor ao fornecedor (resultado da pesquisa de satisfao Vantagens, desvantagens e desafios da implementao em comunidade Perguntas e Respostas

A Klabin

Filme Institucional da Klabin (Durao de 5 minutos)

Histrico

A Pakprint uma empresa de tecnologia fundada em 2001 pelas 5 maiores empresas de Papel e Celulose do Pas, com o objetivo de obter ganhos de escala e de elevar o nvel tecnolgico do setor, atravs do desenvolvimento de solues de e-business compartilhadas.

A Pakprint

Vendas
As 6 Indstrias:

Compras

90% dos Negcios de Imprimir e Escrever do Brasil Vendas de R$ 12 bilhes Compras na ordem de R$ 4.5 bilhes Relacionamento com 1.000 clientes e 12.000 fornecedores

Clientes

ERP ERP
Integrado a sistemas

Fornecedores

Indstrias As solues Pakprint: Fora de Vendas

Mobile 4200 clientes/fornecedores ERP 7.000 projeo para 12/06 Integraes Integrado a sistemas 360.000 mensagens

O e-Fornecedores e-

Aderncia s necessidades de compradores e vendedores

Dois anos de pesquisas:

Indstrias do setor Fornecedores Amplo levantamento das solues existentes no mercado.

O produto final
Experincia da Pakprint na integrao do setor Interface Web implantada com sucesso no grupo Usiminas desde novembro de 1999

O e-Fornecedores e-

O e-Fornecedores e-

O e-Fornecedores e-

O e-Fornecedores e-

Funcionalidades disponveis
Cotao Pedido de Compra Folha de Registro de Servio (apontamento) Espelho da Nota Fiscal Espelho do Conhecimento de Transporte Demonstrativo de Pagamentos ao Fornecedor Antecipao de Recebveis para Fornecedores Avaliao de Fornecedores Manuteno de Contratos

O e-Fornecedores e-

Indstrias em operao Iniciando desenvolvimento Em avaliao

maio de 2006
Fornecedores Cadastrados Projeo para 12/06 Usurios Cadastrados Acessos Mensais Transaes Mensais
Pedidos Cotaes

3.634 6.500 4.124 44.525

8.030 4.840

Klabin - Suprimentos

Nmero de pessoas: Custo: Unidades:

85 R$ 9,5 milhes 19

BA 1, MG 2, PE 1, PR 1, RJ 2, SC 5, SP 6 e RS 1

Recebimentos mat./serv.:

R$ 591 milhes

(Desconsidera energia eltrica, madeira, servios florestais, transportes e assistenciais)

Pedido(1): Itens de Pedido(2/4): Cotao(3): Itens de Cotao:

87 mil 242 mil (2,8 iPC/PC) 41 mil 110 mil (2,7 iSC/SC)

Notas:
Fonte Klabin, SAP R/3 em 2005, (1) 36% dos Pedidos so vinculados a contratos, (2) 48% dos Itens de Pedido so vinculados a contratos (3) Cotao verbal permitida para itens at R$500, (4) 42% so por por cotaes verbais

Klabin Suprimentos com e-Fornecedores e-

Maio / 2006
Fornecedores aderidos: Acessos: Pedidos de compra: Via e-Fornecedores: Respondidas: 2.933 32.035 (1.456/du) 8.374 6.776 (81%) 5.895 (87%)

iPC: 20429 (3,0)

(Pedidos aceitos/declinado dentro do prazo estipulado, mximo de 4 dias)

Cotaes: Via e-Fornecedores: Respondidas:

4.737 4.274 (90%) 3.163 (74%)

iSC: 11745 (2,8)

(Cotao respondida/declinada dentro do prazo estipulado para retorno no prprio documento)

Notas Fiscais (indstria): Folha de Registro de Servios:

1.087 (24%) 410

Fonte Klabin - SAP R/3 em 2005, Pakprint e-Fornecedores

(1) Uso na diviso de Papeis-SC

Notas:

Klabin A tomada de deciso

Implantao do SAP (R/3 - verso 4.6C, EBP) Incio de operao em 1999 5 organizaes de compras Deficincias remanescentes Procedimento e processos diferenciados para cada organizao Uso heterogneo do sistema Significativo aumento de digitao Lead Time do processo inadequado Dificuldades principalmente nas interfaces departamentais Uso intensivo de fax ou e-mail para relacionamento documental junto ao fornecedor Follow up intensivo dos documentos enviados Retorno dos documentos de forma desestruturada, ilegvel e outros Retrabalho significativo em diversos pontos do processo de ressuprimentos Cadastros mestres incompleto ou inconveniente

Klabin Objetivos do Projeto

Aumento da produtividade para diversas reas usurias do processo de compras

Eliminao de tarefas e re-trabalhos por deficincia do processo Reduo da carga de digitao Reduo de envio de documentos via fax Reduo do tempo total no processo de resuprimentos

Aumento da qualidade das informaes e do processo para as reas de compras e recebimento fsico/fiscal
As informao vem diretamente da fonte (fornecedor) Consistncia prvia Maior tempo para conferncia e anlise

Mudanas do processo e procedimentos

Alinhamento definitivo com modelo nico de todas as unidades Modernizao das prticas de trabalho e administrao

Oportunidade de ganhos com os outros scios da Pakprint

Aumento da sinergia Potencial de colaborao no compartilhamento da ferramenta e suas informaes, bem como na prticas de trabalhos junto ao mercado fornecedor

Klabin Metas estipuladas para o Projeto

Universo de fornecedores: Meta de adeso (ago/05): Meta de adeso (jan/06): Capacidade da Pakprint ajustada: Meta para concluso:

9000 1500 (17%) 2500 (28%) 15 adeses/dia 120 dias teis

Documentos trafegando via e-Fornecedores Meta de cotao: 79% Meta de pedidos: 85% Meta de notas fiscais: 79%

90% 81% 24 %

Marcos da implantao

Jun/2004: Ago/2004: Ago/2004: Nov/2004: Jan/2005: Fev/2005: Fev/2005: Mar/2005: Abri/2005: Ago/2005: Nov/2005: Dez/2005:

Apresentao do Plano de Implementao para a Diretoria de Supply Chain e Recursos Estratgicos, TI, GES Aprovao da Ordem de Investimento Incio das reunies de trabalho Evento de lanamento do e-Fornecedores Liberao do sistema (EFO e R/3) para testes Incio do processo de adeso dos Fornecedores Liberao da funcionalidade demonstrativo de pagamentos e avaliao de fornecedores Liberao da funcionalidade de pedido e cotao Liberao da notificao de pedido via e-mail Liberao da funcionalidade de espelho da nota fiscais e folha de registro de servio Entrega dos manuais Concluso do recebimento do conhecimento de frete

Benefcios obtidos

Melhoria de Processos
Melhoria e simplificao de processos Reduo do tempo do ciclo de suprimento Facilitao dos processos de controle Menor burocracia Reduo de erros

Qualidade
Pr-atividade entre compradores e vendedores na percepo de equvocos Melhoria do servio prestado ao cliente interno Acesso em tempo real aos processos Aumento da informao referente a cada processo (ex.: SC mais completas) Tempo dedicado para anlise

Administrando conflitos internos da Klabin

Sistemas e processos Cadastro de fornecedores, deficincias e desintegrao Cadastros mestres, falhas diversas e indefinies Documentao inadequada dos processos e procedimentos Pessoas Uso e entendimento heterogneo dos sistemas Reatividade (+) x Pro-atividade (-) Colaborao no processo de adeso x responsabilidades Acomodao as processos Medos e desconfianas Organizao Comunicao adequada aos colaboradores Comunicao adequada aos fornecedores

Administrando conflitos entre indstrias participantes

Desenvolvimento da Soluo:
Entender as especificidades de cada indstria Administrar limites da padronizao

Gesto dinmica do sistema

Papel do Frum
Operacionalizao, com impacto na utilizao do sistema pelas indstrias participantes; Estratgias na criao de padres

Como agregar valor ao fornecedor

Comunicar adequadamente os benefcios para quebrar paradigmas culturais (comodidade e medo):

Reduo dos custos operacionais do processo de compras;
Reduo de tempo gasto nos processos atuais; Melhoria de processos (Ex: confirmao de pedidos; recebimento do espelho da NF)

Eliminao de erros de digitao Melhora a visibilidade e rastreabilidade das informaes Eliminao de extravio de documentos Comunicao em tempo real com os fornecedores Viabiliza a integrao de empresas em diferentes estgios tecnolgicos Preservao do modelo de negociaes entre as partes Libera a equipe de compras para tarefas de maior valor agregado Ganhos em Qualidade - agilidade / confidencialidade / transparncia / credibilidade Processos verbais so formalizados , facilitando a auditoria Prover ambiente nico para resposta a vrios compradores Estreitar relacionamento Servio de monitoramento de cotaes e pedidos

Como agregar valor ao fornecedor (contin.)

Desenvolver servios e funcionalidades com benefcios especficos ao fornecedor

Integrao para envio e recebimento de documentos (Pedido, Nota Fiscal, etc.) Integrao com portal de vendas (e-Procurement / e-Sails) Desconto de recebveis automatizado

Manter canal de comunicao aberto aos fornecedores sugestes e reclamaes (pesquisa de satisfao)

Como agregar valor ao fornecedor Resultado da pesquisa

Qual a sua avaliao sobre a facilidade de uso do sistema e-fornecedores?

Fcil Muito fcil 71,53% 17,50%

Quais foram os principais benefcios que sua empresa teve com o e-fornecedores?
Reduo custos (telefone, fax ou papel) Reduo do tempo gasto na cotao Padronizao da resposta cotao Reduo do tempo gasto no pedido Padronizao da resposta pedido Acompanhamento dos pagamentos Acompanhamento das entregas 50,00% 47,50% 40,56% 40,97% 37,64% 23,19% 19,58%

Quais as funcionalidades que mais lhe agrada no e-fornecedores?

Exibio de pedido pendente Solicitao de cotao pendente Exibio pagamento das faturas Pesquisa / incluso da nota fiscal 69,58% 67,64% 24,58% 11,94%

Qual o nvel de satisfao com o e-fornecedores?

Satisfeito Muito satisfeito 74,31% 15,42%

Vantagens, desvantagens e desafios da implementao em comunidade

Vantagens
Padronizao Troca de experincias entre reas de suprimentos Reduo nos custos de implantao e operao Canal nico de comunicao entre vrios compradores e vendedores Viabiliza a criao de novas funcionalidade e servios compartilhados para as reas de suprimentos (Ex: administrao de cadastro de fornecedores)

Desvantagens
Necessidade de regras claras de gesto do sistema Manuteno de canal de comunicao gil para dirimir problemas operacionais

Desafios
Evoluo da padronizao
Cadastro de fornecedores homologados Cadastro de materiais

Evoluo da colaborao

Obrigado pela ateno e interesse!

Jlio Csar Athie Dona
jcadona@klabin.com.br

Marcelo Cunha Pereira

mpereira@pakprint.com

11 3046-5613

11 5054-5993